Статья 33. СертификацияПриказ Росреестра от 08.08.2024 № П/0246/24
Актуально на 01.11.2026.
Как цитировать: Статья 33. Сертификация. Приказ Росреестра от 08.08.2024 N П/0246/24. П/0246/24. 08.08.2024. https://bukva.ai/docs/prikaz-p024624/statya-33
ПРИКАЗ
от 8 августа 2024 г. № П/0246/24
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ
СЛУЖБЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ
В соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71, и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 24 декабря 2020 г. № 199, в целях обеспечения единого порядка ведения делопроизводства и правил работы со служебными документами в центральном аппарате Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии приказываю:
1. Утвердить второе издание прилагаемой Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (далее — Инструкция).
2. Начальникам структурных подразделений центрального аппарата Росреестра:
организовать изучение Инструкции сотрудниками Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии и обеспечить строгое соблюдение ее требований;
обеспечивать своевременное ознакомление вновь прибывших сотрудников с положениями Инструкции;
осуществлять контроль за исполнением установленных Инструкцией правил подготовки и прохождения документов.
3. Руководителям управлений Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по субъектам Российской Федерации актуализировать инструкции по делопроизводству территориальных органов в связи с внедрением новых функциональных возможностей системы электронного документооборота и в соответствии со сложившейся в территориальном органе практикой организации документооборота.
4. Признать утратившим силу приказ Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 5 октября 2021 г. № П/0452/21 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии».
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника Административного управления Третинникова А.С.
Утверждена
приказом Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
от 8 августа 2024 г. № П/0246/24
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (далее — Инструкция) разработана на основании Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27 декабря 2019 г., регистрационный № 57023; далее — Правила делопроизводства) и Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 сентября 2023 г., регистрационный № 75119) с учетом положений Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 25 декабря 2020 г. № 199, и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, а также Положения о Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2009 г. № 457.
1.2. Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в процессе деятельности центрального аппарата Росреестра, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами на бумажном носителе и электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.
Организация делопроизводства в центральном аппарате Росреестра осуществляется с использованием системы электронного документооборота (далее — СЭД Росреестра), обеспечивающей выполнение требований Инструкции.
1.4. Особенности работы с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, персональные данные, регулируются соответствующими нормативными правовыми актами.
1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.6. Требования Инструкции к работе с кадровой, бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также организации текущего хранения документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.
1.7 Инструкция не регулирует порядок рассмотрения:
обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее — обращения граждан), и ведение делопроизводства по обращениям граждан в рамках Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
запросов юридических и физических лиц, адресованных в Росреестр, о предоставлении информации о деятельности этого органа в рамках Федерального закона от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;
запросов (жалоб) граждан и юридических лиц на нарушение порядка предоставления государственной или муниципальной услуги в рамках Федерального закона от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».
Порядок работы с указанными в настоящем пункте документами регулируется Инструкцией об организации работы с обращениями и личного приема граждан в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии, утвержденной приказом Росреестра от 15 ноября 2021 г. № П/0518.
1.9. Порядок работы с документами по организации закупок осуществляется с учетом требований Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», Инструкции, а также актов Росреестра, регламентирующих организацию деятельности по осуществлению закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Росреестра.
1.10. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, а также соблюдение требований Правил делопроизводства и Инструкции в центральном аппарате Росреестра возлагается на руководителя Росреестра либо лицо, исполняющее его обязанности.
Ответственность за ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в центральном аппарате Росреестра возлагается на Административное управление.
Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата Росреестра (далее — структурные подразделения), своевременное и качественное исполнение документов, формирование дел, а также их сохранность возлагается на начальников структурных подразделений.
Ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на федеральных государственных гражданских служащих и работников данных структурных подразделений (далее — сотрудники), которые могут выполнять обязанности по ведению делопроизводства, в том числе в порядке совмещения (далее — делопроизводители структурных подразделений).
Функции, задачи, права и ответственность Административного управления регламентируются положением о нем.
1.11. Сотрудники обязаны обеспечить сохранность находящихся у них на исполнении или ознакомлении документов и проектов документов, а также неразглашение содержащейся в указанных документах и проектах документов служебной информации.
Передача служебных документов, их копий, проектов контрагентам, средствам массовой информации, иным государственным органам, органам местного самоуправления, организациям допускается только с разрешения руководителя Росреестра или иного уполномоченного им лица.
Сотрудники несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае увольнения или перевода (перемещения) по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у них документы делопроизводителю структурного подразделения или другому сотруднику, который определяется начальником структурного подразделения (при увольнении или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту в соответствии с требованиями, установленными Приложением № 22 к Инструкции).
1.12. Административное управление на основании графика, утвержденного руководителем Росреестра, или в соответствии с распределением обязанностей статс-секретарем — заместителем руководителя Росреестра или заместителем руководителя Росреестра (далее — заместители руководителя), проводит проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях и докладывает о ее результатах руководству Росреестра.
1.13. Соблюдение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников.
2. Основные понятия
В целях обеспечения однозначного и точного понимания положений Инструкции всеми сотрудниками в качестве самостоятельного раздела в Инструкцию включен раздел «Термины и определения, используемые в делопроизводстве».
Основные термины и определения, используемые в делопроизводстве, приведены в приложении № 1 к Инструкции.
3. Документирование управленческой деятельности
3.1. Документы Росреестра
3.1.1. Состав документов, образующихся в процессе деятельности Росреестра, определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.
3.1.2. В центральном аппарате Росреестра создаются документы на бумажном носителе, электронные документы (документы, созданные в цифровой форме и имеющие статус подлинника документа) и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.
3.1.3. В СЭД Росреестра при визуализации электронных документов и их воспроизведении на бумажном носителе должны воспроизводиться реквизиты, обязательные для соответствующего вида документа.
3.1.4. СЭД Росреестра поддерживает функцию создания электронных документов.
При создании электронных документов используются электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, в том числе могут использоваться интерактивные, которые по составу реквизитов документов должны быть идентичны документам на бумажном носителе. Электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
3.1.5. Файлы электронных документов и электронных копий документов, передаваемых посредством межведомственного электронного документооборота (далее — МЭДО), с внедренными графическими элементами регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметок об электронной подписи должны иметь формат PDF/A-1.
3.1.6. При согласовании электронных документов в СЭД Росреестра используется простая электронная подпись.
При подписании электронных документов в СЭД Росреестра используется усиленная квалифицированная электронная подпись (далее — УКЭП).
Электронные письма, направляемые в государственные органы, органы местного самоуправления, территориальные органы, физическим и юридическим лицам, подписываются УКЭП должностного лица.
Внутренние электронные документы также подписываются УКЭП должностного лица.
3.2. Бланки документов
Документы, создаваемые в центральном аппарате Росреестра на бумажном носителе, оформляются на бланках формата A4 (210 x 297 мм), имеющих установленный состав реквизитов, расположенных в определенном порядке. Бланки документов изготавливаются на бумаге белого цвета или бумаге светлых тонов типографским способом и с использованием технических средств (устройств, штампов).
3.2.1. Бланки конкретного вида документов с продольным расположением реквизитов по центру с изображением Государственного герба Российской Федерации:
бланк распоряжения Росреестра;
3.2.1.1. На бланке Росреестра «Приказ» с изображением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте (синий) с геральдическим щитом и продольным расположением реквизитов (полное и сокращенное наименование Росреестра; наименование вида документа; место составления; отметки для проставления даты и регистрационного номера) оформляются соответствующие документы на бумажном носителе за подписью руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности), заместителей руководителя в соответствии с установленным распределением обязанностей.
3.2.1.2. На бланке Росреестра «Распоряжение» с изображением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте (синий) с геральдическим щитом и продольным расположением реквизитов (полное и сокращенное наименование Росреестра; наименование вида документа; место составления; отметки для проставления даты и регистрационного номера) оформляются соответствующие документы на бумажном носителе за подписью руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности), заместителей руководителя в соответствии с установленным распределением обязанностей.
3.2.1.3. На бланке «Протокол Росреестра» с изображением Государственного герба Российской Федерации с продольным расположением реквизитов (полное и сокращенное наименование Росреестра; наименование вида документа; отметки для проставления даты и регистрационного номера) оформляются решения, принятые на заседаниях коллегии Росреестра, а также на совещаниях у руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности), заместителей руководителя, начальника структурного подразделения за соответствующей подписью.
3.2.2. Бланки документов с угловым расположением реквизитов в левом верхнем углу с изображением Государственного герба Российской Федерации:
бланк письма руководителя Росреестра (бланк письма должностного лица);
бланк письма статс-секретаря — заместителя руководителя (бланк письма должностного лица);
бланк письма заместителя руководителя Росреестра (бланк письма должностного лица);
3.2.2.1. На бланке письма Росреестра с изображением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте (синий) с геральдическим щитом и угловым расположением реквизитов (полное и сокращенное наименование Росреестра; справочные данные о Росреестре; отметки для проставления даты и регистрационного номера; отметки для ссылки на номер и дату входящего документа) оформляются исходящие документы за подписью начальников структурных подразделений и должностных лиц, согласно полномочиям, установленным их должностными регламентами, отдельные документы за подписью заместителей руководителя или руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности).
3.2.2.2. На бланках письма должностного лица Росреестра «Руководитель», «Статс-секретарь — заместитель руководителя», «Заместитель руководителя» с изображением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте с геральдическим щитом и угловым расположением реквизитов (полное и сокращенное наименование Росреестра; должность лица, подписавшего документ; справочные данные о Росреестре; отметка для проставления даты и регистрационного номера; отметки для ссылки на номер и дату входящего документа) оформляются исходящие документы только за подписью руководителя Росреестра, статс-секретаря — заместителя руководителя, заместителя руководителя соответственно.
3.2.3. Общий бланк — бланк «Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии» с изображением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте (синий) с геральдическим щитом и продольным расположением реквизитов (полное и сокращенное наименование Росреестра; отметки для проставления даты и регистрационного номера; место составления (издания) документа) — оформляются любые виды документов (в том числе доверенности, экспертные заключения и так далее), кроме делового (служебного) письма. Если общий бланк используется как бланк структурного подразделения или должностного лица, дополнительно указывается реквизит «Наименование структурного подразделения — автора документа» или, соответственно, «Наименование должности лица — автора документа».
3.2.4. При подготовке документов на бумажном носителе или электронных документов используются шаблоны бланков документов, указанных в пункте 3.2.2 Инструкции, которые имеют тот же состав реквизитов, за исключением Государственного герба Российской Федерации.
3.2.5. Для создания некоторых видов документов для внутреннего пользования в центральном аппарате Росреестра используются только электронные шаблоны бланков таких документов. К ним относятся:
шаблон бланка поручения должностного лица Росреестра;
шаблон бланка структурного подразделения центрального аппарата Росреестра.
3.2.6. На электронном шаблоне бланка «Поручение должностного лица Росреестра» без изображения Государственного герба Российской Федерации с продольным расположением реквизитов (наименование должностного лица Росреестра, включающее полное наименование Росреестра, наименование вида документа, отметки для проставления даты и регистрационного номера) оформляются содержащие поручения внутренние документы за подписью руководителя, статс-секретаря — заместителя руководителя, заместителя руководителя.
3.2.7. На электронных шаблонах бланков структурных подразделений без изображения Государственного герба Российской Федерации с продольным расположением реквизитов (полное наименование Росреестра; наименование структурного подразделения; справочные данные о структурном подразделении (адрес расположения структурного подразделения); отметки для проставления даты и регистрационного номера) оформляются внутренние документы за подписью начальников структурных подразделений или их заместителей, а также должностных лиц, исполняющих их обязанности.
3.2.8. Введение в обращение новых видов бланков документов с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовые бланки) осуществляется по решению руководителя Росреестра путем издания соответствующего приказа Росреестра.
3.2.9. Гербовые бланки, используемые в Росреестре, изготавливаются по заказу Росреестра полиграфическими предприятиями, имеющими лицензию на соответствующий вид деятельности.
3.2.10. Обеспечение изготовления типографским способом гербовых бланков Росреестра и учет их поступления в соответствующем журнале осуществляются в установленном порядке Управлением делами на основании заявок Административного управления.
3.2.11. Учет гербовых бланков, их хранение и выдача структурным подразделениям осуществляются сотрудниками Административного управления на основании служебной записки под подпись получателя в журнале учета выдачи гербовых бланков.
3.2.12. В структурных подразделениях гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах.
3.2.13. Ответственность за обеспечение сохранности гербовых бланков, а также правильность их использования несут делопроизводители структурных подразделений.
3.2.14 Бланки используются строго по назначению.
Передача бланков другим организациям и лицам запрещается.
Не допускается использование и изготовление гербовых бланков с помощью компьютерной и копировальной техники.
3.2.15. Испорченные гербовые бланки сдаются в Административное управление. Их уничтожение осуществляется путем промышленного шредирования с соблюдением необходимого уровня конфиденциальности не чаще одного раза в год.
Образцы бланков, а также форма журнала учета поступления бланков и форма журнала учета выдачи бланков приведены в приложении № 2 к Инструкции.
3.3. Общие требования к подготовке документов
3.3.1. При подготовке документов используется свободно распространяемый шрифт, являющийся метрическим аналогом Times New Roman, традиционного начертания, делового стиля, размером № 14 и 13 (для многостраничных документов). При оформлении таблиц допускается использовать шрифт меньшего размера (N 12, 11, 10), при оформлении сносок — № 10.
Используемая для создания документов гарнитура шрифта должна:
реализовывать набор символов латинского и кириллического алфавитов, а также алфавитов государственных языков республик в составе Российской Федерации и иных языков народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик;
распространяться правообладателем на основе простой (неисключительной) лицензии, соответствующей требованиям законодательства Российской Федерации и предоставляющей неограниченному кругу лиц на безвозмездной основе на весь срок действия исключительных прав на гарнитуры шрифтов, права на использование, распространение, воспроизведение и модификацию гарнитур шрифтов на всей территории Российской Федерации без каких-либо ограничений.
3.3.2. Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные записки и так далее), авторами которых являются сотрудники, могут быть оформлены рукописным способом.
3.3.3. Проекты документов оформляются на бланках установленного образца и стандартных листах бумаги формата A4.
Отдельные виды документов, содержательная часть которых включает таблицы, сметы и схемы, могут оформляться на листах бумаги формата A3.
3.3.4. Проекты резолюций (указаний по исполнению документов) заместителей руководителя, начальников структурных подразделений или их заместителей могут оформляться на листах бумаги форматов A5 и A6.
3.3.5. Текст документа печатается без помарок и исправлений. Межстрочный интервал может быть установлен в режиме «Множитель» и измеряться величинами в промежутке от 1 до 1,5.
Интервал между буквами в словах — обычный, интервал между словами — один пробел.
Качество печати должно обеспечивать нормальное чтение текста и возможность его воспроизведения средствами копировально-множительной техники.
3.3.6. Верхнее поле на первой странице документа устанавливается границами бланка, а на последующих страницах — 2 см, левое поле — 2 см (в документах длительного срока хранения (свыше 10 лет и постоянно) — 3 см), правое — 1,5 см и нижнее — 2 см.
3.3.7. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или выравниваются по центру.
Абзацный отступ используется только при подготовке текста документа, но не применяется при оформлении следующих реквизитов: заголовок к тексту (оформляемый слева под реквизитами бланка); отметка о приложении; подпись; отметка об исполнителе. Указанные реквизиты, а также заключительная этикетная фраза «С уважением,» печатаются непосредственно от границы левого поля.
3.3.8. Строки в многострочных реквизитах документа (кроме текста) печатаются через одинарный межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются межстрочным интервалом 12 — 18 пт (или дополнительным межстрочным интервалом).
3.3.9. Документы на двух и более страницах нумеруются в центре верхнего поля листа арабскими цифрами аналогом шрифта Times New Roman размера № 12, на первом листе номер не ставится. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
3.3.10 Приложения к документам имеют самостоятельную нумерацию.
3.3.11. Каждый вид документа имеет свой состав обязательных реквизитов, отсутствие или неправильное указание которых делает его недействительным. Набор реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
3.3.12. Электронные документы создаются в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменяемость электронных документов, пригодность их для использования.
Подготовка, согласование, регистрация, учет, использование и контроль исполнения электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным Инструкцией в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
3.4. Оформление реквизитов документов
3.4.1. Документы, создаваемые в Росреестре, имеют установленный состав реквизитов, расположенных в определенном порядке. Состав реквизитов каждого конкретного документа определяется его видом и назначением.
3.4.2 При подготовке, оформлении и обработке документа в Росреестре используются следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
полное и сокращенное наименование государственного органа;
наименование структурного подразделения — автора документа;
наименование должности лица — автора документа;
справочные данные о государственном органе;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
место составления (издания) документа;
гриф ограничения доступа к документу;
отметка об электронной подписи;
отметка о поступлении документа;
отметка о направлении документа в дело.
Правила оформления реквизитов документов в центральном аппарате Росреестра приведены в пунктах 1 - 26 приложения № 3 к Инструкции.
3.5. Процедура подготовки документов
3.5.1. В соответствии с пунктом 2.9 Правил делопроизводства проекты документов, подготавливаемые государственным органом, подлежат согласованию. Состав должностных лиц, согласующих проект документа, определяется структурным подразделением — исполнителем исходя из содержания документа.
Согласование проекта документа в Росреестре оформляется грифом согласования (при внешнем согласовании) или визой (при внутреннем согласовании).
Гриф согласования оформляется в соответствии с пунктом 16, а виза — в соответствии с пунктом 17 приложения № 3 к Инструкции.
3.5.2. Решение о согласовании проекта документа, созданного в Росреестре, с другими государственными органами, органами местного самоуправления, организациями может быть оформлено письмом или отражено в протоколе заседания координационного или совещательного органа, в этом случае в грифе согласования указываются наименование государственного органа, координационного или совещательного органа, согласовавшего проект документа, дата и регистрационный (исходящий) номер письма или дата и номер протокола.
3.5.3. При наличии нескольких согласующих инстанций при внешнем и внутреннем согласовании отметки о согласовании (грифы согласования, визы) могут быть оформлены на листе согласования.
3.5.4. Согласование проектов документов может проводиться в электронном виде в СЭД Росреестра. По завершении процедуры электронного согласования в случае, если документ имеет длительный срок хранения (свыше 10 лет) и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования, распечатанный из СЭД Росреестра, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую часть. Лист согласования, распечатанный из СЭД Росреестра, должен содержать сведения о дате его формирования и наименовании системы, в которой проводилось электронное согласование, и должен быть заверен подписью начальника структурного подразделения — разработчика документа — в нижнем поле листа согласования.
3.5.5. Подготовленные, оформленные в установленном порядке и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) руководителем Росреестра или уполномоченным им должностным лицом. В установленных законодательством случаях подпись должностного лица на документе заверяется печатью Росреестра.
3.5.6. Согласно пункту 2.10 Правил делопроизводства документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью руководителя Росреестра или иного уполномоченного должностного лица. Собственноручная подпись должностного лица на документе оформляется в соответствии с пунктом 18 приложения № 3 к Инструкции.
3.5.7. Электронные документы подписываются электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Образец отметки об электронной подписи приведен в пункте 19 приложения № 3 к Инструкции.
3.5.8. В соответствии с пунктом 2.11 Правил делопроизводства на документах, получающих юридическую силу в результате утверждения, оформляется гриф утверждения. Утверждению подлежат нормативные правовые акты (правила, положения, инструкции), правовые акты Росреестра, а также документы длительного действия (планы, программы, отчеты об их выполнении и некоторые другие документы). Документы утверждаются правовым актом Росреестра (приказом, распоряжением) или непосредственно руководителем Росреестра или иным уполномоченным им должностным лицом посредством проставления собственноручной подписи в грифе утверждения.
Гриф утверждения оформляется в соответствии с пунктом 12 приложения № 3 к Инструкции.
Примерный перечень документов, которым может быть присвоен гриф об утверждении, приведен в приложении № 4 к Инструкции.
3.5.9. В соответствии с пунктом 2.12 Правил делопроизводства в необходимых случаях собственноручная подпись руководителя Росреестра или иного уполномоченного им лица заверяется печатью Росреестра с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовая печать).
Примерный перечень документов, заверяемых оттиском гербовой печати, приведен в приложении № 5 к Инструкции.
3.6. Состав документов, образующихся в деятельности Росреестра
3.6.1. В целях регулирования деятельности Росреестра, организации выполнения государственных функций и предоставления государственных услуг, решения иных задач, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, определяющими его деятельность, Росреестр издает:
правовые акты в форме решений, приказов, правил, положений, инструкций, регламентов, должностных регламентов, порядков и так далее;
индивидуальные правовые акты (распорядительные документы) в форме приказов, распоряжений;
локальные правовые акты, издаваемые в форме положений, правил, инструкций, регламентов, порядков и других документов, устанавливаемых или утверждаемых соответствующим приказом;
протоколы заседаний (координационных, совещательных, экспертных и других органов);
информационно-аналитические документы в форме актов, аналитических и информационных справок, докладных и служебных записок, деловой (служебной) переписки и так далее.
В зависимости от конкретных задач структурного подразделения в деятельности создаются также и другие виды документов, например: планы, прогнозы, программы, отчеты и так далее.
В установленных законодательством случаях в Росреестре могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение, деловое письмо и так далее).
Инструкция устанавливает требования к подготовке и оформлению отдельных видов документов.
Издаваемые документы должны быть правильно оформлены, всесторонне обоснованы и согласованы с соответствующими структурными подразделениями и должностными лицами, а также обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в них информации.
3.7. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов
3.7.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации осуществляются Росреестром в порядке, установленном федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
3.7.2. При подготовке документов и проектов актов, представляемых Президенту Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации, учитываются требования, установленные соответствующими инструкциями по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации и в Аппарате Правительства Российской Федерации.
3.7.3. При подготовке проектов законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации учитываются положения следующих нормативных правовых актов и методических документов:
- Федеральный закон от 14 июня 1994 г. № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания»;
- Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации»;
- Указ Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти»;
- постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (далее — Правила подготовки нормативных правовых актов);
- постановление Правительства Российской Федерации от 2 августа 2001 г. № 576 «Об утверждении Основных требований к концепции и разработке проектов федеральных законов»;
- постановление Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. № 260 «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации»;
- постановление Правительства Российской Федерации от 30 апреля 2009 г. № 389 «О мерах по совершенствованию законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации»;
- постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов»;
- постановление Правительства Российской Федерации от 25 августа 2012 г. № 851 «О порядке раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения»;
- постановление Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2012 г. № 1318 «О порядке проведения федеральными органами исполнительной власти оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов и проектов решений Евразийской экономической комиссии, а также о внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»;
- приказ Министерства юстиции Российской Федерации № 3 и Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации № 51 от 10 января 2001 г. «Об утверждении Методических правил по организации законопроектной работы федеральных органов исполнительной власти»;
- приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 31 августа 2023 г. № 222 «Об утверждении Методических указаний по юридико-техническому оформлению нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» (зарегистрирован Министерством Юстиции Российской Федерации 1 сентября 2023 г., регистрационный № 75075);
- Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов (редакция 2021 г.; утверждены Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации).
- Методические рекомендации по оформлению проектов актов Правительства Российской Федерации (редакция 2022 г.; направлены письмом Аппарата Правительства от 15 сентября 2022 г. № П 15-68813).
Требования к оформлению проектов законодательных актов Российской Федерации, проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, разрабатываемых Росреестром, приведены в приложениях № 7 - 9 к Инструкции.
3.7.4 К нормативному правовому акту предъявляются следующие требования:
принятие (издание) акта в пределах его компетенции;
принятие (издание) акта в порядке и по форме, установленным законодательством;
обеспеченность реализации правовых предписаний акта;
согласованность акта с другими нормативными правовыми актами; согласованность правовых норм одного и того же акта между собой; соответствие акта установленным правилам юридической техники.
3.7.5. Порядок подготовки, принятия, опубликования, вступления в силу, действия, изменения, признания утратившими силу и отмены нормативных правовых актов регулируется федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
3.7.6. Росреестр издает нормативные правовые акты только по тем вопросам, регулирование которых входит в его компетенцию.
3.7.7 Проект нормативного правового акта может быть разработан как:
новый нормативный правовой акт;
изменение действующего нормативного правового акта.
3.7.8. Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтересованными органами (организациями), если такое согласование предусмотрено законодательством Российской Федерации.
Согласование в зависимости от требований законодательства Российской Федерации проводится одним из следующих способов:
выражение в письменной форме согласия либо несогласия органа (организации) с соответствующим проектом нормативного правового акта с обоснованием имеющихся замечаний и предложений;
визирование (согласование) руководителем органа (организации) проекта нормативного правового акта (при наличии замечаний и предложений — их обоснование с приложением предлагаемой редакции проекта нормативного акта или его отдельных положений).
3.7.9. Согласование производится в сроки, установленные соответственно законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
3.7.10 Нормативный правовой акт должен содержать:
наименование (заголовок), в краткой форме обозначающее предмет регулирования;
подпись лица (наименование должности, инициалы и фамилия), официально уполномоченного подписывать соответствующий нормативный правовой акт;
дату, место принятия (издания) и номер акта.
3.7.11. Ссылки в структурных единицах нормативного правового акта на другие его структурные единицы, а также на иные правовые акты, их структурные единицы применяются в случаях, когда необходимо показать взаимную связь правовых предписаний либо избежать повторений.
Не допускаются отсылки к норме, которая в свою очередь отсылает к другой норме.
Ссылки в нормативных правовых актах на недействующие правовые акты не допускаются.
Изменения и дополнения, вносимые в нормативный правовой акт Росреестра (приказы), а также признание утратившими силу и его отмена оформляются актом того же вида, в каком издан основной документ, за исключением случаев, когда акт был издан в виде, не предусмотренном Инструкцией. В таком случае необходимо вносить изменения в акт (признавать утратившим силу, отменять) приказом.
3.7.12. Нормативные правовые акты Росреестра издаются при наличии в федеральных конституционных законах, федеральных законах, актах Президента Российской Федерации и постановлениях Правительства Российской Федерации полномочий на издание того или иного нормативного правового акта или группы актов.
3.7.13. Структурные подразделения и территориальные органы Росреестра не вправе издавать нормативные правовые акты.
3.7.14. В соответствии с пунктом 3 Правил подготовки нормативных правовых актов нормативный правовой акт может быть издан совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти или одним из них по согласованию с другими. При издании нормативного правового акта совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти полномочия на издание нормативного правового акта должны быть у каждого из указанных органов.
3.7.15. Проект нормативного правового акта и нормативный правовой акт создаются на бумажном носителе или в форме электронных документов, за исключением случаев, когда проект нормативного правового акта и нормативный правовой акт содержат сведения, составляющие государственную тайну.
3.7.16. Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также если проект нормативного правового акта содержит положения межотраслевого значения или предусматривает совместную деятельность федеральных органов исполнительной власти.
3.7.17. Проект нормативного правового акта подлежит обязательному предварительному обсуждению на заседаниях Общественного совета при Росреестре в случаях, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 1 сентября 2012 г. № 877 «Об утверждении состава нормативных правовых актов и иных документов, включая программные, разрабатываемых федеральными органами исполнительной власти, которые не могут быть приняты без предварительного обсуждения на заседаниях общественных советов при этих федеральных органах исполнительной власти».
3.7.18. Государственной регистрации подлежат нормативные правовые акты независимо от срока их действия, наличия в них сведений, составляющих государственную тайну, или сведений конфиденциального характера, направленные на урегулирование общественных отношений либо на изменение или прекращение существующих правоотношений, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций, имеющие межведомственный характер, содержащие правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, которые в том числе:
гражданские, политические, социально-экономические и иные права, свободы и обязанности граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства;
гарантии осуществления прав и свобод граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, закрепленные в Конституции Российской Федерации и иных законодательных актах Российской Федерации;
механизм реализации прав, свобод и обязанностей граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства;
б) устанавливают правовой статус организаций (типовые, примерные положения (уставы) об органах, организациях, подведомственных соответствующим федеральным органам исполнительной власти, а также об организациях, которые в соответствии с законодательством Российской Федерации выполняют отдельные наиболее важные государственные функции);
в) обязательны для других федеральных органов исполнительной власти и (или) организаций, не подведомственных федеральным органам исполнительной власти, совместно издавшим нормативный правовой акт.
3.7.19. Требования к документам, используемым при предоставлении государственных и муниципальных услуг, устанавливаются административными регламентами, которые разрабатываются на основе Федерального закона от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и Правил разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг, о внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации и признании утратившими силу некоторых актов и отдельных положений актов Правительства Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 20 июля 2021 г. № 1228.
3.8. Подготовка индивидуальных правовых актов (распорядительных документов) Росреестра
3.8.1. Росреестр в соответствии с Положением о Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии, утвержденным постановлением правительства Российской Федерации от 1 июня 2009 г. № 457 (далее — Положение о Росреестре), в пределах своей компетенции издает правовые акты, а также индивидуальные правовые акты в форме приказов и распоряжений.
Приказами по основной деятельности регулируются вопросы, отражающие основные направления деятельности Росреестра.
Приказами и распоряжениями, являющимися индивидуальными правовыми актами, оформляются решения персонального характера (кадровые приказы (распоряжения), решения по оперативным, организационным и другим вопросам деятельности Росреестра и его территориальных органов, рассчитанные на разовое исполнение.
Приказами по личному составу оформляются решения по кадровым вопросам.
Распоряжениями оформляются решения по оперативным и текущим вопросам деятельности Росреестра, в том числе для организации исполнения приказов.
Приказы и распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов, распоряжений по личному составу и приказов, распоряжений по административно-хозяйственной деятельности.
В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 февраля 2020 г., регистрационный № 57449), к административно-хозяйственной деятельности относятся вопросы:
эксплуатации зданий, строений, сооружений;
информационно-телекоммуникационного обеспечения.
3.8.2. Подготовка проектов распорядительных документов осуществляется структурными подразделениями в плановом порядке либо на основании поручений руководителя Росреестра или иного уполномоченного должностного лица, а также в инициативном порядке в соответствии с компетенцией, установленной положениями о них.
3.8.3. Обеспечение качественной подготовки проектов распорядительных документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на начальников структурных подразделений, ответственных за их подготовку.
3.8.4. Контроль за правильностью оформления проектов распорядительных документов осуществляет Административное управление. Проекты актов Росреестра, подготовленные с нарушением требований Инструкции, к подписи не принимаются и возвращаются Административным управлением исполнителю на доработку.
При подготовке распорядительных документов применяются общие подходы к оформлению проектов нормативных правовых актов.
Требования к подготовке и оформлению приказов и распоряжений Росреестра приведены в приложении № 10 к Инструкции.
3.9. Положения, правила, инструкции
В центральном аппарате Росреестра положения, правила, инструкции утверждаются либо путем проставления грифа утверждения документа должностным лицом Росреестра (пункт 12 приложения № 3 к Инструкции), либо путем издания приказов (распоряжений) об их утверждении. В последнем случае указанные документы оформляются в виде приложений к распорядительным документам (пункт 15.2 приложения № 3 к Инструкции) и являются их неотъемлемой частью.
Положения подготавливаются в том случае, если в них устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Росреестра.
Правила подготавливаются при необходимости установления норм и требований, обязательных для исполнения. Правила устанавливают порядок осуществления отдельного вида деятельности.
Инструкции подготавливаются в случае необходимости изложения порядка осуществления какой-либо деятельности или порядка применения положений законодательных и иных нормативных актов.
3.10. Протокол заседания (совещания)
3.10.1. Протоколами оформляются решения, принятые на заседаниях коллегии Росреестра, совещаниях у руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности), заместителей руководителя, начальника структурного подразделения, а также на иных заседаниях (совещаниях), проводимых в Росреестре.
Протоколы издаются в форме, при которой исключается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
3.10.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Ведение записей в ходе заседания (совещания), сбор материалов и подготовка проекта протокола возлагаются на структурное подразделение, ответственное за проведение заседания (совещания).
3.10.3. Протоколы заседаний коллегии Росреестра, совещаний у руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) оформляются только на бланке установленного образца «Бланк протокола Росреестра» (пункт 3.2.1.3 Инструкции) и подписываются председательствующим на заседании (совещании) собственноручно; протоколы совещаний у заместителей руководителя, начальника структурного подразделения могут оформляться как на бланке протокола Росреестра, так и на электронном шаблоне такого бланка (пункт 3.2.2 Инструкции) и подписываются председательствующим собственноручно либо с использованием УКЭП.
3.10.4. Проект протокола совещания у руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) разрабатывается структурным подразделением, ответственным за проведение совещания, в соответствии с видом проводимого совещания и повесткой дня совещания, согласовывается начальником структурного подразделения — разработчика, заинтересованными должностными лицами, редактором-корректором и представляется руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности) вместе с листом согласования на подпись не позднее 3 дней с момента проведения протокольного мероприятия.
Подписанный руководителем (лицом, исполняющим его обязанности) оригинал протокола передается на регистрацию в Административное управление вместе с листом согласования (пункт 3.5.4 Инструкции), листом рассылки, согласно которому в последующем рассылаются копии протокола. Рассылку копий протокола сторонним организациям (участникам) совещания, указанным в протоколе, осуществляет структурное подразделение, ответственное за проведение совещания.
Контроль исполнения пунктов протокола совещания у руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) осуществляет Административное управление.
3.10.5. Протоколы совещаний у заместителей руководителя подготавливаются по их поручению соответствующим должностным лицом и регистрируются сотрудником приемной заместителя руководителя.
3.10.6. Протоколы совещаний у начальника структурного подразделения подготавливаются по его поручению должностным лицом соответствующего структурного подразделения и регистрируются делопроизводителем соответствующего структурного подразделения.
3.10.7. Протоколы совместных заседаний с иными государственными органами (организациями) оформляются на стандартном листе бумаги (в количестве экземпляров, равном количеству участвующих сторон) и имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов государственных органов (организаций), принимавших участие в заседании, оформленные через косую черту в той последовательности, в какой они указаны в протоколе.
3.10.8. Рассылку копий протоколов заместителей руководителя или начальника структурного подразделения участникам совещания и ответственным исполнителям, указанным в протоколе, а также контроль исполнения пунктов протокола осуществляет структурное подразделение, ответственное за проведение совещания.
Копии протоколов заседаний (совещаний), проводимых руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности), заместителем руководителя, должны рассылаться исполнителям в течение одного рабочего дня с даты их подписания.
3.10.9. Подлинники протоколов заседаний (совещаний) у руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) хранятся в Административном управлении и формируются в соответствующие номенклатурные дела.
Подлинники протоколов совещания заместителей руководителя и начальника структурного подразделения в случае их собственноручного подписания председательствующим на совещании хранятся в структурных подразделениях, ответственных за проведение совещания, у секретарей комиссий, советов и формируются в соответствующие номенклатурные дела, а в случае их подписания с использованием УКЭП — в СЭД Росреестра.
3.10.10. Выписки из протоколов совещаний оформляются структурным подразделением, которое осуществляло регистрацию протокола.
Правила оформления протоколов приведены в приложении № 11 к Инструкции.
3.11. Договоры (соглашения, контракты)
3.11.1. Проекты договоров (соглашений, контрактов) (далее соответственно — проекты договоров, договоры), заключаемых Росреестром, разрабатываются и оформляются структурными подразделениями в рамках их компетенции в соответствии с международными договорами, законодательными и иными нормативными правовыми актами, а также поручениями руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) или его заместителей.
3.11.2. Проекты договоров оформляются на стандартных листах бумаги согласно общим требованиям, предъявляемым к оформлению документов, с учетом требований для конкретных видов договоров, и подписываются в количестве экземпляров, равном количеству участвующих в договорных отношениях сторон, если иное не установлено самим договором.
Проекты договоров на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, заключаемые в форме электронного документа в Единой информационной системе в сфере закупок или на электронных торговых площадках, подлежат согласованию и хранению посредством СЭД Росреестра в порядке, предусмотренном разделом 5 Инструкции.
3.11.3. Экземпляр проекта договора, который остается в Росреестре, визируется в нижней части оборотной стороны последнего (подписного) листа договора (соглашения, контракта):
исполнителем и начальником структурного подразделения, ответственного за его подготовку;
начальниками заинтересованных структурных подразделений;
начальником Финансово-экономического управления или его заместителем (в случае заключения договоров (соглашений, контрактов), требующих финансового обеспечения (на оказание услуг, поставку товаров и так далее);
начальником Правового управления или его заместителем;
заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
Проекты договоров, согласование которых осуществляется посредством СЭД Росреестра, в ходе согласования подписываются начальниками заинтересованных структурных подразделений с использованием УКЭП уполномоченного лица, иными должностными лицами — с использованием простой электронной подписи.
3.11.4. Проекты договоров, подготовленные контрагентом, передаются на экспертизу в структурные подразделения в соответствии с их компетенцией, затем оформляются и визируются в аналогичном порядке, за исключением проектов договоров, обязанность по заключению которых определена нормативными правовыми актами Российской Федерации.
3.11.5. Проекты договоров представляются на подпись руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности) или уполномоченным им должностным лицам, заместителю руководителя, начальникам структурных подразделений, ответственных за их подготовку.
Подпись на каждом экземпляре договора заверяется гербовой печатью (в случаях, установленных законодательством Российской Федерации), после чего все экземпляры договора передаются на регистрацию в соответствующее структурное подразделение, к полномочиям которого относится регистрация данного вида договора.
3.11.6. Экземпляр договора, предназначенный Росреестру (с визами должностных лиц Росреестра), остается на хранении в структурном подразделении, осуществившем его регистрацию.
3.12. Доверенности
3.12.1. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) федеральному государственному гражданскому служащему центрального аппарата Росреестра, федеральному государственному гражданскому служащему территориального органа Росреестра или другим лицам для представительства Росреестра перед третьими лицами.
Доверенности на право заключения договоров, совершения иных действий от имени Росреестра, представления интересов Росреестра в иных государственных органах (организациях), судах Российской Федерации оформляются в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации в порядке, определенном Инструкцией и иными актами Росреестра.
3.12.2. Доверенности подготавливаются и оформляются структурными подразделениями на бланке Росреестра с продольным расположением реквизитов (общем бланке) и должны иметь следующие реквизиты: место составления, вид документа, дату выдачи и регистрационный номер, подпись, оттиск гербовой печати (в случаях, установленных законодательством Российской Федерации).
Текст доверенности фиксирует факт предоставления права определенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (Росреестра) перед третьими лицами и содержит следующие сведения:
полное наименование Росреестра;
фамилию, имя, отчество (при наличии), должность и паспортные данные доверенного лица либо реквизиты служебного удостоверения;
основания, подтверждающие полномочия руководителя Росреестра;
наименование организации, в которой проводятся действия по доверенности;
Доверенность может содержать разрешение или запрет на дальнейшее передоверие.
3.12.3. На доверенностях визы исполнителя, начальника структурного подразделения, подготовившего проект доверенности, редактора-корректора, начальника Правового управления, заместителя руководителя, курирующего соответствующее структурное подразделение, проставляются только на визовом экземпляре в нижнем поле лицевой стороны.
3.12.4. Доверенности представляются на подпись руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности).
Подпись заверяется оттиском гербовой печати в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.
3.12.5. Подписанный оригинал доверенности с его визовой копией передаются на регистрацию в Административное управление. Подлинник доверенности с регистрационным номером и датой выдается доверяемому или уполномоченному им лицу под подпись в журнале регистрации доверенностей (приложение № 12 к Инструкции). Визовый экземпляр хранится в Административном управлении.
По истечении срока действия доверенности она подлежит передаче в Административное управление, где подшивается в номенклатурные дела вместе с визовым экземпляром.
Порядок и сроки хранения доверенностей устанавливаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Росреестра.
Образец доверенности Росреестра приведен в приложении № 13 к Инструкции.
3.13. Выписки из документов
3.13.1. Выписка — это заверенная копия части текста подлинного документа, необходимая для работы или подтверждения какого-либо факта, события.
Выписка оформляется в случае отсутствия необходимости в копировании всего документа либо исходя из конфиденциальности содержащейся в нем информации.
3.13.2. Выписка оформляется на бланке Росреестра с продольным расположением (общем бланке) реквизитов и должна содержать следующие реквизиты:
наименование вида документа, из которого делается выписка (выписка из приказа, выписка из протокола и так далее);
дата и номер подлинного документа, из которого делается выписка;
место составления (при наличии данного реквизита в подлиннике документа);
часть текста (при оформлении выписки из приказа (распоряжения) констатирующая часть записывается полностью (при наличии), а из постановляющей (распорядительной) части — тот пункт, который необходим);
подпись (наименование должности лица, подписавшего подлинный документ. Вместо личной подписи указывается слово «Подпись», далее инициалы и фамилия лица, подписавшего документ);
заверительная надпись (оформляется в соответствии с пунктом 22 приложения № 3 Инструкции).
Образец оформления выписки приведен в приложении № 14 к Инструкции.
3.14. Телеграммы
3.14.1. Телеграмма — это документ информационно-справочного характера, направляемый адресату по телеграфной сети общего пользования. Телеграммой пользуются для передачи срочной информации. Не допускается передача телеграммой информации, содержащей сведения ограниченного распространения.
3.14.2. Оформление телеграмм производится в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28 мая 2022 г. № 968.
3.14.3. Телеграммы подписывают руководитель Росреестра (лицо, исполняющее его обязанности) или его заместители.
Телеграммы категории «правительственная» подписывает только руководитель Росреестра (лицо, исполняющее его обязанности).
3.14.4. Подписанный оригинал телеграммы передается в Административное управление, визовый экземпляр (с визами исполнителя, начальника структурного подразделения — исполнителя, редактора-корректора и указанием даты отправки) либо лист электронного согласования помещается в номенклатурное дело структурного подразделения — исполнителя.
3.14.5. Поздравительные телеграммы оформляются в единственном экземпляре.
В случае направления телеграммы одного и того же содержания нескольким адресатам каждая телеграмма оформляется и подписывается отдельно в каждый адрес.
3.14.6. Телеграммы регистрируются в отделе исходящей корреспонденции Административного управления в общем порядке, установленном Инструкцией для регистрации исходящей корреспонденции в СЭД Росреестра.
Правила оформления телеграммы приведены в приложении № 15 к Инструкции.
3.15. Телефонограммы
3.15.1. Телефонограмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с устной передачей текста по каналам телефонной связи, являющаяся резервным способом передачи информации, который применяется при невозможности использовать иные каналы связи.
3.15.2 Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
наименованием должности, фамилией, именем, отчеством (при наличии) и подписью лица, отправившего телефонограмму;
наименованием должности, фамилией, именем, отчеством (при наличии) и подписью лица, принявшего телефонограмму;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
3.15.3. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, если сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на заседания (совещания) и так далее).
Отправляется и принимается телефонограмма сотрудниками Административного управления.
3.15.4. Текст телефонограммы не должен превышать 50 слов и содержать трудновыговариваемые слова.
3.15.5. После сверки текста телефонограммы с принимающим телефонограмму сотрудником передающий телефонограмму работник заполняет справочные реквизиты, а именно:
в графе «принял» указывает наименование должности, фамилию лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дату;
в графе «передал» указывает наименование своей должности, фамилию, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дату.
3.15.6. На обороте телефонограммы, содержание которой требуется передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров телефонов, по которым она должна быть передана.
3.15.7. Полученная телефонограмма должна быть распечатана и доведена до сведения адресата в возможно короткий срок.
Правила приема, передачи и регистрации телефонограмм, а также образец ее оформления приведены в приложении № 16 к Инструкции.
3.16. Деловое (служебное) письмо
3.16.1 Служебными письмами оформляются:
доклады во исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
ответы о выполнении поручений Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан по вопросам, относящимся к компетенции Росреестра;
сопроводительные письма к законопроектам, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
письма в федеральные органы исполнительной власти;
письма в органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
ответы на парламентские или депутатские запросы;
ответы на обращения граждан и организаций;
инициативные письма по вопросам, относящимся к компетенции Росреестра;
3.16.2. Сроки подготовки служебных писем устанавливаются резолюциями руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности), его заместителей на основании сроков исполнения поручений, запросов.
3.16.3. Проекты служебных писем оформляются на электронных шаблонах бланков установленного образца, отдельные виды служебных писем — на бланках Росреестра с изображением Государственного герба Российской Федерации в соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к подготовке документов (подраздел 3.3 Инструкции).
3.16.4 Помимо реквизитов бланка Росреестра служебные письма имеют следующий состав обязательных реквизитов:
должность лица, подписавшего документ;
отметка о конфиденциальности (реквизит проставляется в служебных письмах, содержащих информацию ограниченного распространения).
Реквизиты служебного письма оформляются в соответствии с требованиями пунктов 1 - 26 приложения № 3 к Инструкции.
3.16.5. Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если оно подлежит рассмотрению и принятию по нему решения именно этим должностным лицом, либо если это письмо является ответом на обращение (запрос) данного должностного лица.
3.16.6. Служебные письма, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.
3.16.7. В случае если Росреестр является ответственным исполнителем, служебные письма, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.
3.16.8. Текст служебного письма излагается от третьего лица единственного числа, так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени Росреестра, либо от первого лица множественного числа. Например: «Росреестр рассмотрел...», «Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии полагает...», «Сообщаем...», «Направляем...».
3.16.9. Если служебное письмо оформлено на бланке (шаблоне бланка) должностного лица или носит конфиденциальный характер, то текст может излагаться от первого лица единственного числа: «Прошу...», «Направляю...», «Считаю необходимым...». Данное правило применимо, как правило, в отношении писем за подписью руководителя Росреестра, а также внутренних документов. Заместитель руководителя преимущественно обращается от имени Росреестра.
Начальники структурных подразделений в служебных письмах (на шаблоне бланка письма Росреестра) всегда обращаются от имени структурного подразделения.
3.16.10. Все проекты служебных писем, представляемых на подпись руководителю Росреестра (лицу, его замещающему), подлежат обязательной проверке сотрудником Административного управления (редактором-корректором). Проверке подлежат также сопроводительные письма за подписью заместителей руководителя в случае их направления в вышестоящие организации (Администрация Президента Российской Федерации, Правительство и Аппарат Правительства Российской Федерации, Государственная Дума и Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, их комитеты, Счетная палата Российской Федерации, Генеральная прокуратура Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации).
3.16.11. Проект служебного письма представляется на подпись вместе с листом согласования, сформированным в СЭД Росреестра и завизированным начальником структурного подразделения, ответственного за подготовку документа, а также приложениями (при наличии) и материалами, являющимися основанием для его подготовки.
Образец оформления служебного письма приведен в приложении № 17 к Инструкции.
3.17. Записка (служебная, докладная, объяснительная)
3.17.1. Записки (докладная, служебная, объяснительная, в том числе личные заявления) относятся к внутренним документам и служат для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами. Они используются для документального оформления различных решений, в том числе кадровых, служат основанием для издания актов Росреестра (приказов, распоряжений).
3.17.2. Служебная записка — это документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.
Служебная записка предназначена для координации действий структурных подразделений и сотрудников внутри Росреестра, оперативного обмена документированной служебной информацией. Служебные записки составляются по инициативе федерального государственного гражданского служащего, а также в рамках исполнения поручения руководства по вопросам, решение которых входит в компетенцию структурного подразделения или должностного лица и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу, но находится в зависимости от выполнения своих функций смежным структурным подразделением или должностным лицом.
3.17.3. Докладная записка — документ, адресованный руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности), заместителю руководителя, начальнику структурного подразделения, который содержит изложение конкретной проблемы или вопроса либо выводы и предложения с целью информирования о фактах, событиях, сложившихся ситуациях, требующих принятия определенного решения, либо о выполнении распоряжений или завершении каких-либо работ, поручений и планов.
3.17.4. Докладная и служебная записки оформляются на электронных шаблонах бланков заместителей руководителя, структурных подразделений и должностных лиц Росреестра.
При оформлении докладной записки помимо реквизитов бланков указывается наименование вида документа — «Докладная записка», которое отделяется от реквизита «адресат» межстрочным интервалом 24 — 36 пт.
3.17.5. Служебная (докладная) записка подписывается заместителем руководителя, начальником структурного подразделения (его заместителем) и согласовывается заместителем руководителя в случае, если адресуется руководителю Росреестра.
Служебные (докладные) записки регистрируются в СЭД Росреестра «Служебные записки» делопроизводителями структурных подразделений, сотрудниками приемных заместителей руководителя.
Служебные (докладные) записки рассылаются адресатам в электронном виде по СЭД Росреестра.
На бумажном носителе записки представляются адресату в следующих случаях:
адресованы руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности);
приложения к служебным запискам содержат оригиналы документов, в том числе финансового характера.
3.17.6. Образцы оформления служебной и докладной записок приведены в приложениях № 18, 19 к Инструкции.
3.17.7. Объяснительная записка — это документ, объясняющий причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения правил внутреннего трудового распорядка, трудовой или технологической дисциплины (опоздание на работу, прогул, отсутствие на рабочем месте и так далее), поясняющий какое-либо действие, факт, поступок, происшествие, сложившуюся ситуацию, а также поступок или поведение отдельных сотрудников.
Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги.
3.17.8. Объяснительные записки и личные заявления сотрудников по внутренним вопросам могут не регистрироваться и рассматриваться в оперативном порядке.
3.18. Поручение руководителя Росреестра
3.18.1. Поручение руководителя Росреестра — это служебный документ, в котором фиксируются указания руководителя Росреестра, выраженные в устной или письменной форме.
3.18.2. Документ оформляется на электронном шаблоне бланка «Поручение руководителя Росреестра», содержит основание издания документа, а также одно или несколько поручений одному или группе исполнителей, ожидаемые результаты, срок, необходимый для надлежащего исполнения каждого пункта поручения, по истечении которого исполнитель поручения докладывает об итогах его исполнения.
3.18.3. Проект поручения разрабатывается структурным подразделением на основании принятого должностным лицом решения либо в инициативном порядке в случае необходимости оперативного решения содержащихся в нем вопросов.
3.18.4. Проект поручения согласовывается в СЭД Росреестра должностными лицами структурного подразделения, подготовившего проект поручения, курирующим заместителем руководителя и редактором-корректором.
3.18.5. Если поручение или указание дано нескольким исполнителям, то доклад о его исполнении обязан своевременно представить исполнитель, указанный в нем первым (ответственный исполнитель).
3.18.6. Если в ходе исполнения поручения руководителя Росреестра возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, исполнитель представляет доклад с указанием причин, препятствующих его своевременному исполнению, конкретных мер, принимаемых для обеспечения его исполнения, и предложений о продлении срока исполнения. Решение о корректировке либо о продлении срока исполнения поручения принимает руководитель Росреестра.
3.18.7. Контроль за исполнением поручений руководителя Росреестра осуществляет Административное управление.
Образец оформления поручения должностного лица Росреестра приведен в приложении № 20 к Инструкции.
3.19. Экспертное заключение на предложение о присвоении наименований географическим объектам и о переименовании географических объектов
3.19.1. В центральном аппарате Росреестра экспертные заключения на предложения о присвоении наименований географическим объектам и о переименовании географических объектов (далее соответственно — установление наименований географическим объектам, экспертное заключение) подготавливаются в соответствии с Порядком осуществления экспертизы предложений о присвоении наименований географическим объектам и о переименовании географических объектов, а также выдачи заключений на указанные предложения, утвержденным соответствующим нормативным правовым актом.
3.19.2. Экспертное заключение должно содержать анализ всех поступивших для осуществления государственной экспертизы документов и материалов и выводы о соответствии либо несоответствии рассмотренных предложений об установлении наименований географическим объектам требованиям Федерального закона от 18 декабря 1997 г. № 152-ФЗ «О наименованиях географических объектов».
3.19.3. Проект экспертного заключения оформляется сотрудником Управления геодезии и картографии на стандартном листе бумаге и имеет следующие реквизиты:
полное и сокращенное наименование федерального органа;
дата (оформляется словесно-цифровым способом);
наименование документа — экспертное заключение;
текст (печатается через 1 — 1,5 межстрочный интервал шрифтом № 14);
подпись (включает наименование должности);
Все реквизиты документа оформляются в соответствии с общими требованиями к оформлению документов (подраздел 3.3 Инструкции, пункты 1 - 26 приложения № 3 к Инструкции).
3.19.4. Проект экспертного заключения (и прилагаемые к нему материалы) подлежит согласованию исполнителем, начальником структурного подразделения — исполнителя и редактором-корректором.
3.19.5. Экспертное заключение подписывает руководитель Росреестра либо заместитель руководителя, курирующий вопросы в сфере наименований географических объектов (с использованием УКЭП либо собственноручно).
3.19.6. Копия экспертного заключения хранится в структурном подразделении — исполнителе в соответствии с номенклатурой дел Росреестра.
Образец оформления экспертного заключения приведен в приложении № 21 к Инструкции.
3.20. Акты
3.20.1. Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты и события. Акт может быть составлен как постоянно действующей, так и специально созданной, в том числе по устному распоряжению руководства, комиссией (в составе не менее трех человек).
3.20.2. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими его составление в конкретном случае. Каждый экземпляр подписывается всеми членами комиссии и имеет одинаковую юридическую силу.
3.20.3. При необходимости на акте может быть проставлена отметка о конфиденциальности.
3.20.4 Акт может быть утвержден должностным лицом Росреестра.
3.20.5. Образец акта может быть предусмотрен иными нормативными правовыми актами, в этом случае он оформляется в соответствии с их требованиями.
Правила подготовки и примерный образец оформления акта приведены в приложении № 22 к Инструкции.
3.21. Особенности оформления служебных писем, адресованных иностранным корреспондентам, и обработки иностранной корреспонденции
3.21.1. Документы на иностранных языках, адресованные Росреестру, направляются для организации перевода на русский язык в Управление международного сотрудничества, информационной политики и специальных проектов.
3.21.2. Регистрацию поступивших документов от иностранных корреспондентов с прилагаемым переводом на русском языке обеспечивает отдел входящей корреспонденции Административного управления в общем порядке, установленном Инструкцией.
3.21.3. Регистрацию и отправку писем зарубежным корреспондентам осуществляет отдел исходящей корреспонденции Административного управления в общем порядке, установленном Инструкцией.
3.21.4. Переписка с иностранными корреспондентами осуществляется согласно Положению о Росреестре, в соответствии с директивами, установленными Министерством иностранных дел Российской Федерации, а также нормами и правилами протокольной практики.
3.21.5. Письмо иностранному корреспонденту состоит из следующих частей: реквизиты бланка, наименование и адрес получателя письма, вступительное обращение, основной текст, заключительная форма вежливости, указание на приложение (при наличии), подпись автора.
Письмо иностранному корреспонденту имеет ряд особенностей в расположении реквизитов и правилах его составления. При переписке с иностранными корреспондентами необходимо в каждом конкретном случае учитывать, что форма ответа должна соответствовать виду присланного документа: на письмо принято отвечать письмом, на памятную записку — памятной запиской.
Текст письма иностранному корреспонденту составляется на русском языке, адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами.
Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.
В необходимых случаях к письму прилагается его неофициальный перевод.
Неофициальный перевод оформляется на стандартном листе бумаги, не подписывается и не имеет печати. В правом верхнем углу перед текстом без кавычек, скобок, подчеркивания и точки в конце печатаются слова «Неофициальный перевод».
3.21.6. В остальном порядок подготовки и оформления писем иностранным корреспондентам соответствует общим требованиям к подготовке документов (подразделы 3.3, 3.16 Инструкции).
4. Организация документооборота
4.1. Принципы организации документооборота
4.1.1. Прохождение документов в Росреестре с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот, который состоит из трех документопотоков:
поступающая документация (входящая);
отправляемая документация (исходящая);
4.1.2 Организация документооборота основывается на следующих принципах:
централизация операций по приему и отправке документов;
распределение документов на документопотоки;
организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
исключение возвратных движений документов, не обусловленных деловой необходимостью;
однократность регистрации документов;
устранение необоснованных согласований проектов документов;
регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
В соответствии с пунктом 3.2 Правил делопроизводства информационные системы Росреестра, обеспечивающие работу с отдельными комплексами документов, должны быть интегрированы с СЭД Росреестра в целях реализации функции отбора документов временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения для передачи на хранение в архив Росреестра и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.
В соответствии с пунктом 3.3 Правил делопроизводства сотрудники в соответствии с предоставленными им правами обеспечивают включение в СЭД Росреестра документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов), сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов (заполнение полей электронной регистрационной карточки; далее — ЭРК).
4.1.3. Прием и первичная обработка, предварительное рассмотрение, регистрация и направление для дальнейшего прохождения документов, поступивших в центральный аппарат Росреестра, а также отправка документов осуществляются Административным управлением.
4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
4.2.1. Корреспонденция в адрес центрального аппарата Росреестра поступает в Административное управление посредством почтовой, фельдъегерской и специальной связи, по электронной почте, информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», в том числе по МЭДО, СЭД Росреестра, а также доставляется непосредственно курьерами самих адресантов или лично.
Для приема корреспонденции в холле административного здания центрального аппарата Росреестра также установлен ящик «Для приема корреспонденции», который размещен в доступном для граждан месте.
Корреспонденция из ящика вынимается ежедневно, на письмах проставляется штамп «Из ящика для приема корреспонденции» и указывается дата выемки, после чего они не позднее следующего рабочего дня передаются на регистрацию.
4.2.2. Конверты (бандероли) с документами на бумажных носителях проверяются на целостность упаковки, правильность доставки и адресования корреспонденции, затем вскрываются (за исключением пакетов с пометкой «Лично»), после чего проверяется правильность вложения документов. Пакеты с пометкой «Лично» учитываются и передаются по назначению.
При наличии в конверте (бандероли) иных вложений (различные вещи, включая наличные деньги, документарные ценные бумаги, награды, иное имущество, а также оригиналы или заверенные в установленном порядке копии документов, созданных в единичном экземпляре и имеющих юридическое значение для отправителя) составляется акт в целях фиксации факта приложения документов или вещей, имеющих юридическую или материальную ценность, для дальнейшего принятия решения о возврате этих документов и вещей заказным почтовым отправлением.
О повреждении, отсутствии в конверте документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру документа сообщается отправителю документа. При необходимости составляется акт на бланке Административного управления (приложение № 23 к Инструкции) в двух экземплярах, первый экземпляр акта остается в Административном управлении, второй — приобщается к поступившему документу.
4.2.3. В акте указываются должность, фамилия и инициалы лиц, присутствующих при вскрытии конверта (не менее трех человек), дата вскрытия, известные реквизиты (регистрационный номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа, а также отражается факт наличия документов и вещей, имеющих юридическую или материальную ценность.
Акт подписывают указанные в нем сотрудники отдела входящей корреспонденции Административного управления, в обязательном порядке — начальник отдела входящей корреспонденции Административного управления (или его заместитель) и сотрудник, вскрывший указанный конверт.
4.2.4. Документы, поступившие непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам Росреестра, подлежат обязательной оперативной передаче в Административное управление для регистрации.
4.2.5. Конверты от поступивших документов органов государственной власти, территориальных органов Росреестра, публично-правовой компании «Роскадастр» (ППК «Роскадастр») и ее филиалов уничтожаются.
4.2.6. В обязательном порядке сохраняются конверты (упаковки) обращений граждан, организаций и иных документов без указания даты, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документа.
Конверты прикрепляются к документам и в дальнейшем помещаются вместе с ними в номенклатурное дело.
4.2.7. Срок обработки поступившей в Росреестр корреспонденции с последующей ее регистрацией — в день поступления (либо на следующий рабочий день в случае поступления документа в нерабочее время); документов с пометкой «Срочно» и «Оперативно» — незамедлительно.
4.3. Предварительное рассмотрение документов
4.3.1. Административным управлением производится предварительное рассмотрение входящих документов в целях определения документов, требующих обязательного рассмотрения руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности).
После предварительного рассмотрения документы направляются руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности) и иным должностным лицам в соответствии с их компетенцией и установленным распределением обязанностей для принятия решения по их исполнению.
Входящие документы, не требующие рассмотрения заместителями руководителя, направляются непосредственно в структурные подразделения.
4.3.2. Основанием для принятия решения о передаче документа соответствующему должностному лицу является содержание документа.
4.3.3. Все входящие документы рассматриваются в день поступления, в первую очередь — документы с пометками о срочности.
4.3.4. В случае если адресатом в документе указаны Росреестр или должностные лица Росреестра, но содержащиеся в нем вопросы не относятся к компетенции Росреестра, документ регистрируется и по указанию начальника Административного управления (его заместителя) перенаправляется в соответствующие органы по их компетенции с одновременным уведомлением автора обращения.
4.4. Регистрация поступающих документов
4.4.1. Входящая корреспонденция регистрируется Административным управлением централизованно в СЭД Росреестра в «Канцелярии экспедиции», за исключением:
обращений граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (регистрируются в базе «Обращения граждан»);
иностранной корреспонденции, требующей перевода на русский язык (регистрируется при наличии текста на русском языке);
заявлений по служебным вопросам сотрудников Росреестра без сопроводительного письма;
справочных, информационных и рекламных материалов;
периодических печатных изданий (книг, журналов, сборников, брошюр, бюллетеней, сборников законодательных актов и так далее);
пригласительных билетов, поздравительных писем и телеграмм, открыток;
форм бухгалтерской и статистической отчетностей, платежных поручений и так далее;
договоров и соглашений (без сопроводительных писем);
возвращенных почтовых отправлений Росреестра, не полученных адресатом, с истекшим сроком хранения;
почтовых отправлений, ошибочно поступивших в адрес Росреестра.
Документы, не подлежащие регистрации в СЭД Росреестра, передаются адресатам под расписку в реестре передачи документов.
4.4.2. Иностранная корреспонденция после перевода на русский язык соответствующим структурным подразделением передается в отдел входящей корреспонденции Административного управления для регистрации.
4.4.3. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания ЭРК документа в СЭД Росреестра, которой автоматически присваивается регистрационный номер после заполнения следующих реквизитов:
исходящий номер и дата документа (указанные отправителем);
наименование организации адресанта;
специализация (классификатор по формам организации корреспондентов);
аннотация документа (краткое содержание);
отметка о конфиденциальности (общий доступ, «Для служебного пользования» (далее — «ДСП»);
подписант (подписанты) (указываются фамилия и инициалы адресанта (адресантов), подписавшего (подписавших) документ);
количество листов в документе, включая приложения, а также вид и количество приложений (при наличии);
ссылка на регистрационные номера связанных с ним ранее поступивших документов;
ссылка на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;
текст указания по исполнению документа;
информация о передаче документа (сведения о направлении документа);
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
ход исполнения, сведения о перенаправлении документа.
Содержание регистрационных реквизитов является основой информационно-поисковой системы.
4.4.4. При регистрации документов, поступивших на бумажном носителе, осуществляется сканирование документа для прикрепления его электронного образа в регистрационную карточку, кроме документов, имеющих пометку ограничения доступа. Прошитые судебные акты сканируются в полном объеме вместе с сопроводительным письмом (при наличии).
В случае если документ прошит и заверен, то осуществляется сканирование только сопроводительного письма, без приложений к нему.
4.4.5. Реквизит «регистрационный номер» входящего документа оформляется в соответствии с автоматизированной системой документооборота следующим образом: № XX/000000/УУ, где:
«XX» — буквенная часть нумератора (который указывается в зависимости от адресанта);
«000000» — порядковый номер в пределах календарного года;
«УУ» — две последние цифры текущего года.
Нумераторы (индексы) на входящие документы присваиваются в соответствии с классификацией корреспондента следующим образом:
«ПП» — поручения и письма Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (Аппарата Правительства Российской Федерации) регистрируются с нумератором, например: № ПП/0000/2_;
«ГД» — парламентские запросы, обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, например: № ГД/0000/2_;
«ОП» — иные документы (общая переписка), например: № ОП/000000/2_;
«ТО» — письма территориальных органов Росреестра, ППК «Роскадастр» и ее филиалов, например: № ТО/000000/2_.
4.4.6. Факт регистрации входящего документа на бумажном носителе подтверждается регистрационным штампом, который помещается на лицевой стороне первого листа документа, как правило, в правом нижнем углу.
В указанный штамп рукописным способом вписываются:
нумератор и через косую черту регистрационный порядковый номер, присвоенный в СЭД Росреестра «Канцелярия экспедиции»;
дата регистрации поступившего документа в цифровой форме;
количество листов поступившего документа, количество листов приложений, отдельно — количество и вид носителя информации.
4.4.7. Документы, не зарегистрированные в СЭД Росреестра, за исключением документов, не подлежащих регистрации в ней, к рассмотрению не принимаются.
4.5. Порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей
4.5.1. Передача оригиналов зарегистрированных документов, поступивших на бумажных носителях, производится Административным управлением в соответствующие структурные подразделения или в приемные заместителей руководителя Росреестра (в случае назначения нескольких исполнителей — по месту нахождения ответственного исполнителя) ежедневно по реестрам (для документов, содержащих информацию ограниченного распространения, а также носящих конфиденциальный характер, по форме согласно приложению № 24 к Инструкции), в которых получатель указывает свою фамилию, дату, время получения и ставит личную подпись. После исполнения данные документы включаются в дела в соответствии с номенклатурой дел Росреестра.
Учет документов ограниченного распространения и съемных электронных носителей информации ограниченного распространения в структурных подразделениях осуществляется в соответствующих журналах учета по форме согласно приложениям № 37 и 38 к Инструкции.
4.5.2. Документы с резолюцией (указанием по исполнению документа) руководителя Росреестра после доклада и дополнительной обработки могут быть получены исполнителем в день подписания резолюции руководителем или на следующий рабочий день.
4.5.3. В случае если структурное подразделение, определенное ответственным исполнителем по документу, полагает, что содержащиеся в нем вопросы не относятся к его компетенции, документ подлежит перенаправлению (и изменению ответственного исполнителя и соисполнителей):
в течение 3 рабочих дней с даты регистрации — если срок его исполнения более 10 дней;
в течение одного рабочего дня с даты передачи/поступления в структурное подразделение — если срок его исполнения менее 10 дней.
Документ перенаправляется со служебной запиской в структурное подразделение, в компетенцию которого входит рассмотрение изложенных в нем вопросов, с указанием пункта положения о соответствующем структурном подразделении, согласно которому документ должен быть им рассмотрен, и в копии уведомляет об этом Административное управление для соответствующей переадресации в базе СЭД Росреестра.
В случае наличия к документу поручения курирующего заместителя руководителя Росреестра служебная записка о переадресации за подписью этого заместителя руководителя направляется заместителю руководителя Росреестра, курирующему структурное подразделение, к компетенции которого относится рассмотрение вопросов, изложенных в данном документе.
В случае если структурное подразделение, которому перенаправлен документ, также полагает, что указанные в документе вопросы не относятся к его компетенции, документ (в течение одного рабочего дня с даты поступления служебной записки) направляется служебной запиской в Административное управление; при наличии поручения курирующего заместителя руководителя о рассмотрении документа — по согласованию с ним.
В указанном случае Административное управление передает данный документ (с приложением служебных записок) для доклада руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности) для принятия решения об определении ответственного исполнителя данного документа.
В случае нарушения установленных в настоящем пункте сроков документ подлежит рассмотрению структурным подразделением, нарушившим сроки переадресации.
4.5.4. В случае поступления документа, адресованного иному структурному подразделению (допущения технической ошибки при распределении и передаче документа), он передается в Административное управление в день получения или на следующий рабочий день для переадресации.
4.6. Порядок рассмотрения и подготовки входящих документов на доклад руководителю Росреестра
4.6.1. Поступившие документы рассматриваются сотрудниками Административного управления с целью определения их направления в СЭД Росреестра «Канцелярия руководителя», установления исполнителей, а также срока исполнения.
4.6.2. Направлению в «Канцелярию руководителя» и представлению на рассмотрение руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности) подлежат:
федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, содержащие вопросы, относящиеся к компетенции Росреестра;
поручения Правительства Российской Федерации, в том числе содержащиеся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, заседаний комиссий Правительства Российской Федерации;
парламентские запросы, обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Следственного комитета Российской Федерации, а также запросы судебных и иных контрольно-надзорных и правоохранительных органов;
обращения полномочных представителей Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации:
- в Конституционном Суде Российской Федерации;
- в палатах Федерального Собрания Российской Федерации;
- в федеральных округах Российской Федерации;
обращения Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;
обращения руководителей федеральных органов исполнительной власти, администраций субъектов Российской Федерации по вопросам, входящим в компетенцию Росреестра;
обращения, содержащие информацию о фактах коррупции и конфликте интересов в центральном аппарате Росреестра, его территориальных органах, в ППК «Роскадастр» и ее филиалах;
обращения, в которых обжалуются действия должностных лиц центрального аппарата Росреестра (заместителей руководителя, начальников и заместителей начальников структурных подразделений, начальников отделов структурных подразделений) и территориальных органов Росреестра (руководителей, заместителей руководителей и начальников территориальных отделов);
приглашения государственных органов, организаций принять участие в совещаниях, семинарах по вопросам, относящимся к компетенции Росреестра;
протоколы совещаний, проводимых государственными органами (организациями), с участием заместителей руководителя, сотрудников структурных подразделений, руководителей территориальных органов Росреестра, генерального директора ППК «Роскадастр» и директоров ее филиалов;
отчеты и протоколы об итогах работы по делимитации и демаркации государственной границы, поступающие из МИДа России;
обращения ППК «Роскадастр» и ее филиалов о согласовании изменений в их уставы и утверждении уставов;
4.6.3. Документы, указанные в пункте 4.6.2 настоящего подраздела, докладываются руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности) начальником Административного управления или должностным лицом, уполномоченным руководителем Росреестра, с проектом указания (резолюцией) по исполнению документа.
4.6.4 Направлению для рассмотрения заместителями руководителя и начальниками структурных подразделений подлежат:
федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, направляемые для сведения и не относящиеся к компетенции Росреестра;
проекты федеральных законов, проекты правовых актов Правительства Российской Федерации и ведомственных правовых актов, поступившие на рассмотрение (согласование), а также для подготовки проектов заключений, официальных отзывов и поправок Правительства Российской Федерации;
проекты заключений, официальных отзывов и поправок Правительства Российской Федерации;
обращения, переадресованные в Росреестр из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и не требующие ответов в указанные органы;
обращения государственных органов по вопросам предоставления материалов топографических, геодезических, а также межевых и кадастровых дел, выдачи лицензий, подтверждения степени секретности, материалы о присвоении наименований и переименовании географических объектов;
обращения государственных органов и их должностных лиц о согласовании проектов нормативных правовых актов, по которым руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) были ранее даны указания об исполнении;
приглашения государственных органов, организаций принять участие в совещаниях, семинарах по вопросам, не относящимся к компетенции Росреестра;
обращения Минфина России и Федерального казначейства по вопросам порядка предоставления бюджетной отчетности и размещения уведомлений;
предложения, носящие рекламный и коммерческий характер, поступающие в Росреестр, в том числе на имя руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности), заместителей руководителя и начальников структурных подразделений;
уведомления территориальных органов Росреестра, ППК «Роскадастр» и ее филиалов о внесении изменений в их структуры и штатные расписания;
обращения по вопросам, входящим в компетенцию Росреестра, носящим разъяснительный характер.
4.6.5. Проект резолюции (указания по исполнению документа) руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) создается сотрудником Административного управления с использованием СЭД Росреестра.
При подготовке проекта резолюции определяется исполнитель (исполнители) документа в соответствии с установленным распределением обязанностей между заместителями руководителя.
В случае если в проекте резолюции предусматриваются несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель документа, который указывается первым или помечается словом «созыв» («ответственный»), и соисполнители.
Исполнителем может быть территориальный орган либо ППК «Роскадастр».
В случае если в документе содержится более одного поручения различного характера, проект резолюции создается по нескольким пунктам, с определением отдельно по каждому пункту ответственного исполнителя и содержания поручения; если одновременно вносятся предложения о постановке документа на централизованный контроль — сроки исполнения определяются отдельно по каждому пункту.
4.6.6. При постановке на централизованный контроль в электронной карточке документа ставится срок исполнения документа, порядок определения которого установлен в разделе 6 Инструкции.
В проекте резолюции с использованием автоматических средств СЭД Росреестра ставится отметка о контроле документа «Признак контроля» и срок исполнения документа.
4.6.7. Документы, поступившие в дополнение к ранее доложенным руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности) документам и не требующие повторного доклада, направляются на исполнение ранее определенному резолюцией руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) исполнителю (исполнителям) с резолюцией начальника Административного управления или его заместителя.
4.6.8. После утверждения руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) проекта резолюции и отправки документа на исполнение повторный документ утверждается начальником Административного управления или его заместителем и направляется на исполнение ранее установленному руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) исполнителю (исполнителям) с указанием «К имеющемуся поручению».
4.6.9. Проекты резолюций руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) по исполнению поступивших в Росреестр документов оформляются Административным управлением, в течение одного рабочего дня, по срочным и оперативным — незамедлительно.
4.6.10. При наличии в резолюции руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) нескольких исполнителей подлинник документа направляется ответственному исполнителю и передается под подпись делопроизводителю структурного подразделения по реестру передачи документов.
Электронные копии направляются структурным подразделениям — соисполнителям по СЭД Росреестра в соответствующие канцелярии.
4.6.11. В случае если структурное подразделение, определенное ответственным исполнителем на основании резолюции руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности), считает, что вопросы, содержащиеся в документе, не относятся к его компетенции, то данным структурным подразделением представляется руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности) служебная записка за подписью курирующего заместителя руководителя, содержащая письменные предложения с обоснованием необходимости изменения ответственного исполнителя, в течение трех рабочих дней с даты поступления резолюции в канцелярию структурного подразделения, а по срочным и оперативным поручениям — в течение суток.
4.6.12. При согласовании руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) изменения ответственного исполнителя подлинник документа вместе с подлинником резолюции и служебной запиской подлежит возврату в отдел входящей корреспонденции Административного управления для направления подлинника документа ответственному исполнителю, определенному руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) на основании служебной записки.
4.6.13. Определенные в резолюции исполнители в рамках компетенции несут ответственность за исполнение требований к порядку рассмотрения входящих документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Инструкцией.
4.7. Порядок согласования проектов документов в СЭД Росреестра
Согласование проектов документов осуществляется в электронном виде путем их визирования простыми электронными подписями заинтересованных должностных лиц. Карточки согласования создаются во вкладке «Согласование» соответствующего черновика документа.
Ответственный исполнитель, сопровождающий документ на всех этапах согласования, при создании черновика документа в соответствующей канцелярии СЭД Росреестра прикрепляет документ(ы), в формате .doc/.docx. и пояснительную записку в формате .pdf с кратким описанием мотивов разработки документа, сути документа, внесенных правок в предыдущую редакцию и так далее (исключения могут составлять проекты приказов о проведении плановых проверок деятельности территориальных органов Росреестра, ППК «Роскадастр», ее филиалов).
При создании корневой карточки согласования ответственный исполнитель по проекту определяет список согласующих должностных лиц исходя из содержания документа и создает полную структуру согласования документа, включающего, как правило, четыре этапа: внутреннее согласование, согласование со структурными подразделениями, юридико-техническую экспертизу, заключительное согласование.
4.7.1. Порядок электронного согласования организационно-распорядительных документов (не требующих регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации)
Первый этап — внутреннее согласование. Внутреннее согласование предусматривает согласование проекта организационно-распорядительного документа (далее — ОРД) параллельным способом с должностными лицами структурного подразделения — разработчика ОРД, включая начальника структурного подразделения.
Второй этап — согласование с СПЦА. Предусматривает согласование проекта ОРД параллельным способом с начальниками заинтересованных структурных подразделений (за исключением Правового и Административного управлений).
Срок согласования по данному этапу устанавливается исполнителем и должен составлять не менее трех рабочих дней.
Третий этап — юридико-техническая экспертиза. После успешного прохождения первого и второго этапов согласования последовательным способом осуществляется согласование с:
- редактором-корректором Административного управления (промежуточное редактирование).
- начальником Правового управления.
Срок согласования устанавливается исполнителем индивидуально для каждого согласующего и составляет не менее трех рабочих дней.
Четвертый этап — заключительное согласование. После завершения предыдущих этапов согласование проекта ОРД осуществляется параллельным способом начальником Административного управления, заместителями руководителя, курирующими структурные подразделения, в ведении которых находятся вопросы, содержащиеся в проекте ОРД.
Срок согласования по данному этапу устанавливается исполнителем и должен составлять не менее трех рабочих дней.
При необходимости дополнительного согласования документов с курируемыми СПЦА (вне компетенции, указанной в положении об СПЦА), заместители руководителя Росреестра самостоятельно направляют проект ОРД на согласование в курируемые СПЦА в пределах срока, отведенного им для согласования.
Исполнитель осуществляет доработку проекта ОРД по замечаниям, полученным в ходе согласования и при необходимости повторное согласование с должностными лицами.
Независимо от этапа согласования, при наличии у согласующих лиц замечаний и отправки документа на доработку, в поле «Комментарий» в карточке согласования необходимо указать причину отказа. При необходимости внесения корректировок в текст проекта документа — они осуществляются в копии файла-основания в режиме рецензирования. После внесения корректировок файл-копия обязательно переименовывается в виде — «Правки У — номер управления» и прикрепляется к карточке согласования.
По завершении электронного согласования проект ОРД распечатывается и представляется на заключительное редактирование в Административное управление. Штамп редактора-корректора о согласовании проекта ОРД проставляется на обороте каждой страницы оригинала документа и приложений к нему. Распечатываются листы третьего и четвертого этапов согласования, в нижнем поле визируются начальником структурного подразделения — разработчика, прикладываются к проекту ОРД. Комплект документов представляется уполномоченному должностному лицу для проверки и передачи на подпись руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности).
4.7.2. Порядок электронного согласования проектов ОРД, подлежащих государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации
Для проектов ОРД, подлежащих государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации, процедура электронного согласования применяется только в части первого и второго этапов, описание которых приведено в подразделе 4.7.1 Инструкции.
После прохождения проектом ОРД первого и второго этапов согласования в СЭД Росреестра, он представляется на бумажном носителе с листом согласования второго этапа, завизированным начальником структурного подразделения — разработчика, для редактирования и визирования редактором-корректором (штамп проставляется на обороте каждого листа оригинала документа). После прохождения редакторской обработки проект ОРД визируется начальником структурного подразделения — исполнителя и передается на визирование начальникам Правового управления, Административного управления, заместителям руководителя Росреестра (по компетенции) и представляется уполномоченному должностному лицу для проверки и передачи на подпись руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности).
4.7.3. Порядок срочного электронного согласования проектов ОРД
В исключительных случаях сроки согласования документов могут быть сокращены путем инициации процедуры срочного согласования проекта ОРД в электронном виде.
Для запуска процедуры срочного согласования в первом этапе необходимо получить визу курирующего заместителя руководителя (начальника СПЦА, непосредственно подчиняющегося руководителю Росреестра) «Обеспечьте срочное согласование» — в этом случае ответственный исполнитель создает единый этап «Срочное согласование!», в котором все согласующие указываются единым списком с параллельным способом согласования. Срок согласования устанавливается менее трех дней.
Виза курирующего заместителя руководителя Росреестра, полученная в первом этапе, подтверждает только срочное согласование. В едином этапе «Срочное согласование!» документ должен быть рассмотрен курирующим заместителем по существу и завизирован.
Ответственный исполнитель по проекту ОРД обязан информировать согласующих лиц о поступлении к ним на визирование срочного документа и сопровождать его.
4.7.4. Порядок согласования в СЭД Росреестра иных служебных документов
Инструкцией предусмотрена возможность согласования в СЭД Росреестра иных служебных документов, разрабатываемых структурными подразделениями. Состав согласующих определяется исполнителем самостоятельно исходя из содержания документа. Срок согласования таких документов определяется исполнителем и составляет не более трех рабочих дней.
В целях сокращения сроков согласования документов рекомендуется по возможности использовать параллельный способ согласования.
Согласование служебных документов редактором-корректором рекомендуется осуществлять после согласования всеми заинтересованными структурными подразделениями (должностными лицами).
4.8. Регистрация отправляемых документов
4.8.1. Регистрация исходящих документов за подписью руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) и заместителей руководителя осуществляется Административным управлением.
4.8.2. Документы, подписанные руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности), заместителями руководителя, представляются на регистрацию в Административное управление на бумажном носителе в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день одновременно с заполненной в СЭД Росреестра электронной карточкой исходящего документа.
Документы, подписанные УКЭП, автоматически поступают в папку «На регистрации» в СЭД Росреестра и регистрируются Административным управлением.
4.8.3. В случае поступления на регистрацию документа на бумажном носителе без создания в СЭД Росреестра электронной карточки документ возвращается в структурное подразделение — исполнителю без регистрации с указанием причины возврата.
Ненадлежащим образом оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.
4.8.4. Электронная карточка исходящего документа за подписью руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) в СЭД Росреестра создается и заполняется сотрудником структурного подразделения — исполнителя документа.
После заполнения реквизитов электронная карточка отправляется на регистрацию в Административное управление.
Ответственность за полноту и качество заполнения электронной карточки документа несет структурное подразделение — исполнитель документа.
4.8.5. Исходящие документы на бумажном носителе после регистрации сканируются для создания электронной копии документа и помещения в электронную карточку исходящего документа, заполняется лист рассылки документа, далее документ направляется адресату.
4.8.6. Регистрационный номер служебного письма, подписанного руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) или его заместителем, состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего документ, порядкового номера документа в пределах календарного года, первых букв имени и фамилии руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) или его заместителя, подписавшего служебное письмо, двух последних цифр года, например:
06-02534-ОС/2_, где: 06 — индекс структурного подразделения; 02534 — порядковый регистрационный номер в базе данных СЭД Росреестра; «ОС» — первые буквы имени и фамилии руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) его заместителей, подписавших служебное письмо; 2_ — последние две цифры года.
Электронная карточка исходящего документа за подписью начальника структурного подразделения создается в канцелярии структурного подразделения СЭД Росреестра и заполняется сотрудником соответствующего структурного подразделения.
4.8.7. Исходящие документы за подписью начальников структурных подразделений и их заместителей, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, регистрируются делопроизводителями соответствующих структурных подразделений.
4.8.8. Регистрационный номер служебного письма структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера в пределах календарного года в базе СЭД Росреестра соответствующего структурного подразделения, последних двух цифр года, например: 14-03250/2_.
После присвоения исходящему документу регистрационного номера документы на бумажных носителях, оформленные надлежащим образом (исходящий номер и дата регистрации), сканируются в формате PDF и помещаются в электронную карточку исходящего документа.
Далее заполняется лист рассылки документа в СЭД Росреестра. При направлении документа физическому или юридическому лицу необходимо заполнять все графы адресата листа рассылки, при заполнении указателя рассылки необходимо выбрать адресата (список рассылки, физическое или юридическое лицо). Способ отправки документа определяется структурным подразделением — исполнителем в строгом соответствии с Инструкцией.
При направлении документа более чем в четыре адреса исполнителем заполняется указатель рассылки документа (приложение № 25 к Инструкции).
Ответственность за оформление электронной карточки документа, соответствие электронной версии документа бумажному носителю возлагается на ответственного исполнителя структурного подразделения, подготовившего документ.
4.8.9. Документу, направляемому нескольким адресатам, присваивается один и тот же регистрационный номер.
4.9. Отправка документов
4.9.1. Документы пересылаются (направляются адресатам) на бумажном носителе или в электронной форме.
В электронной форме документы направляются в виде файла документа, созданного в электронной форме и подписанного УКЭП, или электронной копии документа, полученной в результате сканирования документа, изготовленного на бумажном носителе. Электронная копия документа должна содержать подпись должностного лица, регистрационный номер и дату. Электронная копия документа УКЭП не подписывается.
4.9.2. Отправку исходящих документов осуществляет Административное управление, за исключением отправки корреспонденции за подписью начальников структурных подразделений (лиц, исполняющих их обязанности), их заместителей, направляемой структурными подразделениями по СЭД Росреестра, МЭДО и электронной почте.
На отправку документы на бумажном носителе принимаются в течение дня регистрации или на следующий за ним рабочий день по реестру передачи исходящей корреспонденции (приложение № 26 к Инструкции). В реестре указываются дата передачи исходящей корреспонденции, регистрационные номера исходящих документов, фамилия и подпись сотрудника, составившего реестр. Документы представляются на отправку в одном экземпляре, документы в несколько адресов представляются в полном объеме (включая приложения) и количестве экземпляров.
4.9.3. Сотрудник Административного управления проверяет правильность оформления исходящих документов, наличие приложений, если реквизит «Приложение» указан в исходящем документе.
В случае обнаружения несоответствия оформления исходящего документа правилам Инструкции документ возвращается на доработку в структурное подразделение — исполнителю, о чем делается пометка в реестре исходящей корреспонденции, а непосредственному исполнителю направляется соответствующее сообщение на адрес ведомственной электронной почты.
В случае принятия документов на отправку сотрудник Административного управления подтверждает их прием своей подписью в реестре исходящей корреспонденции и передает его структурному подразделению — исполнителю.
4.9.4. Отправку документов, зарегистрированных в структурных подразделениях, по СЭД Росреестра в территориальные органы Росреестра, ППК «Роскадастр» и ее филиалы, физическим и юридическим лицам на адреса электронной почты осуществляют делопроизводители структурных подразделений, производившие регистрацию документа.
4.9.5. Отправка электронных документов адресатам осуществляется только при наличии в СЭД Росреестра оформленной электронной карточки исходящего документа. Исполнитель несет персональную ответственность за идентичность электронного документа, вложенного в регистрационную карточку, подлиннику. Лицо, осуществившее регистрацию исходящего документа, несет ответственность за заполнение листа рассылки в электронной карточке исходящего документа.
4.9.6. В исключительных случаях, при необходимости отправки срочных документов на бумажном носителе, их доставка может быть произведена нарочным способом — сотрудником структурного подразделения — исполнителя документа. Информация о передаче документа нарочным способом указывается в листе рассылки электронной карточки документа.
4.9.7. Допускается передача документации на руки адресату структурным подразделением — исполнителем документа при предъявлении документа, удостоверяющего личность, или должностному лицу сторонней организации — адресата при предъявлении документа, удостоверяющего личность, и доверенности на получение документации. В этом случае на визовом экземпляре документа получатель документации делает запись о вручении документа, с подписью и указанием фамилии, имени, отчества (при наличии) и даты. Должностное лицо сторонней организации — адресата также указывает свою должность.
4.9.8 Электронные документы, направляемые с использованием СЭД Росреестра и подписанные УКЭП, должны:
содержать сведения об УКЭП, которой был подписан документ в электронном виде (отметка/отметки об УКЭП);
соответствовать требованиям к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде;
содержать следующие элементы: границы отметки об УКЭП (служит для визуального разграничения сведений отметки об УКЭП от текста документа и других отметок); эмблему участника взаимодействия; информацию о подписании документа УКЭП; сведения о сертификате УКЭП, использованном при подписании электронного документа;
место размещения отметки об УКЭП должно соответствовать месту размещения личной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе, при этом элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа.
Пример отметки об УКЭП и ее размещении приведен в пункте 19 приложения № 3 к Инструкции.
4.9.9. Порядок отправки исходящих документов с ограничительной пометкой «ДСП» устанавливается соответствующим актом Росреестра.
4.9.10. Проверка факта отправки документа по МЭДО, СЭД Росреестра, электронной почте, а также проверка факта отказа адресата в регистрации документа, отправленного по МЭДО, СЭД Росреестра, осуществляется путем проверки вкладки регистрационной карточки исходящего документа «Лист рассылки»:
в случае его подписания руководителем Росреестра, заместителем руководителя — Административным управлением;
в случае его подписания начальником структурного подразделения, заместителем начальника структурного подразделения — исполнителя документа или делопроизводителем соответствующего структурного подразделения.
4.10. Регистрация и прохождение внутренних документов
4.10.1. Внутренние документы создаются и исполняются в центральном аппарате Росреестра с целью решения вопросов, требующих документального оформления, между структурными подразделениями и должностными лицами Росреестра.
4.10.2. Прохождение внутренних документов (поручений руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) и его заместителей, служебных и докладных записок и так далее) на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.
4.10.3. Подготовка и оформление внутренних (исходящих) документов Росреестра осуществляется в соответствии с положениями Инструкции.
4.10.4. Электронная карточка служебной записки в СЭД Росреестра «Служебные записки» заполняется исполнителем следующим образом:
создается связка с входящим документом — основанием, если исходящий документ является ответом;
вносятся все реквизиты документа в электронную карточку служебной записки;
прикрепляется электронный документ в формате PDF либо электронная копия документа (полученная в результате сканирования) с подписью должностного лица;
созданный «Черновик» направляется на согласование;
после согласования внутреннего электронного документа лицом, указанным в электронной карточке и в документе в качестве подписанта, документ считается подписанным простой электронной подписью;
присваивается регистрационный номер (статус «Зарегистрировать»);
заполняется адресат в разделе «Лист рассылки»;
заполненная электронная карточка направляется адресату.
Регистрационный номер служебной записки, подписанной начальником структурного подразделения, состоит из индекса структурного подразделения, дефиса, порядкового номера документа в пределах календарного года, дефиса, буквенного индекса «СЗ», косой черты, двух последних цифр года, например: № 15-0046-СЗ/2_.
Регистрационный номер служебной записки, подписанной заместителем руководителя, состоит из первых букв его фамилии, имени, отчества, дефиса, порядкового номера документа в пределах календарного года, дефиса, буквенного индекса «СЗ», косой черты, двух последних цифр года, например: № СМС-0001-СЗ/2_.
Служебные (докладные) записки на имя руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности), создаваемые структурными подразделениями за подписью начальника соответствующего структурного подразделения, заместителя руководителя, после оформления и регистрации в СЭД Росреестра направляются для доклада руководителю (лицу, исполняющему его обязанности) в «Канцелярию руководителя» либо в канцелярию лица, исполняющего его обязанности.
4.10.5. Должностное лицо, уполномоченное руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности), представляет на доклад руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности):
проекты приказов, распоряжений Росреестра и иных актов, разработанных структурными подразделениями;
протоколы заседаний (совещаний) у руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности);
проекты писем, служебные и докладные записки, другие служебные материалы, подготовленные структурными подразделениями.
4.10.6. В случае если руководитель Росреестра (лицо, исполняющее его обязанности) в результате доклада дает должностным лицам и (или) структурным подразделениям указание по подготовке поручения, то оно подготавливается и передается в Административное управление в день его подписания для регистрации в СЭД Росреестра «Канцелярия Поручения и Протоколы» и направления на исполнение вместе с указателем рассылки.
4.10.7. Электронная карточка поручения руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) включает: номер и дату поручения, текст поручения, автора поручения, наименование структурного подразделения — исполнителя, электронную (сканированную) копию поручения, связку с документом, послужившим основанием для поручения, рассылку и иную информацию.
Регистрационный номер поручения руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) состоит из знака «N», первых букв имени и фамилии руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности), дефиса, порядкового номера в пределах календарного года, косой черты, последних двух цифр текущего года и даты регистрации, например: № ОС-071/2_ от 25.01.202_.
4.10.8. Поручение руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) рассылается в электронном виде по СЭД Росреестра (в структурные подразделения, территориальные органы, ППК «Роскадастр» и ее филиалы) в день его регистрации согласно прилагаемому листу рассылки.
Оригинал поручения руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) хранится в Административном управлении и формируется в соответствующее номенклатурное дело.
4.10.9. Учет и исполнение в центральном аппарате Росреестра внутренних документов, оформленных в порядке, установленном Инструкцией, осуществляются структурными подразделениями — адресантами документов, а также сотрудниками приемных заместителей руководителя.
4.10.10. После рассмотрения внутренних (входящих) документов заместителями руководителя, начальниками структурных подразделений тексты резолюций вносятся в электронные карточки СЭД Росреестра и передаются (направляются) исполнителям.
4.10.11. Завершенные в делопроизводстве внутренние документы помещаются в номенклатурные дела структурных подразделений. Пометки об исполнении внутренних документов вносятся в электронную карточку СЭД Росреестра делопроизводителями соответствующих структурных подразделений или сотрудниками приемных заместителей руководителя (либо ответственными исполнителями по документам).
4.11. Учет и анализ объема документооборота
В центральном аппарате Росреестра учет и анализ объема документооборота, состава и структуры документопотоков ведется в целях:
совершенствования организации работы с документами;
принятия решений о приобретении средств компьютерной техники и оргтехники;
расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве;
повышения исполнительской дисциплины.
Данные о количестве документов обобщаются, анализируются и оформляются в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
Учет количества документов (поступающих, отправляемых, внутренних) проводится по учетным данным СЭД Росреестра.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа).
В целях оценки трудозатрат делопроизводителей структурных подразделений, нормирования труда в центральном аппарате Росреестра может вестись учет копий документов (копий документов на бумажном носителе, электронных копий документов (проектов указов, постановлений, а также решений, приказов, распоряжений, протоколов, иных документов), рассылаемых в структурные подразделения и иным адресатам.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
5. Управление документами в системе электронного документооборота
5.1. Порядок работы с электронными документами в Росреестре регламентируется Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Федеральный закон № 63-ФЗ), Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754, постановлением Правительства Российской Федерации от 6 сентября 2012 г. № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти», Правилами использования усиленной квалифицированной электронной подписи органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 9 февраля 2012 г. № 111, постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. № 1264 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия», разделом VI Правил делопроизводства, Требованиями к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций, утвержденными приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации № 667, Федеральной службы охраны Российской Федерации № 233 от 4 декабря 2020 г. (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 5 марта 2021 г., регистрационный № 62668), Инструкцией и другими правовыми актами.
5.2. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД Росреестра.
5.3. Составление и оформление проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
Согласование проектов электронных документов осуществляется в порядке, предусмотренным пунктом 4.7 Инструкции.
Электронный документ имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.
5.4. Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Росреестра, утверждается руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) по согласованию с Федеральным архивным агентством.
5.5. Подписание электронных документов, направляемых в органы государственной власти и органы местного самоуправления, внутренних документов осуществляется с использованием УКЭП должностного лица Росреестра в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ.
Согласование внутренних электронных документов в Росреестре осуществляется с использованием простой электронной подписи.
Подписание резолюций на документы осуществляется с использованием простой электронной подписи.
5.6. Прием поступающих по системе МЭДО в Росреестр электронных документов осуществляет отдел входящей корреспонденции Административного управления.
Отправка исходящих электронных документов по системе МЭДО осуществляется в соответствии с подразделом 4.9 Инструкции.
5.7. Регистрация и учет электронных документов осуществляются в СЭД Росреестра. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
При включении электронных документов в СЭД Росреестра формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.
5.8. Электронные документы, поступающие в Росреестр, проходят первичную обработку и регистрацию.
Первичная обработка поступивших электронных документов включает проверку подлинности и действительности электронной подписи электронного документа, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
5.9. Зарегистрированные входящие и внутренние электронные документы передаются на рассмотрение адресату посредством СЭД Росреестра.
5.10. Созданные в СЭД Росреестра исходящие электронные документы после их подписания передаются посредством СЭД Росреестра для регистрации и отправки адресату.
5.11. При передаче электронных документов на рассмотрение должностным лицам Росреестра, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и их хранении вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационно-учетные данные.
5.12. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.
5.13. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах Росреестра в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
5.14. В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на архивном хранении в Росреестре, должны производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в Росреестре, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.
5.15. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов Росреестра, не подлежащих хранению.
6. Работа исполнителя с документами
6.1. Документы в структурные подразделения поступают в электронном виде по СЭД Росреестра и на бумажном носителе. Документы, поступившие в структурные подразделения с резолюциями руководства Росреестра, передаются делопроизводителями структурных подразделений исполнителям после их рассмотрения начальниками структурных подразделений.
6.2. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
6.3. Результатом исполнения документа является проект документа, подготовленный исполнителем.
Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:
сбор, анализ и обработка необходимой информации;
подготовка проекта документа и его оформление;
создание в СЭД Росреестра черновика регистрационной карточки проекта документа с заполнением ее полей и установлением связи черновика регистрационной карточки с регистрационной карточкой документа (внесение в СЭД Росреестра информации о ходе исполнения поручения, подлежащего контролю), во исполнение которого (или в соответствии с которым) он был подготовлен;
согласование проекта документа в электронной форме или на бумажном носителе в соответствии с установленным порядком;
доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования, и при необходимости — повторное согласование;
представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству Росреестра или начальникам структурных подразделений;
подготовка к пересылке адресату.
6.4. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям (структурным подразделениям), ответственным исполнителем является исполнитель (структурное подразделение), определенный в резолюциях (указаниях по исполнению документа) первым или обозначенный словом «созыв» («ответственный»). Ответственный (головной) исполнитель организует работу по выполнению поручения согласно резолюциям и несет ответственность за его исполнение. Соисполнители представляют в течение первой половины контрольного срока ответственному исполнителю предложения в форме служебной записки, подписанной начальником (заместителем начальника) структурного подразделения. Ответственный исполнитель подготавливает проект документа с учетом предложений соисполнителей.
6.5. Ответственный исполнитель имеет право давать поручения остальным исполнителям, проводить рабочие совещания для выработки совместного решения. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение поручения и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок). Исполнители не имеют права представлять проекты документов руководителю, давшему поручение, минуя ответственного исполнителя.
6.6. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документ по указанию начальника структурного подразделения передается другому исполнителю с обязательным сообщением его фамилии делопроизводителю структурного подразделения для внесения изменений в электронную карточку документа в СЭД Росреестра.
6.7. Проект документа со всеми необходимыми приложениями, оформленный в соответствии с установленными правилами, исполнитель согласовывает с заинтересованными структурными подразделениями и лицами, при необходимости — с другими организациями.
Документы, предназначенные для отправки, оформляются на бланке (шаблоне бланка) установленного образца. Для отправки документов, не имеющих адресной части, составляется сопроводительное письмо.
На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки (приложение № 25 к Инструкции), определяет количество экземпляров документа и после регистрации, в случае если документ отправляется на бумажном носителе, обеспечивает изготовление необходимого количества копий.
6.8. Исполнитель (ответственный исполнитель) обеспечивает согласование (визирование) проекта документа со всеми заинтересованными лицами и проводит доработку проекта по замечаниям.
При наличии большого количества замечаний до представления доработанного проекта документа на подпись руководителю Росреестра исполнитель готовит сводку замечаний (предложений), в которой указываются: содержание замечания (предложения); должность, фамилия лица, давшего замечание; принято или отклонено замечание (если замечание отклонено — причину отклонения).
Проекты исходящих документов направляются исполнителем для подписания или согласования в электронном виде с использованием СЭД Росреестра.
В случае невозможности использования СЭД Росреестра документы представляются на подпись или согласование на бумажном носителе.
6.9. После доработки и повторного согласования (визирования) проект документа передается на подписание (утверждение). До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документа, в том числе адресата, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.
Исходящие документы, предназначенные для передачи на подпись руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности), заместителям руководителя, передаются исполнителем документа должностному лицу, уполномоченному руководителем Росреестра, заместителями руководителя, который проверяет правильность оформления документа и наличие согласования (в случае установления нескольких исполнителей по документу — наличие согласования всех исполнителей) и далее представляет документ на подпись.
6.10 Письма на подпись руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности):
оформленные в электронном виде для подписания УКЭП, должны передаваться на подпись посредством согласования с Административным управлением;
оформленные на бумажном носителе (с приложением визовых экземпляров и штампом редактора-корректора), должны передаваться через Административное управление.
Для этого в карточке документа в СЭД Росреестра необходимо создать последовательное согласование, выбрав для согласования на последнем этапе должностное лицо Административного управления, при этом кнопку «Отправить на подписание» нажимает Административное управление. Также в карточку документа во вкладку «Сопутствующие файлы (документы)» необходимо прикладывать визовые экземпляры со штампом редактора-корректора (либо осуществлять согласование с редактором-корректором в электронном виде).
6.11 Проекты докладов на подпись руководителю Росреестра необходимо представлять в следующие сроки:
в Правительство Российской Федерации с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации — за пять дней до установленного Правительством Российской Федерации срока;
в Правительство Российской Федерации об исполнении поручения Правительства Российской Федерации — за три дня до установленного Правительством Российской Федерации срока;
по поручениям с установленным сроком «Срочно» — за сутки.
6.12. Подписанный документ исполнитель в соответствии с порядком, установленным Инструкцией, передает для регистрации, отправки и (или) включения в дело.
В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет индекс дела, в которое должен быть включен документ.
6.13. Резолюции (поручения) на входящие документы, не требующие ответа (поступившие в структурное подразделение для сведения или учета в работе), по завершении работы с документом также подлежат переводу в статус «исполнено», а сам документ должен быть включен в номенклатурное дело.
7. Контроль исполнения документов
7.1. Общие положения
7.1.1. Контроль исполнения документов представляет собой совокупность процедур, связанных с учетом и анализом сроков, порядком и качеством исполнения документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности центрального аппарата Росреестра.
7.1.2. В центральном аппарате Росреестра осуществляется трехуровневый контроль: централизованный, общий, текущий.
7.1.3. Контроль сроков исполнения документов (поручений) обеспечивается сотрудниками отдела контроля Административного управления.
7.1.4. Контролю исполнения подлежат все документы, поступившие в центральный аппарат Росреестра, при этом помимо обязательного текущего контроля, который осуществляется за ходом исполнения всех поручений (документов) непосредственными начальниками исполнителей, в определенных случаях осуществляются общий и централизованный контроль.
7.1.5. Координацию работы по поддержанию высокого уровня исполнительской дисциплины в структурных подразделениях обеспечивают руководитель Росреестра и заместители руководителя, непосредственно координирующие и контролирующие работу соответствующих структурных подразделений.
7.1.6. Персональная ответственность за организацию контроля исполнения документов (поручений) возлагается на начальников структурных подразделений.
7.1.7. Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях, следующих за датой регистрации документа. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.
7.1.8. Сроки исполнения документов (поручений) нижестоящими руководителями (начальниками) определяются равными или более короткими, чем сроки, определенные вышестоящим руководителем.
7.1.9. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения) или отменить его может только руководитель, давший поручение (резолюцию), либо вышестоящий руководитель.
7.1.10. Документ считается исполненным и подлежит снятию с контроля после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и сообщения о результатах его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам. При поступлении информации от вышестоящего органа исполнительной власти об оставлении поручения на контроле соответствующая информация вносится в СЭД Росреестра.
7.2. Централизованный контроль
7.2.1. Централизованный контроль осуществляется Административным управлением.
Постановке на централизованный контроль подлежат указы, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, протоколы заседаний коллегии Росреестра и совещаний под председательством руководителя Росреестра, поручения руководителя Росреестра, документы, подписанные губернаторами и председателями правительств субъектов Российской Федерации, содержащие конкретные запросы и рекомендации, а также иные наиболее важные и значимые входящие документы, требующие, по мнению руководителя Росреестра или начальника Административного управления, особого внимания, в соответствии с Инструкцией.
7.2.2. Для постановки на централизованный контроль в проекте резолюции к документу с использованием автоматических средств СЭД Росреестра проставляется отметка «Контроль» и указывается срок исполнения поручения (документа). Централизованный контроль осуществляется с момента подписания резолюции руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) или начальником Административного управления.
7.2.3. Для документов (поручений), подлежащих централизованному контролю, сроки исполнения определяются руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) или начальником Административного управления, в том числе исходя из требований Регламента Правительства Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. № 260 (далее — Регламент), сроков, установленных вышестоящими органами государственной власти, контрольно-надзорными и правоохранительными органами, и сроков, установленных законодательством Российской Федерации. Контрольный срок указывается непосредственно в документе, поручении или в резолюции к документу.
7.2.4 Документы (поручения) подлежат исполнению:
в сроки, установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами (типовой срок исполнения);
с конкретной датой исполнения — в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:
- «весьма срочно» — в течение одного-двух дней;
- «срочно» — в течение трех календарных дней;
- «оперативно», «в возможно короткий срок» — в 10-дневный календарный срок. При этом документы с пометками «оперативно», «в возможно короткий срок» представляются на подпись руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности) за один календарный день до истечения срока;
- «кс» либо другой особый (специальный) индекс — срок устанавливается распорядительным документом Правительства Российской Федерации;
остальные — в срок не более 30 дней, если иное не установлено Регламентом.
7.2.5. Резолюции руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) по исполнению поступивших в Росреестр документов (поручений) доводятся до исполнителей Административным управлением в течение одного рабочего дня, срочных и оперативных — незамедлительно.
7.2.6. Должностное лицо, назначенное в соответствии с резолюцией ответственным исполнителем, обеспечивает качественное и своевременное исполнение документа (поручения), в том числе организует и координирует соисполнителей, запрашивает их позиции в рамках исполнения поручения. По предложению ответственного исполнителя перечень соисполнителей может быть уточнен.
7.2.7. Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю предложения, подписанные заместителями руководителя (начальниками структурных подразделений). Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае отсутствия предложений допускается указывать в поле «Ход исполнения» соответствующего поручения в СЭД Росреестра информацию об отсутствии предложений и переводить поручение в статус «Исполнено».
7.2.8. Проекты докладов во исполнение поручений, поставленных на централизованный контроль, должны готовиться заблаговременно и представляться руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности) для подписания, согласованные со всеми соисполнителями, указанными в резолюции. Проекты докладов Президенту Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации во исполнение поручения Президента Российской Федерации представляются руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности) на подпись за пять дней до истечения контрольного срока, указанного в резолюции; в Правительство Российской Федерации — за три дня.
7.2.9. При необходимости изменения срока исполнения контрольного документа (поручения) ответственный исполнитель обязан до истечения установленного срока исполнения документа представить на имя руководителя (лица, исполняющего его обязанности) обоснование (служебную записку) о продлении срока с указанием причин продления и нового срока исполнения. В случае принятия руководителем (лицом, исполняющим его обязанности) решения об изменении срока исполнения документа (поручения), в СЭД Росреестра устанавливается новый срок, в поле «Ход исполнения» указывается основание продления контрольного срока, служебная записка, на основании которой осуществлена корректировка срока, связывается в СЭД Росреестра с основным документом.
7.2.10. Сроки исполнения срочных поручений не продлеваются и не корректируются.
7.2.11 Централизованный контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:
постановку документов (поручений) на контроль;
проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);
снятие с контроля документов (поручений);
учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);
регулярное информирование руководителя Росреестра, заместителей руководителя и начальников структурных подразделений о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.
7.2.12. Контроль сроков исполнения документов (поручений) может осуществляться посредством СЭД Росреестра (вкладка «Контроль») путем задания определенных условий поиска документов, а также модуля «Мой контроль».
7.2.13. На основании сведений, поступающих от структурных подразделений, в том числе посредством СЭД Росреестра (поле «Ход исполнения»), отделом контроля Административного управления на еженедельной основе формируется и представляется руководителю Росреестра табель контрольной деятельности Росреестра, содержащий информацию об исполнении контрольных поручений (документов) в разрезе вышестоящих органов государственной власти, с приложением перечня поручений, срок исполнения по которым истек, важных поручений, требующих доклада за подписью руководителя Росреестра. Исходя из данных о своевременности и качестве исполнения поручений формируется рейтинг исполнительской дисциплины структурных подразделений, представляемый руководителю Росреестра на ежемесячной основе.
7.2.14. В случае изменения сроков исполнения документа, ответственного исполнителя, состава исполнителей лицо, ответственное за внесение резолюции в СЭД Росреестра, вносит соответствующее изменение и информирует отдел контроля Административного управления посредством ведомственной электронной почты.
7.3. Общий и текущий контроль
7.3.1 Общий контроль осуществляется на уровне заместителя руководителя, начальника структурного подразделения. Общему контролю подлежат все документы, поставленные на централизованный контроль и направленные на исполнение по компетенции, а также письма органов государственной власти Российской Федерации, содержащие конкретные запросы и рекомендации. На общий контроль могут быть поставлены и иные документы, требующие, по мнению заместителей руководителя или начальника структурного подразделения, внимания.
7.3.2 Общий контроль осуществляется с момента поступления документа заместителям руководителя либо начальникам структурного подразделения.
7.3.3. Текущий контроль статуса документа (поручения) осуществляется руководителями ответственных исполнителей (начальниками отделов структурных подразделений). Документ (поручение) ставится на контроль с момента поступления на исполнение и подлежит снятию с контроля после его перевода в статус «Исполнено». Текущему контролю подлежат все документы (поручения), поступившие в отделы структурного подразделения по компетенции, требующие каких-либо действий. Документы, поступившие для сведения, допускается не ставить на текущий контроль.
7.3.4. Для документов (поручений), подлежащих общему контролю, сроки исполнения в обязательном порядке определяются заместителями руководителя либо начальниками структурного подразделения. Срок исполнения документа (поручения) фиксируется в электронной карточке документа в СЭД Росреестра.
7.3.5. Для документов (поручений), не поставленных на централизованный или общий контроль, сроки исполнения документов (поручений) определяются начальниками отделов структурных подразделений самостоятельно в обязательном порядке. Срок исполнения документа (поручения) фиксируется в электронной карточке документа в СЭД Росреестра. Для документов, поступивших для сведения, рекомендуется определять срок ознакомления до 30 дней.
7.3.6. При приближении контрольных точек исполнения в модуле «Мой контроль» в СЭД Росреестра ответственному исполнителю, его непосредственному начальнику, а также лицу (лицам), ответственному (ответственным) за осуществление общего контроля исполнительской дисциплины в структурных подразделениях, за три календарных дня приходит уведомление о наступлении контрольной точки и необходимости внесения в СЭД Росреестра информации об исполнении документа (поручения).
7.3.7. В случае направления промежуточного ответа реквизиты письма вносятся в поле «Ход исполнения» корневой резолюции в СЭД Росреестра либо конкретного пункта резолюции (в случае, если документ является протоколом с несколькими пунктами исполнения), срок исполнения поручения в СЭД Росреестра переносится на 30 календарных дней (для документов, поставленных на централизованный контроль, перенос сроков осуществляется сотрудником отдела контроля Административного управления после верификации), если иное не следует из текста поручения и исходящего документа.
7.3.8. Если ответ является окончательным, то аналогично вносятся сведения в поле «Ход исполнения» об адресате, дате и номере исходящего письма и поручение переводится в статус «Исполнено» (для документов, поставленных на централизованный контроль, изменение статуса документа осуществляется сотрудником отдела контроля Административного управления после верификации).
7.3.9. В случае возникновения риска несвоевременного исполнения поручения вышестоящего органа государственной власти ответственный исполнитель в поле «Ход исполнения» в СЭД Росреестра отражает причины задержки, ожидаемый срок исполнения, готовит промежуточный доклад за подписью заместителя руководителя руководителю Росреестра с описанием хода исполнения поручения и ожидаемым сроком исполнения. Реквизиты направленного доклада отражаются в СЭД Росреестра в поле «Ход исполнения».
7.3.10. В случае возникновения риска несвоевременного исполнения поручения руководителя Росреестра ответственный исполнитель докладывает об этом начальнику соответствующего структурного подразделения для дальнейшего доклада курирующему заместителю руководителя, и далее — руководителю Росреестра, в поле «Ход исполнения» в СЭД Росреестра отражает причины, препятствующие исполнению, ожидаемый срок исполнения и при необходимости готовит служебную записку за подписью заместителя руководителя на имя руководителя Росреестра с описанием причин возникновения риска, предпринятых и предлагаемых мерах по минимизации риска, прилагая необходимые усилия для исправления сложившейся ситуации, отражает реквизиты служебной записки в СЭД Росреестра в поле «Ход исполнения».
7.3.11. Ответственный исполнитель контролирует жизненный цикл документа и после подписания бумажного экземпляра (ответа/доклада) руководителем Росреестра либо другим должностным лицом обеспечивает его передачу в отдел исходящей корреспонденции Административного управления для отправки адресату, в том числе через секретаря/помощника должностного лица, подписавшего документ. Контроль за передачей документа возлагается на структурное подразделение ответственного исполнителя. В случае подписания документа электронной подписью документ после его подписания автоматически попадает на регистрацию в отдел исходящей корреспонденции Административного управления для отправки адресату. При этом в электронную карточку документа в СЭД Росреестра, в поле «Ход исполнения», вносится информация об исполнении поручения. В случае направления промежуточного ответа необходимо указать, что направленная информация является промежуточной, и ориентировочный срок направления окончательного ответа. Промежуточная информация по исполнению документа не является основанием для перевода в статус «Исполнено» и снятия его с контроля.
7.4. Осуществление контрольной деятельности отделом контроля Административного управления
7.4.1. При наступлении контрольных сроков сотрудником отдела контроля Административного управления в СЭД Росреестра проверяется ход исполнения соответствующего поручения.
7.4.2. Сотрудник отдела контроля на основании представленной информации делает вывод о проделанной работе и при необходимости переводит поручение в СЭД Росреестра в статус «Исполнено». Если представленной информации в СЭД Росреестра недостаточно, сотрудник отдела контроля принимает меры для уточнения информации у исполнителя.
7.4.3. В случае если выявлен риск неисполнения поручения в срок, начальник отдела контроля докладывает о возникающем риске курирующему заместителю начальника Административного управления, доводит информацию о возможном нарушении срока исполнения сотруднику, ответственному за осуществление контроля в структурных подразделениях, и непосредственному руководителю ответственного исполнителя, уточняет срок подготовки служебной записки о причинах несвоевременного исполнения и переносе срока. Заместитель начальника Административного управления, курирующий контрольную деятельность, обеспечивает направление соответствующего уведомления по ведомственной электронной почте начальнику соответствующего структурного подразделения и начальнику Административного управления.
7.4.4. В случае если документ (поручение) не исполнен в установленный срок, он признается неисполненным и остается на контроле. Начальник отдела контроля незамедлительно докладывает о зафиксированном нарушении срока курирующему заместителю начальника Административного управления. Заместитель начальника Административного управления, курирующий контрольную деятельность, обеспечивает направление соответствующего уведомления по СЭД Росреестра в адрес заместителя руководителя, курирующего структурное подразделение — исполнителя. Информация о нарушении сроков фиксируется сотрудником отдела контроля в табеле контрольной деятельности. В случае если после направления уведомления в адрес заместителя руководителя поручение остается неисполненным, информация о нарушении сроков докладывается начальником Административного управления руководителю Росреестра.
8. Документальный фонд Росреестра
8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
Номенклатура дел Росреестра закрепляет классификацию (группировку дел) исполненных документов, является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда Росреестра, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
8.1.1. Номенклатура дел Росреестра составляется Административным управлением по установленной форме (приложение № 27 к Инструкции) на основании номенклатур дел структурных подразделений (приложение № 28 к Инструкции).
8.1.2. Номенклатуры дел структурных подразделений — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в структурных подразделениях с указанием сроков их хранения — ежегодно оформляются в установленном Инструкцией порядке и направляются в Административное управление.
8.1.3. В номенклатуру дел структурного подразделения включаются заголовки дел, отражающие все документированные направления деятельности в соответствии с положением о структурном подразделении.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: «разные материалы», «общая переписка» и так далее, вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований. В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанными последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться наименование «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (планы, списки, доклады и так далее). В заголовках дел «Переписка...» указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
Не указываются разные адресаты в заголовках дел, содержащих переписку с ними, например: «Переписка о награждении федеральных государственных гражданских служащих, присвоении им почетных званий».
В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих документы постоянного срока хранения.
Система индексации структурных подразделений вводится приказом Росреестра.
Индексы дел — номер структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела в разделе обозначаются цифрами, например: индекс дела 02-04, где: 02 — номер структурного подразделения; 04 — порядковый номер заголовка дела в разделе.
Срок хранения дела, номера статей определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, или указывается согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.
Графа «Количество единиц хранения» в номенклатуре дел заполняется по окончании календарного года.
8.1.4. Вновь созданное структурное подразделение обязано в течение месяца разработать номенклатуру дел и представить ее в Административное управление, которое в установленном порядке вносит соответствующие изменения в сводную номенклатуру дел.
8.1.5. Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в структурных подразделениях в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру дел в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.
8.1.6. Номенклатура дел Росреестра согласовывается с Центральной экспертной комиссией Росреестра и Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет) и утверждается руководителем Росреестра.
8.1.7. Наименованиями разделов номенклатуры дел (сводной) являются наименования структурных подразделений, располагаемые в последовательности, предусмотренной утвержденной структурой Росреестра.
8.1.8. Номенклатура дел Росреестра в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
8.1.9. Номенклатура дел Росреестра составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Росреестра.
8.2. Формирование дел и их текущее хранение
8.2.1. Формирование дел (группировка исполненных документов в дела) в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела осуществляются структурными подразделениями.
8.2.2. Завершенные в делопроизводстве документы, поступившие на бумажном носителе, в десятидневный срок сдаются исполнителем гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел.
8.2.3. Документы внутри дела располагаются в логической или хронологической последовательности решения вопроса. Наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов в делах.
8.2.4. В дела с перепиской документы группируются, как правило, за период календарного года и подшиваются по дате инициативного документа. При этом ответный документ помещается после инициативного.
8.2.5. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Формирование дел с документами, над которыми работало несколько структурных подразделений, оформление и передача их в архив Росреестра осуществляются тем структурным подразделением, которое является ответственным исполнителем.
8.2.6. Приложение к документу должно быть помещено в дело вместе с документом, к которому оно относится. В случае отсутствия приложения на обороте последнего листа документа необходимо сделать отметку о причине его отсутствия или указать его местонахождение.
8.2.7. Допускается подшивка в отдельное дело приложения, если объем документа и приложения к нему превышает 200 листов.
8.2.8. Номенклатурные дела Росреестра оформляются (готовятся к хранению) структурными подразделениями после завершения календарного года.
8.2.9. Формирование личных дел федеральных государственных гражданских служащих и лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами о порядке ведения личных дел.
8.2.10. Контроль за соблюдением правил формирования дел осуществляет Административное управление.
8.2.11. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения предусматривает: заполнение реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 29 к Инструкции); проставление нумерации листов в деле (карандашом в правовом верхнем углу листа); составление листа-заверителя (приложение № 30 к Инструкции) и внутренней описи документов дела по установленной форме (приложение № 31 к Инструкции); подшивку или переплет дела.
8.2.12. В листе-заверителе, помещаемом в конце дела, цифрами и прописью указываются количество листов, особенности отдельных документов.
Лист-заверитель подписывает его исполнитель с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи. Количество листов в деле помечается на его обложке в соответствии с итоговой надписью.
8.2.13. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно — количество листов внутренней описи.
Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты составления и расшифровкой подписи. Заверенная составителем внутренняя опись помещается в начале дела.
8.2.14. Документы в деле подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом обеспечения возможности свободного чтения текста всех листов. При подготовке дела к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
8.2.15. Дела со дня их заведения до передачи в архив Росреестра или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
8.2.16. В каждом структурном подразделении сохранность документов и дел обеспечивается делопроизводителем и начальником соответствующего структурного подразделения.
8.2.17. Дела документального фонда Росреестра, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей в архив Росреестра проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, указанному в номенклатуре дел.
8.2.18. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
8.2.19. Выдача дел, хранящихся в структурном подразделении, другим структурным подразделениям производится с разрешения начальника структурного подразделения. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Выдача дел для работы сотрудникам внутри структурного подразделения осуществляется также под расписку в карте-заместителе.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) или заместителя руководителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам приема-передачи.
8.2.20. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.
8.2.21. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
8.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
8.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и уничтожение предусматривает экспертизу ценности документов, оформление дел, составление описей по результатам экспертизы их ценности; составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации — проводится в Росреестре при подготовке номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив.
8.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Росреестре создается Центральная экспертная комиссия (далее — ЦЭК Росреестра).
8.3.3. Правовой статус ЦЭК Росреестра, а также порядок ее деятельности определяются положением, согласованным с Федеральным архивным агентством, утвержденным приказом Росреестра.
8.3.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях делопроизводителями соответствующих структурных подразделений совместно с ЦЭК Росреестра.
8.3.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел: постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Росреестра; с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
8.3.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел Росреестра путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
8.3.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
8.3.8. Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
8.3.9. В архив Росреестра дела сдаются по описям, подготовленным структурными подразделениями по установленной форме (приложение № 32, приложение № 39 к Инструкции).
8.4. Передача дел в архив Росреестра
8.4.1. Передача дел в архив Росреестра осуществляется по графику, согласованному с начальниками структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности).
Передача дел в архив Росреестра должна осуществляться не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве
8.4.2. В архив Росреестра передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу.
8.4.3. Передача документов в архив Росреестра производится структурными подразделениями по утвержденным описям дел (приложение № 32, приложение № 39 к Инструкции).
8.4.4. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив Росреестра не передаются, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.
8.4.5. При подготовке структурным подразделением дел к передаче в архив Росреестра отделом архива и редакторско-корректорской обработки документов Административного управления предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел Росреестра. При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются структурными подразделениями.
8.4.6. Прием дел осуществляется в присутствии сотрудника структурного подразделения, передавшего дела. На обоих экземплярах описи напротив каждого переданного дела проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудников отдела архива и редакторско-корректорской обработки документов Административного управления, принявшего дела, и структурного подразделения, передавшего дела.
8.4.7. При передаче дел в архив Росреестра один экземпляр описи дел передается вместе с делами в архив Росреестра, второй остается в структурном подразделении.
8.4.8. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения с передачей функций другим структурным подразделениям делопроизводитель ликвидируемого (реорганизуемого) структурного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий (мероприятий по реорганизации) формирует все исполненные документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Росреестра независимо от сроков хранения (при ликвидации) либо в соответствующие отделы (в случае реорганизации).
Передача дел в архив Росреестра при ликвидации структурного подразделения осуществляется по описи дел.
В случае реорганизации структурного подразделения с передачей функций другому структурному подразделению передача дел осуществляется по описи дел подразделения и оформляется актом приема-передачи дел (приложение № 33 к Инструкции).
Опись дел и акт приема-передачи оформляются в трех экземплярах. Первый экземпляр подписанных документов передается в архив Росреестра, а второй и третий — остаются в качестве контрольного экземпляра в структурных подразделениях.
Начальник ликвидируемого (реорганизуемого) структурного подразделения несет персональную ответственность за передачу документов в полном объеме.
8.5. Использование документов архива Росреестра
8.5.1 Основными формами использования документов архива Росреестра являются:
информационное обеспечение сотрудников;
исполнение запросов пользователей, в том числе запросов граждан социально-правового характера;
выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей.
Формами использования документов архива Росреестра являются также:
информирование сторонних организаций о наличии и содержании имеющихся в архиве Росреестра документов;
использование документов для подготовки историко-информационных мероприятий: выставок, экскурсий, конференций.
Архив Росреестра ведет учет использования документов, в том числе выдачи документов и дел, копий документов.
8.5.2. Запросы пользователей сторонних организаций, поступающие в архив, подразделяются на тематические и социально-правовые.
Архив Росреестра рассматривает и исполняет запросы, поступившие в письменной форме. Запрос должен содержать следующую информацию:
наименование автора запроса (для граждан — фамилию, имя, отчество (при наличии);
почтовый и/или электронный адрес, по которому должен быть дан ответ;
сведения, интересующие пользователя, и хронологические рамки запрашиваемой информации;
форма получения пользователем информации (информационное письмо, архивная копия, тематический перечень, тематический обзор документов);
личная подпись автора запроса (гражданина или должностного лица);
8.5.3. При поступлении в архив Росреестра интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении.
8.5.4. На запросы тематического характера, поступившие в архив Росреестра по информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», ответ может быть направлен в виде электронного сообщения по указанному автором запроса электронному адресу.
8.5.5. Запрос должен быть зарегистрирован в течение трех рабочих дней с момента его поступления.
8.5.6. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Росреестре документов (непрофильный запрос), в течение семи дней со дня регистрации запроса направляется в организацию, где могут храниться необходимые документы, с уведомлением об этом автора запроса.
8.5.7. Запрос, поступивший в архив Росреестра, рассматривается в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере работы с обращениями граждан и предоставления государственных (муниципальных) услуг.
8.5.8. Ответ на поступивший в архив Росреестра запрос предоставляется в течение 30 дней со дня его регистрации. С разрешения руководства Росреестра этот срок может быть продлен не более чем на 30 дней с уведомлением об этом автора запроса.
8.5.9. Ответы на запросы пользователей, в том числе ответы на запросы социально-правового характера, оформляются в форме выписки или архивной копии, оформленных и заверенных в установленном порядке.
8.5.10. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса социально-правового характера, составляется ответ на бланке Росреестра с указанием причин их отсутствия.
8.5.11. На архивных копиях, включая архивные копии на бумажном носителе электронных документов, архивные шифры проставляются на обороте каждого листа архивной копии, а заверительная надпись и печать — на обороте последнего листа копии.
8.5.12. Подготовленные архивом Росреестра ответы направляются заявителям с сопроводительным письмом по почте.
8.5.13. Допускаются изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам, в случае их письменного обращения, подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, а также трудовых книжек, не полученных в свое время владельцем документов.
8.5.14. Подлинные личные документы выдаются заявителям с разрешения руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) по предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, либо их родственникам или иным лицам по доверенности, оформленной в установленном действующим законодательством порядке. Подлинные личные документы могут быть направлены заявителю ценным письмом.
8.5.15. С изымаемых документов в архиве Росреестра изготовляются копии, которые приобщаются к делам. Изъятие документов, а также замена на копии отражаются во внутренних описях дел, в листах-заверителях дел, в описях дел, документов.
8.5.16. Изъятие и возвращение документов оформляются актами об изъятии из дел (возвращении) указанных документов. Акты и другие документы, на основании которых произведено изъятие (возвращение) архивных документов, включаются в дело фонда.
8.5.17. Копирование документов архива Росреестра по заявкам пользователей производится с разрешения начальника Административного управления.
Копии документов пересылаются в адрес той организации, по запросу которой они изготовлены, или выдаются пользователю под подпись.
8.5.18. Работа пользователей с документами производится непосредственно в рабочих комнатах архива. Разрешение на работу в помещении архива Росреестра дает сотрудник, ответственный за работу архива.
8.5.19 Отказ архива Росреестра в выдаче архивных документов допускается в случаях:
неудовлетворительного физического состояния документов;
не прошедших научного описания и технического оформления документов, — до завершения этих работ;
ограничений на использование, установленных законодательством Российской Федерации или фондообразователем, либо его правопреемником, при передаче документов на хранение.
8.5.20. Отказ архива Росреестра в предоставлении документов оформляется в письменной форме и должен содержать причины отказа, а также порядок обжалования отказа.
8.6. Уничтожение дел, не подлежащих хранению
8.6.1. Отбор документов для уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании ЦЭК Росреестра.
8.6.2. Согласованные ЦЭК Росреестра акты утверждаются руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) только после утверждения Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения.
8.6.3. Акт о выделении документов к уничтожению (приложение № 34 к Инструкции) составляется на дела всего Росреестра. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то их названия последовательно указываются перед соответствующими группами заголовков дел.
8.6.4. После утверждения руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности) актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.
8.6.5. Передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется актом, в котором указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от ... N ...» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).
8.6.6. Документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку «ДСП», а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.
8.6.7. Документ, подтверждающий факт утилизации, прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
В номенклатуре дел проставляются отметки об уничтожении документов с указанием даты и номера акта, заверяемые подписью работника службы делопроизводства.
8.6.8. Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.
Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий, что подтверждается структурным подразделением, обеспечивающим функционирование информационной системы.
9. Изготовление, хранение, учет и уничтожение печатей и штампов
9.1. В центральном аппарате Росреестра в соответствии с законодательством Российской Федерации используются гербовые печати, печати без государственной символики с наименованиями структурных подразделений, печати и штампы для отдельных видов документов.
9.2. Гербовые печати изготовляются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает руководитель Росреестра на основании служебной записки структурных подразделений — инициаторов изготовления, согласованной с Административным управлением.
9.3. Заявки на изготовление печатей (штампов) и их эскизы подготавливаются структурными подразделениями — инициаторами, согласовываются с Административным управлением и передаются в Управление делами, ответственное за учет печатей (штампов), для организации изготовления.
9.4. Изготовленные по заказу печати (штампы) передаются Управлением делами структурным подразделениям, оформившим заявки, под подпись сотрудника, ответственного за их использование и хранение, с проставлением оттиска печати (штампа) в журнале учета (приложение № 35 к Инструкции). Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и заверяются печатью Управления делами.
9.5. Гербовые печати хранятся в сейфах. Передача гербовых печатей иным лицам и вынос их за пределы административных зданий Росреестра без письменного разрешения руководителя Росреестра не допускаются.
Печати (штампы) без государственной символики хранятся в структурных подразделениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках).
9.6. Ответственность за законность использования и надежность хранения гербовой печати возлагается на сотрудников, в должностные обязанности которых входит использование и хранение гербовой печати.
Ответственность за надежность хранения, законность использования печатей (штампов) без государственной символики возлагается на начальников соответствующих структурных подразделений.
9.7. При увольнении должностное лицо, ответственное за использование и хранение гербовой печати, сдает гербовую печать в Управление делами.
Сдача гербовых печатей фиксируется в журнале учета печатей и штампов.
9.8. В случае порчи (утраты) гербовой печати составляется соответствующий акт и изготовляется новая аналогичная печать в порядке, установленном настоящим разделом.
9.9. За утрату гербовой печати, а также нарушение порядка хранения и законности ее использования сотрудник структурного подразделения привлекается к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.
9.10. О фактах утраты гербовой печати, а также нарушения законности ее использования ставится в известность руководитель Росреестра (лицо, исполняющее его обязанности) и создается соответствующая комиссия.
Результаты расследования докладываются руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности).
9.11. Контроль за хранением печатей (штампов) в структурных подразделениях осуществляется Управлением делами не реже одного раза в два года.
Проверка проводится соответствующей комиссией, создаваемой актом Росреестра, в состав которой включаются сотрудники Управления делами, Административного управления, а также сотрудники иных структурных подразделений, ответственные за учет и хранение печатей (штампов). Результаты проверок оформляются актами.
9.12. Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или выведенные из действия и утратившие практическое значение печати (штампы) подлежат сдаче в Управление делами для уничтожения. В этих целях на основании акта Росреестра создается комиссия (не менее трех человек), в состав которой включаются сотрудники Управления делами, Административного управления, а также структурного подразделения, ответственного за использование подлежащих уничтожению печатей (штампов).
Уничтожение печатей (штампов) производится в присутствии всех членов комиссии по уничтожению путем измельчения клише печатей (штампов) с оформлением соответствующего акта (приложение № 36 к Инструкции).
Акты об уничтожении оформляются Управлением делами.
При уничтожении гербовой печати акт утверждается руководителем Росреестра, при уничтожении печатей (штампов) без государственной символики — начальником Управления делами (лицом, исполняющим его обязанности).
Об уничтожении печатей (штампов) проставляются отметки в журнале учета печатей и штампов, хранящемся в Управлении делами, со ссылкой на соответствующий акт.
Приложение № 1
к Инструкции (п. 2)
| Термин | Определение | Источник |
|---|---|---|
| Бланк документа | лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа | подпункт 48 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Вид документа | классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения | подпункт 47 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Внутренняя опись | документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания | подпункт 101 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Виза | реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа | подпункт 55 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Включение документа в систему электронного документооборота | осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота | подпункт 78 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Временное хранение документов | хранение документов в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами | подпункт 42 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Выписка из документа | копия части документа, заверенная в установленном порядке | подпункт 26 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Гриф ограничения доступа к документу | реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему | подпункт 62 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Гриф утверждения | реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа | подпункт 61 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Гриф согласования | реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием | подпункт 56 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Государственные органы | органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации и иные государственные органы, образуемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации | пункт 2 статьи 1 Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» |
| Дело | документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку | подпункт 95 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Делопроизводство | деятельность, обеспечивающая документирование, обработку, использование и оперативное хранение документов | подпункт 1 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Документ | зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать | подпункт 7 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Документы (records) | документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива для подтверждения правовых обязательств или деловой транзакции | подпункт 3.14 пункта 3 «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» утвержден приказом Росстандарта от 26.03.2019 № 101-ст |
| Документационное обеспечение (управления), ДОУ | деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами | подпункт 2 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Документальный фонд | совокупность документов, образующихся в деятельности организации | подпункт 93 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Документированная информация | зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию, или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель | пункт 11 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» |
| Документирование | запись информации на носителе по установленным правилам | подпункт 44 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Документооборот | движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки | подпункт 73 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Документопоток | совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут | подпункт 76 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Должностное лицо | лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления | пункт 5 статьи 4 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», |
| Дубликат документа | повторный экземпляр подлинника документа | подпункт 22 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Заверенная копия документа | копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость | подпункт 25 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Запрос | обращение пользователя за информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в государственный орган или орган местного самоуправления либо к его должностному лицу о предоставлении информации о деятельности этого органа | пункт 4 статьи 1 Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» |
| Индекс дела | цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации | подпункт 103 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Индивидуальный срок исполнения документа | срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией | подпункт 90 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Информационно-телекоммуникационная сеть | технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники | пункт 4 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» |
| Классификация (classification) | систематическая идентификация и/или упорядочение деловой деятельности и/или документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами | подпункт 3.5 пункта 3 «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», утвержден приказом Росстандарта от 26.03.2019 № 101-ст |
| Конвертирование (conversion) | процесс перевода документов из одного формата в другой | подпункт 3.6 пункта 3 «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», утвержден приказом Росстандарта от 26.03.2019 № 101-ст |
| Контроль исполнения документов | совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов | подпункт 88 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Конфиденциальность информации | обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя | пункт 7 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» |
| Копия документа | экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа | подпункт 23 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Лист-заверитель дела | документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела | подпункт 102 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Лист согласования (визирования) документа | часть официального документа с отметками (визами) о согласовании | подпункт 54 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Межведомственное информационное взаимодействие | осуществляемое в целях предоставления государственных и муниципальных услуг взаимодействие по вопросам обмена документами и информацией, в том числе в электронной форме, между органами, предоставляющими государственные услуги, органами, предоставляющими муниципальные услуги, подведомственными государственным органам или органам местного самоуправления организациями, участвующими в предоставлении предусмотренных частью 1 статьи 1 Федерального закона от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» государственных или муниципальных услуг, иными государственными органами, органами местного самоуправления, многофункциональными центрами | пункт 9 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» |
| Метаданные документов (metadata for records) |
структурированная или полуструктурированная информация, которая позволяет создавать, управлять и использовать документы в разное время и в различных областях деятельности | подпункт 3.12 пункта 3 «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» утвержден приказом Росстандарта от 26.03.2019 № 101-ст |
| Миграция (migration) |
процесс перемещения документов из одной аппаратной или программной конфигурации в другую без изменения формата | подпункт 3.13 пункта 3 «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» утвержден приказом Росстандарта от 26.03.2019 № 101-ст |
| Номенклатура дел | систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения | подпункт 94 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Носитель (документированной) информации | материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации | подпункт 12 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Обращение гражданина | направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления | пункт 1 статьи 4 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» |
| Объем документооборота | количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период | подпункт 75 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Оперативное хранение документов | хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения | подпункт 92 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Опись дел структурного подразделения | учетный документ, включающий заголовки дел, сформированных в структурном подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение | подпункт 104 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Официальное опубликование документа | первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном интернет-портале | подпункт 72 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Официальный документ | документ, созданный юридическим, должностным или физическим лицом, оформленный в установленном порядке | подпункт 8 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Официальный сайт | сайт в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», содержащий информацию о деятельности государственного органа или органа местного самоуправления, электронный адрес которого включает доменное имя, права на которое принадлежат государственному органу или органу местного самоуправления. Федеральным законом может быть предусмотрено создание единого портала, на котором размещаются официальные сайты нескольких государственных органов | пункт 5 статьи 1 Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» |
| Оформление документа | проставление на документе необходимых реквизитов | подпункт 52 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Первичная обработка документов (экспедиционная обработка документов) | обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и так далее) при поступлении в организацию | подпункт 82 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Печать | устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством проставления его оттиска на документе | подпункт 71 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Предварительное рассмотрение документов | изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение | подпункт 83 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Признаки заведения дела | основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело | подпункт 97 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Подлинник документа | первый или единственный экземпляр документа | подпункт 21 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Подписание (документа) | заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме | подпункт 57 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Подпись | реквизит, представляющий собой собственноручную подпись должностного или физического лица | подпункт 58 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Постоянное хранение документов | вечное хранение документов без права их уничтожения | подпункт 41 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Регистрационно-учетная форма | документ установленной формы (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля | подпункт 86 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) | цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации | подпункт 85 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Регистрация документа | присвоение документу регистрационного номера и запись данных о документе по установленной форме | подпункт 84 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Реквизит документа | элемент оформления документа | подпункт 36 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Реквизиты документа (в МЭДО) | файл формата XML определенной структуры с указанным составом элементов и их атрибутов | абзац 2 пункта 1 Технических требований к организации взаимодействия системы межведомственного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утвержденных распоряжением Правительства Российской Федерации от 02.10.2009 № 1403-р |
| Резолюция | реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению | подпункт 65 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Сайт в сети «Интернет» | совокупность программ для электронных вычислительных машин и иной информации, содержащейся в информационной системе, доступ к которой обеспечивается посредством информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» по доменным именам и (или) по сетевым адресам, позволяющим идентифицировать сайты в сети «Интернет» | пункт 13 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» |
| Сетевой адрес | идентификатор в сети передачи данных, определяющий при оказании телематических услуг связи абонентский терминал или иные средства связи, входящие в информационную систему | пункт 16 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» |
| Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) | федеральная информационная система, обеспечивающая в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями, в том числе сообщениями, содержащими информацию, отнесенную к сведениям, составляющим служебную тайну, между Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации и федеральными органами исполнительной власти, а также иными федеральными органами государственной власти | абзац 1 пункта 1 Технических требований к организации взаимодействия системы межведомственного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утвержденных распоряжением Правительства Российской Федерации от 02.10.2009 № 1403-р |
| Система электронного документооборота | система автоматизации делопроизводства и документооборота в федеральном органе исполнительной власти, обеспечивающая возможности внутреннего электронного документооборота | абзац 4 пункта 1 Технических требований к организации взаимодействия системы межведомственного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утвержденных распоряжением Правительства Российской Федерации от 02.10.2009 № 1403-р |
| Согласование документа (визирование) | оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами | подпункт 53 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Срок хранения документов | период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда | подпункт 40 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Типовой срок исполнения документа | срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом | подпункт 89 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Уничтожение документов | исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) | подпункт 105 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Уничтожение (destruction) | процесс уничтожения или удаления документов без какой-либо возможности их восстановления | подпункт 3.7 пункта 3 «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» утвержден приказом Росстандарта от 26.03.2019 № 101-ст |
| Формирование дела | группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дел | подпункт 98 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Хранение документов | организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов | подпункт 38 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Экспертиза ценности документов | изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации | пункт 16 статьи 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» |
| Электронная подпись | информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию | пункт 1 статьи 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» |
| Электронная копия документа | копия документа, созданная в цифровой форме | подпункт 24 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Электронный документ | документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах | пункт 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» |
| Электронный документооборот | документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота) | подпункт 74 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Юридическая значимость документа | свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера | подпункт 14 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
| Юридическая сила документа | свойство официального документа вызывать определенные правовые последствия | подпункт 15 пункта 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст |
Приложение № 2
к Инструкции (пп. 3.2.1.1, 3.2.1.2)
Образец бланка приказа Росреестра
 | |||
| ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ (РОСРЕЕСТР) | |||
| ПРИКАЗ | |||
| Москва | |||
Образец бланка распоряжения Росреестра
 | |||
| ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ (РОСРЕЕСТР) | |||
| РАСПОРЯЖЕНИЕ | |||
| Москва | |||
Продолжение приложения № 2
(п. 3.2.1.3)
Образец бланка протокола (заседания коллегии Росреестра; совещания у руководителя, статс-секретаря — заместителя руководителя, заместителя руководителя, начальника структурного подразделения)
 | ||||||||
| ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ (РОСРЕЕСТР) | ||||||||
| ПРОТОКОЛ | ||||||||
| «» | «» | 20 | г. | N | ||||
Образец электронного шаблона бланка протокола (заседания коллегии Росреестра; совещания у руководителя, статс-секретаря — заместителя руководителя, заместителя руководителя, начальника структурного подразделения)
| ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ (РОСРЕЕСТР) | ||||||||
| ПРОТОКОЛ | ||||||||
| «» | «» | 20 | г. | N | ||||
Продолжение приложения № 2
(п. 3.2.2.1)
Образец бланка письма Росреестра
Образец электронного шаблона бланка письма Росреестра
Продолжение приложения № 2
(п. 3.2.2.2)
Образец шаблона бланка письма руководителя Росреестра
Образец электронного шаблона бланка письма руководителя Росреестра
Продолжение приложения № 2
(п. 3.2.2.2)
Образец бланка письма статс-секретаря — заместителя руководителя Росреестра
Образец электронного шаблона бланка письма статс-секретаря — заместителя руководителя Росреестра
Продолжение приложения № 2 (п. 3.2.2.2)
Образец бланка письма заместителя руководителя Росреестра
Образец электронного шаблона бланка письма заместителя руководителя Росреестра
Продолжение приложения № 2
(п. 3.2.3)
Образец бланка Росреестра (общего бланка) с продольным расположением реквизитов
Продолжение приложения № 2
(п. 3.2.6)
| РУКОВОДИТЕЛЬ (СТАТС-СЕКРЕТАРЬ — ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ, ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ) ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ | ||
| ПОРУЧЕНИЕ | ||
| N | ||
Образец электронного шаблона бланка поручения должностного лица Росреестра
Продолжение приложения № 2
(п. 3.2.7)
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ,
КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ
НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
ЦЕНТРАЛЬНОГО АППАРАТА РОСРЕЕСТРА
Чистопрудный бульвар, д. 6/19, стр. 1, Москва, 101000
========================================================================= «» ______________ 20 г. N ___________________-СЗ
Образец электронного шаблона бланка структурного подразделения центрального аппарата Росреестра
Продолжение приложения № 2 (п. 3.2.15)
Журнал учета поступления бланков <*>
| Наименование бланка | Дата поступления | Дата и номер сопроводительного документа | Наименование организации — поставщика бланков | Кол-во экз. бланков | Номера бланков |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Журнал учета выдачи бланков в структурные подразделения <*>
| Наименование бланка | Кол-во экз. бланков | Номера бланков | Наименование структурного подразделения, Ф.И.О. получателя | Расписка в получении | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
<*> Журнал ведет Административное управление.
Приложение № 3
к Инструкции (п. 3.4)
ПРАВИЛА
ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ В ЦЕНТРАЛЬНОМ
АППАРАТЕ РОСРЕЕСТРА
1. Реквизит «Государственный герб Российской Федерации» воспроизводится на бланках в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», помещается на бланке документа над реквизитами организации — автора документа, захватывая часть верхнего поля (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа) и выравнивается относительно самой длинной строки в наименовании государственного органа, органа местного самоуправления.
2. Реквизит «полное и сокращенное наименование государственного органа» (Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр) размещается на бланках и должен соответствовать наименованию, установленному Положением о Росреестре.
3. Реквизит «наименование должности лица» указывается на бланках должностных лиц Росреестра (руководителя, статс-секретаря — заместителя руководителя, заместителя руководителя) под наименованием (полным, сокращенным) Росреестра.
4. Реквизит «справочные данные о государственном органе» указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес Росреестра, номер(а) телефона(ов), факса, официальный адрес электронной почты, сетевой адрес.
5. Реквизит «наименование вида документа» указывается на всех документах, за исключением служебных писем, располагается под полным или сокращенным наименованием государственного органа.
При издании документа на бланке конкретного вида документа (приказа, распоряжения, протокола и так далее) наименование вида документа является реквизитом бланка.
6. Реквизит «дата документа» соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события (в протоколах), зафиксированного в документе.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
цифровым способом (арабскими цифрами, разделенными точкой): 06.03.202_;
словесно-цифровым способом: 6 марта 202_ г.
Дата на документах, оформленных на бланках (электронных шаблонах бланков), проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги (за исключением договоров, контрактов, соглашений, совместных приказов и распоряжений), дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии межстрочного интервала 24 пт от предыдущего реквизита.
Датой документа, изданного совместно двумя или более организациями (должностными лицами), является дата подписания документа последней стороной.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, в том числе резолюции (указания по исполнению документа) и визы согласования, необходимо датировать и подписывать.
7. Реквизит «регистрационный номер документа» проставляется в соответствии с системой регистрации в электронных карточках в СЭД Росреестра и состоит из его порядкового номера и дополнительных индексов, содержащих информацию о виде документа, структурном подразделении — исполнителе документа, о способе отправки, отметке о конфиденциальности и так далее.
Присвоение порядкового номера и индексация документов осуществляются в пределах календарного года.
На документах, оформленных на бланках (электронных шаблонах бланков), регистрационный номер проставляется в специально отведенном месте.
На документе, составленном совместно двумя и более государственными органами, проставляются регистрационные номера, присвоенные каждым из них. Регистрационные номера печатаются на уровне даты по правой границе текстового поля, отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания наименований государственных органов, например:
| Федеральное агентство по управлению государственным имуществом |
Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии |
|---|---|
| 5 сентября 202_ г. | № 245/П/0443 |
Регистрационный номер документу присваивается после его подписания (утверждения).
8. Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа» используется в бланках писем (электронных шаблонах бланков), включает регистрационный номер и дату входящего (поступившего) документа, на который дается ответ.
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа располагается под реквизитами «дата документа» и «регистрационный номер документа» и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа в соответствии с расположением этого реквизита.
В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.
При подготовке документов на бланках (электронных шаблонах), не имеющих в составе реквизитов ссылки на регистрационный номер и дату документа, этот реквизит оформляется исполнителем документа по левой границе текстового поля шрифтом № 12 на расстоянии межстрочного интервала 24 пт от предыдущего реквизита, например:
9. Реквизит «место составления (издания) документа» (Москва) указывается на бланках конкретного вида документов (на бланках писем не указывается).
10. Реквизит «гриф ограничения доступа к документу» проставляется на документах, в том числе на их проектах, содержащих информацию ограниченного распространения.
Ограничительная пометка «ДСП» проставляется в правом верхнем углу текстового поля первой страницы документа, на сопроводительном письме и приложениях к нему и на последующих страницах не повторяется, печатается без кавычек, ограничивается правым полем листа, подчеркивается и дополняется номером экземпляра документа. Номер экземпляра документа проставляется через один межстрочный интервал и центрируется относительно пометки «ДСП», но не подчеркивается, например:
Если документ подготовлен в одном экземпляре, то пометка «ДСП» оформляется следующим образом:
11. Реквизит «адресат» используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, объяснительных записок, заявлений и так далее) располагается в правом верхнем углу документа.
Первая строка адресата не должна превышать первой строки бланковой надписи (угловой бланк) после изображения Государственного герба Российской Федерации. Строки, входящие в состав реквизита, печатаются через одинарный межстрочный интервал и центрируются по отношению к самой длинной строке (не более 10 см), которая ограничивается правой границей текстового поля. Составные части адреса отделяются друг от друга межстрочным интервалом 12 — 18 пт.
При адресовании служебного письма в государственный орган (может использоваться как полное, так и официальное сокращенное наименование), орган местного самоуправления, организацию их наименование пишется в именительном падеже, например:
| Правительство Российской Федерации |
|---|
Если письмо адресуется структурному подразделению в государственном органе, органе местного самоуправления, организации без указания должностного лица, наименование структурного подразделения также пишется в именительном падеже после наименования государственного органа, органа местного самоуправления, организации, например:
Если письмо адресуется конкретному должностному лицу структурного подразделения в государственном органе, органе местного самоуправления, организации, сначала указываются наименования государственного органа, органа местного самоуправления, организации и структурного подразделения в именительном падеже, затем должность и фамилия адресата — в дательном.
Инициалы имени и отчества (далее — инициалы) пробелом не разделяются и располагаются в реквизите «адресат» после фамилии. Например:
| Аппарат Правительства Российской Федерации |
|
|---|---|
| Фамилия И.О. |
Если письмо адресуется непосредственно руководителю (заместителю руководителя) государственного органа, органа местного самоуправления, организации, то наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации должно входить в состав наименования должности адресата, например:
| Министру цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации |
|
|---|---|
| Фамилия И.О. |
| Заместителю Министра труда и социальной защиты Российской Федерации |
|
|---|---|
| Фамилия И.О. |
Если письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией указывается звание или степень, например:
При адресовании документов должностным лицам государственных органов, в которых предусмотрена военная или иная государственная служба, после должности указывают воинское или специальное звание. Например:
| Наименование государственного органа |
|
|---|---|
| генерал-майору полиции Фамилия И.О. |
При рассылке документа типового содержания государственным органам, органам местного самоуправления, организациям или в структурные подразделения адресат указывается обобщенно. Например:
| Федеральным органам исполнительной власти |
|
|---|---|
| (по списку) |
При рассылке документа не всем органам (организациям) или структурным подразделениям под реквизитом "адресат" в скобках указывается: "(по списку)". Например:
| Администрации (правительства) субъектов Российской Федерации |
|
|---|---|
| (по списку) |
Если документ направляется кроме основного адресата для сведения еще нескольким адресатам, общее количество адресатов не должно превышать четырех (кроме процессуальных документов, в которых может указываться необходимое количество адресов в соответствии с законодательством Российской Федерации), при этом основной адресат указывается первым. Слово "Копия" либо слова "Для сведения" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указываются.
При направлении документа более чем в четыре адреса исполнителем документа составляется указатель рассылки, адресат указывается обобщенно, например:
| Руководителям территориальных органов Росреестра |
|
|---|---|
| (согласно рассылке) |
При подготовке документов, направляемых в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Государственную Думу и Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, Генеральную прокуратуру Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации, Конституционный Суд Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, а также в территориальные органы и ППК "Роскадастр", почтовый адрес после наименования адресата не указывается.
Во всех остальных случаях, в том числе при направлении документов в комитеты Государственной Думы или Федерального Собрания (в связи с их рассредоточением по разным адресам), Государственный комитет по государственной регистрации и кадастру Республики Крым (Госкомрегистр), Управление государственной регистрации права и кадастра Севастополя (Севреестр), администрации субъектов Российской Федерации, исполнитель указывает в реквизите "адресат" полный почтовый адрес, включая почтовый индекс.
Элементы почтового адреса указываются через запятую в установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 17 апреля 2023 г. N 382 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 2 июня 2023 г., регистрационный N 73719), последовательности:
наименование адресата (для юридических лиц - полное или сокращенное наименование организации, для физических лиц - фамилия, инициалы);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и так далее);
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
При адресации письма физическому лицу, так же как и должностному лицу, сначала указывается фамилия, а затем инициалы получателя в дательном падеже, далее почтовый адрес либо адрес электронной почты, например:
| Перехвальской Л.М. | |
|---|---|
| ул. Рябиновая, д. 6, кв. 15, пос. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264 |
При отправке письма по электронной почте (без досылки по почте) почтовый адрес допустимо не указывать, но в обязательном порядке следует указать адрес электронной почты, например:
| Сафронову А.А. | |
|---|---|
| safr.aa1964@mail.ru |
12. Реквизит "гриф утверждения документа" указывает на нормативный или правовой характер содержания документа.
Утверждение документа осуществляется одним из следующих способов:
должностным лицом (руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности), его заместителями, начальниками структурных подразделений, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах);
изданием соответствующего акта Росреестра (при необходимости дополнительных предписаний и разъяснений, утверждении ряда документов), иногда протоколом.
Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки (не превышающей 10 см), ограниченной правой границей текстового поля документа, печатаются через одинарный межстрочный интервал и отделяются друг от друга межстрочным интервалом 12 - 18 пт (либо дополнительным интервалом).
При утверждении документа непосредственно должностным лицом гриф утверждения включает слово "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), наименование должности, собственноручную подпись должностного лица, его инициалы и фамилию, дату утверждения (словесно-цифровым способом), например:
| УТВЕРЖДАЮ | ||
| Руководитель Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии | ||
| инициалы и фамилия | ||
| (личная подпись) | ||
| 20 апреля 202_ г. | ||
При необходимости личная подпись должностного лица Росреестра в грифе утверждения заверяется гербовой печатью.
Примерный перечень документов, которым может быть присвоен гриф об утверждении, приведен в приложении N 4 к Инструкции.
При утверждении документа актом Росреестра, решением (комиссии, собрания, рабочей группы), протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ"), согласованного с названием утверждаемого вида документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
| УТВЕРЖДЕН | |
|---|---|
| приказом Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 16 июля 202_ г. N П/0350/2_ |
| УТВЕРЖДЕНО | |
|---|---|
| решением общего собрания трудового коллектива от 30 марта 202_ г. |
При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне и первым слева - гриф инициатора издания или ответственного исполнителя документа, например:
13. Реквизит "заголовок к тексту". Заголовок к тексту (краткое содержание документа) составляется ко всем документам, содержащим более одного абзаца текста. Заголовок к тексту должен отвечать на вопрос: "о чем?" (формулируется с предлогом "О" ("Об") или на вопрос "чего?". Например:
приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
письмо (о чем?) о представлении информации;
акт (чего?) приема-передачи дел;
протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.
Заголовок к тексту служебного письма оформляется под реквизитами бланка от левой границы текстового поля с прописной буквы шрифтом N 12, через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по левому краю. Заголовок к тексту может занимать до 4 - 5 строк по 28 - 35 знаков в строке и не выделяется кавычками или подчеркиванием. Подчеркивание заголовка к тексту производится в случае, если под ним нужно указать ссылку на исходящий номер документа. В конце заголовка точка не ставится.
В нормативных правовых актах, распорядительных документах заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом полужирным шрифтом N 14 одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру.
Заголовок не пишется на телеграммах, извещениях, а также документах, текст которых печатается на листах бумаги формата A5.
14. Реквизит "текст документа" отражает основное смысловое содержание документа.
Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, и не должен допускать различных толкований.
Текст документа в Росреестре составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.
В тексте документа не допускается употребление:
просторечной и экспрессивной лексики;
иноязычных заимствований при наличии эквивалентов на русском языке;
обобщенных рассуждений, восклицаний, призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;
аббревиатур и графических сокращений, кроме общепринятых или расшифрованных в тексте документа;
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
наименование документа, наименование государственного органа, органа местного самоуправления, издавшего документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;
наименование государственного органа, органа местного самоуправления или должности лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, за исключением нормативных правовых актов, в которых разделы нумеруются римскими цифрами, а пункты - арабскими. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
в постановлениях - от третьего лица единственного числа ("... постановляет:...")
в приказах, изданных единолично, - от первого лица единственного числа ("... приказываю:...");
в постановлениях, приказах, изданных совместно двумя или более государственными органами, - от первого лица множественного числа ("... приказываем:...") или от третьего лица множественного числа ("...постановляют:...");
в протоколах заседаний (при полной форме) - от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" или "РЕШИЛИ");
в деловых письмах, оформленных на бланках Росреестра, - от первого лица множественного числа ("просим...", "направляем...", "предлагаем...") или от третьего лица единственного числа ("Росреестр не возражает...", "Росреестр считает возможным...");
в деловых письмах, оформленных на бланках должностных лиц, - от первого лица единственного числа ("прошу...", "предлагаю...") или от третьего лица единственного числа ("... управление не располагает...", "... Росреестр готов рассмотреть...");
в докладных и служебных записках, заявлениях - от первого лица единственного числа ("прошу...", "считаю необходимым...");
в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность структурных подразделений, работников (положение, инструкция, регламент), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "комиссия провела проверку...").
Слова "постановляет", "приказываю" печатаются вразрядку и могут выделяться полужирным шрифтом.
При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.
В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.
В деловых (служебных) письмах используются:
Уважаемый господин Председатель!
заключительная этикетная фраза: "С уважением,", "С благодарностью и уважением,".
Наименование должности во вступительном обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
Заключительная этикетная фраза используется по усмотрению подписывающего служебное письмо должностного лица, предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма или реквизита "приложение" и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Если номера граф не напечатаны, то на последующих страницах должны быть только наименования граф.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля с отступом от края листа - 10 мм.
Не допускаются в тексте одного документа использование словесно-цифрового и цифрового способов оформления даты, а также разрыв и перенос на другую строку текста дат, знака "N" и самого номера, фамилии и инициалов.
При этом в документах, содержащих сведения финансового характера, на протяжении всего текста следует придерживаться словесно-цифрового способа оформления даты.
Если в тексте документа число месяца является однозначным, то при словесно-цифровом способе написания даты перед цифрой ноль не ставится, например: 2 мая 202_ г.
Общие требования к оформлению текстов документов приведены в подразделе 3.3 Инструкции.
15. Реквизит "отметка о приложении" содержит сведения о документе (документах), прилагаемом (прилагаемых) к основному документу.
15.1. В сопроводительных письмах и иных информационно-справочных документах отметка о приложении отделяется от текста межстрочным интервалом 12 - 18 пт (или дополнительным одинарным интервалом), печатается от границы левого поля и оформляется одним их следующих способов:
если приложение названо в тексте:
если приложение не названо в тексте или если приложений несколько (указываются названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого из них):
| Приложение: | 1. Положение об Административном управлении на 5 л. в 1 экз. |
|---|---|
| 2. Справка о кадровом составе Правового управления на 3 л. в 1 экз. |
если приложение (приложения) сброшюрованы или прошиты:
Приложение: договор о сотрудничестве от 15 мая 2023 г. N 65 в 2 экз.
если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:
| Приложение: | письмо ППК "Роскадастр" от 05.06.2023 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л. |
|---|
если письмо направляется нескольким адресатам, а документ-приложение только одному из них:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель:
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем в байтах. Дополнительно может быть указан формат файла (docx, pdf, odt или иной).
При наличии приложений, подготовленных в форме электронных документов и пересылаемых по информационно-телекоммуникационной сети, отметку о приложении рекомендуется оформлять следующим образом (количество экземпляров при этом не указывается):
Приложение: аналитическая справка о... на 20 л., справка_195.pdf, 55 Kb.
Если приложений несколько, они могут включаться в один архивный файл формата zip с указанием количества файлов, помещенных в архив, и их объема в байтах (с добавлением информации для восстановления не менее 5% от общего объема файла в формате zip). Например:
| Приложение: | 5 приложений в одном файле (имя файла с расширением zip) объемом (в байтах). |
|---|
Реквизит "отметка о приложении" (если он многострочный) печатается всегда через одинарный интервал независимо от размера интервала, которым оформлялся текст документа, и тем же размером шрифта, что и текст документа.
15.2. В приложениях к распорядительным документам Росреестра (правила, положения, порядки, инструкции, регламенты, планы мероприятий и так далее) отметка о приложении оформляется следующим образом:
в тексте документа при первом упоминании документа-приложения указывается "согласно приложению" или в скобках "(приложение)"; если приложений несколько, они нумеруются "(приложение N 1)";
на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" (без кавычек), через межстрочный интервал 12 - 18 пт дается ссылка на распорядительный документ Росреестра, его дату и номер (печатается через одинарный межстрочный интервал). При этом возможно использование как полного, так и сокращенного наименования Росреестра. Все части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, длина которой не должна превышать 10 см и ограничивается правым полем документа. Например:
| ПРИЛОЖЕНИЕ | |
|---|---|
| к приказу Росреестра от 19 октября 202_ г. N П/0333 |
| ПРИЛОЖЕНИЕ | |
|---|---|
| к приказу Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 19 октября 202_ г. N П/0333 |
15.3. К приложениям, утверждаемым распорядительным документом, могут прилагаться документы информационно-справочного характера (таблицы, графики, образцы документов и так далее), не требующие утверждения.
В таких случаях документы справочного характера располагаются после документов-приложений, утверждаемых распорядительным документом.
На первой странице документа информационно-справочного характера в правом верхнем углу строчными буквами (за исключением заглавной) пишется слово "Приложение" (нумеруются, если таких документов несколько) и указывается наименование документа, к которому они прилагаются (без указания на регистрационный номер и дату распорядительного документа), например:
| Приложение | |
|---|---|
| к Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Росреестра |
При этом нумерация страниц документа и приложений, входящих в состав этого документа, должна быть сквозная. Например, если документ, являющийся приложением к распорядительному документу (к примеру, Порядок подачи заявлений), закончился на стр. 16, то нумерация прилагаемого к нему последующего документа (например, форма заявления) начнется со стр. 17.
16. Реквизит "гриф согласования документа" проставляется на документах, согласованных органами власти, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
на последнем листе документа под текстом;
на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" ("СОГЛАСОВАН", "СОГЛАСОВАНА", "СОГЛАСОВАНЫ", без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.
Все части реквизита печатаются через одинарный межстрочный интервал, отделяются друг от друга межстрочным интервалом 12 - 18 пт (или одинарным межстрочным интервалом) и центрируются относительно максимальной строки (не более 10 см), которая ограничивается левым полем. Например:
| СОГЛАСОВАНО | |
|---|---|
| Заместитель Министра экономического развития Российской Федерации |
|
| Личная подпись, И.О. Фамилия 30.06.202_ |
Если согласование осуществляется совещательным, координационным методическим или иным органом, в грифе согласования указывается наименование органа, дата и номер протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Например:
| СОГЛАСОВАНО | |
|---|---|
| Научно-техническим советом... | |
| (протокол от ___ 202_ г. N ___) |
Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, наименование органа, согласовавшего документ, дата и номер письма.
| СОГЛАСОВАНО | |
|---|---|
| письмо Федерального архивного агентства | |
| от 29.02.202__ N 01-56/678-Н |
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких государственных органов (организаций), то при наличии двух (трех) грифов согласования их располагают на одном уровне. Если государственные органы (организации) указаны в тексте документа, то грифы согласования располагаются в том порядке, в каком они перечислены в документе.
При большом количестве согласующих государственных органов (организаций) грифы согласования оформляют двумя вертикальными рядами.
Согласование может проводиться в электронном виде с использованием УКЭП.
17. Реквизит "виза". Виза является отметкой о внутреннем согласовании проекта документа, свидетельствует о согласии или несогласии должностных лиц с содержанием проекта документа. Виза включает личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилию), дату визирования и, при необходимости, должность визирующего, например:
Личная подпись, инициалы и фамилия
Проекты документов Росреестра проходят процедуру визирования в соответствии с правилами, установленными Инструкцией для конкретных видов документов.
Визы о согласовании исходящих документов проставляются на лицевой стороне их визовых экземпляров ниже реквизита подписи, ближе к нижнему полю документа.
Визы о согласовании на проектах актов Росреестра (приказов, распоряжений), договоров (соглашений, контрактов) проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа оригинала документа, остающегося в Росреестре.
На проектах федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на лицевой стороне последнего листа экземпляра проекта документа.
При необходимости может применяться полистное визирование документа и его приложений.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе и передаются структурному подразделению - исполнителю. В листе согласования после визы или перед визой делается пометка "С учетом замечаний" или "Замечания прилагаются", например:
Личная подпись, инициалы и фамилия
Визирование проекта документа может проводиться в электронной форме в СЭД Росреестра.
18. Реквизит "подпись" включает наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка должностного лица наименование должности не указывается), личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию). Наименование должности отделяется от последней строки текста межстрочным интервалом 36 пт (или тремя одинарными интервалами) и в случае, если оформляется в две и более строки, печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Все строки реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией (инициалы пишутся перед фамилией). Последняя буква фамилии в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.
| Заместитель руководителя | (личная подпись) | И.О. Фамилия |
|---|
Если документ оформлен не на бланке Росреестра, в наименование должности включается наименование государственного органа. Например:
| Заместитель руководителя Росреестра |
(личная подпись) | И.О. Фамилия |
|---|
Если документ (деловое письмо) оформлен на бланке письма Росреестра, но подписывается начальником структурного подразделения, в подписи указывается его должность, включающая наименование структурного подразделения. Например:
| Начальник Административного управления |
(личная подпись) | И.О. Фамилия |
|---|
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица не указывается. Например:
| (личная подпись) | И.О. Фамилия |
|---|
При подписании документа несколькими должностными лицами Росреестра, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу должности. Например:
| Заместитель руководителя | (личная подпись) | И.О. Фамилия |
|---|---|---|
| Начальник Управления делами |
(личная подпись) | И.О. Фамилия |
При подписании документа несколькими должностными лицами Росреестра равных должностей, в том числе при подписании совместного документа лицами равных должностей, но представляющими разные государственные органы (организации), подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписи располагаются под наименованиями должностей через межстрочный интервал 12 - 18 пт, например:
| Заместитель руководителя Росреестра | Заместитель руководителя Росреестра | ||
| (личная подпись) | И.О. Фамилия | (личная подпись) | И.О. Фамилия |
| Руководитель Федеральной налоговой службы | Руководитель Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии | ||
| (личная подпись) | И.О. Фамилия | (личная подпись) | И.О. Фамилия |
При подписании совместного документа первый лист оформляется на стандартном листе бумаги без реквизитов бланка.
В документах, подготовленных комиссией (протоколы, акты), в подписи указывается статус лица в составе комиссии. Например:
| Председатель комиссии: | (личная подпись) | И.О. Фамилия |
|---|---|---|
| Члены комиссии: | (личная подпись) | И.О. Фамилия |
| (личная подпись) | ||
| (личная подпись) | И.О. Фамилия |
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица Росреестра в соответствии с приказом (распоряжением). Например:
| Исполняющий обязанности руководителя |
(личная подпись) | И.О. Фамилия |
|---|
| И.о. начальника Правового управления |
(личная подпись) | И.О. Фамилия |
|---|
Слова "исполняющий обязанности" ("исполняющая обязанности") пишутся полностью или в виде графического сокращения "и.о." (не "временно исполняющий обязанности", не "врио").
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
19. Реквизит "отметка об электронной подписи" используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными УКЭП. Отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами путем наложения ее изображения на изображение текста электронного документа. Отметка об электронной подписи проставляется в месте расположения реквизита "Подпись" и включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество (при наличии) владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи, при этом элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа. Например:
| Заместитель начальника Административного управления |
 |
И.О. Фамилия |
|---|
Гербовой печатью заверяется подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи гербовой печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Гербовые печати применяются в Росреестре для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, в исключительных случаях - для свидетельствования верности копий актов Росреестра, утверждающих положения о территориальных органах.
Примерный перечень документов, заверяемых гербовой печатью, приведен в приложении N 5 к Инструкции.
Печатями с наименованиями структурных подразделений без государственной символики удостоверяются подписи начальников структурных подразделений, сотрудников центрального аппарата, удостоверяющих копии документов (трудовых книжек, приказов распоряжений, справок, почтовых пакетов и иных документов), не требующих заверения гербовой печатью.
Оттиск гербовой печати проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или на месте, обозначенном "МП" ("Место печати"), если документ подготовлен на основе унифицированной формы (шаблона).
21. Реквизит "отметка об исполнителе" включает фамилию, имя и отчество (при наличии) (полностью) исполнителя документа и номер его служебного телефона (с указанием добавочного). Дополнительно может указываться должность, наименование структурного подразделения и адрес электронной почты исполнителя.
Отметка об исполнителе на служебных документах оформляется на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и печатается от левой границы текстового поля шрифтом N 10 всегда через одинарный межстрочный интервал, например:
На документах, требующих наличия визового экземпляра, отметка об исполнителе проставляется только на визовом экземпляре.
В документах конфиденциального характера (содержащих информацию ограниченного распространения), создаваемых на бумажных носителях, отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: сведения о количестве отпечатанных экземпляров, дату издания документа, сведения о месте хранения оригиналов (указываются номера экземпляров), фамилию, имя, отчество (при наличии) исполнителя, телефон (с указанием добавочного), например:
2 экз. - в дело (наименование структурного подразделения)
В случае необходимости размножения (тиражирования) документа с пометкой "ДСП" на обороте последнего листа документа в отметке об исполнителе делается запись о количестве изготовленных копий, например:
1 экз. - в адрес, снято копий в количестве ___ экз.
2 экз. - в дело (наименование структурного подразделения)
На актах Росреестра (приказах, распоряжениях), имеющих пометку "ДСП", отметка об исполнителе оформляется следующим образом:
1 экз. - в дело (Административное управление)
При подготовке документов с пометкой "ДСП", предназначенных для отправки только по системе МЭДО или СЭД Росреестра с автоматизированных рабочих мест, подключенных к защищенной сети передачи данных Росреестра, отметка об исполнителе проставляется на последнем (подписном) листе письма.
При наличии смешанного алгоритма отправки документа (например, МЭДО, СЭД Росреестра, почтовая или фельдъегерская связь) на документе, оформляемом на бумажном носителе, производится следующая запись:
Если документ подготовлен должностным лицом, подписавшим документ, реквизит "отметка об исполнителе" не проставляется.
22. Реквизит "отметка о заверении копии" проставляется в случае необходимости придания копии документа юридической силы.
Копия заверяется лицом, удостоверяющим ее полное соответствие подлиннику документа. На первом листе копии документа (в верхнем правом поле) ставится отметка "Копия".
Копии документов Росреестра, переданных на архивное хранение, заверяются Административным управлением, копии документов по вопросам трудовых отношений и кадрового обеспечения - в Управлении государственной службы и кадров.
Сотрудники других структурных подразделений могут заверять копии документов (выписки из документов), подлинники которых находятся в соответствующих структурных подразделениях; право заверения копий документов устанавливается их должностными регламентами (должностными инструкциями).
Для свидетельствования верности копии (выписки из документов) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется отметка о заверении копии документа, включающая пометку о местонахождении подлинника (номер номенклатурного дела с указанием года), слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать, например:
| Подлинник документа находится в деле Росреестра N ____ за ____ г. | |||
| Верно | |||
| Должность, наименование структурного подразделения | (личная подпись) | И.О. Фамилия | |
| Дата | Печать | ||
Копия документа или выписка из документа (краткое содержание документа) заверяется должностным лицом (в соответствии с должностным регламентом) структурного подразделения, в котором на хранении находится подлинник документа. На заверительную надпись ставится печать с наименованием данного структурного подразделения или (при отсутствии таковой) печать с наименованием Административного управления в порядке, предусмотренном пунктом 20 настоящего приложения.
Копии многостраничных документов прошиваются (по центру левого поля в пределах 8 см), листы нумеруются карандашом в правом верхнем углу и на обороте последнего листа, захватывая окончание нити, приклеивается лист бумаги формата 10 x 5 см с заверительной надписью (допускается размер шрифта от N 12 до N 10) "Всего прошито и пронумеровано (количество) листов". Количество листов указывается цифрами и в скобках прописью. Надпись производится лицом, оформившим копию документа, с указанием имени, отчества, фамилии и даты, например:
Допускается заверять отдельно каждый лист многостраничной копии документа.
В ряде случаев заверительные надписи при прошивке документов (положений о территориальных органах) в соответствии с законодательством Российской Федерации могут быть заверены оттиском гербовой печати.
Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием о хранении электронного документа в СЭД Росреестра.
23. Реквизит "отметка о поступлении документа" служит для подтверждения факта поступления документа в Росреестр и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа.
Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа с помощью штампа. Может также оформляться рукописным способом и при необходимости дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах.
24. Реквизит "резолюция" (указание по исполнению документа) представляет собой поручение должностного лица Росреестра по организации деятельности структурных подразделений.
Проект резолюции руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) и заместителей руководителя по организации деятельности структурных подразделений, в том числе по исполнению внутренних документов, оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в ЭРК документа в СЭД Росреестра.
Резолюция включает: фамилию, имя и отчество (при наличии) исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировку цели рассмотрения документа), при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции. При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, подчеркивается или обозначается словом "отв." ("ответственный").
Внесение в СЭД Росреестра указаний руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) осуществляет Административное управление, заместителя руководителя - делопроизводитель приемной заместителя руководителя.
Дата регистрации резолюции должностного лица должна соответствовать дате его подписания и оформляться словесно-цифровым способом.
Резолюции допускается оформлять непосредственно на лицевой стороне первого листа в заголовочной части документа рукописным текстом с наклоном относительно основного печатного текста документа при рассмотрении:
документов, не требующих ответа, возврата или перенаправления;
срочных документов, поступивших непосредственно руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности) или заместителю руководителя.
Резолюции заместителей руководителя, начальников структурных подразделений и их заместителей, а также должностных лиц, исполняющих их обязанности, могут оформляться на листах бумаги формата A5 и A6.
Примерные образцы оформления резолюций должностного лица Росреестра приведены в приложении N 6 к Инструкции.
25. Реквизит "отметка о контроле". Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль.
Сведения о постановке на контроль электронного документа фиксируются в ЭРК документа в СЭД Росреестра.
26. Реквизит "отметка о направлении документа в дело" включает слова "В дело", номер дела, в которое помещается документ, ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или (при отсутствии такого документа) краткие сведения об исполнении, подписи исполнителя или начальника структурного подразделения и дату.
Отметка об исполнении документа проставляется на лицевой стороне первого листа документа в нижнем левом углу рукописным или иным способом.
Соответствующая информация вносится в СЭД Росреестра.
Приложение N 4
к Инструкции
(п. 12 приложения N 3 к Инструкции)
1. Акты (в случае, если это предусмотрено унифицированной формой акта или нормативными правовыми актами).
2. Графики работ, отпусков, сменности.
3. Должностные регламенты, должностные инструкции.
4. Инструкции (технологические, по технике безопасности и так далее).
5. Классификаторы информации, документов.
6. Методические рекомендации, методические указания, методики.
7. Номенклатура дел организации.
8. Нормы и нормативы (времени, численности работников, расхода сырья и материалов, электроэнергии).
9. Описи дел (постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).
10. Отчеты (о выполнении планов, программ и так далее).
11. Перечни (должностей, организаций, видов информации, документов).
12. Планы (кроме оперативных).
18. Регламенты (в том числе административные).
20. Структура и штатная численность.
22. Унифицированные формы документов.
Приложение N 5
к Инструкции
(п. 20 приложения N 3 к Инструкции)
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, ЗАВЕРЯЕМЫХ ОТТИСКОМ ПЕЧАТИ РОСРЕЕСТРА
С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
2. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы).
3. Копии и выписки из документов, выдаваемых для представления в другие организации.
4. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершать финансово-хозяйственные операции.
5. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).
6. Представления и ходатайства (о награждении государственными наградами и премиями).
7. Реестры (чеков, поручений, представляемых в банк).
8. Сведения о трудовой деятельности работника.
9. Справки (о доходах физических лиц, о выплате страховых сумм, о балансовой стоимости основных фондов, по персонифицированному учету, оформлению страховых свидетельств, по запросам организаций, по документам, представляемым в суд, - по необходимости).
10. Трудовые книжки гражданских служащих и работников, замещающих должности, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы, центрального аппарата.
11. Представления о назначении пенсии за выслугу лет федеральных государственных гражданских служащих центрального аппарата и территориальных органов Росреестра, направляемые в Социальный фонд России.
Приложение N 6
(п. 24 Приложения N 3 к Инструкции)
Примерный образец оформления резолюции по исполнению входящего документа
Примерные образцы оформления резолюций к документам Росреестра
Приложение N 7
к Инструкции (п. 3.7)
1. Росреестр при осуществлении функции по выработке государственной политики и нормативному правовому регулированию в установленной сфере деятельности разрабатывает проекты федеральных законов во исполнение законодательных актов Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих поручений, а также в порядке законодательной инициативы.
2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом Times New Roman (его метрическим аналогом) размером N 15 на стандартных листах бумаги формата A4. Левое поле составляет 3 см, правое - 1,5 см, верхнее - 2,5 см и нижнее - не менее 2 см.
На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по левой границе.
На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки по правой границе текстового поля печатается слово "Проект".
3. Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от слова "Проект" межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта N 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Наименование отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через одинарный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса. Например:
Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации
Точка в конце наименования не ставится.
Наименование законопроекта отражает его содержание и основной предмет правового регулирования. Наименование должно быть точным, четким и отражать предмет правового регулирования с тем расчетом, чтобы исполнители могли по наименованию законодательного акта определить его основное содержание, легко запомнить, при необходимости быстро отыскать.
В наименованиях законопроектов о внесении изменений в законодательные акты не допускаются уточняющие формулировки, такие как "в части...", "в связи..." и тому подобное, в том числе заключенные в скобки.
Текст отделяется от наименования межстрочными интервалами 36 - 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
Наименования частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце наименования не ставится. Номера проставляются римскими цифрами. Например:
Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом. Например:
Подраздел I. Общие положения об обязательствах
Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют наименования. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Наименование главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка. Например:
Глава 5. Права, обязанности и ответственность
Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами и наименование. Наименование параграфа печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка. Например:
§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
Статьи имеют сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка. Например:
В исключительных случаях статья может не иметь наименования.
Если статья не имеет наименования, то точка после номера статьи не ставится и обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа полужирным шрифтом.
В зависимости от содержания статья может подразделяться на части.
Части статей подразделяются на пункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.
Пункты подразделяются на подпункты, обозначаемые строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Подпункт (при необходимости дальнейшего расширения) может делиться на абзацы (не более пяти).
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.
Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.
4. Оформление пояснительной записки к законопроекту. Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата A4 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа "ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА" печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Наименование отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через одинарный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка. Например:
к проекту федерального закона "О внесении изменений
в Федеральный закон "О государственной
регистрации недвижимости"
Текст пояснительной записки отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
Образец оформления законопроекта приведен ниже.
| 2,5 см |
|---|
\/ \/
1 м. инт. ── Вносится Правительством
── Российской Федерации
/\ /\
| 24 пт |
|---|
\/
Размер Проект шрифта N 22 /\
| 42 пт |
|---|
Размер \/ \/ шрифта N 15 ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН
/\
| 38 пт |
|---|
\/ \/
<pre class="legal-pre"> 1 м. инт. ── О внесении изменений в Федеральный закон
Левое ── "О государственной регистрации недвижимости" Правое</pre>
поле /\ /\ поле | 3 см | | 36 - 48 пт 1,5 см |
| --- | --- | --- |
│ Внести в Федеральный закон от 13 июля 2015 года N 218-ФЗ
\/ "О государственной регистрации недвижимости" (Собрание
24 пт ── законодательства Российской Федерации, 2015, N 29, ст. 4344;
── 2016, N 1, ст. 51...) следующие изменения:
/\ 1) часть 5 статьи 8 дополнить пунктом 25 следующего содержания: │ "25) сведения о признании многоквартирного дома... .";
2) <a id="p101858"></a>часть 1 статьи 32 дополнить пунктом 22 следующего содержания:
"22) о признании многоквартирного дома аварийным и... .".
Переход между статьями: Ctrl + ← / →