Приказ ФНС России от 21.06.2023 № ЕД-7-10/405@

«Об утверждении Концепции развития системы централизованного хранения документов, образующихся в процессе деятельности территориальных органов ФНС России»

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

ПРИКАЗ

от 21 июня 2023 г. № ЕД-7-10/405@

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ КОНЦЕПЦИИ РАЗВИТИЯ СИСТЕМЫ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ФНС РОССИИ

В целях совершенствования организации хранения, использования и уничтожения документов, образующихся в деятельности территориальных органов ФНС России, приказываю:

1. Утвердить Концепцию развития системы централизованного хранения документов, образующихся в процессе деятельности территориальных органов ФНС России (далее — Концепция), согласно приложению к настоящему приказу.

2. ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России (г. Москва) (Р.В. Филимошин) совместно с Административно-контрольным управлением (И.В. Акунова) осуществлять реализацию Концепции.

3. Признать утратившими силу:

приказ ФНС России от 09.04.2020 № ЕД-7-10/242@ «Об утверждении Концепции развития системы централизованного хранения документов, образующихся в процессе деятельности территориальных органов ФНС России»;

Руководитель Федеральной налоговой службы Д. В. Егоров

КОНЦЕПЦИЯ РАЗВИТИЯ СИСТЕМЫ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ФНС РОССИИ

Сокращения и термины

Налоговый орган	инспекция Федеральной налоговой службы по району, району в городе, городу без районного деления, инспекция Федеральной налоговой службы межрайонного уровня, инспекция Федеральной налоговой службы межрегионального уровня, управление Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации, в том числе перешедшие на двухуровневую систему
Централизованное архивное хранение	комплекс мероприятий по хранению, комплектованию, учету и использованию документов налоговых органов, осуществляемых в централизованном хранилище
Оперативное хранение	комплекс мероприятий, направленных на размещение и использование документов налоговых органов с момента их образования (получения) и до их передачи в централизованное хранилище
Централизованное хранилище	построенное (реконструированное, капитально отремонтированное) здание (помещение), специально оборудованное для хранения документов, обеспечивающее соблюдение нормативных условий хранения документов (противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического режимов), имеющее единый аппаратно-программный комплекс и обслуживающее один или несколько налоговых органов. Существует два типа централизованных хранилищ: региональный и межрегиональный
Децентрализованное хранилище	здание (помещение), специально приспособленное и оборудованное для оперативного хранения документов налогового органа, используемое до присвоения ему статуса централизованного хранилища или перемещения документов в централизованное хранилище
Локальное хранилище	здание (помещение), специально оборудованное для хранения документов одного налогового органа, расположенное на территории субъекта Российской Федерации, где недостаточно развита сеть межрегиональных и внутрирегиональных транспортных связей и не планируется создание централизованного хранилища
Региональное централизованное хранилище	централизованное хранилище, в котором осуществляется хранение документов одного субъекта Российской Федерации
Межрегиональное централизованное хранилище	централизованное хранилище, в котором осуществляется хранение документов нескольких субъектов Российской Федерации
ПК МВиП	программный комплекс массового ввода, массовой печати и архивного хранения
АИС «Налог-3»	единая информационная система ФНС России, обеспечивающая автоматизацию деятельности ФНС России по всем выполняемым функциям, определяемым Положением о Федеральной налоговой службе, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30.09.2004 № 506
Документ НБО	налоговые декларации (расчеты), налоговая (бухгалтерская) отчетность, а также иные документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов и сборов и проведения мероприятий в отношении взаимозависимых лиц и контролируемых сделок, представленные налогоплательщиками (их представителями) на бумажных носителях в налоговые органы Российской Федерации
Документы государственной регистрации ИП и ЮЛ	документы, поступившие от заявителей в налоговый орган для государственной регистрации юридических лиц или индивидуальных предпринимателей и внесения изменений в ЕГРЮЛ/ЕГРИП, а также подготовленные налоговым органом в связи с осуществлением государственной регистрации юридических лиц или индивидуальных предпринимателей
Реестр ф. 103	список регистрируемых почтовых отправлений, формируемый в ПК МВиП

I. Введение

Настоящая Концепция развития системы централизованного хранения документов, образующихся в процессе деятельности территориальных органов ФНС России (далее — Концепция), предусматривает продолжение реализации мероприятий, содержащихся в Концепции 2014 года, утвержденной приказом ФНС России от 12.12.2014 № ММВ-7-12/643@, и Концепции 2020 года, утвержденной приказом ФНС России от 09.04.2020 № ЕД-7-10/242@.

Кроме достижения намеченных ранее целей и решения поставленных задач настоящая Концепция учитывает перспективы грядущих изменений в архивном законодательстве и закладывает ориентир ФНС России в реализации возможности долгосрочного архивного хранения электронных документов с сохранением их юридической значимости.

В Концепции отражаются основные этапы развития системы централизованного хранения документов на период 2023 — 2030 гг. и ожидаемый эффект от их реализации, а также комплекс мероприятий, направленных на организацию хранения электронных документов.

II. Необходимость разработки новой Концепции

По состоянию на 01.06.2023 общий объем документов, находящихся на хранении ФКУ в комплексах централизованного хранения, составляет 3,2 млрд. листов, а 15 (из 31) комплексов централизованного хранения достигли критического уровня загруженности (более 90%).

В отношении налоговых органов 30 субъектов Российской Федерации ФКУ осуществляет функцию оперативного хранения документов НБО, прошедших централизованную обработку, в децентрализованных хранилищах.

На территории 7 субъектов Российской Федерации (Республики Бурятия, Калмыкия, Саха (Якутия), Камчатский край, Магаданская область, Чукотский и Ямало-Ненецкий автономные округа) не предполагается развертывание централизованных хранилищ, и функция хранения продолжит осуществляться ФКУ в 7 локальных хранилищах.

Продолжает сохраняться необходимость в организации централизованных хранилищ для налоговых органов в 28 субъектах Российской Федерации.

При этом в отношении налоговых органов 5 субъектов Российской Федерации (Донецкая и Луганская Народные Республики, Запорожская, Херсонская и Оренбургская области) функция централизованного архивного хранения или оперативного хранения не организована.

В первом чтении Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации принят проект федерального закона № 1173187-9 «О внесении изменений в Федеральный закон „Об информации, информационных технологиях и о защите информации“ и отдельные законодательные акты Российской Федерации», устанавливающий общие требования к порядку хранения электронных документов, возможность создания электронных дубликатов документов, сокращение до одного года срока хранения документов на бумажном носителе после создания его электронного дубликата.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.03.2022 № 279 «О государственной информационной системе „Платформа „Центр хранения электронных документов“ (далее — ГИС платформа ЦХЭД, Положение о ГИС платформа ЦХЭД) определены цели и задачи создания долгосрочного архивного хранения электронных документов с сохранением их юридической значимости.»

В ФНС России учет и хранение электронных документов осуществляется в АИС «Налог-3» в прикладной подсистеме «Управление документами» и «Электронный архив налоговой информации» (ПП УДиЭА), а также иных программных комплексах.

В Положении о ГИС платформа ЦХЭД кроме необходимости передачи документов закреплены принципы обеспечения защиты информации, которые должны быть учтены при передаче документов из программных комплексов ФНС России в ГИС платформа ЦХЭД.

Таким образом, будущие изменения в архивном законодательстве приводят к необходимости формирования новых целей, задач и проработке мероприятий по их достижению.

III. Нормативная база создания Концепции

• Постановление Правительства Российской Федерации от 02.03.2022 № 279 «О государственной информационной системе „Платформа „Центр хранения электронных документов“;»
• приказ Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»;
• приказ ФНС России от 23.10.2007 № ММ-4-27/29дсп@ «Об утверждении руководства по организации информационной безопасности на объектах информатизации Федеральной налоговой службы»;

• приказ ФНС России от 24.06.2016 № ММВ-7-14/374@ «Об утверждении Порядка взаимодействия территориальных органов ФНС России и ФКУ „Налог-Сервис“ ФНС России при реализации с использованием АИС „Налог-3“ функций централизованной обработки документов, представляемых в территориальные органы ФНС России при государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»;
• приказ ФНС России от 25.06.2019 № ММВ-7-10/325@ «Об утверждении Перечня территориальных органов ФНС России, передающих документы на централизованное хранение в ФКУ „Налог-Сервис“ ФНС России, с указанием мест хранения документов»;
• приказ ФНС России от 06.04.2021 № ЕД-7-24/298@ «О внесении изменений в Концепцию информационной безопасности Федеральной налоговой службы»;
• приказ ФНС России от 21.04.2021 № ЕД-7-24/391@ «О работе с несекретной информацией, доступ к которой ограничен федеральным законодательством, а также служебной информацией, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью»;
• приказ ФНС России от 02.11.2021 № ЕД-7-10/952@ «Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения»;
• приказ ФНС России от 01.02.2022 № ЕД-7-10/74@ «Об утверждении Порядка централизованного хранения документов с использованием централизованных компонентов АИС „Налог-3“;»
• приказ ФНС России от 09.02.2022 № ЕД-7-24/97@ «О порядке уничтожения несекретной информации, доступ к которой ограничен федеральным законодательством, а также служебной информации, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью в налоговых органах».

IV. Цели и задачи реализации Концепции

• повышение эффективности системы централизованного архивного хранения ФНС России и расширение ее географии;
• переход на электронное хранение архивных документов и хранение электронных дубликатов.

Основными задачами, требующими решения для достижения данных целей, являются:

• ввод в действие новых комплексов архивного хранения;
• освобождение налоговых органов от рутинных операций, а также сокращение затрат на их выполнение за счет передачи и осуществления ФКУ функции централизованного архивного хранения в отношении всех субъектов Российской Федерации (за исключением субъектов Российской Федерации, где хранение документов осуществляется в локальных хранилищах и не планируется создание централизованного хранилища);
• оптимизация процедур хранения и максимальное использование безбумажных технологий на всех этапах жизненного цикла архивных документов налоговых органов, находящихся на централизованном архивном хранении;
• высвобождение полезных площадей хранилищ ФКУ и дискового пространства АИС «Налог-3» за счет реализации проекта уничтожения документов с истекшим сроком хранения, находящихся на централизованном архивном хранении в ФКУ;
• создание единого информационного пространства учета информации на всех стадиях жизненного цикла документа централизованного архивного хранения;
• создание и последующее хранение электронных дубликатов архивных документов с использованием современных информационных технологий архивного хранения.

V. Реализация Концепции

1. Достижение поставленных целей и задач предполагает реализацию следующих мероприятий:

1.1. Завершение строительства четырех новых централизованных хранилищ в Ставропольском и Красноярском краях, Нижегородской и Свердловской областях позволит осуществлять функцию централизованного архивного хранения в отношении налоговых органов 16 субъектов Российской Федерации:

• Ставропольский край;

• Карачаево-Черкесская Республика;
• Республика Северная Осетия — Алания;
• Чеченская Республика;
• Красноярский край;
• Республика Тыва;
• Республика Хакасия;
• Нижегородская область;
• Оренбургская область;
• Республика Мордовия;
• Свердловская область;
• Тюменская область;
• Курганская область.

1.2. Проведение капитального ремонта восьми зданий (помещений) в Чувашской Республике, Архангельской, Волгоградской, Иркутской, Кировской, Мурманской, Новосибирской и Ульяновской областях, из которых двум зданиям (помещениям) позволит присвоить статус централизованного хранилища и осуществлять функцию централизованного архивного хранения в отношении налоговых органов двух субъектов Российской Федерации:

• Кировская область;
• Ульяновская область.

Срок выполнения: в соответствии с Планом ввода в эксплуатацию хранилищ ФКУ, но не позднее 31 декабря 2026 года.

1.3. Подбор и прием в оперативное управление ФКУ по согласованию с ФНС России иных зданий (помещений), в том числе высвобождающихся после реорганизации налоговых органов, подходящих для организации в них централизованного архивного хранения документов налоговых органов 12 субъектов Российской Федерации:

• Алтайский край;
• Республика Адыгея;
• Республика Алтай;
• Пермский край;
• Хабаровский край;
• Еврейская АО;
• Республика Крым;

• Запорожская область;
• Херсонская область.

Срок выполнения: в соответствии с Планом ввода в эксплуатацию хранилищ ФКУ, но не позднее 31 декабря 2028 года.

1.4. Проведение налоговыми органами инвентаризации документов, переданных на централизованное архивное хранение в ФКУ с использованием упрощенной технологии учета архивных документов АИС «Налог-3» и имеющих не типовой срок хранения.

Срок выполнения: не позднее 31 декабря 2025 года.

1.5 Проработка комплекса мер и мероприятий, направленных на:

• удовлетворение общих требований к порядку хранения электронных документов, образовавшихся в ходе деятельности ФНС России;
• снижение затрат на хранение архивных документов путем создания электронного дубликата архивного документа;
• изменение алгоритма уничтожения документов в связи с созданием электронного дубликата архивного документа;
• определение перечня организационно-технических мероприятий, которые помогут обеспечить взаимодействие программных средств ФНС России с ГИС платформа ЦХЭД.

Срок выполнения: после внесения изменений в законодательство по архивному делу, но не позднее 31 декабря 2030 года.

2. План ввода в эксплуатацию хранилищ ФКУ составляется ФКУ по форме согласно приложению № 2 к настоящей Концепции и представляется ФНС России ежеквартально не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

О вводе в эксплуатацию новых комплексов хранения или переоборудовании имеющихся ФКУ информирует ФНС России.

3. Сроки выполнения запланированных мероприятий, направленных на реализацию целей и задач Концепции, могут быть уточнены отдельными организационно-распорядительными документами ФНС России, в том числе на основании мотивированных заключений ФКУ о необходимости продления срока по пп. 1.1 - 1.3 настоящего раздела Концепции, представленных в адрес Административно-контрольного управления ФНС России совместно с Планом ввода в эксплуатацию хранилищ ФКУ.

VI. Ожидаемые результаты реализации Концепции

Реализация Концепции позволит достичь к 2030 году следующих результатов:

• обеспечение сохранности и эффективного использования документов налоговыми органами — организация централизованного архивного хранения в налоговых органах 82-х субъектов Российской Федерации;
• рациональное использование архивных площадей централизованных хранилищ — разработка (доработка) программного обеспечения, реализующего функцию уничтожения документов с истекшим сроком хранения; освобождение полезной площади хранилищ ФКУ не менее 10% ежегодно;
• совершенствование нормативно-правового и методического регулирования централизованного архивного хранения — разработка нормативной базы для перевода архивных документов на бумажном носителе в вид электронного архивного дубликата; поддержание в актуальном состоянии приказов и распоряжений ФНС России по организации и передаче на централизованное архивное хранение документов налоговых органов;
• внедрение информационных технологий архивного хранения — осуществление взаимодействия с ГИС платформа ЦХЭД.

Приложение № 1

N	Код	Наименование	Вид хранения (ЦХД — централизованное хранение документов; ДХД — децентрализованное хранение документов; ТНО — функция хранения ФКУ не организована)	Тип хранилища (РЦХ — региональное централизованное хранилище; МЦХ — межрегиональное централизованное хранилище; ЛХ — локальное хранение; ОХ — оперативное хранение)
1	01	УФНС России по Республике Адыгея	ДХД	ОХ
2	02	УФНС России по Республике Башкортостан	ЦХД	РЦХ
3	03	УФНС России по Республике Бурятия	ДХД	ЛХ
4	04	УФНС России по Республике Алтай	ДХД	ОХ
5	05	УФНС России по Республике Дагестан	ДХД	ОХ
6	06	УФНС России по Республике Ингушетия	ДХД	ОХ
7	07	УФНС России по Кабардино-Балкарской Республике	ДХД	ОХ
8	08	УФНС России по Республике Калмыкия	ДХД	ЛХ
9	09	УФНС России по Карачаево-Черкесской Республике	ДХД	ОХ
10	10	УФНС России по Республике Карелия	ЦХД	РЦХ
11	11	УФНС России по Республике Коми	ЦХД	РЦХ
12	12	УФНС России по Республике Марий Эл	ЦХД	МЦХ
13	13	УФНС России по Республике Мордовия	ДХД	ОХ
14	14	УФНС России по Республике Саха (Якутия)	ДХД	ЛХ
15	15	УФНС России по Республике Северная Осетия — Алания	ДХД	ОХ
16	16	УФНС России по Республике Татарстан	ЦХД	МЦХ
17	17	УФНС России по Республике Тыва	ДХД	ОХ
18	18	УФНС России по Удмуртской Республике	ЦХД	РЦХ
19	19	УФНС России по Республике Хакасия	ДХД	ОХ
20	20	УФНС России по Чеченской Республике	ДХД	ОХ
21	21	УФНС России по Чувашской Республике	ЦХД	МЦХ
22	22	УФНС России по Алтайскому краю	ДХД	ОХ
23	23	УФНС России по Краснодарскому краю	ЦХД	РЦХ
24	24	УФНС России по Красноярскому краю	ДХД	ОХ
25	25	УФНС России по Приморскому краю	ЦХД	РЦХ
26	26	УФНС России по Ставропольскому краю	ДХД	ОХ
27	27	УФНС России по Хабаровскому краю	ДХД	ОХ
28	28	УФНС России по Амурской области	ЦХД	РЦХ
29	29	УФНС России по Архангельской области и Ненецкому автономному округу	ЦХД	РЦХ
30	30	УФНС России по Астраханской области	ЦХД	РЦХ
31	31	УФНС России по Белгородской области	ЦХД	МЦХ
32	32	УФНС России по Брянской области	ЦХД	МЦХ
33	33	УФНС России по Владимирской области	ЦХД	РЦХ
34	34	УФНС России по Волгоградской области	ЦХД	РЦХ
35	35	УФНС России по Вологодской области	ЦХД	РЦХ
36	36	УФНС России по Воронежской области	ЦХД	МЦХ
37	37	УФНС России по Ивановской области	ЦХД	МЦХ
38	38	УФНС России по Иркутской области	ЦХД	РЦХ
39	39	УФНС России по Калининградской области	ЦХД	РЦХ
40	40	УФНС России по Калужской области	ЦХД	МЦХ
41	41	УФНС России по Камчатскому краю	ДХД	ЛХ
42	42	УФНС России по Кемеровской области — Кузбассу	ЦХД	МЦХ
43	43	УФНС России по Кировской области	ДХД	ОХ
44	44	УФНС России по Костромской области	ЦХД	МЦХ
45	45	УФНС России по Курганской области	ЦХД	РЦХ
46	46	УФНС России по Курской области	ЦХД	РЦХ
47	47	УФНС России по Ленинградской области	ЦХД	МЦХ
48	48	УФНС России по Липецкой области	ЦХД	МЦХ
49	49	УФНС России по Магаданской области	ДХД	ЛХ
50	50	УФНС России по Московской области	ЦХД	МЦХ
51	51	УФНС России по Мурманской области	ЦХД	РЦХ
52	52	УФНС России по Нижегородской области	ЦХД	РЦХ
53	53	УФНС России по Новгородской области	ЦХД	МЦХ
54	54	УФНС России по Новосибирской области	ЦХД	РЦХ
55	55	УФНС России по Омской области	ЦХД	РЦХ
56	56	УФНС России по Оренбургской области	ТНО	функция хранения ФКУ не организована
57	57	УФНС России по Орловской области	ЦХД	МЦХ
58	58	УФНС России по Пензенской области	ЦХД	РЦХ
59	59	УФНС России по Пермскому краю	ДХД	ОХ
60	60	УФНС России по Псковской области	ЦХД	МЦХ
61	61	УФНС России по Ростовской области	ЦХД	РЦХ
62	62	УФНС России по Рязанской области	ЦХД	МЦХ
63	63	УФНС России по Самарской области	ЦХД	РЦХ
64	64	УФНС России по Саратовской области	ЦХД	РЦХ
65	65	УФНС России по Сахалинской области	ЦХД	РЦХ
66	66	УФНС России по Свердловской области	ДХД	ОХ
67	67	УФНС России по Смоленской области	ЦХД	МЦХ
68	68	УФНС России по Тамбовской области	ЦХД	МЦХ
69	69	УФНС России по Тверской области	ЦХД	МЦХ
70	70	УФНС России по Томской области	ЦХД	МЦХ
71	71	УФНС России по Тульской области	ЦХД	МЦХ
72	72	УФНС России по Тюменской области	ДХД	ОХ
73	73	УФНС России по Ульяновской области	ДХД	ОХ
74	74	УФНС России по Челябинской области	ЦХД	РЦХ
75	75	УФНС России по Забайкальскому краю	ЦХД	РЦХ
76	76	УФНС России по Ярославской области	ЦХД	МЦХ
77	77	УФНС России по г. Москве	ЦХД	МЦХ
78	78	УФНС России по Санкт-Петербургу	ЦХД	МЦХ
79	79	УФНС России по Еврейской АО	ДХД	ОХ
80	86	УФНС России по Ханты-Мансийскому автономному округу — Югре	ЦХД	РЦХ
81	87	УФНС России по Чукотскому АО	ДХД	ЛХ
82	89	УФНС России по Ямало-Ненецкому АО	ДХД	ЛХ
83	90	УФНС России по Запорожской области	ТНО	функция хранения ФКУ не организована
84	91	УФНС России по Республике Крым	ДХД	ОХ
85	92	УФНС России по г. Севастополю	ДХД	ОХ
86	93	УФНС России по Донецкой Народной Республике	ТНО	функция хранения ФКУ не организована
87	94	УФНС России по Луганской Народной Республике	ТНО	функция хранения ФКУ не организована
88	95	УФНС России по Херсонской области	ТНО	функция хранения ФКУ не организована

N	Наименование филиала ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России	Регион обслуживания	Адрес филиала ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России	Тип проводимых/запланированных работ (строительство, кап. ремонт, обновление архивного оборудования)	Планируемая дата ввода в эксплуатацию	Планируемая полезная площадь хранилища, кв. м	Фактическая полезная площадь хранилища, кв. м	Требуемая общая площадь хранилищ, кв. м	Общая площадь объекта, кв. м	Балансодержатель	Вид права ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России	Заказчик строительства/ремонта	Текущий статус строительной готовности хранилища	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15

---