Приказ Роспатента от 27.05.2009 № 83

«О внесении изменений и дополнений в Порядок проведения научно-исследовательских работ и оформления отчетности о выполненных работах»

(вместе с «Порядком... ПН-2-2009»)

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ, ПАТЕНТАМ И ТОВАРНЫМ ЗНАКАМ

ПРИКАЗ

от 27 мая 2009 г. № 83

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ В ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИХ РАБОТ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ О ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТАХ

Во исполнение Приказа Роспатента от 12.02.2009 № 18 «О мерах по совершенствованию организации выполнения в ФГУ ФИПС научно-исследовательских работ и учета их результатов» и в целях совершенствования документационного обеспечения научно-исследовательской деятельности в системе Роспатента приказываю:

1. Внести изменения и дополнения в Порядок проведения научно-исследовательских работ и оформления отчетности о выполненных работах (далее — Порядок), утвержденный п. 1 Приказа Роспатента от 06.02.2006 № 13, изложив его в редакции согласно Приложению.

2. Руководителям структурных подразделений Роспатента, ФГУ ФИПС (Барбашин А.В.) руководствоваться прилагаемым Порядком.

3. Признать утратившими силу:

3.1. Приказ Роспатента от 05.07.99 № 130 «Об утверждении Порядка проведения НИОКР и оформления отчетности о выполненных работах»;

3.2. Пункт 1 Приказа Роспатента от 28.09.2001 № 112 «О внесении изменений и дополнений в действующие Порядки ПН-1-99, ПН-2-99, ПН-7-99» в части, касающейся Порядка ПН-2-99;

3.3. Пункт 1 Приказа Роспатента от 31.07.2003 № 107 «О внесении изменений и дополнений в действующие Порядки ПН-1-99, ПН-2-99, ПН-3-99, ПН-4-2000, ПН-5-2000, ПН-6-2000, ПН-7-99, ПН-8-99» в части, касающейся Порядка ПН-2-99;

3.4. Пункт 2 Приказа Роспатента от 27.02.2004 № 21 «О совершенствовании процедуры оформления документации, связанной с проведением НИР»;

3.5. Пункт 1 Приказа Роспатента от 06.02.2006 № 13 «О внесении изменений и дополнений в Порядок проведения научно-исследовательских работ и оформления отчетности о выполненных работах и Порядок сдачи-приемки в опытную и промышленную эксплуатацию автоматизированных систем» в части, касающейся Порядка проведения научно-исследовательских работ и оформления отчетности о выполненных работах.

от 27 мая 2009 г. № 83

ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИХ РАБОТ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ О ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТАХ

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок проведения научно-исследовательских работ и оформления отчетности о выполненных работах (далее — ПН-2-2009) регламентирует вопросы оформления документов, касающихся проведения НИР, выполняемых в системе Федеральной службы по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам (Роспатент), и оформления отчетности о выполненных работах.

1.2. Положения ПН-2-2009 распространяются на Федеральное государственное учреждение «Федеральный институт промышленной собственности Федеральной службы по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам» (ФГУ ФИПС) и определяют права и обязанности директора ФГУ ФИПС и должностных лиц, участвующих в деятельности, связанной с проведением научно-исследовательских работ и оформлением отчетности о выполненных работах по п. 1.1.

1.3. Настоящий Порядок не распространяется на документы, оформленные до начала проведения работ (планы, технические задания и др.), при обсуждении их на секциях Научно-технического совета, при приемке работ в опытную и промышленную эксплуатацию и при использовании их результатов, что регламентируется другими Порядками (ПН-1-2009, ПН-7-2009 и др.).

1.4. Порядок ПН-2-2009 разработан на основе действовавшего ранее Порядка ПН-2-2006 с учетом нормативных правовых документов и др. источников информации, приведенных в Списке использованных источников информации (Приложение 5), а также практики проведения этих работ и оформления документации по ним в системе Роспатента.

1.5. Документы, составленные при проведении работ и оформлении отчетности об их выполнении, являются собственностью ФГУ ФИПС.

1.6. Ответственность за выполнение Порядка ПН-2-2009 в подразделениях ФГУ ФИПС возлагается на руководителей подразделений, участвующих в выполнении работ по п. 1.1.

1.7. Работники, причастные к процессу проведения научно-исследовательских работ и составлению связанной с ними документации, несут персональную ответственность за выполнение требований настоящего Порядка и сохранность находящихся у них соответствующих документов.

1.8. Документационное обеспечение деятельности по оформлению отчетности о выполнении работ по п. 1.1 в Роспатенте и ФГУ ФИПС и контроль за соблюдением Порядка ПН-2-2009 возлагается на сектор НИР отдела организации НИР и обучения ФГУ ФИПС (далее — отдел 52).

1.9. Контроль за своевременным и правильным оформлением финансовых документов, относящихся к работам по п. 1.1, осуществляет подразделение, ответственное за правильность оформления финансовых документов в ФГУ ФИПС, — финансовый отдел.

2. Основные понятия и обозначения

2.1 Порядок ПН-2-2009:

2.1.1. Порядок — нормативный акт, регламентирующий действия подразделений и должностных лиц, связанных с проведением научно-исследовательских работ, выполняемых в системе Роспатента.

2.1.2 ПН-2-2009 — сокращенное наименование Порядка, в котором приняты следующие обозначения:

• ПН — аббревиатура из начальных букв слов «Порядок» и «Наука»;
• 2 — порядковый номер настоящего нормативного акта;
• 2009 — обозначение года утверждения Порядка.

2.3. Научная (научно-исследовательская) деятельность — деятельность, направленная на получение и применение новых знаний (Закон [2]).

2.4. Научно-техническая деятельность — деятельность, направленная на получение, применение новых знаний для решения технологических, инженерных, экономических, социальных, гуманитарных и иных проблем, обеспечения функционирования науки, техники и производства как единой системы (Закон [2]).

2.5. Прикладные научные исследования — исследования, направленные преимущественно на применение новых знаний для достижения практических целей и решения конкретных задач (Закон [2]).

2.5.1. Патентные исследования — частный случай прикладных научных исследований — исследования технического уровня и тенденций развития объектов хозяйственной деятельности, их патентоспособности, патентной чистоты, конкурентоспособности (эффективности использования по назначению) на основе патентной и другой документации (ГОСТ [25]).

2.6. Научно-исследовательская(ие) работа(ы) (сокращенно — НИР) — комплекс теоретических и (или) экспериментальных исследований, проводимых с целью получения обоснованных исходных данных, изыскания принципов и путей создания (модернизации) продукции (ГОСТ [26]), выполняемых Головным подразделением-исполнителем в соответствии с утвержденным в установленном порядке Техническим заданием (п. 2.18).

2.7. Результат — в общем случае: то, что получено в завершении какой-нибудь деятельности, работы, итог. В частности, результаты исследования.

2.7.1. Научный и (или) научно-технический результат — продукт, содержащий новые знания или решения и зафиксированный на любом информационном носителе. Результаты этапа НИР (промежуточные) или в целом (окончательные) фиксируются в соответствующей отчетной научно-технической документации (ГОСТ 15.101-98 и 7.32-2001).

2.8 Стороны — в общем случае Заказчик и Исполнитель НИР.

2.9. Заказчик — юридическое лицо, заказывающее проведение НИР в ФГУ ФИПС: в лице его Директора для работ, выполняемых по контракту или выполненных по результатам конкурсов.

2.10. Представитель Роспатента — уполномоченное должностное лицо подразделения Роспатента, непосредственно заинтересованного в использовании результатов НИР.

2.11 Исполнитель — в общем случае юридическое или физическое лицо, непосредственно выполняющее НИР:

2.11.1. Головное подразделение-исполнитель — одно из подразделений ФГУ ФИПС в лице руководителя подразделения или научного руководителя НИР, осуществляющее совместно с другими подразделениями непосредственно выполнение НИР в соответствии с Тематическим планом, отвечающее за качество и уровень исследований, проведенных в полном объеме.

2.11.2. Подразделение-соисполнитель — одно из подразделений ФГУ ФИПС в лице руководителя подразделения, осуществляющее совместно с Головным подразделением-исполнителем выполнение работы (их может быть несколько).

2.11.3. Ответственный исполнитель — работник Головного подразделения-исполнителя ФГУ ФИПС, который не только непосредственно принимает участие в работе, но и отвечает за ее выполнение в срок, в т.ч. за качество и уровень исследований, проведенных в полном объеме.

2.11.4. Соисполнитель — один из работников подразделения-соисполнителя, который совместно с ответственным исполнителем участвует в выполнении работы.

2.12. Куратор Головного подразделения-исполнителя — руководящий работник ФГУ ФИПС, осуществляющий непосредственное наблюдение за ходом работы данного подразделения (директор, заместитель директора или заведующий отделением).

2.13. Научный руководитель — работник ФГУ ФИПС, осуществляющий научное руководство при выполнении НИР, отвечающий за качество и уровень исследований, проведенных в полном объеме.

2.14. Нормоконтролер — работник сектора НИР отдела 52, осуществляющий нормоконтроль, т.е. проверку соответствия отчетной научно-технической документации по НИР действующим нормативам (ГОСТам, порядкам и др.).

2.15. Потребитель — подразделение(я) Роспатента или ФГУ ФИПС, использующее(ие) Результаты с разрешения директора ФГУ ФИПС.

2.16. Пользователи — юридические и физические лица, которые на условиях, оговоренных в ТЗ, с разрешения директора ФГУ ФИПС используют Результаты НИР.

2.16.1. Внутренний пользователь — исполнители НИР и другие работники системы Роспатента.

2.16.2. Внешний пользователь — вышестоящие органы и организации, сторонние органы, организации и физические лица.

2.17. План НИР (кратко — План) — Тематический план научно-исследовательских работ ФГУ ФИПС на планируемый год.

2.18. Техническое задание на НИР (ТЗ) — основной документ для проведения НИР, устанавливающий требования к содержанию, объемам и срокам выполнения этих работ (ГОСТ [26]).

ТЗ регламентирует отношения между руководством ФГУ ФИПС в лице директора, научным руководителем и Головным подразделением-исполнителем в лице руководителя подразделения.

2.19. Этап НИР — определенная в ТЗ часть НИР, являющаяся объектом планирования.

2.19.1 Подэтап НИР — определенная в ТЗ часть этапа НИР.

2.20. Календарный план — документ, являющийся приложением к ТЗ, в котором на основе определенных в ТЗ этапов (подэтапов, стадий) работы отражена их последовательность и сроки выполнения, указаны подразделения-исполнители и форма представления результатов на каждом этапе.

2.21. Калькуляция — документ, являющийся приложением к ТЗ, в котором отражены стоимость работ или трудозатраты при выполнении НИР (общие и по этапам).

2.22. Список исполнителей НИР — документ, являющийся приложением к ТЗ, в котором указываются Ф.И.О. работников подразделений ФГУ ФИПС и привлеченных специалистов, участвующих в выполнении работы, с указанием их функций при выполнении работы и подразделения.

2.23. Отчетная научно-техническая документация (ОНТД) — комплект документов, отражающих объективную информацию о содержании и результатах НИР (этапов НИР), а также содержащих рекомендации по ее использованию, в том числе:

2.23.1. Справка-отчет об этапах выполнения НИР (далее — Справка) — документ, который представляется за отчетный квартал (этап) и в котором указывается объем проведенных работ и их результаты (документы, материалы), подготовленные за это время.

2.23.2. Отчет о НИР — систематизированный документ, в котором отражены результаты научных исследований, оформленный в соответствии с ГОСТ 7.32-2001 «Отчет о научно-исследовательской работе» [16] и требованиями настоящего Порядка.

2.24. Акт сдачи-приемки выполненной НИР и/или этапа (кратко — Акт финансовый) — финансовый документ, констатирующий факт получения Результата, предусмотренного соответствующим этапом Календарного плана, и приемки ее в установленном порядке, с указанием источника финансирования и суммы, предназначенной к оплате по калькуляции по данному этапу.

2.25. Решение о целесообразности (нецелесообразности) ограничения информации (далее — Решение об ограничении информации) — документ, содержащий сведения о целесообразности или нецелесообразности ограничения информации, содержащейся в результатах НИР по соответствующей теме (прикладывается к Отчету о НИР).

2.26 Научно-технический совет ФГУ ФИПС (НТС) — совещательный орган при директоре. ФГУ ФИПС для рассмотрения предложений и выработки рекомендаций по важнейшим вопросам теории и практики охраны объектов интеллектуальной собственности.

2.27. Федеральное государственное унитарное предприятие Всероссийский научно-технический информационный центр (ФГУП ВНТИЦ) — Федерального агентства по науке и инновациям Министерства образования и науки РФ — центр научно-технической информации, обеспечивающий формирование, ведение и организацию использования федеральных информационных фондов, баз и банков данных по различным видам источников научно-технической информации и направлений науки и техники (Положение [5]).

2.28 Подразделения ФГУ ФИПС, в т.ч.:

2.28.1 НИО — научно-исследовательский отдел;

2.28.2 Отдел 52 — отдел организации НИР и обучения.

2.29. Технический архив Института (кратко — Архив) — подразделение ФГУ ФИПС для хранения научно-технической и управленческой документации, осуществляющее прием и хранение документов для передачи на государственное хранение.

2.30 АС — автоматизированная система (подсистема).

2.31. Должностные лица — сотрудники Роспатента и ФГУ ФИПС, совершающие юридически значимые действия в процессе проведения НИР и оформления документации, связанной с ней.

3. Обязанности и права должностных лиц

3.1. Обязанности и права должностных лиц по проведению НИР, оформлению результатов и представлению отчетности вытекают из нормативных документов [1 - 3], а также определяются действующими в Роспатенте и ФГУ ФИПС организационно-распорядительными документами [4 - 7], приказами и др., в том числе — Порядками [10 - 13].

3.2 Основные обязанности и права должностных лиц по проведению НИР следующие:

3.2.1. Обязаны обеспечить оформление и представление всей необходимой документации в соответствии с разделами 4 и 5 настоящего Порядка.

3.2.2. Обязаны особо соблюдать условия конфиденциальности содержащихся в них сведений. В отношении публикации этих сведений и использования результатов работ руководствоваться соответствующими Порядками [14, 30].

3.2.3. Обязаны принимать меры по изменению соответствующих документов, по согласованию с руководством ФГУ ФИПС, если в процессе выполнения работы возникают ситуации, при которых соблюдение оговоренных в Плане, ТЗ или др. документах условий невозможно (отсутствие целесообразности в проведении НИР, невозможность выполнения самой работы в связи с увольнением исполнителя, изменение срока выполнения и т.п.). Все изменения утверждаются руководителем ФГУ ФИПС и руководителем Роспатента, если подлежащие изменению документы были им утверждены.

3.2.4. Проверять соответствие полученных результатов по каждому этапу работы ТЗ и Календарному плану, а также проверять качество предъявленной ОНТД.

3.2.5. При принятии результатов НИР, связанных с разработкой АС, участвовать в комиссии по приему АС в опытную и промышленную эксплуатацию (в соответствии с Порядком ПН-7-2009 [13]).

3.2.6. При установлении соответствия полученных результатов и представленной ОНТД требуемым условиям подписать (или завизировать) соответствующие Акты финансовые.

3.2.7. Представлять сведения об использовании РНТД в отдел 52 для дальнейшего обобщения и размещения на сайте ФГУ ФИПС в соответствии с Порядком [14].

3.2.8. Имеют право использовать результаты работ, в том числе и способные к правовой охране, в пределах и на условиях, предусмотренных ТЗ, с разрешения директора ФГУ ФИПС.

3.3 Обязанности Головного подразделения-исполнителя:

3.3.1. Обеспечивать исполнение Плана: выполнить работы, предусмотренные в ТЗ и Календарном плане, в срок, а также в соответствии с указанной в этих документах формой представления ОНТД (отчет, технологическая документация, программа для ЭВМ, предложения по совершенствованию законодательных и нормативных документов, методические рекомендации и т.п.).

3.3.2. Устранять своими силами и за свой счет допущенные недостатки в выполненных работах, которые могут повлечь отступления от условий, предусмотренных в ТЗ.

3.3.3. Информировать представителя Роспатента о закрытии темы и исключении ее из Плана по объективным причинам.

3.3.4. Представлять отчетную документацию по окончании кварталов, этапов выполнения НИР и после завершения самих работ в соответствии с разделами 4 и 5 настоящего Порядка.

3.3.5. Представлять тезисы доклада в комплекте с отчетом о НИР и не менее чем двумя рецензиями на обсуждение соответствующей секции НТС, руководствуясь Порядком ПН-8-2005 [11].

3.3.6. Выполнять дополнительные обязанности по темам НИР, связанным с разработкой АС, определенных Порядком ПН-7-2009 [13].

3.4 Обязанности Куратора Головного подразделения-исполнителя:

3.4.1 В случаях, когда он является научным руководителем НИР:

• выполняет все обязанности, вытекающие из п. 3.6;
• контролирует содержание и сроки выполнения работ;
• подписывает или визирует все отчетные документы;
• при необходимости принимает меры по внесению изменений в состав исполнителей.

Примечание: т.к. в этом случае куратор и научный руководитель одно лицо, то ставится одна подпись.

3.4.2. В случаях, когда куратор не является научным руководителем НИР, — контролировать сроки выполнения работ и сроки представления отчетных документов.

3.5 Обязанности Научного руководителя НИР.

3.5.1. Научный руководитель НИР — наиболее ответственное лицо при проведении НИР, где ему принадлежит ведущая роль, что следует и из ГОСТ 7.32.2001. Он, прежде всего, осуществляет научно-методическое руководство работой, отвечает за качество и уровень исследований, проведенных в полном объеме, за соответствие полученных результатов НИР тем требованиям (условиям), которые оговорены в ТЗ и в Календарном плане, в том числе и за содержание и оформление ОНТД. Отвечает за использование результатов НИР. Он подписывает все документы в соответствии с разделами 4 и 5.

3.5.2. Как правило, научным руководителем НИР бывает куратор (заместитель директора ФГУ ФИПС, заведующий отделением) или руководитель Головного подразделения-исполнителя. В качестве научного руководителя директором ФГУ ФИПС может быть утвержден высококвалифицированный специалист.

3.5.3. При необходимости принимает меры по внесению изменений в состав исполнителей.

3.6 Обязанности Ответственного исполнителя:

3.6.1. Он непосредственно принимает участие в работе и отвечает за сроки, качество и уровень исследований, проведенных в полном объеме. Лично руководит работой соисполнителей и оказывает им необходимую помощь. Подписывает ОНТД и др. документы в соответствии с разделами 4 и 5.

В своей работе руководствуется ТЗ, Календарным планом, а также научно-методическими указаниями научного руководителя.

3.7 Обязанности руководителя Головного подразделения-исполнителя:

• участвует в пределах своей компетенции в согласовании основных плановых документов (Заявки-обоснования, ТЗ, Календарного плана, Калькуляции стоимости и трудозатрат, Списка исполнителей НИР);
• подписывает (или визирует) документы на этапах их согласования в соответствии с разделами 4 и 5.

3.7.1. В случаях, когда он является научным руководителем или ответственным исполнителем, — руководствуется п. п. 3.5 и 3.6.

3.7.2 Отвечает за использование результатов НИР.

3.8 Обязанности и права отдела 52:

3.8.1. Осуществлять поэтапный предупредительный контроль за сроками выполнения НИР, соответствующим Календарным планам и при выявлении нарушений установленных сроков — уведомлять о них руководителей ФГУ ФИПС, проводящих НИР.

3.8.2. Осуществлять нормоконтроль, визировать и принимать всю отчетную документацию в соответствии с разделами 4 и 5 настоящего Порядка.

3.8.3. Участвовать в обсуждении отчетов о НИР на секциях НТС (в соответствии с действующим Порядком работы секций).

3.8.4. Участвовать в работе комиссии по приемке в опытную и промышленную эксплуатацию АС (в соответствии с Порядком ПН-7-2009 [13]).

3.8.5. Организовывать переплет и хранение до сдачи в Архив (п. 2.29) отчетов о НИР.

3.8.6. Представлять в установленном порядке во ВНТИЦ документацию для регистрации НИР.

3.8.7. Представлять отчеты о ходе выполнения НИР по Тематическому плану НИР ФГУ ФИПС ежеквартально в отдел производственно-экономического планирования ФГУ ФИПС.

3.9 Отдел 52 имеет право:

3.9.1. Не визировать и не принимать указанную в разделе 4 настоящего Порядка отчетную документацию, оформленную не в соответствии с нормативными документами и условиями, оговоренными в разделах 4 и 5 настоящего Порядка.

3.9.2. Требовать от Головных подразделений-исполнителей предъявления результатов поэтапного выполнения НИР для осуществления контроля и другой документации в соответствии с разделами 4 и 5.

3.10. Отдел 19 осуществляет контроль за Актами сдачи-приемки выполненных работ и калькуляцией фактической стоимости и фактических трудозатрат.

4. Отчетная документация: виды, содержание

4.1 Виды отчетных документов по НИР:

4.1.1 По содержанию документов:

• отчетная научно-техническая документация (ОНТД);
• основная финансовая отчетная документация (акты сдачи-приемки);
• дополнительные отчетные документы (протоколы, решения, калькуляции и др.).

4.1.2 По времени подготовки и представления:

• ежеквартальные, представляемые на отдельных этапах работы;
• за Календарный год (если срок исполнения НИР более 1-го года);
• заключительные, представляемые по итогам всей работы.

4.2 К отчетной научно-технической документации (ОНТД) относятся:

• справки об этапах выполнения НИР;
• отчет о НИР как результат законченной работы (заключительный или промежуточный).

4.3 К основной финансовой отчетной документации относятся:

• акты сдачи-приемки выполненной работы и/или этапа (акты финансовые);
• акты сдачи-приемки в опытную и промышленную эксплуатацию, составляемые при выполнении НИР, касающихся АС (в соответствии с действующим Порядком ПН-7-2009 [13]).

4.4 К дополнительным документам относятся:

• Рецензии на отчет о НИР;
• Протокол рассмотрения результатов НИР на секции НТС;
• Решение об ограничении информации;
• Калькуляция фактической стоимости;
• Калькуляция фактических трудозатрат;
• Список фактических исполнителей;
• Протокол распределения вознаграждения.

Примечание: Список фактических исполнителей и протокол распределения вознаграждения представляется только для работ, выполняемых сверх плановых заданий (обозначенных индексом «С»).

Отчетные документы готовит, оформляет и представляет Головное подразделение-исполнитель, в нем конкретно — ответственный исполнитель или лицо, которому это поручит руководитель Головного подразделения-исполнителя.

Сроки и процедура представления отчетных документов — в разделе 5.

4.5 Отчетная научно-техническая документация (ОНТД):

4.5.1 Справка-отчет об этапах выполнения НИР (Справка)

4.5.1.1. Справки составляются каждый квартал или по окончании этапов по Календарному плану (если срок их окончания не совпадает с концом квартала). В них указывается, что сделано за отчетный квартал (этап), какая Продукция (документы, материалы) подготовлены за это время. Эти материалы должны быть либо приложены к Справке, либо предъявлены по требованию руководства ФГУ ФИПС и нормоконтролера отдела 52.

4.5.1.2. Справки составляются в произвольной форме, а форма титульного листа Справки, представленная в Приложении 1, должна содержать название и шифр темы, название и номер этапа. Подписывается научным руководителем и ответственным исполнителем. Представляются в конце каждого квартала или по окончании этапов по Календарному плану.

4.5.2 Промежуточный отчет о выполнении НИР

Составление промежуточных отчетов осуществляется в случаях, если это предусмотрено Календарным планом в качестве формы представления результатов работы на этапе (как правило, если выполнение НИР рассчитано на 2 года и более).

Отчет оформляется так же, как и заключительный, в соответствии с условиями, изложенными в п. 4.5.3.

4.5.3 Заключительный отчет о выполнении НИР:

4.5.3.1. Заключительный отчет составляется на заключительном этапе работы и оформляется в соответствии с ГОСТ [16]. В нем отражается соответствие результатов, полученных в процессе выполнения НИР, результатам, указанным в Тематическом плане НИР и в ТЗ, а также достижение указанных в ТЗ цели и других оговоренных в нем условий.

4.5.3.2. Содержащиеся в отчете результаты работы в виде предложений, рекомендаций, проектов нормативных и методических документов, макетов тестов и описаний тестов и программ, в т.ч. учебных, руководства программиста, руководства оператора, порядка и методики испытаний, пояснительной записки, инструкций по эксплуатации и др. должны быть оформлены самостоятельными документами и включены в отчет в качестве приложений.

4.5.3.3. Отчеты по патентным исследованиям должны, в частности, содержать (в соответствии с ГОСТ [25]) приложения: задание на проведение патентных исследований, регламент поиска и отчет о поиске по соответствующим формам, описание изобретений, аннотации документов и другие справочные материалы, отобранные при проведении поиска, выводы по результатам патентных исследований.

4.5.3.4. Заключительный отчет по работам, связанным с АС, должен составляться после окончания этапа сдачи в опытную и промышленную эксплуатацию.

4.5.3.5. По работам, связанным с АС, должны быть учтены дополнительно требования ГОСТ [17 - 24], в частности:

• во введении должны содержаться характеристика существующей системы управления или информационного обеспечения с указанием недостатков; сведения о результатах НИР, если они использованы в работе; цели и критерии создания АС, требования к АС в целом и ее частям, учитывающие специфику работы;
• основная часть, в зависимости от характера работы, должна (или может) содержать описание АС (в т.ч. ее структуры) и подсистем АС с описанием их функций, процесса выполнения функций, алгоритма и способа формирования результатов, технологического процесса обработки данных, контрольного примера, результатов опытной эксплуатации.

4.6 Основная финансовая отчетная документация:

4.6.1 Акт сдачи-приемки выполненной НИР и/или этапа (Акт финансовый)

Эти Акты составляются по НИР, выполняемым сверх плановых заданий (обозначенных «С»), и содержат: реквизиты: наименование и шифр темы по ТЗ, № и наименование этапа, краткое описание выполненной работы и результата, сметную стоимость по ТЗ с указанием источника финансирования, стоимость работ в текущем году, стоимость этапа работ по калькуляции фактической стоимости, сумму, предназначенную к оплате по калькуляции, подписи директора ФГУ ФИПС и Научного руководителя, на которые ставится соответствующая печать ФГУ ФИПС.

Формы этих Актов представлены в Приложениях 2, 2.1, 3, 3.1, при этом:

а) в Приложениях 2 и 2.1 указаны соответственно формы представляемых ежеквартально Актов сдачи-приемки выполненного этапа научно-исследовательской работы, финансируемой за счет средств ФГУ ФИПС по фонду оплаты труда и за счет средств, полученных ФГУ ФИПС от приносящей доход деятельности;

б) в Приложениях 3 и 3.1 указаны соответственно формы представляемых по итогам года и/или завершения всей работы Актов сдачи-приемки выполненной научно-исследовательской работы, финансируемой за счет средств ФГУ ФИПС по фонду оплаты труда и за счет средств, полученных ФГУ ФИПС от приносящей доход деятельности (акты финансовые итоговые или заключительные).

4.6.2. Акты, составленные при выполнении НИР, касающихся АС (в соответствии с ПН-7-2009).

4.7 Дополнительные отчетные документы:

4.7.1. Рецензия на отчет о НИР (2 экз.), подготовленная в соответствии с Приказом Роспатента от 20.02.2009 № 28 [31], направляется вместе с отчетом на обсуждение секции НТС. Срок подготовки рецензии соответствующим Управлением Роспатента не более 7 календарных дней. 1 экз. рецензии передается Ученому секретарю ФГУ ФИПС для учета.

4.7.2. Протокол рассмотрения результатов НИР на заседании секции НТС (далее — Протокол) с ее решением и рекомендациями относительно обсуждаемой работы оформляется в соответствии с Порядком ПН-8-2005 [11].

4.7.3. Решение об ограничении информации (п. 2.25) оформляется в соответствии с п. п. 6.2 — 6.8 ПН-4-2006 [30].

4.7.4. По НИР, связанным с АС, по которым предусмотрен этап опытной и промышленной эксплуатации, представляются дополнительные документы в соответствии с Порядком ПН-7-2009 [13].

4.7.5. Калькуляция фактической стоимости и Список фактических исполнителей, Калькуляция фактических трудозатрат составляются по окончании Календарного года и при завершении НИР.

Они составляются и оформляются по формам согласно приложениям 5.1, 5.2 и 6 к Порядку ПН-1-2009 [10] и отражают фактические затраты на выполнение НИР на каждый год.

Примечание: Если в работе участвуют привлеченные специалисты (по трудовому соглашению), то в этом случае составляется отдельная калькуляция фактической стоимости (разные источники финансирования) и они вносятся в общий список исполнителей.

4.7.6 Протокол распределения вознаграждения

По НИР, выполняемым сверх плановых заданий, Головное подразделение-исполнитель оформляет Протокол распределения вознаграждения в зависимости от источника финансирования: отдельно для НИР, финансируемых за счет средств ФГУ ФИПС по фонду оплаты труда и средств ФГУ ФИПС, полученных за счет приносящей доход деятельности (как правило, для привлеченных специалистов). Формы представлены в Приложениях 4 и 4.1 в 2-х экз. Протокол подписывается научным руководителем и ответственным исполнителем.

5. Процедура и сроки оформления, согласования, утверждения и представления отчетных документов

5.1. Отчетные документы подготавливает, оформляет и передает по назначению Головное подразделение-исполнитель (ответственный исполнитель или лицо, которому это поручит руководитель Головного подразделения-исполнителя).

5.2. Справка составляется в 1-м экземпляре и представляется в сроки, указанные в п. 5.10 настоящего Порядка. Все справки подписываются научным руководителем темы и ответственным исполнителем. Указанные подписи размещаются на Титульном листе Справки.

5.2.1. После подписания экземпляр (оригинал) представляется в отдел 52.

5.3 Отчет о НИР:

5.3.1. Подготовленный в соответствии с п. 4.5.3 и ГОСТ [16] Отчет о НИР со Списком исполнителей, содержащим все необходимые подписи, представляется в отдел 52 на нормоконтроль.

5.3.2. После прохождения предварительного нормоконтроля на титульный лист ставится подпись: заместителя директора ФГУ ФИПС (куратора) и научного руководителя НИР.

5.3.3. Все заключительные и промежуточные отчеты подлежат обсуждению на секции НТС. Процедура подготовки и оформления документации определена в Порядке ПН-8-2005.

5.3.4. После обсуждения на секции Головное подразделение-исполнитель представляет отчет о НИР в отдел 52 для окончательного нормоконтроля и согласования.

5.3.5. В соответствии с рекомендациями секции НТС, отраженными в Протоколе рассмотрения результатов законченной НИР (ее самостоятельных этапов) и Решении об ограничении информации, оформленными и подписанными в соответствии с п. 9.8 ПН-8-2005 [11] и п. п. 4.7.2 и 4.7.3 настоящего Порядка, отчет о НИР с упомянутыми выше документами и рецензиями передается Головному подразделению-исполнителю либо на доработку, либо для дальнейшего оформления документов.

5.3.6. Головное подразделение-исполнитель после окончательного нормоконтроля передает отчет о НИР с Протоколом и Решением о целесообразности директору ФГУ ФИПС. После подписания отчета о НИР директором ставит на его подпись с грифом «утверждаю» гербовую печать и передает в отдел 52 в 2-х экз.

Примечание: Сроки передачи указанных документов даны в п. 5.10.

5.4 Акт сдачи-приемки выполненной работы и/или этапа (Акт финансовый):

5.4.1. Акт финансовый (п. 4.6.1) должен быть оформлен на одном листе. Он оформляется в 2-х экз. по формам, указанным в Приложениях 2, 2.1 и 3, 3.1 к настоящему Порядку.

5.4.2. Акт в 2-х экз. вместе с ОНТД (п. 4.5) направляется на визирование (во всех случаях):

• куратору Головного подразделения-исполнителя;
• ответственному исполнителю;
• руководителю Головного подразделения-исполнителя;
• руководителю(ям) подразделения(ий)-соисполнителя(ей);
• Главному бухгалтеру;
• Ученому секретарю;
• руководителю отдела 19.

5.4.3. После визирования (п. 5.4.2) Акт сдачи-приемки выполненного этапа (или выполненной научно-исследовательской работы) в 2-х экз. вместе с ОНТД направляется на подпись научному руководителю и директору ФГУ ФИПС. После подписания и простановки соответствующей печати ФГУ ФИПС Акт (п. 5.4) направляется:

• в подразделение ФГУ ФИПС, отвечающее за правильность оформления финансовых документов (отдел 36), — 1 экз. (оригинал);
• в отдел 52 — 1 экз. (оригинал).

Примечание: Сроки передачи Актов финансовых в отдел 52 указаны в п. 5.10.

5.5 Протокол рассмотрения результатов НИР на секции НТС.

Указанный протокол составляется и оформляется в 2-х экз. в соответствии с Порядком ПН-8-2005 [11]. Он прикладывается к каждому экземпляру Отчета о НИР (2 экз.) и сдается в отдел 52.

5.6 Решение об ограничении информации.

Решение об ограничении информации составляется и оформляется в 2-х экз. Оно прикладывается к каждому экземпляру Отчета о НИР (2 экз.) и сдается в отдел 52.

5.7 Калькуляция фактической стоимости и Список исполнителей, Калькуляция фактических трудозатрат:

5.7.1. Калькуляция фактической стоимости или фактических трудозатрат составляется в 2-х экз. в соответствии с п. 4.7.5 настоящего Порядка.

5.7.2. Калькуляция фактической стоимости одновременно с Актом сдачи-приемки выполненной научно-исследовательской работы вместе со Списком фактических исполнителей направляется:

• в подразделение ФГУ ФИПС, отвечающее за правильность оформления финансовых документов, — 1 экз. (оригинал);
• в отдел 52 — 1 экз. (оригинал).

5.7.3 Калькуляция фактических трудозатрат направляется:

в отдел производственно-экономического планирования — 1 экз. (копия)

в отдел 52 — 1 экз. (оригинал).

5.8 Протокол распределения вознаграждения:

Подписанный научным руководителем и ответственным исполнителем Протокол распределения вознаграждения представляется в 2-х экз.: 1 экз. передается в финансовый отдел (36); 1 экз. остается в Головном подразделении-исполнителе.

5.9 Головное подразделение-исполнитель имеет право оставить у себя (ксерокопию):

• Справку о выполнении НИР по Календарному плану;
• Отчет о НИР;
• Протокол рассмотрения результатов НИР на секции НТС;
• Решение об ограничении информации;
• Акт финансовый;
• Акт, составляемый при выполнении НИР, касающихся АС (в соответствии с ПН-7-2009).

5.10 Сроки представления отчетной документации Головным подразделением-исполнителем:

5.10.1. Актов финансовых (п. 4.6.1) с приложением к нему соответствующей Календарному плану работ ОНТД (п. 4.5.1):

• в отдел 52 на нормоконтроль: в 1-м, 2-м и 3-ем кварталах — до 1-го числа последнего месяца отчетного квартала, а в 4-м квартале — до 25 ноября отчетного года;

на подпись:

• Директору ФГУ ФИПС и Научному руководителю — до 5-го числа последнего месяца отчетного квартала, а в 4-м квартале — до 1-го декабря отчетного года.

5.10.2. Справок по работам, выполненным в порядке плановых заданий (п. п. 4.5.1 и 5.2), в отдел 52 — в течение 7 дней, следующих за отчетным кварталом (или за сроком окончания этапа).

5.10.3 Заключительного отчета в отдел 52 для предварительного нормоконтроля:

если НИР заканчивается в 1-м, 2-м, 3-ем квартале:

• не позднее 15-го числа последнего месяца квартала — для работ, выполненных в порядке плановых заданий;
• не позднее 1-го числа последнего месяца квартала — для работ, выполненных сверх плановых заданий;

если НИР заканчивается в 4-м квартале — не позднее 15 ноября для всех НИР.

5.11. Отдел 52 ежеквартально готовит и передает Сводную справку о ходе выполнения НИР в отдел производственно-экономического планирования ФГУ ФИПС (19) не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Приложение 1 к ПН-2-2009

ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ К СПРАВКЕ

___________________________________________________________________________ (шифр и наименование темы)

                     (N и наименование этапа)

                                    Научный руководитель темы
                                    ________________ /_______/

                                    "__" _____________ 20__ г.

                                    Ответственный исполнитель
                                    ________________ /_______/
                                    "__" _____________ 20__ г.

Приложение 2 к ПН-2-2009

АКТ сдачи-приемки выполненного этапа научно-исследовательской работы от «» _________ 20 г.

по теме «__________________________________________________________________ (наименование и шифр темы) __________________________________________________________________________» Этап N ____________________________________________________________________ (номер и наименование этапа) Мы, нижеподписавшиеся: Директор ФГУ ФИПС и Научный руководитель, составили настоящий акт о том, что работа, выполненная в соответствии с этапом N ____ Календарного плана, удовлетворяет требованиям Технического задания и оформлена надлежащим образом. Краткое описание выполненной работы по данному этапу и результата:

Стоимость выполненной работы, финансируемой за счет средств ФГУ ФИПС по фонду оплаты труда, составляет ___________________________________________. (сумма цифрами и прописью) Следует к оплате за выполненный этап по калькуляции за счет средств ФГУ ФИПС по фонду оплаты труда _________________________________________________________. (сумма цифрами и прописью)

Работу принял:                                 Работу сдал:
Директор ФГУ ФИПС                              Научный руководитель
____________ /______/                          ____________ /______/
"__" _______ 20__ г.                           "__" ________ 20__ г.

Примечание: на 2-х экз. проставляются визы (с раскрытием должностей, фамилий и указанием даты):

Ответственного исполнителя, Руководителя отдела 19,

Главного бухгалтера ФГУ ФИПС, Ученого секретаря ФГУ ФИПС.

Приложение 2.1 к ПН-2-2009

АКТ сдачи-приемки выполненного этапа научно-исследовательской работы от «» ________ 20 г.

по теме «__________________________________________________________________ (наименование и шифр темы) __________________________________________________________________________» Этап N ____________________________________________________________________ (номер и наименование этапа)

    Мы,   нижеподписавшиеся:  Директор  ФГУ  ФИПС  и  Научный руководитель,
составили  настоящий  акт  о  том, что работа, выполненная в соответствии с
этапом  N  _____ Календарного плана, удовлетворяет требованиям Технического

задания и оформлена надлежащим образом. Краткое описание выполненной работы по данному этапу и результата:

Стоимость выполненной работы по данному этапу за счет средств ФГУ ФИПС, полученных от приносящей доход деятельности, составляет

                     (сумма цифрами и прописью)

Следует к оплате за выполненный этап по калькуляции за счет средств ФГУ ФИПС, полученных от приносящей доход деятельности _________________________

                     (сумма цифрами и прописью)

Работу принял:                                 Работу сдал:
Директор ФГУ ФИПС                              Научный руководитель
____________ /______/                          ____________ /______/
"__" _______ 20__ г.                           "__" ________ 20__ г.

Примечание: на 2-х экземплярах проставляются визы (с раскрытием должностей, фамилий и указанием даты):

Ответственного исполнителя, Руководителя отдела 19,

Главного бухгалтера ФГУ ФИПС, Ученого секретаря ФГУ ФИПС.

Приложение 3 к ПН-2-2009

АКТ сдачи-приемки выполненной научно-исследовательской работы от «» ________ 20 г.

по теме «__________________________________________________________________ (наименование и шифр темы) __________________________________________________________________________» Последний этап (выполненной работы или календарного года) N

                 (номер и наименование этапа)

Мы, нижеподписавшиеся: Директор ФГУ ФИПС и Научный  руководитель, составили
настоящий акт о том, что работа, выполненная в 20__ году  в  соответствии с
Техническим  заданием,  удовлетворяет  требованиям   последнего и оформлена

надлежащим образом. Краткое описание выполненной работы и результата:

Стоимость выполненной работы, финансируемой за счет средств ФГУ ФИПС по фонду оплаты труда ________________________________________________________ (сумма цифрами и прописью) из них: на 20__ г. составляет _____________________________________________ (сумма цифрами и прописью) в том числе стоимость последнего этапа (N _) составляет __________________,

                    (сумма цифрами и прописью)

Следует к оплате за выполненный последний этап работы по калькуляции за счет средств ФГУ ФИПС по фонду оплаты труда

                    (сумма цифрами и прописью)

Работу принял:                                 Работу сдал:
Директор ФГУ ФИПС                              Научный руководитель
____________ /______/                          ____________ /______/
"__" _______ 20__ г.                           "__" ________ 20__ г.

**М.П.                                           М.П.**

Примечания:

1. по данной форме составляется акт сдачи-приемки выполненной научно-исследовательской работы за календарный год;

2. на 2-х экземплярах проставляются следующие визы:

Куратор Головного подразделения-исполнителя: ______________ /_____/ «» _____________ 20 г.

                                    Руководитель Головного
                                    подразделения-исполнителя
                                    ______________ /_________/
                                    "__" _____________ 20__ г.

                                    Ответственный исполнитель
                                    ______________ /_________/
                                    "__" _____________ 20__ г.

                                    Руководитель(и) подразделения(ий)-
                                    соисполнителя(ей) (по утвержденному
                                    тематическому плану)
                                    ______________ /_________/
                                    "__" _____________ 20__ г.

                                    Главный бухгалтер
                                    ______________ /_________/
                                    "__" _____________ 20__ г.

                                    Ученый секретарь ФГУ ФИПС
                                    ______________ /_________/
                                    "__" _____________ 20__ г.

                                    Руководитель отдела 19
                                    ______________ /_________/
                                    "__" _____________ 20__ г.

Примечание: В подписях руководителей указать должность.

Приложение 3.1 к ПН-2-2009

АКТ сдачи-приемки выполненной научно-исследовательской работы от «» ________ 20 г.

по теме «__________________________________________________________________ (наименование и шифр темы) __________________________________________________________________________» Последний этап (выполненной работы или календарного года) N

                   (номер и наименование этапа)

Мы, нижеподписавшиеся,  Директор ФГУ ФИПС и Научный руководитель, составили
настоящий  акт о том, что работа, выполненная  в 20__ году в соответствии с
Техническим  заданием,  удовлетворяет    требованиям последнего и оформлена

надлежащим образом. Краткое описание выполненной работы и результата: __________________________________________________________________________» Стоимость выполненной работы за счет средств ФГУ ФИПС, полученных от приносящей доход деятельности, составляет ________________________________________________________________________, (сумма цифрами и прописью) из них: на 20 г. составляет _______________________________, (сумма цифрами и прописью) в том числе стоимость последнего этапа (N ___) составляет ________________. (сумма цифрами и прописью) Следует к оплате за выполненный последний этап работы по калькуляции за счет средств ФГУ ФИПС, полученных от приносящей доход деятельности,

                    (сумма цифрами и прописью)

Работу принял:                                 Работу сдал:
Директор ФГУ ФИПС                              Научный руководитель
____________ /______/                          ____________ /______/
"__" _______ 20__ г.                           "__" ________ 20__ г.
**М.П.                                           М.П.**

Примечания:

1. по данной форме составляется акт сдачи-приемки выполненной научно-исследовательской работы за календарный год (или заключительный);

2. на 2-х экземплярах проставляются следующие визы:

Куратор Головного подразделения-исполнителя: ______________ /_____/ «» _____________ 20 г.

                                    Руководитель Головного
                                    подразделения-исполнителя
                                    ______________ /_________/
                                    "__" _____________ 20__ г.

                                    Ответственный исполнитель
                                    ______________ /_________/
                                    "__" _____________ 20__ г.

                                    Руководитель(и) подразделения(ий)-
                                    соисполнителя(ей) (по утвержденному
                                    тематическому плану)
                                    ______________ /_________/
                                    "__" _____________ 20__ г.

                                    Главный бухгалтер
                                    ______________ /_________/
                                    "__" _____________ 20__ г.

                                    Ученый секретарь ФГУ ФИПС
                                    ______________ /_________/
                                    "__" _____________ 20__ г.

                                    Руководитель отдела 19
                                    ______________ /_________/
                                    "__" _____________ 20__ г.

Примечание: В подписях руководителей указать должность.

Приложение 4 к ПН-2-2009

                                             "УТВЕРЖДАЮ"
                                             в сумме          тыс. руб.
                                             ___________ /А.В.Барбашин/
                                             "__" _________ 20__ г.

Протокол распределения вознаграждения между исполнителями НИР по Техническому заданию (шифр темы) за подготовку результатов НИР, этап N __ за __ квартал 20__ г., финансируемых за счет средств ФГУ ФИПС по фонду оплаты труда

Научный руководитель НИР /____________________/

Ответственный исполнитель /____________________/

Приложение 4.1 к ПН-2-2009

                                              "УТВЕРЖДАЮ"
                                              в сумме         тыс. руб.
                                              __________ /А.В.Барбашин/
                                              "__" _________ 20__ г.

Протокол распределения вознаграждения между исполнителями НИР по Техническому заданию (шифр темы) за подготовку результатов НИР, этап N ___ за ___ квартал 20__ г., для работ, финансируемых за счет средств ФГУ ФИПС, полученных от приносящей доход деятельности

Научный руководитель НИР /____________________/

Ответственный исполнитель /____________________/

Приложение 5 к ПН-2-2009

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть вторая, раздел 38, и Часть четвертая. Официальное издание. М. 2007.

2. Федеральный закон от 23.08.96 № 127-ФЗ «О науке и государственной научно-технической политике» (с изменениями от 19 июля, 17 декабря 1998 г., 3 января, 27, 29 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 24 декабря 2002 г., 23 декабря 2003 г., 22 августа 2004 г., 30 июня 2005 г., 12 октября 2005 г., 4 декабря 2006 г., 1 декабря 2007 г., 23 июля, 30 декабря 2008 г., 10 февраля 2009 г.).

3. Федеральный закон от 29.12.94 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (с изменениями от 27 декабря 2000 г., 11 февраля, 24 декабря 2002 г., 23 декабря 2003 г., 22 августа 2004 г., 3 июня 2005 г., 18 декабря 2006 г., 26 марта, 23 июля 2008 г.).