СМ № 03.1-1.0007. Руководство по проведению удаленной оценки. Версия 02. Ноябрь 2020 г.

(утв. Росаккредитацией 08.12.2020)

ПРЕДИСЛОВИЕ

Настоящее руководство разработано для установления единых подходов при организации проведения выездной оценки заявителей, аккредитованных лиц критериям аккредитации в рамках предоставления услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, в форме удаленной оценки, позволяющей эффективно и безопасно, независимо от ограничений в передвижении к месту (местам) осуществления деятельности заявителя, аккредитованного лица осуществлять выездную оценку с учетом требований законодательства Российской Федерации об аккредитации в национальной системе аккредитации, ГОСТ ISO/IEC 17011-2018, подпункта «в» пункта 1 приказа Минэкономразвития России № 229, положений информационных и обязательных документов Международного форума по аккредитации (IAF), международной организации APAC. Настоящее руководство вводится взамен документа СМ № 03.1-1.0007 (вер. 01), утвержденного руководителем Федеральной службы по аккредитации 11 июня 2020 г. В настоящей версии основные изменения внесены в части порядка работы с сервисом обмена. Настоящее руководство вводится в действие по истечении пяти рабочих дней со дня его утверждения.

1. Область применения

1.1. В настоящем руководстве определены подходы к организации проведения выездной оценки соответствия заявителя, аккредитованного лица критериям аккредитации в форме удаленной оценки, а также методы, применяемые экспертной группой, должностным лицом Росаккредитации в рамках проведения такой оценки.

1.2. Выездная оценка может проводиться в форме удаленной оценки в случае наличия факторов, не позволяющих осуществить фактический выезд на место (места) осуществления деятельности заявителя, аккредитованного лица, иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, обеспечивающей выполнение в полном объеме всех мероприятий, предусмотренных программой выездной оценки с использованием электронных средств.

2. Нормативные ссылки

В настоящем руководстве использованы ссылки на следующие документы:

При пользовании настоящей процедурой следует проверять действие ссылочных документов. Если ссылочный документ заменен, то при пользовании настоящей процедурой следует руководствоваться замененным (измененным) документом.

3. Термины и определения

В настоящем руководстве применяются термины и определения:

4. Общие положения

4.1. Выездная оценка в форме удаленной оценки проводится в соответствии с программой выездной оценки, утвержденной Росаккредитацией.

При проведении удаленной оценки обеспечивается выполнение программы выездной оценки в полном объеме для возможности принятия Росаккредитацией обоснованного решения.

4.2. Удаленная оценка может проводиться в том числе в случае принятия Росаккредитацией решения о приостановлении осуществления аккредитации в соответствии с пунктом 3 части 28 статьи 17, частью 7.1 статьи 24 Федерального закона № 412-ФЗ.

4.3. Для выполнения каждого мероприятия программы выездной оценки в форме удаленной оценки необходимо применение соответствующих методов оценки, обеспечивающих результативность и целостность выездной оценки.

4.4. При проведении удаленной оценки участники процесса (заявитель, аккредитованное лицо, члены экспертной группы, должностное лицо Росаккредитации) используют информационно-коммуникационные технологии. Участники должны осознавать риски и возможности применяемых информационно-коммуникационных технологий, а также влияние, которое они могут оказать на достоверность и объективность собранной информации.

4.5 Удаленная оценка может проводиться при возникновении следующих обстоятельств:

• действуют ограничения на передвижение внутри страны (региона);
• невозможность проведения выездной оценки по месту (местам) осуществления деятельности в связи с удаленностью расположения заявителя, аккредитованного лица, в том числе отсутствует транспортное сообщение к месту (местам) осуществления деятельности в запланированный период проведения выездной оценки, при условии, что это (эти) место (места) осуществления деятельности было(-и) проверено(-ы) ранее;
• невозможность по уважительным причинам членам экспертной группы и (или) должностному лицу Росаккредитации принять участие в выездной оценке по месту (местам) осуществления деятельности заявителя, аккредитованного лица;
• невозможность завершения выездной оценки на месте в связи с форс-мажорными обстоятельствами;
• в связи с решениями Правительства Российской Федерации и регулирующих органов, связанными с мерами безопасности и охраны здоровья;
• контроля за деятельностью аккредитованных лиц со стороны органа по аккредитации;
• свидетельских оценок;
• иных случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

4.6. В случае наличия факторов, свидетельствующих о необходимости проведения выездной оценки в форме удаленной оценки и/или наличия в работе экспертной группы, заявителя, аккредитованного лица мотивированных представлений о невозможности осуществления выездной оценки по месту/местам осуществления деятельности, приказом Росаккредитации принимается решение о проведении выездной оценки соответствия критериям аккредитации в форме удаленной оценки, при условии, когда уровень риска, связанный с дистанционным взаимодействием, оценен уполномоченными лицами Росаккредитации, и определен как средний или незначительный в соответствии с процедурой, установленной в Росаккредитации.

4.7 Удаленная оценка может не проводиться в следующих случаях:

• отсутствие у заявителя, аккредитованного лица технической возможности использования программных (программно-аппаратных) решений, обеспечивающих видеоконференцсвязь;
• наличие у заявителя, аккредитованного лица внутренних правил, предусматривающих запрет на видеосъемку и аудиозапись в связи осуществлением деятельности со сведениями, составляющими государственную тайну;
• выездная оценка по месту (местам) осуществления деятельности аккредитованного лица не проводилась более трех лет;
• если в Росаккредитации имеются подтвержденные факты нарушений, допущенных аккредитованным органом по сертификации по выдаче сертификата соответствия в срок, не обеспечивающий соблюдение правил выполнения работ по сертификации, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации и правом Евразийского экономического союза (в том числе с учетом оценки соблюдения одного или нескольких сроков процедур, необходимых для отбора образцов, проб, идентификации продукции, проведения инспекционного контроля, проведения исследований (испытаний) и измерений); аккредитованной испытательной лабораторией (центром) по выдаче протокола исследований (испытаний) и измерений без фактического их проведения, а равно с нарушением обязательных требований в области технического регулирования к их проведению, а также выдачи аккредитованными лицами сертификатов соответствия, протоколов исследований (испытаний), иных документов со ссылкой на аккредитацию в национальной системе аккредитации в случае приостановления действия аккредитации или ее отсутствия.

5. Подготовка к проведению удаленной оценки

5.1. Руководитель экспертной группы обеспечивает информирование заявителя, аккредитованного лица о проведении выездной оценки в форме удаленной оценки.

5.2. Перед началом проведения удаленной оценки руководитель экспертной группы совместно с заявителем, аккредитованным лицом обеспечивают проведение следующих мероприятий:

• определение работника (работников) со стороны заявителя, аккредитованного лица, ответственного за организацию и обеспечение проведения удаленной оценки, включая техническое сопровождение;
• определение перечня документов (сведений) заявителя, аккредитованного лица, которые необходимы для проведения удаленной оценки, и формат их представления;
• определение состава работников заявителя, аккредитованного лица, участие которых необходимо для проведения удаленной оценки;
• согласование даты (периода) проведения удаленной оценки;
• составление и согласование плана проведения удаленной оценки;
• обсуждение факторов, которые могут негативно повлиять на результативность удаленной оценки и способы их минимизации <1>;

<1> Такими факторами могут быть сбои в доступе к сети Интернет, низкое качество звука, низкое качество видеоизображения, нечеткость документов (сведений) в электронном виде и др.

В случае возникновения таких негативных факторов во время проведения удаленной оценки, согласуются сроки их устранения в рамках общего запланированного срока проведения удаленной оценки. Руководитель экспертной группы вправе прекратить оценку в случае невозможности устранения факторов, которые не позволят выполнить в полном объеме мероприятия, предусмотренные программой выездной оценки. Данный факт отражается в акте (выездной) экспертизы или в заключении об оценке устранения заявителем выявленных несоответствий критериям аккредитации.

• обсуждение вопросов, связанных с соблюдением требований к конфиденциальности информации, полученной в ходе проведения удаленной оценки;
• организация участия должностных лиц Росаккредитации в проведении мероприятий по оценке соответствия заявителя, аккредитованного лица критериям аккредитации в форме удаленной оценки, согласование плана, дат (периодов) участия должностных лиц Росаккредитации (при необходимости).

6. План проведения удаленной оценки

6.1. Планирование проведения удаленной оценки осуществляется с целью обеспечения выполнения программы выездной экспертизы, утвержденной приказом Росаккредитации, а также с целью установления фактов/доказательств устранения заявителем, аккредитованным лицом выявленных несоответствий в результате проведения удаленной оценки в случае принятия Росаккредитацией решения о приостановлении осуществления аккредитации в соответствии с пунктом 3 части 28 статьи 17, частью 7.1 статьи 24 Федерального закона № 412-ФЗ.

Учитывается, что продолжительность проведения удаленной оценки может отличаться от продолжительности выездной оценки.

6.2. При составлении плана проведения удаленной оценки учитываются все особенности заявителя, аккредитованного лица и государственной услуги (количество мест осуществления деятельности, длительность процедуры наблюдения за выполнением заявителем, аккредитованным лицом работ в соответствии с заявленной областью аккредитации, объем материально-технической базы, количество персонала и пр.). В случае необходимости мероприятия в рамках удаленной оценки разбиваются на отдельные этапы, график ВКС отражается в плане проведения удаленной оценки, который согласуется с заявителем, аккредитованным лицом и должностным лицом Росаккредитации, в случае его участия.

6.3. План проведения удаленной оценки должен способствовать наилучшей координации, последовательности и соблюдению сроков выполнения работ в рамках удаленной оценки для наиболее эффективного достижения результата. При планировании необходимо учитывать часовой пояс, в котором располагается место (места) осуществления деятельности заявителя, аккредитованного лица, сложность оценки, влияние факторов неопределенности на достижение целей выездной оценки в форме удаленной оценки.

В приложении 2 к настоящему руководству представлена рекомендуемая форма плана проведения удаленной оценки.

7. Техники, используемые при проведении удаленной оценки

7.1. Для выполнения каждого мероприятия программы выездной оценки в форме удаленной оценки необходимо применение соответствующего метода, позволяющего обеспечить результативность и целостность удаленной оценки.

Такими методами могут быть:

• проведение вступительного/заключительного совещания посредством ВКС;
• направление по электронной почте заявителю, аккредитованному лицу руководителем экспертной группы сведений, требующих внимания/действий со стороны заявителя, аккредитованного лица;
• анализ сведений об аккредитованном лице, содержащихся в реестре аккредитованных лиц;
• запрос и анализ сканированных копий документов и записей, предусмотренных системой менеджмента качества заявителя, аккредитованного лица, а также других документов и записей, свидетельствующих о соблюдении заявителем, аккредитованным лицом требований критериев аккредитации <2>;

<2> В Приложении 3 к настоящему Руководству представлен возможный перечень документов, запрашиваемых у заявителя до начала проведения удаленной оценки, а также перечень документов (файлов), формируемых во время проведения удаленной оценки.

• визуальная оценка свидетельств соблюдения системы менеджмента качества и критериев аккредитации, получаемых от заявителя, аккредитованного лица посредством прямой трансляции с места (мест) осуществления деятельности. Наблюдение за работниками заявителя, аккредитованного лица при выполнении работ в области аккредитации посредством ВКС или анализа видеозаписей;
• собеседование с работниками заявителя, аккредитованного лица посредством ВКС;
• запрос и получения фото, видео, иных свидетельств, подтверждающих фактический адрес (адреса) места (мест) осуществления деятельности от заявителя, аккредитованного лица;
• запрос руководителем экспертной группы/техническими экспертами разъясняющих и уточняющих сведений от заявителя, аккредитованного лица по телефонной связи или с использованием ВКС.

7.2. При проведении удаленной оценки используются аналогичные методы аудита, что и при проведении выездной оценки соответствия критериям аккредитации на месте (местах) осуществления деятельности заявителя, аккредитованного лица: анализ записей, собеседование (интервьюирование), наблюдение, тестирование. В приложении 1 представлена таблица с перечнем работ, проводимых экспертной группой при выездной оценке соответствия заявителя, аккредитованного лица критериям аккредитации в форме удаленной оценки.

8. Программные (программно-аппаратные) решения, применяемые для проведения удаленной оценки

8.1. Для проведения удаленной оценки применяются согласованные Росаккредитацией программные (программно-аппаратные) решения, обеспечивающие надежность, доступность применения, конфиденциальность сведений и информации.

8.2. В акте (выездной) экспертизы/заключении отражаются сведения о программных (программно-аппаратных) решениях, которые были применены для проведения удаленной оценки.

8.3. Порядок установки и использования программных решений (ВКС) при осуществлении удаленной оценки определен в соответствующей инструкции СМ № 02.1-3.0001.

8.4. Руководителю экспертной группы для работы с электронными файлами заявителя, аккредитованного лица со стороны подведомственного Росаккредитации государственного учреждения предоставляется доступ к папке, размещенной в сервисе обмена. Руководитель экспертной группы информирует заявителя, аккредитованное лицо о возможности передачи электронных файлов в соответствующую папку в сервисе обмена. Экспертная группа работает с данной информацией и после завершения удаленной оценки доступ к папке закрывается. В приложении 3 к настоящему Руководству представлен возможный перечень материалов, размещаемых в сервисе обмена. Материалы, подтверждающие результаты проведения удаленной оценки, систематизируются, наименование папок должно соответствовать содержанию, файлы, размещенные в папках должны иметь имя, связанное с содержанием файла. Порядок работы с сервисом обмена определен в соответствующей инструкции СМ № 02.1-3.0001.

9. Формирование отчетности

9.1. Экспертная группа проводит анализ представленной информации. Взаимодействие членов экспертной группы проводится с использованием сети Интернет и телефонной связи.

9.2 По итогам проведения удаленной оценки составляется:

• акт (выездной) экспертизы по форме и с указанием сведений, установленных приказом Минэкономразвития России № 284;
• заключение об оценке устранения заявителем, аккредитованным лицом выявленных несоответствий критериям аккредитации по форме и с указанием сведений, установленных приложением № 4 приказа Минэкономразвития России № 284.

9.3. Акт (выездной) экспертизы в форме электронного документа в машиночитаемом формате утверждается экспертом по аккредитации путем подписания квалифицированной электронной подписью и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью техническим экспертом (при наличии) в соответствии с инструкцией СМ № 02.1-3.0002. После утверждения указанного акта (выездной) экспертизы экспертом по аккредитации заявителем, аккредитованным лицом, делается отметка об ознакомлении путем подписания квалифицированной электронной подписью в соответствии с инструкцией СМ № 02.1-3.0002.

9.4. В случае отказа либо уклонения заявителя, аккредитованного лица или его уполномоченного представителя от ознакомления с актом (выездной) экспертизы руководитель экспертной группы отражает данную информацию в акте (выездной) экспертизы.

9.5. Заключение, в форме электронного документа, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью экспертом по аккредитации и техническим экспертом (при участии).

9.6. Заявитель, аккредитованное лицо в соответствии со сроками, установленными в плане удаленной оценки, предоставляет экспертной группе в электронном виде проект области аккредитации/расширяемой области аккредитации.

9.7. Экспертная группа проводит оценку представленной области аккредитации на предмет достоверности сведений, содержащихся в описании области аккредитации, требований к оформлению области аккредитации в соответствии с приказом Минэкономразвития России № 288 и методическими рекомендациями по описанию области аккредитации, утвержденными Росаккредитацией. В случае наличия замечаний руководитель экспертной группы направляет их заявителю, аккредитованному лицу для устранения. После устранения всех замечаний область аккредитации считается согласованной и подлежит подписанию.

9.8. Область аккредитации в форме электронного документа подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью экспертом по аккредитации, техническими экспертами (при наличии), а также заявителем, аккредитованным лицом или уполномоченным представителем заявителя, аккредитованного лица.

9.9. По результатам завершения выездной оценки в форме удаленной оценки руководитель экспертной группы подгружает в сервис обмена комплект документов:

• акт (выездной) экспертизы, подписанный членами экспертной группы, заявителем, аккредитованным лицом или его уполномоченным представителем;
• область аккредитации;
• материалы выездной экспертизы, в том числе форму установленного образца для включения информации о заявителе (аккредитованном лице) в РАЛ (сформированная папка, содержащая материалы по результатам удаленной оценки в электронном виде);
• при необходимости заключение об оценке устранения заявителем, аккредитованным лицом выявленных несоответствий критериям аккредитации с приложением отчета заявителя, аккредитованного лица.

9.10. Руководитель экспертной группы направляет в адрес Росаккредитации посредством электронной приемной Росаккредитации сопроводительное письмо, с приложением документов: акт (выездной) экспертизы, область аккредитации, лист несоответствий (при наличии), заключение об оценке устранения заявителем, аккредитованным лицом выявленных несоответствий критериям аккредитации с приложением отчета заявителя и соответствующих усиленных электронных подписей в формате SIG. В сопроводительном письме необходимо указать информацию о месте нахождения материалов о проведенной удаленной оценке.

<3> Мероприятия, запланированные при проведении удаленной оценки, не ограничиваются перечисленными в приложении 1.

В приложении 3 к настоящему руководству представлен возможный перечень документов, запрашиваемых у заявителя, аккредитованного лица.

| | | | | | | | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | должность уполномоченного лица заявителя, аккредитованного лица | | ФИО уполномоченного лица | | подпись уполномоченного лица | | дата |

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ