Приказ ППК «Роскадастр» от 05.07.2024 № П/281-24

«Об утверждении Порядка передачи, учета, использования и хранения электронных документов, содержащих информацию ограниченного распространения, в ППК „Роскадастр“»

ПРИКАЗ

В целях совершенствования документооборота и обеспечения возможности обмена электронными документами ограниченного распространения между центральным аппаратом ППК «Роскадастр», ее филиалами, Росреестром и территориальными органами Росреестра приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок передачи, учета, использования и хранения электронных документов, содержащих информацию ограниченного распространения, в ППК «Роскадастр» (далее — Порядок).

2. Директорам (и.о. директора) филиалов ППК «Роскадастр»:

провести работы по установке и организации взаимодействия с ППК «Роскадастр», ее филиалами, Росреестром и территориальными органами Росреестра через автоматизированные рабочие места для обработки служебной информации ограниченного распространения в закрытом контуре автоматизированной системы электронного документооборота в соответствии с планом поэтапного перехода филиалов ППК «Роскадастр» на использование автоматизированного рабочего места для обработки служебной информации ограниченного распространения в закрытом контуре автоматизированной системы электронного документооборота Росреестра, ППК «Роскадастр», утвержденным генеральным директором ППК «Роскадастр» 31.05.2024;

не позднее 16.07.2024 посредством системы электронного документооборота направить в Административное управление ППК «Роскадастр» информацию об установке программного обеспечения для работы с электронными документами, содержащими информацию ограниченного распространения;

не позднее 26.07.2024 подготовить и утвердить распорядительный документ, регламентирующий работу филиала в закрытом контуре автоматизированной системы электронного документооборота, с учетом Порядка;

не позднее 02.08.2024 посредством системы электронного документооборота направить в Административное управление ППК «Роскадастр» информацию о готовности к обмену электронными документами, содержащими информацию ограниченного распространения;

приступить с 10.08.2024 к взаимодействию с ППК «Роскадастр», ее филиалами, Росреестром и территориальными органами Росреестра через закрытый контур автоматизированной системы электронного документооборота.

3. Возложить ответственность за установку и настройку программного обеспечения для работы с электронными документами, содержащими информацию ограниченного распространения, в центральном аппарате ППК «Роскадастр» на заместителя генерального директора — директора филиала ППК «Роскадастр» ЦИТ «Роскадастр-Инфотех» Устиновича А.Ю., в филиалах — на директоров (и.о. директора) филиалов ППК «Роскадастр».

4. Заместителям генерального директора, главному бухгалтеру — финансовому директору, советникам генерального директора, начальникам структурных подразделений центрального аппарата ППК «Роскадастр», директорам (и.о. директора) филиалов ППК «Роскадастр» обеспечить работу с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, с учетом Порядка.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника Административного управления ППК «Роскадастр» Белову Т.В.

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ, УЧЕТА, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ, В ППК «РОСКАДАСТР»

1. Общие положения. Основные положения. Термины и определения

1.1. Настоящий Порядок устанавливает правила передачи, учета, использования и хранения в электронном виде документов, содержащих информацию ограниченного распространения (с пометкой «Конфиденциально» или «Для служебного пользования»), в ППК «Роскадастр» и регламентирует обмен электронными документами, содержащими информацию ограниченного распространения.

1.2 В настоящем Порядке используются следующие термины и определения:

«Конфиденциально» — пометка, проставляемая ППК «Роскадастр» (в т.ч. ее филиалами) на несекретных документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью;

«Для служебного пользования» — пометка, проставляемая сторонними организациями на несекретных документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью;

СЭД ППК «Роскадастр» — система электронного документооборота, предназначенная для автоматизации делопроизводства в ППК «Роскадастр» (в т.ч. ее филиалов) и обеспечивающая возможности внутреннего электронного документооборота;

открытый контур СЭД — автоматизированные рабочие места ППК «Роскадастр» (в т.ч. ее филиалов), предназначенные для работы с документами без ограничения доступа;

закрытый контур СЭД — автоматизированные рабочие места ППК «Роскадастр» (в т.ч. ее филиалов), аттестованные в установленном законодательством Российской Федерации порядке на соответствие требованиям о защите информации ограниченного доступа, не составляющей государственную тайну, и объединенные в закрытую сеть;

Канцелярия «ДСП» — раздел в закрытом контуре СЭД ППК «Роскадастр», предназначенный для обработки и хранения документов ограниченного распространения;

МЭДО — межведомственный электронный документооборот, представляющий собой взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации (далее — абоненты МЭДО);

СПЦА — структурное подразделение центрального аппарата;

УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись;

ответственный работник — работник СПЦА ППК «Роскадастр», ответственный за учет, ведение и хранение документов, содержащих информацию ограниченного распространения.

1.3. В ППК «Роскадастр» применяется смешанная форма документооборота, при которой работа ведется как с бумажными, так и с электронными документами, включая работу с документами, содержащими информацию ограниченного распространения.

1.4. Работа с электронными документами, содержащими информацию ограниченного распространения, осуществляется в закрытом контуре СЭД, регламентируется Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате ППК «Роскадастр» (далее — Инструкция по делопроизводству) и приказом ППК «Роскадастр» от 13 апреля 2023 г. № П/185-23 «Об утверждении порядка работы со служебной информацией ограниченного распространения и конфиденциальной информацией в ППК „Роскадастр“ (далее — Приказ № П/185-23) с учетом особенностей, изложенных в настоящем Порядке.»

1.5 Запрещается:

создавать, обрабатывать, хранить и передавать в открытом контуре СЭД электронные документы, содержащие информацию ограниченного распространения;

использовать для обработки и хранения электронных документов, содержащих информацию ограниченного распространения, съемные электронные носители информации, кроме предназначенных для работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, и учтенных в порядке, установленном Приказом ППК «Роскадастр» от 13 апреля 2023 г. № П/185-23 (далее — электронные носители);

создавать неучтенные копии электронных документов, содержащих информацию ограниченного распространения.

1.6. Требования настоящего Порядка не распространяются на организацию работы с документами, составляющими государственную тайну.

2. Перечень нормативных правовых актов

Настоящий Порядок разработан на основании следующих нормативных правовых актов:

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;

Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»;

постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности»;

приказ ФАПСИ от 13 июня 2001 г. № 152 «Об утверждении Инструкции об организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну» (зарегистрирован Минюстом России 6 августа 2001 г., регистрационный № 2848);

приказ Минцифры России и ФСО России от 4 декабря 2020 г. № 667/233 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций» (зарегистрирован Минюстом России 5 марта 2021 г., регистрационный № 62668);

Приказ № П/185-23;

Инструкция по делопроизводству.

3. Порядок организации работы по приему и регистрации электронных документов, содержащих информацию ограниченного распространения, Административным управлением

3.1. Обмен файлами электронных документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляется через закрытый контур СЭД и с абонентами МЭДО (при наличии технической возможности), поддерживающими обмен электронными документами, содержащими информацию ограниченного распространения <1>, в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации по защите охраняемой законом конфиденциальной информации.

---

<1> Актуальный перечень абонентов системы МЭДО, осуществляющих обмен документами «ДСП», размещен на информационном портале «Единое информационное пространство и глобальный сервис» https://gosedo.ru/news/сведения-о-готовности-к-обмену-документами-дсп-внесены-в-гас/.

3.2. Прием и регистрация входящих документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляется работниками Административного управления в следующем порядке:

3.2.1. создание регистрационной карточки документа в закрытом контуре СЭД, в Канцелярии «ДСП»;

3.2.2. сканирование документов, содержащих информацию ограниченного распространения, поступивших на бумажных носителях <2>;

---

<2> Сканирование осуществляется с использованием сканирующих устройств, подключенных к автоматизированным рабочим местам закрытого контура СЭД.

3.2.3. вложение в поле «документ-основание» в карточке документа файла электронной копии документа, содержащего информацию ограниченного распространения, поступившего на бумажном носителе;

3.2.4. дублирование регистрационной карточки документа в открытом контуре СЭД (без размещения файла документа).

3.3. Работник Административного управления направляет на исполнение входящие электронные документы, содержащие информацию ограниченного распространения:

3.3.1. не требующие рассмотрения генеральным директором ППК «Роскадастр» — путем направления в закрытом контуре СЭД в Канцелярии «ДСП» электронной карточки документа с вложенным файлом электронного документа, содержащего информацию ограниченного распространения, непосредственно заместителям генерального директора ППК «Роскадастр», главному бухгалтеру — финансовому директору ППК «Роскадастр», начальникам СПЦА ППК «Роскадастр» (лицам, их замещающим) в соответствии с их компетенцией;

3.3.2. с указанием по исполнению (резолюцией) генерального директора ППК «Роскадастр» — путем направления в соответствии с резолюцией в закрытом контуре СЭД в Канцелярии «ДСП» карточки документа с утвержденной резолюцией и вложенным файлом электронного документа, содержащего информацию ограниченного распространения, заместителям генерального директора ППК «Роскадастр», главному бухгалтеру — финансовому директору ППК «Роскадастр», советникам генерального директора ППК «Роскадастр», начальникам СПЦА ППК «Роскадастр» (лицам, их замещающим).

3.4. Все действия по отправке на исполнение электронного документа, содержащего информацию ограниченного распространения, дублируются в открытом контуре СЭД (без размещения файла электронного документа, содержащего информацию ограниченного распространения).

3.5. Оригиналы зарегистрированных документов, содержащих информацию ограниченного распространения, поступивших на бумажных носителях, передаются Административным управлением заместителю генерального директора ППК «Роскадастр», главному бухгалтеру — финансовому директору ППК «Роскадастр», советнику генерального директора ППК «Роскадастр», в СПЦА ППК «Роскадастр», назначенное ответственным исполнителем документа. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, оригинал передается головному исполнителю.

4. Порядок организации работы с поступившими на исполнение электронными документами, содержащими информацию ограниченного распространения

4.1. При поступлении регистрационной карточки документа, содержащего информацию ограниченного распространения, в закрытом контуре СЭД, в Канцелярии «ДСП» документ, содержащий информацию ограниченного распространения, при необходимости распечатывается, распечатанной копии присваивается номер копии документа, содержащего информацию ограниченного распространения, который проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

4.2 Номер копии документа, содержащего информацию ограниченного распространения, присваивается в следующем порядке:

номер копии документа, содержащего информацию ограниченного распространения, исполнителем по которому является заместитель генерального директора ППК «Роскадастр», главный бухгалтер — финансовый директор ППК «Роскадастр», советник генерального директора ППК «Роскадастр», формируется путем присвоения копии буквенного индекса, состоящего из первых букв фамилии, имени, отчества (последнее — при наличии) исполнителя (например, у документа, исполнителем по которому является заместитель генерального директора ППК «Роскадастр» Литвинцев К.А., индекс бумажной копии будет: Копия ЛКА);

номер копии документа, содержащего информацию ограниченного распространения, исполнителем по которому является начальник СПЦА ППК «Роскадастр» (лицо, его замещающее), формируется путем присвоения копии буквенно-числового индекса в соответствии с перечнем индексов СПЦА ППК «Роскадастр», утвержденных приказом ППК «Роскадастр» (например, у документа, головным исполнителем по которому является Волков А.А., индекс бумажной копии будет: Копия У-11).

4.3. При последующем тиражировании документа, содержащего информацию ограниченного распространения, в СПЦА ППК «Роскадастр» индексация копий производится путем присвоения индекса структурного подразделения через дробь после номера копии (например, у документа, головным исполнителем по которому определен заместитель генерального директора ППК «Роскадастр» Литвинцев К.А., который в свою очередь назначил исполнителем начальника Управления экономики недвижимости (лицо, его замещающее), номер копии будет: Копия ЛКА/У-27).

4.4. Распечатанные копии документа, содержащего информацию ограниченного распространения, учитываются в порядке, установленном Приказом № П/185-23.

4.5. В случае если осуществлялся перевод файла электронного документа, содержащего информацию ограниченного распространения, в бумажную форму, а затем поступил оригинал документа на бумажном носителе, оригинал документа учитывается с пометкой «оригинал» и формируется в дело СПЦА ППК «Роскадастр» — ответственного исполнителя согласно утвержденной на текущий год сводной номенклатуре дел ППК «Роскадастр» без передачи исполнителю.

4.6. Документы, содержащие информацию ограниченного распространения, имеющие предупредительную отметку «Копии снимать запрещено», тиражированию не подлежат.

5. Порядок организации работы с исходящими электронными документами, содержащими информацию ограниченного распространения

5.1. Подготовка исходящих электронных документов, содержащих информацию ограниченного распространения, за подписью начальников структурных подразделений и их заместителей осуществляется в следующем порядке:

создание исполнителем регистрационной карточки исходящего электронного документа, содержащего информацию ограниченного распространения, в Канцелярии «ДСП» (с вложением файла исходящего письма, содержащего информацию ограниченного распространения);

подписание исходящего электронного документа, содержащего информацию ограниченного распространения, УКЭП в Канцелярии «ДСП»;

дублирование исполнителем регистрационной карточки исходящего электронного документа, содержащего информацию ограниченного распространения, в открытом контуре (без вложения файла исходящего письма, содержащего информацию ограниченного распространения);

регистрация СПЦА — исполнителем исходящего электронного документа, содержащего информацию ограниченного распространения, в открытом контуре СЭД;

дублирование исполнителем в регистрационной карточке исходящего электронного документа, содержащего информацию ограниченного распространения, в Канцелярии «ДСП» реквизитов исходящего документа, содержащего информацию ограниченного распространения (номер, дата), присвоенных в открытом контуре;

проверка готовности адресата к приему электронных документов, содержащих информацию ограниченного распространения, и осуществление отправки;

дублирование в регистрационной карточке исходящего документа, содержащего информацию ограниченного распространения, в открытом контуре информации о способе и времени отправки, а также при необходимости иной значимой информации.

5.2. Подготовка исходящих электронных документов, содержащих информацию ограниченного распространения, за подписью генерального директора ППК «Роскадастр», заместителей генерального директора ППК «Роскадастр», главного бухгалтера — финансового директора ППК «Роскадастр», советников генерального директора ППК «Роскадастр» осуществляется в следующем порядке:

создание исполнителем регистрационной карточки документа в Канцелярии «ДСП» (с вложением файла исходящего письма, содержащего информацию ограниченного распространения);

дублирование исполнителем регистрационной карточки документа в открытом контуре (без вложения файла исходящего письма, содержащего информацию ограниченного распространения);

направление на подписание электронного документа, содержащего информацию ограниченного распространения, в Канцелярии «ДСП»;

подписание электронного документа, содержащего информацию ограниченного распространения, УКЭП в Канцелярии «ДСП»;

проверка работниками Административного управления правильности подготовки документа, заполнения полей регистрационной карточки, готовности адресата к приему электронных документов, содержащих информацию ограниченного распространения, и осуществление отправки;

регистрация работниками Административного управления исходящего электронного письма, содержащего информацию ограниченного распространения (без вложения документа), в открытом контуре СЭД;

дублирование работниками Административного управления в регистрационной карточке исходящего электронного документа, содержащего информацию ограниченного распространения, в Канцелярии «ДСП» реквизитов исходящего письма, содержащего информацию ограниченного распространения (номер, дата), присвоенных в открытом контуре;

отправка работниками Административного управления исходящего электронного письма, содержащего информацию ограниченного распространения, в Канцелярии «ДСП»;

дублирование работниками Административного управления в регистрационной карточке исходящего документа, содержащего информацию ограниченного распространения, в открытом контуре информации о способе и времени отправки, а также при необходимости иной значимой информации.

5.3. При наличии технической возможности отправка электронных писем, содержащих информацию ограниченного распространения, адресованных в организации, являющиеся абонентами МЭДО и поддерживающие обмен документами, содержащими информацию ограниченного распространения, осуществляется по МЭДО.

5.4. В случае неготовности адресата к приему электронных документов, содержащих информацию ограниченного распространения, работники, осуществляющие его регистрацию, распечатывают документ, обеспечивают заверение и направление документа адресату на бумажном носителе в порядке, определенном Инструкцией по делопроизводству.

---