Приказ Роспатента от 23.06.2006 № 152/Л
Актуально на 04.11.2026.
Как цитировать: Приказ Роспатента от 23.06.2006 N 152/Л. 152/Л. 23.06.2006. https://bukva.ai/docs/prikaz-152l
«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам»
Внимание
Документ утратил силу в связи с изданием Приказа Роспатента от 17.12.2012 № 159, утвердившего новую Инструкцию.
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ, ПАТЕНТАМ И ТОВАРНЫМ ЗНАКАМ
ПРИКАЗ
от 23 июня 2006 г. № 152/Л
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ ПО ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ,
ПАТЕНТАМ И ТОВАРНЫМ ЗНАКАМ
В соответствии с п. 11.1 Регламента взаимодействия Федеральной службы по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам с федеральными органами исполнительной власти, утвержденного Приказом Роспатента от 28.02.2005 № 34, и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536 (зарегистрирован Минюстом России 27 января 2006 г., регистрационный № 7418), приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам.
2. ФГУ ФИПС (А.В. Барбашин), ФГУ «Палата по патентным спорам» (С.Л. Бульба), РГИИС (И.А. Близнец) привести инструкции по делопроизводству в соответствие с настоящей Инструкцией и представить их копии в Отдел государственной службы и кадров, контроля и делопроизводства Финансово-административного управления к 15 сентября 2006 года.
3. Признать утратившим силу Приказ Роспатента от 31.12.2004 № 99.
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на Финансово-административное управление (Н.Р. Агеенко).
Б. П. Симонов
от 23 июня 2006 г. № 152/Л
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ ПО ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ, ПАТЕНТАМ И ТОВАРНЫМ ЗНАКАМ
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам (далее — Инструкция) разработана на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 и зарегистрированной в Министерстве юстиции Российской Федерации 27 января 2006 г. № 7418, в соответствии с Регламентом взаимодействия Федеральной службы по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам с федеральными органами исполнительной власти, утвержденным Приказом Федеральной службы по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам (далее — Роспатент) от 28.02.95 № 34, на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
1.2. Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Роспатенте.
1.3. Роспатент организует и ведет делопроизводство на основе Регламента внутренней организации Федеральной службы по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам, утвержденного Приказом Роспатента от 28.09.2005 № 112, других нормативно-методических документов и настоящей Инструкции.
Инструкция утверждается Руководителем Роспатента после согласования с Федеральным архивным агентством.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Роспатенте, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
1.5. Инструкция не распространяется на служебные документы секретного характера, документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, которые регулируются отдельными инструкциями Роспатента, а также на заявки на изобретения, полезные модели, промышленные образцы, товарные знаки, знаки обслуживания, наименования мест происхождения товаров, заявки на официальную регистрацию программ для ЭВМ, баз данных, топологий интегральных микросхем, а также на материалы, относящиеся к указанным заявкам.
1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Роспатента осуществляются отделом государственной службы и кадров, контроля и делопроизводства Финансово-административного управления, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее именуется служба ДОУ Роспатента).
II. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Подготовка и оформление проектов нормативных актов Роспатента
2.1.1. Нормативные акты издаются Роспатентом в пределах его компетенции в соответствии с Положением о нем в виде приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.
2.1.2. Издание нормативных актов в Роспатенте в виде писем и телеграмм не допускается.
2.1.3. Порядок подготовки и оформления Роспатентом нормативных актов устанавливается Регламентом взаимодействия Федеральной службы по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам с федеральными органами исполнительной власти и Регламентом внутренней организации Федеральной службы по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам.
2.1.4. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1 — 2 интервала.
2.2. Бланки документов
2.2.1. Документы Роспатента должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
2.2.2 В Роспатенте применяются следующие бланки с угловым расположением:
бланк Руководителя Роспатента;
бланк заместителя Руководителя Роспатента;
Состав видов и формы бланков, применяемых в Роспатенте, утверждаются Руководителем по представлению службы ДОУ Роспатента.
2.2.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам Роспатента.
2.2.4. Бланки документов Роспатента подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.
2.2.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
2.2.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Руководителя Роспатента. Соответствующие предложения вносятся руководителями структурных подразделений вместе с образцами предлагаемых бланков.
Образцы бланков приведены в Приложениях № 5 - 7.
2.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в Роспатенте
При подготовке организационно-распорядительных документов работники Роспатента оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
2.3.1 Государственный герб Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов Роспатента в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».
2.3.2 Наименование федерального органа исполнительной власти.
Наименование Роспатента должно соответствовать его наименованию, указанному в Положении о Роспатенте.
Сокращенное наименование Роспатента помещается в скобках ниже полного.
Над наименованием Роспатента указывается полное или сокращенное наименование Министерства образования и науки Российской Федерации, в ведении которого он находится.
2.3.3 Справочные данные о Роспатенте.
Справочные данные о Роспатенте включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению Роспатента (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и т.д.).
2.3.4 Наименование вида документа.
Наименование вида документа, создаваемого Роспатентом, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
2.3.5 Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) — дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 1 марта 2006 г.
2.3.6 Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.
2.3.7 Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
2.3.8 Место составления или издания документа.
Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.
2.3.9 Адресат.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Допускается центрировать все строчки реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
департамент
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном.
Министерство образования и науки
Российской Федерации
Департамент управления делами и государственной службы
Ведущему специалисту
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем — почтовый адрес.
Москва, 117574
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу — после нее.
2.3.10 Утверждение документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
Руководитель Федерального
архивного агентства
___________________________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
00.00.0000
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.
Приказом Росархива
от 16.03.2005 N 1505
2.3.11 Резолюция.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
2.3.12 Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы:
«о чем?» («о ком?»), например:
ПРИКАЗ Об изменении штатного расписания
«чего?» («кого?»), например:
Должностной Регламент
ведущего специалиста отдела
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.
2.3.13 Отметка о контроле.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль исполнения», «Контроль и анализ обращения».
2.3.14 Текст документа.
Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей, письма — просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»).
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа («просим предоставить...», «направляем в Ваш адрес»);
от первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю необходимым»;
от третьего лица единственного числа («Министерство не возражает»).
2.3.15 Отметка о наличии приложений.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект... на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 2 к приказу Роспатента от 01.02.2006 № 12
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ N» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Роспатента от 01.02.2006 № 11
2.3.16 Подпись.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются Руководителем Роспатента или, по его поручению, заместителем Руководителя.
Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам, подписываются Руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
2.3.17 Согласование проекта документа.
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам Роспатента, ими должны быть завизированы.
Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного акта Роспатента. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Начальник отдела материального и социального развития Финансово-административного управления
Личная подпись А.И. Иванов
Дата
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Документы, касающиеся финансовых вопросов, в том числе бюджета, учета и контроля патентных пошлин, тарифов и сборов должны быть завизированы начальником Финансово-административного управления Роспатента.
Документы Роспатента, адресованные Министерству иностранных дел Российской Федерации, а также документы, направляемые за рубеж, не подлежат отправке без согласования с Управлением международного сотрудничества Роспатента.
Перед представлением документа на подписание Руководителю Роспатента он визируется заместителем начальника Финансово-административного управления — главным юрисконсультом и соответствующим заместителем Руководителя, курирующим вопросы, затронутые в документе.
Согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, — внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.
Заместитель Министра юстиции Российской Федерации
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
00.00.0000
Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем поле документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами Роспатента;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
2.3.18 Оттиск печати.
Роспатент имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати, указанные в Положении о Роспатенте.
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
2.3.19 Отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.
Верно Главный специалист отдела государственной службы и кадров, контроля и делопроизводства Финансово- административного Управления Личная подпись О.В. Соколова
Дата
Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Роспатента.
2.3.20 Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
2.3.21 Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
2.3.22 Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в Роспатент содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
2.3.23 Идентификатор электронной копии документа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в Роспатенте.
2.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
2.4.1. Приказ, распоряжение
2.4.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Роспатента.
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений Руководителя Роспатента, его заместителя либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел государственной службы и кадров, контроля и делопроизводства Финансово-административного управления на основании соответствующих представлений.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.
Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет служба ДОУ Роспатента.
2.4.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также заместителем начальника Финансово-административного управления — главным юрисконсультом. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые Руководителю на подпись, визируются заместителями Руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
2.4.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.
2.4.1.4. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью отдела государственной службы и кадров, контроля и делопроизводства Финансово-административного управления и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ Роспатента.
2.4.1.5 Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
Наименование федерального органа исполнительной власти.
Наименование вида документа — приказ.
Дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
делопроизводству в Федеральной службе по
интеллектуальной собственности,
Заголовок к документам, оформленным на бланках, выравнивается по левому краю. Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.
Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля.
Приказы (распоряжения) подписывает Руководитель Роспатента, а в его отсутствие — лицо, его замещающее.
Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.
2.4.1.6. Проекты приказов (распоряжений), подготовленные совместно с другими организациями, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа — приказ — располагается центрованно;
дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
Образцы оформления приказов и распоряжений приведены в Приложениях № 1 - 2.
2.4.2. Положение, правила, инструкция
2.4.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Роспатента.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются Руководителем, или как акты, утверждаемые Роспатентом; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Роспатента.
2.4.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
2.4.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на бланке Роспатента. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (должностной регламент главного специалиста).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Образец оформления положения приведен в Приложении № 3.
2.4.3. Протокол
2.4.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
2.4.3.2. В Роспатенте протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
2.4.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Председатель или Председательствующий
Присутствовали (подчеркивается) — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня — перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которая печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) — в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
2.4.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Заместитель Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации
заместители Руководителя Федерального архивного агентства.
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
2.4.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в Роспатенте.
2.4.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью отдела государственной службы и кадров, контроля и делопроизводства Финансово-административного управления.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью отдела государственной службы и кадров, контроля и делопроизводства Финансово-административного управления.
2.4.3.7. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта № 14 или на бланке Роспатента формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа — слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания — указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола линейкой.
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Образец оформления полного протокола приведен в Приложении № 4.
2.4.4. Служебные письма
2.4.4.1 Служебные письма Роспатента готовятся:
как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как ответы Роспатента на поручения Министерства образования и науки Российской Федерации (далее — Минобрнауки России);
как исполнение поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Минобрнауки России по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Роспатента;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
2.4.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией Руководителя Роспатента на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции Руководителя Роспатента и его заместителей. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
2.4.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
Служебные письма, подготавливаемые совместно с двумя или более федеральными органами исполнительной власти оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите «подпись».
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Служебное письмо Роспатента, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
2.4.4.4. Служебные письма, направляемые в органы государственной власти, должны быть подготовлены в трех экземплярах (1-й — для отправки, 2-й — визовой, в дело службы ДОУ Роспатента, 3-й — для отправки в дело структурного подразделения-исполнителя), а также в электронном виде.
2.4.4.5 Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
«Роспатент считает...», «Роспатент рассмотрел...».
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
2.4.4.6. Дата письма — дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
III. Организация документооборота и исполнения документов
3.1. Организация документооборота
3.1.1. Движение документов в Роспатенте с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Роспатенте, регулируются Регламентом взаимодействия Федеральной службы по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам, Регламентом внутренней организации Федеральной службы по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам, настоящей Инструкцией, Положением о Роспатенте, должностными регламентами.
3.1.3. При применении в Роспатенте электронного документооборота служба ДОУ Роспатента совместно со службой автоматизации разрабатывает маршруты движения документов.
3.2. Организация доставки документов
3.2.1. Доставка документов в Роспатент осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи в Роспатент доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.
Доставка и получение документов в вышестоящие органы государственной власти, включая Минобрнауки России, осуществляется разъездными машинами Роспатента.
Доставка документов в Роспатент из подведомственных организаций и из Роспатента в подведомственные организации осуществляется службами подведомственных организаций.
3.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы.
3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
3.3.1. Документы, поступающие в Роспатент на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы ДОУ Роспатента.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее именуется РКФ). На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование федерального органа исполнительной власти, дату и регистрационный номер.
3.3.2. Документы, адресованные руководству Роспатента, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ Роспатента, а затем направляются руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания на основании установленного в Роспатенте распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ Роспатента, где в РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
3.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
3.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
3.3.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;
подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно;
поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.
3.3.6. Документы в электронном виде, поступающие в Роспатент, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и регистрация документов в электронном виде в РКФ, поступивших на электронный адрес Роспатента, осуществляются службой ДОУ Роспатента или другим структурным подразделением по разрешению Руководителя Роспатента.
Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются настоящей Инструкцией, с учетом функционирующих в Роспатенте технических и программных средств.
3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов
Документы, отправляемые Роспатентом, передаются почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ Роспатента в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
С помощью средств электрической связи служба ДОУ Роспатента осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.
Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются настоящей Инструкцией с учетом функционирующих в Роспатенте технических и программных средств.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указанием на рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника службы ДОУ Роспатента.
3.5. Порядок прохождения внутренних документов
3.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.
3.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ Роспатента, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.
3.5.3. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
3.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.
3.6. Учет количества документов
3.6.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов.
Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ Роспатента и представляются Руководителю Роспатента.
3.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, с учетом размноженных экземпляров.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в Роспатенте системы учета документов.
Учет количества документов может проводиться по Роспатенту в целом или по отдельным подразделениям.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (Приложение № 8). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).
3.7. Работа исполнителей с документами
3.7.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Роспатента или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
3.7.2. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
IV. Поисковая система по документам
4.1. Регистрация документов
4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.
4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы руководителя Роспатента по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.
4.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Минобрнауки России, поступающие на рассмотрение Руководителя Роспатента и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью Руководителя Роспатента, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в службе ДОУ Роспатента.
Документы, создаваемые по направлениям деятельности Роспатента, могут регистрироваться в структурных подразделениях.
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ Роспатента или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.
4.1.6. Документы регистрируются в РКФ — традиционных или электронных карточках, журналах.
4.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей Роспатента, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
4.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
дата и регистрационный номер документа;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
4.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
4.2. Организация поисковой системы по документам
4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Роспатенте создана поисковая система по документам. Поисковая система может создаваться как в традиционном, так и в электронном виде.
4.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и квалификационные справочники.
4.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество контрольно-учетных карточек, которые могут составлять следующие картотеки:
- справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.);
- контрольно-справочные;
- по обращениям граждан;
- алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.
4.2.4 Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационной картотеки:
- классификатора корреспондентов;
- классификатора видов документов;
- классификатора резолюций;
- классификатора исполнителей;
- классификатора результатов исполнения документов;
- номенклатуры дел.
Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.
4.2.5. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.
4.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности Роспатента.
V. Контроль исполнения документов
5.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов в Роспатенте определяются Регламентом взаимодействия Федеральной службы по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам с федеральными органами исполнительной власти, Регламентом внутренней организации Федеральной службы по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам.
5.2. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
5.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается Руководителем Роспатента.
При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словами (штампом) «Контроль исполнения», «Контроль и анализ обращения».
5.4. Контроль исполнения документов обеспечивает Руководитель Роспатента и служба ДОУ Роспатента, которая осуществляет учет контролируемых документов, а также состояний их исполнения.
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений Роспатента.
5.5. Служба ДОУ Роспатента, как правило, еженедельно представляет Руководителю Роспатента, заместителям Руководителя Роспатента и руководителям структурных подразделений информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной Руководителем Роспатента.
5.6. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
VI. Организация работы с документами в делопроизводстве
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на стадии делопроизводства и их передачу в службу ДОУ Роспатента в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и других федеральных органов исполнительной власти.
6.1. Составление номенклатур дел
6.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Роспатенте, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Роспатенте и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Роспатента, их виды, состав и содержание.
6.1.3. В Роспатенте составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение № 9) и сводная номенклатура дел Роспатента (Приложение № 10).
6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается со службой ДОУ Роспатента, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ Роспатента.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ Роспатента.
6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ Роспатента на основе номенклатур дел структурных подразделений Роспатента.
6.1.6. Сводная номенклатура дел Роспатента подписывается начальником Финансово-административного управления и утверждается (не позднее конца текущего года) Руководителем Роспатента.
6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Роспатента получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Финансово-административного управления. Второй используется службой ДОУ Роспатента в качестве рабочего.
6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Роспатента.
6.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Роспатента являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Роспатента.
6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Роспатента.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.13 Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Роспатенте цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 — обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.) Роспатента или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Документы о проведении тематических выставок Роспатента (планы, списки, доклады, информации)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Переписка с Финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Годовые планы финансовых мероприятий.
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.
В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
6.1.14. Если в течение года в Роспатенте возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
6.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
6.2. Формирование и оформление дел
6.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
6.2.2. Дела формируются в Роспатенте, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в службу ДОУ Роспатента или лицам, ответственным за ведение делопроизводства структурных подразделений, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ Роспатента.
6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Роспатента и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
6.2.7. Дела Роспатента подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ Роспатента и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел.
6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение № 11); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение № 12); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение № 13); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
6.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Роспатента, наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Роспатента указывается полностью в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения — записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Роспатента; заголовок дела — переносится из номенклатуры дел Роспатента, согласованной с Экспертно-проверочной комиссией (далее именуется ЭПК) федерального архива; дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Роспатента, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в службе ДОУ Роспатента черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Роспатента по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
6.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей Инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
6.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
6.3. Организация оперативного хранения документов
6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Роспатента дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Роспатента.
6.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения службы ДОУ Роспатента. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Руководителя Роспатента или его заместителя по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Руководителя Роспатента с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
VII. Порядок передачи документов на хранение в архив
Документы Роспатента являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение Роспатент образует архив.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив Роспатента включает работу службы ДОУ Роспатента и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
7.1. Экспертиза ценности документов
7.1.1. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
7.1.2. Экспертиза ценности документов в Роспатенте на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Роспатента.
7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Роспатенте создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее именуется ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее именуется ЭК) в структурных подразделениях.
7.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Руководителем Роспатента (для ЦЭК) и руководителем структурного подразделения (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.
7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Роспатента непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК), под непосредственным методическим руководством архива.
7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Роспатента; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Роспатента путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Роспатента.
7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
7.1.9. Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
7.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
7.1.11. В Роспатенте в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством службы ДОУ Роспатента. По этим описям документы сдаются в архив Роспатента.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Роспатента, которую готовит служба ДОУ Роспатента и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.
7.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение № 14) и представляются в службу ДОУ Роспатента не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
7.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
7.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи — валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
7.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
7.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается со службой ДОУ Роспатента и утверждается руководителем структурного подразделения.
При наличии в структурном подразделении Роспатента ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.
7.1.17. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Роспатента, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.
7.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение № 15) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) Роспатента одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) Роспатента акты утверждаются Руководителем Роспатента только после утверждения ЭПК соответствующего федерального архива, описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
7.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Роспатента. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
7.2. Подготовка и передача документов в службу ДОУ Роспатента
7.2.1. В службу ДОУ Роспатента передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в службу ДОУ Роспатента не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в службу ДОУ Роспатента, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.2.4. Передача дел в службу ДОУ Роспатента осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником Финансово-административного управления.
7.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в службу ДОУ Роспатента сотрудником службы ДОУ Роспатента предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Роспатента. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
7.2.6. Прием каждого дела производится сотрудником службы ДОУ Роспатента (ответственным за архив) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника службы ДОУ Роспатента, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в службу ДОУ Роспатента передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
7.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Роспатента лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в службу ДОУ Роспатента (архив), независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
23 июня 2006 года
к п. 2.4.1
Министерство образования и науки Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ПО ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ
СОБСТВЕННОСТИ,
ПАТЕНТАМ И ТОВАРНЫМ
ЗНАКАМ
(РОСПАТЕНТ)
___________________
Москва
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам
В связи с ____________________________________________________
(основание)
п р и к а з ы в а ю:
1. <a id="p100593"></a>Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по
делопроизводству в Федеральной службе по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам.
2. <a id="p100594"></a>___________________________________________________________
3. <a id="p100595"></a>Признать утратившим силу приказ ___________________________
4. <a id="p100596"></a>Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на
Руководитель Подпись Расшифровка подписи
Визы (на оборотной стороне)
к п. 2.4.1
Министерство образования и науки Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ПО ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ
СОБСТВЕННОСТИ,
ПАТЕНТАМ И ТОВАРНЫМ
ЗНАКАМ
(РОСПАТЕНТ)
___________________
РАСПОРЯЖЕНИЕ _______ N _________
Москва
Во исполнение ________________________________________________
(основание)
1. <a id="p100601"></a>Утвердить _________________________________________________
2. <a id="p100602"></a>Признать утратившим силу __________________________________
Руководитель Подпись Расшифровка подписи
Визы (на оборотной стороне)
к п. 2.4.2
УТВЕРЖДЕНО приказом ______ от _____ N ____
ПОЛОЖЕНИЕ о (наименование структурного подразделения)
VI. Взаимоотношения и связи с другим структурным подразделением (подведомственной организации)
Руководитель структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
к п. 2.4.3
ПРОТОКОЛ совещания у Руководителя Федеральной службы по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам И.О. ФАМИЛИЯ
Москва
____________________ N______
Присутствовали:
Наименование должности - И.О. Фамилия Наименование должности - И.О. Фамилия Наименование должности - И.О. Фамилия Наименование должности - И.О. Фамилия
Инициалы и
фамилии
в алфавитном порядке
I. О выполнении плана работы Роспатента на 2006 год
_____________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
2. Заместителю Руководителя Роспатента...
_____________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
Руководитель Роспатента И.О. Фамилия
к п. 2.2
Министерство образования и науки Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ПО ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ
СОБСТВЕННОСТИ,
ПАТЕНТАМ И ТОВАРНЫМ
ЗНАКАМ
(РОСПАТЕНТ)
Бережковская наб., 30, корп. 1, Москва, Г-59, ГСП-5, 123995 Тел./факс 240-65-7
________________ N ____________ На N _____________ от _________
к п. 2.2
Министерство образования и науки Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ПО ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ
СОБСТВЕННОСТИ,
ПАТЕНТАМ И ТОВАРНЫМ
ЗНАКАМ
(РОСПАТЕНТ)
Руководитель
Бережковская наб., 30, корп. 1, Москва, Г-59, ГСП-5, 123995 Тел./факс 240-65-7
________________ N ____________ На N _____________ от _________
к п. 2.2
Министерство образования и науки Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ПО ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ
СОБСТВЕННОСТИ,
ПАТЕНТАМ И ТОВАРНЫМ
ЗНАКАМ
(РОСПАТЕНТ)
Заместитель Руководителя
Бережковская наб., 30, корп. 1, Москва, Г-59, ГСП-5, 123995 Тел./факс 240-65-7
________________ N ____________ На N _____________ от _________
к п. 3.6
СПРАВКА об объеме документооборота за ______________ 200____ (месяц)
| Документы | Количество документов | |
| подлинники | тираж | |
| поступающие | ||
| отправляемые | ||
| внутренние | ||
| Итого | ||
Руководитель службы ДОУ Роспатента Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А5 (148 х 210 мм)
к п. 6.1.3
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ,
ПАТЕНТАМ И ТОВАРНЫМ ЗНАКАМ
Федеральная служба по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам
Наименование структурного подразделения
00.00.0000 N ________
(место составления) На _____________ год
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | ПРИМЕЧАНИЕ |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Руководитель структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Руководитель службы ДОУ Роспатента Подпись Расшифровка подписи
Дата
Главный специалист службы ДОУ Роспатента Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _____ году в структурном подразделении
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО: | |||
Наименование должности ответственного за делопроизводство Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в службу ДОУ Роспатента
Наименование должности передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
к п. 6.1.3
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ,
ПАТЕНТАМ И ТОВАРНЫМ ЗНАКАМ
Федеральная служба по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам
УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Руководитель Подпись расшифровка подписи
00.00.0000 N _______
На _____________ год
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | ПРИМЕЧАНИЕ |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Руководитель службы ДОУ Роспатента Подпись Расшифровка подписи
Дата
Виза гл. специалиста службы ДОУ Роспатента
**СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО** Протокол ЦЭК Протокол ЭПК федерального архива от _________ N _______ от _________________ N _________
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _____ году в Федеральной службе по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО: | |||
Руководитель службы ДОУ Роспатента Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
к п. 6.2.8
код федерального архива _______ код Роспатента ________________
┌────────────┬────────────────┐
│ Ф. N _____ │ ______________ │
__________________________________ │ │ │
├────────────┼────────────────┤
__________________________________ │ Оп. N ____ │ ______________ │
│ │ │
__________________________________ ├────────────┼────────────────┤
(наименование федерального архива) │ Д. N _____ │ ______________ │
│ │ │
└────────────┴────────────────┘
(ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ
ПАТЕНТАМ И ТОВАРНЫМ ЗНАКАМ, СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ
ДЕЛО N ____ ТОМ N ____
(ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)
(ДАТА)
На ___ лист
Хранить _____
| Ф. N _____ | ________________ |
|---|---|
| Оп. N ____ | ________________ |
| Д. N _____ | ________________ |
Формат C4 (230 х 320 мм)
к п. 6.2.8
В деле подшито и пронумеровано _________________________ лист(ов), (цифрами и прописью) в том числе литерные листы ____________ пропущенные номера _______
- листов внутренней описи ________________________________________
| ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ И ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА | № листов |
|---|---|
| 1 | 2 |
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
к п. 6.2.8
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N _____
| № п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого _________________________________________________ документов (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________ (цифрами и прописью)
Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ)
ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Федеральная служба по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам _____________________________________________________ (наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
| № п/п | Индекс дела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 <*> | 7 |
| Название раздела | ||||||
В данную опись внесено ______________________ дел с N ____________ (цифрами и прописью) по N ___________________, в том числе:
литерные номера: пропущенные номера:
Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <**>
Наименование должности Протокол ЭК структурного руководителя службы ДОУ подразделения Подпись Расшифровка подписи от _________ N _________
Дата
Передал ______________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и __________________________ регистрационно-контрольных картотек к (цифрами и прописью) документам <***>.
Наименование должности сотрудника структурного подразделения Подпись Расшифровка
Дата
Принял _________________________ дел и ___________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных картотек к документам
Главный специалист службы ДОУ Роспатента Подпись Расшифровка
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
<**> При наличии ЭК структурного подразделения.
<***> Передаются вместе с делами канцелярии.
Федеральная служба по интеллектуальной
собственности, патентам и товарным знакам УТВЕРЖДАЮ АКТ Руководитель Федеральной
службы по интеллектуальной
собственности, патентам и
товарным знакам
____________ N _________ Подпись Расшифровка подписи ________________________ Дата
(место составления)
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании _____________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N _____________
(название фонда)
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей (номенклатур) за годы | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи | Количество дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого _________________________ дел за ______________________ годы (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за __________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________ (наименование
архивного учреждения)
(протокол от _____________ N ______________)
Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) от ___________ N ________
Документы в количестве ______________________________________ дел, (цифрами и прописью) весом ______________ кг сданы в __________________________________ (наименование организации) на переработку по приемосдаточной накладной от ___________________ N ________________________________________________________________
Наименование должности работника Роспатента, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности службы ДОУ, внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)