Приказ Ространснадзора от 14.11.2022 № ВБ-520фс

(ред. от 10.11.2025)

«Об утверждении Инструкции по делопроизводству Федеральной службы по надзору в сфере транспорта»

ПРИКАЗ

В соответствии с пунктом 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30, пунктом 2.38 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, Положением о Федеральной службе по надзору в сфере транспорта, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. № 398, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 25 декабря 2020 г. № 199, Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71, приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству Федеральной службы по надзору в сфере транспорта, (далее — Инструкция), согласованную письмом Росархива от 18 октября 2022 г. № 7/2785-А.

2. Заместителям руководителя, начальникам Управлений, начальнику отдела режима, мобилизационной подготовки и гражданской обороны обеспечить строгое соблюдение требований Инструкции всеми работниками Федеральной службы по надзору в сфере транспорта.

3. Признать утратившими силу приказы Федеральной службы по надзору в сфере транспорта:

от 19 декабря 2011 г. № АК-1222фс «Об утверждении Инструкции по делопроизводству Федеральной службы по надзору в сфере транспорта»;

от 1 апреля 2013 г. № АК-417фс «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству Федеральной службы по надзору в сфере транспорта, утвержденную приказом Ространснадзора от 19 декабря 2011 г. № АК-1222фс»;

от 29 июня 2021 г. № ВБ-641фс «О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству Федеральной службы по надзору в сфере транспорта, утвержденную приказом Ространснадзора от 19 декабря 2011 г. № АК-122фс».

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству Федеральной службы по надзору в сфере транспорта (далее — Инструкция) разработана во исполнение пункта 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30, и в соответствии с пунктами 2.38 и 2.39 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, Положением о Федеральной службе по надзору в сфере транспорта, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. № 398, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 25 декабря 2020 г. № 199, Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71, Регламентом Федеральной службы по надзору в сфере транспорта, утвержденным приказом Ространснадзора от 29 марта 2019 г. № ВБ-261фс (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 7 августа 2019 г., регистрационный № 55512).

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Федеральной службы по надзору в сфере транспорта (далее — Служба) документов, совершенствования делопроизводства Службы и повышения его эффективности.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота (далее — СЭД), применяемая в Службе, должна обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.

1.4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.

1.5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем Службы.

1.6. Положения настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией применяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к их передаче на архивное хранение.

1.7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Службы осуществляет Правовое управление.

1.8. Функции, задачи, права и ответственность Правового управления регламентируются приказом Ространснадзора от 1 апреля 2021 г. № ВБ-385фс «Об утверждении Положения о Правовом управлении Федеральной службы по надзору в сфере транспорта». Должностные обязанности работников Правового управления и работников, ответственных за организацию работы с документами в структурных подразделениях, устанавливаются должностными регламентами.

1.9. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, формирование дел, а также их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений (заместителей руководителя и начальников управлений).

1.10. Непосредственная работа по документационному обеспечению в структурных подразделениях осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

1.11. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.12. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения руководителя Службы или иного уполномоченного им должностного лица. Передача служебной информации или документов Службы представителям средств массовой информации осуществляется ответственным сотрудником.

1.13 На работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, возлагаются следующие функции:

регистрация исходящих из структурных подразделений документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

контроль за прохождением документов в структурных подразделениях;

осуществление непрерывного контроля за исполнением документов и обращений граждан в структурных подразделения Ространснадзора;

выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

подготовка для руководства структурных подразделений сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

ввод в СЭД информации о ходе и результатах исполнения документов;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников структурных подразделений;

контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

контроль за возвратом документов, подлежащих возврату в отдел делопроизводства, организации контроля и работы с обращениями граждан Правового управления Федеральной службы по надзору в сфере транспорта (далее — Отдел документооборота);

разработка номенклатуры дел структурного подразделения;

подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

проведение для вновь принятых в структурное подразделение работников инструктажа по вопросам основ делопроизводства.

1.14. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для работников центрального аппарата Ространснадзора.

1.15. Передача в связи со служебной необходимостью заверенных копий архивных документов Службы работникам сторонних организаций допускается по согласованию с Управлением, ответственным за правовое обеспечение, на основании письменного запроса, а документов (копий документов) Управлений — на основании решения руководства Управлений.

Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов документов сторонним организациям и территориальным органам Ространснадзора допускается только по соответствующему решению Руководителя.

В том числе не подлежат перенаправлению служебные записки центрального аппарата Ространснадзора, их копии и проекты в качестве приложения ответа на запрос без обобщения.

(п. 1.15 в ред. Приказа Ространснадзора от 09.06.2023 № ВБ-182фс)

1.16. Переписка между отделами (работниками) внутри одного управления, как правило, не допускается.

1.17. Работники Службы персонально отвечают за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них на рассмотрении документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

В случае утраты документа работником Службы, немедленно докладывается об этом начальнику Управления и сообщается в Правовое управление. По решению руководителя Службы, заместителя руководителя Службы (начальника Управления) проводится служебное расследование.

При увольнении работника или переводе по Службе передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи дел.

1.18. Вновь принятые работники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства в структурном подразделении, обязаны в течение трех дней, начиная с даты поступления на работу, пройти инструктаж по ведению делопроизводства у сотрудников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.

1.19. Изменения, вносимые в настоящую Инструкцию, утверждаются приказом Ространснадзора после согласования с Росархивом.

2. Основные понятия и термины

2.1 Термины, включаемые в настоящую Инструкцию, подразделяются на:

• термины, обозначающие общие понятия (документ, дело, регистрация документа, номенклатура дел и др.);
• термины, обозначающие единичные понятия (номенклатурные названия), то есть понятия, относящиеся только к одному объекту и выступающие, как правило, его наименованием (Правовое управление, Общественный совет Ространснадзора, Центральная экспертная комиссия и др.).

2.2 Основные делопроизводственные понятия и их определения приведены ниже:

«дело» — документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

«делопроизводство» — деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в Службе. ГОСТ Р 7.0.8-2013.

«доверенное лицо» (редактор) — это сотрудник(и) Службы (пользователи в СЭД), уполномоченные получать проекты документов до рассмотрения (согласования/подписания) подписантом;

«документ» — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

«документирование» — запись информации на носителе по установленным правилам;

«документооборот» — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

«копия документа» — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

«межведомственный электронный документооборот» — взаимодействие информационных СЭД федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации (далее — МЭДО);

«номенклатура дел» — систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;

«подлинник документа» — первый или единственный экземпляр документа;

«регистрация документа» — присвоение документу регистрационного номера, внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму (регистрационную карточку) (далее — РК);

«реквизит документа» — элемент оформления документа;

«служба делопроизводства» — структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

«система электронного документооборота» — автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

«структурное подразделение» — заместители руководителя и управления Службы;

«экспертиза ценности документов» — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

«электронная копия документа» — копия документа, созданная в электронной форме;

«электронная подпись» — информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ (далее — ЭП);

«электронный документ» — документ, информация которого представлена в электронной форме;

«электронный документооборот» — документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

Иные понятия, используемые в Инструкции, используются в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013.

3. Документирование управленческой деятельности

3.1. Документы Ространснадзора

3.1.1. Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (пункт 2.1), утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27 декабря 2019 г., регистрационный № 57023) (далее — Правила делопроизводства) установлено, что состав документов, образующихся в деятельности Службы, определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.

3.1.2. Устанавливается также (пункт 2.2 Правил делопроизводства), что в Службе создаются документы на бумажном носителе, электронные документы (документы, созданные в цифровой форме и имеющие статус подлинника документа) и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

3.1.3. При создании электронных документов (пункт 2.8 Правил делопроизводства) используются электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, которые по составу реквизитов документов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.

3.1.4. В СЭД Службы или иной информационной системе, в которой создаются и в которую включаются электронные документы, при визуализации электронных документов и их воспроизведении на бумажном носителе, должны воспроизводиться реквизиты, обязательные для определенного вида документа.

3.2. Бланки документов

3.2.1. Бланки Ространснадзора изготавливаются типографским способом или с помощью компьютерной техники.

Согласно пункту 2.6 Правил делопроизводства бланки Службы и электронные шаблоны бланков Службы разрабатываются в соответствии с требованиями, установленными национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016, и утверждаются в составе Инструкции или приказом Ространснадзора.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге.

3.2.2. Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

3.2.3. При разработке и изготовлении бланков документов руководствуются Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу».

3.2.4. Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» установлено, что на бланках Ространснадзора помещается изображение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.

3.2.5. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказу Службы.

3.2.6. Бланки без изображения Государственного герба Российской Федерации могут изготавливаться на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах.

3.2.7 В Ространснадзоре используются следующие виды бланков:

бланк письма Службы (Приложение № 1 к настоящей Инструкции);

бланк письма руководителя Службы (Приложение № 2 к настоящей Инструкции);

бланк письма заместителя руководителя Службы (Приложение № 3 к настоящей Инструкции);

продольный бланк Службы (Приложение № 4 к настоящей Инструкции);

бланк приказа Службы (Приложение № 5 к настоящей Инструкции);

бланк распоряжения Службы (Приложение № 6 к настоящей Инструкции);

бланк поручения (Приложение № 7 к настоящей Инструкции);

бланк служебного (делового) письма Службы зарубежным адресатам (Приложение № 8 к настоящей Инструкции).

3.2.8. Бланки Службы разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются сверху в левом углу документа, при продольном — посередине листа вдоль верхнего поля документа.

3.2.9 Состав реквизитов для продольного бланка, бланков приказа, распоряжения или поручения:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Министерства транспорта Российской Федерации;

наименование Службы;

наименование вида документа (приказ, распоряжение, поручение);

отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

место составления (издания) документа.

3.2.10 Состав реквизитов для бланка письма Службы:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Министерства транспорта Российской Федерации;

наименование Службы;

справочные данные о Службе;

отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.

3.2.11 Состав реквизитов для бланка письма должностного лица (руководителя Службы, заместителя руководителя Службы):

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Министерства транспорта Российской Федерации;

наименование Службы;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные о Службе;

отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.

3.2.12. В целях обеспечения порядка использования бланков документов Службы, изготовленных типографским способом, Правовое управление, осуществляет их учет и хранение.

3.2.13. Внутренние документы (служебные записки, заявления, отчеты и т.п.), а также переписка между департаментами оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с соблюдением расположения реквизитов согласно установленному стандарту.

3.2.14. Документы, издаваемые Службой совместно с другими органами государственной власти, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

3.3. Общие требования к созданию документов

3.3.1. Документы, создаваемые в Службе, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

При подготовке электронных документов в Службе используются электронные шаблоны бланков документов.

3.3.2. Размеры полей документов, оформленных на бланках Службы: верхнее, нижнее и левое — 2 см, организационно — распорядительные (приказы, распоряжения, поручения) — левое поле — 3 см, правое — 1 см (если не оговорено иное).

3.3.3. Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Абзацный отступ текста документа — 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине листа.

Абзацный отступ используется только при оформлении текста документа.

Заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, а также заключительная этикетная фраза «С уважением,» печатаются непосредственно от границы левого поля. Интервал между словами — один пробел.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 установлено, что для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты размеров № 12, 13, 14 <1>. Это должен быть шрифт, являющийся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, обладающий следующими характеристиками: шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля.

<1> Стандарт не называет конкретных гарнитур шрифтов, используемых при создании документов, в том числе шрифтов, входящих в стандартный пакет MS Office, в связи с тем, что постановлением Правительства Российской Федерации от 16 ноября 2015 г. № 1236 введен запрет на использование органами государственной власти и органами местного самоуправления программ для электронных вычислительных машин и баз данных, происходящих из иностранных государств, а распоряжением Правительства Российской Федерации от 26 июля 2016 г. № 1588-р утвержден план перехода федеральных органов исполнительной власти и государственных внебюджетных фондов на использование отечественного офисного программного обеспечения. В связи с этим рекомендовать использование конкретных гарнитур шрифтов можно будет только тогда, когда большинством государственных органов, органов местного самоуправления, организаций будет использоваться свободное программное обеспечение для офисных работников.

При составлении таблиц могут использоваться шрифты № 10 — 12.

3.3.4. Документы должны иметь установленные составы реквизитов, их расположение и оформление. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов — не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов — не более 12 см.

3.3.5. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа.

При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.3.6. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами посередине верхнего поля листа без каких-либо дополнительных знаков (тире, дефисов: — 3 -) или слов «с.», «стр.» (страница).

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 1 см от верхнего края листа.

3.3.7. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД Службы.

Состав электронных документов, создаваемых в Службе, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Службы, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства, и утверждается приказом Службы по согласованию с Федеральным архивным агентством.

3.3.8. При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны документов (унифицированные формы документов).

Электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, создаваемых в СЭД Ространснадзора, утверждаются Руководителем Ространснадзора.

3.3.9. Электронные документы Службы должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, их пригодность для использования.

3.3.10. Программное обеспечение текстовых и табличных редакторов, используемых для создания, редактирования и сохранения документов, согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 23 марта 2017 г. № 325 «Об утверждении дополнительных требований к программам для электронных вычислительных машин и базам данных, сведения о которых включены в реестр российского программного обеспечения, и внесении изменений в правила формирования и ведения Единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных», должно обеспечивать:

создание электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

открытие существующих электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

сохранение электронного текстового документа в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, DOCX) и Portable Document Format (PDF);

создание новых электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

открытие существующих электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

сохранение таблиц в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, XLSX) и Portable Document Format (PDF).

Файлы электронных документов и электронных копий документов с внедренными графическими элементами регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметок об электронной подписи (в случае их формирования), передаваемых посредством МЭДО, должны иметь формат PDF/A-1 <2>.

<2> Раздел III Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации № 186 и Федеральной службы охраны Российской Федерации № 258 от 27 мая 2015 г. (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 22 сентября 2015 г., регистрационный № 38956; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 24 сентября 2015 г.).

3.3.11. Электронные документы, создаваемые в Службе, состоят из контента (содержания) и метаданных <3>.

<3> Метаданные — данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и процессов управления ими во времени (ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь». — М.: Стандартинформ, 2016).

Обязательной составной частью метаданных являются данные, фиксируемые в РК документа.

3.4. Оформление реквизитов документов

3.4.1 Документы, создаваемые Ространснадзором, имеют следующий состав реквизитов:

1. Государственный герб Российской Федерации;

2. эмблема Ространснадзора;

3. наименование Службы;

4. наименование должности;

5. справочные данные о Службе;

6. наименование вида документа;

7. дата документа;

8. регистрационный номер документа;

9. ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

10. место составления (издания) документа;

11. гриф ограничения доступа к документу;

12. адресат;

13. гриф утверждения документа;

14. резолюция;

15. заголовок к тексту;

16. текст документа;

17. отметка о контроле;

18. отметка о приложении;

19. подпись;

20. отметка об электронной подписи;

21. гриф согласования документа;

22. виза;

23. печать;

24. отметка о заверении копии;

25. отметка об исполнителе;

26. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

27. отметка о поступлении документа;

28. ссылка на документ;

29. наименование Министерства Транспорта Российской Федерации

3.4.2. Кроме перечисленных в пункте 3.4.1 настоящей Инструкции реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.

3.4.3. Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизита размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или фланговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита).

Правила оформления реквизитов документов указаны в Приложении № 9 к настоящей Инструкции.

3.4.4. Электронные документы должны быть оформлены по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичных документов на бумажных носителях.

3.5. Процедура подготовки документа

3.5.1. Проекты документов, подготовленных Ространснадзором, подлежат согласованию. Состав должностных лиц, согласующих проект документа, определяется структурным подразделением — исполнителем.

Согласование проекта документа в Службе оформляется грифом согласования (при внешнем согласовании) или визой (при внутреннем согласовании).

Гриф согласования оформляется в соответствии с пунктом 22, а виза — в соответствии с пунктом 23 Приложения № 9 к настоящей Инструкции.

Решение о согласовании проекта документа, созданного в Службе с другими государственными органами, органами местного самоуправления, организациями может быть оформлено письмом или отражено в протоколе заседания координационного или совещательного органа, в этом случае в грифе согласования указывается наименование государственного органа, органа местного самоуправления, координационного или совещательного органа, согласовавшего проект документа, дата и регистрационный (исходящий) номер письма или дата и номер протокола.

При наличии нескольких согласующих инстанций при внешнем и внутреннем согласовании отметки о согласовании (грифы согласования, визы) могут быть оформлены на листе согласования.

Согласование проектов документов может проводиться в электронном виде в СЭД. По завершении процедуры электронного согласования в случае, если документ имеет длительный срок хранения и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования, распечатанный из СЭД, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую часть.

3.5.2. Подготовленные, окончательно оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) Руководителем Ространснадзора или иным уполномоченным им должностным лицом. В установленных законодательством случаях подпись должностного лица на документе заверяется печатью Ространснадзора.

Документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью руководителя Службы или иного уполномоченного должностного лица. Собственноручная подпись должностного лица на документе оформляется в соответствии с пунктом 20 Приложения № 9 к настоящей Инструкции.

Электронные документы подписываются электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 11 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации <4>.

<4> Федеральный закон от 11 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; пункты 5, 6 постановления Правительства Российской Федерации от 9 февраля 2012 г. № 111 «Об электронной подписи, используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи»; от 25 июня 2012 г. № 634 «О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг; от 25 августа 2012 г. № 852 „Об утверждении Правил использования усиленной квалифицированной электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг и о внесении изменения в Правила разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг“; постановление Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. № 1264 „Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия“.»

3.5.3. На документах, получающих юридическую силу в результате утверждения, оформляется гриф утверждения. Утверждению подлежат нормативные правовые акты (правила, положения, инструкции, регламенты и др.), внутренние нормативные акты Службы, а также документы длительного действия (планы, программы, отчеты об их выполнении и некоторые другие документы). Документы утверждаются правовым актом (постановлением, указом, приказом, распоряжением), Руководителем Службы или иным уполномоченным им должностным лицом посредством проставления собственноручной подписи в грифе утверждения в соответствии с пунктом 14 Приложения № 9 к настоящей Инструкции.

3.6. Состав документов, образующихся в деятельности Службы

3.6.1. Порядок подготовки и оформления отдельных видов документов в Службе может устанавливаться регламентом Службы, правилами подготовки нормативных правовых актов, иными нормативными документами.

3.6.2. В целях регулирования деятельности Службы, организации выполнения государственных функций и предоставления государственных услуг, управления государственным имуществом и решения иных задач, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, определяющими деятельность Службы, в пределах ее компетенции издаются:

правовые акты в форме постановлений, приказов, распоряжений, поручений, правил, положений, инструкций, регламентов, административных регламентов, должностных регламентов, порядков и др.;

протоколы заседаний (координационных, совещательных, методических, экспертных и других органов);

информационно-аналитические документы в форме актов, аналитических и информационных справок, докладных и служебных записок, деловой (служебной) переписки и др.

В зависимости от конкретных задач управления деятельностью Службы создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

3.6.3. В установленных законодательством случаях Служба может издавать документы совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение, деловое письмо и др.).

3.7. Оформление отдельных видов документов в Службе

3.7.1. Состав документов Ространснадзора

Управленческая деятельность Службы в соответствии с законодательством Российской Федерации обеспечивается системой взаимосвязанных организационно-распорядительных документов Службы, издаваемых в пределах ее компетенции, в том числе совместно с другими федеральными органами исполнительной власти (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, протоколы, акты, служебные (деловые) письма, телеграммы и другие служебные документы), и составляющих документационную базу Службы.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в постановлениях коллегии Ространснадзора, протоколах заседаний координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства Службы с ее контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Службы создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

Документы организационного и информационно-аналитического характера (протоколы, доклады, справки, служебные (деловые) письма и т.п.) издаются Службой и управлениями в пределах их компетенции (полномочий) и сфер ведения, предусмотренных в соответствии с положениями о них.

В установленных законодательством Российской Федерации случаях в Службе могут издаваться совместно с другими органами государственной власти акты по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать основные правила, обеспечивающие:

придание документу юридической силы (свойство официального документа, который соответствует законодательству Российской Федерации, компетенции издавшего его органа и установленному порядку оформления);

использование документа в качестве источника информации;

возможность оперативного поиска документа и контроля за его исполнением.

Документ должен быть ясным, кратким и тщательно отредактированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Издаваемые документы должны быть всесторонне обоснованы, согласованы с соответствующими управлениями и должностными лицами, а также оформлены.

3.7.2. Приказ и распоряжение

3.7.2.1. Решения нормативного и (или) правового характера, а также решения по кадровым вопросам оформляются в виде приказа Службы.

По оперативным, организационным и другим вопросам внутренней работы Службы издаются распоряжения Службы.

Проекты приказов (распоряжений) разрабатываются управлениями на основании поручений руководителя Службы, его заместителя либо в инициативном порядке в пределах компетенции Службы.

Организацию подготовки и оформление проектов приказов по кадровым вопросам осуществляет структурное подразделение Службы по вопросам государственной службы и кадров на основании соответствующих представлений.

3.7.2.2. Приказы и распоряжения Службы по основной деятельности подписываются (утверждаются) руководителем Ространснадзора или лицом, исполняющим его обязанности.

Проекты приказов Службы по кадровым вопросам подписываются (утверждаются) руководителем Ространснадзора или лицом, исполняющим его обязанности, в соответствии с установленным порядком и регистрируются в Административном управлении.

Проекты распоряжений Службы подписываются (утверждаются) руководителем Ространснадзора или лицом, исполняющим его обязанности.

Контроль правильности оформления приказов и распоряжений Службы осуществляет уполномоченный сотрудник Правового управления.

После регистрации приказов и распоряжений Службы, уполномоченный сотрудник Правового управления осуществляет направление акта непосредственному исполнителю, подготовившему акт, для дальнейшего исполнения и направления причастным лицам.

Порядок подготовки и оформления проектов приказов и распоряжений Службы указан в Приложении № 10 к настоящей Инструкции.

В случае представления на согласование в Министерство транспорта Российской Федерации Службой проекта нормативного правового акта должностное лицо, записанное в указаниях по исполнению документа первым (головной исполнитель), осуществляет организацию согласования документа в Министерстве транспорта Российской Федерации.

3.7.3. Положение, правила, инструкция

3.7.3.1. Положение (правила) разрабатывается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой нормы и требования по вопросам, отнесенным к компетенции Службы.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) являются приложением к приказу или распоряжению Службы, утверждение которых оформляется путем издания соответствующего документа.

3.7.3.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

Проект положения (правил, инструкции) печатается на стандартных листах бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?».

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) является глава «Общие положения», в которой указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.

Основная часть положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь наименования.

Управления (должностные лица), до сведения которых доводится положения (правила, инструкция), перечисляются в указателе рассылки служебных документов, который исполнитель документа готовит вместе с проектом положения (правил, инструкции).

3.7.4. Протокол заседания (совещания)

3.7.4.1. Протокол заседания (совещания) — документ, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на совещаниях, заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов.

Решения коллегии Службы оформляются в виде постановления, решения других коллегиальных органов Службы (Научно-технический совет и т.п.) — в виде протокола.

Проекты протоколов совещаний, проводимых руководителем Ространснадзора или заместителями руководителя Службы, составляются ответственными лицами.

Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний) указан в приложении № 11 к настоящей Инструкции.

3.7.4.2. Проект протокола представляется на подпись руководителю Ространснадзора (заместителю руководителя Ространснадзора), как правило, в течение суток после окончания совещания.

Проект протокола визируется исполнителем документа и другими должностными лицами по усмотрению руководителя Ространснадзора.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта протокола.

Протокол подписывается председательствовавшим на совещании собственноручной подписью.

Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в решении.

Визирование проекта постановления коллегии Ространснадзора осуществляется аналогично визированию протоколов.

3.7.4.3. После подписания руководством Службы протокол (и его электронная версия) незамедлительно представляется на регистрацию:

за подписью руководителя Службы — в Отдел документооборота;

за подписью заместителя руководителя Службы — уполномоченному сотруднику за регистрацию документов соответствующего заместителя руководителя Ространснадзора;

за подписью руководства Службы (как председателей советов, комиссий) — уполномоченному сотруднику за регистрацию документов советов, комиссий;

за подписью начальников управлений — уполномоченному сотруднику за регистрацию документов в управлениях.

3.7.4.4. Регистрационные номера протоколов заместителей руководителя и начальников управлений определяются и проставляются в месте регистрации, в соответствующих структурных подразделениях.

3.7.4.5. Ответственное должностное лицо, подготовившее протокол, осуществляет регистрацию протокола, доводит его до участников совещания, подключенных к СЭД в электронном виде и рассылку копий документа на бумажных носителях участникам совещания, а также заинтересованным организациям и должностным лицам, не подключенным к СЭД.

Подразделение, ответственное за проведение совещания и подготовившее протокол, осуществляет рассылку копий документа на бумажных носителях участникам совещания, а также заинтересованным организациям и должностным лицам, не подключенным к СЭД.

К протоколу совещания составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем документа.

Рассылка копий протокола осуществляется в течение суток после его регистрации, а при наличии в нем срочных или оперативных поручений — незамедлительно.

Оригинал протокола совещания, проведенного руководителем Ространснадзора, представляется в Правовое управление.

Рассылку копии постановления коллегии Ространснадзора всем ее членам осуществляет Административное управление.

Рассылка копий постановления коллегии Ространснадзора осуществляется в пятидневный срок с момента его подписания.

3.7.4.6. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляются отметка о конфиденциальности «Для служебного пользования» и номер экземпляра.

3.7.4.7. Подлинники протоколов совещаний, проведенных руководителем Ространснадзора, хранятся в Правовом управлении. Подлинники протоколов постановлений коллегии Ространснадзора хранятся в Административном управлении. Подлинники протоколов совещаний заместителей руководителя Службы — у соответствующих заместителей руководителя Службы. Подлинники протоколов совещаний начальников управлений — у соответствующих начальников управлений.

Подлинники протоколов совещаний, проведенных руководством Службы как председателями советов, комиссий, хранятся у уполномоченного сотрудника за хранение документов советов, комиссий.

Порядок подготовки материалов, представляемых для рассмотрения на заседаниях коллегиальных органов Службы, а также правила оформления их решений (протоколов, постановлений) определяются положениями об этих органах и должны соответствовать правилам, установленным настоящей Инструкцией.

3.7.4.8. Постановления коллегии Ространснадзора и протоколы печатаются на бланках установленной формы размером шрифта № 14.

3.7.4.9. Протоколы совместных с другими федеральными органами исполнительной власти совещаний, заседаний печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.

Протоколы совместных заседаний, подписанные руководителями нескольких органов государственной власти (организаций), имеют составные номера, включающие регистрационные номера протоколов каждого органа государственной власти (организации), проставляемые через косую черту в порядке расположения подписей руководителей. В зависимости от количества подписей протокол составляется в нескольких экземплярах (подлинниках). При этом если руководитель Ространснадзора указан первым, после подписи на подлинниках ставятся регистрационный номер и косая черта. Копия подписанного протокола остается в Правовом управлении, а подлинники направляются исполнителем документа в указанные ведомства на подпись руководителям. После присвоения протоколам очередного номера (либо нескольких номеров) исполнитель документа возвращает в Правовое управление подлинник протокола (визовый экземпляр) со всеми подписями и номерами (остальные подлинники остаются в соответствующих ведомствах). Процедура сбора подписей и присвоения номеров в данном случае должна длиться не более 10 дней. За своевременность и правильность осуществления данной процедуры исполнитель документа несет персональную ответственность.

3.7.5. Поручения руководителя Службы и заместителей руководителя Службы

3.7.5.1. Указания руководителя Службы, не носящие нормативного характера (не требующие правовой оценки), по оперативным и информационно-методическим вопросам, а также в целях организации исполнения отдельных поручений руководства Службы оформляются в виде поручений на бланке поручение (Приложение № 7 к настоящей Инструкции).

Проекты поручений печатаются на бланках установленной формы, подписываются руководителем Службы и заместителями руководителя Службы.

3.7.5.2. Проекты поручений, подготовленные на подпись руководителю Службы (лицу, исполняющему его обязанности), заместителю руководителя Службы визируются в следующем порядке:

исполнителем и начальником отдела, подготовившими проект поручения;

начальник управления, подготовившего документ;

заинтересованные начальники управлений;

если подписывает руководитель Службы, визирует заместитель руководителя Службы, курирующий работу управления (кроме управлений прямого подчинения);

Проект поручения, представляемый на подпись руководителю Службы, визируется доверенным лицом (редактором) руководителя Службы.

3.7.5.3. Визы проставляются на подлиннике проекта поручения на оборотной стороне последнего листа документа.

Проекты поручений, подготовленные на подпись руководителю Службы или лицу, исполняющему его обязанности, должны представляться через Отдел документооборота.

3.7.5.4. Подписанные руководителем Ространснадзора поручения регистрируются в отделе документооборота.

Подписанные заместителями руководителя Ространснадзора поручения регистрируются в соответствующих структурных подразделениях.

Датой поручения является дата его подписания.

Поручения нумеруются в пределах календарного года.

Подлинники поручений хранятся по месту их регистрации.

Поручения доводятся до исполнителей с использованием СЭД либо управлением, ответственным за подготовку проекта поручения, копии поручений на бумажных носителях направляются адресатам.

3.7.5.5 Поручение имеет следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Министерства — Министерство транспорта Российской Федерации. Печатается в две строки центрованным способом от границы верхнего поля документа прописными буквами жирным шрифтом размером шрифта № 14. Сокращенное наименование Министерства печатается после полного наименования через 1 межстрочный интервал;

наименование Службы — Федеральная служба по надзору в сфере транспорта. Печатается в две строки центрованным способом от границы верхнего поля документа прописными буквами жирным шрифтом размером шрифта № 14. Сокращенное наименование Службы печатается после полного наименования через 1 межстрочный интервал;

наименование вида документа — поручение. Отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами вразрядку жирным шрифтом размером шрифта № 17 и выравнивается по центру документа;

место издания — Москва;

дата оформляется словесно-цифровым способом, например: 7 марта 2022 г.;

номер поручения состоит из знака «N» и числового выражения;

Текст поручения отделяется от адресата 3 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал размером шрифта № 14 от границы левого поля документа с абзацного отступа и выравнивается по границам левого и правого полей документа.

Требования к оформлению реквизитов «Адресат», «Отметка о наличии приложений», «Подпись», «Отметка об исполнителе» аналогичны требованиям оформления служебных (деловых) писем.

3.7.6 Служебная переписка

Виды официальных документов информационно-справочного характера.

Служебная переписка — это различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов государственной власти, организаций и граждан.

Виды деловой переписки и их названия — деловое (служебное) письмо, телеграмма, телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) — сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.

Деловое (служебное) письмо — документ информационно-справочного характера, направляемый органом государственной власти, организацией, должностным лицом адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по почтовой связи.

Телеграмма — документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.

Факсограмма (факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданная по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма — документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

Электронное письмо (электронное сообщение) — документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

3.7.7 Служебное (деловое) письмо

Служебные (деловые) письма Службы готовятся:

как доклады о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Службы;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и проектам актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

К любому проекту документа, носящему инициативный характер, представленному на рассмотрение руководителю Службы, заместителю руководителя Службы и требующему их подписи (визирования, резолюции), прикладывается материалы, содержащие краткую историю вопроса и обоснования необходимости подписания проекта документа.

Срок подготовки инициативных писем определяется начальниками управлений.

При оформлении служебных (деловых) писем используются реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти;

должность лица — автора документа;

справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту документа;

ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа;

текст документа;

отметка о приложении;

виза согласования документа;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе документа.

Служебные (деловые) письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, могут заверяться печатью Федеральной службы по надзору в сфере транспорта, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, оформляется реквизит «Гриф ограничения доступа к документу».

Служебные (деловые) письма печатаются на бланках установленной формы, служебные (деловые) письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4, при этом наименования органов государственной власти — авторов документа указываются в реквизите «Подпись должностного лица».

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюциями руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства.

На проектах служебных (деловых) писем оформляется реквизит «Заголовок к тексту документа», в котором в краткой форме формируется тема письма.

В служебных (деловых) письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый...!» — в начале письма и «С уважением» в заключительной части письма перед реквизитом «Подпись». Этикетные фразы печатаются исполнителем документа при подготовке проекта письма.

Служебные (деловые) письма излагаются: от первого лица множественного числа (Просим предоставить информацию..., Направляем на заключение проект... и др.), от третьего лица единственного числа (Ространснадзор не считает возможным..., Ространснадзор предлагает рассмотреть возможность...), на бланках должностных лиц — от первого лица единственного числа (Прошу Вас предоставить данные о..., Считаю возможным принять участие в...).

Служебные (деловые) письма в установленном настоящей Инструкцией порядке проходят процедуру визирования документа заинтересованными должностными лицами Службы.

Служебные (деловые) письма подписываются руководителем Ространснадзора, заместителем руководителя Ространснадзора (в соответствии с распределением обязанностей) или начальником управления.

Служебная переписка между управлениями, докладные записки в адрес руководителя Службы и заместителей руководителя Службы и другие аналогичные внутренние документы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

Текст служебного (делового) письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации — адресата.

Начальник Отдела режима, мобилизационной подготовки и гражданской обороны имеет право вести служебную переписку по вопросам, находящимся в его компетенции.

3.7.8 Телеграмма

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи».

Телеграфная переписка допускается в исключительных случаях и по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного распространения.

Телеграммы, в том числе категории «ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ», подписываются руководителем Службы.

Телеграммы должны оформляться на бланках установленной формы и иметь следующие обязательные реквизиты: отметка о категории (срочная, правительственная), адресат, текст, номер и дата, подпись, отметка об исполнителе.

Текст телеграммы печатается через 2 межстрочных интервала, прописными буквами размером шрифта № 14, без абзацев, переноса слов, союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание телеграммы.

Текст телеграммы должен быть кратким и точным.

Подпись на телеграмме отделяется от текста телеграммы 3 межстрочными интервалами. В реквизите «Подпись» указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Под чертой, отделяющей текст телеграммы, указывается адрес отправителя, наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму, номер и дата, инициалы, фамилия и номер телефона исполнителя.

Порядок визирования, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку, установленному для оформления служебных (деловых) писем.

Телеграмма на подпись руководителю Службы готовится в одном экземпляре.

Если телеграмма содержит не более четырех адресатов, то подписывается каждый экземпляр телеграммы.

При направлении телеграммы более чем в четыре адреса исполнитель документа прилагает к подписанной руководителем Службы телеграмме список рассылки с указанием адресатов.

Подписанные руководителем Службы телеграммы передаются в Административное управление. На подписанные телеграммы ставится печать, удостоверяющая подпись.

Образец оформления телеграммы категории «Правительственная» приведен в Приложении № 12 к настоящей Инструкции.

3.7.9. Телефонограмма

Телефонограмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, если сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

Отправляется и принимается телефонограмма работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Службы.

Текст телефонограммы не должен превышать 30 слов и содержать трудно выговариваемые слова.

После сверки текста телефонограммы с принимающим телефонограмму работником передающий телефонограмму работник заполняет справочные реквизиты:

в графе «принял» указывается наименование должности, фамилия лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата;

в графе «передал» указывается наименование должности, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.

На обороте телефонограммы, содержание которой требуется передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров телефонов, по которым она должна быть передана.

Полученная телефонограмма должна быть отпечатана, считана и доложена адресату в возможно короткий срок.

Передача телефонограмм внутри Службы не допускается.

3.7.10 Записка (докладная, аналитическая,

Обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:

наименование управления — автора документа;

наименование вида документа;

дата документа,

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту документа, если текст более 4 — 5 строк;

адресат (должностное лицо Службы);

подпись.

До представления соответствующему должностному лицу записки (докладной, аналитической, служебной, объяснительной) при необходимости она визируется заинтересованными должностными лицами.

3.7.11. Подготовка проектов гражданско-правовых договоров

3.7.11.1. Договор — это соглашение двух или нескольких лиц (одним из которых является Служба) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

3.7.11.2. Проекты договоров печатаются на стандартных листах бумаги формата А4, подписываются руководителем Ространснадзора или заместителями руководителя Ространснадзора (в соответствии с переданными на основании доверенности полномочиями).

3.7.11.3. Проект договора, подготовленный на подпись руководителю Ространснадзора или лицу, исполняющему его обязанности, визируется в следующем порядке:

исполнителем, подготовившим проект договора;

начальником управления-исполнителя, подготовившего проект договора;

начальником Финансового управления;

начальником Правового управления;

заместителем руководителя Ространснадзора, курирующим работу управления-исполнителя.

3.7.11.4. Проект договора, подготовленный на подпись заместителю руководителя Ространснадзора, визируется в следующем порядке:

исполнителем, подготовившим проект договора;

начальником управления-исполнителя, подготовившего проект договора;

начальником Финансового управления;

начальником Правового управления.

В отдельных случаях возможно визирование проекта договора иными должностными лицами в соответствии с указанием руководителя Ространснадзора или заместителя руководителя Ространснадзора.

Визы проставляются на подписном экземпляре проекта договора на оборотной стороне последнего листа в нижней его части.

3.7.11.5. Проведение правовой экспертизы гражданско-правового договора Правового управления осуществляется в срок не менее семи рабочих дней, если иной срок не установлен руководителем Ространснадзора или заместителем руководителя Ространснадзора.

3.7.12. Решение

Решение о проведении контрольных (надзорных) мероприятий, проводимых службой (Далее — Решение), оформляется на бланке Службы с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и подписывается руководителем или заместителем руководителя Службы.

Решения регистрируются и хранятся по месту их подписания.

4. Организация документооборота

4.1. Принципы организации документооборота

4.1.1 В процессе документооборота обеспечиваются:

прием и первичная обработка входящих документов;

предварительное рассмотрение входящих документов;

регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

рассмотрение документов руководством;

доведение документов до исполнителей;

подготовка проектов документов;

согласование проектов документов;

подписание проектов документов;

определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

обработка и отправка исходящих документов.

При организации документооборота в Службе требуется исходить из следующих принципов:

централизации операций по приему и отправке документов;

распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организации предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключения возвратов документа, не обусловленных необходимостью;

однократности регистрации документов;

устранения необоснованных согласований проектов документов;

регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

Документооборот Службы организовывается с использованием СЭД и иных информационных систем, обеспечивающих работу с отдельными видами документов.

В соответствии с пунктом 3.2 Правил делопроизводства информационные системы Службы, обеспечивающие работу с отдельными видами документов, должны быть интегрированы с СЭД в целях реализации функции отбора документов временного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения для передачи на хранение в архив Службы и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

Организация движения документов и доступа к документам в условиях электронного документооборота осуществляется в соответствии с регламентированными маршрутами, разрабатываемыми Отделом документооборота и учитывающими условия и особенности технологической обработки документов с применением СЭД. Маршруты документопотоков должны быть оптимальными по затратам времени, не должны допускать дублирующих операций и возвратов, не обусловленных необходимостью.

4.1.2. В документообороте Службы в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация. В составе входящей документации выделяются правительственные документы, неправительственные документы, обращения граждан.

4.1.3 В составе входящей документации в соответствии с особенностями технологической обработки и маршрута выделяются:

документы, поступившие от Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, правительственных комиссий, Совета Безопасности Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, сенаторов Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, межгосударственных советов, Интеграционного комитета, Межпарламентского комитета, Союза Беларуси и России;

документы, поступившие из межгосударственных органов, федеральных органов исполнительной власти, судебной власти (Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации), Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, средств массовой информации, организаций стран Содружества независимых государств и иностранных государств и др.;

обращения граждан.

4.1.4. В Службе доставку и отправку документов осуществляет управление, обеспечивающее делопроизводство в Службе. Фельдъегерскую связь обеспечивает Отдел режима, мобилизационной подготовки и гражданской обороны. Телеграфную связь обеспечивает Административное управление. Доставку документов с использованием системы МЭДО обеспечивают Правовое управление и Управление программ развития, цифровизации, информатизации и аналитики в части касающейся технического обеспечения. Отправку документов с использованием системы МЭДО обеспечивают все структурные подразделения Службы.

4.1.5. Отправка документов (писем) с использованием электронной почты осуществляется исполнителями документов по решению начальника управления.

4.1.6 Документы включаются в СЭД Службы:

электронные (без предварительного документирования на бумажном носителе);

электронные копии документов, поступающие в Службу;

внутренние электронные документы и электронные копии документов.

4.1.7. В процессе подготовки документов в СЭД должны соблюдаться общие требования к оформлению служебных документов и требования настоящей Инструкции.

4.1.8. В СЭД создаются, обрабатываются, хранятся документы (электронные копии документов), составляющие бумажный и электронный документооборот.

4.1.9. Документ в электронном виде должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

4.1.10. Для документов, имеющих гриф ограничения доступа и содержащих персональные данные или иную информацию, предполагающую ограниченный доступ, в СЭД заполняется РК документа с регистрационными данными и ставится пометка «ДСП», при этом электронная копия документа к РК не прикрепляется. Информация о движении и исполнении документа вносится в РК документа в соответствии с резолюциями на бумажном носителе.

4.1.11. При обмене документами в электронном виде участникам электронного документооборота поступает на рассмотрение (согласование, подписание) РК с прикрепленным документом в электронном виде, подписанным ЭП, или прикрепленной отсканированной электронной копией документа.

4.1.12. Документы в электронном виде создаются в СЭД с использованием ЭП. Электронной подписью обладают должностные лица, которые имеют право подписи усиленной квалифицированной электронной подписью.

4.1.13. Если документ в электронном виде, подписанный ЭП, должен быть оформлен на бумажном носителе, то он распечатывается и передается на подпись. Лицо, передающее документ на подпись, проверяет идентичность документа в электронном виде и аналога на бумажном носителе. Для подтверждения соответствия бумажного экземпляра документу в электронном виде при необходимости распечатывает лист согласования, в котором указано использование ЭП.

4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

4.2.1. Доставка документов в Службу осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, телеграфной связи, в электронном виде по каналам МЭДО, электронной почтой.

Корреспонденция в Службу доставляется в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

4.2.2. Прием всех поступающих в Службу документов на бумажных носителях осуществляется централизованно в Отделе документооборота группой экспедиционной обработки документов (далее — Экспедиция).

Документы, доставляемые фельдъегерской связью из органов государственной власти, принимаются в Отделе документооборота или Экспедиции. Поступающие правительственные документы принимаются под расписку: в рабочее время — работником Отдела документооборота, в вечернее время и в выходные дни — ответственным дежурным по Службе.

4.2.3. При приеме корреспонденции проверяется соответствие адреса и целостность конвертов или другой упаковки, а также печатей (пломб).

Принятые Экспедицией конверты (пакеты) с документами вскрываются, проверяется наличие вложенных документов и приложений, соответствие адресов.

Не подлежат вскрытию в Экспедиции конверты (пакеты), адресованные должностным лицам Службы с пометкой «Лично».

При обнаружении повреждения, отсутствия в конверте (пакете) документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствия номера, указанного на конверте, номеру документа, об этом сообщается отправителю документа и при необходимости составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в Экспедиции, второй отправляется отправителю документа.

Ошибочно поступившие документы немедленно пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю документа с сопроводительным письмом.

4.2.4. Конверты после проверки уничтожаются в установленном порядке. В случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя документа или, когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа, конверты не уничтожаются.

Конверты с предложениями, заявлениями и обращениями граждан, а также с материалами, направляемыми в Правовое управление, сохраняются во всех случаях.

4.2.5. Все документы и обращения граждан на бумажных носителях, доставленные в Службу ФГУП «Почта России», фельдсвязью, курьерами, поступают в Экспедицию, где сканируются в целях последующего прикрепления электронных копий к РК.

4.2.6. Документы, имеющие гриф ограничения доступа, приложения нестандартных размеров, сброшюрованные, а также наградные, визовые и т.п. направляются в Отдел документооборота для регистрации в СЭД без сканирования.

4.2.7. Все обращения граждан, поступающие в Службу, регистрируются в СЭД для последующего рассмотрения и доведения по принадлежности.

4.2.8. Документы, адресованные заместителям руководителя или в управления, после регистрации и определения головного исполнителя, передаются головным исполнителям в соответствующие структурные подразделения по установленному графику. Работники структурных подразделений получают документы в Экспедиции.

4.2.9. Письма на иностранном языке (без перевода), адресованные в Службу (без указания должностного лица), руководителю Ространснадзора, после регистрации в Отделе документооборота передаются в Управление транспортной безопасности для организации перевода в суточный срок. Дальнейший порядок исполнения письма на иностранном языке направляется Правовым управлением.

4.2.10. Поступившая в Службу на имя Руководителя Службы срочная корреспонденция с пометками «Весьма срочно», «Срочно», «Вручить немедленно» и телеграммы доставляются по назначению немедленно.

О поступлении срочной корреспонденции, адресованной заместителям руководителя и начальникам управлений, сообщается работниками, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях.

4.2.11. Поступившие телеграммы принимаются в Экспедиции под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и служебные (деловые) письма, а затем передаются на рассмотрение руководству Службы для направления на исполнение.

4.2.12. Прием электронных документов, поступивших по каналам МЭДО из других органов власти и организаций, осуществляется Отделом документооборота.

4.3. Предварительное рассмотрение документов

4.3.1. Отделом документооборота производится предварительное рассмотрение документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Службы. Поступившие в Службу документы по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются непосредственно в управления. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресация документа соответствующему должностному лицу.

4.3.2. Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю Службы или заместителям руководителя Службы в соответствии с установленным в Службе распределением обязанностей между руководителем Ространснадзора, заместителями руководителя Ространснадзора и иными должностными лицами для подготовки резолюции.

Все входящие документы должны быть рассмотрены в день поступления.

В первую очередь обрабатываются документы с пометками о срочности их исполнения или доставки.

4.3.3. Руководителю Ространснадзора докладываются документы Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти, центральных учреждений Российской Федерации, а также другие документы по наиболее важным вопросам деятельности Службы.

4.3.4. Документы, не требующие рассмотрения руководителем Ространснадзора, направляются Отделом документооборота для рассмотрения и исполнения заместителям руководителя Ространснадзора (в соответствии с распределением обязанностей) или начальникам управлений согласно их компетенции.

Документы доводятся до исполнителя документа в управлении немедленно после их рассмотрения начальником управления.

4.3.5. Начальники управлений или лица, исполняющие их обязанности, рассматривают документы по мере их поступления.

Документы, содержащие срочные поручения, а также документы, поступившие для согласования (визирования), — немедленно.

4.3.6. При предварительном рассмотрении документов следует руководствоваться Положением о Службе, распределением обязанностей между руководителем Ространснадзора и заместителями руководителя Ространснадзора, положениями об управлениях и т.д.

4.4. Регистрация поступающих документов

4.4.1. Основой построения СЭД в Службе является регистрация документов — запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения.

Соответствующие сведения о поступающем документе вносятся в заводимую в СЭД РК документа.

При регистрации документов, поступивших по каналам МЭДО, необходима проверка действительности усиленной квалифицированной ЭП электронных документов.

В случае признания ЭП недействительной регистратором по каналам МЭДО направляется уведомление отправителю письма об отказе в регистрации с указанием причины отказа.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то для доклада руководству подбираются и прикладываются, к поступившему документу, справочные данные из СЭД.

4.4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые документы — внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

4.4.3 Все входящие документы регистрируются в Отделе документооборота, за исключением:

бухгалтерские документы (расчетно-платежные);

документы без подписи;

кадровые приказы Службы;

государственные контракты, договоры, соглашения;

планы, ведомости;

командировочные удостоверения;

заявления работников Службы;

справки, копии документов, направляемые для сведения;

научные отчеты;

книги, периодические издания, статьи из них;

приглашения на встречи, приемы и выставки;

поздравления, соболезнования;

рекламные проспекты, информационно-справочные материалы;

технические задания на зарубежные командировки;

формы отчетности (годовые, квартальные), представляемые на основании запросов.

4.4.4. Исходящие документы за подписью заместителей руководителя Службы и начальников управлений регистрируются в структурных подразделениях ответственными работниками за делопроизводство.

4.4.5. Входящие документы регистрируются в день их поступления либо на следующий день, до рассмотрения соответствующими должностными лицами.

4.4.6. На входящих документах, на бумажных носителях, подлежащих регистрации в Отделе документооборота, на поле в правой нижней части первого листа документа, ставится соответствующий регистрационный штамп установленного образца и вписываются входящий номер и дата.

При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другой, он повторно не регистрируется. Все последующие отметки делаются в СЭД.

4.4.7. Пакеты с правительственными документами, доставленные фельдъегерской связью непосредственно в Экспедицию или Отдел документооборота, вскрываются, после чего документы сканируются и регистрируются в СЭД.

На полученном оригинале документа, на бумажном носителе проставляется регистрационный номер.

Документы, поступившие в СЭД по каналам МЭДО, регистрируются работниками Отдела документооборота непосредственно в СЭД.

Поступающие через факсимильную связь, а также по электронной почте служебные (деловые) письма рассматриваются как официальный документ только при наличии следующих реквизитов: дата, исходящий номер, подпись и расшифровка подписи.

4.4.8. При получении бумажного оригинала документа работник Отдела документооборота формирует в СЭД РК входящего документа. В РК указываются реквизиты документа, ссылки на связанные документы, выполняется регистрация документа в СЭД. Некоторые поля РК заполняются путем выбора значений из справочников, а остальные поля — вручную (с клавиатуры). Осуществляется проверка на повторность: если обращение повторное, то в РК указывается связка с первичным обращением.

Регистрация бумажных оригиналов включает в себя создание электронных копий документов, их прикрепление к РК. На бумажном оригинале проставляется регистрационный штамп с указанием даты и входящего регистрационного номера документа. Если документ получен по электронной почте, электронная копия документа из электронного письма не распечатывается. При наличии вложенного файла в электронном сообщении файл также прикрепляется к РК.

4.4.9. В Отделе документооборота регистрационный номер входящего документа состоит из буквенно-числового индекса.

4.5. Порядок рассмотрения документов руководством Службы и доведения документов до исполнителей

4.5.1. Работа с правительственными и неправительственными документами, обращениями граждан, адресованными руководителю Ространснадзора и в Ространснадзор (без указания должностного лица)

4.5.1.1. Движение документов происходит путем создания «направлений» и «резолюций». Зарегистрированные в СЭД документы при их передаче из одного структурного подразделения Службы в другое повторно не регистрируются.

4.5.1.2. После регистрации документы, адресованные руководителю Службы и в Службу, а также требующие рассмотрения руководителем Службы, в электронном виде направляются руководителю Службы с готовыми проектами резолюций.

4.5.1.3. После утверждения резолюции руководителем Службы, документы в электронном виде с указаниями об их исполнении направляются на мобильные офисы и автоматизированные рабочие места (далее — АРМ) перечисленных в резолюции исполнителей.

При необходимости работники Отдела документооборота могут корректировать контрольные сроки (контроль исполнителям) после утверждения резолюции руководителем Службы.

4.5.1.4. Дальнейшее движение документов происходит путем создания «направлений» и «резолюций».

4.5.1.5. Документы со штампом или отметкой в СЭД «Подлежит возврату в Отдел документооборота» после исполнения (ознакомления) возвращаются в Отдел документооборота.

4.5.1.6. По установленному графику, головной исполнитель (ответственный за делопроизводство в структурном подразделении) забирает бумажные экземпляры документов в Экспедиции.

4.5.2. Работа с правительственными и неправительственными документами, обращениями граждан, адресованными заместителям руководителя Службы и начальникам управлений

4.5.2.1. Входящая корреспонденция, адресованная заместителям руководителя Службы и начальникам управлений, поступает в соответствующие структурное подразделение после регистрации в Отделе документооборота.

Если руководители структурных подразделений Службы указаны в РК документов в качестве адресатов или в утвержденных резолюциях исполнителями (головными или соисполнителями), документы поступают по СЭД непосредственно им либо должностным лицам, их замещающим.

Документы, прошедшие регистрацию в Отделе документооборота, и направленные на исполнение в структурные подразделения, повторно не регистрируются.

4.5.2.2. Корреспонденция по мере поступления просматривается ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, который готовит проект указаний об исполнении документа, вносимого в СЭД.

Работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, просматривая поступившую корреспонденцию, сортирует ее по степени срочности, и, при необходимости, докладывает руководителю своего структурного подразделения.

4.5.2.3. Дальнейшее движение документов происходит путем создания «направлений» и «резолюций».

4.5.2.4. Документы со штампом или отметкой в СЭД «Подлежит возврату в Отдел документооборота» после исполнения (ознакомления) возвращаются в Отдел документооборота.

4.5.2.5. По установленному графику, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях забирают бумажные экземпляры документов в Экспедиции.

4.5.3. Работа с документами, имеющими приложения нестандартных размеров (в т.ч. брошюры, книги)

4.5.3.1. Документы, имеющие приложения нестандартных размеров (в т.ч. брошюры, книги), при регистрации сканируются. Прикрепляются к РК только сопроводительные письма. В РК документов устанавливается отметка «Для передачи вручную». На оригиналах документов, на бумажных носителях проставляются регистрационные номера.

4.5.3.2. Оригиналы сопроводительных писем с приложениями вместе с указаниями об исполнении документа направляются через Отдел документооборота и Экспедицию только головному исполнителю.

4.5.4. Работа с оригиналами финансовых документов, оригиналами документов, поступивших в Службу для подписания или визирования

Оригиналы финансовых документов, а также оригиналы документов, поступивших в Службу для подписания или визирования, после первичной обработки работниками Экспедиции и регистрации в Отделе Документооборота, направляются только головному исполнителю.

4.5.5. Работа с документами в структурных подразделениях

4.5.5.1. В каждом структурном подразделении должны быть определены работники, ответственные за регистрацию в СЭД исходящих документов.

4.5.5.2. Подписанные руководством структурного подразделения документы, передаются работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, для регистрации и подготовки на отправку.

4.5.5.3. Регистрационные номера исходящих и внутренних документов в структурных подразделениях определяются и присваиваются по месту регистрации.

Регистрационный номер оформляется словесно-цифровым способом.

4.5.5.4. Внутренние документы регистрируются только в структурном подразделении подписанта.

4.5.6. Организация исполнения документов

Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение) руководству Службы или начальнику управления, подготовку к пересылке адресату.

Головной исполнитель определяется в соответствии с п. 15 Приложения № 9 к настоящей Инструкции.

Головному исполнителю передается подлинник документа.

Головной исполнитель документа несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Соисполнители документа отвечают за своевременный и качественный анализ информации и представление головному исполнителю документа в установленные им сроки необходимых материалов.

Срок исполнения документов определяется в указаниях о его исполнении руководителем исходя из сроков, установленных законодательством Российской Федерации (Приложение № 13 к настоящей Инструкции), или с учетом срока, установленного организацией, направившей документ.

Исполнители документов представляют предложения по исполнению документов в зависимости от их содержания в виде докладов, согласованных проектов документов (писем, приказов, распоряжений, поручений, докладных записок) Службы.

Подготовленный на подпись руководителю Службы (заместителю руководителя Службы) проект документа проверяет на правильность оформления доверенное лицо (редактор) подписанта и визирует его. Документ представляется на подпись вместе с подлинниками необходимых материалов. В случае направления подготовленного проекта документа по СЭД на подпись, доверенное лицо назначается автоматически предварительной настройкой в СЭД. В СЭД запрещается удалять автоматически назначенных доверенных лиц, при создании листа согласования документа, без согласования с подписантом документа.

При представлении проекта документа на подпись руководителю Службы или руководству структурных подразделений прикладываются копии необходимых материалов. При утере оригинала документа к пакету документов прилагается докладная записка на имя заместителя руководителя Службы, ответственного за исполнительскую дисциплину по факту утери оригиналов документов, подписанная начальником управления-исполнителя.

Документ считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия или рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы, даны соответствующие письменные (устные) указания и о результатах сообщено автору документа (когда это требуется в соответствии с содержанием документа), а также, если поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке.

Запросы по исполняемому документу в подведомственные и сторонние организации, а также промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа исполненным.

Исполненные документы незамедлительно представляются головным исполнителем в Отдел документооборота для снятия с контроля.

Оригиналы документов, с отметкой в СЭД или на оригинале документа «Подлежит возврату в Отдел документооборота» и копиями ответов или других материалов, которыми исполнены документы, возвращаются в Отдел документооборота для формирования дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Документы, не подлежащие возврату в Отдел документооборота, хранятся в структурном подразделении, являющемся головным исполнителем.

Об исполнении документа делается отметка в СЭД.

4.5.7. Работа с проектами документов

4.5.7.1. Проекты документов готовятся исполнителями в структурных подразделениях Службы для последующего согласования и подписания (пункт 22 Приложения № 9, Приложение № 14 к настоящей Инструкции).

4.5.7.2. Проекты документов, которые создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД, проходят согласование в электронном виде.

4.5.7.3. Исполнитель документа заполняет РК (в т.ч. ссылки на связанные документы) и электронный лист согласования, указывая перечень согласующих лиц, срок согласования, режим согласования: параллельный, последовательный, комбинированный. При необходимости изложения оснований, причин и целей разработки документа исполнитель формирует комментарий к согласованию непосредственно в РК (в специальном поле «Комментарии» электронного листа согласования) либо в виде пояснительной записки, которая прикрепляется отдельным файлом к РК.

4.5.7.4. Проект документа автоматически направляется участникам согласования в соответствии с выбранным режимом согласования:

при параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования; процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо досрочно — исполнителем;

при последовательном согласовании проект документа направляется участникам согласования по очереди; после того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику и т.д.;

в этом случае срок указывается не для согласования в целом, а для каждого участника согласования (число дней, которые отводятся ему для того, чтобы ознакомиться с проектом документа и поставить визу);

при комбинированном согласовании применим тот же порядок, что и при последовательном согласовании, но при этом подразумевается, что на каждой стадии согласования может быть один участник или группа.

4.5.7.5. Проект документа в СЭД после отправки на согласование автоматически поступает лицам, указанным в электронном листе согласования, в соответствии с выбранным исполнителем документа режимом согласования.

4.5.7.6. Если для участника согласования в СЭД указаны замещающие лица, параллельно документ поступает замещающему лицу. Согласующий принимает решение по документу («Согласовано» или «Замечания»).

4.5.7.7. Если согласующим выбрано решение «Замечания», согласующий в обязательном порядке должен внести к своему решению комментарий, который будет отражен в листе согласования в СЭД.

4.5.7.8. Если замечания по документу предполагают внесение изменений непосредственно в текст документа, согласующий может скачать файл документа из РК, в котором может вносить изменения с последующим прикреплением к комментариям.

Согласующий (или замещающее его лицо) в СЭД имеет возможность до вынесения решения направить проект документа на дополнительное согласование (получение дополнительных виз).

4.5.7.9. Дополнительное согласование должно быть завершено в тот же срок, что и основное согласование.

4.5.7.10. Руководитель, уполномоченный на право подписи, подписывает и согласовывает документ ЭП.

4.5.7.11. Если по проекту документа была поставлена хотя бы одна виза «Не согласовано», документ автоматически возвращается исполнителю, инициировавшему согласование в СЭД, на доработку. Исполнитель документа готовит новую версию документа, прикрепляет ее к той же РК в СЭД и отправляет на согласование по тому же листу согласования.

4.5.7.12. Если по проекту документа получены все визы «Согласовано», документ автоматически направляется по СЭД на подпись.

4.5.7.13. Если требуется собственноручная подпись документа, то при формировании электронного листа согласования исполнитель проставляет соответствующую пометку.

4.6. Организация работы с отправляемыми документами

4.6.1. Документы отправляются из Службы только после того, как им присвоены исходящие номера. Соответствующие данные вводятся в СЭД.

Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в Службе правилами, а также за согласование проекта документа с заинтересованными органами государственной власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Службы (внутреннее согласование) возлагается на управление — исполнителя документа.

Проекты документов Службы готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

4.6.2. До представления документа на подпись руководству Службы исполнитель документа проверяет правильность оформления и адресации документа, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, готовит указатель рассылки документа.

4.6.3. Проекты документов визируются в соответствии с п. 23 Приложения № 9 настоящей Инструкции. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования документа.

4.6.4. Проекты исходящих служебных (деловых) писем передаются на подпись руководителю Службы через Отдел документооборота.

Проекты исходящих служебных (деловых) писем передаются на подпись руководителям структурных подразделений через лиц, ответственных за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях.

4.6.5. Перед подписанием исходящего документа подготовленный на подпись проект документа проверяется доверенным лицом на правильность оформления письма, четкость и грамотность его редакции, отсутствие ошибок, наличие виз согласования документа и писем-согласований документа всех заинтересованных в исполнении документа и заверяется своей подписью визовый экземпляр документа либо делать соответствующую отметку в РК документа.

4.6.6. Подписанный документ со всеми материалами на бумажном носителе передается исполнителю документа для передачи на регистрацию и отправку и организацию хранения.

4.6.7. Доверенные лица заместителей руководителя Службы несут персональную ответственность за проверку в процессе согласования (визирования) проектов документов, подлежащих представлению на подпись лицу, исполняющему обязанности руководителя Службы, четкости и грамотности редакции, смысловой нагрузки, наличия виз или писем-согласований, основания документа, ссылок на предыдущий доклад (при наличии).

4.6.8. При поступлении документов для согласования (визирования) или подписания доверенные лица заместителей руководителей Службы не допускают задержек в их доведении до заместителей руководителя Службы, контролируют наличие и правильность заполнения исполнителем РК документов и листов согласования этих документов. При их отсутствии или неправильном заполнении возвращают документы исполнителю на доработку.

4.6.9. Заместителям руководителя Службы в целях сокращения сроков подготовки, согласования и подписания исходящих документов в соответствии с приказом Ространснадзора от 30 декабря 2021 года № ВБ-1085фс «О распределении обязанностей между руководителем и заместителями руководителя Федеральной службы по надзору в сфере транспорта», Поручением руководителя Ространснадзора от 15 июня 2017 г. № 01-9-пр, Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. № 260, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 подписывают:

письма, адресованные первым лицам и их заместителям в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Государственный совет Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, главам субъектов Российской Федерации, Генеральную прокуратуру, руководство Министерств и ведомств (министры, заместители министров, руководители, заместители руководителей), советы, комиссии, подкомиссии, комитеты при Президенте Российской Федерации, правительственные комиссии, подкомиссии, советы и комитеты;

предложения, направляемые головному исполнителю поручений Правительства Российской Федерации;

письма о согласовании проектов актов Правительства Российской Федерации;

письма о направлении на согласование проектов актов Правительства Российской Федерации;

ответы на запросы, поступившие в Ространснадзор.

4.7. Подписание и регистрация отправляемых документов

4.7.1. После согласования в СЭД проекта документа он автоматически поступает подписывающему лицу.

4.7.2. Если подписывающим лицом выбрано решение «Замечания», в этом случае проект документа направляется на доработку исполнителю либо предыдущему участнику согласования.

4.7.3. Подписывающее лицо может внести замечания по проекту документа или организовать дополнительное согласование.

4.7.4. После подписания документа в электронном виде РК документа автоматически направляется на регистрацию.

4.7.5. Если при заведении проекта документа была проставлена отметка «собственноручная подпись», работник, передающий бумажный экземпляр документа на подпись проверяет наличие документа в СЭД и наличие ЭП на документе, сверяет бумажный экземпляр документа, передаваемого на подпись, с документом, подписанным в электронном виде.

4.7.6. Исходящие документы, протоколы совещаний или организационно-распорядительные документы Службы перед подписанием при необходимости могут распечатываться на бумажных носителях и после подписания регистрироваться.

4.7.7. В каждом структурном подразделении должны быть определены работники, ответственные за регистрацию в СЭД исходящих и внутренних документов, протоколов совещаний, проводимых в соответствующих структурных подразделениях, к которым документы автоматически поступают в электронном виде на регистрацию после подписания.

4.7.8. Поступившим на регистрацию документам в электронном виде присваиваются регистрационные номера в РК.

4.7.9. Проекты документов, подлежащих представлению на подпись руководителю Службы, представляются доверенному лицу руководителя Службы:

Административным управлением (кадровые, наградные документы, докладные о премировании и т.п.);

Финансовым управлением (документы финансового характера);

Отделом документооборота (проекты докладов, писем и другая корреспонденция).

Доверенное лицо руководителя Службы несет персональную ответственность за проверку в процессе согласования (визирования) проектов документов, подлежащих представлению руководителю Ространснадзора на подпись, за четкость и грамотность их редакции, их смысловую нагрузку, наличие виз или писем-согласований причастных, основания документа, предыдущего доклада (при наличии).

Корреспонденция, содержащая сведения, составляющие государственную тайну, докладывается начальником Отдела режима, мобилизационной подготовки и гражданской обороны, а в его отсутствие заместителем начальника Отдела режима, мобилизационной подготовки и гражданской обороны.

4.7.10. Документы на бумажном носителе, подписанные руководителем Службы, передаются на регистрацию в Отдел документооборота. Отдел документооборота организует отправку исходящей корреспонденции за подписью руководителя Службы через экспедицию. Документы, подписанные руководством структурных подразделений, регистрируются в соответствующих структурных подразделениях и передаются на отправку в Экспедицию.

4.7.11. Лица, ответственные за регистрацию документов в Службе осуществляют проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю документа на доработку.

4.7.12. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Сведения о регистрируемых документах вносятся в СЭД.

4.7.13. Регистрационный номер и дата регистрации бумажного экземпляра документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии с визами о согласовании, остающейся в деле Службы.

Регистрационные номера исходящих документов определяются и проставляются ответственным регистратором.

4.7.14. Исходящие служебные (деловые) письма в адрес иностранных корреспондентов регистрируются в структурных подразделениях Службы.

Экземпляры документов с визами остаются в соответствующих структурных подразделениях для формирования в соответствующие дела текущего архива.

4.8. Отправка документов

4.8.1. Отправку бумажных экземпляров исходящих документов производит Экспедиция.

Экспедиция проверяет комплектность исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).

Корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимается и возвращается работнику, сдающему документ на отправку.

Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

4.8.2. Подписанная корреспонденция направляется адресатам — резидентам МЭДО по системе МЭДО. Не резидентам МЭДО корреспонденция направляется на бумажном носителе или по электронной почте. Документы, подписанные руководителем Службы или заместителями руководителя Службы, отправляются заказной корреспонденцией, в исключительных случаях фельдъегерской связью.

Документы, подписанные начальниками управлений Ространснадзора, отправляются простой корреспонденцией, в исключительных случаях заказной или фельдъегерской связью.

4.8.3. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку и передается на отправку в почтовое отделение связи.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

4.8.4. На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется реестр, который затем возвращается в Экспедицию с распиской работника почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

4.8.5. Координацию обработки документов для отправки почтовой связью осуществляет Отдел документооборота в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

Координацию обработки документов для отправки телеграфной связью осуществляет Административное управление в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222.

4.8.6. Подготовка электронных документов для отправки по МЭДО осуществляется в соответствии с Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. № 1264, и Требованиями к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций, утвержденными приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 4 декабря 2020 г. № 667/233 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 5 марта 2021 г., регистрационный № 62668).

4.8.7. После отправки электронного документа, заверенного квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

4.9.1. Регистрация документа — запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

4.9.2. Приказы и распоряжения Службы по основной деятельности и награждениях регистрируются и хранятся в отделе правового и нормативного регулирования Правового управления.

4.9.3. Приказы Службы по личному составу регистрируются и хранятся в Административном управлении.

4.9.4. Постановления коллегии Службы и протоколы заседаний Общественного совета Ространснадзора регистрируются и хранятся в Административном управлении.

4.9.5 Протоколы заседаний и совещаний, проводимых руководителем Ространснадзора или лицом, его замещающим, регистрируются и хранятся в Отделе документооборота (кроме документов, указанных в п. 4.9.4).

4.9.6. Протоколы заседаний и совещаний, проводимых руководством структурных подразделений, регистрируются и хранятся в соответствующих структурных подразделениях.

4.9.7. Гражданско-правовые договоры регистрируются и хранятся в Финансовом управлении.

4.9.8. Доверенности, выдаваемые от имени Службы, оформляются на бланке письма Службы (Приложение № 1, 4 к настоящей Инструкции) и регистрируются в Отделе документооборота.

4.9.9. Внутренние документы, информационно-справочные документы (докладные, служебные, аналитические записки, справки и др.), направляемые руководителю Службы, регистрируются в структурном подразделении исполнителя. Повторной регистрации внутренние документы не подлежат.

4.9.10. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.

4.9.11. При регистрации внутренних документов, имеющих гриф ограничения доступа, электронная копия документа к РК в СЭД не прикрепляется.

4.9.12. Внутренние документы, подписанные помощниками и советниками руководителя Службы, регистрируются в СЭД Отделом документооборота.

4.9.13. Объяснительные записки по кадровым вопросам не создаются в электронной форме и хранятся в личных делах работников.

4.9.14. Передача зарегистрированных внутренних документов структурными подразделениями осуществляется посредством СЭД. Далее документы направляются согласно резолюциям в РК.

4.9.15. Регистрация докладных записок на имя руководителя Службы, заместителя руководителя Службы возможна в Отделе документооборота.

4.9.16. Подписанные докладные записки регистрируются в структурных подразделениях — исполнителя в СЭД и направляются Адресатам.

4.9.17. Докладные записки, направленные на имя руководителя Ространснадзора проходят через Отдел документооборота, где проверяется качество оформления и содержания документа. При необходимости Отдел документооборота вправе вернуть докладную записку исполнителю для получения необходимых виз или для доработки, в том числе материалами.

Информация о контроле рассылается всем должностным лицам согласно резолюции.

4.9.18. Докладные записки на имя руководителя Службы в обязательном порядке визируются руководителями структурных подразделений Ространснадзора.

4.9.19. Докладные записки об изменении головного исполнителя и состава соисполнителей документа осуществляется в соответствии с указаниями по исполнению документа руководителя Службы (исполняющего обязанности руководителя Службы), давшего поручение, на докладной записке, подписанной начальником Управления (исполняющим обязанности начальника Управления), обосновывающей причины необходимости изменения головного исполнителя документа.

Докладная записка визируется начальником Управления (исполняющим обязанности начальника Управления), на которого предлагается возложить роль головного исполнителя документа, или курирующим работу предлагаемого головного исполнителя заместителем руководителя Службы.

4.9.20. Регистрация докладных записок руководителю Ространснадзора при его нахождении в отпуске, командировке не производится. В случае крайней необходимости (срочности) докладные записки адресуются заместителю руководителя Службы, исполняющему обязанности руководителя Службы.

4.9.21. Регистрация документов без необходимых виз не производится. В исключительных случаях указание о регистрации документов дается начальником Правового управления.

4.10. Учет и анализ объемов документооборота

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Службу и создаваемых им, ведется в целях совершенствования организации работы с документами, рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Правовым управлением и представляются руководителю Службы, в установленном порядке, в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Службу и созданных им за определенный период времени (квартал, год).

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

5. Управление документами в системе электронного документооборота

5.1. Доступ к работе в СЭД должны иметь только зарегистрированные пользователи с обязательной процедурой идентификации и аутентификации.

5.2. Внесение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей РК, оцифровки (сканирования) документа, если он создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к РК.

5.3. В процессе жизненного цикла документа (создание проекта документа, внесение созданного или полученного документа в СЭД, рассмотрение документа и вынесение резолюций (поручений) по документу, согласование проекта документа и др.) формируются сведения о документе, включаемые в СЭД.

5.4. Внесение сведений о документе (входящем, исходящем, внутреннем или организационно-распорядительном) и о процессах управления документами осуществляется посредством заполнения полей РК.

5.5 В РК вносятся следующие сведения о поступившем документе:

1. наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (корреспондента);

2. наименование вида документа <5>;

<5> Здесь и далее: в соответствии со справочником (классификатором) видов документов, к которому относится документ, включаемый в СЭД.

3. дата документа;

4. регистрационный номер документа;

5. фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

6. дата поступления документа;

7. входящий регистрационный номер;

8. способ доставки документа;

9. заголовок к тексту (краткое содержание документа);

10. количество листов основного документа;

11. отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

12. сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

13. резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);

14. срок исполнения документа;

15. сведения о переадресации документа;

16. отметка о контроле;

17. гриф ограничения доступа к документу;

18. сведения об электронной подписи;

19. результат проверки электронной подписи <6>;

<6> Здесь и далее: включается в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью.

20. электронный адрес корреспондента;
21. ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

5.6 В РК вносятся следующие сведения об отправляемых (исходящих) документах:

1. наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации — адресата;

2. фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

3. наименование вида документа;

4. дата документа;

5. регистрационный номер документа;

6. заголовок к тексту (краткое содержание документа);

7. сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

8. количество листов основного документа;

9. отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

10. гриф ограничения доступа к документу;

11. подразделение — ответственный исполнитель документа;

12. сведения об электронной подписи;

13. ссылки на файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;

14. электронный адрес корреспондента;

15. способ доставки документа адресату.

5.7 При включении в СЭД внутренних документов в РК вносятся следующие сведения о документе:

1. наименование подразделения, подготовившего проект документа;

2. наименование вида документа;

3. дата документа;

4. регистрационный номер документа;

5. гриф ограничения доступа к документу;

6. фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

7. сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

8. заголовок к тексту (краткое содержание документа);

9. подразделение (должностное лицо) — исполнитель (ответственный исполнитель) документа;

10. количество листов основного документа;

11. отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

12. резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, дата исполнения, дата формирования поручения);

13. отметка о контроле;

14. ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

Определяя состав сведений о внутренних документах, включаемых в СЭД, Правила делопроизводства отмечают, что в зависимости от вида регистрируемого документа состав сведений может быть конкретизирован.

5.8. Состав сведений, формируемых в СЭД при включении в систему обращений граждан, организаций и ответов на обращения:

1. фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина;

2. наименование организации — адресата;

3. дата обращения гражданина, организации;

4. регистрационный номер обращения (для обращений организаций);

5. дата сопроводительного документа (в случае переадресации обращения);

6. дата поступления обращения гражданина, организации;

7. входящий регистрационный номер;

8. краткое содержание обращения гражданина, организации;

9. количество листов основного документа;

10. отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

11. сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи, в т.ч. сведения о предыдущих обращениях в случае, если данное обращение повторное);

12. резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата резолюции);

13. срок исполнения документа;

14. сведения о переадресации обращения гражданина, организации (дата, номер сопроводительного документа; наименование органа власти, организации);

15. отметка о контроле;

16. сведения об электронной подписи (в случае поступления электронного обращения гражданина, организации, подписанного электронной подписью);

17. результат проверки электронной подписи;

18. электронный адрес корреспондента (гражданина, организации);

19. почтовый адрес корреспондента (гражданина, организации);

20. вопрос по тематическому классификатору;

21. ссылки на файл поступившего обращения и файл ответа на обращение.

Дополнительно к указанным сведениям в РК могут вноситься иные сведения.

5.9. При включении документов и проектов документов в СЭД, а также при включении сведений в РК в процессе жизненного цикла документа исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений.

5.10. В целях размещения документов в СЭД, поиска документов, ведения справочной работы с документами, включенными в СЭД, используются классификаторы и справочники, в том числе:

классификаторы: корреспондентов (адресатов), видов документов, структурных подразделений, должностных лиц, исполнителей по документам; тематический (вопросов деятельности);

справочники: резолюций (поручений), электронных адресов постоянных корреспондентов, шаблонов бланков документов и шаблонов документов, типов связей с другими документами (связанными документами).

5.11. Использование ключей электронной подписи при работе с документами

5.11.1. Руководители и работники Службы, имеющие ключи ЭП, при рассмотрении, согласовании и подписании документов в электронном виде в СЭД должны использовать способы подтверждения действий при помощи ЭП.

Документы в электронном виде, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления по каналам МЭДО, подписываются усиленной квалифицированной ЭП должностного лица Службы в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» только в случае, если СЭД адресатов поддерживают МЭДО (формат отправки документов 2.7, 2.7.1).

При получении документов в электронном виде, подписанных ЭП, перед регистрацией должна осуществляться проверка ее подлинности.

5.11.2. При создании бумажной копии документа в электронном виде (подлежащего передаче по каналам МЭДО), подписанного ЭП и хранящегося в СЭД, на бумажной копии автоматически проставляется штамп со сведениями о сертификате ЭП.

5.11.3. Документ в электронном виде, подписанный ЭП, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Если документ, подписанный ЭП, должен быть оформлен на бумажном носителе, то документ распечатывается и передается на подпись. Лицо, передающее документ на подпись, проверяет идентичность электронного образа и аналога на бумажном носителе и при необходимости распечатывает лист согласования, в котором указано использование ЭП. В СЭД предусмотрена отметка о собственноручной подписи.

5.12. Простановка отметок об исполнении документов

Работник, являющийся исполнителем документа согласно резолюции, при его поступлении вносит информацию в СЭД о дальнейших действиях по его исполнению через отметку «добавить подрезолюцию». После исполнения поручения, работник отчитывается об исполнении через отметку «исполнение».

5.13. Разграничение доступа пользователей СЭД к документам в электронном виде и ответственность участников электронного документооборота

5.13.1. Пользователи СЭД разделяются на четыре группы: руководители, Отдел документооборота и сотрудники, ответственные за делопроизводство, исполнители.

Каждая группа имеет набор прав. Внутри каждой группы права пользователя могут быть ограничены или расширены по согласованию с руководителем структурного подразделения Ространснадзора.

5.13.2. Руководители структурных подразделений имеют доступ к просмотру РК и сканированных электронных копий всех документов, зарегистрированных и направленных в данное структурное подразделение Службы. Руководитель Службы и руководители структурных подразделений имеют право создавать/утверждать резолюции, направлять документы своим подчиненным для исполнения, устанавливать контрольные сроки. Руководитель Службы, руководители структурных подразделений имеют право делегировать свои права другому пользователю СЭД (замещающему лицу). Лицо, которому делегированы права руководителя, получает доступ ко всем документам руководителя и возможность вносить резолюции, направлять документы как от своего имени, так и от имени руководителя. Факт передачи прав фиксируется в СЭД для каждого действия, совершаемого замещающим лицом.

5.13.3 Отдел документооборота имеет следующие функциональные права:

просмотр документов, поступивших для регистрации в электронном виде;

присвоение номера документу;

заполнение полей РК;

прикрепление электронных копий документов к регистрационной карточке документа;

внесение текста резолюции руководителя;

постановка документов на контроль с возможностью изменения сроков исполнения документов;

снятие документов с контроля;

создание отчетных форм.

5.13.4 Сотрудники, ответственные за делопроизводство, имеют следующие функциональные права:

исполнения документов;

присвоение номера исходящим, внутренним документам;

заполнение полей РК исходящих, внутренних документов;

прикрепление электронных копий исходящих, внутренних документов к регистрационной карточке документа;

постановка документов на контроль с возможностью изменения сроков исполнения документов внутри структурного подразделения.

5.13.5 Исполнители имеют следующие права:

просмотр РК и электронных копий документов, адресованных либо направленных им на исполнение/согласование, созданных ими, а также всех связанных с ними документов;

направление документов на исполнение подчиненным;

внесение данных об исполнении ими документа;

создание РК, листа согласования, прикрепление электронной копии документа.

Работник, являющийся исполнителем документа согласно резолюции, при его поступлении вносит информацию о дальнейших действиях по исполнению поручения.

При увольнении работника, являющегося исполнителем документов, руководитель структурного подразделения обязан внести соответствующие изменения в СЭД.

5.13.6. Каждый участник электронного документооборота несет ответственность за действия, которые он совершает при работе в СЭД:

за своевременное рассмотрение документа (подготовку резолюции) при поступлении документа на мобильное устройство или компьютер;

за использование и обеспечение сохранности ЭП;

за своевременную передачу своих прав другому участнику электронного документооборота при невозможности рассмотрения документа;

за содержание документа в электронном виде при отправке документа на согласование и подписание;

за реквизиты, качество сканирования, адресацию и за ЭП при отправке исходящего документа;

за невнесение или несвоевременное внесение сведений о ходе движения и исполнения документа в СЭД;

за ошибки, допущенные при регистрации, сканировании, а также за неправильное направление документов.

5.14. Особенности работы с электронными документами

5.14.1. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

5.14.2. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Службе в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

5.14.3. Место хранения электронных документов до их передачи в архив Службы, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Службе программно-технических средств, нормативных и методических документов уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

5.14.4. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. На основании акта об их выделении к уничтожению, утверждаемого руководителем Службы, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

6. Контроль исполнения документов

Порядок организации контроля исполнения документов (поручений), включая положения о продлении срока исполнения документов (поручений) и снятии их с контроля, устанавливается специальным регламентом.

Контроль за состоянием исполнительской дисциплины в Службе возложен на заместителя руководителя Службы.

Контроль исполнения документов (поручений) по существу поставленных в них задач осуществляется руководством структурных подразделений Службы по вопросам, отнесенным к их компетенции.

Контроль сроков исполнения документов (поручений) обеспечивается работниками Отдела документооборота.

7. Работа исполнителя с документами

7.1. Организация работы с документами

7.1.1. Организация работы с документами осуществляется на основании резолюций руководителя Ространснадзора, заместителей руководителя Ространснадзора, начальников управлений, иных должностных лиц.

Структурные подразделения получают документы в возможно короткие сроки (как правило, в день их рассмотрения или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

7.1.2. Документы, поступившие в управление с резолюциями руководителя Службы, передаются исполнителям документа только после их рассмотрения начальником управления.

Работники управления в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил, установленных в Службе;

согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами;

подготовку сводки отзывов (с комментарием «Принято», «Отклонено» с указанием причин, «Принято частично» с соответствующим пояснением);

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования документа (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях — подготовку указателя рассылки служебных документов;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству Службы.

Если исполнение документа поручено нескольким работникам, функция головного исполнителя документа созывать соисполнителей документа для выработки совместного решения.

В случае отсутствия исполнителя документа (командировка, отпуск, болезнь) руководителем структурного подразделения, в котором находится на исполнении документ, дается указание о передаче документа другому работнику, о чем в СЭД делается отметка.

7.1.3. При составлении и оформлении документов работники управлений должны руководствоваться требованиями настоящей Инструкции.

Головной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке проекта документа.

7.1.4. Исполнитель документа не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только работники, имеющие отношение к их исполнению.

7.2. Ответственность за исполнение документов и поручений

При необходимости в целях своевременного и качественного исполнения документа, головным исполнителем готовится поручение соисполнителям, в том числе подведомственным организациям и территориальным органам Ространснадзора, в котором для каждого соисполнителя указываются перечень и объем запрашиваемой информации, сроки и форма ее представления.

Контрольный срок исполнения документа является обязательным для головного исполнителя документа, который организует работу соисполнителей документа, определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа.

Головной исполнитель несет ответственность:

за обеспечение оперативного рассмотрения поручений и их доведение до непосредственных исполнителей в день поступления документа;

за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа;

за выполнение поручения с момента поступления документа на исполнение до подписания и направления ответа адресату.

Соисполнители документа несут ответственность за своевременную и качественную подготовку необходимых материалов и их представление головному исполнителю в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. По срочным поручениям материалы представляются незамедлительно.

В случае непредставления (несвоевременного представления) замечаний и предложений соисполнителями документа головной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение, и Отдел документооборота.

Головные исполнители документа и соисполнители документа обязаны по первому требованию Отдела документооборота представлять исчерпывающие данные о ходе исполнения контролируемых документов и подготовке необходимых материалов.

7.3. Изменение головного исполнителя документа, сроков исполнения документов и поручений

Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей документа осуществляется в соответствии с резолюцией руководителя Службы (исполняющего обязанности руководителя Службы) и уполномоченным сотрудником Отдела документооборота в СЭД или на служебной/докладной записке, обосновывающей причины необходимости изменения головного исполнителя документа либо изменения состава соисполнителей документа, подписанная головным исполнителем.

Служебная/докладная записка визируется исполнителем (в его отсутствие — исполняющим обязанности исполнителя) на которого предлагается возложить роль головного исполнителя документа.

Служебная/докладная записка на имя руководителя Службы представляется головным исполнителем в течение трех дней с даты оформления поручения. Срок, отведенный на визирование, — незамедлительно, но не более трех дней с даты оформления поручения, включая срок принятия решения руководителем Службы или уполномоченным сотрудником Отдела документооборота.

По поручениям, имеющим пометки «срочно», «незамедлительно» или аналогичные, служебная/докладная записка представляется головным исполнителем в суточный срок с даты оформления поручения руководителю Ространснадзора или начальнику Правового управления для принятия решения.

После принятия решения руководителем Службы (исполняющим обязанности руководителя Службы), уполномоченным сотрудником Отдела документооборота, вносятся соответствующие изменения в РК документа. Подлинник документа на бумажном носителе (при наличии) направляется новому головному исполнителю, о чем делается запись в РК документа.

При необходимости изменения контрольного срока исполнения поручения головной исполнитель документа не позднее трех дней до окончания контрольного срока обязан представить служебную/докладную записку на имя руководителя Службы или уполномоченного сотрудника Отдела документооборота.

В служебной/докладной записке должны быть указаны причины необходимости переноса срока и предложения об установлении нового срока исполнения документа.

Срок исполнения поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации, протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, координационных и совещательных органов Правительства Российской Федерации, возглавляемых Председателем Правительства Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, содержащихся в протоколах проведенных им совещаний и в резолюциях, поручений Председателя Правительства Российской Федерации и Заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, данных во исполнение поручений Правительству Российской Федерации, содержащихся в указах или распоряжениях Президента Российской Федерации, а также во исполнение поручений или указаний Президента Российской Федерации Правительству Российской Федерации, не продлевается.

В случае нарушения контрольных сроков поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации, протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, координационных и совещательных органов Правительства Российской Федерации, возглавляемых Председателем Правительства Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, содержащихся в протоколах проведенных им совещаний и в резолюциях, поручений Председателя Правительства Российской Федерации и Заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, данных во исполнение поручений Правительству Российской Федерации, содержащихся в указах или распоряжениях Президента Российской Федерации, а также во исполнение поручений или указаний Президента Российской Федерации Правительству Российской Федерации, головной исполнитель поручения по согласованию с заместителем руководителя Службы (в соответствии с распределением обязанностей) не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения представляет докладную записку на имя руководителя Службы с указанием объективных причин необходимости продления срока. Вместе с докладной запиской представляется проект обращения Службы в соответствующий вышестоящий орган государственной власти, давший поручение, с просьбой о переносе срока исполнения поручения с указанием причин продления и планируемой датой исполнения документа.

Сроки исполнения по срочным и оперативным поручениям не продлеваются.

Уведомление об отсрочке представления запрашиваемой информации СМИ вручается представителю редакции в трехдневный срок со дня получения письменного запроса об информации.

Поручения и указания Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, не исполненные в установленные сроки и не продленные в установленном порядке, требуют особого внимания головного исполнителя документа. На эти документы представляется докладная записка на имя руководителя Службы о причинах неисполнения документов с указанием виновных должностных лиц и предлагаемых мерах ответственности в отношении работников, виновных в неисполнении поручения, с одновременным представлением проекта объяснения для направления соответствующей информации в Правительство Российской Федерации.

Объяснения, представленные руководителю Службы, визируются заместителем руководителя (в соответствии с распределением обязанностей).

7.4. Организация оперативного хранения документов

7.4.1. С момента заведения и до передачи в архив Службы дела хранятся по месту их формирования.

Заместители руководителя Службы, начальники управлений и работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Документы, письма, обращения граждан, поступившие непосредственно в структурные подразделения, хранятся в этих структурных подразделениях.

7.4.2. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

7.4.3. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Службы.

Исполнители хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении. Эти документы хранятся в запирающихся на ключ ящиках рабочего стола или в шкафу.

7.4.4. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения Отдела документооборота. Выдача дел осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается управление, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

7.4.5. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Службы или заместителя руководителя Службы по актам.

7.4.6 Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях.

В соответствии с Правилами делопроизводства:

п. 6.30. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти и разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица с извещением руководителя подразделения, документы которого изымаются;

п. 6.31. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями организации и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел);

п. 6.32. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела. Подлинник документа, изъятый из дела (дело) после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

7.5. Выполнение копировально-множительных работ

Выполнение копировально-множительных работ в Службе производится на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях.

Ответственность за правильное использование копировальной техники несет руководство структурных подразделений.

Запрещается копирование правительственных и иных документов, поступивших в Службу с пометкой «Снятие копий запрещается», «Не для печати», «Конфиденциально» и т.п.

8. Документальный фонд Службы

8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

8.1.1. Номенклатура дел — систематизированный оформленный в установленном порядке перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Службе, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел используется для группирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Документальный фонд Службы — совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Службы составляют документы, созданные в Службе и полученные ей в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

8.1.2. Ответственность за составление номенклатуры дел, соблюдение порядка формирования и оформления дел, обеспечение их учета и сохранности, организацию передачи дел в архив Службы возлагается на Правовое управление.

8.1.3. В Службе составляются номенклатуры структурных подразделений (Приложение № 15) и номенклатура дел Службы (сводная) (Приложение № 16).

Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) работником, ответственным за делопроизводство в данном структурном подразделении с участием члена экспертной комиссии этого же структурного подразделения и с привлечением квалифицированных специалистов, согласовывается с Отделом документооборота, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в Отдел документооборота.

Формы номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел установлены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный № 38830) (далее — Правила хранения 2015 г.).

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Службе и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, действующими перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного хранения. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Службы, их виды, состав и содержание.

8.1.4. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Отдел документооборота.

8.1.5. номенклатура дел Службы (сводная) составляется Отделом документооборота на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Сводная номенклатура дел Службы подписывается начальником Отдела документооборота, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее именуется ЦЭК) Службы, с экспертной проверочной комиссией (далее именуется ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Службы. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Службы.

В случае изменения функций и структуры Службы номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с экспертной проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации.

После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Службы получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Отдела документооборота либо хранится в Отделе правового и нормативного регулирования, если сводная номенклатура утверждена приказом Службы. Второй используется в Отделе документооборота в качестве рабочего, третий применяется в архиве Службы, четвертый — в федеральном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.

После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Службы получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел указан в Приложении № 18 к настоящей Инструкции.

8.1.6. Номенклатура дел Службы включается в СЭД частично или полностью в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов и электронных копий документов, включаемых в СЭД.

8.1.7. В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и пунктом 6.2 Правил делопроизводства разрабатывается и утверждается перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы по надзору в сфере транспорта, ее территориальных органах и ФКУ «Информационный вычислительный центр Федеральной службы по надзору в сфере транспорта», с указанием сроков их хранения по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

8.2. Формирование дел и их текущее хранение

Формирование дел — группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Принцип формирования дел децентрализованное — в структурных подразделениях Службы.

Формирование дел в Службе осуществляют структурные подразделения силами работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.

Контроль за формированием дел в Службе осуществляет Правовое управление.

Место текущего хранения дел в структурных подразделениях Службы.

Срок передачи работником исполненного документа в дело составляет не более 10 дней.

Принципы формирования дел, особенности формирования в дела отдельных категорий документов, в том числе электронных документов определены (пунктами 6.23. - 6.27.) Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Росархива от 22 мая 2019 года № 71.

К основным принципам (правилам) формирования дел относятся:

в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;

документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно;

в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);

телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных); по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома.

При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;

документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Порядок формирования дел в структурных подразделениях, учета и хранения дел указан в Приложении № 17 к настоящей Инструкции.

8.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

8.3.1 Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

8.3.2. Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов в Службе на стадии делопроизводства может проводиться:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче в архив Службы.

8.3.3. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению листа — заверителя дела.

8.3.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создаются экспертные комиссии (далее — ЭК) в структурных подразделениях и постоянно действующая ЦЭК, действующие на основании положений, утверждаемых соответственно руководителем Службы или руководителем структурного подразделения.

8.3.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Службы, отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Службы путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.

При проведении экспертизы ценности документов одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел Службы, правильность определения сроков хранения дел.

Дела с отметкой «ЭПК» <7> подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

<7> Отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Остальные документы с отметкой «ЭПК» включаются в акт на уничтожение. При этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

8.3.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (Приложение № 19 к настоящей Инструкции), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указан в Приложении № 20 к настоящей Инструкции.

8.3.7. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (Приложение № 21 к настоящей Инструкции).

Оформление дел производится работниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях при методической помощи и под контролем работников, ответственных за архив.

8.3.8. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу; дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение № 23 к настоящей Инструкции); нумерацию листов в деле и составление листа — заверителя дела (Приложение № 24 к настоящей Инструкции); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение № 22 к настоящей Инструкции); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с расшифровкой подписи, указанием наименования должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, а также допускается не проводить пересистематизацию документов, листы не нумеровать, листы — заверители дел не составлять.

8.3.9. В период подготовки дел структурными подразделениями к передаче в архив Службы работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Службы. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить.

8.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

8.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, срок хранения которых истек, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (Приложение № 25 к настоящей Инструкции).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2014 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2018 г.).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всей Службы (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

8.4.2. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно).

Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению; выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы с отметкой «ЭПК», прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, при этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

Согласованные ЦЭК (ЭК) акты утверждаются руководителем Службы только после утверждения ЭПК ГА РФ описей дел постоянного хранения.

8.4.3. После утверждения руководителем Службы актов о выделении документов к уничтожению, дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Службы проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от... N...» с указанием наименования должности, фамилии, личной подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты). Документы, включенные в данные акты, уничтожаются в соответствии с установленным порядком.

На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526 (Приложение № 25 к настоящей Инструкции).

Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов (Приложение № 26). Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

8.5. Передача дел на архивное хранение

8.5.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности Службы, являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГА РФ как часть Архивного фонда Российской Федерации.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение Ространснадзор образует архив.

Передача документов в архив Ространснадзора производится по утвержденным описям дел.

8.5.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив Службы не ранее чем через год и не позднее чем через три года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

8.5.3. Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив Службы, как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

Передача дел в архив Службы осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений.

8.5.4. Прием дел производится работником Отдела документооборота в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также личная подпись работника Отдела документооборота и работника, передавшего дела).

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив Службы работниками структурного подразделения с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и их сдачу в архив несет структурное подразделение, передающее документы).

8.5.5. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения, работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Службы независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

9. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов

9.1. Учет печатей и штампов

9.1.1. Печать — устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп — устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

9.1.2. Ространснадзор в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» применяет печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Изготовление и учет печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации осуществляются в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268.

Порядок использования и обеспечения надежного хранения печати Ространснадзора с изображением Государственного герба Российской Федерации изложен в приказе Ространснадзора от 05 февраля 2016 г. № СС-93фс «О Порядке применения гербовой печати Федеральной службы по надзору в сфере транспорта», распоряжении Ространснадзора от 17 декабря 2018 г. № ВБ-492-р(фс) «О хранении и обеспечении контроля за надлежащим использованием гербовой печати Федеральной службы по надзору в сфере транспорта», распоряжении Ространснадзора от 03 февраля 2020 года № ВБ-39-р(фс) «О внесении изменений в распоряжение Ространснадзора от 17.12.2018 № ВБ-492-р(фс) „О хранении и обеспечении контроля за надлежащим использованием гербовой печати Федеральной службы по надзору в сфере транспорта“.»

9.1.3. Кроме печати Службы с изображением Государственного герба Российской Федерации используются печати Управлений, печати для отдельных категорий документов («Для пакетов», «Для договоров», «Для копий»), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

9.1.4. Учет имеющихся в Службе печатей и штампов ведет Административное управление в журнале учета печатей и штампов (Приложение № 27 к настоящей Инструкции) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются). Журнал включается в номенклатуру дел Административного управления.

Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.

Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах.

Передача печатей посторонним лицам и их вынос из помещений, занимаемых Службой, не допускается.

Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководитель структурного подразделения Службы по согласованию с начальником Административного управления.

Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих структурных подразделениях и направляются в Административное управление.

В случае служебной необходимости по решению начальника Административного управления допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

9.1.5. Работники, ответственные за использование и сохранность печатей и штампов в структурных подразделениях, назначаются руководителями структурных подразделений.

Работник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан ее (его) сдать.

Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность начальник управления и заместитель руководителя Службы (в соответствии с распределением обязанностей).

Ответственность за надежность хранения, законность использования печатей возлагается на руководителей структурных подразделений.

9.1.6. Проверка наличия, использования и хранения печатей и штампов производится не реже одного раза в год комиссией Административного управления.

О проведенных проверках делаются отметки в журнале учета печатей и штампов после последней записи. В случае обнаружения нарушений в изготовлении, учете, хранении и использовании печатей и штампов, комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководства Службы.

9.1.7. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Административное управление и уничтожению по акту с соответствующей отметкой в журнале учета. В актах на уничтожение должны быть проставлены оттиски указанных печатей и штампов.

9.1.8. В случае служебной необходимости по решению начальника Административного управления допускается изготовление факсимиле подписей руководства Службы. Учет факсимиле осуществляет Административное управление в журнале учета печатей и штампов.

Недопустимо использование факсимиле при подписании:

доверенностей;

бухгалтерской отчетности;

налоговых деклараций;

банковских документов;

счетов-фактур, первичных документов, а также документов, связанных с материальной ответственностью.

9.2. Учет бланков документов

9.2.1. Организация работы по изготовлению и учету бланков документов Службы возлагается на Правовое управление.

Отдел документооборота направляет в Административное управление заявки на изготовление бланков документов, а также при необходимости их образцы (макеты).

Административное управление оформляет заказы на изготовление печатно-бланковой продукции в типографии, осуществляет получение, учет поступления бланков и выдачу в Отдел документооборота.

9.2.2. Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, бланки нумеруются типографским способом. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журналах учета бланков (Приложение № 28 к настоящей Инструкции).

Бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков.

В структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.

Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.

Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и их руководители.

Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в Отдел документооборота.

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНТРАНС РОССИИ)
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА (РОСТРАНСНАДЗОР)	[Адресат]
Ленинградский проспект, дом 37, корп. 1, Москва, 125167, Телетайп 111495 Тел.: (499) 231-57-07, (499) 231-52-93 e-mail: head@rostransnadzor.gov.ru https://www.rostransnadzor.gov.ru
__________ N ____________________
На N _____________ от ____________
[Текст]
Форма бланка письма Службы
Исполнитель Номер телефона

Приложение № 2

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНТРАНС РОССИИ)
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА (РОСТРАНСНАДЗОР)	[Адресат]
Ленинградский проспект, дом 37, корп. 1, Москва, 125167, Телетайп 111495 Тел.: (499) 231-57-07, (499) 231-52-93 e-mail: head@rostransnadzor.gov.ru https://www.rostransnadzor.gov.ru
__________ N ____________________
На N _____________ от ____________
[Текст]
Форма бланка письма руководителя Службы
Исполнитель Номер телефона

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНТРАНС РОССИИ)
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА (РОСТРАНСНАДЗОР)	[Адресат]
Ленинградский проспект, дом 37, корп. 1, Москва, 125167, Телетайп 111495 Тел.: (499) 231-57-07, (499) 231-52-93 e-mail: head@rostransnadzor.gov.ru https://www.rostransnadzor.gov.ru
__________ N ____________________
На N _____________ от ____________
[Текст]
Форма бланка заместителя руководителя Службы
Исполнитель Номер телефона

Приложение № 4

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНТРАНС РОССИИ)
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА (РОСТРАНСНАДЗОР)
__________________	N __________________
Москва
Форма продольного бланка Службы

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНТРАНС РОССИИ)
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА (РОСТРАНСНАДЗОР)
ПРИКАЗ
__________________	N __________________
Москва
Форма бланка приказа Службы

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНТРАНС РОССИИ)
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА (РОСТРАНСНАДЗОР)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
__________________	N __________________
Москва
Форма бланка распоряжения Службы

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МИНТРАНС РОССИИ)
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА (РОСТРАНСНАДЗОР)
ПОРУЧЕНИЕ
__________________	N __________________
Москва
Форма бланка поручения

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ			MINISTRY OF TRANSPORT OF THE RUSSIAN FEDERATION
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА			FEDERAL AUTHORITY FOR TRANSPORT OVERSIGHT
Our ref Наш N ______________		Date Дата ______________
Российская Федерация Ленинградский проспект, дом 37, корп. 1, Москва, 125167, Телетайп 111495 Тел.: (499) 231-57-07, (499) 231-52-93 e-mail: head@rostransnadzor.gov.ru https://www.rostransnadzor.gov.ru		Russian Federation Leningradsky prospect, 37/1, Moscow, 125167, Teletype 111495 Tel.: (499) 231-57-07, (499) 231-52-93 e-mail: head@rostransnadzor.gov.ru https://www.rostransnadzor.gov.ru
Форма бланка служебного (делового) письма Службы зарубежным адресатам

1. Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

На бланках документов Ространснадзора Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом «Наименование Министерства транспорта Российской Федерации», на расстоянии 1,0 см от верхнего края листа.

2. Эмблема Ространснадзора

Эмблема Ространснадзора, утвержденная в установленном порядке, размещается на бланках Службы за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации.

Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами Службы на расстоянии 1,0 см от верхнего края листа.

3. Наименование Министерства транспорта Российской Федерации

Наименование Министерства транспорта Российской Федерации (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением о Министерстве транспорта Российской Федерации. Сокращенное наименование Министерства транспорта Российской Федерации помещают в скобках под полным наименованием.

4. Наименование Службы

Наименование Службы (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением о Ространснадзоре.

Сокращенное наименование Службы помещают в скобках под полным наименованием Ространснадзора.

5. Наименование должности лица

Наименование должности лица — автора документа указывается на бланках должностных лиц Службы (бланк руководителя Ространснадзора, бланк заместителя руководителя Ространснадзора).

Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) Службы.

6. Справочные данные о Службе

Справочные данные о Службе указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Службы, номер телефона, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению Службы.

7. Наименование вида документа

Наименование вида издаваемого документа (приказ, протокол, акт) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается ниже наименования Службы.

8. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или лицом, регистрирующим документ. Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

Документ вступает в силу со дня его подписания (утверждения), если документом не предусмотрен иной срок его вступления в силу.

Нормативные правовые акты Службы, прошедшие государственную регистрацию в Министерстве юстиции Российской Федерации, в соответствии с законодательством Российской Федерации вступают в силу по истечении 10 дней после дня их официального опубликования, если самими актами не установлен другой порядок их вступления в силу.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. Точка после года не ставится, например: 08.01.2020.

Словесно-цифровой способ применяется при оформлении даты на приказах, распоряжениях и финансовых документах, например: 8 января 2020 г.

9. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Службе.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения) либо после поступления в Службу

Регистрационный номер документа, изданного совместно с другими органами государственной власти (организациями), состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями — авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

10. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа делается исполнителем документа при подготовке служебного (делового) письма-ответа.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату, указанную в документе органом государственной власти (организацией), подготовившим или издавшим документ, на который дается ответ.

На бланках для писем данный реквизит состоит из постоянной части в виде «На N _____ от ______», в рамках которой проставляются номер и дата документа, ответом на который является оформленное письмо.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации на проекте служебного (делового) письма указывается после заголовка к документу, который печатается от границы левого поля документа размером шрифта № 10 под чертой, например:

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа, состоящая из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал размером шрифта № 10. Точка в конце заголовка и ссылки на регистрационный номер и дату не ставится.

11. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа (Москва) указывается в бланках документов Службы, за исключением бланков деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

12. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к нему) при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации 3 ноября 1994 г. № 1233, ограничительная надпись на документах при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, имеет вид «Для служебного пользования».

Ограничительная пометка «Для служебного пользования» проставляется шрифтом размером № 12 от границ верхнего и правого полей на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам при наличии в документе служебной информации ограниченного распространения.

Номер экземпляра проставляется ниже пометки «Для служебного пользования», отделяется от нее одним межстрочным интервалом и центрируется.

13. Адресат

Документы адресуют в органы государственной власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

В состав реквизита «Адресат» входят наименование органа государственной власти, организации (структурного подразделения), наименование должности, инициалы и фамилия получателя.

Каждая составная часть реквизита «Адресат» печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал размером шрифта № 14.

Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочных интервала.

При адресации документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

При адресации документа руководителю органа государственной власти или организации наименование органа государственной власти или организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат - женщина.

При адресации документа в несколько однородных органов государственной власти, организаций или в структурные подразделения одной организации их наименования указываются обобщенно, например:

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)".

Документ, как правило, не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не печатается.

Если количество адресатов документа более четырех, то составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре документа печатается только один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 регистрационный N 35442).

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.

При адресации документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

При адресации документа:

наименование должности получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом;

не принято в адресате указывать только должность без указания инициалов и фамилии лица, к которому обращаются.

Реквизит "Адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При отправке письма по электронной почте (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес.

Например:

14. Гриф утверждения

В Службе подлежат утверждению положения, правила, инструкции, уставы, должностные регламенты, отчеты, структура и штатное расписание и т.д.

Документы утверждаются руководителем Ространснадзора и заместителями руководителя Ространснадзора (в соответствии с распределением обязанностей).

Утверждение документа производится путем издания приказа, распоряжения в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения, или проставление реквизита "Гриф утверждения документа".

Реквизит "Гриф утверждения документа" располагается от границ правого и верхнего полей документа первого листа проекта документа и печатается без кавычек.

Реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование Службы), личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты (печатается словесно-цифровым способом),

например:

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

Каждая составная часть реквизита "Гриф утверждения документа" печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем.

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках). Например:

При наличии нескольких грифов утверждения документа их располагают на одном уровне.

15. Резолюция

Резолюция на документе - указание по исполнению документа. Резолюция оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится, или вносится непосредственно в СЭД.

В резолюции отражаются результаты рассмотрения документа. Резолюции должны быть краткими и конкретными. Резолюции включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения (при необходимости), подпись и дату.

Недопустимо давать по одному и тому же документу противоречивые указания и поручения или дублировать их.

В качестве исполнителей в резолюции определяются должностные лица, в функции (обязанности) которых входит подготовка решений (предложений) по поставленным в документе вопросам.

На бланке указаний по исполнению документа указываются исполнители в порядке иерархии (начиная сверху). Например:

• заместители руководителя;
• начальники управлений;
• начальники отделов;
• руководитель ФКУ "ИВЦ Ространснадзора".

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким должностным лицам, головным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное словом "созыв", "обобщение" или "ответственный".

В резолюциях могут быть указаны должностные лица, которым должен быть направлен документ (с поручением) для сведения, например: + С.А. Смирнову.

В резолюциях, в случае необходимости указания всех заместителей руководителя или начальников управлений/начальников профильных управлений, допускается обобщение.

В этом случае головной исполнитель будет первый названный. Т.е. в этих конкретных случаях - Морозов Н.В.

Если необходимо определить ответственным одного из заместителей руководителя, то список исполнителей может выглядеть следующем образом:

или

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, ставится личная подпись автора резолюции, дата.

16. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?" или "чего?" ("кого?"):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии,

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания,

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрироваться относительно самой длинной строки. Заголовок к тексту не составляется, если текст документа не превышает 4 - 5 строк.

17. Текст документа

Текст документа отражает основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную объективно, четко, без сложных словосочетаний. Содержание документа должно быть связано с ранее изданными по данному вопросу документами. Рекомендуется составлять документы, как правило, по одному вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному формированию дел. Текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований.

Текст документа может оформляться в виде связного текста (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкция, служебные (деловые) письма и т.п.), таблицы (цифровая или словесная информация о нескольких объектах по ряду признаков), анкеты или сочетания этих видов.

Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) части - решения, выводы, просьбы, рекомендации.

Текст документа может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей части, служебные (деловые) письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименования вида документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту документа.

Текст документов может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой в конце.

В Службе документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются:

от первого лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

от третьего лица единственного числа: Служба не считает возможным...;

от первого лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили....

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя Министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок к тексту документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895; 1997, N 50, ст. 5689; 1998, N 47, ст. 5771; 1999, N 8 ст. 1026; 2006, N 29, ст. 3251; 2009, N 2, ст. 240; 2009, N 12, ст. 1443; 2010, N 9, ст. 964; 2011, N 9, ст. 1251; 2011 N 29, ст. 4472; 2012, N 1, ст. 148; 2012, N 19, ст. 2419; 2012, N 27, ст. 3739; 2012, N 38, ст. 5102; 2012 N 1235; 2012, N 52, ст. 7491; 2012, N 52, ст. 7507; 2013, N 13, ст. 1575; 2013, N 38, ст. 4831; 2013, N 48, ст. 6259; 2014, N 8, ст. 816; 2014, N 51, ст. 7434; 2015, N 6, ст. 965; 2016, N 13, ст. 1840; 2016, N 20, ст. 2832; 2016, N 35, ст. 5348; 2016, N 43, ст. 6028)...".

"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19.01.2020 N 2...".

Допускается начинать текст служебного письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом с восклицательным знаком в конце обращения.

В служебных письмах за подписью руководителя Службы, заместителей руководителя Службы следует обращаться от имени Службы, а в письмах за подписью начальников управлений - от имени управления.

Начальники управлений имеют право подписи от имени Службы в случае соответствующего поручения руководителя Службы или заместителя руководителя Ространснадзора.

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяют разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Текст документа печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля с отступом от края листа 10 мм.

Таблица

Приложение к проекту документа может быть оформлено в виде таблицы.

Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именами существительными в именительном падеже. Подзаголовки граф таблицы должны быть грамматически согласованы с заголовками граф таблицы. Если таблица печатается более чем на одном листе, графы таблицы должны быть пронумерованы и на втором и последующих листах должны быть напечатаны номера этих граф (если не оговорено иное). Текст таблицы печатается размером шрифта N 12 через 1 межстрочный интервал. Заголовочная часть таблицы печатается жирным шрифтом.

18. Отметка о контроле

Отметка о контроле может проставляться на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа с указанием даты исполнения документа. Соответствующая информация вносится в СЭД.

19. Отметка о приложении

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.

Отметка о приложении к документу печатается от границы левого поля и отделяется от текста документа 2 межстрочными интервалами. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения: Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то наименования приложенных документов перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого документа, например:

Приложение: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз.

2. Справка о доработке... на 3 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2020 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Приложение: брошюра в 2 экз.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флэш-накопитель и др.):

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложениях оформляется следующим образом: в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ... (Приложение) или... (Приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: (Приложение N 2).

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

20. Подпись

Документы подписываются должностными лицами Службы в соответствии с их компетенцией (полномочиями), установленной законодательством Российской Федерации и нормативными актами Службы.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ (на бланках должностных лиц наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Например:

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Если документ, оформленный на бланке с указанием наименования Службы, подписывает начальник управления, то в состав реквизита "Подпись" входят наименование должности подписывающего, наименование структурного подразделения, личная подпись и ее расшифровка, например:

Если документ оформлен не на бланке, то в состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписывающего документ, наименования управления и Службы (исключение - внутренние документы), например:

или

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается границей правого поля.

21. Отметка об электронной подписи

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи включает номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение эмблемы органа власти.

22. Гриф согласования документов

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Согласование может проводиться как внутри Службы, так и вне его.

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

• на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
• на последнем листе документа под текстом;
• на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации) в именительном падеже, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Например:

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе власти, согласовавшем документ, в творительном падеже, дата и номер протокола (слово "протокол" указывается в именительном падеже), в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа в творительном падеже, организация - автор документа в родительном падеже, дата и номер письма.

Например:

или

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" от границы нижнего поля документа.

Согласование проекта документа Службы органами государственной власти и организациями допускается в виде письма-согласования, которое прилагается к визовому экземпляру документа, за исключением проектов нормативных правовых актов Службы.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется:

с вышестоящими органами государственной власти в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

с подведомственными организациями;

при необходимости - с общественными организациями.

При двух грифах согласования они располагаются рядом на одном уровне, при трех и более грифах - рядом и на нескольких уровнях.

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами органов государственной власти;

с руководителями организаций, интересы которых затрагиваются в документе.

23. Виза

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами Службы оформляется визой.

Виза включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату (Приложение N 14 к настоящей Инструкции).

Пример:

На документах, подлинники которых помещаются в дела Службы, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения).

На проектах служебных (деловых) писем визы проставляются на копии документа, помещаемого в дело Службы.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа под реквизитом "Подпись" от границы нижнего поля документа.

Визирование производится до представления документа на подпись (утверждение).

Лица, визирующие документ, наряду с исполнителем несут ответственность за его содержание по вопросам, относящимся к сфере их деятельности.

Особое мнение, замечания, дополнения, как правило, излагаются на отдельном листе, о чем делается на проекте документа отметка: "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему (утверждающему) документ.

Пример:

Если в ходе визирования проекта документа в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию должностными лицами.

Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Визирование производится, как правило, в следующей последовательности:

исполнитель документа;

начальник отдела, подготовившего документ;

начальник управления, подготовившего документ;

заинтересованные начальники управлений;

заместитель руководителя Службы, курирующий работу управления, в ведении которого находится рассматриваемый вопрос (кроме управлений прямого подчинения).

Проекты документов, представляемые на подпись руководителю Службы или заместителям руководителя Службы, могут визироваться также лицом, выполняющим функции помощника руководителя Службы или заместителя руководителя Службы соответственно.

Проекты заключений, официальных отзывов и поправок на законопроекты подлежат обязательному визированию у заместителя руководителя Службы, с последующим направлением ему и в Управление, ответственное за правовое обеспечение копий проектов.

Проекты документов, направляемые на подпись и/или визирование заместителям руководителя Службы, начальникам Управлений, адресованные в Минюст России, должны быть завизированы начальником Управления, ответственного за правовое обеспечение, либо лицом, исполняющим его обязанности.

Проекты документов по вопросам финансового характера должны быть представлены на рассмотрение и визирование в Финансовое управление.

На проектах служебных (деловых) писем, на внутренних информационно-справочных документах (докладах, служебных, аналитических записках, справках и др., визирование которых осуществляется на лицевой стороне последнего листа проекта документа, при отсутствии места для оформления виз на лицевой стороне допускается визирование на оборотной стороне последнего листа проекта документа.

При подготовке писем от имени Федеральной службы по надзору в сфере транспорта, необходимо согласовывать изложенную в них позицию Службы с Руководителем Ространснадзора, а при его отсутствии (отпуск, командировка) с должностным лицом его замещающим. При этом копия письма направляется в почту руководителя. Таким образом, с руководителем Ространснадзора, а при его отсутствии (отпуск, командировка) с должностным лицом его замещающим в обязательном порядке согласовываются документы, направляемые Федеральной службой по надзору в сфере транспорта следующим адресатам (первым лицам и их заместителям):

• Администрация Президента;
• Правительство Российской Федерации;
• Государственный совет Российской Федерации;
• Совет Безопасности Российской Федерации;
• Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации;
• Счетная палата Российской Федерации;
• Генеральная прокуратура;
• руководство Министерств и ведомств (министры, заместители министров, руководители, заместители руководителей);
• высшие должностные лица субъектов Российской Федерации;
• советы, комиссии, подкомиссии, комитеты при Президенте Российской Федерации, а также правительственные комиссии, подкомиссии, советы и комитеты.

По устным поручениям руководителя Службы допускаются изменения в "цепочке" согласования.

При подготовке писем от имени руководителя Службы, а при его отсутствии (отпуск, командировка) должностного лица его замещающего, необходимо проводить согласование проекта документа со всеми исполнителями Службы (головным исполнителем, соисполнителями) документа - основания.

Согласование может проводиться в электронной форме в СЭД.

24. Печать

Служба имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, иные печати и штампы установленного образца.

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.

Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, удостоверяющих права должностных лиц и фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также в иных случаях, предусмотренных актами законодательства Российской Федерации.

Печать ставится на свободном от текста месте и не должна располагаться на личной подписи должностного лица. Печать может располагаться на части наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

25. Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "Подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию, указанное в именительном падеже; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример:

Если копия выдается для представления в другой федеральный орган (организацию), отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ... за ... год") и заверяется печатью федерального органа исполнительной власти.

Отметка о заверении копии может проставляться в виде штампа.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ___ л.".

Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Допускается заверять копии только тех документов, которые создаются в центральном аппарате Службы.

Копия исходящего документа печатается не на бланке. На нем проставляются виза исполнителя документа и визы лиц, с которыми документ согласован, в него вносятся все исправления, сделанные на подлиннике документа при его подписании, проставляется дата и номер.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать наименование должности лица, заверившего документ и дату визирования.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационным каналам (сети "Интернет", СЭД), заверяются электронной подписью руководителя Службы или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: "Приложение к письму от (дата) N ...".

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носителе.

26. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа (2 см от нижнего края листа).

Отметка печатается шрифтом размером N 10 через 1 межстрочный интервал.

Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона.

Пример:

Иванов Иван Иванович

(499) 000 00 00

Отметка об исполнителе может дополняться указанием структурного подразделения.

В документах, имеющих гриф ограничения доступа к документу, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа.

27. Отметка о поступлении (регистрации) документа

Отметка о поступлении (регистрации) документа в Службу может содержать дату поступления (регистрации) документа (при необходимости - часы и минуты) и регистрационный номер.

Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.

1. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными управлениями, заместителями руководителя Ространснадзора, а в случае необходимости - с иными органами государственной власти и организациями, возлагается на начальников управлений, которые готовят и вносят на утверждение руководителю Ространснадзора проект приказа (распоряжения).

2. Подготовленные проекты приказов, распоряжений должны соответствовать:

законодательству Российской Федерации;

нормативным правовым актам ведомств Российской Федерации;

ранее принятым актам Службы, если документ не предусматривает их отмену или изменение.

Если подготовленный проект приказа (распоряжения) влечет за собой внесение изменений или дополнений в уже существующие приказы (распоряжения) по Службе, то эти изменения или дополнения включаются в текст проекта приказа (распоряжения).

3. Проекты приказов (распоряжений), подготовленные на подпись (утверждение) руководителю Ространснадзора или лицу, исполняющему его обязанности (кроме приказов по кадровым и наградным вопросам), до их подписания проходят правовую экспертизу в Правовом управлении.

4. Оформленные на бланке проекты приказов (распоряжений) подлежат согласованиям, которые оформляются визами.

5. Визы включают в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилия) и дату визирования. При необходимости указывается должность визирующего.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подписного экземпляра проекта приказа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам приказов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа в нижней его части.

На проектах приказов по кадровым и наградным вопросам визы проставляются на оборотной стороне последнего листа в нижней его части.

6. Проекты приказов (распоряжений), подготовленные на подпись (утверждение) руководителю Ространснадзора или лицу, исполняющему его обязанности, визируются в следующем порядке:

исполнителем, подготовившим проект документа;

начальником управления-исполнителя, подготовившего проект документа;

начальником Правового управления, определяющего соответствие подготовленных проектов приказов (распоряжений) законодательству Российской Федерации, наличие их согласования с заинтересованными управлениями и должностными лицами, а также четкость и грамотность редакции. Приложения к проектам приказов (распоряжений) визируются начальником управления-исполнителя.

должностными лицами, которым в проекте документа предусматриваются задания и поручения;

заместителем руководителя Службы, курирующим работу управления-исполнителя;

7. При возникновении в процессе согласования особого мнения у лица, визирующего проект приказа (распоряжения), об этом делается отметка при визировании. Особое мнение, как правило, излагается на отдельном листе и прилагается к проекту приказа (распоряжения).

8. Если имеют место разногласия между управлением, ответственным за подготовку ведомственного акта, с согласующими проект документа управлениями, с целью их урегулирования проводится согласительное совещание под председательством заместителем руководителя Службы, курирующим работу управления-исполнителя.

9. Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному согласованию.

10. Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект приказа (распоряжения) внесены изменения, не меняющие его сути.

В этом случае доработанный вариант проекта приказа (распоряжения) визируется начальником Правового управления с пометкой "Визы прилагаются". При этом визы, оформленные на номерных бланках приказов, прилагаются к оригиналу приказа, подписанного руководителем Службы, с последующей регистрацией и хранением.

Доработанный вариант проекта кадрового приказа может быть завизирован начальником Административного управления или лицом, его замещающим, с пометкой "Визы прилагаются".

11. Проекты приказов (распоряжений), подготавливаемые Службой совместно либо по согласованию с другими органами государственной власти (организациями), направляются на подпись (согласование) в соответствующие органы государственной власти (организации) только после визирования проекта приказа (распоряжения) в порядке, предусмотренном пунктом 23 Приложения N 9 к настоящей Инструкции.

12. Проекты приказов (распоряжений) представляются на визирование в Правовое управление со всеми документами, необходимыми для их полного и всестороннего рассмотрения.

К проекту приказа (распоряжения), предусматривающего отмену ранее изданного приказа (распоряжения), а также к проекту приказа (распоряжения), издаваемого взамен действующего, прилагается краткая справка, которая готовится и подписывается начальником управления-исполнителя.

В справке указываются:

основания издания приказа: сведения об актах законодательства Российской Федерации (наименование, дата и номер), на основании которых Службе поручается разработать приказ, а также дата и номер поручения или указания Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Министерства (копия поручения прилагается к справке);

перечень актов законодательства Российской Федерации, использованных при разработке приказа (распоряжения);

сведения об актах Службы, в том числе отмененных данным приказом (распоряжением), актах иных органов государственной власти (организаций), изданных по данному вопросу;

сведения о согласовании приказа (распоряжения) с управлениями и, при необходимости, с органами государственной власти (организациями).

13. Управления рассматривают проекты приказов (распоряжений) в срок до 7 рабочих дней, если иной срок не установлен руководителем Ространснадзора.

14. Проекты приказов, требующих последующей государственной регистрации, рассматриваются Правовым управлением в срок до 15 рабочих дней, а значительные по объему проекты ведомственных актов в срок до 30 дней, если иной срок не установлен руководителем Службы.

15. Проекты приказов (распоряжений), согласованные в соответствии с п. 3 Порядка подготовки и оформления проектов приказов и распоряжений Службы (Приложения N 10 к настоящей Инструкции) и подготовленные на подпись руководителю Ространснадзора или лицу, исполняющему его обязанности, должны представляться исполнителем через Отдел документооборота.

Проекты приказов (распоряжений) должны представляться на подпись руководителю или лицу, исполняющему его обязанности, со всеми необходимыми материалами.

16. Проекты приказов (распоряжений), представленные с нарушением требований, предъявляемых к их подготовке и оформлению, возвращаются управлению-исполнителю на доработку.

17. Внесение исправлений и поправок в подписанный приказ (распоряжение), а также в первый экземпляр согласованного проекта приказа (распоряжения) не допускается.

18. В подписанный приказ, находящийся на государственной регистрации, по предложениям Министерства юстиции Российской Федерации, в первый экземпляр согласованного проекта приказа, а также в подписанный приказ в исключительных случаях по решению руководства Службы могут быть внесены поправки, не меняющие его сути.

19. Поправки в подписанный приказ (распоряжение), в первый экземпляр согласованного проекта приказа (распоряжения) вносятся управлениями-исполнителями в следующем порядке:

заместителю руководителя Службы, курирующему работу управления-исполнителя, докладываются причины, вызвавшие необходимость внесения поправок, и с ним согласовывается новая редакция документа;

новая редакция документа согласовывается с Правовым управлением;

направляется докладная записка руководителю Ространснадзора о вносимых в документ изменениях.

20. Для подписанного (утвержденного) приказа (распоряжения) исполнителем заполняется указатель рассылки, который подписывается начальником управления-исполнителя, а также начальником Правового управления или лицом, его замещающим.

21. Регистрация подписанных приказов (распоряжений) осуществляется в отделе правового и нормативного регулирования Правового управления.

Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания. Приказы (распоряжения) нумеруются в пределах календарного года.

22. Копии приказов (распоряжений) доводятся до их исполнителей с использованием СЭД либо заверяются и направляются исполнителям.

Подлинники приказов (распоряжений) хранятся по месту их регистрации.

23. Проект приказа (распоряжения) печатается на бланке установленной формы размером шрифта N 14.

24. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Министерства - Министерство транспорта Российской Федерации;

наименование Службы - Федеральная служба по надзору в сфере транспорта;

наименование вида документа - приказ или распоряжение;

место издания - Москва;

дата и номер приказа (распоряжения).

Дата оформляется словесно-цифровым способом. Номер приказа состоит из индекса, включающего первые буквы имени и фамилии руководителя Службы, подписавшего приказ, через тире - порядкового номера и приставки "фс", например, 1 сентября 2021 г. N ВБ-900фс.

Номер распоряжения состоит из индекса, включающего первые буквы имени и фамилии руководителя Службы, подписавшего распоряжение, тире, порядковый номер и приставку "р"(фс), например: 1 сентября 2021 г. N ВБ-7-р(фс).

Заголовок приказа (распоряжения) должен отвечать на вопрос "О чем?" и кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится, например:

Федеральной службы по надзору в сфере транспорта

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Распоряжение может не иметь преамбулы.

В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания акта. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д.

Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, наименование органа, его издавшего, дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть (преамбула) отделяется от распорядительной части 2 межстрочными интервалами и завершается словом "п р и к а з ы в а ю", которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть приказа (распоряжения) должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков его исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой, и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей могут быть указаны структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о руководителе Ространснадзора, на которого возлагается контроль за исполнением приказа или другом должностном лице.

Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ (распоряжение) или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на признаваемый утратившим силу, отменяемый приказ (распоряжение) или его пункт, либо приказ (распоряжение), в который предполагается внести изменения, с указанием даты, номера и заголовка. Пункт должен начинаться словами "Признать утратившим силу...", "Отменить...", "Внести изменения...".

В приказах (распоряжениях) употребляются только официальные наименования органов государственной власти (организаций), полные наименования управлений, при этом в приложениях могут использоваться их сокращенные наименования.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, состоит из наименования должности лица, подписавшего приказ (распоряжение), личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Отметка об исполнителе оформляется согласно Приложению N 9 к настоящей Инструкции.

При оформлении приказов (распоряжений) на двух и более страницах они должны быть пронумерованы. Номер располагается по центру верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" и знаков препинания. Первая страница не нумеруется.

25. Приложения к проектам приказов (распоряжений) печатаются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы текстов приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов приказов (распоряжений).

В качестве приложений, как правило, оформляются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и т.д.

Нумерация страниц приложений производится отдельно от нумерации страниц текста приказа (распоряжения). Каждое приложение имеет отдельную нумерацию страниц, номера указываются со второй страницы. Номер страницы располагается по центру верхнего поля листа (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста).

При оформлении приложения к приложению нумерация страниц продолжается.

26. При наличии в приказах (распоряжениях) приложений ссылка на приложения дается в тексте. При этом на первом листе приложения в правом верхнем углу печатается слово "Приложение", ниже дается ссылка на приказ (распоряжение), его дату и номер. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

При наличии в приказах (распоряжениях) в качестве приложений утверждаемых документов, на которые дается ссылка в тексте приказа (распоряжения), на первом листе утверждаемого приказом (распоряжением) документа в правом верхнем углу прописными буквами печатается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН", ниже дается ссылка на приказ (распоряжение), его дату и номер.

27. Совместные приказы Службы с другими федеральными органами исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования органов государственной власти располагаются по центру на одном уровне;

наименование вида документа - "приказ" располагается центровано;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи руководителя органа государственной власти (организации);

регистрационный номер документа состоит из регистрационных номеров приказа (распоряжения) каждого из этих органов государственной власти (организаций), проставляемых через косую черту в порядке указания органов государственной власти (организаций) в документе;

подписи руководителей органов государственной власти (организаций) располагаются ниже текста на одном уровне;

отметка об исполнителе оформляется согласно пункту 26 Приложения N 9 к настоящей Инструкции.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

В Службе протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, в которой не фиксируется ход обсуждения вопроса, а фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части протокола указываются инициалы, фамилии председателя (председательствовавшего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствовавших превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимали участие представители разных органов государственной власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствовавших на заседании печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассмотренных вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержалось -...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствовавшего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их фамилии и инициалы, например:

Присутствовали:

Наименования должностей могут указываться обобщенно по группам должностей в алфавитном порядке.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается собственноручной подписью председательствовавшим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: постановления заседаний коллегии Службы, протоколы заседаний координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Протоколы печатаются на бланке протокола и имеют следующие реквизиты:

наименование Министерства транспорта Российской Федерации (полное и сокращенное);

наименование Федеральной службы по надзору в сфере транспорта (полное и сокращенное)

наименование вида документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами вразрядку жирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру документа);

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается жирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру документа;

место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого или в каком месте проводится совещание, печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется чертой и выравнивается по центру документа;

дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Реквизит "Подпись" отделяется от текста протокола 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от границы левого поля документа через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем документа (образцы протоколов прилагаются).

ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА
КУДА подробно адрес	ГОРОД МОСКВА, А-55, УЛИЦА ОБРАЗЦОВА, 15
КОМУ	РЕКТОРУ ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ" (МИИТ)
	ЛЕВИНУ БОРИСУ АЛЕКСЕЕВИЧУ
УВАЖАЕМЫЙ БОРИС АЛЕКСЕЕВИЧ
СЕРДЕЧНО ПОЗДРАВЛЯЮ ВАС С ДНЕМ РОЖДЕНИЯ ОТ ВСЕЙ ДУШИ ЖЕЛАЮ ВАМ КРЕПКОГО ЗДОРОВЬЯ СЧАСТЬЯ БЛАГОПОЛУЧИЯ И ДАЛЬНЕЙШИХ ТВОРЧЕСКИХ УСПЕХОВ В ПОДГОТОВКЕ ВЫСОКОКВАЛИФИЦИРОВАННЫХ СПЕЦИАЛИСТОВ ДЛЯ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА ВСЕГО САМОГО ДОБРОГО ВАМ И ВСЕМ ВАШИМ РОДНЫМ И БЛИЗКИМ
РУКОВОДИТЕЛЬ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА		И.О. Фамилия
Ленинградский проспект д. 37 к. 1 г. Москва, 125167		Руководитель Федеральной службы по надзору в сфере транспорта И.О. Фамилия
N _________________ от "__" ________ 2020 г.
Иванов Иван Иванович (499) 000 00 00
Образец оформления правительственной телеграммы

Приложение N 13

<8> Срок выполнения представления может быть продлен по решению коллегии Счетной палаты, но не более одного раза.

<9> При исключительных обстоятельствах, требующих немедленного устранения нарушения закона, прокурор вправе установить сокращенный срок рассмотрения протеста.

Образец оформления виз на проектах документов

При формировании дел в структурных подразделениях Службы необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа; помещать в дела телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных документов);

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации.

Все документы отчетного и информационного характера об исполнении акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегии группируются в два дела: а) постановления и решения коллегии; б) документы к заседаниям коллегии.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 250 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы (распоряжения) по основной деятельности группируются и хранятся в подразделении Службы, ответственном за правовое обеспечение.

Приказы по личному составу группируются и хранятся в структурном подразделении по вопросам государственной службы и кадров.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются в дело.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Службы, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

Дела со дня их заведения до передачи в архив Службы или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

В каждом структурном подразделении назначаются работники, ответственные за сохранность документов и их формирование в дела (как правило, это работники, ответственные за делопроизводство). Сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающихся шкафах, сейфах и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

Дела документального фонда Службы, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Службы, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и их соответствия количеству по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации Службы или структурного подразделения.

Проверка наличия документов проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Выдача дел работникам Службы для работы осуществляется под расписку с разрешения начальника Отдела документооборота и руководителя структурного подразделения выдаваемого дела. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным органам государственной власти и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Службы.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела работником, ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выданы документы.

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел; в номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме. Отметка о том, что дело ведется в электронном виде, проставляется в графе "Примечание" номенклатуры дел.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД Службы в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

При наличии электронных дел, в случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов ("гибридное дело"), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

Формирование и хранение дел на бумажном носителе до их передачи в архив Службы или выделения к уничтожению осуществляется в отделе делопроизводства и/или в структурных подразделениях Службы по месту их формирования, электронных дел - в СЭД Ространснадзора.

Номенклатура дел Службы составляется по установленной форме (Приложения N 15, 16 к настоящей Инструкции).

В соответствии с пунктом 6.14 Правил делопроизводства в номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений Службы, постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа (ограниченного распространения), регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях - копии документов.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

В графе 1 номенклатуры дел Службы проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Службе цифрового обозначения (кода) структурного подразделения, обозначения (кода) отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-05-21, где 10 - код управления Службы, 05 - код отдела управления Службы, 21 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделениях; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

В соответствии с пунктом 6.19 Правил делопроизводства заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано. Признаки, по которым строятся заголовки дел и примеры заголовков дел, приведены в таблице 1.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название государственного органа, структурного подразделения или должностного лица (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:

Приказы Ространснадзора по основной деятельности

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

Модели заголовков дел (примерные схемы описания состава и содержания документов в заголовке дела) приведены в таблице 2.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название Службы или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами и их передаче в состав Архивного фонда Российской Федерации

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами администраций областей о транспортном обслуживании населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о работниках, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

Если в течение года в Службе возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе, номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

В данную опись внесено _____________________________________ дел (цифрами и прописью) с N __________________ по N ______________________, в том числе: литерные номера: _______________________________________________ пропущенные номера: ____________________________________________

Передал _______________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и _______________________ регистрационно-контрольных картотек к документам.

(цифрами и прописью)

Принял ________________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и _______________________ регистрационно-контрольных картотек к документам. (цифрами и прописью)

<*> Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.

<**> При наличии ЭК структурного подразделения

В Службе в каждом структурном подразделении описи дел постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством Отдела документооборота. По этим описям документы сдаются в архив Службы.

Опись дел — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Службы, которую готовит архив Ространснадзора и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив Службы не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, который вел дела и закончил их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, был переименован (преобразован), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Описательная статья описи дел департамента имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в опись проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

При наличии электронных дел, в опись электронных дел, документов дополнительно включается приложение к описи — реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

• заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
• каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том, в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);
• порядок нумерации дел в описи — валовый;
• порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом Службы;
• графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
• многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов, при внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний».

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Управления, ответственного за правовое обеспечение, и утверждается руководителем структурного подразделения-исполнителя.

При наличии в структурном подразделении Службы ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Службы, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование Службы (фондообразователя) и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование Службы — указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях когда в течение года, за который готовятся дела, было переименовано (преобразовано) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

наименование структурного подразделения — записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;

делопроизводственный номер (индекс) дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах — номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний»;

заголовок (наименование) дела — переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК федерального архива (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержания подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

дата дела — указываются год(ы) заведения и окончания дела. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строки делается об этом запись: «В деле имеются документы за... год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания — дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом работника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания — дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места их нахождения в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа — заверителя дела.

Реквизит «Срок хранения дела и номер статьи перечня» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после его сверки со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Службы, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Службы чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК федерального казенного учреждения «Государственный архив Российской Федерации» (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Ространснадзора по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и структурного подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

Правильность оформления обложки дела удостоверяется личной подписью работника, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа (не на тексте документов). Листы внутренней описи нумеруются отдельно римскими цифрами.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов».

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным порядковым номером — каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при их подготовке к сдаче в архив Службы допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (Приложение № 23 к Инструкции).

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей Инструкцией.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, их замене копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе, чем на 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах бумаги, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах бумаги, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

При наличии электронных дел и систем хранения электронных документов в архиве Службы, в соответствии с пунктами 7.12 - 7.13 Правил делопроизводства подготовка электронных документов к передаче в архив Службы осуществляется в соответствии с Правилами хранения 2015 г., предусматривающими <10> подготовку электронных дел, документов к передаче в архив Службы. Передача в архив Службы осуществляется структурным подразделением — пользователем соответствующей информационной системы совместно с Отделом документооборота и структурным подразделением (работником), ответственным за цифровизацию и информатизацию, а также обеспечивающим функционирование информационной системы.

<10> Пункт 4.34. Правил 2015 г.

При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив Службы, выполняются основные процедуры работы с документами:

преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;

формирование в информационной системе описей электронных дел, документов структурных подразделений;

формирование в информационной системе Службы контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1;

формирование в информационной системе Службы электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;

миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив Службы не по информационно-коммуникационным каналам;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).

Итого _________________________________________________________ документов. (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _______________________________________. (цифрами и прописью)

Формат A4 (210 x 297 мм)

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _______________

В деле подшито и пронумеровано ______________________________________листов (цифрами и прописью)

с N ________________ по N _____________________, в том числе: литерные номера листов ___________________________________________; пропущенные номера листов ________________________________________

• листов внутренней описи ________________________________________

На основании ______________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ________________________ (название фонда)

Итого ____________________________________ ед. хр. за __________________________ годы. (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _________________________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от ___________________ N ________________________).

Документы в количестве ___________________________________________ дел:

на бумажном носителе весом ______________________________________ кг

сданы на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____ N ____; на электронном носителе сданы на уничтожение __________________________ __________________________________________________________________________. (способ уничтожения)

Формат A4 (210 x 297 мм)

В данный раздел описи внесено ________________________________________ дел, (цифрами и прописью) с N _______________________ по N __________________ объемом ___________ Мб.

<*> Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.

<**> При наличии ЭК структурного подразделения.

Передал _______________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и _______________________ регистрационно-контрольных картотек к документам, (цифрами и прописью) объемом ________________________________ Мб.

Принял ________________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и _______________________ регистрационно-контрольных картотек к документам, (цифрами и прописью) объемом ________________________________ Мб.

<*> Составляется на каждое электронное дело.

Форма журнала учета печатей и штампов

Журнал учета поступления бланков

Журнал учета выдачи бланков в структурные подразделения