РД 52.18.733-2010. Руководящий документ. Формирование и ведение фонда нормативных документов

(утв. Росгидрометом 28.06.2010)

(ред. от 10.12.2021)

ИСТОРИЯ ИЗМЕНЕНИЙ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИХ АКТОВ

flowchart LR
  n0["РД 52.14.28-98"]:::rst
  click n0 "https://bukva.ai/docs/instruktsiya-rd-52-14-28-98" "РД 52.14.28-98. Инструкция. Порядок разработки и обращения отраслевых руководящих документов и рекомендаций (утв. Приказом Росгидромета от 21.05.1998 N 63)"
  n1["РД 52.14.616-2000"]:::rst
  click n1 "https://bukva.ai/docs/instruktsiya-rd-52-14-616-2000" "РД 52.14.616-2000. Руководящий документ. Инструкция. Порядок работы с фондом нормативных документов (утв. Росгидрометом 29.08.2000)"
  n2["РД 52.18.733-2010"]:::doc
  click n2 "https://bukva.ai/docs/rd-52-18-733-2010-2" "РД 52.18.733-2010. Руководящий документ. Формирование и ведение фонда нормативных документов (утв. Росгидрометом 28.06.2010)"
  n0 --> n2
  n1 --> n2
classDef rst fill:#FFEBEB,stroke:#8B0000,color:#000;
classDef doc fill:#EBFFEB,stroke:#006400,color:#000;
classDef notEnt fill:#FFFFEB,stroke:#FF8C00,color:#000;

Предисловие

1 Разработан Государственным учреждением «Научно-производственное объединение „Тайфун“ (ГУ „НПО „Тайфун“) Росгидромета»

2 Разработчики Л.С. Сараева (руководитель разработки), И.М. Сафронова (ответственный исполнитель)

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

5 Зарегистрирован ЦМТР ГУ «НПО „Тайфун“ за номером РД 52.18.733-2010 от 01.07.2010»

6 Взамен РД 52.14.616-2000 «Инструкция. Порядок работы с фондом нормативных документов» и РД 52.14.28-98 «Инструкция. Порядок разработки и обращения отраслевых руководящих документов и рекомендаций» в части порядка внесения изменений в документ и подлинник (дубликат) документа (приложение К, подразделы К.2 и К.3)

1 Область применения

Настоящий руководящий документ распространяется на фонды нормативных документов (далее — фонд), применяемых в научной, научно-технической и оперативно-производственной деятельности учреждений и организаций Росгидромета (далее — организация) в области гидрометеорологии и мониторинга окружающей среды, ее загрязнения, и устанавливает порядок их формирования и ведения, в том числе:

- комплектования;

• учета, расстановки и хранения документов;

- внесения изменений, дополнений, поправок и изъятия отмененных (замененных) документов;

• справочно-информационного обслуживания пользователей и предоставления им услуг;
• обеспечения документами.

2 Нормативные ссылки

В настоящем руководящем документе использованы ссылки на следующие нормативные документы:

ГОСТ Р 1.15 Стандартизация в Российской Федерации. Службы стандартизации в организациях. Правила создания и функционирования

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

Р 50.1.057-2006 Рекомендации по стандартизации. Комплектование, хранение, ведение и учет документов Федерального информационного фонда технических регламентов и стандартов и порядок предоставления пользователям информационной продукции и услуг. Основные положения

РД 52.18.5-2012 Перечень нормативных документов (по состоянию на 01.08.2012)

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

ГОСТ Р 1.12 Стандартизация в Российской Федерации. Термины и определения»

(абзац введен Приказом Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

Примечание — При пользовании настоящим руководящим документом целесообразно проверить действие ссылочных документов:

• стандартов — в информационной системе общего пользования — на официальном сайте федерального органа исполнительной власти в сфере стандартизации в сети Интернет или по ежегодно издаваемому информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячно издаваемого информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год;
• нормативных документов Росгидромета — по РД 52.18.5 «Перечень нормативных документов (по состоянию на 01.08.2012)» и ежегодно издаваемым информационным указателям нормативных документов.

Если заменен ссылочный документ, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого документа с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный документ, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого документа с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный документ, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

(примечание введено Приказом Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

3 Термины и определения

(раздел в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

В настоящем руководящем документе применены термины по ГОСТ Р 1.12, а также следующие термины с соответствующими определениями:

3.1

3.2 формирование Фонда: Совокупность процессов комплектования, организации Фонда, исключения документов, а также управления Фондом.

3.3

3.4 организация Фонда: Совокупность процессов приема, учета, технической обработки, размещения и хранения документов.

3.5 управление Фондом: Регулирование состава, объема и структуры Фонда в соответствии с задачами Фонда и потребностями пользователей.

3.6 учет Фонда: Комплекс операций, обеспечивающих получение точных данных об объеме, составе и движении Фонда и являющихся составной частью мероприятий по обеспечению его сохранности.

3.7 ведение Фонда: Процесс поддержания Фонда в актуализированном состоянии путем его пополнения новыми нормативными документами, внесения изменений и поправок в действующие нормативные документы, а также изъятия отмененных и замененных нормативных документов за последние 5 лет.

3.8 пользователь: Работник организации Росгидромета, который обращается в Фонд нормативных документов организации и получает его услуги.

3.9

3.10 подлинник нормативного документа: Первый или единичный экземпляр официального документа.

3.11

4 Общие положения

4.1 Фонд представляет собой организационно упорядоченную совокупность нормативных документов и справочно-поискового аппарата (указатели, нумерационный, предметный и алфавитный каталоги, карточки учета).

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

4.2 Состав Фонда организация Росгидромета определяет в зависимости от осуществляемых видов деятельности в соответствии с Уставом своей организации. В общем случае, Фонд организации Росгидромета может содержать:

а) нормативные документы национальной системы стандартизации, в том числе:

1. национальные стандарты Российской Федерации, включая основополагающие национальные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р, ГОСТ Р ИСО, ГОСТ Р МЭК);

2. предварительные национальные стандарты Российской Федерации (ПНСТ);

3. правила стандартизации, метрологии Росстандарта (ПР 50);

4. рекомендации (Р 50) и руководящие документы (РД 50) Росстандарта;

5. информационно-технические справочники;

б) общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОК);

в) своды правил (СП);

г) межгосударственные стандарты (ГОСТ), введенные в действие в Российской Федерации в качестве национальных стандартов;

д) правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации (ПМГ, РМГ);

е) международные стандарты (ISO, IES, EN, IES/TR), региональные стандарты, стандарты иностранных государств, региональные своды правил и своды правил иностранных государств или надлежащим образом заверенные их переводы на русский язык;

ж) руководящие документы (РД 52), рекомендации (Р 52), правила (ПР 52) Росгидромета;

и) нормативные документы Росгидромета, не имеющие обозначений, содержащие наставления станциям и постам, руководства, методические указания, нормы, коды, перечни (утвержденные руководством Росгидромета, одобренные центральными методическими комиссиями Росгидромета или методическими комиссиями научно-исследовательских учреждений Росгидромета);

к) рекомендации по метрологии (МИ);

л) стандарты организации (СТО, СТП);

м) технические условия, а также:

• указатели (национальных стандартов, нормативных документов в области метрологии, руководящих документов, правил и рекомендаций и др.) и информационные указатели к ним;
• прочие нормативные документы других федеральных органов исполнительной власти, применяемые в Росгидромете;
• справочную и методическую литературу по вопросам стандартизации, метрологии и технического регулирования.

(п. 4.2 в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

4.3 При формировании Фонда соблюдают авторские права организаций и органов, утвердивших (принявших) документы, которые установлены в соответствующих правилах и других документах этих организаций (органов) и/или защищены знаком охраны авторского права.

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

4.4 Ответственность за ведение Фонда в организации согласно ГОСТ Р 1.15 возлагают, как правило, на подразделение службы стандартизации. При отсутствии в организации подразделения службы стандартизации ответственность за ведение Фонда возлагают приказом по организации на другое структурное подразделение.

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

4.5 Порядок работы с нормативными документами Росгидромета ограниченного распространения осуществляют с учетом инструкции [1].

(п. 4.5 в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

5 Комплектование Фонда

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

5.1 Комплектование Фонда организации осуществляют с учетом 4.2 и подразделяют на:

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

• начальное, при котором закладывают минимально необходимые основы Фонда;

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

• текущее, при котором приобретают вновь изданные профильные (соответствующие выполняемым функциям по закрепленным видам деятельности) документы;

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

• ретроспективное, при котором приобретают отсутствующие профильные документы за прошлые годы.

5.2 Фонд комплектуют официально опубликованными нормативными документами, а также их копиями, признанными официальными публикациями, и/или документами в электронной форме (на DVD- и CD-дисках), полученными из официальных источников.

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

5.3 Основными источниками информации о нормативных документах для комплектования Фонда являются следующие информационные и рекламные издания:

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

• ежегодные указатели «Национальные стандарты», «Технические условия», «Нормативные документы национальной и межгосударственной систем стандартизации. Аннотированный перечень», «Отмененные и замененные национальные стандарты», «Перечень нормативных документов в области метрологии;»

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

- ежемесячный информационный указатель «Национальные стандарты» (ИУС), содержащий изменения к действующим стандартам, информацию об утвержденных, замененных и отмененных стандартах;

• бланк заказа (приложение к ИУС) планируемых к изданию стандартов, справочников, каталогов, классификаторов, указателей, справочной и методической литературы по вопросам стандартизации, метрологии и технического регулирования;

- каталоги изданий Общества с ограниченной ответственностью «Рекламно-Информационного Агентства „Стандарты и качество“ (ООО „РИА „Стандарты и качество“);»

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

- каталоги изданий Росстандарта;

• каталоги международных (региональных) стандартов;
• перечень нормативных документов РД 52.18.5;

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

• ежегодные информационные указатели нормативных документов (ИУНД) Росгидромета, являющиеся приложениями к перечню РД 52.18.5;

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

• ежегодные планы подготовки и издания научно-технической литературы Росгидромета;

- проспекты, информационные и рекламные издания о нормативных документах;

• Web-сайт Росстандарта в Интернете (раздел «Каталог стандартов»), а также Web-сайты организаций Росстандарта, предоставляющих информационные услуги.

5.4 Поступившие в организацию Росгидромета информационные и рекламные издания направляются в структурное подразделение организации, осуществляющее ведение Фонда организации, работник которого ознакомляет с ними заинтересованных специалистов других структурных подразделений организации. Их предложения о заказе необходимых нормативных документов работник Фонда обобщает, оформляет запросы в установленном порядке и направляет в соответствующие организации по обеспечению нормативными документами в соответствии с разделом 10.

(п. 5.4 в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

6 Учет и техническая обработка нормативных документов

6.1 Нормативные документы по 4.2 поступают в Фонд организации на бумажных и иных носителях информации (DVD- и CD-диски) с сопроводительным письмом. Работник Фонда организации:

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

- сверяет указанные в сопроводительном письме обозначения, наименования и количество экземпляров с поступившими нормативными документами;

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

- проверяет пригодность для снятия копий, хранения, а нормативные документы в электронной форме — на возможность просмотра, чтения и копирования.

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

6.2 Нормативные документы, поступающие в Фонд организации и выбывающие из него, подлежат индивидуальному и суммарному учету для получения точных данных о количестве, составе и движении нормативных документов фонда, а также конкретных сведений о каждом нормативном документе.

(п. 6.2 в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

6.3 Индивидуальный учет обеспечивает получение сведений о каждом экземпляре нормативного документа, суммарный — о каждой партии нормативных документов и Фонде в целом.

6.3.1 Единицами учета нормативных документов являются обозначение (или наименование) и его экземпляр независимо от формы его представления.

6.3.2 Индивидуальный и суммарный учет нормативных документов, справочно-поисковым аппаратом к которому являются автоматизированные библиографические базы данных, осуществляют в автоматизированном режиме, остальных — в традиционном (неавтоматизированном) режиме в карточках учета и журнале учета по формам приложений А и Б.

Примечание — В случае, если нормативные документы Фонда состоят на учете и хранятся в научно-технической библиотеке или справочно-информационном Фонде научно-технической информации организации, их индивидуальный и суммарный учет ведут отдельно от индивидуального и суммарного учета научно-технической литературы и документации библиотечного Фонда, осуществляемого по инструкции [2].

(п. 6.3 в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

6.4 Абзац исключен. - Приказ Росгидромета от 10.12.2021 № 428.

Кроме ведения карточек учета на ГОСТ, ГОСТ Р, ГОСТ Р ИСО, ГОСТ Р ИСО/МЭК, ИСО, ОК рекомендуется делать отметки об их наличии и количестве в ежегодном указателе «Национальные стандарты» (при наличии указателя в Фонде).

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

6.5 Суммарный учет нормативных документов ведут в книге суммарного учета. Форма и пример заполнения книги суммарного учета приведены в приложении Б, пояснения по заполнению книги суммарного учета — в приложении В.

6.6 Каждый нормативный документ, в том числе поступивший в составе тематического сборника (например, «Информационные технологии», «Единая система конструкторской документации», «Цветные металлы и сплавы», «Охрана природы» и т.д.), ставят на индивидуальный учет как отдельное издание.

6.7 Карточки учета, систематизированные в справочно-поисковом аппарате по определенному принципу, образуют нумерационный, предметный и алфавитный каталоги.

6.7.1 Нумерационный каталог строится по буквенно-цифровым обозначениям нормативных документов и содержит описания действующих, отмененных и замененных документов.

Нумерационный каталог раскрывает Фонд по видам и обозначениям нормативных документов, содержит сведения об изменениях (поправках, отмене, полной или частичной замене, переиздании), количестве имеющихся экземпляров документов, организациях — разработчиках (держателях подлинников) нормативных документов.

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

6.7.2 Предметный каталог раскрывает предметное содержание Фонда, например по направлениям: метеорология, гидрология, стандартизация, метрология, конструирование, технологическая подготовка производства, охрана окружающей среды и др.

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

В предметный каталог включают сведения только о действующих нормативных документах, включенных в нумерационный каталог. В случае отмены или полной замены нормативного документа карточку на него из предметного каталога изымают.

6.7.3 Алфавитный каталог составляют для удобства поиска нормативных документов, не имеющих обозначений. Карточки в алфавитном каталоге располагают в алфавитном порядке по первым буквам наименований нормативных документов.

6.8 На обложках или титульных листах нормативных документов, а также на наклейках, помещенных на DVD- и CD-диски, проставляют штампы или делают записи от руки, содержащие:

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

- сокращенное наименование организации и подразделения, ответственного за учет и хранение документов;

• порядковый номер экземпляра нормативного документа одного наименования, начиная с номера 2. Вместо штампа «ЭКЗ. № 1» проставляют штамп «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР». Контрольный экземпляр документа служит для справок или сверки по нему рабочих экземпляров нормативного документа и в подразделения его не выдают.

7 Расстановка и хранение нормативных документов

7.1 Расстановка нормативных документов должна обеспечивать оперативность их поиска и выдачи.

7.2 Расстановку нормативных документов осуществляют, как правило, по видам, в пределах вида — в порядке возрастания регистрационных номеров обозначений (при наличии). Документам, не имеющим обозначений, рекомендуется присваивать условные порядковые номера или другие отличительные признаки и расставлять в последовательности их возрастания.

7.2.1 Международные и региональные стандарты, рекомендации международных организаций по стандартизации расставляют в алфавитном порядке наименований организаций, в пределах каждой организации — в порядке возрастания регистрационных номеров.

7.2.2 Тематические сборники нормативных документов с последовательными регистрационными номерами обозначений расставляют в общем ряду соответствующего вида нормативного документа по первому регистрационному номеру обозначения, указанного на титульном листе (обложке).

В случае если в тематический сборник включены нормативные документы, имеющие разные виды или непоследовательную нумерацию регистрационных номеров обозначений, то сборнику присваивают, например, условный порядковый номер, который проставляют на титульном листе (обложке) и на карточке учета каждого входящего в него нормативного документа. Расставляют такие сборники в порядке возрастания присвоенных условных порядковых номеров.

Примеры

1 Условный порядковый номер «200» присвоен тематическому сборнику «Охрана природы. Гидросфера», содержащему стандарты: ГОСТ 17.0.0.01-76, ГОСТ Р 8.589-2001, ГОСТ 17.5.1.01-83 — ГОСТ 17.5.1.03-86, ГОСТ 17.5.1.06-84 и др.

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

2 Условный порядковый номер «207» присвоен тематическому сборнику «Информационная технология. Автоматизированные системы. Основные положения», содержащему: ГОСТ 24.104-85, ГОСТ 24.301-80 — ГОСТ 24.304-82, ГОСТ 24.401-80, ГОСТ 26387-84, РД 50-682-89 и др.

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

7.3 Расстановку и хранение нормативных документов в бумажной форме осуществляют на стеллажах или в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробки, папки и т.п.). На коробке (папке и т.п.) должна быть наклейка с указанием интервалов номеров хранящихся в ней нормативных документов.

Примеры

1 ГОСТ 2.001 — ГОСТ 2.780.

2 РД 52.19 — РД 52.33.

7.4 Изменения к нормативным документам, изданные в виде брошюр, хранят отдельно от нормативных документов, к которым они выпущены, в порядке возрастания присвоенных брошюрам условных порядковых номеров.

Допускается хранить их вместе с соответствующими нормативными документами.

7.5 Хранение нормативных документов и изменений в электронной форме осуществляют, размещая DVD-, CD-диски в специальные конверты, боксы или коробки, на которые приклеивают наклейки с обозначением и/или наименованием нормативных документов, изменений. Порядок их хранения и расстановки устанавливают в организации. Допускается присваивать DVD-, CD-дискам условные порядковые номера, в соответствии с которыми их расставляют при хранении.

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

7.6 Стеллажи или полки в шкафу оформляют разделителями, а ящички, коробки, папки, конверты, боксы — наклейками с указанием на них видов нормативных документов, условных обозначений, регистрационных или условных порядковых номеров и другой информации, способствующей быстрому поиску нужного нормативного документа.

7.7 Нормативные документы в бумажной форме, изданные взамен действующих нормативных документов, ставят на место заменяемых, если их обозначения совпадают (без учета года издания). Если нормативный документ, изданный взамен ранее действовавшего документа, имеет обозначение, отличное от обозначения заменяемого им документа, то такой нормативный документ ставят на место, соответствующее новому обозначению.

7.8 Отмененные и замененные нормативные документы (или их копии) изымают из пользования.

Тематические сборники нормативных документов изымают из пользования при условии отмены или полной замены всех включенных в них нормативных документов.

7.9 Контрольный экземпляр отмененного или замененного нормативного документа при необходимости (практическая ценность, использование в качестве справочного материала и др.) допускается хранить в Фонде с отметкой «Архивный» на обложке нормативного документа и в карточке учета.

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

Срок хранения в Фонде архивных нормативных документов устанавливают, как правило, не более пяти лет.

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

Остальные экземпляры нормативных документов, не представляющих практической ценности, а также архивные нормативные документы по истечении назначенного срока хранения подлежат списанию в порядке, установленном в организации.

7.10 Работники Фонда должны периодически, не реже одного раза в пять лет, проводить проверку Фонда на предмет:

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

• фактического наличия документов согласно каталогам и другим формам учета документов;

- соблюдения правил учета и хранения;

• выявления нормативных документов без внесенных изменений.

7.11 Помещение, занимаемое Фондом, должно быть сухим, чистым, оборудованным в противопожарном отношении.

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

8 Ведение Фонда

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

8.1 Ведение Фонда осуществляют синхронно с ведением справочно-поискового аппарата. Все сведения о движении и изменении нормативных документов вносят в справочно-поисковый аппарат.

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

8.2 Внесение изменений, поправок, сведений об изменении срока действия, отмене, полной или частичной замене и переиздании во все учтенные в организации экземпляры нормативных документов (или их копий) осуществляют, как правило, работники Фонда на основании официальной информации, публикуемой в соответствующих информационных изданиях с учетом требований, изложенных в 8.3.

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

8.3 Последовательность и порядок внесения изменений в нормативные документы, изданные в бумажной форме:

а) по нумерационному каталогу устанавливают наличие в Фонде нормативных документов, в которые должны быть внесены изменения или которые подлежат отмене (замене);

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

б) изготавливают необходимое количество копий изменений (по количеству учтенных в Фонде нормативных документов);

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

в) текст изменения, как правило, подклеивают к корешку первой страницы нормативного документа. При необходимости текст изменения разносят по тексту изменяемого нормативного документа. При этом исключаемый текст зачеркивают в каждой строке тонкой сплошной линией так, чтобы можно было прочитать вычеркнутое. Исключаемые или заменяемые страницы перечеркивают по диагоналям, из нормативного документа их не изымают. Страницы, выпущенные взамен, и новые страницы приклеивают к полю для подшивки в соответствующих местах нормативного документа;

г) вблизи изменяемого текста, таблицы, графического изображения, а также на заменяемой или исключаемой странице указывают порядковый номер изменения, заключенный в окружность. При внесении поправки вместо заключенного в окружность порядкового номера изменения пишут слово «Поправка»;

д) в листе регистрации изменений нормативного документа делают отметку о внесенном изменении или поправке и заполняют соответствующие графы. При отсутствии в нормативном документе листа регистрации изменений номер изменения или слово «Поправка» и документ, на основании которого они вносятся, указывают на свободном поле нижней части первой страницы нормативного документа;

е) текст изменения, изданного в виде брошюры, в нормативный документ допускается не вносить. На обложке нормативного документа делают запись «Действует совместно с изменением N _____» и указывают присвоенный брошюре условный порядковый номер (см. 7.4).

8.4 Порядок внесения изменений в подлинники нормативных документов, разработанных в организации и переданных на хранение в Фонд:

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

а) буквы, цифры, таблицы и графические материалы следует вносить разборчиво, соблюдая правила, предусмотренные для подлинников нормативных документов. После внесения изменений подлинник нормативного документа должен быть пригоден для хранения и снятия с него копий;

б) изъятые страницы подлинника нормативного документа с отметкой о замене или аннулировании хранят в деле нормативного документа вместе с подлинником изменения;

в) допускается не вносить в подлинник нормативного документа изменения, а хранить подлинник изменений вместе с ним. При этом сведения о наличии изменений следует внести в лист регистрации изменений подлинника нормативного документа (при наличии) или на свободное поле первой страницы подлинника нормативного документа. При необходимости снятия копии с подлинника нормативного документа снимают также копии с подлинников всех изменений, указанных в листе регистрации изменений или на первой странице подлинника нормативного документа.

8.5 Изменения, поправки к нормативным документам в электронной форме, вносят путем присоединения их изображения к основному тексту нормативного документа или в виде отдельных файлов.

8.6 Учет внесенных изменений и поправок ведут в соответствующих графах карточек учета нормативного документов в нумерационном каталоге (см. приложение А).

8.7 На обложке каждого экземпляра отмененного, частично или полностью замененного нормативного документа, согласно официально изданному основанию, проставляют соответствующий штамп или делают запись от руки.

Примеры

1 Для ГОСТ 7.1-2003:

«С 01.06.2020 прекращено применение на территории РФ. Действует ГОСТ Р 7.0.100-2018. Основание ИУС № 4-2020».

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

2 Для ГОСТ 2642.14-86:

«С 01.09.2020 заменен на ГОСТ 2642.14-2019. Основание ИУС № 4-2020».

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

3 Для ГОСТ 8.016-81:

«С 01.03.2020 отменен. Основание ИУС № 4-2020».

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

4 Для ГОСТ 20276-2012:

«С 01.01.2021 в части метода испытаний горячим штампом заменен на ГОСТ 20276.3-2020. Основание ИУС № 10-2020».

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

5 Для ГОСТ Р ИСО 3961-2010:

«С 01.12.2020 отменен. Действует ГОСТ ISO 3961-2020.»

Основание ИУС № 10-2020».

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

9 Справочно-информационное обслуживание пользователей и предоставление информационных услуг

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

9.1 Справочно-информационное обслуживание пользователей Фонда организации Росгидромета и предоставление им услуг включает:

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

• оперативное получение и доведение до заинтересованных структурных подразделений информации об утвержденных (принятых) стандартах и изменениях к ним, а также о других нормативных документах, поступивших в Фонд;

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

- справочно-библиографическую работу с нормативными документами;

• выдачу нормативных документов в бумажной форме;
• ознакомление с нормативными документами в электронной форме и обеспечение ими.

9.1.1 Информирование пользователей о нормативных документах и изменениях к ним, поступивших в Фонд, работники Фонда осуществляют:

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

• через информационные бюллетени, в которые включают информацию о новых поступлениях (документах и изменениях);

- через выставки новых поступлений нормативных документов;

- путем устного оповещения заинтересованных специалистов.

9.1.2 Справочно-библиографическая работа с нормативными документами заключается в предоставлении по запросу пользователей справок библиографического, тематического, библиотечного и фактографического характера.

9.1.2.1 Справка библиографического характера содержит данные о сроке действия, дате введения в действие, об уточнении обозначения или наименования нормативного документа, наличии изменений к нему. Справку составляют на основе нумерационного каталога и указателей (перечней, каталогов) нормативных документов.

9.1.2.2 Справка тематического характера содержит тематическую подборку нормативных документов по интересующей пользователя теме. Составляют ее на основе предметного каталога и указателей, перечней или каталогов нормативных документов.

9.1.2.3 Справка библиотечного характера содержит сведения о наличии в Фонде нормативных документов. Составляют ее на основе нумерационного каталога.

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

9.1.2.4 Справка фактографического характера содержит сведения об адресах организаций — разработчиков нормативных документов или организаций, осуществляющих обеспечение нормативными документами.

9.1.3 Из Фонда пользователям следует выдавать нормативные документы со всеми имеющимися изменениями по состоянию на дату выдачи. Нормативные документы выдают под роспись в формуляре в порядке, установленном в организации.

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

На карточке учета выдаваемого нормативного документа работник Фонда должен сделать соответствующую запись, о его выдаче (см. приложение А).

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

9.2 Приказом руководителя организации Росгидромета в ее структурных подразделениях могут быть назначены ответственные за хранение нормативных документов, выдаваемых им из Фонда организации для постоянного пользования в подразделении. В их должностных инструкциях устанавливают их обязанности и права, а также порядок ведения, учета, хранения и выдачи нормативных документов пользователям внутри структурного подразделения.

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

9.3 В случае увольнения из организации пользователи обязаны сдать в Фонд все нормативные документы, числящиеся за ними согласно формуляру, и подписать обходной лист у руководителя подразделения, ответственного за ведение Фонда нормативных документов в организации.

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

Ответственный за хранение нормативных документов в структурном подразделении в случае прекращения выполнения своих функций должен передать в установленном порядке все числящиеся за ним нормативные документы лицу, назначенному ответственным вместо него.

10 Порядок обеспечения нормативными документами

10.1 Обеспечение организаций Росгидромета нормативными документами, разработанными организациями Росгидромета, осуществляют:

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

• издающая организация — по разнарядкам, подготовленным организациями — разработчиками нормативных документов на основании заявок потенциальных пользователей, составленных в соответствии с ежегодным планом подготовки и издания научно-технической литературы на текущий год, утвержденным приказом Росгидромета;

- организации — разработчики (держатели подлинников) нормативных документов — по разовым запросам (при наличии резервного тиража).

Адреса организаций — разработчиков нормативных документов Росгидромета приведены в перечне РД 52.18.5.

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

10.2 Исключен. - Приказ Росгидромета от 10.12.2021 № 428.

10.2 Обеспечение организаций Росгидромета нормативными документами и информацией о них осуществляют также подведомственные организации Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (далее — Росстандарт) в соответствии с закрепленными за ними видами деятельности по 10.2.1 — 10.2.8.

10.2.1 Федеральное государственное бюджетное учреждение «Российский институт стандартизации» (ФГБУ «РСТ»), являющееся правопреемником прав и обязанностей, принадлежащих ранее Федеральному государственному унитарному предприятию «Российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия» (ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ») и вошедшими в его состав, Федеральное государственное унитарное предприятие «Всероссийский научно-исследовательский институт стандартизации оборонной продукции и технологий» (ФГУП «Рособоронстандарт»), Федеральное государственное унитарное предприятие «Всероссийский научно-исследовательский институт стандартизации, материалов и технологий (ФГУП „ВНИИ СМТ“), Федеральное государственное унитарное предприятие „Всероссийский научно-исследовательский институт стандартизации и сертификации в машиностроении (ФГУП „ВНИИНМАШ“), осуществляет через Федеральный информационный фонд стандартов в соответствии с положением [3] предоставление официально опубликованных:»

- документов национальной системы стандартизации и общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации;

• документов по стандартизации международных организаций по стандартизации и региональных организаций по стандартизации, документов по стандартизации иностранных государств;
• документов по стандартизации оборонной продукции;

- сборников документов по стандартизации, комплектуемыми по тематическому принципу;

• ежегодных указателей «Национальные стандарты», «Технические условия», «Нормативные документы национальной и межгосударственной систем стандартизации. Аннотированный перечень», «Отмененные и замененные национальные стандарты», «Перечень нормативных документов в области метрологии»;
• ежемесячных информационных указателей: «Национальные стандарты» (ИУС с приложением «Бланк заказа»), «Технические условия» (ИУТУ), а также обеспечивает:

- книжной продукцией: научно-технической, учебной, справочной и другой литературой по основным направлениям деятельности Росстандарта;

• проведение экспертизы отдельных проектов стандартов организаций и проектов технических условий.

10.2.2 Федеральное государственное унитарное предприятие «Всероссийский научно-исследовательский институт метрологической службы» (ФГУП «ВНИИМС») является оператором Федерального информационного фонда по обеспечению единства измерений (ФГИС «АРШИН») и обеспечивает основополагающими нормативными документами государственной системы обеспечения единства измерений, включая национальные стандарты, правила и рекомендации по метрологии.

10.2.3 Федеральное государственное унитарное предприятие «Всероссийский научно-исследовательский институт метрологии им. Д.И. Менделеева (ФГУП „ВНИИМ им. Д.И. Менделеева“) обеспечивает по запросам документами на государственные поверочные схемы, стандартные образцы, методики (методы) измерений, методики поверки и другие документы в области измерений, метрологии, стандартизации и сертификации.»

10.2.4 Уральский научно-исследовательский институт метрологии — филиал ФГУП «ВНИИМ им. Д.И. Менделеева» (УНИИМ — филиал ФГУП «ВНИИМ им. Д.И. Менделеева») обеспечивает по запросам документами, разработанными в областях:

• измерение геометрических и механических величин (деформация, крутящий момент силы, переменное давление, отклонение от прямолинейности и плоскостности поверхностей, плотность и толщина защитных и специальных покрытий);
• измерение влажности твердых веществ и материалов;
• измерение тепловых величин (температура, теплоемкость, теплота фазовых переходов);
• измерение химического состава вещества;
• измерение электромагнитных величин (коэффициент масштабного преобразования синусоидального тока, магнитный поток, магнитодвижущая сила, магнитные потери в магнитомягких материалах, мощность и электрическая энергия).

10.2.5 Федеральное государственное унитарное предприятие «Всероссийский научно-исследовательский институт физико-технических и радиотехнических измерений» (ФГУП «ВНИИФТРИ») обеспечивает нормативными документами в области метрологии и метрологического обеспечения, стандартными и рекомендуемыми справочными данными о свойствах веществ и материалов.

10.2.6 Федеральное государственное унитарное предприятие «Всероссийский научно-исследовательский институт оптикофизических величин» (ФГУП «ВНИИОФИ») обеспечивает документами в области метрологии, стандартизации, оптико-физических измерений и метрологии быстропротекающих процессов и обеспечивает ими по запросам.

10.2.7 Федеральное бюджетное учреждение «Консультационно-внедренческая фирма в области международной стандартизации и сертификации — Фирма „Интерстандарт“ (ФБУ „КВФ „Интерстандарт“) оказывает информационные услуги в сфере технического регулирования, стандартизации, каталогизации, обеспечения единства измерений, является официальным распространителем документов по стандартизации, в том числе оригиналов и русских переводов зарубежных стандартов.»

10.2.8 ООО «РИА „Стандарты и качество“ обеспечивает периодическими (газетами и журналами) и непериодическими (нормативными и методическими документами, справочниками, учебными пособиями) изданиями и оказывает информационные услуги в области стандартизации, метрологии, сертификации, управления качеством и экологии.»

(п. 10.2 в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

10.3 Адреса организаций Росстандарта, обеспечивающих пользователей документами, приведены в приложении Г, реквизиты территориальных отделов распространения НТД и НТИ — в приложении Д.

(п. 10.3 в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

10.4 Обеспечение организаций Росгидромета нормативными документами, утвержденными другими федеральными органами исполнительной власти, осуществляют по разовым запросам организации — разработчики этих нормативных документов.

(п. 10.4 в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

Приложение А (рекомендуемое)

ФОРМЫ И ПРИМЕРЫ ЗАПОЛНЕНИЯ КАРТОЧЕК УЧЕТА

А.1 Форма и пример заполнения карточки учета стандартов (ГОСТ Р, ГОСТ Р ИСО, ГОСТ Р ИСО/МЭК, ГОСТ и т.д.)

б) оборотная сторона

Часть 1 Поступление нормативных документов

Часть 2 Выбытие нормативных документов

Часть 3 Итоги движения нормативных документов

Во всех частях книги суммарного учета графы, учитывающие количество нормативных документов по видам, заполняют в виде дроби: в числителе указывают количество наименований поступивших нормативных документов, в знаменателе — количество экземпляров.

Если в Фонде уже имелся поступивший вновь нормативный документ, то в числителе записывают «О» (ноль) наименований, а в знаменателе — количество экземпляров поступившего нормативного документа данного наименования. Таким образом, количество экземпляров нормативных документов увеличивается, а количество наименований остается прежним.

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

В.2 Записи в 1-й части книги суммарного учета «Поступление нормативных документов» ежегодно начинают с номера 1.

Для записи каждой партии нормативных документов, поступивших по одному сопроводительному документу (счет-фактура, накладная, сопроводительное письмо), используют только одну строку. Нормативные документы в электронно-цифровой форме, поступившие по этому же сопроводительному письму, записывают отдельной строкой под очередным порядковым номером записи.

Поступающие в Фонд тексты изменений являются частью нормативного документа, ранее учтенного в фонде, поэтому в книге суммарного учета их не фиксируют.

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

В.3 Во 2-й части книги суммарного учета «Выбытие нормативных документов» нумерацию выбывающих нормативных документов с наступлением очередного года продолжают.

Нормативные документы подлежат исключению из Фонда в случае отмены, замены, утери или износа. Каждую партию нормативных документов (или один нормативный документ), выбывающих из фонда, записывают на отдельной строке под очередным порядковым номером.

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

Запись о списании отмененных или замененных нормативных документов во 2-й части книги суммарного учета производят, как правило, сразу же при обработке соответствующих информационных материалов (ИУС, изменения).

В.4 До заполнения 3-й части книги суммарного учета «Итоги движения нормативных документов» необходимо подвести итоги во всех графах 1 и 2-й частей книги.

Итоговые годовые данные о поступлении и выбытии нормативных документов заносят в соответствующие строки и графы.

В.5 Если суммарный учет ранее не производился, то общее количество нормативных документов и их распределение по видам определяют на основании данных индивидуального учета нормативных документов или на основании подсчета имеющихся в Фонде нормативных документов.

(в ред. Приказа Росгидромета от 10.12.2021 № 428)

Полученный результат заносят в качестве начальной записи в 1 и 3-ю части книги суммарного учета.

Приложение Г (справочное)

АДРЕСА ОРГАНИЗАЦИЙ РОССТАНДАРТА, ОБЕСПЕЧИВАЮЩИХ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ НОРМАТИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

(справочное)

«Отдел распространения НТД и НТИ (117418, Москва, Нахимовский проспект, д. 31, кор. 2; тел. 8 (499) 236-34-48, тел./факс 8 (499) 236-01-72, E-mail: standart1@gostinfo.ru, ИНН 7703385195, КПП 772701001, р/с 40502810538000000096 в ПАО СБЕРБАНК Москва, БИК 044525225, к/с 30101810400000000225, ОКВЭД 58, ОКПО 76056227, ОГРН 10577003026633) обслуживает области: Брянскую, Владимирскую, Волгоградскую, Воронежскую, Ивановскую, Калужскую, Костромскую, Курскую, Липецкую, Московскую, Орловскую, Пензенскую, Рязанскую, Самарскую, Саратовскую, Смоленскую, Тамбовскую, Тульскую, Ульяновскую, Ярославскую; республики: Марий Эл, Мордовию, Татарстан, Чувашскую; страны СНГ и Балтии»

Территориальный отдел распространения НТД и НТИ № 3 (194292, Санкт-Петербург, пр. Культуры, 26/1; тел.: (812) 557-86-21, 558-16-39; факс 598-53-10; E-mail: tor3@standards.spb.ru, www.standards.spb.ru. ИНН 7703385195, р/с 40502810113000000026 Филиал ОПЕРУ Банка ВТБ (ПАО), к/с 30101810200000000704, БИК 044030704) обслуживает области: Архангельскую, Вологодскую, Калининградскую, Кировскую, Ленинградскую, Мурманскую, Нижегородскую, Новгородскую, Псковскую, Тверскую; республики: Карелию, Коми

Территориальный отдел распространения НТД и НТИ № 10 (350051, г. Краснодар, ул. Федора Лузана, 19; тел. (861) 224-48-47, (861) 224-48-49; E-mail: info@gost-yuq.ru; www.gost-yug.ru; ИНН 7703385195, КПП 231004001, р/с 40502810930000050003 в Краснодарском отделении № 8619 г. Краснодара, БИК 040349602, к/с 30101810100000000602) обслуживает края: Краснодарский, Ставропольский; области: Астраханскую, Белгородскую, Ростовскую; республики: Адыгею, Дагестан, Кабардино-Балкарскую, Калмыкию, Карачаево-Черкесскую, Северную Осетию (Аланию), Ингушскую, Чеченскую, Крымскую

Территориальный отдел распространения НТД и НТИ № 13 (630108, г. Новосибирск, ул. Котовского, 40; тел./факс (383) 353-94-36, тел. 353-94-93; E-mail: tor13@online.sinor.ru; tor13.gostinfo.ru. ИНН 7703385195, КПП 540402001, р/с 40502810044030010047 Сибирский Банк ПАО Сбербанка России, г. Новосибирск, БИК 045004641, к/с 30101810500000000641) обслуживает края: Алтайский, Красноярский, Приморский, Хабаровский; области: Амурскую, Иркутскую, Камчатскую, Кемеровскую, Магаданскую, Новосибирскую, Омскую, Сахалинскую, Томскую, Тюменскую, Читинскую; республики: Алтай, Бурятию, Саха (Якутию), Тыву, Хакасию; Еврейскую автономную область, Чукотский автономный округ

Территориальный отдел распространения НТД и НТИ № 14 (620041, г. Екатеринбург, ул. Солнечная, 41; тел./факс: (343) 341-68-27, 341-65-54; E-mail: tor14@sky.ru; tor14.gostinfo.ru; ИНН 7703385195, р/с 40502810516160038687 Уральский банк ОАО «Сбербанк России», г. Екатеринбург, БИК 046577674, к/с 30101810500000000674, КПП 667004001, ОКВЭД 22.1, ОКПО 35149589, ОГРН 1057703026633) обслуживает области: Курганскую, Оренбургскую, Свердловскую, Челябинскую; Пермский край, республики: Башкортостан, Удмуртию.

БИБЛИОГРАФИЯ

1. Инструкция о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральной службе по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды (утверждена приказом Росгидромета от 19.12.2013 № 712)

2. Инструкция об организации учета библиотечных фондов научно-технических и учебных библиотек и справочно-информационных фондов научно-технической информации в учреждениях и организациях Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды (утверждена Руководителем Росгидромета А.В. Фроловым 13.11.2008)

3. Положение о порядке формирования и ведения Федерального информационного фонда стандартов и правилах пользования им (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июня 2016 г. № 589)

------------------------------------------------------------------