Приказ Минкультуры России от 15.10.2020 № 1228

«Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Министерства культуры Российской Федерации, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов»

ПРИКАЗ

В соответствии с пунктом 2.4 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71, Перечнем видов документов, передаваемых при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, государственных внебюджетных фондов в электронном виде, утвержденным распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2015 г. № 583-р, приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства культуры Российской Федерации, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов.

2. Признать утратившим силу приказ Минкультуры России от 28 июля 2011 г. № 824 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Министерства культуры Российской Федерации, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов».

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра культуры Российской Федерации Н.П. Овсиенко.

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИНИСТЕРСТВА КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, СОЗДАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОТОРЫХ ДОЛЖНО ОСУЩЕСТВЛЯТЬСЯ В ФОРМЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

№ п/п	Вид документа	Срок хранения документов, номер статьи <*>	Примечание
1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
1.1. Нормативно-правовое обеспечение деятельности
1.	Проекты правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций, кодексов (профессиональных, межведомственных, корпоративных); документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке	ДМН ст. 9
2.	Переписка по применению правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций	5 лет ст. 10
3.	Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы локальных нормативных актов, их проектов и иных документов	5 лет ст. 13
4.	Базы данных (справочные, полнотекстовые) по локальным нормативным актам и распорядительным документам организации	Пост. ст. 14
1.2. Распорядительная деятельность
5.	Поручения руководства организации; документы (доклады, отчеты, справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению	5 лет ЭПК ст. 17
6.	Проекты приказов, распоряжений; документы к ним	1 год ст. 20
1.3. Организационные основы управления
1.3.1. Создание (ликвидация) организаций
7.	Проекты уставов, положений; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы, переписка) по их разработке	ДМН ст. 35
8.	Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению	ДМН ст. 41
1.3.2. Организация деятельности
9.	Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки, сведения) структурных подразделений по основной (профильной) деятельности	5 лет ЭПК ст. 47
10.	Документы (справки, докладные, служебные записки, предложения к повестке дня, извещения, приглашения, переписка) по подготовке и проведению заседаний коллегиальных органов организации, конференций, «круглых столов», совещаний, торжественных приемов, встреч	3 года ст. 48
11.	Документы (предложения, обоснования, расчеты) о совершенствовании деятельности аппарата управления	5 лет ЭПК ст. 67
12.	Переписка по основной (профильной) деятельности <1>	5 лет ЭПК ст. 70	<1> Не указанная в отдельных статьях Перечня
1.4. Контроль и надзор
13.	Журналы учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора)	10 лет ст. 149
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
14.	Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) об организации и результатах контроля исполнения документов	1 год <1> ст. 159	<1> После снятия с контроля
15.	Списки адресов обязательной рассылки документов (списки постоянных корреспондентов)	3 года <1> ст. 160	<1> После замены новыми
16.	Переписка о нарушении правил пересылки документов	1 год ст. 161
17.	Документы (заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления	5 лет ст. 168
18.	Отчеты, справки об объеме документооборота	1 год ст. 169
19.	Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске пользователей к архивным документам	5 лет ст. 174
20.	Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела	5 лет ст. 181
21.	Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля:
	распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности	5 лет ст. 182 в
	поступающих и отправляемых документов	5 лет ст. 182 г
	исполнения документов	3 года ст. 182 д
	обращений граждан	5 лет ст. 182 е
	телеграмм, телефонограмм	3 года ст. 182 ж
	фото-, фоно-, видеодокументов	3 года ст. 182 з
	заявок, заказов, нарядов на копирование и перевод в электронную форму документов	1 год ст. 182 и
	использования съемных носителей информации	5 лет ст. 182 к
1.6. Информатизация деятельности
22.	Документы (акты, справки, таблицы, докладные и служебные записки, заявки, переписка) по использованию, обслуживанию и совершенствованию информационных систем и программного обеспечения	5 лет ст. 186
23.	Базы данных информационных систем	В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу ст. 187
2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
2.1. Прогнозирование, перспективное планирование
24.	Проекты прогнозов, стратегий, концепций развития, государственных, муниципальных программ; документы (справки, расчеты, таблицы, сведения, переписка) по их разработке	5 лет ст. 192
2.2. Текущее планирование
25.	Проекты годовых планов организации; документы (справки, заключения, сведения) к ним	5 лет ст. 199
26.	Планы мероприятий по отдельным направлениям деятельности организации	5 лет ЭПК ст. 200
27.	Оперативные планы (квартальные, месячные) работы организации	ДМН ст. 201
28.	Годовые планы работы структурных подразделений	1 год ст. 202
29.	Индивидуальные планы работников	1 год ст. 203
30.	Документы (справки, сведения, графики, таблицы) о разработке планов	1 год ст. 204
31.	Переписка по вопросам планирования	5 лет ст. 205
2.3. Отчетность о выполнении планов
32.	Документы (информации, сведения, таблицы, сводки, данные, переписка) о ходе реализации государственных программ Российской Федерации, государственных программ субъекта Российской Федерации, муниципальных программ	5 лет ЭПК ст. 208
2.4. Осуществление закупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд; осуществление закупок отдельными видами юридических лиц; получение грантов
33.	Переписка по осуществлению закупок для нужд организации	3 года ст. 229
34.	Переписка о проведении конкурсов на получение грантов	3 года ст. 232
35.	Журналы, базы данных учета заявок об участии в конкурсах на право получения грантов	3 года ст. 233
4. Учет и отчетность 4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
36.
Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета
5 лет	ст. 289	37.	Переписка по вопросам оказания платных услуг
5 лет	ст. 290	38.	Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности
5 лет	ст. 291	4.4. Учет имущества	39.
Переписка о приобретении канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах; о предоставлении мест в гостиницах
1 год	ст. 327	6. ИНФОРМАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ	40.
Информационно-аналитические документы (обзоры, доклады, справки, отчеты)
5 лет ЭПК	ст. 361	41.	Документы (заявки, переписка) о потребности в научно-информационных материалах
3 года	ст. 362	42.	Переводы информационных статей из иностранных изданий
ДМН	ст. 363	43.	Документы (планы, предложения, презентации, тексты выступлений, сообщения, интервью, пресс-релизы, фото-, фоно-видеодокументы, переписка) о взаимодействии со средствами массовой информации и общественностью
5 лет ЭПК	ст. 371	7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ	7.1. Организация труда и служебной деятельности
44.
Документы (сведения, справки) о численности, составе и движении работников
5 лет	ст. 373	45.	Переписка о заключении коллективного договора
3 года	ст. 388	46.	Документы (протоколы, справки, акты, уведомления, переписка) по проверке выполнения условий коллективного договора
3 года <1>	ст. 389	<1> после истечения срока действия коллективного договора 7.2. Нормирование и оплата труда	47.
Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, ставок, окладов (должностных окладов), тарифных сеток и тарифных коэффициентов
3 года	ст. 399	48.	Табели (графики), журналы учета рабочего времени
5 лет	ст. 402	7.3. Охрана труда	49.
Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда
5 лет	ст. 409	8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ	8.1. Прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет
50.
Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников
3 года	ст. 455	51.	Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики
1 год	ст. 461	52.	Книги, журналы, карточки учета, базы данных:
		отпусков	5 лет
	ст. 463 ж	8.3. Аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации 53.
Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов
1 год	ст. 490	9. МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ	54.
Документы (заявки, докладные и служебные записки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой
5 лет	ст. 519	10. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ	10.3. Информационно-телекоммуникационное обеспечение
55.
Журналы, базы данных поэкземплярного учета средств криптографической защиты информации, эксплуатационной и технической документации и ключевых документов
5 лет	ст. 577	11. ОБЕСПЕЧЕНИЕ РЕЖИМА БЕЗОПАСНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ, ГРАЖДАНСКАЯ ОБОРОНА И ЗАЩИТА ОТ ЧРЕЗВЫЧАЙНЫХ СИТУАЦИЙ	11.1. Организация охраны, пропускного режима
56.
Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни
1 год	ст. 592	Реестры (на бумажных и электронных носителях)	57.
Государственные реестры, регистры; документы по их ведению <1>
Пост. <2>	ст. 45	<1> Не указанные в самостоятельных статьях Перечня. <2> Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения	--------------------------------

<*> Статьи, указанные в Перечне документов, образующихся в процессе деятельности Министерства культуры Российской Федерации, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов, соответствуют статьям Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

---