ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования

(утв. и введен в действие Приказом Росстандарта от 30.01.2018 № 34-ст)

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства на основе официального перевода на русский язык англоязычной версии стандарта, указанного в пункте 4

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 30 января 2018 г. № 34-ст

4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 30301:2011 «Информация и документация — Системы управления документами — Требования» (ISO 30301:2011 «Information and documentation. Management system for records. Requirements», IDT).

Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного международного стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5-2012 (пункт 3.5) и для увязки с наименованиями, принятыми в существующем комплексе национальных стандартов Российской Федерации.

При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА

5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

Введение

Эффективность организации во многом зависит от внедрения и поддержания системы управления, которая обеспечивает постоянное улучшение деятельности и отвечает потребностям всех заинтересованных сторон. Системы управления обеспечивают методологию принятия решений и управления ресурсами для достижения целей организации.

Создание документов и управление ими являются неотъемлемой частью любого вида деятельности или делового процесса организации, обеспечивая деловую результативность, подотчетность, управление рисками и непрерывность деловой деятельности, а также давая организациям возможность извлекать пользу из обладающих ценностью информационных ресурсов, таких как деловые, коммерческие активы и ресурсы знаний, делать вклад в обеспечение сохранности коллективной памяти в ответ на вызовы глобальной и электронной среды.

Стандарты на системы менеджмента (ССМ) предоставляют инструментарий для руководства по применению системного и контролируемого подхода к организационному руководству в среде, которая способствует эффективности деловой практики.

Стандарты на системы управления документами, подготовленные ИСО/ТК 46/ПК 11, разработаны для оказания помощи организациям всех видов, независимо от структуры и численности персонала, а также группам организаций с совместной деловой деятельностью по внедрению, функционированию и улучшению деятельности результативной системы управления документами (СУД). СУД позволяет осуществлять управление в организации в соответствии с установленной политикой и целями в области управления документацией, а также обеспечивать достижение этих целей. Это обеспечивается:

a) распределением функций и ответственности;

b) систематизированными процессами;

c) измерением и оценкой;

d) анализом и улучшением.

Применение политики и установление целей в области управления документами, базирующимися на соответствующих требованиях организации, гарантирует, что официальная и достоверная информация, а также доказательства деловой деятельности управляемы и доступны для тех, кому они необходимы в течение установленного времени. Результатом успешного применения грамотно разработанных политики и целей в области управления документами являются документы и системы документации, соответствующие целям организации.

Внедрение в организации СУД позволяет также обеспечить прозрачность и прослеживаемость решений, принятых руководством, и осознать суть общественных интересов.

Стандарты на СУД, подготовленные ИСО/ТК 46/ПК 11, входят в состав ССМ и разработаны в целях обеспечения совместимости и применения общих элементов и методологии с иными ССМ. ИСО 15489 <1>, а также иные международные стандарты и технические отчеты, разработанные ИСО/ТК 46/ПК 11, являются основой при проектировании, применении, мониторинге и улучшении документных процессов и средств управления, которые могут быть реализованы посредством СУД, если организации решают применять методологию ССМ.

<1> ИСО 15489 является основополагающим стандартом, в котором представлена наиболее эффективная практика в работе с документами.

Структура стандартов на СУД, подготовленных ИСО/ТК 46/ПК 11, как опубликованных, так и находящихся в процессе разработки, представлена на схеме 1.

1. для руководства, которое принимает решения по установлению и внедрению систем управления в организации;

2. работников, ответственных за внедрение СУД, специалистов по управлению рисками, аудиту, документации, информационным технологиям и защите информации.

На схеме 2 показана структура СУД и связь с потребителями и заинтересованными сторонами.

1 Область применения

a) установить, внедрить, сохранять и улучшать СУД для обеспечения своей деятельности;

b) обеспечить соответствие СУД принятой политике управления документами;

c) продемонстрировать соответствие настоящему стандарту путем:

1. выполнения обязательств по оценке и декларированию соответствия самой организацией, или

2. подтверждения декларирования сторонней организацией, или

3. сертификации СУД сторонней организацией.

Настоящий стандарт может быть внедрен вместе с иными ССМ. Особенно такое внедрение является целесообразным для предоставления свидетельств совместимости требований к документации и документам, закрепленных в иных ССМ.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использована нормативная ссылка на следующий стандарт:

ISO 30300 Information and documentation — Management systems for records — Fundamentals and vocabulary (Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь)

3 Термины и определения

4 Организационная среда

4.1 Понятие организации, ее внешней и внутренней среды

При формировании и анализе СУД организация должна принимать во внимание внешние и внутренние факторы, соответствующие организации и ее деятельности.

Выявленные и учтенные при формировании и анализе СУД внешние и внутренние факторы должны быть документально зафиксированы.

Внешняя среда организации может включать (перечень не является исчерпывающим):

a) социальную и культурную, правовую, нормативную, финансовую, технологическую, экономическую, естественную и конкурентную среды, которые могут быть представлены как на международном, так и на национальном, региональном или локальном уровнях;

3. потенциал организации, под которым понимаются ресурсы и знания (например, финансы, время, люди, процессы, системы и технологии);

4. информационные системы, информационные потоки и процессы принятия решений (как формализованные, так и не формализованные);

5. взаимосвязи внутри организации, организационную культуру, взгляды и ценности сотрудников организации;

4.2 Деловые, правовые и иные требования

При разработке и анализе целей управления документами организация должна учитывать деловые, правовые, нормативные и иные требования, связанные с созданием и управлением документами.

Организации необходимо оценить и документально зафиксировать деловые, правовые, нормативные и иные требования, оказывающие влияние на ее деятельность, которым она должна соответствовать и подтверждение соответствия которым обязана предоставлять.

Деловые требования включают все требования для надлежащего осуществления операций или деловой деятельности организации. Они возникают в процессе осуществления текущей деловой деятельности, планирования и развития, управления рисками и планирования непрерывности осуществления деятельности.

Правовые требования включают требования, связанные с созданием и управлением документами. Источниками правовых требований являются:

a) нормы права и судебная практика, включая законы и нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и в отдельных отраслях;

b) законы и нормативные акты, относящиеся непосредственно к доказательству, документам и архивам, доступу, конфиденциальности, защите данных и информации, а также электронной коммерции;

c) основополагающие нормативные документы организаций, уставы или соглашения, участником которых является организация;

d) договоры и иные соглашения, которые организация согласно действующему законодательству обязана соблюдать.

Иные требования включают добровольные обязательства, выполняемые организацией:

• добровольно применяемые кодексы, отражающие передовой опыт;
• добровольно применяемые правила поведения и этики;
• идентифицируемые общественные ожидания, касающиеся приемлемого поведения в определенной отрасли или организации, включая качественное управление, прозрачность принятия решений, надлежащий контроль мошеннических или злонамеренных действий.

4.3 Определение области применения СУД

Организация должна определить и документально зафиксировать область применения СУД.

Область применения СУД может включать всю организацию, отдельные функциональные подразделения организации, конкретные участки организации или одно, или несколько функциональных подразделений в рамках группы организаций.

Если СУД сформирована для одного или нескольких конкретных функциональных подразделений в рамках группы организаций, область применения СУД должна включать взаимоотношения между этими организациями и роль каждой из них.

В том случае, когда организация передает стороннему исполнителю любой процесс, влияющий на соответствие требованиям к СУД, организация должна обеспечить контроль за такими процессами. При передаче документных процессов на аутсорсинг контроль над подрядчиками и переданными на аутсорсинг процессами должен быть определен в рамках СУД.

5 Руководство

5.1 Обязательства руководства

Руководство должно продемонстрировать серьезность намерений по внедрению СУД и последовательность их реализации путем:

• обеспечения соответствия СУД стратегическому направлению развития организации;
• интеграции требований СУД и деловых процессов организации;
• обеспечения ресурсами для формирования, внедрения, поддержки и постоянного улучшения СУД;
• информирования о важности функционирования результативной СУД и ее соответствия установленным требованиям;
• обеспечения достижения СУД намеченных результатов;
• определения и обеспечения постоянного улучшения.

Примечание - Понятие «деловая деятельность» в настоящем стандарте использовано в широком смысле для обозначения таких видов деятельности, которые являются основными для функционирования организации.

5.2 Политика

Руководству следует определить политику управления документами. Она должна:

• соответствовать назначению организации;
• обеспечивать основу для определения целей документирования;

- включать обязательства по удовлетворению применяемых требований;

- включать обязательства по постоянному улучшению СУД;

- быть внедрена в организации;

• быть доступна заинтересованным сторонам в установленных случаях.

В организации следует сохранять документированную информацию о политике управления документами.

Политика управления документами должна включать стратегии высшего уровня, касающиеся:

• создания и управления аутентичными, надежными и пригодными для использования документами, которые способны обеспечивать функции и деятельность организации;
• поддержки целостности этих документов в течение требуемого периода времени.

Организации должны обеспечивать информирование о политике управления документами и ее применении на всех организационных уровнях, а также во всех подразделениях или для всех других лиц (таких как партнеры или внештатные сотрудники), работающих на организацию либо от ее имени.

5.3 Организационные функции, обязанности и полномочия

5.3.1 Общие положения

5.3.2 Обязанности руководства

Из состава руководства необходимо назначить должностное лицо (уполномоченного представителя), которое, независимо от наличия других обязанностей, должно обеспечивать:

a) формирование, внедрение, поддержку СУД в соответствии с требованиями настоящего стандарта;

b) информирование о СУД сотрудников всей организации;

c) распределение надлежащим образом определенных функций и обязанностей и необходимую квалификацию сотрудников, выполняющих эти функции.

Примечание - Обязанности могут быть возложены на конкретное должностное лицо или группу лиц в зависимости от сложности структуры организации.

5.3.3 Оперативное управление

Руководство организации должно назначить должностное лицо для осуществления оперативного управления документами (оперативного руководителя), в функции, обязанности и полномочия которого входят:

a) внедрение СУД на операционном уровне;

b) подготовка отчетов руководству о работе СУД для анализа, включая рекомендации по улучшению;

c) взаимодействие и сотрудничество со сторонними организациями по вопросам, относящимся к СУД.

Примечание - Функции руководителя направления и оперативного руководителя может выполнять один и тот же человек или группа людей.

6 Планирование

6.1 Действия в отношении рисков и возможностей

Организация должна рассмотреть факторы, указанные в 4.1, требования в 4.2 и определить риски и возможности, на которые необходимо обратить внимание для того, чтобы:

a) обеспечить достижение намеченных результатов функционирования СУД;

b) предотвратить нежелательные последствия;

c) реализовать возможности по улучшению.

Организации следует оценить необходимость планирования действий в отношении рисков и возможностей и, если возможно:

• интегрировать и внедрять эти действия в процессы СУД (подраздел 8.1),
• обеспечивать доступность информации для оценки того, являются ли действия результативными (подраздел 9.1).

6.2 Основные задачи управления документами и планирование их осуществления

Руководство должно обеспечивать установление целей управления документами и доведение их до сведения соответствующих функциональных подразделений и уровней в рамках организации.

Основные цели в области управления документами должны:

a) соответствовать политике управления документами;

b) быть измеримыми (если на практике это возможно);

c) учитывать предъявляемые требования;

d) подвергаться анализу и, в случае необходимости, корректировке.

Основные цели управления документами должны определяться на основе анализа деятельности организации. Они должны определять и включать области, в которых законодательство, нормативные акты, стандарты и лучшие практики в наибольшей степени применимы к созданию документов, связанных с деятельностью организации.

Цели управления документами должны учитывать масштаб организации, характер ее деятельности, продукции и услуг, а также месторасположение, условия, правовую/административную систему и культурную среду, в которой она функционирует.

Организации следует сохранять документированную информацию, касающуюся целей управления документами.

Для выполнения поставленных задач организация должна определить:

- кто будет ответственным;

• какие шаги будут предприняты (что будет результатом выполненной задачи);
• какие потребуются ресурсы;
• когда поставленные цели будут решены;
• каким образом будет происходить оценка результатов.

7 Обеспечение

7.1 Ресурсы

Руководство должно выделять и обеспечивать ресурсы, необходимые для функционирования СУД. Управление ресурсами включает:

a) распределение обязанностей и ответственности между компетентными работниками, способными выполнять задачи, определенные СУД;

b) регулярный анализ компетентности и обучение таких работников;

c) обеспечение обслуживания и надежности ресурсов и технической инфраструктуры.

7.2 Компетентность

Организация должна:

a) установить необходимую компетентность работника(ов), выполняющего(их) под ее управлением работу, которая влияет на функционирование процессов документооборота и систем;

b) обеспечить компетентность этих работников на основе соответствующего образования, обучения и опыта;

c) при необходимости предпринимать меры для формирования должного уровня компетентности и оценивать результативность предпринятых мер;

d) сохранять соответствующую документально зафиксированную информацию в качестве подтверждения компетентности.

7.3 Ознакомление и обучение

a) востребованности и значения своей индивидуальной деятельности, а также вклад в достижение целей СУД;

b) важности выполнения политики и процедур СУД, а также требований системы управления;

c) ключевых задач СУД, реального или потенциального влияния результатов их решения на деятельность сотрудников, а также преимуществ повышения производительности труда сотрудников;

d) своих функций и ответственности по достижению соответствия требованиям СУД;

e) потенциальных последствий отклонений от определенных процедур.

В организации должна быть установлена постоянно действующая программа по обучению в сфере создания и управления документами. Программы по обучению требованиям и практике управления документами должны быть разработаны для всех уровней сотрудников в организации, включая, в случае необходимости, временных сотрудников и сотрудников иных организаций. Необходимый набор компетенций и навыков, соответствующий ролям в области управления документами, должен быть оценен, определен и включен в разработанные в организации программы по обучению.

7.4 Обмен информацией

В организации должны быть установлены, внедрены, документально зафиксированы и поддержаны процедуры внутреннего информирования о СУД, а также о политике и основных задачах управления документами. Внутренний обмен информацией для результативного внедрения СУД должен включать информацию об ответственности, текущих процедурах и о доступе к документации.

Руководству организации необходимо решить, информировать ли иные организационные структуры о СУД (например, при наличии совместных деловых процессов). Если принято решение об информировании, должны определить способы такого информирования. В зависимости от уровня взаимодействия со сторонними организациями, такими как деловые партнеры, потребители и поставщики, информирование может быть представлено в обобщенной форме — о СУД и ее целях, либо в форме документации на определенные процедуры.

7.5 Документация

7.5.1 Общие положения

В организации должны быть приняты меры для документального фиксирования СУД. Документация СУД должна включать следующие утвержденные руководством положения:

a) область применения СУД;

b) политику и задачи;

c) взаимозависимость и взаимосвязь между СУД и иными системами управления в организации или между организациями;

d) документированные процедуры, которые предусмотрены настоящим стандартом;

e) документацию, определенную организацией в качестве необходимой для обеспечения эффективного планирования, функционирования и управления ее процессами.

Примечания

1 Термин «документально зафиксированная» в настоящем стандарте означает, что процедура разработана, документально зафиксирована, внедрена и поддерживается в рабочем состоянии.

2 Объем документации СУД может отличаться в различных организациях в зависимости:

• от размера организации и вида ее деятельности;
• области применения и сложности процессов управления документами и документной(ыми) системой(ами), которые внедрены и работают, в том числе в тех случаях, когда деятельность осуществляется более чем в одной организации.

7.5.2 Управление документацией

Необходимо осуществлять управление документацией, предусмотренной СУД. Документально зафиксированная процедура должна определять средства управления, необходимые:

a) для согласования документации до ее утверждения и подписания;

b) анализа и актуализации, а также повторного согласования документации;

c) обеспечения возможности идентифицировать версию и текущий этап изменения документации;

d) обеспечения на момент применения наличия действующих документов;

e) обеспечения удобной для восприятия и легко идентифицируемой документации;

f) обеспечения идентификации входящей документации (документации внешнего происхождения) и контроля ее распространения;

g) предотвращения непреднамеренного применения недействующей документации, а также проставления на недействующей документации соответствующих реквизитов, если она подлежит хранению в определенных целях.

8 Оперативное управление

8.1 Оперативное планирование и контроль

Организация должна определять, планировать, реализовывать и контролировать те процессы, которые связаны с рисками и возможностями, указанными в 6.1, и удовлетворяют требованиям, закрепленным в 6.1, путем:

- определения критериев для данных процессов;

• внедрения средств управления данными процессами в соответствии с этими определенными критериями;
• сохранения документированной информации для подтверждения того, что процессы осуществляются так, как было запланировано.

Организации следует управлять запланированными изменениями и анализировать последствия непреднамеренных изменений, принимая меры по смягчению неблагоприятных эффектов (последствий) в случае необходимости.

В организации должны управлять и контролировать те процессы, которые выполняются по договору или на условиях аутсорсинга.

8.2 Проектирование документных процессов

Для создания СУД в организации должны разработать документные процессы, учитывая приведенные ниже положения.

a) Чтобы определить требования по созданию и управлению документами, необходимо проанализировать процессы деятельности на предмет непрерывности выполнения операций, возможности учета и соответствия требованиям заинтересованных сторон согласно ИСО/ТО 26122.

b) Необходимо оценить риски и последствия ввиду отсутствия возможности осуществлять управление аутентичными, надежными и пригодными для использования документами, обеспечивающими деловые процессы организации. Для этого следует:

1) оценить уровни рисков;

2. определить, приемлемы ли риски согласно установленным критериям, либо ими необходимо управлять;

3. определить и оценить параметры управления рисками.

c) Необходимо определить процессы по созданию и управлению документами и то, каким образом необходимо осуществлять эти процессы в системах, а также выбрать технологические средства для использования (приложение А, в котором перечислены процессы управления документами, которые должны быть реализованы в организации). Указанные процессы обеспечивают:

1. Создание:

i) определение того, какие, когда и каким образом должны быть созданы и введены в систему документы для каждого делового процесса;

ii) определение содержания, контекста и информации об управлении документом (метаданные), которые должны являться частью документов;

iii) решение о форме и структуре документов, которые должны быть созданы и включены в систему;

iv) определение соответствующих технологий для создания и включения документов в систему;

2. Управление и контроль:

i) определение информации об управлении документами (метаданными), которая должна быть создана в рамках документных процессов, а также того, каким образом она будет связана с документами и как будет осуществляться управление ею с течением времени;

ii) установление правил и условий использования документов;

iii) поддерживание документов в пригодном для использования состоянии;

iv) введение утвержденного порядка уничтожения либо передачи документов на архивное хранение по истечении сроков их хранения;

v) определение тех условий, которые должны быть выполнены при администрировании и обслуживании документных систем.

Для достижения указанных целей должны быть реализованы процессы и инструменты управления, приведенные в приложении А, с учетом ресурсов организации, делового контекста, выявленных рисков, а также нормативной и социальной среды.

8.3 Внедрение документных систем

В организации должно быть осуществлено следующее:

a) реализованы процессы управления документами в рамках документных систем для достижения целей управления документами;

b) установлен регулярный мониторинг соответствия работы документных систем требованиям и целям управления документами;

c) введено управление работой документных систем.

Примечание - В пространстве электронного взаимодействия (электронная администрация, электронное правительство, электронное управление, электронная коммерция и т.д.) процессы управления документами становятся все более автоматизированными и реализуются в автоматизированных документных системах. Существуют стандарты, закрепляющие функциональные требования в определенной сфере. Автоматизированные документные системы должны соответствовать функциональным требованиям, которые установлены настоящим стандартом.

9 Оценка результативности

9.1 Проверка и измерение, анализ и оценка

9.1.1 В организации должны определить:

• что подлежит измерению и проверке;
• методы проверки, измерения, анализа и оценки, соответствующие условиям, в которых они применяются, для получения обоснованных результатов;

- условия и время, когда необходимо осуществлять проверку и измерение;

- условия и время, когда следует выполнять анализ и оценку результатов проверки и измерения.

9.1.2 В организации должны производить оценку производительности процессов управления документами и систем результативности СУД.

Дополнительно в организации должны:

a) в случае необходимости предотвращать неблагоприятные тенденции или результаты, предупреждая несоответствие;

b) сохранять соответствующую документированную информацию в качестве доказательства достигнутых результатов.

9.1.3 Для оценки работы СУД организации необходимо проводить проверку и оценку:

a) политики управления документами на предмет ее соответствия текущим деловым потребностям и учета любых значимых изменений в организации;

b) ключевых задач управления документами на предмет их соответствия политике управления документами, возможности их решения, актуальности и содействия постоянному улучшению;

c) изменений в деловых, правовых и иных требованиях, оказывающих влияние на СУД;

d) доступности и достаточности ресурсов, таких как финансовые, человеческие, инфраструктурные, технологические и т.д;

e) соответствия должностей и выделенных функций, обязанностей и полномочий;

f) работы должностных лиц, ответственных за внедрение, представление и продвижение СУД;

g) достижения результатов, установленных для процессов управления документами и систем;

h) полноты документации и надлежащего внедрения процедур управления документами;

i) результативности документных систем по достижению стратегических, управленческих и финансовых целей организации, используя средства, применяемые в рамках внедрения документных систем;

j) результативности программы по обучению и информированию о СУД и коммуникационной стратегии;

k) удовлетворенности пользователей и заинтересованных сторон.

В приложении B приведены примеры индикаторов оценки и измерения в форме анкеты для самооценки.

Критерии проверки и измерений должны совершенствоваться при изменении социальной, экономической, стратегической или правовой среды деятельности организации.

9.2 Внутренний аудит системы

Организация должна осуществлять внутренние аудиты с запланированной периодичностью, которые позволят определить, насколько СУД:

a) соответствует собственным требованиям организации к СУД, требованиям настоящего стандарта;

b) результативно внедрена и работает.

Организация должна:

• планировать, организовать, реализовать и поддерживать программу(ы) аудита, принимая во внимание требования и необходимость формирования отчетности о периодичности, методах, обязанностях, планировании, учитывая важность соответствующих процессов и результатов предыдущих аудитов;
• определять критерии и границы каждого аудита;
• выбирать аудиторов и проводить аудиты, обеспечивая объективность и беспристрастность процесса аудита;

9.3 Анализ со стороны высшего руководства

Руководство должно регулярно, в установленные планом сроки анализировать СУД организации с целью обеспечения ее пригодности, соответствия установленным требованиям и результативности.

При анализе управления необходимо учитывать:

a) реализацию мер, принятых по результатам предыдущего анализа со стороны руководства;

b) изменения внутренних и внешних аспектов, связанных с СУД;

c) информацию о работе процессов управления документами и систем, включая тенденции относительно:

1. возникновения несоответствий и необходимости корректирующих действий,

2. результатов оценки мониторинга и измерения,

3. результатов аудита;

d) возможности непрерывного улучшения.

Результаты анализа должны включать решения, касающиеся непрерывного улучшения и возможной необходимости изменений СУД.

В организации должны сохранять документированную информацию в подтверждение результатов проведенного анализа со стороны руководства.

10 Совершенствование системы

10.1 Управление несоответствиями и мероприятия по их устранению

В организации должны:

• выявлять несоответствия;
• реагировать на несоответствия и, если возможно:

1. принимать меры для контроля над ними, сдерживания и корректировки,

2. устранять их последствия.

В организации также должны оценивать необходимость мероприятий по устранению причин несоответствия, включая:

a) анализ несоответствий;

b) определение причин несоответствий;

c) определение вероятности возникновения аналогичных несоответствий в других компонентах СУД;

d) оценку необходимости мероприятий по предотвращению возникновения несоответствий в разных компонентах СУД;

e) определение и осуществление необходимых действий;

f) анализ результативности любых предпринятых корректирующих мероприятий;

g) внесение при необходимости изменений в СУД.

Корректирующие мероприятия должны быть соизмеримы с воздействиями выявленных несоответствий.

При этом организации следует сохранять документально зафиксированную информацию как подтверждение:

• сути несоответствий и проведенных мероприятий по их устранению;
• результатов корректирующих мероприятий.

10.2 Постоянное улучшение

В организации должны постоянно предприниматься меры по улучшению результативности СУД путем применения политики управления документами, решения основных задач СУД, анализа результатов аудита, анализа данных и сведений, корректирующих и предупреждающих мероприятий, а также оценки управления. По результатам оценки рисков необходимо установить приоритеты (ранжировать) действий по улучшению работы (подраздел 6.1).

Приложение A (обязательное)

ПРОЦЕССЫ И СРЕДСТВА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

В настоящем приложении представлены документные процессы и средства управления документами (включая управленческие действия в отношении документов), которые следует внедрить. Они могут быть осуществлены в порядке, который наилучшим образом отражает характеристики организации. Решение не внедрять какой-либо процесс должно быть оправдано (например, организация может решить не внедрять A.2.4.3, потому что передача документов в другую организацию не запланирована).

Документные процессы и средства управления документами сгруппированы и пронумерованы в таблице A.1 согласно целям, перечисленным в 8.2 c), 1) и 8.2 c), 2).

Документные процессы перечислены в левой колонке. Для каждого документного процесса предусмотрено одно либо более управленческое действие, которое следует предпринять в отношении документов.

Каждый стандарт на системы управления (ССУ), такой как ИСО 9001, 14001 ИСО/МЭК 27001 имеет раздел, посвященный документации. Он состоит из подразделов, содержащих общие положения по управлению документированной информацией и управлению документами, как приведено ниже.

a) Раздел, содержащий общие положения, определяет перечень объектов документированной информации, включая документы, которые должны быть включены в систему управления.

b) Раздел, посвященный управлению документированной информацией, содержит требования к ее подготовке, рассмотрению, согласованию, управлению статусом, распределению и доступности, идентификации и предотвращению неправомерного использования.

c) Раздел, посвященный управлению документами, определяет необходимость подготовки процедур по подготовке, идентификации, хранению, защите, поиску, определению сроков хранения, отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение.

Поскольку документы представляют собой особый тип документированной информации, как определено в рамках ССУ документированная информация, которая идентифицирована или определена как документы каждой системы управления, должна быть управляема и контролируема для удовлетворения требований, предъявляемых как к документированной информации, так и документам, начиная с подготовки, распределения, использования до экспертизы ценности и передачи на последующее хранение или уничтожение.

Требования к управлению документами, содержащиеся в каждом ССУ, недостаточны для внедрения и управления документами и документированной информацией. Настоящий стандарт содержит руководство по управлению документами и документируемой информацией, требуемыми иными соответствующими системами управления.

Для надлежащего создания и управления документами настоящий стандарт определяет процессы управления документами и их цели, их действие в системах, а также выбор технологических средств для их использования.

В таблице B.1, приведенной ниже, показаны взаимосвязи между процессами СУД и элементами управления, описанными в приложении A, и разделами, закрепляющими требования к документации в иных стандартах на системы управления (ССУ).

БИБЛИОГРАФИЯ