Регламент взаимодействия подразделений железнодорожных администраций, ИВЦ ЖА, АО «ВНИИЖТ» при формировании и получении отчетности для проведения взаиморасчетов по межгосударственным перевозкам в системе международной интеграции пассажирских перевозок «Express International» (технологическая инструкция)

(Вместе с «Заявкой...», <Бизнес-процессами сбора информации, получения отчетности по взаиморасчетам, ввода информации по ставкам НДС>, «Схемой формирования отчетности...», «Листом регистрации изменений»)

(Утверждено в г. Ашхабаде 14.05.2026 на 84-ом заседании Совета по железнодорожному транспорту СНГ)

Утвержден на 84-м заседании Совета по железнодорожному транспорту

1.1 Назначение Регламента

1.2 Термины, определения и сокращения

1.3 Внесение изменений в Регламент

В настоящий Регламент могут быть внесены изменения и дополнения по предложениям ЖА, участвующих в работе «Комплекс задач по формированию отчетности для проведения взаиморасчетов по межгосударственным перевозкам в системе международной интеграции пассажирских перевозок „Express International“.»

Все изменения настоящего Регламента рассматриваются на совещании Координационной постоянно действующей комиссии по совершенствованию нормативной правовой базы организации расчетов в международном железнодорожном сообщении и подлежат утверждению на Совете по железнодорожному транспорту государств-участников Содружества Независимых Государств, Грузии, Латвийской Республики, Литовской Республики, Эстонской Республики.

Решение об изменении или дополнении настоящего Регламента принимается большинством ЖА.

Все изменения настоящего Регламента подлежат регистрации в Листе регистрации изменений (Приложение № 5).

Подключение пользователя ЖА к системе международной интеграции пассажирских перевозок «Express International» осуществляется на основании заявки по форме Приложения № 1 к настоящему Регламенту с заполненными полями данной заявки, в том числе указанием приложений «Express International», к которым необходимо его подключить, и сроком действия подключения.

Изменение прав пользователя ЖА осуществляется на основании данной заявки с указанием в ней приложений, к которым должны быть изменены права доступа и/или срок действия (при необходимости).

Заявка на подключение пользователя ЖА или изменение его прав направляется ЖА в ИВЦ ЖА с сопроводительным письмом.

ИВЦ ЖА после получения заявки в течение 30 рабочих дней обеспечивает соответствующее подключение заявленных ЖА пользователей.

Идентификационные данные пользователя (логин, пароль) для доступа к приложениям «Express International» направляются на адрес электронной почты, указанный в заявке.

Отключение пользователей ЖА от системы международной интеграции пассажирских перевозок «Express International» осуществляется:

• в случае официального обращения ЖА в ИВЦ ЖА об отключении пользователя от системы международной интеграции пассажирских перевозок «Express International». При поступлении от ЖА в ИВЦ ЖА соответствующего письма об отключении пользователя от системы международной интеграции пассажирских перевозок «Express International» ИВЦ ЖА в течение 2-х рабочих дней осуществляет отключение данного пользователя от системы;
• автоматически, в случае окончания срока действия соответствующего доступа пользователя ЖА.

Если необходимо продлить соответствующий доступ пользователя ЖА к системе международной интеграции пассажирских перевозок «Express International», то ЖА не менее чем за 30 рабочих дней до окончания срока действия должна направить в ИВЦ ЖА вышеуказанную заявку с сопроводительным письмом о продлении прав доступа с указанием измененного срока действия его подключения. ИВЦ ЖА при получении данного обращения ЖА в течение 2-х рабочих дней обеспечивает соответствующее продление срока действия прав доступа.

3.1 Описание процесса сбора информации

На основании данных об оформленных проездных/перевозочных документах, получаемых из НСР ЖА и информации справочника о ставках налогообложения, на базе программного обеспечения «Комплекс задач по формированию отчетности для взаиморасчетов по межгосударственным перевозкам в „Express International“ формируется финансовая отчетность для проведения взаиморасчетов между ЖА в соответствии с ПКР.»

Сбор данных в «Express International» для формирования расчетных документов в соответствии с ПКР об оформленных проездных/перевозочных документах за отчетный месяц осуществляется в зависимости от типа системы, эксплуатируемой железнодорожной администрацией, автоматизированным способом либо посредством приложения «Ввод информации для расчетов в ручном режиме» раздела меню «Взаиморасчеты между ЖА» портала «Express International».

Информация, необходимая для формирования финансовой отчетности для проведения взаиморасчетов за отчетный месяц по своему государству продажи в соответствии с внутренней технологией ЖА по формированию ежемесячной отчетности, должна быть сформирована в НСР и по структуре, утвержденной на 53-ем, 67-ом заседаниях Совета по железнодорожному транспорту государств-участников Содружества, передана в «Express International» не позднее 4 числа месяца, следующего за отчетным. Сбор данных в «Express International» о продаже проездных/перевозочных документов за отчетный месяц автоматизированным способом осуществляется в срок:

• с 3 числа 00:01 московского времени по 4 число 23:59 московского времени месяца, следующего за отчетным через FTP из АСУ «Экспресс-3» ЖА — Республики Беларусь, Республики Казахстан, Кыргызской Республики, Республики Узбекистан;
• 4 числа после 03:00 московского времени месяца, следующего за отчетным посредством сервиса из АСУ «Экспресс» НП ЖА Российской Федерации, Республики Таджикистан (обслуживание ИВЦ Самары).

Сбор данных о продаже проездных/перевозочных документов за отчетный месяц от ЖА Республики Армения, Азербайджанской Республики, Грузии, эксплуатирующих НСР, осуществляется со 2 числа 00:00 по 3 число 23:59 московского времени месяца, следующего за отчетным, лицом, уполномоченным ЖА (ответственным сотрудником) через приложение «Ввод информации для расчетов в ручном режиме» «Express International». Загрузка данных о продажах за отчетный месяц осуществляется в соответствии с Руководством пользователя по эксплуатации Приложения «Взаиморасчеты между ЖА — Ввод информации для расчетов в ручном режиме» системы «Express International». Руководство пользователя доступно на портале «Express International» в приложении «Ввод информации для расчетов в ручном режиме» по нажатию на пиктограмму «Помощь».

Бизнес-процесс сбора информации и получения отчетности для проведения взаиморасчетов по ПКР представлен в Приложении 2, 2.1.

3.2 Описание процесса контроля сбора информации

Проверка поступивших в «Express International» от ЖА файлов с данными о продаже проездных/перевозочных документов за отчетный месяц осуществляется уполномоченным лицом ИВЦ ЖА на основании Справки о полученных файлах с информацией за отчетный месяц, сформированной в разделе «Журнал получения информации от ЖА» приложения «Отчетность для взаиморасчетов между железнодорожными администрациями». В Справке выводится информация о загруженных ЖА файлах с данными для реестров по перевозкам пассажиров, багажа, грузобагажа, почты, и данными для реестров по транспортным требованиям за перевозки пассажиров, с указанием конкретного количества записей файла.

Уполномоченное лицо ИВЦ ЖА в срок до 10:00 по московскому времени 5 числа месяца, следующего за отчетным, осуществляет проверку Журнала получения информации от ЖА. В случае отсутствия файлов с данными уполномоченное лицо ИВЦ ЖА оперативно информирует по электронной почте уполномоченное лицо ВЦ ЖА и разработчика АО «ВНИИЖТ» об отсутствии файлов с данными.

Уполномоченное лицо ВЦ ЖА контролирует процесс передачи файлов с данными в систему «Express International». При необходимости осуществляет в НСР повторный расчет данных за отчетный месяц и повторно передает файлы с данными в систему «Express International». После повторной передачи данных оперативно информирует уполномоченное лицо ИВЦ ЖА.

В случае отсутствия файлов с данными при сборе информации через приложение, сотрудник ИВЦ ЖА повторно в срок до 10:00 московского времени 5 числа месяца, следующего за отчетным, информирует ответственного сотрудника ЖА об отсутствии файлов.

В случае непредоставления в срок до 13:00 московского времени 5 числа месяца, следующего за отчетным, файлов с данными за отчетный месяц от ЖА, финансовая отчетность для проведения взаиморасчетов по ПКР формируется без учета информации от данной ЖА.

Бизнес-процесс ввода информации по ставкам НДС отражен в Приложении 3 к настоящему Регламенту.

4.1 Ввод ставок НДС

Ввод информации по ставкам НДС по своему государству осуществляется до формирования отчетных данных не позднее 1 числа отчетного месяца вручную во вкладке «Ставки НДС» приложения «Взаиморасчеты между ЖА» ответственным представителем ЖА.

После ввода информации по ставкам НДС представитель ЖА должен проверить правильность введенных ставок НДС во вкладке «Ставки НДС».

4.2 Внесение изменений по ставкам НДС

Ответственный специалист ЖА осуществляет корректировку справочника по ставкам НДС до вступления в силу изменений национального налогового законодательства.

Внесение изменений по ставкам НДС, включает корректировку всех полей справочника по НДС. В справочнике, возможно выполнять редактирование введенной ранее информации. При редактировании «история» строки не сохраняется, поэтому данная функция должна использоваться в случаях, если действие изменений еще не наступило.

Ввод ставок НДС вручную и внесение изменений в информацию по ставкам НДС осуществляется в соответствии с Руководством пользователя по эксплуатации приложения «Взаиморасчеты между железнодорожными администрациями — ставки НДС» системы «Express International».

Руководство пользователя доступно на портале системы во вкладке «Ставки НДС» приложения «Взаиморасчеты между ЖА» по нажатию на пиктограмму «Помощь».

5.1 Общие положения процесса получения отчетности

Получение ЖА в «Express International» расчетных документов для взаиморасчетов осуществляется в приложении «Отчетность для взаиморасчетов между железнодорожными администрациями» по Пакетам:

• Пакет 1. Момент учета — Продажа документа, включает документы по дате оформления (продажи/возврата) проездных и перевозочных документов, используется при проведении расчетов по ПКР;
• Пакет 1. Момент учета — Отправление пассажира (формируется справочно и включает документы по дате отправления пассажиров, перевозки багажа, грузобагажа, почты);
• Пакет 2. Отчетные документы по перевозчикам ЖА;
• Пакет 3 Отчетные документы по ставкам налогообложения.

Схема формирования отчетности в «Express International» по Пакетам 1, 2, 3 отражена в Приложении № 4.

Выходные формы расчетных документов по Пакетам в «Express International» формируются в валюте тарифа «швейцарский франк».

В приложении «Отчетность для взаиморасчетов между железнодорожными администрациями» предусмотрено получение:

• справочной информации о полученных от ЖА файлах за отчетный месяц;
• информации сформированных архивов с выходными формами расчетных документов для проведения взаиморасчетов;

По полученным от ЖА файлам с Данными для реестров по перевозкам пассажиров, багажа, грузобагажа, почты, и Данными для реестров по транспортным требованиям за перевозки пассажиров за отчетный месяц по продажам от ЖА, в системе «Express International» запускается автоматическая обработка данных для формирования выходных форм расчетных документов по Пакетам. Программное обеспечение начинает работу в 13:15 московского времени 5 числа месяца, следующего за отчетным.

Получение через приложение на портале системы «Express International» сформированных архивов с выходными формами расчетных документов для проведения взаиморасчетов возможно после 15:30 московского времени 5 числа месяца, следующего за отчетным.

Все названия архивов с файлами расчетных документов формируются следующим порядком.

Формат названия архивных файлов при основном расчете — PnP(O)_YYMM-XX_XX_YYMMDDHHMM_O, где:

Pn — номер пакета, может быть указано P1, P2, P3;

P, O — Момент учета — P - Продажа документа, O — Отправление пассажира;

YYMM — год, месяц выдаваемого отчета;

XX — ЖА, на которой оформлены проездные, перевозочные документы;

XX — ЖА получатель;

YYMMDDHHMM — год (две цифры), месяц (две цифры), день (две цифры), час (две цифры), минуты формирования отчета;

_O — признак основного расчета. Архив с префиксом «O» формируется один раз в месяц 5 числа месяца, следующего за отчетным месяцем.

При отсутствии информации по оформленным проездным/перевозочным документам в отчетном месяце по ЖА балансовые ведомости формируются с нулевыми значениями.

В случае перевыдачи финансовой отчетности, в соответствии с подпунктом 9 пункта 2.1.1 ПКР, формируются архивные файлы с пакетами выходных форм расчетных документов, в названии которых вместо префикса «O» указывается префикс «P» (процесс перевыдачи отчетности описан в п. 4.3 настоящего Регламента).

5.1.1 Пакет 1. Момент учета — Продажа документа

Для Пакета 1. «Момент учета — Продажа документа» выводятся экранные формы:

• Балансовая ведомость;
• Расчетная ведомость (реестр) по транспортным требованиям.

В данном пакете формируются следующие выходные формы расчетных документов:

• Балансовая ведомость по взаиморасчетам за пассажирские перевозки между железнодорожной администрацией ______ и железнодорожной администрацией ____ за _____ 20__ г. Название файла Балансовой ведомости YYMM_SS_RR_BV, формат excel;
• Реестр единых международных проездных документов, оформленных железнодорожной администрацией ____ в пассажирском сообщении с ______. Название файла YYMM_SS_RR_P, формат excel;
• Реестр единых международных перевозочных документов, оформленных железнодорожной администрацией ____ об отправлении багажа в пассажирском сообщении с ___. Название файла YYMM_SS_RR_B, формат excel;
• Реестр единых международных перевозочных документов, оформленных железнодорожной администрацией ____ об отправлении грузобагажа в пассажирском сообщении с ___. Название файла YYMM_SS_RR_G, формат excel;
• Реестр единых международных перевозочных документов, оформленных железнодорожной администрацией ____ об отправлении почты в пассажирском сообщении с ___. Название файла YYMM_SS_RR_M, формат excel;
• Реестр международных проездных документов, оформленных железнодорожной администрацией __ в сообщении с ___ на основании транспортных требований (ТТ). Название файла YYMM_SS_RR_T, формат excel;
• Расчетная ведомость (реестр) проездных документов, оформленных железнодорожной администрацией _____ в ____ 20__ г. на основании транспортных требований, выданных железнодорожной администрацией ______ для проезда в международном железнодорожном пассажирском сообщении. Название файла YYMM_SS_RR_CV, формат excel.

Для следующих расчетных документов формируются файлы в формате txt:

• Реестр единых международных проездных и перевозочных документов (включает информацию по оформленным билетам, плацкартам, багажу, грузобагажу, почте), название файла YYMM_SS_RR;
• Реестр международных проездных документов, оформленных железнодорожной администрацией на основании транспортных требований, выданных железнодорожной администрацией, название файла YYMM-SS_RR_T.

Название файлов форм расчетных документов формируется следующим порядком:

YYMM — отчетный период, две цифры год и месяц;

_SS — ЖА формирования отчета, т.е. ЖА продажи — два знака государство;

_RR — ЖА, получатель — два знака государство;

pp — вид отчета/перевозки — 1 или 2 буквы

(BV — балансовая ведомость по взаиморасчетам за пассажирские перевозки между железнодорожными администрациями, P — Реестр единых международных проездных документов, оформленных железнодорожной администрацией в пассажирском сообщении (билет, плацкарта), B — Реестр единых международных перевозочных документов об отправлении багажа, G — Реестр единых международных перевозочных документов об отправлении грузобагажа, M — Реестр единых международных перевозочных документов об отправлении почты, CV — расчетная ведомость (реестр) проездных документов, оформленных железнодорожной администрацией на основании транспортных требований, выданных железнодорожной администрацией для проезда в международном железнодорожном пассажирском сообщении, T — реестр международных проездных документов, оформленных железнодорожной администрацией в сообщении _____ на основании транспортных требований.

5.1.2 Пакет 1. Момент учета — Отправление пассажира

Пакет 1. Момент учета — Отправление пассажира (формируется справочно). Для данного Пакета предусмотрен просмотр после скачивания zip файла на компьютер пользователя.

В данном пакете формируются следующие выходные формы:

• Реестры единых международных проездных документов, оформленных железнодорожной администрацией ____ в пассажирском сообщении с ______ за ________ 20____ с отправлением _____. Название файла YYMM_SS_Pnn, формат excel;
• Реестр единых международных перевозочных документов, оформленных железнодорожной администрацией ____ об отправлении багажа в пассажирском сообщении с ___ за ________ 20____ с отправлением _____. Название файла YYMM_SS_RR_Bnn, формат excel;
• Реестр единых международных перевозочных документов, оформленных железнодорожной администрацией ____ об отправлении грузобагажа в пассажирском сообщении с __ за ________ 20____ с отправлением _____. Название файла YYMM_SS_RR_Gnn, формат excel;
• Реестр единых международных перевозочных документов, оформленных железнодорожной администрацией ____ об отправлении почты в пассажирском сообщении с ____ за ________ 20____ с отправлением _____. Название файла YYMM_SS_RR_Mnn, формат excel;
• Реестр международных проездных документов, оформленных железнодорожной администрацией__ в сообщении с ___ за ________ 20__ на основании транспортных требований с отправлением _____ (ТТ). Название файла YYMM_SS_RR_Tnn, формат excel;

Название файла указанных форм формируется следующим порядком:

YYMM — отчетный период, две цифры год и месяц;

SS — ЖА формирования отчета, т.е. ЖА продажи — два знака государство;

RR — ЖА, получатель — два знака государство;

P — вид перевозки — 1 буква (T — пассажир по транспортному требованию, P — пассажир, B — багаж, G — грузобагаж, M — почта);

nn — две цифры, указание месяца.

5.1.3 Пакет 2. Отчетные документы по перевозчикам ЖА

Для Пакета 2. «Отчетные документы по перевозчикам ЖА» выводятся экранные формы:

• Сводный отчет в разрезе перевозчиков по взаиморасчетам за пассажирские перевозки между железнодорожной администрацией ___ и железнодорожной администрацией ____ за ____ г.;
• Отчет по оформленным проездным и перевозочным документам по расчетам между железнодорожной администрацией ___ перевозчик ____ и железнодорожной администрацией ____ перевозчик ______ и железнодорожной администрацией за ____ г.

В данном пакете формируются следующие выходные формы расчетных документов:

• Сводный итоговый отчет по взаиморасчетам за пассажирские перевозки между железнодорожной администрацией ___ и железнодорожной администрацией ____ в разрезе перевозчиков за ____ г. Название файла YYMM_SS_RR_SR формат excel;
• Отчет по оформленным проездным и перевозочным документам по расчетам между железнодорожной администрацией ___ перевозчик ____ и железнодорожной администрацией ____ перевозчик ______ и железнодорожной администрацией за ____ г. Название файла YYMM_SSSS_RRRR_BV формат excel;
• Реестры единых международных проездных документов ЖДА и договорной перевозчик (продавец) ____, ЖДА и последующий перевозчик (получатель доли) _, Отчетный месяц, Вид перевозки: пассажиры, облагается по ставке ________. Название файла YYMM_SSSS_RRRR_P_nn%, формат excel;
• Расчетная ведомость (Реестр) проездных документов, оформленных железнодорожной администрацией ____ перевозчик _____ в _____ (месяце) ___ года на основании транспортных требований, выданных железнодорожной администрацией ____ перевозчик ____ для проезда в международном сообщении, Название файла ведомости YYMM_SSSS_RRRR_CV_nn%, формат excel;
• Реестры единых международных перевозочных документов, ЖДА и договорной перевозчик (продавец) ____, ЖДА и последующий перевозчик (получатель доли) _______, Отчетный месяц ______, Вид перевозки: багаж, облагается по ставке ________. Название файла YYMM_SSSS_RRRR_B_nn%. формат excel;
• Реестры единых международных перевозочных документов, ЖДА и договорной перевозчик (продавец) ____, ЖДА и последующий перевозчик (получатель доли) _______, Отчетный месяц ______, Вид перевозки: грузобагаж, облагается по ставке ________. Название файла YYMM_SSSS_RRRR_G_nn%, формат excel;
• Реестры единых международных перевозочных документов, ЖДА и договорной перевозчик (продавец) ____, ЖДА и последующий перевозчик (получатель доли) _______, Отчетный месяц ______, Вид перевозки: почта, облагается по ставке ________. Название файла YYMM_SSSS_RRRR_M_nn%, формат excel;
• Реестр единых международных проездных документов оформленных на основании транспортных требований (ТТ), ЖДА и договорной перевозчик (продавец) ____, ЖДА и последующий перевозчик (получатель доли) _______, Отчетный месяц ______, облагается по ставке ________. Название файла YYMM_SSSS_RRRR_T_nn%, формат excel.

Название файлов архивов формируется следующим порядком:

YYMM — отчетный период — 4 цифры;

SSSS — перевозчик-продавец (ЖА и договорной перевозчик) — 4 цифры;

RRRR — перевозчик-получатель (ЖА и последующий перевозчик) — 4 цифры;

P — вид перевозки — 1 буква (T — пассажир по транспортному требованию, P — пассажир, B — багаж, G — грузобагаж, M — почта);

nn — обозначение ставки налога — 2 символа (00 — 0%, 20 — 20%, NN — не облагается, NO — не объект налогообложения).

5.1.4 Пакет 3. Отчетные документы по ставкам НДС

Для Пакета 3. «Отчетные документы по перевозчикам ЖА» выводятся экранные формы:

• Сводный итоговый отчет о распределении сумм от продажи единых международных документов по статьям расчетов в разрезе перевозчиков и ставок налогообложения;
• Отчет по оформленным проездным и перевозочным документам в разрезе ставок налогообложения по расчетам между железнодорожными администрациями.

В данном пакете формируются следующие выходные формы расчетных документов:

• Сводный итоговый отчет о распределении сумм от продажи единых международных документов по статьям расчетов в разрезе перевозчиков и ставок налогообложения. Название файла YYMM_SS_RR_SI, формат excel;
• Отчет по проездным и перевозочным документам в разрезе ставок налогообложения по расчетам между железнодорожными администрациями. Название файла YYMM_SS_RRRR_SI, формат excel.

5.2 Описание процесса переформирования/перевыдачи

В случае выявления представителями ЖА или ИВЦ ЖА некорректного формирования финансовой отчетности (программная ошибка или технический сбой) и принятия решения о переформировании выходных форм расчетных документов за отчетный период необходимо выполнить следующие действия:

1. Специалисты АО «ВНИИЖТ» должны оценить необходимость повторной передачи данных от ЖА, необходимость внесения изменений в программное обеспечение НСР и/или в «Express International» и сообщить об этом в ИВЦ ЖА, а также причастным ЖА.

2. В случае необходимости корректировки программного обеспечения в национальной системе ответственный разработчик информирует причастных о сроках доработки, корректирует программное обеспечение и сообщает об установке откорректированного программного обеспечения на продуктивный полигон НСР, в АО «ВНИИЖТ», а также в ИВЦ ЖА.

3. В случае необходимости корректировки программного обеспечения «Express International» ответственный разработчик информирует причастных о сроках доработки, корректирует программное обеспечение и сообщает об установке откорректированного программного обеспечения на продуктивный полигон причастным ЖА, а также в ИВЦ ЖА.

4. После получения информации по электронной почте от ответственного разработчика об установке откорректированного программного обеспечения ВЦ ЖА в течение суток с момента получения информации об установке откорректированного ПО в НСР, повторно формируют разделы данных и осуществляют передачу обновленных данных в «Express International» или повторный ввод информации через приложение «Express International» и сообщают о повторной передаче данных в ИВЦ ЖА.

5. ИВЦ ЖА, после получения информации о передаче обновленных данных от ВЦ ЖА, в течение суток запускают процедуру загрузки данных в «Express International» и проверяют наличие данных в «Express International» в соответствии с пунктом 3.2 настоящего Регламента. Процедура загрузки данных в «Express International» описана в документе «Руководство администратора системы, включающее руководство по инсталляции» (01124323.18352.000.И6), Приложение 1. При наличии проблем с запуском процедуры загрузки данных в «Express International», ИВЦ ЖА обращается по электронной почте в АО «ВНИИЖТ».

6. ИВЦ ЖА, после загрузки обновленных данных в «Express International» в течение суток запускают процедуру расчета данных для отчетности по взаиморасчетам в «Express International». Процедура расчета данных в «Express International» описана в документе «Руководство администратора системы, включающее руководство по инсталляции» (01124323.18352.000.И6), Приложение 1. После выполнения процедуры расчета ИВЦ ЖА посредством приложения «Взаиморасчеты между ЖА — Отчетность для взаиморасчетов между железнодорожными администрациями» проверяет наличие отчетности с соответствующим префиксом, описанной в п. 5.2 настоящего Регламента и информирует о размещении перевыданной отчетности на портале «Express International» причастные ЖА и АО «ВНИИЖТ». При наличии проблем с запуском процедуры расчета данных для отчетности по взаиморасчетам в «Express International», ИВЦ ЖА обращается в АО «ВНИИЖТ» для устранения проблем и повторяет действия данного подпункта.