Приказ Роспотребнадзора от 29.08.2012 № 875

«Об утверждении инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Роспотребнадзора»

(вместе с «Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека»)

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ (в редакции от 27.07.2010) «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196), постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 447 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» приказываю:

1. Утвердить согласованную с Федеральным архивным агентством инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (приложение).

2. Начальникам структурных подразделений обеспечить выполнение требований инструкции во вверенных подразделениях и обязательное ознакомление с инструкцией федеральных государственных гражданских служащих центрального аппарата Роспотребнадзора.

3. Руководителям территориальных органов и подведомственных организаций Роспотребнадзора, руководствуясь настоящей инструкцией, разработать и утвердить инструкции по делопроизводству во вверенных органах и организациях.

4. Приказ Роспотребнадзора от 12.04.2011 № 371 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека» считать утратившим силу.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (далее — Роспотребнадзора) разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст), Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28) с учетом положений Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76.

1.2. Настоящая инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и порядок работы с документами в центральном аппарате Роспотребнадзора, которые регулируются Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 01.06.2004 № 260 (с изменениями и дополнениями), Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 (с изменениями и дополнениями), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 № 452 (с изменениями и дополнениями), Положением о Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 № 322 (с изменениями и дополнениями).

Инструкция по делопроизводству разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Роспотребнадзора документов, совершенствования делопроизводства Роспотребнадзора и повышения его эффективности.

1.3. Выполнение содержащихся в Инструкции требований обязательно для всех федеральных государственных гражданских служащих центрального аппарата Роспотребнадзора.

Ответственность за организацию делопроизводства в центральном аппарате Роспотребнадзора несет руководитель.

Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства Роспотребнадзора на основе единой политики, использование современных информационных технологий, методическое руководство и контроль за соблюдением структурными подразделениями требований настоящей инструкции осуществляет Управление делами.

Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Роспотребнадзора несут их руководители.

Ведение делопроизводства структурных подразделений возлагается на сотрудников, назначаемых руководителем их структурного подразделения. Функции по ведению делопроизводства структурных подразделений должны быть включены в должностной регламент назначаемого сотрудника.

Управление делами и лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях, составляют единую службу делопроизводства Роспотребнадзора.

1.4. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя Роспотребнадзора.

Сотрудники Роспотребнадзора несут административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за несанкционированное уничтожение, утрату и разглашение содержания документов.

1.5. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения; при увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.

1.6. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30 (ч. II), ст. 3165).

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем Роспотребнадзора.

Работу с секретными документами осуществляет Отдел по защите государственной тайны.

1.7. При работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией требования Инструкции по делопроизводству распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.8. Работу с письменными обращениями граждан в адрес Роспотребнадзора и с обращениями, поступившими в общественную приемную Роспотребнадзора, осуществляет отдел по работе с обращениями граждан, с общественной приемной Управления делами в соответствии с действующими нормативными актами.

1.9. Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом Роспотребнадзора после их согласования с Росархивом.

документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

документ — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Роспотребнадзора;

электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа — принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

реквизит документа — обязательный элемент оформления документа;

бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;

копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

электронный образ документа — электронная копия документа, изготовленная на бумажном носителе;

унифицированная форма документа — совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) — бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

сканирование документа — получение электронного образа документа;

документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

электронный документооборот — документооборот с применением информационной системы;

система электронного документооборота — информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Роспотребнадзоре, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Роспотребнадзора;

формирование дела — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

служба делопроизводства — структурное подразделение Роспотребнадзора, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Роспотребнадзора.