Приказ МЧС России от 27.05.2026 № 383
«О внесении изменений в приложение к приказу МЧС России от 2 декабря 2020 г. № 888»
МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ
ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ
ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
ПРИКАЗ
от 27 мая 2026 г. № 383
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ
В ПРИЛОЖЕНИЕ К ПРИКАЗУ МЧС РОССИИ ОТ 2 ДЕКАБРЯ 2020 Г. № 888
В целях совершенствования архивной работы в системе МЧС России приказываю:
Внести изменения в приложение к приказу МЧС России от 2 декабря 2020 г. № 888 «Об утверждении Инструкции по архивной работе в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» согласно приложению к настоящему приказу.
к приказу МЧС России
от 27 мая 2026 г. № 383
1. В разделе 1:
- пункт 1.2 изложить в следующей редакции:
«1.2. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ „Об архивном деле в Российской Федерации“, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства (далее — Росархив) от 31 июля 2023 г. № 77 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 сентября 2023 г., регистрационный № 75119), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Росархива от 2 марта 2020 г. № 24 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 20 мая 2020 г., регистрационный № 58396), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденными приказом Росархива от 9 декабря 2020 г. № 155 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 12 марта 2021 г., регистрационный № 62735), и нормативными правовыми актами МЧС России.»;
- пункт 1.3 дополнить абзацем следующего содержания:
«Хранение электронных архивных документов осуществляется с применением систем хранения электронных документов (далее — СХЭД). Создание СХЭД, а также оценка функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития осуществляется в соответствии с Типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденными приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 20 октября 2020 г., регистрационный № 60484).»;
- дополнить пунктом 1.3(1) следующего содержания:
«1.3(1). Организация хранения, комплектования, учета и использования документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, требованиями нормативных правовых актов по вопросам обеспечения режима секретности в Российской Федерации (далее — Инструкция по обеспечению режима секретности), а также в соответствии с Инструкцией.»;
- пункт 1.4 изложить в следующей редакции:
«1.4. Организацию работы по архивному и иному хранению документов и материалов, отнесенных к компетенции МЧС России, осуществляет Административный департамент МЧС России.»
Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с архивными документами в структурных подразделениях центрального аппарата, территориальных органах (организациях) МЧС России осуществляет Административный департамент МЧС России и федеральное казенное учреждение «Центральный архив Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (далее — Центральный архив).»;
- дополнить пунктом 1.6(1) следующего содержания:
«1.6(1). Контроль и координацию деятельности архива территориального органа (организации) МЧС России осуществляет начальник (руководитель) территориального органа (организации) МЧС России.»;
- пункт 1.10 дополнить следующим понятием:
«документальный фонд — документы, образовавшиеся в деятельности центрального аппарата, территориальных органов (организаций) МЧС России, а также организаций-предшественников;».
2. Пункт 2.3 раздела 2 признать утратившим силу.
3. В разделе 4:
- пункт 4.1.2 изложить в следующей редакции:
«4.1.2. Экспертиза ценности проводится:»
при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел;
при подготовке дел, электронных документов к передаче на хранение в архив территориального органа (организации) МЧС России;
при подготовке дел, электронных документов к передаче на хранение в Центральный архив;
при подготовке дел, электронных документов к передаче на хранение в архивные учреждения системы Росархива;
при выделении к уничтожению дел, электронных документов, не подлежащих хранению.»;
-
абзацы второй и третий пункта 4.1.4 признать утратившими силу;
-
абзац третий пункта 4.1.5 изложить в следующей редакции:
«Функции, права и организация работы ЭПМК определяются положением, которое утверждается директором Центрального архива после согласования с Административным департаментом МЧС России.»;
- абзац второй пункта 4.1.7 изложить в следующей редакции:
«Председателем ЭК территориального органа (организации) МЧС России назначается один из заместителей начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России.»;
- пункты 4.1.11 и 4.1.12 изложить в следующей редакции:
«4.1.11. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях центрального аппарата составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение № 3 и № 6), именуемые далее сдаточными описями, а также акты о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению (приложение № 9). Описи дел временного (до 10 лет) хранения составляются в том случае, если эти дела передаются в Центральный архив.»
По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях территориального органа (организации) МЧС России составляются сдаточные описи (приложение № 3 и № 6), а также предложения к акту о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению (приложение № 8).
На основе предложений к акту о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению (приложение № 8), в территориальном органе (организации) МЧС России составляется акт о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению (приложение № 9). Указанный акт подписывается лицом, ответственным за архив территориального органа (организации) МЧС России.
Описи дел временного (до 10 лет) хранения составляются в том случае, если эти дела передаются в архив территориального органа (организации) МЧС России.
Порядок оформления и утверждения описей установлен в подразделе 4.4 Инструкции.
4.1.12. Указанные в пункте 4.1.11 Инструкции описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно.
Согласованные ЭК территориального органа (организации) МЧС России описи и акты о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению, содержащие документы со сроками хранения 10 лет и более и имеющие отметку «ЦЭК», «ЭПК», представляются на рассмотрение ЭПМК.
При положительном решении ЭПМК описи и акты утверждаются начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России. После этого дела, включенные в акты о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению, могут быть уничтожены.»;
- пункт 4.2.3 изложить в следующей редакции:
«4.2.3. Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:»
изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стикеров, физически обособленных носителей электронных документов;
составление листа-заверителя дела;
составление внутренней описи документов дела;
подшивку документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или коробах);
внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия территориального органа (организации) МЧС России, делопроизводственного индекса, заголовка дела, номера тома, части, количества листов, его даты, срока хранения, статьи по Перечню, ограничительной пометки, грифа секретности).»;
- абзац десятый пункта 4.2.4 изложить в следующей редакции:
«Дело на бумажном носителе, содержащее документы со сроками хранения более 5 лет, при толщине корешка не более 4 см должно содержать не более 250 листов. Толщина корешка дел со сроками хранения до 5 лет включительно не должна превышать 10 см.»;
- сноску 1 к пункту 4.2.6 изложить в следующей редакции:
«<1> Изъятие документов, имеющих гриф секретности, из дел, их перемещение осуществляются в соответствии с требованиями Инструкции по обеспечению режима секретности.»;
- подраздел 4.3 изложить в следующей редакции:
«4.3. Подготовка личных дел военнослужащих, проходивших
военную службу по контракту в МЧС России, сотрудников ФПС
ГПС, государственных гражданских служащих и работников»
4.3.1. Личные дела военнослужащих, проходивших военную службу по контракту в МЧС России, сотрудников ФПС ГПС, государственных гражданских служащих и работников ведутся в порядке, установленном структурным подразделением центрального аппарата по работе с кадрами МЧС России. Для сдачи личных дел в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России они должны быть оформлены в соответствии с требованиями Инструкции.
4.3.2. Все документы дела (послужной список, аттестации, характеристики, выписки из приказов, фотокарточки и т.п.), в том числе и внутренние описи, должны быть подшиты в обложки установленных образцов и пронумерованы. Имеющиеся в личных делах фотокарточки должны быть уложены в конверт, который приклеивается на второй внутренней стороне обложки дела. Фотокарточки на оборотной стороне должны иметь заверительную надпись, например: «Иванов Иван Иванович, личный номер Г-000000, должность, подпись удостоверяющего лица, дата».
В личном деле осужденного должна быть копия приговора, а умершего — выписка из приказа об исключении из списков центрального аппарата, территориального органа (организации) МЧС России.
В конце дела составляется лист-заверитель дела, в котором указываются цифрами и прописью количество подшитых и пронумерованных листов, количество фотокарточек. Лист-заверитель дела подписывается лицом, ответственным за ведение дел, и скрепляется мастичной печатью, например: «В деле подшито и пронумеровано 45 (сорок пять) листов. В деле — две фотокарточки».
4.3.3. Порядок ведения личного дела сотрудников ФПС ГПС (далее — личное дело) осуществляется в соответствии с требованиями Положения о централизованном учете персональных данных сотрудника федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы и ведении его личного дела, утвержденного приказом МЧС России от 20 марта 2017 г. № 121 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 29 мая 2017 г., регистрационный № 46864).
4.3.4. Личное дело состоит из шести частей. Каждая часть личного дела является его неотъемлемой частью и должна содержать опись приобщаемых документов. Первая, вторая и третья части личного дела вшиваются в основную папку личного дела, четвертая, пятая и шестая части личного дела не скрепляются с основной папкой личного дела. Имеющиеся в личных делах фотокарточки (за исключением фотокарточки, соответствующей последнему перед увольнением специальному званию, которая остается на оборотной стороне основной папки личного дела) укладываются в конверт, который приклеивается на второй внутренней стороне обложки основной папки личного дела.
4.3.5. Приобщаемые к личному делу документы подшиваются в него прочными нитками (в три (четыре) прокола) с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке документов к подшивке в личное дело металлические скрепления (скобы, скрепки) удаляются, жетон <1> с личным номером подшивается к гребешку основной папки личного дела.
<1> Если жетон надежно подшит не к гребешку основной папки личного дела, а к одной из внутренних сторон обложки личного дела, то его переподшивка не требуется.
4.3.6. Четвертая, пятая и шестая части личного дела не скрепляются с основной папкой личного дела.
4.3.7. На оборотной стороне верхнего клапана основной папки личного дела остается фотокарточка, соответствующая последнему перед увольнением специальному званию. Сюда же приклеивается общая внутренняя опись дела. Общая внутренняя опись дела приклеивается за один край, как правило, верхний или правый.
4.3.8. Остальные, имеющиеся в личных делах фотокарточки укладываются в конверт, который приклеивается на внутренней стороне нижней части обложки основной папки личного дела.
4.3.9. Все части личного дела вкладываются в архивную папку или архивный короб с завязками с шириной корешка, соответствующей объему документов, содержащихся в конкретном личном деле. При подготовке к сдаче в архив документы, приобщенные к личному делу, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом в пределах каждой части личного дела согласно описи приобщаемых документов.
4.3.10. На документы личного дела составляется общая внутренняя опись дела, в которой прописываются наименования частей личного дела без подробной росписи содержащихся в частях документов, а также конверт с вложениями. Номера листов в общей внутренней описи дела указываются в соответствии с нумерацией листов, содержащихся в каждой части личного дела. Внутренняя опись дела наклеивается на внутреннюю сторону верхней части обложки дела или верхней крышки архивного короба.
4.3.11. Лист-заверитель составляется в порядке, установленном пунктом 4.2.7 Инструкции, и наклеивается на внутреннюю сторону нижней части обложки или на дно архивного короба.
4.3.12. Оригиналы личных документов (трудовая книжка, аттестаты, свидетельства, военный билет и т.п.), находящихся в конверте основной части личного дела, при увольнении сотрудника ФПС ГПС должны быть выданы на руки.
В случае, когда личные документы не были выданы сотруднику ФПС ГПС на руки, они из личного дела изымаются, в опись дела не вносятся. Они формируются в отдельное дело, на них составляется отдельная сдаточная опись и передаются в архив как невостребованные личные документы.
4.3.13. Документы, приобщаемые к шестой части личного дела, могут формироваться в отдельные архивные папки с присвоением номера тома.
4.3.14. Дела, подготовленные к передаче в архив в соответствии с требованиями Инструкции и переданные в архив, переформированию не подлежат.»;
- в абзаце втором пункта 4.4.2 слова «(приложения № 3 — 7)» заменить словами «(приложения № 3 и № 6)»;
- абзац пятый пункта 4.4.6 изложить в следующей редакции:
«крайние даты дела (тома, части);»; 12) в абзаце двенадцатом пункта 4.4.7 исключить слова «, и оттиска печати финансового органа»; 13) в абзаце четырнадцатом пункта 4.4.10 слова «(приложение № 5)» заменить словами «(приложение № 3)»; 14) в абзаце третьем пункта 4.5.5 слова «(приложения № 10 — 14)» заменить словами «(приложения № 10 и № 13).».
4. В разделе 5:
- пункт 5.1.3 изложить в следующей редакции:
«5.1.3. При смене вышеуказанных должностных лиц прием-передача архивных документов, научно-справочного аппарата к ним, обязательных и вспомогательных учетных документов оформляется актом (приложение № 49), который включается отдельным разделом в акт приема-передачи дел и должности.»
При приеме-передаче дел проводится сплошная проверка наличия и состояния документов, архивных учетных документов и справочно-поисковых средств.»;
- пункт 5.2.2 изложить в следующей редакции:
«5.2.2. В Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России предусматриваются следующие помещения:»
архивохранилище (архивохранилища);
помещение для приема документов, их временного хранения и адаптации к новым условиям;
помещение для использования архивных документов (читальный зал, участок выдачи архивных документов и информационно-поисковых средств);
рабочие комнаты сотрудников архива, которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы.
В Центральном архиве, кроме того, предусматриваются помещения:
для размещения научно-справочного аппарата и учетных документов;
для размещения справочно-информационного фонда, научно-справочной библиотеки и методического кабинета;
для микрофильмирования и фотокопирования архивных документов (лаборатория микрофотокопирования архивных документов), сканирования архивных документов;
для реставрации, обработки документов (в том числе для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов);
для размещения вычислительной и множительной техники;
вспомогательного назначения (гардероб, приемная и др.).»;
-
пункт 5.2.5 признать утратившим силу;
-
в пункте 5.4.5:
абзац первый изложить в следующей редакции:
«5.4.5. Охранный режим обеспечивается путем оборудования средствами охранной сигнализации и (или) круглосуточного поста охраны здания, в котором размещаются архивохранилище, а также другие помещения архива, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны.»;
дополнить сноской 1 к абзацу первому следующего содержания:
«<1> Требования к организации хранения документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, содержатся в Инструкции по обеспечению режима секретности.»;
- пункт 5.4.8 изложить в следующей редакции:
«5.4.8. Оснащению средствами охранной сигнализации в обязательном порядке подлежат помещения Центрального архива, в которых:»
постоянно или временно хранятся архивные документы;
установлено серверное оборудование, обеспечивающее функционирование информационной системы Центрального архива.»;
-
в абзаце втором пункта 5.4.9 слова «в пункте 5.4.8 Инструкции» заменить словами «в пунктах 5.4.5 и 5.4.8 Инструкции»;
-
абзац второй пункта 5.6.4 изложить в следующей редакции:
«после массового перемещения архивных документов, чрезвычайной ситуации и (или) других обстоятельств, в результате которых они могли бы быть утрачены или повреждены;»;
- пункт 5.6.22 изложить в следующей редакции:
«5.6.22. Проверки организации архивной работы в структурных подразделениях центрального аппарата, территориальных органах (организациях) МЧС России проводятся Центральным архивом:»
в рамках участия в проверках, проводимых центральным аппаратом (инспекторские, тематические);
в рамках участия во внеплановых проверках, которые могут проводиться по поручению руководства МЧС России.»;
- пункты 5.6.23 - 5.6.31 признать утратившими силу.
5. В разделе 6:
- пункт 6.2.2 дополнить абзацем следующего содержания:
«Учет научно-технической документации в территориальных органах (организациях) МЧС России, выступающих разработчиками, заказчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производством научно-технической продукции, в процессе деятельности которых образуется научно-техническая документация, осуществляется в соответствии с разделом III Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденных приказом Росархива от 9 декабря 2020 г. № 155 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 12 марта 2021 г., регистрационный № 62735).»;
- в пункте 6.2.3:
в абзаце шестом слова «(приложения № 10 — 14)» заменить словами «(приложения № 10 и № 13)»;
абзац одиннадцатый изложить в следующей редакции:
«Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России составляется паспорт архива, хранящего управленческую документацию на 1 декабря текущего года (приложение № 33). В территориальных органах (организациях) МЧС России, выступающих разработчиками, заказчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производством научно-технической продукции, в процессе деятельности которых образуется научно-техническая документация, составляется также паспорт архива, хранящего научно-техническую документацию на 1 декабря текущего года (приложение № 50). Указанные паспорта архива предоставляются не позднее 10 декабря в архив, источником комплектования которого является территориальный орган (организация) МЧС России. К паспорту архива прилагается пояснительная записка.»;
- в пункте 6.3.1:
в абзаце втором подпункта «а» слова «(приложения № 3 — 7)» заменить словами «(приложения № 3 и № 6)»;
в абзаце четвертом подпункта «б» слова «акт об утрате документов» заменить словами «акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны»;
-
в абзаце втором пункта 6.3.2 слова «(приложения № 10 — 14)» заменить словами «(приложения № 10 и № 13)»;
-
в пункте 6.3.4 слова «(приложения № 3 — 7)» заменить словами «(приложения № 3 и № 6)»;
-
пункт 6.3.9 изложить в следующей редакции:
«6.3.9. Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел) и количества документов (дел), хранящихся в архиве территориального органа (организации) МЧС России, по состоянию на 1 января.»;
абзац второй изложить в следующей редакции:
«описи дел структурного подразделения (приложения № 3 и № 6) и годового раздела архивной описи дел (приложения № 10 и № 13);»;
абзац шестой изложить в следующей редакции:
«акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение № 34);»
-
в пункте 6.3.46 слова «(приложения № 10 — 14)» заменить словами «(приложения № 10 и № 13)»;
-
в пункте 6.3.48 слова «(приложение № 12)» заменить словами «(приложение № 10)».
6. В разделе 7:
- пункт 7.2.4 дополнить абзацем следующего содержания:
«Архивная справка, подготовленная в форме электронного документа, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре взаимодействия информационных систем, в том числе государственных информационных систем, включая федеральную государственную информационную систему „Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)“, подключенных к инфраструктуре взаимодействия, в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 22 декабря 2012 г. № 1382 „О присоединении информационных систем организаций к инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме.“;»
- абзацы второй и третий пункта 7.2.9 изложить в следующей редакции:
«в Центральном архиве — директором Центрального архива или должностным лицом, исполняющим его обязанности, или заместителем директора Центрального архива, которому делегированы соответствующие полномочия, и сотрудником, подготовившим справку;»
в территориальных органах (организациях) МЧС России — начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России или должностным лицом, исполняющим его обязанности, или заместителем территориального органа (организации) МЧС России, которому делегированы соответствующие полномочия, и лицом, ответственным за архив территориального органа (организации) МЧС России (или начальником (руководителем) структурного подразделения, в котором справка была подготовлена).»;
- абзацы второй и третий пункта 7.2.18 изложить в следующей редакции:
«в Центральном архиве — подписью директора Центрального архива или должностным лицом, исполняющим его обязанности, или заместителем директора Центрального архива, которому делегированы соответствующие полномочия, и гербовой печатью Центрального архива;»
в территориальных органах (организациях) МЧС России — подписью начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России или должностным лицом, исполняющим его обязанности, или заместителем территориального органа (организации) МЧС России, которому делегированы соответствующие полномочия, и гербовой печатью территориального органа (организации) МЧС России.».
7. В приложении № 1 к пункту 2.1 Инструкции:
- пункт 1.3 изложить в следующей редакции:
«1.3. В своей работе архив руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ „Об архивном деле в Российской Федерации“, иными законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 сентября 2023 г., регистрационный № 75119), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 9 декабря 2020 г. № 155 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 12 марта 2021 г., регистрационный № 62735), распорядительными документами МЧС России и территориального органа (организации) МЧС России по организации работы с документами и настоящим Примерным положением.»;
- в пункте 1.5 исключить слова «или его заместитель, курирующий вопросы делопроизводства и архива».
8. В приложении № 2 к пункту 4.1.6 Инструкции:
- пункт 1.3 изложить в следующей редакции:
«В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ „Об архивном деле в Российской Федерации“, иными законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 сентября 2023 г., регистрационный № 75119), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 9 декабря 2020 г. № 155 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 12 марта 2021 г., регистрационный № 62735), распорядительными документами МЧС России и территориального органа (организации) МЧС России по организации работы с документами и настоящим Примерным положением.»;
-
в абзаце первом пункта 1.4 исключить слова «, курирующий вопросы делопроизводства и архива»;
-
подпункт «а» пункта 3.3.2 признать утратившим силу;
-
в абзаце втором пункта 5.4 после слов «присутствующих на заседании» исключить слова «членов ЭК».
9. Приложение № 3 к пунктам 4.1.11, 4.4.2, 4.4.10, 6.3.1, 6.3.4, 6.3.17 Инструкции изложить в следующей редакции:
___________________________________________________________________________ (наименование территориального органа (организации) МЧС России)
(наименование структурного подразделения)
ФОНД N _______________ ____________________________________ ОПИСЬ N ______________ (наименование должности руководителя
____________________________________
структурного подразделения)
дел (постоянного хранения/ _________ _______________________ временного (свыше 10 лет) хранения/ (подпись) (расшифровка подписи)
по личному составу) <1> «» __________ 20 г. за ______________ год (годы)
--------------------------------
<1> Указывается соответствующий вид описи.
В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел (цифрами и прописью) с N _________ по N __________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
__________________________________________ _________ _____________________ (наименование должности составителя описи) (подпись) (расшифровка подписи)
(дата)
__________________________________________ _________ _____________________
(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)
архивного работника)
(дата)
СОГЛАСОВАНО <1> СОГЛАСОВАНО <2>
(наименование должности руководителя Протокол ЭК структурного подразделения,
________________________________________ ________________________________ созданного для ведения делопроизводства) (наименование структурного
подразделения
_____________ _________________________ от _______________ N ___________ (подпись) (расшифровка подписи)
(дата)
Передал ___________________________________________________________ ед. хр. (цифрами и прописью) и _____________________________________ регистрационно-контрольных карточек (цифрами и прописью) к документам.
__________________________________________ _________ _____________________
(наименование должности работника (подпись) (расшифровка подписи)
структурного подразделения)
(дата)
Принял __________________________ ед. хр. и _______________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных карточек к документам.
_________________________________________ _________ _____________________ (наименование должности работника архива, (подпись) (расшифровка подписи)
принимающего дела)
(дата)
<1> Для структурных подразделений центрального аппарата опись согласовывается протоколом ЭПМК Центрального архива.
<2> При наличии ЭК структурного подразделения.
10. Приложения № 4 и № 5 к пунктам 4.1.11, 4.4.2, 6.3.1, 6.3.4, 6.3.17 Инструкции признать утратившими силу.
11. Приложение № 6 к пунктам 4.1.11, 4.4.2, 6.3.1, 6.3.4, 6.3.17 Инструкции изложить в следующей редакции:
___________________________________________________________________________ (наименование территориального органа (организации) МЧС России)
(наименование структурного подразделения)
ФОНД N _______________ ____________________________________ ОПИСЬ N ______________ ____________________________________
(наименование должности руководителя
структурного подразделения)
электронных документов _________ _______________________ (постоянного хранения/временного (подпись) (расшифровка подписи) (свыше 10 лет) хранения/по личному "__" __________ 20__ г.
составу) <1>
за ______________ год(ы)
В данную опись внесено _____________________________ электронных документов (цифрами и прописью) с N ____________________________________ по N _____________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) объемом _______ байт. В том числе литерные номера ______________________, пропущенные номера ________________
К электронным документам составлены реестры файлов
__________________________________________ _________ _____________________ (наименование должности составителя описи) (подпись) (расшифровка подписи)
(дата)
__________________________________________ _________ _____________________
(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)
архивного работника)
(дата)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <2> ________________________________________ Протокол ЭК (наименование должности руководителя ________________________________ подразделения делопроизводства) (наименование структурного
подразделения
_____________ _________________________ от _______________ N ___________ (подпись) (расшифровка подписи)
(дата)
Передал ____________________________________________ электронных документов (цифрами и прописью) объемом _______________________________________________________ байт. (цифрами и прописью)
__________________________________________ _________ _____________________
(наименование должности работника (подпись) (расшифровка подписи)
структурного подразделения)
(дата)
Принял _____________________________________________ электронных документов (цифрами и прописью) объемом _______________________________________________________ байт. (цифрами и прописью)
_________________________________________ _________ _____________________ (наименование должности работника архива (подпись) (расшифровка подписи)
(лица, ответственного за архив)
(дата)
Реестр файлов электронного документа
| № п/п | № электронного документа по описи | Наименование файла | Дата и время последнего изменения файла | Объем (в байтах) | Формат файла |
|---|---|---|---|---|---|
<1> Указывается соответствующий вид описи.
<2> При наличии ЭК структурного подразделения
12. Приложение N 7 к пунктам 4.1.11, 4.4.2, 6.3.1, 6.3.4, 6.3.17 Инструкции признать утратившим силу.
13. Приложение N 8 к пункту 4.1.11 Инструкции изложить в следующей редакции:
УТВЕРЖДАЮ ____________________________________ (наименование должности руководителя ____________________________________ структурного подразделения)
_________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"__" __________ 20__ г.
Предложения к акту о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению в ____________________________________________ (наименование структурного подразделения)
Перечисленные ниже документы (дела) подлежат уничтожению как не имеющие исторической, научной ценности и утратившие практическое значение.
Итого подлежит уничтожению ________________________________________ ед. хр. (цифрами и прописью) (дел, электронных дел) за ______________ годы.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу за ____________ годы переданы в архив территориального органа (организации) МЧС России по описям № N ______________.
_________________________________________ _________ _____________________
(наименование должности работника, (подпись) (расшифровка подписи)
составившего предложения в акт)
(дата)
_________________________________________ _________ _____________________ (должность руководителя подразделения (подпись) (расшифровка подписи)
делопроизводства)
(дата)
Итоговые сведения переданы в архив.
___________________________________ ___________ _______________________ (наименование должности сотрудника, (подпись) (расшифровка подписи)
передавшего сведения)
(дата)
14. Приложение № 9 к пунктам 4.1.11, 6.3.1, 6.3.17 Инструкции изложить в следующей редакции:
6.3.17 Инструкции
______________________________________ УТВЕРЖДАЮ (наименование структурного ____________________________________ подразделения центрального аппарата, (должность руководителя структурного ___________________________________ подразделения центрального аппарата, территориального органа ____________________________________ (организации) МЧС России) начальника (руководителя)
территориального органа
(организации) МЧС России)
_____________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"__" __________ 20__ г.
АКТ _____________ N ____________
(место составления)
о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению
На основании ______________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы (дела) фонда N _________________
(название фонда)
Итого _______________________ ед. хр. (дел, электронных дел) за _____ годы. (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПМК (ЭК) (наименование архива, принимающего дела) (протокол от __________ N ____).
_____________________________________ _____________ _____________________
(наименование должности лица, (подпись) (расшифровка подписи)
ответственного за архив)
(дата)
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕН <3> Протокол ЭК структурного Протокол ЭПМК подразделения центрального аппарата, Центрального архива МЧС России территориального органа от __________ N ____
(организации) МЧС России
от __________ N ____
Документы в количестве ___________________ ед. хр. (дел, электронных дел): (цифрами и прописью)
на бумажном носителе весом ________________________ кг сданы на уничтожение
(наименование организации)
по приемо-сдаточной накладной от __________ N ____;
на электронном носителе сданы на уничтожение _____________________________. (способ уничтожения)
(наименование должности работника, (подпись) (расшифровка подписи) сдавшего документы)
(дата)
Изменения в учетные документы внесены.
(наименование должности работника, (подпись) (расшифровка подписи) внесшего изменения в учетные документы)
(дата)
<1> При выделении к уничтожению документов (дел), хранящихся в структурных подразделениях, графа не заполняется.
<2> При выделении к уничтожению документов (дел), хранящихся в структурных подразделениях, в графе указывается индекс дела (тома, части) по номенклатуре дел.
<3> ЭПМК Центрального архива МЧС России утверждает акты только для документов со сроками хранения 10 лет и более, имеющих отметку «ЦЭК», «ЭПК».
15. Приложение № 10 к пунктам 4.5.5, 6.2.3, 6.3.2, 6.3.17, 6.3.46, 6.3.48 Инструкции изложить в следующей редакции:
___________________________________________________________________________ (наименование территориального органа (организации) МЧС России)
ФОНД N _______________ ________________________________________ ОПИСЬ N ______________ (должность руководителя территориального
органа (организации) МЧС России)
_____________ _______________________ дел (постоянного хранения/ (подпись) (расшифровка подписи)
временного (свыше 10 лет) хранения/ по личному составу) <1> «» _______________ 20 г.
за ______________ год(ы)
В данную опись внесено ________________________________________________ дел (цифрами и прописью) с N ____ по N ____, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
_____________________________________ _____________ _____________________
(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)
составителя описи)
(дата)
______________________________________ ____________ _____________________ (наименование должности руководителя (подпись) (расшифровка подписи)
архива, лица, ответственного за архив)
(дата)
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭК Протокол ЭК (ЭПМК) ______________________________________ ___________________________________ (наименование территориального органа (наименование архивного учреждения)
(организации) МЧС России)
от __________ N ____ от ___________ N ____
16. Приложения № 11 и № 12 к пунктам 4.1.12, 4.5.5, 6.2.3, 6.3.2, 6.3.17, 6.3.46 Инструкции признать утратившими силу.
17. Приложение № 13 к пунктам 4.5.5, 6.2.3, 6.3.2, 6.3.17, 6.3.46 Инструкции изложить в следующей редакции:
___________________________________________________________________________ (наименование территориального органа (организации) МЧС России)
ФОНД N ___________ УТВЕРЖДАЮ _________________________________
ОПИСЬ N _______ _________________________________ (должность руководителя
территориального органа
(организации) МЧС России)
электронных документов _________ _____________________ (постоянного хранения/временного (подпись) (расшифровка подписи) (свыше 10 лет) хранения/по личному "__" ____________ 20__ г.
составу) <1>
за ____________ год(ы)
В данную опись внесено _____________________________ электронных документов (цифрами и прописью) с N _________________________________ по N ________________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) объемом ____________________ байт. В том числе литерные номера ____________________, пропущенные номера __________________
К электронным документам составлены реестры файлов.
________________________________________ _________ _____________________ (наименование должности составителя (подпись) (расшифровка подписи)
описи)
(дата)
_________________________________________ _________ _____________________ (наименование должности руководителя (подпись) (расшифровка подписи)
архива (в случае, если за организацию архивного хранения отвечает руководитель организации, опись подписывается лицом, ответственным за архив)
(дата)
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНА Протокол ЭК Протокол ЭПК (ЭПМК) ________________________________ __________________________ (наименование территориального (наименование архивного органа (организации) МЧС России) учреждения) от ________ N _______ от ________ N _______
Реестр файлов электронного документа
| № п/п | № электронного документа по описи | Наименование файла | Дата и время последнего изменения файла | Объем (в байтах) | Формат файла |
|---|---|---|---|---|---|
<1> Указывается соответствующий вид описи.
18. Приложение N 14 к пунктам 4.1.12, 4.5.5, 6.2.3, 6.3.2, 6.3.17, 6.3.46 Инструкции признать утратившим силу.
19. В приложении N 16 к пункту 4.2.8 Инструкции в заголовке графы 2 таблицы "ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N ____" слова "Номер документа" заменить словами "Регистрационный номер документа".
20. Приложение N 17 к пункту 4.2.9 Инструкции изложить в следующей редакции:
к п. 4.2.9 Инструкции
| Гриф секретности | ||
 | ||
| (наименование архивного учреждения) | ||
| (наименование территориального органа (организации) МЧС России) | ||
| (наименование структурного подразделения) | ||
(заголовок дела)
(крайние даты)
┌──────────────┐
│Ф. N _______ │
│Оп. N _______ │
│Д. N _______ │
└──────────────┘
21. Приложение № 19 к пункту 5.4.16 Инструкции изложить в следующей редакции:
22. В нумерационном заголовке приложения № 20 к Инструкции слова «Приложение № 20 к п. 5.3.6 Инструкции» заменить словами «Приложение № 20 к п. 5.5.6 Инструкции».
23. В нумерационном заголовке приложения № 21 к Инструкции слова «Приложение № 21 к п. 5.3.7 Инструкции» заменить словами «Приложение № 21 к п. 5.5.10 Инструкции».
24. В нумерационном заголовке приложения № 22 к Инструкции слова «Приложение № 22 к п. 5.4.5, 5.4.10, 6.3.18 к Инструкции» заменить словами «Приложение № 22 к п. 5.6.6, 5.6.11, 6.3.18 к Инструкции».
25. В нумерационном заголовке приложения № 23 к Инструкции слова «Приложение № 23 к п. 5.4.5 Инструкции» заменить словами «Приложение № 23 к п. 5.6.6 Инструкции».
26. В нумерационном заголовке приложения № 24 к Инструкции слова «Приложение № 24 к п. 5.4.9 Инструкции» заменить словами «Приложение № 24 к п. 5.6.10 Инструкции».
27. В нумерационном заголовке приложения № 25 к Инструкции слова «Приложение № 25 к п. 5.6.2 Инструкции» заменить словами «Приложение № 25 к п. 5.10.2 Инструкции».
28. Приложение № 27 к пунктам 6.2.3, 6.3.6 Инструкции изложить в следующей редакции:
___________________________________________________________________________ (наименование территориального органа (организации) МЧС России)
КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ
Начат __________ Окончен __________
Итого в ____ году поступило ____________________ ед. хр., в том числе <10>: (цифрами и прописью)
на бумажном носителе _____________________________________________________, (цифрами и прописью)
электронных ______________________________________________________________, (цифрами и прописью)
аудиодокументов __________________________________________________________, (цифрами и прописью)
видеодокументов __________________________________________________________. (цифрами и прописью)
Итого в ____ году выбыло _______________________ ед. хр., в том числе <11>: (цифрами и прописью)
на бумажном носителе _____________________________________________________, (цифрами и прописью)
электронных ______________________________________________________________, (цифрами и прописью)
аудиодокументов __________________________________________________________, (цифрами и прописью)
видеодокументов __________________________________________________________. (цифрами и прописью)
__________________________________ ___________ ________________________ (наименование должности лица, (подпись) (расшифровка подписи)
составившего итоговую годовую запись)
_________________________________ _____________ ________________________
(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)
руководителя архива (лица, ответственного за архив)
<9> В графе указывается вид носителя (БН — документы на бумажном носителе, ЭД — электронные документы, ГД — в опись внесены гибридные дела)
<10> Показываются раздельно итоговые данные по графам 8, 9, 10, 14 книги. При наличии гибридных дел, том(а) на бумажном носителе учитываются в строке «На бумажном носителе», том(а) на электронном носителе учитываются в строке «Электронных».
<11> Показываются раздельно итоговые данные по графам 11, 12, 13, 15 книги. При наличии гибридных дел, том(а) на бумажном носителе учитываются в строке «На бумажном носителе», том(а) на электронном носителе учитываются в строке «Электронных».
29. Приложение № 28 к пунктам 6.2.3, 6.3.10 Инструкции изложить в следующей редакции:
_______________________________________________________________ (наименование территориального органа (организации) МЧС России)
Том N _________ Начат _________ Окончен _________
| № фонда | Дата первого поступления документов фонда | Название фонда | Отметка о выбытии фонда | Примечание | |
| Место выбытия | Дата и № документа, на основании которого выбыл | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
На 01.01. ____ года в список включены фонды с N _______ по N ________.
Из списка исключены фонды с N ___________ по N __________.
Всего хранится в архиве ___________________________________ фондов, из них: (цифрами и прописью) _______________________________________________ содержат особо ценные дела. (цифрами и прописью)
Номера свободные: _________________________________________________________
Номера выбывшие (переданные): _____________________________________________
_____________________________________ _________ ______________________ (наименование должности работника (подпись) (расшифровка подписи)
Архива, составившего годовую
итоговую запись)
_____________________________________ _________ ______________________ (наименование должности руководителя (подпись) (расшифровка подписи)
архива (лица ответственного за архив)
(дата)
30. Приложение № 29 к пунктам 6.2.3, 6.3.7, 6.3.19 Инструкции изложить в следующей редакции:
_____________________________________ _____________________________________
(местонахождение фонда (наименование (дата первого поступления территориального органа (организации) документов фонда)
МЧС России, где хранится фонд)
| Крайние даты каждого названия фонда | Название фонда |
|---|---|
| 1 | 2 |
1. Учет неописанных документов
31. Приложение N 33 к пункту 6.2.3 Инструкции после слов "Форма паспорта Архива" дополнить формой сведений об изменениях в составе и объеме фондов следующего содержания:
"Продолжение приложения N 33
СВЕДЕНИЯ
об изменениях в составе и объеме фондов по состоянию
на 1 декабря 20__ года
_____________________________________________ (фамилия, должность и телефоны исполнителя) __________ (дата)
32. Приложение № 34 к пунктам 6.3.1, 6.3.17 Инструкции изложить в следующей редакции:
_____________________________________________ (наименование территориального органа (организации) МЧС России)
АКТ ____________________________________ ________ N ___________ (должность начальника (руководителя)
____________________________________
территориального органа
(организации) МЧС России)
___________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи) о необнаружении архивных ___________ документов, пути розыска (дата)
которых исчерпаны
Фонд: _____________________________________________________________________ (номер и название фонда)
В результате ______________________________________________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел (документов), предпринятые архивом меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:
| № п/п | Опись N | Ед. хр. N | Заголовок поврежденных ед. хр. (архивных документов) | Крайние даты | Кол-во листов (время звучания, метраж, байт) | Предполагаемые причины отсутствия | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Итого ___________________________________________________ ед. хр. (архивных документов) (цифрами и прописью)
Содержание утраченных документов может быть частично восполнено следующими ед. хр. (документами): ____________________________________________________ (N N ед. хр. и их групповые заголовки)
_____________________________________ _____________ _____________________ (наименование должности лица, (подпись) (расшифровка подписи)
ответственным за архив)
(дата)
УТВЕРЖДЕН СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК Протокол ЭК территориального органа Центрального архива МЧС России <1> (организации) МЧС России от _________ N ___________ от _________ N ___________
Изменения в учетные документы архива внесены.
_____________________________________ _____________ _____________________ (наименование должности работника, (подпись) (расшифровка подписи)
внесшего изменения в учетные документы)
(дата)
<1> Для документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, протокол ЭПК ГА РФ.
33. Приложение № 35 к пунктам 4.1.10.4, 5.8.2, 6.3.1, 6.3.17 Инструкции изложить в следующей редакции:
6.3.17 Инструкции
_____________________________________________ (наименование территориального органа (организации) МЧС России)
АКТ ____________________________________ ________ N ___________ (должность начальника (руководителя)
____________________________________
территориального органа
(организации) МЧС России)
_________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
о неисправимых повреждениях ___________
архивных документов (дата)
Фонд: _____________________________________________________________________ (номер и название фонда)
В фонде обнаружены архивные документы, признанные неисправимо поврежденными:
| № п/п | Опись N | Ед. хр. N | Заголовок поврежденных ед. хр. (архивных документов) | Крайние даты | Кол-во листов (время звучания, метраж, байт) | Сущность и причины повреждения | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Итого обнаружено неисправимо поврежденных __________________________ ед.хр. (цифрами и прописью) (архивных документов)
Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду:
_____________________________________ _____________ _____________________ (наименование должностей экспертов) (подпись) (расшифровка подписи)
(дата)
___________________________________________________________________________ (N и дата приказа организации о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета)
_____________________________________ _____________ _____________________
(наименование должности лица, (подпись) (расшифровка подписи)
ответственного за архив)
(дата)
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕН Протокол ЭК территориального органа Протокол ЭПМК Центрального архива (организации) МЧС России МЧС России <2> от _________ N _______ от _________ N _______
Изменения в учетные документы архива внесены.
_____________________________________ _____________ _____________________ (наименование должности работника, (подпись) (расшифровка подписи)
внесшего изменения в учетные
документы)
(дата)
<1> При наличии документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, перечисляются наименования должностей экспертов, проводивших осмотр документов.
<2> Для документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, протокол ЭПК ГА РФ.
34. Приложение № 38 к пунктам 6.3.2, 6.3.17 Инструкции изложить в следующей редакции:
_____________________________________________ (наименование территориального органа (организации) МЧС России)
АКТ ____________________________________ ________ N ___________ (должность начальника (руководителя)
____________________________________
территориального органа
(организации) МЧС России)
___________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
об обнаружении документов, ___________
не относящихся к данному фонду (дата)
и неучтенных
В ходе ____________________________________________________________________ (вид работы) обнаружено ________________________________________________________________ (в фонде, хранилище,
рабочем помещении)
| № № п/п | Заголовок ед. хр., документа | Шифр (при наличии) | Крайние даты | Количество листов (время звучания, метраж, байт) | К какому фонду относится (новый шифр) | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
Итого обнаружено ____________________________________ ед. хр. (документов). (цифрами и прописью)
_________________________________ _____________ _________________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
(дата)
Изменения в учетные документы внесены.
_________________________________ _____________ _________________________ (наименование должности, лица, (подпись) (расшифровка подписи)
ответственного за архив)
35. Дополнить приложением № 49 к пункту 5.1.3 Инструкции следующего содержания:
_____________________________________ (наименование территориального органа (организации) МЧС России)
АКТ ____________________________________ ________ N ___________ (должность начальника (руководителя)
____________________________________
территориального органа
(организации) МЧС России)
___________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
приема-передачи архивных ___________
документов организации при (дата)
смене лица, ответственного за архив <1>
Название и № фонда <2>: __________________________________________________.
В соответствии с приказом _____________________________________________ (наименование территориального органа (организации МЧС России) от ________ N ____________________ передал, а принял ______________________
(Ф.И.О. передающего) (Ф.И.О. принимающего) в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа,
документы архива за ______________________ годы и справочный аппарат к ним:
| № п/п | Название, № описи дел, документов | Кол-во экземпляров описи дел, документов | Кол-во ед. хр. | Примечания |
|---|---|---|---|---|
Итого принято _______________________________________ ед. хр., в том числе: (цифрами и прописью)
на бумажном носителе: ____________________________________________ ед. хр., (цифрами и прописью)
электронных: _____________________________________________________ ед. хр., (цифрами и прописью)
и __________________________ описей __________________________ экземплярах. (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
Состояние документов и описей: ____________________________________________ (общая характеристика состояния)
Одновременно передаются: __________________________________________________ (вид(ы) и состав справочного аппарата, его объемы и состояние)
Состояние помещений архива: _______________________________________________ (общая характеристика состояния)
Наличие и состояние оборудования и инвентаря: _____________________________ (общая характеристика)
Передал: _________________________ ___________ ___________ (фамилия, инициалы) (подпись) (дата) Принял: ________________________ ___________ ___________ (фамилия, инициалы) (подпись) (дата) Председатель комиссии: ___________________ ___________ ___________ (фамилия, инициалы) (подпись) (дата) Члены комиссии: ___________________ ___________ ___________ (фамилия, инициалы) (подпись) (дата) ___________________ ___________ ___________ (фамилия, инициалы) (подпись) (дата) ___________________ ___________ ___________ (фамилия, инициалы) (подпись) (дата)
Форма акта приема-передачи
архивных документов организации при смене лица,
ответственного за архив».
<1> При смене начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России в названии акта указывается фактическая должность.
<2> При передаче двух и более архивных фондов, табличная часть акта разделяется на подразделы, соответствующие фондам, названия подразделов соответствует номеру и наименованию фондов.
36. Дополнить приложением № 50 к пункту 6.2.3 Инструкции следующего содержания:
Кому представляется: _________________________________
Кем представляется: __________________________________
(наименование и адрес отчитывающейся организации)
(форма собственности отчитывающейся организации)
Архива __________________________________________, (наименование Архива) хранящего научно-техническую документацию на 1 декабря 20 года
1. Научно-техническая документация. Общие сведения
| Общая площадь архивохранилищ, (кв. м) | Загруженность архивохранилища, (%) | Площадь рабочих комнат, (кв. м) | Площадь читальных залов, (кв. м) | А | 1 |
|---|---|---|---|---|---|
| 2 | 4 | 5 | 6 | 101 | |
| 2. Сведения о документах |
| Показатели | Код строки | Количество единиц хранения | ||
| Всего | Крайние даты | |||
| Начальная | Конечная | |||
| А | Б | 1 | 2 | 3 |
| Научно-исследовательская | 101 | |||
| Конструкторская | 102 | |||
| Технологическая | 103 | |||
| Проектная | 104 | |||
| Прочие виды | 105 | |||
| Всего | 106 | |||
3. Научно-техническая документация, отнесенная к составу Архивного фонда Российской Федерации
4. Документы на машинных носителях информации. Базы данных (БД)
________________________________________ (наименование должности руководителя территориального органа (организации) МЧС России)
____________ _________________________ (подпись) (расшифровка подписи)
«» _________ 20 г. М.П.
(инициалы и фамилия исполнителя)
(телефон исполнителя)
Форма паспорта
архива территориального органа (организации) МЧС России,
хранящего научно-техническую документацию».