II. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ (ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ)

Статья 33. СертификацияПриказ Росстата от 15.01.2014 № 32

Документ утратил силу 27.12.2016.

Редакция от 27.12.2016, актуально на 10.11.2026.

Как цитировать: Статья 33. Сертификация. Приказ Росстата от 15.01.2014 N 32. 32. 15.01.2014. редакция от 27.12.2016. https://bukva.ai/docs/prikaz-32-2014-rosstat-federalnaya-sluzhba/statya-33

ПРИКАЗ

от 15 января 2014 г. № 32

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 21 мая 2012 г. № 636 «О структуре федеральных органов исполнительной власти», Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», Приказом Росстата от 27 ноября 2012 г. № 618 «Об утверждении Регламента Федеральной службы государственной статистики» приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики (далее — Инструкция), согласованную с Федеральным архивным агентством от 16 декабря 2013 г. № 6/2386-А.

2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата Федеральной службы государственной статистики и ее территориальных органов организовать и обеспечить работу с документами в соответствии с требованиями Инструкции.

3. Признать утратившими силу:

Приказ Росстата от 5 марта 2012 г. № 55 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики»;

Приказ Росстата от 24 мая 2012 г. № 319 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики».

4. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

Руководитель
А. Е. Суринов

Утверждена

Приказом Росстата
от 15 января 2014 г. № 32

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики (далее — Инструкция) разработана в соответствии с пунктом 3 Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в результате деятельности центрального аппарата и территориальных органов Росстата документов.

1.3. В Росстате делопроизводство организуется и ведется на основе положений Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.

1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя.

Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Порядок ведения кадрового делопроизводства устанавливается Инструкцией по ведению кадрового делопроизводства в Росстате.

Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами и другими носителями информации, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.5 Особенности ведения делопроизводства определяются:

при рассмотрении обращений (предложений, заявлений или жалоб) — Инструкцией по рассмотрению устных и письменных обращений граждан в Росстате;

при организации контроля исполнения поручений и документов — Порядком организации контроля исполнения поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации и документов в Росстате;

в части подготовки, обработки, хранения и использования электронных документов — Регламентом работы с организационно-распорядительными документами в системе электронного документооборота (далее — СЭД);

в части учета, обращения и хранения документов с пометкой «Для служебного пользования» — Инструкцией о порядке учета, обращения и хранения документов и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;

при обработке персональных данных и применении электронной подписи — отдельными актами Росстата.

1.6. Правовой основой Инструкции являются Конституция Российской Федерации (Российская газета, 25.12.1993, № 237; Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 1, ст. 1; 2009, № 1, ст. 2), Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27, ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417; 2011, № 1, ст. 1; 2013, № 30, ст. 4022), Федеральные законы от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 23, ст. 2199; 2013, № 27, ст. 3477), от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038; 2011, № 30, ст. 4600; 2012, № 31, 4328; 2013, № 14, ст. 1658; № 23, ст. 2870; № 27, ст. 3479), от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3451; 2009, № 48, ст. 5716; № 52, ст. 6439; 2010, № 27, ст. 3407; № 31, ст. 4173; № 49, ст. 6409; 2011, № 23, ст. 3263; № 31, ст. 4701; 2013, № 14, ст. 1651; № 30, ст. 4038), от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 52, ст. 5140; 2005, № 19, ст. 1752; 2007, № 19, ст. 2293; № 49, ст. 6070; 2008, № 30, ст. 3616; 2009, № 29, ст. 3626; № 48, ст. 5711; 2010, № 1, ст. 5, ст. 6; № 40, ст. 4969; 2011, № 30, ст. 4603; № 49, ст. 7025; № 50, ст. 7351; 2012, № 31, ст. 4322; № 50, ст. 6959; 2013, № 3477; № 30, ст. 4071), от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2010, № 27, ст. 3410; № 31, ст. 4196; 2012, № 31, ст. 4470; 2013, № 19, ст. 2307; № 27, ст. 3474), от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291; № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611), от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; 2011, № 27, ст. 3880; 2012, № 29, ст. 3988; 2013, № 14, ст. 1668; № 27, ст. 3463; № 27, ст. 3477), от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776; 2011, № 29, ст. 4291; 2013, № 23, ст. 2870) и другие законодательные акты, Указы Президента Российской Федерации от 23.05.1996 № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 22, ст. 2663; 1997, № 20, ст. 2242; 1998, № 33, ст. 3967; 2005, № 28, ст. 2865; 2011, № 47, ст. 6621; 2013, № 6, ст. 493), от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 10, ст. 1127; 2005, № 39, ст. 3925), а также Постановления Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2001, № 24, ст. 2461; 2006, № 52, ст. 5587), от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30, ст. 3165; 2012, № 31, ст. 4368), от 01.11.2012 № 1112 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 45, ст. 6257), от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895; 1997, № 50, ст. 5689; 1998, № 47, ст. 5771; 1999, № 8, ст. 1026; 2006, № 29, ст. 3251; 2009, № 2, ст. 240; 2009, № 12, ст. 1443; 2010, № 9, ст. 964; 2010, № 21, ст. 2602; 2011, № 9, ст. 1251; № 29, ст. 4472; № 32, ст. 4834; 2012, № 1, ст. 148; № 19, ст. 2419; № 27, ст. 3739; № 38, ст. 5102; № 49, ст. 6880; № 52, ст. 7491; № 52, ст. 7507; 2013, № 13, ст. 1575; № 38, ст. 4831), от 01.06.2004 № 260 «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 23, ст. 2313; 2006, № 23, ст. 2514; 2006, № 29, ст. 3251; 2006, № 50, ст. 5371; 2007, № 32, ст. 4150; 2008, № 14, ст. 1413; 2008, № 21, ст. 2459; 2008, № 49, ст. 5833; 2009, № 11, ст. 1302; 2009, № 12, ст. 1443; 2009, № 19, ст. 2346; 2009, № 36, ст. 4358; 2009, № 49, ст. 5970, ст. 5971; 2009, № 52, ст. 6609; 2010, № 9, ст. 964; 2010, № 21, ст. 2602; 2011, № 9, ст. 1251; № 28, ст. 4219; 2011, № 41, ст. 5743; № 47, ст. 6663; 2012, № 19, ст. 2419; № 34, ст. 4736; № 38, ст. 5102; № 39, ст. 5286; № 41, ст. 5635; № 42, ст. 5716; № 52, ст. 7491; 2013, № 17, ст. 2180; 24, ст. 3013; 35, ст. 4521; № 38, ст. 4831), от 19.01.2005 № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305; № 47, ст. 4933; 2007, № 43, ст. 5202; 2008, № 9, ст. 852; 2008, № 14, ст. 1413; 2009, № 12, ст. 1429; 2009, № 25, ст. 3060; 2009, № 41, ст. 4790; 2009, № 49, ст. 5970; 2010, № 22, ст. 2776; 2010, № 40, ст. 5072; 2011, № 34, ст. 4986; 2011. № 35, ст. 5092; 2012, № 37, ст. 4996; № 38, ст. 5102), от 28.07.2005 № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233; 2007, № 43, ст. 5202; 2008, № 9, ст. 852; 2008, № 14, ст. 1413; 2008, № 46, ст. 5337; 2009, № 12, ст. 1443; 2009, № 19, ст. 2346; 2009, № 25, ст. 3060; 2009, № 47, ст. 5675; 2009, № 49, ст. 5970; 2010, № 9, ст. 964; 2010, № 22, ст. 2776; № 40, ст. 5072; 2011, № 34, ст. 4986), от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614; 2011, № 32, ст. 4840; 2012, № 38, ст. 5102; 2013, № 15, ст. 1791), от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060; 2011, № 37, ст. 5263), 2016, № 18, ст. 2641), от 25.12.2014 № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 1, ст. 284), распоряжение Правительства Российской Федерации от 02.04.2015 № 583-р, совместный приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 27.05.2015 № 186/258 „Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде“ (зарегистрирован Минюстом России 22.09.2015 № 38956), иные нормативные правовые акты, государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 „Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов“ (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД) (Издательство стандартов, 2003), Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76 (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-ДК), Регламент обмена документами в электронном виде между органами государственной власти Российской Федерации с использованием межведомственного электронного документооборота, утвержденного заместителем директора ФСО России — руководителем Спецсвязи ФСО России от 11.11.2011.»

1.7. Организация и совершенствование делопроизводства на основе единых требований с использованием современных информационных технологий в работе с документами и контроль установленного Инструкцией порядка работы с документами возлагается:

в центральном аппарате Росстата — на Административное управление;

в территориальных органах Росстата — на административный (финансово-административный, административно-финансовый) отдел, в случае отсутствия указанных отделов в структуре территориального органа — на одного из заместителей руководителя.

Общее методическое руководство организацией ведения служебной переписки и делопроизводства в Росстате осуществляется Административным управлением Росстата.

1.8. Организацию делопроизводства и контроль установленных настоящей Инструкцией правил документирования и документооборота в структурных подразделениях центрального аппарата и территориальных органах Росстата, в том числе особенностей делопроизводства при работе с документами, осуществляют руководители структурных подразделений.

1.9. Государственные гражданские служащие и работники Росстата (далее — работники) несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и соблюдение порядка доступа к содержащейся в них информации.

1.10. Ведение делопроизводства, включая получение, обработку и регистрацию входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, в том числе поданных на личном приеме, организационно-распорядительных документов по основной и административно-хозяйственной деятельности; координацию работы с документами; учет движения, доведение документов до исполнителей; осуществление контроля исполнения документов (в том числе в структурном подразделении центрального аппарата); передачу исходящих документов для отправки средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи; формирование номенклатурных дел; комплектование архивных фондов и другие функции делопроизводства, осуществляется службой делопроизводства:

а) в центральном аппарате — отделами Административного управления, на которые возложены функции по организации, обеспечению и совершенствованию делопроизводства в соответствии с положениями об управлении и отделах;

б) в территориальном органе — работниками административного (финансово-административного, административно-финансового) отдела, на которых должностными регламентами (должностными инструкциями) возложены обязанности по организации, обеспечению и совершенствованию делопроизводства в соответствии с положением об отделе;

в) в структурном подразделении центрального аппарата — работником, на которого должностным регламентом (должностной инструкцией) возложена обязанность по ведению делопроизводства в структурном подразделении, назначение которого производится приказом.

1.11. Текст настоящей Инструкции с Приложениями размещается на общедоступном ресурсе сервера информационной сети Росстата (территориального органа Росстата).

Изменения вносятся в Инструкцию, утвержденную приказом Руководителя, только после согласования с Росархивом.

1.12 Для целей настоящей Инструкции используются следующие термины и определения:

делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

документ — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;

документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

реквизит документа — элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

подлинник документа — первый и единственный экземпляр документа, оформленный и удостоверенный в установленном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа — принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

унифицированная форма документа — совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированная форма документа) — бланк документа (унифицированная форма документа), представленная в электронном виде;

заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

абзац исключен. - Приказ Росстата от 27.12.2016 № 868;

система электронного документооборота — автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронная копия документа — копия документа, созданная в электронной форме;

электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

электронный документооборот — документооборот с применением информационной системы;

юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком оформления;

пометка «Для служебного пользования» — отметка, проставляемая на несекретных документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, касающуюся деятельности центрального аппарата, территориального органа Росстата, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью;

формирование дела — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

единица хранения электронных документов — электронное дело, содержащее электронные документы и метаданные к ним, сформированное в соответствии с номенклатурой дел;

информационная система — информация в электронной форме и совокупность обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

конвертирование (электронных документов) — перемещение документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой;

миграция (электронных документов) — действие по перемещению записей из одной системы в другую систему при сохранении их аутентичности, целостности, надежности и удобства в использовании;

электронный носитель — носитель, предназначенный для записи и хранения на нем информации в электронно-цифровой форме;

нормативный правовой акт — письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение;

должностное лицо — лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в Росстате и его территориальных органах.

II. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ (ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ)

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы в Росстате оформляются на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установленной формы на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 * 297 мм) (далее — бланки документов) и имеют установленный состав документов с определенным их расположением и оформлением.

При создании электронных документов в СЭД используются электронные шаблоны документов.

Абзац исключен. - Приказ Росстата от 27.12.2016 № 868.

Электронные шаблоны документов воспроизводят все реквизиты документов, создаваемых в процессе деятельности Росстата, за исключением изображения Государственного герба Российской Федерации.

2.1.2 Образцы бланков документов и электронных шаблонов документов утверждаются:

в центральном аппарате Росстата — руководителем Росстата или временно исполняющим обязанности руководителя Росстата по представлению Административного управления;

в территориальных органах Росстата — руководителем территориального органа Росстата после предварительного согласования с Административным управлением Росстата.

В зависимости от расположения реквизитов в Росстате применяются два варианта бланков документов: угловой бланк; продольный бланк.

Устанавливаются следующие виды бланков документов: общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма); бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Образцы бланков документов и электронных шаблонов документов приведены в Приложениях № 1 - 6.

2.1.3. Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам центрального аппарата и территориальных органов Росстата в полиграфических предприятиях, имеющих сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются на основании заявки службы делопроизводства, направляемой (до 20 числа последнего месяца текущего полугодия) в соответствующее хозяйственное подразделение, которое обеспечивает их изготовление в необходимом количестве, получение, учет поступления бланков и выдачу в службу делопроизводства, подавшую заявку, изготовленных бланков документов. Служба делопроизводства также ведет учет поступления и выдачу бланков по установленным формам.

Использование ксерокопий бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — бланки) для создания документов не допускается.

2.1.4. Бланки документов подлежат учету, используются строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.

Учетный номер бланка документов проставляется в нижней части оборотной стороны бланка документов.

Журнал учета поступления бланков документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должен содержать в себе следующие графы: наименование вида бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование организации — поставщика бланков документов; количество экземпляров; серия и номера бланков документов.

2.1.5. Выдача бланков документов осуществляется службой делопроизводства под роспись в соответствующем журнале.

Учет бланков документов ведется раздельно по видам бланков документов в журналах учета выдачи бланков документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Журнал учета выдачи бланков документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должен содержать в себе следующие графы: вид бланка документа; количество экземпляров; серия и номера бланков документов; наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы должностного лица — получателя документа; расписка в получении (подпись); примечание (отметка об уничтожении, порче бланка документа и т.д.).

Уничтожение бланков документов, как бланков документов строгой отчетности, осуществляется по акту с отметкой в Журнале учета выдачи бланков документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации по окончании полугодия.

2.1.6. В структурных подразделениях бланки документов хранятся в надежно запираемых шкафах, выдаются работникам под роспись в Журнале учета выдачи бланков документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

2.1.7. Ответственность за обеспечение сохранности бланков документов, а также правильности их использования несут руководители структурных подразделений и работники, за которыми закреплены соответствующие обязанности.

2.2. Оформление реквизитов документов

Документы, создаваемые Росстатом, имеют определенный состав реквизитов, их расположение и оформление.

В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Росстата, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) наименование должности;

г) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

д) наименование вида документа;

е) дата документа;

ж) регистрационный номер документа;

з) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

и) место составления (издания) документа;

к) гриф ограничения доступа к документу;

л) адресат;

м) гриф утверждения документа;

н) указания по исполнению документа (резолюция);

о) заголовок к тексту;

п) текст документа;

р) отметка о контроле;

с) отметка о приложении;

т) подпись;

у) отметка об электронной подписи;

ф) гриф согласования документа;

х) виза;

ц) печать;

ч) отметка о заверении копии;

ш) отметка об исполнителе;

щ) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

э) отметка о поступлении документа;

ю) ссылка на документ.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут дополнительно использоваться другие реквизиты. Например: отметки «Копия», «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.

Реквизиты на бланках документов центрального аппарата Росстата печатаются в одну краску — синюю, в территориальных органах Росстата — черную. Реквизиты в электронных шаблонах документов — печатаются в черную краску.

Обязательные реквизиты располагаются на бланках в порядке, установленном ГОСТ Р 6.30-2003, печатаются центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов), или флаговым способом (каждая строка реквизитов печатается от левой границы зоны расположения реквизитов) и соблюдаются следующие требования:

2.2.1 Государственный герб Российской Федерации.

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (в редакции Федеральных конституционных законов от 09.07.2002 № 2-ФКЗ, от 30.06.2003 № 1-ФКЗ, от 10.11.2009 № 6-ФКЗ, от 28.12.2010 № 8-ФКЗ, от 23.07.2013 № 4-ФКЗ) «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27, ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417; 2013, № 30, ст. 4022).

На бланках документов Росстата Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте (красный — в центральном аппарате, черный — в территориальном органе) и помещается в верхнем поле бланка документа по центру зоны, занятой реквизитом «Наименование федерального органа исполнительной власти».

2.2.2 Наименование федерального органа исполнительной власти.

Наименование федерального органа исполнительной власти — автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о федеральном органе исполнительной власти: ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ (РОССТАТ).

Наименование территориального органа Росстата (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о территориальном органе.

Например: ТЕРРИТОРИАЛЬНЫЙ ОРГАН ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ ПО МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ (МОСОБЛСТАТ).

Над наименованием территориального органа Росстата, находящегося в ведении Федеральной службы государственной статистики, указывается сокращенное наименование федерального органа: РОССТАТ.

2.2.3 Наименование должности.

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в должностном бланке и должностном электронном шаблоне документа (бланк письма руководителя Федеральной службы государственной статистики, бланк письма статс-секретаря — заместителя руководителя Федеральной службы государственной статистики (далее — заместитель руководителя), бланк письма заместителя руководителя Федеральной службы государственной статистики), имеющих право использовать должностные бланки и должностные электронные шаблоны документов.

Наименование должности указывается под наименованием (полным, сокращенным) Федеральной службы государственной статистики (территориального органа Росстата).

2.2.4. Справочные данные о Росстате (территориальных органах Росстата).

Справочные данные указываются в бланках писем и электронных шаблонов документов включают в себя: почтовый адрес Росстата (территориального органа Росстата), номер телефона, номер факса, адрес электронной почты, адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (далее — сеть Интернет), коды ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

2.2.5 Наименование вида документа.

Наименование вида документа, создаваемого Росстатом (территориальным органом Росстата) (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ), включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

2.2.6 Место составления (издания) документа.

Место составления (издания) документа указывается в бланках документов Росстата, за исключением бланков писем.

2.2.7 Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка и др.).

Дата документа оформляется словесно-цифровым или цифровым способами в последовательности: день месяца, месяц, год:

а) словесно-цифровой способ — число двумя парами арабских цифр (если число однозначное, то ноль перед цифрой не ставится и оформляется одной цифрой), месяц — словом, год — четырьмя арабскими цифрами, буква «г» с точкой на конце (например: 6 марта 2011 г. или 24 января 2013 г.);

б) цифровой способ — число и месяц двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами (например: 06.03.2011).

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

2.2.8 Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа — это порядковый номер документа с начала календарного года в пределах выделенного документопотока, автоматически формируемый в СЭД при регистрации документа.

Реквизит представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер документа присваивается после подписания (утверждения) документа.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями — авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей расположению наименований организаций в заголовочной части документа.

2.2.9 Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает в себя регистрационный номер и дату входящего документа, ответом на который является оформленное письмо. Данный реквизит в обязательном порядке проставляется исполнителем при подготовке ответного письма.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа адресанта в тексте ответного письма не указывается.

2.2.10 Адресат.

Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.

Адресатами могут являться органы власти, организации, их структурные подразделения, должностные лица и граждане.

Текст реквизита «Адресат» размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Первая строка печатается от верхней границы текстового поля и визуально размещается на одной линии с первой строкой реквизита «Наименование федерального органа исполнительной власти». Строки реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правой границей текстового поля. Длина максимальной строки не должна превышать 9 см.

2.2.11 Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту — составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 — 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы: «о чем? (о ком?)», например:

приказ (о чем?): Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников Федеральной службы государственной статистики;

письмо (о чем?): Об оказании консультативной помощи;

правила (чего?): Правила внутреннего трудового распорядка.

Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля.

В проектах законодательных, нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

2.2.12 Текст документа.

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Текст документа излагается с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности.

Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно, а также должно обеспечить однозначное восприятие изложенной в нем информации. При составлении документов рекомендуется пользоваться простыми предложениями.

Текст печатается на расстоянии 2 — 3 межстрочных интервалов от заголовка, такое же расстояние между текстом документа и подписью, в установленных границах полей:

левое — от 20 мм до 30 мм;

правое — от 10 мм до 20 мм;

верхнее — не менее 20 мм;

нижнее — не менее 20 мм.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами по центру верхнего поля.

При подготовке документов рекомендуется использовать текстовый редактор Microsoft Word версии 2007 и выше, с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером № 12, 13, 14, 15 через 1 — 2 межстрочных интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.

В отдельных случаях размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания может использоваться полужирное начертание текста.

Текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде сочетания этих форм.

Текст документа может состоять из вводной (констатирующей) части, содержащей основания, причины и цели его составления, и основной, в которой излагаются выводы, предложения, рекомендации, просьбы и решения.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только основную часть. Например, приказы — распорядительную часть без констатирующей, письма — просьбу без пояснения. В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указываются его реквизиты: наименование документа и организации — автора, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся полужирным шрифтом с прописной буквы, или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки — обычным шрифтом с прописной буквы.

Разделы нумеруются римскими цифрами с точкой, подразделы — арабскими цифрами с точкой.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится.

Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Подпункты могут нумероваться строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Текст пунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой, текст подпунктов пишется со строчной буквы и заканчивается точкой с запятой, кроме последнего, на котором заканчивается предложение.

Разделы имеют сквозную порядковую нумерацию. Подразделы нумеруются по порядку в пределах каждого раздела.

Нумерация пунктов может быть сквозной для всего текста или в последовательном порядке в пределах соответствующего раздела (подраздела).

При отсутствии разделов весь текст может быть разделен на пункты, имеющие порядковую нумерацию.

Нумерация пунктов в пределах раздела (подраздела) имеет структурную форму, обозначается арабскими цифрами с разделенными точками, с точкой на конце, где первая цифра номера пункта соответствует номеру раздела (подраздела).

Подпункты нумеруются в последовательном порядке в пределах каждого пункта.

Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы без цифрового или буквенного обозначения.

В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте.

Тексты документов излагаются:

от первого лица единственного числа: «...приказываю подготовить и представить на рассмотрение...»;

от третьего лица единственного числа: «Правительство Российской Федерации постановляет...»;

от первого лица множественного числа: «...просим представить данные о...», «...представляем на рассмотрение и утверждение...».

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: «...приказываем...», «...решили...».

Текст документа может содержать фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты (как правило, в текстах приложений).

При составлении текста в виде таблицы в заголовках граф и строк существительные указываются в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На втором и последующих листах таблицы должны быть напечатаны только номера граф. Текст таблицы печатается размером шрифта № 12 через 1 межстрочный интервал. Заголовочная часть таблицы может печататься жирным шрифтом. Пункты таблицы (строки таблицы) нумеруются арабскими цифрами аналогично пунктам сплошного связанного текста. Не допускается разрывать пункт при переносе таблицы на следующую страницу.

2.2.13 Отметка о приложении.

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля и отделяется от основного текста 1 — 2 дополнительными межстрочными интервалами. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов в приложении и количество экземпляров приложения.

Например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров.

Например:

Приложения: 1. Справка о доработке... на 2 л. в 1 экз.

            2. Заключение на проект... на 6 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Например:

Приложение: брошюра в 3 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом.

Например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о приложении оформляется следующим образом.

Например:

Приложение: справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

В этом случае сопроводительное письмо также будет иметь пометку «Для служебного пользования».

Если в отметке о приложении указывается документ, имеющий собственное приложение, то указанная отметка оформляется следующим образом.

Например:

Приложение: письмо Росстата от 01.09.2011 № 51-01/12345-ПП и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.

Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронной форме, то в отметке о приложении указываются наименование носителя информации (дискета, flash-диск, компакт-диск и т.п.) и количество штук.

Например:

Приложение: CD-диск — 1 шт.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, отметка о приложении оформляется следующим образом.

Например:

Приложения: согласно описи на ... листах.

В случае отправки документа и приложения к нему в виде электронного документа в отметке о приложении указывается название прилагаемого файла, его формат и размер.

Например:

Приложение: файл «Перечень документов.pdf», 184 Кб.

На приложениях справочного характера к приказам, указаниям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение № 1, приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется.

В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер.

Например:

Приложение № 2 к приказу Росстата от 15.05.2013 № 135

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже — гриф утверждения документа.

В отметке приложения к основному приложению указывается наименование основного приложения, утвержденного основным документом, его дата и номер.

Например:

Приложение № 1

                                                       УТВЕРЖДЕН
                                                   приказом Росстата
                                                  от 25.05.2013 N 155

2.2.14 Гриф согласования документа.

Гриф согласования документа оформляется при согласовании проекта документа с другими органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются (внешнее согласование).

Гриф согласования документа включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (прописными буквами), а также наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и регистрационный номер.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра финансов
Российской Федерации

(подпись)                      И.О. Фамилия
30 сентября 2013 г.

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минэкономразвития России

от 26 мая 2009 г. № 16472-АЛ/Д04

Слово «СОГЛАСОВАНО» отделяют от последующих строк реквизита 1 межстрочным интервалом, остальные строки реквизита печатаются с одинарным межстрочным интервалом.

Все остальные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 см и ограничиваться правым полем документа.

Гриф согласования документа оформляется под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа от границы левого поля документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования документа могут располагаться на одном уровне двумя вертикальными рядами или на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования документа, делается отметка «Лист согласования прилагается».

2.2.15 Виза.

Внутреннее согласование документа с должностными лицами центрального аппарата (территориального органа) Росстата оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

Например:

Начальник Административного управления (подпись) И.О. Фамилия

01.09.2013

Если проект документа согласовывается со многими должностными лицами, то согласование (визирование) может быть оформлено в виде листа согласования (визирования) к нему на бумажном носителе или в СЭД.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа визового экземпляра проекта документа под подписью, ближе к нижнему полю. Проекты электронных документов, подписываемые усиленной квалифицированной подписью, визируются в СЭД.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.

Например:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.) Начальник Административного управления (подпись) И.О. Фамилия

01.09.2013

Замечания, особые мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе, в СЭД — на карточке визы, при необходимости с прикреплением файла с текстом замечаний.

Если должностное лицо, виза которого оформлена в листе согласования (визирования), отсутствует, документ может быть завизирован его заместителем, имеющим право подписи за отсутствующее лицо, или иным должностным лицом, имеющим право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, завизировавшего документ, и его фамилия.

2.2.16 Подпись.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка, должностного электронного шаблона документа, наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Незначительные исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, исполняющим в соответствии с приказом обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом.

Например:

Временно исполняющий обязанности руководителя Федеральной службы государственной статистики (подпись) И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Например:

    Заместитель руководителя                     Заместитель руководителя
      Федеральной службы                       Федеральной налоговой службы

государственной статистики

(подпись) И.О. Фамилия (подпись) И.О. Фамилия

Подпись отделяется от последней строки текста 2 — 3 межстрочными интервалами. Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи в реквизите располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается границей правого поля.

Например:

Заместитель руководителя Федеральной службы государственной статистики (подпись) И.О. Фамилия

При оформлении документа на угловом бланке письма или угловом электронном шаблоне документа в реквизите «подпись» указывается сокращенное наименование должности лица, подписавшего документ.

Например:

Руководитель (подпись) И.О. Фамилия

или

Заместитель руководителя (подпись) И.О. Фамилия

При оформлении документа на чистых листах бумаги (без использования официального бланка) в реквизите «подпись» указывается полное наименование должности лица, подписавшего документ.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

    Председатель комиссии         (подпись)                    И.О. Фамилия

    Члены комиссии                (подпись)                    И.О. Фамилия
                                  (подпись)                    И.О. Фамилия

При подписании электронных документов, направляемых участникам информационного взаимодействия по МЭДО, используется квалифицированная электронная подпись.

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании документов в электронном виде в СЭД во внутреннем документообороте Росстата могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Росстате, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

2.2.16.1 Отметка об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи (далее — ЭП) содержит сведения об ЭП, которой был подписан документ в электронном виде, и располагается в документе на месте размещения личной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе.

Отметка об электронной подписи содержит:

эмблему Федеральной службы государственной статистики;

информацию о подписании документа;

сведения о сертификате электронной подписи;

номер сертификата электронной подписи;

данные владельца электронной подписи;

срок действия сертификата электронной подписи.

2.2.17 Гриф утверждения документа.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения документа или изданием распорядительного документа.

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» без кавычек, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Каждая составная часть грифа утверждения документа печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал. Длина максимальной строки не должна превышать 9 см и ограничивается правым полем. Слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности и дата располагаются центрованно, инициалы и фамилия — по правому краю (полю).

Например:

УТВЕРЖДАЮ Руководитель Федеральной службы государственной статистики

                                           (подпись)       И.О. Фамилия
                                                22 июня 2012 г.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа приказом, протоколом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА), наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО приказом Росстата от 03.06.2011 № 165

2.2.18 Печать.

Росстат и его территориальные органы имеют печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати и штампы установленного образца.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать ставится на свободном от текста документа месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

Примерный перечень документов, на которые проставляются печати Росстата с изображением Государственного герба Российской Федерации, указан в Инструкции о порядке учета, хранения и выдачи печатей и штампов в Росстате.

2.2.19 Отметка о заверении копии.

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом ниже реквизита «Подпись» оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; оттиск печати (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском простой круглой печати структурного подразделения (подразделения территориального органа) при ее наличии.

Например:

Подлинник документа находится в деле Росстата N ____ за ____ г. Верно

Начальник отдела кадров              (подпись)                 И.О. Фамилия
06.12.2011                                          м.п.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа. Копия электронного документа на бумажном носителе заверяется печатью «Для заверения копий электронных документов».

2.2.20 Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и печатается шрифтом размером № 10. На документах за подписью Руководителя или заместителя Руководителя указывается наименование структурного подразделения.

Например:

И.О. Фамилия

(495) 632-90-46

Административное управление

На документах за подписью руководителя структурного подразделения указывается наименование отдела, подготовившего документ.

Например:

И.О. Фамилия

(495) 607-22-16

Отдел планирования государственной

статистической деятельности

На документе, подготовленном группой исполнителей по поручению Руководителя, в отметке об исполнении указывается фамилия основного исполнителя.

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется в соответствии с требованиями Инструкции о порядке учета, хранения и выдачи печатей и штампов в Росстате.

2.2.21 Указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа (резолюция), как правило включают: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, дату создания поручения, фамилию, инициалы автора поручения.

2.2.22 Отметка о контроле.

Отметка о контроле на бумажном носителе, поставленного на централизованный контроль, проставляется посредством штампа «КОНТРОЛЬ», буквой «К», словом «Контроль» на верхнем поле первого листа документа, в СЭД в списке документов — в поле «На контроле» отображается буква «К» красного цвета.

2.2.23 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер (индекс) дела, в котором будет храниться служебный документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или его непосредственным начальником.

Например:

Исполнено: исх. от 03.09.2011 № 52-01/1115-ПМ В дело № 01-04-10

09.06.2011
Должность исполнителя              (подпись)               И.О. Фамилия

или

Доложено заместителю руководителя И.О. Фамилия

09.06.2011
В дело N 01-04-10

09.06.2011
Должность исполнителя              (подпись)               И.О. Фамилия

Отметка об исполнении документа в СЭД в регистрационной электронной карточке документа «Закрыт» формируется в результате создания работником отчета путем добавления необходимых данных или информации по исполнению документа (дата, № документа).

2.2.24 Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в центральный аппарат (территориальный орган) Росстата содержит очередной порядковый номер, в пределах выделенных потоков документов, и дату поступления входящего документа.

2.2.25 Гриф ограничения доступа к документу.

Гриф ограничения доступа к документу проставляется на документах, содержащих информацию, составляющую служебную тайну, иную конфиденциальную информацию (в том числе персональные данные), в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера», попадающую под действие Перечня сведений, составляющих служебную тайну, Федеральной службы государственной статистики. Гриф ограничения доступа к документу на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид: «Для служебного пользования» или «ДСП».

Гриф ограничения доступа к документу «Для служебного пользования» проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, а также на обложке и титульном листе издания и дополняется указанием номера экземпляра документа. Номер экземпляра проставляется ниже отметки о конфиденциальности через 1 одинарный межстрочный интервал и центруется по отношению к ней.

В случае, если гриф ограничения доступа к документу «Для служебного пользования» относится к отдельному пункту документа, она проставляется на левом поле документа на уровне начала текста соответствующего пункта шрифтом № 9 в три строки и центрируется относительно самой длинной строки.

Абзац исключен. - Приказ Росстата от 27.12.2016 № 868.

2.2.26 Текст документа.

Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации.

Текст документа является основной содержательной частью документа, раскрывающей его суть и значение.

2.3. Подготовка и оформление проектов законодательных и иных нормативных актов

2.3.1. Росстат в установленной сфере деятельности разрабатывает проекты федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, приказы (далее — проекты актов) во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих указаний и поручений, а также в инициативном порядке.

Организация подготовки проектов актов возлагается на руководителей подразделений в соответствии с их компетенцией.

Контроль за указанной деятельностью осуществляется заместителем Росстата, курирующим соответствующее подразделение.

Порядок подготовки, направления на согласование, внесения в Правительство Российской Федерации проектов федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, а также порядок подготовки, принятия и направления на государственную регистрацию в Минюст России нормативных правовых актов Росстата установлен Регламентом Правительства Российской Федерации, Регламентом Росстата и Рекомендациями по подготовке проектов нормативных правовых актов в Росстате.

2.3.2. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации.

2.3.2.1. Проекты печатаются шрифтом № 15 на листах формата А4. На первой странице проекта в пределах верхней и правой границ текстового поля помещаются слова: «Вносится Правительством Российской Федерации». Пометка печатается через один межстрочный интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».

2.3.2.2 Проект имеет следующие реквизиты.

Наименование вида акта — ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН — отделяется от слова «Проект» межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта № 22 и, как правило, выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Наименование проекта отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через один интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?», или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке о внесении изменений в законы указываются причины или конкретная норма, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы — дополнительно указывают, в какой именно части она изменяется.

Например:

О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации о финансовом статистическом учете в связи с принятием Федерального закона «О Центральном банке»

Российской Федерации (Банке России)»

или

О внесении изменений в статью 9 Федерального закона «Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики»

в Российской Федерации» в части защиты
конфиденциальной информации

Текст отделяется от заголовка одним двойным интервалом, печатается через двойной межстрочный интервал и может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи, части, пункты, подпункты, абзацы.

Части и разделы нумеруются римскими цифрами, их заголовки печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

Например:

РАЗДЕЛ I ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Подразделы нумеруются римскими цифрами, их заголовки печатаются полужирным шрифтом с абзацного отступа с прописной буквы.

Например:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Главы нумеруются арабскими цифрами, их заголовки печатаются полужирным шрифтом в одну строку с абзацного отступа с прописной буквы.

Например:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность в сфере официального статистического учета

Параграф обозначается знаком § и нумеруется арабской цифрой, после которой ставится точка. Заголовок начинается с прописной буквы, печатается полужирным шрифтом с абзацного отступа в одну строку.

Например:

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статьи имеют единую сквозную нумерацию арабскими цифрами, после которых ставится точка. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается полужирным шрифтом и с прописной буквы в одну строку.

Например:

Если статья не имеет заголовка, то слово «статья» и ее номер выделяют полужирным шрифтом, точка после номера не ставится.

Например:

Переход между статьями: Ctrl + ← / →

В этом разделе

Статья 33