Приказ Росстата от 27.12.2016 № 868

«О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики, утвержденную приказом Росстата 15 января 2014 г. № 32»

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ

ПРИКАЗ

от 27 декабря 2016 г. № 868

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ИНСТРУКЦИЮ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ, УТВЕРЖДЕННУЮ ПРИКАЗОМ РОССТАТА 15 ЯНВАРЯ 2014 Г. № 32

В целях реализации постановления Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2016 г. № 356 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 18, ст. 2641) приказываю:

утвердить согласованные с Федеральным архивным агентством прилагаемые изменения, которые вносятся в Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики, утвержденную приказом Росстата от 15 января 2014 г. № 32.

1. В разделе I «Общие положения» пункт 1.6 после слов «от 15.06.2009 № 477 „Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти“ (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060; 2011, № 37, ст. 5263),» дополнить словами «, 2016, № 18, ст. 2641), от 25.12.2014 № 1494 „Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 1, ст. 284), распоряжение Правительства Российской Федерации от 02.04.2015 № 583-р, совместный приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 27.05.2015 № 186/258 „Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде“ (зарегистрирован Минюстом России 22.09.2015 № 38956),».

2. В пункте 1.12:

а) абзац первый изложить в следующей редакции:

«1.2. Для целей настоящей Инструкции используются следующие термины и определения:»;

б) абзац четвертый изложить в следующей редакции:

«регистрация документа» — присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму»;

в) абзац восьмой изложить в следующей редакции:

«реквизит документа» — элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним»;

г) абзац одиннадцатый изложить в следующей редакции:

«номенклатура дел» — систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;»;

д) абзац девятнадцатый исключить;

е) абзац двадцатый изложить в следующей редакции:

«система электронного документооборота» — автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;»;

ж) абзац двадцать второй изложить в следующей редакции:

«электронная копия документа» — копия документа, созданная в электронной форме;».

3. В пункте 2.1.1:

а) абзац первый изложить в следующей редакции:

«2.1.1. Документы в Росстате оформляются на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установленной формы на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 * 297 мм) (далее — бланки документов) и имеют установленный состав документов с определенным их расположением и оформлением.»

При создании электронных документов в СЭД используются электронные шаблоны документов.»;

б) абзац второй исключить;

в) абзац третий изложить в следующей редакции:

«Электронные шаблоны документов воспроизводят все реквизиты документов, создаваемых в процессе деятельности Росстата, за исключением изображения Государственного герба Российской Федерации.».

4. В пункте 2.1.2:

а) абзац первый изложить в следующей редакции:

«2.1.2. Образцы бланков документов и электронных шаблонов документов утверждаются:»;

б) абзац четвертый после слов «бланков» дополнить словами «документов»;

в) абзац шестой после слов «бланков» дополнить словами «документов и электронных шаблонов документов».

5. В пункте 2.1.4:

а) абзац первый после слов «бланки» дополнить словами «документов»;

б) абзац второй после слов «бланка» дополнить словами «документов»;

в) абзац третий после слов «бланков» дополнить словами «документов».

6. В пункте 2.1.5:

а) абзацы первый, второй, третий, четвертый после слов «бланков» дополнить словом «документов»;

б) абзац третий после слов «бланка» дополнить словами «документа».

7. В пункте 2.1.6 после слов «бланки» и «бланков» дополнить словами «документов».

8. В пункте 2.1.7 после слова «бланков» дополнить словами

«документов».

9. В подразделе 2.2:

а) абзац второй изложить в следующей редакции:

«В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Росстата, являются:»

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) наименование должности;

г) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

д) наименование вида документа;

е) дата документа;

ж) регистрационный номер документа;

з) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

и) место составления (издания) документа;

к) гриф ограничения доступа к документу;

л) адресат;

м) гриф утверждения документа;

н) указания по исполнению документа (резолюция);

о) заголовок к тексту;

п) текст документа;

р) отметка о контроле;

с) отметка о приложении;

т) подпись;

у) отметка об электронной подписи;

ф) гриф согласования документа;

х) виза;

ц) печать;

ч) отметка о заверении копии;

ш) отметка об исполнителе;

щ) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

э) отметка о поступлении документа;

ю) ссылка на документ.».

б) абзац пятый изложить в следующей редакции:

«Реквизиты на бланках документов центрального аппарата Росстата печатаются в одну краску — синюю, в территориальных органах Росстата — черную. Реквизиты в электронных шаблонах документов — печатаются в черную краску.».

10. В пункте 2.2.3:

а) абзац первый изложить в следующей редакции:

«2.2.3. Наименование должности.»;

б) абзац второй изложить в следующей редакции:

«Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в должностном бланке и должностном электронном шаблоне документа (бланк письма руководителя Федеральной службы государственной статистики, бланк письма статс-секретаря — заместителя руководителя Федеральной службы государственной статистики (далее — заместитель руководителя), бланк письма заместителя руководителя Федеральной службы государственной статистики), имеющих право использовать должностные бланки и должностные электронные шаблоны документов.»;

в) дополнить абзацем третьим следующего содержания:

«Наименование должности указывается под наименованием (полным, сокращенным) Федеральной службы государственной статистики (территориального органа Росстата).».

11. В пункте 2.2.4:

а) абзац первый после слов «данные» дополнить словами «о Росстате (территориальных органах Росстата)»;

б) абзац второй после слов «бланках писем и» дополнить словами «электронных шаблонов документов».

12. Абзац первый пункта 2.2.5 изложить в следующей редакции:

«2.2.5. Наименование вида документа.».

13. Абзац второй пункта 2.2.6 изложить в следующей редакции:

«Место составления (издания) документа указывается в бланках документов Росстата, за исключением бланков писем.».

14. В абзаце третьем пункта 2.2.7 слово «заявление» исключить.

15. В пункте 2.2.9:

а) в абзацах первом, втором после слов «номер и дату» дополнить словом «входящего»;

б) в абзаце третьем слово «письма» заменить словами «входящего документа».

16. В пункте 2.2.11:

а) абзац первый изложить в следующей редакции:

«2.2.11. Заголовок к тексту.»;

б) в абзаце втором слова «Наименование документа — краткое содержание (далее — заголовок) документа» заменить словами «Заголовок к тексту»;

в) в абзаце шестом слова «и индивидуальных» исключить.

17. В абзаце восьмом пункта 2.2.12 слова «Microsoft Word 2003» заменить словами «Microsoft Word версии 2007».

18. В пункте 2.2.13:

а) абзац первый изложить в следующей редакции:

«2.2.13. Отметка о приложении.»;

б) в абзацах втором, тринадцатом, пятнадцатом, семнадцатом и девятнадцатом слова «наличии приложений» заменить словом «приложении»;

в) дополнить абзацем двадцать пятым следующего содержания:

«В отметке приложения к основному приложению указывается наименование основного приложения, утвержденного основным документом, его дата и номер.».

19. Пункт 2.2.14:

а) абзац первый, второй, третий, седьмой после слов «Гриф согласования» дополнить словами «документа»;

б) абзац восьмой после слов «грифы согласования» и «грифов согласования» дополнить словами «документа».

20. В пункте 2.2.15:

а) абзац пятый после слов «к нему» дополнить словами «на бумажном носителе или в СЭД»;

б) абзац шестой изложить в следующей редакции:

«Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа визового экземпляра проекта документа под подписью, ближе к нижнему полю. Проекты электронных документов, подписываемые усиленной квалифицированной подписью, визируются в СЭД.»;

в) абзац двенадцатый изложить в следующей редакции:

«Замечания, особые мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе, в СЭД — на карточке визы, при необходимости с прикреплением файла с текстом замечаний.».

21. В пункте 2.2.16:

а) в абзаце первом слова «должностного лица» исключить;

б) абзац второй изложить в следующей редакции:

«В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка, должностного электронного шаблона документа, наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).»;

в) в абзаце двенадцатом слова «на официальном бланке» заменить словами «на угловом бланке письма или угловом электронном шаблоне документа»;

г) абзац семнадцатый изложить в следующей редакции:

«При подписании электронных документов, направляемых участникам информационного взаимодействия по МЭДО, используется квалифицированная электронная подпись.»

д) абзац восемнадцатый изложить в следующей редакции:

«При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании документов в электронном виде в СЭД во внутреннем документообороте Росстата могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Росстате, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.».

22. Дополнить пунктом 2.2.16.1 в следующей редакции:

«2.2.16.1. Отметка об электронной подписи.»

Отметка об электронной подписи (далее — ЭП) содержит сведения об ЭП, которой был подписан документ в электронном виде, и располагается в документе на месте размещения личной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе.

Отметка об электронной подписи содержит:

эмблему Федеральной службы государственной статистики;

информацию о подписании документа;

сведения о сертификате электронной подписи;

номер сертификата электронной подписи;

данные владельца электронной подписи;

срок действия сертификата электронной подписи.».

23. В пункте 2.2.17 после слов «гриф утверждения» в соответствующем числе и падеже дополнить словом «документ» в соответствующем числе и падеже.

24. По тексту пункта 2.2.18 слова «Оттиск печати» заменить словом «Печать».

25. В пункте 2.2.19:

а) в абзаце первом слово «документ» исключить:

б) абзац четвертый после слов «многостраничной копии документа.» дополнить словами:

«Копия электронного документа на бумажном носителе заверяется печатью „Для заверения копий электронных документов“.».

26. Пункт 2.2.21 изложить в следующей редакции:

«2.2.21. Указания по исполнению документа (резолюция).»

Указания по исполнению документа (резолюция), как правило включают: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, дату создания поручения, фамилию, инициалы автора поручения.».

27. В пункте 2.2.22 после слов «о контроле» исключить слово «документа».

28. В пункте 2.2.23:

а) абзац первый изложить в следующей редакции:

«2.2.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.»;

б) абзац пятый после слов «по исполнению документа» дополнить словами «(дата, № документа).».

29. Пункт 2.2.24 изложить в следующей редакции:

«2.2.24. Отметка о поступлении документа.»

Отметка о поступлении документа в центральный аппарат (территориальный орган) Росстата содержит очередной порядковый номер, в пределах выделенных потоков документов, и дату поступления входящего документа.».

30. В пункте 2.2.25:

а) абзац первый изложить в следующей редакции:

«2.2.25. Гриф ограничения доступа к документу»;

б) в абзаце втором слова «Пометка о конфиденциальности» заменить словами «Гриф ограничения доступа к документу»;

в) в абзаце третьем и четвертом слова «Пометка» заменить словами «Гриф ограничения доступа к документу»;

г) абзац пятый исключить.

31. Пункт 2.2.26 изложить в следующей редакции:

«2.2.26. Текст документа.»

Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации.

Текст документа является основной содержательной частью документа, раскрывающей его суть и значение.».

32. Абзац третий подпункта 2.4.2.2 изложить в следующей редакции:

«В текстах приказов и приложений к ним дата оформляется словесно-цифровым способом».

33. В подпункте 2.4.4.2:

а) абзац восьмой после слов «данного вопроса» дополнить словами «в последовательности соответствующей очередности выступления.»;

б) абзац шестнадцатый после слов «на» дополнить словами «общем бланке Росстата или на».

34. В подпункте 2.4.6.4:

а) в абзаце первом после слов «с использованием электронного шаблона» исключить слова «бланка» и «ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА»;

б) в абзаце втором слова «на бланке письма» заменить словами «на должностном бланке письма или должностном электронном шаблоне документа»;

в) абзац третий после слов «бланке письма» дополнить словами «или электронном шаблоне документа»;

г) абзац четвертый и пятый после слов «бланке письма» дополнить словами «или электронном шаблоне документа».

35. В подпункте 2.4.6.6:

а) абзац первый исключить;

б) в абзаце втором слова «Наименование к документу» заменить словами «Заголовок к тексту».

36. В абзаце третьем подпункта 2.4.6.7 слова «Наименование документа» заменить словами «Заголовок к тексту».

37. В подпункте 2.4.6.8:

а) в абзаце первом слова «Отметка о наличии приложения» заменить словами «Отметка о приложении»;

б) абзац второй изложить в следующей редакции:

«Виза в служебных письмах проставляется в нижней части последнего листа визового экземпляра, помещаемого в дело Росстата согласно номенклатуре дел. Если письмо пересылается адресату по МЭДО или СЭД, виза проставляется в листе визирования в СЭД.».

38. В абзаце первом подпункта 2.4.6.9 слова «именном бланке должностного лица» заменить словами «должностном бланке документа или должностном электронном шаблоне документа».

39. В подпункте 2.4.7.1:

а) в абзаце четвертом слова «при отсутствии СЭД» исключить;

б) абзац пятый изложить в следующей редакции:

«Реквизитами служебной записки являются адресат, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись.»;

в) в абзаце десятом слова «адресанта» заменить словами «документа».

40. В абзаце третьем подпункта 2.4.7.3 слова «при отсутствии СЭД» исключить.

41. В абзаце третьем подпункта 2.4.7.4 слова «при отсутствии СЭД» исключить.

42. В абзаце втором подпункта 2.4.7.5 слова «при отсутствии СЭД» исключить.

43. Абзац тринадцатый пункта 2.4.8 после слов «в телеграмме» дополнить словами «, направляемой через телеграф,».

44. В пункте 2.4.9:

а) в абзаце первом слова «по каналам информационных систем общего пользования и сетей международного информационного обмена» заменить словами «в информационно-телекоммуникационной сети „Интернет“;»

б) абзац второй изложить в следующей редакции:

«Электронные сообщения в адрес Росстата (территориального органа) могут поступать на официальный адрес электронной почты Росстата (территориального органа) в информационно-телекоммуникационной сети „Интернет“;»

в) в абзаце третьем слова «территориальным органам и их работникам» заменить словами «территориальных органов».

45. Пункт 2.4.12 дополнить абзацем следующего содержания:

«Доверенности после истечения срока действия возвращаются в службу делопроизводства.».

46. В пункте 3.1.3 слова «на адрес официального сайта Росстата (территориального органа) в сети „Интернет“ исключить, а после слов „электронной почты Росстата (территориального органа)“ дополнить словами „в информационно-телекоммуникационной сети „Интернет“,».

47. В пункте 3.2.7:

а) в абзаце втором слово «Лично» исключить;

б) абзац пятый исключить.

48. В пункте 3.4.1:

а) в абзаце первом слова «личной переписки и» исключить;

б) абзац второй изложить в следующей редакции:

«Электронные образы документов, поступившие на официальный адрес электронной почты Росстата (территориального органа) в информационно-телекоммуникационной сети „Интернет“ регистрируются с соблюдением единых правил и регистрационных карточек в СЭД»;

в) абзац четвертый после слов «по СЭД» дополнить словами «и на бумажных носителях».

49. В пункте 3.4.2:

а) абзац третий после слов «трех дней» дополнить словами «с момента поступления;»;

б) абзац пятый изложить в следующей редакции:

«документов поступивших по МЭДО в рабочее время — в день поступления, иных документов в день поступления либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.».

50. В пункте 3.5.9 слова «электронный образ документа» исключить.

51. В пункте 3.5.11:

а) абзац первый изложить в следующей редакции:

«3.5.11. Документ, поступивший на бумажном носителе или копия электронного документа с указанием по исполнению (резолюцией) документа, могут передаваться в структурное подразделение:»;

б) дополнить новым абзацем следующего содержания:

«При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в СЭД подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства.».

52. В пункте 3.6.2 слова «на бланках установленной формы.» заменить словами «на бланках документов или электронном шаблоне документов.».

53. Абзац второй пункта 3.6.3 изложить в следующей редакции:

«Согласование (визирование) документов, направляемых по МЭДО или СЭД, осуществляется в СЭД, а согласование (визирование) иных документов может осуществляться на бумажных носителях.».

54. В абзаце первом пункта 3.6.6 слова «оформленного на бланке» исключить, после слов «материалов или документов» дополнить словами «лист визирования из СЭД».

55. Пункт 3.7.2 изложить в следующей редакции:

«Служебные письма, подписанные начальником управления центрального аппарата Росстата или иным должностным лицом, регистрируются в СЭД сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в управлении.».

56. Пункт 3.7.3 изложить в следующей редакции:

«После заполнения и сохранения электронной регистрационной карточки отправляемого документа, работник, осуществляющий регистрацию документа, проставляет в электронном документе, направляемого по СЭД, на подлиннике документа, исполненного на бумажном носителе, в реквизитах документа и на его визовом экземпляре номер документа и дату регистрации, присвоенные в СЭД, осуществляет сканирование зарегистрированного документа и приложений к нему. В электронных документах, направляемых по МЭДО, номер документа и дата регистрации проставляются автоматически.».

57. В пункте 3.7.5:

а) в абзаце первом слова «для проверки правильности оформления, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки» исключить;

б) в абзаце втором слова «Проверка правильности оформления документа осуществляется» заменить словами «Перед регистрацией документа регистратором осуществляется проверка правильности оформления документа»;

в) дополнить новым абзацем следующего содержания:

«Неправильно оформленные документы регистрации не подлежат.».

58. Абзац первый пункта 3.8.1 после слов «работником» дополнить словами «, ответственным за ведение делопроизводства,».

59. В пункте 3.8.2 слово «работник» заменить словом «исполнитель».

60. Абзац второй пункта 3.8.3 исключить.

61. В абзаце втором подпункта 3.9.2.1 слово «совместных» заменить словами «издаваемых совместно».

62. В подпункте 3.9.3.3:

а) абзац второй изложить в следующей редакции:

«Протоколы Всероссийских совещаний Росстата, протоколы селекторных совещаний (видеоконфернций), совещаний у руководителя Росстата, заместителей руководителя Росстата регистрирует в СЭД и доводит до исполнителей сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства Административного управлении. При необходимости копии этих протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, в течении двух дней.»

б) дополнить новым абзацем следующего содержания:

«Секретарь заседания совещания, комиссии (совета), рабочих групп и иных органов — работник, ответственный за проведение заседания, в день заседания совещания, комиссии (совета), рабочих групп и иных органов в СЭД создает электронную регистрационную карточку протокола для формирования номера и даты протокола нажав кнопку „сформировать номер“ в правом нижнем углу карточки.».

63. В подпункте 3.9.3.4:

а) абзац первый исключить;

б) абзац третий изложить в следующей редакции:

«Регистрацию, рассылку, прикрепление подлинника и создание поручений по протоколу заседания комиссии (совета), рабочих групп и иных органов осуществляет секретарь заседания.».

64. В пункте 3.10.1:

а) дополнить абзацем вторым следующего содержания:

«Иностранная корреспонденция, поступившая в территориальный орган Росстата, без регистрации, направляется в центральный аппарат Росстата с необходимой информацией и документами для подготовки ответа не позднее двух дней с момента получения документа.»;

б) абзац второй считать третьим.

65. Абзац второй пункта 3.10.3 изложить в следующей редакции:

«Ответы, направляемые адресатам, находящимся в иных государствах, включая государства — участники Содружества независимых государств, оформляются на русском языке.».

66. Подраздел 3.11 изложить в следующей редакции:

3.11.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД Росстата.

3.11.2. Электронный документ должен быть оформлен на электронном шаблоне документа (Приложение № 6) по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации».

В Росстате используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носители) и электронные копии документов.

3.11.3. Состав электронных документов, создаваемых а Росстате, устанавливается Перечнем документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в Федеральной службе государственной статистики в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденным приказом Росстата от 2 декабря 2011 г. № 482.

3.11.4. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, являющиеся участниками МЭДО, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица Росстата в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Перечень должностей федеральной государственной гражданской службы Росстата, при замещении которых должностным лицом предоставляется право подписи электронных документов усиленной квалифицированной электронной подписью, утвержден приказом Росстата от 19 февраля 2013 г. № 64.

3.11.5. В СЭД Росстата могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

3.11.6. Получение и отправка электронных документов осуществляется службой делопроизводства.

3.11.7. Порядок работы с электронными документами в СЭД Росстата определяется Регламентом по работе с организационно-распорядительными документами в СЭД Росстата, утверждаемым руководителем Росстата.

3.11.8. После включения электронных документов в СЭД формируются регистрационно-учетные данные о документе в соответствии с Перечнем обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в СЭД (Приложение № 29), обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

3.11.9. Документы, создаваемые в центральном аппарате (территориальном органе) Росстата и (или) поступившие в центральный аппарат (территориальный орган) Росстата на бумажном носителе, регистрируются в СЭД Росстата с созданием в ней электронной копии такого документа.

3.11.10. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе «Примечание».

3.11.11. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в СЭД Росстата в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

3.11.12. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем Росстата (территориального органа Росстата).».

67. В абзаце третьем пункта 7.9:

а) после слов «по установленной форме» добавить слова «(Приложения № 34, 35, 36)»;

б) слова «через три года» заменить словами «через один год».

68. В пункте 7.12:

а) абзац первый изложить в следующей редакции:

«7.12. Опись дел структурного подразделения центрального аппарата (территориального органа) Росстата (в двух экземплярах) подписывает руководитель структурного подразделения. Один экземпляр описи передается в центральный архив (архив территориального органа Росстата), второй — остается в структурном подразделении.»;

б) дополнить абзацем четвертым следующего содержания:

«В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным подразделением принимаются меры по розыску. Обнаруженные дела включаются в опись, если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов, который подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив Росстата (территориальных органов Росстата).».

69. Пункт 8.1 дополнить абзацами вторым и третьим следующего содержания:

«Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив центрального аппарата (территориального органа) Росстата структурными подразделениями не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.»

Документы по личному составу государственных гражданских служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передаются в архив Росстата (территориального органа Росстата) по истечению 10 лет со дня увольнения».

70. В пункте 8.2:

а) абзац первый изложить в следующей редакции:

«8.2. Передача дел в архив центрального аппарата (территориального органа) Росстата производится на основании описей (Приложения № 34, 35, 36, 37) дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, составленных структурными подразделениями центрального аппарата (территориального органа) Росстата.».

б) в абзаце втором слова «(до 10 лет)» заменить словами «(до 10 лет) включительно срока».

71. Пункт 9.2 дополнить абзацем третьим следующего содержания:

«Электронные документы, с истекшими сроками хранения подлежат к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение и уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов.».

72. Пункт 9.3 изложить в следующей редакции:

«9.3. Электронные дела постоянного хранения принимаются в архив центрального аппарата (территориального органа) Росстата в упорядоченном состоянии в двух экземплярах (основном и рабочем) по описям структурных подразделений (Приложение № 36) в формате PDF/A.».

73. Пункт 9.9 изложить в следующей редакции:

«9.9. Обязательным условием хранения электронных документов в архиве центрального аппарата (территориального органа) Росстата являются:»

наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;

обеспечение режима хранения электронных документов, исключающих утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.».

74. Пункт 9.10 изложить в следующей редакции:

«9.10. В процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов. Проверка наличия и состояния электронных документов в архиве комиссий или не менее чем двумя работниками.»

Выявляются и учитываются электронные документы, требующие перезаписи на новые электронные носители, проводится контроль физического и технического состояния единиц хранения, осуществляется проверка на наличие вредоносных компьютерных программ.».

75. Пункт 9.18 дополнить вторым абзацем следующего содержания:

«Электронные документы выдаются из архива Росстата (территориального органа Росстата) в виде электронных копий или копий на бумажном носителе, при необходимости электронная копия документа заверяется электронной подписью должностного лица, копия на бумажном носители — заверяется в установленном настоящей Инструкцией порядке.».

76. Приложение № 6 изложить в редакции согласно Приложению № 1 к настоящим Изменениям.

77. Дополнить Приложением № 29 согласно Приложению № 2 к настоящим Изменениям.

78. Приложения № 29 - № 34 соответственно считать № 30 - № 35.

79. Приложение № 30 изложить в редакции согласно Приложению № 3 к настоящим Изменениям.

80. Приложение № 31 изложить в редакции согласно Приложению № 4 к настоящим Изменениям.

81. Приложение № 32 изложить в редакции согласно Приложению № 5 к настоящим Изменениям.

82. Дополнить Приложением № 36 к Инструкции (пункт 8.2) (Приложение № 8 к настоящим Изменениям).

83. Дополнить приложением № 37 к Инструкции (пункт 8.2) (Приложение № 9 к настоящим Изменениям).

84. Приложения № 35 - № 39 соответственно считать № 38 — № 42.

Согласовано

1. Адресант (автор)

5. Дата документа

6. Регистрационный номер документа

7. Дата поступления документа

8. Регистрационный номер входящего документа

9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)

10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

11. Индекс дела по номенклатуре дел

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)

15. Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения)

16. Отметка о контроле

17. Гриф ограничения доступа

18. Сведения об электронной подписи

19. Проверка электронной подписи

20. Подразделение — ответственный исполнитель документа

21. Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).»

Наименование структурного подразделения

На ______________ год

Руководитель структурного подразделения Личная подпись И.О. Фамилия «» ___________ 20 г.

СОГЛАСОВАНО Наименование должности работника (ответственного за архив) Личная подпись И.О. Фамилия «» ___________ 20 г.

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в структурном подразделении

в Федеральной службе

утвержденную приказом Росстата от 15 января 2014 г. № 32

«Приложение № 31 к Инструкции (пункт 5.2)»

ФОРМА СВОДНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ РОССТАТА

Федеральная служба                                    УТВЕРЖДАЮ
государственной статистики                    Руководитель Федеральной

                                      службы государственной статистики<br>

Руководитель службы делопроизводства Личная подпись И.О. Фамилия «» ___________ 20 г.

Виза работника, ответственного за архив Росстата

СОГЛАСОВАНО                              Протокол ЭПК Государственного
Протокол ЦЭК                             архива Российской Федерации
от _________ N ________                  от _____________ N __________

Итоговая  запись  о  категориях  и количестве дел, заведенных в ____ году в

центральном аппарате Росстата

Руководитель службы делопроизводства Личная подпись И.О. Фамилия «» ___________ 20 г.

Итоговые сведения переданы в архив

«Приложение № 32»

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОРГАНА РОССТАТА

Территориальный орган                                УТВЕРЖДАЮ
Федеральной службы                         Руководитель Территориального
государственной статистики                   органа Федеральной службы
по _______________ области                  государственной статистики

                                    по ________________________ области

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (наименование субъекта) ____________________ И.О. Фамилия На ____________ год (личная подпись) «» _____________ 20 г.

Наименование должности составителя Номенклатуры дел Личная подпись И.О. Фамилия «» ___________ 20 г.

Виза работника, ответственного за архив ТО Росстата

СОГЛАСОВАНО                             Протокол ЭПК Уполномоченного органа
Протокол ЭК                             исполнительной власти субъекта
от ____________ N ________              Российской Федерации в области

                                    архивного дела
                                    от ____________ N ____________

Итоговая  запись  о  категориях  и  количестве  дел, заведенных в ____ году
в Территориальном  органе Федеральной службы  государственной статистики по

____________ области

Руководитель службы делопроизводства Личная подпись И.О. Фамилия «» __________ 20 г.

от 15 января 2014 г. № 32

ФОРМА ОПИСИ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ЦЕНТРАЛЬНОГО АППАРАТА РОССТАТА

Федеральная служба государственной статистики Наименование структурного подразделения ОПИСЬ N ___ дел ___________________________________

В данную опись внесено _______________________ дел с N _____ по N _____, в (цифрами и прописью) том числе: литерные номера: __________________________________________________________ пропущенные номера: _______________________________________________________

Начальник Управления _____________ __________________________ подпись Расшифровка подписи «» __________ 20 г.

СОГЛАСОВАНО Начальник Административного управления подпись Расшифровка подписи «» __________ 20 г.

Передал ___________________________________________________________ ед. хр. (цифрами и прописью)

Наименование должности работника структурного подразделения подпись Расшифровка подписи «» __________ 20 г.

Принял ___________________________________________________________ ед. хр. (цифрами и прописью)

Наименование должности работника, ответственного за архив подпись Расшифровка подписи «» __________ 20 г.

<*> Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.»

Территориальный орган

Наименование структурного подразделения ОПИСЬ N ___ дел ___________________________________

В данную опись внесено _______________________ дел с N ____ по N ____, в (цифрами и прописью) том числе: литерные номера: __________________________________________________________ пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности руководителя структурного подразделения подпись Расшифровка подписи «» __________ 20 г.

СОГЛАСОВАНО Виза работника, ответственного за архив ТО Росстата подпись Расшифровка подписи «» __________ 20 г.

Передал ___________________________________________________________ ед. хр. (цифрами и прописью)

Наименование должности работника структурного подразделения подпись Расшифровка подписи «» __________ 20 г.

Принял ___________________________________________________________ ед. хр. (цифрами и прописью)

Наименование должности работника, ответственного за архив подпись Расшифровка подписи «» __________ 20 г.

к Инструкции (пункт 8.2)

Федеральная служба государственной статистики Наименование структурного подразделения ОПИСЬ N ___ электронных дел, документов

В данную опись внесено ________________________________________________ дел (цифрами и прописью)

с N _________________ по N _______________________________________________, объемом __________________________________ Мб

Начальник Управления ____________ _________________________ подпись Расшифровка подписи "" __________ 20 г.

СОГЛАСОВАНО Начальник Административного управления "" __________ 20 г. подпись Расшифровка подписи

Передал _______________________________________________________________дел, (цифрами и прописью) объемом __________________________________ Мб.

Наименование должности работника структурного подразделения подпись Расшифровка подписи "" __________ 20 г.

Принял _______________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) объемом __________________________________ Мб.

Наименование должности работника, ответственного за архив подпись Расшифровка подписи

Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела <**>

составителя описи подпись Расшифровка подписи

"Приложение N 37 к Инструкции (пункт 8.2)

ФОРМА ОПИСИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Федеральная служба                                     УТВЕРЖДАЮ
государственной статистики                  Руководитель Федеральной службы

                                          государственной статистики
                                        __________________ И.О. Фамилия
                                         (личная подпись)
                                         "__" _______________ 20__ г.

В данный раздел описи внесено ____________________ ед. хр. электронных (цифрами и прописью) документов с N __________________________ по N ___________________________, (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) объемом __________ Мб В данную опись внесено ________________________________ ед. хр. электронных (цифрами и прописью) документов с N __________________________ по N ___________________________, (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) объемом __________ Мб

Наименование должности лица, ответственного за архив подпись Расшифровка подписи «» __________ 20 г.

**СОГЛАСОВАНО                                                      УТВЕРЖДЕНО**
Протокол ЦЭК (ЭК) Росстата                                     Протокол ЭПК
(территориального органа Росстата)                     Архивного учреждения
"_" от __ 20_ г. N _____                           "_" от __ 20_ г. N _____

Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела <*>

№ ед. хр. по описи ___________________ Индекс дела ____________________

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

--------------------------------

<**> Составляется на каждое электронное дело.