Примерный перечень дел управленческой документации, подлежащей приему в государственные архивы от научно-исследовательских, проектных, конструкторских и технологических организаций

(утв. Главархивом СССР 04.03.1986)

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДЕЛ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ, ПОДЛЕЖАЩЕЙ ПРИЕМУ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ ОТ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИХ, ПРОЕКТНЫХ, КОНСТРУКТОРСКИХ И ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЙ

Настоящий Перечень является нормативно-методическим пособием, на основе которого осуществляется отбор управленческой документации в научно-исследовательских, проектных, конструкторских и технологических организациях для передачи ее на государственное хранение в соответствующие архивы.

Перечень предназначен для работников архивных служб указанных организаций и работников государственных архивов. Он может быть использован также при разработке типовых, примерных и индивидуальных номенклатур дел текущего делопроизводства научно-исследовательских, проектных, конструкторских и технологических организаций.

Перечень одобрен Центральной экспертно-проверочной комиссией Главархива СССР 29.04.85 (протокол № 2).

Составители Перечня — работники ЦГАНТД СССР, ЦГАНТМД Узбекской ССР, ЦГАНТД Казахской ССР, ЦГАНТМД Азербайджанской ССР, ЦГАНТД Эстонской ССР.

УКАЗАНИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПРИМЕРНОГО ПЕРЕЧНЯ ДЕЛ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ, ПОДЛЕЖАЩЕЙ ПРИЕМУ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ ОТ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИХ, ПРОЕКТНЫХ, КОНСТРУКТОРСКИХ И ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЙ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящий Перечень составлен в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР, утвержденным постановлением Совета Министров СССР от 04.04.80 № 274. Он рассчитан на работников государственных архивов, а также работников ведомственных архивов научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организаций.

1.2. Действие Перечня распространяется на организации, научно-техническая документация которых подлежит передаче в государственные архивы.

1.3. Перечень составлен на основе обобщения опыта работы с ведомственными архивами подконтрольных организаций, накопленного работниками ЦГАНТД СССР, ЦГАНТМД Узбекской ССР, ЦГАНТД Казахской ССР, ЦГАНТМД Азербайджанской ССР, ЦГАНТД Эстонской ССР.

1.4. Перечень является нормативно-методическим пособием, на основе которого осуществляется отбор управленческой документации в научно-исследовательских, проектных, конструкторских и технологических организациях для передачи ее на государственное хранение в соответствующие архивы.

1.5. Перечень рассчитан на различные категории организаций: научно-исследовательский институт (НИИ), проектный институт (ПИ), конструкторское бюро (КБ), а также организации, совмещающие несколько функций: научно-исследовательские, проектные и конструкторские (НИПКИ), научно-исследовательские, конструкторские и технологические (НИКТИ), конструкторско-технологические (КТБ), научно-исследовательские и проектные (НИПИ, ГипроНИИ), проектные и конструкторские (ПКБ) и т.д. При использовании Перечня в работе с конкретной организацией следует учитывать ее профиль.

1.6. Перечень может быть использован также в качестве дополнения к отраслевым ведомственным перечням документов со сроками хранения и к «Перечню типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения материалов» (Главархив СССР, 1969) при разработке типовых, примерных и индивидуальных номенклатур дел текущего делопроизводства научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организаций.

При этом следует иметь в виду, что формулировки статей Перечня, указывающие категории и группы однородных документов, по возможности максимально приближены к формулировкам заголовков дел, однако не всегда точно им соответствуют из-за отсутствия унификации в формировании дел в делопроизводстве организаций.

2. СТРУКТУРА ПЕРЕЧНЯ И ОСОБЕННОСТИ ЕГО ПРИМЕНЕНИЯ

2.1. Структура данного Перечня аналогична структуре «Перечня типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения материалов» (Главархив СССР, 1969), уточненной затем в вышедших позднее отраслевых перечнях документов со сроками хранения.

Группировка документов не по структурным подразделениям организаций, а по направлениям их деятельности вызвана тем, что невозможно унифицировать и свести к единой схеме различные структуры научно-исследовательских и проектно-конструкторских организаций.

2.2. В отдельных статьях Перечня объединены несколько разновидностей документов, аналогичных по назначению и содержанию (разделяются запятыми), например: докладные записки, справки, сведения о работе организаций (ст. 12).

2.3. Графа «Примечания» наряду с рекомендациями по приему документов содержит сведения об особенностях формирования дел, в частности, ведется ли отдельное дело с этими документами или они отлагаются, как правило, в составе других дел.

2.4. Если документы головного института и филиала (отделения) передаются в один государственный архив, целесообразен прием всей планово-отчетной документации филиала (отделения) от головного института, в фонде которого содержатся, безусловно, лучшие экземпляры документов. От филиала (отделения) в этом случае поступает лишь внутренняя документация, включенная в настоящий Перечень. В том случае, когда фонды этих организаций поступают в разные госархивы, планово-отчетную документацию принимают и в составе собственных фондов филиала (отделения).

2.5. Приказы, протоколы совещаний и другие документы министерства поступают в государственные архивы в составе фондов всех организаций. Однако, если республиканское министерство передает свои документы в тот же государственный (республиканский) архив, что и научно-исследовательская, проектная, конструкторская или технологическая организация, повторяющиеся документы принимаются на государственное хранение только от соответствующего министерства.

В составе фонда отделения, филиала НИИ, КБ принимаются также приказы головного института по деятельности этого филиала, отделения, если фонд головного института передается в другой государственный архив.

2.6. В Перечень не включены технические условия, стандарты, отзывы и заключения о научно-исследовательских работах, отчеты о научных командировках, изобретения и рацпредложения и т.д. Это обусловлено тем, что они относятся не к управленческой, а к научно-технической документации, порядок отбора и передачи которой в госархивы установлен соответствующими правилами и перечнями.

2.7. В Перечень не включены категории (виды) документов, которые не формируются в самостоятельные дела, а входят в состав других дел. Например, годовой отчет о выполнении плана по труду, годовой энергобаланс, годовой отчет о подготовке и повышении квалификации кадров и ряд других документов не указаны в Перечне, так как они входят в состав годового отчета организации по основной деятельности. Не включены также планы финансирования научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ и планы по труду, поскольку в статотчетах о выполнении плана финансирования и плана по труду даны показатели утвержденного плана.

2.8. В Перечне не перечисляются все действующие и часто меняющиеся формы статотчетности. Там, где это целесообразно, они указаны под обобщенным заголовком, например: «Статотчеты о численности, составе и движении кадров» (ст. 78).

Отбору на государственное хранение подлежат все формы годовой и единовременной статотчетности, хранящиеся постоянно в соответствии с отраслевым и типовым (1969 г.) перечнями документов и не вошедшие в состав других дел (например, годового отчета по основной деятельности).

2.9. Наряду с документами профкома, народного контроля, первичных организаций научно-технического общества (НТО) и Всесоюзного общества изобретателей и рационализаторов (ВОИР) на госхранение могут приниматься госархивами документы других общественных организаций.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО ОТБОРУ И ПЕРЕДАЧЕ ДОКУМЕНТОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

3.1. Для организации и проведения работы по отбору документов на государственное хранение в каждой организации в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР создается экспертная комиссия.

3.2. Экспертная комиссия действует в соответствии с «Типовым положением о постоянно действующей центральной экспертной комиссии министерства (ведомства) и о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения» (Главархив СССР, 1977), «Типовым положением о постоянно действующей экспертной комиссии научно-исследовательского, проектно-конструкторского и технологического института» (ЦГАНТД СССР, 1979), нормативами и рекомендациями того госархива, в который организация передает документы.

3.3. Порядок оформления отбора документов, подготовки и передачи их в госархив установлен в «Основных правилах работы ведомственных архивов» (Главархив СССР, 1985), «Инструкции о порядке передачи документов в ЦГАНТД СССР» (1981), нормативных актах и методических пособиях соответствующего госархива.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДЕЛ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ, ПОДЛЕЖАЩЕЙ ПРИЕМУ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ ОТ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИХ, ПРОЕКТНЫХ, КОНСТРУКТОРСКИХ И ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЙ

№ статьи	Наименование дел	Примечания
1	2	3
	Руководство и контроль
1	Приказы министерства, содержащие сведения о деятельности организации <1>
<1> Здесь и далее под словом «организация» понимается институт, конструкторское бюро, филиал, отделение института.
2	Протоколы и решения коллегии министерства, содержащие сведения о деятельности организации
3	Протоколы совещаний у министра, заместителя министра по вопросам деятельности организации
4	Указания министерства, содержащие сведения о деятельности организации
5	Указания Главного управления, промышленного объединения, содержащие сведения о деятельности организации
6	Приказы по основной деятельности
7	Распоряжения по основной деятельности организации	На госхранение принимаются выборочно после полистной экспертизы
8	Протоколы и документы к ним (решения, стенограммы, доклады) отраслевых и координационных конференций и совещаний, проводимых организацией
9	Протоколы Совета директоров головного института
10	Протоколы совещаний у руководства организации
11	Протоколы постоянно действующего производственного совещания
12	Докладные записки, справки, сведения о работе организации, представленные в министерство, объединение, партийные и советские органы	В делопроизводстве, как правило, группируются в составе дела «Переписка по основной деятельности». Подлежат изъятию из него при отборе документов на госхранение
13	Обзоры работы организации
14	Доклады работников организации на межотраслевых совещаниях, конференциях, проводимых другими организациями
15	Акты проверок работы и обследования организации	Акты финансовых ревизий на госхранение не принимаются
	Организационные вопросы
16	Положение (устав) организации
17	Положения о структурных подразделениях	На госхранение принимаются положения о подразделениях, созданных для решения проблемных задач, а также те положения, которые не отражены в уставе (положении) организации
18	Структура организации
19	Штатное расписание организации и перечни изменений к нему
20	Документы об участии в выставках (планы-проспекты, характеристики экспонатов, сведения о награждении)
21	Договоры о социалистическом содружестве с предприятиями
22	Редакционно-издательский план организации
23	Отчет о выполнении редакционноиздательского плана организации
24	Акт приема-передачи дел при смене руководства
25	Акт приема-передачи организации из одного ведомства в другое
26	Акты и другие документы о реорганизации, ликвидации, переименовании организации
	Отчетность
27	Паспорт (технический паспорт) института, филиала, отделения
28	Сводный годовой отчет института, филиалов и отделений по основной деятельности и капитальным вложениям с объяснительной запиской:	1. Отчет по капитальным вложениям может быть сформирован и в отдельное дело
29	а) научная часть б) проектная часть в) по предприятиям Годовой отчет института, филиала, отделения по основной деятельности и капитальным вложениям с объяснительной запиской:	2. Часть «б» отлагается в институтах, ведущих проектно-конструкторскую работу См. примечания к ст. 28
	а) научная часть б) проектная часть
	Научно-исследовательская и проектно-конструкторская работа
30	Протоколы заседаний научно-технического совета (НТС) министерства и секций совета, технических совещаний у министра, заместителя министра по рассмотрению проектов и тем организации
31	Протоколы совместных заседаний НТС или секций НТС министерства с НТС организации
32	Протоколы и стенограммы заседаний ученого совета и документы к ним (решения, доклады)
33	Протоколы и стенограммы заседаний секций ученого совета и документы к ним (решения, доклады)
34	Годовые отчеты о работе аспирантуры (текстовой и статистический)	Принимаются на госхранение в том случае, если они не включены в состав годового отчета по основной деятельности
35	Годовой отчет о работе ученого совета
36	Протоколы и стенограммы заседаний НТС организации и документы к ним (решения, доклады)
37	Протоколы и стенограммы заседаний секций НТС организации и документы к ним (решения, доклады)
38	Протоколы заседаний координационных (проблемных) советов и документы к протоколам
39	Протоколы заседаний научно-методических комиссий и документы к протоколам
40	Протоколы заседаний специализированных советов (советов по присуждению ученых степеней и званий) и документы к протоколам
41	Годовой отчет о работе НТС организации
42	Списки членов ученого совета, НТС организации, их секций и комиссий
43	Сводный план-прогноз научно-исследовательских, опытно-конструкторских, проектно-изыскательских работ головного института
44	План-прогноз научно-исследовательских, опытно-конструкторских, проектно-изыскательских работ института, КБ, филиала, отделения
45	Сводный перспективный пятилетний тематический план научно-исследовательских, опытно-конструкторских, проектно-изыскательских работ головного института
46	Перспективный, пятилетний тематический план научно-исследовательских, опытно-конструкторских, проектноизыскательских работ института, КБ, филиала, отделения
47	Сводный годовой тематический план научно-исследовательских, опытноконструкторских, проектно-изыскательских работ головного института
48	Годовой тематический план научно-исследовательских, опытно-конструкторских, проектно-изыскательских работ института, КБ, филиала, отделения
49	Перечень дополнений и изменений к тематическому плану научно-исследовательских, опытно-конструкторских, проектно-изыскательских работ института, КБ, филиала, отделения	Принимается на госхранение как отдельное дело только в том случае, если он не внесен в последний вариант темплана
50	Наряд-заказы на выполнение научно-исследовательских, проектно-конструкторских работ	Принимаются на госхранение только при отсутствии годовых темпланов
51	Координационный план научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ и изменения к нему
52	Годовой план реализации и внедрения законченных научно-исследовательских, проектно-конструкторских работ
53	Сводный отчет головного института о выполнении пятилетнего плана научноисследовательских, опытно-конструкторских, проектно-изыскательских работ
54	Отчет института, КБ, филиала, отделения о выполнении пятилетнего плана научноисследовательских, опытно-конструкторских, проектно-изыскательских работ
55	Сводный отчет головного института о научно-технической деятельности	До 70-х гг. было принято название «Отчет о выполнении годового плана научно-исследовательских, опытно-конструкторских, проектно-изыскательских работ»
56	Отчет института, КБ, филиала, отделения о научно-технической деятельности
57	Отчет о выполнении координационного плана научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ
58	Отчет о выполнении годового плана реализации и внедрения законченных научно-исследовательских, проектно-конструкторских работ
59	Сводный годовой статистический отчет головного института о выполнении плана научно-исследовательских, опытно-конструкторских, проектно-изыскательских работ
60	Годовой статистический отчет института, КБ, филиала, отделения о выполнении научно-исследовательских, опытных, проектно-конструкторских и технологических работ (форма 2-нт, НПК)
61	Годовой статистический отчет института, филиала, отделения о выполнении плана проектных и изыскательских работ (форма 4-кс)
62	Годовые отчеты института, филиала, отделения о научно-технической информации и издании печатных трудов
63	Годовой статистический отчет института, филиала, отделения о патентно-лицензионной работе (форма 4-нт)
64	Протоколы и документы к ним (решения, стенограммы, рекомендации, доклады) научных конференций, коллоквиумов, дискуссий, диспутов, теоретических семинаров
65	Отчеты, докладные записки, сведения о внедрении в производство научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ
66	Протоколы технических совещаний по рассмотрению и утверждению технических заданий и технических проектов, заключения о проектах
	Изобретательство и рационализация
67	Протоколы рассмотрения изобретений и рацпредложений
68	Сводный годовой статистический отчет головного института о поступлении и внедрении изобретений и рацпредложений
69	Годовой статистический отчет института, КБ, филиала, отделения о поступлении и внедрении изобретений и рацпредложений
70	Доклады, обзоры, сведения о поступлении и внедрении изобретений и рацпредложений
71	Журналы регистрации изобретений и рацпредложений
	Вопросы внешних сношений
72	Протоколы совместных совещаний с представителями зарубежных стран о ходе разработки и внедрении научно-исследовательских, опытно-конструкторских и проектно-изыскательских работ
73	Планы научно-технического сотрудничества с родственными институтами стран СЭВ, с зарубежными фирмами
74	Отчеты, доклады, справки об участии организации в научно-исследовательских, проектно-конструкторских работах в рамках СЭВ, о сотрудничестве с другими зарубежными странами
75	Переписка по научно-техническому сотрудничеству с зарубежными странами	Принимается в госархив выборочно после просмотра
	Работа с кадрами
76	Протоколы заседаний квалификационного ученого совета и документы к ним (анкеты, характеристики, доклады, сообщения)
77	Сводный годовой отчет головного института о работе с кадрами
78	Статотчеты института, КБ, филиала, отделения о численности, составе и движении кадров
79	Годовой отчет института, КБ, филиала, отделения о работе с кадрами
80	Номенклатура должностей организации
81	Личные дела работников, имеющих ученые степени и звания	Включаются в отдельную опись дел постоянного хранения по личному составу
82	Списки научных сотрудников, имеющих ученые степени и звания, списки резерва на выдвижение по должности
83	Документы по награждению работников орденами и медалями, по присвоению почетных званий	См. примечание к ст. 81
	Делопроизводство и архив
84	Сводная номенклатура дел организации, согласованная с архивным учреждением
85	Протоколы заседаний экспертной комиссии организации
	Работа общественных организаций
	Профсоюзная организация
86	Протоколы отчетно-выборных конференций, общих собраний членов профсоюза и документы к протоколам (отчетные доклады)
87	Протоколы заседаний профкома
88	Коллективный договор
89	Протоколы, акты проверки выполнения коллективного договора	Могут быть в составе протоколов общих собраний (ст. 86)
90	Статистический отчет о заключении и выполнении коллективного договора за год
91	Социалистические обязательства коллектива организации
92	Встречный план коллектива организации
93	Итоговые сведения о выполнении социалистических обязательств коллективом организации	См. примечание к ст. 89
94	Полугодовые статистические отчеты профкома
	Народный контроль
95	Протоколы заседаний группы народного контроля и документы к ним (акты проверок, справки)
96	Отчеты, справки о работе группы народного контроля
	ВОИР, НТО
97	Протоколы заседаний первичной организации ВОИР
98	Отчеты, справки о работе первичной организации ВОИР
99	Протоколы заседаний первичной организации НТО
100	Отчеты, справки о работе первичной организации НТО, об итогах проведения общественных смотров научно-исследовательских разработок и внедрения новой техники

---