Распоряжение ФНС России от 31.10.2018 № 284@

«О внедрении Единой унифицированной почтовой системы»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

В целях оптимизации обмена электронной корреспонденцией (электронной почтой), в соответствии с уточненным проектным решением по организации Единой унифицированной почтовой системы ФНС России (ЕУПС ФНС России), разработанным в рамках пункта 4.4.1 «Общесистемное проектирование автоматизированной информационной системы ФНС России (АИС „Налог-3“)», в соответствии с пунктом 4.4.1.1.3 «Уточнение проектных решений по организации Единой унифицированной почтовой системы ФНС России (ЕУПС ФНС России) (с учетом импортозамещения)» Государственного контракта от 05.09.2017 № 5-7-02/141:

1. Утвердить:

Временный регламент использования Единой унифицированной почтовой системы согласно приложению № 1 к настоящему распоряжению;

Порядок по переходу на Единую унифицированную почтовую систему (ЕУПС) объекта информатизации управления ФНС России по субъекту Российской Федерации (далее — Порядок) согласно приложению № 2 к настоящему распоряжению;

График перехода управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации (далее — График перехода регионов) согласно приложению № 3 к настоящему распоряжению.

2. Провести работы по переходу на Единую унифицированную почтовую систему в срок до 28.12.2018.

3. Руководителям (исполняющим обязанности руководителя) управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации совместно с ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России (Р.В. Филимошин) провести работы по переходу на Единую унифицированную почтовую систему в соответствии с Порядком согласно Графику перехода регионов.

4. Руководителям (исполняющим обязанности руководителя) управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации обеспечить доведение настоящего распоряжения до нижестоящих территориальных органов ФНС России.

5. Признать утратившим силу распоряжение ФНС России от 12.03.2018 № 58 «О проведении пилотного проекта по внедрению Единой унифицированной почтовой системы».

6. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

1. Общие положения

1.1 Назначение документа

Настоящий регламент устанавливает принципы:

• обмена электронной корреспонденцией (электронной почтой и мгновенными сообщениями) между сотрудниками Федеральной налоговой службы России (далее — ФНС России) и ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России (далее — Учреждение);
• обмена электронной корреспонденцией (электронной почтой) между сотрудниками ФНС России и Учреждения, а также внешними абонентами;
• электронного документооборота центрального аппарата, территориальных налоговых органов и подведомственных учреждений ФНС России;
• обмена электронной корреспонденцией, содержащей сведения ограниченного распространения (ДСП документы).

1.2 Нормативные документы:

• приказ ФНС России от 19.02.2015 № ММВ-7-12/75@ (с изменениями и дополнениями) «О передаче функций в сфере информационных технологий в ФКУ „Налог-Сервис“ ФНС России»;
• приказ ФНС России от 31.12.2009 № ММ-7-6/728@ «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в налоговых органах»;
• приказ ФНС России от 01.03.2016 № ММВ-7-6/111@ «Об утверждении Регламента взаимодействия центрального аппарата ФНС России и ФКУ „Налог-Сервис“ ФНС России при выполнении функций в сфере информационных технологий и признании утратившим силу приказ ФНС России от 03.07.2015 № ММВ-7-6/264@»;
• приказ ФНС России от 11.11.2016 № ММВ-7-6/611@ «Об утверждении Регламента взаимодействия территориальных органов ФНС России и ФКУ „Налог-Сервис“ ФНС России при выполнении функций в сфере информационных технологий»;
• приказ ФНС России от 31.10.2008 № ММВ-3-6/546@ «Об утверждении Типового порядка использования средств криптографической защиты информации и управления ключевой информацией в территориальном налоговом органе»;
• приказ ФНС России от 31.12.2009 № ММ-7-6/731 «Об утверждении Регламента управления ключевой информацией»;
• Порядок выдачи сертификатов ключей проверки подписи пользователям органов государственной власти, введен в действие письмом ФНС России от 23.05.2011 № А-4-4/8186@;
• Регламент Удостоверяющего центра Федеральной налоговой службы, утвержден 28.04.2017 заместителем руководителя ФНС России А.С. Петрушиным;
• Временный порядок предоставления доступа к информационным ресурсам ФНС России и Учреждения, утвержден 10.04.2015 Заместителем руководителя ФНС России, А.С. Петрушиным;
• приказ ФНС России от 23.10.2007 № ММ-4-27/29дсп «Об утверждении Руководства по организации информационной безопасности на объектах информатизации Федеральной налоговой службы»;
• приказ ФНС России от 22.09.2008 № ММ-3-6/423@ «Об утверждении Типового порядка использования глобальной сети Интернет и средств электронной почты в территориальном налоговом органе»;
• приказ Учреждения от 22.08.2014 № 0362 «Об утверждении Порядка обращения с информацией ограниченного доступа».

1.3 При использовании ЕУПС запрещается:

• Использовать ЕУПС в личных целях.
• Осуществлять пересылку корреспонденции, содержащей сведения ограниченного распространения (ДСП документы) и/или персональные данные без применения специализированных средств (механизмов) защиты в соответствии с установленной политикой информационной безопасности.
• Осуществлять массовую (более 50 адресатов единовременно или более 500 сообщений в день) рассылку электронной корреспонденции (если рассылка не связана с выполнением служебных обязанностей).
• Пересылать файлы (программное обеспечение (далее — ПО)), содержащие вредоносный код (вирусы), а также ссылки на такие файлы.
• Переходить по ссылкам и открывать вложенные файлы электронных сообщений, полученных от неизвестных отправителей.
• Оформлять подписки на рассылку рекламных и развлекательных материалов из сети Интернет.

1.4 Правила оформления сообщений электронной почты

Все сообщения должны содержать тему и подпись отправителя в следующем формате:

«Наименование территориального налогового органа/филиала Учреждения»

«Должность с указанием подразделения»

«И. О. Фамилия»

«Контактный телефонный номер (городской) включая код города в виде (X..X)-YYY-YY-YY»

«Внутренний телефонный номер включая код в ведомственной телефонной сети в виде 8(RR)-NN-N...N»

1.5. Контроль за исполнением требований настоящего регламента организуется владельцами ресурсов.

1.6. Типовые настройки клиентского ПО приведены в приложении № 2 к настоящему Регламенту.

2. Порядок организации и использования внутренней почтовой системы

Система обмена электронной корреспонденцией, функционирующая на базе платформы IBM Lotus Domino (далее — ВПС), предназначенная для обмена почтовыми сообщениями между сотрудниками ФНС России, а также подведомственных учреждений по защищенным каналам связи внутриведомственной сети ФНС России (СТК ФНС России).

При эксплуатации ВПС запрещаются:

• пересылка средствами ВПС почтовых сообщений пользователям иных организаций через сеть Интернет;
• предоставление доступа к/от ВПС непосредственно из/в сеть(и) Интернет;
• присвоение интернет адресов пользователям (поле интернет адрес документа Person базы Domino Directory);
• осуществление доступа к ВПС, за исключением ПО IBM Lotus.

Организация приобретения оборудования и ПО осуществляются владельцем ресурса в соответствии с положениями утвержденного ФНС России «Системного проекта СЭД ФНС России».

Организация приобретения серверного оборудования и ПО ВПС, установка и администрирования клиентского ПО и поддержка пользователей организуется владельцем ресурса учетом требований с приказов ФНС России от 01.03.2016 № ММВ-7-6/111@ и от 11.11.2016 № ММВ-7-6/611@.

3. Порядок организации и использования публичной почтовой системы

Система обмена электронной корреспонденцией, функционирующая на базе платформы CommuniGate Pro (далее — ППС) и предназначенная для обмена почтовыми сообщениями между сотрудниками ФНС России, подведомственных учреждений, сотрудниками иных организаций, их представителями и частными лицами через сеть Интернет.

ППС также используется для рассылки сообщений сервисами портала ФНС России. При этом используются специальные компоненты (сервера) ППС, а также обеспечивается соблюдение ограничений по количеству и объему отправляемой корреспонденции в соответствии с установленными ограничениями.

3.1 ФНС России обеспечивается:

• разработка и реализация методологии внедрения и эксплуатации ЕУПС;
• организация комплексного обеспечения информационной безопасности ЕУПС.

Учреждением обеспечивается:

• организация приобретения оборудования и ПО (включая обновления ПО) программно-аппаратный комплекс (далее — ПАК);
• установка и администрирование системы;
• обеспечение доступности сервиса ППС в режиме 24 x 7 (за исключением времени технологических перерывов);
• защита ППС от вредоносного ПО и спама;
• резервное копирование (по отдельному регламенту) почтовых ящиков с глубиной хранения ежедневных резервных копий не более 5 дней;
• резервное копирование архивов почтовых ящиков с глубиной хранения не более 30 дней.

Квоты на объем почтового ящика и объем пересылаемого сообщения по умолчанию устанавливаются в размере 1 Гб и 25 Мб соответственно. Изменение квот осуществляется на основании заявок, подписанных Руководителем Управления ФНС России по субъекту Российской Федерации или начальником Межрегиональной инспекции ФНС России и согласованных Управлением информационных технологий ФНС России. В случае превышения квоты на объем почтового ящика пользователю автоматически направляется уведомление и прием сообщений, поступающих в его адрес, прекращается. В случае превышения квоты на объем отправляемого сообщения, пользователю автоматически направляется уведомление о превышении квоты на объем отправляемого сообщения, и сохранение отправленного сообщения в почтовом ящике не осуществляется. Прием сообщений от внешних абонентов, превышающий установленные ограничения, не производится. Отправителю направляется соответствующее сообщение.

Доступ к ППС предоставляется из СТК ФНС России и Интернет средствами:

• Pronto!. Также возможно использовать WEB интерфейс почтового сервера с доступом через браузер (при этом приоритетно рекомендуется использовать интерфейс Pronto!).
• При доступе к ППС со стационарного рабочего места в ФНС России/территориальном органе Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации (далее — ТНО)/Учреждении или его филиалах, по запросу пользователя, возможна установка и настройка на его рабочем месте для доступа к ППС:

☐ DiPost (DioPost) — рекомендуется для служебных почтовых ящиков, требующих автоматизацию обработки сообщений с вложениями;

☐ Thunderbird.

• Также допускается использовать на время действия имеющихся лицензий

☐ Microsoft Outlook (доступ к ППС по протоколам IMAP, SMTP) для сотрудников ФНС России;

• IBM Lotus (доступ к ППС по протоколам POP3, SMTP) для сотрудников Учреждения. Иными почтовыми клиентами или WEB браузерами (при доступе к системе с мобильного рабочего места или с рабочего места, находящегося вне СТК ФНС России) <1>.

<1> Установка и настройка почтового клиента осуществляется пользователем самостоятельно.

Типовые настройки клиентского ПО приведены в приложении № 2 к настоящему Регламенту.

3.2. Установка и настройка клиентских рабочих мест организовывается ФНС России/НО/Учреждением или его филиалами (по месту расположения рабочего места).

3.3. Порядок поддержки пользователей определяется приказами ФНС России от 01.03.2016 № ММВ-7-6/111@ и от 11.11.2016 № ММВ-7-6/611@.

3.4. Порядок назначения, изменения, аннулирования электронных адресов и паролей для доступа к ППС.

При регистрации пользователей ППС используются следующие правила формирования пользовательских (персонализированных) адресов:

Сотрудник ФНС России

[Первая буква имени].[Фамилия]@nalog.ru

Сотрудник ТНО

[Первая буква имени].[Фамилия].r[Код ТНО]@nalog.ru

где [Код ТНО] — четырехзначный код ТНО

В случае совпадения префикса адреса у сотрудников ТНО

[Первая буква имени]. [Первая буква отчества].[Фамилия].r[Код ТНО]@.nalog.ru

Сотрудник Учреждения

[Первая буква имени].[Фамилия]@service-nalog.ru

Сотрудник филиала Учреждения

[Первая буква имени].[Фамилия].r[Код региона]@.service-nalog.ru

где [Код региона] — двухзначный код региона по местонахождению

В случае совпадения префикса адреса у сотрудников в данном регионе

[Первая буква имени].[Первая буква отчества].[Фамилия].r[Код региона]@service-nalog.ru

В случае совпадения префикса адреса у сотрудников в данном регионе и отделении

[Первая буква имени].[Первая буква отчества].[Фамилия].[Номер отделения].r[Код региона]@service-nalog.ru

При регистрации почтового ящика коллективного доступа/не персонализированного адреса используются следующие правила формирования адресов:

ФНС России

[Значимое название]@nalog.ru

где [Значимое название] — название или аббревиатура отражающая предназначение адреса. Например, Office@nalog.ru, UIT@nalog.ru.

ТНО

[Значимое название].r[Код ТНО]@nalog.ru

Учреждение

[Значимое название]@service-nalog.ru

Филиал Учреждения

[Значимое название].r[Код региона]@service-nalog.ru

Формирование адресов осуществляется в соответствии с упрощенной транслитерацией ГОСТ Р 7.0.34-2014. Правила транслитерации приведены в приложении № 3.

Допустимые наименования почтовых адресов ящика коллективного доступа для ТНО приведены в приложении № 4.

Аутентификация пользователя для доступа к пользовательскому (персонализированному) почтовому ящику осуществляется средствами ППС, с использованием пользовательского логина и пароля доступа Единого системного каталога ФНС России (пример логина: 0000-00-001@nalog.ru).

Пароль доступа к почтовому ящику не должен содержать русские символы.

Создание/блокировка/удаление пользовательских (персонализированных) адресов в ППС осуществляется на основании заявок, поданных в Системе Обработки Обращений ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России (далее — СОО).

3.5 Порядок создания, изменения, аннулирования списков рассылки

Для регистрации/изменения состава/аннулирования списка рассылки в ППС, заявка подается средствами СОО и обрабатывается в соответствии с требованиями приказов ФНС России от 01.03.2016 № ММВ-7-6/111@ и от 11.11.2016 № ММВ-7-6/611@, при этом Учреждение организует согласование указанной заявки с Управлением информационных технологий ФНС России (за исключением заявок, оформленных от имени Управлении информационных технологий ФНС России).

3.6 Порядок использования средств коллективной работы (общие календари, общие адресные книги)

Предоставление совместного доступа к календарю и адресной книге и набор предоставляемых прав осуществляется владельцем почтового ящика в соответствии с руководством пользователя ППС.

3.7 Порядок восстановления почтового ящика из резервной копии

Для восстановления почтового ящика заявка подается средствами СОО и обрабатывается в соответствии с требованиями приказов ФНС России от 01.03.2016 № ММВ-7-6/111@ и от 11.11.2016 № ММВ-7-6/611@.

3.8 Порядок переноса почтовых сообщений из наследуемых систем.

Перенос почтовых сообщений из наследуемых систем осуществляется пользователем самостоятельно. Перенос осуществляется со стационарного рабочего места пользователя в ФНС России/ТНО/Учреждении или его филиалах. Для переноса почтовых сообщений из наследуемых систем на рабочем месте пользователя устанавливается Microsoft Outlook с доступом к ППС и наследуемой системе по протоколу IMAP. Установка и настройка клиентских рабочих мест организовывается ФНС России/ТНО/Учреждением или его филиалами (по месту расположения рабочего места). Перенос почтовых сообщений из наследуемых систем осуществляется пользователем самостоятельно методом копирования/вставки, выбранных по тому или иному признаку сообщений из учетной записи наследуемой системы в учетную запись ППС. После переноса сообщений пользователю устанавливается почтовый клиент в соответствии с п. 4.1 Регламента.

4. Порядок организации и использования системы обмена электронной корреспонденцией, содержащей сведения ограниченного распространения (ДСП документы)

Система предназначена для обмена электронной корреспонденцией, содержащей сведения ограниченного распространения (ДСП документы), между сотрудниками ФНС России, ТНО, Учреждения и его филиалов, а также иных организаций. Общий порядок обмена ДСП документами в ФНС России и ТНО определяется приказом ФНС России от 31.12.2009 № ММ-7-6/728@ «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в налоговых органах», в Учреждении и его филиалах — приказом Учреждения от 22.08.2014 № 0362 «Об утверждении Порядка обращения с информацией ограниченного доступа».

В качестве серверной компоненты системы используется ППС, при этом порядки:

• организации приобретения оборудования системы,
• установка и администрирования системы,
• антивирусной защиты почтовых ящиков,
• резервного копирования и восстановления почтовых ящиков определяются п. 4 настоящего Регламента.

Доступ к системе осуществляется средствами ПО DipostCA (DioPost). Установка и настройка клиентских рабочих мест организовывается ФНС России/ТНО/Учреждением или его филиалами (по месту расположения рабочего места).

Инструкция по настройке клиентского ПО приведена в приложении № 2 к настоящему Регламенту.

Квоты на объем почтового ящика и объем пересылаемого сообщения устанавливаются п. 4 настоящего Регламента.

Порядок назначения, изменения, аннулирования электронных адресов определяется п. 4 настоящего Регламента, при этом используется следую следующие правила формирования адресов коллективного доступа/не персонализированных адресов:

Сотрудник подразделения собственной безопасности управления ФНС России по субъекту Российской Федерации (далее — УФНС) или Межрегиональной инспекции (далее — МИ) ФНС России

sb.rZZ00@nalog.ru, где ZZ — код региона

Сотрудник подразделения информационной безопасности УФНС или МИ ФНС России

ib.rZZ00@nalog.ru, где ZZ — код региона

Сотрудник подразделения информационной безопасности филиала Учреждения

ib.rZZ@service-nalog.ru, где ZZ — код региона

Почтовый адрес, используемый официальной ДСП-переписки УФНС или МИ ФНС России

dsp.rZZ00@nalog.ru, dsp(N).rXXXX@nalog.ru, где XXXX — код ТНО, N — условный номер, ZZ — код региона

Почтовый адрес, используемый официальной ДСП-переписки Учреждения

dsp_P@service-nalog.ru, где P — аббревиатура подразделения Учреждения

Почтовый адрес, используемый официальной ДСП-переписки филиала Учреждения

dsp.rZZ@service-nalog.ru, dsp(N).rZZ@service-nalog.ru, где ZZ — код региона

Почтовый адрес, используемый официальный ДСП-переписки по технологическим вопросам УФНС или МИ ФНС России

td.rZZ00@nalog.ru, td(N).rZZ00@nalog.ru, где ZZ — код региона

Создание/блокировка/удаление адресов в ППС осуществляется на основании заявок, поданных в Системе Обработки Обращений ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России (далее — СОО).

Пароли доступа передаются и хранятся в соответствии с требованиями по ИБ.

Порядок управления ключевой информацией и оснащения рабочего места средствами защиты информации определяются соответствующими приказами ФНС России.

1. Настройка почтового клиента на примере Pronto!

1.1 Аутентификация пользователя в клиенте Pronto! по адресу http://eups.tax.nalog.ru. Заполнить по образцу, взамен «test@nalog.ru» использовать свои регистрационные данные. Нажать «Войти».

1.2 При успешной аутентификации будет открыт почтовый ящик пользователя:

2. Настройка почтового клиента на примере Mozilla Thunderbird

2.1 Нажать «Электронная почта»

2.2 Нажать «Пропустить это и использовать мою существующую почту»

2.5 После успешной проверки сервера станет активна кнопка «Готово». Нажать «Готово».

2.6 Нажать «Подтвердить исключение безопасности».

2.7 Для добавления адресной книги перейти в раздел «Адресная книга» и в меню «Файл» — «Создать» выбрать «Каталог LDAP...». Заполнить по образцу, взамен «test@nalog.ru» использовать свои регистрационные данные. Нажать «Ок».

3. Настройка почтового клиента Diopost

3.1 Запустить установку почтового клиента. При первом запуске выбрать пункт «Настроить новый профиль».

3.3 Настроить подключение к eups.tax.nalog.ru и нажать «Далее».

3.6 Проверить данные в текстовых полях. Выключить параметр «Хранить на сервере». Включить параметр «Сервер требует аутентификации» и перейти в раздел «Управление».

3.7 Проверить выбранные параметры и перейти в раздел «Подпись».

3.8 Обязательно заполнить текстовую подпись соответствующей информацией и нажать «Готово».

Для именования почтовых ящиков следует использовать следующие правила транслитерации: