ГОСТ Р 59999-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Цифровой документооборот организации. Требования к эталонной модели

(утв. и введен в действие Приказом Росстандарта от 26.02.2025 № 100-ст)

Утвержден и введен в действие Приказом Федерального

ТРЕБОВАНИЯ К ЭТАЛОННОЙ МОДЕЛИ

Digital document management of the organization.

Предисловие

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.rst.gov.ru)

Введение

Настоящий стандарт направлен на последовательный переход от автоматизированной обработки документов к цифровым технологиям их создания, использования и хранения.

Одной из основных проблем перехода к цифровым технологиям является отсутствие единой терминологической базы, объединяющей смежные сферы деятельности в рамках процесса управления документами.

Сложилось двоякое толкование термина «электронный документ». Под электронным документом может пониматься и документированная информация, представленная в электронной форме, включая незаверенные электронные копии документов (скан-копии), и документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью.

В настоящем стандарте документы классифицированы по признаку носителя подлинника: цифровой документ выделен в отдельную категорию электронного документа, и к нему предъявляются те же требования законодательных и нормативных правовых актов, что и к подлинным электронным документам.

Настоящий стандарт устанавливает принципы ведения цифрового документооборота, при котором помимо сканированных копий документов, изначально созданных на бумажных носителях, и их автоматизированной обработки появляется цифровой документ как объект информационной системы.

Настоящий стандарт содержит методику цифровой трансформации документооборота и устанавливает требования к методическому проекту, направленному на формирование целевой модели цифрового документооборота с последующей ее реализацией на базе выбранного программного обеспечения (методические проекты могут осуществляться на договорной основе или быть реализованы внутри организации). Стадии методического проекта схематично показаны на рисунке 1.

Рисунок 1 — Стадии методического проекта

Стандарт определяет архитектуру целевой модели цифрового документооборота, которая показана на рисунке 2.

Эталонная модель строится из постоянных информационных компонент и предопределенных моделей документных процессов.

Постоянные информационные компоненты представляют собой набор данных о документе, предопределенных нормативными правовыми актами и методическими документами. Постоянные информационные компоненты задаются на каждый отдельный вид документа.

Переменные информационные компоненты представляют собой переменные значения постоянных информационных компонент, характерные только для определенной организации.

Таблица 1

Состав информационных компонент документа

В таблице 2 приведена эталонная модель приказа по основной деятельности. Из нормативных правовых актов известны все обязательные характеристики приказа по основной деятельности, поэтому можно построить эталонную модель приказа по основной деятельности.

Таблица 2

Эталонная модель приказа по основной деятельности

Эталонная модель документного процесса приказа по основной деятельности включает следующую последовательность операций:

• подписание;
• регистрация;
• списание в дело;

Целевая модель приказа (приказа конкретной организации) создается путем включения в эталонную модель переменных значений, характерных только для конкретной организации. Пример заполнения переменных значений приведен в таблице 3.

Таблица 3

Целевая модель приказа по основной деятельности

Пример описания целевой модели документного процесса для приказа по основной деятельности приведен в таблице 4.

Таблица 4

Целевая модель документного процесса приказа по основной деятельности

Результаты практических испытаний методики цифровой трансформации документооборота выявили технико-экономическую эффективность, достигаемую за счет:

• систематизации сведений о видах (разновидностях) документов, форме их создания и сроках хранения;
• оптимизации процессов движения и создания документов.

К показателям технико-экономической эффективности методики относятся:

а) снижение себестоимости проектов цифровизации документооборота, которое достигается за счет:

1. настройки типовых видов документов,

2. настройки типовых моделей документных процессов,

3. возможности быстрой адаптации типовых настроек под особенности организации;

б) повышение производительности труда, которое достигается за счет:

1. повышения эффективности организации административного труда путем:

• выявления и устранения факторов, приводящих к излишним затратам на документные процессы,
• определения наиболее рациональных способов повышения эффективности документных процессов,
• сокращения трудоемкости операций документных процессов,

2. интенсификации административного труда путем введения контроля исполнительской дисциплины;

в) повышение возможности масштабируемости и контролируемости системы управления документами, которое достигается за счет:

1. унификации (приведения к единообразию) документных процессов и возможности их тиражирования,

2) ухода от дублирования бумажного и электронного (цифрового) документооборота;

г) повышение уровня кибербезопасности, которое достигается за счет строгой категоризации документов, производимой при цифровизации документооборота, что облегчает проведение мероприятий по обеспечению информационной безопасности;

д) снижение регуляторных рисков, которое достигается за счет приведения документооборота в соответствие законодательным и нормативным правовым актам.

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает требования к цифровым документам, принципы ведения цифрового документооборота и методику его внедрения, которые распространяются:

• на документооборот организаций всех форм собственности (субъектов хозяйственной деятельности);
• требования к функциям автоматизированных систем, обеспечивающих управление цифровыми документами и доступ к ним.

Настоящий стандарт направлен на обеспечение методической поддержки:

• рабочих групп по внедрению электронного документооборота, включая менеджеров по информационным технологиям, системных аналитиков, бизнес-аналитиков, специалистов по цифровой трансформации документированных сфер деятельности и специалистов по документационному обеспечению управления;
• производителей программного обеспечения.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 7.32 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления

ГОСТ ISO/IEC 24760-2 Информационные технологии. Методы и средства обеспечения безопасности. Основы управления идентичностью. Часть 2. Базовая архитектура и требования

ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ГОСТ Р 7.0.97 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов

ГОСТ Р 7.0.101/ИСО 30301:2011 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования

ГОСТ Р 50922 Защита информации. Основные термины и определения

ГОСТ Р 51275 Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения

ГОСТ Р 53114 Защита информации. Обеспечение информационной безопасности в организации. Основные термины и определения

ГОСТ Р 54869 Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом

ГОСТ Р 54989/ISO/TR 18492:2005 Обеспечение долговременной сохранности электронных документов

ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR 18128:2014 Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем

ГОСТ Р 58833 Защита информации. Идентификация и аутентификация. Общие положения

ГОСТ Р 59381 Информационные технологии. Методы и средства обеспечения безопасности. Основы управления идентичностью. Часть 1. Терминология и концепции

ГОСТ Р 59382 Информационные технологии. Методы и средства обеспечения безопасности. Основы управления идентичностью. Часть 3. Практические приемы

ГОСТ Р 59383 Информационные технологии. Методы и средства обеспечения безопасности. Основы управления доступом

ГОСТ Р 59853 Информационные технологии. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения

ГОСТ Р ИСО 10007 Менеджмент качества. Руководящие указания по менеджменту конфигурации

ГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы

ГОСТ Р ИСО 22310 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами

ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы

ГОСТ Р ИСО 30300 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь

ГОСТ Р ИСО 30302 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Системы управления документами. Руководство по внедрению

ГОСТ Р ИСО 31000 Менеджмент риска. Принципы и руководство

ГОСТ Р ИСО/МЭК 13335-1 Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Часть 1. Концепция и модели менеджмента безопасности информационных и телекоммуникационных технологий

ГОСТ Р ИСО/МЭК 19770-1 Информационные технологии. Управление ИТ-активами. Часть 1. Системы управления ИТ-активами. Требования

ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001 Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Системы менеджмента информационной безопасности. Требования

ГОСТ Р ИСО/МЭК 27002 Информационные технологии. Методы и средства обеспечения безопасности. Свод норм и правил применения мер обеспечения информационной безопасности

Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины, определения и сокращения

3.1 Термины и определения

В настоящем стандарте приведены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1.1 документный процесс: Формализованный жизненный цикл документа, в ходе которого происходит создание и сбор метаданных о документе.

3.1.2 информационные компоненты модели документооборота: Элементы метаданных документов и документированной информации (файлов), образующие информационный фонд корпоративной системы цифрового документооборота (модель данных корпоративной системы цифрового документооборота).

3.1.3 корпоративная система цифрового документооборота; КСЦД: информационная инфраструктура организации, включающая систему, обеспечивающую управление документами и доступ к ним в течение определенного времени, и системы — источники данных для создания цифровых документов.

3.1.4

Примечание — Не следует смешивать метаданные документов с реквизитами, представляющими собой элементы оформления документов (см. ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008, подраздел 5.2). У некоторых реквизитов нет аналогов в виде метаданных документов.

3.1.5 операционный риск для документного процесса: Риск убытка в связи с затратами излишних ресурсов на исполнение документных процессов, утраты надежности, аутентичности, полноты и/или неизменности документов в результате отклонений от выполнения требований эталонной модели цифрового документооборота, действий сотрудников и/или систем организации либо под влиянием внешних событий.

Примечание — См. ГОСТ Р 57551-2017 (раздел 4), ГОСТ Р ИСО 31000-2019 (раздел 3).

3.1.6 переменные информационные компоненты целевой модели цифрового документооборота: Набор информационных компонент, значения которых характерны для конкретной организации и определяются в ходе диагностики функционального направления деятельности организации.

3.1.7 постоянные информационные компоненты эталонной модели цифрового документооборота: Набор обязательных информационных компонент, значение которых предопределено нормативно-правовой и методической базой (в том числе локальной) в области управления документами для конкретного вида документа.

3.1.8 целевая модель цифрового документооборота; дизайн целевого решения: Совокупность эталонной модели цифрового документооборота и переменных информационных компонент.

3.1.9 цифровая трансформация документооборота: Процесс перехода организации на работу с цифровыми документами, сопровождаемый изменениями в ее цифровой и организационной структуре.

3.1.10 цифровой архив: Хранилище цифровых документов долговременного и постоянного сроков хранения.

3.1.11 цифровой документ: Категория электронного документа, изначально созданного в цифровой форме с соблюдением правил документирования без издания его на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3.1.12 электронный архив: Объектное хранилище, позволяющее накапливать большой объем данных и обеспечивать их поиск и доступ к ним.

3.1.13 эталонная модель цифрового документооборота: Совокупность постоянных информационных компонент и предопределенных документных процессов, на основе которой строится целевая модель документооборота.

3.1.14 юридическая сила цифрового документа: Свойство цифрового документа подтверждать правоотношения и вызывать правовые последствия.

3.2 Сокращения

В настоящем стандарте применены следующие сокращения:

ГИС — государственная информационная система;

МЭДО — межведомственный электронный документооборот;

сервис ЭДО — защищенный канал связи для организации внешнего электронного (цифрового) документооборота.

4 Основы цифровизации документооборота

4.1 Принципы ведения цифрового документооборота

Выделяют следующие принципы ведения цифрового документооборота:

• выбор информационной системы из архитектуры КСЦД, в которой будет обеспечен полный жизненный цикл цифровых документов;
• включение в КСЦД цифрового документа, обладающего юридической силой, как самостоятельного объекта по ГОСТ Р ИСО 15489-1;
• включение в КСЦД документов всех функциональных направлений деятельности организации по ГОСТ Р ИСО 15489-1;
• цифровизация всех операций документных процессов по ГОСТ Р ИСО 15489-1;
• соответствие операций документных процессов в КСЦД нормативным требованиям (см. [1] - [4]);
• проведение унификации состава видов документов;
• рационализация и оптимизация документных процессов;
• наличие архива цифровых документов (см. [5], [6]).

4.2 Управление операционными рисками для документного процесса

Управление операционными рисками для документных процессов по ГОСТ Р 57551, ГОСТ Р ИСО 31000 предполагает:

• оценку рисков, включая их идентификацию, анализ и оценивание;
• приоритизацию идентифицированных рисков;
• минимизацию рисков с учетом существующей стратегии развития КСЦД для достижения бизнес-задач организации;
• регулярный мониторинг рисков.

Организация документных процессов в соответствии с методикой цифровой трансформации и применением эталонной модели цифрового документооборота способствует снижению операционных рисков для документных процессов.

4.3 Функции управления, выполняемые корпоративными системами цифрового документооборота

КСЦД выполняют следующие функции управления организацией:

• коммуникативная — информационное взаимодействие участников цифрового документооборота;
• учетная — регистрация и включение цифровых документов в документную систему организации по ГОСТ ИСО 15489;
• контрольная — поддержание исполнительской дисциплины и своевременного исполнения документов;
• кумулятивная — сбор, накопление, систематизация и сохранение цифровых документов и документированной информации с целью дальнейшего использования;
• управленческая — поддержка принятия управленческих решений;
• аналитическая — получение аналитических отчетов по процессам и составу информационного фонда организации;
• информационная — представление актуальной, полной и достоверной информации о цифровом документе и об информации, в нем закрепленной, по запросам пользователей с учетом распределенных прав доступа.

4.4 Характеристики корпоративных систем цифрового документооборота

Выделяют следующие характеристики КСЦД:

• система решает функциональные задачи работы с цифровыми документами для обеспечения полного жизненного цикла цифровых документов (см. [1] - [4], [6]);
• система поддерживает эталонную модель цифрового документооборота на уровне архитектуры (см. [1] - [4], [6]);
• система обеспечивает условия для создания цифрового документа, обладающего юридической силой (см. [1] - [4], [6]);
• система обеспечивает сохранение элементов цифрового документа, которые придают ему юридическую силу, включая период долговременного хранения по ГОСТ Р 54989, [6];
• система обеспечивает защиту информации по ГОСТ Р ИСО/МЭК 13335-1, ГОСТ Р 50922, ГОСТ Р 53114, ГОСТ Р 51275, ГОСТ Р 59381, ГОСТ ISO/IEC 24760-2, [6];
• система обеспечивает сбор и аналитическую обработку данных о цифровых документах и документных процессах (см. [6]);
• система обеспечивает управление изменениями документных процессов и поддержку их актуальности по ГОСТ Р ИСО/МЭК 19770-1.

4.5 Меры обеспечения информационной безопасности цифрового документооборота

В целях обеспечения информационной безопасности цифрового документооборота следует разработать и внедрить политику управления цифровыми документами организации по ГОСТ Р ИСО 15489-1, направленную на предотвращение недопустимых негативных последствий реализации инициатив цифровой трансформации документооборота, ведущих к нарушению и/или полной остановке процессов деловой деятельности организации.

Политика управления цифровыми документами должна содержать меры защиты цифровых документов, включенных в КСЦД, обеспечивающие:

- конфиденциальность цифровых документов (исключение неправомерного доступа, копирования, предоставления или распространения);

• целостность цифровых документов (исключение неправомерного уничтожения или изменения, критерии санкционированных изменений, не нарушающих целостность);
• доступность цифровых документов (исключение неправомерного блокирования).

Политика управления цифровыми документами разрабатывается и реализуется в соответствии с основными нормативными положениями национальных стандартов в области информационной безопасности по ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001, ГОСТ Р 59383, ГОСТ Р 58833, ГОСТ Р 59381, ГОСТ Р 59382, ГОСТ Р ИСО/МЭК 27002.

В целях мониторинга наступления негативных последствий инициатив цифровой трансформации документооборота рекомендуется использовать программные и технические средства защиты информации.

5 Требования к цифровому документу

5.1 Обеспечение юридической силы цифрового документа

Юридическая сила цифрового документа обеспечивается путем соблюдения требований к его созданию, которые выступают гарантом наличия обязательных свойств цифрового документа.

5.1.1 Требования к созданию цифрового документа

При создании цифрового документа необходимо обеспечить:

а) соблюдение установленного набора обязательных структурных элементов (включая метаданные) для конкретных видов цифровых документов;

б) использование электронной подписи (см. [8]);

в) проверку и подтверждение подлинности электронной подписи (см. [8]);

г) правовую основу работы с цифровыми документами;

д) соблюдение ряда требований, определяемых правовыми нормами к подготовке документов, независимо от вида носителя, а именно:

1. к составу и оформлению реквизитов, установленных для документов конкретной системы документации по ГОСТ Р 7.0.97;

2. тексту (содержанию) документа;

3. формуляру документа — расположение реквизитов на унифицированной форме документа, установленной организацией, или по типовой унифицированной форме по ГОСТ Р 7.0.8;

4. лицу, подписавшему документ, и его полномочиям (см. [1] и [9], статьи 53.1, 160, 185.1);

5. индексу документа и правилам регистрации (см. [1]);

6. порядку и срокам представления документа во внешнюю среду.

Примечание - При создании электронных документов применяют единые требования к составу и форматам электронных документов, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере деятельности, в которой используется документ, по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере информационных технологий, и федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства.

5.1.2 Свойства цифрового документа, влияющие на его юридическую силу

Выделяют следующие свойства цифрового документа по ГОСТ Р ИСО 15489-1 и ГОСТ Р ИСО 30300:

а) целостность (в документ не внесены несанкционированные изменения, подлинность электронной подписи подтверждена);

б) аутентичность:

1. документ оформлен в соответствии с установленным порядком,

2. был создан или отправлен уполномоченным лицом,

3. время создания (отправления), указанное в документе, соответствует фактическому;

в) достоверность (содержание документа соответствует требованиям к данному виду документа и может быть полным и точным представлением подтверждаемых операций);

г) пригодность для использования (исключено устаревание носителей, форматов, невозможность локализации, воспроизведения и/или интерпретации документа);

д) актуальный срок действия.

5.2 Структурные элементы цифрового документа

5.2.1 Структурные элементы для документов долговременного и постоянного сроков хранения

Выделяют следующие обязательные структурные элементы цифровых документов долговременного и постоянного сроков хранения:

• основная часть цифрового документа в архивном формате;
• приложения цифрового документа;
• электронные подписи основной части и приложений (при наличии) цифрового документа;
• файл метаданных цифрового документа.

Структурные элементы цифровых документов помещаются в контейнер в виде одного файла с расширением формата ZIP.

5.2.2 Для документов временных сроков хранения

Выделяют следующие структурные элементы цифровых документов временных сроков хранения:

а) обязательные:

1. основная часть цифрового документа в формате, установленном для данного вида документа,

2. электронные подписи;

б) дополнительные:

1. файл метаданных цифрового документа,

2. приложения.

При необходимости структурные элементы могут быть помещены в контейнер в виде одного файла формата ZIP.

Примечание - При создании электронных документов применяют единые требования к составу и форматам электронных документов, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере деятельности, в которой используется документ, по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере информационных технологий, и федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства.

5.3 Критерии отбора документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме цифрового документа

К критериям отбора документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме цифрового документа, относятся по ГОСТ Р 54989 и [6]:

• отсутствие законодательного ограничения на создание конкретного вида документа в цифровой форме;
• способность организации обеспечить сохранение юридической силы документа на весь период хранения с учетом категории хранения (временное/долговременное/постоянное).

При этом документы временного срока хранения остаются в системе-источнике либо передаются в электронный архив, дополнительных мероприятий для обеспечения сохранности не требуется; однако документы, относящиеся к временному сроку хранения, для которых срок исполнения дольше установленного для них срока хранения (например, договорные документы, документы по учету товарно-материальных ценностей), должны быть отнесены к документам долговременного срока хранения и переданы в цифровой архив.

Документы долговременного и постоянного срока хранения передаются в цифровой архив для проведения мероприятий электронной сохранности.

5.4 Критерии выбора вида электронной подписи для разных видов цифровых документов

Критерии выбора вида электронной подписи различны для внешнего и внутреннего применения. Под внешним применением понимают электронное взаимодействие между ведомствами или контрагентами. Под внутренним применением — использование электронной подписи в КСЦД организации.

Критериями выбора вида электронной подписи для разных видов цифровых документов являются:

• срок хранения документа, от которого зависит наличие условия гарантировать проверку подписи в долгосрочной перспективе (см. [10] - [13]);
• должность уполномоченного лица, создавшего (подписавшего) документ;
• ценность документа для организации и возможная востребованность во внешней среде;
• требования информационной безопасности конкретной организации;
• нормативные требования, устанавливаемые к выбору электронной подписи для конкретного вида документа.

5.4.1 Электронная подпись для внутреннего применения

Простая электронная подпись применяется для цифровых документов временного срока хранения, которые не будут выступать в качестве прямых доказательств в судебных спорах и разбирательствах.

Неквалифицированная электронная подпись применяется для внутренних цифровых документов временного срока хранения, которые подписывают уполномоченные лица среднего руководящего звена или лица, являющиеся ответственными за направления деятельности. Такие документы могут выступать в качестве прямых доказательств в судебных спорах и разбирательствах.

Квалифицированная электронная подпись применяется:

• для внутренних документов долговременного и постоянного срока хранения;
• внутренних документов временного срока хранения, если их подписывает уполномоченное лицо высшего руководящего звена либо лицо по доверенности от имени высшего руководства;
• внутренних документов временного срока хранения, если такое требование установлено законодательно для данного вида документа.

5.4.2 Электронная подпись для внешнего применения

Простая электронная подпись и усиленная неквалифицированная электронная подпись применяются для документов, созданных в доверенной среде организации или ГИС.

Квалифицированная электронная подпись применяется при передаче документа через сервисы ЭДО и в случаях, когда применение усиленной квалифицированной электронной подписи установлено законодательством Российской Федерации.

Все документы, участвующие в электронном взаимодействии между ведомствами или контрагентами, могут быть предоставлены в любую организацию по запросу либо выступать в качестве прямых доказательств в судебных спорах и разбирательствах.

6 Архитектура целевой модели цифрового документооборота

6.1 Состав эталонной модели цифрового документооборота

Эталонная модель цифрового документооборота, изначально построенная из постоянных информационных компонент, дополняется переменными информационными компонентами целевой модели и предопределенной последовательности операций документных процессов.

6.2 Перечень постоянных информационных компонент эталонной модели цифрового документооборота

Постоянные информационные компоненты для каждого вида документа заранее известны, так как устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере деятельности, в которой используется документ, по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере информационных технологий, и федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства. К постоянным информационным компонентам относятся:

- реквизиты;

- виды электронных подписей;

• набор метаданных;
• сроки хранения;
• направления деятельности;
• системы документации;
• документопотоки;
• форматы файлов;
• области хранения (электронный или цифровой архив);
• роли участников процессов.

6.3 Перечень переменных информационных компонент целевой модели цифрового документооборота

Переменные информационные компоненты имеют уникальные значения в каждой конкретной организации. К ним относятся:

• значения реквизитов цифровых документов;
• значения метаданных для цифровых документов;
• значения ролей для эталонных моделей обработки документов.

6.4 Перечень операций документного процесса

Операции документного процесса включают в себя (см. [1], [14], [15]):

• поступление, первичную обработку документов и предварительное рассмотрение;
• рассмотрение;
• создание;
• регистрацию;
• согласование;
• подписание;
• утверждение;
• исполнение;
• ознакомление;
• отправку;
• контроль исполнения;
• помещение на хранение;
• контроль отсчета срока хранения.

Каждому виду документа (включая цифровые) или документопотоку соответствует определенная последовательность операций, обеспечивающая заполнение реквизитов — постоянных информационных компонент, характерных для конкретного вида документа, состав метаданных (для цифровых) и обработку документа для выполнения специальной функции.

Эталонная модель цифрового документооборота организации является основой для проектирования и разработки КСЦД организации.

6.5 Описание перечня операций, которые приводят к заполнению необходимых реквизитов и обретению документами юридической силы

Документные процессы в КСЦД настраиваются в соответствии с потребностями организации с учетом нормативно-правовых и методических требований в сфере управления документами и архивного дела (см. [1], [7], [14], [15]).

Условием цифровизации документооборота является выстраивание документных процессов по эталонной модели.

6.5.1 Поступление цифровых документов, первичная обработка цифровых документов и предварительное рассмотрение

Документы могут поступать в форме цифрового документа, а также на бумажном носителе, если контрагенты не перешли на цифровой документооборот.

При получении документа его обработку ведут в автоматизированном или ручном режиме. Для автоматизированной обработки применяют механизмы распознавания текста.

КСЦД автоматически определяет маршрут обработки документа на основании правил распределения входящей корреспонденции, установленных в организации.

6.5.2 Рассмотрение цифровых документов

Лицо, ответственное за рассмотрение, выносит резолюцию в КСЦД с применением электронной подписи.

6.5.3 Создание цифровых документов

Документы создаются с использованием соответствующих формуляров (либо XML-схем) в КСЦД или формируются в других информационных системах, интегрированных с КСЦД, в виде визуальных форм.

6.5.4 Регистрация цифровых документов

Регистрация цифрового документа включает в себя:

• автоматическое присвоение цифровому документу регистрационного номера в момент подписания документа электронной подписью и/или
• запись учетных данных о цифровом документе в регистрационной форме в КСЦД.

Регистрационный номер цифрового документа создается автоматически с учетом настроек нумератора в КСЦД по видам документов и документопотокам.

6.5.5 Согласование цифровых документов

Основные принципы внутреннего согласования цифровых документов:

• процедура внутреннего согласования проводится в КСЦД;
• для внутреннего согласования используется электронная подпись;
• реквизит «виза согласования» не визуализируется на цифровом документе; к документу может быть приложен лист согласования.

Основные принципы внешнего согласования цифровых документов:

• процедура передачи цифрового документа на согласование проводится через МЭДО, ГИС, сервисы ЭДО;
• процедура согласования проводится в КСЦД;
• для внешнего согласования используется квалифицированная электронная подпись уполномоченного лица;
• гриф согласования визуализируется на цифровом документе в соответствии с действующими правовыми нормами.

6.5.6 Подписание цифровых документов

Подписание цифровых документов проводится в КСЦД или сервисе ЭДО.

Цифровой документ подписывается тем видом электронной подписи, который назначен для данного вида документа в соответствии с критериями, указанными в 5.4.

При создании копии цифрового документа на бумажном носителе отметка об электронной подписи визуализируется по ГОСТ Р 7.0.97.

6.5.7 Исполнение цифровых документов

Исполнитель получает цифровой документ в КСЦД, принимает его к исполнению. КСЦД фиксирует факт получения документа исполнителем, факт исполнения документа в установленный срок, факт нарушения срока исполнения документа.

6.5.8 Ознакомление с цифровыми документами

Пользователь системы получает документ в КСЦД и ставит отметку об ознакомлении с электронной подписью, подтверждающей ознакомление с документом. КСЦД фиксирует факт и дату ознакомления пользователя системы с цифровым документом.

6.5.9 Отправка цифровых документов

Ответственное за отправку лицо направляет цифровой документ с использованием МЭДО, ГИС, сервисов ЭДО или электронной почты.

Ответственное за отправку лицо направляет цифровой документ с использованием доступных каналов связи, например МЭДО, ГИС, сервисов ЭДО, электронной почты или иных, допускаемых для отправки цифрового документа в организации или при информационном взаимодействии.

6.5.10 Контроль исполнения цифровых документов

Выделяют два вида контроля исполнения документа:

• контроль качества исполнения;
• контроль сроков исполнения.

Контроль исполнения ведется в КСЦД по всем документам, требующим принятия решений или проверки качества их исполнения.

Контроль исполнения документов включает в себя:

• постановку документа на контроль;
• оперативное доведение документа до исполнителя;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• снятие исполненного документа с контроля;
• информирование должностного лица о ходе исполнения документов и соблюдении исполнительской дисциплины.

6.5.11 Хранение цифровых документов

Цифровые документы помещают на хранение в электронный или цифровой архив.

Электронный архив создается с целью организации единого объектного хранилища и разгрузки систем-источников, быстрого поиска и доступа к объектам хранения: цифровым документам временных сроков хранения и документированной информации (файлам) (см. [4]), в том числе электронным копиям документов, изначально созданных на бумажном носителе (сканированные копии) по ГОСТ Р 7.0.8.

Цифровой архив создается с целью обеспечения долговременного и постоянного хранения цифровых документов в соответствии с законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации (см. [4]).

Единицей классификации и систематизации цифровых архивных документов (по структурному, функциональному, тематическому признакам и срокам хранения) является дело (см. [4]).

Единицей систематизации цифровых архивных документов является единица хранения (см. [4]).

Единицей хранения является отдельный цифровой документ или совокупность цифровых архивных документов, относящихся к одному вопросу деятельности (см. [4]).

Срок хранения как постоянная информационная компонента эталонной модели цифрового документооборота должен быть изначально задан в КСЦД на каждый вид документа в соответствии со сроками хранения, установленными федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов с указанием сроков их хранения (см. [5]), и зафиксирован в номенклатуре дел организации, утверждаемой ежегодно.

Формирование и учет единиц хранения предполагает отнесение электронных документов к делам в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел.

КСЦД должна фиксировать дату отсчета срока хранения документа.

Для целей долговременного и постоянного хранения используется нормативно установленный формат архивного хранения для каждого вида документа. Архивный формат может использоваться как непосредственно при создании цифрового документа, так и в процессе передачи в цифровой архив.

Для документов, хранящихся в оперативной области, использование формата архивного хранения не требуется.

7 Методика цифровой трансформации документооборота

7.1 Проектная технология

Методика цифровой трансформации документооборота реализуется в ходе методического проекта, стадии которого направлены на формирование целевой модели цифрового документооборота организации с последующей ее реализацией на базе выбранного программного обеспечения по ГОСТ Р ИСО 15489-1, ГОСТ Р ИСО 30302.

Применение методики цифровой трансформации документооборота обеспечивает эффективное управление операционными рисками для документных процессов.

Планирование работ и управление методическим проектом проводят с применением стандартов проектного управления, включая технологию контрольных точек по ГОСТ Р 54869.

7.2 Границы методического проекта

Границы проекта цифровизации документооборота организации включают в себя документооборот основных функциональных направлений деятельности:

• управленческой;
• договорной;
• закупочной;
• основной (например, производственной, образовательной, медицинской и пр.);
• проектной;
• кадровой;
• бухгалтерской;
• финансовой.

7.3 Стадии реализации методического проекта

Стадии реализации методического проекта цифровизации документооборота организации включают:

- диагностику документооборота функционального направления деятельности;

- проектирование целевой модели документооборота (дизайна целевого решения);

• регламентацию документных процессов;
• организацию работы центра компетенций по цифровому документообороту.

7.4 Диагностика документооборота функционального направления деятельности

Диагностика документооборота функционального направления деятельности предусматривает:

• сбор и формализацию переменных информационных компонент по сценариям (см. приложение А);
• анализ собранных данных, выявление отклонений от эталонной модели цифрового документооборота и интерпретацию полученных результатов с целью оценки готовности организации к цифровой трансформации документооборота;
• выработку рекомендаций по рационализации документооборота, подготовке архитектуры информационных систем организации и документных процессов к цифровизации документооборота.

Диагностику документооборота функционального направления деятельности рекомендуется проводить специалисту-аналитику. Результат диагностики подлежит занесению:

• в форму реестра видов документов функционального направления деятельности с набором постоянных и переменных информационных компонент (см. приложение Б);
• форму описания модели документного процесса, применяемой в организации, для каждого документа (см. приложение В);
• произвольную форму описания архитектуры информационных систем, задействованных в корпоративном документообороте (перечень модулей, формирующих информационное пространство, схема обмена данными и пр.);
• форму рекомендаций по рационализации документооборота с перечнем предлагаемых изменений, их обоснованием, мероприятиями для их реализации и влиянием на другие проекты (см. приложение Г);
• произвольную форму рекомендаций по оптимизации архитектуры информационных систем.

Результат диагностики документооборота функционального направления деятельности оформляется документом, например «Аналитический отчет о состоянии документооборота организации» по ГОСТ 7.32, ГОСТ Р 7.0.8, ГОСТ Р 59853.

7.5 Проектирование дизайна целевого решения

На стадии проектирования проводят рационализацию модели документооборота, применяемой в организации, и приведение ее в соответствие с эталонной моделью цифрового документооборота.

Результатом проектирования дизайна целевого решения являются:

• реестр видов документов функционального направления деятельности с набором постоянных и переменных информационных компонент (см. приложение Б);
• описание целевой модели документного процесса (см. приложение Д);
• требования к архитектуре информационных систем.

Результат проектирования дизайна целевого решения оформляется документом, например «Функциональный дизайн целевого решения», в соответствии с нормативными требованиями и требованиями национальных стандартов по ГОСТ 7.32, ГОСТ Р 7.0.8, ГОСТ Р 59853.

7.6 Регламентация документных процессов организации

Регламентация документных процессов закрепляет изменения, произведенные на стадии проектирования дизайна целевого решения.

Результат регламентации документных процессов оформляется пакетом локальных нормативных актов, примерный состав которого включает в себя:

• политику управления цифровыми документами;
• стандарт организации по управлению документами;
• инструкцию по документационному обеспечению управления;
• порядок работы с электронной подписью;
• технологические карты документных процессов (см. приложение Е);
• альбом унифицированных форм документов, используемых в организации;
• документы, регламентирующие документооборот функциональных направлений деятельности организации (положение о договорной работе, положение о закупочной деятельности, положение о кадровом документообороте, график бухгалтерского документооборота и пр.).

7.7 Построение центра компетенций по цифровому документообороту

7.7.1 Место центра компетенций по цифровому документообороту в структуре организации

Центр компетенции по цифровому документообороту может формироваться как самостоятельное структурное подразделение или входить в состав службы делопроизводства. Квалификационные требования работников центра компетенций по цифровому документообороту устанавливаются соответствующими профессиональными стандартами [16] - [19].

7.7.2 Цели и задачи центра компетенций по цифровому документообороту

Целями центра компетенции по цифровому документообороту являются организация, руководство, методическая проработка, координация, контроль и реализация работ по управлению цифровым документооборотом.

Выделяют следующие задачи центра компетенции по цифровому документообороту:

• совершенствование форм и методов работы с цифровыми документами;
• обеспечение единого подхода к цифровой трансформации документооборота и контроль за его реализацией;
• унификация и рационализация цифровых документов и документных процессов, в которых они создаются и используются;
• разработка и внедрение локальных нормативных актов, ведение единой системы локальных нормативных актов организации (базы знаний);
• управление изменениями.

Работники центра компетенций должны проходить профессиональную переподготовку по программам цифровизации документооборота.

Результат построения центра компетенций по цифровому документообороту оформляется документами «Положение о подразделении», «Должностная инструкция», «Квалификационные требования к работникам служб, занятых в документообороте».

7.8 Постпроектное управление изменениями

Целевая модель цифрового документооборота не является стабильной и зависит от ряда факторов по ГОСТ Р ИСО 10007, ГОСТ Р 7.0.101:

• изменения внешней регуляторной среды (внешних официальных норм);
• изменения внутренней регуляторной среды (локальных нормативных актов);
• изменения организационной структуры, перераспределения функций и полномочий между структурными подразделениями и должностными лицами;
• результатов проверок, проведенных внутренними и/или внешними надзорными органами;
• изменений названий структурных подразделений — участников цифрового документооборота;
• изменения операций документного процесса, вызванного оптимизацией технологии и цифровизацией процесса.

Организация должна поддерживать целевую модель цифрового документооборота в актуальном состоянии и своевременно документировать изменения в настройках КСЦД.

Приложение А (обязательное)

ФОРМЫ СЦЕНАРИЕВ СБОРА ПЕРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ КОМПОНЕНТ

Таблица А.1

Форма сценария сбора переменных информационных компонент для входящего документопотока

Таблица А.2

Форма сценария сбора переменных информационных компонент для исходящего документопотока

Таблица А.3

Форма сценария сбора переменных информационных компонент для внутреннего документопотока

Приложение Б (обязательное)

Таблица Б.1

Приложение В (обязательное)

ФОРМА ОПИСАНИЯ МОДЕЛИ ДОКУМЕНТНОГО ПРОЦЕССА, ПРИМЕНЯЕМОЙ В ОРГАНИЗАЦИИ (СТАДИЯ ДИАГНОСТИКИ)

Таблица В.1

Приложение Г

Таблица Г.1

ФОРМА ОПИСАНИЯ ЦЕЛЕВОЙ МОДЕЛИ ДОКУМЕНТНОГО ПРОЦЕССА (СТАДИЯ ПРОЕКТИРОВАНИЯ)

Таблица Д.1

ФОРМА ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЙ КАРТЫ ДОКУМЕНТНОГО ПРОЦЕССА (СТАДИЯ РЕГЛАМЕНТАЦИИ)

БИБЛИОГРАФИЯ