Статья 3Приказ Роспотребнадзора от 24.12.2020 № 867

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе Российской Федерации.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

Оформление пояснительной записки к законопроекту. Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом № 14 на стандартных листах бумаги формата A4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа — печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, например:

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа пояснительной записки к законопроекту в нижней его части.

Образец оформления законопроекта приведен в приложении № 7.

3.6.2. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации

Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации осуществляется Роспотребнадзором в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации.

Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги A4 (210 x 297) шрифтом № 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле — 2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок, текст и подпись.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть — преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю», которое печатается в разрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита «Место издания» межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита «Дата» межстрочным интервалом 18 пт.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы «рп».

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.

Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервала. Длина черты составляет 2 — 3 см.

При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и др.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Например:

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения — дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части. На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на лицевой стороне последнего листа приложения.

Образцы оформления проектов указов и распоряжений Президента Российской Федерации приведены в приложениях № № 8, 9

3.6.3. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений, распоряжений) Правительства Российской Федерации

Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации проводится Роспотребнадзором в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.

Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата A4 шрифтом размером № 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта — постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.

Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака № и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания, например, № 143.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р», например, № 153-р.

Место издания — отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается с интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет», последнее слово печатается полужирным шрифтом в разрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например:

(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 3, ст. 6).

Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения Федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования.

Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и др.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

Проекты актов Правительства Российской Федерации представляются в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом, в котором указывается основание внесения проекта акта, а также содержатся сведения о содержании и согласовании проекта акта или отсутствии согласования (с указанием причин). Сопроводительное письмо подписывается Руководителем или лицом, временно исполняющим обязанности Руководителя. Проект акта визируется лицом, вносящим проект, и согласовывается в порядке, установленном Регламентом Правительства Российской Федерации.

Образцы оформления проектов постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации приведены в приложениях № № 10, 11.

Нормативные правовые акты Роспотребнадзора издаются на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе Роспотребнадзора в пределах его компетенции.

Нормативный правовой акт — это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.

Нормативные правовые акты Роспотребнадзора издаются в виде приказов, постановлений Главного государственного санитарного врача Российской Федерации, а также правил, инструкций и положений, утверждаемых приказами.

Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.

Структурные подразделения и территориальные органы Роспотребнадзора не вправе издавать нормативные правовые акты.

Подготовка нормативных правовых актов Роспотребнадзора осуществляется в соответствии с требованиями следующих нормативных актов:

• постановление Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»;
• постановление Правительства Российской Федерации от 20.02.2010 № 72 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона „Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов“;»
• постановление Правительства Российской Федерации от 26.02.2010 № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов»;
• постановление Правительства Российской Федерации от 25.08.2012 № 851 «О порядке раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения».

Нормативный правовой акт может быть издан совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти или одним из них по согласованию с другими.

Проект нормативного правового акта Роспотребнадзора подлежит согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также, если проект нормативного правового акта содержит положения межотраслевого значения или предусматривает совместную деятельность федеральных органов исполнительной власти.

Проект нормативного правового акта, оказывающий влияние на доходы или расходы федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, местных бюджетов и бюджетов государственных внебюджетных фондов, подлежит направлению в Министерство финансов Российской Федерации на заключение, в котором дается оценка финансовых последствий принятия соответствующих решений для указанных бюджетов и внебюджетных фондов.

Согласование проекта нормативного правового акта осуществляется федеральным органом исполнительной власти в соответствии с установленной сферой его деятельности в 30-дневный срок от даты поступления.

В случае непредставления федеральным органом исполнительной власти документа, подтверждающего согласование проекта нормативного правового акта Роспотребнадзора, либо замечаний к нему по истечении указанного срока, проект нормативного правового акта считается согласованным.

В случае представления федеральным органом исполнительной власти замечаний и возражений, выходящих за пределы установленной сферы деятельности федерального органа исполнительной власти, представившего их, такие замечания и возражения могут не учитываться Роспотребнадзором.

Согласование проекта нормативного правового акта оформляется визами. Виза включает в себя наименование должности руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта.

При наличии возражений проект нормативного правового акта визируется с замечаниями, которые оформляются на бланке федерального органа исполнительной власти, подписываются соответствующим руководителем (его заместителем) и прилагаются к указанному проекту (его копии).

При наличии разногласий по проекту нормативного правового акта Роспотребнадзор обеспечивает обсуждение указанного проекта с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти с целью поиска взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия федеральные органы исполнительной власти оформляют протоколы согласительных совещаний, которые подписываются соответствующими руководителями федеральных органов исполнительной власти или по указанию руководителей их заместителями, имеющими разногласия.

Нормативные правовые акты Роспотребнадзора подлежат государственной регистрации, если они:

а) содержат правовые нормы, затрагивающие:

• гражданские, политические, социально-экономические и иные права, свободы и обязанности граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства;
• гарантии их осуществления, закрепленные в Конституции Российской Федерации и иных законодательных актах Российской Федерации;
• механизм реализации прав, свобод и обязанностей;

б) устанавливают правовой статус организаций — типовые, примерные положения (уставы) об органах (например, территориальных), организациях, подведомственных Роспотребнадзору, а также устанавливают правовой статус организаций, выполняющих в соответствии с законодательством Российской Федерации отдельные наиболее важные государственные функции;

в) имеют межведомственный характер, то есть содержат правовые нормы, обязательные для других федеральных органов исполнительной власти и (или) организаций, не входящих в систему Роспотребнадзора (двух или более федеральных органов исполнительной власти, издавших совместный нормативный правовой акт).

При этом на государственную регистрацию направляются нормативные правовые акты, обладающие как одним из вышеуказанных признаков, так и несколькими.

Государственной регистрации подлежат нормативные правовые акты независимо от срока их действия (постоянно действующие, временные (принятые на определенный срок), в том числе акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.

Государственная регистрация нормативных правовых актов осуществляется Министерством юстиции Российской Федерации, которое ведет Государственный реестр нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти.

Подготовка проекта нормативного правового акта возлагается на одно или несколько структурных подразделений с учетом их функций и компетенции. При этом определяются круг должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта, срок его подготовки, а при необходимости — организации, привлекаемые к этой работе.

В подготовке проекта нормативного правового акта участвует Правовое управление.

Подготовленный проект нормативного правового акта до его подписания должен быть завизирован начальником Правового управления с целью:

• проверки соответствия законодательству Российской Федерации;
• подтверждения необходимости (или отсутствия необходимости) направления нормативного правового акта на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации.

С целью проверки соответствия правилам русского языка проект нормативного правового акта визируется в Управлении кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

С целью недопущения включения в проект нормативного правового акта положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции, при подготовке проекта нормативного правового акта используется методика проведения экспертизы проектов нормативных правовых актов и иных документов в целях выявления в них положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции, утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 26.02.2019 № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов».

В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающих правовой статус организаций или имеющих межведомственный характер, в течение рабочего дня, соответствующего дню направления указанных проектов на рассмотрение в Правовое управление, эти проекты размещаются на сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы.

Нормативные правовые акты подписываются (утверждаются) руководителем Роспотребнадзора.

Подлежащие государственной регистрации нормативные правовые акты не позднее 10 дней со дня их подписания (утверждения) представляются Роспотребнадзором в Министерство юстиции Российской Федерации в 2 экземплярах (подлинник и 1 копия). Нормативные правовые акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, представляются в 2 экземплярах (подлинник и 1 копия).

Подлинник нормативного акта визируется начальником Правового управления, на обороте каждого листа документа. Копия подлинника нормативного правового акта также должна содержать соответствующие визы начальника Правового управления. Нормативный правовой акт, созданный в форме электронного документа, визируется с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

К нормативному правовому акту прилагается справка, подписанная начальником Правового управления Роспотребнадзора, содержащая:

• основания издания нормативного правового акта;
• сведения обо всех действующих нормативных правовых актах по данному вопросу и информацию о сроках их приведения в соответствие с принятым актом;
• сведения о согласовании акта с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и другими государственными органами, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также, если проект нормативного правового акта содержит положения межотраслевого значения или предусматривает совместную деятельность федеральных органов исполнительной власти;
• сведения о проведении независимой экспертизы на коррупциогенность с приложением копий экспертных заключений.

Сотрудник структурного подразделения, которому поручено представление нормативного правового акта на регистрацию в Минюст России, получает под расписку:

• в Отделе обеспечения документооборота и контроля исполнения документов — подлинник и 1 заверенную копию нормативного правового акта, оригинал и копию сопроводительного письма;
• в Правовом управлении — справку к нормативному правовому акту.

После получения указанных выше документов сотрудник структурного подразделения Роспотребнадзора, которому поручено представление нормативного правового акта, передает их в Минюст России; после передачи документов в Минюст России представляет в Отдел обеспечения документооборота и контроля исполнения документов копию сопроводительного письма с отметкой Минюста России о принятии нормативного правового акта на регистрацию. В течение всего срока регистрации в Минюсте России сотрудник соответствующего структурного подразделения осуществляет контроль за его прохождением. После завершения в Минюсте России процедуры регистрации нормативного правового акта Роспотребнадзора исполнитель в течение двух дней представляет подлинник документа с печатью Минюста России в Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

Нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, подлежат официальному опубликованию в установленном порядке, кроме актов или отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера. Нормативные правовые акты, признанные Минюстом России не нуждающимися в регистрации, подлежат опубликованию в порядке, установленном приказом Роспотребнадзора от 16.12.2005 № 797.

Изменения и дополнения, вносимые в нормативные правовые акты, прошедшие государственную регистрацию, подлежат регистрации в том же порядке.

Роспотребнадзор осуществляет рассылку нормативных правовых актов, подлежащих государственной регистрации, только после их регистрации и официального опубликования. При опубликовании и рассылке нормативного правового акта указание на номер и дату государственной регистрации является обязательным.

При нарушении указанных требований нормативные правовые акты, как не вступившие в силу, применяться не могут.

В Правовое управление Роспотребнадзора в обязательном порядке представляются копии всех издаваемых Роспотребнадзором постановлений Главного государственного санитарного врача Российской Федерации, приказов, инструкций и положений.

3.8.1. Состав документов Роспотребнадзора

Для реализации своих полномочий Роспотребнадзором издаются следующие организационно-распорядительные документы:

• приказы (по основной деятельности, по личному составу);
• постановления Главного государственного санитарного врача Российской Федерации;
• распоряжения о проведении мероприятий по надзору;
• решения;
• протоколы (заседаний коллегии Роспотребнадзора, оперативных совещаний у Руководителя, его заместителя или руководителя структурного подразделения, селекторных совещаний, заседаний комиссий, решений Консультационного совета по защите прав потребителей, заседаний Ученого Совета);
• служебные письма;
• положения, инструкции;
• поручения;

- докладные и служебные записки.

3.8.2. Подготовка и оформление приказов по основной деятельности

Приказ — распорядительный документ нормативно-правового характера, издаваемый руководителем по основным вопросам деятельности в порядке осуществления принципа единоначалия.

Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений Руководителя, в соответствии с планами организационных мероприятий, либо в инициативном порядке.

Приказы по основной деятельности издаются:

• во исполнение нормативных правовых актов органов государственной власти;
• в целях осуществления управленческой деятельности, вытекающей из функций и задач Роспотребнадзора.

Приказы по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и в дальнейшем исключали необходимость корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.

Обеспечение качественной и своевременной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

Образец оформления приказа по основной деятельности приведен в приложении № 12 к настоящей Инструкции.

Приказы Роспотребнадзора оформляются на бланке приказа с использованием следующих реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись. Дата и регистрационный номер приказа проставляются после подписания приказа Руководителем.

Заголовок к приказу печатается через один межстрочный интервал под реквизитами бланка слева от границы левого поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к приказу формулируется с предлогом «о» («об»), кратко и точно отражая содержание текста приказа. Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству;

О создании экспертной комиссии.

Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа состоит из двух частей: обоснования (преамбулы) и распорядительной.

В обосновании кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается строчными буквами в разрядку.

Каждое решение (поручение) оформляется в приказе как отдельный пункт. Пункты приказа располагаются в логико-временной последовательности и нумеруются арабскими цифрами. Если поручение дается конкретному подразделению, его наименование пишется полностью, в скобках указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения в именительном падеже.

Если поручение дается конкретному исполнителю, его должность и фамилия указываются без скобок в дательном падеже.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме. Не допускается употреблять неконкретные выражения типа «усилить», «ускорить», «обеспечить в кратчайшие сроки» и др.

Если одному исполнителю необходимо поручить несколько разных заданий с одним сроком выполнения, ответственный исполнитель и срок исполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты. Если у поручений разные сроки исполнения, сроки указываются не в основном пункте, а в каждом подпункте.

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. При установлении срока следует учитывать время доведения документа до конкретных исполнителей.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказа не указывается в случаях, если действия носят регулярный характер и их выполнение предписывается на весь период действия приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Ответственный исполнитель указывается первым.

Если приказ изменяет, отменяет (полностью или частично) или дополняет ранее изданные документы, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

Последний пункт приказа — пункт о контроле, в нем указывается должность лица, ответственного за исполнение приказа в целом, его фамилия и инициалы. В отдельных случаях Руководитель может оставить контроль за собой.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме. Не допускается употреблять неконкретные выражения типа «усилить», «ускорить», «обеспечить в кратчайшие сроки» и др.

Если одному исполнителю необходимо поручить несколько разных заданий с одним сроком выполнения, ответственный исполнитель и срок исполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты. Если у поручений разные сроки исполнения, сроки указываются не в основном пункте, а в каждом подпункте.

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. При установлении срока следует учитывать время доведения документа до конкретных исполнителей.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказа не указывается в случаях, если действия носят регулярный характер и их выполнение предписывается на весь период действия приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Ответственный исполнитель указывается первым.

Подразделения и должностные лица, до сведения которых необходимо довести приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа и оформляется с на оборотной стороне последнего листа приказа.

В приказах не допускается:

• изменение ранее установленных сроков выполнения заданий в сторону их увеличения;
• применение произвольных сокращений или искажение наименований структурных подразделений Роспотребнадзора, подведомственных организаций, исполнителей;
• применение произвольных (не общепринятых) технических и других терминов, сокращенных слов и наименований.

При большом объеме текста в проекте приказа излагаются лишь основные вопросы, а остальной текст — в приложениях к документу.

При наличии приложений (утверждаемые приказом графики, схемы, таблицы, списки и др.) в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: ... (приложение № 1); ... (приложение № 2); ... «согласно приложению», а на самом приложении оформляется отметка о приложении:

Приложения являются неотъемлемой частью приказа. Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в тексте документа, не допускается.

Если документ, утвержденный приказом, впоследствии действует в виде самостоятельного документа, на первом листе документа в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения (при необходимости, — с указанием номера приложения), например:

Проекты приказов и приложения к ним визируются в следующей очередности:

• исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект;
• начальником Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы;
• начальником Правового управления;
• руководителем структурного подразделения, интересы которого затрагиваются в подготовленном проекте приказа;
• руководителем структурного подразделения, которым в проекте предусматриваются задания и поручения;
• курирующим заместителем Руководителя.

Визы включают должности визирующих, наименование структурных подразделений, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Визы согласования предваряют слова «Приказ подготовлен», наименование структурного подразделения, подготовившего проект, подпись руководителя структурного подразделения, подготовившего проект приказа.

Далее следует слово «СОГЛАСОВАНО», приводятся подписи должностных лиц, принявших участие в согласовании документа (с расшифровкой подписи и датой).

В случае временного отсутствия указанного в списке согласования визирующего допускается визирование приказа другим должностным лицом, исполняющим его обязанности на момент визирования, при этом под фамилией отсутствующего указывается фамилия визирующего. При этом не допускается ставить перед должностью отсутствующего должностного лица косую черту или слово «за».

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа. Оформление листа согласования к проекту приказа на отдельном листе не допускается.

Параллельно с собственноручным визированием проекта приказа на бумажном носителе, создается «лист согласования» проекта в СЭД, который после завершения процесса согласования перед передачей на подпись Руководителю прикладывается к проекту приказа.

Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке, повторной проверке правильности оформления и повторному согласованию.

Срок согласования проекта приказа не должен превышать пяти рабочих дней.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего приказ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля.

Проект приказа и все входящие в его состав приложения должны иметь сквозную (сплошную) нумерацию страниц, при этом титульный лист считается первой страницей, но номер на ней не печатается.

Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Не полностью или неправильно согласованные или оформленные проекты приказов не принимаются для подписания Руководителем и подлежат возврату исполнителю для переоформления.

При оформлении приказа, издаваемого совместно с другим органом исполнительной власти:

• бланк не используется;
• наименования организаций печатаются на одном уровне при этом первым пишется руководитель органа, разрабатывающего приказ;
• наименование вида документа (ПРИКАЗ) располагается по центру;
• подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Датой совместного приказа является дата проставления последней подписи на документе. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров, присвоенных каждой из организаций и проставляемых через косую черту в порядке указания организаций — авторов документа.

Текст совместного приказа излагается от первого лица множественного числа («приказываем»), подписи руководителей организаций располагаются на одном уровне слева и справа.

Совместные приказы с другими федеральными органами исполнительной власти печатают на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

• наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;
• наименование вида документа — ПРИКАЗ — располагается центрованно;
• дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи;
• регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
• дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи;

Приказы подписывает Руководитель.

Приказы подлежат регистрации в Управлении кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы по порядку номеров в пределах календарного года.

Копии приказов в электронном виде направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, указанным исполнителем в РК документа в СЭД при подготовке проекта приказа.

Рассылка копий приказа внутри центрального аппарата и в территориальные органы и подведомственные организации производится только в электронном виде в СЭД. Бумажные копии приказов (при необходимости) рассылаются в соответствии с указателем рассылки, составленным исполнителем документа и подписанным руководителем его структурного подразделения.

Подлинники приказов по основной деятельности Роспотребнадзора хранятся в Управлении кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

3.8.3. Подготовка приказов по личному составу

Приказами по личному составу оформляются распорядительные действия Руководителя, связанные с трудовой деятельностью сотрудников:

• прием на работу и увольнение;
• перевод на другие должности;
• поощрение и взыскание;
• предоставление отпусков;
• командирование;
• другие юридические факты, возникающие в процессе трудовой деятельности сотрудников.

Проекты приказов по личному составу готовит Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы на основании соответствующих представлений.

Приказы по личному составу издаются в строгом соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и являются основанием для внесения записей в трудовые книжки, личные дела, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы. Проекты приказов по личному составу печатаются на бланках приказов Роспотребнадзора.

Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать. Распорядительная часть должна начинаться с указания фамилии, имени, отчества лица, на которое издается приказ. Далее указывается должность сотрудника, наименование структурного подразделения и глагол, обозначающий действие: «назначить», «перевести», «освободить», «объявить благодарность», «предоставить очередной отпуск» (указывается количество дней отпуска, дата его начала и окончания), «командировать» (указывается место и срок командировки.

Приказ по личному составу заканчивается ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия (личное заявление и др.).

Приказы по личному составу регистрируются в Управлении кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы по порядку номеров в пределах календарного года, отдельно в зависимости от вида.

Приказам Роспотребнадзора по личному составу могут быть присвоены следующие индексы:

• л/а — приказы по личному составу центрального аппарата Роспотребнадзора (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение чинов; изменение фамилии; поощрения, награждения; премирование, различные выплаты; долгосрочные внутрироссийские и заграничные командировки);
• б/с-а — приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
• о/а — приказы об отпусках (ежегодных оплачиваемых, учебных);
• л/о — приказы по личному составу руководителей территориальных органов Роспотребнадзора и их заместителей (прием, перевод, увольнение, аттестация, присвоение чинов, оплата труда, различные выплаты, длительные командировки);
• б/с-о — приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания руководителей территориальных органов и руководителей организаций Роспотребнадзора;
• о — приказы об отпусках (ежегодных, учебных) руководителей территориальных органов и руководителей организаций Роспотребнадзора;

к — приказы о краткосрочных командировках сотрудников центрального аппарата, руководителей территориальных органов и организаций Роспотребнадзора;

• кз/а, кз — приказы о краткосрочных заграничных командировках сотрудников центрального аппарата, руководителей территориальных органов и организаций Роспотребнадзора;
• д/о — приказы о привлечении к дисциплинарной ответственности сотрудников центрального аппарата Роспотребнадзора, руководителей территориальных органов и их заместителей, руководителей организаций Роспотребнадзора.

Сотрудник Роспотребнадзора, командируемый для проверки определенного вопроса, по итогам командировки обязан представить отчет о результатах проделанной работы, а выполняющий комплексную проверку в составе комиссии — итоговую справку по всем проверяемым вопросам. Отчет (справка) должен состоять из следующих разделов: цель командировки, результаты проверки или иной работы, проделанной в период командировки, выводы и рекомендации по итогам проверки или иной работы, проделанной в период командировки.

Отчет (справка) представляется руководителю структурного подразделения Роспотребнадзора, в подчинении которого находится командируемый сотрудник.

Руководитель структурного подразделения анализирует представленные материалы, визирует у заместителя Руководителя, курирующего соответствующее структурное подразделение, и со служебной запиской передает в Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы для доклада Руководителю. В служебной записке должны быть предложены меры, которые необходимо принять по итогам командировки.

Заместители Руководителя, руководители структурных подразделений докладывают отчеты о командировках Руководителю лично.

3.8.4. Подготовка постановлений Главного государственного санитарного врача Российской Федерации

Постановление Главного государственного санитарного врача Российской Федерации — нормативный правовой акт, издаваемый с целью соблюдения санитарного законодательства Российской Федерации, а именно:

• для приостановления нарушения санитарного законодательства, которое создает угрозу возникновения и распространения инфекционных заболеваний и массовых неинфекционных заболеваний (отравлений), до устранения такого нарушения или для запрещения в случае невозможности его устранения:

а) при проектировании, строительстве, реконструкции, техническом перевооружении объектов и вводе их в эксплуатацию;

б) при эксплуатации объектов, производственных цехов и участков, помещений, зданий, сооружений, оборудования, транспортных средств, выполнении отдельных видов работ и оказания услуг;

в) при разработке, производстве, реализации и применении (использовании) продукции;

г) при производстве, хранении, транспортировке и реализации продовольственного сырья, пищевых добавок, пищевых продуктов, питьевой воды и контактирующих с ними материалов и изделий;

д) при использовании водных объектов в целях питьевого, хозяйственно-бытового водоснабжения, купания, занятий спортом, отдыха и в лечебных целях;

е) при ввозе на территорию Российской Федерации продукции, не имеющей санитарно-эпидемиологического заключения о ее соответствии санитарным правилам, или не зарегистрированных в установленном законодательством Российской Федерации порядке потенциально опасных для человека химических, биологических, радиоактивных веществ, отдельных видов продукции, отходов, товаров, грузов;

• при угрозе возникновения и распространения инфекционных заболеваний, представляющих опасность для окружающих:

а) для госпитализации для обследования или об изоляции больных инфекционными заболеваниями, представляющими опасность для окружающих, и лиц с подозрением на такие заболевания;

б) для проведения обязательного медицинского осмотра, госпитализации или об изоляции граждан, находившихся в контакте с больными инфекционными заболеваниями, представляющими опасность для окружающих;

в) для временного отстранения от работы лиц, которые являются носителями возбудителей инфекционных заболеваний и могут являться источниками распространения инфекционных заболеваний в связи с особенностями выполняемых ими работ или производства;

г) для проведения профилактических прививок гражданам или отдельным группам граждан по эпидемическим показаниям;

д) для введения (отмены) ограничительных мероприятий (карантина) в организациях и на объектах;

• при нарушении санитарного законодательства:

а) для наложения административных взысканий в виде предупреждений или штрафов,

б) для направления в правоохранительные органы материалов о нарушении санитарного законодательства для решения вопросов о возбуждении уголовных дел;

в) для утверждения санитарных правил, нормативных и других документов, регламентирующие деятельность органов и учреждений государственной санитарно-эпидемиологической службы Российской Федерации;

г) для проведения санитарно-эпидемиологические экспертиз, расследований, обследований, исследований, испытаний и токсикологических, гигиенических и иных видов оценок, проводимых органами и учреждениями государственной санитарно-эпидемиологической службы Российской Федерации, организациями, аккредитованными в установленном порядке, экспертами с использованием утвержденных методов, методик выполнения измерений и типов средств измерений.

Текст постановления состоит из 2-х частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания постановления. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Если постановление издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах постановлений завершается словом «постановляю», которое печатается в разрядку.

Постановления подписывает руководитель Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека — Главный государственный санитарный врач Российской Федерации.

Постановления подлежат регистрации в Управлении кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы. Проекты постановлений Главного государственного санитарного врача Российской Федерации создаются и визируются в том же порядке, что и проекты приказов Роспотребнадзора.

3.8.5. Подготовка решений

В Роспотребнадзоре, в соответствии с установленной компетенцией, выносятся следующие виды решений:

• решения по использованию и распоряжению имуществом территориальных органов и подведомственных организаций;
• решения по жалобам на постановления по делу об административном правонарушении (приложение № 13);
• решения об установлении, изменении и прекращении существования санитарно-защитной зоны;
• решения о нежелательности пребывания (проживания) иностранного гражданина или лица без гражданства в Российской Федерации;
• решения о приостановлении или отмене решения о нежелательности пребывания (проживания) иностранного гражданина или лица без гражданства в Российской Федерации;
• решения коллегии Роспотребнадзора.

Проекты решений оформляют на общих бланках Роспотребнадзора, ниже наименования Роспотребнадзора печатают название вида документа — РЕШЕНИЕ, кроме проектов решений о нежелательности пребывания (проживания) иностранного гражданина или лица без гражданства в Российской Федерации и решений о приостановлении или отмене решения о нежелательности пребывания (проживания) иностранного гражданина или лица без гражданства в Российской Федерации, форма которых установлена в приложениях № № 2, 4, 5 к приказу Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека и Федерального медико-биологического агентства от 29.01.2019 № 42/13 «О порядке представления материалов, свидетельствующих о наличии обстоятельств, являющихся основанием для принятия (приостановления действия, отмены) решения о нежелательности пребывания (проживания) иностранного гражданина или лица без гражданства Российской Федерации, принятого в связи с наличием обстоятельств, создающих реальную угрозу здоровью населения, и их рассмотрения в Российской Федерации, а также информирования Федеральной службы безопасности Российской Федерации и территориальных органов Министерства внутренних дел Российской Федерации о принятии (приостановлении действия и отмене) решения о нежелательности пребывания (проживания) иностранного гражданина или лица без гражданства в Российской Федерации, принятого в связи с наличием обстоятельств, создающих реальную угрозу здоровью населения».

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания решения. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Если решение издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах решений завершается словом «решил» или «решает», которое печатается вразрядку.

Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения и принятие решений аппаратных совещаний у Руководителя и руководителей структурных подразделений, селекторных совещаний, заседаний коллегии Роспотребнадзора, заседаний постоянно действующих комиссий Роспотребнадзора, а также встреч руководства Роспотребнадзора с иностранными представителями.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. Образец оформления протоколов полной и краткой формы приведены в приложениях № № 14, 15 к настоящей инструкции.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего (председателя), секретаря, а также должности, фамилии, инициалы, лиц, присутствовавших на заседании.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка и список присутствующих, являющийся неотъемлемой частью протокола.

Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть заканчивается повесткой дня — перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) — в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Протоколы печатаются на общем бланке Роспотребнадзора или на стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа — слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания — указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола линейкой.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля и центрируется относительно самой длинной строки.

Ответственность за оформление протоколов совещаний, проводимых Руководителем, возлагается на руководителя структурного подразделения, вопросы которого обсуждаются на совещании.

3.8.7. Договоры (контракты, соглашения)

Договор — соглашение двух или более лиц, устанавливающее, изменяющее или прекращающее их права и обязанности.

Проекты договоров (контрактов, соглашений) готовятся структурными подразделениями во исполнение поручения Руководителя (заместителя Руководителя) Роспотребнадзора в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Проект государственного контракта о поставках, заключенного по итогам размещения заказов на поставку товаров, подлежит обязательному согласованию с Правовым управлением.

3.8.8. Служебные письма

Служебное письмо — документ, посредством которого осуществляется информационный обмен между Роспотребнадзором и другими организациями, должностными лицами, гражданами.

Различаются письма: запросы, уведомления, сообщения, сопроводительные, напоминания, подтверждения, предложения, требования, рекомендации, рекламные, гарантийные, приглашения, поздравления и др.

Служебные письма Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека готовятся как:

• доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
• сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации;
• ответы на запросы обращения депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
• ответы на запросы федеральных органов исполнительной власти;
• ответы гражданам;
• ответы на запросы юридических лиц;
• письма в территориальные органы и подведомственные организации;
• инициативные письма.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации адресата.

Служебное письмо готовится на бланке письма. При составлении писем оформляются реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в необходимых случаях — отметка о приложении, печать.

Если письмо является ответом на поступивший запрос или просьбу, заполняется отметка о дате и номере поступившего письма.

Наименование вида документа («письмо») и разновидность письма («просьба», «информационное», «сопроводительное», «запрос», «напоминание» и др.) в деловых (служебных) письмах не указываются.

Реквизиты письма оформляются в соответствии с правилами, изложенными в разделе 3.5 настоящей Инструкции.

В одном письме не должно быть более четырех адресатов, при этом основной адресат указывается первым, остальные адресаты — те, которым письмо направляется для сведения.

При необходимости направить письмо большему количеству адресатов, готовится список рассылки, и письма рассылаются по списку.

Если письмо направляется адресату по электронной почте или по факсу без досылки по почте, вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты или номер телефона-факса.

При составлении деловых писем используется вступительное обращение «Уважаемый ...!», и заключительная этикетная фраза «С уважением, ...».

Текст письма излагается:

от 1-го лица множественного числа («просим...», «предлагаем...», «напоминаем...»);

от 3-го лица единственного числа («предприятие считает возможным ...», «институт не располагает возможностью ...»);

от 1-го лица единственного числа («прошу ...», «предлагаю ...» и др.), если письмо оформляется на должностном бланке.

При составлении деловых писем не допускается смешение указанных стилей изложения в одном тексте.

Если проект делового (служебного) письма направляется адресату по почте, проект готовится в двух экземплярах: один экземпляр оформляется на бланке, второй экземпляр, предназначенный для визирования, — на стандартных листах бумаги.

Деловое (служебное) письмо до представления на подпись должно быть согласовано (завизировано) со всеми заинтересованными лицами. Согласование (визирование) деловых писем проводится в соответствии с разделами 3.5.20 и 3.5.21 настоящей Инструкции.

Деловое (служебное) письмо может быть подписано Руководителем, его заместителями, руководителями структурных подразделений и их заместителей в соответствии с распределением обязанностей. Подписанное деловое (служебное) письмо подлежит регистрации и отправке.

Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера.

Деловое (служебное письмо) зарубежным адресатам может быть подписано только собственноручно.

После подписания письма и его регистрации экземпляр письма с визами заинтересованных лиц помещается в дело.

3.8.9. Положения

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Роспотребнадзора. Положения утверждаются приказом Роспотребнадзора.

3.8.10. Положение о структурном подразделении — правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы структурного подразделения Роспотребнадзора. Вводится в действие и утверждается приказом Роспотребнадзора.

3.8.11. Должностные регламенты

Профессиональная служебная деятельность гражданского служащего осуществляется в соответствии с должностным регламентом, утверждаемым представителем нанимателя — Руководителем и являющимся составной частью Административного регламента Роспотребнадзора.

В должностной регламент включаются:

• квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые к гражданскому служащему, замещающему соответствующую должность гражданской службы, а также к образованию, стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности;
• должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом государственного органа, задачами и функциями структурного подразделения государственного органа и функциональными особенностями замещаемой в нем должности гражданской службы;
• перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения;
• перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных управленческих решений;
• сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений;
• порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, другими гражданами, а также с организациями;
• перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа;
• показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.

Положения должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, аттестации, квалификационного экзамена, планировании профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.

Результаты исполнения гражданским служащим должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы или включении гражданского служащего в кадровый резерв, оценке его профессиональной служебной деятельности при проведении аттестации, квалификационного экзамена либо поощрении гражданского служащего.

3.8.12 Докладная (служебная) записка.

Докладная записка — документ, адресованный вышестоящему руководителю и содержащий изложение вопроса, требующего решения, с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка — документ, используемый для оперативного информационного обмена между структурными подразделениями или руководителями, не находящимися в прямом подчинении.

Обязательными реквизитами докладной (служебной) записки являются: наименование структурного подразделения — автора документа, наименование вида документа (докладная записка, служебная записка), дата, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

При адресовании докладных (служебных) записок указывается в дательном падеже должность лица, которому адресован документ, фамилия и инициалы. Например:

Докладные и служебные записки могут составляться, рассматриваться и храниться в течение установленного срока исключительно в электронном виде с использованием СЭД.

Текст докладной (служебной) записки, в зависимости от сложности содержания и приводимой аргументации, состоит из одной, двух или трех частей. Если текст состоит из трех частей, то:

• в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа;
• во второй части дается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения;
• в третьей части излагаются просьбы, предложения, рекомендации, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Регистрация докладных и служебных записок осуществляется в СЭД в подразделении - авторе документа.

3.8.13. Акт

Акт - документ, составляемый для подтверждения установленных фактов и событий, связанных с деятельностью Роспотребнадзора.

При подготовке актов используются утвержденные органами государственной власти унифицированные формы актов (при их наличии), в противном случае акт составляется в свободной форме.

Для составления отдельных разновидностей актов (акта приема-передачи дел, проверки, ревизии и др.) могут использоваться электронные шаблоны актов.

При составлении актов используются реквизиты:

• наименование организации - автора документа;
• наименование вида документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• место составления или издания документа;
• заголовок к тексту;
• подпись.

Реквизиты акта оформляются в соответствии с правилами, установленными в разделе 3.5 настоящей Инструкции.

Датой акта является дата составления акта и подписания его составителями.

Отдельные разновидности актов утверждаются. При утверждении акта его датой является дата утверждения.

В вводной части акта в именительном падеже указывается:

• основание составления акта (локальный нормативный акт; распорядительный документ Роспотребнадзора (приказ, распоряжение); факт или событие, послужившее основанием для составления акта);
• составители акта (перечисляются после слова "Составлен" с указанием должностей, наименований организаций, если составители являются представителями другой организации, фамилий и инициалов).

Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя комиссии, затем членов комиссии в алфавитном порядке.

В тексте акта излагаются цели и задачи составления акта, сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, ее результаты.

При необходимости акт может содержать выводы, заключения, рекомендации, предложения составителей.

Текст акта излагается от третьего лица единственного или множественного числа ("комиссия установила ...", "проверка показала ..." и др.).

В заключительной части акта указывается количество подготовленных экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра. Количество экземпляров акта определяется количеством сторон, заинтересованных в его составлении, или нормативными требованиями, регламентирующими составление акта конкретной разновидности.

Акт может иметь приложения. При наличии приложений, в тексте акта в соответствующем месте в скобках дается ссылка на приложение (приложение 1), на самом приложении в верхнем правом углу печатается слово "приложение", номер приложения, если приложений несколько), наименование акта, его дата.

Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или составителями и, при необходимости, присутствовавшими лицами.

При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются.

Если кто-либо из составителей или присутствовавших лиц не согласен с актом, он подписывает его с указанием о наличии особого мнения. Особое мнение излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту.

В необходимых случаях, если это установлено нормативными документами, акт утверждается Руководителем или иным уполномоченным им лицом.

В необходимых случаях после составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под подпись. При этом проставляется ознакомительная виза "С актом ознакомлен(ы)", указываются наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей, даты ознакомления. Лица, которые знакомятся с содержанием акта, имеют право не согласиться с содержанием акта в целом или его отдельными положениями, что должно быть зафиксировано при ознакомлении акта.

Порядок составления отдельных видов актов может быть регламентирован локальными нормативными актами.

Документооборот включает всю последовательность перемещений документов, а также операции, совершаемые с документами в процессе их создания и исполнения (получение, отправка, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение руководителем и др.).

Цель организации документооборота - обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их исполнения. Задача документооборота - организовать движение документов по наименее короткому пути с минимальными затратами труда и времени и обеспечить доступ к документам пользователям СЭД в соответствии с предоставленными им правами.

В Роспотребнадзоре используются электронные документы, а также электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе. Документы Роспотребнадзора, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно), могут создаваться, храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создаваемых, хранимых и используемых исключительно в форме электронных документов, утверждается Руководителем.

Организация документооборота основывается на следующих принципах:

• централизация операций по приему и отправке документов;
• распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
• организация предварительного рассмотрения входящих документов;
• исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
• однократность регистрации документов;
• устранение необоснованных согласований проектов документов;
• временная регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

В документообороте Роспотребнадзора выделяются документопотоки:

• входящие (поступающие) документы;
• исходящие (отправляемые) документы;
• внутренние документы.

В составе входящих и исходящих документов выделяются:

• документы органов государственной власти (Администрация Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, органов местного самоуправления);
• запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;
• документы федеральных органов исполнительной власти и негосударственных организаций;
• документы территориальных органов и подведомственных организаций;
• обращения граждан;
• документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

Доставка и отправка документов в Роспотребнадзоре осуществляются средствами: курьерской, почтовой и фельдъегерской связи, нарочно и различными видами электросвязи (телеграфная, телефонная, факсимильная, электронная почта, система межведомственного электронного документооборота (МЭДО), СЭД), ФГУП "Главный центр специальной связи".

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Роспотребнадзоре, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71, Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754, Положением о Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, положениями о структурных подразделениях Роспотребнадзора, должностными регламентами сотрудников Роспотребнадзора и настоящей инструкцией.

В рабочее время поступающие служебные документы принимаются сотрудниками Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы, в вечернее время, в выходные и праздничные дни документы, поступающие по каналам федеральной фельдъегерской связи, принимаются ответственным дежурным Роспотребнадзора, который на следующий рабочий день передает их в Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

Документы и обращения, поступающие от физических и юридических лиц, принимаются ежедневно в рабочее время с понедельника по четверг с 10.00 до 17.00, в пятницу - с 10.00 до 15.00.

Документы, полученные специалистами Роспотребнадзора от должностных лиц других организаций, подлежат обязательной передаче для регистрации в Отдел документооборота и контроля исполнения документов.

В Роспотребнадзор корреспонденция доставляется в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, печатных изданий, телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов и электронных копий документов.

Прием документов осуществляется Управлением кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы. Документы, полученные сотрудниками Роспотребнадзора от других организаций и адресованные Руководителю, заместителям Руководителя, Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека без указания конкретного должностного лица, также передаются в Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы для регистрации и/или учета.

Все поступившие в Роспотребнадзор документы подлежат первичной обработке, включающей:

• проверку правильности доставки документов;
• проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);
• вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой "Лично" и грифами ограничения доступа к документу);
• проверку целостности входящих документов, включая приложения;
• уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;
• проставление отметки о поступлении документа в Роспотребнадзор.

Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющие странный запах, цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается начальнику Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

При повреждении входящего документа или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе (приложение N 27), подписываемый заместителем начальника Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы, курирующим Отдел документооборота и контроля, и начальником Отдела документооборота и контроля.

Один экземпляр акта вместе с входящим документом и его приложениями передается на предварительное рассмотрение и регистрацию, второй экземпляр акта высылается отправителю.

Конверты, пакеты или упаковка сохраняются и прилагаются к входящим документам в случаях:

• если только по ним можно установить отправителя или дату отправления;
• если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия;
• при большом расхождении между датами подписания и получения документов;
• если документ поступил из судебных органов.

После завершения работы с документом конверт вместе с документом поступает на хранение в дело и уничтожается после истечения срока хранения документа.

Конверты (пакеты), имеющие отметку "Лично" ("Private"), не вскрываются и передаются непосредственно адресату.

Входящие электронные документы, поступившие в Роспотребнадзор по электронной почте, посредством СЭД и/или МЭДО принимаются Управлением кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

Электронные документы, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам и подписанные усиленной квалифицированной подписью, включаются в СЭД после проверки электронной подписи и подтверждения ее действительности.

Документы, поступившие в форме электронных документов, могут быть распечатаны, и дальнейшая работа с ними ведется как с документами на бумажном носителе.

Первичная обработка электронных копий документов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи (электронная почта, МЭДО и др.) от других организаций, соответствует технологии работы с входящими документами.

В случае поступления по системе МЭДО электронного документа с отсутствующим или неполным приложением, такому документу отказывается в регистрации с указанием причин отказа. Также причинами отказа в регистрации могут служить:

• неправильное указание адресата;
• отсутствие или неверная электронная подпись;
• нечитаемый текст документа;
• некачественно отсканированный документ.

Первичная обработка документов завершается их распределением (сортировкой) на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых входящих документов приведен в приложении N 18 к настоящей инструкции.

Корреспонденция, адресованная руководителям структурных подразделений, распределяется в экспедиции и в Отделе документооборота и контроля по соответствующим ячейкам для дальнейшей регистрации в структурных подразделениях Роспотребнадзора.

Документы, представляемые для регистрации и лицензирования вне зависимости от того, на чье имя они направлены, передаются на регистрацию в структурное подразделение Роспотребнадзора, к ведению которого отнесены вопросы государственной регистрации и лицензирования, и направляются для предварительного рассмотрения руководителю указанного структурного подразделения.

Предварительное рассмотрение проводится в целях распределения поступающих в организацию документов на требующие обязательного рассмотрения руководством организации и направляемые непосредственно в структурные подразделения.

Предварительное рассмотрение входящих документов осуществляется в Управлении кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы после регистрации документов.

Предварительное рассмотрение может проводиться до регистрации в случае поступления документов с отметками "Незамедлительно", "Срочно", "Весьма срочно", "Оперативно" или др.

Предварительному рассмотрению подлежат входящие документы, адресованные в Роспотребнадзор и на имя Руководителя.

Документы, адресованные в структурные подразделения, руководителям структурных подразделений и конкретным специалистам, передаются в структурные подразделения без предварительного рассмотрения.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания входящих документов с учетом установленного в организации распределения функциональных обязанностей между Руководителем, его заместителями, руководителями структурных подразделений.

По результатам предварительного рассмотрения документы распределяются на документопотоки, направляемые:

• на рассмотрение Руководителя (документы, поступающие из органов государственной власти, от депутатов всех уровней, документы по наиболее важным и принципиальным вопросам деятельности Роспотребнадзора);
• на рассмотрение заместителей Руководителя (документы по направлениям деятельности, курируемым соответствующими заместителями Руководителя);
• на рассмотрение и исполнение в структурные подразделения по направлениям их деятельности.

По завершении предварительного рассмотрения документы передаются соответствующим руководителям для рассмотрения и вынесения резолюций (указаний по исполнению).

Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании Положения о Роспотребнадзоре, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 N 322, административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг, установленного в Роспотребнадзоре распределения обязанностей между Руководителем и его заместителями, а также с учетом вопросов деятельности структурных подразделений.

Результаты предварительного рассмотрения документов, касающихся государственной регистрации и лицензирования, переносятся в электронную учетную форму и ставятся на контроль в соответствующем структурном подразделении Роспотребнадзора, к ведению которого отнесены вопросы государственной регистрации и лицензирования. Срок исполнения документа устанавливается руководителем структурного подразделения, к ведению которого отнесены вопросы государственной регистрации и лицензирования, с учетом сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

Документы на рассмотрение Руководителю и его заместителям могут передаваться и на бумажном носителе, и в электронном виде. Документы, поступившие в Роспотребнадзор по системе МЭДО, специалистами Отдела документооборота и контроля не распечатываются и передаются на рассмотрение только в электронном виде, за исключением документов, представляемых на доклад Руководителю.

Руководители рассматривают документы, как правило, в день их получения из Отдела документооборота и контроля.

Телеграммы и срочные документы докладывают и рассматриваются руководителями незамедлительно.

По результатам рассмотрения документов Руководитель и его заместители пишут указания по исполнению документов, при необходимости постановки документов на контроль - устанавливают срок их исполнения.

После рассмотрения документов Руководителем документы возвращают в Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы, где содержание указаний по исполнению документов и факт постановки документов на контроль фиксируются в регистрационных карточках документов в СЭД.

Далее документы передаются для исполнения в соответствии с указаниями по исполнению документов.

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются входящие документы, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (отдельно приказы о перемещении, о командировках, об отпусках, о поощрениях), постановления Главного государственного санитарного врача Российской Федерации, распоряжения, поручения, договора и соглашения.

Отдел документооборота и контроля осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Документы, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю.

В Роспотребнадзоре все документы регистрируются в СЭД, дополнительно в журналы регистрации заносятся организационно-распорядительные документы:

• приказы по основной деятельности;
• приказы по личному составу;
• постановления Главного государственного санитарного врача Российской Федерации;
• решения об отмене постановлений по делу об административном правонарушении;
• решения об установлении санитарно-защитных зон;
• поручения;
• договора и контракты;
• соглашения.

4.4.1. Регистрация входящих и исходящих документов

Регистрация входящих документов, поступивших в адрес Роспотребнадзора, на имя Руководителя и его заместителей, и исходящих документов, подписанных Руководителем и его заместителями, осуществляется централизованно в Отделе документооборота и контроля исполнения документов в СЭД.

Регистрацию входящих документов, адресованных руководителям структурных подразделений Роспотребнадзора, и исходящих документов, подписанных ими, осуществляют сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях.

Прием, первичную обработку и регистрацию корреспонденции, поступающей по системе МЭДО, осуществляют специалисты Отдела документооборота и контроля.

После регистрации в СЭД вся дальнейшая работа с документом осуществляется только в электронном виде в рамках СЭД.

В случае поступления документа на бумажном носителе подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, передается ответственному исполнителю, остальные соисполнители знакомятся с содержанием документа в СЭД.

Прилагаемые к документу электронные носители информации (флеш-карта, компакт-диск) и другие приложения, имеющие нестандартный формат (брошюра, книга, журнал и т.д.), специалистами Отдела документооборота и контроля исполнения документов не тиражируются и передаются ответственному исполнителю. Информация с электронных носителей заносится в СЭД и прикрепляется к РК основного документа.

Документы, направляемые на рассмотрение заместителям Руководителя, передаются специалистами Отдела документооборота и контроля в приемные заместителей руководителя. Заместители Руководителя по результатам рассмотрения документа дают указания по исполнению документа. Проект указания готовится в СЭД секретарем заместителя Руководителя, либо заместитель Руководителя самостоятельно вносит в СЭД указания по исполнению документа.

Первичную обработку, регистрацию и предварительное рассмотрение корреспонденции на имя руководителей структурных подразделений осуществляют специалисты, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

Поступивший вслед за факсимильным или электронным сообщением подлинник документа учитывается в РК под тем же номером, путем размещения в РК информации о дате поступления подлинника и направляется в структурное подразделение, которое занимается исполнением документа.

Факсимильные и электронные сообщения на иностранных языках передаются без регистрации в Управление научного обеспечения и международной деятельности для осуществления перевода.

При регистрации входящих документов в электронную регистрационно-контрольную карточку (далее - РК) вносятся следующие реквизиты:

• исходящий номер корреспондента;
• исходящая дата;
• вид доставки;
• вид документа (письмо, указ, закон, постановление, поручение и т.д.);
• отметка о конфиденциальности;
• корреспондент;
• адрес организации;
• краткое содержание;
• фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
• наименование организации, переадресовавшей документ;
• необходимые комментарии;
• электронный образ поступившего документа.

Дата регистрации и регистрационный номер присваиваются автоматически по окончании регистрации при сохранении информации. Регистрационный номер состоит из индекса по классификатору, через косую черту - порядкового номера, через дефис - года, в пределах которого регистрируется документ.

После регистрации и присвоения регистрационного номера на полученном документе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, который содержит полное наименование Роспотребнадзора; на штампе проставляют входящий регистрационный номер и дату.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, соисполнителям направляются копии такого документа в СЭД.

Порядок подготовки исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, согласование, утверждение или подписание, регистрацию, тиражирование (при необходимости), отправку.

Составление проекта документа, его согласование, утверждение и подписание осуществляется в соответствии с разделом 3 настоящей Инструкции в электронном виде в рамках СЭД.

Перед передачей документа на подпись исполнитель проверяет его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений.

Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

При подготовке исходящего документа в СЭД исполнителем создается РК документа с указанием темы документа и ссылок на документы, на основании которых готовилось письмо. Исходящие письма без проекта в СЭД (кроме писем с грифом "для служебного пользования") Отделом документооборота и контроля на регистрацию не принимаются и возвращаются исполнителю.

Исполнители обязаны ежедневно проверять наличие возврата электронных документов на доработку в личном кабинете СЭД.

Документы, адресованные в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, отправляются Отделом документооборота и контроля по каналам МЭДО, если адресат включен в справочник абонентов МЭДО (подключен к МЭДО).

При регистрации исходящих документов в РК вносятся следующие реквизиты:

• дата регистрации;
• ссылка на входящий номер документа, если исходящее письмо является ответом;
• адресат (адресаты);
• номер дела, в которое будет подшита копия исходящего документа, в соответствии с номенклатурой дел;
• краткое содержание;
• фамилия, имя, отчество руководителя, подписавшего документ;
• фамилия, имя, отчество исполнителя, подготовившего документ;
• электронный образ исходящего документа.

Регистрационный номер (присваивается автоматически по окончании регистрации при сохранении информации) состоит из индекса по классификатору, через косую черту - порядкового номера, через дефис - года, в пределах которого регистрируется документ, через дефис - номер дела, в которое будет подшит документ.

После регистрации и присвоения регистрационного номера на оригинале и копиях исходящего документе проставляют дату, регистрационный номер; при направлении нескольким адресатам дата и номер проставляют на каждом экземпляре; визовая копия остается в Отделе документооборота и контроля исполнения документов вместе с листом согласования, созданным в СЭД при подготовке проекта документа.

При регистрации необходимо точно и грамотно заносить реквизиты документов. Реквизиты, по которым составлены классификаторы, заносят из списка классификатора.

Удаление из СЭД исходящего документа, который подписан и зарегистрирован, не допускается.

Отправку документов на бумажном носителе осуществляет экспедиция Роспотребнадзора, отправку электронных документов - Отдел документооборота и контроля.

Документы в адрес Аппарата Правительства Российской Федерации по каналам МЭДО отправляются без досыла экземпляра на бумажном носителе, который вместе с визовым экземпляром остается в Отделе документооборота и контроля исполнения документов. Исключение составляют направляемые в Правительство Российской Федерации проекты нормативных актов, собственноручно завизированные Руководителем, к которым приложены оригиналы согласований федеральных органов исполнительной власти и документы с грифом "ДСП".

При самостоятельной доставке исполнителями документов, подписанных Руководителем или его заместителями, на визовом экземпляре документа, остающемся в Отделе документооборота и контроля, проставляется отметка:

4.4.2. Регистрация внутренних документов

Регистрация приказов Роспотребнадзора производится в журнальной форме и в электронной форме в СЭД отдельно по каждому виду документов: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (о перемещении, о командировании, об отпусках, о поощрении). Регистрационным номером приказа по основной деятельности является порядковый номер в пределах года; к номеру приказов по личному составу добавляется буквенный индекс в зависимости от разновидности приказа.

Регистрация постановлений Главного государственного санитарного врача Российской Федерации производится в журнальной и в электронной форме в СЭД с присвоением номера по порядку в пределах года.

Регистрация решений об отмене постановлений об административном правонарушении производится по журналу и в электронном виде в СЭД с присвоением регистрационного номера, состоящего из порядкового номера в пределах года и буквы "Р". Решения об использовании и распоряжении имуществом регистрируются в отдельном журнале и в электронном виде в СЭД с присвоением регистрационного номера, состоящего из порядкового номера в пределах года и букв "РИ".

Решения (о приостановлении или об отмене решения) о нежелательности пребывания (проживания) иностранного гражданина или лица без гражданства в Российской Федерации заносятся в журнал учета материалов о нежелательности пребывания (ведется в электронном виде).

Государственные контракты и договоры, заключенные от имени Роспотребнадзора и подписанные Руководителем, на поставку продукции, оказание услуг для нужд центрального аппарата Роспотребнадзора и по субъектам Российской Федерации, регистрируются в Управлении кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы с присвоением регистрационного номера, состоящего из порядкового номера в пределах года и буквенного индекса "Д".

Соглашения о научно-техническом сотрудничестве в установленной сфере деятельности Роспотребнадзора с органами и организациями подписываются Руководителем и регистрируются в Управлении кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы в журнале и в СЭД. Регистрационный номер соглашения состоит из порядковых номеров каждой из сторон, подписавших документ, и проставляется через косую черту в порядке указания авторов.

Протоколы о намерениях о сотрудничестве в установленной сфере деятельности Роспотребнадзора, подписанные Руководителем или его заместителями, регистрируются в Управлении кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы с присвоением порядковых номеров в данной группе документов в пределах года.

Внутренняя переписка (служебные записки, докладные записки) за подписью заместителей Руководителя или руководителей структурных подразделений создается и регистрируется только в электронном виде в СЭД. Распечатка и передача внутренних документов между структурными подразделениями запрещена.

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Роспотребнадзоре функционирует поисковая система по документам.

Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

Для обеспечения эффективной работы поисковой системы в программе автоматизированной системы разработаны классификационные справочники:

• классификатор видов документов;
• классификатор корреспондентов;
• классификатор структурных подразделений;
• классификатор исполнителей;
• классификатор результатов исполнения документов;
• классификатор номеров дел по номенклатуре.

В созданном массиве базы данных поиск конкретного документа или подборка материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов краткого содержания.

С помощью средств электрической связи передаются телеграммы, факсограммы, телефонограммы, в необходимых случаях - осуществляется отправка документов по электронной почте.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными.

Полученные по электронной почте документы, направленные в адрес Роспотребнадзора, на имя Руководителя и его заместителей, регистрируются в Отделе документооборота и контроля, передаются на рассмотрение руководству, для исполнения - в структурные подразделения.

Отправка документов по электронной почте осуществляется исполнителем самостоятельно. При направлении документа в сторонние организации должен быть указан электронный адрес получателя.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Документы, поступающие в Роспотребнадзор по каналам электрической связи, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

4.6.1. Особенности работы с электронными документами

В Роспотребнадзоре создаются и используются:

• электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
• электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется в соответствии с требованиями настоящей инструкцией, установленными в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД.

Документы, создаваемые в Роспотребнадзоре и (или) поступившие в Роспотребнадзор на бумажном носителе, включаются в СЭД путем сканирования и создания электронных образов документов.

Для подписания электронных документов Роспотребнадзора используются электронные подписи. Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте Роспотребнадзора могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется.

При передаче документов в другие государственные органы, юридическим и физическим лицам документы подписываются в рамках установленных полномочий электронной подписью Руководителя и его заместителей в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется Руководителем на основе рекомендаций Федерального архивного агентства в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронного документа. Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержден приказом Роспотребнадзора от 31.05.2011 N 537.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД.

При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, Отдел документооборота и контроля осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение Руководителя и его заместителей, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям Роспотребнадзора, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

Отправитель электронного сообщения, содержащего электронную копию документа, несет ответственность за соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе.

В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота Роспотребнадзора в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку:

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Роспотребнадзора. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Ведется в электронном виде.

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации для аналогичных документов на бумажном носителе.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого Руководителем, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Поступившие из структурных подразделений в архив Роспотребнадзора электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

4.6.2. Система межведомственного электронного документооборота

Межведомственный электронный документооборот представляет собой взаимодействие федеральных информационных систем электронного документооборота.

Участниками межведомственного электронного документооборота являются Администрация Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти и органы государственной власти в субъектах Российской Федерации. Взаимодействие федеральных информационных систем электронного документооборота - это обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками межведомственного электронного документооборота, в том числе:

• направление и получение в электронной форме решений и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
• получение информации о ходе рассмотрения федеральными органами исполнительной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации электронных сообщений, в том числе поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
• направление в электронной форме докладов Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации;
• внесение в Правительство Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов, в том числе в электронной форме;
• осуществление федеральными органами исполнительной власти согласительных процедур по проектам нормативных правовых актов в электронной форме.

Основными функциями узлов участников межведомственного электронного документооборота являются:

• обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения до передачи ее в защищенный канал связи;
• доставка электронных сообщений, полученных из головного узла межведомственного электронного документооборота, в федеральные информационные системы электронного документооборота адресатов;
• отправка электронных сообщений из федеральных информационных систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота на головной узел межведомственного электронного документооборота;
• хранение электронных сообщений до передачи на головной узел межведомственного электронного документооборота или в федеральную информационную систему электронного документооборота адресата.

Информационная безопасность при осуществлении межведомственного электронного документооборота обеспечивается комплексом технических и организационных мероприятий.

К техническим мероприятиям относятся:

• организация и использование средств защиты информации в полном объеме их функциональных возможностей;
• обеспечение целостности обрабатываемых данных;
• обеспечение антивирусной защиты информации.

К организационным мероприятиям относятся:

• контроль выполнения требований нормативных документов, регламентирующих обеспечение защиты информации;
• определение должностных лиц Роспотребнадзора, ответственных за обеспечение информационной безопасности;
• установление порядка допуска для проведения ремонтно-восстановительных работ программно-технических средств;
• организация режимных мероприятий в отношении помещений, в которых размещены узлы участников межведомственного электронного документооборота, и технических средств этих узлов.

Обмен электронными сообщениями при осуществлении межведомственного электронного документооборота осуществляют сотрудники Отдела документооборота и контроля.

Межведомственный электронный документооборот осуществляется посредством обмена электронными сообщениями. Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты в формате XML. Формат файлов, используемых при осуществлении межведомственного электронного документооборота, должен соответствовать национальным или международным стандартам либо иметь открытый исходный код и открытую структуру.

4.6.3. Телеграммы

Телеграммы делятся на следующие категории: "Внеочередные", "Правительственные", "Международные", "Срочные", "Вне категории", "Обыкновенные". Отметку о категории проставляют на первой строке телеграммы перед адресом. На телеграммах, подготовленных за подписью Руководителя, в правом верхнем углу печатают слово "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ".

При оформлении телеграммы указывают полный адрес, начиная с города или другого населенного пункта (если город не является административным центром, то указывают область, район), затем указывают номер отделения связи (последние три цифры индекса), краткое (или условное телеграфное) название учреждения в именительном падеже, фамилию адресата в дательном падеже.

Текст телеграммы печатают на одной стороне стандартного листа бумаги формата A4 прописными буквами через два машинописных интервала без абзацев и переноса слов, исправлений и не должен превышать 50-ти слов. Текст телеграммы должен быть предельно кратким; союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания опускаются. Отрицание "не" в телеграммах опускать нельзя. При необходимости вместо знаков препинания используются аббревиатуры: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, кавычки - квч. Даты пишутся словами. Текст ответной телеграммы следует начинать с номера и даты документа, на который дается ответ. Текст телеграммы заканчивается точкой. Все цифровые данные пишутся в телеграмме словами.

Адрес, текст, подпись печатают с новой строки. Подпись оформляют через два интервала от текста. В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.

После текста и подписи проводится черта, под которой располагают то, что не передают по телеграфу: структурное подразделение, подготовившее телеграмму, фамилию и телефон исполнителя и дата телеграммы, полное название и адрес Роспотребнадзора.

Если текст телеграммы направляется нескольким адресатам, то подписывается один экземпляр, на котором указываются адреса, остальные - заверяются. Количество экземпляров должно соответствовать количеству адресатов. При передаче телеграммы более чем в четыре адреса к телеграмме должен быть приложен текст рассылки, подписанной исполнителем с указанием адресов. Подтверждение отправки телеграммы является заверенная копия отправленной телеграммы.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются как входящие документы и передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

4.6.4. Телефонограммы

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи. Поступившая телефонограмма записывается (печатается) получателем на стандартном листе бумаги и содержит реквизиты: название документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, время приема-передачи телефонограммы, должность и телефонные номера передающего и принявшего телеграмму. Текст телефонограммы должен быть кратким, не превышающим более 30-ти слов, без труднопроизносимых слов, аббревиатур, сложных речевых оборотов.

Затем проверяют правильность записи телефонограммы ее повторным прочтением. Телефонограмму регистрируют по месту получения и оперативно передают руководителю, которому она адресована.

4.6.5. Факсограммы

При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

• объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата A4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
• документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем структурного подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
• ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и на руководителя соответствующего структурного подразделения;
• факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
• запрещается передавать текст документов с грифом "Для служебного пользования";
• подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки, затем отсылаются адресату по почте;
• поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
• поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее структурное подразделение-исполнитель;
• факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, возлагается на их руководителей.

4.7.1. Общие положения

В процессе подготовки документов должны соблюдаться правила, установленные в нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных актах Роспотребнадзора по делопроизводству.

В СЭД создаются, обрабатываются, хранятся данные о документах, составляющих бумажный и электронный документооборот Роспотребнадзора.

К РК, создаваемой в СЭД, должен быть прикреплен электронный документ или электронный образ со всеми приложениями.

Приложения, содержащие персональные данные, передаются на бумажном носителе и в СЭД не заносятся, при этом в РК делается пометка о наличии не сканируемого приложения и способе его доставки.

При обмене электронными документами участникам электронного документооборота поступает на рассмотрение, согласование, подписание электронный документ, состоящий из РК, электронного образа документа, а также данных о движении и исполнении документа.

Использование электронных подписей при осуществлении электронного документооборота производится в соответствии с законодательством Российской Федерации и правовыми актами Роспотребнадзора.

При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, сотрудники Отдела документооборота и контроля исполнения документов выполняют проверку подлинности электронной подписи.

Если документ, подписанный электронной подписью, должен быть оформлен на бумажном носителе, исполнитель распечатывает документ и лист согласования, в котором указывается использование электронной подписи, и передает его в Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы для проставления на таком документе заверительной печати и отправки адресату.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При формировании номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в Роспотребнадзоре в течение сроков, предусмотренных номенклатурой дел. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей электронных подписей и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки электронных подписей хранимых электронных документов.

В форме электронного документа не могут быть созданы документы, требующие удостоверения собственноручной подписью, адресованные лицам, которым необходимо отправить документы почтовыми отправлениями, не являющимся участниками СЭД и МЭДО, а также документы, имеющие отметку "Для служебного пользования".

Каждый участник электронного документооборота, в пределах своей компетенции, несет ответственность за действия, которые он совершает при работе в СЭД:

• за содержание электронного документа при отправке его на согласование и подписание;
• за правильность заполнения полей регистрационной карточки;
• за реквизиты, качество сканирования, адресацию и использование электронной подписи при отправке исходящего документа;
• за невнесение или несвоевременное внесение сведений о ходе движения и исполнения документа в СЭД;
• за ошибки, допущенные при регистрации, сканировании и неправильном направлении документов.

4.7.2. Особенности работы в СЭД с документами, имеющими отметку "Для служебного пользования"

Для документов, имеющих отметку "Для служебного пользования" (далее - ДСП), в СЭД заполняется РК с регистрационными данными и ставится отметка "ДСП", при этом электронный образ документа к РК не прикрепляется.

Информация о движении и исполнении документа вносится в РК документа в соответствии с резолюциями.

Исходящие документы с грифом "ДСП" оформляются на бланке Роспотребнадзора без создания листа согласования в СЭД, с визированием, согласованием и подписанием собственноручной подписью.

Заполнение РК входящих и исходящих документов, имеющих отметку "ДСП", находится в ведении Отдела документооборота и контроля исполнения документов.

4.7.3. Регистрация входящей корреспонденции в СЭД

Регистрация входящих документов в СЭД производится Отделом документооборота и контроля исполнения документов.

Документы, поступающие в адрес Руководителя, регистрируются в СЭД и направляются с использованием функции СЭД "Проект резолюции" на рассмотрение Руководителю.

Документы, поступающие в адрес заместителей Руководителя, регистрируются в СЭД и направляются либо проставлением адресата в РК в поле "Кому", либо с использованием функции СЭД "Направление документа".

При получении бумажного оригинала документа Отдел документооборота и контроля формирует РК входящего документа, указывая реквизиты документа, ссылки на связанные с ним документы и выполняя регистрацию документа в СЭД. Регистрация бумажных оригиналов включает в себя создание электронных копий документов и прикрепление их к РК документа.

Документ, полученный по электронной почте, распечатывается и обрабатывается как документ, поступивший на бумажном носителе.

В случае поступления ошибочно направленного документа в структурное подразделение руководитель этого подразделения производит возврат документа с указанием в СЭД причин возврата через "направление" в Отдел документооборота и контроля или заместителю Руководителя, давшему поручение. В этом случае создается новое "направление" другому адресату.

В случае, если в направленном документе для его выполнения необходимо добавить соисполнителей из других структурных подразделений, руководитель структурного подразделения, получившего поручение, может через функцию "направление" обратиться к лицу, давшему поручение, с просьбой рассмотреть возможность добавить конкретных сотрудников или структурное подразделение, либо самостоятельно запросить у них необходимую информацию с использованием СЭД.

4.7.4. Передача документа с использованием СЭД на рассмотрение, рассмотрение документов

Подготовку резолюций к документам, зарегистрированным в СЭД, в адрес Руководителя осуществляет Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

Подготовку резолюций к документам в адрес заместителей Руководителя, руководителей структурных подразделений центрального аппарата Роспотребнадзора осуществляют, при необходимости, уполномоченные работники (должностные лица).

Сведения о движении и исполнении документа, имеющего отметку "ДСП", вносятся в РК согласно резолюциям.

При рассмотрении поступающих в СЭД документов руководителями структурных подразделений или должностными лицами, замещающими их в соответствии с исполнением обязанностей или передачей прав, в СЭД выполняются следующие действия:

• ознакомление с электронным документом и вышестоящей резолюцией, если электронный документ поступил по резолюции;
• создание резолюции для сотрудников структурного подразделения;
• согласование или подписание подготовленного проекта резолюции;
• проставление отметки об ознакомлении с электронным документом, если он поступил для ознакомления.

О результатах рассмотрения электронного документа исполнитель резолюции вносит информацию о всех действиях, связанных с исполнением этого документа.

Отметка "Промежуточное исполнение" проставляется в случае, если для подготовки окончательного ответа необходима дополнительная информация, в этом случае исполнитель готовит проект запроса в разделе "Все согласования" "Новый документ", где в поле "Связки моей организации" вносит N документа, во исполнение которого он его направляет.

Отметка "Исполнение завершено" проставляется в следующих случаях:

• после согласования, подписания и регистрации документа, если поручение предполагало подготовку документа;
• после выполнения поручения по существу, если поручение не предполагало подготовку документа.

Отметка об исполнении проставляется автоматически в случае, если исполнитель подготовил ответ на документ с помощью функции "Ответить" и этот ответ был зарегистрирован.

4.7.5. Осуществление контрольных функций в СЭД

Постановка на контроль и снятие с контроля в СЭД поступающих документов осуществляется в соответствии с требованиями действующего законодательства и настоящей Инструкции.

Плановая дата исполнения документа устанавливается после утверждения резолюции Руководителем (заместителем Руководителя).

Контроль исполнения документа осуществляется с момента его постановки на контроль.

Контрольные функции осуществляют Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы и сотрудники структурных подразделений Роспотребнадзора, ответственные за контроль исполнения документов и поручений (далее - сотрудники, ответственные за контроль).

Контроль исполнения документов в СЭД включает в себя:

• подготовку проекта резолюции: ввод автора резолюции, исполнителей, текста (при необходимости) и плановой даты исполнения резолюции;
• проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
• проверку хода исполнения;
• внесение данных о выполнении документа;
• просмотр документов, срок исполнения которых истек;
• снятие документов с контроля;
• подготовку отчетов об исполнительской дисциплине;
• подготовку отчетов упреждающего контроля для структурных подразделений Роспотребнадзора;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения поручений.

В течение срока исполнения документа сотрудники, ответственные за контроль, осуществляют предварительный контроль направлением руководителю структурного подразделения напоминаний о количестве неисполненных документов и документов, срок исполнения которых наступает на текущей неделе. Ответственность за своевременное исполнение документа несут исполнитель и руководитель его структурного подразделения.

Снятие документов с контроля осуществляет Управление кадров профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

После исполнения документа делопроизводители структурных подразделений или сотрудники, являющиеся непосредственными исполнителями по исполнению документа, информируют Управление кадров профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы о выполнении поручения.

Снятие поручения с контроля оформляется отметкой об исполнении с указанием даты исполнения и списанием оригинала документа в дело в соответствии с номенклатурой дел Роспотребнадзора.

Для осуществления предупредительного контроля, а также для анализа исполнительской дисциплины производится мониторинг контрольных документов и печать их списков по исполнителям, плановым срокам и другим параметрам.

4.7.6. Работа с проектами документов в СЭД

Проект электронного документа оформляется с использованием электронной формы соответствующего бланка документа (шаблон), который прикрепляется к РК документа с заполнением в нем необходимых полей. Шаблоны электронных бланков документов размещены в СЭД в разделе "Бланки документов".

Для проектов документов к РК создается "лист согласования", за исключением документов, указанных в пункте 3 настоящего Порядка.

В "лист согласования" вносятся сведения о лицах, участвующих в согласовании, срок согласования, режим согласования (параллельный, последовательный, смешанный).

При необходимости изложения оснований, причин и целей разработки документа исполнитель формирует комментарий к согласованию непосредственно в РК документа, либо в поле "Комментарии" в листе согласования.

В случае необходимости собственноручной подписи проекта документа исполнитель в проекте листа согласования ставит отметку в соответствующем поле.

Документ автоматически направляется участникам согласования в соответствии с выбранным в СЭД режимом согласования:

• при параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования, процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо может быть завершен досрочно исполнителем;
• при последовательном согласовании проект направляется участникам согласования по очереди, после того, как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику, в этом случае срок указывается не для согласования в целом, а для каждого участника согласования;
• при смешанном согласовании применим тот же порядок, что и при последовательном согласовании, но при этом подразумевается, что на каждой стадии согласования может быть один или группа участников.

Не допускается подписанта документа ставить его в параллельное согласование.

Согласующий может принять одно из следующих решений по документу: "Согласовать", "Вернуть инициатору", "Вернуть предыдущему участнику", "Перенаправить".

При принятии решения "Вернуть инициатору" согласующий должен указать причину возврата, отражающийся в листе согласования в СЭД.

До вынесения решения об окончании согласования согласующий вправе перенаправить проект документа на дополнительное согласование.

Если при параллельном согласовании по проекту документа была поставлена хотя бы одна виза "Не согласовано", по окончании согласования документ возвращается исполнителю, инициировавшему согласование в СЭД, на доработку. Исполнитель документа готовит новую версию документа, прикрепляет ее к той же РК документа и отправляет на согласование по аналогичному "листу согласования".

В случае, если документ был возвращен инициатору из-за незначительных причин, не меняющих смысл документа, или отдельных предложений, допускается создание нового "листа согласования" начиная с лица, вернувшего документ. При этом в комментарии к "листу согласования" необходимо указать номер версии, в которой уже прошло согласование другими лицами.

Принять решение о возврате (несогласовании) документа может только лицо, указанное в первоначальном списке листа согласования. Не допускается осуществлять несогласование лицам, которым документ поступил в результате функции "Перенаправление" (за исключением проекта документа, поступающего на проведение правовой экспертизы в подразделение Роспотребнадзора или должностному лицу, осуществляющему правовое обеспечение).

В случае несогласия или при наличии замечаний к проекту документа сотрудник, которому перенаправили документ, согласовывает документ, но в комментариях к согласованию излагает свои рекомендации.

В случае, если подписантом документа является Руководитель или его заместители и документ адресован в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, высшие исполнительные органы субъектов Российской Федерации, в территориальные органы и организации Роспотребнадзора (информационные письма по сети) документ в обязательном порядке должен быть направлен на согласование в Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

В листе согласования согласовывающий сотрудник Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы должен располагаться перед подписывающим лицом строго в последовательном порядке согласования.

Согласование проектов приказов Роспотребнадзора осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 3.8.2 настоящей Инструкции.

При выборе подписантом решения "Вернуть" в СЭД вносится комментарий к принятому решению.

После подписания документа в электронном виде он направляется на регистрацию в Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

Если документ должен быть подписан собственноручно, то после подписания всеми участниками согласования листа согласования в СЭД с помощью электронной подписи исполнитель распечатывает документ на бланке и передает подписывающему лицу бумажный экземпляр документа для получения собственноручной подписи. Подписанный документ передается в Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы для регистрации и отправки адресату.

После подписания документа электронной подписью исполнитель обязан сообщить в Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы номер электронного листа согласования для дальнейшей регистрации и отправки документа.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного ЭП, с соблюдением следующих условий:

• место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
• элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Ответственность за составление и оформление документа возлагается на структурное подразделение - исполнитель документа.

4.7.7. Регистрация исходящих и внутренних документов в СЭД

Внутренний документ после электронного согласования и подписания подлежит регистрации в структурном подразделении, сформировавшем данный документ, и, в случае необходимости, оформлении "направления" на дальнейшее его рассмотрение.

Исходящий документ после подписания и регистрации (проставления исходящего номера и штампа электронной подписи) направляется адресату в организации, подключенные к СЭД.

Если документ после подписания направляется адресату в организации, не подключенные к СЭД (или отправка документа необходима на бумажном носителе с собственноручной подписью), регистрация исходящего документа осуществляется только после поступления подписанного оригинала, проверки идентичности бумажной и электронной версии документа и присвоения номера.

В случае, если документ после подписания должен быть направлен адресату в организацию, подключенную к системе МЭДО, структурное подразделение ДОУ после регистрации документа может осуществить это двумя способами:

1. Если документ подписан собственноручной подписью - "Вид доставки "МЭДО";

2. Если документ подписан электронной подписью - "Вид доставки "МЭДО+ЭП" с проставлением на электронном бланке исходящего номера и штампа электронной подписи.

4.7.8. Разграничение доступа пользователей СЭД к электронным документам

Пользователи СЭД в программном средстве разделены на группы: "руководители", "службы ДОУ", "администраторы организации", "сотрудники", "администратор СЭД". Внутри каждой группы права пользователя могут быть ограничены или расширены по согласованию с начальником Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

Группа "Руководители" для работы в СЭД имеет следующие права:

• просмотр РК и электронных копий документов, направленных в Роспотребнадзор;
• создание или утверждение резолюций к документам;
• подписание и согласование документов;
• направление документов;
• установление контрольных сроков исполнения документов;
• делегирование права другому пользователю СЭД: замещающему лицу, доверенному лицу для предварительного согласования проекта документа, лицу в соответствии с передачей прав для рассмотрения документов и подготовки резолюций.

Факт передачи прав фиксируется в СЭД для каждого действия, совершаемого замещающим лицом.

Группа "Службы ДОУ" для работы в СЭД имеет следующие права:

• просмотр документов, поступивших для регистрации в электронном виде;
• регистрация документа;
• возврат документов на подписание в случае, если документ требует доработки;
• заполнение полей РК;
• прикрепление электронных копий документов к РК документа;
• внесение текста резолюции руководителя в соответствии с полномочиями;
• постановка документов на контроль с возможностью изменения сроков исполнения документов;
• снятие документов с контроля;
• формирование отчетов;
• простановка отметки в СЭД о наличии собственноручной подписи руководителя на документе.

Группа "Администратор организации" Роспотребнадзора для работы в СЭД имеет следующие права:

• настройка структуры организации;
• настройка номенклатуры организации;
• настройка прав пользователей;
• изменение данных учетной записи пользователей;
• редактирование справочника организаций;
• доступ к любому документу организации;
• внесение изменений в документы организации по поручению руководителя организации;
• внесение изменений в резолюции по поручению руководителя организации;
• удаление документов по поручению руководителя организации;
• просмотр информации о действиях, выполненных пользователями.

Группа "Администратор СЭД" Роспотребнадзора для работы в СЭД имеет следующие права:

• подключение\отключение новых организаций;
• подключение новых пользователей;
• предоставление права на исполнение обязанностей;
• доступ ко всем документам СЭД;
• взаимодействие с администраторами организаций;
• контроль операций, произведенных в СЭД.

Группа "Сотрудники" для работы в СЭД имеет следующие права:

• просмотр РК и графических образов документов, адресованных либо направленных им на исполнение/согласование, созданных ими, а также всех связанных с ними документов;
• согласование документов;
• направление документов;
• ввод резолюций/поручений исполнителям;
• внесение отчета об исполнении резолюций/поручений;
• внесение информации о выполнении действий по "направлению";
• создание проекта документа (в блоке "согласование");
• выполнение функций доверенного и замещающего лица.

4.7.9 Инструкции пользователям СЭД

Инструкции пользователям для работы с разными блоками СЭД Роспотребнадзора расположены в разделе "Помощь - документация и программы".

При включении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и в процессе исполнения в РК вносятся следующие сведения о документе:

а) наименование организации - автора документа (корреспондента);

б) адресат;

в) наименование вида документа;

г) дата поступившего документа;

д) регистрационный номер поступившего документа;

е) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

ж) дата поступления документа;

з) регистрационный номер (входящий) поступления;

и) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

к) количество листов основного документа;

л) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

м) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

н) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, автор поручения, дата);

о) срок исполнения документа;

п) индекс дела по номенклатуре дел;

р) сведения о переадресации документа;

с) отметка о контроле;

т) гриф ограничения доступа к документу;

у) сведения об электронной подписи;

ф) результат проверки электронной подписи.

Дополнительно к указанным сведениям в РК могут вноситься другие сведения (о должностном лице, вынесшем резолюцию, о переносе срока исполнения и др.).

При включении в СЭД исходящих документов в РК вносятся следующие сведения о документе:

а) адресат;

б) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

в) наименование вида документа;

г) дата документа;

д) регистрационный номер документа;

е) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

ж) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

з) количество листов основного документа;

и) индекс дела по номенклатуре дел;

к) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

л) гриф ограничения доступа к документу;

м) подразделение - ответственный исполнитель документа;

н) сведения об электронной подписи.

Дополнительно к указанным сведениям в РК могут вноситься иные сведения.

При включении в СЭД внутренних документов в РК вносятся следующие сведения о документе:

а) автор документа (подразделение, подготовившее проект документа);

б) наименование вида документа;

в) дата документа;

г) регистрационный номер документа;

д) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

е) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

ж) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

з) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

и) индекс дела по номенклатуре дел;

к) указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения);

л) отметка о контроле;

м) гриф ограничения доступа к документу;

н) подразделение - ответственный исполнитель документа.

После регистрации документа в СЭД Управлением кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы готовится проект резолюции Руководителя по исполнению документа, включающий в себя следующие сведении: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, дата поручения.

Проект указания по исполнению документов для заместителей Руководителя готовят их секретари в СЭД или заместители Руководителя делают это самостоятельно.

Руководители структурных подразделений самостоятельно по результатам рассмотрения документа оформляют указание по его исполнению в рамках СЭД. В состав указания входят следующие сведения: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, в необходимых случаях - срок исполнения, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Изменение основного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании докладной записки на имя Руководителя или его заместителей в течение 3-х дней от даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

После регистрации и рассмотрения руководством Роспотребнадзора документы в тот же день передаются в структурные подразделения для исполнения. Срочные документы передаются незамедлительно.

Рассмотрение документов должностными лицами Роспотребнадзора осуществляются в день поступления документа на рассмотрение, либо на следующий рабочий день.

Контрольные и срочные документы передаются с отметкой в журнале с проставлением даты и подписи сотрудника, принявшего документы.

После рассмотрения входящих документов руководителями структурных подразделений сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, заносят в РК информацию о дальнейшем прохождении документов в структурном подразделении.

Организация работы с документами в структурных подразделениях осуществляется на основании и в сроки, указанные в самих документах, и в указаниях по исполнению документов Руководителя, его заместителей, руководителей структурных подразделений.

Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, своевременное доведение их до исполнителей, контроля за качественным исполнением документов по существу вопроса.

Поступившие документы и поручения рассматриваются руководителями структурных подразделений в день поступления или на следующий рабочий день.

Ответственность за исполнение документов несут исполнители и их руководители.

Исполнитель получает документы на исполнение в день их рассмотрения или на следующий рабочий день в соответствии с резолюциями руководства Роспотребнадзора и руководителя структурного подразделения. Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

Документы, поступающие в структурное подразделение с резолюциями руководства, передаются руководителю структурного подразделения. Если документ, поступивший на исполнение в структурное подразделение, не имеет отношения к компетенции структурного подразделения, руководитель структурного подразделения в тот же день или на следующий рабочий день возвращает его автору резолюции для решения вопроса о перенаправлении его на исполнение в другое структурное подразделение (другому исполнителю).

Исполнение документа предусматривает:

• сбор и анализ необходимой информации;
• подготовку проекта документа и его оформление;
• согласование проекта документа с заинтересованными лицами;
• доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
• в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа;
• представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;
• подготовку документа к отправке и передача копии документа в дело.

При направлении документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку проекта документа несет исполнитель, указанный в резолюции первым или обозначенный в резолюции как ответственный исполнитель.

Ответственный исполнитель имеет право давать поручения остальным исполнителям, проводить рабочие совещания для выработки совместного решения. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение поручения и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимые материалы (проекты документов, справки и др.). Исполнители не имеют права представлять проекты документов руководителю, давшему поручение, минуя ответственного исполнителя.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за соблюдение сроков, полноту и достоверность информации, изложенной в подготовленном проекте документа.

В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документ по указанию руководителя подразделения передается другому исполнителю с обязательным сообщением его фамилии делопроизводителю подразделения для внесения изменений в РК документа в СЭД или иную регистрационно-учетную форму.

При увольнении или переходе на другой участок работы сотрудник обязан сдать документы и дела руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику (в случае необходимости, - по акту приема-передачи, в котором указываются виды дел (заголовки дел) и их количество и который подписывается работником, передавшим документы, и работником, принявшим документы).

Результатом исполнения документа является проект документа, подготовленный исполнителем.

Проект документа со всеми необходимыми приложениями, напечатанный и оформленный в соответствии с правилами, установленными настоящей инструкцией, исполнитель согласовывает с заинтересованными подразделениями в СЭД, за исключением документов с грифом "ДСП".

Документы, предназначенные для отправки, оформляются на бланке Роспотребнадзора установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, составляется сопроводительное письмо.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки, утверждаемый руководителем структурного подразделения.

Исполнитель несет ответственность за полноту, достоверность и своевременность сообщаемой информации.

Исполнитель (ответственный исполнитель) организует согласование (визирование) проекта документа со всеми заинтересованными лицами и проводит доработку проекта по замечаниям, при их наличии.

При наличии большого количества замечаний до представления доработанного проекта документа на подпись руководителю исполнитель готовит сводку замечаний (предложений), в которой указывается: содержание замечания (предложения), автор замечания, принято или отклонено замечание (если замечание отклонено, - причину отклонения).

После доработки и повторного визирования (согласования) проект документа передается на подписание (утверждение). До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документа, правильность оформления адресата, наличие необходимых виз (виза исполнителя и виза руководителя структурного подразделения), приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия исполнения документа (поручения), делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного контроля, телефонных и письменных запросах, о дате и результате окончательного исполнения.

При решении вопроса по телефону или лично в РК в СЭД исполнитель делает отметку об исполнении. Например:

Исполнитель не имеет права разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

Необходимым требованием исполнения документа является его оформление в соответствии с правилами, установленными нормативными документами по документационному обеспечению управления, в том числе настоящей Инструкцией.

Проекты документов представляют на подписание (утверждение) руководству Роспотребнадзора оформленными в соответствии с установленными правилами, завизированными исполнителем, его руководителем. Проект документа докладывают вместе с материалами по этому вопросу и с документом-основанием.

Проекты ответов на поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации представляются на подпись Руководителю за 5 рабочих дней до истечения срока исполнения документа.

Результаты исполнения документа заносят в регистрационные формы документов: номер, дату документа, которым исполнен документ, дату проведения совещания и т.д.

Исполнение документов является одним из показателей эффективности работы центрального аппарата Роспотребнадзора.

Порядок контроля исполнения и сроки исполнения документов в Роспотребнадзоре определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452, приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления".

Все документы, поступившие на имя Руководителя и в адрес Роспотребнадзора из высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и организаций, при наличии соответствующего указания контролируются Управлением кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы средствами СЭД.

Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

Руководитель несет персональную ответственность за состояние исполнительской дисциплины в Роспотребнадзоре.

Контроль исполнения документов (поручений) ведется:

• руководством Роспотребнадзора - исполнения документов (поручений) по существу;
• Управлением кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях - сроков исполнения документов (поручений).

В Управлении кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы централизованному контролю подлежат зарегистрированные документы с отметкой о контроле ("Контроль"), проставляемой в соответствии с пунктом 3.5.14 настоящей Инструкции, а в структурных подразделениях Роспотребнадзора - все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

На сотрудников структурных подразделений, осуществляющих контроль за исполнением документов (ответственных за ведение делопроизводства), возлагаются следующие функции:

• информирование об исполнении документов, поступивших в структурные подразделения;
• подготовка сводок об исполнении контрольных документов для руководства структурных подразделений;
• контроль за вводом в СЭД информации о ходе и результатах исполнения контрольных документов;
• проверка исполнения сотрудниками структурных подразделений контролируемых документов.

Ответственность за качество подготовки и своевременность исполнения документов в структурных подразделениях возложена на руководителей соответствующих структурных подразделений, которые осуществляют при этом следующие функции:

• организуют работу по обеспечению качественного и своевременного исполнения документов в подчиненном структурном подразделении;
• рассматривают информацию о ходе исполнения документов, поступающую из Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы, и принимают меры для надлежащего исполнения документов;
• принимают меры дисциплинарного воздействия к сотрудникам подчиненного структурного подразделения в случае неисполнения документов.

Исчисление срока рассмотрения документа начинается со дня регистрации документа в Роспотребнадзоре. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

Срок исполнения - это срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом или указаниями по исполнению документа. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения приведены в приложении N 20 к настоящей инструкции.

Индивидуальный срок исполнения документа - это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом Роспотребнадзора или указаниями по исполнению документа.

Сроки исполнения поручений, содержащие указание "Срочно" и "Оперативно", исчисляются в календарных днях с даты их издания (подписания) и составляют соответственно 3 дня и 10 дней.

В случае, когда срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен не позднее чем в месячный срок.

Сроки исполнения документов, поступивших из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, исчисляются в календарных днях с даты их издания, из Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, предприятий и организаций - с даты их поступления в Роспотребнадзор.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Изменение срока исполнения возможно только с разрешения организации, направившей документ, а также Руководителем или его заместителями, установившими этот срок, при наличии объективных причин.

4.10.1. Постановка документов на контроль

Контроль сроков исполнения документов включает в себя:

• постановку документов на контроль;
• проверку своевременности доведения документов до исполнителей;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов;
• снятие с контроля документов;
• учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов;
• информирование Руководителя и заместителей Руководителя о ходе исполнения документов и состоянии исполнительской дисциплины.

Контролю исполнения подлежат наиболее важные документы Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, обращения Федерального Собрания, другие документы, содержащие в тексте документа или в указаниях руководителей конкретные сроки по исполнению.

Постановку документов на контроль осуществляют Руководитель или его заместители.

На входящем документе, подлежащем контролю, ставится штамп "Контроль" и указывается срок исполнения.

4.10.2. Порядок контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных с помощью программных средств СЭД.

Информация о постановке документа на контроль заносится в РК входящего документа в СЭД.

Из информационного массива базы данных регистрации входящих документов формируются отчеты (сводки) о ходе исполнения контрольных документов.

Отдел документооборота и контроля осуществляет:

• ежедневную оперативную проверку хода исполнения документов и напоминание исполнителю о приближении срока исполнения;
• ведение предупредительного контроля, еженедельное письменное напоминание руководителям структурных подразделений о приближении сроков исполнения документов;
• еженедельное представление информации об исполнении документов структурными подразделениями на оперативных совещаниях у Руководителя;
• снятие документов с контроля;
• методическое сопровождение исполнителей документов по вопросам порядка исполнения документов;
• проведение анализа состояния исполнительской дисциплины в структурных подразделениях и представление информации Руководителю, начальнику Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы. Информация о состоянии исполнительской дисциплины ежедневно докладывается Руководителю.

В целях своевременного исполнения документов, поставленных на контроль, работник, ответственный за ведение контроля исполнения документов, проверяет своевременность доведения документа (поручения) до исполнителя.

Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы анализирует состояние и результаты исполнения документов и состояние исполнительской дисциплины:

• в порядке предварительного контроля направляет в структурные подразделения напоминания о документах, сроки исполнения которых истекают (за 3 и 5 дней до окончания срока исполнения документа);
• раз в месяц и по окончании года направляет Руководителю отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении в Роспотребнадзоре в целом, по структурным подразделениям и, при необходимости, - по отдельным исполнителям.

Если срок исполнения документа превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов.

Предварительный контроль осуществляется в следующем порядке:

• документов последующих лет - не реже одного раза в год;
• документов последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;
• документов текущего месяца - за 5 дней до истечения срока исполнения.

При осуществлении своих контрольных функций специалисты Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы вправе запрашивать сведения об исполнении поручений у исполнителей и руководителей структурных подразделений.

Ответственные за контроль в структурных подразделениях обязаны:

• ежедневно проверять информацию РК текущего и двух последующих дней о приближении срока исполнения и напоминать об этом исполнителю,
• запрашивать у исполнителей информацию о состоянии исполнения документов, перечисленных в сводках,
• в случае, когда документ может быть не выполнен, информировать об этом руководителей структурных подразделений,
• заносить информацию о направленных исполнителям напоминаниях о приближении сроков исполнения,
• информировать Отдел документооборота и контроля.

Руководители структурных подразделений обязаны регулярно проверять состояние исполнительской дисциплины, рассматривать случаи нарушения сроков исполнения. Если документ не исполнен в установленный срок, руководитель структурного подразделения - головного исполнителя - в течение 2-х дней после истечения срока, установленного для исполнения, представляет Руководителю завизированное заместителем Руководителя объяснение о ходе исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок и принятых мерах дисциплинарной ответственности в отношении лиц, виновных в несвоевременном и некачественном исполнении документов.

4.10.3. Снятие документов с контроля

Документ считается исполненным, если приняты решения по поставленным вопросам, подготовлены соответствующие документы, направлена справка об исполнении в соответствующие органы власти (организации) или дан ответ по существу заинтересованным лицам.

Решение об исполнении документа принимает руководитель, поставивший документ на контроль, с обязательным информированием Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

Промежуточный ответ автору обращения, запрос информации не может являться основанием для признания документа исполненным и снятия его с контроля.

Документы, представленные на подпись руководству Роспотребнадзора и возвращенные на доработку, не считаются исполненными в срок.

На исполненном документе проставляется отметка о направлении документа в дело, сведения об исполнении документа вносятся в РК СЭД или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения. Если исполнение не документировалось, то исполнителем в РК СЭД вносится информация о результатах исполнения, например: принято участие, подготовлены материалы и т.д.

Ответственность за полноту и достоверность представляемой информации об исполнении документа несет ответственный исполнитель.

Документы, не снятые с контроля и не продленные в установленном порядке, считаются неисполненными.

Учет количества документов, поступивших, созданных, отправленных за определенный период времени, проводится по Роспотребнадзору в целом, по отдельным структурным подразделениям, по группам документов, корреспондентам, действиям, произведенным с документами, и другим параметрам, необходимым для анализа работы с документами в целях ее совершенствования.

Документооборот состоит из трех потоков:

• документы, поступающие из других организаций (входящие),
• документы, отправляемые в другие организации (исходящие),
• документы, созданные в Роспотребнадзоре и используемые в различных видах деятельности.

При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по данным СЭД и других регистрационно-учетных форм.

За единицу учета количества документов принимается единственный экземпляр документа (подлинник или копия, если копия - единственный экземпляр документа в организации, например, копия исходящего письма) без учета копий, создаваемых при печати и копировании (тиражировании). Копии документов при необходимости анализа учитываются отдельно.

Результаты учета объема документооборота в Роспотребнадзоре ежегодно обобщаются Управлением кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы и представляются руководству в виде отчета об объеме документооборота за год (Приложение N 21).

Показатели объема документооборота используются при организации работы делопроизводственных участков, при расчете численности работников, занятых в делопроизводстве, и оплаты труда, для определения количества необходимых канцелярских принадлежностей, средств вычислительной и организационной техники.

Роспотребнадзор формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов. Документальный фонд Роспотребнадзора составляют документы, созданные в Роспотребнадзоре и полученные им в результате взаимодействия с органами государственной власти, другими федеральными органами исполнительной власти, организациями и гражданами.

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Роспотребнадзора (далее именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по делопроизводству и архивному делу.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

4.12.1. Разработка и ведение номенклатуры дел Роспотребнадзора

Оперативное хранение документов Роспотребнадзора до передачи их на хранение в архив или уничтожение осуществляется в структурных подразделениях.

В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Номенклатура дел Роспотребнадзора составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, включая документы, поступающие из других организаций.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе Роспотребнадзора, номенклатурой дел за прошедший год, локальными нормативными актами Роспотребнадзора, содержащими сведения о документах, образующихся в деятельности Роспотребнадзора, номенклатурами дел за предшествующие годы, перечнями документов с указанием сроков их хранения.

В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, комитетов и др.), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях - копии документов. Копии документов включаются в номенклатуру дел, если копия - единственный экземпляр документа в Роспотребнадзоре, а также если копии необходимы для организации деятельности структурного подразделения.

Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

Номенклатура дел Роспотребнадзора составляется Управлением кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы по установленной форме (Приложение N 23) в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год.

Номенклатура дел Роспотребнадзора на предстоящий календарный год подписывается начальником Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы, визируется сотрудником, ответственным за архив, согласовывается Центральной экспертной комиссией Роспотребнадзора и один раз в 5 лет представляется на согласование Экспертно-проверочной комиссии Государственного архива Российской Федерации (далее - ЭПК ГАРФ).

Номенклатура дел, согласованная ЭПК ГАРФ в соответствии с предоставленными ему полномочиями, утверждается Руководителем и вводится в действие с 1 января предстоящего календарного года.

В случае изменения функций и структуры Роспотребнадзора номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново.

Первый экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы, второй - используется Управлением кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы в качестве рабочего экземпляра, третий - передается в архив Роспотребнадзора в качестве учетного документа, электронная копия номенклатуры дел Роспотребнадзора, утвержденной Руководителем, передается в ГАРФ.

В структурные подразделения номенклатура дел рассылается Управлением кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе или в электронной форме.

Номенклатура дел Роспотребнадзора строится по структурной схеме - названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой Роспотребнадзора.

Номенклатура дел структурного подразделения (Приложение N 22) составляется в каждом структурном подразделении работником, ответственным за делопроизводство структурного подразделения, при участии ведущих специалистов структурного подразделения, согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (при ее наличии), подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

Ответственность за своевременность и правильность составления номенклатуры дел структурного подразделения несет его руководитель.

Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение должно в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел и состоит из установленного в Роспотребнадзоре цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения, например:

10-1-01, где "01" - индекс Управления санитарного надзора, "1" - индекс отдела в Управлении санитарного надзора, "01" - индекс заголовка по номенклатуре дел в пределах отдела.

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включенных в разные разделы.

Если в течение года возникают документы, не предусмотренные номенклатурой дел Роспотребнадзора, заголовки новых дел дополнительно включаются в номенклатуру дел. В каждом разделе номенклатуры дел для вновь заводимых дел предусматриваются резервные номера.

Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение делопроизводственного года в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

а) название вида дела (переписка, журнал и др.) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы и др.);

б) наименование автора документа (организации, структурного подразделения, постоянно действующего или временного органа, должности лица или и др.);

в) наименование корреспондента (организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы);

г) краткое содержание документов дела;

д) название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

е) дата (период), к которым относятся документы дела;

ж) указание на копийность документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью решения вопроса, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются названия видов документов, наиболее представленных в деле:

"Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу (виды документов-приложений не перечисляются):

"Документы к протоколам заседаний Научно-технического совета";

"Протоколы производственных совещаний при генеральном директоре и документы к ним".

В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе:

"Протоколы заседаний дирекции".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и/или по какому вопросу она ведется:

"Переписка с образовательными учреждениями о повышении квалификации работников".

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не называются, а указывается их видовое название:

"Переписка с федеральными органами исполнительной власти".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются:

"Переписка о заключении государственных контрактов".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним:

"Переписка с ООО "Теле2" о предоставлении услуг связи".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название:

"Переписка с учреждениями культуры административных округов Москвы".

если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела:

"Переписка с филиалом в Московской области о планировании и отчетности".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты):

"Отчеты структурных подразделений за 2017 год";

"Статистический отчет о численности, составе и движении кадров за 2017 год (ф. N 27-год)".

При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 "Количество дел" заполняется в течение года по мере формирования томов (частей) дела. По достижении делом, включающим документы длительных сроков хранения (свыше 10 лет и постоянно), объема в 250 листов, том закрывается и открывается новый том, при этом в графе 3 номенклатуры дел указывается номер тома и крайние даты документов дела:

Т. 1. 11.01.2017-30.06.2017

Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.

В графе 4 "Срок хранения и N статьи по перечню" указываются сроки хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечню документов с указанием сроков хранения, федеральному закону или иному нормативному правовому акту.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, "Переходящее с 2016 г."), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе "Примечание" отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием наименования информационной системы:

"Электронные документы. СЭД Роспотребнадзора".

По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись дополняется записью о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, передаются в архив организации, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.

4.12.2. Формирование дел, оформление дел и их текущее хранение

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Документы, поступившие в Роспотребнадзор на бумажных носителях и адресованные Руководителю или его заместителям, формируются в дела Отделом документооборота и контроля.

Ответственность за формирование дел в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства. Указания Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы о необходимости переформирования дел являются обязательными для исполнения сотрудниками структурных подразделений.

Исполненные и законченные делопроизводством документы должны сдаваться исполнителем в Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Роспотребнадзора, в 10-дневный срок для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Во время приема исполненных документов на подшивку ответственный за делопроизводство проверяет наличие отметок об исполнении и направлении в дело, количество листов и наличие указанных в документе приложений.

Контроль за правильным формированием дел осуществляет Отдел документооборота и контроля.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

• помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
• группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
• раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
• помещать в дела ксерокопии, факсограммы, телефонограммы на общих основаниях;
• в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату в Отдел документооборота и контроля (в делах структурных подразделений), лишние экземпляры, черновики;
• по объему дело не должно превышать 250 листов;
• при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.;
• приложения большого объема группировать в отдельные тома, небольшие приложения присоединяются к документам, к которым они относятся;
• документы с грифом "Для служебного пользования" формируются в отдельное дело "Для служебного пользования", предусмотренное в разделе структурного подразделения номенклатуры дел Роспотребнадзора;

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции и другие документы, утвержденные распорядительными документами Роспотребнадзора, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате формируются в самостоятельные дела, по годам, а внутри года - по алфавиту.

Годовые отчеты, планы, сметы группируются отдельно от проектов этих документов и включаются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления и даты поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Роспотребнадзора и его территориальных органов и все документы, касающиеся их рассмотрения и исполнения, группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Дела Роспотребнадзора подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками Отдела документооборота и контроля и сотрудниками структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 24); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение N 25); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение N 26); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке Дела указываются реквизиты: полное наименование фондообразователя - "Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека", наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела в соответствии с утвержденной номенклатурой; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

• наименование "Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека" в именительном падеже, далее - официально принятое сокращенное наименование - "Роспотребнадзор", которое указывается в скобках после полного наименования;
• наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой;
• номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по утвержденной номенклатуре дел Роспотребнадзора на текущий год;
• заголовок дела - переносится из утвержденной номенклатуры дел Роспотребнадзора на текущий год;
• дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. При нумерации листов необходимо соблюдать следующие требования:

• лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу;
• документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке;
• листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно;
• фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;
• подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
• приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

Если при нумерации документов допущено большое количество ошибок, дело перенумеровывается, при этом старая нумерация зачеркивается.

После завершения нумерации листов в конце дела на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись: цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел Роспотребнадзора после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Роспотребнадзора черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК ГАРФ.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Роспотребнадзора по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Для учета документов по личному составу в Роспотребнадзоре составляется внутренняя опись личных дел.

Внутренняя опись документов дела - учетный документ, содержащий перечень документов с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Внутреннюю опись помещают в начале дела и составляют на отдельном листе по установленной форме, которая содержит: порядковые номера документов дела, их индексы, даты, заголовки и номера листов дела, на которых расположен каждый документ, примечание. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

4.12.3. Организация оперативного хранения документов

С момента заведения и до передачи в архив Роспотребнадзора дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и специалисты, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела и документы хранятся в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света, в специально отведенных для этих целей помещениях или в рабочих кабинетах.

Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются по возрастанию номеров в соответствии с номенклатурой дел Роспотребнадзора. Выписка из номенклатуры дел Роспотребнадзора помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Роспотребнадзора.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Руководителя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

4.12.4. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов в Роспотребнадзоре на стадии делопроизводства проводится:

• при составлении номенклатуры дел;
• в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;
• при подготовке дел к передаче в архив Роспотребнадзора.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Роспотребнадзоре создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее - ЭК) в структурных подразделениях.

Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Руководителем (для ЦЭК) и руководителем структурного подразделения (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

• отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Роспотребнадзора;
• отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Роспотребнадзора путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

4.12.5. Составление и оформление описей дел

На дела, передаваемые в архив, после их оформления составляется опись. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания (Приложение N 27). Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на:

• дела постоянного хранения;
• дела временного (свыше 10-ти лет) хранения;
• дела по личному составу (приказы по личному составу, лицевые счета, личные дела).

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляют.

Описи дел составляются сотрудниками структурных подразделений ежегодно под непосредственным методическим руководством Отдела документооборота и контроля. По этим описям документы сдаются в архив Роспотребнадзора. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Роспотребнадзора, которую готовит отдел обеспечения документооборота и контроля исполнения документов и по которой он сдает дела на государственное хранение в ГАРФ.

Описи дел составляются по установленной форме (Приложение N 27) и представляются в Отдел документооборота и контроля не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Описи дел по личному составу составляются так же, как для дел постоянного хранения.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре подразделения. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, принимаются меры по их розыску. На не обнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел в архив.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

• каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);
• порядок нумерации дел в описи - валовый;
• графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
• при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
• графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с отделом обеспечения и контроля документооборота и утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Роспотребнадзора, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

4.12.6. Передача документов на архивное хранение

Документы Роспотребнадзора на бумажных носителях и базы данных, используемых в Роспотребнадзоре информационных систем, являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГАРФ. До передачи на постоянное хранение документы хранятся в архиве Роспотребнадзора 15 лет.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Роспотребнадзора, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В архив Роспотребнадзора передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

Дела должны быть увязаны в связки, на каждую связку прикрепляется ярлык, на котором указывается структурное подразделение, крайние даты дел, номера описи, дела, связки, срок хранения.

Вместе с делами в архив Роспотребнадзора передаются регистрационные формы на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой регистрационной формы или базы данных включается в опись.

Передача дел в архив Роспотребнадзора осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Роспотребнадзора сотрудник архива предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Роспотребнадзора. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Прием каждого дела производится сотрудником архива Роспотребнадзора в присутствии работника структурного подразделения. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, номера отсутствующих дел, а также подписи сотрудника архива Роспотребнадзора и лица, передавшего дела.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Роспотребнадзора лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Роспотребнадзора независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

4.12.7. Уничтожение дел с истекшими сроками хранения

После составления сводных описей дел постоянного хранения производится отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 28). Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. Согласованные ЦЭК акты утверждаются Руководителем только после утверждения экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения; после этого Роспотребнадзор имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всей Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав и благополучия человека (Приложение N 28). Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

После утверждения Руководителем актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Роспотребнадзора проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от ... N ..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

Подлежащие уничтожению дела, увязанные в связки, передаются в контору для переработки сырья. Уничтожение документов и дел без оформления актов о выделении документов к уничтожению ЗАПРЕЩАЕТСЯ.

5.1. Изготовление, использование и хранение бланков документов

Бланки организационно-распорядительных документов, применяемые в Роспотребнадзоре, используются строго по назначению и не могут передаваться другим организациям, должностным и физическим лицам.

Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы Роспотребнадзора:

• оформляет заказы на изготовление бланков организационно-распорядительных документов типографским способом;
• осуществляет хранение бланков организационно-распорядительных документов и выдачу их в структурные Роспотребнадзора;
• осуществляет контроль за правильностью использования бланков организационно-распорядительных документов;
• ведет учет бланков организационно-распорядительных документов, выданных в структурные подразделения Роспотребнадзора.

5.2. Изготовление, учет, использование, хранение и уничтожение печатей и штампов, вышедших из употребления

В Роспотребнадзоре в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" и Положением о Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека используется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

В Роспотребнадзоре также могут использоваться печати подразделений, печати для пакетов и отдельных категорий документов, а также металлические выжимные печати для опечатывания помещений и удостоверения специальных пропусков.

Печати и штампы Роспотребнадзора изготавливаются в количестве, необходимом для осуществления структурными подразделениями возложенных на них функций. Решение об изготовлении и количестве экземпляров печатей и штампов принимает Руководитель по представлению начальника Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

Если печать используется в нескольких экземплярах, номер экземпляра печати указывается в клише печати при ее изготовлении.

Печати и штампы выдаются для использования сотрудникам, ответственным за их использование и хранение, под подпись в журнале учета печатей и штампов (Приложение N 31). Учет печатей и штампов Роспотребнадзора ведет Финансово-экономическое управление.

При использовании в работе печати и штампы хранятся в запирающихся шкафах (сейфах) сотрудников, ответственных за хранение и использование печатей и штампов.

Передача печатей и штампов посторонним лицам не допускается. Вынос печатей и штампов за пределы Роспотребнадзора возможен в исключительных случаях по решению Руководителя (например, при подписании договоров и др.).

Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Финансово-экономическое управление, на которое возложен учет печатей и штампов, для централизованного уничтожения. Печати уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.

5.3. Учет ключей электронных подписей

Для обмена электронными документами посредством МЭДО и СЭД в Роспотребнадзоре используются усиленные квалифицированные электронные подписи. Состав должностных лиц - владельцев усиленных квалифицированных электронных подписей определяет Руководитель.

При передаче Роспотребнадзором электронных документов на электронный адрес другой организации, а также для обмена электронными документами посредством СЭД в Роспотребнадзоре и территориальных органах и подведомственных организациях могут использоваться усиленные неквалифицированные электронные подписи и/или простые электронные подписи (далее - электронная подпись) в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Электронный документ в СЭД, подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и имеет одинаковую с ним юридическую силу при одновременном соблюдении следующих условий:

• ключ подписи, относящийся к конкретной электронной подписи, на момент подписания электронного документа является действительным (достоверным), не утратил силу (не отозван);
• подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе;
• дата и время создания электронной подписи зафиксированы в СЭД;
• электронная подпись используется в соответствии с установленным в Роспотребнадзоре распределением права подписи документов между должностными лицами и сотрудниками.

Генерацию и хранение ключей неквалифицированной и простой ЭП в СЭД осуществляет администратор СЭД.

Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы ведет учет ключей электронных подписей в специальном журнале (Приложение N 32). Выдача материальных носителей электронной подписи и их возврат по истечении срока действия осуществляется под личную подпись работника в журнале.

Создание паролей для простой электронной подписи осуществляется в порядке, установленном приказом Роспотребнадзора, устанавливающим порядок эксплуатации СЭД и использования электронных подписей при работе с документами.

Ключ электронной подписи, используемой в СЭД, является конфиденциальной информацией и защищается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Образец бланка приказа Роспотребнадзора

к Инструкции по делопроизводству

Образец журнала учета гербовых бланков Роспотребнадзора

Продолжение приложения N 8 к Инструкции по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами в центральном аппарате Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека приказываю:

1. Утвердить инструкцию по документационному обеспечению управления в центральном в аппарате Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (приложение).

2. Ввести инструкцию в действие с 1 января 2018 года.

3. Начальникам управлений до 10 января 2018 года назначить лиц, ответственных за ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов и представить информацию в Управление административно-документационного обеспечения.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

к Инструкции по делопроизводству

Руководитель (заместитель руководителя) Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав и благополучия человека , рассмотрев в порядке статьи ____ Федерального закона от ______ N ___ "_",

УСТАНОВИЛ:

С учетом вышеизложенного, руководствуясь статьей _________ Федерального закона от ________ N ___ "_______________________________________________",

РЕШИЛ:

Копию настоящего решения в трехдневный срок направить:

1. <a id="p102217"></a>___________________________________________________________________,

2. <a id="p102218"></a>в Управление Роспотребнадзора по __________________________________.

Приложение № 16 к Инструкции по делопроизводству

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

Акты (проверок и решений; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; приема-передачи имущества; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);

Должностные регламенты;

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

Инструкции (по документационному обеспечению управления, по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

Нормативы (расходы сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);

Отчеты (о финансово-хозяйственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах);

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперативных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, ученого совета и т.д.).

Положения (о структурном подразделении; о комиссии, о премировании и т.д.).

Прейскуранты на лекарственные препараты и предметы медицинского назначения.

Программы (проведения работ и мероприятий; командировок; учебные).

Расценки на производство работ.

Сметы (расходов на содержание управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда Роспотребнадзора; на освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

Стандарты (государственные, фармакопейные статьи, технические условия);

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ РОСПОТРЕБНАДЗОРА С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);

Архивные справки и архивные копии;

Больничные листы работников Роспотребнадзора;

Грамоты;

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в суде и т.д.);

Договоры, соглашения, контракты;

Документы для оформления пенсионных дел;

Документы, направляемые в органы ФМС России для оформления заграничного паспорта;

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);

Заявки (на оборудование, изобретения; направляемые МИД);

Заключения и отзывы;

Исполнительные листы;

Командировочные удостоверения;

Лицензии на осуществление деятельности, связанной с использованием возбудителей инфекционных заболеваний, и деятельности в области использования источников ионизирующего излучения (генерирующего);

Копии уставов территориальных органов и подведомственных организаций Роспотребнадзора;

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями Российской Федерации, присвоению почетных званий, премиями и т.д.);

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);

Планы капитальных вложений;

Планы учебные, программы усовершенствования врачей;

Поручения (бюджетные, пенсионные, платежные (сводные, в банки); на получение инвалюты со счета в банках; перевод валюты банкам; на импорт и т.д.);

Положения;

Постановления Главного государственного санитарного врача Российской Федерации;

Приказы по основной деятельности;

Протоколы согласования;

Регистрационные удостоверения на зарубежные лекарственные и диагностические средства и изделия медицинского назначения и медицинскую технику;

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банки);

Решения (по жалобе, о списании основных средств, по договорам аренды, по установлению размера санитарно-защитной зоны);

Свидетельства о государственной регистрации продукции в соответствии с разделом II Единого перечня товаров, подлежащих санитарно-эпидемиологическому надзору (контролю) на таможенной границе и таможенной территории таможенного союза;

Сметы расходов;

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использования бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

Титульные списки;

Трудовые книжки;

Удостоверения, дипломы, аттестаты;

Штатные расписания и изменения к ним.

<*> Если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном настоящей инструкцией по делопроизводству.

1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.

2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные и др.).

3. ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации.

4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

5. Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата, поступившие без сопроводительных писем.

6. Конкурсная документация.

7. Научно-техническая и проектная документация.

8. Корреспонденция, адресованная сотрудникам Роспотребнадзора с пометкой «Лично».

9. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты.

10. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

11. Прейскуранты.

12. Пригласительные билеты, приглашения.

13. Программы конференций, совещаний.

14. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты и др.).

15. Учебные планы, программы.

16. Формы и бланки, в т.ч. формы статистической и иной отчетности.

1.1. С прописной буквы пишутся все слова и имена собственные в названиях высших законодательных, судебных и исполнительных органов власти Российской Федерации:

Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

Конституционный Суд Российской Федерации;

Совет Безопасности Российской Федерации;

Правительство Российской Федерации.

1.2. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях совещательных, консультативных и иных органов при Президенте Российской Федерации, Правительстве Российской Федерации:

Комиссия при Президенте Российской Федерации по вопросам федеративных отношений и местного самоуправления;

Комиссия Правительства Российской Федерации по законопроектной деятельности.

1.3. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях самостоятельных структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации:

Управление информационного и документационного обеспечения Президента Российской Федерации;

Президиум Правительства Российской Федерации;

Департамент делопроизводства и контроля Правительства Российской Федерации.

1.4. Наименования отделов, входящих в состав департаментов и управлений, пишутся со строчной буквы.

При отсутствии полного названия слова департамент, главное управление, управление, комиссия, употребляемые как нарицательные, пишутся со строчной буквы.

5. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях федеральных органов исполнительной власти (министерств, служб, агентств):

Министерство иностранных дел Российской Федерации;

Министерство внутренних дел Российской Федерации;

Федеральная служба по труду и занятости;

Федеральное архивное агентство.

Распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16 июля 2008 г. № 943/788 установлены полные и сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти, например:

Министерство регионального развития Российской Федерации — Минрегион России;

Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации — Минкомсвязь России;

Федеральная служба по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды — Росгидромет;

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии — Ростехрегулирование.

Установлено, что полные наименования федеральных органов исполнительной власти используются при подготовке:

• проектов указов Президента Российской Федерации,
• проектов постановлений Правительства Российской Федерации и иных официальных документов (международных договоров и других).

Сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти используются при подготовке:

• проектов распоряжений Президента Российской Федерации;
• проектов распоряжений Правительства Российской Федерации;
• протоколов заседаний и совещаний;
• служебных писем;
• документов справочного характера;
• приложений (нетекстовых) к указам Президента Российской Федерации и постановлениям Правительства Российской Федерации;
• проектов положений о федеральных органах исполнительной власти, утверждаемых актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

Слова министерство, служба, агентство пишутся со строчной буквы во множественном числе и не в качестве имен собственных: «... предложить агентству рассмотреть вопрос о ...».

2.1. С прописной буквы пишется первое слово и входящие в название имена собственные в названиях организаций, учреждений, предприятий (далее — организации) единичного типа:

Фонд возрождения Москвы;

Дом книги;

Московский городской фонд обязательного медицинского страхования.

Это правило распространяется на организации всех типов: научные, учебные, зрелищные, учреждения культуры, промышленные и торговые организации:

Российская академия наук;

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела;

Государственный центральный театр кукол;

Дворец культуры Метростроя;

Горьковский автомобильный завод.

2.2. Название организационно-правовой формы (публичное акционерное общество, акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью и др.) пишется со строчной буквы, фирменное наименование организации, как правило, заключается в кавычки:

акционерное общество «Восток»;

публичное акционерное общество «Газпром»;

Слова Государственный, Российский, Федеральный в названии организационно-правовой формы пишутся с прописной буквы:

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Государственный университет управления»;

Российской акционерное общество по производству цветных и драгоценных металлов «Норильский никель».

Организация может иметь полное наименование и сокращенное наименование, закрепленные уставом (положением), например:

публичное акционерное общество «Нефтяная компания „Лукойл“ (ПАО „Лукойл“);»

Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД).

В переписке может использоваться как полное, так и официально закрепленное сокращенное наименование организации.

2.3. Со строчной буквы пишутся наименования организаций неединичного характера: городская поликлиника № 109, музыкальная школа № 3.

2.4. Со строчной буквы пишутся наименования организаций, состоящие из родового названия и фирменного наименования в кавычках: корпорация «Даль строи», издательский дом «Коммерсант»,

но пишутся с прописной буквы, если начинаются словами: Государственный, Российский, Всероссийский, Центральный, Международный:

Российский фонд поддержки предпринимательства «Инициатива».

2.5. Сложные названия, начинающиеся с географического определения, пишутся с прописной буквы, если географическое определение входит в официальное название:

Московская коллегия адвокатов;

Московский театр оперетты,

но пишутся со строчной буквы, если определение не входит в название:

московский завод «Компрессор».

2.6. С прописной буквы пишется первое слово в названиях, начинающихся порядковыми числительными: первый, второй, третий и т.п.:

Шестой государственный подшипниковый завод.

2.7. В названиях со словом имени или номером (N ...) со строчной буквы пишется родовое название организации и название, указывающее на специализацию:

тонкосуконная фабрика имени Петра Алексеева;

фабрика детской игрушки № 2.

Дворец культуры Метростроя;

Дворец творчества для детей и юношества;

Дом Российской прессы.

Центральный дом ученых;

Санкт-Петербургский дом ученых имени А.М. Горького.

2.9. С прописной буквы пишется помимо первого слова и имен собственных, входящих в название, начальное слово той части названия, которое само по себе употребляется для обозначения той же организации, например:

Центральный Дом журналистов (ср.: Дом журналистов);

Государственная Третьяковская галерея (ср.: Третьяковская галерея);

Государственная Оружейная палата Московского Кремля (ср.: Оружейная палата);

Государственный академический Большой театр (ср.: Большой театр).

2.10. Со строчной буквы пишутся названия организаций во множественном числе и не как имена собственные: университеты Москвы, банки Московской области, авиационный завод, хлебобулочный комбинат.

2.11. Со строчной буквы пишутся названия структурных подразделений организаций (отделов, секторов, групп, лабораторий, кафедр и т.д.), а также слова президиум, ученый совет, научно-технический совет, экспертный совет и т.п.: отдел персонала, отдел силового оборудования, кафедра политологии, рекламная группа и др.

Республика Башкортостан;

Республика Саха (Якутия);

Республика Северная Осетия — Алания;

Карачаево-Черкесская Республика.

3.2. В названиях краев, областей, автономных округов и автономной области с прописной буквы пишутся слова, составляющие индивидуальное название:

Алтайский край;

Вологодская область;

Еврейская автономная область;

Ямало-Ненецкий автономный округ.

4.1. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях законодательных актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, международных договоров и соглашений, а также документов, принятых конгрессами, совещаниями международных организаций и учреждений:

Конституция Российской Федерации;

Трудовой кодекс Российской Федерации;

Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»;

Указ Президента Российской Федерации от 17 апреля 2017 г. № 171 «О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций»;

Устав города Москвы;

Закон города Москвы от 18 июня 1997 г. № 25 «Об обращениях граждан»;

Итоговый документ Венской встречи.

Договор о дружбе, сотрудничестве и взаимной помощи.

Во всех остальных случаях название документов пишется со строчной буквы:

распоряжение Правительства Российской Федерации;

приказ Роспотребнанадзора.

Предшествующее сложное прилагательное, образованное от названий стран, заключивших договор, пишется со строчной буквы, например:

российско-французский Договор о сотрудничестве.

Со строчной буквы пишется наименование проекта законодательного акта:

проект федерального конституционного закона «О ...»;

проект указа Президента Российской Федерации «О ...»;

проект закона города Москвы «О ...».

4.2. С прописной буквы пишется название документа (устава, положения, регламента, инструкции и др.), если название составляет одно целое с заголовком к документу:

Положение о Министерстве природных ресурсов Российской Федерации,

Устав Московского государственного университета имени М.В. Ломоносова;

Программа развития малого предпринимательства;

Инструкция по делопроизводству.

4.3. Со строчной буквы пишется название документа, имеющие заголовок, заключенный в кавычки, за исключением названий, указанных в п. 4.1:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 447 «Об утверждении ...»;

На основании инструкции пользователя «Ввод информации в базу данных „Учет персонала“ ... .»

4.4. При первом упоминании названия документа в тексте приводится его дата, регистрационный номер и заголовок к тексту или наименование органа, утвердившего его и дата утверждения, например:

В связи с принятием Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» ...

В соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными приказом ГУП «Мосводоканал» 20 декабря 2013 г., ...

При повторном упоминании документа в тексте допустимо ограничиваться упоминанием одного названия, без указания даты и номера, например:

В соответствии с Федеральным законом «О стандартизации в Российской Федерации» ...

При упоминании в тексте Конституции Российской Федерации, кодексов Российской Федерации, а также конституций (уставов) субъектов Российской Федерации дата их принятия и номер, как правило, не приводятся, например:

Конституция Российской Федерации;

Бюджетный кодекс Российской Федерации;

Устав города Москвы.

В текстах многостраничных документов после первого полного наименования документа вводится его сокращенное наименование в скобках, далее в тексте документа используется сокращенное наименование документа, которое пишется с прописной буквы:

1.1. Инструкция по делопроизводству Министерства финансов Российской Федерации (далее — Инструкция) разработана в соответствии с ...

Продолжение приложения N 23 к Инструкции по делопроизводству

Форма номенклатуры дел Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека

Приложение N 25 к Инструкции по делопроизводству

Лист-заверитель дела N _______

В деле подшито и пронумеровано ___________________________________ лист(ов) (цифрами и прописью) в том числе литерные листы _____________________________ пропущенные номера

• листов внутренней описи _________________________________________________

к Инструкции по делопроизводству

Итого _________________________________________________________ документов. (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ________________________________________

                                        (цифрами и прописью)

Форма внутренней описи документов дела

Формат A4 (210 x 297 мм)

Передал _______________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и __________________ регистрационно-контрольных картотек к документам <***> (цифрами и прописью)

<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

<**> При наличии ЭК структурного подразделения.

<***> Передаются вместе с делами канцелярии.

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения

ОПИСЬ N _______ электронных дел, документов

В данный раздел описи внесено ________________________________________ дел, (цифрами и прописью)

Продолжение приложения N 28 к Инструкции по делопроизводству

Передал _______________________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и _______________________ регистрационно-контрольных картотек к документам, (цифрами и прописью) объемом ___________________________ Мб.

Принял ________________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и ______________________________________________ регистрационно-контрольных (цифрами и прописью) картотек к документам, объемом ________________________________________ Мб.

Продолжение приложения N 28 к Инструкции по делопроизводству

| | | | | | | --- | --- | --- | --- | --- | | (наименование должности составителя описи) | | (подпись) | | (расшифровка подписи) |

<*> Составляется на каждое электронное дело.

На основании ______________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием

                        сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ________________________ (название фонда)

Итого ______________________ ед. хр. за ______________________________ годы (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ____ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _________________________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от __________ N __________________)

Документы в количестве ____________________________________________________

• на бумажном носителе весом _____________________ кг сданы на уничтожение;
• на электронном носителе сданы на уничтожение ____________________________

                       (способ уничтожения)

АКТ приема-передачи документов и дел

    В   соответствии   с   пунктом   1.11  Инструкции  по  делопроизводству
Федеральной   службы   по  надзору  в  сфере  защиты  прав  потребителей  и

благополучия человека _____________________________________________________ (должность, фамилия, инициалы) передал, а ________________________________________________________________ (должность, фамилия, инициалы) принял дела за __________ в количестве ____________________________________ (годы) (цифрами и прописью) в соответствии с прилагаемыми выписками из номенклатуры дел.

Приложение: на ___ л.

АКТ N _____ Об отсутствии (повреждении) документов (приложений в почтовых отправлениях

В Федеральную службу по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека поступило ______________________ (вид отправления) от ____________________________ (наименование отправителя) (адрес отправителя: _____________________________________).

При поступлении почтового отправления установлено:

1. Целостность бумажного пакета полностью (частично) нарушена. Новое пакетирование произведено отделением связи.

2. Почтовое отправление от «__» ____________ (заявление, письмо, обращение и т.д.) поступило без вложения:

Настоящий акт составлен в двух экземплярах и направлен:

1 экз. — в архивное дело Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека в соответствии с номенклатурой дел

2 экз. — наименование отправителя, адрес.