Статья 33. СертификацияПриказ Роспотребнадзора от 24.12.2020 № 867

ПРИКАЗ

В соответствии с п. 3 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, а также в целях совершенствования делопроизводства и упорядочения работы с документами в системе электронного документооборота Роспотребнадзора приказываю:

1. Утвердить согласованную с Федеральным архивным агентством Инструкцию по делопроизводству (далее — Инструкция) Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (приложение).

2. Начальникам управлений и самостоятельных отделов центрального аппарата Роспотребнадзора, руководителям территориальных органов и подведомственных организаций обеспечить выполнение требований настоящей инструкции всеми сотрудниками Роспотребнадзора.

3. Управлению кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы (Пронина А.А.) организовать ведение делопроизводства в строгом соответствии с требованиями Инструкции и обеспечить оказание методической помощи по применению Инструкции.

4. Приказ Роспотребнадзора от 29.08.2012 № 875 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Роспотребнадзора» считать утратившим силу.

Роспотребнадзора» и п. 2 приказа Роспотребнадзора от 29.07.2019 № 606 «О вводе в эксплуатацию системы электронного документооборота Роспотребнадзора».

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

1. Общие положения

Инструкция по делопроизводству (далее — Инструкция) в центральном аппарате Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (далее — Роспотребнадзор) разработана с учетом положений следующих законодательных, иных нормативных правовых актов в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, национальных стандартов по управлению документами:

• Федеральный закон от 14.06.1994 № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 8, ст. 801; 2019, № 18, ст. 2207);
• Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021; 2017, № 52, ст. 7916);
• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; 2016, № 26, ст. 3889);
• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2018, № 1, ст. 19);
• Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2018, № 53, ст. 8454);
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3448; 2020, № 14, ст. 2035);
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 451; 2009, № 48, ст. 5716; 2018, № 1, ст. 82);
• Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776; 2018, № 1, ст. 7);
• Указ Президента Российской Федерации от 02.05.1996 № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 19, ст. 2257);
• Указ Президента Российской Федерации от 23.05.1996 № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 22, ст. 2663; 1997, № 20, ст. 2224; 1998, № 33, ст. 3967; 2005, № 28, ст. 2865; 2017, № 23, ст. 3310);
• Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 10, ст. 1127; 2015, № 29, ст. 4473);
• постановление Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 № 322 «Об утверждении Положения о Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 28, ст. 2899; 2020, № 19, ст. 3001);
• постановление Правительства Российской Федерации от 01.06.2004 № 260 «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 23, ст. 2313; 2020, № 19, ст. 3016);
• постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305; 2020, № 6, ст. 677);
• постановление Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233; 2020, № 6, ст. 677);
• постановление Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614; 20189, № 12, ст. 1314);
• постановление Правительства Российской Федерации от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 38, ст. 5102; 2014, № 30, ст. 4316);
• постановление Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 20, ст. 3165; 2016, № 13, ст. 1833);
• постановление Правительства Российской Федерации от 02.08.2001 № 576 «Об утверждении Основных требований к концепции и разработке проектов федеральных законов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, № 32, ст. 3335; 2015, № 12, ст. 1758);
• постановление Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (с изменениями и дополнениями);
• постановление Правительства Российской Федерации от 26.02.2010 № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 10, ст. 1084; 2017, № 29, ст. 4374);
• постановление Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2018, № 13 ст. 1808);
• ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документации;
• ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами;
• приказ Минкомсвязи России от 02.09.2011 № 221 «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения»;
• приказ Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»;
• совместный приказ Минкомсязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде»;
• приказ Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления».

Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в результате деятельности Роспотребнадзора, обязательные для всех федеральных государственных гражданских служащих Роспотребнадзора.

Выполнение содержащихся в Инструкции требований обязательно для всех федеральных государственных гражданских служащих Роспотребнадзора и работников Роспотребнадзора, занимающих должности, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы.

Инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования делопроизводства Роспотребнадзора и повышения его эффективности.

Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

Организация делопроизводства в Роспотребнадзоре осуществляется с использованием системы электронного документооборота (далее — СЭД), в которую включаются документы, образующиеся в деятельности Роспотребнадзора.

Ответственность за организацию делопроизводства в центральном аппарате Роспотребнадзора несет руководитель Роспотребнадзора (далее — Руководитель), в территориальных органах и подведомственных учреждениях — руководители территориальных органов и подведомственных учреждений Роспотребнадзора.

Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства Роспотребнадзора на основе единой политики, использование современных информационных технологий, методическое руководство и контроль за соблюдением структурными подразделениями требований настоящей инструкции осуществляет Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы в соответствии с Положением об Управлении.

Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в управлениях и самостоятельных отделах центрального аппарата Роспотребнадзора (далее — структурные подразделения), контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, а также за обеспечение сохранности служебных документов в структурных подразделениях возлагается на руководителей этих структурных подразделений.

Ведение делопроизводства структурных подразделений Роспотребнадзора возлагается на сотрудников, назначаемых их руководителями. В должностные регламенты назначаемых сотрудников должны быть включены следующие функции по ведению делопроизводства структурных подразделений:

• прием и регистрация поступающих в структурное подразделение документов;
• регистрация исходящих из структурного подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;
• контроль за прохождением документов в структурном подразделении;
• выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения исполнения документов;
• подготовка для руководства структурного подразделения сводок об исполнении и о находящихся на исполнении документах;
• ввод в СЭД информации о ходе и результатах исполнения документов;
• проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников структурного подразделения;
• контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;
• контроль за возвратом правительственных документов в отдел обеспечения документооборота и контроля исполнения документов Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы (далее — Отдел документооборота и контроля);
• разработка номенклатуры дел структурного подразделения;
• подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
• проведение инструктажа вновь принятых в структурное подразделение работников по вопросам основ делопроизводства.

Вновь принятые сотрудники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства в структурном подразделении, должны в течение трех дней, начиная с даты поступления на работу, пройти инструктаж в Управлении кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы и сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата, составляют единую службу делопроизводства Роспотребнадзора.

Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения Руководителя.

Сотрудники Роспотребнадзора несут административную и иную установленную законодательством Российской Федерации персональную ответственность за несанкционированное уничтожение, утрату и разглашение содержания документов.

При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у них документы сотруднику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения; при увольнении или переводе по службе сотрудника передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи дел (приложение 26).

Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30 (ч. II), ст. 3165).

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми Руководителем.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

При работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией требования Инструкции по делопроизводству распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Работа с обращениями граждан и с обращениями, поступившими в общественную приемную Роспотребнадзора, осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и приказом Роспотребнадзора от 20.01.2014 № 28 «Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения обращений граждан и объединений граждан, в том числе юридических лиц, приема граждан в Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека».

Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом Роспотребнадзора после их согласования с Федеральным архивным агентством.

2. Основные понятия и термины

Автор документа — организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

Бланк документа — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Вид документа — классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.

Виза — реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Включение документа в СЭД — осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.

Выписка из документа — копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Гриф ограничения доступа к документу — реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.

Гриф утверждения — реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

Гриф согласования — реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.

Дело — документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности Роспотребнадзора, помещенных в отдельную обложку.

Делопроизводство — деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документационное обеспечение, ДОУ — деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

Документирование — запись информации на носителе по установленным правилам.

Документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

Документопоток — совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.

Доступ (к документу) — возможность и условия получения и использования документа.

Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Информационная система — совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.

Индекс дела — цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел Роспотребнадзора.

Исполнитель — сотрудник Роспотребнадзора, в зоне ответственности которого находится создание проекта документа, его оформление, согласование и представление на подпись руководству.

Контейнер электронного документа — электронная папка в виде ZIP-архива, включающая электронный документ, включая его метаданные, и обеспечивающая целостность электронного документа при его передаче на хранение.

Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Контрольная сумма (файла/папки) — значение, рассчитанное по набору данных путем применения определенного алгоритма и используемое для проверки целостности данных при их передаче или хранении.

Конфиденциальность информации — обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя.

Копия документа — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника.

Корреспонденция — документы, составляющие переписку между органами власти, государственными и негосударственными организациями, физическими лицами.

Маршрут документа — последовательность операций, совершаемых с документом в процессе его создания и исполнения.

Метаданные документов — структурированная или полуструктурированная информация, которая позволяет создавать, управлять и использовать документы в разное время и в различных областях деятельности.

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в Роспотребнадзоре, с указанием сроков их хранения.

Обращение гражданина — направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственных орган, орган местного самоуправления.

Объем документооборота — количество документов, поступивших в Роспотребнадзор и созданных в Роспотребнадзоре за определенный период.

Оперативное хранение документов — хранение документов в структурном подразделении Роспотребнадзора до их передачи в архив Роспотребнадзора или уничтожения.

Опись дел структурного подразделения — учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

Организационно-распорядительная документация — комплекс документов, обеспечивающих реализацию функций управления Роспотребнадзором.

Оформление дела — подготовка дела к передаче на архивное хранение.

Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.

Первичная обработка документа — обработка документов (проверка правильности адресования, целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в Роспотребнадзор.

Печать — устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством проставления его оттиска на документе.

Предварительное рассмотрение документов — изучение документа, поступившего в Роспотребнадзор, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.

Подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа.

Подписание (документа) — заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

Подпись — реквизит, представляющий собой собственноручную роспись должностного или физического лица.

Постоянное хранение документов — вечное хранение документов без права их уничтожения.

Регистрационная карточка документа (РК) — электронная регистрационно-контрольная карточка документа, предназначенная для внесения сведений о документе в СЭД.

Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

Резолюция — реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.

Система межведомственного электронного документооборота — федеральная информационная система, обеспечивающая в автоматизированном режиме защищенный обмен сообщениями, в том числе сообщениями, содержащими информацию, отнесенную к сведениям, составляющим служебную тайну, между Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации и федеральными органами исполнительной власти, а также иными федеральными органами государственной власти.

Система электронного документооборота (СЭД) — система автоматизации делопроизводства и документооборота в Роспотребнадзоре, обеспечивающая возможности внутреннего электронного документооборота.

Сканирование документа — получение электронного образа документа.

Служба делопроизводства — структурное подразделение Роспотребнадзора, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Роспотребнадзора.

Согласование документа (визирование) — оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.

Срок хранения документов — период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

Уничтожение документов — исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией).

Утверждение документа — способ удостоверения документа и введения его в действие, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг организаций, подразделений, сотрудников.

Формирование дела — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри.

Штамп — устройство, содержащее клише, как правило, прямоугольной формы, для нанесения на бумагу отметок служебного, справочного, учетного характера.

Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Электронная копия документа — копия документа, созданная в цифровой форме.

Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Электронный документооборот — документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

Электронный шаблон бланка — бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме.

Юридическая сила документа — свойство официального документа вызывать правовые последствия.

3. Подготовка и оформление организационно-распорядительных документов

3.1. Основные положения документирования

Роспотребнадзор является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере защиты прав потребителей, а также по осуществлению федерального государственного санитарно-эпидемиологического надзора, в том числе на железнодорожном транспорте, в целях охраны здоровья населения и среды обитания, а также федерального государственного надзора в области защиты прав потребителей.

Руководство деятельностью Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека осуществляет Правительство Российской Федерации.

Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам и в соответствии с правилами необходимой для управления информации, то есть в создании документов.

Управленческая деятельность Роспотребнадзора обеспечивается системой взаимоувязанных документов, составляющих его документационную базу.

Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи информации, хранения и использования ее в течение определенного времени. В случаях, когда вопрос может быть решен в устном порядке, документы не создаются.

Документы Роспотребнадзора издаются в пределах компетенции на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации.

Документы вступают в силу с момента их подписания или утверждения, если в тексте документа или законодательством Российской Федерации не предусмотрена другая дата.

При составлении и оформлении документов необходимо соблюдать требования, обеспечивающие их юридическую силу, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных и научно-исторических целях.

Документы по наименованию, содержанию и форме должны отвечать требованиям соответствующих систем документации.

3.2. Состав документов Роспотребнадзора

В Роспотребнадзоре издаются следующие организационно-распорядительные документы:

• приказы,
• постановления Главного государственного санитарного врача Российской Федерации,
• инструкции,
• правила,
• положения,
• распоряжения,
• регламенты,
• служебные письма,
• акты,
• справки,
• служебные записки и докладные записки,
• списки,
• перечни,
• протоколы и др.

Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности Роспотребнадзора, должны быть оформлены по правилам, установленным настоящей Инструкцией.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.

Документы, создаваемые в деятельности структурных подразделений Роспотребнадзора (кадровая, финансовая, бухгалтерская учетная и отчетная документация, документация по материально-техническому обеспечению, договорная документация и др.), должны соответствовать правилам, установленным настоящей Инструкцией, лишь в части оформления следующих реквизитов, обеспечивающих юридическую значимость документов: наименование организации — автора документа, дата документа, гриф утверждения, подпись, гриф согласования документа, виза, печать, отметка о заверении копии документа, а также реквизита, устанавливающего ограничение на доступ к документу, — гриф ограничения доступа к документу.

Особенности оформления документов, создаваемых в деятельности структурных подразделений Роспотребнадзора и отражающих специфику их деятельности, а также правила организации работы с данными документами могут устанавливаться отдельными локальными нормативными актами Роспотребнадзора.

В связи с тем, что в Роспотребнадзоре используется СЭД, документы создаются на бумажном носителе с использованием бланков, изготовленных типографским способом, электронные документы (документы, созданные в цифровой форме и имеющие статус подлинника документа), а также электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (сканирования) документов на бумажном носителе.

Для создания электронных документов в Роспотребнадзоре используются электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, которые по составу реквизитов идентичны документам на бумажном носителе.

Для создания документов, отражающих специфику деятельности структурных подразделений Роспотребнадзора, и управления данными документами могут использоваться другие информационные системы.

3.3. Бланки документов

Документы Роспотребнадзора на бумажном носителе изготавливаются на бланках, изготовленных на бумаге формата A4 (210 x 297 мм), электронные документы — на основе электронных шаблонов и имеют установленный состав обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой и продольный.

Порядок работы с бланками документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в Роспотребнадзоре осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями), постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 (в ред. постановления Правительства Российской Федерации от 14.12.2006 № 767) «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

На бланках документов Роспотребнадзора изображается Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение щита помещается на верхнем поле бланка документа по середине зоны, занятой реквизитом «Наименование федерального органа исполнительной власти».

Для изготовления документов в Роспотребнадзоре используются:

• общий бланк (приложение № 1);
• угловой бланк письма (приложение № 2);
• бланк приказа (приложение № 3);
• бланк постановления Главного государственного санитарного врача Российской Федерации (приложение № 4);
• бланк служебного письма зарубежным адресатам (приложение № 5).

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Для оформления резолюций на документе в Роспотребнадзоре используются бланки резолюций.

При подготовке документов в центральном аппарате Роспотребнадзора используются как бланки документов, изготовленные типографским способом, так и электронные шаблоны бланков документов.

При изготовлении бланков Роспотребнадзора на них указываются следующие реквизиты.

Для общего бланка:

• Государственный герб Российской Федерации;
• наименование федерального органа исполнительной власти — Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (Роспотребнадзор) (полное и сокращенное);
• место составления (издания) документа;
• отметки для проставления даты и регистрационного номера.

Для бланка приказа (а также решения, постановления, протокола):

• Государственный герб Российской Федерации;
• наименование федерального органа исполнительной власти — Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (Роспотребнадзор) (полное и сокращенное);
• вид документа;
• место составления (издания) документа;
• отметки для проставления даты и регистрационного номера.

Для углового бланка письма Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека:

• Государственный герб Российской Федерации;
• наименование федерального органа исполнительной власти — Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (полное и сокращенное);
• справочные данные о Роспотребнадзоре (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
• отметки для проставления даты и регистрационного номера;
• отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для переписки с иностранными корреспондентами используют продольный бланк письма на двух языках — русском и английском, где справа расположены реквизиты на русском языке, а слева на английском языке.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют в центре верхнего поля листа.

Документы, подготовленные Роспотребнадзором совместно с другими федеральными органами исполнительной власти и организациями, оформляют без бланка.

В соответствии с правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления», образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов Роспотребнадзора утверждаются приказом Роспотребнадзора.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе.

Изготавливать бланки Роспотребнадзора с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации может только организация, осуществляющая полиграфическую деятельность, имеющая лицензию на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. При изготовлении бланков производится их поэкземплярная нумерация на оборотной стороне листа.

Использование копий бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации и бланков произвольной формы не допускается, такие бланки юридической силы не имеют.

Бланки хранятся в Отделе документооборота и контроля исполнения документов, выдаются в необходимом количестве структурным подразделениям. Бланки служебного письма зарубежным адресатам хранятся в Управлении научного обеспечения и международной деятельности. Учет выдачи бланков Роспотребнадзора производится в журнале раздельно по каждому виду. Образец журнала учета бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации приведен в приложении № 6.

Обязанности по хранению, выдаче и учету бланков Роспотребнадзора возлагаются на сотрудника Отдела документооборота и контроля и указываются в его должностном регламенте.

Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях установлена ответственность за нарушение правил изготовления, использования, хранения или уничтожения бланков, печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (ст. 19.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях).

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Введение новых бланков документов, при необходимости, осуществляется в соответствии с разрешением (поручением) Руководителя на основании предложений Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы. Соответствующие предложения вносятся Управлением вместе с образцами предлагаемых бланков.

3.4. Общие требования к изготовлению документов

Оформление документов — это проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Порядок подготовки и оформления организационно-распорядительных документов в Роспотребнадзоре установлен в соответствии с требованиями Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБД. Организационно-распорядительная документация».

Документы, издаваемые Роспотребнадзором совместно с одним или несколькими органами, оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов всех органов, участвующих в издании документа.

При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Для изготовления документов используются свободно распространяемые бесплатные шрифты размеров № 12, 13, 14. Это должен быть шрифт, являющийся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, обладающий следующими характеристиками: шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля. При составлении таблиц допускается использование шрифтов № 12 — 10.

Используемая для создания документов гарнитура шрифтов должна:

• реализовывать набор символов латинского и кириллического алфавитов, а также алфавитов государственных языков республик в составе Российской Федерации и иных языков народов Российской Федерации;
• распространяться правообладателем на основе простой (неисключительной) лицензии, соответствующей требованиям законодательства Российской Федерации и предоставляющей неограниченному кругу лиц на безвозмездной основе на весь срок действия исключительных прав на гарнитуры шрифтов права на использование, распространение, воспроизведение и модификацию гарнитур шрифтов на всей территории Российской Федерации без каких-либо ограничений.

Абзацный отступ в тексте документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный. Интервал между словами — один пробел.

Строки реквизитов выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

Не допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельные фрагменты текста. Использовать курсив при оформлении реквизитов документа не рекомендуется.

При подготовке многостраничных документов (правила, положения, инструкции, регламенты, планы, программы, отчеты и др.) оформляется титульный лист.

Электронные документы должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования.

Программное обеспечение текстовых и табличных редакторов, используемых для создания, редактирования и сохранения документов, должно обеспечивать:

• создание электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);
• открытие существующих электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);
• сохранение электронного текстового документа в форматах, поддерживаемых программным обеспечение, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, DOCX) и Portable Document Format (PDF);
• создание новых электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);
• открытие существующих электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);
• сохранение таблиц в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, DOCX) и Portable Document Format (PDF).

Файлы электронных документов и электронных копий документов с внедренными графическими элементами регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметок об электронной подписи, передаваемых посредством МЭДО, должны иметь формат PDF/A-1.

3.5. Состав и оформление реквизитов документов

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

При подготовке документов Роспотребнадзора оформляются следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа;

08 — справочные данные об организации;

09 — наименование вида документа;

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 — место составления (издания) документа;

14 — гриф ограничения доступа к документу;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — текст документа;

19 — отметка о приложении;

20 — гриф согласования документа;

21 — виза;

22 — подпись;

23 — отметка об электронной подписи;

24 — печать;

25 — отметка об исполнителе;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка о поступлении документа;

28 — резолюция;

29 — отметка о контроле;

30 — отметка о направлении документа в дело.

3.5.1. Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». На бланках Роспотребнадзора воспроизводится Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте на геральдическом щите.

Изображение герба Российской Федерации помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

3.5.2. Наименование федерального органа исполнительной власти — автора документа

Полное и сокращенное наименование федерального органа исполнительной власти, подготовившего документ, в соответствии с Положением о Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 № 320 «Об утверждении Положения о Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека» — Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (Роспотребнадзор).

Сокращенное название Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека — Роспотребнадзор — помещается в скобках под полным наименованием.

3.5.3 Справочные данные указываются в бланках писем и включают:

почтовый адрес Роспотребнадзора; номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес, а также код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

3.5.4. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением служебных писем, располагается под реквизитами автора документа.

3.5.5. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения).

Дата документа записывается одним из двух способов:

• арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018
• словесно-цифровым способом, например: 5 июля 2018 г.

В документах правового и финансового характера дата оформляется словесно-цифровым способом, например:

15 июня 2018 г.

В переписке с иностранными корреспондентами дата может проставляться в соответствии с международными стандартами в последовательности: год, месяц, день месяца, например:

2018.06.05

При ссылке в тексте на документ дата оформляется следующим образом:

«приказ от 05.07.2008 N ... о .....».

В электронном документе дата проставляется при поступлении подписанного документа в Отдел обеспечения документооборота и контроля исполнения документов.

На документах, изданных совместно двумя или более сторонами проставляются даты и регистрационные номера, присвоенные каждой из сторон, при этом датой документа является дата подписания документа последней стороной.

3.5.6. Регистрационный номер

Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более органами, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждым из органов. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части (преамбуле) документа.

Регистрационный номер входящего документа Роспотребнадзора, адресованного Руководителю, его заместителям или в Федеральную службу по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека без указания конкретного должностного лица, состоит из индекса для входящих документов, через косую черту — порядкового номера в пределах регистрируемого массива, через тире — года регистрации, через тире — номера дела по номенклатуре дел, например:

01/17823-2019-23

Регистрационный номер входящего документа Роспотребнадзора, адресованного руководителю структурного подразделения, состоит из индекса подразделения в соответствии с номенклатурой, через косую черту — порядкового номера в пределах регистрируемого массива, через тире — года регистрации, например:

16-12/200-2019

Регистрационный номер исходящего документа Роспотребнадзора за подписью Руководителя или его заместителей, состоит из индекса для исходящих документов, через косую черту — порядкового номера в пределах регистрируемого массива, через тире — года регистрации, через тире — номера дела по номенклатуре дел, например:

02/8923-2019-15

Регистрационный номер исходящего документа Роспотребнадзора за подписью руководителей структурных подразделений Роспотребнадзора состоит из индекса структурного подразделения в соответствии с номенклатурой, через косую черту — порядкового номера в пределах регистрируемого массива, через тире — года регистрации, например:

16-13/8-2019

Регистрационный номер внутреннего документа Роспотребнадзора (служебная записка) состоит из индекса структурного подразделения в соответствии с номенклатурой, через косую черту — порядкового номера в пределах регистрируемого массива, через тире — года регистрации, например:

16-08/15-2019

При регистрации постановлений, приказов, решений, протоколов на них проставляется порядковый номер в пределах регистрируемого массива, который дополняется буквенным индексом в зависимости от разновидности документа, например:

регистрационный номер приказа по личному составу — «123-Л/О».

Регистрационный номер организационно-распорядительных документов, подготовленных совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, состоит из порядковых номеров каждого федерального органа, проставленных через косую черту в порядке указания наименований федеральных органов на документе.

3.5.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма и состоит из регистрационного номера и даты документа, на который дается ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.5.8. Место составления и издания документа

Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме служебных писем, докладных, служебных записок и других внутренних документов информационно-справочного характера. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

3.5.9. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233, отметка о конфиденциальности, содержащих информацию ограниченного распространения, имеет вид «Для служебного пользования».

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. Ниже центрировано относительно грифа проставляют «Экз. N ». На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывают количество отпечатанных документов, фамилию исполнителя и дату печатания документа.

После подписания или утверждения, регистрации на каждом экземпляре, адресованном конкретным исполнителям (адресатам) и на копиях документа проставляют номера экземпляров, например:

	Для служебного пользования экз. № 137

В регистрационную форму документа или в список рассылки заносят номера всех экземпляров с указанием адресатов.

3.5.10. Адресат

Адресат — реквизит, используемый при оформлении служебных писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение Роспотребнадзора, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» оформляется на бланке с угловым расположением реквизитов — в верхней правой части документа, на бланке с продольным расположением реквизитов — справа под реквизитами бланка. Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа в орган, организацию или ее подразделения, их наименования пишутся в именительном падеже, например:

	Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя, заместителя руководителя), включающие наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица. Например:

	Генеральному директору ОАО «Северные регионы» Лагунину В.А.

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

При адресовании письма должностному лицу организации указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности, фамилия, инициалы. Например:

	АО «Электроцентромонтаж» Главному бухгалтеру Кочетову В.М.

При рассылке документа группе организаций одного типа адресат указывается обобщенно, например:

	Руководителям территориальных органов Роспотребнадзора

При рассылке документа не всем организациям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: (по списку). Например:

	Федеральные органы исполнительной власти (по списку)

Список рассылки составляется исполнителем и подписывается руководителем структурного подразделения, подготовившего документ.

Если письмо направляется в организацию или должностному лицу и для сведения еще ряду организаций или должностных лиц, общее количество адресатов не должно быть более четырех, при этом основной адресат указывается первым, слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не печатается.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При необходимости готовится 4 индивидуальных экземпляра документа на бланке (для каждого из адресатов) и 1 визовой экземпляр с перечислением всех адресатов.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». Например:

	ФБУ «Инновация»
	Ленинский просп., д. 83, Москва, 117296

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти: в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, а также в территориальные органы и подведомственные организации Роспотребнадзора.

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы физического лица, почтовый адрес, например:

	Образцову О.П.
	Садовая ул., д. 5, кв. 16 г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 304568

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес, например:

	ВНИИДАД mail@vniidad.ru

3.5.11. Гриф утверждения документа

Утверждение — особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц и граждан. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или изданием распорядительного документа (приказа Роспотребнадзора, постановления Главного государственного санитарного врача Российской Федерации).

Гриф утверждения документа проставляется на документах в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ оформлен с титульным листом, гриф утверждения оформляется на титульном листе. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом собственноручной подписью гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (печатается прописными буквами без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

	УТВЕРЖДАЮ Руководитель Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека
	Подпись Дата	А.Ю. Попова

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа распорядительными документами Роспотребнадзора гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, названия вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

	УТВЕРЖДЕН приказом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека от 05.04.2008 № 14

При утверждении документа коллегиальным, совещательным или иным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается, наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках). Например:

	УТВЕРЖДЕНО Научно-техническим советом ФБУ «Инновация» (протокол от 12.09.2017 № 12)

3.5.12. Резолюция (указания по исполнению документа)

Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется, как правило, на бланке резолюции или на свободном месте рабочего поля документа и вносится непосредственно в СЭД.

Для электронного документа, поступившего по каналам МЭДО или СЭД, проект резолюции создается в электронном виде непосредственно в СЭД.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировка цели рассмотрения документа), при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции:

	Иванову И.И. Андреевой А.А. Прошу подготовить предложения. Срок: 10.11.2017
	Дата	Подпись

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, либо подчеркивается, либо обозначается словами «отв.» или «свод» («ответственный»).

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать указания по исполнению документа лицам, непосредственно им подчиненным.

Содержание поручения в указании по исполнению документа должно быть четко сформулировано и не допускать двоякого толкования.

3.5.13. Заголовок к документу

Заголовок к тексту — краткое содержание документа, который составляется к любому документу формата A4 (210 x 297), кроме телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бланках формата A5.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

Заголовок к тексту документа составляется в виде словесной конструкции с предлогом «О» («Об») и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос «О чем?», например: «Об изменении ...», «О пересмотре ...», «О направлени и ....» и т.п.

Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «чего?», он составляет одно целое с названием вида документа. Например:

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии

письмо (о чем?) о предоставлении информации

акт (чего?) приема-передачи дел

протокол (чего?) заседания экспертной комиссии

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», начиная от специальной ограничительной отметки. Заголовок к тексту должен занимать не более 4 — 5 строк.

3.5.14. Отметка о контроле за исполнением документа

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем или нижнем поле документа, а также заполнением соответствующих полей в РК документа в СЭД.

3.5.15. Текст документа

В соответствии с Законом Российской Федерации от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов России», Федеральным законом от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» и другими нормативными актами Российской Федерации текст документов Роспотребнадзора составляется на государственном языке Российской Федерации.

Текст документов составляют на литературном языке с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности.

Тексты документов должны составляться с соблюдением следующих принципов:

• предельная краткость, исключение излишней информации;
• полнота необходимой информации;
• точность фактов, формулировок, не допускающая различных толкований.

При составлении документов необходимо строго соблюдать правила орфографии и пунктуации. Предложения должны иметь прямой порядок слов. Тексты документов составляются без сложных грамматических конструкций и словосочетаний. Необходимо соблюдать правила написания органов государственной власти, предприятий и учреждений, географических пунктов, должностей, официально принятых сокращений слов. При первом упоминании организации, структурного подразделения, приводится их полное название, в скобках — официально принятое сокращенное название, которое указывается при последующем упоминании, например:

Федеральное бюджетное учреждение науки «Ростовский научно-исследовательский институт микробиологии и паразитологии» Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (далее — ФБУН РостовНИИМП Роспотребнадзора).

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

• наименование документа, наименование органа власти, организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;
• наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

Текст документа излагается:

• в приказах, изданных единолично — от первого лица единственного числа («... приказываю»);
• в приказах, изданных совместно двумя или более организациями, — от первого лица множественного числа («... приказываем»);
• в протоколах заседаний — от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ»);
• в деловых письмах, оформленных на бланках Роспотребнадзора, — от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем и др.) или от третьего лица единственного числа («Роспотребнадзор не возражает ...», «Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека считает возможным ...»);
• в докладных и служебных записках, заявлениях — от первого лица единственного числа («прошу ...», «считаю необходимым ...» и др.);
• в документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений, сотрудников (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции ...», «в состав управления входят...», «комиссия провела проверку ...»).

Не допускается смешение указанных стилей изложения в одном тексте документа.

В подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.

В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы ставятся после фамилии.

В служебных письмах могут использоваться:

• вступительное обращение:

• заключительная этикетная фраза: «С уважением, ...».

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

Запрещается вносить исправления и изменения в подписанный документ.

3.5.16. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:	1.	Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
	2.	Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают, например:

Приложение: отчет о НИР (брошюра) в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, имеющий приложения с самостоятельной нумерацией, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.

Если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), указание на наличие приложений составляется следующим образом:

Приложение: компакт-диск в 1 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложением к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию ограниченного распространения, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:	проект решения по жалобе на 2 л. в 1 экз, для служебного пользования

В этом случае сопроводительное письмо также будет иметь пометку «Для служебного пользования».

В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом листе в правом верхнем углу указывается «Приложение N ...» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

	Приложение № 2 к приказу Роспотребнадзора от 05.06.2019 № 319

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Например:

	Приложение № 1
	УТВЕРЖДЕНО приказом Роспотребнадзора от 18.09.2017 № 67

В случае, когда к документу составлено одно приложение, значок «N» не указывают.

3.5.17. Подпись должностного лица

Подпись включает в себя: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, инициалы, фамилию. Например:

Заместитель руководителя	Подпись	И.В. Брагина

При подписании документа на иностранном бланке указывается наименование должности лица, подписывающего документ, название федерального органа исполнительной власти, собственноручная подпись, инициалы, фамилия. Например:

Руководитель Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека	Подпись	А.Ю. Попова

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Например:

Генеральный директор ФБУ «Прогресс»	Подпись	И.И. Иванов

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу должности. Например:

Генеральный директор	Подпись	И.И. Иванов
Главный бухгалтер	Подпись	П.П. Петрова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Заместитель директора по финансовым вопросам		Заместитель директора по административным вопросам
Подпись	П.П. Петров	Подпись	М.М. Михайлов

В документах, подготовленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии	Подпись	П.П. Петрова
Члены комиссии	Подпись	С.С. Сергеева
	Подпись	С.С. Сидоров

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом. Например:

И.о. директора	Подпись	М.М. Маринина

или:

Исполняющий обязанности Директора	Подпись	М.М. Маринина

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов.

Запрещается:

• печатать реквизит «подпись» на отдельном листе без размещения на нем последнего абзаца текста или нескольких строк текста;
• ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо;
• использовать воспроизведение графического оригинала подписи должностного лица (факсимиле) при подписании официальных документов Роспотребнадзора.

Документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, информационные письма в адрес территориальных органов и подведомственных организаций Роспотребнадзора подписываются Руководителем или лицом, исполняющим его обязанности.

Документы, направляемые подведомственным и другим учреждениям, заявителям подписываются Руководителем, его заместителями, а также могут подписываться руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией и полномочиями.

Документы, подписываемые заместителями Руководителя, руководителями структурных подразделений и их заместителями, подписываются и отправляются в электронном виде.

3.5.18. Электронная подпись должностного лица

Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.

В соответствии с законодательством Российской Федерации отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами. Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Например:

Директор	ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ	И.И. Иванов
	Сертификат 1а111ааа000000000011 Владелец Иванов Иван Иванович Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017

Электронный документ, подписанный данным видом электронной подписи, приравнивается к документу на бумажном носителе с собственноручной подписью.

Усиленная квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное.

Право подписи электронных документов усиленной квалифицированной электронной подписью имеют Руководитель, его заместители, руководители структурных подразделений и их заместители.

Передавать усиленную квалифицированную электронную подпись каким-либо другим лицам запрещается.

На должностных лиц, которым выдана усиленная квалифицированная электронная подпись, возлагается ответственность за ее сохранность, целостность и правомерность применения.

3.5.19 Гриф согласования (внешнее согласование документа).

Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных с органами власти, организациями, должностными лицами (внешнее согласование).

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

• на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
• на последнем листе документа под текстом;
• на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа. Согласование проекта документа с другими органами исполнительной власти может быть оформлено грифом согласования. Проект документа может быть согласовании непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра юстиции Российской Федерации
подпись	И.О. Фамилия
дата

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем поле документа.

Если в документе содержится не более четырех грифов согласования, то они располагаются на одном уровне. Если грифов согласования в документе более четырех, то они оформляются на специальном листе согласования. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается», который подшивают вместе с документом.

Если внешнее согласование осуществляется письмом, протоколом или другими документами, то в грифе согласования вместо должности указывается наименование документа в именительном падеже, номер, дата, например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

ЦЭК Роспотребнадзора

от 14.09.2019 № 2

3.5.20. Виза (внутреннее согласование для бумажного документа)

Согласование проекта документа проводится до его подписания и является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа.

Согласование должно обеспечить правильное и всестороннее решение вопросов:

• о качестве подготовленного документа,
• о целесообразности и своевременности издания документа,
• о соответствии подготовленного документа действующему законодательству Российской Федерации и правовым актам, определяющим компетенцию Роспотребнадзора,
• о соответствии оформления документа требованиям нормативно-методической документации по документированию управленческой деятельности.

Согласование проекта документа организуется непосредственным исполнителем (составителем) и руководителем подразделения-исполнителя и проводится в пределах установленного срока исполнения.

Внутреннее согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами Роспотребнадзора оформляется визой. Виза выражает согласие (несогласие) с содержанием проекта документа лица, визирующего документ, и включает: должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Проекты документов визируются:

• непосредственным исполнителем и руководителем подразделения-исполнителя;
• соисполнителями (при их наличии);
• руководителями структурных подразделений, направления деятельности и/или функциональные обязанности которых затрагиваются в проекте документа и/или которые указаны в проекте документа в качестве исполнителей (в случае временного отсутствия руководителя подразделения проект документа визирует лицо, временно исполняющее его обязанности);
• заместителями Руководителя, курирующими затронутые в проекте документа вопросы (если документ подписывается (утверждается) Руководителем);
• Правовым управлением (проекты нормативных актов, проекты приказов).

Проекты документов, реализация которых требует финансовых затрат, согласовываются с Финансово-экономическим управлением.

Проекты документов, адресованных в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, высшие исполнительные органы субъектов Российской Федерации, проекты информационных писем Роспотребнадзора в обязательном порядке должны согласовываться с Управлением кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

Сроки согласования документов составляют:

• проекты служебных писем — 1 - 2 рабочих дня;
• проекты приказов без приложений — 1 - 2 рабочих дня;
• проекты приказов с приложениями в зависимости от их объема (не более 50 страниц) — 3 - 5 рабочих дней;
• проекты протоколов заседаний (совещаний) в зависимости от объема документа — 1 - 3 рабочих дня.

На отправляемых проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации визы проставляются на лицевой стороне отправляемого документа.

Приказы и постановления Главного государственного санитарного врача Российской Федерации визируются на оборотной стороне последнего (подписного) листа документа.

В служебных письмах визы проставляются на лицевой стороне копии документа, помещаемой в архивное дело.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (согласен с учетом замечаний, замечания прилагаются)
Начальник Правового управления
Подпись	И.О. Фамилия, дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

Замечания докладываются исполнителем должностному лицу, подписывающему документ.

При согласовании проектов внутренних документов, созданных на бумажном носителе, визы проставляются непосредственно на проекте документа.

Проекты приказов Роспотребнадзора, постановлений Главного государственного санитарного врача Российской Федерации, решений визируются как в бумажном, так и в электронном виде, для чего в СЭД создается лист согласования соответствующего документа.

Документы с грифом «Для служебного пользования» и документы, содержащие персональные данные, визируются только на бумажном носителе без создания листа согласования в СЭД.

3.5.21. Электронная виза (внутреннее согласование для электронного документа)

Проект документа, вне зависимости от его формы, за исключением документов с грифом «ДСП», оформляется с использованием электронной формы соответствующего бланка документа (шаблон), который прикрепляется к регистрационной карточке документа с заполнением в нем необходимых полей. Шаблоны электронных бланков документов размещены в СЭД в разделе «Бланки документов».

В лист согласования вносятся сведения о лицах, участвующих в согласовании, срок согласования, режим согласования (параллельный, последовательный, смешанный).

При необходимости изложения оснований, причин и целей разработки документа исполнитель формирует комментарий к согласованию непосредственно в регистрационной карточке документа либо в поле «Комментарии» в листе согласования.

В случае необходимости собственноручной подписи проекта документа исполнитель в проекте листа согласования ставит отметку в соответствующем поле.

Документ автоматически направляется участникам согласования в соответствии с выбранным в СЭД режимом согласования:

• при параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования, процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо может быть завершен досрочно исполнителем;
• при последовательном согласовании проект направляется участникам согласования по очереди, после того, как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику, в этом случае срок указывается не для согласования в целом, а для каждого участника согласования;
• при смешанном согласовании применим тот же порядок, что и при последовательном согласовании, но при этом подразумевается, что на каждой стадии согласования может быть один или группа участников.

Не допускается ставить подписанта документа в параллельное согласование.

Согласующий может принять одно из следующих решений по документу: «Согласовать», «Вернуть инициатору», «Вернуть предыдущему участнику», «Перенаправить».

При принятии решения «Вернуть инициатору» согласующий должен указать причину возврата, отражающийся в листе согласования в СЭД.

До вынесения решения об окончании согласования согласующий вправе перенаправить проект документа на дополнительное согласование.

Если при параллельном согласовании по проекту документа была поставлена хотя бы одна виза «Не согласовано», по окончании согласования документ возвращается исполнителю, инициировавшему согласование в СЭД, на доработку. Исполнитель документа готовит новую версию документа, прикрепляет ее к той же РК документа и отправляет на согласование по аналогичному «листу согласования».

В случае, если документ был возвращен инициатору из-за незначительных причин, не меняющих смысл документа, или отдельных предложений, допускается создание нового «листа согласования», начиная с лица, вернувшего документ. При этом в комментарии к «листу согласования» необходимо указать номер версии, в которой уже прошло согласование другими должностными лицами.

Принять решение о возврате (несогласовании) документа может только лицо, указанное в первоначальном списке листа согласования. Не допускается осуществлять несогласование лицам, которым документ поступил в результате функции «Перенаправление» (за исключением проекта документа, поступающего на проведение правовой экспертизы в подразделение Роспотребнадзора (его территориального органа, организации или должностному лицу, осуществляющему правовое обеспечение).

В случае несогласия или при наличии замечаний к проекту документа сотрудник, которому перенаправили документ, согласовывает документ, но в комментариях к согласованию излагает свои рекомендации.

Представляемые на согласование документы в обязательном порядке визируются руководителем структурного подразделения, соисполнителями (в случае их наличия), курирующим заместителем Руководителя.

Срок согласования документа в СЭД не должен превышать трех рабочих дней.

Согласование внутренних документов (докладных, служебных записок и др.), создание, хранение и использование которых осуществляется посредством СЭД, проводится в СЭД исключительно в электронном виде.

3.5.22. Оттиск печати

Роспотребнадзор имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовая печать), простые печати без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации и штампы.

Печать Роспотребнадзора должна соответствовать требованиям, установленным ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Перечень документов Роспотребнадзора, подлинность которых требуется удостоверять печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации, приведен в приложении № 17.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе:

• на документах, воспроизведение оттиска гербовой печати на которых предусмотрено законодательством Российской Федерации (трудовые книжки, лицензии и т.д.);
• на уставах и положениях;
• на доверенностях, договорах, удостоверениях и т.д.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Простые печати, без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам, в том числе:

• на копиях документов, направляемых в другие учреждения или выдаваемых на руки отдельным лицам;
• на размноженных экземплярах распорядительных документов (при необходимости отправки их на бумажном носителе);
• при оформлении пакетов и конвертов для отправки исходящих документов.

3.5.23. Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на последнем листе документа на свободном от текста месте и включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Например,

Верно Главный специалист-эксперт (наименование отдела и Управления)		Подпись	А.И. Анохина
Дата	Печать

Заверительную надпись на копиях документов финансового, правового характера заверяют печатью Роспотребнадзора с изображением Государственного герба Российской Федерации, на иных документах — печатью Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Копии электронных документов заверяются штампом для заверения копий электронных документов.

Если копия электронного документа предоставляется на физически обособленном носителе, на нем несмываемым маркером указывается: «Копия электронного документа, сокращенное наименование информационной системы, имя файла, формат файла, объем в байтах».

Для представления в другую организацию, физическому лицу копия электронного документа направляется с сопроводительным письмом (в электронной форме, если копия предоставляется по информационно-телекоммуникационной сети, или на бумажном носителе, если копия на физически обособленном носителе) с указанием информационной системы, в которой хранится электронный документ, наименования документа, его даты и номера (при его наличии), имени файла, формата файла и объема в Мб, даты изготовления копии (при необходимости в сопроводительном письме указывается иная информация об электронном документе).

Копия электронного документа может предоставляться в виде копии на бумажном носителе, заверенной печатью «Для заверения копий электронных документов».

Не подлежат заверению копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки, иные неоговоренные исправления.

Листы многостраничных копий (выписок из документов) нумеруются, прошнуровываются, оформляется реквизит, включающий надпись «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью, количество листов цифрами и прописью», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения и печать. Заверительная надпись печатается на отдельном листе бумаги размером, не превышающим 105 x 74 мм, и приклеивается на оборотной стороне последнего листа прошитой копии документа на предварительно связанные между собой свободные концы канцелярского шнура. На заверительную надпись проставляется печать, которая должна захватывать часть наименования должности заверяющего лица и часть последнего листа многостраничной копии документа.

	ВЕРНО Всего в копии прошито, пронумеровано и скреплено печатью 40 (сорок) листов. Заместитель начальника Отдела обеспечения документооборота и контроля исполнения документов Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы М.П. ________________ И.О. Фамилия
	«» ___________ 20

При прошивке копии многостраничного документа необходимо:

• обеспечить возможность свободного чтения текста документа, всех дат, виз, указаний по исполнению и т.д.;
• исключить возможность механического разрушения (расшития) прошитого документа при его изучении;
• обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа копировальной техникой.

3.5.24. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Например:

Ильин Илья Ильич, отдел управления персоналом

+7 (495) 924-45-67, Ilyin_Iv@techno.ru

Отметка об исполнителе печатается шрифтом № 10. Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне подписного листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне листа внизу слева.

На информационных письмах, направляемых в несколько адресов и подлежащих тиражированию, отметку проставляют на лицевой стороне.

На документе, подготовленном по поручению группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

На документах, адресованных лично первым лицам государства (Президенту Российской Федерации, помощникам и советникам Президента Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации и его заместителям и др.) отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне подписного листа документа.

В документах, имеющих гриф ограничения доступа к документу, отметка об исполнителе проставляется на обороте подписного листа документа и включает в себя: количество отпечатанных экземпляров, их предназначение: первый (первые) — в адрес (адреса), предпоследний — в дело Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы в соответствии с номенклатурой дел Роспотребнадзора, последний — исполнителю, фамилию исполнителя и номер телефона, дату печатания документа.

Отп. 3 экз.

Экз. № 1 — в адрес

Экз. № 2 — в дело

Экз. № 3 — исполнителю

3.5.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

После исполнения документа ниже текста по центру первого листа ставится отметка об исполнении документа и помещении его в дело, которая включает в себя: сведения об исполнении документа (ссылку на номер и дату документа, при отсутствии документа — другие сведения об исполнении), слово «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.5.26. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в Роспотребнадзор и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа.

Отметка о поступлении документа проставляется с помощью штампа, как правило, в правом нижнем углу входящего документа. Ставится штамп с названием фондообразователя — «Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителя и благополучия человека», в который вписывается входящий номер и дата регистрации.

3.5.27 Нумерация страниц.

Если документ имеет несколько страниц, то они в обязательном порядке нумеруются. На первой странице документа номер не ставится. Номера второй и последующих страниц печатаются посередине их верхнего поля. Размер шрифта нумерации страниц должен соответствовать размеру шрифта текста. Если документ имеет приложения, то на них проставляется сквозная нумерация с первого листа документа.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например: отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.

3.6. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов

Роспотребнадзор разрабатывает и представляет в Правительство Российской Федерации проекты:

• законодательных актов Российской Федерации;
• указов и распоряжений Президента Российской Федерации;
• постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации.

3.6.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

Роспотребнадзор как федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, разрабатывает проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих поручений, а также в порядке законодательной инициативы.

Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации осуществляется в порядке, установленном законами и подзаконными актами Российской Федерации, в том числе:

• Федеральным законом от 14.06.1994 № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания»;
• Указом Президента Российской Федерации от 02.05.1996 № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации»;
• Указом Президента Российской Федерации от 23.05.1996 № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» (в редакции от 14.10.2014);
• постановлением Правительства Российской Федерации от 30.04.2009 № 389 «О мерах по совершенствованию законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации» (в редакции от 25.07.2015);
• постановление Правительства Российской Федерации от 02.08.2011 № 576 «Об утверждении Основных требований концепции и разработке проектов федеральных законов» (в редакции от 13.03.2015);
• постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов и исполнительной власти и их государственной регистрации» (в редакции от 15.10.2016);
• приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»
• приказом Министерства юстиции Российской Федерации и Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации от 10.01.2001 № 3/51 «Об утверждении методических правил по организации законопроектной работы федеральных органов исполнительной власти».

В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы проектов федеральных законов, проектов указов Президента Российской Федерации, проектов постановлений Правительства Российской Федерации в течение рабочего дня, соответствующего дню направления указанных проектов на согласование в государственные органы и организации, эти проекты размещаются на сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», созданном для размещения информации о подготовке федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения, с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы.

Проекты федеральных законов, проекты указов Президента Российской Федерации, проекты постановлений Правительства Российской Федерации размещаются на сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» не менее чем на 7 дней.

Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом № 15 на стандартных листах бумаги формата A4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: «Вносится Правительством Российской Федерации». Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».

Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта — ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН — отделяется от слова «Проект» межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта № 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?», или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы — дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется. Например:

Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 — 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.

Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами. Например:

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом. Например:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка. Например:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

Например:

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статьи имеют сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка. Например:

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово «статья» и номер выделяют полужирным шрифтом, например: