Приказ ППК «Роскадастр» от 30.12.2022 № П/070-22
«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате публично-правовой компании „Роскадастр“»
Внимание
Документ фактически утратил силу в связи с изданием Приказа ППК «Роскадастр» от 23.06.2025 № П/350-25, утвердившего новую Инструкцию.
ПРИКАЗ
от 30 декабря 2022 г. № П/070-22
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ПУБЛИЧНО-ПРАВОВОЙ
КОМПАНИИ «РОСКАДАСТР»
В целях организации работы с документами в центральном аппарате публично-правовой компании «Роскадастр» приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате публично-правовой компании «Роскадастр» (далее — Инструкция).
2. Возложить на начальников (лиц, официально их замещающих) структурных подразделений центрального аппарата ППК «Роскадастр» персональную ответственность за организацию и контроль исполнения требований Инструкции.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ПУБЛИЧНО-ПРАВОВОЙ КОМПАНИИ «РОСКАДАСТР»
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате публично-правовой компании «Роскадастр» (ППК «Роскадастр») (далее — Инструкция) разработана в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», уставом ППК «Роскадастр», утвержденным постановлением Правительства российской Федерации от 30.07.2022 № 1359, ГОСТ Р 51511-2001 «Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст, ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденным и введенным в действие приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденным и введенным в действие приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44, а также Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526.
1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий.
1.3. Порядок оформления и работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с нормативным правовым актом ППК «Роскадастр», определяющим порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения.
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются только в части общих принципов работы с документами, а также подготовки их к передаче на архивное хранение.
1.6. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», постановлением Правительства Российской Федерации от 16.08.2012 № 840 «О порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, государственных корпораций, наделенных в соответствии с федеральными законами полномочиями по предоставлению государственных услуг в установленной сфере деятельности, и их должностных лиц, организаций, предусмотренных частью 1.1 статьи 16 Федерального закона „Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг“, и их работников, а также многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг и их работников».
1.7. Порядок работы с документами по организации закупок осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о закупках, а также нормативными правовыми актами ППК «Роскадастр», регламентирующими организацию деятельности по осуществлению закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд центрального аппарата ППК «Роскадастр».
1.8. Делопроизводство в центральном аппарате ППК «Роскадастр» осуществляется с использованием системы электронного документооборота (далее — СЭД). Порядок работы в СЭД определен руководствами пользователя по работе в СЭД.
1.9. Организацию единой системы делопроизводства в центральном аппарате ППК «Роскадастр», координацию работы с документами, контроль за соблюдением требований Инструкции, а также взаимодействие по вопросам организации документационного обеспечения деятельности ППК «Роскадастр» и исполнения документов с соответствующими подразделениями Администрации Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, других органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления осуществляет структурное подразделение, обеспечивающее организацию документооборота в центральном аппарате ППК «Роскадастр» (отдел корреспонденции Управления делами).
1.10. В центральном аппарате ППК «Роскадастр» установлен порядок ведения делопроизводства, в соответствии с которым работниками отдела корреспонденции Управления делами выполняются следующие функции:
прием и регистрация всей входящей корреспонденции;
регистрация и отправка исходящей корреспонденции за подписью руководства ППК «Роскадастр»;
отправка исходящей корреспонденции за подписью начальников структурных подразделений центрального аппарата (Управления и самостоятельные отделы) (далее — СПЦА) ППК «Роскадастр» (лиц, официально их замещающих) посредством почтового отправления, фельдъегерской связи, электронной почты;
регистрация служебных (докладных) записок за подписью руководства ППК «Роскадастр»;
регистрация и учет издаваемых приказов, распоряжений, протоколов заседаний под председательством руководства ППК «Роскадастр», поручений генерального директора ППК «Роскадастр»;
контроль сроков исполнения входящих документов, а также подготовка справок об исполнительской дисциплине для руководства ППК «Роскадастр».
Работниками СПЦА ППК «Роскадастр», ответственными за ведение делопроизводства, осуществляются следующие функции:
учет и контроль исполнения входящих документов, направляемых в СПЦА ППК «Роскадастр»;
учет и контроль исполнения поручений генерального директора, а также заместителей генерального директора ППК «Роскадастр», советников генерального директора ППК «Роскадастр», курирующих соответствующие структурные подразделения;
регистрация исходящих документов за подписью начальников структурных подразделений и лиц, официально их замещающих;
регистрация служебных (докладных) записок, протоколов за подписью начальников (заместителей начальников) структурных подразделений и лиц, официально их замещающих;
ведение делопроизводства структурного подразделения путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив ППК «Роскадастр».
1.11. Соблюдение требований Инструкции обязательно для всех работников СПЦА ППК «Роскадастр».
1.12. Ответственность за организацию и соблюдение установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, в том числе порядка работы с обращениями граждан, в СПЦА ППК «Роскадастр» возлагается на начальников СПЦА ППК «Роскадастр» (лиц, официально их замещающих).
1.13. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения генерального директора ППК «Роскадастр» (лица, исполняющего его обязанности).
1.14. О неисправимом повреждении, утрате документов и в случаях нарушения правил работы с ними, установленными Инструкцией, работники обязаны в течение одного часа после выявления данных фактов устно сообщить начальнику своего структурного подразделения и начальнику отдела корреспонденции Управления делами. На основании полученного сообщения при необходимости организуется служебная проверка указанных фактов в установленном порядке.
При временном отсутствии (отпуск, командировка, отстранение от работы и др.) или увольнении работник обязан передать по решению начальника СПЦА ППК «Роскадастр» по акту, оформленному в произвольной форме, или по СЭД находящиеся у него на исполнении документы своему непосредственному начальнику или иному должностному лицу (работнику), устно определенному начальником СПЦА ППК «Роскадастр» (лицом, официально его замещающим).
2. Основные понятия
В Инструкции используются следующие основные понятия:
автор документа — организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;
бланк документа — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
вид документа — классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;
виза — реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;
выписка из документа — копия части документа, заверенная в установленном порядке;
дело — документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
делопроизводство — деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;
заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
копия документа — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;
обращение гражданина — направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
опись дел, документов — справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета;
ответственный за делопроизводство — работник структурного подразделения, который назначается приказом ППК «Роскадастр» для обеспечения учета и прохождения документов в установленные сроки, контроля исполнения и информирования о состоянии исполнения документов;
оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов;
печать — устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ;
подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;
резолюция — реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа;
регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;
реквизит документа — элемент оформления документа;
унифицированная форма документа — формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста;
формирование дела — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;
штамп — устройство, содержащее клише, как правило, прямоугольной формы, для нанесения на бумагу отметок служебного, справочного, учетного характера;
экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;
электронный документ — документ, информация которого представлена в электронной форме;
электронная копия документа — копия документа, созданная в электронной форме;
электронная подпись — информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;
юридическая сила документа — свойство официального документа вызывать правовые последствия.
3. Создание документов в центральном аппарате ППК «Роскадастр»
3.1. Общие требования к оформлению документов
3.1.1. Подготовка документов в центральном аппарате ППК «Роскадастр» осуществляется на персональных компьютерах в текстовом редакторе с использованием шрифта с открытой «копилефт» лицензией (англ, copyleft) «Liberation Serif», размер 14. При невозможности использования указанного шрифта рекомендуется использование шрифта с «копилефт» лицензией, обеспечивающего совпадение метрик «PT Serif» размер 14, либо шрифта Times New Roman размер 14.
Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
3.1.2. Для оформления некоторых реквизитов документов допускается уменьшение размера шрифта до № 12, для оформления таблиц — до № 10.
3.1.3. Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные записки и т.д.), авторами которых являются работники центрального аппарата ППК «Роскадастр», могут быть оформлены рукописным способом.
3.1.4. Проекты документов оформляются на бланках установленного образца и стандартных листах бумаги белого цвета формата A4.
3.1.5. Отдельные виды документов, содержательная часть которых включает таблицы, сметы и схемы, могут оформляться на листах бумаги формата A3.
3.1.6. Текст документа печатается через одинарный — полуторный межстрочный интервал без помарок и исправлений.
Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
Качество печати должно обеспечивать нормальное чтение текста и возможность его воспроизведения средствами копировально-множительной техники.
3.1.7. Верхнее поле на первой странице документа устанавливается границами бланка, а на последующих страницах — 20 мм, левое поле — 30 мм, правое — 10 мм и нижнее — 20 мм.
3.1.8. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом и/или центрируются по ширине текста.
3.1.9. Строки в многострочных реквизитах документа (кроме текста) печатаются через одинарный межстрочный интервал, отделяя реквизиты одним межстрочным интервалом.
3.1.10. Документы на двух и более страницах нумеруются в центре верхнего поля листа арабскими цифрами (далее — цифры), на первом листе номер не ставится. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
3.1.11 Приложения к документам имеют самостоятельную нумерацию.
3.1.12. Каждый вид документа имеет свой состав обязательных реквизитов, отсутствие или неправильное указание которых делает его недействительным. Набор реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
3.1.13. Подготовка, согласование, регистрация, учет, использование и контроль исполнения электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным Инструкцией в отношении аналогичных документов на бумажном носителе, с учетом специфики СЭД ППК «Роскадастр».
3.1.14. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в СЭД ППК «Роскадастр» может быть использована электронная подпись.
3.2. Бланки документов центрального аппарата ППК «Роскадастр»
3.2.1. В центральном аппарате ППК «Роскадастр» применяются бланки документов в одноцветном варианте (синий) (далее — Бланки): электронные Бланки служебных писем; Бланки служебных писем, отпечатанные типографским способом (приложение № 5); Бланки конкретных видов документов, которые используются для оформления приказов (приложение № 3), распоряжений (приложение № 4).
3.2.2. Бланки не являются полиграфической продукцией строгой отчетности.
3.2.3. Обеспечение изготовления типографским способом Бланков осуществляется в установленном порядке Управлением делами на основании заявок отдела корреспонденции Управления делами, с учетом потребностей и обоснований, предоставляемых СПЦА ППК «Роскадастр».
3.2.4. Отдел корреспонденции Управления делами обеспечивает хранение и выдачу Бланков работникам СПЦА ППК «Роскадастр».
3.2.5 Передача Бланков другим организациям и лицам запрещается.
3.2.6. Ответственность за обеспечение сохранности Бланков, а также за правильность их использования несут начальники СПЦА ППК «Роскадастр» (лица, официально их замещающие), а также работники, за которыми закреплены соответствующие обязанности.
3.2.7. В исключительных случаях при изменении состава реквизитов письма, указанных в пунктах 3.3.2 - 3.3.4, на период проведения закупочных мероприятий и изготовления бланков полиграфическим предприятием допускается использование Бланков; изготовленных СПЦА с помощью компьютерной техники, в соответствии с приложением № 5 к Инструкции.
3.3. Состав и порядок оформления реквизитов документов
3.3.1. Документы, создаваемые в центральном аппарате ППК «Роскадастр», имеют установленный состав реквизитов, расположенных в определенном порядке. Состав реквизитов каждого конкретного документа определяется его видом и назначением.
При подготовке, оформлении и обработке документа центрального аппарата ППК «Роскадастр» используются следующие реквизиты:
наименование организации — автора документа;
справочные данные об организации;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
место составления (издания) документа;
гриф ограничения доступа к документу;
отметка об электронной подписи;
отметка о поступлении документа;
отметка о направлении документа в дело.
Помимо перечисленных при подготовке документов могут использоваться другие реквизиты, например: отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.
3.3.2. Реквизит «эмблема организации» включает изображение логотипа ППК «Роскадастр», который помещается по центру верхнего поля бланка документа над другими реквизитами документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
3.3.3. Реквизит «наименование организации — автора документа» (публично-правовая компания «Роскадастр» (ППК «Роскадастр»)) размещается на бланках и должен соответствовать наименованию, установленному уставом ППК «Роскадастр».
3.3.4. Реквизит «справочные данные об организации» включает: почтовый адрес, номера телефона, адрес электронной почты, сайт ППК «Роскадастр», код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).
3.3.5. Реквизит «наименование вида документа» (приказ, распоряжение) указывается на бланках соответствующего вида документа (на бланках писем не указывается).
3.3.6. Реквизит «дата документа» указывает на дату его подписания или регистрации (приказы, распоряжения, письма, докладные и служебные записки, акты и др.) или на дату зафиксированного в документе события (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом, — дату его принятия, для утверждаемого документа (план, регламент, отчет) — дату его утверждения.
Документы, изданные совместно двумя или более государственными органами (организациями), должны иметь одну (единую) дату. При этом датой документа является дата последней подписи.
Дата документа проставляется лицом, осуществляющим регистрацию документа, либо должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная записка, заявление и др.)
Дата на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги (за исключением договоров, контрактов, соглашений, совместных приказов и распоряжений), дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии двойного межстрочного интервала от предыдущего реквизита.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год.
При регистрации служебных писем, соглашений (договоров, контрактов) и иных документов допускается оформление даты словесно-цифровым и цифровым способом. При регистрации доверенностей используется словесный способ оформления даты. При оформлении даты цифровым способом день и месяц оформляются двумя парами цифр, разделенных точкой, год — четырьмя цифрами; буква «г» после цифр не ставится, например:
Если число или порядковый номер месяца являются однозначными, то при цифровом способе написания даты перед цифрой ставится ноль, например:
При оформлении даты словесно-цифровым способом день месяца не заключается в кавычки и оформляется двумя цифрами, например:
10 августа 2023 г., 6 февраля 2023 г.
При оформлении даты словесным способом день месяца, месяц, год оформляется буквами, например:
десятое августа две тысячи шестнадцатого года
При регистрации документов допускается использование штампов с форматом даты, включающим буквенные обозначения, например:
При регистрации приказов (распоряжений) дата оформляется словесно-цифровым способом.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, в том числе указания по исполнению документа и визы согласования, необходимо датировать и подписывать.
3.3.7. Реквизит «регистрационный номер документа» проставляется в соответствии с системой регистрации в электронных карточках в СЭД ППК «Роскадастр» и состоит из его порядкового номера и дополнительных индексов, содержащих информацию о структурном подразделении-исполнителе документа, отметке о конфиденциальности и т.д.
Присвоение порядкового номера и индексация документов осуществляются в пределах календарного года.
На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в специально отведенном месте.
Регистрационный номер документов, издаваемых совместно с иными государственными органами (организациями), печатается на уровне даты по правой границе текстового поля под их наименованиями, например:
Федеральное агентство по ППК «Роскадастр» управлению государственным имуществом
5 сентября 2023 г. № 245/П/443
Регистрационные номера документов, издаваемых совместно с иными государственными органами (организациями), отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.
Регистрационный номер документу присваивается после его подписания (утверждения).
Не допускается отправлять адресатам служебные письма, не имеющие даты и регистрационного номера.
3.3.8. Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа» включает в себя номер и дату входящего документа, на который дается ответ.
3.3.9. Реквизит «место составления (издания) документа» (Москва) указывается на бланках конкретного вида документов (на бланках служебных писем, служебных (докладных) записках и других внутренних информационно-справочных документах не указывается).
При указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово «город» в сокращенном написании «г.» не указывается.
Перед названием городов, в составе которых присутствуют части -град, -город, -бург, слово «город» в сокращенном написании «г.» не указывается.
Например: Калининград, Новгород, Волгоград.
3.3.10. Реквизит «гриф ограничения доступа к документу» проставляется на документах, в том числе на их проектах, содержащих информацию ограниченного распространения.
Ограничительная пометка «Для служебного пользования» (далее — пометка «ДСП») проставляется в правом верхнем углу текстового поля первой страницы документа, на сопроводительном письме и приложениях к нему и на последующих страницах не повторяется, печатается без кавычек, ограничивается правым полем листа, дополняется номером экземпляра документа. Номер экземпляра документа проставляется через одинарный междустрочный интервал и центрируется относительно пометки «ДСП», например:
Для служебного пользования Экз. N
Если документ подготовлен в одном экземпляре, то пометка «ДСП» оформляется следующим образом:
Для служебного пользования Экз. единственный
3.3.11. Адресат — реквизит, используемый при оформлении служебных писем, служебных (докладных) записок и т.д.
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит «адресат» располагается в правом верхнем углу документа. Первая строка адресата располагается тремя межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля. Все составные части реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке (не более 7,5 см), которая ограничивается правой границей текстового поля. Составные части адреса отделяются друг от друга одним межстрочным интервалом.
В реквизите «Адресат» инициалы всегда ставятся после фамилии.
Если письмо адресуется организации или ее структурному подразделению без указания должностного лица, наименования пишутся в именительном падеже, например:
Министерство экономического развития Российской Федерации
Департамент недвижимости
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
Если письмо адресуется конкретному должностному лицу, должность и фамилия адресата указываются в дательном падеже, а наименование организации — в родительном.
Инициалы имени и отчества (далее — инициалы) пробелом не разделяются и располагаются после фамилии. Фамилия и инициалы печатаются после наименования должности, например:
Заместителю руководителя Федерального агентства по управлению государственным имуществом
Солодовникову Д.А.
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы, например:
Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии
Начальнику
Управления делами
Войтову А.А.
Если письмо адресуется непосредственно руководителю (заместителю руководителя) организации, то наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата, например:
Министру финансов Российской Федерации
Силуанову А.Г.
Если письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией указывается звание или степень, например:
Ректору
Московской медицинской
академии имени И.П. Сеченова
академику Павлову Л.И.
Если адресат имеет воинское звание, оно не указывается, например:
Начальнику Генерального
штаба Вооруженных сил
Российской Федерации
Герасимову В.В.
В том случае, если документ направляется в федеральные органы исполнительной власти, в филиалы ППК «Роскадастр», а также при отправке по электронной почте или факсимильной связи (без досыла по почте), почтовый адрес после наименования адресата может не указываться, во всех остальных случаях исполнитель указывает в реквизите «адресат» полный почтовый адрес, включая почтовый индекс.
Элементы почтового адреса указываются через запятую в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234:
наименование адресата (для юридических лиц — полное или краткое наименование организации, для физических лиц — фамилия, инициалы);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
Если письмо адресуется должностному лицу организации, в реквизите «адресат» указываются наименование должности, включающее наименование организации, фамилия и инициалы в дательном падеже, а затем почтовый адрес, например:
Генеральному директору ООО «Медиус»
Петрухину С.Н.
Песчаная ул., д. 2,
д. Лечищево, Истринский р-н,
Московская обл., 143513
При адресации письма физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя в дательном падеже, далее почтовый адрес, например:
Рябиновая ул., д. 6, кв. 15,
пос. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
При отправке письма только по электронной почте почтовый адрес не указывается. При необходимости может указываться электронный адрес.
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
mail@vniidad.ru
Если письмо адресуется нескольким однородным организациям, то их следует указывать обобщенно, например:
Федеральным органам исполнительной власти
(по списку)
Документ должен содержать не более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса исполнителем документа составляется указатель рассылки (приложение № 8), адресат указывается обобщенно, например:
Директорам (и.о. директора) филиалов ППК «Роскадастр»
(по списку)
Исключение составляют судебные документы (исковое заявление, заявление, жалоба, отзыв, письменное возражение), в которых может указываться необходимое количество адресов в соответствии с действующим законодательством.
Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.
3.3.12. Реквизит «гриф утверждения документа» указывает на нормативный или правовой характер содержания документа.
Утверждение документа осуществляется одним из следующих способов:
должностным лицом (генеральным директором ППК «Роскадастр» (лицом, исполняющим его обязанности), его заместителями, начальниками СПЦА ППК «Роскадастр» (лицами, официально их замещающими), в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах);
изданием соответствующего акта ППК «Роскадастр» (при необходимости дополнительных предписаний и разъяснений, утверждении ряда документов), иногда протоколом.
Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки (не превышающей 7,5 см), ограниченной правой границей текстового поля документа.
Если документ издается отдельно от утверждающего акта ППК «Роскадастр», то на нем проставляется гриф об утверждении.
Примерный перечень документов, которым может быть присвоен гриф об утверждении, приведен в приложении № 1 к Инструкции.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ППК «Роскадастр» ________________ инициалы и фамилия (личная подпись) 10 мая 2023 г.
При необходимости личная подпись должностного лица ППК «Роскадастр» в грифе утверждения заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
При утверждении документа актом ППК «Роскадастр», решением (комиссии, собрания и т.д.), протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» или «УТВЕРЖДЕНО», наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕН приказом ППК «Роскадастр» от 16 июля 2023 г. № П/0350
УТВЕРЖДЕНО решением общего собрания трудового коллектива от 30.09.2023
Слово «УТВЕРЖДЕНО» должно согласовываться в роде и числе с первым словом наименования документа: положение — УТВЕРЖДЕНО, план — УТВЕРЖДЕН, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ, программа — УТВЕРЖДЕНА.
При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне и первым слева — гриф инициатора издания или ответственного исполнителя документа, например:
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Руководитель Федерального ППК "Роскадастр" архивного агентства ________________ инициалы и фамилия ________________ инициалы и фамилия (личная подпись) (личная подпись) 10 мая 2023 г. 10 мая 2023 г.
3.3.13. Реквизит «заголовок к тексту» составляется ко всем документам, содержащим более пяти строк, за исключением извещений, а также документов, текст которых печатается на листах бумаги формата A5 — к ним заголовок не пишется.
Заголовок к тексту документа формулируется исполнителем, разрабатывающим проект документа, одной фразой, должен быть максимально кратким и согласовываться с наименованием вида документа. Например: приказ (о чем?) «Об утверждении Положения.,.», распоряжение (о чем?) «О создании комиссии...», служебное письмо (о чем?) «О представлении предложений...», протокол (чего?) «заседания экспертной комиссии...», акт (чего?) «выполненных работ...».
Заголовок к тексту печатается под реквизитами бланка с прописной буквы и не выделяется кавычками или подчеркиванием. В конце заголовка точка не ставится.
При использовании углового бланка письма заголовок к тексту печатается по ширине реквизитов бланка шрифтом № 12 через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по левой границе текстового поля.
При использовании бланков ППК «Роскадастр» «приказ», «распоряжение», бланка ППК «Роскадастр» с продольным расположением реквизитов, а также при подготовке проектов актов ППК «Роскадастр» заголовок печатается по ширине печатного поля над текстом документа полужирным шрифтом № 14 через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру.
3.3.14. Реквизит «текст документа» отражает основное смысловое содержание документа.
Служебные документы в ППК «Роскадастр» составляются на русском языке — государственном языке Российской Федерации.
При употреблении сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти необходимо руководствоваться Перечнем полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, утвержденным распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16.07.2008 № 943/788 (с последующими изменениями).
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование органа власти (организации), издавшего(ей) документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, заключенный в кавычки, например:
В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28.07.2012 № 1058 «О Совете при Президенте Российской Федерации по развитию физической культуры и спорта»...
Если в тексте документа число месяца является однозначным, то при словесно-цифровом способе написания даты перед цифрой ноль не ставится, например: 6 мая 2023 г.
Не допускаются в тексте одного документа использование словесно-цифрового и цифрового способов оформления даты, а также разрыв и перенос на другую строку текста дат, знака № и самого номера, фамилии и инициалов.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
В деловых (служебных) письмах используются:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Министр!
Уважаемый господин Иванов!
Уважаемая госпожа Петрова!
Уважаемый Иван Петрович!
Уважаемая Анна Николаевна!
Уважаемые господа!
Уважаемые коллеги!
допускается использование заключительной этикетной фразы: «С уважением...».
Наименование должности в обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
Вступительное обращение отделяется от текста служебного письма одним межстрочным интервалом.
При употреблении в тексте фамилий и инициалов инициалы указываются после фамилии.
3.3.15. Реквизит «отметка о приложении». Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах-приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).
Приложения к документу могут быть в основном трех видов:
являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительным письмом;
утверждаемые или вводимые в действие соответствующим актом ППК «Роскадастр» (приказом или распоряжением);
поясняющие или дополняющие содержание основного документа (планы, программы, отчеты, договоры, ответы на запросы).
Приложения оформляются на стандартных листах бумаги и могут иметь необходимые для документа реквизиты (вид документа, заголовок, подписи ответственных исполнителей, самостоятельную нумерацию страниц и т.п.).
В служебных, в том числе сопроводительных, письмах отметка о приложении оформляется под текстом на последнем листе письма, отделяется от текста одним межстрочным интервалом. Слово «Приложение» печатается с прописной буквы с отступом от края левого поля на 12,5 мм (с абзаца). После его написания ставится двоеточие. Перечень приложений печатается через одинарный межстрочный интервал тем же шрифтом, что и основной текст документа, и нумеруется.
Отметка о наличии приложения, ссылка на которое дается в тексте служебного письма, включает сведения о количестве листов одного экземпляра приложения и количестве прилагаемых экземпляров, отделяется от текста и оформляется следующим образом:
Если в тексте служебного письма не было ссылки на приложения, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого, например:
Приложение: 1. Бухгалтерский баланс АО «Роскартография» за 2022 год на 4 л. в 2 экз.
2. <a id="p100255"></a>Справка о результатах проверки выполнения
распоряжения ППК "Роскадастр" на 3 л. в 1 экз.
Если служебное письмо имеет большое количество приложений, то на них составляется отдельная опись, а под текстом письма указывается:
В случае если к служебному письму прилагается документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: заключение экспертной комиссии от 22.02.2023 № 11 и приложение к нему, всего на 15 л. в 2 экз.
Если приложения направляются не во все указанные в служебном письме адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:
Приложение: на 3 л. в 2 экз. во второй адрес.
В случае если приложения сброшюрованы, указывается только количество экземпляров (без указания количества листов) одним из двух способов в зависимости от того, имеется ссылка на наименование приложения в тексте служебного письма или нет, например:
Приложение: техническое задание на разработку системы «Электронный»
Если приложение к служебному письму представлено на съемном носителе информации (flash-накопитель, CD-диск, DVD-диск и т.п.), то указывается наименование носителя информации и количество носителей, например:
Приложение: CD-диск 2 шт. в 1 экз.
Если приложение к документу направляется в электронном виде без материального носителя, необходимо указывать его наименование и оформлять следующим образом:
Приложение: тарифы на оказание отдельных видов приносящей доход деятельности в электронном виде.
При наличии нескольких файлов в электронном виде перечисляются их названия и приложение оформляется следующим образом:
Приложение: 1. Регламент организации доступа работников к ФГИС ЕГРН в электронном виде.
2. <a id="p100273"></a>Проект распоряжения ППК "Роскадастр" в электронном виде.
3. <a id="p100274"></a>Справка в электронном виде.
Приложение в эл. виде: 1. Проект письма в Минобороны России.
2. <a id="p100277"></a>Структура трудовых затрат на оказание
государственных услуг.
3. <a id="p100278"></a>Информация о технических характеристиках
объектов нефинансовых активов.
О размещении приложения в электронном виде на внутреннем информационном ресурсе ППК «Роскадастр» сообщается в тексте документа.
На приложениях справочного характера к планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом его листе. В правом верхнем углу печатается слово «Приложение» (без кавычек) с указанием наименования вида основного документа (его даты и регистрационного номера при наличии). Все остальные части реквизита печатаются через одинарный межстрочный интервал и центрируются относительно максимальной строки (не более 7,5 см), ограничивающейся правым полем документа, например:
Приложение к плану информатизации ППК «Роскадастр»
При наличии нескольких приложений необходима их нумерация. Если приложение единственное, оно не нумеруется. Текст приложения печатается тем же шрифтом, что и основной текст документа, в исключительных случаях допускается уменьшение размера шрифта до № 12, для оформления таблиц — до № 10.
Порядок оформления приложений к актам ППК «Роскадастр» изложен в пунктах 3.4.1.13 - 3.4.1.15 Инструкции.
3.3.16. Реквизит «гриф согласования документа» свидетельствует о согласии должностного лица с содержанием документа.
Согласование проекта документа с иными государственными органами (организациями) (внешнее согласование), интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.
Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на расстоянии двух-трех межстрочных интервалов по левой границе текстового поля на лицевой стороне последнего листа документа. Все части реквизита печатаются через одинарный межстрочный интервал и центрируются относительно максимальной строки (не более 7,5 см), которая ограничивается левым полем, например:
СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра экономического развития Российской Федерации Личная подпись, инициалы, фамилия
30.06.2018
Если согласование осуществляется письмом, решением, протоколом и т.д., гриф согласования оформляется по следующей форме;
СОГЛАСОВАНО Письмо Росархива от 29.02.2018 № 01-56/678-Н
СОГЛАСОВАНО Решение коллегии Министерства экономического развития Российской Федерации от 16.07.2015 № 23-1
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких государственных органов (организаций), то при наличии двух (трех) грифов согласования их располагают на одном уровне. Если государственные органы (организации) указаны в тексте документа, то грифы согласования располагаются в том порядке, в каком они перечислены в документе.
При большом количестве согласующих государственных органов (организаций) грифы согласования оформляют двумя вертикальными рядами.
3.3.17. Реквизит «виза» фиксирует согласие или несогласие должностных лиц с содержанием документа и включает в себя личную подпись (либо соответствующую отметку в СЭД), ее расшифровку (инициалы, фамилию), дату визирования и, при необходимости, должность визирующего, например:
Личная подпись, инициалы и фамилия
Проекты документов ППК «Роскадастр» проходят процедуру визирования в соответствии с правилами, установленными Инструкцией для конкретных видов документов (пункты 3.4.4.3, 3.5.4 - 3.5.9).
Визы о согласовании исходящих документов (писем, доверенностей), а также докладных (служебных) записок проставляются на лицевой стороне их визовых экземпляров ниже реквизита подписи, ближе к нижнему полю документа.
Визы о согласовании проектов актов ППК «Роскадастр» (приказов, распоряжений), договоров (соглашений, контрактов) проставляются на оборотной стороне последнего листа оригинала документа, остающегося в ППК «Роскадастр».
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе и передаются структурному подразделению-исполнителю. В листе согласования после визы или перед визой делается пометка «с учетом замечаний» или «замечания прилагаются», например:
Личная подпись, инициалы и фамилия
Разногласия структурных подразделений по проекту документа могут сниматься в рабочем порядке. В этом случае на листе согласования исполнителем делается пометка «замечания учтены».
Если должностное лицо полностью не согласно с проектом документа, виза оформляется следующим образом:
Начальник юридического отдела.
Личная подпись, инициалы и фамилия
Замечания прилагаются к документу на отдельном листе.
Если замечание имеет небольшой объем, его можно изложить на проекте документа следующим образом:
Считаю, что в состав ревизионной
Комиссии следует включить также
Личная подпись, инициалы и фамилия
Отказ от рассмотрения документа, поступившего на визирование в установленном порядке, и его передача на подпись должностному лицу ППК «Роскадастр» без виз соисполнителей не допускаются.
3.3.18. Реквизит «подпись» включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию). Наименование должности отделяется от последней строки текста тремя межстрочными интервалами (одинарный) и печатается от левой границы текстового поля. Все строки реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией (инициалы пишутся перед фамилией). Последняя буква фамилии в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.
Если документ оформлен на бланке ППК «Роскадастр», в состав подписи входят сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:
Генеральный директор (личная подпись) инициалы и фамилия
Если документ, оформленный на бланке ППК «Роскадастр», подписывает начальник или заместитель начальника СПЦА ППК «Роскадастр» (лицо, официально его замещающее), то в состав подписи включаются полное наименование должности лица, подписывающего документ, наименование структурного подразделения, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:
Начальник Управления делами (личная подпись) инициалы и фамилия
При многострочном наименовании должности лица, подписавшего документ, наименование должности печатается через одинарный межстрочный интервал, ограничивается левым полем и центрируются относительно самой длинной строки.
Если документ оформлен не на бланке ППК «Роскадастр», то в состав подписи включаются полное наименование должности лица, подписавшего документ, наименование ППК «Роскадастр», личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:
Заместитель генерального директора публично-правовой компании «Роскадастр» (личная подпись) инициалы и фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами ППК «Роскадастр» он оформляется на бланке ППК «Роскадастр», подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Подписи отделяются одна от другой двойным межстрочным интервалом, например:
Заместитель генерального директора (личная подпись) инициалы и фамилия
Начальник
Управления делами (личная подпись) инициалы и фамилия
При подписании совместного документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные государственные органы (организации), подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписи располагаются под наименованиями должностей через полуторный межстрочный интервал, например:
Руководитель Генеральный директор Федеральной налоговой службы публично-правовой компании
"Роскадастр"
(личная подпись) инициалы и фамилия (личная подпись) инициалы и фамилия
При подписании совместного документа первый лист оформляется на стандартном листе бумаги без реквизитов бланка.
В документах комиссий (протоколы, акты) указываются не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:
Председатель комиссии: (личная подпись) инициалы и фамилия Члены комиссии: (личная подпись) инициалы и фамилия
(личная подпись) инициалы и фамилия
(личная подпись) инициалы и фамилия
Не допускается подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности при отсутствии должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа.
В этом случае документ подписывается лицом, исполняющим его обязанности, на основании соответствующего акта ППК «Роскадастр». При этом при подписании документа к должности добавляется словосочетание «исполняющий обязанности» или «исполняющая обязанности», а в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего документ, например:
Исполняющий обязанности генерального директора (личная подпись) инициалы и фамилия
И.о. генерального директора (личная подпись) инициалы и фамилия
Реквизит «подпись» должен помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос подписи на отдельный лист.
3.3.19. Реквизит «отметка об электронной подписи» используется при визуализации электронного документа. Отметка об электронной подписи отображается программными средствами путем наложения ее изображения на изображение текста электронного документа. Отметка об электронной подписи проставляется в месте расположения реквизита «подпись». Графическое изображение отметки об электронной подписи устанавливается соответствующими нормативными актами.
3.3.20. Реквизит «печать» проставляется для заверения подлинности подписи должностного лица или соответствия копий документов подлинникам.
Печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовые печати) заверяются подписи генерального директора ППК «Роскадастр» и его заместителей, финансового директора, а также других должностных лиц, которым на основании законодательства Российской Федерации, доверенности, должностной инструкции или акта ППК «Роскадастр» предоставлены соответствующие полномочия.
Гербовые печати применяются в ППК «Роскадастр» для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, в исключительных случаях — для свидетельствования верности копий актов ППК «Роскадастр», утверждающих положения о филиалах ППК «Роскадастр».
Печатями с наименованиями структурных подразделений без государственной символики удостоверяются подписи начальников структурных подразделений, работников центрального аппарата ППК «Роскадастр», удостоверяющих копии документов (трудовых книжек, приказов распоряжений, справок, почтовых пакетов и иных документов), не требующих заверения гербовой печатью.
Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и был читаемым. Если в документе наименование должности не указано, то оттиск печати должен захватывать часть фамилии должностного лица, подписавшего документ.
Оттиск печати проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
3.3.21. Реквизит «отметка об исполнителе» оформляется на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и печатается от левой границы текстового поля шрифтом № 10 через одинарный межстрочный интервал, например:
Дополнительно может указываться наименование должности, структурного подразделения и электронный адрес.
2. для служебных (докладных) записок:
На документе, подготовленном группой исполнителей, указывается фамилия основного исполнителя.
На документах, направляемых в судебные органы, — отзывах, ходатайствах, возражениях, заявлениях, доверенностях отметка об исполнителе проставляется только на визовом экземпляре.
3.3.22. Реквизит «отметка о заверении копии» проставляется в случае необходимости придания копии документа юридической силы.
ППК «Роскадастр» может выдавать по запросам юридических и физических лиц только копии создаваемых непосредственно им документов (за исключением архивных документов, прошедших полную научно-техническую обработку), не носящих конфиденциальный характер и не затрагивающих интересы других лиц.
При формировании дел, касающихся приема граждан на работу, перевода и увольнения, допускается заверение копий документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств об образовании, свидетельств о браке и т.д.) в соответствии с действующим законодательством. На копиях принимаемых документов допускается проставление заверительной надписи «ВЕРНО».
Копия заверяется лицом, удостоверяющим ее полное соответствие подлиннику документа. На первом листе копии документа (в верхнем правом поле) ставится отметка «копия».
Копии исходящих документов и актов ППК «Роскадастр», переданных на архивное хранение, заверяются в Управлении делами, копии документов по вопросам трудовых отношений и кадрового обеспечения — в Управлении кадрового обеспечения.
Для свидетельствования верности копии (выписки из документов) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется отметка о заверении копии документа, включающая слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать, например:
Должность, наименование структурного
подразделения (личная подпись) инициалы и фамилия Дата Печать
Копии многостраничных документов прошиваются СПЦА ППК «Роскадастр» (по центру левого поля в пределах 8 см), листы нумеруются карандашом в правом верхнем углу и на обороте последнего листа, захватывая окончание нити, приклеивается лист бумаги формата 10 x 5 см с заверительной надписью (допускается размер шрифта от № 12 до № 10) «Всего прошито и пронумеровано (количество листов)». Количество листов указывается цифрами и в скобках прописью. Надпись производится лицом, оформившим копию документа, с указанием должности, имени, отчества, фамилии и даты, например:
Всего прошито и пронумеровано __________ (__________) листов
Должность, наименование структурного
подразделения (личная подпись) инициалы и фамилия Дата Печать
Допускается заверять отдельно каждый лист многостраничной копии документа.
В ряде случаев заверительные надписи при прошивке документов (положения о филиалах ППК «Роскадастр» и т.д.) в соответствии с законодательством Российской Федерации могут быть заверены оттиском гербовой печати.
3.3.23. Реквизит «отметка о поступлении документа» в центральный аппарат ППК «Роскадастр» проставляется в правом нижнем углу первого листа документа.
3.3.24. Реквизит «резолюция» (указание по исполнению документа) представляет собой поручение должностного лица ППК «Роскадастр» по организации деятельности структурных подразделений ППК «Роскадастр».
3.3.24.1. Указание по исполнению документа генерального директора ППК «Роскадастр» или лица, исполняющего его обязанности, по организации деятельности структурных подразделений, в том числе по исполнению внутренних документов, может быть оформлено в виде резолюции.
3.3.24.2. Резолюции по исполнению входящих документов формируются с использованием СЭД ППК «Роскадастр» в соответствии с информацией, внесенной в регистрационную электронную карточку входящего документа.
Под резолюцией понимается документ, в котором одному или нескольким должностным лицам в письменной форме ставится задача (указание) или доводится решение генерального директора ППК «Роскадастр» достичь определенного результата к заданному (установленному) сроку.
Указание (решение) по исполнению документа (поручения) должно содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и при необходимости срок исполнения.
Основной срок исполнения входящего документа устанавливается при регистрации входящего документа отделом корреспонденции Управления делами и при необходимости изменяется по решению генерального директора ППК «Роскадастр» или его заместителей.
Если указание по исполнению документа дается двум или нескольким должностным лицам, равным по должности, ответственным исполнителем является лицо, указанное первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации работы.
Если названные исполнители не равны по должности, то должностное лицо, давшее поручение, определяет ответственного исполнителя словом «ответственный» (на ответственного исполнителя также может указывать одно из слов: «обобщение» или «свод»). Ответственный исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения лицам, непосредственно им подчиненным.
В случае если ответственный исполнитель (соисполнитель) полагает, что вопросы, содержащиеся в прилагаемом к указанию документе, не входят в его компетенцию, указание по исполнению документа подлежит изменению, а документ — возврату в порядке и сроки, установленные Инструкцией.
3.3.24.3. Указание по исполнению документа допускается оформлять непосредственно на лицевой стороне первого листа документа рукописным текстом при рассмотрении:
документов, не требующих ответа, возврата или перенаправления;
срочных документов, поступивших непосредственно генеральному директору ППК «Роскадастр» (лицу, исполняющему его обязанности) или его заместителям.
Данная форма указаний включает: фамилию и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись автора указания и дату, например:
Петрову А.Н., Михайловой С.И. Прошу подготовить проект письма до 04.10.2023
Личная подпись Дата
3.3.25. Реквизит «отметка о контроле» проставляется на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль» в правом верхнем углу первого листа документа, а также указания по исполнению документа. Соответствующая информация вносится в СЭД ППК «Роскадастр».
3.3.26. Реквизит «отметка о направлении документа в дело» в СЭД определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.
Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.
3.4. Особенности подготовки отдельных видов документов
3.4.1. Порядок подготовки и оформления приказов и распоряжений по основной деятельности
3.4.1.1. В соответствии с уставом ППК «Роскадастр», ППК «Роскадастр» в пределах своей компетенции издает приказы и распоряжения, которые являются основной формой реализации его властных полномочий.
3.4.1.2. Приказами и распоряжениями по основной деятельности оформляются решения нормативного, нормативного правового и правового характера по основным вопросам деятельности ППК «Роскадастр».
Приказы (распоряжения) ППК «Роскадастр» оформляются на бумажном носителе.
Приказами по основной деятельности утверждаются регламенты, положения, правила, инструкции и другие акты.
Приказами (распоряжениями) по основной деятельности и личному составу оформляются индивидуальные правовые предписания по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности ППК «Роскадастр».
Оформление локальных правовых актов в виде писем не допускается.
Не допускается совмещение в одном документе приказа по основной деятельности с приказом по личному составу.
Распоряжения ППК «Роскадастр» по основной деятельности издаются в целях разрешения оперативных вопросов, возникающих в процессе деятельности ППК «Роскадастр», а также для организации исполнения приказов.
Распоряжения касаются ограниченного круга структурных подразделений или должностных лиц ППК «Роскадастр».
Изменения и дополнения, вносимые в акты ППК «Роскадастр» (приказы, распоряжения), а также признание утратившими силу и их отмена оформляются актом того же вида, в каком издан основной документ, за исключением случаев, когда акт был издан в виде, не предусмотренном Инструкцией, В таком случае необходимо вносить изменения в акт (признавать утратившим силу, отменять) приказом,
3.4.1.3. Проекты приказов (распоряжений) готовят СПЦА ППК «Роскадастр» по поручению генерального директора (лица, исполняющего его обязанности) или заместителей генерального директора ППК «Роскадастр». Предложения по подготовке приказов (распоряжений) могут исходить от начальников СПЦА ППК «Роскадастр» в соответствии с их компетенцией. При поручении исполнителю подготовки проекта приказа (распоряжения) начальник СПЦА ППК «Роскадастр» обязан сформулировать конкретное и четкое задание, а также определить срок представления проекта.
Исполнителем проекта приказа (распоряжения) ППК «Роскадастр» может быть только работник центрального аппарата ППК «Роскадастр».
Срок подготовки проекта приказа (распоряжения) во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.
Для подготовки наиболее сложных проектов приказов (распоряжений), а также приказов, совместных с иными федеральными органами исполнительной власти, могут создаваться рабочие группы.
Обеспечение качественной и своевременной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование возлагаются на начальников структурных подразделений, ответственных за их подготовку.
Приказ (распоряжение) должен содержать достоверную и аргументированную информацию, по форме и содержанию соответствовать действующим законодательным, другим нормативным правовым актам, компетенции ППК «Роскадастр», состоять из лаконичных предложений-предписаний с прямым порядком слов, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным. Содержащиеся в приказе (распоряжении) поручения должны учитывать положения ранее изданных по данному вопросу приказов (распоряжений).
В текстах приказов (распоряжений) должны употребляться только официальные названия органов исполнительной власти и организаций, полные наименования СПЦА ППК «Роскадастр» и филиалов ППК «Роскадастр» (официальные сокращения). При указании в тексте приказов (распоряжений) фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.
3.4.1.4. Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности оформляются СПЦА ППК «Роскадастр» по их инициативе или по поручению генерального директора ППК «Роскадастр» (лица, исполняющего его обязанности), его заместителей и согласовываются со следующими должностными лицами в следующем порядке:
-
начальник СПЦА ППК «Роскадастр» (лицо, официально его замещающее), ответственный за подготовку и согласование приказа (распоряжения);
-
заместитель генерального директора, курирующий СПЦА ППК «Роскадастр», ответственное за подготовку и согласование приказа (распоряжения);
-
начальник отдела корреспонденции Управления делами (лицо, его замещающее);
-
заместители генерального директора ППК «Роскадастр», курирующие структурные подразделения, которым даются поручения или которых касается данный вопрос; начальники СПЦА ППК «Роскадастр» (лица, официально их замещающие), находящиеся в непосредственном подчинении генерального директора, которым даются поручения или которых касается данный вопрос.
Допускается по поручению курирующих заместителей генерального директора дополнительное визирование проектов приказов (распоряжений) начальниками СПЦА ППК «Роскадастр» (лицами, официально их замещающими). Виза располагается внизу листа согласования проекта приказа (распоряжения).
Приказы о проведении проверок филиалов ППК «Роскадастр» не согласовываются с начальником Правового управления.
3.4.1.5. Согласование проектов приказов (распоряжений) осуществляется должностными лицами центрального аппарата ППК «Роскадастр» в срок не более трех рабочих дней с момента их поступления и оформляется их визами. Согласование проектов приказов (распоряжений), содержащих приложения, осуществляется должностными лицами центрального аппарата ППК «Роскадастр» в срок не более пяти рабочих дней с момента их поступления и оформляется их визами. Генеральным директором ППК «Роскадастр» (лицом, исполняющим его обязанности) могут быть установлены иные сроки согласования проекта приказа (распоряжения).
Допускается согласование проектов приказов (распоряжений) в электронном виде с использованием СЭД с проставлением отметки «Согласовано электронно» на бумажном листе согласования. При этом лист согласования заверяется ответственным работником отдела корреспонденции Управления делами.
При электронном согласовании срок согласования исчисляется от момента получения проекта приказа (распоряжения) по СЭД.
3.4.1.6. При внесении на стадии согласования в проект приказа (распоряжения) существенных изменений в содержательной части необходимо его переоформление и повторное согласование.
3.4.1.7. Проекты организационно-распорядительных актов (приказы, распоряжения) и иные организационно-распорядительные документы по основной деятельности представляются на редактирование корректору в отдел корреспонденции Управления делами только после их проработки по существу на уровне начальника СПЦА ППК «Роскадастр» (лица, официально его замещающего), ответственного за его подготовку.
Представление корректору проектов указанных документов осуществляется исполнителем документа либо начальником СПЦА ППК «Роскадастр» (лицом, официально его замещающим), ответственного за его подготовку.
При внесении на стадии согласования существенных изменений в текст проекта документа требуется его повторное направление на корректорскую правку корректору в отдел корреспонденции Управления делами.
3.4.1.8. Приказы и распоряжения ППК «Роскадастр» печатаются в одном экземпляре на бланках установленного образца (приложения № 3, 4) шрифтом № 14 с соблюдением следующих размеров полей: верхнее и нижнее — 20 мм, левое — 30 мм, правое — 10 мм.
Заголовок к тексту приказа (распоряжения) (отделяется от предыдущих реквизитов «дата» и «регистрационный номер» одним межстрочным интервалом) должен кратко отражать его содержание и соответствовать предписываемым в распорядительной части текста действиям. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру текстового поля, например:
3.4.1.9. Текст приказа (распоряжения) ППК «Роскадастр» печатается через одинарный-полуторный межстрочный интервал, отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами и состоит, как правило, из двух взаимозависимых частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
3.4.1.10. В констатирующей части кратко излагаются цели, задачи, основания для издания документа.
Констатирующая часть может начинаться устойчивыми формулировками: «В связи...», «В соответствии...», «Во исполнение...», «На основании...», «В целях...» и т.п.
Если приказ (распоряжение) издается на основании или во исполнение документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывается наименование вида этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок. Текст этих документов, как правило, не приводится, а поручения в адрес ППК «Роскадастр» конкретизируются в распорядительной части приказа.
3.4.1.11. Констатирующая часть приказов завершается распорядительным словом «приказываю:», которое печатается вразрядку строчными буквами, далее ставится двоеточие. Предписания в пунктах приказа должны согласовываться в падеже с распорядительным словом «приказываю» — кому? (дат. п.). В совместном с другими государственными органами приказе распорядительное слово излагается от первого лица множественного числа: «приказываем:».
Констатирующая часть распоряжений в основном завершается без какого-либо распорядительного слова. Допускается использование в конце констатирующей части распоряжения распорядительных слов «предлагаю:» и «обязываю:», которые печатаются вразрядку строчными буквами. В конце преамбулы в распоряжениях ставится двоеточие, после чего следуют пункты распорядительной части.
3.4.1.12. Распорядительная часть текста приказа (распоряжения) должна содержать перечисление предписываемых управленческих действий с указанием исполнителя и сроков исполнения каждого действия, при этом сроки должны быть реальными с учетом времени, необходимого на издание, рассылку и доведение приказа до исполнителя.
Распорядительная часть по количеству предписаний (их адресатов) делится на пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Одно предписание, адресованное нескольким исполнителям, а также несколько предписаний, адресованных одному исполнителю, помещаются в одном пункте. Пункты могут разделяться на подпункты.
При указании в качестве исполнителя СПЦА ППК «Роскадастр», филиалов ППК «Роскадастр» их наименования указываются полностью в дательном падеже, в скобках указываются фамилия и инициалы начальника (лица, официально его замещающего) структурного подразделения, директора филиала ППК «Роскадастр» в именительном падеже, например:
«Управлению внутреннего мониторинга и контроля (Полинский И.С.) обеспечить .....».
Если исполнение управленческого действия предписывается конкретному должностному лицу, соответствующий пункт распорядительного документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже, затем предписываемое действие (глагол повелительного наклонения в неопределенной форме — «разработать», «возложить», «представить» и т.д.), например:
«Начальнику Управления внутреннего мониторинга и контроля Полинскому И.С. разработать...».
При необходимости внесения изменений в ранее изданный приказ (распоряжение) в проекте приказа (распоряжения) дается новая редакция соответствующих пунктов (подпунктов) действующего приказа (распоряжения), например:
«Абзац четвертый пункта 10.1 изложить в следующей редакции:...»,
«Подпункт 8 пункта 3 после слов »...» дополнить словами «...».
Если по одному и тому же вопросу издано несколько актов ППК «Роскадастр», следует по возможности предусматривать в проекте нового документа объединение действующих норм с одновременной отменой ранее изданных по этому вопросу актов.
Если приказ (распоряжение) отменяет ранее изданный документ, какие-то его положения или приложения, то в одном из пунктов распорядительной части текста должна быть ссылка на отменяемый документ (пункт документа, номер приложения) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...». При большом количестве документов, подлежащих признанию утратившими силу или изменению, их перечни оформляются в виде приложения к приказу (распоряжению).
В текст приказа (распоряжения) не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...», так как структурные подразделения (должностные лица) получают копию приказа (распоряжения) в соответствии с указателем рассылки, который исполнитель представляет на подпись вместе с проектом распорядительного документа.
Если приказ (распоряжение) предполагается ввести в действие не с момента его подписания, необходимо указать срок введения его в действие.
Не допускается размещение в распорядительной части текста приказа (распоряжения) таблиц, списков комиссий, рабочих групп, других перечислений более четырех субъектов, а также инструкций, правил, порядков, положений и другой информации, не обладающей императивным стилем властных предписаний.
Указанные части текста оформляются как приложения к приказу (распоряжению), о чем в распорядительной части текста приказа (распоряжения) делается ссылка в скобках «(приложение N)» или без скобок «согласно приложению». При этом каждое приложение должно иметь название, точно соответствующее тексту в пункте приказа (распоряжения), а также последовательную нумерацию по мере ссылки на них в тексте документа, например:
Положение о Комиссии ППК «Роскадастр»... согласно приложению № 1;
состав Комиссии ППК «Роскадастр»... согласно приложению № 2».
«Утвердить Положение о Комиссии ППК „Роскадастр“... согласно приложению № 5 к настоящему приказу.».
3.4.1.13. На первой странице приложения к приказу (распоряжению) в правом верхнем углу пишется слово «Приложение» (без кавычек), дается ссылка на основной документ ППК «Роскадастр», его дату и номер (печатается через одинарный межстрочный интервал). При этом используется сокращенное наименование ППК «Роскадастр». Все части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, длина которой не должна превышать 7,5 см и ограничивается правым полем документа. Например:
Приложение к приказу ППК «Роскадастр» от _____________ N _______
3.4.1.14. В одном приказе (распоряжении) могут содержаться как документы, являющиеся приложениями и утверждаемые этим приказом или распоряжением (правила, положения, инструкции, регламенты, планы мероприятий и т.д.), так и прилагаемые к ним документы информационно-справочного характера (таблицы, графики, образцы документов и т.п.), не требующие утверждения.
В таких случаях документы справочного характера располагаются после документов, утверждаемых приказом (распоряжением).
Документы информационно-справочного характера оформляются строчными буквами отметкой «Приложение» (нумеруются, если их несколько) с указанием наименования документа, к которому они прилагаются (без указания на регистрационный номер и дату распорядительного документа), например:
При этом нумерация страниц документа и приложений, входящих в состав этого документа, должна быть сквозная. Например, если документ, являющийся приложением к приказу, закончился на 16-й странице, то нумерация прилагаемого к нему последующего документа начнется с 17-й страницы.
3.4.1.15. При утверждении приказом (распоряжением) только одного документа, оформленного приложением к этому приказу (распоряжению), слово «Приложение» на лицевой части его первого листа может быть заменено на слово «УТВЕРЖДЕНО» («УТВЕРЖДЕН(А)», «УТВЕРЖДЕНЫ»), согласованное по роду и числу с видом утверждаемого документа (положение, инструкция, правила, регламент и т.п.), например:
УТВЕРЖДЕНО приказом ППК «Роскадастр» от _____________ N _______
В этом случае в тексте акта ППК «Роскадастр» дается ссылка «Утвердить прилагаемое Положение...», «Утвердить прилагаемый перечень...».
При утверждении распорядительным документом нескольких приложений с формулировкой «Утвердить прилагаемое Положение...», «Утвердить прилагаемый перечень...» на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение, например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом ППК "Роскадастр"
от 20.05.2023 N П/067
Приложение к акту ППК «Роскадастр» оформляется как самостоятельный документ, имеет наименование, точно соответствующее тексту, указанному в ссылке пункта приказа (распоряжения), и самостоятельную нумерацию страниц (со второй страницы). При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно (за исключением прилагаемых к ним документов информационно-справочного характера).
Приложения к приказу визируют начальник структурного подразделения (лицо, официально его замещающее), подготовившего проект, и корректор. Подпись ставится внизу оборотной стороны всех листов приложений.
Заголовок к тексту приложения отделяется от даты и номера распорядительного документа тремя-четырьмя межстрочными единичными интервалами, от текста приложения — двумя-тремя, печатается полужирным шрифтом и центрируется относительно границ текста.
Допускается наименование вида документа (первое слово заголовка к тексту приложения) выделять прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, РЕГЛАМЕНТ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.), а также печатать вразрядку (СПИСОК). Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы, применяемые при наборе текста приложения, должны быть идентичны применяемым при оформлении приказа.
3.4.1.16. В последнем пункте распорядительной части приказа (распоряжения), как правило, указывается должностное лицо, обладающее достаточными властными полномочиями в отношении исполнителей поручений (заданий) приказа (распоряжения), на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения). Этим лицом не может быть один из исполнителей поручений (заданий) приказа (распоряжения).
В определенных случаях контроль за исполнением приказа (распоряжения) возлагается на генерального директора ППК «Роскадастр» (лицо, исполняющее его обязанности) со следующей формулировкой последнего пункта: «Контроль за исполнением приказа (распоряжения) оставляю за собой».
3.4.1.17. Проект приказа (распоряжения) требует обязательного внутреннего согласования (визирования) и при необходимости — внешнего согласования.
Внешнее согласование осуществляется до представления проекта приказа (распоряжения) на подпись генеральному директору ППК «Роскадастр» (лицу, исполняющему его обязанности).
3.4.1.18. Визы внутреннего согласования проекта приказа (распоряжения) оформляются на оборотной стороне его последнего листа (листа согласования). В верхней части листа по центру текстового поля полужирным шрифтом № 14 печатается наименование подлежащего согласованию акта ППК «Роскадастр», например: «Лист согласования проекта приказа...». Далее через три-четыре межстрочных интервала располагаются должности, инициалы, фамилии и личная подпись согласующих, дата визирования. В случае совпадения должностного лица, визирующего приказ (распоряжение), и исполнителя его подпись ставится один раз. Визы должностных лиц располагаются согласно иерархии должностей сверху вниз через двойной интервал в алфавитном порядке (приложение № 6).
Виза исполнителя проставляется в левом нижнем углу листа согласования и печатается по левой границе текстового поля шрифтом № 10 (с указанием инициалов, фамилии, номера служебного телефона).
Лист согласования проекта приказа (распоряжения) составляется СПЦА ППК «Роскадастр», ответственным за его подготовку. Ответственность за полноту и правильность листа согласования проекта приказа (распоряжения) возлагается на начальника СПЦА ППК «Роскадастр» (лицо, официально его замещающее), ответственного за его подготовку,
3.4.1.19. В ходе согласования проекта приказа (распоряжения) работник, согласующий документ, принимает одно из следующих решений:
согласовать проект документа без замечаний;
согласовать проект документа с замечаниями;
указать, что не имеет отношения к проекту документа (рассмотрение вопроса, по которому принимается решение, не входит в обязанности работника).
Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если проект приказа (распоряжения) согласован с замечаниями, это означает, что замечания носят редакционный характер, и после их принятия исполнителем проект не требует повторного согласования.
При этом перед личной подписью визирующего или после нее делается пометка «замечания прилагаются» либо «с учетом замечаний».
Проект документа отклоняется лицом, согласующим документ, в случаях:
наличия существенных замечаний по проекту документа;
несогласия с проектом документа.
Несогласованный проект документа требует доработки по высказанным замечаниям, переоформления и повторного согласования.
Если при доработке проекта приказа (распоряжения) исполнитель принимает решение не учитывать замечание (замечания) лица (лиц), участвовавшего (участвовавших) в согласовании, исполнителем готовится реестр неучтенных замечаний, который вместе с проектом документа представляется генеральному директору ППК «Роскадастр» (лицу, исполняющему его обязанности). Реестр неучтенных замечаний подписывается начальником структурного подразделения-исполнителя.
Решение о том, принимать или не принимать неучтенные замечания, принимает генеральный директор ППК «Роскадастр» (лицо, исполняющее его обязанности).
В случае если генеральный директор ППК «Роскадастр» (лицо, исполняющее его обязанности) принимает решение о необходимости учесть замечания, отклоненные исполнителем, исполнитель дорабатывает проект документа в соответствии с высказанными замечаниями. При соглашении генерального директора ППК «Роскадастр» (лица, исполняющего его обязанности) с мнением исполнителя документ подписывается.
Оформление виз совместного с другими государственными органами приказа осуществляется на отдельном для каждого государственного органа листе согласования.
Внешнее согласование (с иными организациями) приложения к приказу (распоряжению) оформляется: грифом «СОГЛАСОВАНО» с указанием должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписью, ее расшифровкой и датой согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель руководителя
Федеральной налоговой службы
личная подпись, инициалы, фамилия, дата
Согласование, оформление письмом, протоколом и другим документом осуществляется следующим образом:
Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» в левом нижнем поле документа.
3.4.1.20. Приказы (распоряжения) собственноручно подписывает генеральный директор ППК «Роскадастр» или лицо, исполняющее его обязанности. Использование электронной подписи (далее — ЭП) при подписании организационно-распорядительных актов (приказы, распоряжения) по основной деятельности компании не допускается.
В состав реквизита «подпись» входят: сокращенное наименование должности — генеральный директор (и.о. генерального директора), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и выравнивается по левому краю.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем, например:
Генеральный директор (личная подпись) В.Л. Жданов И.о. генерального директора (личная подпись) К.А. Литвинцев
При подписании совместного с другими государственными органами приказа (распоряжения) несколькими руководителями государственных органов (организаций) их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, предусмотренной структурой федеральных органов исполнительной власти, утвержденной Указом Президента Российской Федерации, например:
Руководитель Генеральный директор Федеральной налоговой службы публично-правовой компании
"Роскадастр"
(личная подпись) Д.В. Егоров (личная подпись) В.Л. Жданов
Не допускаются подписи с предлогом «за» или косой чертой перед наименованием должности.
Внесение изменений в приказ (распоряжение) после его подписания допускается только соответствующим приказом (распоряжением).
3.4.1.21. Не допускается представлять на подпись генеральному директору ППК «Роскадастр» (лицу, исполняющему его обязанности) приказы (распоряжения) по основной деятельности без визы корректора.
3.4.1.22. Подписанный приказ (распоряжение) по основной деятельности передается для регистрации в отдел корреспонденции Управления делами.
Дата издания приказа (распоряжения) оформляется в соответствии с пунктом 3.3.6 Инструкции.
Регистрационный номер приказа по основной деятельности состоит из буквенного индекса «П», косой черты, порядкового номера в регистрационной базе СЭД ППК «Роскадастр» и двух последних цифр года через дефис, например: П/013-23.
Регистрационный номер распоряжения по основной деятельности состоит из буквенного индекса «Р», косой черты, порядкового номера в регистрационной базе СЭД ППК «Роскадастр» и двух последних цифр года через дефис, например: Р/022-23.
Регистрационные номера приказам (распоряжениям) присваиваются по порядку в течение календарного года, начиная с 1 (единицы).
Регистрационный номер совместного с иными государственными органами (организациями) приказа (распоряжения) состоит из регистрационных номеров каждого государственного органа (организации), расположенных в порядке их перечисления в приказе (распоряжении) последовательно, через косую черту.
3.4.1.23. Рассылка зарегистрированных приказов и распоряжений (не являющихся документами ограниченного пользования) осуществляется отделом корреспонденции Управления делами по СЭД в виде электронных копий документов в соответствии с указателем рассылки (приложение № 8). Кроме того, в обозначенном указателе рассылки проставляется отметка о необходимости размещения документа в Едином информационном ресурсе организационно-распорядительных документов ППК «Роскадастр», функционирующем на базе справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». Ответственность за проставление отметки возлагается на исполнителя и руководителя СПЦА, подготовившего приказ/распоряжение.
3.4.1.24. Оригиналы приказов (распоряжений) ППК «Роскадастр» по основной деятельности хранятся в отделе корреспонденции Управления делами, где формируются в соответствующие номенклатурные дела.
Образец оформления приказа по основной деятельности приведен в приложении № 32 к Инструкции.
3.4.1.25. Оригиналы приказов ППК «Роскадастр» об утверждении и введении в действие структуры, штатной численности и штатного расписания ППК «Роскадастр» и заверенные в установленном порядке Управлением кадрового обеспечения копии приложений к ним хранятся в отделе корреспонденции Управления делами, а оригиналы приложений и заверенные копии приказов — в соответствующих номенклатурных делах Управления кадрового обеспечения.
3.4.2. Порядок подготовки и оформления приказов и распоряжений по кадровым вопросам
3.4.2.1. Порядок подготовки и оформления приказов (распоряжений ППК «Роскадастр» по кадровым вопросам (личному составу) и приложений к ним (в том числе визирование, размеры полей, реквизиты, межстрочные интервалы и т.д.) аналогичен порядку, установленному для приказов (распоряжений) по основной деятельности (подраздел 3.4.1), с учетом особенностей, изложенных в настоящем подразделе.
3.4.2.2. Приказами по личному составу, издаваемыми по вопросам, связанным с трудовой деятельностью конкретного лица (лиц), оформляются решения генерального директора ППК «Роскадастр» (лица, исполняющего его обязанности):
о приеме на работу, назначении на должности, освобождении от замещаемых должностей, переводе, увольнении;
о премировании работников центрального аппарата ППК «Роскадастр» и директоров филиалов ППК «Роскадастр»;
об установлении ежемесячной процентной надбавки к должностному окладу за работу со сведениями, составляющими государственную тайну, работникам центрального аппарата ППК «Роскадастр» и директорам филиалов ППК «Роскадастр»; работникам структурных подразделений по защите государственной тайны центрального аппарата ППК «Роскадастр»;
о командировании работников центрального аппарата ППК «Роскадастр» в пределах и за пределы территории Российской Федерации на основании решения генерального директора ППК «Роскадастр»;
об утверждении планов повышения квалификации работников центрального аппарата ППК «Роскадастр» и филиалов ППК «Роскадастр»;
о поощрении работников центрального аппарата ППК «Роскадастр» и филиалов ППК «Роскадастр»;
о выплате материальной помощи;
о ежегодных основных оплачиваемых отпусках и дополнительных оплачиваемых отпусках в связи с ненормированным рабочим днем, за работу в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к районам Крайнего Севера;
другим вопросам кадровой деятельности ППК «Роскадастр».
3.4.2.3. Распоряжениями по кадровым вопросам оформляются решения генерального директора ППК «Роскадастр» (лица, исполняющего его обязанности):
о командировании работников центрального аппарата ППК «Роскадастр» на территории Российской Федерации в соответствии с утвержденным планом-графиком проверок и служебных командировок на текущий год, утверждаемым соответствующим приказом, или на основании поручения (решения) генерального директора ППК «Роскадастр» (лица, исполняющего его обязанности).
3.4.2.4. Проекты приказов (распоряжений) по личному составу центрального аппарата ППК «Роскадастр» подготавливает Управление кадрового обеспечения на основании:
указаний (поручений) генерального директора ППК «Роскадастр» (лица, исполняющего его обязанности);
письменных представлений заместителей генерального директора ППК «Роскадастр»;
письменных представлений начальников СПЦА ППК «Роскадастр» (лиц, официально их замещающих);
письменных заявлений работников центрального аппарата ППК «Роскадастр» в установленных трудовым законодательством случаях;
служебных записок начальников СПЦА ППК «Роскадастр» (лиц, официально их замещающих) (при подготовке проектов приказов (распоряжений) о командировании), адресованных начальнику Управления кадрового обеспечения, — при плановом командировании;
указаний (поручений) генерального директора ППК «Роскадастр» (лица, исполняющего его обязанности) — при внеплановом командировании.
3.4.2.5. Проекты приказов (распоряжений) по личному составу о приеме на работу, переводе, в том числе в филиалы ППК «Роскадастр» и из филиалов ППК «Роскадастр» в центральный аппарат ППК «Роскадастр», поощрении, премировании, оказании материальной помощи, командировках, отпусках, увольнении работников, о наложении и снятии дисциплинарных взысканий оформляются Управлением кадрового обеспечения на бумажном носителе (с обязательным визированием непосредственного исполнителя и начальника отдела) по представлениям структурных подразделений ППК «Роскадастр», филиалов ППК «Роскадастр» и согласовываются со следующими должностными лицами в следующем порядке:
-
главным бухгалтером ППК «Роскадастр» или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, — в отношении работников центрального аппарата ППК «Роскадастр»; начальником Финансово-экономического управления — в отношении работников филиалов ППК «Роскадастр»;
-
заместителем генерального директора, курирующим Управление бухгалтерского учета и отчетности и Финансово-экономическое управление;
-
начальником Правового управления (проекты приказов об отстранении от работы, о применении и снятии дисциплинарных взысканий и расторжении трудовых договоров (увольнении работников) по инициативе работодателя и обстоятельствам, не зависящим от воли сторон).
Проекты приказов о приеме (назначении), об увольнении, о переводе работников филиалов ППК «Роскадастр» на должности директора, заместителя директора, заместителя директора — главного технолога, главного бухгалтера филиала ППК «Роскадастр» и на должности работников центрального аппарата ППК «Роскадастр», а также работников центрального аппарата ППК «Роскадастр» согласовываются с заместителем генерального директора ППК «Роскадастр» по курируемым направлениям деятельности работника.
Проекты приказов (распоряжений) о приеме (назначении), переводе, возложении исполнения обязанностей на период отсутствия основного работника, об увольнении работников центрального аппарата ППК «Роскадастр» и работников филиалов ППК «Роскадастр», предусматривающие наличие допуска к государственной тайне, согласовываются с начальником Отдела по защите государственной тайны.
3.4.2.6. Проекты приказов (распоряжений) по личному составу представляются на подпись генеральному директору ППК «Роскадастр» (лицу, исполняющему его обязанности) или его заместителю в соответствии с распределением обязанностей начальником Управления кадрового обеспечения или в его отсутствие — заместителем.
3.4.2.7. Проекты распоряжений о командировании на территории Российской Федерации работников центрального аппарата ППК «Роскадастр» и командировочные удостоверения Управление кадрового обеспечения оформляет на бумажном носителе в следующем порядке:
при плановом командировании (в соответствии с утвержденным планом командировок на соответствующий год) — на основании служебных записок начальников СПЦА ППК «Роскадастр» (лиц, официально их замещающих), адресованных начальнику Управления кадрового обеспечения (лицу, официально его замещающему);
при внеплановом командировании — в соответствии с резолюциями генерального директора ППК «Роскадастр» (лица, исполняющего его обязанности) на адресованных ему служебных записках начальников СПЦА ППК «Роскадастр» (лиц, официально их замещающих).
Проекты распоряжений о командировании представляются на подпись генеральному директору (лицу, исполняющему его обязанности) или его заместителю в соответствии с распределением обязанностей начальником Управления кадрового обеспечения или в его отсутствие — заместителем.
Не допускается приказ (распоряжение) по основной деятельности о проведении проверок филиалов ППК «Роскадастр» совмещать в одном документе с распоряжением по личному составу о командировании работников, включенных в состав проверяющей комиссии.
3.4.2.8. Приказы (распоряжения) по личному составу (кадровым вопросам) печатаются в одном экземпляре на бланках установленного образца (приложения № 3, 4). Приказы по личному составу допустимо печатать по форме, утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
В заголовок приказа (распоряжения) по личному составу включаются наименование действия, фамилия, инициалы работников, в отношении которых это действие осуществляется, например: «О назначении Иванова И.И.», «О переводе Петрова В.В.», «Об увольнении Николаева С.А.». Более четырех работников указываются в заголовке обобщенно, например: «О поощрении работников Управления делами».
Текст приказа (распоряжения) по личному составу может состоять как из двух частей — констатирующей (преамбулы) и распорядительной, так только из распорядительной части.
Констатирующая часть может начинаться устойчивыми формулировками «В связи», «В соответствии», «Во исполнение», «На основании», «В целях» и т.п.
Распорядительная часть начинается словами «Назначить...», «Перевести...», «Освободить...» и т.п.
В приказах о назначении на должность работника необходимо указывать фамилию, имя, отчество (полностью), на какую должность и в какое структурное подразделение назначается работник, должностной оклад согласно штатному расписанию, а также, при необходимости, срок действия трудового договора, особые условия работы.
В приказах об увольнении указываются дата и основание увольнения в соответствии с законодательством Российской Федерации.
При отсутствии в приказе (распоряжении) констатирующей части в конце текста указываются документы, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения), например:
Основание: приказ Минэкономразвития России от 21.08.2015 № 235-л «О назначении Петровой А.О.», заявление Петровой А.О.
3.4.2.9. Приказы (распоряжения) ППК «Роскадастр» по личному составу (кадровым вопросам) регистрируются в Управлении кадрового обеспечения в журнале в день их подписания и имеют отдельный порядок регистрации.
В приказах по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, повышении квалификации, поощрении, об отпуске без сохранения заработной платы) со сроком хранения 50 лет регистрационный номер дополняется буквенными индексами «лс», в приказах по личному составу со сроком хранения 5 лет к порядковому номеру добавляются буквенные индексы «о» (о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах), «к» (о направлении в командировку в пределах Российской Федерации) и «з» (о направлении в командировку за пределы Российской Федерации).
В приказах по личному составу об установлении и ведении трудовых отношений с работниками центрального аппарата ППК «Роскадастр» индекс дополняется буквой «ц» (например: «122-лсц», № 12-оц, № 22-кц, № 2-зц).
В приказах по личному составу об установлении и ведении трудовых отношений с работниками филиалов ППК «Роскадастр» индекс дополняется буквой «ф» (например: «122-лсф», № 12-оф, № 22-кф, № 2-зф).
В приказах по личному составу о поощрении работников центрального аппарата ППК «Роскадастр» и филиалов ППК «Роскадастр» индекс дополняется буквой «п» (например: «12-лсп»).
Регистрация приказов по личному составу об установлении и ведении трудовых отношений с работниками центрального аппарата ППК «Роскадастр» и с работниками филиалов ППК «Роскадастр» осуществляется в отдельных журналах регистрации приказов.
3.4.2.10. Подлинники приказов и распоряжений по кадровым вопросам хранятся в Управлении кадрового обеспечения в соответствии с номенклатурой дел до передачи их в архив ППК «Роскадастр».
3.4.2.11. Копии приказов (распоряжений) по кадровым вопросам удостоверяются печатью в порядке, предусмотренном пунктом 3.3.20 Инструкции, и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителями.
3.4.3. Положения, правила, инструкции
3.4.3.1. В центральном аппарате ППК «Роскадастр» положения, правила, инструкции утверждаются путем издания приказов (распоряжений) об их утверждении или проставления грифа утверждения должностным лицом ППК «Роскадастр». При утверждении приказом (распоряжением) указанные документы оформляются в виде приложений к ним и являются их неотъемлемой частью.
Положения подготавливаются в том случае, если в них устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции ППК «Роскадастр».
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для исполнения.
В инструкциях излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
3.4.3.2. Текст положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается», «имеет право», «рекомендуется».
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил.
Основной текст положения (правил, инструкции и т.д.) может делиться на главы (разделы), пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
При этом пункты нумеруют в пределах раздела. Номер пункта должен состоять из номера раздела и номера пункта, разделенных точками (например, 2.3.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.).
Наименования глав (разделов) центрируются относительно границ текста и выделяются полужирным шрифтом. Допускается отделять наименование глав (разделов) от текста одним межстрочным интервалом (до и после).
Таблицы, графики, карты, схемы к положению (правилам, инструкциям) должны оформляться в виде самостоятельных приложений к ним, а соответствующие пункты указанных документов должны иметь ссылки на эти приложения.
При оформлении таблиц, размещаемых более чем на одной странице, наименования граф таблицы должны повторяться на каждой странице (допустимо пронумеровать графы таблицы на первой странице, а на следующих страницах печатать только номера соответствующих граф).
В положениях (правилах, инструкциях) могут помещаться отдельные положения законодательных актов Российской Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты и официальный источник их опубликования.
3.4.4. Договоры, соглашения, контракты
3.4.4.1. Проекты заключаемых ППК «Роскадастр» договоров (соглашений, контрактов) разрабатываются и оформляются структурными подразделениями в рамках их компетенции в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами, международными договорами, а также поручениями генерального директора ППК «Роскадастр» (лица, исполняющего его обязанности) или его заместителя.
3.4.4.2. Проекты договоров (соглашений, контрактов) оформляются на стандартных листах бумаги согласно общим требованиям, предъявляемым к оформлению документов, с учетом требований для конкретных видов договоров, и подписываются в количестве экземпляров, равном количеству участвующих в договорных отношениях сторон, если иное не установлено самим договором.
3.4.4.3. Экземпляр проекта договора (соглашения, контракта), который остается в ППК «Роскадастр», визируется в нижней части оборотной стороны последнего (подписного) листа договора (соглашения, контракта):
исполнителем и начальником структурного подразделения, ответственного за его подготовку (лицом, официально его замещающим);
начальниками заинтересованных СПЦА (лицами, официально их замещающими);
начальником Правового управления, его заместителем или иным уполномоченным должностным лицом;
заместителями генерального директора ППК «Роскадастр» в соответствии с распределением обязанностей.
Договоры, подготовленные контрагентом, передаются на экспертизу в структурные подразделения ППК «Роскадастр» в соответствии с их компетенцией, затем оформляются и визируются в аналогичном порядке.
3.4.4.4. Договоры представляются на подпись генеральному директору ППК «Роскадастр» (лицу, исполняющему его обязанности) уполномоченным им должностным лицом, заместителю генерального директора ППК «Роскадастр» — начальником структурного подразделения, ответственного за их подготовку (лицом, официально его замещающим).
Подпись на каждом экземпляре договора (соглашения, контракта) заверяется гербовой печатью ППК «Роскадастр» (в случаях, установленных законодательством Российской Федерации), после чего все экземпляры договора передаются на регистрацию в соответствующее структурное подразделение, к полномочиям которого относится регистрация данного вида договора (соглашения, контракта).
3.4.4.5. Договоры (соглашения) без финансовых и материальных обязательств между сторонами регистрируются и хранятся в отделе корреспонденции Управления делами.
Регистрационный номер договоров (соглашений) без финансовых и материальных обязательств между сторонами состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего документ, индекса «Д», порядкового номера в пределах календарного года, косой черты, календарного года, например:
Лицензии, выданные ППК «Роскадастр» на осуществление отдельных видов деятельности, подлежат учету и внесению в СЭД отделом корреспонденции Управления делами и хранятся в СПЦА по направлению деятельности.
Договоры (соглашения), лицензии и иные аналогичные документы, относящиеся непосредственно к средствам криптографической защиты информации, регистрируются и хранятся в Управлении информационной безопасности.
Соглашения о подключении к веб-сервисам Росреестра регистрируются отделом корреспонденции Управления делами и хранятся в Управлении информационной безопасности.
3.4.4.6. Договоры (государственные контракты), заключаемые центральным аппаратом ППК «Роскадастр» с организациями и предусматривающие какие-либо финансовые обязательства сторон, обеспечение хозяйственного и бытового обслуживания, в обязательном порядке визируются начальниками Управления закупок и договоров, Управления делами.
3.4.4.7. Трудовые договоры оформляются Управлением кадрового обеспечения в двух экземплярах по правилам и образцам, установленным Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами, затем подписываются работником и представителем нанимателя — генеральным директором ППК «Роскадастр» (лицом, исполняющим его обязанности) и заверяются печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Один экземпляр трудового договора передается работнику, второй помещается в его личное дело в соответствии с номенклатурой дел центрального аппарата ППК «Роскадастр».
3.4.4.8. Не допускается передача договоров на регистрацию без подписи генерального директора ППК «Роскадастр» (лица, исполняющего его обязанности) или его заместителя.
Присвоение регистрационного номера договорам (соглашениям, контрактам) его исполнителем или иным должностным лицом не допускается, если данные полномочия не установлены его должностной инструкцией.
Порядок организации деятельности по договорам (соглашениям, контрактам), требующим финансового обеспечения, регулируется действующими нормативными актами ППК «Роскадастр».
3.4.4.9. Экземпляр договора (соглашения, контракта), предназначенный ППК «Роскадастр» (с визами должностных лиц ППК «Роскадастр»), остается на хранении в структурном подразделении, осуществившем его регистрацию.
3.4.5. Доверенности
3.4.5.1. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое генеральным директором ППК «Роскадастр» (лицом, исполняющим его обязанности) работнику центрального аппарата ППК «Роскадастр», работникам филиалов ППК «Роскадастр» или другим лицам для представительства ППК «Роскадастр» перед третьими лицами.
Доверенности на право заключения договоров, совершения иных действий от имени ППК «Роскадастр», представления интересов ППК «Роскадастр» в иных государственных органах (организациях), судах Российской Федерации оформляются в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Порядок оформления доверенностей в ППК «Роскадастр» установлен соответствующим приказом ППК «Роскадастр».
3.4.5.2. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права определенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (ППК «Роскадастр») перед третьими лицами и содержит следующие сведения:
полное наименование ППК «Роскадастр»;
фамилию, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;
основания, подтверждающие полномочия генерального директора ППК «Роскадастр»;
наименование организации, в которой проводятся действия по доверенности;
Доверенность может содержать разрешение или запрет на дальнейшее передоверие, а также образец подписи лица, получившего доверенность.
3.4.5.3. Доверенности представляются на подпись генеральному директору ППК «Роскадастр» (лицу, исполняющему его обязанности).
Подпись заверяется оттиском гербовой печати ППК «Роскадастр» в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.
Доверенности подготавливаются и оформляются в 2 экземплярах.
3.4.5.4. По истечении срока действия доверенности она подлежит передаче в Правовое управление, где подшивается в номенклатурные дела вместе с визовым экземпляром.
Порядок и сроки хранения доверенностей устанавливаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел ППК «Роскадастр».
3.4.6. Протоколы совещаний (заседаний)
3.4.6.1. Протоколами в центральном аппарате ППК «Роскадастр» оформляются решения, принятые на совещаниях у генерального директора, заместителей генерального директора, начальников (заместителей начальников) СПЦА ППК «Роскадастр» (далее — совещания), за исключением решений, принятых на совещаниях, проводимых в целях изучения деловых и управленческих качеств кандидатов для назначения (перевода) на вакантные должности в ППК «Роскадастр».
3.4.6.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Ведение записей в ходе совещания (заседания), сбор материалов и подготовка проекта протокола возлагаются на структурное подразделение, ответственное за подготовку соответствующего протокола.
Проект протокола совещания у генерального директора ППК «Роскадастр» (лица, исполняющего его обязанности) разрабатывается структурным подразделением или работником, назначенным ответственным за проведение совещания по решению генерального директора, подписывается секретарем и представляется генеральному директору ППК «Роскадастр» (лицу, исполняющему его обязанности) в срок не позднее одного рабочего дня после проведения совещания, если иное не предусмотрено актами ППК «Роскадастр».
Протоколы совещаний у генерального директора ППК «Роскадастр» (лица, исполняющего его обязанности), заместителей генерального директора ППК «Роскадастр», а также выписки из протоколов указанных совещаний подготавливаются и оформляются структурными подразделениями, назначенными ответственными за проведение совещания. Хранятся указанные протоколы в отделе корреспонденции Управления делами, если иное не установлено распорядительными актами ППК «Роскадастр».
Протоколы внутренних рабочих групп и временных совещательных органов, создаваемых в ППК «Роскадастр», регистрируются и хранятся в отделе корреспонденции Управления делами, если иное не установлено распорядительными актами ППК «Роскадастр».
Протоколы совещаний оформляются на стандартных листах бумаги с необходимыми реквизитами протокола.
3.4.6.3. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов государственных органов (организаций), принимавших участие в заседании.
3.4.6.4. Подписанный протокол совещания у генерального директора ППК «Роскадастр» (лица, исполняющего его обязанности) регистрируется отделом корреспонденции Управления делами. Регистрационный номер протокола совещания у генерального директора ППК «Роскадастр» (лица, исполняющего его обязанности) состоит из знака «N», порядкового номера в пределах календарного года, косой черты, календарного года, например:
Подписанный протокол совещания у заместителя генерального директора, начальника (заместителя начальника) СПЦА ППК «Роскадастр» (лица, официально его замещающего) регистрируется в отделе корреспонденции Управления делами. Регистрационный номер протокола совещания у начальника (заместителя начальника) СПЦА ППК «Роскадастр» (лица, официально его замещающего) состоит из знака «N», буквенного индекса «ПР», косой черты, календарного года, порядкового номера в пределах календарного года через дефис, например:
Подписанные протоколы заседаний Совета технологов ППК «Роскадастр» (далее — Совет технологов) регистрируются в отделе корреспонденции Управления делами. Регистрационный номер протокола Совета технологов состоит из знака «N», буквенного индекса «СТ», косой черты, календарного года, порядкового номера в пределах календарного года через дефис, например:
Нумерация для регистрации протоколов совещаний у руководства ППК «Роскадастр» (за исключением совещаний у генерального директора ППК «Роскадастр») и начальников СПЦА ППК «Роскадастр» (лиц, официально замещающих) единая.
Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом.
3.4.6.5. Протоколы совместных заседаний с иными государственными органами (организациями) оформляются на стандартном листе бумаги и имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов государственных органов (организаций), принимавших участие в заседании, оформленные через косую черту в той последовательности, в какой они указаны в протоколе.
3.4.6.6 Протокол имеет реквизиты, которые располагаются в следующем порядке:
наименование компании (указывается полное официальное наименование ППК «Роскадастр»);
вид документа (если протокол оформляется на стандартном листе бумаги, слово «ПРОТОКОЛ» печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом № 14 и выравнивается по центру текстового поля);
наименование вида заседания или совещания (отделяется от предыдущего реквизита двойным межстрочным интервалом, печатается полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру текстового поля);
место проведения совещания (заседания) (печатается через двойной межстрочный интервал после реквизита «вид заседания или совещания», отделяется от него чертой и выравнивается по центру текстового поля);
дата и номер протокола (дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через двойной межстрочный интервал после предыдущего реквизита; номер протокола обозначается цифрами и может включать буквенные индексы);
текст протокола (печатается через полуторный межстрочный интервал или через одинарный межстрочный интервал в случае подготовки многостраничного протокола);
подпись (отделяется от текста тремя межстрочными одинарными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию);
наименование должности (печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки);
расшифровка подписи (располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем).
3.4.6.7. Протоколы в центральном аппарате ППК «Роскадастр» издаются в форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются должность, инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших лиц, повестка дня. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей — их фамилии и инициалы (фамилии могут быть указаны в алфавитном порядке). Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
| Присутствовали: | ||
|---|---|---|
| заместители генерального директора ППК "Роскадастр": | ||
| работники центрального аппарата ППК "Роскадастр": | фамилии и инициалы; | |
| директора филиалов ППК "Роскадастр": | фамилии и инициалы. |
Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола указывается общее количество присутствующих и дается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру текстового поля размером шрифта N 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала.
Под чертой указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса (СЛУШАЛИ:). Фамилии и инициалы печатаются через одинарный межстрочный интервал.
Если содержание докладов и выступлений прилагается к протоколу в виде отдельных материалов, то в этом случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается".
При принятии решения об утверждении какого-либо документа в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагаться к протоколу.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, излагается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол подписывается председательствующим на совещании (заседании) и секретарем совещания (заседания).
3.4.6.8. Номера постановлений (решений), принятых на совещаниях (заседаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
3.4.6.9. Контроль исполнения пунктов протоколов совещаний у руководства ППК "Роскадастр" (за исключением протоколов совещаний у генерального директора ППК "Роскадастр") осуществляет структурное подразделение, ответственное за проведение совещания. Контроль исполнения пунктов протоколов совещаний у генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности) осуществляет Управление внутреннего мониторинга и контроля. Протоколы совещаний у руководства ППК "Роскадастр" рассылаются отделом корреспонденции Управления делами в соответствии с указателем рассылки протокола.
Указатель рассылки протокола совещания (заседания) составляет и подписывает работник, а также начальник структурного подразделения, ответственного за подготовку данного совещания (заседания). В указатель рассылки протокола совещания включаются должностные лица ППК "Роскадастр" по указанию председательствующего.
3.4.6.10. Оригиналы протоколов, регистрируемых в отделе корреспонденции Управления делами, хранятся в отделе корреспонденции Управления делами, где формируются в соответствующие номенклатурные дела, за исключением протоколов совещаний у начальников (заместителей начальника) СПЦА ППК "Роскадастр" (лиц, официально их замещающих).
Протоколы совещаний у начальника (заместителя начальника) СПЦА ППК "Роскадастр" (лица, официально его замещающего) хранятся в структурном подразделении, ответственном за проведение совещания (заседания), и формируются в соответствующие номенклатурные дела.
Образец оформления протокола приведен в приложении N 9 к Инструкции.
3.4.7. Выписки из документов
3.4.7.1 Выписка из документа - копия части документа, заверенная в установленном порядке;
Выписка из документа оформляется в случае отсутствия необходимости в копировании всего документа либо исходя из конфиденциальности содержащейся в нем информации.
3.4.7.2 Выписка из документа должна содержать следующие реквизиты:
наименование организации - автора документа;
наименование вида документа, из которого делается выписка (выписка из приказа, выписка из протокола и т.д.);
дата и номер подлинного документа, из которого делается выписка;
место составления (при наличии данного реквизита в подлиннике документа);
часть текста (при оформлении выписки из приказа (распоряжения) его констатирующая часть записывается полностью (при наличии), а из постановляющей части тот пункт, который необходим);
подпись (наименование должности лица, подписавшего подлинный документ. Вместо личной подписи указывается слово "Подпись", далее инициалы и фамилия лица, подписавшего документ);
заверительная надпись (оформляется в соответствии с пунктом 3.3.22 Инструкции).
Пример оформления выписки из документа приведен в приложении N 37 к Инструкции.
3.5. Общие требования к организации служебной переписки
3.5.1 В центральном аппарате ППК "Роскадастр" служебными письмами оформляются:
ответы об исполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
ответы об исполнении поручений Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан по вопросам, относящимся к компетенции ППК "Роскадастр";
письма, отзывы и заключения на проекты законодательных и иных нормативно-правовых актов;
ответы на парламентские или депутатские запросы;
ответы на обращения граждан и организаций;
инициативные письма по вопросам, относящимся к компетенции ППК "Роскадастр";
3.5.2. Сроки подготовки служебных писем-ответов устанавливаются указаниями по исполнению документов генерального директора (лица, исполняющего его обязанности), заместителей генерального директора ППК "Роскадастр" на основании сроков исполнения поручений, запросов в соответствии с требованиями пунктов 5.2.1 - 5.2.9 Инструкции.
Сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками СПЦА ППК "Роскадастр" (лицами, официально их замещающими).
3.5.3. Служебные письма печатаются на бланках ППК "Роскадастр" с воспроизведением эмблемы ППК "Роскадастр".
Служебные письма, направляемые Президенту Российской Федерации, подписывает генеральный директор ППК "Роскадастр" (лицо, исполняющее его обязанности).
Служебные письма, направляемые Правительству Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарату Правительства Российской Федерации, депутатам Государственной Думы, членам Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, федеральным министерствам и ведомствам, органам государственной власти субъектов Российской Федерации и органам местного самоуправления, подписывает генеральный директор, заместители генерального директора, советники генерального директора, начальники или заместители начальника СПЦА ПИК "Роскадастр", а также начальник отдела корреспонденции Управления делами.
Служебные письма, направляемые в филиалы ППК "Роскадастр", подписывают генеральный директор, заместители генерального директора, советники генерального директора, начальники или заместители начальника СПЦА ППК "Роскадастр", а также начальник отдела корреспонденции Управления делами. Допускается направление судебной корреспонденции в филиалы ППК "Роскадастр" служебным письмом за подписью начальника отдела Правового управления.
Служебные письма, направляемые федеральным органам исполнительной власти, органам государственной власти субъектов Российской Федерации или органам местного самоуправления, подготовленные в рамках рассмотрения документов о размещении на публичной кадастровой карте схем расположения земельных участков на кадастровом плане территории или дополнительных сведений, подписывают начальники СПЦА ППК "Роскадастр" или лица, официально их замещающие.
Ответы на обращения, направляемые физическим, юридическим лицам, органам государственной власти, органам местного самоуправления, должностным лицам, подписываются генеральным директором, заместителями генерального директора, советниками генерального директора, начальниками или заместителями начальника СПЦА ППК "Роскадастр" (в рамках компетенции СПЦА), а также начальником отдела корреспонденции Управления делами.
При направлении ответа на такое обращение письмо подписывается:
при первичном обращении генеральным директором, заместителем генерального директора, советником генерального директора, начальником или заместителем начальника СПЦА ППК "Роскадастр", а также начальником отдела корреспонденции Управления делами;
при повторном обращении (в случае если заявитель жалуется на ответ) генеральным директором, заместителем генерального директора, советником генерального директора или начальником СПЦА ППК "Роскадастр";
при последующем обращении (в случае если заявителя не устроил ответ на предыдущее обращение) генеральным директором или заместителем генерального директора ППК "Роскадастр";
при очередном обращении по тому же вопросу (в случае если заявителя не устроил ответ, направленный заместителем генерального директора) генеральным директором ППК "Роскадастр".
Служебные письма, направляемые физическим, юридическим лицам, подписывают генеральный директор, его заместители, начальники или заместители начальника СПЦА ППК "Роскадастр", а также начальник отдела корреспонденции Управления делами.
3.5.4. Второй экземпляр проекта служебного письма визируется в нижней части лицевой стороны листа в следующей последовательности:
начальником структурного подразделения-исполнителя или лицом, официально его замещающим;
заместителем генерального директора ППК "Роскадастр" в соответствии с распределением обязанностей, корректором и начальником Финансово-экономического управления, если письмо подписывается генеральным директором ППК "Роскадастр" (лицом, исполняющим его обязанности).
3.5.5. Отказ от рассмотрения служебных писем и прилагаемых документов, поступивших на согласование (визирование) в установленном порядке, не допускается.
3.5.6. Лица, визирующие служебное письмо, наряду с исполнителем несут ответственность за его содержание в пределах своей компетенции.
3.5.7. Если по результатам визирования проект служебного письма подлежит существенному изменению (изменение концепции документа, сроков, отдельных разделов текста, дополнение новыми разделами, замена исполнителей, замечания юридического характера и т.д.), то проводится повторное визирование соответствующими должностными лицами.
3.5.8. Проекты служебных писем, подготовленные за подписью генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности), в обязательном порядке проверяются и визируются корректором, а также визируются начальником Финансово-экономического управления.
3.5.9. Проект служебного письма представляется на подпись вместе с визовым экземпляром, приложениями (при наличии) и материалами, являющимися основанием для его подготовки.
3.5.10. Приложения справочного характера подписываются начальником или заместителем начальника структурного подразделения-исполнителя либо лицом, официально его замещающим.
3.5.11 Помимо реквизитов бланка ППК "Роскадастр" служебные письма имеют следующий состав реквизитов:
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
гриф ограничения доступа к документу
отметка о конфиденциальности (реквизит проставляется в служебных письмах, содержащих информацию ограниченного распространения).
В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.
Реквизиты служебного письма оформляются в соответствии с требованиями подраздела 3.3 Инструкции.
3.5.12. Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если оно подлежит рассмотрению и принятию по нему решения именно этим должностным лицом, либо если такое письмо является ответом на обращение (запрос), подписанное данным должностным лицом.
3.5.13. Служебные письма, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.
3.5.14. В случае если ППК "Роскадастр" является ответственным исполнителем, служебные письма, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.
3.5.15. Текст служебного письма излагается от третьего лица единственного числа, так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени ППК "Роскадастр" либо от первого лица множественного числа. Например: "ППК "Роскадастр" рассмотрела...", "Публично-правовая компания "Роскадастр" полагает...", "Сообщаем...", "Направляем...".
3.5.16. Если служебное письмо носит конфиденциальный характер, то текст излагается от первого лица единственного числа: "Прошу...", "Направляю...", "Считаю необходимым...".
Основные требования к оформлению служебного письма изложены в подразделе 3.1 Инструкции.
Образец оформления служебного письма приведен в приложении N 12 к Инструкции.
3.5.17. Все служебные письма, за исключением писем, подписание которых осуществляется на бумажном носителе в соответствии с нормами действующего законодательства либо локального правового акта, подписываются при помощи ЭП.
3.6. Служебные, докладные, объяснительные записки
3.6.1. Докладные, служебные, объяснительные записки (в том числе личные заявления) относятся к внутренним документам и служат для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами. Они используются для документального оформления различных решений, в том числе кадровых, служат основанием для издания актов ППК "Роскадастр" (приказов, распоряжений).
3.6.2. Докладная записка - документ, который адресуется генеральному директору (лицу, исполняющему его обязанности), заместителю генерального директора, советнику генерального директора, начальнику СПЦА ППК "Роскадастр" (лицу, официально его замещающему) с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса либо содержит выводы и предложения с целью информирования о фактах, событиях, сложившихся ситуациях, требующих принятия определенного решения, либо о выполнении распоряжений или завершении каких-либо работ, поручений и планов.
Докладная записка составляется в случаях, когда компетенции работника или начальника СПЦА ППК "Роскадастр" (лица, официально его замещающего) недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или для предупреждения возможных негативных ситуаций, связанных с проведением различных проверок, награждением, поощрением, выделением новых штатных единиц, командированием работников, нарушением требований актов ППК "Роскадастр" и т.д.
При оформлении докладной записки указывается наименование вида документа ("Докладная записка"), которое располагается ниже реквизита "адресат" на два межстрочных интервала.
Текст докладной записки может состоять из двух или трех частей.
В первой части (констатирующей) излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа, во второй - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей - конкретные выводы, просьбы и предложения. Вторая, аналитическая, часть может отсутствовать.
Докладная записка подписывается:
исполнителем - если она представляется начальнику СПЦА ППК "Роскадастр" или его заместителю;
начальником СПЦА ППК "Роскадастр" (лицом, официально его замещающим) - если представляется заместителю генерального директора, советнику генерального директора;
заместителем генерального директора, советником генерального директора, начальником СПЦА ППК "Роскадастр" (лицом, официально его замещающим), находящимся в прямом подчинении у генерального директора ППК "Роскадастр", - если представляется генеральному директору (лицу, исполняющему его обязанности).
3.6.3. Служебная записка - документ внутренней деловой переписки между СПЦА ППК "Роскадастр" или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.
Служебная записка предназначена для координации действий структурных подразделений и работников внутри центрального аппарата ППК "Роскадастр", оперативного обмена документированной служебной информацией. Служебные записки составляются по инициативе работника, а также в рамках исполнения поручения руководства по тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию структурного подразделения или должностного лица и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу, но находится в зависимости от выполнения своих функций смежным структурным подразделением или должностным лицом.
Служебная (докладная) записка визируется исполнителем (исполнителями), его непосредственным руководителем и подписывается:
начальником или заместителем начальника СПЦА ППК "Роскадастр" (лицом, официально его замещающим) - если представляется в СПЦА ППК "Роскадастр" или курирующему заместителю генерального директора;
заместителем генерального директора, советником генерального директора, начальником или заместителем начальника СПЦА ППК "Роскадастр" (лицом, официально его замещающим), находящимся в прямом подчинении у генерального директора ППК "Роскадастр", либо начальником отдела корреспонденции Управления делами (лицом, его замещающим) - если представляется советнику генерального директора, заместителю генерального директора, генеральному директору (лицу, исполняющему его обязанности).
Служебные (докладные) записки регистрируются в базе данных СЭД ППК "Роскадастр" "Служебные записки" работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.
Регистрационный номер служебной (докладной) записки состоит из индекса структурного подразделения ППК "Роскадастр", издавшего документ, порядкового номера в пределах календарного года, букв "СЗ" или "ДЗ", а также двух последних цифр года, например: 05-0067-СЗ/23, 07-0765-ДЗ/23.
Регистрационный номер служебной (докладной) записки за подписью руководства ППК "Роскадастр" присваивается отделом корреспонденции Управления делами и состоит из индекса "01", порядкового номера в пределах календарного года, букв "СЗ" или "ДЗ" и двух последних цифр года, например: 01-0058-ДЗ/23.
Служебные (докладные) записки рассылаются адресатам в электронном виде по СЭД ППК "Роскадастр".
Допускается не размещать в СЭД электронные образы документов в соответствии с требованиями п. 6.2.6.
Служебные (докладные) записки с пометкой "без размещения в СЭД" передаются адресатам в бумажном виде.
3.6.4. Докладная и служебная записки имеют, как правило, реквизиты, изложенные в разделе 3.3 Инструкции, исключая пункты 3.3.2 - 3.3.5, 3.3.9, 3.3.12, 3.3.20.
Образец оформления служебной (докладной) записки приведен в приложении N 13.
3.6.5. В случае если обращение к руководству ППК "Роскадастр" связано с решением личных вопросов работника, заявление составляется рукописным способом.
3.6.6. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения правил внутреннего трудового распорядка, трудовой или технологической дисциплины (опоздание на работу, прогул, отсутствие на рабочем месте и др.), поясняющий какое-либо действие, факт, поступок, происшествие, сложившуюся ситуацию, поступок или поведение отдельных работников.
Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги.
По структуре, построению и оформлению реквизитов объяснительная записка аналогична докладной записке.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия, происшествия; текст должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения.
Объяснительная записка подписывается ее составителем с указанием должности и даты подписания.
3.6.7. Объяснительные записки, докладные записки и личные заявления работников, адресованные непосредственному начальнику структурного подразделения (лицу, официально его замещающему), по внутренним вопросам, входящим в компетенцию соответствующего структурного подразделения, не регистрируются и рассматриваются начальником структурного подразделения в оперативном порядке.
3.6.8. Срок исполнения служебной записки не должен превышать десяти рабочих дней с момента поступления документа в канцелярию исполнителя в СЭД ППК "Роскадастр", если иной срок не предоставлен такой служебной запиской. Допускается исполнение служебной записки посредством размещения отчета об исполнении резолюции/поручения в СЭД ППК "Роскадастр".
Срок исполнения служебной записки о проведении проверочных мероприятий в отношении работника (гражданина) при рассмотрении вопроса о его переводе (приеме на работу) не должен превышать 30 рабочих дней с момента поступления документа в канцелярию исполнителя в СЭД.
3.6.9. Служебные (докладные) записки, за исключением указанных в п. 6.2.6, подписываются при помощи ЭП.
3.7. Акты
3.7.1. Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты и события. Акт может быть составлен как постоянно действующей, так и специально созданной, в том числе по устному распоряжению руководства, комиссией (в составе не менее трех человек).
3.7.2. Акт оформляется на стандартном листе бумаги (с продольным воспроизведением реквизитов бланка) или бланке ППК "Роскадастр", печатается шрифтом N 14 и выравнивается по центру текстового поля.
Акт имеет следующие реквизиты (отделяются друг от друга двойным межстрочным интервалом):
Наименование органа (автора), подготовившего документ, - полное наименование ППК "Роскадастр".
Вид документа - АКТ (печатается прописными буквами вразрядку и выделяется полужирным шрифтом).
Дата и место составления, проставляемые в акте, должны соответствовать дате и месту актируемого факта (события). Дата оформляется цифровым способом.
Регистрационный номер при актировании единичных фактов может отсутствовать.
Заголовок акта отражает цель его составления, отвечает на вопрос "О чем?" и начинается с предлога "О" ("Об"): "О списании оборудования", "О приеме-передаче дел...". Заголовок отделяется двумя-тремя межстрочными интервалами от реквизита "место составления".
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
В вводной части указывается основание, которое закрепляет полномочия, цель работы, состав комиссии (распорядительный документ, на основании которого актируется факт или событие, его номер и дата). Основание печатается через одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля и отделяется двумя-тремя межстрочными интервалами от заголовка. Формулировка текста "составлен" или "составлен комиссией" располагается через двойной межстрочный интервал после слова "основание" и заканчивается двоеточием.
Через двойной межстрочный интервал от границы левого поля оформляется состав комиссии с указанием должностей ее членов и распределением обязанностей между ними. Строка с обозначением председателя комиссии отделяется двойным межстрочным интервалом. Список членов комиссии нумеруется цифрами и печатается через полуторный межстрочный интервал. Фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность, и полномочия составителей акта, их адреса.
Ниже могут быть указаны лица, присутствовавшие при проверке, участвовавшие в работе, но не являющиеся членами комиссии (проверяемые, сдающие дела и т.п.).
Слова "основание", "председатель", "члены комиссии", "присутствовали" пишутся с прописной буквы от левой границы текстового поля.
Констатирующая часть акта отражает цели его составления и результаты работы, а при необходимости выводы, решения или рекомендации комиссии, составившей акт, и отделяется от вводной части двумя-тремя межстрочными интервалами. Констатирующая часть может быть оформлена в виде таблицы.
Завершается текст акта сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения, которые проставляются через два-три межстрочных интервала после текста. Эта часть акта необязательна.
3.7.3. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими его составление в конкретном случае. Каждый экземпляр подписывается всеми членами комиссии и имеет одинаковую юридическую силу.
3.7.4. Особое мнение члена комиссии может быть изложено на стандартном листе бумаги и оформлено как приложение к акту.
3.7.5. При наличии приложений к акту на них дается ссылка в тексте. Отметка о наличии приложения к акту помещается после отметки о количестве экземпляров и оформляется в соответствии с пунктом 3.3.15 Инструкции.
3.7.6. Подписи отделяются от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и оформляются в соответствии с абзацем десятым пункта 3.3.18 Инструкции. Подпись председателя комиссии отделяется двойным межстрочным интервалом от подписей других членов комиссии.
3.7.7. Акты утверждаются генеральным директором ППК "Роскадастр" (лицом, исполняющим его обязанности) или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей. В отдельных случаях, если это оговорено соответствующими актами ППК "Роскадастр", могут утверждаться иными должностными лицами ППК "Роскадастр". Гриф утверждения оформляется в соответствии с пунктом 3.3.12 Инструкции.
3.7.8. При необходимости на акте может быть проставлена отметка о конфиденциальности.
Образец оформления акта приведен в приложении N 14 к Инструкции.
3.7.9. В случаях если образец акта предусмотрен иными нормативными правовыми актами, акт оформляется в соответствии с их требованиями.
4. Организация документооборота и исполнения документов
4.1. Принципы организации документооборота, виды документопотоков
4.1.1. Прохождение документов в центральном аппарате ППК "Роскадастр" с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот, который состоит из трех документопотоков:
поступающая документация (входящая);
отправляемая документация (исходящая);
4.1.2 Организация документооборота основывается на следующих принципах:
централизация операций по приему и отправке документов;
распределение документов на документопотоки;
организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
исключение возвратных движений документов, не обусловленных деловой необходимостью;
однократность регистрации документов;
устранение необоснованных согласований проектов документов;
регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
4.1.3. Прием и первичная обработка, предварительное рассмотрение, регистрация и направление для дальнейшего прохождения документов, поступивших в центральный аппарат ППК "Роскадастр", а также отправка документов осуществляются Управлением делами.
4.2. Организация работы с входящими документами. Прием и первичная обработка поступивших документов
4.2.1. Корреспонденция в адрес центрального аппарата ППК "Роскадастр" поступает в Управление делами посредством почтовой, фельдъегерской и специальной связи, а также по электронной почте, через официальный сайт ППК "Роскадастр" в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, СЭД ППК "Роскадастр", также доставляется непосредственно курьерами самих адресантов или лично; телефонной связью - факсимильные сообщения, телефонограммы.
4.2.2. Конверты (бандероли) с документами на бумажных носителях проверяются на целостность упаковки, правильность доставки, затем вскрываются, после чего проверяется правильность вложения документов.
Не подлежат вскрытию конверты с пометками:
Такие конверты (бандероли) учитываются и передаются по назначению.
О повреждении, отсутствии в конверте документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру документа сообщается отправителю документа. При необходимости составляется акт (приложение N 15) в трех экземплярах, первый экземпляр акта остается в отделе корреспонденции Управления делами, второй - приобщается к поступившему документу, третий - отсылается адресанту.
4.2.3. В акте указываются должность, фамилия и инициалы лиц, присутствующих при вскрытии конверта (не менее трех человек), дата вскрытия, регистрационный номер, дата и заголовок отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают работники отдела корреспонденции Управления делами, указанные в акте, в том числе в обязательном порядке начальник отдела корреспонденции (или его заместитель) и работник, вскрывший указанный конверт.
4.2.4. Работник отдела корреспонденции Управления делами, принимающий корреспонденцию нарочным, проводит необходимую предварительную проверку.
При поступлении писем без конвертов осуществляется проверка на правильность адресации, наличие подписи автора документа, наличие доверенности (если автор документа является представителем юридического либо физического лица по доверенности), а также всех указанных в письме приложений и сведений о почтовом адресе адресанта.
Не допускается принимать корреспонденцию с грифом "Секретно".
В случае необходимости делается отметка о приеме корреспонденции.
4.2.5. Документы, поступившие непосредственно в СПЦА или должностным лицам ППК "Роскадастр", в том числе по электронной почте, подлежат обязательной оперативной передаче в отдел корреспонденции Управления делами по реестру (приложение N 36) для регистрации.
4.2.6. Конверты от поступивших документов прикрепляются к документам и в дальнейшем при необходимости помещаются вместе с ними в номенклатурное дело.
4.3. Предварительное рассмотрение поступивших документов
4.3.1. Предварительное рассмотрение входящих документов осуществляется отделом корреспонденции Управления делами в целях определения документов, требующих обязательного рассмотрения генеральным директором ППК "Роскадастр" (лицом, исполняющим его обязанности), заместителями генерального директора ППК "Роскадастр" с последующим направлением документов в канцелярии руководства ППК "Роскадастр" в соответствии с их компетенцией и установленным распределением обязанностей для принятия решения по их исполнению.
Входящие документы, не требующие рассмотрения генеральным директором ППК "Роскадастр" (лицом, исполняющим его обязанности), заместителями генерального директора ППК "Роскадастр", направляются непосредственно в СПЦА ППК "Роскадастр".
В случае необходимости направления отдельных типов входящих документов в СПЦА ППК "Роскадастр" без рассмотрения заместителем генерального директора направляется служебная записка в адрес Управления делами за подписью заместителя генерального директора, курирующего соответствующее СПЦА ППК "Роскадастр".
В служебной записке о направлении документов в СПЦА ППК "Роскадастр" без рассмотрения заместителем генерального директора необходимо указать пояснения, позволяющие однозначно идентифицировать вышеуказанные документы в потоке входящей корреспонденции.
4.3.2. Основанием для принятия решения о передаче документа соответствующему должностному лицу является содержание документа, а не его адресация.
4.3.3. Все входящие документы рассматриваются в день поступления, в первую очередь - документы с пометками о срочности.
4.3.4. Срок обработки поступившей в ППК "Роскадастр" корреспонденции с последующей ее регистрацией должен составлять не более 3 дней, в случае если законодательством Российской Федерации не установлен иной срок.
4.4. Регистрация входящей служебной корреспонденции
4.4.1. Вся входящая в центральный аппарат ППК "Роскадастр" корреспонденция, включая документы, поступившие на бумажном носителе, которые переводятся в электронный вид путем сканирования, регистрируется отделом корреспонденции Управления делами централизованно в СЭД ППК "Роскадастр" в базе данных "Канцелярия Экспедиции", за исключением:
обращений граждан (регистрируются в базе данных "Канцелярия ОГ");
документов, содержащих информацию ограниченного распространения;
иностранной корреспонденции, требующей перевода на русский язык (регистрируется при наличии текста на русском языке);
заявлений по служебным вопросам работников центрального аппарата ППК "Роскадастр" без сопроводительного письма;
справочных, информационных и рекламных материалов;
периодических печатных изданий (книг, журналов, сборников, брошюр, бюллетеней, сборников законодательных актов и т.п.);
пригласительных билетов, поздравительных писем и телеграмм, открыток;
форм бухгалтерской и статистической отчетности, платежных поручений и т.д. без сопроводительного письма;
договоров и соглашений (без сопроводительных писем);
возвращенных почтовых отправлений центрального аппарата ППК "Роскадастр", не полученных адресатом, с истекшим сроком хранения;
судебной корреспонденции (регистрируется в базе данных "Канцелярия Экспедиции", но без сканирования);
почтовых отправлений, ошибочно поступивших в адрес центрального аппарата ППК "Роскадастр";
корреспонденции, содержащей пометку "заявка на проведение конкурентной процедуры (извещение N __)".
4.4.2. Документы, не подлежащие регистрации в СЭД, передаются адресатам по реестру передачи документов (приложение N 10).
4.4.3. Обращения граждан, поступившие в ППК "Роскадастр", регистрируются в СЭД ППК "Роскадастр" в базе данных "Канцелярия ОГ" Управлением делами.
В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или адрес, по которому должен быть направлен ответ, обращение регистрируется и направляется в СПЦА ППК "Роскадастр" в соответствии с компетенцией для сведения, учета и рассмотрения при необходимости, за исключением обращений, содержащих вопросы, не относящиеся к компетенции ППК "Роскадастр". Такие обращения направляются в Управление делами для учета либо перенаправления при необходимости.
Регистрационный номер обращений граждан оформляется следующим образом:
"0000" - порядковый номер обращения,
"XX" - две последние цифры года, например:
4.4.4. Поступившие в ППК "Роскадастр" документы, содержащие информацию ограниченного распространения, регистрируются в регистрационной базе СЭД ППК "Роскадастр", вносятся в "Журнал учета входящих документов с пометкой "Для служебного пользования" (приложение N 11), за исключением запросов о предоставлении сведений, содержащихся в ЕГРН, поступающих от высших государственных органов Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии, федеральных органов исполнительной власти. Указанные документы вносятся в "Журнал учета входящих запросов с пометкой "Для служебного пользования" (приложение N 7).
Документы, содержащие информацию ограниченного распространения, передаются под расписку в журнале о получении данных документов.
Регистрационный номер документа с пометкой "Для служебного пользования" состоит из порядкового номера в пределах календарного года, буквенного обозначения ДСП и двух последних цифр года, например: 0123ДСП/23, за исключением запросов о предоставлении сведений, содержащихся в ЕГРН. Регистрационный номер таких документов состоит из порядкового номера в пределах календарного года, буквенных обозначений ЗАП и ДСП, а также двух последних цифр года, например: 0123-ЗАП-ДСП/23.
4.4.5. В регистрации электронных документов, принятых посредством СЭД ППК "Роскадастр", поступивших с нарушениями установленных требований (электронная карточка без вложения, вложения некомплектны, документ не подписан, не заполнены обязательные поля электронной карточки и т.д.), отказывается, при этом в обязательном порядке указываются причины отказа в регистрации.
4.4.6. При регистрации входящей корреспонденции документы проверяются на повторность.
4.4.7. Факт регистрации входящего документа подтверждается появлением поступившего документа в СЭД ППК "Роскадастр" с автоматическим присвоением регистрационного номера после заполнения необходимых реквизитов, которые являются основой информационно-поисковой системы.
Факт регистрации входящего документа на бумажном носителе подтверждается регистрационным штампом, который помещается на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу, где рукописным способом проставляются номер, дата, количество листов основного документа, при наличии - количество листов приложения и/или количество прилагаемых файлов.
Регистрационный номер документа в базе данных "Канцелярия Экспедиции" состоит из порядкового номера в пределах календарного года, буквенного обозначения ЦА и двух последних цифр года, например: 053798/ЦА-23.
Исключением являются запросы о предоставлении сведений, содержащихся в ЕГРН. При регистрации таких документов регистрационный номер состоит из порядкового номера в пределах календарного года, буквенного обозначения ЗАП, а также двух последних цифр года, например: 0685-ЗАП/23.
4.4.8. Документы, не зарегистрированные в СЭД ППК "Роскадастр", за исключением документов, не подлежащих регистрации в ней, к рассмотрению не принимаются.
4.4.9. Документы, не относящиеся к компетенции ППК "Роскадастр", регистрируются (за исключением не подлежащих регистрации) и по указанию начальника Управления делами (лица, официально его замещающего) перенаправляются в иные организации в соответствии с их компетенцией.
4.5. Порядок передачи входящих документов исполнителю
4.5.1. После предварительного рассмотрения и регистрации документы направляются генеральному директору ППК "Роскадастр" (лицу, исполняющему его обязанности) и заместителям генерального директора в соответствии с их компетенцией и установленным распределением обязанностей для принятия решения по их исполнению.
Входящие документы, не требующие рассмотрения генеральным директором (лицом, исполняющим его обязанности) и заместителями генерального директора, направляются непосредственно в СПЦА ППК "Роскадастр".
Документы, подлежащие рассмотрению заместителями генерального директора и СПЦА ППК "Роскадастр", передаются на исполнение в момент их регистрации посредством СЭД ППК "Роскадастр".
4.5.2. В случае поступления на рассмотрение заместителю генерального директора или в СПЦА ППК "Роскадастр" документа, не относящегося к компетенции должностного лица или СПЦА ППК "Роскадастр", которому направлен документ, в срок не более 2 рабочих дней заместителем генерального директора или структурным подразделением-исполнителем документ с резолюцией заместителя генерального директора или начальника СПЦА ППК "Роскадастр" (лица, официально его замещающего) направляется заместителю генерального директора или в соответствующее СПЦА ППК "Роскадастр". При этом сам документ и его электронная карточка направляются исполнителем документа в канцелярию, в которую он передается по принадлежности (с обязательным внесением в электронную карточку соответствующей резолюции).
В случае поступления документа на рассмотрение заместителю генерального директора или в СПЦА ППК "Роскадастр" с пометкой "Срочно", не относящегося к компетенции должностного лица, которому направлен документ, указанный документ в срок не позднее следующего дня направляется по принадлежности.
В случае невозможности установления должностного лица, к компетенции которого относится документ, такой документ передается в Управление делами с резолюцией должностного лица, которому был направлен документ (с обязательным внесением в электронную карточку соответствующей резолюции), в день получения или на следующий рабочей день. Далее такой документ направляется генеральному директору ППК "Роскадастр" (лицу, исполняющему его обязанности) для назначения ответственного исполнителя.
4.5.3. В документах, поступивших на бумажном носителе, являющихся дубликатами (подлинники документов, ранее поступивших по факсу, электронной почте, посредством СЭД ППК "Роскадастр"), проставляются номер и дата первоначально поступившего документа в правом верхнем углу документа. Такие документы передаются в СПЦА ППК "Роскадастр", являющееся исполнителем по первоначальному документу, и подшиваются в соответствующее номенклатурное дело.
4.5.4. Передача зарегистрированных документов на бумажных носителях производится отделом корреспонденции Управления делами ежедневно по журналам (приложение N 35) в соответствующие СПЦА ППК "Роскадастр", приемные генерального директора и заместителей генерального директора на текущую дату, в которых получатель указывает свою фамилию, дату получения и ставит личную подпись.
При передаче документов в электронном виде реестр не составляется.
4.5.5. На доклад генеральному директору ППК "Роскадастр" (лицу, исполняющему его обязанности) документы представляются на бумажном носителе.
Обязательному докладу генеральному директору ППК "Роскадастр" (лицу, исполняющему его обязанности) подлежат документы, поступившие в ППК "Роскадастр" от следующих должностных лиц:
Президента Российской Федерации;
помощников Президента Российской Федерации;
Председателя Правительства Российской Федерации;
заместителей Председателя Правительства Российской Федерации;
Руководителя Администрации Президента Российской Федерации;
председателей Конституционного суда Российской Федерации, Верховного суда Российской Федерации;
Генерального прокурора Российской Федерации;
директора Федеральной службы безопасности Российской Федерации;
Председателя Следственного комитета Российской Федерации;
Председателя Общественной палаты Российской Федерации;
Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;
Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по правам ребенка;
Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по защите прав предпринимателей;
руководителей федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации,
а также документы, содержащие информацию:
4.5.6. Документы, указанные в пункте 4.5.5 настоящей Инструкции и с пометкой "Вручить немедленно", "Срочно", "Весьма срочно", регистрируются работниками отдела корреспонденции Управления делами в срочном порядке и направляются на доклад генеральному директору ППК "Роскадастр" (лицу, исполняющего его обязанности) в день их поступления, а поступившие после 17:00 (в предпраздничные и предвыходные дни после 15:30) на следующий рабочий день.
Регистрация запросов о предоставлении сведений, содержащихся в ЕГРН, происходит не позднее следующего рабочего дня с даты поступления их в ППК "Роскадастр".
4.5.7. Указание по исполнению документа (резолюция) генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности) вносится в СЭД ППК "Роскадастр" работником отдела обеспечения деятельности руководства и организации протокольных мероприятий Управления делами, непосредственно работающим в "Канцелярии руководителя".
4.5.8. Указание заместителя генерального директора по исполнению документа (резолюция) вносится в СЭД ППК "Роскадастр" заместителем генерального директора.
4.5.9. Указание по исполнению документа (резолюция) представляет собой поручение должностного лица ППК "Роскадастр" по организации деятельности структурных подразделений, в котором одному или нескольким должностным лицам в письменной форме ставится задача (указание) или доводится решение генерального директора (лица, исполняющего его обязанности), заместителя генерального директора, начальника СПЦА ППК "Роскадастр" (лица, официально его замещающего) достичь определенного результата к заданному (установленному) сроку.
4.5.10. В случае если в документе содержится более одного поручения различного характера, проект указания по исполнению документа создается по нескольким пунктам, с определением отдельно по каждому пункту ответственного исполнителя и содержания поручения; если одновременно вносятся предложения о постановке документа на централизованный контроль, сроки исполнения определяются отдельно по каждому пункту.
4.5.11. Документы, поступившие в дополнение к ранее доложенным генеральному директору (ранее рассмотренным генеральным директором) ППК "Роскадастр" (лицу, исполняющему его обязанности) документам и не требующие повторного доклада, направляются на исполнение ранее определенному исполнителю (исполнителям).
4.5.12. Документы, рассмотренные генеральным директором ППК "Роскадастр" (лицом, исполняющим его обязанности), передаются в отдел корреспонденции Управления делами для дальнейшей обработки, учета и направления на исполнение в соответствии с резолюцией (указанием по исполнению документа) заместителям генерального директора и СПЦА ППК "Роскадастр" в электронном виде посредством СЭД ППК "Роскадастр" в день подписания указания или на следующий рабочий день. Оригинал документа на бумажном носителе с резолюцией генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности) направляется в соответствующую приемную заместителя генерального директора или в СПЦА ППК "Роскадастр", являющиеся ответственными исполнителями.
4.5.13. Если указание по исполнению (поручение, резолюция) дано нескольким лицам и в указании по исполнению не определен конкретный ответственный исполнитель, то лицо, указанное в резолюции (поручении) первым или обозначенное словами "обобщение", "свод", "ответ", является головным (ответственным) исполнителем поручения.
4.5.14. Перераспределение документов по принадлежности осуществляется в срок не более 2 рабочих дней с момента поступления таких документов в канцелярию ответственного СПЦА ППК "Роскадастр" (в день поступления, в случае если срок исполнения документа три дня или менее).
При необходимости перераспределения документов между заместителями генерального директора ППК "Роскадастр" сам документ и его электронная карточка направляются по принадлежности посредством внесения резолюции в СЭД ППК "Роскадастр".
При необходимости перераспределения документов по принадлежности между СПЦА ППК "Роскадастр" структурное подразделение-исполнитель направляет документ и его электронную карточку в канцелярию СПЦА ППК "Роскадастр", в которое он передает документ (с обязательным внесением в электронную карточку соответствующей резолюции).
При необходимости вопрос перераспределения документов выносится на решение заместителей генерального директора или генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющегося его обязанности). После принятия решения генеральным директором ППК "Роскадастр" (его заместителями) первичный головной исполнитель документа незамедлительно информирует об этом соисполнителей документа и представляет подлинник новых указаний по исполнению данного документа с оригиналом документа (поручения) вновь назначенному ответственному исполнителю. Информация об изменении головного исполнителя и/или соисполнителей направляется заинтересованным лицам лицом, инициировавшим данное изменение.
4.5.15. Внесение изменений в утвержденные (подписанные) указания по исполнению документа (резолюции) допускается только автором резолюции или вышестоящим должностным лицом ППК "Роскадастр".
4.5.16 Управлением делами подлежат направлению:
- обращения физических и юридических лиц, рассматриваемые в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных органов и организаций, а также должностных лиц, поступивших в центральный аппарат ППК "Роскадастр", в части вопросов о предоставлении сведений, содержащихся в ЕГРН (за исключением обращений, содержащих информацию о необходимости предоставления сведений, содержащихся в ЕГРН, в виде выгрузок из федеральной государственной информационной системы ведения ЕГРН, которые направляются в СПЦА), - на исполнение в филиал ППК "Роскадастр" по резолюции начальника, заместителя начальника Управления делами, начальника и заместителя начальника отдела корреспонденции Управления делами в СЭД в соответствии с местонахождением объекта, указанного в обращении, либо в соответствии с местонахождением лица, в отношении которого запрашиваются сведения (в случае отсутствия данной информации обращение направляется в филиал ППК "Роскадастр" по местонахождению заявителя).
Управление делами по решению генерального директора вправе оставить указанные обращения на рассмотрении в центральном аппарате ППК "Роскадастр";
- запросы о предоставлении сведений, содержащихся в ЕГРН (далее - Запросы) (за исключением указанного в приложении N 38 к Инструкции Перечня запросов, подлежащих рассмотрению в центральном аппарате ППК "Роскадастр" Управлением обеспечения ведения технологических процессов), - на исполнение в филиал ППК "Роскадастр" по резолюции начальника, заместителя начальника Управления делами, начальника и заместителя начальника отдела корреспонденции Управления делами посредством СЭД в соответствии с местонахождением объекта, указанного в обращении, либо в соответствии с местонахождением лица, в отношении которого запрашиваются сведения (в случае отсутствия данной информации Запрос направляется в филиал ППК "Роскадастр" по местонахождению заявителя).
Управление делами по решению генерального директора вправе оставить Запрос на рассмотрении в центральном аппарате ППК "Роскадастр";
- Запросы правоохранительных органов (с указанием территориальной принадлежности), судебных приставов-исполнителей (с указанием территориальной принадлежности), имеющих в производстве дела, связанные с объектами недвижимого имущества и (или) их правообладателями, территориальных органов прокуратуры Российской Федерации в целях осуществления надзора за исполнением законодательства Российской Федерации, а также органов (с указанием территориальной принадлежности), осуществляющих в установленном федеральным законом порядке оперативно-розыскную деятельность по основаниям, установленным статьей 7 Федерального закона от 12.08.1995 N 144-ФЗ "Об оперативно-розыскной деятельности" <1>, - на исполнение в филиал ППК "Роскадастр" по резолюции начальника, заместителя начальника Управления делами, начальника и заместителя начальника отдела корреспонденции Управления делами в СЭД в соответствии с местонахождением объекта, указанного в Запросе, либо в соответствии с местонахождением лица, в отношении которого запрашиваются сведения (в случае отсутствия данной информации Запросы направляется в филиал ППК "Роскадастр" по местонахождению заявителя). Филиалом ППК "Роскадастр" в установленные сроки направляется в Управление делами ППК "Роскадастр" копия ответа на Запрос.
<1> Территориальные органы Министерства внутренних дел Российской Федерации, территориальные органы Федеральной службы безопасности Российской Федерации, территориальные органы Федеральный службы охраны Российской Федерации, территориальные органы Федеральной таможенной службы, территориальные органы Службы внешней разведки Российской Федерации, территориальные органы Федеральной службы исполнения наказаний, территориальные органы Следственного комитета Российской Федерации.
Управление делами по решению генерального директора вправе оставить Запрос на рассмотрении в центральном аппарате ППК "Роскадастр";
-
определения и решения судов, обязывающие ППК "Роскадастр", филиалы ППК "Роскадастр" предоставить сведения, содержащиеся в ЕГРН, - в филиал ППК "Роскадастр" по резолюции начальника, заместителя начальника Управления делами, начальника и заместителя начальника отдела корреспонденции Управления делами посредством СЭД в соответствии с местонахождением судебного органа;
-
Запросы с пометкой для "Для служебного пользования" (за исключением указанного в приложении N 38 к Инструкции Перечня запросов, подлежащих рассмотрению в центральном аппарате ППК "Роскадастр" Управлением обеспечения ведения технологических процессов) - на исполнение в филиал ППК "Роскадастр" по Москве по резолюции начальника, заместителя начальника Управления делами, начальника и заместителя начальника отдела корреспонденции Управления делами посредством СЭД.
Управление делами по решению генерального директора вправе оставить Запрос на рассмотрении в центральном аппарате ППК "Роскадастр".
4.5.17. При необходимости входящие документы направляются СПЦА на исполнение в филиал ППК "Роскадастр" по резолюции начальника или заместителя начальника СПЦА ППК "Роскадастр", а также начальника и заместителя начальника отдела корреспонденции Управления делами посредством СЭД.
5. Контроль исполнения документов
5.1. Этапы контроля исполнения документов
5.1.1. Контроль исполнения документов представляет собой совокупность процедур, связанных с учетом и анализом сроков, порядком и качеством исполнения документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности ППК "Роскадастр".
5.1.2. Контроль включает: постановку документов на контроль, проверку своевременности получения исполнителями контрольных документов, предупредительный контроль, снятие документов с контроля, учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов, информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.
5.1.3. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов, поставленных на контроль, возлагается на начальников структурных подразделений-исполнителей и структурных подразделений-соисполнителей, работников - непосредственных исполнителей, а также заместителей генерального директора, курирующих соответствующие структурные подразделения-исполнители.
5.1.4. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), вносить изменения в текст резолюции и контрольный срок исполнения, а также отменить его может только руководящее лицо, подписавшее документ, или автор поручения (указания по исполнению документа).
5.1.5. Контроль исполнения документов, поступивших от Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, органов законодательной, исполнительной, а также судебной власти осуществляет отдел корреспонденции Управления делами.
Организация контроля исполнения иных документов осуществляется начальниками СПЦА ППК "Роскадастр" (лицами, официально их замещающими), являющихся головными исполнителями по таким документам.
5.2. Сроки исполнения документов
5.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях со дня их регистрации включительно.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
5.2.2. Срок исполнения входящего документа, направляемого на рассмотрение генеральному директору (лицу, исполняющему его обязанности) либо заместителю генерального директора ППК "Роскадастр", устанавливается при регистрации входящего документа отделом корреспонденции Управления делами, при подготовке документа на доклад.
5.2.3 Документы, поступившие от органов судебной и исполнительной власти, подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок (в случае указания срока исполнения до или не позднее определенного числа срок исполнения исчисляется, включая указанную в документе дату исполнения);
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "весьма срочно", - в течение одного дня; "срочно", "незамедлительно" - в трехдневный срок; "оперативно" или "в кратчайшие сроки" - в десятидневный срок; остальные - в срок не более 30 дней;
в случаях, когда ППК "Роскадастр" определено соисполнителем поручения, ППК "Роскадастр" представляет свои предложения, подписанные генеральным директором (лицом, исполняющим его обязанности), его заместителями или начальниками СПЦА (лицами, официально их замещающими), в течение половины срока, отведенного на исполнение основного поручения.
по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения;
от Администрации Президента Российской Федерации - не более месяца с их исходящих дат;
от полномочного представителя Президента Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации - не более 15 дней с их исходящих дат;
от полномочного представителя Правительства Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации - не более месяца с их исходящих дат;
от полномочного представителя Правительства Российской Федерации в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации - не более месяца с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;
от Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации - не более 15 дней с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;
запросы Конституционного Суда Российской Федерации - не более месяца с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;
представления Счетной палаты Российской Федерации - не более 20 дней с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;
протесты прокуроров (заместителей прокуроров) на противоречащие закону правовые акты - не более 10 дней с даты поступления в ППК "Роскадастр", если в них не установлены иные сроки;
представления прокуроров (заместителей прокуроров) об устранении нарушений законов - не более месяца со дня их вынесения;
по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) - не позднее чем через 30 дней со дня получения;
по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование, - не более 10 дней с даты получения.
5.2.4 Не ставится срок исполнения в случае поступления следующих документов:
уведомления директоров филиалов ППК "Роскадастр" о предоставлении отпусков; заявления о предоставлении всех видов отпусков директоров филиалов ППК "Роскадастр"; заявления об оказании материальной помощи; заявления о переводе, о согласии на исполнение обязанностей временно отсутствующих работников;
дополнительные соглашения к трудовым договорам директоров, заместителей директоров и главных бухгалтеров - начальников финансово-экономических отделов филиалов ППК "Роскадастр";
документы, направляемые филиалами ППК "Роскадастр" для актуализации личных дел (сопроводительный лист к запрашиваемым документам);
копии приказов по личному составу и приказов о предоставлении отпусков с ознакомлением работников филиалов ППК "Роскадастр";
представления на назначение на должности руководящего состава филиалов ППК "Роскадастр";
предложения филиалов ППК "Роскадастр" по внесению изменений в структуру, в штатное расписание ППК "Роскадастр";
предложения филиалов ППК "Роскадастр" (наградные листы, представления) о награждении работников ведомственными наградами, поощрении генеральным директором ППК "Роскадастр";
письма сторонних организаций о направлении расчетных документов по действующим договорам;
письма филиалов ППК "Роскадастр" о дополнительном финансировании, выделении денежных средств;
письма филиалов ППК "Роскадастр" о списании имущества;
уведомления филиалов ППК "Роскадастр" о планируемых проверках контрольно-надзорными органами;
материалы проверок филиалов ППК "Роскадастр" (представление, предписание, определение, постановление, протокол, акт, распоряжение, план мероприятий по устранению нарушений и недостатков, возражение (пояснение) и заключение по результатам рассмотрения возражения);
письма о направлении информации, предназначенной для воспроизведения на публичных кадастровых картах;
письма филиалов ППК "Роскадастр" о внесении изменений в состав контрактной службы, в том числе об исключении из состава контрактной службы, распределении обязанностей между сотрудниками контрактной службы;
письма филиалов ППК "Роскадастр" о внесении изменений в план закупок и план-график, в том числе направление уточняющей информации, касающейся рассмотрения заявок;
письма филиалов ППК "Роскадастр" о согласовании осуществления закупок путем проведения запроса котировок;
письма филиалов ППК "Роскадастр" о согласовании заключения контракта с единственным поставщиком;
письма филиалов ППК "Роскадастр" о продлении сроков исполнения поручений;
письма филиалов ППК "Роскадастр" о подготовке доверенностей.
5.2.5 При поступлении писем филиалов ППК "Роскадастр":
о приобретении основных средств - срок исполнения не более трех месяцев;
о размещении офисов филиалов ППК "Роскадастр" - срок исполнения не более трех месяцев;
о переключении каналов связи - срок исполнения не более двух месяцев;
о согласовании крупной сделки - срок исполнения не более двух месяцев.
5.2.6. При поступлении писем филиалов ППК "Роскадастр", не указанных в подпунктах 5.2.4 и 5.2.5, - срок исполнения не более 30 календарных дней, в том числе:
по вопросам, связанным с разъяснением действующего законодательства;
по вопросам разъяснительно-консультативного характера в части материально-технического обеспечения;
по вопросам в части оказания платных услуг (кроме вопросов, связанных с расчетом тарифов или внесением изменений в существующие тарифы);
по вопросам достижения результатов предоставления субсидии ППК "Роскадастр" для осуществления возложенных на нее полномочий (функций), оказания государственных услуг;
в части разъяснения утвержденных технологических процессов и нормирования труда;
по вопросам, возникающим при приеме и выдаче документов (в том числе на базе МФЦ).
5.2.7. При поступлении обращений граждан срок рассмотрения обращения составляет не более 30 дней со дня регистрации (если иной срок не установлен законодательством Российской Федерации). В исключительных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, срок рассмотрения может быть продлен не более чем на 30 дней, при этом исполнитель в обязательном порядке уведомляет гражданина о продлении срока рассмотрения его обращения.
В случае если обращение гражданина содержит вопросы, не входящие в компетенцию ППК "Роскадастр", обращение в течение семи дней со дня регистрации (если иной срок не установлен законодательством Российской Федерации) направляется в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с обязательным уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения.
В случае если текст письменного обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается, и такое обращение не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение.
5.2.8. При поступлении писем от участников открытого конкурса с запросом разъяснений положений конкурсной документации срок исполнения не более двух рабочих дней.
5.2.9. При поступлении писем, содержащих просьбу о предоставлении сведений ЕГРН, в том числе с приложенными запросами о предоставлении сведений, содержащихся в ЕГРН, срок исполнения составляет не более 8 рабочих дней.
5.3. Порядок осуществления контроля
5.3.1. Контроль в ППК "Роскадастр" осуществляется в два этапа: предупредительный и окончательный.
5.3.2. В целях обеспечения своевременного исполнения документов, поручений (указаний) с установленными сроками исполнения отделом корреспонденции Управления делами проводится предупредительный контроль. В ходе предупредительного контроля выявляются документы, подлежащие исполнению на предстоящую неделю. Результаты предупредительного контроля еженедельно в виде напоминания направляются на электронную почту начальникам (лицам, официально их замещающим) и ответственным за делопроизводство в СПЦА ППК "Роскадастр".
5.3.3. По истечении недели отдел корреспонденции Управления делами проводит проверку документов (окончательный контроль), срок исполнения которых истек на предыдущей неделе, и направляет информацию о неисполненных документах или исполненных с нарушением установленного срока ответственным исполнителям. Результаты окончательного контроля по документам с истекшими сроками исполнения докладываются генеральному директору ППК "Роскадастр" (лицу, исполняющему его обязанности).
5.3.4. В случае принятия решения о переадресации поручения в филиал ППК "Роскадастр" для исполнения такое поручение не позднее семи дней с даты регистрации направляется ответственным исполнителем на имя директора филиала.
Филиал направляет ответ заявителю и представляет копию в СПЦА ППК "Роскадастр", давшее поручение об исполнении документа. Информация об исполнении документа вносится в СЭД ответственным исполнителем.
5.3.5. В случае если контрольное поручение не может быть исполнено в установленные сроки, начальник структурного подразделения (лицо, официально его замещающее), ответственного за его исполнение, обязан не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения подготовить ответ заявителю с информацией о ходе исполнения поручения и обоснованием о необходимости продления срока его исполнения.
5.3.6. В случае если контрольное поручение генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности) не может быть исполнено в установленные сроки, начальник СПЦА ППК "Роскадастр" (лицо, официально его замещающее), ответственного за его исполнение, обязан не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения направить на имя генерального директора (лица, исполняющего его обязанности) служебную записку за подписью заместителя генерального директора, советника генерального директора, курирующего данное структурное подразделение (за своей подписью, если таковой отсутствует), с указанием причин необходимости его продления, а также срока планируемого исполнения.
Сроки исполнения поручений генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности) с пометками "Срочно", "Незамедлительно" не продлеваются.
Решение о продлении срока исполнения, в том числе о снятии пометки "Срочно", "Незамедлительно", принимается генеральным директором (лицом, исполняющим его обязанности) и оформляется в виде указания по исполнению документа.
В случае если решение о продлении срока исполнения не принято, поручение считается неисполненным в установленный срок. В этом случае должны быть приняты исчерпывающие меры по его исполнению в возможно короткий срок.
5.3.7. Работники СПЦА ППК "Роскадастр", ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, или исполнители по документу оперативно вносят в СЭД ППК "Роскадастр" информацию о ходе и результатах исполнения контрольных поручений.
5.3.8 Головной (ответственный) исполнитель документа (поручения) несет персональную ответственность:
за обеспечение оперативного рассмотрения поручения и своевременное доведение его до непосредственных исполнителей;
за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке ответа;
за выполнение поручения с момента поступления документа на исполнение до подписания и направления ответа адресату в установленный срок.
5.3.9. Соисполнители документа (поручения) несут ответственность за своевременную и качественную проработку вопросов по своему направлению деятельности, подготовку и представление достоверной информации головному (ответственному) исполнителю в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. Информация направляется служебной запиской.
При отсутствии предложений, информации (в том числе если аналогичная информация была представлена ранее) или собственной позиции по существу поручения соисполнители в те же сроки информируют СПЦА ППК "Роскадастр", назначенное головным (ответственным) исполнителем по поручению, посредством электронной почты (с обязательным уведомлением начальника СПЦА ППК "Роскадастр" (лица, официально его замещающего) и работника, назначенного ответственным исполнителем) либо служебной запиской. Допускается осуществлять указанное информирование посредством размещения отчета об исполнении резолюции/поручения в СЭД ППК "Роскадастр".
5.3.10. Проект служебного письма представляется на подпись головным исполнителем не позднее чем за 2 дня до истечения срока исполнения поручения.
5.4. Порядок снятия с контроля документов и поручений
5.4.1. Документ (поручение) считается исполненным, если приняты решения по поставленным вопросам, подготовлены соответствующие документы, направлен ответ по существу заинтересованным лицам.
5.4.2. Решение об исполнении документа (поручения) принимает должностное лицо, поставившее документ (поручение) на контроль, с обязательным внесением информации в СЭД в соответствии с п. 5.3.7 Инструкции.
На исполненном документе проставляется отметка о направлении документа в дело, сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в СЭД.
5.4.3. Документы (поручения), не снятые с контроля и не продленные в установленном порядке, считаются неисполненными.
Направление запроса по документу или промежуточного ответа автору обращения не может служить основанием для признания документа исполненным.
6. Организация работы с исходящими документами
6.1. Общие требования по организации работы с исходящими документами
6.1.1. Работа с исходящими документами в центральном аппарате ППК "Роскадастр" включает составление и оформление проекта документа, его согласование и подписание, регистрацию и отправку адресату.
6.1.2. Ответственность за составление и оформление документа в ППК "Роскадастр", а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами ППК "Роскадастр" (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение-исполнителя документа.
6.1.3. Проекты документов ППК "Роскадастр" оформляются и проходят процедуру визирования в соответствии с правилами, установленными Инструкцией для конкретных видов документов (пункты 3.4.4.3, 3.5.4 - 3.5.9).
6.1.4. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз согласования, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, документа-основания, если исходящий документ является ответом на поступивший в ППК "Роскадастр" документ, листа (указателя) рассылки (при необходимости).
6.1.5. Визуальное отображение документа в электронном виде при подписании ЭП должно содержать: электронный бланк служебного письма, текст электронного документа, сведения об ЭП, которой(ыми) был подписан документ (отметка/отметки об ЭП). Сведения о регистрации документа (дата документа, регистрационный номер) отображаются в электронной карточке документа.
6.1.6. Электронная карточка документа, подписанного ЭП, должна иметь в том числе файл формата PDF, содержащий сведения о регистрации документа (дата документа, регистрационный номер).
6.1.7. Регистрацию исходящих документов за подписью начальников, заместителей начальников СПЦА ППК "Роскадастр" (лиц, официально их замещающих) осуществляет структурное подразделение-исполнитель документа.
6.1.8. Документу, направляемому нескольким адресатам, присваивается один и тот же регистрационный номер.
6.2. Регистрация исходящих документов за подписью руководства ППК "Роскадастр"
6.2.1. Регистрация исходящих документов за подписью генерального директора (лица, исполняющего его обязанности), заместителей генерального директора, советников генерального директора ППК "Роскадастр" осуществляется отделом корреспонденции Управления делами.
6.2.2. Документы, подписанные генеральным директором (лицом, исполняющего его обязанности), заместителем генерального директора, советником генерального директора ППК "Роскадастр", представляются на регистрацию в отдел корреспонденции Управления делами в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.
Документы представляются на регистрацию в отдел корреспонденции Управления делами по реестру (приложение N 16) ежедневно до 17.00 (в пятницу до 16.00); документы, поступившие после указанного срока, регистрируются на следующий рабочий день. После регистрации первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему направляются адресату; второй экземпляр с визами согласования (визовый экземпляр) без приложений, включающий регистрационный номер и дату, хранится в отделе корреспонденции Управления делами.
Исправления в визовом экземпляре допускаются только в случае наличия грамматических и пунктуационных ошибок.
6.2.3. Ненадлежащим образом оформленные или содержащие грамматические ошибки документы возвращаются исполнителю для доработки и повторного визирования у соисполнителей и представления на подпись генеральному директору (лицу, исполняющему его обязанности), заместителю генерального директора, советнику генерального директора ППК "Роскадастр".
6.2.4. Электронная карточка исходящего документа в базе данных "Канцелярия Исходящие" СЭД ППК "Роскадастр" заполняется отделом корреспонденции Управления делами.
6.2.5. Исходящие документы на бумажном носителе после регистрации сканируются (за исключением документов с пометкой "ДСП") для создания электронной копии документа и помещения в электронную карточку исходящего документа, заполняется лист рассылки документа, и документ направляется адресату. В случае подписания документа ЭП в электронную карточку исходящего документа прикрепляется файл с текстом документа на бланке ППК "Роскадастр" и отметкой об ЭП в формате PDF и файл с ЭП, а также его электронная копия.
6.2.6 Электронный образ документа может не размещаться в СЭД, в случае если содержит:
сведения, относящиеся к результатам проведенных ППК "Роскадастр" проверок в отношении филиалов ППК "Роскадастр";
сведения и материалы внутренних проверок и расследований в отношении работников ППК "Роскадастр" (по дисциплинарным проступкам, трудовым спорам, соблюдению законодательства в сфере противодействия коррупции и т.д.);
персональные данные (в соответствии с пунктом 1 статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных"), в том числе приказы (распоряжения) по личному составу, учетные журналы по личному составу, иные документы по оформлению трудовых отношений;
сведения, относящиеся к расчету заработной платы;
сведения об изменении должностей работников;
сведения о дисциплинарных взысканиях и поощрениях;
сведения об аттестации работников ППК "Роскадастр".
Решение о размещении в СЭД электронных образов указанных документов принимается руководством ППК "Роскадастр", председателями созданных в ППК "Роскадастр" комиссий, начальниками СПЦА (лицами, официально их замещающими).
В случае принятия решения о неразмещении в СЭД электронных образов документов уполномоченное должностное лицо накладывает резолюцию с пометкой "без размещения в СЭД" (с подписью) на визовом экземпляре документа.
6.2.7. Регистрационный номер служебного письма, подписанного руководством ППК "Роскадастр", состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего документ, порядкового номера документа в пределах календарного года, первых букв имени и фамилии генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности) или его заместителя, подписавшего служебное письмо, а также двух последних цифр года, например:
02-0015-ВЖ/23, где: 02 - индекс структурного подразделения; 0015 - порядковый регистрационный номер в электронной базе данных; "ВЖ" - первые буквы имени и фамилии генерального директора ППК "Роскадастр", подписавшего служебное письмо; 23 - две последние цифры года. В исключительных случаях допускается изменение порядка написания буквенного обозначения.
В случае если исполнителем и подписантом служебного письма является руководство ППК "Роскадастр", то регистрационный номер выглядит следующим образом: 01-1535-КЛ/23.
Допускается использование иных буквенных индексов в исключительных случаях.
6.2.8. Электронная карточка с документом, подписанным ЭП, направляется на регистрацию в отдел корреспонденции Управления делами работником, ответственным за установку реквизита ЭП.
В случае отсутствия в электронной карточке файла с текстом документа или ненадлежащего его оформления, отсутствия файла с электронной подписью документ регистрации не подлежит.
При необходимости рассылки электронного документа более чем четырем адресатам электронная карточка также должна содержать файл с указателем рассылки документа.
6.2.9. Работники отдела корреспонденции Управления делами осуществляют проверку правильности оформления и комплектности исходящего документа, а также отправку корреспонденции на бумажном носителе почтовыми отправлениями, нарочно, и электронных документов по системе СЭД ППК "Роскадастр" и электронной почте.
6.3. Регистрация исходящих документов за подписью начальников, заместителей начальника СПЦА ППК "Роскадастр"
6.3.1. Исходящие документы за подписью начальников, заместителей начальника СПЦА ППК "Роскадастр" или лиц, официально их замещающих, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, регистрируются работниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях.
6.3.2. Регистрационный номер служебного письма за подписью начальника, заместителей начальника СПЦА или лица, официально его замещающего, состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера в пределах календарного года в базе СЭД ППК "Роскадастр" соответствующего структурного подразделения, последних двух цифр года, например: 07-0325/23.
После присвоения исходящему документу регистрационного номера документы на бумажных носителях, оформленные надлежащим образом (исходящий номер и дата регистрации), сканируются в формате PDF и помещаются в электронную карточку исходящего документа. В случае подписания документа ЭП в электронную карточку исходящего документа крепится файл с текстом документа на бланке ППК "Роскадастр" и отметкой об ЭП в формате PDF и файл с ЭП, а также его электронная копия. Допускается не размещать в СЭД электронные образы документов в соответствии с требованиями п. 6.2.6.
Визовые экземпляры исходящих документов за подписью начальников, заместителей начальника СПЦА ППК "Роскадастр" или лиц, официально их замещающих, хранятся в структурном подразделении, присвоившем регистрационный номер.
6.3.3. Документы на отправку почтовой связью, курьером, нарочным принимаются отделом корреспонденции Управления делами только вместе с реестром передачи документов на отправку (приложение N 17) с обязательным заполнением всех полей.
Документы на бумажных носителях представляются для последующей отправки в одном экземпляре, документы, направляемые на бумажных носителях в несколько адресов, представляются в полном объеме (включая приложения) и количестве экземпляров.
6.3.4. Работники отдела корреспонденции Управления делами осуществляют отправку корреспонденции на бумажном носителе почтовыми отправлениями и нарочным, и электронных документов по электронной почте. В случае необходимости отправки корреспонденции по электронной почте работниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях, направляется электронное письмо на электронный адрес работников отдела корреспонденции Управления делами с прикрепленным файлом одного служебного письма, в теме электронного письма обязательно указывается адрес электронной почты заявителя, номер исходящего письма. При отправке писем по электронной почте, приложения которых содержат персональные данные, в адрес заявителя направляется только сопроводительное письмо, при этом в тексте электронного письма работниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях, сообщается об отправке приложения на бумажном носителе (например: "Приложение направлено в Ваш адрес почтовым отправлением.").
6.4. Порядок отправки документов
6.4.1. Отправка исходящих документов (служебных писем) осуществляется отделом корреспонденции Управления делами, за исключением отправки корреспонденции за подписью начальников, заместителей начальника СПЦА ППК "Роскадастр" или лиц, официально их замещающих, направляемой по СЭД ППК "Роскадастр".
6.4.2. Документы пересылаются (направляются адресатам) на бумажном носителе или в электронной форме.
В электронной форме документы направляются в виде электронного документа - файла документа, созданного в электронной форме (при наличии), и электронной копии документа, полученного в результате сканирования документа, изготовленного на бумажном носителе. Электронная копия документа должна содержать подпись должностного лица, регистрационные номер и дату. Электронная копия документа ЭП не подписывается.
6.4.3. Служебные письма за подписью генерального директора и его заместителей, адресованные в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, аппараты Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах, в федеральные органы исполнительной власти, рассылаются почтой по реестру, если нет другого указания руководства.
6.4.4. В электронной форме с использованием СЭД ППК "Роскадастр" направляются документы в Росреестр, его территориальные управления и филиалы ППК "Роскадастр" (в виде электронного документа или электронной копии документа).
Посредством электронной почты документы направляются физическим и юридическим лицам, организациям в виде электронной копии документа (если адресат в качестве способа доставки указал электронную почту).
6.4.5. Остальные документы отправляются почтовой связью либо выдаются на руки по просьбе заявителей отделом корреспонденции Управления делами. Обработка документов для отправки посредством почтовой связи осуществляется отделом корреспонденции Управления делами в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.
6.4.6. Порядок отправки исходящих документов с пометкой "ДСП" устанавливается соответствующим актом ППК "Роскадастр".
6.4.7. В исключительных случаях, при необходимости отправки срочных документов, их доставка может быть произведена нарочным от структурного подразделения-исполнителя документа (с уведомлением об этом работников, производящих отправку исходящей корреспонденции в Управлении делами). При этом исполнитель на визовом экземпляре документа проставляет в левом верхнем углу надпись "Оригинал письма получен на руки", указывает свою должность, фамилию и инициалы, расписывается и ставит дату.
6.4.8. Допускается передача документации на руки адресату структурным подразделением-исполнителем документа при предъявлении документа, удостоверяющего личность, или должностному лицу сторонней организации-адресата при предъявлении документа, удостоверяющего личность, и доверенности на получение документации.
В этом случае на визовом экземпляре документа получатель документации в верхнем левом углу проставляет надпись "Оригинал письма получен на руки", указывает свои инициалы и фамилию, указывает номер доверенности или номер служебного удостоверения, расписывается и ставит дату получения документа.
6.4.9. Указатель рассылки документа (при направлении документа более чем в четыре адреса) составляется и подписывается исполнителем исходящего документа, а также начальником или заместителем начальника структурного подразделения-исполнителя. Ответственность за правильность указания в сопроводительном письме или указателе рассылки реквизитов получателя корреспонденции, а в необходимых случаях его почтового адреса возлагается на исполнителя документа и работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении-исполнителе.
6.4.10. Ответы на запросы о предоставлении сведений, содержащихся в ЕГРН, отправляются посредством почтовой связи не позднее следующего рабочего дня при условии поступления документов из Управления обеспечения ведения технологических процессов в Управление делами не менее чем за два часа до окончания рабочего дня.
В случае указания в сопроводительном реестре Управлением обеспечения ведения технологических процессов информации на наличие в запросе адреса электронной почты Управление делами не позднее дня, следующего за днем передачи такого почтового отправления организации почтовой связи, направляет электронное сообщение с номером почтового отправления на указанный электронный адрес.
6.5. Регистрация и прохождение внутренних документов
6.5.1. Внутренние документы создаются и исполняются в центральном аппарате ППК "Роскадастр" с целью решения вопросов, требующих документального оформления, между структурными подразделениями и должностными лицами ППК "Роскадастр".
6.5.2. Регистрация и учет внутренних документов (служебных записок) за подписью начальника (лица, официально его замещающего) в ППК "Роскадастр" осуществляется в структурных подразделениях. Регистрация и учет внутренних документов (служебных записок) за подписью руководства ППК "Роскадастр" осуществляется отделом корреспонденции Управления делами.
Регистрация внутренних документов (присвоение им регистрационных номеров) производится в СЭД, в электронную карточку внутреннего документа вносятся сведения об основных реквизитах документов (дата, адресат, заголовок (аннотация), исполнитель), а также фиксируется их прохождение. Рассылка служебных записок осуществляется в структурных подразделениях исполнителями. Рассылка служебных записок отделом корреспонденции Управления делами осуществляется в соответствии с адресантом и указателем рассылки документа.
Завершенные в делопроизводстве внутренние документы помещаются в номенклатурные дела структурных подразделений.
6.5.3. Прохождение внутренних документов (поручений генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности) и его заместителей, служебных и докладных записок и др.) на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
Подготовка и оформление внутренних (исходящих) документов ППК "Роскадастр" осуществляется в соответствии с положениями подраздела 3.1 Инструкции.
6.5.4. Электронная карточка служебной записки в базе СЭД ППК "Роскадастр" "Служебные записки" заполняется работником-исполнителем следующим образом:
создается связка с входящим документом-основанием, если исходящий документ является ответом;
вносятся все реквизиты документа в электронную карточку служебной записки;
вносится электронный вариант документа (в формате Word) с ЭП либо электронная копия документа (полученная в результате сканирования) с подписью должностного лица (с присвоенным регистрационным номером);
присваивается регистрационный номер (статус "зарегистрировать");
в случае необходимости внутренний документ распечатывается на бумажном носителе;
заполняется адресат в разделе "лист рассылки";
заполненная электронная карточка направляется адресату.
6.5.5. В случае если генеральный директор ППК "Роскадастр" (лицо, исполняющее его обязанности) дает должностным лицам и/или структурным подразделениям указание по подготовке поручения, оно передается в отдел корреспонденции Управления делами в день их подписания для регистрации в СЭД ППК "Роскадастр" "Канцелярия Поручения и Протоколы" и направления на исполнение.
6.5.5.1. Поручение оформляется на листах бумаги формата A4 с реквизитами бланка "поручение генерального директора ППК "Роскадастр" (приложение N 2).
Текст поручения включает фамилию, имя и отчество исполнителя (исполнителей), содержание поручения и сроки его исполнения, подпись должностного лица, давшего указание, ее расшифровку.
6.5.5.2. Электронная карточка поручения генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности) включает: номер и дату поручения, текст поручения, автора поручения, наименование структурного подразделения-исполнителя, электронную (сканированную) копию поручения, связку с документом, послужившим основанием для поручения, рассылку и иную информацию.
Регистрационный номер поручения генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности) состоит из буквенного индекса "П", через дефис порядкового номера в пределах календарного года и двух последних цифр года через косую черту, например: П-02/23.
Дата поручения оформляется словесно-цифровым способом.
Рассылка зарегистрированных поручений генерального директора ППК "Роскадастр" осуществляется отделом корреспонденции Управления делами в соответствии с указателем рассылки документа (приложение N 8).
Оригинал поручения генерального директора (лица, исполняющего его обязанности) хранится в отделе корреспонденции Управления делами.
6.5.6. После рассмотрения внутренних (входящих) документов тексты указаний по исполнению документов вносятся в электронные карточки работниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях или приемных заместителей генерального директора ППК "Роскадастр", и передаются исполнителям.
6.5.7. Срок исполнения служебной записки не должен превышать десяти рабочих дней с момента поступления документа в канцелярию исполнителя в СЭД или иной обоснованный срок, установленный такой служебной запиской.
6.5.8. Завершенные в делопроизводстве внутренние документы помещаются в номенклатурные дела структурных подразделений. Пометки об исполнении внутренних документов вносятся в электронную карточку СЭД ППК "Роскадастр" работниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях, или ответственными исполнителями по документам.
Подлинники поручений генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности) и заместителей генерального директора ППК "Роскадастр" хранятся и учитываются вместе с документами, к которым они относятся.
6.6. Учет объема документооборота
6.6.1. Объем документооборота центрального аппарата ППК "Роскадастр" состоит из объемов отдельных документопотоков или общего количества входящих, исходящих, внутренних (включая приказы и распоряжения ППК "Роскадастр") документов, образующихся в процессе ППК "Роскадастр".
6.6.2. Учет количества документов проводится по регистрационным данным, содержащимся в СЭД ППК "Роскадастр".
6.6.3. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в СПЦА ППК "Роскадастр", учитывают документы при их получении и подготовке к отправке.
6.6.4. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются как один документ.
6.6.5. Управление делами ежегодно до 20-го января года, следующего за отчетным, подсчитывает объем документооборота и представляет его заместителю генерального директора, курирующему данное направление.
7. Документальный фонд центрального аппарата ППК "Роскадастр"
Документы, образующиеся в процессе деятельности центрального аппарата ППК "Роскадастр", составляют его документальный фонд. Формирование документального фонда центрального аппарата ППК "Роскадастр" осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр".
7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
Номенклатура дел центрального аппарата ППК "Роскадастр" закрепляет классификацию (группировку дел) исполненных документов, является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда центрального аппарата ППК "Роскадастр", является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
7.1.1. Номенклатура дел центрального аппарата ППК "Роскадастр" составляется Управлением делами по установленной форме (приложение N 18) на основании номенклатур дел СПЦА (приложение N 19).
7.1.2. Номенклатуры дел СПЦА - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в структурных подразделениях с указанием сроков их хранения - ежегодно оформляются в установленном Инструкцией порядке, согласовываются с Управлением делами, подписываются начальниками (лицами, официально их замещающими) СПЦА и направляются до 1 ноября текущего года в Управление делами.
В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность СПЦА, в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, в необходимых случаях - копии документов.
Номенклатура дел СПЦА печатается в одном экземпляре и хранится в Управлении делами.
7.1.3. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из граф: "Индекс дела", "Заголовок дела", "Количество дел", "Срок хранения и N статьи по перечню" и "Примечание".
Индекс дела - номер СПЦА и порядковый номер заголовка дела в разделе обозначаются цифрами, например: индекс дела 02-04, где: 02 - номер СПЦА; 04 - порядковый номер заголовка дела в разделе.
Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
В номенклатуру дел СПЦА включаются заголовки дел, отражающие все документированные направления деятельности в соответствии с Положением о нем. В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью, В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.
Заголовок дела должен содержать следующие элементы:
название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);
краткое содержание документов дела;
указание на копийность документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: "разные материалы", "общая переписка" и т.д., вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований. В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанных последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться наименование "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (планы, списки, доклады и т.д.). В заголовках дел "Переписка..." указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
Не указываются разные адресаты в заголовках дел, содержащих переписку с ними, например: "Переписка о награждении федеральных государственных гражданских служащих, присвоении им почетных званий".
При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела.
Графа "Количество дел" в номенклатуре дел заполняется по окончании календарного года.
Срок хранения дела, номера статей определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, или указывается согласованный с Центральной экспертной комиссией центрального аппарата ППК "Роскадастр" (далее - ЦЭК ППК "Роскадастр") и при необходимости Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) государственного архива (при осуществлении взаимодействия с государственным архивом) срок хранения.
Графа "Примечание" может включать способы и особые сроки хранения документов.
В конце каждого раздела номенклатуры оставляются резервные строки на случай формирования новых номенклатурных дел в течение года. В столбце "заголовок" резервной строки указывается "Резерв".
7.1.4. Вновь созданное СПЦА обязано в течение месяца разработать номенклатуру дел и представить ее в Управление делами, которое в установленном порядке вносит соответствующие изменения в сводную номенклатуру дел.
7.1.5. Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в структурных подразделениях в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру дел в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.
7.1.6. Номенклатура дел центрального аппарата ППК "Роскадастр" согласовывается с ЦЭК ППК "Роскадастр" и ЭПК государственного архива (не реже одного раза в пять лет, при осуществлении взаимодействия с государственным архивом) и утверждается генеральным директором ППК "Роскадастр" (лицом, официально его замещающим).
В СПЦА номенклатура дел рассылается Управлением делами в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе или в электронной форме.
7.1.7. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования СПЦА, располагаемые в последовательности, предусмотренной индексами СПЦА ППК "Роскадастр", утвержденными приказом ППК "Роскадастр".
7.1.8. Номенклатура дел центрального аппарата ППК "Роскадастр" уточняется в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
7.1.9. Номенклатура дел центрального аппарата ППК "Роскадастр" составляется и согласовывается заново в случае значительных изменений функций и/или структуры ППК "Роскадастр" или изменений нормативных актов в области архивного хранения.
7.1.10. После окончания календарного года в конце номенклатуры дел СПЦА ППК "Роскадастр" делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих (приложение N 18).
Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел СПЦА ППК "Роскадастр", передаются по завершении календарного года в срок до 31 января года, следующего за отчетным, в Управление делами для внесения в итоговую запись сводной номенклатуры дел ППК "Роскадастр".
После окончания календарного года в графу "Примечание" могут вноситься отметки о переходящих делах и о выделении дел к уничтожению.
7.2. Формирование дел и их текущее хранение
7.2.1. Формирование дел (группировка исполненных документов в дела) в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела осуществляются СПЦА ППК "Роскадастр".
7.2.2. Завершенные в делопроизводстве документы, поступившие на бумажном носителе, в десятидневный срок сдаются исполнителем работнику, ответственному за ведение делопроизводства в СПЦА, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Работники, ответственные за ведение делопроизводства в СПЦА, несут ответственность за хранение, учет, формирование дел, а также за систематизацию документов внутри дела.
7.2.3. Документы внутри дела располагаются в логической или хронологической последовательности решения вопроса. Наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов в делах.
7.2.4. По объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.
7.2.5. В дела с перепиской документы группируются, как правило, за период календарного года и подшиваются по дате инициативного (исходящего или входящего) документа. При этом ответный (входящий или исходящий) документ помещается после инициативного. Между электронным инициативным (исходящим или входящим) документом и ответным (входящим или исходящим) документом создается связка в СЭД.
7.2.6. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
В случае формирования дел, подлежащих хранению в архиве центрального аппарата ППК "Роскадастр", с документами, над которыми работало несколько СПЦА, оформление и передача их в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр" осуществляются тем СПЦА, которое является ответственным исполнителем.
7.2.7. Приложение к документу должно быть помещено в дело вместе с документом, к которому оно относится. В случае отсутствия приложения на обороте последнего листа документа необходимо сделать отметку о причине его отсутствия или указать его местонахождение.
7.2.8. Допускается подшивка приложения в отдельное дело, если объем документа и приложения к нему превышает 250 листов.
7.2.9. Номенклатурные дела ППК "Роскадастр" оформляются (готовятся к хранению) СПЦА после завершения календарного года.
7.2.10. Формирование личных дел работников осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами о порядке ведения личных дел.
7.2.11. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения предусматривает: заполнение реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 20); проставление нумерации листов в деле; составление листа-заверителя (приложение N 21) и внутренней описи документов дела по установленной форме (приложение N 22); подшивку или переплет дела.
Обложки дел, листы-заверители и внутренние описи документов, оформленные в установленном порядке, передаются в Управление делами в бумажном, а также электронном виде.
7.2.12. Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов в деле все листы дела, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются.
Нумерация листов в деле проставляется в правом верхнем углу листа простым карандашом. Использование чернильных ручек и цветных карандашей категорически запрещено.
Во избежание пропуска листов при нумерации необходимо держать дело в развернутом виде и переворачивать каждый лист. Недопустимо в процессе нумерации перебирать листы за верхний правый угол.
Нумерация проводится в валовом порядке арабскими цифрами. Номер листа пишется четко, аккуратно, не затрагивая текст документа. Недопустимо подчеркивание, обведение номера в круг.
Неверно проставленные номера листов зачеркиваются, не стираются, рядом проставляется корректный номер. В случае обнаружения пропущенных непронумерованных листов используется литерная нумерация ("2а" и т.п.)
Склеенные листы нумеруются как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы, каждый документ нумеруется отдельно. Лист, приклеенный за край, нумеруется отдельно от листа, к которому он приклеен.
7.2.13. В листе-заверителе, помещаемом в конце дела, цифрами и прописью указываются количество листов, особенности отдельных документов.
Лист-заверитель подписывает его исполнитель с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи. Количество листов в деле помечается на его обложке в соответствии с итоговой надписью.
7.2.14. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи.
Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты составления и расшифровкой подписи. Заверенная составителем внутренняя опись помещается в начале дела.
7.2.15. На обложке дел постоянного хранения указывается наименование государственного архива, в который дела организации будут приняты (при осуществлении взаимодействия с государственным архивом). Далее на обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указывается полное наименование организации - источника комплектования государственного архива в именительном падеже.
При изменении наименования организации (СПЦА) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дел в другую организацию (СПЦА) на обложке дела дописывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника (СПЦА), а прежнее заключается в скобки.
крайние даты дела (тома, части),
количество листов в деле (томе, части),
Индекс дела и заголовок дела переносятся на обложку дела из номенклатуры дел ППК "Роскадастр". Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, а при необходимости - заголовок каждого тома (части).
Крайними датами для дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Число месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола. Крайними датами дела работника являются даты подписания приказа о приеме (при наличии трудового договора - дата заключения договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено.
Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле.
Срок хранения дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел.
На делах постоянного хранения ставится отметка: "Хранить постоянно".
7.2.16. Бумажные документы в деле подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом обеспечения возможности свободного чтения текста всех листов.
7.2.17. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не передаются на архивное хранение в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр" и хранятся в СЦПА до момента уничтожения по согласованию с ЦЭК ППК "Роскадастр". В связи с этим допускается оставлять такие дела в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
7.2.18. Дела со дня их заведения до передачи в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр" или на уничтожение хранятся в СПЦА по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы, электронные документы переводятся в статус "Исполнено".
7.2.19. В каждом СПЦА формирование дел, а также сохранность документов и дел обеспечивается работником, ответственным за ведение делопроизводства в СПЦА, и начальником (лицом, официально его замещающим) соответствующего СПЦА.
7.2.20. Дела документального фонда центрального аппарата ППК "Роскадастр", находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр" проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, указанному в номенклатуре дел.
7.2.21. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.
7.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
7.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и уничтожение предусматривает экспертизу ценности документов, оформление дел, составление описей по результатам экспертизы их ценности; составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора для уничтожения, включения в состав архивного фонда центрального аппарата ППК "Роскадастр", включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Экспертиза ценности документов проводится в центральном аппарате ППК "Роскадастр" при подготовке номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив.
7.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в центральном аппарате ППК "Роскадастр" создана ЦЭК ППК "Роскадастр".
7.3.3. Задачи и функции ЦЭК ППК "Роскадастр", а также порядок ее деятельности определяются положением, согласованным с государственным архивом (при осуществлении взаимодействия с государственным архивом) и утвержденным генеральным директором ППК "Роскадастр". Протоколы заседаний ЦЭК ППК "Роскадастр" подписываются председателем и секретарем ЦЭК ППК "Роскадастр".
7.3.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в СПЦА, при участии члена ЦЭК ППК "Роскадастр" соответствующего структурного подразделения.
7.3.5. При проведении экспертизы ценности документов в СПЦА осуществляется отбор дел: постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу для передачи в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр"; с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", "До замены новыми", "До ликвидации организации", подлежащих дальнейшему хранению в СПЦА; к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
7.3.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится в СПЦА на основании номенклатуры дел центрального аппарата ППК "Роскадастр" путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
7.3.7. По результатам экспертизы ценности документов в СПЦА составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение N 27), на основе которых в архиве составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел (приложения N 24, 25, 26), а также акты о выделении дел к уничтожению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
7.3.8. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
7.3.9. Оформление дел для передачи в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр" осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в СПЦА.
При подготовке дела к передаче на архивное хранение металлические скрепления (скрепки, скобы и т.д.) из документов удаляются.
7.3.10. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
7.4. Передача дел в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр"
7.4.1. Передача дел в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр" осуществляется по графику, согласованному с начальниками СПЦА, передающих документы в архив, и утвержденному приказом ППК "Роскадастр".
7.4.2. В архив центрального аппарата ППК "Роскадастр" передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу.
7.4.3. Передача документов в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр" производится СПЦА по утвержденным описям дел (приложение N 27), составленным в СПЦА по установленной форме в двух экземплярах, не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.
7.4.4. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр" не передаются, хранятся в СПЦА и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.
7.4.5. При подготовке СПЦА дел к передаче в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр" работником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел центрального аппарата ППК "Роскадастр". При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются СПЦА в двухнедельный срок.
7.4.6. Прием дел осуществляется в присутствии работника СПЦА, передавшего дела. На обоих экземплярах описи напротив каждого переданного дела проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива, принявшего дела, работника СПЦА, передавшего дела.
7.4.7. При передаче дел в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр" один экземпляр описи дел передается вместе с делами в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр", второй остается в СПЦА. В архив центрального аппарата ППК "Роскадастр" также предоставляется один экземпляр описи в электронном виде для использования его в дальнейшем для подготовки годовых разделов архивных описей дел.
7.4.8. В случае выявления отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, руководством СПЦА принимаются меры по их розыску. Если розыск не дает результата, составляется пояснительная записка о причинах их отсутствия, которая подписывается начальником (лицом, официально его замещающим) СПЦА и представляется в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр".
Факт утраты дела фиксируется в акте (приложение N 30), который составляется начальником (лицом, официально его замещающим) СПЦА и представляется в архив вместе с описью при передаче дел СПЦА в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр".
7.4.9. В случае исключения из структуры ППК "Роскадастр" СПЦА с окончательной ликвидацией рабочих функций, закрепленных за данным СЦПА, работник, ответственный за ведение делопроизводства в СПЦА, оформляет завершенные в делопроизводстве дела и передает их в архив центрального аппарата ППК "Роскадастр" независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел (приложение N 27) и номенклатуре дел.
7.4.10. В случае исключения из структуры ППК "Роскадастр" СПЦА и перераспределения между другими СПЦА рабочих функций, закрепленных за упраздненным СЦПА, если указанные изменения не повлекли за собой изменения целей и предмета деятельности, СПЦА, принявшее функции от упраздненного СПЦА, признается правопреемником документального фонда ликвидированного СЦПА и принимает завершенные им в делопроизводстве документы, включая дела временного (до 10 лет) срока хранения по акту приема-передачи.
7.4.11 Согласованные ЦЭК ППК "Роскадастр" описи дел постоянного хранения и по личному составу направляются на рассмотрение ЭПК государственного архива (при осуществлении взаимодействия с государственным архивом).
7.5. Использование документов архива центрального аппарата ППК "Роскадастр"
7.5.1 Основными формами использования документов архива центрального аппарата ППК "Роскадастр" являются:
информационное обеспечение работников ППК "Роскадастр";
выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей;
изъятие дел по запросам компетентных органов.
7.5.2. Выдача дел, хранящихся в архиве центрального аппарата ППК "Роскадастр", СПЦА производится с разрешения начальника (лица, официально его замещающего) Управления делами на основании направленной в адрес Управления делами служебной записки с приложением заявки СПЦА, содержащей обоснование необходимости выдачи дела. На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение N 31), помещаемая на место выданного дела. В ней указываются СПЦА, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписи в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам СПЦА на срок не более 30 календарных дней и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности) по актам приема-передачи.
Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в СПЦА, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел под расписку в карте-заместителе, а на их место вкладывается карта-заместитель с указанием когда, кому и на какой срок выдан документ.
7.5.3. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения генерального директора ППК "Роскадастр" (лица, исполняющего его обязанности) с оставлением в деле заверенной копии документа, заявки на выдачу архивных документов (и/или копий документов) (приложение N 23) и акта о причинах выдачи подлинника (при выдаче в сторонние организации).
Архив центрального аппарата ППК "Роскадастр" ведет учет использования документов, в том числе выдачи документов и дел, копий документов, хранящихся в архиве центрального аппарата ППК "Роскадастр".
7.5.4. Ответы на запросы пользователей оформляются в форме архивных копий документов, заверенных в установленном порядке.
7.5.5. С изымаемых документов в архиве центрального аппарата ППК "Роскадастр" изготовляются копии, которые приобщаются к делам. Изъятие документов, а также замена на копии отражаются во внутренних описях дел, в листах-заверителях дел, в описях дел.
7.5.6. Изъятие и возвращение документов оформляются актами об изъятии из дел (возвращении) указанных документов. Акты и другие документы, на основании которых произведено изъятие (возвращение) архивных документов, включаются в дело фонда.
7.5.7. Копирование документов архива центрального аппарата ППК "Роскадастр" по заявкам пользователей производится с разрешения начальника (лица, официально его замещающего) Управления делами.
Копии документов выдаются пользователю под подпись.
7.5.8. Работа пользователей с документами производится непосредственно в помещении архива. Разрешение на работу в помещении архива центрального аппарата ППК "Роскадастр" дает начальник (лицо, официально его замещающее) Управления делами.
7.5.9. Работники ППК "Роскадастр" обязаны обеспечивать сохранность полученных во временное пользование документов (дел) и использовать полученную информацию в служебных целях в соответствии с требованиями локальных нормативных актов. Запрещается передача полученных документов или копий работникам других СПЦА или организаций.
7.6. Уничтожение дел, не подлежащих хранению
7.6.1. На дела с истекшими сроками хранения в СПЦА составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме акта (приложение N 29).
Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2022 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2026 года.
На основе предложений СПЦА работником архива составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Дела с отметкой "ЭПК" могут содержать документы постоянного хранения. С целью выявления таких документов работник, ответственный за ведение делопроизводства в СПЦА, проводит полистный просмотр выделенного к уничтожению дела с отметкой "ЭПК". Выявленные в результате документы постоянного хранения присоединяются к уже существующим номенклатурным делам или оформляются в новое номенклатурное дело за счет резерва.
Остальные документы дела с отметкой "ЭПК" включаются в акт на уничтожение. При этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.
7.6.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 28), составляется на дела всего центрального аппарата ППК "Роскадастр".
7.6.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается генеральным директором ППК "Роскадастр" после утверждения ЭПК государственного архива (при осуществлении взаимодействия с государственным архивом) описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.
7.6.4. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на уничтожение работниками, ответственными за ведение делопроизводства в СПЦА, после получения соответствующего уведомления Управления делами.
После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью работника Управления делами:
"Уничтожено. См. акт N ____ от ____. Фамилия, инициалы".
7.6.5. Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего производится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с составлением акта об уничтожении и соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.
7.6.6. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в Деле фонда.
8. Изготовление, учет и уничтожение печатей и штампов
8.1. В ППК "Роскадастр" в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" и уставом ППК "Роскадастр" используются печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
8.2. Печать ППК "Роскадастр" с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должна соответствовать требованиям, установленным ГОСТом Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утвержденным Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 N 573-ст.
8.3. Решение об изготовлении и выдаче печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации принимает генеральный директор ППК "Роскадастр" (лицо, исполняющее его обязанности).
8.4. В ППК "Роскадастр" также могут использоваться печати СПЦА, печати для пакетов и отдельных категорий документов ("Для документов" и др.) и металлические выжимные печати для опечатывания помещений и удостоверения специальных пропусков.
8.5. Печати и штампы в ППК "Роскадастр" подлежат получению и сдаче под личную подпись в журнале учета печатей и штампов ППК "Роскадастр" работникам, ответственным за их использование и хранение. Листы журналов учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются (приложение N 33).
8.6. В структурных подразделениях печати и штампы учитываются в журналах учета печатей и штампов и могут выдаваться под роспись работникам по решению начальника СПЦА ППК "Роскадастр" (лица, официально его замещающего). Листы журналов учета печатей и штампов структурного подразделения нумеруются, прошиваются и опечатываются (приложение N 34).
8.7. Заявки о необходимости изготовления печатей (штампов), их цветные эскизы с указанием масштаба в электронном виде оформляются структурными подразделениями-инициаторами и передаются в Управление делами для изготовления.
Изготовленные по заказу печати (штампы) передаются в отдел корреспонденции Управления делами для выдачи структурным подразделениям, оформившим заявки.
8.8. Гербовая печать на документах проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").
8.9. При использовании в работе печати и штампы с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации хранятся в запирающихся шкафах (сейфах) работников, ответственных за хранение и использование таких печатей и штампов.
8.10. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в отдел корреспонденции Управления делами для централизованного уничтожения. Печати уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.
Грифом "УТВЕРЖДАЮ" может придаваться юридическая сила следующим документам:
-
планы, графики работы, повестки заседаний коллегий, комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, советов (утверждаются генеральным директором ППК "Роскадастр", заместителями генерального директора, курирующими закрепленные в Распределении обязанностей направления деятельности);
-
финансово-хозяйственные документы: сметы, счета, ведомости, балансы, альбомы учетной документации, акты передачи денежных средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, акты списания имущества, акты ревизий, проверок, инвентаризации (утверждаются генеральным директором ППК "Роскадастр", заместителями генерального директора, курирующими финансовую и хозяйственную деятельность);
-
архивные документы: описи дел постоянного, долговременного срока хранения и по личному составу, акты передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, акты уничтожения документов с истекшими сроками хранения и др.;
-
планы работы СПЦА ППК "Роскадастр" (утверждаются курирующими заместителями генерального директора);
-
учетная политика для целей бухгалтерского учета ППК "Роскадастр";
-
дополнительные профессиональные программы по дополнительному профессиональному обучению, учебные планы, календарные учебные графики, графики учебного процесса, расписания учебных занятий, вебинаров, экзаменационных сессий, итоговых аттестаций и др. (утверждаются генеральным директором ППК "Роскадастр", заместителем генерального директора, координирующим осуществление образовательной деятельности ППК "Роскадастр").
| ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР ПУБЛИЧНО-ПРАВОВОЙ КОМПАНИИ "РОСКАДАСТР" | |
| ПОРУЧЕНИЕ | |
| _______________________ | N _______________________ |
 | |
| ПУБЛИЧНО-ПРАВОВАЯ КОМПАНИЯ "РОСКАДАСТР" (ППК "Роскадастр") | |
| ПРИКАЗ | |
| "__" _____________ 20__ г. | N _________________ |
| Москва | |
 | |
| ПУБЛИЧНО-ПРАВОВАЯ КОМПАНИЯ "РОСКАДАСТР" (ППК "Роскадастр") | |
| РАСПОРЯЖЕНИЕ | |
| "__" _____________ 20__ г. | N _________________ |
| Москва | |
Приложение N 5
к Инструкции
 |
|
|---|---|
| ПУБЛИЧНО-ПРАВОВАЯ КОМПАНИЯ "РОСКАДАСТР" (ППК "Роскадастр") |
|
| Орликов пер., д. 10, стр. 1, Москва, 107078 тел. (495) 940-54-01 e-mail: ros@kadastr.ru, http://www.ros.kadastr.ru ОГРН 1227700700633 ИНН/КПП 7708410783/770801001 |
|
| _________________ N __________________ | |
| На N _____________ от ________________ |
Лист согласования проекта приказа ППК "Роскадастр" "Об утверждении..."
Для служебного пользования
--------------------------
ЖУРНАЛ
учета входящих запросов с пометкой "Для служебного
пользования" центрального аппарата публично-правовой
компании "Роскадастр"
| Порядковый номер (входящий) и гриф | Номер и дата поступившего документа | Откуда поступил | Вид и краткое содержание | Количество листов и номера экземпляров | |
| основного документа | приложения | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ ДОКУМЕНТА N 1
| ФИО адресата | Должность и наименование структурного подразделения | <*> Кол-во экз. | <*> N экз. (ДСП) |
| Руководство ППК "Роскадастр" | |||
| И.О. Фамилия | Заместитель генерального директора | ||
| И.О. Фамилия | Заместитель генерального директора | ||
| И.О. Фамилия | Заместитель генерального директора | ||
| Структурные подразделения центрального аппарата ППК "Роскадастр" | |||
| И.О. Фамилия | Начальник Управления кадрового обеспечения | ||
| И.О. Фамилия | Начальник Финансово-экономического управления | ||
| И.О. Фамилия | Начальник Правового управления | ||
| И.О. Фамилия | Начальник Управления закупок и договоров | ||
| Филиалы ППК "Роскадастр" | |||
| Наименование обособленного структурного подразделения | <*> Кол-во экз. | <*> N экз. (ДСП) | |
| Филиал ППК "Роскадастр" по ... | |||
Размещение с СЭД да / нет (нужное подчеркнуть)
Размещение в ЕИР ОРД ППК "Роскадастр" да / нет (нужное подчеркнуть)
Всего экземпляров __________________________
Исполнитель _______//
Начальник СПЦА ППК "Роскадастр" _______//
УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ ДОКУМЕНТА N 2
_________________ от __________________ N _________________ (вид документа)
| ФИО/наименование адресата | Почтовый/электронный адрес | <*> Кол-во экз. | <*> N экз. (ДСП) |
| Юридические лица | |||
| ЗАО "Консультант плюс" | ул. Тургеневская, д. 1, г. Москва, 121111 | ||
| Физическое лицо | |||
| Иванов И.И. | ул. Пионерская, д. 5, кв. 6, г. Москва, 121111 | ||
Без размещения в СЭД ______________________
Всего экземпляров _________________________
Исполнитель ______//
Начальник СПЦА ППК "Роскадастр" ______//
Примечание: <*> Колонки добавляются при наличии на документе пометки "ДСП".
передачи входящей корреспонденции в _______________________________________
(наименование структурного подразделения)
от "__" ____________ 20__ г.
Реестр составил: Иванов И.И., подпись, 12.05.2018 (IP-2521) ----------------------------------------------------------- (ФИО, подпись, дата, телефон)
Реестр получил: ___________________________________________________________ (ФИО, подпись, дата)
Образец реестра передачи входящей корреспонденции
Для служебного пользования
--------------------------
ЖУРНАЛ
учета входящих документов с пометкой
«Для служебного пользования»
центрального аппарата публично-правовой
компании «Роскадастр»
| Порядковый номер (входящий) и гриф | Номер и дата поступившего документа | Откуда поступил | Вид и краткое содержание | Количество листов и номера экземпляров | |
| основного документа | приложения | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
ППК «Роскадастр», рассмотрев поручение Росреестра от 18.09.2023 № ВХ/МИН/00000/23 (вх. от 18.09.2023 № 001245/ЦА-23) об исполнении поручения Правительства Российской Федерации от 10.09.2023 № П00-00053, сообщает следующее.
ППК «Роскадастр» просит высказать позицию по указанному вопросу.
| Генеральный директор | В.Л. Жданов |
|---|---|
| А.А. Иванов (495) 587-80-80, IP-6989 |
<pre class="legal-pre"> Верхнее поле │
2 см │</pre>
│
| 1 инт. | ППК «Роскадастр» |
|---|
\/
Жданову В.Л.
/\
2 пробела 1 инт. │
\/
<────────── СЛУЖЕБНАЯ (ДОКЛАДНАЯ) ЗАПИСКА ──────────> 3 см /\ 1 см
1 пробел 1 инт. │
\/
15 сентября 2023 г. № 01-0000-СЗ/23
/
1 пробел 1 инт. │
/
Заголовок
/
1 пробел 1 инт. │
/
Уважаемый Владислав Леонидович!
Отступ /\ 1,25 см 1 пробел 1 инт. │
\/
───────> Текст служебной (докладной) записки... /\
3 пробела 1 инт. │
\/
Начальник Правового управления И.О. Фамилия
/
1 пробел 1 инт. │
/
СОГЛАСОВАНО
/
1 пробел 1 инт. │
/
Заместитель директора И.О. Фамилия Примечание: При направлении служебной (докладной) записки на имя генерального директора оформляется согласование с курирующим заместителем
генерального директора
И.И. Иванов IP-0000
/\
<pre class="legal-pre"> Нижнее поле │
2 см │</pre>
│
ПУБЛИЧНО-ПРАВОВАЯ КОМПАНИЯ «РОСКАДАСТР»
28 сентября 2023 г. № 3
/
2 инт. │
/
______ УТВЕРЖДАЮ
/
1,5 инт. │
/
Заместитель генерального директора ППК «Роскадастр» ________________ инициалы и фамилия (личная подпись) Дата
| 3 см 2 инт. | 1 см |
|---|
О _________________________
/\
2 инт. │
\/
Основание: _______________________________________________ /\ (распорядительный документ, его дата,
| 2 инт. | номер и заголовок) |
|---|
\/
Составлен комиссией:
Председатель комиссии — должность инициалы и фамилия
/
2 инт. │
/
Члены комиссии: должность инициалы и фамилия
/
1,5 инт. │
/
должность инициалы и фамилия
Присутствовали: должность инициалы и фамилия
________________________________________________________________
(текст)
/\
2 инт. │
\/
1 экземпляр — в дело ППК «Роскадастр» N ____
Отступ 2 инт. │ 1,25 см \/
──> Приложение: ...
/
2 инт. │
/
/\
\/
Председатель комиссии личная подпись фамилия и инициалы
2 инт. │
\/
Члены комиссии: ____ личная подпись фамилия и инициалы
1,5 инт. ____ личная подпись фамилия и инициалы
/\
ПУБЛИЧНО-ПРАВОВАЯ КОМПАНИЯ «РОСКАДАСТР»
Орликов пер., д. 10, стр. 1, Москва, 107078 8 (495) 587-80-80
Акт о проверке вложений конверта филиала ППК «Роскадастр» по Московской области
от 08.02.2018
Мы, нижеподписавшиеся: начальник отдела корреспонденции (далее — Отдел)
Иванов И.И., заместитель начальника Отдела Петрова Н.С., ведущий документовед Отдела Сидорова С.С. составили настоящий акт о том, что 08.02.2023 был получен конверт от филиала ППК "Роскадастр" по Московской
области.
При вскрытии конверта обнаружено письмо филиала ППК "Роскадастр" по Московской области от 22.01.2018 N исх01-44/2205 на 6 л. без приложений
(материалов административного дела).
Конверт доставлен почтой без повреждений.
И.И. Иванов
Н.С. Петрова
С.С. Сидорова
__________________________ (Наименование структурного подразделения)
Реестр N ____ передачи исходящих документов на регистрацию
| № п/п | Адресат | Входящий номер (год) | Вид отправки | Исходящий номер, дата <*> |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Росреестр Петрову П.П. | 001515/ЦА-23 | заказное письмо | |
| 2. | ООО "Патрон" Иванову А.А. |
001705/ЦА-23 | по электронной почте | |
| 3. | Росреестр Антипиной Н.П. | - | заказное письмо | |
| 4. | Росреестр | 001518/ЦА-23 | на руки (ФИО получателя) |
Иванов И.И., подпись, дата (IP-2521)</pre>
Реестр составил ----------------------------------------------------------- (ФИО, подпись, дата, телефон)
Реестр получил: ___________________________________________________________ (ФИО, подпись, дата)
Примечание: Реестр составляется в 2-х экз. и сдается работникам отдела корреспонденции Управления делами с документами, подлежащими регистрации.
Отдел корреспонденции Управления делами после регистрации документа один экз. реестра с отметкой о регистрации возвращает отделу-исполнителю.
Второй экземпляр реестра с отметкой о регистрации отдел корреспонденции Управления делами помещает в свое номенклатурное дело.
<*> Ставится в случае, если дата регистрации отличается от даты получения реестра.
___________________________ (Наименование структурного подразделения)
РЕЕСТР N ____ передачи документов на отправку
от "__" ________ 20__ г.
| № п/п | Адресат (кому, адрес <*>) |
Номер документа | Количество листов | Вид отправки |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ФСБ России Фамилия И.О. | 21-0153/23 | 2 + 11 | на руки исполнителю ФСБ России Иванову И.А. |
| 2 | Сидорову Д.П. | 10-2435/23 | 6 | на руки |
| 3 | Росреестр Фамилия И.О. | 11-0368/23 | 1 + 3 + диск | курьер |
| 4 | Филиал ППК «Роскадастр» по Саратовской области | 19-0411/23 | 1 + 3 (в 2 экз.) (если приложение в нескольких экз.) | почта |
Иванов И.И., подпись, 12.05.2023 (IP-2521)
Реестр составил ----------------------------------------------------------- (ФИО, подпись, дата, телефон)
Реестр получил: ___________________________________________________________ (ФИО, подпись, дата)
Примечание: Реестр составляется в 2-х экз. На каждый вид отправки (почтой, курьером, на руки) составляется отдельный реестр (в 2 экз.)
<*> Адрес указывается в реестре в случае его отсутствия в реквизитах письма (при оформлении согласно требованиям Инструкции).
Публично-правовая компания УТВЕРЖДАЮ "Роскадастр" Генеральный директор
ППК "Роскадастр"
Подпись Расшифровка подписи
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на _________ год
| Индекс дела | Заголовок дела | Количество дел | Срок хранения и № статьи по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Начальник Управления делами Подпись Расшифровка подписи
Начальник отдела обеспечения архивной деятельности Управления делами (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Протокол ЦЭК ППК «Роскадастр» от _________ N ___________
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в году ____ в ППК «Роскадастр»
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| постоянного | |||
| временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| Итого: | |||
Начальник Управления делами Подпись Расшифровка подписи
Итоговые сведения переданы в архив.
Наименование должности лица, передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Публично-правовая компания «Роскадастр»
(наименование структурного подразделения)
на _________ год
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Начальник структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в _________________________________________ (наименование структурного подразделения)
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| постоянного | |||
| временного (свыше 10 лет) | |||
| временного (до 10 лет включительно) | |||
| Итого: | |||
Начальник структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Итоговые сведения переданы в архив.
Наименование должности лица, Подпись Расшифровка подписи передавшего сведения
___________________________________________________________________________
(наименование государственного архива)
(наименование организации - источника комплектования)
(наименование структурного подразделения)
___________________________________________________________________________
(заголовок дела)
(крайние даты)
┌────────────┐
│ Ф. N _____ │
│ │
│ Оп. N ____ │
│ │
│ Д. N _____ │
│ │
└────────────┘
В деле подшито и пронумеровано _____________________________________ листов (цифрами и прописью) с N __________________________ по N _________________________, в том числе:
литерные номера листов ____________________________________________________
пропущенные номера листов _________________________________________________
+ листов внутренней описи _________________________________________________
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
|---|---|
| 1 | 2 |
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N ______
| № п/п | Регистрационный индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого: ________________________________________________________ документов. (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________________. (цифрами и прописью)
Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка подписи
___________________________________ Начальнику Наименование структурного подразделения Управления делами
________________________
ЗАЯВКА N <1> на выдачу архивных документов (и/или копий документов)
Основание на выдачу дел (документов) и цели использования _________________
дело (наименование, за какай период) из архива во временное
выдать -------------------------------------------------------------------- пользование (и/или предоставить копии документов (наименование, N, дата) ------------------------------------------------------------------------ __
кому ______________________________________________________________________ (наименование должности, ФИО)
Начальник структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Выдал _____________________________________________________________________ Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
Получил ___________________________________________________________________ Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
Исполнитель телефон
<1> Номер заявки проставляется работником отдела архива Управления делами.
Публично-правовая компания «Роскадастр»
Фонд N ______ УТВЕРЖДАЮ ОПИСЬ N _____ Генеральный директор дел постоянного хранения ППК "Роскадастр"
за ________ год Подпись Расшифровка подписи
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Количество листов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Название раздела | |||||
В данный раздел описи внесено ____________________________________ дел, (цифрами и прописью) с N _________________________ по N __________________________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Начальник отдела обеспечения архивной деятельности Управления делами Подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК ППК «Роскадастр» от ________ N ________
Публично-правовая компания «Роскадастр»
Фонд N __________ УТВЕРЖДАЮ ОПИСЬ N _________ Генеральный директор дел по личному составу ППК "Роскадастр"
за ____ год Подпись Расшифровка подписи
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Срок хранения | Количество листов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Название раздела | ||||||
В данный раздел описи внесено ____________________________ дел, (цифрами и прописью) с N ___________________________ по N ________________________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Начальник отдела обеспечения архивной деятельности Управления делами Подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК ППК «Роскадастр» от ________ N ________
Публично-правовая компания «Роскадастр»
Фонд N __________ УТВЕРЖДАЮ ОПИСЬ N _________ Генеральный директор дел временных (свыше 10 лет) ППК "Роскадастр"
сроков хранения за ____ год Подпись Расшифровка подписи
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Срок хранения | Количество листов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Название раздела | ||||||
В данный раздел описи внесено ____________________________________ дел, (цифрами и прописью) с N ___________________________ по N ________________________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Начальник отдела обеспечения архивной деятельности Управления делами Подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК ППК «Роскадастр» от ________ N ________
к Инструкции
Публично-правовая компания «Роскадастр»
Наименование структурного подразделения
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Срок хранения (*) <1> | Количество листов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Название раздела | ||||||
В данный раздел описи внесено ____________________________ дел, (цифрами и прописью) с N ___________________________ по N ________________________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Начальник структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО Начальник Управления делами Подпись Расшифровка подписи
Передал ______________________________________________________ дел. (цифрами и прописью)
Наименование должности работника структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Принял _______________________________________________________ дел. (цифрами и прописью)
Наименование должности работника архива Подпись Расшифровка подписи
<1> (*) Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.
Публично-правовая компания «Роскадастр»
АКТ УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ____________ N __________ ППК «Роскадастр» о выделении к уничтожению
архивных документов, Подпись Расшифровка подписи не подлежащих хранению Дата
На основании __________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием
сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ________________________ (название фонда)
| № п/п | Заголовок дела (групповой заголовок документов) | Годы | Номер описи | Номер ед. хр. по описи | Количество ед. хр. | Сроки хранения и номера статей по перечню | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого __________________________________________ ед. хр. за _________ годы. (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены ЭПК Государственного архива Российской Федерации (протокол от __________
N ____________).
Начальник отдела обеспечения архивной деятельности Управления делами Подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК ППК «Роскадастр» от _________ N _________
Документы в количестве ___________________________________________ ед. хр.: (цифрами и прописью)
- на бумажном носителе весом ______ кг сданы на уничтожение;
- на электронном носителе сданы на уничтожение ____________________________
(способ уничтожения)
Наименование должности работника, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Наименование структурного подразделения
АКТ ____________ N ___________ о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению
На основании __________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием
сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы ________________________________ (наименование структурного подразделения)
| № п/п | Заголовок дела (групповой заголовок документов) | Годы | Индекс дела по номенклатуре | Количество ед. хр. | Сроки хранения и номера статей по перечню | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Итого ____________________________________________ ед. хр. за _______ годы. (цифрами и прописью)
Начальник структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Образец акта
структурного подразделения о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению
Наименование структурного подразделения
АКТ ______________ N _______ об утрате документов
В результате __________________________________________________________ установлено отсутствие в структурном подразделении перечисленных ниже дел, предпринятые меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Срок хранения | Предполагаемые причины отсутствия |
| 1 2 | |||||
| 3 | 4 | 6 | 7 | ||
| Итого _________________________________________________________ ед. хр. | |||||
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных документов может быть частично восполнено следующими ед. хр.: _______________________________________________________ (номера ед. хр. и их групповые заголовки)
Начальник структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО Протокол ППК «Роскадастр» от _________ N _________
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника, ответственного за делопроизводство Подпись Расшифровка подписи
Публично-правовая компания «Роскадастр»
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА/ДОКУМЕНТА
Дело/документ _____________________________________________________________ (N и название)
Опись _____________________________________________________________________ (N и название)
Фонд ______________________________________________________________________ (N и название)
Выдано во временное пользование:
| № п/п | Должность и Ф.И.О. пользователя | Дата выдачи | Дата возврата | Подпись выдавшего дело | Подпись получившего дело |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
 | |
| ПУБЛИЧНО-ПРАВОВАЯ КОМПАНИЯ "РОСКАДАСТР" (ППК "Роскадастр") | |
| ПРИКАЗ | |
| "__" ________ 20__ г. | N ________ |
| Москва | |
В целях упорядочения эксплуатации, хранения и обеспечения надлежащего контроля за использованием служебного автотранспорта центрального аппарата ППК "Роскадастр" приказываю:
1. Утвердить инструкцию по организации эксплуатации, хранения и техническому обслуживанию автотранспортных средств центрального аппарата ППК "Роскадастр" согласно приложению к настоящему приказу.
2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора Здоренко В.В.
| Генеральный директор | В.Л. Жданов |
|---|
| N пп | Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления | Оттиск печати (штампа) | Наименование подразделения, должность и фамилия получателя | Роспись в получении и дата |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| N пп | Наименование печати (штампа) | Оттиск печати (штампа) | Получатель, дата и роспись | Отметка о передаче (уничтожении) дата | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
учета печатей и штампов Управления делами ППК "Роскадастр"
| Дата документа | Номер документа | Дата и время получения документа | ФИО и подпись получателя | Дата и время возврата документа в УД |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
_____________________________ (Наименование структурного подразделения)
РЕЕСТР N __ передачи входящей корреспонденции на регистрацию в Управление делами
от "__" ________ 20__ г.
Иванов И.И., подпись, 12.05.2018 (IP-2521)
Реестр составил ___________________________________________________________ (ФИО, подпись, дата, телефон)
Реестр получил: ___________________________________________________________ (ФИО, подпись, дата)
| ПУБЛИЧНО-ПРАВОВАЯ КОМПАНИЯ «РОСКАДАСТР» (ППК «РОСКАДАСТР») | |
| ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА | |
| Москва | |
| 15 марта 2018 г. | № П/033 |
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 05.08.2008 № 583 «О введении новых систем оплаты труда ... (полностью)» приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с 1 июля 2018 года Положение об оплате труда работников ФГБУ «ФКП Росреестра» (далее — Положение) согласно приложению к настоящему приказу.
| Директор | подпись | инициалы и фамилия |
|---|---|---|
| ВЕРНО | ||
| Начальник отдела корреспонденции Управления делами | подпись | Е.Г. Молочников |
| 29.03.2023 | Печать |
Подлинник документа находится в отделе корреспонденции Управления делами ППК «Роскадастр».
Запросы о предоставлении сведений, содержащихся в ЕГРН (далее — Запросы), подлежащие направлению на исполнение в Управление обеспечения ведения технологических процессов и поступившие от:
руководителя, заместителя руководителя Администрации Президента Российской Федерации, управлений Президента Российской Федерации;
руководителя, заместителя руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации, департаментов Правительства Российской Федерации;
руководителя, заместителя руководителя аппаратов Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
председателей, заместителей председателя комитетов Государственной Думы, депутатов Государственной Думы;
председателей, заместителей председателя комитетов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
председателя Счетной палаты Российской Федерации, его заместителей и аудиторов Счетной палаты Российской Федерации;
председателя, заместителей председателя Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;
Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по правам ребенка;
Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по защите прав предпринимателей;
Федеральной службы безопасности Российской Федерации (без указания территориальной принадлежности);
Генерального прокурора Российской Федерации и его заместителей;
председателя, заместителей председателя Банка России;
руководителей федеральных органов исполнительной власти, а также должностных лиц Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии.