Статья 16Решение № 2009/371/ПВД Совета Европейского Союза

Инструкция по созданию рабочей картотеки в целях анализа

1. Каждая рабочая картотека в целях анализа служит объектом инструкции по созданию со стороны Директора, указывающей:

a) название картотеки;

b) предмет картотеки;

c) категории лиц, затрагиваемых данными, которые она будет содержать;

d) тип подлежащих хранению данных и персональные данные, раскрывающие расовое или этническое происхождение, политические взгляды, религиозные или философские убеждения, или членство в профессиональных союзах, а также данные, касающиеся здоровья или полового поведения, которые являются настоятельно необходимыми;

e) общий контекст, дающий основание для решения создать картотеку;

f) участников аналитической группы на момент создания картотеки;

g) условия, на которых хранящиеся в картотеке персональные данные могут передаваться, каким адресатам и согласно какой процедуре;

h) сроки проверки данных и срок, на протяжении которого они хранятся;

i) порядок составления протоколов.

2. Административный совет и Общий контрольный орган незамедлительно ставятся в известность Директором об инструкции по созданию картотеки или о любом последующем изменении указанных в параграфе 1 элементов и получают сообщение материалов дела. Общий контрольный орган может формулировать для Административного совета любые замечания, признанные им необходимыми. Директор может обратиться к Общему контрольному органу с запросом о том, чтобы он сформулировал данные замечания в течение определенного срока.

3. Рабочая картотека в целях анализа хранится не более трех лет. До истечения этого трехлетнего срока Европол проверяет, существует ли необходимость в дальнейшем сохранении картотеки. Когда это настоятельно необходимо для достижения целей картотеки, Директор может принять решение хранить ее на протяжении нового трехлетнего срока. Административный совет и Общий контрольный орган незамедлительно информируются Директором об элементах картотеки, которые обосновывают настоятельную необходимость в ее дальнейшем сохранении. Общий контрольный орган формулирует для Административного совета любые замечания, признанные им необходимыми. Директор может обратиться к Общему контрольному органу с запросом о том, чтобы он сформулировал данные замечания в течение определенного срока.

4. Административный совет в любое время может предложить Директору Европола изменить инструкцию по созданию или закрыть рабочую картотеку в целях анализа. Он определяет дату, с которой изменение или закрытие вступает в силу.