Приказ ППК «Роскадастр» от 30.01.2025 № П/027-25

«Об утверждении Порядка передачи, учета, использования и хранения электронных документов, содержащих информацию ограниченного распространения, в центральном аппарате ППК „Роскадастр“»

ПРИКАЗ

В целях совершенствования документооборота и обеспечения возможности обмена электронными документами ограниченного распространения между центральным аппаратом ППК «Роскадастр», ее филиалами, Росреестром и территориальными органами Росреестра приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок передачи, учета, использования и хранения электронных документов, содержащих информацию ограниченного распространения, в центральном аппарате ППК «Роскадастр» (далее — Порядок).

2. Директорам (и.о. директора) филиалов ППК «Роскадастр»:

осуществлять взаимодействие с ППК «Роскадастр», ее филиалами, Росреестром и территориальными органами Росреестра через закрытый контур автоматизированной системы электронного документооборота;

обеспечить направление в бумажном виде документов, содержащих информацию ограниченного распространения, не отнесенную к сведениям, составляющим государственную тайну, но связанную с вопросами защиты государственной тайны, с направлением регистрационной карточки документа через закрытый контур автоматизированной системы электронного документооборота без вложения;

не позднее 28.02.2025 подготовить и утвердить распорядительный документ, регламентирующий работу филиала в закрытом контуре автоматизированной системы электронного документооборота с учетом Порядка.

3. Возложить ответственность за установку и настройку программного обеспечения для работы с электронными документами, содержащими информацию ограниченного распространения, в центральном аппарате ППК «Роскадастр» на заместителя генерального директора — директора филиала ППК «Роскадастр» ЦИТ «Роскадастр-Инфотех» Чашина О.М., в филиалах — на директоров (и.о. директора) филиалов ППК «Роскадастр».

4. Заместителям генерального директора, заместителям генерального директора — директорам филиалов, главному бухгалтеру — финансовому директору, советникам генерального директора, начальникам структурных подразделений центрального аппарата ППК «Роскадастр», директорам (и.о. директора) филиалов ППК «Роскадастр» обеспечить работу с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, с учетом Порядка.

5. Признать утратившим силу приказ ППК «Роскадастр» от 05.07.2024 № П/281-24 «Об утверждении Порядка передачи, учета, использования и хранения электронных документов, содержащих информацию ограниченного распространения, в ППК „Роскадастр“.»

6. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ, УЧЕТА, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ, В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ППК «РОСКАДАСТР»

1. Общие положения. Термины и определения

1.1. Настоящий Порядок устанавливает правила передачи, учета, использования и хранения в электронном виде документов, содержащих информацию ограниченного распространения, в центральном аппарате ППК «Роскадастр» (далее соответственно — ЦА ППК «Роскадастр», Порядок) и регламентирует обмен ими.

1.2 В Порядке используются следующие термины и определения:

АРМ — автоматизированное рабочее место ППК «Роскадастр» — программно-технический комплекс средств автоматизации, предназначенный для автоматизации профессиональной служебной деятельности работников ЦА ППК «Роскадастр»;

документы, содержащие информацию ограниченного распространения — несекретные документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью, имеющие ограничительную пометку «для служебного пользования» или «ДСП», «Конфиденциально» или «КФ»;

АРМ ДСП — АРМ, используемое для работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения;

СЭД — система электронного документооборота ЦА ППК «Роскадастр», обеспечивающая внутреннее делопроизводство;

открытый контур СЭД — сегмент локальной сети ЦА ППК «Роскадастр», включающий сервер СЭД и АРМ, не используемые для работы с информационными системами третьего класса защищенности;

закрытый контур СЭД — сегмент защищенной локальной сети ЦА ППК «Роскадастр», включающий сервер СЭД и АРМ, используемые для работы с информационными системами третьего класса защищенности, введенные в эксплуатацию в установленном в ППК «Роскадастр» порядке;

Канцелярия «ДСП» Входящие — раздел СЭД, предназначенный для ввода, обработки и хранения поступивших в ЦА ППК «Роскадастр» документов ограниченного распространения;

Канцелярия «ДСП» СПЦА — канцелярия структурного подразделения ЦА ППК «Роскадастр», предназначенная для обработки документов, содержащих информацию ограниченного распространения, поступивших на имя работников СПЦА, подготовки, согласования и отправки исходящих документов, содержащих информацию ограниченного распространения, имеющих пометку «Конфиденциально», создания, согласования и регистрации внутренних документов ограниченного распространения, имеющих пометку «Конфиденциально»;

СПЦА — структурное подразделение ЦА ППК «Роскадастр»;

ответственный работник ЦА ППК «Роскадастр» — работник СПЦА ППК «Роскадастр» (приемной руководства), ответственный за учет, ведение и хранение документов, содержащих информацию ограниченного распространения.

1.3. Обработка документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляется в закрытом контуре СЭД и регламентируется приказом ППК «Роскадастр» от 13.04.2023 № П/185-23 «Об утверждении порядка работы со служебной информацией ограниченного распространения и конфиденциальной информацией в ППК „Роскадастр“ (далее — Приказ № П/185-23) и Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате публично-правовой компании „Роскадастр“, утвержденной приказом ППК „Роскадастр“ от 30.10.2023 № П/521-23 (далее — Инструкция по делопроизводству), с соблюдением требований по обеспечению информационной безопасности, установленных в ЦА ППК „Роскадастр“, с учетом особенностей, изложенных в Порядке.»

1.4. Доступ к АРМ ДСП осуществляется с соблюдением прав доступа пользователей к конкретным АРМ.

1.5. Обмен документами, содержащими информацию ограниченного распространения, осуществляется по закрытому контуру СЭД с Росреестром, территориальными органами Росреестра, филиалами ППК «Роскадастр».

1.6 Запрещается:

создавать, обрабатывать, передавать и хранить документы, содержащие информацию ограниченного распространения, в открытом контуре СЭД;

передавать документы, содержащие информацию ограниченного распространения, по незащищенным каналам связи;

использовать для обработки и хранения документов, содержащих информацию ограниченного распространения, съемные электронные носители информации, за исключением предназначенных для работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, и учтенных в порядке, установленном Приказом № П/185-23;

создавать неучтенные копии документов, содержащих информацию ограниченного распространения;

использовать для работы в закрытом контуре СЭД чужие учетные записи.

1.7. Требования Порядка не распространяются на организацию работы с документами, составляющими государственную тайну.

2. Порядок организации работы по приему и регистрации документов, содержащих информацию ограниченного распространения

2.1. Прием и регистрация входящих документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляется работниками Административного управления ППК «Роскадастр» в закрытом контуре СЭД в Канцелярии «ДСП» Входящие.

2.2. При регистрации документов, содержащих информацию ограниченного распространения, поступивших на бумажных носителях, осуществляется их оцифровка <1> (за исключением документов, направляемых в Отдел по защите государственной тайны), файлы документов размещаются в регистрационных карточках документов.

---

<1> Сканирование осуществляется с использованием сканирующих устройств, подключенных к автоматизированным рабочим местам закрытого контура СЭД.

2.3. При заполнении поля «Краткое содержание» регистрационной карточки документа, содержащего информацию ограниченного распространения, описание составляется в общем виде, без подробностей.

2.4. После регистрации документа, содержащего информацию ограниченного распространения, в закрытом контуре СЭД в Канцелярии Экспедиции в открытом контуре СЭД автоматически создается копия регистрационной карточки документа (без вложения). Указанная копия регистрационной карточки не предназначена для обеспечения обработки документа, используется исключительно в целях информирования пользователей открытого контура о наличии документа, содержащего информацию ограниченного распространения, его реквизитах, статусе, а также обеспечения поиска документов в СЭД.

2.5. Работник Административного управления в соответствии с Инструкцией по делопроизводству направляет на исполнение входящие документы, содержащие информацию ограниченного распространения:

не требующие рассмотрения генеральным директором ППК «Роскадастр» — путем направления в закрытом контуре СЭД регистрационной карточки документа с вложенным файлом документа, содержащего информацию ограниченного распространения, непосредственно заместителю генерального директора, заместителю генерального директора — директору филиала, главному бухгалтеру — финансовому директору, начальнику СПЦА ППК «Роскадастр» в соответствии с их компетенцией;

с указанием по исполнению (резолюцией) генерального директора ППК «Роскадастр» (в случае необходимости резолюцию к документам, направленным на рассмотрение генеральному директору, подписывает начальник или заместитель начальника Административного управления с последующим докладом по ним генеральному директору) — путем направления в соответствии с резолюцией в закрытом контуре СЭД карточки документа с утвержденной резолюцией и вложенным файлом документа, содержащего информацию ограниченного распространения, заместителю генерального директора, заместителю генерального директора — директору филиала, главному бухгалтеру — финансовому директору, начальнику СПЦА ППК «Роскадастр», директору филиала ППК «Роскадастр».

2.6. Оригиналы зарегистрированных документов, содержащих информацию ограниченного распространения, поступивших на бумажных носителях, передаются Административным управлением в СПЦА (приемную руководства), назначенное исполнителем документа. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, оригинал передается головному исполнителю.

3. Порядок организации работы с поступившими на исполнение документами, содержащими информацию ограниченного распространения

3.1. Входящие документы, содержащие информацию ограниченного распространения, поступают на исполнение в закрытом контуре СЭД и отображаются у исполнителей на вкладке «Поступившие» закрытого контура СЭД.

3.2. Информация о поступлении на исполнение документов, содержащих информацию ограниченного распространения, отображается в открытом контуре СЭД в виде копии регистрационной карточки документа, содержащего информацию ограниченного распространения:

у исполнителя по документу — на вкладке «Поступившие» открытого контура СЭД;

у приемных руководства/делопроизводителей СПЦА — на вкладке «Поступившие» Канцелярии заместителя генерального директора, заместителя генерального директора — директора филиала, главного бухгалтера — финансового директора/Канцелярии СПЦА.

3.3. После получения информации о поступлении на исполнение документов, содержащих информацию ограниченного распространения, исполнитель переходит в закрытый контур СЭД для ознакомления с целью дальнейшего исполнения документа.

3.4. При необходимости ответственным работником ЦА ППК «Роскадастр» по указанию заместителя генерального директора, заместителя генерального директора — директора филиала, главного бухгалтера — финансового директора, начальника СПЦА, которым был направлен на исполнение документ, содержащий информацию ограниченного распространения, создается бумажная копия документа.

3.5. Бумажные копии документов, содержащих информацию ограниченного распространения, должны полностью воспроизводить информацию подлинника и быть изготовлены с использованием устройств, подключенных к АРМ закрытого контура СЭД.

3.6. Распечатанной копии присваивается номер копии документа, содержащего информацию ограниченного распространения, который проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

3.7 Номер копии документа, содержащего информацию ограниченного распространения, присваивается в следующем порядке:

номер копии документа, содержащего информацию ограниченного распространения, исполнителем по которому является заместитель генерального директора, заместитель генерального директора — директор филиала ППК «Роскадастр», главный бухгалтер — финансовый директор ППК «Роскадастр», советник генерального директора ППК «Роскадастр», формируется путем присвоения копии буквенного индекса, состоящего из первых букв фамилии, имени, отчества (последнее — при наличии) исполнителя (например, у документа, исполнителем по которому является заместитель генерального директора ППК «Роскадастр» Литвинцев К.А., индекс бумажной копии будет: Копия ЛКА);

номер копии документа, содержащего информацию ограниченного распространения, исполнителем по которому является начальник СПЦА ППК «Роскадастр» (лицо, его замещающее), формируется путем присвоения копии буквенно-числового индекса в соответствии с перечнем индексов СПЦА ППК «Роскадастр», утвержденных приказом ППК «Роскадастр» (например, у документа, головным исполнителем по которому является Волков А.А., индекс бумажной копии будет: Копия У-11.).

3.8. При необходимости последующего тиражирования документа, содержащего информацию ограниченного распространения, в СПЦА индексация копий производится путем присвоения индекса СПЦА через дробь после номера копии (например, у документа, головным исполнителем по которому определен заместитель генерального директора ППК «Роскадастр» Литвинцев К.А., который в свою очередь назначил исполнителем начальника Управления экономики недвижимости (лицо, его замещающее), номер копии будет: Копия ЛКА/У-27).

3.9. Допускается изготовление копий без приложений, информация об этом указывается после номера копии (например, Копия ЛКА (без приложения)).

3.10. В случае если оригинал документа на бумажном носителе поступил в СПЦА после создания бумажной копии документа, содержащего информацию ограниченного распространения, оригинал документа учитывается с пометкой «оригинал» и формируется в дело СПЦА (ответственного исполнителя) согласно утвержденной на текущий год сводной номенклатуре дел ЦА ППК «Роскадастр» без передачи исполнителю.

3.11. Оригиналы документов и распечатанные копии документов, содержащих информацию ограниченного распространения, учитываются в журналах учета документов ограниченного распространения (далее — журналы). Учет документов, содержащих информацию ограниченного распространения, работа с которыми осуществляется исключительно в электронном виде, в журналах не производится.

3.12. Документы, содержащие информацию ограниченного распространения, имеющие предупредительную отметку «Копии снимать запрещено», тиражированию не подлежат.

4. Порядок организации работы с исходящими документами, содержащими информацию ограниченного распространения

4.1. Подготовка, согласование и подписание исходящих документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляется в закрытом контуре СЭД аналогично подготовке, согласованию и подписанию документов без ограничения доступа.

4.2. При подготовке исходящих документов, содержащих информацию ограниченного распространения, предназначенных для отправки только в электронном виде (по СЭД), отметка об исполнителе проставляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству на последнем (подписном) листе письма, номер экземпляра документа при этом не проставляется.

4.3. Регистрация и отправка исходящих документов, содержащих информацию ограниченного распространения, за подписью руководства ППК «Роскадастр» осуществляется работниками Административного управления; за подписью начальников, заместителей начальника СПЦА ППК «Роскадастр» — работниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях в закрытом контуре СЭД.

4.4. Присвоение номера тиражной копии документа, содержащего информацию ограниченного распространения, осуществляется в следующем порядке:

по документам, адресованным более чем в четыре адреса, — согласно указателю рассылки, вложенному в карточку в «Документ-основание»;

по документам, адресованным в четыре и менее адреса, — согласно порядку расположения адресатов на бланке письма.

4.5. Информация о тиражировании документов, содержащих информацию ограниченного распространения, вносится в регистрационную карточку документа в лист рассылки (поле «Краткое содержание») с указанием номера тиражной копии документа, содержащего информацию ограниченного распространения, даты ее создания, фамилии работника ЦА ППК «Роскадастр», изготовившего ее.

5. Порядок снятия ограничительной пометки с документов, содержащих информацию ограниченного распространения

5.1. Снятие ограничительной пометки с входящих документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляется при получении ЦА ППК «Роскадастр» соответствующего входящего документа, содержащего указание о снятии ограничительной пометки.

5.1.1. Информация о снятии ограничительной пометки с входящего документа, содержащего информацию ограниченного распространения, включая информацию о дате и времени снятия ограничительной пометки, реквизитах входящего документа, содержащего указание о снятии ограничительной пометки, вносится в регистрационную карточку документа, содержащего информацию ограниченного распространения, закрытого и открытого контуров СЭД работником Административного управления в поле «Комментарий».

5.1.2. После снятия ограничительной пометки с входящего документа, содержащего информацию ограниченного распространения, работник Административного управления обеспечивает прикрепление к регистрационной карточке такого документа в открытом контуре СЭД файла документа.

5.2. Снятие ограничительной пометки с внутренних и исходящих документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляется при возникновении обстоятельств, вследствие которых дальнейшая защита служебной информации ограниченного распространения нецелесообразна, по решению работников ЦА ППК «Роскадастр», уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения путем подписания отдельного документа, содержащего указание о снятии пометки «Конфиденциально» (далее — документ, содержащий указание о снятии пометки «КФ»).

5.2.1. Формирование документа, содержащего указание о снятии пометки «КФ», осуществляется ответственным исполнителем по соответствующему документу. Указанный документ подписывается электронной подписью уполномоченного лица, отнесшего содержащуюся в указанном документе служебную информацию к разряду ограниченного распространения, и размещается в регистрационной карточке закрытого контура СЭД соответствующего документа в поле «сопутствующие файлы (документы)».

5.2.2. Информация о снятии пометки «КФ» с внутреннего/исходящего документа, содержащего информацию ограниченного распространения, включая информацию о дате и времени снятия указанной пометки, вносится ответственным исполнителем, подготовившим документ, содержащий указание о снятии пометки «КФ», в электронную карточку документа, содержащего информацию ограниченного распространения, закрытого и открытого контуров СЭД.

5.2.3. Ответственный исполнитель, подготовивший документ, содержащий указание о снятии пометки «КФ», после его подписания обеспечивает:

прикрепление в регистрационной карточке документа в открытом контуре СЭД файла документа в поле «сопутствующие файлы (документы)»;

информирование о снятии пометки «КФ» с внутреннего документа, содержащего информацию ограниченного распространения, всех адресатов, которым был направлен внутренний документ, содержащий информацию ограниченного распространения.

5.2.4. В случае снятия с исходящего документа, содержащего информацию ограниченного распространения, пометки «КФ» ответственный исполнитель по такому документу подготавливает исходящий документ о снятии пометки «КФ» с соответствующего исходящего документа и направляет его всем адресатам указанного документа.

6. Особенности подготовки и направления СПЦА документов, содержащих информацию ограниченного распространения, не отнесенную к сведениям, составляющим государственную тайну, но связанную с вопросами защиты государственной тайны

6.1. Подготовка и направление СПЦА документов, содержащих информацию ограниченного распространения, не отнесенную к сведениям, составляющим государственную тайну, но связанную с вопросами защиты государственной тайны, осуществляется на бумажном носителе с проставлением рукописной подписи.

6.2. При передаче на регистрацию в Административное управление исходящих документов, содержащих информацию ограниченного распространения, не отнесенную к сведениям, составляющим государственную тайну, но связанную с вопросами защиты государственной тайны, за подписью руководства ППК «Роскадастр» уполномоченное должностное лицо накладывает резолюцию с пометкой «без размещения в СЭД» (с подписью) на визовом экземпляре документа.

6.3. При регистрации документов, содержащих информацию ограниченного распространения, не отнесенную к сведениям, составляющим государственную тайну, но связанную с вопросами защиты государственной тайны, не осуществляется их оцифровка и размещение файлов в регистрационных карточках документов. При этом делается отметка в поле «Комментарий» регистрационной карточки документа «Без размещения в СЭД».

6.4. Отправка документов, содержащих информацию ограниченного распространения, не отнесенную к сведениям, составляющим государственную тайну, но связанную с вопросами защиты государственной тайны, осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству посредством почтовой связи, а при необходимости посредством специальной почтовой связи через Отдел по защите государственной тайны.

---