Распоряжение ОАО «РЖД» от 22.12.2018 № 2750/р

(ред. от 19.05.2021)

«Об утверждении Порядка формирования и подписания электронной подписью документов, предусмотренных агентскими и клиентскими договорами на оказание услуг по предоставлению железнодорожного подвижного состава»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Для обеспечения применения электронного документооборота при оформлении документов и финансово-расчетной документации:

1. Утвердить прилагаемый Порядок формирования и подписания электронной подписью документов, предусмотренных агентскими и клиентскими договорами на оказание услуг по предоставлению железнодорожного подвижного состава (далее — Порядок).

2. Главному инженеру Центра фирменного транспортного обслуживания Муреву Д.И. в двухнедельный срок после утверждения Порядка направить заявку на модификацию программного обеспечения АС ЭТРАН.

3. Первому заместителю начальника Центра фирменного транспортного обслуживания (по транспортному обслуживанию) Тугаринову С.Л. в течение календарного месяца с даты подписания настоящего распоряжения внести изменения в типовые формы агентских и клиентских договоров на оказание услуг по предоставлению железнодорожного подвижного состава с учетом утвержденного Порядка.

4. Главному инженеру Центра фирменного транспортного обслуживания Муреву Д.И. обеспечить внедрение утвержденного Порядка в соответствии с дорожной картой по переходу на цифровую модель обслуживания пользователей услуг железнодорожного транспорта и информирование причастных управлений Центра фирменного транспортного обслуживания по реализованным модификациям программного обеспечения.

5. Первому заместителю начальника Центра фирменного транспортного обслуживания (по транспортному обслуживанию) Тугаринову С.Л., начальникам ТЦФТО по результатам утверждения типовых форм договоров организовать работу с владельцами подвижного состава и грузоотправителями, грузополучателями, иными пользователями услуг железнодорожного транспорта по перезаключению агентских и клиентских договоров на оказание услуг по предоставлению железнодорожного подвижного состава в актуализированной редакции с учетом утвержденного Порядка.

6. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Заместитель генерального директора ОАО «РЖД» -

Утвержден распоряжением ОАО «РЖД» от 22 декабря 2018 г. № 2750/р

ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ПОДПИСАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ ДОКУМЕНТОВ, ПРЕДУСМОТРЕННЫХ АГЕНТСКИМИ И КЛИЕНТСКИМИ ДОГОВОРАМИ НА ОКАЗАНИЕ УСЛУГ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ПОДВИЖНОГО СОСТАВА

1. Основные положения

• при присоединении к Соглашению об оказании информационных услуг в сфере грузовых перевозок, утвержденному распоряжением ОАО «РЖД» от 18.12.2017 № 2633р, на условиях организации электронного обмена документами, установленных настоящим Порядком;
• при наличии между ОАО «РЖД» и грузоотправителями, грузополучателями, пользователями услуг железнодорожного транспорта заключенного соглашения об организации расчетов/договора на организацию расчетов;

- при наличии между ОАО «РЖД» и владельцем подвижного состава агентского договора; при наличии между ОАО «РЖД» и грузоотправителем, грузополучателем, пользователем услуг железнодорожного транспорта — клиентского договора;

• при регистрации агентских или клиентских договоров в АС ЭТРАН.

Формирование и возможность подписания документов, перечисленных в пунктах 4.2 - 4.3 настоящего Порядка, осуществляется в АС ЭТРАН посредством усиленной неквалифицированной электронной подписи (НЭП) или усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП) <1>.

---

<1> Указанная функция будет доступна после реализации программного обеспечения АС ЭТРАН.

Настоящий порядок применяется при формировании финансово-расчетной документации на перевозки коммерческих грузов, но не распространяется на утвержденную схему электронного документооборота бухгалтерских документов, формируемых по расчетам в рамках единого лицевого счета плательщика по грузовым перевозкам.

2. Термины, определения и сокращения

АС ЭТРАН — автоматизированная система централизованной подготовки и оформления перевозочных документов.

ЕК АСУФР — единая корпоративная автоматизированная система управления финансами и ресурсами.

ЕК АСУД — единая корпоративная автоматизированная система управления документами.

Клиент/заказчик — юридическое лицо (уполномоченный работник (ответственный за составление и подписание НЭП документов, предусмотренных договорами) грузоотправителя, грузополучателя, пользователя услуг железнодорожного транспорта), заключившее с ОАО «РЖД» договор на оказание услуг по предоставлению подвижного состава, принадлежащего владельцу подвижного состава на праве собственности, аренды, в том числе финансовой аренды (лизинга) или ином законном основании, для осуществления перевозок. В рамках агентского договора — клиент, в рамках клиентского договора — заказчик.

Агент/исполнитель — ОАО «РЖД» (уполномоченный работник, ответственный за составление и подписание НЭП документов, предусмотренных договорами, в том числе первичных учетных документов, с применением ЭДО). В рамках агентского договора — агент, в рамках клиентского договора — исполнитель.

Принципал — владелец вагонов (уполномоченный работник, ответственный за составление и подписание НЭП документов, предусмотренных договорами), заключивший с ОАО «РЖД» агентский договор, в рамках которого агент от своего имени, но за счет принципала, заключает с клиентами/заказчиками договоры на оказание услуг по предоставлению принадлежащего владельцу железнодорожного подвижного состава на праве собственности, аренды, в том числе финансовой аренды (лизинга) или ином законном основании, для организации перевозок.

Соглашение об ЭОД — соглашение об оказании информационных услуг в сфере грузовых перевозок, утвержденное распоряжением ОАО «РЖД» от 18.12.2017 № 2633р.

Электронный документ (ЭД) — документ, сформированный в электронном виде, представленный в согласованном Сторонами формате, определяемом программными средствами создания документа.

НЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись. ЭД, подписанные с использованием НЭП, признаются всеми сторонами договора равнозначными документам на бумажном носителе, подписанном собственноручной подписью, и могут служить доказательством в суде.

Протокол условий предоставления вагонов — протокол условий предоставления подвижного состава принципала, подписываемый между агентом и принципалом.

ПСЦ — протокол согласования договорной цены, подписываемый между агентом и клиентом.

Услуга — услуга по предоставлению железнодорожного подвижного состава, принадлежащего принципалу на праве собственности, аренды, в том числе финансовой аренды (лизинга) или ином законном основании, предоставляемого по договору на оказание услуг для осуществления перевозок.

Заказ — совокупность данных, содержащих сведения об объемах и условиях оказания услуги.

Реестр заказов — совокупность данных, содержащих сведения об объемах и условиях оказания услуги по каждому клиенту/заказчику.

Прейскурант № 10-01 — Прейскурант № 10-01 «Тарифы на перевозки грузов и услуги инфраструктуры, выполняемые российскими железными дорогами» (Тарифное руководство № 1, части 1 и 2)», утвержденный постановлением ФЭК России от 17.06.2003 № 47-Т/5, с изменениями и дополнениями, действующими на дату приема груза к перевозке.

Финансово-расчетная документация — документы по финансово-расчетным операциям, оформляемые в рамках заключенных агентских и клиентских договоров для подтверждения расчетов. Подписание финансово-расчетной документации, предусмотренной настоящим Порядком, осуществляется в АС ЭТРАН.

Классификатор — перечень причин отказа в согласовании заказа на предоставление услуги.

(абзац введен распоряжением ОАО «РЖД» от 19.05.2021 № 1070/р)

БДО — бумажный документооборот.

(абзац введен распоряжением ОАО «РЖД» от 19.05.2021 № 1070/р)

3. Термины и определения состояния ЭД

Подписан — ЭД подписан сторонами договора.

Ожидание подписи — ЭД подписан одной стороной договора, ожидает получения подписи другой стороны договора.

Ожидание исполнения — ЭД подписан сторонами договора и требует обязательного выполнения по условиям, предусмотренным в ЭД.

Отклонен — ЭД подписан одной стороной договора, но не согласован либо не подписан в установленные сроки другой стороной договора.

Исполнен — ЭД подписан сторонами договора и выполнены все обязательства по условиям, предусмотренным в ЭД.

4. Взаимодействие принципала, агента и клиента

4.1. Организация взаимодействия принципала, агента/исполнителя и клиента/заказчика осуществляется в разделе «Документы»/«Договоры»/подраздел «Предоставление вагонов» в АС ЭТРАН.

4.2 Для принципала в подразделе «Агентские договоры» АС ЭТРАН предоставляются следующие возможности:

а) получение и подписание реестра заказов;

б) просмотр и подписание ПСЦ;

в) просмотр и подписание финансово-расчетной документации по предоставленным услугам, в рамках заключенного агентского договора.

4.3 Для клиента в подразделе «Договор предоставления вагонов» АС ЭТРАН предоставляются следующие возможности:

а) просмотр и подписание заказов;

б) просмотр и подписание протокола условий предоставления вагонов;

в) просмотр и подписание финансово-расчетной документации по предоставленным услугам в рамках заключенного клиентского договора.

При отсутствии подключения к АС ЭТРАН, отсутствии ЭП на рабочем месте клиента и/или отсутствии ЭП на рабочем месте принципала взаимодействие сторон технологического процесса осуществляется с переходом на бумажный документооборот (БДО).

(абзац введен распоряжением ОАО «РЖД» от 19.05.2021 № 1070/р)

5. Формирование заказа клиента на оказание услуги

Для подачи заказа клиента в АС ЭТРАН клиенту/заказчику необходимо выбрать договор предоставления вагонов, заключенный между исполнителем (ОАО «РЖД») и клиентом/заказчиком, в подразделе «Заказ к договору» указать следующие реквизиты:

• наименование клиента;
• ОКПО клиента;
• наименование грузоотправителя, ОКПО;

- род подвижного состава, с обязательным указанием ограничений по свойствам;

- количество вагонов;

• вид отправки;
• станция и дорога отправления;
• станция и дорога назначения;
• наименование груза и код ЕТСНГ;
• необходимые даты подачи вагонов;
• наименование и ОКПО принципала.

6. Согласование заказов и подписание ПСЦ

6.1. Клиент/заказчик в установленные договором сроки формирует в АС ЭТРАН заказ по реквизитам, предусмотренным в пункте 5 настоящего Порядка, и подписывает его. После подписания заказ переходит в состояние «Ожидание подписи» принципала.

6.2. Ежесуточно в 12 час. 00 мин. и 17 час. 00 мин. московского времени в АС ЭТРАН по всем заказам, находящимся в состоянии «Ожидание подписи» принципала, автоматически формируется реестр заказов, который становится доступным принципалу в разделе «Агентские договоры» АС ЭТРАН для его подписания. Уведомление о статусе реестра заказов, ожидающего подписания, поступает ответственному работнику принципала на электронную почту.

6.3. Принципал рассматривает реестр заказов в текущие сутки с момента его поступления с последующим заполнением следующих граф:

• в графе «Ставка без НДС (в руб.)» проставляются ставки за вагон по каждой корреспонденции, наименованию груза, роду подвижного состава;
• в графе «Ставка с НДС (в руб.)» проставляется ставка за вагон с НДС в размере, установленном законодательством РФ в зависимости от вида сообщения;

- в графе «Признак заказа» — по каждой корреспонденции проставляется отметка «согласовано» при согласовании корреспонденции либо «отклонено» в случае отказа от согласования с обязательным выбором причины отказа в соответствии с Классификатором (далее — Классификатор), утвержденным данным распоряжением и являющимся приложением к настоящему Порядку.

(в ред. распоряжения ОАО «РЖД» от 19.05.2021 № 1070/р)

6.4. После подписания принципалом реестра заказов заказы с отметкой «Согласовано» переходят в состояние «Подписан» и становятся доступными для просмотра и подписания клиенту/заказчику и агенту/исполнителю, а также принципалу. Заказы с отметкой «Не согласовано» переходят в состояние «Отклонен».

6.5. По всем подписанным принципалом заказам в АС ЭТРАН в разделе «Протоколы согласования цены» клиентского договора автоматически формируются заготовки ПСЦ с включением ставок принципала из согласованного заказа. После подписания агентом ПСЦ переходят в состояние «Ожидание подписи» и становятся доступными клиенту.

6.6. Подписание клиентом ПСЦ не должно превышать 1 суток с момента его получения. После подписания клиентом ПСЦ переходит в состояние «Подписан». Подписанный с двух сторон ПСЦ становится доступным агенту и клиенту (подписантам ПСЦ) для просмотра, печати и сохранения в формате PDF, а заказ, на основании которого сформирован ПСЦ, переходит в состояние «Ожидание исполнения».

6.7. Не подписанные в течение одних суток или отклоненные клиентом ПСЦ переходят в состояние «Отклонен» и ранее подписанные заказы по такому ПСЦ переходят также в состояние «Отклонен».

6.8. На основании заказа, ожидающего исполнения, в АС ЭТРАН в разделе «Протокол условий предоставления вагонов» автоматически формируется протокол условий предоставления вагонов, который в трехсуточный срок подписывается принципалом. Документы, не рассмотренные в указанный срок, автоматически переходят в состояние «подписан принципалом» в АС ЭТРАН. Подписанный протокол переходит в состояние «ожидание подписи» и становится доступным агенту в АС ЭТРАН. Не допускается отказ от подписания протоколов условий предоставления вагонов со стороны принципала по согласованным им заказам клиента в подписанном Реестре заказов, на основании которого сформирован и подписан агентом и клиентом действующий ПСЦ.

(п. 6.8 в ред. распоряжения ОАО «РЖД» от 19.05.2021 № 1070/р)

6.9. Подписание агентом протокола условий предоставления вагонов не должно превышать более 1 суток с момента его получения. Подписанный протокол переходит в состояние «Подписан» и становится доступным агенту и принципалу (подписантам протокола) для просмотра, печати и сохранения в формате PDF.

6.10. В случае необходимости внесения изменения в действующий заказ (изменения или уточнения графика подач, изменения плательщика, изменения наименования груза, только на груз той же номенклатурной группы, количества вагонов) клиент в АС ЭТРАН в режиме «Заказы» выбирает необходимый заказ и на его основании формирует корректировочный заказ. Согласование и подписание корректировочного заказа участниками сторон договора осуществляется в порядке, аналогичном порядку, указанному в пунктах 6.2 - 6.4 настоящего Порядка.

6.11. Изменение принципалом цены в сформированном протоколе условий предоставления вагонов не допускается.

6.12. Просмотр и печать всех подписанных ПСЦ и протоколов условий предоставления вагонов доступно ответственным сотрудникам агента.

6.13. Уведомления о необходимости своевременного подписания документов, а также просмотр их статуса клиентами и принципалами осуществляется посредством АС ЭТРАН.

6.14. Прием к перевозке груза в вагоне принципала и расчеты за его использование между агентом/исполнителем и клиентом/заказчиком осуществляется только после перехода ПСЦ в состояние «Подписан».

В случае БДО агент выполняет действия в АС ЭТРАН от имени клиента в соответствии с пунктами 6.1, 6.6, 6.10 настоящего Порядка и от имени принципала в соответствии с пунктами 6.3, 6.8 настоящего Порядка с последующим оформлением ПСЦ и протоколов условий предоставления вагонов на бумажном носителе и передачей их всем сторонам на подписание.

(абзац введен распоряжением ОАО «РЖД» от 19.05.2021 № 1070/р)

7. Исполнение заказов агентом

7.1. Для выполнения заказов, ожидающих исполнения, принципал при оформлении заготовки накладной в АС ЭТРАН на перевозку порожнего собственного подвижного состава проставляет отметку «Подсыл вагона по договору N».

7.2. Для осуществления перевозки грузов по заказам, ожидающим исполнения, принципал вводит информацию о номерах вагонов в реестр вагонов агентского договора в АС ЭТРАН, вагону автоматически присваивается признак «АГ».

7.3. При оформлении накладной на перевозку груза в АС ЭТРАН автоматически проставляется номер и дата заказа, действующего для данного клиента по направлению и периоду перевозки.

7.4. Сведения о номерах вагонов, дате и времени ввода/вывода вагона под/из-под действия агентского договора отражаются в заказах, ожидающих исполнения по дате приема груза к перевозке и дате его раскредитования.

7.5. При завершении перевозки (при наличии раскредитованного документа) и по оказанным услугам в АС ЭТРАН, автоматически формируются накопительные ведомости формы ФДУ-92 с начислением на клиентов сумм плат, которые установленным порядком передаются в ЕК АСУФР.

7.6. Заказ переходит в состояние «Исполнен» при осуществлении перевозок в полном объеме после раскредитования всех перевозочных документов на перевозки, включенных в заказ.

7.7. Информирование всех участников процесса о статусе заказа, направление информации по вагонам, перевозочным документам, внесенным в заказ, а также уведомлений о необходимости своевременного подписания финансово-расчетной документации осуществляется посредством электронной почты, а также информационных сообщений в АС ЭТРАН.

В случае БДО агент выполняет действия в АС ЭТРАН от имени принципала в соответствии с пунктами 7.1, 7.2 настоящего Порядка.

(абзац введен распоряжением ОАО «РЖД» от 19.05.2021 № 1070/р)

8. Формирование финансово-расчетной документации, предусмотренной агентским договором, и порядок ее подписания

8.1. Агент в установленные агентским договором сроки формирует в АС ЭТРАН отчет агента об исполнении обязательств по агентскому договору (далее — отчет агента), расчет к отчету агента об исполнении обязательств по агентскому договору (далее — расчет к отчету агента), в ЕК АСУФР — отчет по счетам-фактурам (корректировочным счетам-фактурам) за реализованные им услуги в рамках агентского договора (далее — отчет принципала). Сформированный отчет принципала из ЕК АСУФР передается в АС ЭТРАН для возможности подписания агентом. Все сформированные отчеты, предусмотренные настоящим пунктом, подписываются агентом и становятся доступными принципалу в АС ЭТРАН в состоянии «Ожидание подписи».

8.2. Принципал в установленные агентским договором сроки рассматривает отчет агента, расчет к отчету агента и подписывает их.

До подписания отчета принципала принципал заполняет предусмотренные для его заполнения графы, после чего подписывает его. Все подписанные принципалом отчеты переходят в состояние «Подписан» и становятся доступными агенту и принципалу (подписантам) для просмотра в формате Excel, для печати и сохранения в формате PDF. Подписанные с двух сторон отчеты и расчеты транслируются в систему ЕК АСУД в комплекте с файлами ЭП. Отчет принципала и отчет агента также транслируется в ЕК АСУФР.

8.3. При наличии разногласий к отчету агента и расчету к отчету агента принципал в срок не позднее 5 (пяти) рабочих дней с момента их получения формирует обращение в установленной форме в АС ЭТРАН. Результаты урегулирования разногласий отражаются в корректировочных отчетах агента об исполнении обязательств по агентскому договору (далее — корректировочный отчет агента), расчетах к корректировочному отчету агента об исполнении обязательств по агентскому договору (далее — расчет к корректировочному отчету агента) не позднее 3-го числа месяца следующего отчетного периода.

При выявлении разногласий к отчету принципала агент или принципал могут внести изменения в подписанный отчет принципала только в те графы, кем были заполнены, путем отзыва своей подписи. Отзыв подписи и внесение изменений в отчет принципала без согласования с другой стороной договора не допускается. После внесения изменений отчет принципала подписывается повторно двумя сторонами договора.

8.4. Агент не позднее 3-го числа месяца, следующего за отчетным, формирует в АС ЭТРАН сводный отчет агента об исполнении обязательств по агентскому договору (далее — сводный отчет агента), при необходимости корректировочный сводный отчет агента об исполнении обязательств по агентскому договору (далее — корректировочный сводный отчет агента), отчет о начисленных на клиентов штрафах по агентскому договору (далее — отчет по штрафам), при необходимости корректировочный отчет о начисленных на клиентов штрафах по агентскому договору (далее — корректировочный отчет по штрафам), и подписывает их.

8.5. Подписание сводного отчета агента, корректировочного сводного отчета агента, отчета по штрафам, корректировочного отчета по штрафам, корректировочного отчета агента, расчета к корректировочному отчету агента осуществляется агентом и принципалом в порядке и сроки, установленные агентским договором и пунктами 8.1 - 8.2 настоящего Порядка.

9. Формирование финансово-расчетной документации, предусмотренной клиентским договором и порядок ее подписания

9.1. Исполнитель в установленные договором сроки формирует в АС ЭТРАН отчет сдачи-приемки оказанных услуг за период по договору (далее — отчет сдачи-приемки), перечень к отчету оказанных услуг за период по договору (далее — перечень к отчету) и подписывает их. Подписанные отчет сдачи-приемки и перечень к отчету переходят в состояние «Ожидание подписи» и становятся доступными заказчику в АС ЭТРАН.

9.2. Заказчик в течение 2 рабочих суток рассматривает в АС ЭТРАН документы, ожидающие подписи, и подписывает их. Подписанные заказчиком отчет сдачи-приемки и перечень к отчету переходят в состояние «Подписан» и становятся доступными исполнителю и заказчику для просмотра в формате Excel, для печати и сохранения в формате PDF. Подписанные с двух сторон отчеты и перечни транслируются в систему ЕК АСУД в комплекте с файлами ЭП.

9.3. При наличии разногласий к отчету сдачи-приемки и перечню к отчету заказчик в срок не позднее 5 (пяти) рабочих дней с момента их получения формирует обращение в установленной форме в АС ЭТРАН. Результаты урегулирования разногласий отражаются в корректировочных отчетах сдачи-приемки оказанных услуг за период по договору (далее — корректировочный отчет сдачи-приемки) и корректировочных перечнях к отчету оказанных услуг за период по договору (далее — корректировочный перечень к отчету) не позднее 3-го числа месяца, следующего за отчетным.

9.4. Подписание корректировочного отчета сдачи-приемки, а также корректировочного перечня к отчету осуществляется между исполнителем и заказчиком в порядке и сроки, установленные клиентским договором и пунктами 9.1 - 9.2 настоящего Порядка.

В случае БДО агент выполняет действия в АС ЭТРАН от имени принципала в соответствии с пунктами 9.1 - 9.3 настоящего Порядка с последующей передачей принципалу на бумажном носителе сформированных и подписанных со своей стороны отчетов сдачи-приемки. При наличии разногласий к сформированным документам принципал формирует и направляет обращение агенту в письменной форме в сроки, предусмотренные пунктом 9.3 настоящего Порядка.

(абзац введен распоряжением ОАО «РЖД» от 19.05.2021 № 1070/р)

Приложение к Порядку формирования и подписания электронной подписью документов, предусмотренных агентскими и клиентскими договорами на оказание услуг по предоставлению железнодорожного подвижного состава, утвержденному распоряжением ОАО «РЖД» от 22 декабря 2018 г. № 2750/р

№ п/п	Причина отказа
1	Отсутствие технических и технологических возможностей обеспечения
2	Отсутствие возможности обеспечения указанного вида подвижного состава
3	Отсутствие подвижного состава требуемой модели
4	Несоответствие параметров указанного подвижного состава роду груза
5	Отсутствие пропускной способности инфраструктуры
6	Отсутствие возможности предоставления подвижного состава в срок на заявленную дату погрузки
7	Отсутствие согласованных ценовых условий (при ошибке выбора парка управления)
8	Наличие запретов и ограничений
9	Отсутствие заявки ф. ГУ-12
10	Некорректный ввод заказа (несовпадение реквизитов с ГУ-12, ошибка указания плательщика)
11	Превышение нормативных сроков нахождения вагонов под погрузкой/выгрузкой
12	Наличие неотработанного заказа на данное направление в действующем периоде (дублирование)
13	Наличие неудовлетворенных претензионных требований

---