Распоряжение Правления ПФ РФ от 02.12.2008 № 242р

«Об утверждении Методических рекомендаций по адаптации вновь принятых работников»

ПРАВЛЕНИЕ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 2 декабря 2008 г. № 242р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО АДАПТАЦИИ

В целях закрепления кадров в системе Пенсионного фонда Российской Федерации:

1. Утвердить прилагаемые Методические рекомендации по адаптации вновь принятых работников.

2. Управляющим отделениями ПФР разработать и утвердить положения об адаптации вновь принятых работников.

Срок — 30 марта 2009 года.

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на начальника Управления кадровой политики Соловьева Н.А.

А.ДРОЗДОВ

от 2 декабря 2008 г. № 242р

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО АДАПТАЦИИ ВНОВЬ ПРИНЯТЫХ РАБОТНИКОВ

1. Общие положения

1.1. Настоящие Методические рекомендации предназначены для активного включения новых работников в работу структурных подразделений территориальных органов Пенсионного фонда Российской Федерации и быстрого достижения ими рабочих показателей.

1.2. Процедура адаптации персонала призвана облегчить процесс преодоления новым работником производственных и межличностных проблем, ускорить его вхождение в рабочий коллектив, приобрести и закрепить на практике профессиональные знания и обеспечить в конечном итоге переход работника к самостоятельному выполнению трудовых обязанностей, а также направлена на оценку уровня квалификации и потенциала работника.

1.3. Адаптация является четко регламентированным процессом приспособления сотрудника к организации.

1.4 Основные цели адаптации:

ускорение перехода работника к самостоятельной работе;

уменьшение стартовых финансовых издержек;

снижение тревожности и неуверенности, испытываемых новым работником;

освоение основных требований корпоративной культуры и правил поведения;

сокращение текучести кадров, снижение издержек по поиску нового персонала;

экономия времени непосредственного руководителя и коллег по работе;

развитие у нового работника удовлетворенности работой, позитивного отношения к работе и реализма в ожиданиях.

1.5. Адаптация работников является первоначальным звеном системного обучения и подготовки кадров для работы в системе Пенсионного фонда Российской Федерации.

1.6. Работу по адаптации персонала организует и координирует Управление кадровой политики совместно с УМЦ ПФР и кадровыми службами отделений ПФР.

1.7. Данные Методические рекомендаций являются основой для разработки и утверждения в отделениях ПФР положений об адаптации вновь принятых работников.

2. Структура процесса адаптации

2.1 Процесс адаптации работника происходит по нескольким направлениям:

профессиональное — овладение системой профессиональных знаний, умений и навыков, эффективное применение их на практике;

социально-психологическое — овладение ценностями корпоративной культуры, успешное вхождение в коллектив, развитие мотивации к деятельности в данной организации;

социально-организационное — привыкание к новым условиям работы;

психофизиологическое — приспособление к условиям, режиму труда и отдыха на месте работы.

2.2 Участники процедуры адаптации:

работник кадровой службы знакомит нового работника с организацией совместно с непосредственным руководителем вновь принятого работника, корректирует для конкретного работника и утверждает Примерную программу профессиональной и личностной адаптации (Приложение 1), направленную на формирование личностно-профессиональных качеств и навыков;

непосредственный руководитель на базе Примерной программы профессиональной и личностной адаптации обеспечивает разработку Плана адаптации (Приложение 2) с указанием в нем конкретных мероприятий, осуществляет контроль за выполнением плана, организацию подготовки необходимых документов, дает оценку результатов прохождения обучения;

наставник или непосредственный руководитель помогает освоить технологии работы, понять специфику и динамику рабочих процессов в сфере его профессиональной деятельности.

2.3 Процесс адаптации делится на три этапа:

ориентация работника (практическое знакомство нового работника со своими функциональными обязанностями и организацией, составление программы и плана адаптации);

обучение и введение в должность (реализация плана адаптации, применение специальных программ, тренингов или семинаров), оценка уровня подготовленности работника к работе (итоговое тестирование или собеседование);

завершение адаптации (закрепление полученных знаний, самоподготовка к аттестации).

Адаптация в системе ПФР разделяется на два вида:

адаптация работника, не имеющего опыта профессиональной деятельности;

адаптация работника, имеющего опыт профессиональной деятельности.

3. Срок адаптации

Сроки адаптации различаются в зависимости от вида адаптации, опыта и индивидуальных особенностей работника. Для определения срока адаптации и выбора наиболее эффективной программы адаптации производится оценка уровня подготовленности работника путем собеседования и (или) тестирования (см. Порядок проведения оценки уровня профессиональных знаний и изучения личностных и деловых качеств работников системы ПФР, утвержденный распоряжением Правления ПФР от 20 февраля 2006 г. № 31р). При этом учитываются образование, трудовой стаж, опыт работы, а также его психологические характеристики.

3.1. Адаптация для работников, не имеющих опыта профессиональной деятельности, не превышает одного года.

3.2. Адаптация для работников, имеющих опыт профессиональной деятельности, как правило, не превышает 3-х месяцев, но, при необходимости, может быть продлена в индивидуальном порядке.

3.3. Адаптация для вновь принятых работников, относящихся к категории руководителей, не превышает шести месяцев.

Решение о сроке адаптации принимается непосредственным руководителем работника совместно с руководителем кадровой службы. Срок адаптации указывается в Плане адаптации.

4. Ориентация работника

Процедура введения в организацию (или ориентация) должна обеспечивать работников необходимой информацией об организации и о перспективах, которые он может иметь, работая в ней. Работнику сообщают сведения об истории ПФР, а также организационной структуре, планировании и руководстве работой территориальных органов ПФР и структурных подразделений Исполнительной дирекции ПФР, порядке их взаимодействия. Работника знакомят с политикой организации в отношении персонала: принципы, приоритеты, ценностные установки, дисциплинарные требования, формализованные процедуры, льготы для работников, возможности для продвижения.

Целью данного этапа является формирование положительного отношения работников к новому месту работы, понимание ими принципов функционирования организации, прояснения требований и ожиданий со стороны организации.

Ориентация работника подразделяется на общую и специальную.

4.1. Процесс общей ориентации работника проводит кадровая служба, оформляющая прием работника. В кадровой службе работник получает следующие сведения:

о целях, задачах, планах работы ПФР, его структуре, системе руководства, традициях, проблемных вопросах;

об условиях назначения на должность, об испытательном сроке (в случае, если работник принимается на работу с испытательным сроком);

о правилах внутреннего трудового распорядка, системе поощрений;

о системе оплаты труда (условиях премирования, надбавках за выслугу лет, за особые условия и специальный режим работы и др.), выплатах компенсационного характера (санаторно-курортном лечении, оздоровительном отдыхе, системе медицинского обслуживания);

о формах обучения и повышения квалификации;

об организации процесса питания, наличии комнаты отдыха и решении других бытовых проблем.

4.2. Специальную ориентацию работника осуществляет непосредственный руководитель.

В процессе специальной ориентации работнику сообщаются следующие сведения:

функции подразделения, цели и задачи, структура, направление деятельности, а также взаимодействие с другими структурными подразделениями;

функциональные обязанности работника и степень ответственности (детальное описание текущей работы и ожидаемых результатов), разъяснение важности данной работы, ее взаимосвязь с работой других подразделений.

Непосредственный руководитель:

представляет нового работника коллективу и поздравляет его с началом работы;

знакомит работника с целями и задачами структурного подразделения, зоной его ответственности и основными функциональными обязанностями коллег;

знакомит с условиями работы, определяет рабочее место и организовывает его техническое оснащение.

Процесс общей и специальной ориентации работника не должен превышать трех рабочих дней.

5. Обучение и введение в должность

Обучение нового работника организуется в форме лекций, семинаров, тренингов, инструктажей, самоподготовки и т.п., в том числе с использованием дистанционных образовательных технологий, и (или) непосредственно в его структурном подразделении с привлечением в качестве наставника опытного работника данного структурного подразделения.

Выбор оптимального вида обучения (степень их сочетания) производится по усмотрению непосредственного руководителя с учетом специфики и особенностей региона, наличия квалифицированных специалистов и степени подготовки нового работника, наличия у него навыков к работе.

Для вновь принятых работников, относящихся к категории руководителей, могут использоваться другие формы обучения, например стажировка, краткосрочное повышение квалификации. К работнику, назначаемому на руководящую должность, наставник, как правило, не назначается.

Наставничество не устанавливается для обслуживающего персонала.

Для работников с установленным сроком адаптации до одного года период обучения до итогового тестирования (собеседования) является одним из этапов адаптации.

6. Наставничество как одна из форм обучения вновь принятых работников в систему ПФР

6.1. Наставничество — форма обучения вновь принятых работников, представляющая собой процесс консультирования и оценки нового работника более опытным сотрудником. Наставник курирует профессиональное развитие нового работника, консультирует его по вопросам, связанным с функциональными обязанностями и корпоративной культурой, существующей в организации, предупреждает конфликты и стрессы, способствует установлению межличностных коммуникаций.

Наставник — это опытный работник, задачей которого является введение нового работника в должность и который обладает следующими качествами:

высокий уровень профессиональной компетентности;

системное представление о своем участке работы и работе подразделения;

способность и готовность делиться своим опытом (умение доходчиво объяснять информацию);

лояльность к организации (преданность делу, поддержание ее стандартов);

коммуникативные навыки, гибкость в общении.

6.2. Решение об обучении нового работника с привлечением наставника принимается руководителем территориального органа ПФР на основании служебной записки за подписью руководителя кадровой службы и непосредственного руководителя вновь принятого работника.

Назначение (закрепление) наставника производится с его согласия и оформляется приказом отделения ПФР или подведомственного ему территориального органа ПФР по установленной форме (Приложение 3).

Наставник может одновременно обучать не более двух новых работников. Закрепление наставника производится на срок, не превышающий установленный для данного работника испытательный срок.

Замена наставника производится в случаях:

увольнения наставника или его перевода на другую работу;

длительной болезни наставника;

привлечения наставника к дисциплинарной ответственности;

психологической несовместимости наставника и нового работника.

6.3 Стандарты работы наставника с новым работником:

доброжелательное, позитивное отношение к новому работнику;

рациональное распределение рабочего времени: совмещение функций по основной работе с функциями наставничества за счет правильного планирования рабочего времени;

последовательная передача необходимой информации, знаний, опыта новому сотруднику: от простого к сложному, от общеизвестной информации к конфиденциальной;

контроль освоения знаний в ходе наставничества;

осуществление текущего контроля за работой нового работника, своевременная коррекция действий в работе;

приобщение к культуре организации.

Обязанности наставника:

планировать работу с новым работником;

оказывать новому работнику всестороннюю помощь в овладении за период адаптации избранной специальностью, отрабатывать с ним приемы и способы качественного выполнения функциональных обязанностей;

знать возможности дистанционных образовательных технологий и методов обучения;

изучать деловые и морально-психологические качества нового работника, его отношение к работе, поведение в коллективе;

своевременно принимать профилактические меры по недопущению нарушений в работе нового работника;

вносить предложения непосредственному руководителю о поощрении или наложении взыскания на нового работника;

отчитываться о работе с новым работником перед непосредственным руководителем и руководителем кадрового подразделения;

по итогам обучения составлять отчет наставника о результатах адаптации по установленной форме (Приложение 4), который подшивается в личное дело работника.

6.4. После окончания процесса адаптации вновь принятого работника его наставник может быть премирован по решению руководителя территориального органа ПФР в соответствии с абзацем вторым подпункта 3.6 пункта 3 Постановления Правления ПФР от 20 июня 2007 г. № 145п.

Решение о премировании оформляется приказом руководителя территориального органа ПФР на основании ходатайства руководителя структурного подразделения, в котором работает наставник. В случае увольнения вновь принятого работника до окончания срока наставничества вопрос о премировании наставника решается руководителем территориального органа ПФР.

Показателями оценки эффективности работы наставника является выполнение новым работником функциональных обязанностей в период срока адаптации.

За добросовестное исполнение своих обязанностей наставник может быть награжден в установленном Правлением ПФР порядке.

7. Завершение адаптации

7.1. Для работников, закончивших обучение с наставником, дальнейший процесс адаптации осуществляется самостоятельно в соответствии с индивидуальным Планом адаптации под руководством непосредственного начальника.

7.2. Оценка уровня знаний и умений, полученных новым работником при адаптации, проводится во время аттестации, результатом которой является полная характеристика профессиональных, деловых и морально-психологических качеств работника.

Н. А. Соловьев

работников

профессиональной и личностной адаптации

--------------------------------

    <*> Указанные темы теоретической,  практической подготовки и количество
часов являются  примерными  и при составлении  плана  определяются с учетом

индивидуальных особенностей работника.

___________ (Ф.И.О. наставника) _________________ (Ф.И.О. нового работника) (подпись) (подпись) ___________________________________ (Ф.И.О. непосредственного руководителя) (подпись) ___________________________________ (Ф.И.О. руководителя кадровой службы) (подпись)

работников

План адаптации

Ф.И.О. ________________________________________________________________

Должность _____________________________________________________________

Подразделение _________________________________________________________

Руководитель __________________________________________________________

Наставник _____________________________________________________________

Срок (период) адаптации _______________________________________________

Подпись непосредственного руководителя _______________________ «__» ____________ 200_ г.

работников

ПРИКАЗ О ___________________ (Ф.И.О. наставника)

Назначить _____________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество наставника, должность,

                      название подразделения)

наставником _______________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество нового работника, должность) с «__» ____________ 200_ года на __________ месяца.

Основание: служебная записка за подписью руководителя кадровой службы и непосредственного руководителя вновь принятого работника.

Управляющий отделением ПФР Подпись

Руководитель кадровой службы: Юрист: С приказом ознакомлен:

работников

Отчет наставника о результатах адаптации

Наставник _________________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество; должность; подразделение) Работник __________________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество; должность) Дата начала и окончания периода адаптации _________________________________

Результат итогового тестирования: _________________________________________ Заключение по адаптации работника: ________________________________________

Подпись наставника ________________________________________________________ «__» ____________ 200_ г.