Приказ МЧС России от 02.12.2020 № 888

(ред. от 27.05.2026)

«Об утверждении Инструкции по архивной работе в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий»

ПРИКАЗ

В целях совершенствования архивной работы в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее — МЧС России) приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по архивной работе в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, согласованную с Федеральным архивным агентством.

2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата, территориальных органов и организаций МЧС России обеспечить неукоснительное выполнение требований Инструкции, указанной в пункте 1 настоящего приказа.

3. Признать утратившим силу приказ МЧС России от 16.03.2006 № 160 «Об утверждении Инструкции по архивной работе в органах управления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны и организациях системы МЧС России».

Министр

ИНСТРУКЦИЯ ПО АРХИВНОЙ РАБОТЕ В МИНИСТЕРСТВЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по архивной работе в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее — Инструкция) устанавливает основные правила организации и ведения архивной работы в структурных подразделениях центрального аппарата (далее — центральный аппарат) Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее — МЧС России), территориальных органах — органах, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны и задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, по субъектам Российской Федерации (далее — территориальные органы) и организациях, находящихся в ведении МЧС России <1>.

<1> Далее — территориальные органы (организации) МЧС России, если нет различия в архивных функциях и задачах и нет необходимости отдельно указывать вид организации.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства (далее — Росархив) от 31 июля 2023 г. № 77 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 сентября 2023 г., регистрационный № 75119), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Росархива от 2 марта 2020 г. № 24 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 20 мая 2020 г., регистрационный № 58396), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденными приказом Росархива от 9 декабря 2020 г. № 155 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 12 марта 2021 г., регистрационный № 62735), и нормативными правовыми актами МЧС России.

(п. 1.2 в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

<2> — <3> Сноски исключены. - Приказ МЧС России от 27.05.2026 № 383.

1.3. Действие Инструкции распространяется в том числе на электронные документы, которые создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота МЧС России, входят в состав документального фонда центрального аппарата, территориального органа (организации) МЧС России и после завершения работы с ними подлежат хранению в архиве территориального органа (организации) МЧС России в порядке и в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Хранение электронных архивных документов осуществляется с применением систем хранения электронных документов (далее — СХЭД). Создание СХЭД, а также оценка функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития осуществляется в соответствии с Типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденными приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 20 октября 2020 г., регистрационный № 60484).

(абзац введен Приказом МЧС России от 27.05.2026 № 383)

1.3(1). Организация хранения, комплектования, учета и использования документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, требованиями нормативных правовых актов по вопросам обеспечения режима секретности в Российской Федерации (далее — Инструкция по обеспечению режима секретности), а также в соответствии с Инструкцией.

(п. 1.3(1) введен Приказом МЧС России от 27.05.2026 № 383)

1.4. Организацию работы по архивному и иному хранению документов и материалов, отнесенных к компетенции МЧС России, осуществляет Административный департамент МЧС России.

Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с архивными документами в структурных подразделениях центрального аппарата, территориальных органах (организациях) МЧС России осуществляет Административный департамент МЧС России и федеральное казенное учреждение «Центральный архив Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (далее — Центральный архив).

(п. 1.4 в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

1.5. Документы, образующиеся в процессе деятельности центрального аппарата, территориальных органов (организаций) МЧС России, имеющие историческое, культурное, научное, социальное и политическое значение, независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя составляют Архивный фонд Российской Федерации и находятся в МЧС России на депозитарном хранении до их передачи на постоянное хранение в архивные учреждения системы Росархива.

Сроки и условия депозитарного хранения и использования архивных документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся и образующихся в процессе деятельности МЧС России, установлены Договором между МЧС России и Росархивом от 05.06.2019 № 2-4-38-5/7/1-Д.

Временно, в пределах сроков, установленных Инструкцией, эти документы хранятся в центральном аппарате, территориальных органах (организациях) МЧС России (порядок и сроки хранения документов до передачи их на дальнейшее хранение определены в разделе 3).

Передача архивных документов центральным аппаратом, территориальными органами (организациями) МЧС России на постоянное хранение в учреждения системы Росархива без разрешения Центрального архива запрещается.

1.6. В целях организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образующиеся в процессе деятельности центрального аппарата, территориальных органов (организаций) МЧС России, подготовки их к передаче на постоянное хранение создается Центральный архив.

В целях обеспечения сохранности, учета, упорядочения и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образующихся в деятельности территориальных органов (организаций) МЧС России, до передачи их в Центральный архив, в составе территориальных органов (организаций) МЧС России образуются архивы на правах структурного подразделения или в составе структурного подразделения, на которое возложено ведение делопроизводства — структурного подразделения, ответственного за организацию и ведение делопроизводства в территориальном органе (организации) МЧС России (далее — архивы).

В структурных подразделениях центрального аппарата архивы не создаются. Хранение документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений центрального аппарата, осуществляет Центральный архив.

1.6(1). Контроль и координацию деятельности архива территориального органа (организации) МЧС России осуществляет начальник (руководитель) территориального органа (организации) МЧС России.

(п. 1.6(1) введен Приказом МЧС России от 27.05.2026 № 383)

1.7. Центральный архив, архивы территориальных органов (организаций) МЧС России должны быть обеспечены штатами, архивохранилищами и другими служебными помещениями, средствами хранения и обработки документов, необходимыми для эффективного выполнения ими своих функций.

Территориальное размещение и материально-техническое оснащение Центрального архива, архивов территориальных органов (организаций) МЧС России должно обеспечивать возможность оперативной выдачи архивных документов, а также передачи архивной информации средствами связи, в том числе факсимильной и электронной.

1.8. Начальники (руководители) структурных подразделений центрального аппарата, территориальных органов (организаций) МЧС России несут персональную ответственность за организацию, состояние и совершенствование архивной работы, качественную подготовку и своевременную передачу в Центральный архив всех документов (дел), подлежащих архивному хранению.

1.9. Лица, виновные в хищении, утрате, сокрытии, небрежном хранении, порче или незаконном уничтожении архивных документов, а также в разглашении содержащихся в них сведений, составляющих государственную тайну, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.10 В Инструкции используются следующие основные понятия:

архивное дело в МЧС России — деятельность центрального аппарата, территориальных органов (организаций) МЧС России в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;

архив территориального органа (организации) МЧС России — структурное подразделение территориального органа (организации) МЧС России, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации — хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;

организации — источники комплектования архива — центральный аппарат, территориальные органы и организации МЧС России в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в соответствующий архив, выступают источниками комплектования архива архивными документами;

архивный документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

документ Архивного фонда Российской Федерации — архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

архивная справка — документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена;

архивная копия — документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных;

архивная выписка — документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа;

фондообразователи — организация или лицо, в процессе деятельности которых образуется документальный фонд или юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд;

архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

объединенный архивный фонд — архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи;

архивная коллекция — совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам;

классификация документов в пределах архивного фонда — их группировка и расположение в фонде;

классификация документов в пределах архива — группировка по-исторически и (или) логически связанным совокупностям — архивным фондам и архивным коллекциям;

опись дел — архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел;

постоянное хранение архивных документов — хранение документов без определения срока (бессрочное);

временное хранение архивных документов — хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации и МЧС России;

экспертиза ценности документов — изучение документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

подразделение делопроизводства — структурные подразделения, ответственные за организацию и ведение делопроизводства в центральном аппарате, в территориальном органе (организации) МЧС России;

документальный фонд — документы, образовавшиеся в деятельности центрального аппарата, территориальных органов (организаций) МЧС России, а также организаций-предшественников.

(абзац введен Приказом МЧС России от 27.05.2026 № 383)

2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ ЦЕНТРАЛЬНОГО АРХИВА, АРХИВОВ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ (ОРГАНИЗАЦИЙ) МЧС РОССИИ

2.1. Задачи, функции и права Центрального архива определяются Уставом федерального казенного учреждения «Центральный архив Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий».

Задачи, функции и права архивов территориальных органов (организаций) МЧС России определяются положениями о них. Примерное положение об архиве территориального органа (организации) МЧС России содержится в приложении № 1.

2.2. Положение об архиве территориального органа (организации) МЧС России согласовывается с Центральным архивом и утверждается приказом территориального органа (организации) МЧС России.

В организациях МЧС России, являющихся источниками комплектования архива территориального органа МЧС России, положение об архиве согласовывается с заместителем начальника (руководителя) территориального органа МЧС России, курирующим вопросы делопроизводства и архива, и утверждается приказом организации МЧС России.

2.3. Утратил силу. - Приказ МЧС России от 27.05.2026 № 383.

3. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ, АРХИВАХ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ (ОРГАНИЗАЦИЙ) МЧС РОССИИ

3.1 Центральный архив хранит:

законченные делопроизводством документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения <1> и по личному составу, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений центрального аппарата;

<1> Документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в Центральный архив только при ликвидации структурного подразделения центрального аппарата без правопреемника.

законченные делопроизводством документы организаций — источников комплектования постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения <2> и по личному составу.

<2> Документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в Центральный архив только при ликвидации организации — источника комплектования.

Архивы территориальных органов (организаций) МЧС России хранят:

законченные делопроизводством документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения <3> и по личному составу, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений территориального органа (организации) МЧС России;

<3> Документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в архив территориального органа (организации) МЧС России по решению начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России.

законченные делопроизводством документы организаций — источников комплектования (при их наличии) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения <4> и по личному составу;

<4> Документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в Центральный архив только при ликвидации организации — источника комплектования.

документы постоянного, временного хранения и по личному составу организации, по отношению к которой территориальный орган или организация МЧС России является в установленном порядке правопреемником.

В случае обнаружения документов организаций, по отношению к которым территориальный орган (организация) МЧС России не является в установленном порядке правопреемником, архив территориального органа (организации) МЧС России организует их хранение в соответствии с требованиями Инструкции до принятия решения о передаче таких документов в Центральный архив, архивы территориальных органов (организаций) МЧС России или архивные учреждения системы Росархива.

3.2. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу <5>, хранятся:

<5> Личные дела уволенных государственных гражданских служащих, сотрудников федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы, передаются структурными подразделениями центрального аппарата в Центральный архив, а структурными подразделениями территориального органа (организации) МЧС России в архив территориального органа (организации) МЧС России по истечении 10 лет со дня увольнения.

в структурных подразделениях центрального аппарата МЧС России — 2 года после завершения их делопроизводством, затем передаются в Центральный архив;

в структурных подразделениях территориального органа (организации) МЧС России — 2 года после завершения их делопроизводством, затем передаются в архив территориального органа (организации) МЧС России;

в архивах территориальных органов (организаций) МЧС России — 25 лет, затем передаются на постоянное хранение в Центральный архив <1>.

<1> Документы временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Центральный архив только при ликвидации территориального органа (организации) МЧС России.

3.3. Сроки хранения дел исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Досрочная передача дел на хранение в Центральный архив может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также при переводе территориального органа (организации) МЧС России с мирного на военное положение.

Продление сроков хранения документов в архиве территориального органа (организации) МЧС России допускается по письменному разрешению Центрального архива, в виде исключения, в случае необходимости практического использования документов организацией-фондообразователем.

3.4. При реорганизации (расформировании) структурного подразделения центрального аппарата, структурного подразделения территориального органа (организации) МЧС России его документы подлежат передаче в структурные подразделения, являющиеся его правопреемниками, вместе с учетными документами и справочно-поисковыми средствами (далее — научно-справочным аппаратом).

В случае ликвидации структурного подразделения центрального аппарата, структурного подразделения территориального органа (организации) МЧС России без определения в установленном порядке правопреемника документы постоянного срока хранения, документы по личному составу, документы временного срока хранения, у которых сроки хранения на момент ликвидации не истекли, а также учетные документы и научно-справочный аппарат передаются на хранение:

структурного подразделения центрального аппарата — в Центральный архив;

структурного подразделения территориального органа (организации) МЧС России — в архив территориального органа (организации) МЧС России.

3.5. Документы ликвидируемых без определения в установленном порядке правопреемника территориальных органов (организаций) МЧС России, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в установленном порядке.

3.6. При реорганизации (расформировании) территориального органа (организации) МЧС России их документы подлежат передаче в организации, являющиеся их правопреемниками, вместе с учетными документами и научно-справочным аппаратом.

В случае ликвидации территориального органа (организации) МЧС России без определения в установленном порядке правопреемника документы постоянного срока хранения, документы временного срока хранения, у которых сроки хранения на момент ликвидации не истекли, а также учетные документы и научно-справочный аппарат передаются на хранение в Центральный архив.

3.7. Упорядочение документов ликвидируемых территориальных органов (организаций) МЧС России, передачу их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия.

4. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

Подготовка дел к передаче на архивное хранение включает в себя: проведение экспертизы ценности документов, формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению.

4.1. Экспертиза ценности документов

4.1.1. Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов осуществляется путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место территориального органа (организации) МЧС России в системе МЧС России, значимость выполняемых ими функций, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение этой информации в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей) документа, его физическое состояние.

4.1.2 Экспертиза ценности проводится:

при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел;

при подготовке дел, электронных документов к передаче на хранение в архив территориального органа (организации) МЧС России;

при подготовке дел, электронных документов к передаче на хранение в Центральный архив;

при подготовке дел, электронных документов к передаче на хранение в архивные учреждения системы Росархива;

при выделении к уничтожению дел, электронных документов, не подлежащих хранению.

(п. 4.1.2 в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

4.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (далее — ЭК):

Центральная экспертная комиссия МЧС России (далее — ЦЭК);

экспертно-проверочная методическая комиссия Центрального архива (далее — ЭПМК);

экспертная комиссия территориального органа (организации) МЧС России.

При необходимости ЭК могут быть созданы и в структурных подразделениях территориального органа (организации) МЧС России.

В структурных подразделениях центрального аппарата ЭК создаются в обязательном порядке.

4.1.4. ЦЭК создается из представителей структурных подразделений центрального аппарата МЧС России, Центрального архива, представителей Государственного архива Российской Федерации (по согласованию).

Абзацы второй — третий утратили силу. - Приказ МЧС России от 27.05.2026 № 383.

Функции, права и организация работы ЦЭК определяются положением. Положение о ЦЭК утверждается приказом МЧС России, после согласования с Росархивом.

4.1.5. ЭПМК создается в целях рассмотрения вопросов, связанных с экспертизой ценности документов, отбором и включением конкретных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, определения в его составе особо ценных, в том числе уникальных документов, для решения общих для центрального аппарата, территориальных органов (организаций) МЧС России методических и практических вопросов экспертизы архивных документов, проверки деятельности ЭК центрального аппарата, территориальных органов (организаций) МЧС России, снятия (снижения) грифов секретности с архивных документов.

ЭПМК является основной рабочей комиссией по экспертизе ценности хранящихся в архивах территориальных органов (организаций) МЧС России документов.

Функции, права и организация работы ЭПМК определяются положением, которое утверждается директором Центрального архива после согласования с Административным департаментом МЧС России.

(в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

4.1.6. Функции и права ЭК структурного подразделения центрального аппарата, территориального органа (организации) МЧС России определяются положением о ней, которое разрабатывается в соответствии с Примерным положением об экспертной комиссии организации МЧС России (приложение № 2).

Положение об ЭК территориального органа (организации) МЧС России утверждается приказом территориального органа (организации) МЧС России после согласования с Центральным архивом.

Положение об ЭК структурного подразделения территориального органа (организации) МЧС России утверждается начальником (руководителем) структурного подразделения территориального органа (организации) МЧС России после согласования с лицом, ответственным за архив территориального органа (организации) МЧС России.

Положение об ЭК структурного подразделения центрального аппарата МЧС России утверждается начальником (руководителем) структурного подразделения центрального аппарата МЧС России после согласования с Центральным архивом.

4.1.7. ЭК территориального органа (организации) МЧС России создается приказом территориального органа (организации) МЧС России из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Секретарем ЭК территориального органа (организации) МЧС России в обязательном порядке назначается лицо, ответственное за архив территориального органа (организации) МЧС России.

Председателем ЭК территориального органа (организации) МЧС России назначается один из заместителей начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России.

(в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

При наличии в территориальном органе (организации) МЧС России документов, составляющих государственную тайну, председатель, секретарь и, как минимум, половина членов ЭК территориального органа (организации) МЧС России должны иметь соответствующий допуск, обеспечивающий доступ ко всем документам, образующихся в деятельности территориального органа (организации) МЧС России. В состав ЭК территориального органа (организации) МЧС России в обязательном порядке включается работник режимно-секретного подразделения.

В состав ЭК территориального органа (организации) МЧС России допускается включать по согласованию представителей Центрального архива, государственного архива субъекта Российской Федерации.

4.1.8. В состав ЭК структурного подразделения включаются наиболее квалифицированные работники структурного подразделения в количестве не менее трех человек. Состав ЭК структурного подразделения утверждается начальником (руководителем) структурного подразделения.

Председателем ЭК структурного подразделения назначается заместитель начальника (руководителя) структурного подразделения, курирующий вопросы делопроизводства.

Секретарем ЭК структурного подразделения в обязательном порядке назначается лицо, ответственное за организацию и ведение делопроизводства в структурном подразделении.

4.1.9. При проведении экспертизы ценности документов используются перечни документов с указанием сроков их хранения <1>, номенклатуры дел, нормативные правовые акты, изданные по данному вопросу Росархивом, МЧС России, а также методические рекомендации Центрального архива.

<1> При проведении экспертизы ценности документов используются перечни документов с указанием сроков их хранения, действующие в МЧС России на момент проведения экспертизы.

4.1.10 Методика проведения экспертизы ценности документов.

4.1.10.1. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях центрального аппарата, структурных подразделениях территориального органа (организации) МЧС России непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с членами ЭК структурных подразделений и ЭК территориального органа (организации) МЧС России.

Непосредственное руководство и методическую помощь структурным подразделениям в проведении экспертизы ценности документов осуществляют:

структурным подразделениям центрального аппарата — Центральный архив;

структурным подразделениям территориального органа (организации) МЧС России — архив территориального органа (организации) МЧС России.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях центрального аппарата МЧС России, структурных подразделениях территориального органа (организации) МЧС России осуществляются: отбор дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу для передачи в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России соответственно; отбор дел с временными сроками (10 лет и меньше) и с отметкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

Подготовку к экспертизе ценности документов необходимо начинать с изучения истории фондообразователя и фонда, а также состава и содержания документов.

4.1.10.2. При экспертизе ценности изучение документов начинается с фондов вышестоящей организации, затем изучаются документы фондов подчиненных организаций, определяется наличие дублетных или поглощенных документов. При этом устанавливается, где основные экземпляры таких документов должны быть оставлены на хранение. Каждое дело просматривается сотрудником, производящим экспертизу, полистно. Не допускается определение научной и практической ценности документов, а также их отбор для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков в описях и на обложках дел.

4.1.10.3. При проведении экспертизы ценности документов учитываются характер повторения их информации в других документах (внутрифондовое, межфондовое повторение), вид, форма и полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией к уничтожению проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на хранение.

4.1.10.4. Документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста недоступна для прочтения и восстановление их не представляется возможным, могут быть отобраны к уничтожению, акт о неисправимых повреждениях документов (приложение № 35) в обязательном порядке проходит согласование с ЭПМК. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста поврежденных документов, они оставляются на хранение, реставрируются или фотокопируются.

4.1.10.5. При решении вопроса о целесообразности дальнейшего хранения отдельных категорий документов необходимо учитывать следующее:

приказы, распоряжения и другие документы, отражающие формирование, преобразование, деятельность и расформирование данного территориального органа (организации) МЧС России, остаются в его (ее) делах на постоянное хранение независимо от установленных для них сроков хранения;

копии или выписки из документов, подлинники которых подлежат хранению, могут быть отобраны для уничтожения только при наличии самих подлинников;

количество экземпляров одного документа, оставляемых на постоянное хранение, устанавливается экспертной комиссией, проводящей экспертизу ценности документов, исходя из степени научной и практической ценности этого документа, интенсивности его использования, а также физического состояния подлинника и копий;

газеты, листовки, обращения, брошюры и информационные документы (обзоры, бюллетени, сводки и т.п.) могут храниться в фонде их издателя в двух и более экземплярах;

копии оперативных и боевых документов (оперативные директивы, боевые приказы и распоряжения, боевые донесения, оперативные сводки, журналы боевых действий, отчеты о боевых действиях и т.п.), а также копии организационно-распорядительной документации за период Великой Отечественной войны 1941 — 1945 годов и за время участия сил и средств МЧС России в боевых действиях, в вооруженных конфликтах, контртеррористических операциях, в том числе за рубежом, действия сил и средств МЧС России в условиях чрезвычайного положения уничтожению не подлежат независимо от количества экземпляров этого документа, имеющихся в фонде территориального органа (организации) МЧС России;

сводные документы планово-отчетного характера с истекшими сроками хранения, содержание которых не вошло в другие сводные документы за более длительный период, уничтожению не подлежат. Например: при отсутствии годовых отчетов, подлежащих постоянному хранению, оставляются на хранение квартальные отчеты, а при отсутствии и квартальных — месячные отчеты;

документы справочного характера по учету личного состава могут быть уничтожены только при наличии в фонде территориального органа (организации) МЧС России основных документов, предусмотренных приказами МЧС России.

Документы с истекшими сроками хранения не подлежат уничтожению, если:

резолюции и пометки на них имеют историческую, научную или практическую ценность;

документы использованы в научных целях или в исторических трудах (исследованиях), о чем имеется отметка в листе использования.

Если в дело подшиты документы, имеющие постоянные, временные или истекшие сроки хранения, то такое дело расшивается в целях отбора на хранение документов с постоянными и временными сроками хранения и изъятия для уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Выделенные из дел документы постоянного хранения оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения оставшихся документов временного хранения определяются по перечням документов со сроками их хранения. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. При отборе дел, книг и журналов для уничтожения необходимо руководствоваться перечнем документов со сроками их хранения.

4.1.11. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях центрального аппарата составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение № 3 и № 6), именуемые далее сдаточными описями, а также акты о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению (приложение № 9). Описи дел временного (до 10 лет) хранения составляются в том случае, если эти дела передаются в Центральный архив.

По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях территориального органа (организации) МЧС России составляются сдаточные описи (приложение № 3 и № 6), а также предложения к акту о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению (приложение № 8).

На основе предложений к акту о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению (приложение № 8), в территориальном органе (организации) МЧС России составляется акт о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению (приложение № 9). Указанный акт подписывается лицом, ответственным за архив территориального органа (организации) МЧС России.

Описи дел временного (до 10 лет) хранения составляются в том случае, если эти дела передаются в архив территориального органа (организации) МЧС России.

Порядок оформления и утверждения описей установлен в подразделе 4.4 Инструкции.

(п. 4.1.11 в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

4.1.12. Указанные в пункте 4.1.11 Инструкции описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно.

Согласованные ЭК территориального органа (организации) МЧС России описи и акты о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению, содержащие документы со сроками хранения 10 лет и более и имеющие отметку «ЦЭК», «ЭПК», представляются на рассмотрение ЭПМК.

При положительном решении ЭПМК описи и акты утверждаются начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России. После этого дела, включенные в акты о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению, могут быть уничтожены.

(п. 4.1.12 в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

4.1.13. В акт о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению, включаются не подлежащие хранению дела всех структурных подразделений территориального органа (организации) МЧС России. Название каждого структурного подразделения в акте указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

4.1.14. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива территориального органа (организации) МЧС России.

Сдача документов, черновиков в макулатуру без предварительной переработки запрещается.

4.1.15. Акты о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению после внесения изменений в учетные документы архива территориального органа (организации) МЧС России подшиваются:

на уничтоженные архивные дела — в соответствующее дело фонда;

на остальные дела — в соответствующее номенклатурное дело, которое ведется в Подразделении делопроизводства.

Приемо-сдаточные накладные, по которым дела передаются на переработку, оформляются как приложения к акту и подшиваются вместе с ним.

4.1.16. В архиве территориального органа (организации) МЧС России экспертиза ценности документов проводится при подготовке к передаче дел на хранение в Центральный архив.

4.2. Формирование и оформление дел для сдачи в архив территориального органа (организации) МЧС России

4.2.1. Дела формируются в структурных подразделениях, в которых они были заведены, в соответствии с номенклатурой дел, ответственными за делопроизводство.

4.2.2. Законченные делопроизводством дела после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению для подготовки их к сдаче в архив территориального органа (организации) МЧС России.

Оформление дел производится в структурных подразделениях, в которых они были заведены, ответственными за делопроизводство.

Архив территориального органа (организации) МЧС России осуществляет методическую помощь, контроль качества и своевременности оформления документов.

4.2.3 Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стикеров, физически обособленных носителей электронных документов;

нумерацию листов;

составление листа-заверителя дела;

составление внутренней описи документов дела;

подшивку документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или коробах);

внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия территориального органа (организации) МЧС России, делопроизводственного индекса, заголовка дела, номера тома, части, количества листов, его даты, срока хранения, статьи по Перечню, ограничительной пометки, грифа секретности).

(п. 4.2.3 в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

4.2.4. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола <1> прочными нитками с учетом возможности свободного чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки ближе 1 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую <...>

<1> Документы временных (до 10 лет) сроков хранения в архивную папку подшиваются только при передаче в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России.

В делах с грифом секретности место подклейки полоски бумаги к листу скрепляется мастичной печатью «Для пакетов» и об этом делается оговорка в листе-заверителе в конце дела.

При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки и т.п.) из документов удаляются.

В конце каждого дела подшивается лист-заверитель, а в начале дела — чистый лист и за ним листы внутренней описи документов дела.

Карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов.

При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах (далее в тексте, если не оговорено особо, обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, именуются стандартными делами или стандартными обложками), должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими постоянные, временные (25 лет и более) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона и иметь три защитных клапана и гребешок на четыре прокола для подшивки документов. Дела со сроками хранения до 25 лет могут подшиваться в скоросшиватели или иную твердую обложку.

Дело на бумажном носителе, содержащее документы со сроками хранения более 5 лет, при толщине корешка не более 4 см должно содержать не более 250 листов. Толщина корешка дел со сроками хранения до 5 лет включительно не должна превышать 10 см.

(в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

Дела, книги, журналы и т.п., имеющие грифы секретности, прошнуровываются прочными нитками (шнуром) на расстоянии 1 — 2 см от корешка с таким расчетом, чтобы не был поврежден текст документов и их можно было свободно перелистывать при пользовании делом. Выходные концы ниток (шнура) пломбируются или опечатываются мастичной печатью «Для пакетов» на листе бумаги, приклеенном к листу-заверителю.

При оформлении дел применяется, как правило, синтетический клей (NA-КМЦ). Применять канцелярский (силикатный) клей запрещается.

4.2.5 В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело:

все листы его, кроме чистых (чистые листы, кроме первого, из дела изымаются без повреждения целостности дела и уничтожаются) нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в возрастающем порядке, начиная с первого, в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается). На обложке дела и в листе-заверителе дела указывается фактическое количество листов дела (без учета количества листов внутренней описи), а в листе-заверителе дополнительно указывается количество листов внутренней описи;

листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно римскими цифрами;

листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно, начиная с № 1;

фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу, при этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а сложенный и подшитый за середину подлежит перешивке и нумеруется как один лист;

лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист, в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в листе-заверителе в конце дела о таких листах делается оговорка, например: «На листе 1 наклеено 12 выписок согласно описи на обороте листа». Лист-заверитель подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью структурного подразделения, ответственного за ведение несекретного делопроизводства (далее — мастичная печать). В режимно-секретных подразделениях здесь и далее по тексту допускается использовать печать «Для пакетов»;

карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист, на таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в листе-заверителе в конце дела о таких листах делается оговорка, например: «Лист 32 — карта-склейка из 9 листов». Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью;

если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (резолюции, вставки текста, справки и т.п.), то каждый документ должен быть пронумерован отдельным очередным порядковым номером;

подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером — каждое вложение в конверт;

подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. Вносятся исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив территориального органа (организации) МЧС России допускается по согласованию с архивом употребление литерных номеров листов. Об этом также делается отметка в листе-заверителе.

4.2.6. При изъятии <1> из дела документа на его место подшивается заверенная копия, на оборотной стороне последнего листа указываются реквизиты документа, послужившего основанием для выемки, подлинник которого передается в архив территориального органа (организации) МЧС России и подшивается в дело фонда.

<1> Изъятие документов, имеющих гриф секретности, из дел, их перемещение осуществляются в соответствии с требованиями Инструкции по обеспечению режима секретности.

(сноска в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

При перемещении документа из одного дела в другое на его место подшивается справка-заместитель.

При изъятии из дела документа, содержащего сведения, составляющие государственную тайну, на его место подшивается справка-заместитель.

В справке-заместителе указываются номер изъятого документа, количество и номера листов, куда и при каком номере направлен или в какое дело подшит документ. Справка-заместитель подписывается начальником (руководителем) Подразделения делопроизводства или начальником (руководителем) режимно-секретного подразделения и заверяется мастичной печатью. Во внутренней описи в графе «Примечание» и в листе-заверителе в конце дела делается отметка о местонахождении изъятого документа, например: «Документ, от 12.03.2019 № 234-1-23, на 3 листах (листы 63 — 65) подшит в дело за 2019 год № 1 — 22, л. 1 — 3» или «Документ, от 12.03.2019 № 234-1-23, на 3 листах (листы 63 — 65) выслан в Центральный архив МЧС России 05.04.2019 № 321-1-23». Записи удостоверяются подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства, и проставлением мастичной печати.

Справка-заместитель на изъятые документы считается за такое количество листов, какое она замещает, поэтому перенумерация листов в деле не производится.

Составление листа-заверителя дела

4.2.7. Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния документов составляется лист-заверитель дела (приложение № 15).

Лист-заверитель дела составляется в деле на специально вшитом бланке, в книгах и журналах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.

Запрещается выносить лист-заверитель дела на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито без бланка формы листа-заверителя дела, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

В листе-заверителе дела указываются цифрами и прописью количество подшитых и пронумерованных листов дела и отдельно — количество листов внутренней описи (при ее наличии). Лист-заверитель дела не входит в общее количество листов дела, книги, журнала.

В листе-заверителе дела оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

номера листов с наклеенными фотографиями, документами;

номера крупноформатных листов;

номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;

номера листов с неустранимыми дефектами;

номера листов, изъятых из дела по справкам-заместителям;

количество и наименования имеющихся к делу приложений.

Лист-заверитель дела подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с указанием расшифровки подписи, должности, даты составления и скрепляется мастичной печатью.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в листе-заверителе дела со ссылкой на соответствующий акт.

Составление внутренней описи документов дела

4.2.8. Для учета документов дел постоянного, временного хранения и по личному составу составляется внутренняя опись документов дела (приложение № 16).

Внутренняя опись составляется на отдельном листе и содержит сведения о номерах (исходящих, входящих) документов дела, от кого поступал, кому адресован документ или наименование документа, номера листов в деле, на которых расположен каждый документ.

Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и на скольких листах составлена внутренняя опись дела.

Внутренняя опись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела и нумеруются отдельно от остальных листов дела римскими цифрами.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись.

Составление обложки дела

4.2.9. На обложках дел, книг, журналов и т.п. (приложение № 17) указываются приведенные ниже данные.

4.2.9.1. Срок хранения дела и номер статьи перечня (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные).

4.2.9.2. Инвентарный номер (указывается только на делах, учтенных в режимно-секретном подразделении по инвентарным книгам).

4.2.9.3. Гриф секретности (на обложках несекретных дел эта графа не заполняется).

4.2.9.4. Наименование территориального органа (организации) МЧС России. На делах пишется полное (без сокращения) наименование территориального органа (организации) МЧС России в соответствии с учредительными документами. Если территориальный орган или организация МЧС России имеет и условное наименование, то под действительным наименованием в скобках пишется условное наименование, например:

В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, территориальный орган (организация) МЧС России были переименованы (преобразованы) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым наименованием должно быть написано и новое наименование с указанием даты, например:

4.2.9.5. Номер дела. Проставляется индекс дела в соответствии с номенклатурой дел. Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке после номера проставляется номер тома. Если дело состоит из одного тома, то номер тома не проставляется.

Если том состоит из частей, то после номера тома проставляется номер части (ч. 1, ч. 2 и т.д.).

4.2.9.6. Наименование (заголовок) дела. Заголовок дела указывается на обложке в соответствии с номенклатурой дел. При необходимости в заголовок дела вносятся уточнения и проводится редактирование заголовка (указываются виды документов; проставляются номера, даты; уточняется автор, корреспондент, место события и др.), например:

4.2.9.7. Крайние даты. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания — дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Для дел с постановлениями военных советов (протоколами заседаний) датой начала дела является дата самого раннего постановления (протокола), а датой окончания — дата самого позднего постановления (протокола).

Для книг учета (регистрации) датой начала дела является самая ранняя дата записи, а датой окончания — самая поздняя дата записи в книгу.

Для дел с карточками-справками (лицевыми счетами, раздаточными ведомостями) датой начала дела является первое число, а датой окончания — последнее число месяцев, за которые в деле подшиты карточки-справки (лицевые счета, раздаточные ведомости), то есть если в дело подшиты документы за январь, февраль и март, то датой начала дела будет 1 января, а датой окончания — 31 марта.

Для личных карточек датой начала является самая ранняя дата записи об увольнении с работы, датой окончания — самая поздняя дата записи об увольнении с работы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания — дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

4.2.9.8. Количество листов в деле. Указывается количество листов в деле без учета листов внутренней описи.

4.2.10. Надписи на обложках дел, книг и журналов должны быть выполнены чернилами, разборчиво, без сокращений. Если обложка дела изготовлена типографским способом, то надписи на ней разрешается печатать на машинке или с использованием оргтехники. Обложка дела должна наклеиваться с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ней не образовывалось пустот.

4.2.11. В делах, сдаваемых на хранение в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России, не должно быть подлинных документов государственных гражданских служащих, сотрудников федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы (далее — ФПС ГПС), военнослужащих, работников (свидетельств о рождении и браке, документов об образовании и т.д.). При необходимости вместо подлинных личных документов в дела подшиваются их копии.

В книгах учета личного состава должны быть заполнены все графы.

4.2.12. Документы большого формата (карты, схемы, планы, фотоснимки, чертежи и т.п.), изготовленные на бумажной основе, сдаются в архив в сложенном виде, неподшитыми, в прочных папках с клапанами и завязками с трех сторон. Все листы в папке должны быть пронумерованы. На документы, уложенные в папку, составляется внутренняя опись, в которую вносятся документы в порядке их расположения. В описи указываются номер по порядку, номер документа, наименование документа и порядковые номера его листов в папке. В конце описи составляется заверительная надпись, которая подписывается лицом, ответственным за ведение таких документов, и скрепляется мастичной печатью. Опись хранится под верхней обложкой папки.

Документы большого формата, изготовленные на твердой основе (картон, фанера и т.п.), которые невозможно хранить в сложенном виде, сдаются в архив территориального органа (организации) МЧС России в специально изготовленных закрывающихся ящиках (коробках) высотой 18 — 20 см. Ширина и длина ящиков (коробок) должны соответствовать размерам документов.

4.2.13. Личные карточки на уволенных лиц (при наличии до 500 карточек) систематизируются по годам, а внутри года — в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств, подшиваются в архивные папки по размерам этих карточек (при невозможности подшивки карточек в папку без повреждения текста они вкладываются в конверты, которые подшиваются в архивную папку, или вкладываются в короба) и нумеруются. На каждое дело составляется внутренняя опись. Лица, изменившие в период работы фамилию, в опись вносятся по новой фамилии, старая пишется рядом в скобках. На папку наклеивается обложка дела, в заголовке дела указывается, за какие годы и на какие буквы алфавита подшиты в него карточки, например: «Личные карточки работников (Форма Т-2) Центрального архива МЧС России, уволенных в 2015 — 2016 годах (А — К)».

При наличии свыше 500 таких карточек они могут сдаваться в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России в прочных деревянных (фанерных) закрывающихся ящиках длиною не более 30 см. Высота и ширина ящиков должны соответствовать размерам карточек с таким расчетом, чтобы ими было удобно пользоваться. Карточки в ящике должны быть разложены в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств и пронумерованы. В конце должен быть сделан лист-заверитель на отдельном чистом листе формата карточки. На лицевую сторону каждого ящика наклеивается обложка дела, соответствующая размеру лицевой стороны ящика. В таком же порядке готовятся к сдаче алфавитно-послужные и другие картотеки на личный состав.

4.2.14. Карточки-справки (лицевые счета, раздаточные ведомости) при подготовке их к сдаче в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России систематизируются по годам, а внутри года — в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств и подшиваются в архивные папки по размерам этих карточек, причем карточки оформляются в отдельные дела по категориям. Карточки нумеруются в установленном порядке. В начале каждого такого дела должна быть внутренняя опись.

В конце дела на специально вшитом чистом листе составляется лист-заверитель дела. На лицевую сторону дела наклеивается обложка дела. В заголовке дела указывается, на какую категорию личного состава, за какие годы и на какие буквы алфавита подшиты в дело карточки, например: «Карточки-справки личного состава Главного управления МЧС России по Смоленской области за 2016 год (А — К)».

4.2.15. При подготовке к сдаче в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России служебных изданий обязательно проверяется наличие и физическое состояние листов, а также приложений к этим изданиям.

4.2.16. Газеты при подготовке их для сдачи в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России систематизируются по годам, а внутри года — по восходящим номерам (датам), подшиваются в твердые обложки по размерам газет и включаются в фонд передающей организации. Толщина дел с газетами не должна превышать 3 см.

4.2.17. Истории болезней в период подготовки их для сдачи в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России систематизируются по годам, а внутри года — в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств и подшиваются в дела.

Истории болезней, начатые в одном году, а законченные в другом, подшиваются в дела того года, в котором они закончены.

На каждое дело составляется внутренняя опись, в которую фамилии больных заносятся в порядке подшитых историй болезней.

Внутренняя опись подписывается лицом, ответственным за формирование дел, скрепляется мастичной печатью и подшивается в начале дела. В конце дела составляется лист-заверитель дела.

На обложке дела указывается, на какие буквы алфавита подшиты истории болезней, например: «Истории болезней (А — Б)».

4.3. Подготовка личных дел военнослужащих, проходивших военную службу по контракту в МЧС России, сотрудников ФПС ГПС, государственных гражданских служащих и работников

(в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

4.3.1. Личные дела военнослужащих, проходивших военную службу по контракту в МЧС России, сотрудников ФПС ГПС, государственных гражданских служащих и работников ведутся в порядке, установленном структурным подразделением центрального аппарата по работе с кадрами МЧС России. Для сдачи личных дел в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России они должны быть оформлены в соответствии с требованиями Инструкции.

4.3.2. Все документы дела (послужной список, аттестации, характеристики, выписки из приказов, фотокарточки и т.п.), в том числе и внутренние описи, должны быть подшиты в обложки установленных образцов и пронумерованы. Имеющиеся в личных делах фотокарточки должны быть уложены в конверт, который приклеивается на второй внутренней стороне обложки дела. Фотокарточки на оборотной стороне должны иметь заверительную надпись, например: «Иванов Иван Иванович, личный номер Г-000000, должность, подпись удостоверяющего лица, дата».

В личном деле осужденного должна быть копия приговора, а умершего — выписка из приказа об исключении из списков центрального аппарата, территориального органа (организации) МЧС России.

В конце дела составляется лист-заверитель дела, в котором указываются цифрами и прописью количество подшитых и пронумерованных листов, количество фотокарточек. Лист-заверитель дела подписывается лицом, ответственным за ведение дел, и скрепляется мастичной печатью, например: «В деле подшито и пронумеровано 45 (сорок пять) листов. В деле — две фотокарточки».

4.3.3. Порядок ведения личного дела сотрудников ФПС ГПС (далее — личное дело) осуществляется в соответствии с требованиями Положения о централизованном учете персональных данных сотрудника федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы и ведении его личного дела, утвержденного приказом МЧС России от 20 марта 2017 г. № 121 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 29 мая 2017 г., регистрационный № 46864).

4.3.4. Личное дело состоит из шести частей. Каждая часть личного дела является его неотъемлемой частью и должна содержать опись приобщаемых документов. Первая, вторая и третья части личного дела вшиваются в основную папку личного дела, четвертая, пятая и шестая части личного дела не скрепляются с основной папкой личного дела. Имеющиеся в личных делах фотокарточки (за исключением фотокарточки, соответствующей последнему перед увольнением специальному званию, которая остается на оборотной стороне основной папки личного дела) укладываются в конверт, который приклеивается на второй внутренней стороне обложки основной папки личного дела.

4.3.5. Приобщаемые к личному делу документы подшиваются в него прочными нитками (в три (четыре) прокола) с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке документов к подшивке в личное дело металлические скрепления (скобы, скрепки) удаляются, жетон <1> с личным номером подшивается к гребешку основной папки личного дела.

<1> Если жетон надежно подшит не к гребешку основной папки личного дела, а к одной из внутренних сторон обложки личного дела, то его переподшивка не требуется.

4.3.6. Четвертая, пятая и шестая части личного дела не скрепляются с основной папкой личного дела.

4.3.7. На оборотной стороне верхнего клапана основной папки личного дела остается фотокарточка, соответствующая последнему перед увольнением специальному званию. Сюда же приклеивается общая внутренняя опись дела. Общая внутренняя опись дела приклеивается за один край, как правило, верхний или правый.

4.3.8. Остальные, имеющиеся в личных делах фотокарточки укладываются в конверт, который приклеивается на внутренней стороне нижней части обложки основной папки личного дела.

4.3.9. Все части личного дела вкладываются в архивную папку или архивный короб с завязками с шириной корешка, соответствующей объему документов, содержащихся в конкретном личном деле. При подготовке к сдаче в архив документы, приобщенные к личному делу, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом в пределах каждой части личного дела согласно описи приобщаемых документов.

4.3.10. На документы личного дела составляется общая внутренняя опись дела, в которой прописываются наименования частей личного дела без подробной росписи содержащихся в частях документов, а также конверт с вложениями. Номера листов в общей внутренней описи дела указываются в соответствии с нумерацией листов, содержащихся в каждой части личного дела. Внутренняя опись дела наклеивается на внутреннюю сторону верхней части обложки дела или верхней крышки архивного короба.

4.3.11. Лист-заверитель составляется в порядке, установленном пунктом 4.2.7 Инструкции, и наклеивается на внутреннюю сторону нижней части обложки или на дно архивного короба.

4.3.12. Оригиналы личных документов (трудовая книжка, аттестаты, свидетельства, военный билет и т.п.), находящихся в конверте основной части личного дела, при увольнении сотрудника ФПС ГПС должны быть выданы на руки.

В случае, когда личные документы не были выданы сотруднику ФПС ГПС на руки, они из личного дела изымаются, в опись дела не вносятся. Они формируются в отдельное дело, на них составляется отдельная сдаточная опись и передаются в архив как невостребованные личные документы.

4.3.13. Документы, приобщаемые к шестой части личного дела, могут формироваться в отдельные архивные папки с присвоением номера тома.

4.3.14. Дела, подготовленные к передаче в архив в соответствии с требованиями Инструкции и переданные в архив, переформированию не подлежат.

4.4. Составление и оформление описей дел, подлежащих передаче в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России

4.4.1. На все завершенные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в установленном порядке, составляются описи дел.

4.4.2. Описи дел составляются в структурных подразделениях, где они были заведены.

Описи дел структурного подразделения составляются по установленной форме (приложения № 3 и № 6) в двух экземплярах. По этим описям документы передаются на хранение в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России, где делаются соответствующие отметки о приеме-передаче дел. Один экземпляр описи остается в принимающем архиве для составления архивной описи, а второй подшивается в соответствующее дело в структурном подразделении.

(в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

Сдаточную опись следует оформлять таким образом, чтобы итоговая запись о количестве внесенных в опись дел, передаточная надпись, а также подписи должностных лиц не оказались на отдельном от текста описи листе.

4.4.3. Сдаточная опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией и является одновременно учетным документом и одним из видов научно-справочного аппарата к документам.

4.4.4. Сдаточные описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. Описи личных дел составляются по форме описей дел по личному составу отдельно на каждую категорию сотрудников.

Описи на дела временного (до 10 лет включительно) хранения составляются в том случае, если дела подлежат приему в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России.

В случае, если за год создается большое количество дел, состоящих из специфических, характерных только для соответствующего структурного подразделения документов (например: научные отчеты по темам, личные дела и т.п.), допускается составление отдельных сдаточных описей на подобные дела. Дела с грифом ДСП включаются в описи несекретных дел.

4.4.5. Сдаточные описи дел должны быть составлены не позднее чем через 2 года после завершения дел в делопроизводстве.

В случае, если законченные делопроизводством дела остаются на хранении в структурном подразделении, где были образованы, на более длительный срок, чем указано в п. 3.2 (например: личные дела уволенных сотрудников), описи на них составляются и согласовываются в установленном порядке. Отметки о приеме дел в архив территориального органа (организации) МЧС России проставляются при непосредственной передаче дел на хранение.

4.4.6 Описательная статья сдаточной описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части), присвоенный ему в делопроизводстве;

заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

крайние даты дела (тома, части);

(в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения и номер статьи по перечню.

4.4.7. Перед внесением в сдаточную опись заголовков дел проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел за соответствующий год.

При просмотре дел проверяются:

соответствие заголовка дела содержанию документов в деле, при необходимости проводится редактирование заголовков, т.е. вносится дополнительная уточняющая информация о содержании документов (например: дописываются номера приказов, протоколов, актов, указывается конкретный адресат переписки и т.п.);

правильность формирования дела;

правильность оформления документов, включенных в дело;

наличие в деле и правильность заполнения внутренней описи;

правильность оформления обложки дела;

правильность нумерации листов дела;

наличие и правильность заполнения листа-заверителя дела;

качество подшивки дела.

При просмотре личных дел уволенных работников проверяется наличие в каждом деле: подписи и расшифровки подписи работника кадровой службы, оттиска гербовой печати, заверяющих записи в послужном списке; расписки работников в получении личных документов или справки об отсутствии их в личном деле.

При просмотре лицевых счетов (карточек-справок, раздаточных ведомостей) проверяется наличие на каждом документе подписи и расшифровки подписи работника, составившего документ.

(в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

Ошибки в формировании или оформлении дел, обнаруженные при просмотре, должны быть исправлены до составления описи.

В случае отсутствия дел, числящихся заведенными по номенклатуре дел структурного подразделения, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается начальником (руководителем) структурного подразделения и представляется в принимающий архив вместе со сдаточной описью дел.

4.4.8. Все дела, имеющие отметку «ЦЭК», «ЭПК», перед составлением описи должны быть просмотрены специалистами для выявления документов, имеющих научную и историческую ценность (обобщающие и аналитические справки; отчеты и докладные записки о значительных событиях и мероприятиях и т.п.). Выявленные документы (по решению экспертной комиссии, проводившей экспертизу ценности документов) выделяются в отдельные дела с постоянным сроком хранения (в графе «статья перечня» в этом случае пишется «ЭК»), которые оформляются в установленном порядке и включаются в сдаточную опись. Оставшиеся документы хранятся до утраты ими практического значения, согласно сроку хранения дела, определенному номенклатурой дел, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке. После вынесения решения экспертной комиссией, проводившей экспертизу ценности документов, отметка «ЦЭК», «ЭПК» после срока хранения на обложке дела снимается (зачеркивается одной тонкой чертой).

4.4.9 При составлении описи дел следует соблюдать следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел — в начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы, затем — заголовки дел с плановой и отчетной документацией, далее — заголовки остальных дел, в конце располагаются регистрационно-учетные документы;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером;

порядок нумерации дел в описи — валовый;

в графе «индекс дела» проставляется индекс дела по номенклатуре дел. Если дело состоит из нескольких томов, через косую черту проставляется номер тома: 1-4/1 и 1-4/2. Для личных дел в индексе сначала указывается индекс по номенклатуре, затем символ * (звездочка) и номер по журналу учета личных дел: 1-2-3562, номер тома указывается после номера личного дела по учету в журнале учета личных дел: 1-2-3562/2;

заголовок дела должен отражать содержание документов именно этого дела. При редактировании заголовка вносятся дополнения уточняющего характера, например: в номенклатуре дел заголовок — «Приказы Центрального архива МЧС России по личному составу (Индекс — л/с)», на обложке дела отредактированный заголовок — «Приказы Центрального архива МЧС России по личному составу (Индекс — л/с) NN 1-л/с — 256-л/с за 2017 год»; личные дела вносятся в опись по алфавиту <1>;

<1> Более полная информация о формировании заголовков дел содержится в Методических рекомендациях по подготовке дел к передаче на архивное хранение.

даты начала и окончания дела проставляются по самому раннему и самому позднему документу в деле. Для годовых планов и отчетов датой дела является год на/за который они составлены, например: 01 января 2017 — 31 декабря 2017 <2>, для актов (приема-передачи, расследования и т.п.) — дата подписания акта (даты документов, приложенных к акту, не учитываются). Если дата начала и окончания дела совпадает, то в описи она проставляется один раз;

<2> Для плановых и отчетных документов, заведенных на учебный год, датами дела являются даты начала и окончания учебного года, например: 01 сентября 2017 — 31 августа 2018.

количество листов в деле (томе) проставляется без учета количества листов внутренней описи. Для электронных документов объем указывается в мегабайтах (Мб);

срок хранения и номер статьи перечня, по которому он определялся, проставляются обязательно;

графа «примечание» может быть использована для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

4.4.10. Порядок расположения дел в сдаточной описи структурного подразделения должен соответствовать порядку их расположения в номенклатуре дел. При отсутствии номенклатуры дел структурного подразделения за период, на который готовится опись, дела в ней должны быть расположены по следующей схеме:

организационно-распорядительные документы (уставы, положения, протоколы заседаний коллегиальных органов, протоколы заседаний и совещаний, приказы);

плановые документы (планы, сметы);

отчетные документы (отчеты, справки);

другие документы.

Документы по личному составу располагаются в описи в следующем порядке:

приказы по личному составу;

списки личного состава;

книги и карточки учета личного состава;

лицевые счета;

раздаточные ведомости;

акты о несчастных случаях;

невостребованные трудовые книжки.

На личные дела составляется отдельная сдаточная опись (отдельно по каждой категории сотрудников) по форме описи дел по личному составу (приложение № 3).

(в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

4.4.11. При составлении сдаточной описи дел за несколько лет заголовки дел вносятся в соответствующие годовые разделы описи (например: дело, законченное делопроизводством в 2015 году, включается в раздел описи за 2015 год).

4.4.12. Заголовки дел в пределах годового раздела описи не должны повторяться. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками для обеспечения их уникальности в конце заголовка добавляется номер тома, например: «Протоколы заседаний конкурсных комиссий Главного управления МЧС России по г. Севастополю по замещению вакантных должностей за 2015 год. Том 1». В индексе дела том также указывается через косую черту после индекса: 4-1-2/1.

4.4.13. В конце описи оформляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью общее количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи, если они есть (перечисляется каждый пропущенный и литерный номер, например: «Литерные № 5а, 11а. Пропущен № 7») <1>.

<1> Учитывая то, что описи в настоящее время готовятся с помощью текстовых редакторов, литерные и пропущенные номера допускаются только в том случае, когда переработка описей дел физически невозможна.

4.4.14. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем, согласовывается лицом, ответственным за архив территориального органа (организации) МЧС России, и после согласования ЭК территориального органа (организации) МЧС России утверждается начальником (руководителем) структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении ЭК опись до ее рассмотрения на ЭК территориального органа (организации) МЧС России должна быть рассмотрена и одобрена ЭК структурного подразделения.

Описи дел структурных подразделений центрального аппарата подписываются составителем, согласовываются с Центральным архивом после их согласования ЭК структурного подразделения центрального аппарата и утверждаются начальником (руководителем) структурного подразделения центрального аппарата.

4.4.15. При ликвидации территориального органа (организации) МЧС России без определения в установленном порядке правопреемника составляются годовые разделы сдаточных описей дел на все имеющиеся в наличии дела, подлежащие передаче на архивное хранение.

4.4.16. При необходимости к описи составляются оглавление, список сокращений, указатели.

4.5. Сдача документов в Центральный архив и в архив территориального органа (организации) МЧС России

4.5.1. Сдача документов в архив территориального органа (организации) МЧС России структурными подразделениями территориального органа (организаций) МЧС России и организациями — источниками комплектования архива территориального органа (организации) МЧС России производится в сроки, устанавливаемые годовым планом, утверждаемым приказом территориального органа (организации) МЧС России.

Структурные подразделения территориального органа (организации) МЧС России передают дела в архив территориального органа (организации) МЧС России не позднее чем через два года после их завершения в делопроизводстве.

4.5.2. Сдача документов центральным аппаратом, территориальными органами (организациями) МЧС России в Центральный архив производится в сроки, устанавливаемые годовым планом сдачи документов в Центральный архив.

Годовой план сдачи документов в Центральный архив утверждается приказом МЧС России.

4.5.3. Расходы, связанные с передачей документов в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России, должны быть включены в план основных мероприятий организаций — источников комплектования.

4.5.4. Заявки (предложения) на сдачу документов в очередном году территориальные органы и организации МЧС России представляют в комплектующие архивы к 1 июня текущего года с указанием, за какие годы будут сдаваться документы, количества дел, степени их секретности (совершенно секретные, секретные, несекретные) отдельно по каждому фонду.

4.5.5. Документы сдаются в Центральный архив, архивы территориальных органов (организаций) МЧС России в полном объеме за обозначенный период:

структурными подразделениями <1> — по сдаточным описям дел;

<1> Здесь и далее под структурными подразделениями понимаются структурные подразделения, непосредственно подчиненные руководству МЧС России, территориального органа (организации) МЧС России (департаменты, управления, самостоятельные отделы). Другие структурные подразделения, входящие в состав вышеуказанных структурных подразделений, передают свои документы по описям и в составе документов основного структурного подразделения.

территориальными органами (организациями) МЧС России — по описям дел (приложения № 10 и № 13), именуемым далее архивными описями. Архивные описи постоянного срока хранения должны быть утверждены, а описи дел по личному составу — согласованы экспертной комиссией архива, принимающего дела. Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на постоянное хранение в архив (приложение № 18), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, принимающем дела, другой — в архиве, передающем дела. Вместе с документами передается три экземпляра описи дел документов, в том числе один — в электронном виде.

(в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

Структурные подразделения центрального аппарата сдают документы в полном объеме за обозначенный в плане период в Центральный архив по сдаточным описям дел.

4.5.6. При сдаче документов особое внимание обращается на наличие приказов по личному составу, книг учета личного состава, финансовых документов на выплату денежного содержания военнослужащим и заработной платы работникам (по годам за весь обозначенный период).

В случае утраты документов (дел) в архив представляется акт, в котором указываются обстоятельства, в результате которых были утрачены документы, и меры, принятые по их розыску или восстановлению.

Для доставки документов в архив с использованием транспортных средств документы упаковываются в мешки (короба), которые опечатываются мастичной печатью или пломбируются.

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив одновременно. В сопроводительных письмах должно быть указано количество дел и описей (по степени секретности), направляемых для сдачи в архив.

4.5.7. Электронные документы поступают в архив в составе контейнеров электронных документов. Систематизация электронных документов и их индексация в соответствии с номенклатурой дел, формирование контейнеров электронных документов для передачи электронных документов в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России осуществляются в структурных подразделениях центрального аппарата МЧС России, территориального органа (организации) МЧС России в соответствующих информационных системах.

4.5.8. Контейнер электронного документа представляет собой zip-архив (сжатую zip-папку) <1>.

<1> В соответствии со стандартом ISO/IEC CD 21320-1 «Информационные технологии. Файл контейнера документа. Часть 1: Ядро» (Information technology — Document Container File — Part 1: Core).

В контейнер электронного документа включаются:

контент и метаданные электронного документа;

файлы электронных подписей;

визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A.

4.5.9. Электронные документы, имеющие приложения, являющиеся неотъемлемой частью документа, а также листы согласования к документам при конвертировании в формат архивного хранения присоединяются к основному документу, образуя с ним один файл. Приложения большого объема могут конвертироваться в отдельные файлы.

4.5.10. При передаче контейнеров электронных документов из структурного подразделения центрального аппарата МЧС России в Центральный архив и из структурных подразделений территориального органа (организации) МЧС России в архив территориального органа (организации) МЧС России по информационно-телекоммуникационной сети содержимое контейнера электронного документа включается в информационную систему соответствующего архива и размещается на сервере, выступая в качестве основного экземпляра документа. В информационной системе Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России формируются рабочие экземпляры (копии) электронных документов, которые размещаются на сервере рабочих копий.

4.5.11. Электронные документы передаются в Центральный архив и архивы территориальных органов (организаций) МЧС России на физически обособленных материальных носителях однократной записи в двух идентичных экземплярах — основном и рабочем.

Основной экземпляр электронных документов является эталонным экземпляром и используется в исключительных случаях, а также для создания копий рабочего экземпляра взамен испорченного или утраченного экземпляра. Рабочий экземпляр электронных документов в Центральном архиве МЧС России, архиве территориального органа (организации) МЧС России является экземпляром, с которого при необходимости изготавливаются копии электронных документов, в том числе для фонда пользования.

4.5.12. Электронные документы должны быть систематизированы, описаны и внесены в описи и другие архивные справочники таким образом, чтобы можно было обеспечить их учет, поиск и использование.

4.5.13. Документы в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России доставляются транспортом сдатчика. Секретные дела доставляются спецсвязью или в сопровождении вооруженной охраны. Дата доставки согласовывается с принимающим архивом.

Если документы доставляются железнодорожным, воздушным или водным транспортом, то для перевозки их от железнодорожной станции (аэродрома, порта, пристани) до принимающего архива транспорт выделяет архив, принимающий документы. Перевозка документов до (от) железнодорожной станции (аэродрома, порта, пристани) до архива производится в крытых автомашинах в сопровождении лиц, прибывших для сдачи документов.

Ответственность за сохранность документов в пути следования и сдачу их в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России несет сдатчик.

4.5.14. При большом удалении территориального органа (организации) МЧС России от принимающего архива с разрешения начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России, в подчинении которого находится архив, сдающий документы, документы и описи на них могут быть отправлены к установленному сроку в адрес принимающего архива посылками через спецсвязь, организацию фельдъегерско-почтовой связи или транспортными компаниями (по договорам). На бирках к таким посылкам делается предупредительная надпись:

«Без представителя _____________________________________ не вскрывать». наименование территориального органа (организации) МЧС России

Прибывающие в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России представители территориального органа (организации) МЧС России, сдающего документы, должны иметь при себе доверенность на право сдачи пересланных документов.

4.5.15. Для сдачи документов в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России структурные подразделения центрального аппарата, территориальный орган (организация) МЧС России выделяет лиц, ответственных за делопроизводство и допущенных к работе с такими документами, а также знающих состав сдаваемых документов.

4.5.16. Обеспечение сдатчика помещением для хранения документов и охрана их на период сдачи возлагаются на принимающий архив.

4.5.17. В целях реализации годового плана сдачи документов в Центральный архив могут быть запланированы централизованные перевозки документов из территориальных органов (организаций) МЧС России в Центральный архив, которые включаются в план основных мероприятий МЧС России и Центрального архива.

4.5.18 Описи на сданные в архив документы подшиваются:

структурными подразделениями — в соответствующее номенклатурное дело в структурном подразделении;

территориальными органами (организациями) МЧС России — в дело соответствующего фонда, которое постоянно хранится в территориальном органе (организации) МЧС России.

4.5.19. При ликвидации территориального органа (организации) МЧС России все дела с не истекшими сроками хранения передаются на хранение в Центральный архив. Вместе с делами в Центральный архив сдается полностью оформленный исторический формуляр и историческая справка территориального органа (организации) МЧС России. Начальниками (руководителями) территориальных органов (организаций) МЧС России перемещение подчиненных им должностных лиц, ответственных за подготовку документации для ее сдачи в Центральный архив при ликвидации территориального органа (организации) МЧС России, осуществляется только после сдачи документов на архивное хранение.

Передача дел и документов ликвидированных территориальных органов (организаций) МЧС России другим организациям запрещается.

Описи на дела, переданные на хранение в Центральный архив при ликвидации территориального органа (организации) МЧС России, подшиваются в ликвидационный акт.

4.5.20. Справка о закрытии фонда выдается Центральным архивом после сдачи всех документов ликвидируемого территориального органа (организации) МЧС России, сроки хранения которых не истекли. Справка включается приложением в ликвидационный акт. Закрытие фонда производится после передачи в Центральный архив ликвидационного акта.

4.5.21. В случае ликвидации структурного подразделения (без передачи его функций другому структурному подразделению) все дела с не истекшими сроками хранения должны быть переданы по сдаточным описям в соответствии с номенклатурой дел в сроки, установленные распорядительным документом о ликвидации структурного подразделения:

структурными подразделениями центрального аппарата — в Центральный архив;

структурными подразделениями территориального органа (организации) МЧС России — в архив территориального органа (организации) МЧС России.

При этом номенклатура дел должна быть оформлена в установленном порядке (заполнены все графы и сделаны все необходимые отметки).

В случае реорганизации структурных подразделений с передачей функций (или части их функций) в другие структурные подразделения все дела с не истекшими сроками хранения должны быть переданы по принадлежности, по актам приема-передачи документов <1> в соответствии с номенклатурой дел. Передача дел осуществляется под руководством соответствующего архива. Дела, не востребованные структурным подразделением, являющимся правопреемником, передаются в соответствующий архив по сдаточным описям.

<1> Форма акта устанавливается инструкцией по делопроизводству, действующей в МЧС России.

4.5.22. Территориальные органы (организации) МЧС России при передислокации все документы, за исключением необходимых для текущей работы, сдают в архив территориального органа (организации) МЧС России. Документы со сроками хранения до 3 лет включительно по решению ЦЭК могут быть уничтожены в установленном порядке.

4.5.23. В особых (экстренных) случаях, когда по условиям обстановки нет возможности для передачи документов в установленном порядке, по решению Центрального архива документы могут быть приняты в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России без представителя организации-сдатчика.

Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России, приняв по акту в опечатанных мешках <1> документы, вскрывает мешки и специально созданной комиссией (не менее 3 человек) производит проверку наличия всех документов по описям. В двухмесячный срок со дня получения принимающий архив обязан письменно подтвердить территориальному органу (организации) МЧС России, сдавшему(ей) документы, получение документов с перечислением номеров описей, по которым документы приняты на хранение.

<1> Для транспортировки документов могут применяться и другие облегченные хранилища, имеющие возможность опечатывания и обеспечивающие защиту от несанкционированного вскрытия.

4.5.24. Организации МЧС России при передислокации из-за границы на территорию Российской Федерации транспортируют все документы. Дальнейшее хранение и передачу их в Центральный архив осуществляют в соответствии с требованиями Инструкции.

4.6. Прием документов в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России

4.6.1. При приеме дел и описей в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России производится проверка правильности их оформления в соответствии с требованиями руководящих документов МЧС России по ведению делопроизводства и Инструкции.

Дела с истекшими сроками хранения в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России не принимаются.

Прием дел в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России производится в специально отведенных комнатах, которые на период временного прекращения приема дел и по окончании рабочего дня запираются сдатчиком на замок и опечатываются его личной печатью. Сдача под охрану и вскрытие этой комнаты производятся сдатчиком в установленном порядке.

4.6.2 Дела Центральным архивом, архивом территориального органа (организации) МЧС России принимаются:

с грифом «особой важности» и с шифртелеграммами — с полистной проверкой путем сличения принимаемых документов с записями во внутренних описях;

с грифами «совершенно секретно» и «секретно» — с полистным просчетом и сверкой данных в описи и заверительных надписях на внутренней описи и в конце дела;

несекретные — путем сверки данных в описи с данными на обложке дела и в листе-заверителе дела, с просчетом листов.

Кроме того, во всех делах проверяются правильность определения фондовой и структурной принадлежности, формирования и оформления дел, соответствие заголовка дела содержанию подшитых в него документов, правильность определения сроков хранения по существующим перечням, наличие надписей и печатей в документах, заполнение всех граф в книгах учета личного состава, а также физическое состояние каждого дела (прочность подшивки листов, не поражены ли документы бумажными вредителями и др.). Вскрытые недостатки устраняются представителями организаций-сдатчиков.

4.6.3. Выявленные при приеме дел дефекты (повторяется нумерация листов, лист залит чернилами и др.) отмечаются в листе-заверителе дела.

4.6.4. На выявленные в ходе сдачи и приема недостающие дела, а также документы и отдельные листы составляются акты в двух экземплярах, которые подписываются приемщиком и сдатчиком и утверждаются директором Центрального архива, начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России, в подчинении которого находится архив, принимающий документы.

Акты составляются в произвольной форме и подшиваются: на недостающие дела — в дела фондов, на недостающие документы и листы — в дела, в которых обнаружена недостача документов и листов. Вторые экземпляры актов высылаются в адрес территориального органа (организации) МЧС России, сдающего документы, для принятия мер.

В конце описи лицом, ответственным за сдачу документов, делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел, литерные номера, номера не поступивших на хранение или выбывших на законном основании дел, а также недостающие в делах документы (листы) и другие особенности. Новая итоговая запись скрепляется мастичной печатью.

Против недостающих дел (листов) в описи делается отметка о причине отсутствия их, проставляются номер и дата акта о недостаче.

Если из дела изъят документ и на его место вшита надлежащим образом оформленная справка-заместитель, то количество листов в деле и описи не исправляется.

4.6.5. На дела, пораженные плесневым грибком, насекомыми или имеющие другие физические дефекты, составляется акт в двух экземплярах за подписью приемщика и сдатчика с указанием количества и степени поражения дел. Один экземпляр акта остается в принимающем архиве и подшивается в дело фонда, а другой высылается в адрес территориального органа (организации) МЧС России, сдающего документы, для принятия мер.

Пораженные дела подвергаются дезинфекции и дезинсекции, а затем помещаются на карантин отдельно от других дел на срок до трех месяцев, после чего вновь подвергаются осмотру. По результатам осмотра принимается решение о порядке дальнейшего хранения указанных дел.

4.6.6. На обложке каждого принятого дела заполняется соответствующий штамп, в котором указывается номер фонда, номер описи и номер дела по описи. В описи против наименований дел указывается номер коробки (пачки), в которую они уложены.

4.6.7. По окончании приема дел лицо, принимающее дела, расписывается в акте приема-передачи документов, указывая цифрами и прописью количество принятых дел и описей. В акте приема-передачи документов расписывается и сдатчик.

4.6.8. При транспортировании документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений. Перевозки документов производятся в крытых автомашинах в сопровождении сотрудников архива.

При многодневных перевозках на большие расстояния документы упаковываются в водозащитный материал и помещаются в ящики (контейнеры).

5. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ, АРХИВЕ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОРГАНА (ОРГАНИЗАЦИИ) МЧС РОССИИ

5.1. Общие положения

5.1.1. Сохранность архивных документов в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.

В комплекс работ по обеспечению сохранности архивных документов Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России включаются:

предоставление помещения для размещения архивных документов;

обеспечение нормативных условий хранения архивных документов;

выполнение требований к размещению архивных документов в архивохранилище;

проверка наличия и состояния архивных документов.

5.1.2 Обеспечение сохранности архивных документов возлагается:

в Центральном архиве — на директора Центрального архива;

в архиве территориального органа (организации) МЧС России — на начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России.

5.1.3. При смене вышеуказанных должностных лиц прием-передача архивных документов, научно-справочного аппарата к ним, обязательных и вспомогательных учетных документов оформляется актом (приложение № 49), который включается отдельным разделом в акт приема-передачи дел и должности.

При приеме-передаче дел проводится сплошная проверка наличия и состояния документов, архивных учетных документов и справочно-поисковых средств.

(п. 5.1.3 в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

5.1.4. Меры по обеспечению защиты государственной тайны, нормативных режимов обеспечения сохранности архивных документов в соответствии с действующим законодательством, нормативными правовыми актами определяются в Центральном архиве — директором Центрального архива, в помещениях архива территориального органа (организации) МЧС России определяются начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России.

5.2. Требования к зданиям и помещениям Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России

5.2.1. В соответствии с объемом и составом хранящихся дел и объемом текущего документооборота, включая организации — источники комплектования, Центральному архиву предоставляются отдельные здания, а архиву территориального органа (организации) МЧС России — отдельные здания (или часть здания, помещения), специально построенные или приспособленные для хранения архивных документов и обеспечивающие нормативные режимы хранения архивных документов в течение установленных сроков.

Строительство специальных зданий архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями.

5.2.2. В Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России предусматриваются следующие помещения:

архивохранилище (архивохранилища);

помещение для приема документов, их временного хранения и адаптации к новым условиям;

помещение для использования архивных документов (читальный зал, участок выдачи архивных документов и информационно-поисковых средств);

рабочие комнаты сотрудников архива, которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы.

В Центральном архиве, кроме того, предусматриваются помещения:

для размещения научно-справочного аппарата и учетных документов;

для размещения справочно-информационного фонда, научно-справочной библиотеки и методического кабинета;

для микрофильмирования и фотокопирования архивных документов (лаборатория микрофотокопирования архивных документов), сканирования архивных документов;

для реставрации, обработки документов (в том числе для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов);

для размещения вычислительной и множительной техники;

вспомогательного назначения (гардероб, приемная и др.).

(п. 5.2.2 в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

5.2.3 Не допускается размещение архива:

в зданиях, в которых расположены предприятия общественного питания, готовящие горячую пищу, продуктовые магазины и (или) склады, организации, хранящие и (или) применяющие пожароопасные и агрессивные химические вещества;

в ветхих строениях, деревянных постройках, помещениях с относительной влажностью воздуха более 55% и с печным отоплением;

в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод.

5.2.4. Архивохранилище должно быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

5.2.5. Утратил силу. - Приказ МЧС России от 27.05.2026 № 383.

5.2.6. При размещении архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон.

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, нс должны выделять агрессивные химические вещества и быть источником пыли.

5.2.7 Архивохранилище должно:

быть отделено от других помещений архива огнеупорными стенами и перекрытиями;

быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов;

быть гидроизолировано;

иметь высоту не менее 2,2 м от пола до нижней части выступающих конструкций перекрытия потолка;

иметь покрытие стен, полов, потолков, оборудования и средств хранения архивных документов, не собирающих пыль и не выделяющих агрессивные химические вещества;

иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей;

иметь беспрепятственные выходы к лифтам и лестничным клеткам;

не иметь внутри распределительных щитов, предохранителей и отключающих рубильников, труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды;

входные двери в архивохранилища должны быть выполнены из металла и иметь прочные запоры.

5.2.8. Не допускается хранение фонодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем в архивохранилище с постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 а/м.

5.3. Оборудование для хранения архивных документов

5.3.1. Архивохранилища оснащаются металлическими стеллажами, шкафами, сейфами, шкафами-стеллажами. В качестве специального оборудования возможно использование стационарных отсеков-боксов с металлическими перегородками и полками.

Стальные стеллажи могут быть использованы для хранения фонодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем только при условии их размагничивания и заземления.

Допускается эксплуатация имеющихся деревянных и смешанных стеллажей, не пораженных биологическими вредителями и обработанных огнезащитным составом.

5.3.2. В архивохранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, в архивохранилищах без окон — с учетом конструкционных особенностей помещения и используемого оборудования. Стационарные стеллажи, шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи устанавливаются с соблюдением следующих нормативов:

ширина главных проходов (между рядами стеллажей) — 120 см;

расстояние между полками по высоте — переменное, но не менее 40 см;

расстояние между стеной и стеллажами, параллельными стене, — 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа — 45 см;

ширина проходов между стеллажами — 75 см;

расстояние от стеллажей до отопительной системы — не менее 1 м;

расстояние от пола до нижней полки стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — не менее 30 см.

Мобильные стеллажи устанавливаются в соответствии с рекомендациями их производителей и с соблюдением нормативов для стационарных стеллажей в части главного прохода, расстояний от внешних стен и потолка помещения, а также от нагревательных и (или) отопительных устройств.

5.3.3. Помещения архива, в которых осуществляется хранение архивных документов, а также стеллажи, шкафы, сейфы и полки в каждом отдельно взятом архивохранилище (помещении) должны быть пронумерованы:

стеллажи, шкафы и сейфы — последовательно слева направо от входа в помещение;

полки стеллажей, шкафов и сейфов — сверху вниз, слева направо.

5.3.4. В приспособленных зданиях высота стеллажей определяется высотой помещения и мощностью перекрытий. При высоте помещений свыше 4 м и двухъярусных стеллажах предусматриваются межъярусные и межстеллажные перекрытия.

5.3.5. Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для архивных документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами и т.п.) определяются размерами этих архивных документов.

5.3.6. Для хранения особо ценных дел используются сейфы или металлические шкафы.

Для размещения справочных картотек к архивных документам в архивохранилище устанавливаются картотечные шкафы.

5.3.7. Для перемещения архивных документов в архивохранилище и работы у стеллажей используются библиотечные тележки, легкие устойчивые стремянки.

5.3.8. При наличии фонда пользования в читальном зале устанавливаются аппараты для чтения микрофильмов.

5.3.9. Внутри каждого архивохранилища (комнаты) вывешивается опись имущества (инвентаря, мебели и оборудования) с указанием фамилии ответственного за правильную их эксплуатацию.

5.4. Нормативные режимы хранения архивных документов

5.4.1. Противопожарный режим в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России регламентируется законодательством Российской Федерации, регулирующим вопросы пожарной безопасности.

5.4.2. Архивохранилище архивных документов с нитроосновой территориально должно быть отделено и изолировано от других, а также снабжено дополнительной вытяжкой воздуха в его нижней зоне.

5.4.3. Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России оборудуются средствами антитеррористической защищенности в соответствии с требованиями к антитеррористической защищенности объектов (территорий) МЧС России, территориальных органов и организаций МЧС России, установленными Правительством Российской Федерации.

5.4.4. Охранный режим устанавливается в соответствии с инструкцией о пропускном и внутриобъектовом режимах, утверждаемой приказом Центрального архива, территориального органа (организации) МЧС России и согласованной с организацией, осуществляющей охрану Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России на основании распорядительных документов МЧС России и договоров.

5.4.5. Охранный режим обеспечивается путем оборудования средствами охранной сигнализации и (или) круглосуточного поста охраны здания, в котором размещаются архивохранилище, а также другие помещения архива, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны.

(в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

<1> Требования к организации хранения документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, содержатся в Инструкции по обеспечению режима секретности.

(сноска введена Приказом МЧС России от 27.05.2026 № 383)

В случае выдачи архивных документов во временное пользование по запросам государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вынос из здания Центрального архива или здания территориального органа (организации) МЧС России архивных документов разрешается только по специальным пропускам.

5.4.6 Право на доступ в архивохранилище (помещение для хранения архивных документов) имеют:

в Центральном архиве — директор Центрального архива, главный хранитель фондов и заместитель директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности;

в территориальном органе (организации) МЧС России — начальник (руководитель) территориального органа (организации) МЧС России, его заместитель, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности и ответственный за архив;

работники данного архивохранилища;

другие работники Центрального архива, территориального органа (организации) МЧС России в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего;

иные лица в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего, с разрешения начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России или уполномоченного им должностного лица, а в Центральном архиве — директора Центрального архива.

5.4.7. На окна, через которые возможно проникновение извне, устанавливаются металлические решетки.

Для эвакуации архивных дел (документов) и имущества через окна часть оконных решеток навешивается на петли. Решетки всегда должны быть заперты на замки и опечатаны. Доступ для открывания замков должен быть как с наружной, так и с внутренней стороны. Окна, оборудованные открывающимися решетками, нумеруются. К ключам от замков таких окон прикрепляются бирки с указанием номеров окон.

5.4.8. Оснащению средствами охранной сигнализации в обязательном порядке подлежат помещения Центрального архива, в которых:

постоянно или временно хранятся архивные документы;

установлено серверное оборудование, обеспечивающее функционирование информационной системы Центрального архива.

(п. 5.4.8 в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

5.4.9 Ежедневному опечатыванию по окончании рабочего дня подлежат:

помещения архива, указанные в пунктах 5.4.5 и 5.4.8 Инструкции;

(в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

находящиеся в неопечатываемых помещениях Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России шкафы и сейфы, в которых временно находятся архивные документы, а также хранятся учетные документы.

5.4.10. Помещения Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, должны быть оборудованы дверями повышенной технической укрепленности и замками усиленной секретности. Каждый замок должен иметь не менее двух комплектов ключей, один из которых хранится на посту охраны, второй в кабинете директора Центрального архива, начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России или уполномоченного им должностного лица.

Все экземпляры ключей от помещений архива (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяется режим секретности) учитываются в журнале регистрации ключей.

5.4.11. В рабочее время в отсутствие работников помещения Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, должны быть закрыты на замок.

5.4.12. Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России обязан обеспечить защиту информации и персональных данных, содержащихся в архивных документах и в информационной системе Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Температурно-влажностный и световой режимы

5.4.13. Помещения архивохранилищ должны быть оборудованы системами кондиционирования воздуха, обеспечивающими рециркуляцию воздуха с кратностью воздухообмена не менее 2/3 в час и поддерживающими стабильность нормативного температурно-влажностного режима, учитывающего специфику видов документов:

для хранения документов на бумажном носителе — температура +17 — +19 °C, относительная влажность воздуха — 50 — 55%;

для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях +8 — +15 °C, относительная влажность воздуха — 40 — 50%;

для документов на оптических дисках +10 — +23 °C, относительная влажность воздуха — 20 — 50%;

для документов на кинопленке:

с нитроосновой — черно-белые: температура не выше 0 — +10 °C, цветные: температура не выше -5 — +5 °C;

с безопасной основой — черно-белые: температура +2 — +15 °C, цветные: температура не выше -5 — +5 °C;

для фотодокументов:

пленка — черно-белые: температура +8 — +15 °C; цветные: температура -5 — +5 °C;

фотобумага: черно-белая — температура +17 — + 19 °C; цветная — температура +2 — +5 °C.

Относительная влажность воздуха, необходимая для хранения архивных документов на кинопленке и фотодокументов, составляет 40 — 50%.

5.4.14. Не допускаются сезонные и суточные колебания температуры в архивохранилище более чем на 5 °C и относительной влажности воздуха более чем на 10%.

5.4.15. В помещениях архива с нерегулируемым температурно-влажностным режимом допускается временное (до 2 месяцев) хранение архивных документов при температуре 20 +/- 5 °C и относительной влажности воздуха 50 +/- 20% при проведении их физико-химической и технической обработки, предусмотренной подразделом 5.7 Инструкции, и использовании.

При длительном несоответствии параметров нормативным требованиям (от 3 суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 70 — 90%, принимаются меры по их нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища).

5.4.16. Контроль за температурно-влажностным режимом в архивохранилище обеспечивается размещением в одной или нескольких контрольных точках (в зависимости от конструкционных особенностей и кубатуры) архивохранилища (помещения) на высоте не менее 1 м, вдали от отопительных и вентиляционных систем, комплекта контрольно-измерительных приборов в составе: термометр и гигрометр или термогигрометра.

Измерения температурно-влажностных параметров воздушной среды производятся в одно и то же время суток:

в кондиционируемом архивохранилище — 1 раз в неделю;

в некондиционируемом архивохранилище — 2 раза в неделю;

при несоответствии параметров нормативным требованиям — 1 раз в сутки.

Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России обязан проводить поверку и (или) замену контрольно-измерительных приборов в соответствии с технической документацией к ним.

При отсутствии в здании Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России автоматической системы управления вентиляцией и кондиционированием воздуха показания контрольно-измерительных приборов в каждом архивохранилище фиксируются в журнале регистрации показаний контрольно-измерительных приборов (приложение № 19), в котором также отражаются даты поверки приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

5.4.17. Температуру и влажность воздуха в закрытых шкафах и сейфах контролируют самопишущими приборами. Закрытые шкафы и сейфы для хранения архивных документов проветривают не реже одного раза в неделю.

5.4.18. Постоянное хранение архивных документов должно осуществляться в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в коробках, папках, шкафах.

Освещение в архивохранилищах может быть естественным и искусственным.

Не допускается освещение архивных документов прямым солнечным светом.

В целях защиты архивных документов от разрушающего действия солнечных лучей архивохранилища следует располагать в здании с окнами на северную сторону.

Защита архивных документов от действия света обеспечивается:

применением в окнах светорассеивающих стекол, светорассеивателей или защитных фильтров;

покраской обычных стекол белой краской;

хранением архивных документов в коробках, папках, а также в шкафах и на стеллажах закрытого типа.

5.4.19. В качестве источников искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Разрешается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодных светильников, разрешенных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере пожарной безопасности.

5.4.20. Светильники должны быть удалены от коробок с архивными документами не менее чем на 50 см. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте одного метра от пола 20 — 50 люксов, на рабочих столах — 100 люксов.

5.4.21. Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света должна предусматриваться не только в архивохранилищах, но и во всех помещениях при любых видах работ с архивными документами.

Санитарно-гигиенический режим

5.4.22. Санитарно-гигиенический режим в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России должен соответствовать требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим федеральный государственный санитарно-эпидемиологический надзор.

5.4.23. Помещения Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

5.4.24 Для защиты архивных документов в помещениях архивохранилищ необходимо:

обеспечить максимально возможную герметичность помещений архивохранилищ и оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей;

периодически, не реже одного раза в год, проводить обеспыливание коробок с архивными документами, стеллажей и помещений архивохранилищ с помощью электропылесоса;

проводить систематическую, не реже одного раза в месяц, влажную уборку помещений архивохранилищ;

периодически, не реже одного раза в месяц, обрабатывать цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков;

следить за состоянием дощатых полов, чтобы они не имели щелей и были окрашены масляной краской.

5.4.25. В архивохранилищах должно проводиться регулярное наблюдение за физическим состоянием архивных документов. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) архивные документы и помещения архивохранилищ подвергаются обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесени. При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции и дезинсекции архивных документов и помещений силами работников архива, а при необходимости — силами соответствующих служб.

Архивные документы, подвергшиеся биологическому поражению, подлежат немедленной изоляции и санитарно-гигиенической обработке (дезинфекции, дезинсекции), а архивохранилище, пораженное биологическими вредителями, — дератизации.

Архивные дела, прошедшие дезинфекцию и дезинсекцию, укладываются отдельно от других дел на карантин сроком до трех месяцев, после чего они вновь подвергаются осмотру.

При обнаружении в архивохранилище грызунов следует обратиться на санитарно-эпидемиологическую станцию.

О каждом случае повреждения архивных документов грызунами или насекомыми — вредителями бумаг докладывается начальнику (руководителю) территориального органа (организации) МЧС России, в подчинении которого находится архив, а в Центральном архиве — директору Центрального архива и главному хранителю фондов.

5.4.26. Для проведения санитарно-гигиенических работ (обеспыливание, перемещение дел и т.п.) в архивохранилище в плане работы Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России предусматриваются санитарные дни (не реже одного раза в месяц).

5.4.27. При работе с уникальными документами необходимо использовать тканевые перчатки.

Первичные средства хранения

5.4.28 Архивные документы подлежат размещению:

на бумажном носителе — в коробках, папках, конвертах;

аудиовизуальные — в коробках и бюксах, ящиках упаковочных для фильмов (яуфах), конвертах;

электронные на физически обособленных носителях — в упаковке, рекомендованной производителями носителей.

5.4.29. Архивные документы в первичных средствах хранения размещаются в архивохранилище на оборудовании, предусмотренном пунктом 5.3.1 Инструкции.

5.4.30. Во всех помещениях Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России не допускается размещение, включая временное, архивных документов на полу и подоконниках, в транспортной таре.

5.4.31. Лицевая сторона каждого первичного средства хранения архивных документов снабжается ярлыком, на котором указываются номер архивного фонда, номер описи дел, документов, крайние номера единиц хранения, находящихся в нем.

Допускается дополнение ярлыка:

полным наименованием архива и (или) его аббревиатурой;

названием архивного фонда;

штрих-кодом, радиочастотным идентификатором;

отметкой о наличии особо ценных документов, подлежащих эвакуации при возникновении чрезвычайных ситуаций, в период мобилизации и в военное время;

отметкой об отсутствующей или пропущенной единице хранения.

Электронные документы на физически обособленных носителях снабжаются вкладышами (этикетками) с их архивным шифром.

Особенности хранения электронных документов

5.4.32. Хранение электронных документов в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России осуществляется:

на физически обособленных носителях — в двух экземплярах, один из которых является основным, другой — рабочим. При этом основной и рабочий экземпляры хранятся в разных архивохранилищах (помещениях), при температурно-влажностном режиме, рекомендованном производителями носителей;

в информационной системе Центрального архива — на собственном оборудовании Центрального архива (хранилище электронных документов).

5.4.33 Обязательными условиями хранения электронных документов на физически обособленных носителях являются:

применение носителей, предназначенных для долговременного (свыше 10 лет) хранения информации;

наличие технических и программных средств, позволяющих осуществлять их воспроизведение, миграцию и конвертацию, а также контролировать физическое и техническое состояние;

проведение миграции на новые носители и конвертации в современные форматы;

организация контроля за их аутентичностью, целостностью, достоверностью, пригодностью для использования.

5.4.34 Нормативные условия хранения электронных документов в информационной системе Центрального архива обеспечиваются:

ее соответствием требованиям законодательства Российской Федерации в области создания, развития, ввода в эксплуатацию государственных информационных систем и хранения в них информации;

соблюдением при ее эксплуатации требований информационной безопасности и защиты информации;

резервным копированием электронных документов, в том числе при применении облачных технологий, и их конвертацией в современные форматы.

5.5. Размещение архивных документов. Топографирование

5.5.1. Расстановка архивных документов определяется планом (схемой) размещения архивных фондов с учетом необходимости локализации архивных документов, для которых установлен особый режим хранения.

План (схема) размещения архивных фондов утверждается:

в Центральном архиве — директором Центрального архива;

в архиве территориального органа (организации) МЧС России — начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России.

5.5.2 Отдельному от других архивных документов (обособленному) хранению подлежат архивные документы:

содержащие сведения, составляющие государственную тайну;

кинодокументы с нитроосновой;

подвергшиеся биологическому поражению;

переданные на временное хранение в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России по договору и не отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации.

5.5.3 Сейфовому хранению с замещением в первичных средствах хранения картами-заместителями подлежат единицы хранения:

содержащие уникальные документы;

имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни.

5.5.4. Принятые архивные документы укладываются и хранятся в специальных коробах. Расстояние между полкой стеллажа и верхней крышкой короба, обеспечивающее циркуляцию воздуха, должно быть не менее 5 см.

5.5.5. Архивные дела укладываются в короба в соответствии с их шифром в пределах описи, фонда, при этом дела должны вкладываться в короба и извлекаться из них без усилий.

5.5.6. Совершенно секретные, секретные дела и дела особой важности размещаются в соответствии с требованиями Инструкции по обеспечению режима секретности.

5.5.7. Не допускается хранение архивных документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и в других не предназначенных для этих целей местах.

5.5.8. В целях закрепления места хранения архивных документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели.

Все изменения в местонахождении архивных документов фиксируются в топографических указателях, а также отражаются в плане (схеме) размещения архивных фондов.

5.5.9. Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения (приложение № 20).

5.5.10. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов (приложение № 21).

5.5.11. Все помещения архивохранилищ, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах — по шкафам сверху вниз слева направо.

Номера должны быть проставлены четкими выделяющимися на фоне окраски стеллажа цифрами.

Бирка с номером и табличка, в которой указывается назначение архивохранилища (комнаты), прикрепляются на наружной стороне входной двери.

5.5.12. На коробах проставляются порядковые номера, в соответствии с которыми они укладываются на стеллажи, и количество архивных дел в них. Там, где это удобно и целесообразно, самостоятельная нумерация коробов может производиться по следующим группам архивных документов:

архивные дела с постоянным сроком хранения;

архивные дела по учету личного состава;

архивные дела с временными сроками хранения (по срокам их уничтожения).

5.6. Проверка наличия и состояния архивных документов и организации архивной работы

Инвентаризация архива

5.6.1. При инвентаризации в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России проводится проверка наличия и состояния дел и описей дел в целях установления их фактического наличия, установления их физического состояния, выявления дел и описей дел, требующих консервационно-профилактической и реставрационной обработки и для организации розыска архивных документов, не обнаруженных в ходе инвентаризации.

5.6.2. Инвентаризации могут быть подвергнуты дела и описи всего архива (архивохранилища), группы фондов, отдельного фонда или его части.

5.6.3. Инвентаризация архива является постоянной плановой работой Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России.

Инвентаризация проводится:

уникальных документов — ежегодно (с полистным просмотром);

архивных документов, имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, — ежегодно;

особо ценных документов — один раз в 10 лет;

аудиовизуальных документов — один раз в 5 лет (при объеме аудиовизуальных документов более 50% от общего количества архивных документов — один раз в 15 лет);

кинодокументов с нитроосновой — один раз в 2 года;

электронных документов на физически обособленных носителях — не реже одного раза в 5 лет.

Инвентаризация электронных документов в информационной системе Центрального архива осуществляется в автоматическом режиме.

Цикличность инвентаризаций остальных архивных документов составляет:

в Центральном архиве — не реже одного раза в 10 лет;

в архиве территориального органа (организации) МЧС России — не реже одного раза в 5 лет.

5.6.4. Внеплановая инвентаризация архивных документов, состояния дел и описей всех или части фондов архива (архивохранилища) проводится также:

после массового перемещения архивных документов, чрезвычайной ситуации и (или) других обстоятельств, в результате которых они могли бы быть утрачены или повреждены;

(в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

при передаче архивных документов из Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, архивохранилища;

при приеме дел хранителями фондов на хранение;

при смене ответственного за архив территориального органа (организации) МЧС России, начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России, в подчинении которого находится архив, а в Центральном архиве — хранителя фондов;

при реорганизации Центрального архива, территориального органа (организации) МЧС России.

5.6.5 Инвентаризация проводится комиссией, назначаемой:

в Центральном архиве — приказом Центрального архива;

в территориальном органе (организации) МЧС России — приказом территориального органа (организации) МЧС России.

При наличии в составе фондов архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, комиссия должна состоять из лиц, имеющих соответствующий допуск к работе со сведениями, составляющими государственную тайну.

5.6.6. Перед началом работы комиссия должна ознакомиться с документами предыдущих проверок, делом фонда и с основными учетно-справочными документами, относящимися к проверяемому фонду. Проверка наличия описей производится по книгам регистрации сдаточных описей дел (реестрам описей, листам фондов). Наличие архивных документов проверяется путем сверки наименования (заголовка) архивного дела и архивных шифров, имеющихся на обложке каждого дела, с записями в описи. Физическое состояние определяется путем визуального просмотра дел.

Делать какие-либо пометки или записи в ходе проверки в описях дел или других учетных документов категорически запрещается. Проверкой устанавливаются:

наличие описей;

количество архивных дел, числящихся по описям;

количество архивных дел, оказавшихся в наличии;

номера и наименования архивных дел, не обнаруженных при проверке;

количество архивных дел, не включенных в описи;

количество архивных дел, не относящихся к данному фонду;

количество архивных дел, не оговоренных в итоговой записи (литерных);

пропущенные номера, не учтенные в итоговой записи;

номера и наименования архивных дел с неисправимыми повреждениями, пораженных плесневым грибком или насекомыми, а также архивные дела, требующие реставрации и подшивки;

условия хранения архивных документов.

По результатам инвентаризации составляется акт проверки и наличия состояния дел фонда (приложение № 22). Результаты проверки вносятся в лист проверки наличия и состояния документов и описей фонда (приложение № 23), являющийся приложением к акту проверки и наличия состояния дел фонда. Акты проверки включаются в дело фонда.

5.6.7 При проведении инвентаризации необходимо:

сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках;

подкладывать на свои места, обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела проверяемого фонда;

изымать из проверяемого фонда неправильно подложенные дела других фондов;

размещать в конце фонда обнаруженные при проверке дела фонда, не внесенные в опись, для последующей обработки и описания;

изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела и немедленно докладывать об этом начальнику (руководителю) территориального органа (организации) МЧС России.

5.6.8. В случае обнаружения в описи неучтенных литерных, свободных и пропущенных порядковых номеров итоговая запись пересоставляется, а в листе проверки наличия и состояния документов и описей фонда делаются отметки, которые затем фиксируются обобщенно в акте проверки наличия и состояния дел.

5.6.9. Архивные дела, находящиеся на день инвентаризации во временном пользовании внутри Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, проверяются на общих основаниях с делами, находящимися в архивохранилище.

Архивные дела, находящиеся в период инвентаризации во временном пользовании за пределами Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, считаются имеющимися в наличии.

5.6.10. Если в ходе инвентаризации будет выявлено отсутствие дел и описей, то организуется их розыск в течение одного года со дня завершения проверки.

В ходе розыска необходимо:

изучить все учетные документы по выдаче дел из архивохранилища;

проверить дела находящихся рядом фондов;

изучить дело фонда, в первую очередь имеющиеся акты на документы, отобранные для уничтожения, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния документов и описей фонда.

В случае, когда недостающие архивные дела и описи обнаружить не удалось, они вносятся в книгу учета недостающих архивных дел и описей (приложение № 24). Для принятия окончательного решения назначается административное расследование. О результатах расследования докладывается в Центральный архив.

Центральный архив снимает с учета архивные документы на основании решения Государственного архива Российской Федерации.

Архив территориального органа (организации) МЧС России снимает с учета архивные документы на основании решения Центрального архива.

Архивные дела, не включенные в описи, учитываются и присоединяются к соответствующему фонду в установленном порядке.

5.6.11. По окончании инвентаризации акт проверки наличия и состояния дел фонда (приложение № 22) с приложенными к нему документами (списками, заключениями, справками и др.) представляется на рассмотрение и утверждается начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России, в подчинении которого находится архив, а в Центральном архиве — директором Центрального архива.

Акты проверки наличия и состояния дел служат основанием для передачи документов на хранение вновь назначенным хранителям фондов.

5.6.12. Инвентаризация считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда.

Проверка физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов, выявление архивных документов с повреждениями носителей и информации

5.6.13. При приеме архивных документов от структурных подразделений и организаций-источников комплектования не допускается их размещение в архивохранилище без:

предварительной выдержки в карантинном помещении (при наличии);

проверки физико-химического, технического и биологического состояния, а также на наличие скоб, скрепок, закладок, пластиковых файлов и других посторонних предметов;

выявления вида основы носителей кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и проверки кинодокументов с нитроосновой на стабильность;

проверки аудиовизуальных и электронных документов на физически обособленных носителях на возможность воспроизведения (считывания) записанной информации, соответствие их характеристик сопроводительной технической документации, отсутствие вредоносного программного обеспечения;

очистки от пыли и перемотки кинодокументов на пленке и фонодокументов на магнитной ленте;

обеспыливания первичных средств хранения и корешков, очистки от загрязнений фотодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях.

5.6.14. Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России проводит акклиматизацию поступивших на хранение архивных документов.

5.6.15. При обнаружении физико-химических и технических дефектов, биологического поражения архивных документов Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России и организация — источник комплектования составляют акт произвольной формы, отражающий выявленные недостатки и меры по их устранению.

Архивные документы с выявленными физико-химическими, техническими дефектами возвращаются передающей стороне для устранения таких дефектов и санитарно-гигиенической обработки (дезинфекции, дезинсекции) архивных документов.

5.6.16. Проверка физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов в процессе хранения проводится:

в ходе инвентаризации архивных документов;

в случае повреждения архивных документов вследствие чрезвычайной ситуации;

при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища;

при других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.

5.6.17 При полистной проверке физического состояния выявляются архивные документы на бумажном носителе с:

повышенной влажностью;

биологическими поражениями;

дефектами бумаги и текста.

5.6.18 При проверке физико-химического и технического состояния аудиовизуальных документов определяются:

состояние упаковки;

наличие стандартных ракордов;

техническое состояние поверхности и перфорационных дорожек и склеек;

наличие загрязнений и механических повреждений;

стабильность пленки с нитроосновой;

шаг перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 и 16 мм;

коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя;

наличие дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);

электроакустические характеристики;

параметры видеодокументов в видеоканале;

качество изображения;

наличие размагниченных участков и механических повреждений отдельных участков носителя записи;

наличие коррозии на поверхности металлических граморигиналов;

наличие уксусного синдрома триацетатной пленки;

воспроизводимость;

наличие внешних повреждений носителей;

потребность в миграции на новые носители.

5.6.19 При проверке физико-химического и технического состояния электронных документов определяются:

состояние упаковки (только для физически обособленных носителей);

наличие вредоносного программного обеспечения;

воспроизводимость;

наличие внешних повреждений (только для физически обособленных носителей);

потребность в миграции на новые носители (только для физически обособленных носителей);

потребность в конвертации в другие форматы.

5.6.20. По результатам проверки физико-химического и технического состояния архивных документов составляется акт в произвольной форме, в котором отражается необходимость (отсутствие необходимости) проведения их физико-химической и (или) технической обработки (согласно подраздела 5.7) и, в зависимости от состояния архивных документов, указываются рекомендуемые сроки проведения следующей проверки.

5.6.21. Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России ведет учет физико-химического и технического состояния архивных документов на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

Результаты проверки физико-химического и технического состояния архивных документов отражаются:

1. для архивных документов на бумажном носителе:

в листе-заверителе дела;

в листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов;

в карточке учета архивных документов с повреждениями носителя;

в карточке учета архивных документов с повреждениями текста;

в картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов;

2. для аудиовизуальных документов — в карточке учета технического состояния кинодокумента, фотодокумента, фонодокумента, видеодокумента;

3. для электронных документов — в карточке учета технического состояния носителя электронного документа (только для электронных документов на физически обособленных носителях).

Проверки организации архивной работы

5.6.22. Проверки организации архивной работы в структурных подразделениях центрального аппарата, территориальных органах (организациях) МЧС России проводятся Центральным архивом:

в рамках участия в проверках, проводимых центральным аппаратом (инспекторские, тематические);

в рамках участия во внеплановых проверках, которые могут проводиться по поручению руководства МЧС России.

(п. 5.6.22 в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

5.6.23 — 5.6.31. Утратили силу. - Приказ МЧС России от 27.05.2026 № 383.

5.7. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов

5.7.1. Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России проводит физико-химическую и техническую обработку архивных документов:

в плановом порядке — по результатам проверки физическо-химического и технического состояния (согласно подраздела 5.6 Инструкции) по очередности, установленной в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России с учетом принадлежности их к особо ценным документам, физического состояния и интенсивности использования;

внепланово — в случае чрезвычайных ситуаций, повлекших порчу архивных документов, а также при их биологическом поражении.

5.7.2 Физико-химическая и техническая обработка архивных документов на бумажном носителе включает:

дезинфекцию, дезинсекцию;

реставрацию (реставрационно-консервационную обработку);

фотореставрацию архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом;

страховое копирование;

переплет;

обеспыливание;

обработку в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением сушки, замораживания, воспроизведения, дезактивации и других видов специальной обработки.

5.7.3. Аудиовизуальные документы, за исключением в идеодокументов, подлежат реставрационной и консервационно-профилактической обработке.

5.7.4. В случае повреждения физически обособленного носителя электронных документов создаются копии этих электронных документов на другом физически обособленном носителе с другого экземпляра носителя.

5.8. Признание архивных документов находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии и неисправимо поврежденными

5.8.1. Архивные документы признаются находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с порядком, устанавливаемым уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства <1>.

<1> Подпункт 13 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.

Архивные документы, признанные находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, ставятся на учет в соответствии с пунктом п. 5.6.21 Инструкции для проведения физико-химической и технической обработки.

5.8.2. Архивный документ, состояние которого исключает возможность восстановления его материального носителя и использования (воспроизведения) содержащейся в нем информации, признается неисправимо поврежденным.

Решение о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета принимается на основании представляемых Центральным архивом, архивом территориального органа (организации) МЧС России экспертного заключения и акта о неисправимых повреждениях документов (приложение № 35):

Государственным архивом Российской Федерации — по архивным документам, хранящимся в Центральном архиве;

Центральным архивом — по архивным документам, хранящимся в архиве территориального органа (организации) МЧС России.

Приказ Центрального архива, территориального органа (организации) МЧС России о снятии с учета неисправимо поврежденного архивного документа издается только после получения вышеуказанного письменного решения.

5.9. Создание страхового фонда архивных документов и фонда пользования

5.9.1. Страховой фонд архивных документов представляет собой совокупность страховых копий архивных документов и создается на уникальные и особо ценные документы Архивного фонда Российской Федерации в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов архивных документов.

5.9.2. Выявление уникальных документов проводит Центральный архив в соответствии с положением о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Отнесение архивных документов к особо ценным осуществляет ЭПМК.

5.9.3. Для создания страхового фонда уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации производится микрофильмирование.

5.9.4. Создание страхового фонда, а также тематических микрофильмов осуществляется на основании годовых планов работы Центрального архива. К страховому фонду создается необходимый научно-справочный аппарат.

5.9.5. Страховой копией для архивных документов на бумажной основе является негативный микрофильм первого поколения (негатив микрофильма), изготовленный на черно-белой фотографической галогенидосеребряной пленке типоразмера МР-35 или микрофише формата A6 методом непосредственного фотографирования архивных документов.

5.9.6. Фонд пользования представляет собой совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях, в том числе и электронных, и предназначенных для использования в целях обеспечения сохранности оригиналов архивных документов.

Одновременно с созданием страхового фонда изготавливается комплект фонда пользования, который состоит из двух позитивных микрофильмов второго поколения, изготовленных с негативных микрофильмов первого поколения.

5.9.7. Организация микрофильмирования (выявление, отбор и подготовка оригиналов к съемке, изготовление, учет, хранение и использование микрофильмов), технология операций микрофильмирования определяются инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с требованиями нормативных правовых актов по этим вопросам Росархива и утверждаемыми приказами МЧС России.

5.9.8. Организация перевода на электронные носители информации, а также технологий операций этого перевода определяются соответствующими инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с требованиями нормативных документов по обеспечению безопасности информации от несанкционированного доступа.

5.9.9. В целях создания фонда пользования и обеспечения сохранности подлинников уникальных документов в Центральном архиве разрешается производить снятие электрографических копий с указанных архивных документов для использования в читальных залах.

Оригиналы архивных документов, с которых изготовлены позитивы микрофильмов и электрографические копии, являются неприкосновенными.

5.9.10. Изготовление, учет и хранение микрофильмов страхового фонда производятся в порядке, установленном для секретных документов, независимо от грифа секретности оригиналов.

Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов архивных документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных хранилищах страхового фонда.

Комплект фонда пользования хранится, как правило, при читальном зале архива.

5.9.11. Проверка наличия и выборочный технический контроль микрофильмов страхового фонда проводятся не реже одного раза в 3 года.

Наличие и техническое состояние позитивов микрофильмов проверяется в процессе выдачи их для использования, но во всех случаях — не реже одного раза в 10 лет.

Выборочному техническому контролю подвергаются 20% негативов микрофильмов. При обнаружении дефектов прогрессирующего характера (плесень, отслоение эмульсии и т.п.) контролю подвергаются все негативы микрофильмов данного года.

Негативы и позитивы микрофильмов, имеющие дефекты, передаются на реставрационно-профилактическую обработку.

5.10. Обеспечение физико-химической сохранности архивных документов

5.10.1. Комплекс работ по специальной технической обработке архивных документов: обеспыливание <1>, физическая и химическая реставрация, фотореставрация и другие виды работ, обеспечивающих сохранность архивных документов, а также создание страхового фонда проводят лаборатории, являющиеся структурными подразделениями Центрального архива.

<1> Обеспыливание документов проводится и в архивах территориальных органов (организаций) МЧС России.

5.10.2. Архивные документы с физическими дефектами основы (ветхость, утрата частей документа, разрывы и др.) или текста (частичное или полное выцветание текста) регистрируются в картотеке или книге учета физического состояния архивных документов (приложение № 25), где фиксируются виды и сроки специальной обработки, которой впоследствии должны быть подвергнуты архивные документы (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование), и намечаются конкретные меры по организации этой обработки архивных документов. В книге учета физического состояния архивных документов для каждого фонда отводятся отдельные листы.

5.10.3. Независимо от ценности архивных документов немедленной передаче на обработку (дезинфекцию, дезинсекцию) подлежат дела и архивные документы, пораженные биологическими вредителями — плесенью и насекомыми. Очередность устранения других дефектов определяется информационной значимостью и интенсивностью использования архивных документов. Из равноценных архивных документов первоочередной специальной обработке подлежат сильно разрушенные ветхие архивные документы с прогрессирующим угасанием текстов. Природа дефектов и способы их устранения устанавливаются специалистами лабораторий.

Учет дел, передаваемых в лаборатории, ведется в книге учета по следующей форме: номер по порядку, дата передачи, номер и название фонда, номер описи, номер дела по описи, количество листов в деле, расписка ответственного лица лаборатории в приеме дела, дата возвращения дела в архивохранилище, расписка хранителя фонда в приеме дела.

5.11. Обеспечение сохранности архивных документов при возникновении чрезвычайных ситуаций

5.11.1. К чрезвычайным ситуациям относятся обстоятельства, при которых невозможно выполнение Центральным архивом, архивом территориального органа (организации) МЧС России в полном объеме возложенных на них задач в соответствии с требованиями Инструкции и других нормативных правовых актов, создается угроза жизни и здоровью людей, сохранности архивных документов Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России.

5.11.2 К чрезвычайным ситуациям относятся:

объявление степеней готовности гражданской обороны;

введение в действие планов гражданской обороны;

объявление в государстве (регионе, городе) режима чрезвычайного положения;

пожар, техногенные катастрофы и стихийные бедствия, повлиявшие на жизнедеятельность архива;

исчезновение или порча архивных документов, хищение или порча имущества в результате проникновения в архив посторонних людей или других противоправных действий;

аварии систем жизнеобеспечения Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, а также здания архива;

снятие охраны архива;

другие обстоятельства, вынуждающие руководство Центрального архива, территориального органа (организации) МЧС России принять решение об изменении режима работы Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России или приостановлении его деятельности.

5.11.3. С учетом возможных чрезвычайных ситуаций Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России разрабатывает и при необходимости периодически пересматривает планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы о работе в чрезвычайных ситуациях.

5.11.4. Планы и другие документы по мобилизационной подготовке, гражданской обороне Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России разрабатываются в установленном порядке.

5.11.5. Планы мероприятий Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России на случай чрезвычайных ситуаций, не относящиеся к мобилизационной подготовке и гражданской обороне, должны согласовываться с организационными и распорядительными документами Центрального архива, территориального органа (организации) МЧС России, разработанными по линии мобилизационной подготовки и гражданской обороны.

5.11.6. С содержанием планов мероприятий и других нормативных документов, определяющих работу Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России при чрезвычайных ситуациях, должны быть ознакомлены работники Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России в части, их касающейся, с обязательным выполнением требований, установленных в отношении доступа к сведениям, составляющим государственную тайну.

5.11.7. Выполнение в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России мероприятий, предусмотренных планами мобилизационной подготовки и гражданской обороны, осуществляется согласно этим планам в установленном порядке.

5.12. Обеспечение сохранности электронных документов

5.12.1 Обязательными условиями хранения электронных документов являются:

наличие в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;

обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

5.12.2. Передача текстовых электронных документов для хранения в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России осуществляется в формате PDF/A.

5.12.3. В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды, используемой в делопроизводстве и в архиве, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.

5.12.4. В процессе хранения электронных документов в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.

В случае если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители.

5.12.5. При изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы.

При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах.

Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и/или на новые носители, должны отвечать требованиям, установленным пунктом 5.12.2 Инструкции.

6. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ, АРХИВЕ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОРГАНА (ОРГАНИЗАЦИИ) МЧС РОССИИ

6.1. Общие требования к учету документов

6.1.1. Учет документов в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

6.1.2. Учету подлежат все хранящиеся в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России документы, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

6.1.3. Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:

архивный фонд;

опись дел;

единица хранения — дело, электронное дело.

6.1.4. Единица хранения — физически обособленные документы или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.

Единица хранения документов на бумажной основе представляет собой совокупность документов, заключенных в обособленную обложку, папку (т.е. дело).

Единица хранения электронных документов — контейнер электронного документа.

6.1.5. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный шифр — обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов, описи, порядкового номера единицы хранения по описи.

Номер архивного фонда присваивается Центральным архивом, архивом территориального органа (организации) МЧС России после оформления первого поступления документов на хранение.

6.1.6. Учет документов в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России строится на основе соблюдения принципов: централизации, выраженной в применении единых единиц учета; унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними; динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов; полноты и достоверности учета.

6.1.7. Учет документов в архиве территориального органа (организации) МЧС России ведется лицом, ответственным за архив, в Центральном архиве — заведующим сектором комплектования.

6.1.8. Все учетные документы Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России должны храниться в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

6.2. Система учетных документов в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России

6.2.1. Система учетных документов Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России — это комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

6.2.2. Учет документов в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов установлены Инструкцией и обязательны для применения в Центральном архиве и архивах территориальных органов (организаций) МЧС России. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются Центральным архивом и архивами территориальных органов (организаций) МЧС России самостоятельно.

Учет научно-технической документации в территориальных органах (организациях) МЧС России, выступающих разработчиками, заказчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производством научно-технической продукции, в процессе деятельности которых образуется научно-техническая документация, осуществляется в соответствии с разделом III Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденных приказом Росархива от 9 декабря 2020 г. № 155 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 12 марта 2021 г., регистрационный № 62735).

(абзац введен Приказом МЧС России от 27.05.2026 № 383)

6.2.3. Основными учетными документами в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России являются:

книга регистрации сдаточных описей дел (приложение № 26) для регистрации сдаточных описей дел, поступивших в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России от структурных подразделений;

книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 27) для учета в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания;

список фондов (приложение № 28) для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

лист фонда (приложение № 29) для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений в названии фонда;

опись дел (приложения № 10 и № 13) для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в эту опись;

(в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

реестр описей — для регистрации архивных описей дел, учета их количества и состава (приложение № 30);

книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (приложение № 31) для учета в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (ведется в Центральном архиве и архивах территориальных органов (организаций) МЧС России, осуществляющих страховое копирование документов);

опись страхового фонда (приложение № 32) для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов (составляется в Центральном архиве, осуществляющем страховое копирование особо ценных документов);

дело фонда — комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд.

Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России составляется паспорт архива, хранящего управленческую документацию на 1 декабря текущего года (приложение № 33). В территориальных органах (организациях) МЧС России, выступающих разработчиками, заказчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производством научно-технической продукции, в процессе деятельности которых образуется научно-техническая документация, составляется также паспорт архива, хранящего научно-техническую документацию на 1 декабря текущего года (приложение № 50). Указанные паспорта архива предоставляются не позднее 10 декабря в архив, источником комплектования которого является территориальный орган (организация) МЧС России. К паспорту архива прилагается пояснительная записка.

(в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

Центральный архив осуществляет централизованный учет архивных документов, хранящихся в архивах территориальных органов (организаций) МЧС России. С этой целью Центральный архив формирует и ведет Центральный фондовый каталог на архивные документы МЧС России, а также ежегодно проводит паспортизацию архивов территориальных органов (организаций) МЧС России.

Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России ведут контрольно-наблюдательные дела на каждую организацию, являющуюся его источником комплектования, в которые подшиваются документы (копии): учредительные, организационно-штатные, по проведенным проверкам организации делопроизводства и архивной работы вышестоящими органами, акты приема-сдачи дел и должности начальниками (руководителями) организаций и др.

6.2.4. Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов и др.

6.2.5. Книги учета, список фондов, сдаточные описи дел, паспорт архива, дело фонда включаются в номенклатуру дел под отдельными номерами.

6.3. Порядок ведения основных учетных документов

6.3.1 Основаниями каждой записи в основных учетных документах являются:

а) при поступлении документов в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России:

сдаточные описи структурных подразделений (приложения № 3 и № 6);

(в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

номенклатура дел структурного подразделения (или сводная номенклатура дел) с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел;

акт приема-передачи документов из другой организации (составляется по форме согласно приложению № 18);

акт об обнаружении документов;

б) при выбытии документа из Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России:

акт приема-передачи документов на хранение в архив, источником комплектования которого является территориальный орган (организация) МЧС России (приложение № 18);

акт о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению (приложение № 9);

акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение № 34);

(в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

акт о неисправимых повреждениях документов (приложение № 35);

постановление об изъятии документов.

6.3.2. По результатам выполнения внутриархивных работ (составления архивных описей, составления описей особо ценных дел и документов страхового фонда и фонда пользования, проверки наличия и состояния документов, выверки учетных документов) оформляются:

архивная опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (приложения № 10 и № 13);

(в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

опись особо ценных дел (приложение № 36);

опись страхового фонда (приложение № 32);

акт о технических ошибках в учетных документах (приложение № 37);

акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) (приложение № 38).

Книга регистрации сдаточных описей

6.3.3. Книга регистрации сдаточных описей дел, поступивших в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России (приложение № 26), предназначена для регистрации и учета всех описей дел структурных подразделений.

6.3.4. Каждая сдаточная опись (приложения № 3 и № 6) фиксируется в книге под самостоятельным порядковым номером. С началом года нумерация продолжается.

(в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

6.3.5. Ежегодно в книге регистрации сдаточных описей подводится итог количества поступивших за год сдаточных описей и документов (дел) по состоянию на 1 января.

Книга учета поступления и выбытия документов

6.3.6. Книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 27) предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого года) изменений в составе и объеме фондов и дел в архиве, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, к уничтожению и передачей дел в другой архив. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива.

6.3.7. Каждое поступление или выбытие фиксируется в книге учета под самостоятельным порядковым номером.

Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (название фонда, его номер и т.д.) записываются с новой строки за новым порядковым номером.

Учет поступления и выбытия документов в архиве территориального органа (организации) МЧС России, хранящем один фонд, ведется по листу фонда (приложение № 29).

6.3.8. Если документы фонда поступают в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие документы являются частью фонда, уже имеющегося в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России, то в соответствующей графе книги учета поступления и выбытия документов указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в графе 6 делается отметка: «не описаны», а сведения об объеме даются в 13 и 14 графах книги учета поступления и выбытия документов.

6.3.9. Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел) и количества документов (дел), хранящихся в архиве территориального органа (организации) МЧС России, по состоянию на 1 января.

(п. 6.3.9 в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

Список фондов

6.3.10. Список фондов (приложение № 28) ведется в архиве, хранящем документы двух и более фондов.

6.3.11. Архивный фонд вносится в список фондов при первом поступлении их документов в архив. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на постоянное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим архивом после первой передачи ему части фонда.

Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс «ОЦ».

6.3.12. В случае передачи фонда в другой архив или выбытия всех документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах 4 — 5 списка фонда («отметка о выбытии») указывается название архива, в который выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.

6.3.13. Название фонда вносится в список фондов с титульного листа описи.

В случае изменения названия фондообразователя в списке фондов указывается: для действующих организаций — название, существующее в момент поступления фонда, для ликвидированной организации — последнее название.

Название должно соответствовать полному или сокращенному названию в уставных документах организации — фондообразователя.

6.3.14. К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года, в которой указываются количество поступивших и выбывших в течение года и общее количество хранящихся фондов; количество фондов, содержащих особо ценные документы, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются.

6.3.15. Список фондов должен быть подшит (прошнурован), заключен в твердую обложку; листы пронумерованы; составлен лист-заверитель.

Лист фонда

6.3.16. Для учета изменений в количестве и составе дел архивного фонда в архиве организации ведется лист фонда. Лист фонда ведется по каждому архивному фонду и заводится при первом поступлении документов фонда в архив. В нем учитываются все поступления и выбытия документов фонда.

6.3.17 Основанием для записи поступления описанных и неописанных дел в листе фонда является:

описи дел структурного подразделения (приложения № 3 и № 6) и годового раздела архивной описи дел (приложения № 10 и № 13);

(в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

номенклатура дел, заменяющая годовой раздел архивной описи дел;

акт о технических ошибках в учетных документах (приложение № 37).

акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) (приложение № 38);

акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение № 34);

(в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

акт приема-передачи документов на постоянное хранение в архив (из архива) (приложение № 18);

акт о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению (приложение № 9);

акт о неисправимых повреждениях документов (приложение № 35);

постановление об изъятии дела из архива.

6.3.18. Акт проверки наличия и состояния дел фонда (приложение № 22) не является основанием для внесения изменений в лист фонда.

6.3.19. Номер листа фонда (приложение № 29) соответствует номеру фонда по списку фондов архива.

6.3.20 Лист фонда включает в себя заголовок и две основных части:

1. Учет неописанных документов.

2. Учет описанных документов.

6.3.21 В заголовочной части листа фонда указывают следующие сведения:

номер фонда: проставляется по списку фондов;

местонахождение фонда: указывается наименование архива, хранящего дела фонда согласно учредительным документам на момент оформления листа фонда;

дата первого поступления дел фонда: указывается дата первого поступления документов фонда в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России, которая должна совпадать с соответствующей датой в иных учетных документах: книге учета поступления и выбытия дел, документов, списке фондов (при наличии); для объединенного архивного фонда (архивной коллекции) это может быть дата его (ее) создания в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России;

крайние даты для каждого названия фонда (графа 1 заголовка): согласно исторической справке или нормативным правовым актам о создании, реорганизации и ликвидации организации-фондообразователя указываются начальная и конечная даты функционирования организации-фондообразователя, независимо от наличия в фонде документов за этот период, при этом:

для объединенного архивного фонда, образованного по принципу подчиненности, указываются крайние даты деятельности руководящего органа;

для объединенного архивного фонда, образованного из документов однородных или последовательно сменявших друг друга организаций, крайними датами являются самая ранняя дата образования одной из них и дата ликвидации последней;

последующие изменения в крайние даты каждого фонда вносятся на основании поступающих в архив организации документов;

название фонда (графа 2 заголовка): согласно исторической справке или нормативным правовым актам о создании, реорганизации и ликвидации организации-фондообразователя в хронологической последовательности согласно крайним датам перечисляются все наименования и подведомственность организации-фондообразователя, независимо от наличия в фонде документов за этот период, при этом:

для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются наименования всех организаций-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования;

последующие изменения в название фонда вносятся на основании поступающих в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России документов.

6.3.22. При поступлении в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России неописанных документов (сформированных в дела, отдельными документами или листами) их учет осуществляется в листе фонда в разделе 1 «Учет неописанных документов» в условных единицах.

6.3.23. Датой записи (графа 1) является дата фактического внесения данных о поступлении или выбытии неописанных документов.

6.3.24. Название и реквизиты документа (дата, номер), по которому в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России поступили документы или выбыли из него, указываются полностью (графа 2).

6.3.25. В графе 3 указывается количество дел в условных единицах (условная единица хранения содержит 150 листов). В графе 4 указываются даты самого раннего и самого позднего документов, поступивших неописанными в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России.

6.3.26. Выбытие неописанных документов обычно связано с тем, что эти документы описываются и формируются в дела (единицы хранения) в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России, что оформляется отдельной строкой (графы 3, 4, 5, 6 никогда не заполняются одновременно), в таком случае основанием для выбытия документов (графа 2) будет являться акт описания архивных документов (переработки описей).

6.3.27. На основании этого акта при выбытии неописанных документов в графе 5 указывается количество сформированных из неописанных документов дел, а в графе 6 — крайние даты этих дел.

6.3.28. Данные по выбытию неописанных документов (количество единиц хранения и их крайние даты в графах 5 и 6 раздела 1 листа фонда) должны быть отражены, как поступление описанных документов в соответствующих графах раздела 2 листа фонда.

6.3.29. После каждого поступления или выбытия неописанных документов в графе 7 указывается количество неописанных дел в условных единицах.

6.3.30. Если документы в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России поступают в виде сформированных дел по описям (в т.ч. описям дел структурных подразделений), то раздел 1 листа фонда не заполняется и учет поступления ведется сразу в разделе 2 «Учет описанных документов» после составления годовых разделов архивных описей дел, документов.

6.3.31. В графе 1 раздела 2 указывается дата фактической записи сведений о поступлении или выбытии документов.

6.3.32. Номер описи дел (графа 2) проставляется согласно соответствующей описи дел, по которой дела поступили в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России.

6.3.33. В графе 3 указывается год, за который составляется годовой раздел архивной описи дел, или год создания документов, включенных в опись.

6.3.34. В графе 4 указывается название описи согласно ее наименованию в реестре описей, книге регистрации сдаточных описей или на обложке описи дел.

6.3.35. Аннотация на документы может быть составлена при необходимости раскрытия содержания отдельных документов или группы документов, наличие которых в деле нельзя определить по названию описи (особо ценные документы, документы организаций-предшественников и др.).

6.3.36. Общее количество поступивших в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России единиц хранения по годовому разделу описи дел указывается в графе 5.

6.3.37. Графы с 6 по 9 предназначены для фиксации выбытия дел из Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России по каждой из описей (графы 2 — 4) на основании соответствующих документов (актов).

6.3.38. В графе 6 указывается количество выбывших единиц хранения (дел).

6.3.39. Название и реквизиты документа (дата, номер), на основании которого из Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России выбыли документы, указываются полностью (графа 7).

6.3.40. В графах 8 и 9 указывается количество и крайние даты единиц хранения, выбывших по годовым разделам архивных описей дел постоянного хранения, утвержденных ЭПМК.

6.3.41. Графы с 10 по 16 предназначены для итоговых записей о количестве единиц хранения в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России после каждого их поступления или выбытия.

6.3.42. После проведения внутриархивных работ изменения в лист фонда вносятся только после внесения соответствующих изменений в годовые разделы архивных описей дел на основании полностью оформленных актов. Изменения, связанные с техническими ошибками, после внесения в годовой раздел архивной описи дел или в законченную архивную опись, вносятся в лист фонда в соответствии с актом о технических ошибках в учетных документах (приложение № 37), а изменения, связанные с необнаруженными и неисправимо поврежденными документами постоянного хранения, вносятся только после согласования акта с ЭПМК.

6.3.43. Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение, в правом верхнем углу которого указывается «продолжение, ф. N ___ лист № 2». Листы-продолжения подкладываются за основным листом. Лист фонда пересоставляется на основании и с соблюдением определенных требований.

6.3.44. Лист фонда хранится в деле фонда или в отдельном номенклатурном деле.

Описи дел

6.3.45. Описи дел являются первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

6.3.46. В Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России на основе сдаточных описей дел составляются годовые разделы архивных описей дел (приложения № 10 и № 13).

(в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

6.3.47. В годовой раздел архивной описи дел постоянного хранения включаются дела постоянного хранения, образовавшиеся в течение года в деятельности всех структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЦЭК», «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

6.3.48. На личные дела составляется отдельный годовой раздел архивной описи (отдельно по каждой категории сотрудников) по форме описи дел по личному составу (приложение № 10).

(в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

6.3.49. На дела, поступающие в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России от организаций — источников комплектования, также составляются архивные описи дел <1>.

<1> В Центральном архиве архивные описи дел формируются в соответствии с требованиями Государственного архива Российской Федерации.

6.3.50. Законченная архивная опись дел составляется за период не более 5 лет и количество единиц хранения (заголовков дел) в одной описи не должно превышать четырехзначную цифру — 9999. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой по листу фонда присваивается новый, следующий номер.

6.3.51. Заголовки дел, включенные в архивную опись дел, нумеруются в валовом порядке.

6.3.52. Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел в годовой раздел архивной описи дел, заполнение граф аналогичны элементам и порядку, изложенным в п. 4.4. «Составление и оформление описей дел, подлежащих передаче в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России».

6.3.53. Архивной описи дел присваивается порядковый номер по листу фонда, начиная с № 1. Не допускается присвоение описям дел одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда.

В случае выбытия всех дел по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается. В графе «Примечание» против каждой выбывающей единицы хранения ставится штамп «Выбыло» и ссылка на документ, явившийся основанием для убытия.

6.3.54. К каждой архивной описи дел составляется предисловие и при необходимости — указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые являются справочным аппаратом архивной описи.

6.3.55. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре МЧС России, территориального органа (организации) МЧС России за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию, дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им. В предисловии указывается, какие дела не вошли в опись за указанный в ней период и причины их отсутствия.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия.

6.3.56. Оглавление составляется, если в архивной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

6.3.57. Законченная архивная опись дел постоянного хранения и дел по личному составу составляется в трех экземплярах, на дела временного (свыше 10 лет) срока хранения — в двух экземплярах:

первый подшивается в дело фонда;

второй направляется на рассмотрение ЭК территориального органа (организации) МЧС России и подшивается к документам ЭК;

третий направляется на рассмотрение экспертной комиссии архива, источником комплектования которого является территориальный орган (организация) МЧС России.

6.3.58. Законченные архивные описи дел не позднее 2 лет после завершения должны быть согласованы с ЭК территориального органа (организации) МЧС России и не позднее 4 лет архивные описи дел постоянного срока хранения утверждены, а по личному составу — согласованы ЭПМК.

6.3.59. Внесение в законченную архивную опись дел изменений после утверждения ее ЭПМК допускается только после принятия ЭПМК соответствующего решения.

6.3.60. После утверждения (согласования) архивной описи ЭПМК опись утверждается начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России.

6.3.61. Обязательным элементом оформления архивной описи является титульный лист описи дел (приложение № 39).

На титульном листе законченной описи дел указываются:

наименование архива, принимающего дела;

название фонда;

номер фонда;

номер описи;

название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

крайние даты документов, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия архива, в котором будут постоянно храниться дела.

6.3.62. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней подшивается в дело фонда.

Реестр описей

6.3.63. Реестр описей (приложение № 30) ведется для каждого фонда при наличии двух и более архивных описей.

6.3.64. Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их создания под соответствующими порядковыми номерами.

6.3.65. В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой созданной в архиве описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.

Дело фонда

6.3.66. Дело фонда ведется на каждый фонд. В него включаются документы, отражающие историю организации — фондообразователя и ее фонда: историческая справка, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, акты передачи дел фонда на постоянное хранение, о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел и т.д.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива.

6.3.67. Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются. При закрытии дела фонда составляется лист-заверитель дела.

Допускается вести дело фонда по разделам (частям), например: историческая справка, лист фонда, реестр описей, архивные описи, акты и т.п. Внутри раздела документы располагаются в хронологической последовательности их составления. При этом листы нумеруются в пределах каждого раздела и на каждый раздел составляется оглавление. После закрытия дела составляется внутренняя опись, производится сквозная нумерация листов дела, к делу фонда составляется лист-заверитель дела.

6.3.68 Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда.

Особенности учета электронных документов

6.3.69. В описи электронных дел, документов учитываются электронные дела, документы как на физически обособленных носителях, так и включенные в информационную систему архива. При этом основной и рабочий экземпляры учитываются в описи под одним порядковым номером.

К описи электронных дел, документов прилагаются реестры документов электронного дела, в которых указываются файлы, составляющие электронные документы, даты и время их последнего изменения, объем в байтах, форматы файлов.

6.3.70. Описи электронных дел, документов учитываются в реестре описей дел, документов согласно подразделу 6.3 Инструкции.

Учет электронного фонда пользования

6.3.71. Единицей хранения электронного фонда пользования является электронная копия единицы хранения (единицы учета) архивных документов.

В описях дел, документов в графе «Примечания» напротив заголовка скопированной единицы хранения (единицы учета) проставляется отметка «ЭФП». Если скопированы все единицы хранения (единицы учета), включенные в опись дел, документов, соответствующая отметка проставляется только на ее титульном листе и обложке.

В книгу учета носителей электронного фонда пользования (при наличии электронного фонда пользования на физически обособленных носителях) вносятся сведения о физически обособленных носителях электронного фонда пользования и записанных на них копиях единиц хранения (единиц учета). Книга ведется на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

6.4. Классификация документов в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России

6.4.1. Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам называется фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов фондов, формирования архивных фондов (объединенных архивных фондов, фондов личного происхождения, архивных коллекций).

Весь комплекс документов, образующийся в деятельности одного фондообразователя (территориального органа, организации МЧС России, их правопреемников), составляет его документальный фонд.

Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, военное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению.

6.4.2. Территориальный орган (организация) МЧС России, образующие в процессе своей деятельности документальный фонд, называются фондообразователями.

Основными признаками, присущими фондообразователю, являются:

наличие приказа (распоряжения, постановления) на формирование (переформирование) территориального органа (организации) МЧС России;

наличие у территориального органа (организации) МЧС России наименования (полного, сокращенного, условного);

организационная и хозяйственная самостоятельность, наличие собственного делопроизводства,

наличие гербовой печати и углового штампа, а также права издания собственных приказов.

Фондообразователями в некоторых случаях могут являться организации МЧС России, не имеющие какого-либо или нескольких из указанных признаков (например: организации МЧС России, финансирование которых осуществляется централизованно).

6.4.3. Документы территориальных органов (организаций) МЧС России, сформированных с признаками, указанными в п. 6.4.2, составляют самостоятельные архивные фонды.

6.4.4. Документы территориальных органов (организаций) МЧС России и их первичных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.) фондируются вместе.

6.4.5. Дела общего производства, которые велись последовательно в нескольких территориальных органах (организациях) МЧС России, включаются в состав фонда территориального органа (организации) МЧС России, в котором они были закончены производством. В случае ликвидации территориального органа (организации) МЧС России с передачей его (ее) функций вновь созданному территориальному органу (организации) МЧС России, законченные производством дела подлежат передаче в архив территориального органа (организации) МЧС России, являющегося его правопреемником, вместе с учетными документами и научно-справочным аппаратом, а незаконченные дела, переданные для дальнейшего ведения делопроизводством — правопреемнику, и включаются в фонд последнего.

6.4.6. В случае ликвидации территориального органа (организации) МЧС России с передачей его (ее) функций другому органу исполнительной власти, не входящему в МЧС России, место хранения архивных фондов определяет ликвидационная комиссия с участием представителя Центрального архива.

6.4.7. При реорганизации фондообразователя, не повлекшей коренного изменения его деятельности, а выразившейся в расширении или сужении функций, изменении подчиненности, названия, структуры, штатов, а также при временном прекращении, а затем восстановлении его деятельности, документы данного территориального органа (организации) МЧС России до и после реорганизации составляют один фонд.

6.4.8. При разделении территориального органа (организации) МЧС России на несколько территориальных органов (организаций) МЧС России, объединении нескольких территориальных органов (организаций) МЧС России с передачей всех или некоторых функций вновь созданному территориальному органу (организации) МЧС России, законченные производством дела подлежат передаче в архив территориального органа (организации) МЧС России организации-правопреемника, а незаконченные дела, переданные в организацию-правопреемник, включаются в фонд последнего.

6.4.9. Документы территориального органа (организации) МЧС России, образованных с названием, которое имел ликвидированный ранее территориальный орган (организация) МЧС России, или с несколько измененным названием, составляют новый фонд.

6.4.10. Награждение территориального органа (организации) МЧС России орденами и присвоение им почетных наименований не является основанием возникновения нового фондообразователя.

6.4.11 Работа по фондированию документов осуществляется:

в делопроизводстве территориального органа (организации) МЧС России — в процессе формирования дел на основе номенклатуры и отбора документов для передачи на хранение в архив территориального органа (организации) МЧС России;

в архиве территориального органа (организации) МЧС России — при отборе документов для передачи в Центральный архив;

в Центральном архиве — при описании документов, переработке описей, исправлении ошибок фондирования и при отборе документов для передачи на государственное хранение.

6.4.12. Определение фондовой принадлежности документов заключается в правильном отнесении их к фонду соответствующего территориального органа (организации) МЧС России и проводится на основе изучения документов и определения их принадлежности к составу документов того или иного фондообразователя.

6.4.13 При определении фондовой принадлежности документов необходимо учитывать следующее:

входящие документы относятся к фонду территориального органа (организации) МЧС России, от которого (которой) они получены; фондовая принадлежность их определяется по адресату, оттиску регистрационного штампа, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности территориального органа (организации) МЧС России, по резолюциям и пометам о направлении документов на исполнение;

исходящие документы относятся к фонду того территориального органа (организации) МЧС России, который является автором документов; фондовая принадлежность их определяется по подписям, делопроизводственным пометам и по содержанию документов;

документы внутреннего обращения относятся к фонду того территориального органа (организации) МЧС России, в котором они составлены; фондовая принадлежность их, как правило, определяется по названию территориального органа (организации) МЧС России, которое указано в документе, по подписям авторов.

6.4.14. В тех случаях, когда среди документов одного архивного фонда будут обнаружены ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к документам тех фондов, к которым они относятся.

6.4.15. Каждому архивному фонду присваивается официальное название фондообразователя (полное и сокращенное), соответствующее наименованию территориального органа (организации) МЧС России на момент первого поступления документов в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России.

Архивный фонд является основной классификационной и учетной единицей документов архива и дроблению не подлежит.

6.4.16 Хронологическими границами архивного фонда являются:

территориального органа (организации) МЧС России — официальные даты образования и ликвидации территориального органа (организации) МЧС России;

объединенного архивного фонда — даты образования и ликвидации наиболее ранней и наиболее поздней по времени деятельности организации МЧС России, документы которой вошли в состав фонда;

архивной коллекции — даты самого раннего и самого позднего документов.

Крайними датами документов фонда являются даты самого раннего и самого позднего документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального и завершающего этапов деятельности территориального органа (организации) МЧС России или если в фонд были переданы не завершенные делопроизводством дела организации-предшественника и т.д.

6.5. Классификация документов в пределах архивного фонда

6.5.1. В пределах архивного фонда за учетно-классификационную единицу принимается единица хранения (дело, электронное дело), представляющая собой физически обособленный отдельный документ, или совокупность письменных документов, заключенных в отдельную обложку (контейнер электронного документа).

6.5.2. Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах архивного фонда называется их систематизацией.

Систематизация дел в пределах архивного фонда осуществляется на основе разработанной схемы систематизации фонда.

6.5.3. Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:

структурного (в соответствии со структурными подразделениями);

хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного;

номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов);

корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

географического;

авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Дела группируются, как правило, не по одному, а последовательно по тем признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным.

6.5.4. Архивные фонды, вошедшие в объединенный архивный фонд, в его пределах располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, в алфавитном порядке названий и т.д. В пределах каждого архивного фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, могут применяться разные схемы систематизации, их выбор определяется характером деятельности конкретной организации, составом и объемом ее документов, при этом для фондов однородных организаций используются одинаковые схемы систематизации.

Дела каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, включаются в отдельную опись или составляют самостоятельный раздел описи дел объединенного архивного фонда.

Объединенному архивному фонду присваивается типовое название, общее для всех фондообразователей, документы которых вошли в его состав, например: «Противопожарные организации г. Москвы».

6.5.5. Систематизация дел коллекций определяется тематикой и составом документов.

В пределах коллекции однородных дел возможна их группировка по алфавитному, хронологическому, авторскому и другим последовательно применяемым признакам.

В пределах коллекции, созданной по тематическому признаку, возможна группировка дел по более узким темам или вопросам в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических групп документы могут объединяться по разным признакам исходя из объема и состава документов.

6.5.6 При распределении дел по схемам систематизации необходимо иметь в виду следующее:

дела относятся к тому году, в котором они закончены делопроизводством;

планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы — к последнему году отчетного периода;

дела, начатые делопроизводством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

Принадлежность дел к какому-либо структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, обозначенного на обложке дела, индексам, присвоенным структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.

7. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ЦЕНТРАЛЬНОГО АРХИВА, АРХИВА ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОРГАНА (ОРГАНИЗАЦИИ) МЧС РОССИИ

7.1. Общие положения

7.1.1. Документы, хранящиеся в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России, используются в служебных, научных, практических и социально-культурных целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.

7.1.2. Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России в установленном порядке выполняют запросы организаций, государственных органов и общественных организаций, граждан Российской Федерации и иностранных государств и выдают архивные справки, архивные выписки, заверенные архивные копии, содержащих информацию социально-правового характера, предоставляют документы или их копии для изучения в читальных залах, организуют выставки документов, готовят документы для опубликования в средствах массовой информации.

7.1.3. Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России не осуществляют доставку архивных справок, архивных выписок, архивных документов и их копий за пределы Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России своими силами.

7.1.4. Начальники (руководители) территориальных органов (организаций) МЧС России, начальники (руководители) организаций и предприятий других федеральных органов исполнительной власти, а также исследователи, использующие документы Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации, за нарушение порядка <1> использования документов и содержащейся в них информации.

<1> Порядок использования архивных документов в Центральном архиве, архивах территориальных органов (организаций) МЧС России утверждается отдельным распорядительным документом МЧС России (далее — Порядок использования архивных документов).

7.1.5. Организации и граждане при использовании документов Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России обязаны делать ссылки на место хранения документов.

7.1.6. Центральному архиву разрешается выполнение платных работ и услуг юридическим и физическим лицам без ущерба для реализации основных задач и функций.

Договоры на выполнение платных услуг заключаются в соответствии с правилами и нормами, определенными законодательством Российской Федерации.

Планирование, учет и использование средств, получаемых от приносящей доходы деятельности, осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Поступившие средства отражаются на лицевых счетах Центрального архива, открытых в органах федерального казначейства, и используются в соответствии с федеральным законом о федеральном бюджете на соответствующий год и на плановый период.

Центральный архив обязан контролировать полноту и своевременность поступления доходов на лицевые счета, возмещать фактические затраты по сметам МЧС России, начислять и перечислять по принадлежности в установленные сроки налоги и иные обязательные платежи, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

7.1.7 На безвозмездной основе осуществляются:

подготовка архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов на социально-правовые обращения граждан о подтверждении прохождения службы, периодов работы, присвоении званий, награждении, нахождении на излечении, установлении судьбы родственников, подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы, получении образования, о снятии судимости и по другим социально-правовым вопросам;

обслуживание в читальном зале архива, за исключением обслуживания по личному заявлению исследователя или договору, в котором оговорены особые условия его работы (предоставление в срочном порядке дел и в количестве больше установленного, оказание помощи при поиске документов по научно-справочному аппарату, выявление дел по теме, предоставление документов в часы, не предусмотренные графиком работы читального зала, и др.);

предоставление документов во временное пользование организациям (фондообразователям или их правопреемникам);

предоставление информации о документах и копий документов органам государственной власти, судебным органам и органам прокуратуры, а также воинским частям и организациям, находящимся на сметно-бюджетном финансировании.

7.1.8. Тематические запросы, связанные с поиском и изучением большого количества архивных документов, Центральным архивом, архивом территориального органа (организации) МЧС России не исполняются.

Для исследования документов и получения необходимых сведений заинтересованные организации, государственные органы и общественные организации направляют в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России своих представителей. Доступ этих лиц к архивным документам осуществляется в установленном в МЧС России порядке.

7.1.9. Публикация и экспонирование документов, хранящихся в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России, производятся в установленном в МЧС России порядке.

7.2. Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера

7.2.1. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается им безвозмездно в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки на основании документов, хранящихся в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России.

При хранении документов в структурных подразделениях ответы на запросы граждан готовит структурное подразделение, которое хранит эти документы.

Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменных запросов граждан и организаций, которые должны содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.

Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению.

Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по документам Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным письменным уведомлением об этом обращающегося.

Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом обращающегося должно осуществляться в 5-дневный срок со дня регистрации обращения.

7.2.2. Заявления и запросы о судимости, мере наказания, лишении воинских и почетных званий по приговорам судов, а также о снятии судимости, восстановлении в воинских и почетных званиях, реабилитации, о высылке копий приговоров, решений, постановлений и определений по уголовным и гражданским делам рассматриваются и исполняются в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России в установленном порядке.

7.2.3. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России; использование незаверенных документов, относящихся к содержанию запроса, оговаривается в тексте справки («незаверенная копия»). При отсутствии в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.

При подготовке справки могут быть обнаружены сведения, содержащие государственную тайну или сведения конфиденциального характера (например: о судимости, отдельных видах заболеваний, лишении воинского звания, а также восстановлении в гражданских правах, отмене решения суда и т.п.). Такие справки на руки гражданам не выдаются. Они могут быть высланы только в адрес государственной организации (учреждения) — по ее запросу. В этом случае обратившемуся должно быть направлено информационное письмо.

7.2.4. Архивные справки составляются на бланке с угловым штампом Центрального архива, территориального органа (организации) МЧС России с обозначением названия документа «Архивная справка» (приложение № 40).

Архивная справка, подготовленная в форме электронного документа, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре взаимодействия информационных систем, в том числе государственных информационных систем, включая федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», подключенных к инфраструктуре взаимодействия, в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 22 декабря 2012 г. № 1382 «О присоединении информационных систем организаций к инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме.»

(абзац введен Приказом МЧС России от 27.05.2026 № 383)

7.2.5. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом упоминании должны приводиться полностью, при повторных упоминаниях допускается применение их официально принятых сокращений. В справках, исполненных по документам действующих воинских частей, указывается только условное наименование (номер) части.

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

7.2.6. Несовпадение отдельных данных документов Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России со сведениями, изложенными в запросе (заявлении), не должно служить препятствием для включения их в архивную справку, при условии, если совпадение всех остальных данных не оставляет сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документе и которые являются предметом запроса (заявления). Сведения включаются в архивную справку такими, какими они значатся в документах Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, а расхождения, несовпадения или неточные названия оговариваются в тексте справки в скобках сразу за ними словами «так в документе» или «так в тексте». Оговариваются также отсутствие имени и отчества или обозначение их только инициалами («так в тексте», «имя и отчество не полностью»), невозможность прочтения части текста или отдельных слов («в тексте неразборчиво»).

7.2.7. Запрос (заявление) о сумме заработка или иных денежных выплат исполняется по карточкам-справкам (лицевым счетам), а в случае их отсутствия — по раздаточным (платежным) ведомостям, а также на основании штатного расписания организации за соответствующий период, приказов по кадровым вопросам или по основной деятельности.

Сведения о заработной плате приводятся в архивной справке не более чем за 60 месяцев подряд в течение трудовой деятельности обратившегося по его выбору, раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка Центральным архивом, архивом территориального органа (организации) МЧС России не производится. При необходимости обратившимся могут выдаваться ксерокопии карточек-справок (лицевых счетов) и иных бухгалтерских документов.

7.2.8. После текста архивной справки помещаются поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления: номер фонда, номера описей, дел и листов. Если данные, приведенные в справке, находятся на обороте листа, то ссылка дается на номер листа с пометкой «об.», например: ф. 1, оп. 2, д. 88, л. 2, 5, 5 об., 78.

7.2.9. Подготовленные архивные справки (выписки, копии) исполнителями сверяются с документами, на основании которых они составлены, и подписываются:

в Центральном архиве — директором Центрального архива или должностным лицом, исполняющим его обязанности, или заместителем директора Центрального архива, которому делегированы соответствующие полномочия, и сотрудником, подготовившим справку;

(в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

в территориальных органах (организациях) МЧС России — начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России или должностным лицом, исполняющим его обязанности, или заместителем территориального органа (организации) МЧС России, которому делегированы соответствующие полномочия, и лицом, ответственным за архив территориального органа (организации) МЧС России (или начальником (руководителем) структурного подразделения, в котором справка была подготовлена).

(в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

Архивные справки заверяются гербовой печатью.

Архивные справки и выписки, содержащие более 1 листа, сшиваются и оклеиваются заверительной надписью «пронумеровано и прошнуровано ______ (количество прописью) листов» и заверяются печатью (подпись на заверителе не ставится т.к. подпись есть на последнем листе документа).

7.2.10. При отсутствии в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется информационное письмо на официальном бланке (без надписи «Архивная справка» и гербовой печати). В ответе указываются причины отсутствия документов и даются рекомендации, куда следует обратиться за справкой.

7.2.11. Если запрос или заявление содержит не все данные, необходимые для наведения справки, в адрес обратившегося направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные сведения.

7.2.12. При пересылке запросов (заявлений) для наведения справки в другие организации, учреждения обратившемуся высылается копия сопроводительного письма или отдельное уведомление.

7.2.13. Если в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России имеются документы, подтверждающие лишь часть запрашиваемых данных, это должно быть указано в конце архивной справки. В сопроводительном письме должны даваться рекомендации, куда заявителю следует обратиться за дополнительной справкой. Если местонахождение запрашиваемых данных неизвестно, об этом также следует сообщить обратившемуся.

7.2.14. При необходимости, по запросам организаций и обращениям граждан, Центральным архивом, архивом территориального органа (организации) МЧС России могут быть выданы выписки из документов или их копии. Порядок выдачи архивных копий и выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.

7.2.15. Архивные выписки изготавливаются путем дословного воспроизведения части документа. Их заголовок начинается со слов «Выписка из...», далее приводится полное название, номер и дата документа. В архивной выписке связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документов не должны нарушаться.

После текста архивной выписки указываются поисковые данные (архивный шифр) документа.

7.2.16. Архивные копии могут быть изготовлены путем полного дословного воспроизведения всего текста документа, а также путем использования копировально-множительной техники.

Архивный шифр документа проставляется:

для копий, изготовленных путем воспроизведения текста, — после текста документа;

для копий, изготовленных с помощью копировальной техники, — на обороте каждого листа.

7.2.17. При изготовлении архивной копии или выписки не допускается внесение исправлений орфографических или синтаксических ошибок, замены отдельных букв и слов. При наличии в документе указанных ошибок в сопроводительном письме делается оговорка о том, что копия или выписка воспроизведена с полным соблюдением текста оригинала.

7.2.18 Архивные копии заверяются:

в Центральном архиве — подписью директора Центрального архива или должностным лицом, исполняющим его обязанности, или заместителем директора Центрального архива, которому делегированы соответствующие полномочия, и гербовой печатью Центрального архива;

(в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

в территориальных органах (организациях) МЧС России — подписью начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России или должностным лицом, исполняющим его обязанности, или заместителем территориального органа (организации) МЧС России, которому делегированы соответствующие полномочия, и гербовой печатью территориального органа (организации) МЧС России.

(в ред. Приказа МЧС России от 27.05.2026 № 383)

Заверительная надпись на архивных копиях, изготовленных с помощью копировально-множительной техники, проставляется на обороте последнего листа копии документа.

7.2.19. Архивные копии высылаются с сопроводительным письмом, подписанным в установленном порядке <1>. Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки обратившемуся при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации.

<1> Порядок подписи документов устанавливается инструкцией по делопроизводству, действующей в МЧС России.

Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, с указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя.

7.2.20. Учет выданных архивных справок, копий и выписок производится в журналах установленной формы (приложение № 41).

7.2.21. Подлинные личные документы (об образовании, о гражданском состоянии, трудовые книжки и др.), не полученные в свое время владельцем документов, выдаются с разрешения начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России, а в Центральном архиве — директора Центрального архива, обратившимся при предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам при наличии нотариально заверенной доверенности. Допускается высылка подлинных личных документов обратившемуся ценным письмом с уведомлением.

7.3. Работа пользователей с архивными документами

7.3.1. Работа пользователей с архивными документами производится только в читальном зале или специально отведенных для этих целей комнатах (далее — читальный зал) Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России.

Организация работы пользователей в читальном зале определяется Порядком использования архивных документов и разработанными в соответствии с ним локальными актами Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, регламентирующими работу пользователей с архивными делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями в читальном зале.

Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России обязан ознакомить пользователей с Порядком использования архивных документов или правилами, разработанными на их основе.

Распорядок работы в читальном зале архива территориального органа (организации) МЧС России утверждается начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России, а в Центральном архиве — директором Центрального архива.

7.3.2. Допуск пользователей к документам, имеющим гриф секретности, и организация работы с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности.

7.3.3. Работа пользователей по изучению дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в читальном зале Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России осуществляется под контролем работника читального зала архива, в том числе посредством системы видеонаблюдения.

7.3.4. В читальном зале Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России ведутся личные дела пользователей на бумажном носителе или в электронном виде.

В личное дело пользователя включаются:

заявление пользователя на работу в читальном зале или письмо направившего его органа или организации;

анкета пользователя (приложение № 48);

требования на выдачу архивных дел, документов;

заказы на копирование;

заверенные архивом копии подлинных документов, подтверждающих право пользователя на доступ к архивным документам, содержащим информацию о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности;

другие заявления пользователя, имеющие отношение к работе пользователя в читальном зале архива.

7.3.5. В читальном зале ведется журнал учета посещений читального зала пользователями.

7.3.6. В случае выявления факта нарушения пользователем Порядка использования архивных документов работник читального зала составляет докладную записку на имя руководителя архива с изложением обстоятельств нарушения и с приложением доказательств, показаний очевидцев, объяснительной записки пользователя (при наличии). На основании докладной записки директор Центрального архива, начальник (руководитель) территориального органа (организации) МЧС России принимает решение о подаче заявления об административном правонарушении либо заявления о преступлении в правоохранительные органы и прекращении выдачи подлинных архивных дел, документов, справочно-поисковых средств, печатных изданий пользователю с даты подачи заявления в правоохранительные органы.

В день подачи заявления в правоохранительные органы пользователю направляется уведомление о прекращении выдачи подлинных архивных документов, справочно-поисковых средств, печатных изданий.

7.4. Копирование архивных документов

7.4.1. Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России организует прием заказов на копирование архивных документов (изготовление изображений, воспроизводящих внешних вид и содержание архивного документа, перезапись кино-, фоно-, видеодокументов) непосредственно в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России, по почте, с использованием официального сайта Центрального архива или официального сайта территориального органа (организации) МЧС России, по информационно-телекоммуникационным сетям.

7.4.2 Копирование архивных документов осуществляется:

по заказу пользователей техническими средствами архива;

самостоятельно пользователями арендуемыми техническими средствами Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России или собственным техническим средством в соответствии с Порядком использования архивных документов и локальными актами Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России.

В случае самостоятельного копирования пользователем собственным техническим средством заключается договор на организацию копирования, в котором указывается объем копирования, стоимость услуг, дата и время проведения съемки, приводится перечень копируемых дел, документов с указанием их архивных шифров, тип используемого технического средства.

Работник Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России обеспечивает контроль за сохранностью копируемых дел, документов, печатных изданий и соблюдением условий договора в процессе самостоятельного копирования пользователем собственным техническим средством или арендуемыми техническими средствами архива.

После завершения копирования архивных документов оформляется акт сдачи-приемки оказанных услуг в произвольной форме.

Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России не проводит проверку идентичности изготовленных пользователем самостоятельно копий архивных документов подлиннику и не удостоверяет наличие такой идентичности.

7.4.3. Копирование архивных документов осуществляется с разрешения лиц, имеющих право допуска к архивным документам.

Изготовление копий при оказании платных услуг производится после предварительной оплаты стоимости выполняемых работ в порядке, установленном в МЧС России.

7.4.4. Не производится копирование документов, находящихся в плохом физическом состоянии, а также в случаях, когда при копировании может быть нанесен ущерб их физической сохранности.

Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов и дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством Центрального архива, начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России в каждом конкретном случае.

7.4.5. Копирование научно-технической документации производится по разрешению разработчиков проекта (темы) или их правопреемников.

7.4.6. Изготовление графических копий с чертежных и иллюстративных материалов (при наличии разрешения в допуске) производится непосредственно пользователями.

В случае необходимости пользователи приглашают для выполнения этой работы специалистов-исполнителей (чертежников, копировальщиков, художников). Допуск специалистов-исполнителей оформляется в установленном порядке. Ответственность за точность графических копий, изготовленных таким способом, Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России не несут. Не разрешается копирование через кальку.

7.4.7. Копии документов с грифами секретности высылаются в адрес только тех организаций и государственных органов, где ведется секретное делопроизводство.

Копии документов, не содержащие секретных сведений, могут быть выданы исследователям на руки или высланы по указанному адресу.

7.5. Выдача дел во временное пользование

7.5.1. Дела выдаются во временное пользование из Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России на срок, не превышающий:

10 дней — сотрудникам, исполняющим запросы;

1 месяц — сотрудникам структурных подразделений для использования в служебных целях;

3 месяца — другим организациям для использования в служебных целях.

Описи дел выдаются на срок, не превышающий 5 дней.

При необходимости органам суда и прокуратуры дела выдаются до принятия решения по делу.

7.5.2. Срок выдачи дел для архивных работ, страхового копирования и других специальных работ определяется планами работы Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России.

7.5.3 Решение на выдачу дел во временное пользование принимается:

сотрудникам структурных подразделений — начальником (руководителем) структурного подразделения, в деятельности которого образованы документы или начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России. В Центральном архиве — главным хранителем фондов;

другим организациям — начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России, а в Центральном архиве — директором Центрального архива.

Решение на выдачу архивных документов, входящих в состав фонда центрального аппарата, принимается директором Центрального архива. Выдача архивных дел, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, производится по письменному запросу, согласованному с начальником (руководителем) режимно-секретного подразделения и начальником (руководителем) структурного подразделения, в ведении которого находилось дело. Разрешение на выдачу этих дел дает директор Центрального архива.

Выдача указанных дел во временное пользование вне помещения Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России не производится.

7.5.4. Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения лиц, которым предоставлено право разрешения на выдачу документов.

7.5.5. Дела, содержащие ветхие документы или имеющие легко разрушающиеся печати, а также особо ценные документы для использования из архивохранилищ не выдаются, вместо них выдаются их копии.

7.5.6. Перед выдачей дел из архивохранилищ проверяется их состояние, соответствие заголовка дела на обложке заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в архивохранилища проверяется также нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела. Результаты проверки отмечаются в листах-заверителях дела.

7.5.7. Выдача дел и позитивов микрофильмов из Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России работникам структурных подразделений осуществляется в соответствии с заказами (требованиями) на выдачу дел (приложение № 42). Сведения о выданных делах заносятся в книгу выдачи дел (приложение № 43).

7.5.8. Выдача дел во временное пользование другим организациям (по их письменному запросу) оформляется актом о выдаче дел во временное пользование (приложение № 44). Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве, выдавшем дела.

7.5.9. При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел во временное пользование (приложение № 45), а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель дела (приложение № 46). Карты-заместители и хранятся в архиве, выдавшем дела, до минования надобности.

Состояние возвращаемых дел должно быть проверено полистно в присутствии лица, возвращающего дело.

При возврате дела в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России почтовой связью, оно должно быть законвертовано. Вскрытие конверта и полистная проверка осуществляются комиссионно.

7.5.10. Каждое выдаваемое во временное пользование дело должно иметь лист использования дела (приложение № 47).

7.5.11. Запрещается выдавать находящиеся среди документов архивных фондов паспорта, военные билеты, орденские книжки, а также делать с этих документов копии и выписки.

Сведения о наличии указанных документов в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России и об их содержании сообщаются заинтересованным организациям и государственным органам.

7.6. Изъятие архивных документов

7.6.1. Запрещается изъятие архивных документов из дел для практических и научных целей и высылка их за пределы Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России.

7.6.2. В исключительных случаях в соответствии с запросом от правоохранительного органа могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.

7.6.3. Основанием для изъятия архивных документов, дел является постановление следователя (дознавателя) о выемке, утвержденное прокурором, решением суда в соответствии с законодательством Российской Федерации.

7.6.4. Информация об изъятии документов не позднее суток направляется в Центральный архив.

7.6.5. Вместо изъятого документа в дело подшивается его заверенная копия, на оборотной стороне последнего листа указываются реквизиты документа, послужившего основанием для выемки, подлинник которого подшивается в дело фонда. Дело заново прошивается, соответствующие изменения вносятся во внутреннюю опись и лист-заверитель дела, а также в описи дел (см. п. 4.2.6).

После возвращения документ подшивается в дело, из которого был изъят, его копия изымается, во внутренней описи производится отметка о возврате.

7.7. Использование документов при проведении выставок, конференций

7.7.1. Архивные документы могут использоваться при проведении выставок, конференций, при подготовке документальных публикаций в целях освещения деятельности МЧС России, территориального органа (организации) МЧС России, а также при создании музеев в территориальных органах (организациях) МЧС России.

7.7.2. Документы на выставках и в музеях, как правило, экспонируются в виде копий. В качестве наглядных пособий по архивным документам могут быть подготовлены тематические подборки копий документов (альбомы, плакаты, диаграммы и т.д.).

8. СОСТАВЛЕНИЕ ИСТОРИЧЕСКОЙ СПРАВКИ

8.1. В Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России составляется историческая справка к архивному фонду.

Историческая справка — это документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата.

8.2 Историческая справка состоит из разделов:

история фондообразователя;

история фонда;

характеристика документов фонда.

8.3. Первый раздел — история фондообразователя — включает характеристику исторических условий создания (образования) территориального органа (организации) МЧС России; название организации-правопреемника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:

даты создания (образования), преобразования (ликвидации) организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-правопреемника;

задачи и функции организации и их изменения;

масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;

место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной жизни;

изменения в названии и подчиненности организации;

структура организации и ее изменения.

8.4 Второй раздел — история фонда — включает следующие сведения:

дата первого поступления документов фонда в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России, их объем и крайние даты;

изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, задокументированные периоды);

степень сохранности документов;

особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;

сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и места их хранения;

сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения);

состав научно-справочного аппарата к фонду;

библиография (список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе).

8.5. Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов, в том числе:

наличие документов, относящихся к профилю данного фонда, в составе других фондов Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, с указанием их названий и номеров;

сведения о наличии документов других фондообразователей (если это сложилось исторически и изъятие их нецелесообразно);

сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;

хранение документов, относящихся к профилю данного фонда, в других архивах, в том числе в государственных архивах и архивах других ведомств с указанием их наименования и адреса;

возможность использования документов фонда (с указанием целей использования).

При изложении характеристики документов фонда необходимо иметь в виду следующее:

в случае неполноты документов фонда указываются причины отсутствия (утраты) документов, их состав по основным категориям с указанием крайних дат данных (годов), излагаются результаты их розыска, прилагаются материалы расследования;

если документы выходят за хронологические границы фонда, приводится обоснованное доказательство включения этих документов в состав фонда;

сведения о научно-справочном аппарате к фонду отражают номера и названия всех описей дел фонда, хронологические рамки включенных в них документов, другие виды научно-справочного аппарата (указатели к документам, обзоры и т.д.).

8.6. Если в составе фонда имеются электронные документы, в исторической справке дается их характеристика с указанием вида документации (управленческая, научно-техническая и др.), программно-технических средств, использованных для создания документов, состава и форматов файлов и другой информации, которая позволит в дальнейшем осуществлять доступ к данным, их конвертирование (миграцию).

8.7. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации.

8.8. В случае выявления новых данных по истории фондообразователя и истории фонда в историческую справку вносятся исправления, она дополняется или пересоставляется.

8.9. Историческая справка (часть ее) представляется при передаче дел на хранение в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России вместе с каждой архивной описью.

8.10. Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) территориального органа (организации) МЧС России, а в Центральном архиве — заведующим сектора комплектования.

Приложение № 1

1. Общие положения

1.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности территориального органа (организации) МЧС России, имеющие историческое, научное, экономическое, политическое значение и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, подлежат передаче на хранение в Центральный архив МЧС России.

До передачи на хранение в Центральный архив МЧС России, завершенные делопроизводством дела территориального органа (организации) МЧС России, хранятся в создаваемом для этой цели архиве территориального органа (организации) МЧС России (далее — архив).

1.2. Архив создается на правах структурного подразделения или в составе структурного подразделения, на которое возложено ведение делопроизводства, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности территориального органа (организации) МЧС России, а также подготовку документов к передаче на хранение в Центральный архив МЧС России.

1.3. В своей работе архив руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», иными законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 сентября 2023 г., регистрационный № 75119), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 9 декабря 2020 г. № 155 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 12 марта 2021 г., регистрационный № 62735), распорядительными документами МЧС России и территориального органа (организации) МЧС России по организации работы с документами и настоящим Примерным положением.

1.4. Положение об архиве разрабатывается на основе настоящего Примерного положения и утверждается приказом территориального органа (организации) МЧС России после согласования с Центральным архивом МЧС России.

1.5. Контроль деятельности архива осуществляет начальник (руководитель) территориального органа (организации) МЧС России.

1.6. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет Центральный архив МЧС России.

2. Состав документов

Архив территориального органа (организации) МЧС России хранит:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения <1>, и по личному составу, образовавшиеся в деятельности его структурных подразделений.

<1> Документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в архив по решению начальника (руководителя) организации МЧС России.

2.2. Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу организаций-источников комплектования территориального органа (организации) МЧС России (при их наличии).

2.3. Документы постоянного, временного хранения и по личному составу ликвидированной организации МЧС России, по отношению к которой территориальный орган (организация) МЧС России является в установленном порядке правопреемником.

2.4 Аудиовизуальную документацию.

2.5 Научно-техническую документацию.

2.6. Документы личного происхождения руководителей организации МЧС России, поступившие в архив (при их наличии).

2.7 Служебные и ведомственные издания (при их наличии).

2.8. Справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива.

3. Основные задачи архива

Основными задачами архива являются:

3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 Примерного положения.

3.2. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 Примерного положения.

3.3 Учет документов, находящихся на хранении в архиве.

3.4 Использование документов, находящихся на хранении в архиве.

3.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на хранение в Центральный архив МЧС России.

3.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях территориального органа (организации) МЧС России, организациях-источниках комплектования (при их наличии) и своевременной передачей их в архив.

4. Основные функции архива

В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

4.1. В соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, принимает документы структурных подразделений территориального органа (организации) МЧС России и организаций-источников комплектования (при их наличии), обработанные в соответствии с требованиями, установленными нормативными документами МЧС России.

4.2. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива, учет архивных документов и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел, периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку наличия дел в архиве.

4.3. Организует работу по созданию и хранению страхового фонда копий особо ценных дел и документов и ведет учет этих копий.

4.4. Составляет и представляет не позднее чем через 4 года после приема документов в архив сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии территориального органа (организации) МЧС России, а затем ЭПМК Центрального архива МЧС России.

4.5. Создает справочно-поисковые средства к документам, хранящимся в архиве, на уровне требований, обеспечивающих его сопоставимость со справочно-поисковыми средствами к документам Центрального архива МЧС России.

4.6 Организует использование документов, хранящихся в архиве:

исполняет запросы граждан и организаций о подтверждении трудового стажа, прохождении военной службы и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

выдает в установленном порядке документы или архивные копии в целях служебного и научного использования;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

4.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; представляет на рассмотрение экспертной комиссии территориального органа (организации) МЧС России описи дел, подлежащих хранению, и акты о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению, срок хранения которых истек, акты об утрате документов и акты о неисправимых повреждениях документов; участвует в работе экспертных комиссий структурных подразделений территориального органа (организации) МЧС России.

4.8. Оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях и в организациях-источниках комплектования (при их наличии), в составлении номенклатуры дел.

4.9. Контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве и хранения их в структурных подразделениях территориального органа (организации) МЧС России и в организациях-источниках комплектования (при их наличии).

4.10. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в Центральный архив МЧС России документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и страховые копии особо ценных дел и документов.

4.11. Ежегодно представляет в Центральный архив МЧС России сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива).

4.12. Организует информирование руководства и работников территориального органа (организации) МЧС России о составе и содержании документов архива.

4.13. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

5. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

5.1. Представлять руководству территориального органа (организации) МЧС России предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве.

5.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях территориального органа (организации) МЧС России и в организациях-источниках комплектования (при их наличии).

5.3. Давать в установленном порядке в пределах своей компетенции указания и рекомендации структурным подразделениям территориального органа (организации) МЧС России и организациям-источникам комплектования (при их наличии), обязательные для исполнения.

5.4. Запрашивать от структурных подразделений территориального органа (организации) МЧС России и от организаций — источников комплектования (при их наличии) сведения, необходимые для работы архива.

5.5. Информировать структурные подразделения территориального органа (организации) МЧС России и организации — источники комплектования (при их наличии) о необходимости передачи документов в архив в соответствии с утвержденным графиком.

5.6. Принимать участие в заседаниях Центральной экспертной комиссии МЧС России, ЭПМК Центрального архива МЧС России.

6. Ответственность архива

6.1. Ответственность за выполнение задач и функций архива возлагается на лицо, ответственное за архив.

6.2. Обязанности и ответственность работников архива определяются должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке.

дата

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия территориального органа (организации) МЧС России (далее — ЭК) создается для организации проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов (включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию), образовавшихся в процессе деятельности организации МЧС России.

1.2. ЭК является совещательным органом. Решения ЭК вступают в силу после подписания протокола председателем ЭК.

В необходимых случаях решения ЭК вступают в силу после их предварительного согласования с Центральным архивом МЧС России (п. 3.3 настоящего Примерного положения).

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», иными законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 сентября 2023 г., регистрационный № 75119), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 9 декабря 2020 г. № 155 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 12 марта 2021 г., регистрационный № 62735), распорядительными документами МЧС России и территориального органа (организации) МЧС России по организации работы с документами и настоящим Примерным положением.

1.4. ЭК возглавляет один из заместителей начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России. Секретарем комиссии является заведующий архивом (лицо, ответственное за архив). Персональный состав экспертной комиссии утверждается приказом территориального органа (организации) МЧС России. Состав ЭК формируется из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений территориального органа (организации) МЧС России, представителя структурного подразделения территориального органа (организации) МЧС России, созданного для ведения делопроизводства.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители сторонних организаций по согласованию с ними.

1.5. На основе настоящего Примерного положения в территориальном органе (организации) МЧС России разрабатывается положение об ЭК, которое после согласования с Центральным архивом МЧС России утверждается приказом территориального органа (организации) МЧС России.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив территориального органа (организации) МЧС России.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в Центральный архив МЧС России.

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит (совместно с работниками архива и структурного подразделения территориального органа (организации) МЧС России, созданного для ведения делопроизводства) работу по отбору документов для дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов и подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает оценку, предложения и замечания проектам нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архива.

3.3 Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет:

3.3.1. На утверждение экспертно-проверочной методической комиссии (далее — ЭПМК) Центрального архива МЧС России, а затем на утверждение начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России:

а) описи дел постоянного хранения;

б) акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (документов со сроками хранения 10 лет и более, имеющих отметку «ЦЭК», «ЭПК»).

3.3.2. На согласование ЭПМК Центрального архива МЧС России, а затем на утверждение начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России:

а) утратил силу;

б) описи дел по личному составу;

в) акты об утрате документов и неисправимых повреждениях документов.

3.3.3 На рассмотрение ЭПМК Центрального архива МЧС России:

а) предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем документов со сроками хранения;

б) предложения об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем документов со сроками хранения.

3.3.4 На утверждение начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России:

а) описи дел временного срока хранения;

а) акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, кроме перечисленных в подпункте «б» пункта 3.3.1.

4. Права ЭК

ЭК имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать методические рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам территориального органа (организации) МЧС России по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел (документов) постоянного и временного сроков хранения, в том числе дел (документов) по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2 Запрашивать у руководителей структурных подразделений территориального органа (организации) МЧС России:

а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения дел (документов) постоянного и временного сроков хранения, в том числе дел (документов) по личному составу;

б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений территориального органа (организации) МЧС России о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений территориального органа (организации) МЧС России, представителей Центрального архива МЧС России и сторонних организаций (по согласованию).

4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство территориального органа (организации) МЧС России по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

5. Организация работы ЭК

5.1. ЭК взаимодействует с Центральной экспертной комиссией МЧС России, с ЭПМК Центрального архива МЧС России.

5.2. ЭК осуществляет свою деятельность в соответствии с годовым планом, утвержденным начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем ЭК.

Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней после поступления.

5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняло участие не менее половины членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены комиссии. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.

Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно простым большинством голосов присутствующих на заседании. При равенстве голосов голос председательствующего на заседании считается решающим.

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль исполнения принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

дата

к п. 4.1.11, 4.4.2, 4.4.10, 6.3.1, 6.3.4, 6.3.17 Инструкции

___________________________________________________________________________ (наименование территориального органа (организации) МЧС России)

             (наименование структурного подразделения)

УТВЕРЖДАЮ

ФОНД N _______________                 ____________________________________
ОПИСЬ N ______________                 (наименование должности руководителя

                                   ____________________________________
                                       структурного подразделения)

дел (постоянного хранения/             _________    _______________________
временного (свыше 10 лет) хранения/    (подпись)     (расшифровка подписи)

по личному составу) <1> «» __________ 20 г. за ______________ год (годы)

--------------------------------<br>

В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел (цифрами и прописью) с N _________ по N __________, в том числе:

литерные номера: __________________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________________

__________________________________________  _________ _____________________
(наименование должности составителя описи)  (подпись) (расшифровка подписи)

(дата)

Продолжение приложения № 3

__________________________________________  _________ _____________________
         (наименование должности            (подпись) (расшифровка подписи)

      архивного работника)

(дата)

СОГЛАСОВАНО <1> СОГЛАСОВАНО <2>

(наименование должности руководителя Протокол ЭК структурного подразделения,

________________________________________   ________________________________
созданного для ведения делопроизводства)     (наименование структурного

                                                подразделения

_____________  _________________________   от _______________ N ___________
  (подпись)      (расшифровка подписи)

(дата)

Передал ___________________________________________________________ ед. хр. (цифрами и прописью) и _____________________________________ регистрационно-контрольных карточек (цифрами и прописью) к документам.

__________________________________________  _________ _____________________
    (наименование должности работника       (подпись) (расшифровка подписи)

   структурного подразделения)

(дата)

Принял __________________________ ед. хр. и _______________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных карточек к документам.

_________________________________________  _________  _____________________
(наименование должности работника архива,  (подпись)  (расшифровка подписи)

       принимающего дела)

(дата)

Форма A4 (210 x 297 мм)

<1> Для структурных подразделений центрального аппарата опись согласовывается протоколом ЭПМК Центрального архива.

<2> При наличии ЭК структурного подразделения.

Утратила силу. - Приказ МЧС России от 27.05.2026 № 383.

6.3.4, 6.3.17 Инструкции

к п. 4.1.11, 4.4.2, 6.3.1,

___________________________________________________________________________ (наименование территориального органа (организации) МЧС России)

             (наименование структурного подразделения)

УТВЕРЖДАЮ

ФОНД N _______________                 ____________________________________
ОПИСЬ N ______________                 ____________________________________

                                   (наименование должности руководителя
                                        структурного подразделения)

электронных документов                 _________    _______________________
(постоянного хранения/временного       (подпись)     (расшифровка подписи)
(свыше 10 лет) хранения/по личному     "__" __________ 20__ г.

составу) <1>

за ______________ год(ы)

Продолжение приложения № 6

В данную опись внесено _____________________________ электронных документов (цифрами и прописью) с N ____________________________________ по N _____________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) объемом _______ байт. В том числе литерные номера ______________________, пропущенные номера ________________

К электронным документам составлены реестры файлов

__________________________________________  _________ _____________________
(наименование должности составителя описи)  (подпись) (расшифровка подписи)

(дата)

__________________________________________  _________ _____________________
         (наименование должности            (подпись) (расшифровка подписи)

      архивного работника)

(дата)

Продолжение приложения № 6

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <2>

________________________________________            Протокол ЭК
  (наименование должности руководителя     ________________________________
     подразделения делопроизводства)         (наименование структурного

                                                подразделения

_____________  _________________________   от _______________ N ___________
  (подпись)      (расшифровка подписи)

(дата)

Передал ____________________________________________ электронных документов (цифрами и прописью) объемом _______________________________________________________ байт. (цифрами и прописью)

__________________________________________  _________ _____________________
    (наименование должности работника       (подпись) (расшифровка подписи)

   структурного подразделения)

(дата)

Принял _____________________________________________ электронных документов (цифрами и прописью) объемом _______________________________________________________ байт. (цифрами и прописью)

_________________________________________  _________  _____________________
(наименование должности работника архива   (подпись)  (расшифровка подписи)

(лица, ответственного за архив)

(дата)

Продолжение приложения № 6

Реестр файлов электронного документа

Форма A4 (210 x 297 мм)

Форма сдаточной описи электронных документов структурного подразделения

6.3.4, 6.3.17 Инструкции

Приложение N 8

УТВЕРЖДАЮ ____________________________________ (наименование должности руководителя ____________________________________ структурного подразделения)

                                       _________    _______________________
                                       (подпись)     (расшифровка подписи)

                                   "__" __________ 20__ г.

Предложения к акту о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению в ____________________________________________ (наименование структурного подразделения)

Перечисленные ниже документы (дела) подлежат уничтожению как не имеющие исторической, научной ценности и утратившие практическое значение.

Итого подлежит уничтожению ________________________________________ ед. хр. (цифрами и прописью) (дел, электронных дел) за ______________ годы.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу за ____________ годы переданы в архив территориального органа (организации) МЧС России по описям № N ______________.

_________________________________________  _________  _____________________
    (наименование должности работника,     (подпись)  (расшифровка подписи)

 составившего предложения в акт)

(дата)

СОГЛАСОВАНО:

_________________________________________  _________  _____________________
  (должность руководителя подразделения    (подпись)  (расшифровка подписи)

      делопроизводства)

(дата)

Итоговые сведения переданы в архив.

___________________________________  ___________    _______________________
(наименование должности сотрудника,   (подпись)      (расшифровка подписи)

   передавшего сведения)

(дата)

Форма A4 (210 x 297 мм)

6.3.17 Инструкции

     (наименование структурного        ____________________________________
 подразделения центрального аппарата,  (должность руководителя структурного
___________________________________    подразделения центрального аппарата,
      территориального органа          ____________________________________
     (организации) МЧС России)              начальника (руководителя)

                                         территориального органа
                                        (организации) МЧС России)
                                    _____________ _____________________
                                      (подпись)   (расшифровка подписи)
                                    "__" __________ 20__ г.

АКТ _____________ N ____________

  (место составления)

о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению

На основании ______________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы (дела) фонда N _________________

                     (название фонда)

Итого _______________________ ед. хр. (дел, электронных дел) за _____ годы. (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПМК (ЭК) (наименование архива, принимающего дела) (протокол от __________ N ____).

_____________________________________  _____________  _____________________
    (наименование должности лица,        (подпись)    (расшифровка подписи)

 ответственного за архив)

(дата)

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕН <3>

      Протокол ЭК структурного                     Протокол ЭПМК
подразделения центрального аппарата,       Центрального архива МЧС России
     территориального органа                    от __________ N ____

(организации) МЧС России
  от __________ N ____

Документы в количестве ___________________ ед. хр. (дел, электронных дел): (цифрами и прописью)

на бумажном носителе весом ________________________ кг сданы на уничтожение

                    (наименование организации)

по приемо-сдаточной накладной от __________ N ____;

на электронном носителе сданы на уничтожение _____________________________. (способ уничтожения)

(наименование должности работника, (подпись) (расшифровка подписи) сдавшего документы)

(дата)

Изменения в учетные документы внесены.

(наименование должности работника, (подпись) (расшифровка подписи) внесшего изменения в учетные документы)

(дата)

Форма A4 (210 x 297 мм)

<1> При выделении к уничтожению документов (дел), хранящихся в структурных подразделениях, графа не заполняется.

<2> При выделении к уничтожению документов (дел), хранящихся в структурных подразделениях, в графе указывается индекс дела (тома, части) по номенклатуре дел.

<3> ЭПМК Центрального архива МЧС России утверждает акты только для документов со сроками хранения 10 лет и более, имеющих отметку «ЦЭК», «ЭПК».

___________________________________________________________________________

  (наименование территориального органа (организации) МЧС России)

УТВЕРЖДАЮ

ФОНД N _______________             ________________________________________
ОПИСЬ N ______________             (должность руководителя территориального

                                   органа (организации) МЧС России)

                                   _____________    _______________________
дел (постоянного хранения/           (подпись)       (расшифровка подписи)

временного (свыше 10 лет) хранения/ по личному составу) <1> «» _______________ 20 г.

за ______________ год(ы)

В данную опись внесено ________________________________________________ дел (цифрами и прописью) с N ____ по N ____, в том числе:

литерные номера: __________________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________________

_____________________________________  _____________  _____________________
       (наименование должности           (подпись)    (расшифровка подписи)

      составителя описи)

(дата)

______________________________________  ____________  _____________________
 (наименование должности руководителя     (подпись)   (расшифровка подписи)

архива, лица, ответственного за архив)

(дата)

        СОГЛАСОВАНО                                  УТВЕРЖДЕНО

             Протокол ЭК                         Протокол ЭК (ЭПМК)
______________________________________  ___________________________________
(наименование территориального органа   (наименование архивного учреждения)

(организации) МЧС России)
   от __________ N ____                     от ___________ N ____

Форма A4 (210 x 297 мм)

Форма архивной описи дел

Утратила силу. - Приказ МЧС России от 27.05.2026 № 383.

Инструкции

к п. 4.5.5, 6.2.3, 6.3.2,

___________________________________________________________________________ (наименование территориального органа (организации) МЧС России)

ФОНД N ___________ УТВЕРЖДАЮ _________________________________

ОПИСЬ N _______                           _________________________________
                                              (должность  руководителя

                                          территориального органа
                                          (организации) МЧС России)

электронных документов                    _________   _____________________
(постоянного хранения/временного          (подпись)   (расшифровка подписи)
(свыше 10 лет) хранения/по личному            "__" ____________ 20__ г.

составу) <1>

за ____________ год(ы)

Продолжение приложения № 13

В данную опись внесено _____________________________ электронных документов (цифрами и прописью) с N _________________________________ по N ________________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) объемом ____________________ байт. В том числе литерные номера ____________________, пропущенные номера __________________

К электронным документам составлены реестры файлов.

________________________________________    _________ _____________________
(наименование должности составителя         (подпись) (расшифровка подписи)

           описи)

(дата)

_________________________________________  _________ _____________________
  (наименование должности руководителя     (подпись) (расшифровка подписи)

архива (в случае, если за организацию архивного хранения отвечает руководитель организации, опись подписывается лицом, ответственным за архив)

(дата)

Продолжение приложения № 13

              СОГЛАСОВАНО                           УТВЕРЖДЕНА
              Протокол ЭК                       Протокол ЭПК (ЭПМК)
    ________________________________         __________________________
    (наименование территориального            (наименование архивного
    органа (организации) МЧС России)                 учреждения)
        от ________ N _______                  от ________ N _______

Реестр файлов электронного документа

Форма A4 (210 x 297 мм)

<1> Указывается соответствующий вид описи.

Инструкции

документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения

Утратила силу. - Приказ МЧС России от 27.05.2026 N 383.

Приложение N 15 к п. 4.2.7 Инструкции

В деле подшито и пронумеровано ____________________________________ листов, (цифрами и прописью) с N ___ по N ___, в том числе:

литерные номера листов ___________________________________________________;

пропущенные номера листов ________________________________________________;

+ листов внутренней описи ________________________________________________;

Наименование должности

лица, составившего документ   _______________     _________________________
                                 (подпись)          (расшифровка подписи)

Дата

Форма A4 (210 x 297 мм)

Итого __________________________________________________________ документов (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ________________________________________

                       (цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись

документов дела               _______________     _________________________
                                 (подпись)          (расшифровка подписи)

Дата

Форма A4 (210 x 297 мм)

		Гриф секретности
(наименование архивного учреждения)
(наименование территориального органа (организации) МЧС России)
(наименование структурного подразделения)

                         (заголовок дела)

                          (крайние даты)

На _________ листах

Хранить ___________

┌──────────────┐
│Ф. N  _______ │
│Оп. N _______ │
│Д. N  _______ │
└──────────────┘

Форма A4 (210 x 297 мм)

              УТВЕРЖДАЮ                             УТВЕРЖДАЮ

____________________________________   ____________________________________
     (начальник (руководитель),             (начальник (руководитель),
       территориального органа                территориального органа
      (организации) МЧС России,              (организации) МЧС России,
____________________________________   ____________________________________
          передающего дела)                     принимающего дела)

___________  _______________________   ___________  _______________________
 (подпись)    (расшифровка подписи)     (подпись)     (расшифровка подписи)

________________                       ________________
     (дата)         Гербовая печать         (дата)          Гербовая печать

АКТ ____________ N ___________ приема-передачи документов на постоянное хранение

___________________________________________________________________________ (основание передачи)

___________________________________________________________________________ (название передаваемого фонда)

_____________________________________________________________________ сдал, (наименование территориального органа (организации) МЧС России, передающего дела)

___________________________________________________________________________ (наименование территориального органа (организации) МЧС России, принимающего дела) принимает на хранение документы и страховые копии за _______________ год(ы) и справочный аппарат к ним:

Итого принято ______________________________ ед. хр. (цифрами и прописью)

Продолжение приложения N 18

Передачу произвели:                    Прием произвели:
____________________________________   ____________________________________
    (наименование должностей лиц,          (наименование должностей лиц,
       производивших передачу)                 производивших прием)

___________  _______________________   ___________  _______________________
 (подпись)    (расшифровка подписи)     (подпись)    (расшифровка подписи)

________________                       ________________
     (дата)                                 (дата)

Фонду присвоен номер ___.

Изменения в учетные документы внесены.

_____________________   ___________________   _____________________________
     (должность)             (подпись)            (расшифровка подписи)

Дата

Форма A4 (210 x 297 мм)

Форма акта приема-передачи документов на постоянное хранение

Приложение № 19 к п. 5.4.16 Инструкции

ЖУРНАЛ регистрации показаний контрольно-измерительных приборов

Формат A6 (148 x 105 мм)

Форма карточки постеллажного топографического указателя (лицевая сторона)

Форма карточки постеллажного топографического указателя (оборотная сторона)

_____________________________________ (наименование территориального органа (организации) МЧС России)

ФОНД N _____________________________ ХРАНИЛИЩЕ N __________________________

Название фонда ____________________________________________________________

топографического указателя

к п. 5.6.6, 5.6.11, 6.3.18 к Инструкции

  (организации) МЧС России)

УТВЕРЖДАЮ ____________________________________ должность начальника (руководителя), территориального органа ____________________________________ (организации) МЧС России

                                       ___________  _______________________
                                        (подпись)    (расшифровка подписи)

                                   ________________
                                        (дата)

АКТ _____________ N _____________ проверки наличия и состояния дел фонда

  (постоянного, временного
хранения, по личному составу)

Фонд N ______________

Название фонда ____________________________________________________________

Номера описей _____________________________________________________________

Основание _________________________________________________________________ (плановая проверка, перемещение документов, стихийное бедствие и т.д.)

Составлен комиссией: Председатель комиссии _____________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы)

Члены комиссии: ___________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы)

Проверка проводилась с _______________________ по _________________________

Проверкой установлено:

1. Всего числится по описям: _________________________________________ дел, (цифрами и прописью) в том числе, по описям, утвержденным (согласованным) ЭПМК (ЭК) архива, принимающего дела, ___________________________________________________ дел. (цифрами и прописью)

2. Всего не оказалось в наличии ______________________________________ дел, (цифрами и прописью) в том числе, по описям, утвержденным (согласованным) ЭПМК (ЭК) архива, принимающего дела, ___________________________________________________ дел. (цифрами и прописью)

3. Имеют литерные номера:

3.1. не учтенные в итоговых записях описей ___________________________ дел; (цифрами и прописью)

3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ______________ ______________________________________________________________________ дел. (цифрами и прописью)

4. Пропущено номеров:

4.1. не учтенные в итоговых записях описей ___________________________ дел; (цифрами и прописью)

4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ______________ ______________________________________________________________________ дел. (цифрами и прописью)

5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам, _______________ ______________________________________________________________________ дел. (цифрами и прописью)

6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи) ______________ ______________________________________________________________________ дел. (цифрами и прописью)

7. Имеется не включенных в описи _____________________________________ дел. (цифрами и прописью)

8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи имеется в наличии) ___________________________________________________________ дел, (цифрами и прописью)

из них:

8.1. требующих дезинфекции ___________________________________________ дел; (цифрами и прописью)

8.2. требующих дезинсекции ___________________________________________ дел; (цифрами и прописью)

8.3. требующих реставрации ___________________________________________ дел; (цифрами и прописью)

8.4. требующих переплета и подшивки __________________________________ дел; (цифрами и прописью)

8.5. требующих восстановления затухающих текстов _____________________ дел; (цифрами и прописью)

8.6. неисправимо поврежденных ________________________________________ дел; (цифрами к прописью)

8.7. требующих технической обработки _________________________________ дел; (цифрами и прописью)

8.8. выдано во временное пользование _________________________________ дел. (цифрами и прописью)

9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N ...)

Проверку проводили:

(наименование должностей) (подписи) (расшифровка подписей)

 (дата)

Формат A4 (210 x 297 мм)

Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда

Приложение N 24

_______________________________________________________________ (наименование территориального органа (организации) МЧС России)

КНИГА учета недостающих архивных дел и описей

                              Том N    ______
                              Начат:   ______

Окончен: ______

Форма титульного листа книги учета недостающих архивных дел и описей

Форма книги учета недостающих архивных дел и описей

Приложение N 25

___________________________________________________________________________ (наименование территориального органа (организации) МЧС России)

КНИГА учета физического состояния архивных документов

                               Том N    ______
                               Начат:   ______

Окончен: ______

Формат A4 (210 x 297 мм)

Форма титульного листа книги учета физического состояния архивных документов

Продолжение приложения № 25

___________________________________________________________________ (N и название фонда)

Формат A4 (210 x 297 мм)

Форма книги учета физического состояния архивных документов

Приложение № 26

КНИГА регистрации сдаточных описей дел, поступивших в архив __________________________________ (наименование архива)

Начата ________

Окончена ________

Формат A4 (210 x 297 мм)

Форма титульного листа книги регистрации сдаточных описей дел, поступивших в архив

Продолжение приложения № 26

Итого в __ году по сдаточным описям поступило ____________________ ед. хр., (цифрами и прописью)

в том числе:

постоянного хранения — _____________

временного хранения -  _____________
по личному составу -   _____________

Должность ответственного за архив территориального органа

(организации) МЧС России               _________      _____________________
                                       (подпись)      (расшифровка подписи)

Форма книги регистрации сдаточных описей дел, поступивших в архив

Приложение № 27

  (наименование территориального органа (организации) МЧС России)

            УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ

                             Начат    __________
                             Окончен  __________

Формат A3 (297 x 420 мм)

Форма титульного листа книги учета поступления и выбытия документов

Продолжение приложения № 27

Итого в ____ году поступило ____________________ ед. хр., в том числе <10>: (цифрами и прописью)

на бумажном носителе _____________________________________________________, (цифрами и прописью)

электронных ______________________________________________________________, (цифрами и прописью)

аудиодокументов __________________________________________________________, (цифрами и прописью)

видеодокументов __________________________________________________________. (цифрами и прописью)

Итого в ____ году выбыло _______________________ ед. хр., в том числе <11>: (цифрами и прописью)

Продолжение приложения № 27

на бумажном носителе _____________________________________________________, (цифрами и прописью)

электронных ______________________________________________________________, (цифрами и прописью)

аудиодокументов __________________________________________________________, (цифрами и прописью)

видеодокументов __________________________________________________________. (цифрами и прописью)

__________________________________   ___________   ________________________
  (наименование должности лица,       (подпись)     (расшифровка подписи)

составившего итоговую годовую запись)

_________________________________ _____________    ________________________
     (наименование должности          (подпись)     (расшифровка подписи)

руководителя архива (лица, ответственного за архив)

Форма книги учета поступления и выбытия документов

<9> В графе указывается вид носителя (БН — документы на бумажном носителе, ЭД — электронные документы, ГД — в опись внесены гибридные дела)

<10> Показываются раздельно итоговые данные по графам 8, 9, 10, 14 книги. При наличии гибридных дел, том(а) на бумажном носителе учитываются в строке «На бумажном носителе», том(а) на электронном носителе учитываются в строке «Электронных».

<11> Показываются раздельно итоговые данные по графам 11, 12, 13, 15 книги. При наличии гибридных дел, том(а) на бумажном носителе учитываются в строке «На бумажном носителе», том(а) на электронном носителе учитываются в строке «Электронных».

Приложение № 28

к п. 6.2.3, 6.3.10 Инструкции

_______________________________________________________________ (наименование территориального органа (организации) МЧС России)

Начат _________

Формат A4 (210 x 297 мм)

Форма титульного листа списка фондов

Продолжение приложения № 28

Из списка исключены фонды с N ___________ по N __________.

Всего хранится в архиве ___________________________________ фондов, из них: (цифрами и прописью) _______________________________________________ содержат особо ценные дела. (цифрами и прописью)

Номера свободные: _________________________________________________________

Номера выбывшие (переданные): _____________________________________________

_____________________________________   _________    ______________________
  (наименование должности работника     (подпись)     (расшифровка подписи)

Архива, составившего годовую
       итоговую запись)

_____________________________________   _________    ______________________
(наименование должности руководителя    (подпись)     (расшифровка подписи)

архива (лица ответственного за архив)

(дата)

Форма списка фондов

_____________________________________ _____________________________________

территориального органа (организации) документов фонда) МЧС России, где хранится фонд)

1. Учет неописанных документов

Продолжение приложения N 29

2. Учет описанных документов

Формат A4 (210 x 297 мм)

Форма листа фонда

Приложение N 30

к п. 6.2.3, 6.3.63 Инструкции

Фонд N ____ _______________________________________________________________

                       (наименование фонда)

Начат: ______

Окончен: ______

Форма титульного листа реестра описей

Продолжение приложения № 30

Всего хранится в фонде ____________________________________ описей, из них: (цифрами и прописью)

постоянного срока хранения _______________________________________________, (цифрами и прописью)

временного хранения (свыше 10 лет) _______________________________________, (цифрами и прописью)

по личному составу _______________________________________________________, (цифрами и прописью)

в том числе поступило в ____ году _________________________________ описей. (цифрами и прописью)

в том числе выбыло в ____ году ____________________________________ описей. (цифрами и прописью)

_________________________________________  _________  _____________________
      (наименование должности лица,        (подпись)  (расшифровка подписи)

  составившего реестр описей)

_________________________________________  _________  _____________________
     (наименование должности лица,         (подпись)  (расшифровка подписи)

   ответственного за архив)

Форма реестра описей

Приложение № 31

___________________________________________________________________________ (наименование территориального органа (организации) МЧС России)

КНИГА учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования

                               Том N    _______
                               Начат:   _______

Окончен: _______

Форма титульного листа книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования

Продолжение приложения № 31

Итого поступило в ________ году: ___________________ ед. хр. страхового (цифрами и прописью) фонда, ____________________ ед. хр. фонда пользования; (цифрами и прописью)

выбыло ____________________ ед. хр. страхового фонда и ____________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) ед. хр. фонда пользования.

_____________________________________  _____________  _____________________
    (наименование должности лица,        (подпись)    (расшифровка подписи)

составившего годовую итоговую запись)

_____________________________________  _____________  _____________________
    (руководитель архива (лицо,          (подпись)    (расшифровка подписи)

  ответственное за архив)

(дата)

Форма книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования

Приложение № 32

___________________________________________________________________________ (наименование государственного архива <1>)

ОПИСЬ N ____ страхового фонда

Форма титульного листа описи страхового фонда

Продолжение приложения № 32

УТВЕРЖДАЮ

                                   ____________________________________
                                         (наименование должности
                                   ____________________________________
                                   руководителя территориального органа
                                   ____________________________________
                                         (организации) МЧС России)
                                   __________ _________________________
                                    (подпись)   (расшифровка подписи)
                                   ________________
                                        (дата)

Всего на 01.01____ года в опись включено __________________________________ (цифрами и прописью) ед. хр., с N _________ по N _________, в том числе:

литерные номера: _________;

пропущенные номера: _________.

В ______________________________________ кадра(ов) м/ф страхового фонда (цифрами и прописью) скопировано ____________________________________ ед. хр. (цифрами и прописью)

_____________________________________  _____________  _____________________
 (наименование должности работника       (подпись)    (расшифровка подписи)

_____________________________________  _____________  _____________________
(наименование должности руководителя     (подпись)    (расшифровка подписи)

(дата)

         СОГЛАСОВАНО                                 СОГЛАСОВАНО
Протокол (ЦЭК) (ЭК) организации           Протокол ЭПК архивного учреждения
от ___________ N ______________            от ___________ N ______________

Форма описи страхового фонда

<1> Заполняется в государственном архиве.

Приложение № 33

1. Общие сведения

Продолжение приложения № 33

3. Кадры

_____________  ______________________

  (подпись)    (расшифровка подписи)

Форма паспорта Архива

                             СВЕДЕНИЯ
       об изменениях в составе и объеме фондов по состоянию
                      на 1 декабря 20__ года

_____________________________________________ (фамилия, должность и телефоны исполнителя) __________ (дата)

Формат A4 (210 x 297 мм)

_____________________________________________

(наименование территориального органа

     (организации) МЧС России)

УТВЕРЖДАЮ

             АКТ                       ____________________________________
    ________ N ___________             (должность начальника (руководителя)

                                   ____________________________________
                                          территориального органа
                                         (организации) МЧС России)
                                   ___________ ________________________

                                        (подпись)   (расшифровка подписи)
   о необнаружении архивных        ___________
  документов, пути розыска            (дата)

которых исчерпаны

Фонд: _____________________________________________________________________ (номер и название фонда)

В результате ______________________________________________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел (документов), предпринятые архивом меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:

Итого ___________________________________________________ ед. хр. (архивных документов) (цифрами и прописью)

Содержание утраченных документов может быть частично восполнено следующими ед. хр. (документами): ____________________________________________________ (N N ед. хр. и их групповые заголовки)

_____________________________________  _____________  _____________________
  (наименование должности лица,          (подпись)    (расшифровка подписи)

ответственным за архив)

(дата)

            УТВЕРЖДЕН                              СОГЛАСОВАНО
           Протокол ЭПМК                Протокол ЭК территориального органа

Центрального архива МЧС России <1> (организации) МЧС России от _________ N ___________ от _________ N ___________

Продолжение приложения № 18

Изменения в учетные документы архива внесены.

_____________________________________  _____________  _____________________
(наименование должности работника,       (подпись)    (расшифровка подписи)

внесшего изменения в учетные документы)

(дата)

Форма A4 (210 x 297 мм)

<1> Для документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, протокол ЭПК ГА РФ.

к п. 4.1.10.4, 5.8.2, 6.3.1,

_____________________________________________ (наименование территориального органа (организации) МЧС России)

УТВЕРЖДАЮ

             АКТ                       ____________________________________
    ________ N ___________             (должность начальника (руководителя)

                                   ____________________________________
                                          территориального органа
                                         (организации) МЧС России)

                                       _________      _____________________
                                       (подпись)      (расшифровка подписи)
     о неисправимых повреждениях    ___________
         архивных документов          (дата)

Фонд: _____________________________________________________________________ (номер и название фонда)

В фонде обнаружены архивные документы, признанные неисправимо поврежденными:

Итого обнаружено неисправимо поврежденных __________________________ ед.хр. (цифрами и прописью) (архивных документов)

Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду:

Эксперты <1>

_____________________________________  _____________  _____________________
 (наименование должностей экспертов)     (подпись)    (расшифровка подписи)

(дата)

___________________________________________________________________________ (N и дата приказа организации о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета)

_____________________________________  _____________  _____________________
    (наименование должности лица,        (подпись)    (расшифровка подписи)

  ответственного за архив)

 (дата)

           СОГЛАСОВАНО                                УТВЕРЖДЕН
Протокол ЭК территориального органа       Протокол ЭПМК Центрального архива

(организации) МЧС России МЧС России <2> от _________ N _______ от _________ N _______

Изменения в учетные документы архива внесены.

_____________________________________  _____________  _____________________
 (наименование должности работника,      (подпись)    (расшифровка подписи)

внесшего изменения в учетные
         документы)

 (дата)

Форма A4 (210 x 297 мм)

<1> При наличии документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, перечисляются наименования должностей экспертов, проводивших осмотр документов.

<2> Для документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, протокол ЭПК ГА РФ.

___________________________________________________________________________ (наименование архива, принимающего дела на постоянное хранение)

                         (название фонда)

Фонд N ____

ОПИСЬ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ ____________________ (крайние даты)

Продолжение приложения № 36

УТВЕРЖДАЮ __________________________________ (наименование должности начальника __________________________________ (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России) ____________ _____________________ (подпись) (расшифровки подписи) __________ (дата)

В данную опись внесено __________________________________ особо ценных дел, (цифрами и прописью) с N _________ по N ________, в том числе:

литерные номера: _______________________;

пропущенные номера: ____________________.

Из них имеют страховые копии _________________________________________ дел. (цифрами и прописью)

_____________________________________  _____________  _____________________
      (наименование должности            (подпись)    (расшифровка подписи)

     составителя описи)

(дата)

_____________________________________  _____________  _____________________
   (наименование должности лица,         (подпись)    (расшифровка подписи)

  ответственного за архив)

(дата)

           СОГЛАСОВАНО                                УТВЕРЖДЕНО
    Протокол ЭПМК Центрального            Протокол ЭПК архивного учреждения

    архива МЧС России

от ______________ N ___________ от ______________ N ___________

_____________________________________________ (наименование территориального органа (организации) МЧС России)

УТВЕРЖДАЮ

             АКТ                       ____________________________________
    ________ N ___________             (должность начальника (руководителя)

                                   ____________________________________
                                         территориального органа
                                        (организации) МЧС России)
                                   ___________ ________________________

                                        (подпись)   (расшифровка подписи)
     о технических ошибках             ___________
      в учетных документов               (дата)

Фонд N ________________________________

Название фонда: ___________________________________________________________

В ходе выполнения _________________________________________ обнаружены технические ошибки в записях _________________________________________

В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось) на ___________________________________________________________________ ед. хр. (цифрами и прописью)

Примечания:

_____________________________________  _____________  _____________________
           (должность)                   (подпись)    (расшифровка подписи)

(дата)

Изменения внесены в учетные документы.

_____________________________________  _____________  _____________________
    (наименование должности лица,        (подпись)    (расшифровка подписи)

  ответственного за архив)

Приложение № 38

_____________________________________________ (наименование территориального органа (организации) МЧС России)

УТВЕРЖДАЮ

             АКТ                       ____________________________________
    ________ N ___________             (должность начальника (руководителя)

                                   ____________________________________
                                          территориального органа
                                         (организации) МЧС России)

                                       ___________   ______________________
                                        (подпись)    (расшифровка подписи)
    об обнаружении документов,         ___________
  не относящихся к данному фонду         (дата)

     и неучтенных

В ходе ____________________________________________________________________ (вид работы) обнаружено ________________________________________________________________ (в фонде, хранилище,

                        рабочем помещении)

Итого обнаружено ____________________________________ ед. хр. (документов). (цифрами и прописью)

_________________________________  _____________  _________________________
          (должность)                (подпись)      (расшифровка подписи)

(дата)

Изменения в учетные документы внесены.

_________________________________  _____________  _________________________
  (наименование должности, лица,     (подпись)      (расшифровка подписи)

ответственного за архив)

Формат A4 (210 x 297 мм)

___________________________________________________________________________ (наименование архива, принимающего дела)

                         (название фонда)

Фонд N ____

Опись N ____

                         (название описи)

Крайние даты документов ____________________________________

			Адресат
	МЧС РОССИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ» (Центральный архив МЧС России)
п/о Устье, Рузский р-н., Московская обл., 143151, Телефон\факс: (495) 992-2231
_____________ N _________________
На N ___________ от _____________

АРХИВНАЯ СПРАВКА

Текст

Основание:

________________________________________  _________  ______________________
 должность руководителя территориального  (подпись)   (расшифровка подписи)

органа (организации) МЧС России)

_______________________________________  _________   ______________________
    (должность составителя справки)       (подпись)   (расшифровка подписи)

__________________________________________ (наименование территориального органа (организации) МЧС России)

Журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов

__________________________________________ (наименование территориального органа (организации) МЧС России)

РАЗРЕШАЮ _________________________________________

 ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ)               (руководитель структурного подразделения,
______ N ___________                   в состав которого входит архив)
____________________                ____________   ________________________
(место составления)                  (подпись)       (расшифровка подписи)

                              ____________
                                 (дата)

на выдачу дел

___________________________________________________________________________ (фамилия и инициалы работника; название структурного подразделения)

Формат A5 (148 x 210 мм)

Форма заказа (требования) на выдачу дел (лицевая сторона)

Подпись работника, запрашивающего дела

Формат A5 (148 x 210 мм)

Форма заказа (требования) на выдачу дел (оборотная сторона)

__________________________________________ (наименование территориального органа (организации) МЧС России)

КНИГА ВЫДАЧИ ДЕЛ N ____

Начата: __________

Окончена: __________

Формат A4 (210 x 297 мм)

Продолжение приложения N 43

Итого в ____ году выдано из хранилища N _____________________________ (цифрами и прописью) ___________________________________________________________________ ед. хр. (цифрами и прописью)

___________________________________  __________  _______________________
 (наименование должности работника,   (подпись)   (расшифровка подписи)

составившего итоговую запись)

(дата)

Формат A4 (210 x 297 мм)

__________________________________________ (наименование территориального органа (организации) МЧС России)

АКТ _______ N _________

о выдаче дел во временное пользование

(наименование организации, ее адрес, почтовый индекс)

Основание _________________________________________________________________

Для какой цели выдаются ед. хр. ___________________________________________

Выдаются следующие ед. хр. из фонда N _____________________________________ (название фонда)

Всего выдается ___________________________________________________ ед. хр., (цифрами и прописью) срок возврата ____________________________________________________________.

Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.

Получатель   обязуется   не  предоставлять  дел,  полученных  во  временное
пользование,  посторонним  лицам,  не  выдавать  по  ним  копий,  выписок и
справок,  не  публиковать  документы  без  разрешения организации, выдавшей

дела.

Получатель обязуется вернуть дела в архив территориального органа (организации) МЧС России в указанный в акте срок.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.

_______________________________________   _________________________________
  (наименование должности руководителя              (наименование
 территориального органа (организации)         должности  руководителя
      МЧС России, выдающего дела)              организации-получателя)

___________   ______________________   __________   _______________________
 (подпись)     (расшифровка подписи)    (подпись)    (расшифровка подписи)

____________                           ____________
   (дата)                                 (дата)

Гербовая печать организации            Гербовая печать организации

Продолжение приложения № 44

Выдал дела по поручению руководства _______________________________________ (наименование организации МЧС России)

__________________________________    _____________ _______________________
(руководитель архива, из которого       (подпись)    (расшифровка подписи)

выданы дела (лицо, ответственное за Архив)

(дата)

Принял дела по поручению руководства ______________________________________ (наименование организации)

__________________________________    _____________ _______________________
 (руководитель архива организации,      (подпись)    (расшифровка подписи)

 принимающей дела (лицо,
 ответственное за архив)

(дата)

Дела возвращены в полном объеме и сохранности.

Сдал по поручению руководства организации-получателя.

__________________________________    _____________ _______________________
    (руководитель организации,          (подпись)    (расшифровка подписи)

   сдающей дела (лицо,
 ответственное за архив)

(дата)

Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.

__________________________________    _____________ _______________________
    (руководитель организации           (подпись)    (расшифровка подписи)

МЧС России, принимающего дела (лицо, ответственное за архив)

(дата)

Формат A4 (210 x 297 мм)

__________________________________________ (наименование территориального органа (организации) МЧС России)

КНИГА N ____ ВЫДАЧИ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

Начата: __________

Окончена: __________

Формат A4 (210 x 297 мм)

Продолжение приложения № 45

Итого в ____ году выдано из хранилища N ___________________________________ (цифрами и прописью) ___________________________________________________________________ ед. хр. (цифрами и прописью)

____________________________________  __________  _____________________
 (наименование должности работника,    (подпись)  (расшифровка подписи)

составившего итоговую запись)

(дата)

Формат A4 (210 x 297 мм)

__________________________________________ (наименование территориального органа (организации) МЧС России)

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело ______________________________________________________________________ (N и название)

Опись _____________________________________________________________________ (N и название)

Фонд ______________________________________________________________________ (N и название)

Выдано во временное пользование (читальный зал):

Формат A4 (210 x 297 мм)

__________________________________________ (наименование территориального органа (организации) МЧС России)

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДЕЛА

Фонд N _______________ Опись N _______________ Дело N _______________

Заголовок дела ____________________________________________________________

Формат A4 (210 x 297 мм)

Наименование территориального органа (организации) МЧС России

Дело пользователя N ____

Анкета пользователя, работающего в читальном зале

1. <a id="p102541"></a>Фамилия _____________________________________

2. <a id="p102542"></a>Имя _________________________________________

3. <a id="p102543"></a>Отчество (при наличии) ______________________

4. <a id="p102544"></a>Дата рождения ______________________

5. <a id="p102545"></a>Гражданство _____________________

6. <a id="p102546"></a>Место работы (учебы) и должность (при наличии) _____________________
_______________________________________________________________________
           (полное название учреждения, его почтовый адрес
                  и адрес электронный почты, телефон)

7. <a id="p102547"></a>Образование, ученое звание, ученая степень (при наличии) ___________
_______________________________________________________________________

8. <a id="p102548"></a>Основание для проведения исследования ______________________________
_______________________________________________________________________
         (направление организации или по собственному желанию)

9. <a id="p102549"></a>Тема, хронологические рамки ________________________________________
_______________________________________________________________________

10. <a id="p102550"></a>Цель работы _______________________________________________________
_______________________________________________________________________

11. <a id="p102551"></a>Адрес регистрации по месту жительства (пребывания) ________________
_______________________________________________________________________

12. <a id="p102552"></a>Адрес фактического проживания _____________________________________
_______________________________________________________________________

13. <a id="p102553"></a>Номер контактного телефона (при наличии) __________________________

14. <a id="p102554"></a>Адрес электронной почты (при наличии) _____________________________

15. <a id="p102555"></a>Вид,  серия,  номер  документа,  удостоверяющего  личность, а также
орган, выдавший документ ______________________________________________
_______________________________________________________________________

16. <a id="p102556"></a>Фамилия, имя, отчество (при наличии) сопровождающего лица _________
_______________________________________________________________________

Обязательство-соглашение

Я, ____________________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество (при наличии) ознакомлен с Порядком использования архивных документов, утвержденным приказом МЧС России от ________ N ____, и обязуюсь его выполнять.

    Я  согласен  на обработку моих персональных данных, указанных в анкете,
посредством  внесения  в  информационную  базу  данных,  а  соответствии  с

Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

    Обязуюсь  соблюдать  режим  конфиденциальности  в отношении ставшей мне
известной  информации,  использование  и распространение которой ограничено

законодательством Федерации. «» _______ 20 г. ____________________ (подпись)

________________________________   ___________   __________________________
 (должность сотрудника архива)      (подпись)      (расшифровка подписи)

«» _______ 20 г.

Приложение № 49 к п. 5.1.3 Инструкции

_____________________________________

             АКТ                       ____________________________________
    ________ N ___________             (должность начальника (руководителя)

                                   ____________________________________
                                          территориального органа
                                         (организации) МЧС России)

                                       ___________   ______________________
                                        (подпись)    (расшифровка подписи)
   приема-передачи архивных           ___________
  документов организации при             (дата)

смене лица, ответственного за архив <1>