РД 52.14.616-2000. Руководящий документ. Инструкция. Порядок работы с фондом нормативных документов

(утв. Росгидрометом 29.08.2000)

ИСТОРИЯ ИЗМЕНЕНИЙ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИХ АКТОВ

flowchart LR
  n0["РД 52.14.616-2000"]:::rst
  click n0 "https://bukva.ai/docs/instruktsiya-rd-52-14-616-2000" "РД 52.14.616-2000. Руководящий документ. Инструкция. Порядок работы с фондом нормативных документов (утв. Росгидрометом 29.08.2000)"
  n1["РД 52.18.733-2010"]:::doc
  click n1 "https://bukva.ai/docs/rd-52-18-733-2010-2" "РД 52.18.733-2010. Руководящий документ. Формирование и ведение фонда нормативных документов (утв. Росгидрометом 28.06.2010)"
  n0 --> n1
classDef rst fill:#FFEBEB,stroke:#8B0000,color:#000;
classDef doc fill:#EBFFEB,stroke:#006400,color:#000;
classDef notEnt fill:#FFFFEB,stroke:#FF8C00,color:#000;

РУКОВОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ

ИНСТРУКЦИЯ

ПОРЯДОК РАБОТЫ С ФОНДОМ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

РД 52.14.616-2000

Настоящая инструкция распространяется на фонды нормативных документов в учреждениях и организациях Росгидромета и устанавливает порядок:

• комплектования фонда;
• учета, хранения и внесения изменений в нормативные документы;
• ведения справочно-поискового аппарата;
• осуществления справочно-информационного обслуживания;
• обеспечения пользователей нормативными документами.

Предисловие

1. Разработан Центральным конструкторским бюро гидрометеорологического приборостроения (ЦКБ ГМП) Росгидромета.

2. Внесен Техническим управлением Росгидромета.

3. Разработчики: Л.С. Сараева (руководитель темы), В.И. Капирусова, Н.П. Сидорова, Р.Ю. Рябова.

4. Утвержден Руководителем Росгидромета 29.08.2000.

5. Зарегистрирован ЦКБ ГМП за номером РД 52.14.616-2000 от 04.09.2000.

6. Взамен Р 52.14.187-89. Рекомендации. Фонд нормативных документов. Порядок работы.

1. Область применения

Настоящая инструкция распространяется на фонды нормативных документов <*> (далее — фонд) в учреждениях и организациях Росгидромета (далее — организации) и устанавливает порядок:

• комплектования фонда;
• учета, хранения и внесения изменений в нормативные документы;
• ведения справочно-поискового аппарата;
• осуществления справочно-информационного обслуживания;
• обеспечения пользователей нормативными документами.

<*> Нормативный документ — документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов (ГОСТ Р 1.12).

2. Нормативные ссылки

В настоящей инструкции использованы ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 1.12-99. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандартизация и смежные виды деятельности. Термины и определения;

ГОСТ 2.503-90. Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений.

3. Общие положения

3.1. Фонд представляет собой систематизированный массив нормативных документов, корректируемый на основании официальных сведений об отмене, замене, изменениях и дополнениях и имеющий справочно-поисковый аппарат ([1], Приложение Е).

Фонд является составной частью справочно-информационного фонда организации.

3.2 Фонд, как правило, включает:

• межгосударственные стандарты (ГОСТ) и государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);
• руководящие документы (РД 50), рекомендации (Р 50) и правила (ПР 50) Госстандарта России;
• отраслевые стандарты (ОСТ), руководящие документы (РД) и рекомендации (Р) Росгидромета и других министерств (ведомств);
• стандарты предприятия (СТП);
• международные стандарты;
• национальные стандарты;
• указатели (перечни) нормативных документов;
• отраслевые справочники и каталоги;
• общероссийские и другие классификаторы;
• технические условия на продукцию (за исключением технических условий, являющихся неотъемлемой частью комплекта конструкторской документации).

Состав фонда каждая организация определяет в зависимости от закрепленного за ней направления деятельности.

3.3. Ответственность за введение фонда в организации возлагают, как правило, на службу стандартизации.

3.4. Порядок работы с нормативными документами с грифом «Секретно» и «Для служебного пользования» установлен положением [2] и инструкцией [3].

4. Комплектование фонда

4.1. Комплектование фонда направлено на создание и пополнение фонда действующими нормативными документами, соответствующими закрепленному направлению деятельности организации.

Комплектование фонда подразделяется на:

• начальное, при котором закладывают минимально необходимые основы фонда;
• текущее, при котором приобретают вновь утвержденные документы;
• доукомплектование, при котором приобретают недостающие документы, утвержденные в прошедшие годы.

4.2 Основными информационными изданиями для комплектования фонда являются:

• указатели и информационные указатели государственных, межгосударственных и отраслевых стандартов, технических условий;
• бланки заказов (приложений к ежемесячным информационным указателям «Государственные стандарты» — ИУС);
• перечень нормативных документов Росгидромета [4];
• каталог международных стандартов;
• каталоги изданий организаций Госстандарта России;
• каталог Редакционно-информационного агентства (РИА) «Стандарты и качество»;
• информационные издания министерств (ведомств) в смежных областях деятельности;
• ежегодные планы подготовки и издания научно-технической литературы Росгидромета.

4.3. Поступившие в организацию информационные издания направляют для рассмотрения заинтересованным специалистам. Их предложения о заказе необходимых нормативных документов работник фонда обобщает, в установленном порядке оформляет и направляет запросы в соответствующие организации по обеспечению нормативными документами.

5. Учет

5.1. Все нормативные документы и изменения к ним, поступившие в фонд, в том числе на микрофишах и машинных носителях информации (компактных дисках, дискетах), подвергают входному контролю:

• сверяют с сопроводительным документом (при его наличии) обозначение, наименование, количество экземпляров;
• проверяют пригодность для снятия копий, хранения, а нормативные документы на машинных носителях информации — на возможность просмотра, чтения и копирования.

5.2. Прошедшие входной контроль нормативные документы подлежат суммарному и индивидуальному учету.

В случае, когда фонд является составной частью фонда научно-технической библиотеки организации, суммарный и индивидуальный учет нормативных документов ведут отдельно от суммарного и индивидуального учета документов фонда научно-технической библиотеки.

Основными единицами учета объема фонда являются экземпляр и наименование. Учет объема фонда в наименованиях применяется для новых поступлений. Повторное издание учитывается как новое наименование, если оно переиздано с измененным обозначением (год утверждения) или наименованием.

5.3. Суммарный учет дает сведения об общем объеме (количестве в наименованиях и экземплярах), составе по категориям и движении фонда.

Суммарный учет нормативных документов ведут в книге суммарного учета по форме Приложения А.

Пояснения по заполнению книги суммарного учета приведены в Приложении Б.

5.4. Индивидуальный учет нормативных документов, позволяющий иметь конкретные сведения о данном документе, поступившем в фонд, ведут на карточках учета по форме Приложения В.

Каждый нормативный документ, поступивший в составе тематического сборника, ставят на индивидуальный учет как отдельно изданный.

Индивидуальный учет изменений к нормативным документам ведут в соответствующих графах карточек учета изменяемых документов.

5.5. Карточки учета, систематизированные в справочно-поисковом аппарате по определенному принципу, образуют нумерационный, предметный и алфавитный каталоги.

5.5.1. Нумерационный каталог строится по буквенно-цифровым обозначениям нормативных документов и содержит описания действующих, отмененных и замененных нормативных документов.

Нумерационный каталог раскрывает фонд по категориям и обозначениям нормативных документов, содержит сведения об изменениях (дополнениях, поправках, отмене, полной или частичной замене, переиздании), количестве имеющихся экземпляров документов, организациях — разработчиках (держателях подлинников) нормативных документов.

5.5.2. Предметный каталог раскрывает предметное содержание фонда независимо от отрасли промышленности, к которой относятся нормативные документы, например: метеорология, гидрология, стандартизация, метрология, конструирование, технологическая подготовка производства, охрана окружающей среды.

В предметный каталог включают сведения только о действующих нормативных документах, включенных в нумерационный каталог. В случае отмены или полной замены нормативного документа карточку на него из предметного каталога изымают.

5.5.3. Алфавитный каталог составляют для удобства поиска нормативных документов, не имеющих обозначения. Карточки в алфавитном каталоге располагают в алфавитном порядке по первым буквам наименований нормативных документов.

5.6 На учтенных в фонде документах проставляют штампы или делают записи от руки, содержащие:

• сокращенное наименование организации и подразделения, ответственного за учет и хранение нормативных документов (при необходимости);
• порядковый номер экземпляра нормативных документов одного наименования, начиная с номера 2. Вместо штампа «ЭКЗ. № 1» проставляют штамп «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР».

Нормативные документы и изменения к ним, поступившие в фонд на микрофишах и машинных носителях информации, помещают в конверты или коробки, на которых также проставляют соответствующие штампы или делают записи от руки.

6. Расстановка и хранение

6.1. Расстановка нормативных документов должна обеспечивать оперативность их поиска и выдачи.

6.2. Расстановку нормативных документов осуществляют, как правило, по категориям, в пределах категории — в порядке возрастания номеров обозначений (при наличии) и (или) регистрационных номеров.

Международные стандарты и рекомендации международных организаций по стандартизации расставляют в алфавитном порядке наименований организаций, в пределах каждой организации — в порядке возрастания регистрационных номеров.

Иностранные стандарты расставляют в алфавитном порядке русских наименований стран, в пределах страны — в алфавитном порядке буквенных обозначений национальной или отраслевой принадлежности (при наличии), в пределах буквенного обозначения — в порядке возрастания регистрационных номеров.

Тематические сборники нормативных документов с последовательной нумерацией обозначений расставляют в общем ряду соответствующей категории по первому обозначению нормативного документа, указанному на титульном листе (обложке).

В случае, если в тематический сборник включены нормативные документы, имеющие разные категории или непоследовательную нумерацию обозначений, то сборнику присваивают условный порядковый номер, который проставляют на титульном листе (обложке) и в карточке учета каждого входящего в него нормативного документа. Расставляют такие сборники нормативных документов в порядке возрастания присвоенных условных порядковых номеров.

6.3. Нормативные документы на бумажных носителях расставляют и хранят на стеллажах, в шкафах, коробках или папках, нормативные документы на микрофишах и машинных носителях информации — в конвертах из плотной бумаги, пластмассовых или алюминиевых боксах.

Стеллажи или полки в шкафу оформляют разделителями, а коробки, папки, конверты, боксы — наклейками (надписями) с указанием на них категорий нормативных документов, условных обозначений министерств (ведомств), регистрационных или условных порядковых номеров и другой информации, способствующей быстрому поиску нужного нормативного документа.

6.4. Помещение, занимаемое фондом, должно быть сухим, чистым, оборудованным в противопожарном отношении.

6.5. Служба организации, осуществляющая учет и хранение нормативных документов, должна периодически, не реже одного раза в пять лет, проводить проверку (ревизию) фонда на предмет:

• фактического наличия документов согласно каталогам и другим формам учета нормативных документов;
• соблюдения правил учета и хранения;
• выявления недействующих нормативных документов и документов без внесенных изменений.

6.6. В случае, когда фонд является составной частью фонда научно-технической библиотеки организации, нормативные документы расставляют и хранят на стеллажах отдельно от других изданий.

6.7. Контрольный экземпляр отмененного или замененного нормативного документа при необходимости допускается сохранять в фонде с отметкой «Архивный экземпляр» на обложке нормативного документа и карточке учета.

Срок хранения архивных экземпляров нормативных документов устанавливают в организации.

6.8. Отмененные и замененные нормативные документы, а также архивные экземпляры нормативных документов, утративших практическую ценность по истечении назначенного срока хранения, уничтожают в установленном порядке.

7. Внесение изменений

7.1. Внесение изменений (дополнений, поправок, сведений об изменении срока действия, отмене, полной или частичной замене и переиздании) в действующие нормативные документы осуществляют на основании официальной информации, публикуемой в соответствующих информационных изданиях, как правило, работники фонда в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503 и инструкции [5].

Последовательность внесения изменений:

• устанавливают по нумерационному каталогу наличие в фонде нормативных документов, в которые должны быть внесены изменения или которые подлежат отмене (замене);
• делают необходимое количество копий изменений (по количеству учтенных в фонде нормативных документов);
• текст изменения, как правило, подклеивают к корешку первой страницы нормативного документа. При необходимости вносят изменения в текст нормативного документа;
• делают отметку о внесенном изменении в листе регистрации изменений нормативного документа согласно правилам его заполнения. При отсутствии листа регистрации изменений на титульном листе (обложке) или в свободном нижнем поле первой страницы проставляют порядковый номер изменения и ИУСа.

При внесении поправки вместо порядкового номера изменения пишут слово «Поправка».

7.2. Изменения, поступившие на микрофишах и машинных носителях информации, в нормативные документы не вносят, но используют при работе с соответствующим нормативным документом.

7.3. Учет внесенных в нормативные документы изменений ведут в соответствующих графах карточек учета нумерационного каталога.

7.4. Отмененные и замененные нормативные документы изымают из пользования и из фонда с учетом требования по 6.7.

Тематические сборники нормативных документов изымают из пользования и из фонда при условии отмены или полной замены всех включенных в них нормативных документов.

7.5. На каждом экземпляре отмененного, частично или полностью замененного нормативного документа проставляют соответствующий штамп, выполненный согласно Приложению Г, или делают аналогичную запись от руки.

8. Справочно-информационное обслуживание

8.1 Справочно-информационное обслуживание включает:

• информирование пользователей о нормативных документах;
• справочно-библиографическую работу с нормативными документами;
• выдачу нормативных документов.

8.1.1. Информирование пользователей о нормативных документах, поступивших в фонд организации, осуществляют работники фонда через информационные листки; выставки новых поступлений нормативных документов; устные обзоры поступивших нормативных документов.

8.1.2. Справочно-библиографическая работа с нормативными документами заключается в предоставлении по запросу пользователей справок библиографического, тематического, библиотечного и фактографического характера.

8.1.2.1. Справка библиографического характера содержит данные о сроке действия, дате введения в действие, об уточнении обозначения или наименования нормативного документа, наличии изменений к нему. Справку составляют на основе нумерационного каталога и указателей (перечней, каталогов) нормативных документов.

8.1.2.2. Справка тематического характера содержит тематическую подборку нормативных документов по интересующей пользователя теме. Справку составляют на основе предметного каталога и указателей (перечней, каталогов) нормативных документов.

8.1.2.3. Справка библиотечного характера содержит сведения о наличии в фонде нормативного документа. Справку составляют на основе нумерационного каталога.

8.1.2.4. Справка фактографического характера содержит сведения об адресах организаций — разработчиков нормативных документов или организаций, осуществляющих обеспечение нормативными документами.

8.1.3. Из фонда пользователям следует выдавать нормативные документы со всеми имеющимися изменениями по состоянию на дату выдачи в порядке, установленном в организации.

На оборотной стороне карточки учета нормативного документа делают запись о выдаче и возврате.

8.2. В подразделениях организации приказом по организации могут быть назначены ответственные за нормативные документы, выданные из фонда для постоянного пользования. В приказе или в должностной инструкции устанавливают их обязанности и права, а также порядок ведения, учета, хранения и выдачи нормативных документов пользователям внутри подразделения.

8.3. В случае увольнения из организации пользователи обязаны сдать в фонд все числящиеся за ними нормативные документы.

Ответственный за нормативные документы в подразделении в случае прекращения выполнения своих функций должен передать в установленном порядке все числящиеся за ним нормативные документы вновь назначенному ответственному.

9. Порядок обеспечения

9.1 Обеспечение отраслевыми нормативными документами Росгидромета и изменениями к ним осуществляют:

• Гидрометеоиздат — по разнарядкам, составленным организациями — разработчиками нормативных документов в соответствии с предварительными заявками организаций;
• организации — разработчики (держатели подлинников) нормативных документов — по разовым запросам.

Адреса организаций — разработчиков нормативных документов Росгидромета приведены в перечне [4].

9.2. Обеспечение отраслевыми нормативными документами других министерств (ведомств) осуществляют организации — разработчики (держатели подлинников) нормативных документов или организации, назначенные ответственными за ведение фонда своего министерства (ведомства).

Их адреса сообщает по запросам Главный информационный центр стандартов — Всероссийский научно-исследовательский институт классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ).

9.3. Территориальные отделы распространения нормативно-технической документации и научно-технической информации (НТД и НТИ) издательско-полиграфического комплекса (ИПК) Издательства стандартов на основании ежемесячных бланков заказов или разовых запросов обеспечивают пользователей:

• государственными стандартами Российской Федерации, межгосударственными стандартами;
• сборниками стандартов, составленными по отраслевому принципу;
• информационными указателями стандартов и технических условий;
• общероссийскими классификаторами;
• литературой по стандартизации, метрологии, сертификации, управлению качеством, а также другими официальными документами Госстандарта России, имеющими юридическую силу.

Адреса территориальных отделов распространения НТД и НТИ приведены в приложении Д (не приводится).

9.4. Обеспечение информацией о нормативных документах по закрепленной тематике и их копиями осуществляют информационные центры стандартов организаций Госстандарта России (приложение Д).

9.4.1 ВНИИКИ обеспечивает:

• информацией о документах Федерального фонда стандартов в соответствии с положением [6];
• копиями технических условий и нормативных документов в области стандартизации, метрологии и сертификации, в том числе общероссийскими классификаторами технико-экономической информации, правилами и рекомендациями по стандартизации, метрологии и сертификации;
• копиями международных (региональных) и национальных стандартов, правил, норм и рекомендаций по стандартизации зарубежных стран.

9.4.2. Информационный центр стандартов Всероссийского научно-исследовательского института метрологической службы (ВНИИМС) обеспечивает основополагающими нормативными документами Государственной системы измерений, в том числе государственными стандартами, правилами и рекомендациями по метрологии.

9.4.3. Информационный центр стандартов Всероссийского научно-исследовательского института стандартизации (ВНИИстандарт) обеспечивает:

• государственными стандартами отраслей оборонной техники с грифом «Секретно» и «Для служебного пользования» (при наличии в организации-заказчике соответствующей службы, имеющей лицензию на право работы с документами ограниченного пользования);
• указателем государственных стандартов на военную технику и информационными указателями к нему.

9.4.4. Информационный центр стандартов Всероссийского научно-исследовательского института сертификации (ВНИИС) обеспечивает нормативными и методическими документами системы сертификации ГОСТ Р, в том числе документами по сертификации продукции и услуг; разработке и сертификации систем качества; сертификации производств; аккредитации органов по сертификации и испытательных лабораторий; сертификации средств индивидуальной защиты по требованиям безопасности в нормативных и методических документах на продукцию; регламентации затрат на качество.

9.4.5. Информационный центр стандартов Всероссийского научно-исследовательского института стандартизации и сертификации в машиностроении (ВНИИНМАШ) обеспечивает рекомендациями по стандартизации и каталогизации в области машиностроения и приборостроения.

9.4.6. Информационный центр стандартов Всероссийского научно-исследовательского центра стандартизации, информации и сертификации сырья, материалов и веществ (ВНИЦСМВ) обеспечивает:

• методиками Государственной службы стандартных справочных данных;
• таблицами рекомендуемых и стандартных справочных данных по свойствам материалов и веществ;
• паспортами безопасности материалов и веществ.

9.5. РИА «Стандарты и качество» по заказам организаций обеспечивает периодическими (газетами и журналами) и непериодическими (нормативными и методическими документами, справочниками, учебными пособиями) изданиями и информационными услугами в области стандартизации, метрологии, сертификации, управления качеством и экологии.

(рекомендуемое)

Часть 1. Поступление нормативных документов

Часть 2. Выбытие нормативных документов

Часть 3. Итоги движения фонда

(справочное)

Б.1. Книга суммарного учета состоит из трех частей:

• часть 1 «Поступление нормативных документов»;
• часть 2 «Выбытие нормативных документов»;
• часть 3 «Итоги движения нормативных документов».

Во всех частях книги суммарного учета графы, учитывающие количество документов по категориям, заполняют в виде дроби:

в числителе указывают количество наименований поступивших нормативных документов, в знаменателе — количество экземпляров.

Если в фонде уже имелся поступивший вновь нормативный документ, то в числителе записывают «0» (нуль) наименований, а в знаменателе — количество экземпляров поступившего нормативного документа данного наименования. Таким образом, количество экземпляров нормативных документов увеличивается, а количество наименований остается прежним.

Б.2. Записи в 1-й части книги суммарного учета «Поступление нормативных документов» ежегодно начинают с номера 1.

Для записи каждой партии нормативных документов, поступивших по одному сопроводительному документу (счету-фактуре, накладной, сопроводительному письму), независимо от вида носителя информации (типографское издание, ксерокопия, дискета, микрофиша) используют только одну строку.

Поступающие в фонд тексты изменений являются частью нормативного документа, ранее учтенного в фонде, поэтому в книге суммарного учета их не фиксируют.

Б.3. Во 2-й части книги суммарного учета «Выбытие нормативных документов» нумерацию выбывающих документов с наступлением очередного года продолжают.

Нормативные документы подлежат исключению из фонда в случае отмены, замены, утери или износа. Каждую партию нормативных документов (или один нормативный документ), выбывающих из фонда, записывают на отдельной строке под очередным порядковым номером.

Запись о списании отмененных или замененных нормативных документов во 2-й части книги суммарного учета производят, как правило, сразу же при обработке соответствующих информационных материалов (ИУСов, извещений).

Б.4. До заполнения 3-й части книги суммарного учета «Итоги движения нормативных документов» необходимо подвести итоги во всех графах 1-й и 2-й частей книги.

Итоговые годовые данные о поступлении и выбытии нормативных документов заносят в соответствующие строки и графы.

Б.5. Если суммарный учет ранее не осуществлялся, то общее количество нормативных документов и их распределение по категориям определяют на основании данных индивидуального учета нормативных документов или на основании подсчета имеющихся нормативных документов.

Полученный результат заносят в качестве начальной записи в 1-ю и 3-ю части книги суммарного учета.

                         ┌───────────────────────┐
<pre class="legal-pre">                         │        ОТМЕНЕН        │
                         │                       │
                         │без замены с 01.07.95  │
                         │Основание ИУС N 2-94   │</pre>
                         │______________ 14.04.94│
                         │подпись и дата         │
                         └───────────────────────┘

Рисунок Г.1

                         ┌───────────────────────┐
<pre class="legal-pre">                         │        ЗАМЕНЕН        │
                         │                       │
                         │на ГОСТ 25164-98 с     │
                         │01.01.99               │
                         │Основание ИУС N 10-98  │</pre>
                         │______________ 17.11.98│
                         │подпись и дата         │
                         └───────────────────────┘

Рисунок Г.2

                         ┌───────────────────────┐
<pre class="legal-pre">                         │   ЗАМЕНЕН (ИЗМЕНЕН)   │
                         │                       │
                         │в части разделов 3, 4  │
                         │Основание ИУС N 7-99   │</pre>
                         │______________ 07.08.99│
                         │подпись и дата         │
                         └───────────────────────┘

1 Фонды нормативно-технической документации. Комплектование, организация и использование/ Р.П. Харитонов//Стандарты и качество. 1992. № 1 — 4.

2 Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти: утв. Приказом Росгидромета № 136ДСП от 02.12.94.

3 Инструкция о порядке приема, учета (регистрации), хранения, передачи служебной информации ограниченного распространения и снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения: утв. Руководителем Росгидромета

                 17.08.95.

4 РД 52.14.5-98 Перечень нормативных документов.

5 РД 52.14.28-98 Инструкция. Порядок разработки и обращения отраслевых руководящих документов и рекомендаций.

6 Положение о порядке создания и правилах пользования Федеральным фондом государственных стандартов, общероссийских классификаторов технико-экономической информации, международных (региональных) стандартов, правил, норм и национальных стандартов зарубежных стран: утв. Постановлением Правительства Российской Федерации № 100 от 12.02.94.