«Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Министерства культуры Российской Федерации, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов»
2. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Министра А.Е. Бусыгина.
| № п/п | Номер статьи | Вид документа | Срок хранения документа | Примечание |
| 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ |
| 1.1. Руководство |
| 1. | 20 | Проекты приказов, распоряжений; документы к ним | 1 г. | |
| 2. | 29 | Проекты правил, инструкций, регламентов; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке | 5 л. ЭПК | |
| 3. | 30 | Проекты рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке | 5 л. ЭПК | |
| 1.2. Организационные основы управления |
| 4. | 58 | Проекты уставов, положений;
документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы, переписка) по их разработке | 5 л. ЭПК | |
| 5. | 65 | Проекты структур и схем организации управления | 5 л. ЭПК | |
| 6. | 66 | Переписка о разработке структур и схем организации управления | 3 г. <1> | <1> После утверждения |
| 7. | 67 | Документы (планы, обоснования, расчеты) о совершенствовании аппарата управления | 5 л. ЭПК | |
| 8. | 72 | Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения) по их разработке и изменению | 5 л. ЭПК | |
| 9. | 82 | Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики | 5 л. ЭПК | |
| 1.3. Контроль |
| 10. | 176 | Журналы, книги учета (регистрации) проверок, ревизий, их решений, определений, предписаний, актов, заключений | 5 л. | |
| 11. | 177 | Журналы, книги учета (регистрации) контроля за выполнением решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий | 5 л. | |
| 1.4. Правовое обеспечение деятельности |
| 12. | 194 | Переписка по оперативным правовым вопросам, в т.ч. о разъяснении законодательства | 3 г. | |
| 13. | 196 | Базы данных (справочные, полнотекстовые): | | <1> По месту разработки и утверждения законодательных актов — пост. |
| а) по законодательным актам | До замены новыми <1> |
| б) по нормативным документам (инструкциям, правилам) организации | Пост. |
| 1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов |
| 14. | 202 | Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения | 3 г. <1> | <1> После утверждения |
| 15. | 203 | Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения | 1 г. <1> | <1> После снятия с контроля |
| 16. | 204 | Списки адресов обязательной рассылки документов | 3 г. <1> | <1> После замены новыми |
| 17. | 205 | Переписка о нарушении правил пересылки документов | 1 г. | |
| 18. | 213 | Документы (заявки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой | 5 л. | |
| 19. | 216 | Документы (справки, таблицы, переписка) по совершенствованию программного обеспечения | 5 л. ЭПК | |
| 20. | 218 | Программные продукты (комплексы) | Пост. | |
| 21. | 220 | Базы данных информационных систем | В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу | |
| 22. | 225 | Документы (заявки, отчеты, анализы) по антивирусной защите средств электронно-вычислительной техники | 5 л. | |
| 23. | 257 | Отчеты, справки об объеме документооборота | 1 г. | |
| 24. | 258 | Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля: | | <1> Хранятся в организации.
Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата |
| в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности | 5 г. |
| г) поступающих и отправляемых документов, в т.ч. по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью | 5 л. |
| д) контроля исполнения документов | 3 г. |
| е) обращений граждан | 5 л. |
| ж) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры | 3 г. |
| з) фотофонодокументов, видеодокументов | 3 г. <1> |
| и) заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов | 1 г. |
| 25. | 260 | Книги, журналы учета: | | <1> После списания.
При условии проведения проверки (ревизии).
<2> После замены пароля.
<3> После замены ключа |
| а) электронных носителей | 5 л. <1> |
| б) выдачи электронных дисков | 5 л. <1> |
| в) паролей | 5 л. <2> |
| г) ключевых носителей | 5 л. <3> |
| д) сертификатов электронных цифровых подписей | 5 л. <3> |
| ж) копирования баз данных | до минования надобности |
| з) технических средств защиты | 5 л <1> |
| 2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ |
| 2.2. Текущее планирование |
| 26. | 283 | Переписка о проведении конкурсов на право получения грантов | 5 л. | |
| 27. | 284 | Журналы учета заявок об участии в конкурсах на право получения грантов | 5 л. | |
| 28. | 285 | Годовые планы организации: | | |
| б) по вспомогательным для данной организации направлениям деятельности | 5 л. |
| 29. | 286 | Проекты планов организации; документы (справки, заключения, сведения) к ним | 5 л. ЭПК | |
| 30. | 288 | Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности Министерства и ее структурных подразделений | До минования надобности | |
| 31. | 290 | Годовые планы работы структурных подразделений | 5 л. <1> | <1> При отсутствии годовых планов работы организации — пост. |
| 32. | 291 | Индивидуальные планы работников | 1 г. | |
| 33. | 292 | Документы (графики, справки, сведения, анализы, таблицы, рабочие тетради) о разработке планов | 5 л. | |
| 34. | 293 | Документы (докладные записки, справки, сведения) об изменении планов | 5 л. ЭПК | |
| 35. | 295 | Документы (справки, информации, сведения) об итогах социально-экономического развития | 5 л. ЭПК | |
| 3. ФИНАНСИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ |
| 3.1. Финансирование, кредитование |
| 36. | 315 | Проекты планов (бюджетов) | 5 л. | |
| 6. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ |
| 6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг |
| 37. | 522 | Переводы информационных статей из иностранных изданий | До минования надобности | |
| 38. | 523 | Переписка о переводе иностранной литературы | 1 г. | |
| 39. | 524 | Заявки на переводы статей из иностранных книг, журналов | 1 г. | |
| 40. | 527 | Информационные подборки систем избирательного распространения информации и документационного обеспечения руководства, реферативные и библиографические подборки, тематические и библиографические указатели литературы, справочные базы данных | До минования надобности | |
| 41. | 529 | Документы (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) об оформлении годовой подписки на литературу | 1 г. <1> | <1> После получения подписной литературы |
| 6.2. Распространение информации, реклама |
| 42. | 535 | Информационные издания (бюллетени, информационные листки, сообщения и письма, каталоги, списки, справочники, сборники): | До ликвидации организации | |
| а) по месту разработки | |
| 43. | 538 | Документы (планы-проспекты, макеты, сценарии) об организации встреч с представителями общественности с целью их ознакомления с деятельностью | 5 л. ЭПК | |
| 44. | 555 | Документы (информации, отчеты, пресс-релизы, проекты докладов, выступлений, фотофонодокументы, видеодокументы) о деятельности организации, подготовленные пресс-службой | 5 л. ЭПК | |
| 45. | 556 | Документы (доклады, тезисы, отчеты, переписка) о размещении информации на Интернет-сайте организации | 5 л. ЭПК | |
| 46. | 557 | Переписка об учете, движении и использовании информации | 5 л. | |
| 7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ |
| 7.1. Организация труда и служебной деятельности |
| 47. | 561 | Документы (информации, справки, сведения, списки, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников | 5 л. ЭПК | |
| 48. | 578 | Переписка о ходе заключения коллективных договоров | 3 г. | |
| 49. | 580 | Переписка о проверке выполнения условий коллективного договора | 5 л. ЭПК | |
| 50. | 585 | Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени | 3 г. | |
| 51. | 586 | Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 5 л. <1> | <1> При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 л. |
| 7.3. Охрана труда |
| 52. | 608 | Планы мероприятий по улучшению условий труда работников | 5 л. | |
| 8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ |
| 8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников |
| 53. | 651 | Переписка о переводе работников в другие организации | 3 г. | |
| 54. | 687 | Переписка об оформлении командировок | 5 л. <1> | <1> Для зарубежных командировок — 10 л. ЭПК |
| 55. | 695 | Книги, журналы, карточки учета: | | <2> В зарубежные командировки — 10 л. |
| ж) отпусков | 3 г. |
| з) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован | 5 л. <2> |
| 8.2. Установление квалификации работников |
| 56. | 707 | Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов | 1 г. | |
| 10. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ |
| 10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности |
| 57. | 783 | Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни | 1 г. | |
| Реестры (на бумажных и электронных носителях) |
| 58. | 42 | Государственные реестры;
документы по их ведению <1> | Пост. <2> | <1> Не указанные в самостоятельных статьях Перечня.
<2> Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения |