Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах СССР

(одобрены коллегией Главархива СССР 27.02.1985, Приказ Главархива СССР от 07.03.1985 № 80)

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ

ВВЕДЕНИЕ

Научно-техническая документация содержит богатейший фактический материал по истории отечественной науки и техники, позволяет раскрыть их приоритет в важнейших вопросах научных исследований, проектирования и организации производства, имеет большое историческое и практическое значение и позволяет активно сотрудничать со странами СЭВ и другими зарубежными странами в области исследования развития как отдельных отраслей науки и техники, так и научно-технического прогресса в целом.

Научно-исследовательские, проектно-конструкторские организации, промышленные предприятия и высшие учебные заведения, выполняя задания партии и правительства в области создания новейшей техники, за последние десятилетия накопили большое количество научно-технической документации, сроки ведомственного хранения которой истекли и часть которой подлежит после тщательного отбора передаче на государственное хранение.

Принятие постановления Совета Министров СССР от 21 мая 1964 г. № 431 «О централизации хранения научно-технической документации и организации широкого использования ее» <1>, обусловленное возрастанием роли научно-технической документации в развитии научно-технического прогресса в стране, активизировало работу учреждений государственной архивной службы СССР по организации государственного хранения и использования научно-технической документации, привело к увеличению объемов и значения научно-технической документации в составе Государственного архивного фонда СССР.

<1> Собрание постановлений Правительства СССР (далее — СПП СССР), 1964, № 9, ст. 65.

Государственные архивы научно-технической документации являются составной частью учреждений государственной архивной службы. Архивы научно-технической документации проводят большой объем архивной работы, обеспечивая выполнение государственных планов развития архивного дела, вносят значительный вклад в дальнейший подъем архивного строительства в условиях развитого социалистического общества.

«Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах» являются основным нормативно-методическим документом, применение которого в практике работы государственных архивов будет способствовать успешному и эффективному выполнению задач и функций, возложенных на государственные архивы.

В основу разработки настоящих Правил положено изучение и обобщение уже накопленного опыта архивной работы с научно-технической документацией в современных условиях с учетом требований, предъявляемых к учреждениям государственной архивной службы, положений Закона СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры», принятого Верховным Советом СССР 29 октября 1975 г., «Положения о Государственном архивном фонде СССР» (1980), действующих государственных стандартов СССР, «Основных правил работы государственные архивов СССР» (1984), «Правил работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях СССР» (1977, 1984), методических документов Главархива СССР, ВНИИДАД и специализированных государственных архивов, регламентирующих вопросы комплектования, экспертизы ценности, учета, описания, каталогизации, обеспечения сохранности и использования научно-технической документации в государственных архивах.

При разработке настоящих Правил были использованы как практически оправдавшие себя, так и последние достижения советского архивоведения, которые изложены в них как единые и обязательные по отношению ко всем государственным архивам, ведущим работу с научно-технической документацией. Вместе с тем Правила дают возможность совершенствовать методы и технологию проведения работ с научно-технической документацией, учитывать особенности документации и использовать более прогрессивные методы и передовой опыт работы.

«Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах СССР» подготовлены с целью регламентации важнейших направлений работы с научно-технической документацией в государственных архивах, исходя из особенностей этой документации.

Правила имеют следующую структуру.

В 1-м разделе дана классификация научно-технической документации начиная с вопросов распределения научно-технической документации между государственными архивами, в каждом государственном архиве отдельно и кончая систематизацией ее в пределах архивного фонда.

2-й раздел Правил посвящен вопросам обеспечения сохранности научно-технической документации. В нем изложены требования по созданию оптимальных условий хранения научно-технической документации, порядок выдачи ее из архивохранилищ, проверки наличия и состояния научно-технической документации, создания страхового фонда особо ценных научно-технических документов и контроля технического и физико-химического состояния научно-технической документации.

В 3-м и 4-м разделах рассматриваются вопросы государственного учета научно-технической документации ГАФ СССР и развития системы НСА к этой документации.

В 5-м разделе регламентируется процесс комплектования государственных архивов научно-технической документацией и экспертизы ее ценности, включая составление списков учреждений, организаций, научно-производственных (производственных) объединений, предприятий и высших учебных заведений <2> — источников комплектования государственных архивов, составление перечней проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение, и проведение целевой экспертизы ценности научно-технической документации в государственных архивах.

<2> В дальнейшем вместо слов «учреждения, организации, научно-производственные (производственные) объединения, предприятия и высшие учебные заведения» употребляются слова «организации и предприятия».

Раздел 6-й посвящен вопросам организационно-методического руководства и контроля за работой ведомственных архивов в части научно-технической документации, в том числе учета работы государственного архива с ведомственными архивами.

В 7-м разделе отражены особенности организации использования научно-технических документов ГАФ СССР в народнохозяйственных целях, через средства массовой информации и читальные залы, при организации выставок, лекций, докладов, экскурсий.

Целый ряд направлений в работе с научно-технической документацией в Правилах даны в сжатой форме, а в других случаях содержатся отсылки к статьям и приложениям «Основных правил работы государственных архивов СССР». Вместе с тем при работе над данными Правилами составители предусматривали, что более детальные инструкции и рекомендации будут опубликованы по завершении их научных разработок, а более частные вопросы работы с научно-технической документацией могут быть изложены в методических пособиях, созданных архивными учреждениями.

Настоящие Правила не отменяют изданных в последнее время инструкций и указаний, определяющих ведение отдельных направлений работы государственных архивов, а также различных пособий рекомендательного характера, перечисленных в прилагаемом списке. Их необходимо использовать с учетом требований, изложенных в настоящих Правилах.

Правила регламентируют работу государственных архивов с научно-исследовательской, конструкторской, технологической и проектной документацией.

К Правилам приложены обязательные формы документации (или даны отсылки к утвержденным формам в «Основных правилах работы государственных архивов СССР»), применяемые в работе с научно-технической документацией. Структура формуляров документов определена с учетом современных требований к унификации документов, в них внесены лишь минимально необходимые изменения. Термин «единица хранения», применяемый в приложенных формах по отношению к научно-технической документации идентичен общепринятому понятию «дело».

В качестве приложения в Правила включена инструкция о методике организации проведения обработки и описания научно-технической документации ведомственных архивов учреждений, организаций и предприятий.

Правила обязательны для исполнения при работе с научно-технической документацией во всех государственных архивах, входящих в государственную архивную службу СССР, а также могут быть рекомендованы для работы соответствующих отраслевых государственных фондов и архивов министерств, ведомств СССР и организаций, осуществляющих государственное хранение научно-технической документации ГАФ СССР.

Подготовка Правил осуществлена под руководством Главархива СССР специалистами ВНИИДАД (к.и.н. В.М. Жигуновым, руководитель темы, В.А. Калугиной, отв. исполнитель, к.и.н. Н.Г. Башариной, А.Г. Сергеевой, В.Н. Тарунтаевой), ЦГАНТД СССР (Р.И. Мошняцкой), ЦГАНТД УССР (Н.Ф. Кондратьевым), ЦГАНТД БССР (А.В. Воробьевым).

При подготовке Правил были использованы работы к.и.н. Т.Н. Мусатовой (НИЦТД СССР), О.С. Максаковой, Э.С. Шариковой (ЦГАНТД СССР), Ш.Г. Гашимова (ЦГАНТМД АзССР), преподавателей Московского государственного историко-архивного института А.А. Кузина, Н.Г. Филиппова, П.С. Преображенской, С.П. Стрекопытова.

Большая помощь авторскому коллективу при работе над Правилами была оказана Е.Н. Бедовым, Н.Д. Виноградовой, Т.Н. Викторовой, К.В. Крестовской, Н.М. Петровым, А.С. Прокопенко, И.С. Соколовой, Н.В. Снятковой, Э.И. Степанской, В.В. Цаплиным.

1. КЛАССИФИКАЦИЯ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВНОГО ФОНДА СССР

Научно-техническая документация (НТД) — совокупность научных и технических документов, фиксирующих процесс и результаты научных исследований, технических разработок, а также направления и методы их внедрения в производство. В состав научно-технической документации входят группы: научно-исследовательской документации (НД), конструкторской документации (КД), технологической документации (ТД), проектной документации (ПД), документации по изобретательству и рационализации и другие научно-технические документы.

Научно-техническая документация, создаваемая в процессе научной и производственной деятельности подведомственных министерствам и ведомствам научно-производственных, производственных объединений, научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических организаций, предприятий, а также конструкторских бюро, лабораторий, кафедр высших учебных заведений, и имеющая политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение независимо от времени ее создания, происхождения, техники и способа воспроизведения, является составной частью Государственного архивного фонда СССР.

Для государственного хранения НТД ГАФ СССР образована сеть специализированных государственных архивов, состоящая из государственных архивов союзного, республиканского и местного подчинения: ЦГАНТД СССР, ЦГАНТД (ЦГАНТМД) союзных республик, ЛГАНТД. Хранение НТД осуществляется также государственными архивами союзного, республиканского и местного подчинения, организациями системы Академии наук СССР и академий наук союзных республик, отраслевыми государственными фондами.

До передачи на государственное хранение НТД ГАФ СССР хранится в ведомственных архивах или выполняющих их функции других структурных подразделениях научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организаций, научно-производственных, производственных объединений, предприятий и высших учебных заведений.

В целях научной организации НТД в составе ГАФ СССР осуществляется классификация НТД на уровне ГАФ СССР, государственного архива, архивного фонда.

1.1. Классификация НТД в пределах ГАФ СССР

Под классификацией НТД ГАФ СССР понимается ее научная группировка в соответствии с признаками принадлежности НТД к историческим эпохам, отраслям народного хозяйства и административно-территориальным единицам.

1.1.1. В соответствии с признаком принадлежности документов к историческим эпохам НТД дореволюционного периода, принятая на государственное хранение, хранится в центральных государственных исторических архивах и отделах дореволюционных фондов местных государственных архивов.

НТД периода социализма и построения коммунистического общества поступает на государственное хранение в составе фондов организаций и предприятий — источников комплектования государственных архивов НТД.

1.1.2. Классификация НТД на основе признака принадлежности НТД к отраслям народного хозяйства означает распределение НТД организаций и предприятий между государственными архивами в соответствии с профилем архивов.

Распределение НТД между государственными архивами осуществляется в соответствии с указаниями Главархива СССР.

1.2. Классификация НТД в государственном архиве, хранящем НТД

Классификационными единицами в государственном архиве, хранящем НТД, являются архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивная коллекция, комплекс НТД, единица хранения НТД.

1.2.1. Архивный фонд — документальный фонд организации или его часть, принятые на государственное хранение, либо сформированная в архиве обособленная совокупность документов, исторически и логически связанных между собой.

Архивный фонд организаций и предприятий — источников комплектования государственных архивов носит поливидовой характер. В состав архивного фонда могут входить управленческая, проектная, конструкторская, технологическая, научно-исследовательская, картографическая, изыскательская, патентная, машиночитаемая документация, кинофотофонодокументы и др. <3>.

<3> Данные правила регламентируют работу государственных архивов с научно-исследовательской, конструкторской, технологической и проектной документацией. Работа государственных архивов с управленческой документацией и кинофотофонодокументами регламентируется соответствующими правилами.

Фондовая принадлежность НТД определяется для каждого вида документов по следующим признакам: для научно-исследовательской и технологической — по названию организации или предприятия-разработчика, взятому с титульного листа; для конструкторской и проектной — по угловому штампу на чертежах, титульному листу текстовых документов, штампу применения, составу проекта или спецификации.

НТД, созданная организацией — соразработчиком проекта (темы), поступает на государственное хранение в составе фонда организации-генпроектировщика (головной организации).

1.2.2. Объединенным архивным фондом называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух или более фондообразователей, имевших (имеющих) между собой исторически и логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др., для лиц — родственные, профессиональные, творческие отношения). Объединенному архивному фонду присваивается обобщенное наименование. Фонды, вошедшие в состав объединенного фонда, перечисляются в соответствующих учетных документах.

1.2.3. Архивная коллекция — совокупность отдельных документов, образовавшихся в деятельности одного или нескольких фондообразователей или при разработке различных проектов (проблем) и объединенных по одному или нескольким признакам.

В названии архивных коллекций отражается принцип подбора документов (тематический, географический, хронологический, номинальный) и в случае необходимости ее составитель (частное лицо, организация, государственный архив).

1.3. Классификация НТД в пределах фонда

Под классификацией научно-технических документов в пределах архивного фонда понимается их группировка и расположение в фонде. За единицу классификации и единицу учета НТД в пределах архивного фонда принимается комплекс научно-технических документов и единица хранения НТД.

1.3.1. Комплекс научно-технических документов — совокупность научно-технических документов, возникающих при исследовании научной темы, конструировании изделия промышленного производства, разработке технологии его изготовления или проектирования объекта капитального строительства. Комплекс научно-технических документов вносится в опись под отдельным порядковым номером.

1.3.2. Единица хранения НТД — совокупность научно-технических документов, относящихся к определенному вопросу, или отдельный документ (лист чертежа), имеющий самостоятельное значение, объединенные в том или помещенные в папку, тубус, отдельную обложку и внесенные в опись под отдельным порядковым номером.

1.3.3. Систематизация научно-технических документов в пределах фонда осуществляется в соответствии с «Инструкцией по обработке и описанию НТД, выполняемой государственными архивами за счет спецсредств» (прил. 24).

2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ НТД

Обеспечение сохранности НТД в государственном архиве включает создание оптимальных условий хранения НТД, соблюдение порядка выдачи документов из архивохранилищ, проверку наличия и состояния НТД, создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования документов, обеспечение физико-химической сохранности документов.

2.1. Создание оптимальных условий хранения НТД

Требования к зданиям архивохранилищ НТД, их электрооборудованию, световой режим, противопожарное оборудование, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический режимы хранения документов, топографирование, транспортировка не имеют специфических особенностей и аналогичны требованиям, изложенным в «Основных правилах работы государственных архивов СССР».

Графическая НТД хранится в сфальцованном виде в папках (кальки фальцуются до формата A4). В папку включаются не более 50 листов формата A4. Допускается хранение калек в папках, коробках или тубусах. Текстовая и графическая НТД хранится на стеллажах в архивных коробках.

2.2. Порядок выдачи НТД из архивохранилищ

В комплекс мероприятий, обеспечивающих сохранность НТД, входит соблюдение порядка выдачи документов из архивохранилища для работы в читальном зале, в рабочих помещениях архива, во временное пользование.

2.2.1. Для работы в читальном зале и во временное пользование НТД выдается на основании запросов организаций и предприятий с разрешения директора архива или его заместителя.

2.2.2. Выдача НТД из архивохранилищ для дезинфекции, дезинсекции и реставрации осуществляется на основании заказа для проведения выше названных работ <4>. В заказ вносится отдельно каждая единица хранения с указанием номера фонда, описи, количества листов единицы хранения (отдельно текст и графика), Заказ подписывается заведующим архивохранилищем.

<4> См. Основные правила работы государственных архивов СССР, с. 169, прил. 3 (Далее — Основные правила...).

2.2.3. Выдача НТД из архивохранилища учитывается в книге выдачи единиц хранения <5>. Выдача НТД из архивохранилищ и прием их обратно производится хранителем фондов.

<5> См. Основные правила..., с. 173, прил. 6.

2.2.4. Выдача НТД организациям производится в виде копий. Подлинники выдаются по специальному разрешению директора государственного архива при наличии разрешения организации-разработчика. При первой выдаче из архивохранилищ отдельных листов чертежей на лицевой стороне листа ставится штамп (4 x 2 см), где указываются наименование государственного архива, номера фонда, описи, единицы хранения и листа (по внутренней описи) (прил. 1).

На место каждой выдаваемой из архивохранилища единицы хранения или документа помещается карта (лист) — заместитель (прил. 2), в которой отражаются следующие сведения: номер фонда, номер (шифр) описи, номер единицы хранения, номера листов, количество листов (отдельно текст и графика), номер по журналу выдачи, срок возврата, отметка о возвращении единицы хранения (документа). После возвращения единицы хранения (документа) карта (лист) — заместитель изымается и используется при следующей выдаче.

2.2.5. Перед выдачей единиц хранения (документов) из архивохранилища и при приеме их обратно проверяется их нумерация и физическое состояние. Недостатки в нумерации и физическом состоянии документов оговариваются в заверительной надписи.

Примечание: Выдача НТД из архивохранилища проводится в соответствии с «Основными правилами работы государственных архивов СССР».

2.3. Проверка наличия и состояния НТД

Проверка наличия и состояния НТД проводится в целях установления соответствия фактического наличия единиц хранения (документов) описательным статьям и итоговым записям в описи и правилам режима хранения документов. Проверка наличия и состояния НТД в государственных архивах проводится в строгом соответствии с «Основными правилами работы государственных архивов СССР», методическими указаниями и рекомендациями Главархива СССР, главных архивных управлений союзных и архивных управлений автономных республик. Проверка наличия и состояния НТД в государственных архивах проводится как самостоятельный вид работы, а также в процессе комплектования, при обработке и описании документов, приеме НТД на государственное хранение, проведении целевой экспертизы ценности НТД, выдаче документов во временное пользование, для работы в читальном зале и в рабочих помещениях архива. Проверка наличия и состояния НТД является плановой работой государственного архива и проводится периодически и единовременно.

2.3.1. Проверка фондов, содержащих уникальные документы, проводится один раз в 5 лет, фондов, не содержащих уникальных документов — один раз в 10 лет.

Единовременные проверки наличия и состояния НТД проводятся по указанию учреждений государственной архивной службы СССР в случае нарушения установленного правилами режима хранения документов, влекущих за собой порчу или утрату документов, при обнаружении отсутствия документов, в случае стихийных бедствий, при передаче НТД из одного архива в другой, а также при массовых перемещениях фондов. Проверке наличия и состояния НТД подвергаются все фонды или группы фондов, а также отдельные фонды и коллекции НТД.

Примечание: Методическая подготовка проверки наличия и состояния НТД не имеет специфических особенностей и проводится в соответствии с «Основными правилами работы государственных архивов СССР».

2.3.2. Проверка наличия графической документации осуществляется полистно по внутренним описям, при этом сверяются наименования реквизитов внутренней описи с наименованием каждого листа чертежа (по штампу чертежа), входящего в единицу хранения. Одновременно проверяется соответствие внутренней описи заверительной надписи.

2.3.3. В ходе проверки наличия и физического состояния НТД устанавливаются: соответствие итоговой записи описи фактическому наличию единиц хранения (документов) в описи; литерные и пропущенные номера единиц хранения, соответствие наличия документов указанным во внутренней описи единиц хранения, физическое состояние документов (отмечаются номера документов, нуждающихся в дезинфекции, дезинсекции, реставрации, переплете).

2.3.4. Результаты проверки оформляются листом проверки и актом проверки наличия и состояния научно-технической документации <6>. Лист проверки заполняется на каждую опись отдельно. Если фонд небольшой, допускается составление единого листа на все описи. Листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах каждой проверки.

<6> См. Основные правила..., с. 176 — 178, прил. 8, 9.

2.3.5. На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния НТД. В акт проверки наличия и состояния единицы хранения записываются только количественные показатели, т.к. листы проверки подкладываются к акту. В акте отмечается соответствие установленной проверкой наличия документов данным, значащимся в учетно-справочных документах, дается характеристика состояния документов и условия их хранения, фиксируются отрицательные явления в условиях их хранения.

Акт проверки наличия и состояния единиц хранения, подписывается исполнителями и утверждается директором. В необходимых случаях одновременно с актом проверки наличия и состояния единиц хранения составляются акт о технических ошибках в учетных документах <7>, акты обнаружения единиц хранения <8>, акты о неисправимых повреждениях единиц хранения <9>. Акты подписываются заведующим архивохранилищем и утверждаются директором архива. Акты проверки нумеруются в пределах фонда.

<7> См. Основные правила..., с. 214, прил. 30.

<8> Там же, с. 210, прил. 28.

<9> Там же, с. 209, прил. 27.

На основании акта и листов проверки принимаются необходимые меры для устранения обнаруженных недочетов. Акты и листы проверки включаются в дело фонда.

2.3.6. Учет не обнаруженных при проверке наличия и состояния единиц хранения (документов) ведется с помощью картотеки. Карточки (прил. 3) систематизируются по номерам фондов и хранятся в архивохранилище. Допускается вести книгу учета необнаруженных единиц хранения. Сведения о недостаче единиц хранения (документов) сообщаются в Главное архивное управление при СМ СССР.

2.3.7. Организация розыска единиц хранения НТД (документов), не обнаруженных при проверке наличия и состояния НТД, проводится на основе изучения учетных документов. Поиск недостающей НТД осуществляется в государственных и ведомственных архивах. На единицы хранения, обнаруженные в ходе работы по розыску, составляется справка (на каждый фонд отдельно) с указанием места их обнаружения. Справка подписывается заведующим отделом (архивохранилищем) и является основанием для исключения найденных единиц хранения из числа необнаруженных.

На НТД, не обнаруженную в результате розыска, составляется акт <10>, который подписывается заведующим архивохранилищем (отделом), утверждается директором архива и служит основанием для исключения не найденной НТД из учетных документов. НТД, не обнаруженная в результате розыска, включается в список, в котором даются ссылки на соответствующие акты. НТД в списке располагается по порядку номеров архивных фондов.

<10> См. Основные правила..., с. 179 — 180, прил. 10.

Примечание. Документами, подтверждающими отсутствие НТД в государственном архиве, являются акты о выделении документов к уничтожению, распоряжение Главного архивного управления при Совете Министров СССР о снятии с учета ранее утраченных документов, акты о необнаруженных документах, акты передачи документов в другие государственные архивы, организации.

После внесения данных в учетные документы карточка изымается из картотеки.

2.3.8. Основанием для внесения изменений в учетные документы являются справка о технических ошибках, допущенных при составлении описей и листов фонда, подсчете единиц хранения по описи и актам о выделении к уничтожению НТД, акт приема-передачи НТД в архив, акты о выделении к уничтожению НТД, акт переработки фондов, акты об обнаружении в фонде непрофильных или неучтенных документов, акт об необнаружении единиц хранения, акт о неисправимом повреждении единиц хранения.

Внесение изменений производится во все экземпляры описи: делаются отметки «выбыло» против выбывших или необнаруженных единиц хранения; после штампа «проверено» делается новая итоговая запись, где перечисляются внесенные в опись изменения со ссылкой на соответствующий документ и обнаруженные при проверке ошибки, указывается фактическое наличие единиц хранения и подписывается заведующим архивохранилищем и хранителем фондов.

При обнаружении изменений в объеме единиц хранения на основании акта о необнаружении единиц хранения (документов) составляется новая заверительная надпись, вносятся соответствующие изменения во внутреннюю опись, обложку единицы хранения, описательные статьи описи. В конце описи делается отметка о проведенных изменениях в объеме единиц хранения со ссылкой на соответствующий документ.

2.3.9. Если при проведении проверки наличия и состояния НТД никаких нарушений в условиях хранения и учета документов не было, то кроме штампа о проверке данного фонда никаких отметок в учетных документах не делается. На основании новых итоговых записей вносятся изменения в листы фондов: уточняется объем единиц хранения по каждой описи и по фонду в целом. Все изменения включаются в «Сведения об изменениях в составе и объеме фондов», на основании которых в конце года уточняется паспорт архива. Сведения об изменении в составе и объеме фондов направляются в установленном порядке в главные архивные (архивные) управления.

В документах, на основании которых вносятся изменения, делается отметка «Внесено в учетные документы». После этого они подшиваются в дело фонда.

В случае, если снятые с учета единицы хранения или отдельные документы будут в дальнейшем обнаружены, составляется акт об обнаружении единиц хранения <11>, на основании которого единицы хранения (документы) берутся на учет как вновь поступившие. О каждом таком случае докладывается в главные архивные (архивные) управления.

<11> См. Основные правила..., с. 210, прил. 28.

2.3.10. При обнаружении непрофильных для государственного архива единиц хранения (документов) составляется акт об обнаружении непрофильных единиц хранения (документов), на основании которого документы исключаются из учетных документов, а непрофильные документы передаются по принадлежности в соответствующие государственные архивы.

Все изменения включаются в «Сведения об изменениях в составе и объеме фондов» и сообщаются в главные архивные (архивные) управления.

2.4. Создание страхового фонда особо ценных НТД и фонда пользования

В целях сохранения ценной документной информации о развитии науки на случай утраты или повреждения научно-технических документов, в государственном архиве создается страховой фонд копий особо ценных научно-технических документов (ОЦД).

Страховому копированию подлежат особо ценные и уникальные научно-технические документы независимо от времени их создания, материала и техники изготовления, а также описи единиц хранения, в которых учтены особо ценные документы. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных хранилищах страхового фонда. К страховому фонду создается необходимый научно-справочный аппарат. Создание и организация страховых копий осуществляются государственным архивом с учетом общих требований, изложенных в «Основных правилах работы государственных архивов СССР», нормативных документах Главархива СССР («Положения о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов государственных архивов», «Инструкции о выявлении, учете, описании и хранении особо ценных документов» (М., 1980).

Одновременно с созданием страхового фонда изготавливается комплект копий особо ценных научно-технических документов для обеспечения сохранности НТД и организации их использования в государственном архиве — фонд пользования. Очередность страхового копирования определяется информационной значимостью, физическим состоянием и интенсивностью использования документов. Из фондов, равноценных по значению, первоочередному копированию подлежат фонды, документы которых находятся в плохом физическом состоянии или интенсивно используются. Страховое копирование проводится по фондам с соблюдением последовательности расположения единиц хранения в фонде (по порядку описей и единиц хранения). В заверительной надписи к единице хранения делается отметка о количестве смикрофильмированных документов и листов.

2.5. Обеспечение физико-химической сохранности документов

Комплекс работ по специальной технической обработке НТД (обеспыливание, физическая и химическая реставрация, дезинфекция, дезинсекция, фотореставрация и другие виды работ, обеспечивающие сохранность документов), а также создание страхового фонда проводят лаборатории, действующие в системе архивных учреждений, или архивы. Эти работы осуществляются в соответствии с «Основными правилами работы государственных архивов СССР». Результаты контроля физико-химического состояния НТД фиксируются в актах и листах проверки наличия и состояния НТД.

3. ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УЧЕТ НТД ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВНОГО ФОНДА СССР

Учету в государственном архиве, комплектующемся НТД, подлежат архивные фонды (объединенные архивные фонды, архивные коллекции), комплексы НТД, единицы хранения, описи единиц хранения, страховой фонд копий документов и фонд пользования. Под учетом научно-технических документов понимается определение их количества в установленных единицах учета, отражение этого количества в учетных документах государственных архивов и органов государственной архивной службы СССР. Учет НТД в государственных архивах осуществляется в целях обеспечения сохранности документов, контроля за их наличием, организации поиска и использования, способствует организации управления государственными архивами.

Основными принципами учета НТД являются единство учета и хранения документов, централизация, преемственность учетных документов на всех стадиях работы ведомственных архивов, динамичность. Учет НТД в государственных архивах осуществляется централизованно. Централизация и преемственность учета достигается строгой регламентацией системы учетной документации, требований к ее заполнению, единым методическим руководством. Динамичность обеспечивается оперативным внесением изменений в учетные документы и периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объеме фондов в Центральный фондовый каталог Главного архивного управления при Совете Министров СССР, каталоги главных архивных управлений союзных республик, архивных управлений (отделов) автономных республик, краев и областей.

В государственных архивах, имеющих отдельные архивохранилища, кроме централизованного учета НТД, ведется учет документов в каждом архивохранилище. Порядок внесения изменений в учетные документы архива, а также порядок передачи соответствующих учетных документов из архивохранилища в подразделение централизованного учета регламентируется отраслевыми нормативными документами.

С целью правильной организации учета в архиве составляется схема учета, в которой последовательно (в графической форме) отражаются все этапы работы по учету при приеме (или выбытии) единиц хранения, с указанием по каждому этапу, где, какие документы и кем заполняются; отражается взаимосвязь централизованного учета и учета по архивохранилищам.

Учетные документы и справочники государственного архива подразделяются на межфондовые и внутрифондовые.

3.1. Межфондовые учетные документы и архивные справочники

К межфондовым учетным документам и архивным справочникам относятся следующие: книга учета поступлений документов, книга поступлений страхового фонда и фонда пользования, список фондов, карточка фонда, книга учета текущих изменений в составе и объеме фондов, паспорт архива, реестр описей.

3.1.1. Книга учета поступлений документов (прил. 4) предназначается для учета каждого поступления в архив. В книгу учета поступлений документов записываются последовательно все первичные и повторные поступления документов каждого фонда. Каждое поступление получает один порядковый номер независимо от того, состоит ли оно из документов одного или нескольких фондов. Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (наименование фондов, номера фондов и т.д.) записываются с новой строки под тем же номером. Если фонд поступает впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступлений после присвоения ему очередного номера по списку фондов. Если поступившие материалы являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Ежегодно в книге учета поступлений подводится итог количества поступивших за год документов.

3.1.2. Количественный учет фондов (объединенных архивных фондов, архивных коллекций) осуществляется по списку фондов <12>.

<12> См. Основные правила..., с. 187 — 88, прил. 15.

В список фондов фонд записывается только при первом поступлении его в архив. Каждому поступающему в архив фонду присваивается очередной порядковый номер по списку фондов в хронологической последовательности. В случае передачи фондов в другой архив или его ликвидации освободившийся номер другому фонду не присваивается. Название фонда вносится в список с титульного листа описи и состоит из полного и в скобках официально принятого сокращенного названия организации-фондообразователя, его подчиненности, места нахождения, крайних дат существования. Если название организации менялось, то в списке фондов указывается только последнее его название по году сдачи документов. Все предыдущие названия приводятся только в листе и карточке фондов.

Для объединенных фондов в списке фондов дается обобщенное название объединенного фонда, а название фондов, вошедших в объединенный фонд, приводится в листе и карточке фонда.

3.1.3. Карточка фонда (прил. 5) <13> нужна для учета сведений о составе, содержании, хронологических рамках, объеме и динамике развития фонда. Она составляется на каждый фонд, впервые поступивший в государственный архив, в трех экземплярах в центральных государственных архивах и в четырех — в государственных архивах.

<13> См. также Основные правила..., с. 206, прил. 25а.

3.1.4. Книга текущих изменений в составе и объеме фондов существует для динамического учета движения фондов, единиц хранения и описей в пределах государственного архива. В книге учета текущих изменений в составе и объеме фондов (прил. 6) указываются номера по порядку каждого поступления, дата записи поступления или выбытия, номера фондов по списку фондов, шифры описей по системам документов. В разделе «Количество» даются сведения о количестве поступивших и выбывших фондов, описей, единиц хранения и остаток (имеющееся в наличии количество фондов, единиц хранения, описей).

Примечание. В графе пятой книги учета текущих изменений в составе и объеме фондов указывается количество фондов, поступивших первично. При повторном поступлении части фонда эта графа не заполняется, а прочеркивается. В графе восьмой указывается количество выбывших фондов целиком в другие архивы. При выбытии части фонда в графе ставится прочерк.

Сведения о поступлении, выбытии и наличии фондов, единиц хранения, описей берутся из листа фондов.

3.1.5. Паспорт архива предназначается для отражения состояния архива на 1 января каждого года. Паспорт государственного архива составляется ежегодно в трех экземплярах. Один экземпляр направляется в Главархив СССР, второй — Главархив республики, третий остается в делопроизводстве государственного архива. ЦГАНТД СССР составляет паспорт в двух экземплярах, один экземпляр которого направляется в Главархив СССР.

3.1.6. Реестр описей (прил. 7) ведется для учета движения описей в архивохранилище. Он включает в себя следующие сведения: порядковый номер описи по реестру, дату поступления описи в архивохранилище, номер фонда, шифр описи, количество единиц хранения, количество листов в описи, отметку о движении описи, примечания. В примечаниях указывается физическое состояние описи, изменения, внесенные в опись, и т.д. В архивохранилище на титульном листе описи единиц хранения проставляется в правом нижнем углу номер архивохранилища и порядковый номер описи по реестру.

3.2. Внутрифондовые учетные документы и архивные справочники

Внутрифондовый учет закрепляет систематизацию НТД внутри фонда, обеспечивает учет комплексов НТД, единиц хранения, научно-технических документов. К внутрифондовым учетным документам и архивным справочникам относятся архивная опись единиц хранения, внутренняя опись документов, лист фонда.

Внутрифондовые учетные документы и справочники используются следующим образом:

• опись — для учета комплексов НТД, поединичного и суммарного учета единиц хранения и закрепления их систематизации внутри фонда;
• внутренняя опись документов — для поединичного и суммарного учета документов и закрепления систематизации графических и других документов внутри единицы хранения;
• лист фонда — для количественного учета единиц хранения и описей, а также текущих изменений в фонде.

3.2.1. Опись единиц хранения составляется на каждую группу НТД, входящую в состав фонда (прил. 8, 9).

Архивная опись единиц хранения НТД как учетный документ представляет собой систематизированный перечень названий комплексов НТД, заголовков единиц хранения и других сведений о составе и содержании НТД, внесенных в опись с целью количественного учета комплексов и единиц хранения НТД, закрепленного итоговой записью описи <14>.

<14> Методика составления описей единиц хранения НТД изложена в Инструкции по обработке и описанию НТД (см. прил. 24).

3.2.2. Внутренняя опись документов (прил. 10) содержит следующие сведения: порядковый номер документа в единице хранения, обозначение, заголовок документа; номер листа (листов) документа, полученный при валовой нумерации единицы хранения; итоговую запись, содержащую данные (цифрами и прописью) об общем количестве листов документов в единице хранения, которые в свою очередь учитываются в листе-заверителе к единице хранения (прил. 11).

3.2.3. Лист фонда (прил. 12) заводится при первом поступлении фонда. В него вносятся все поступления описанных документов фонда. Основанием для записи поступлений документов являются опись единиц хранения, акт научно-технической обработки, акт приема-передачи, акт обнаружения неучтенных единиц хранения, акт об обнаружении в фонде документов, не относящихся к его составу. В листе фонда указываются крайние даты каждого названия фонда (начальная и конечная даты фактического существования организации-сдатчика под одним названием); название фонда и номер фонда; при поступлении фонда из другого государственного архива прежний номер фонда, название и местонахождение архива, в котором хранились документы; дата записи (учета) документов; номер описи (шифр) — (номер описи состоит из номера группы НТД и номера описи внутри группы, присваиваемого по листу фонда по мере их поступления в государственный архив); годы документов; в графах «Поступление» и «Выбытие» указывается документ, на основании которого поступили или выбыли документы, количество комплексов и единиц хранения по каждой описи; в графе «Наличие (остаток)» указывается общее количество комплексов и единиц хранения по каждой описи отдельно и общее количество комплексов и единиц хранения по фонду в целом путем прибавления нового поступления к предыдущему объему. Лист фонда может быть пересоставлен, если включенные в него сведения не соответствуют данным описей фондов; после переработки фонда, когда старый лист фонда перестает отражать фактическое состояние фонда и его справочного аппарата (при этом основанием для пересоставления служит акт о научно-технической обработке фонда), и, наконец, если лист фонда неисправимо поврежден. В этих случаях старый лист фонда помещается в дело фонда, а в новом листе фонда делается отметка «Лист фонда пересоставлен (тогда-то), см. дело фонда N...».

Листы фондов располагаются в порядке номеров фондов в папках с клапанами и в зависимости от количества листов, составляют один или несколько томов. К каждому тому делается заверительная надпись с указанием номеров фондов и количества листов. По необходимости заводятся листы-«продолжение», которые подкладываются за основными листами. В случае изменения количества листов в томе делается новая заверительная надпись.

Для облегчения работы с листами фонда составляется карточный указатель фондов. Карточки указателя составляются на каждый фонд и систематизируются по отраслям народного хозяйства, ведомства, а в пределах ведомства — в алфавитном порядке наименований фондов.

Карточка указателя содержит номер и название фонда, крайние даты документов и годы существования организации-сдатчика, количество единиц хранения и крайние даты документов (прил. 13).

3.2.4. Если среди документов одного фонда будут обнаружены документы другого фонда, хранящегося в данном архиве, они должны быть присоединены к фонду по назначению и списаны как выбывшие в листе фонда и описи (описях) первого фонда и соответственно записаны как поступившие в листе фонда и описи (описях) того фонда, к которому они присоединены. Если обнаруженные документы образуют самостоятельный фонд, то он заносится в список фондов за очередным номером и на него составляется новый лист фонда.

Основанием для записи выбытия и поступления служит акт об обнаружении в фонде документов, не относящихся к его составу <15>.

<15> См. Основные правила..., с. 207 — 208, прил. 26.

3.2.5. Архивы ежегодно, не позднее 15 января, представляют «Сведения об изменениях в составе и объеме фондов» <16> за истекший год вышестоящему учреждению государственной архивной службы СССР и Главархиву СССР. В конце «Сведений...» помещаются данные о переданных и объединенных фондах, утраченных фондах и свободных номерах. При этом должно быть указано, в какой архив передан фонд и под каким номером учтен по новому местонахождению.

<16> Там же, с. 181, прил. 11.

3.2.6. На фонд, находящийся в государственном архиве, заводится дело фонда. Документы, входящие в дело фонда, отражают состав, содержание, физическое состояние и использование НТД.

В дело фонда включаются акт приема-передачи документов, историческая справка, акты проверки наличия и технического состояния документов, акт о выделении к уничтожению НТД, не подлежащей хранению, Перечень проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение. Делу фонда присваивается номер данного фонда. Все листы дела фонда должны быть подшиты и пронумерованы, на документы дела фонда составляется внутренняя опись.

4. СИСТЕМА НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА К НТД ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВНОГО ФОНДА СССР

Система научно-справочного аппарата к документам архива, комплектующегося НТД, — это комплекс взаимосвязанных учетных документов, архивных справочников, информационных документов архива, создаваемых на единых методологических и научно-методических основах для обеспечения поиска архивных документов и документной информации в пределах архивного фонда, группы фондов, комплекса, единицы хранения научно-технических документов в целях всестороннего и эффективного использования.

Государственный архив, комплектующийся НТД, создает архивные справочники, обеспечивающие учет и раскрывающие содержание НТД на всех уровнях классификации НТД в пределах архива. Архивные справочники подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые и пофондовые.

К архивным справочникам, раскрывающим содержание НТД, относятся следующие: архивные описи единиц хранения НТД, каталоги, путеводители, обзоры.

4.1. Опись единиц хранения НТД

Опись единиц хранения НТД — справочник по учету и содержанию документов. Основными функциями описи единиц хранения НТД являются закрепление систематизации НТД внутри фонда и внутри группы НТД, обеспечение учета НТД, раскрытие состава и содержания НТД. Объектом информации в описи является единица хранения НТД, комплекс НТД по проекту (теме), элементом информации — описательная статья, состоящая из характеристик (информационных данных), обеспечивающих ее функциональное назначение. Описи составляются в соответствии с Инструкцией (прил. 24). Каждая опись получает в государственном архиве самостоятельный номер на основании записи в листе фонда.

В государственном архиве хранятся три экземпляра описи, первый (неприкосновенный экземпляр) — в структурном подразделении архива, осуществляющем централизованный учет документов, второй — в архивохранилище, третий — в читальном зале архива.

4.2. Каталоги

Каталог — тип архивного информационно-поискового справочника (как правило, карточный), в котором вторичная документная информация сгруппирована по предметам (отраслям, темам, изделиям и т.п.), образующим деления каталогов, расположенным согласно принятой для соответствующего вида каталога схемой классификации документной информации. Каталоги не выполняют функции учета, составляются вне зависимости от фондовой принадлежности документов и не закрепляют систему их хранения.

Каталоги выполняют функции межархивного справочника (ЦФК, Сводный объектный каталог НТД), а в пределах государственного архива — функции межфондового справочника. Объектами первичной информации для каталогов являются научно-технический документ, единица хранения НТД, комплекс единиц хранения НТД, фонд. Элементом информации каталога является каталожная карточка.

В государственном архиве, комплектующемся НТД, создаются фондовый, систематический, объектный и другие каталоги.

4.2.1. Фондовый каталог создается из карточек фондов (прил. 5) для учета и информации о составе и содержании фондов архива.

4.2.2. Систематический каталог создается на весь документальный массив государственного архива и служит целям межфондового информирования, устанавливает связи между явлениями и фактами, отраженными в документации архива. Он содержит карточки со сведениями по конкретным вопросам истории, науки, техники, производства, имеющимися в документах государственного архива. Характеристика сведений для систематического каталога архива, комплектующегося НТД, проводится одновременно по ряду признаков: по отраслевой принадлежности, по объекту исследования, изделию, по технологии производства, свойствам предмета, объекту капитального строительства и т.п. Для систематизации карточек готовится к публикации «Схема классификации информации в каталогах НТД государственных архивов СССР».

В неспециализированных архивах, комплектующихся НТД, карточный массив, состоящий из каталожных карточек на НТД, вливается как специальный раздел с самостоятельной схемой классификации в общий систематический каталог.

4.2.3. В зависимости от содержания документальной базы в архиве создаются объектный, географический, именной и другие предметные каталоги.

В географическом и именном каталогах информация классифицируется по алфавиту понятий, дальнейшая систематизация осуществляется в логической, тематической, хронологической последовательности.

Объектный каталог НТД ведется по группам НТД. Объектом является тема НИР, проект (изделие, модель) изделия, проект объекта капитального строительства, технологический процесс и т.д.

Государственный архив представляет сведения о содержании документов в центральный фондовый каталог Главархива СССР, а сведения о содержании НТД — в центральный сводный объектный каталог ЦГАНТД СССР.

4.2.4. Каталогизация — комплекс работ по созданию каталогов НТД, включающий составление схемы классификации, описание документов на каталожных карточках и ведение каталогов. Каталогизация проводится в соответствии с планом работы архива с учетом значимости фондов и комплексности их разработки, интенсивности использования НТД, наличия в архиве массива карточек с информацией о содержании фондов, степени сохранности НТД. Комплексность разработки фондов означает, что каталогизации должны одновременно подвергаться фонды, связанные между собой логически (содержанием, подведомственностью), НТД которых содержит сходные сведения и взаимосвязана.

Имеющийся в архиве массив карточек с информацией о содержании НТД, составленных в процессе обработки и описания документов, тематического выявления НТД, удовлетворения запросов организаций, включается после редактирования и внесения в карточки классификационных характеристик в соответствующие каталоги.

При каталогизации на первом этапе работы с документами проводится выбор фондов, отдельных систем НТД, подлежащих каталогизации, устанавливается очередность каталогизации. Для этого изучается состав и содержание НТД фонда (по описям), проводится предварительная оценка информационной значимости, определяется вид предполагаемой каталогизации, объем каталогизируемой НТД. После установления очередности каталогизации НТД приступают к ее последовательному просмотру, в процессе которого проводится анализ и отбор сведений. Основным критерием при анализе и отборе сведений из НТД является критерий содержания. В соответствии с критерием содержания отбираются сведения о развитии определенных отраслей народного хозяйства и науки, возникновении научных и технических идей, их развитии и использовании в различных отраслях науки и техники, внедрении достижений науки в производство, сведения о теоретической, экспериментальной проработке конструкций машин, механизмов, сооружений, объектов строительства и технологических процессов, сведения о новых материалах, методах контроля качества и т.п. Отбираются сведения о творчестве выдающихся деятелей науки и техники, изобретателях и рационализаторах, великих стройках и т.п.

4.2.5 Описание НТД на каталожной карточке

Отобранные сведения описываются на каталожных карточках (прил. 14). Каталожная карточка предназначена для систематического, объектного, именного, географического каталогов. Сведения о НТД фиксируются в каталожной карточке и подразделяются на классификационные, информационные, поисковые, контрольные характеристики.

В состав классификационных характеристик документа, группы документов входят указание индекса классификационного деления, номер государственной регистрации, рубрика, подрубрика, обозначение, согласно принятой в организации системе индексации. Индекс классификационного деления будет проставляться по разрабатываемой «Схеме классификации информации в каталогах научно-технической документации государственных архивов СССР». Реквизиты «Обозначение, согласно принятой в организации системе индексации», «№ госрегистрации (НИР, ОКР)» заполняются с обложки единицы хранения НТД, углового штампа чертежа. Реквизиты «Рубрика» и «Подрубрика» используются для детализации конкретного содержания документов.

К информационным характеристикам относятся реквизиты: наименование комплекса; наименование проекта (объекта, изделия, проблемы, темы НИР, ОКР); наименование части проекта (узла, марки, сборочной единицы), наименование чертежа (текстового документа); стадия, этап НИР, ОКР; дата окончания разработки; местонахождение объекта; фамилия, имя, отчество (составителя документа, руководителя темы, ГИП); наименование организации-разработчика. К информационным характеристикам относится также реквизит «Техническая характеристика (аннотация)». Реквизиты информационных характеристик заполняются на основании изучения содержания НТД. В графе «Наименование комплекса» указывается комплекс, являющийся разделом описи НТД. Наименование проекта (объекта, изделия, проблемы, темы НИР, ОКР), наименование части проекта (узла, марки, сборочной единицы), сведения для реквизита, стадия, этап НИР, ОКР берутся с обложки единицы хранения. Реквизит «Наименование чертежа (текстового документа)» заполняется при подокументальной каталогизации. Реквизит «Стадия, этап НИР, ОКР» заполняется с обложки единицы хранения. Дата окончания разработки берется с углового штампа чертежа, с титульного листа текстового документа. Реквизит «Местонахождение объекта» заполняется при наличии в заголовке указания о месте строительства объекта капитального строительства. Реквизиты «Фамилия, имя, отчество (составителя документа, руководителя темы, ГИП)», «Наименование организации-разработчика» переносятся с углового штампа графического и титульного листа текстового документа.

Поисковые характеристики включают наименование архива, номера фонда, описи, единицы хранения и листов, с которых берутся сведения при каталогизации. Если карточка составлена на группу единиц хранения (комплекс), в графе «ед. хр. N» указывается порядковый номер комплекса по описи и номера единиц хранения. Контрольной характеристикой является реквизит «Составитель и дата составления карточки». На оборотной стороне карточки дается техническая характеристика (аннотация) НТД. Аннотация — краткая характеристика возникновения, развития и назначения объекта, изделия НИР и их народнохозяйственная и историческая ценность. Аннотация должна содержать следующие данные:

• для научно-исследовательской документации — о новизне сведений, научной, народнохозяйственной значимости, экономической эффективности, целевом назначении НИР;
• для конструкторской и технологической документации в области промышленного производства — об общем понятии об изделии, степени его применяемости, конструктивных особенностях изделий, его новых узлов, унификации, серийности (индивидуальности), базовости, наличии авторских свидетельств, знака качества и т.п.;
• для проектной документации в области капитального строительства об основных проектах, наличии вариантов, применении новых технических решений и строительных материалов, использовании типовых проектов и унифицировании конструкций, национальных особенностях архитектуры и других;
• для всех видов НТД — об оценке результатов исследований и разработок международными, государственными и общественными организациями (награждении дипломами, медалями, премиями).

Обязательным условием аннотации является соблюдение принятой терминологии в наименовании изделий, процессов, тематике НИР.

Сведения для составления аннотации берутся из обоснования отбора НТД, имеющегося в «Перечне проектов...», паспорта проекта (НИР), карты технического уровня и качества продукции, отчетов о НИР (ОКР), рефератов, аннотаций, находящихся в единице хранения НТД и т.п.

4.2.6 Ведение каталогов

Под ведением каталога понимается комплекс работ, обеспечивающий функционирование каталога как информационно-поисковой системы. Ведение каталога НТД включает в себя подготовку карточного массива, систематизацию и расстановку карточек в каталоге, дублирование, составление отсылочного аппарата к каталогу; оформление каталожных ящиков, разделителей и ведение учетных форм каталога. При подготовке карточного массива проверяется полнота заполнения карточек, уточнение данных карточек, наличие аннотаций и в случае необходимости перепечатка карточек. Карточки размещаются в каталожных ящиках соответствующего размера. Ящики нумеруются в валовом порядке внутри каждого каталога, снабжаются этикетками с указанием индексов и названий классификационных делений внутри каталога. Фиксирование классификационных делений внутри каталожных ящиков проводится с помощью разделителя. На разделителе указываются индекс и название соответствующего классификационного деления.

Взаимосвязь между каталогами осуществляется путем дублирования карточек, а также системой отсылочных карточек и указателей. Отсылочный аппарат каталога НТД состоит из отсылочных карточек и отметок на разделителях каталога. В отсылочных карточках и на разделителях каталога пишется «см. также» и указываются индексы и названия делений каталога, к которым дается отсылка.

4.2.7 Учет работы по каталогизации

Государственный архив осуществляет учет работы по каталогизации. Учету подлежит каталогизация документов, проведенная как в процессе тематической разработки фондов, так и в процессе всех других видов работ с НТД, в том числе — тематического выявления документов. Обязательным условием учета каталогизации является проставление отметок, свидетельствующих о тематической разработке единиц хранения и описей («Разработана тематически»). При документном описании в листе использования каждой единицы хранения, просмотренной с целью каталогизации, ставится штамп «Лл. ...взяты на тематический учет». В единицах хранения, закаталогизированных по заголовкам описей без их просмотра, а также в единицах хранения, оставленных для подокументальной разработки, отметка не ставится.

По окончании тематической разработки документов отдельных описей на листах заверительной надписи делается отметка «Проведена поединичная (или подокументальная) каталогизация», указывается дата, должность и подпись сотрудника, исполнявшего эту работу.

При завершении тематической разработки всего фонда исполнитель сдает тематические карточки ответственному за каталогизацию НТД по акту (прил. 15). Акт составляется в одном экземпляре и по завершении работы по учету каталогизации фонда помещается в дело фонда.

Учет каталогизации в пределах фонда осуществляется на карточке учета каталогизации НТД фонда (прил. 16), которая также помещается в дело фонда. Заполняет карточки ответственный за каталогизацию по мере поступления актов о сдаче-приеме тематических карточек.

Для учета каталогизации НТД по архиву ведется книга учета каталогизации документов архива (прил. 17).

Работа по каталогизации НТД архива осуществляется централизовано специальным отделом (группой или выделенным сотрудником), непосредственно осуществляющим тематическую разработку фондов и отвечающим за концентрацию карточек в каталогах, их редактирование, индексацию, систематизацию, включение карточек в каталоги, учет каталогизации. Отдел контролирует также работу по каталогизации НТД, проводимую в процессе других видов работы государственного архива.

4.3. Путеводитель

Путеводитель по фондам архива — тип архивного справочника, содержащий характеристики или краткие сведения об архивных фондах (объединенных архивных фондах, коллекциях) и комплексах НТД в систематизированном порядке и предназначенный для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива (коллекций НТД).

Объектом первичной информации в путеводителе является фонд (коллекция НТД), элементом информации — характеристика фонда (коллекции НТД).

Путеводитель включает в себя совокупность характеристик фондов, расположенных в систематическом порядке в соответствии с заранее разработанной схемой, список фондов архива, на которые не составлены характеристики и научно-справочный аппарат к путеводителю. За основу схемы построения путеводителя архива берется отраслевой принцип. В пределах отраслей характеристики путеводителя систематизируются по группам, отражающим принадлежность фонда к научно-исследовательским, конструкторским, технологическим и проектным организациям.

В зависимости от конкретного состава и содержания НТД и степени ее актуальности, а также значимости организации-сдатчика в отрасли, характеристики даются на отдельные фонды (коллекции НТД) или на группы однородных фондов. Основной частью характеристики является аннотация НТД фонда. Аннотация должна в максимально сжатой форме и в то же время с необходимой полнотой раскрыть состав и содержание НТД фонда (коллекции).

Методы подготовки путеводителя по архиву, комплектующемуся НТД, аналогичны методам подготовки путеводителей, изложенным в «Основных правилах работы государственных архивов СССР».

4.4. Тематические обзоры

Тематический обзор НТД — архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе НТД по одной определенной теме вне зависимости от того, находятся сведения, отражающие эту тему, в документах одного или нескольких фондов архива. Тематический обзор представляет собой аннотированный список документов с указанием поисковых данных. Для повышения информационных качеств тематического обзора к нему составляется предисловие и научно-справочный аппарат. В состав научно-справочного аппарата входят оглавление, список сокращенных слов, указатели, перечень фондов, НТД которых использована в обзоре, библиография. В предисловии к тематическому обзору указывается цель его составления, объясняется порядок его построения, дается характеристика НТД по данной теме, находящейся в других государственных архивах.

Сведения о составе и содержании НТД в обзоре должны даваться по каждой из систем документов — научно-исследовательской, конструкторской, технологической, проектной. В пределах группы могут приводиться подробные сведения об отдельных единицах хранения или документах, представляющих наибольший научный интерес с указанием дат и поисковых данных НТД. Для составления тематического обзора используются описи, соответствующие разделы каталогов, исторические справки, а также перечни проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение.

5. КОМПЛЕКТОВАНИЕ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ НТД

Комплектование государственных архивов научно-технической документацией — комплекс мероприятий, обеспечивающий систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Комплектование государственных архивов научно-технической документацией включает следующее:

• определение источников комплектования государственных архивов научно-технической документацией;
• прием НТД в государственные архивы;
• определение состава НТД, подлежащей государственному хранению;
• распределение НТД между государственными архивами, согласно указаниям Главархива СССР.

5.1. Комплектование

5.1.1. Определение организаций источников комплектования государственных архивов научно-технической документацией.

Государственные архивы комплектуются НТД научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организаций, научно-производственных, производственных объединений, предприятий и вузов. Комплектование государственного архива научно-технической документацией ведется на основании списков источников комплектования государственного архива в соответствии с его профилем. Источники комплектования научно-технической документацией определяются государственным архивом путем изучения отраслевых схем управления народным хозяйством, анкетирования и комплексных проверок организаций и предприятий.

Основным условием внесения организаций и предприятий в списки источников комплектования государственного архива является значимость их деятельности для развития науки, техники и народного хозяйства в стране, экономическая эффективность научных исследований и (или) технических разработок, наличие НТД, имеющей научно-историческое и историко-техническое значение и являющейся частью ГАФ СССР. Государственный архив ведет два списка: «Список организаций и предприятий — источников комплектования государственного архива» (Список № 1) и «Список источников комплектования научно-технической документацией выборочного приема» (Список № 2).

В Список № 1 включаются научно-исследовательские, конструкторские, технологические и проектные организации <17>, от которых государственный архив принимает на государственное хранение управленческую, научно-техническую, специальную документацию.

<17> Под организациями имеются в виду как сами организации, так и их филиалы, отделения или иные структурные подразделения, расположенные в других городах, обладающие определенной автономией и осуществляющие самостоятельные научные исследования и прикладные разработки.

В Список № 2 включаются научно-исследовательские, конструкторские, технологические и проектные организации, научно-производственные, производственные объединения, предприятия и высшие учебные заведения, от которых государственный архив осуществляет выборочный прием научно-технической документации, имеющей научно-историческое и историко-техническое значение <18>.

<18> Управленческая документация постоянного хранения передается в соответствии с территориальным принципом комплектования в центральные государственные архивы (их филиалы) союзных и автономных республик, государственные архивы (их филиалы) краев и областей, государственные архивы автономных областей, автономных округов, районов и городов.

Организации и предприятия в списках № 1 и № 2 систематизируются в соответствии с общесоюзным классификатором «Система обозначений органов государственного управления СССР и союзных республик (ОКПО)» (М., 1976), а в пределах отрасли с учетом их функций и подчиненности (головная организация, соразработчик, филиал, отделение). Организации и предприятия в списках № 1 и № 2 подразделяются на две группы с учетом союзного и республиканского значения, а внутри разделов систематизируются в соответствии с общесоюзным классификатором «Система обозначений органов государственного управления СССР и союзных республик (ОКПО)». Эти списки составляются на бланке государственного архива (прил. 18); нумерация организаций и предприятий, включенных в списки, ведется в валовом порядке. Они одобряются ЭПК (ЭК) государственного архива, рассматриваются и утверждаются для государственного архива союзного значения — ЦЭПК Главархива СССР, для республиканского государственного архива — ЦЭПК Главархива республики, для ЦГА автономных республик — ЭПК архивного управления (архивного отдела) автономной республики, для краевого, областного государственного архива — ЭПК краевых, областных, учреждений государственной архивной службы СССР.

По мере выявления новых источников комплектования государственного архива составляется дополнение (по форме списка) со ссылкой в графе «Примечания» на решение ЭПК (ЭК). Если организация исключается из списка, в графе «Примечания» делается ссылка на решение ЭПК (ЭК), номер организации по списку остается свободным.

В конце года в случае внесения изменений в дополнение к списку составляется заверительная надпись о количестве внесенных в список организаций по состоянию на 1 января будущего года. Основанием для внесения изменений в список является указание Главархива СССР, Главархива союзной республики об уточнении или изменении списков источников комплектования, реорганизация системы министерств, ведомств, создание новых или ликвидация ранее существовавших организаций, изменение функций, масштабов деятельности и подчиненности организаций. Для оперативной работы со списками государственный архив ведет картотеку организаций — источников комплектования, включенных в списки № 1 и № 2 (прил. 19).

Представление с обоснованием необходимости внесения изменений в списки выносится на рассмотрение и согласование ЦЭПК (ЭПК) вышестоящего органа государственной архивной службы СССР. Руководитель государственного архива доводит решение ЦЭПК (ЭПК) до сведения руководства организации — источника комплектования.

5.1.2 Определение состава НТД, подлежащей государственному хранению

Состав НТД, подлежащей передаче на государственное хранение, определяется в организации и на предприятии в процессе экспертизы ее ценности. Под экспертизой ценности НТД понимается всесторонняя комплексная оценка научно-технических документов на основе критериев, разработанных советским архивоведением, исходя из общих методологических принципов отбора документации, для определения политического, народнохозяйственного, научного, социально-культурного и исторического значения НТД, установления сроков ведомственного хранения и отбора ее в оптимальном объеме для передачи на государственное хранение.

Методологическими принципами экспертизы ценности и отбора НТД на государственное хранение являются историзм, партийность, всесторонняя и комплексная оценка. Принципы историзма и партийности предполагают отбор научно-технической документации, отражающей объективные закономерности развития науки и техники в различные периоды истории общества. При всесторонней и комплексной оценке НТД учитывается значение и место каждого научного исследования, технической разработки в системе всех научных исследований и разработок по определенной проблематике, а также место и роль каждого документа в составе имеющегося документного комплекса вообще и в какой-либо организации в частности.

Экспертиза ценности и отбор научно-технической документации на государственное хранение проводится на основе нормативно-методических документов государственной архивной службы СССР, министерств и ведомств, а также настоящих Правил.

Экспертиза ценности НТД осуществляется в два этапа: первый этап — выбор проблем (тем), проектов изделий промышленного производства и технологии их изготовления, объектов планировки и капитального строительства, НТД которых подлежит передаче на государственное хранение, второй этап — экспертиза ценности НТД, отобранных проектов по проблемам (темам) и определение состава НТД, подлежащей приему на государственное хранение.

На каждом этапе экспертизы ценности НТД применяется в комплексе система общих и специфических критериев. Из общих критериев применяются критерии времени и места создания разработки или документа, авторства, содержания, подлинности, полноты сохранности, дублетности и поглощенности, физического состояния и др. Специфическими критериями для первого этапа по всем научным исследованиям и прикладным разработкам являются степень отражения уровня состояния науки и техники, производства в определенный период развития общества; значимость проблем (тем), проектов, моделей конструкций для развития отраслей и народного хозяйства в целом; принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта; экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технической идеи. Дополнительно следует учитывать по научным исследованиям — фундаментальность НИР, степень типизации научно обоснованных процессов, внедряемых в промышленное производство и строительство; по конструкторским работам — серийность или уникальность производства, степень модификации и унификации изделий промышленного производства; по технологическим работам — степень механизации и автоматизации технологических процессов; по проектным работам — типизация проектирования, степень реконструкции объекта, специфика геологических и гидрологических условий, национальные особенности архитектуры.

На первом этапе экспертизы ценности НТД применяются также комплексные критерии: присуждение исследованиям и разработкам Ленинской, международных, Государственной или именных премий; демонстрация их на международных, всесоюзных и республиканских выставках; награждение медалями и дипломами выставок, патентно-коммерческая ценность разработок. Конечным результатом первого этапа экспертизы ценности НТД является составление «Перечня проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение» (прил. 20). «Перечень проектов...» составляется за весь период деятельности организации или за определенный хронологический период и осуществляется силами специалистов — членов экспертной комиссии (ЭК) организации, в состав которой входит специалист курирующего государственного архива.

Примечание. Организация, порядок работы, задачи и права экспертной комиссии организации освещены в «Правилах работы с научно-технической документацией в организациях и предприятиях СССР» (1977, 1984).

Составлению «Перечня проектов...» предшествует изучение источников и специальной литературы, отражающих основные направления развития деятельности отрасли, организации, конкретные научные исследования и научно-технические разработки, а также изучение архивоведческой литературы, определяющей порядок экспертизы ценности научно-технической документации, ее оформление и порядок передачи на государственное хранение; определение проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение.

В процессе составления «Перечня проектов...» члены ЭК организации просматривают и изучают организационно-распорядительную документацию (положение (устав), приказы, отчеты о работе организации, протоколы заседаний НТС и т.д.), юбилейные издания, технические энциклопедии, информационно-аналитическую, специальную и архивоведческую литературу, справочно-поисковый аппарат. Результатом работы на данном этапе является картотека проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение. Реквизиты карточки соответствуют реквизитам «Перечня проектов...». Члены ЭК изучают картотеку и определяют проекты, проблемы (темы), НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение. Отобранные экспертной комиссией проекты, проблемы (темы), имеющие научно-историческое значение, включаются в «Перечень проектов...». «Перечень проектов...» составляется соответственно требованиям «Правил работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях СССР». В графе «Примечания» формы «Перечня проектов...» указываются сроки передачи документов организацией в государственный архив. «Перечень проектов...» печатается в 2-х экземплярах, подписывается председателем и членами ЭК, согласовывается с руководителем организации, рассматривается на ЭПК соответствующей государственной архивной службы СССР. Один экземпляр «Перечня проектов...», утвержденный ЭПК, возвращается организации, другой остается в государственном архиве в наблюдательном деле.

Рабочим инструментом экспертизы ценности НТД на втором этапе являются типовые перечни НТД, подлежащей приему на государственное хранение, типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения.

Специфические критерии для второго этапа: этапность научных исследований (стадийность технических разработок), степень информативности видов и разновидностей документов на определенных этапах исследований и стадиях разработок, степень адекватности отражения в научно-техническом документе реально существующего явления или объекта. Второй этап экспертизы ценности НТД завершается составлением описей единиц хранения и акта о выделении к уничтожению НТД, не имеющей научно-исторической ценности и утратившей практическое значение.

5.1.3 Прием НТД на государственное хранение

Прием НТД от организаций и предприятий, включенных в списки источников комплектования государственного архива, осуществляется в соответствии с планом комплектования. НТД принимается на государственное хранение в виде подлинников или заменяющих их дубликатов или копий, если физическое состояние подлинника является неудовлетворительным. НТД передается на государственное хранение по миновании практической надобности, но не позднее чем через 25 лет.

В необходимых случаях сроки хранения документов в ведомственных архивах могут быть изменены Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.

Прием НТД на государственное хранение проводится после обработки и описания документов, осуществленной в соответствии с требованиями «Правил работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях СССР» и Инструкции по обработке и описанию НТД, выполняемой государственными архивами за счет спецсредств (прил. 24).

Прием НТД на государственное хранение осуществляется по описям, утвержденным ЭПК учреждения государственной архивной службы СССР. При приеме НТД в государственный архив представителем государственного архива осуществляется проверка их наличия, физического состояния, качество обработки. Этот процесс осуществляется по экземпляру описи единиц хранения, подлежащих передаче на государственное хранение, путем сверки фактического наличия и состояния единиц хранения с описью; документация, помещенная в папки с клапанами или тубусы, сверяется полистно в соответствии с внутренней описью. При недостаче единиц хранения документов, включенных в опись, составляется акт о недостаче (прил. 21).

При обнаружении недостатков в физическом состоянии документов составляется акт о неисправимых повреждениях <19>. В графе «Примечание» в описи делается отметка о выбытии документов и составляется новая итоговая запись.

<19> См. Основные правила..., с. 209, прил. 27.

Прием НТД на государственное хранение оформляется «Актом приема-передачи» <20> в двух экземплярах. Номера единиц хранения, неисправимо поврежденных, требующих реставрации, дезинфекции, дезинсекции, переплета, указываются в графе «Примечания» акта приема-передачи. Все виды работ по устранению недостатков осуществляются за счет организации-сдатчика. Акт приема-передачи документов подписывается представителем организации с одной стороны, представителем государственного архива — с другой. Акт приема-передачи утверждается руководителем организации, а затем директором государственного архива. Первый экземпляр акта приема-передачи остается в государственном архиве, второй экземпляр возвращается в организацию.

<20> См. Основные правила..., с. 221 — 222, прил. 35.

Подготовленные к передаче на государственное хранение документы, организация-сдатчик транспортирует в архив. Организация-сдатчик несет ответственность в установленном законом порядке за сохранность документов при их транспортировке. Все расходы, связанные с подготовкой документов к передаче на государственное хранение и транспортировкой, проводятся за счет организации-сдатчика. Во время перемещения и транспортировки должны быть приняты меры, исключающие возможность механического повреждения документов, попадания на них влаги и яркого света. Транспортировка документации производится в коробках, папках, ящиках, в закрытых транспортных средствах, которые должны быть чистыми. При транзитных перевозках документация упаковывается в полиэтиленовые мешки и укладывается в контейнеры.

5.2. Целевая экспертиза ценности НТД в государственном архиве

Целевая экспертиза ценности НТД, хранящейся в государственном архиве, проводится для установления оптимизации объема и состава научно-технической документации и осуществляется сотрудниками государственных архивов с привлечением специалистов научно-исследовательских, проектно-конструкторских организаций или предприятий. При этом учитывается профиль архива, решаются вопросы выявления документов с повторяющейся и поглощенной информацией, дублетных документов. Государственные архивы при проведении целевой экспертизы ценности НТД руководствуются методологическими принципами советского архивоведения, а также критериями экспертизы ценности НТД. Подготовка к целевой экспертизе ценности НТД начинается с изучения отрасли, истории фондов изучаемой отрасли, а также состава и содержания документов фондов, коллекций. Целевая экспертиза ценности НТД осуществляется в пределах нескольких фондов организаций и предприятий отрасли (подотрасли), хранящихся в одном государственном архиве.

Перед экспертизой ценности НТД составляется рабочая инструкция, в которой определяется методика и специфика ее проведения.

5.2.1. Выявление документов с повторяющейся информацией проводится по типовым проектам объектов капитального строительства и проектам промышленных изделий серийного и массового производства. Из типовых проектов объектов капитального строительства остаются в первую очередь головные в своей серии проекты (или части проектов), наиболее полно отражающие уровень строительства, масштабы применения типовых проектов, их экономическую эффективность. При выборе типовых проектов капитального строительства применяются такие критерии, как рациональность планировочной структуры проекта, принципиальная новизна методов типового проектирования, массовость применения новых высокоэкономичных строительных конструкций и строительных материалов.

При выборе НТД проектов промышленных изделий серийного и массового производства применяются критерии унификации и модификации изделий.

5.2.2. Выявление документов с поглощенной информацией проводится по отчетам о НИР и ОКР. При этом на государственное хранение оставляются итоговые отчеты по темам головной организации. Отчеты соразработчиков по теме, принятые в составе их фондов и поглощенные итоговым отчетом головной организации, выделяются к уничтожению или по согласованию с организацией-разработчиком возвращаются учреждению для использования в работе.

5.2.3. Выявление дублетной НТД осуществляется в случае, если в одном государственном архиве в различных фондах имеются документы по одному и тому же объекту капитального строительства, изделию промышленного производства или научно-исследовательской разработке. На государственное хранение в этом случае оставляются подлинные документы. Дублетные документы (на различных носителях) выделяются к уничтожению.

Примечание. Из дублетных НТД отбираются на государственное хранение документы, имеющие более высокую степень сохранности, чем подлинник.

Результаты целевой экспертизы ценности НТД оформляются актом о выделении к уничтожению НТД, не подлежащей дальнейшему хранению <21>.

<21> См. Основные правила..., с. 207 — 208, прил. 26.

В описи единиц хранения в графе «Примечание» против каждой выбывшей единицы хранения ставится штамп «Выбыло». В конце описи делается новая итоговая запись с указанием номеров и количества выбывших единиц хранения, номера и даты утверждения акта о выделении к уничтожению НТД и оставшегося в описи количества единиц хранения, должности, подписи ответственных за внесение изменений в опись и даты.

НТД, не подлежащая дальнейшему хранению, включается в акт о выделении к уничтожению. Он составляется в двух экземплярах, подписывается всеми сотрудниками, производившими отбор, председателем и членами экспертной комиссии государственного архива, рассматривается на ЭПК (ЭК) государственного архива, а затем утверждается директором архива.

6. ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО И КОНТРОЛЬ ЗА РАБОТОЙ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ

Государственные архивы осуществляют организационно-методическое руководство и контроль за деятельностью ведомственных архивов на основании Положения о Государственном архивном фонде СССР и положений об учреждениях государственной архивной службы СССР.

6.1. Организационно-методическое руководство

Основными формами организационно-методического руководства является разработка или участие в разработке нормативно-методических пособий по основным направлениям деятельности ведомственных архивов.

Государственный архив принимает участие в работе ЭК организаций и предприятий, оказывает организационно-методическую помощь в разработке перечней проектов, проблем (тем), НТД по которым передается на государственное хранение, в разработке положения о службе НТД архива, ЭК и подготовке документов к государственному хранению (а также обрабатывает документы за счет спецсредств); организует и осуществляет мероприятия по обмену опытом и повышению квалификации сотрудников ведомственных архивов, проводит совещания, семинары и консультации, внедряет в практику работы ведомственных архивов нормативно-методическую литературу, организует и проводит паспортизацию ведомственных архивов.

6.2. Контроль за деятельностью ведомственных архивов

Основной формой контроля является инспектирование, которое осуществляется с помощью комплексных, целевых и контрольных проверок.

6.2.1. Планирование комплексных проверок проводится на основании перспективных планов работы государственного архива, а также по специальному заданию Главархива СССР (главных архивных (архивных) управлений союзных и автономных республик, архивных управлений и отделов краев и областей). Комплексной проверке подвергаются все направления деятельности ведомственного архива одной организации или системы организаций одного министерства или ведомства. Комплексные проверки проводятся не реже одного раза в 5 лет.

В процессе комплексной проверки устанавливается ход выполнения постановлений Совета Министров СССР, советов Министров союзных и автономных республик, решений местных советских органов, распорядительных документов министерств, ведомств и организаций по вопросам архивного дела. При комплексной проверке обследуются условия хранения и физическое состояние НТД, состояние учета и научно-справочного аппарата, работа экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности и обработке документов, наличие перечней проектов, проблем (тем), НТД по которым передается на государственное хранение, и актов о передаче подлинной НТД эксплуатирующей организации <22>, готовность НТД к передаче на государственное хранение, правильность оформления результатов экспертизы ценности, наличие страхового фонда, сохранность подлинников (в том числе смикрофильмированных), организация и эффективность использования НТД.

<22> Документация, имеющая научно-историческую ценность, передается предприятиям в виде дубликатов.

При обследовании условий хранения НТД в организации проверяется обеспечение сохранности документов: наличие хранилищ, рабочих комнат, оборудования, фильмостатов и т.д., наличие в хранилищах установок искусственного климата, средств для обеспыливания документов, средств пожарно-охранной сигнализации и пожаротушения, выявляются случаи гибели документов в результате стихийных бедствий, факты уничтожения их без согласования с учреждениями государственной архивной службы СССР.

При обследовании состояния учета и НСА проверяются формы учета, учетные единицы НТД, принятые в ведомственном архиве, типы каталогов, наличие описей по видам документов, подлежащих передаче в государственные архивы, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, указателей к описям, перечней, тематических обзоров, информационно-справочной литературы, соответствие учетных форм ГОСТам и правилам. В процессе проверки обследуются организация и учет использования документов, порядок выдачи их во временное пользование, порядок работы читального зала, наличие актов о передаче НТД во временное и постоянное пользование сторонним организациям. Проверкой устанавливается участие работников ведомственного архива в подготовке к изданию информационных бюллетеней, перечней ежемесячных поступлений документов, экспресс-информаций, сборников документов, каталогов, аннотаций и других видов справочников. При проверке наличия и состояния страхового фонда устанавливается количество смикрофильмированных документов, режим и условия хранения микрофотокопий, их учет, создание НСА к ним. При проверке степени и состояния подготовки НТД к сдаче на государственное хранение устанавливается полнота состава документов, включенных в опись, наличие описей по группам документации, правильность оформления НТД.

Результаты проверки организации или предприятия оформляются справкой. В случае обнаружения серьезных недостатков, ведущих к ухудшению качества документального фонда (уничтожение НТД без разрешения органов государственной архивной службы СССР, нарушение режима хранения и т.п.), стихийных бедствий, грибковых заболеваний и т.п. составляется акт. В справке отражается следующее: цели и задачи проверки; краткая история организации, профиль деятельности, ее положение в отрасли (головная, субподрядная и т.д.); характеристика ведомственного архива; состав, содержание и состояние НТД; выводы и конкретные предложения, способствующие обеспечению сохранности и оптимизации объема и состава НТД. По окончании проверки справка (акт) представляется руководству. Она составляется в двух экземплярах, подписывается сотрудником, проводившим комплексную проверку. Первый экземпляр справки (акта) направляется в организацию, второй — хранится в государственном архиве, в наблюдательном деле.

Результаты комплексной проверки организаций системы министерства или ведомства оформляются справкой, которая подписывается директором архива и сотрудниками, осуществляющими проверку. Первый экземпляр справки направляется в Главархив СССР (Главное архивное управление союзной республики), второй — хранится в государственном архиве. По результатам комплексных проверок организаций и предприятий системы министерств и ведомств в государственном архиве заводится специальное дело.

6.2.2. При целевой проверке обследуются отдельные стороны деятельности ведомственных архивов: обеспечение сохранности документов, организация использования, система НСА, наличие страхового фонда, степень готовности НТД к передаче на государственное хранение, выявление фактов гибели НТД и т.д.

6.2.3. При контрольной проверке осуществляется обследование исполнения предложений по улучшению работы ведомственного архива организации, полученных в результате комплексных или целевых проверок. Результаты целевых проверок оформляются справками. Итоговые документы проверок обсуждаются на совещании у руководителя организации в присутствии участников проверки.

6.3. Учет работы государственного архива с ведомственными архивами

Необходимым условием четкой организации контроля и научно-методической помощи является учет работы с ведомственными архивами. В государственном архиве ведутся картотека учета работы с ведомственными архивами организаций, включенных в список организаций — источников комплектования государственного архива, картотека ЭПК, книга учета консультаций и наблюдательные дела организаций.

Государственный архив ежегодно проводит паспортизацию ведомственных архивов, входящих в список организаций — источников комплектования. Картотека учета работы с ведомственными архивами организаций составляется на основании списка организаций источников комплектования государственного архива.

Картотека ведется на специальных карточках (прил. 22), которые отражают сведения об архиве организации и результаты обследования. Карточка заполняется на основании паспорта ведомственного архива, положения о ведомственном архиве, положения об ЭК и справок обследований. После каждого обследования ведомственного архива карточка дополняется. Для учета работы сотрудников архива по проведению консультаций в государственном архиве ведется «Журнал регистрации консультаций». Сотрудник государственного архива, проводящий консультацию, отмечает в журнале наименование организации или предприятия, должность, фамилию, имя, отчество сотрудника, обратившегося за консультацией, и вопрос, по которому давалась консультация.

Для концентрации документов по работе с ведомственными архивами в государственном архиве на каждую организацию заводится наблюдательное дело. В его состав входят копии приказов руководителей организаций о работе ведомственного архива, акты, справки обследований, документы по проведению экспертизы ценности, микрофильмированию, уничтожению НТД, паспорта ведомственного архива, историческая справка, Перечень проектов (тем). Ответственность за полноту наблюдательного дела несут ответственный за учет работы с ведомственными архивами и кураторы (в соответствии с закрепленными за ними отраслями).

На документы в наблюдательном деле составляется внутренняя опись, которая пополняется по мере поступления документов. Наблюдательные дела хранятся в порядке номеров, под которыми они значатся в списке организаций — источников комплектования государственного архива.

7. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВНОГО ФОНДА СССР

Научно-технические документы Государственного архивного фонда СССР, хранящиеся в государственных архивах, используются в политических, народнохозяйственных, научных и социально-культурных целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.

Организация, формы и порядок использования и система учета использования НТД в основном аналогичны видам работы с управленческой документацией и осуществляются в соответствии с «Основными правилами работы в государственных архивах СССР».

В данном разделе Правил отражены специфические особенности использования НТД в народнохозяйственных целях, а также при организации выставок, лекций, подготовке докладов, использовании НТД через средства массовой информации и в читальном зале.

7.1. Использование НТД в народнохозяйственных целях

Использование НТД в народнохозяйственных целях осуществляется организациями и предприятиями. Государственный архив выдает НТД по запросам организацией предприятий и при наличии разрешения организации-разработчика или директора архива. По запросам организаций и предприятий выдаются подлинники или копии НТД как во временное пользование, так и для работы в читальном зале архива. В подлинниках выдаются сброшюрованные научно-технические документы (отчеты по НИР, пояснительные записки и др.), а также сброшюрованные светокопии. Графические документы, выполненные на кальках, выдаются только в копиях.

Примечание. При отсутствии в архиве соответствующей множительной техники руководством архива принимаются меры для осуществления копирования документов в ближайших сторонних организациях.

В запросах организаций и предприятий указываются наименования объекта, организации-разработчика, на основании которых осуществляется поиск документов в государственном архиве. Поиск НТД по запросам проводится по каталогам, описям, путеводителям и т.д. Государственный архив может выдавать во временное пользование одну или несколько единиц хранения, часть единицы хранения по определенному проекту объекта капитального строительства, изделия, темы (проблемы) или отдельный лист чертежа. На каждом листе несброшюрованной единицы хранения или выдаваемого из единицы хранения отдельного листа проставляется штамп (см. прил. 1) на его лицевой стороне в правом нижнем углу на любом свободном поле около углового штампа чертежа. Срок пользования НТД в каждом конкретном случае оговаривается отдельно.

Выдача НТД во временное пользование оформляется специальным актом (прил. 23). При выдаче единицы хранения (или ее части) в акте выдачи указываются номера листов в соответствии с внутренней описью.

7.2. Использование НТД при организации выставок

Государственный архив организует тематические выставки научно-технических документов по истории науки и техники. На отобранные для экспозиции документы составляются аннотированные тематические карточки <23>. Для экспонирования на выставках используются текстовые, графические и фотодокументы, а также рисунки и личные документы выдающихся деятелей науки и техники. Экспонирование на выставках подлинных научно-технических документов допускается в исключительных случаях с разрешения вышестоящего учреждения государственной архивной службы СССР. Экспонаты, отобранные для выставки, снабжаются этикетками, на которых указывается вид НТД, автор, дата составления, стадия (этап) разработки, краткое содержание, способ воспроизведения.

<23> См., п. 4.2.5 настоящих Правил.

7.3. Использование НТД при организации лекций, докладов, экскурсий

Лекции, доклады, экскурсии, встречи с общественностью организуются по истории науки и техники, истории отраслей народного хозяйства, а также посвящаются выдающимся деятелям народного хозяйства, ученым и специалистам, строительству уникальных и особо важных объектов капитального строительства, уникальным изделиям. При подготовке лекций и докладов государственный архив использует НТД самостоятельно или в сочетании с другими документами одного или нескольких архивов.

7.4. Использование НТД через средства массовой информации

Для использования НТД через средства массовой информации государственный архив выявляет наиболее интересные и актуальные научно-технические документы. Используемые документы должны отражать историю развития науки и техники, историю индустриализации страны, становление промышленности, историю развития и реконструкции городов и населенных пунктов, историю отдельных предприятий, историю строительства уникальных зданий, создание уникальных изделий.

Статьи, подготавливаемые государственным архивом для опубликования в печати, могут носить характер обзора НТД по определенной теме, посвящаться истории отраслей промышленности и народного хозяйства, истории крупнейших научных и научно-технических центров, истории открытий и изобретений, содержать информацию о деятельности ученых и специалистов. При подготовке статей учитываются запросы учреждений, интересующихся той или иной темой, вопросом. В зависимости от поставленной задачи в статьях могут использоваться сами документы (чертежи, графики, фото, автографы и т.д.).

Одной из форм использования НТД в печати является тематическая газетная полоса, посвященная отдельным объектам капитального строительства, изобретениям, вопросам использования НТД в новых инженерных решениях. Такая полоса может включать в себя вводную статью, аннотацию НТД (или фотокопию, если это патент на изобретение, график, общий вид здания (изделия), хронику событий, воспоминания разработчиков (авторов) и т.д. Государственный архив согласовывает тематику статей с соответствующими печатными органами.

Государственный архив организует использование НТД в теле- и радиопередачах. Передачи могут посвящаться выдающимся деятелям науки и техники, истории предприятий, научных центров, отраслей народного хозяйства. При подготовке теле- и радиопередач НТД используется самостоятельно и в сочетании с другими видами документов. Для подготовки теле- и радиопередач выявляется наиболее интересная НТД, полно характеризующая освещаемый вопрос.

7.5. Использование НТД через читальный зал

В целях всестороннего использования НТД государственный архив организует работу читального зала. Порядок работы исследователей с документами и научно-справочным аппаратом государственных архивов определяется «Правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов СССР» и «Основными правилами работы государственных архивов СССР». Выдача НТД (подлинников, копий, микрофотокопий) для работы в читальном зале производится по заказам, заполняемым исследователем. В заказе указывается фамилия, инициалы исследователя, название темы, номер фонда, описи, номер единицы хранения по описи, номер листа, заголовок единицы хранения. Каждая единица хранения или отдельный документ выдается под расписку (в соответствующей графе заказа). Исследователю выдается не свыше 20 единиц хранения. Срок работы над документами не должен превышать двух месяцев.

Название государственного архива

Карточка учета недостающих                             Фонд _______________
ед. хр.                                                Опись N ____________

                                                   Ед. хр. N __________

Заголовок ед. хр. _________________________________________________________ Крайние даты ____________________ Количество листов _______________________ Отметка о результатах розыска _____________________________________________

                                        _______________________________
                                          (подпись сотрудника архива)

Отметка о ходе розыска _____________________ Подпись ______________________

Причины отсутствия ед. хр. ________________________________________________

Итого поступило за ____ год ______________________ ед. хр. (док.) цифрами и прописью

Прежний № фонда ___________________________________________________________ Примечание ________________________________________________________________

              должность, подпись, расшифровка подписи

00.00.00

Итого: ______________________ цифрами и прописью

                 название государственного архива

                      наименование ведомства

                        наименование главка

                     наименование организации

                          Фонд N _______

Опись N _______

          указать группу научно-технической документации

                         ________________
                           крайние даты

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК ________________ название _____________________________ государственного архива

00.00.00 N __________________

                                          Председатель ЭПК
                                          _____________________________
                                          подпись, расшифровка подписи

Фонд № Опись N

В опись включено _______ комплексов с N _______ по N _______ В опись включено _______ ед. хр. с N _______ по N _______ Литерные № комплексов __________, пропущенные № комплексов ________________ Литерные № ед. хр. _______ пропущенные № ед. хр. __________________________

        должность, подпись, расшифровка подписи составителя

00.00.00

Зав. ведомственным архивом ________________________________________________ подпись, расшифровка подписи

00.00.00 ОДОБРЕНО

Протокол ЭК (ЦЭК) организации N _________ Председатель ЭК (ЦЭК) организации _________________________________ должность, подпись, расшифровка подписи

Научно-техническая документация передана на государственное хранение в ____

                 название государственного архива

Сдал ______________________________________________________________________ название организации, должность, подпись, расшифровка подписи Принял ____________________________________________________________________ название государственного архива, должность, подпись,

                        расшифровка подписи

00.00.00 М.П.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ед. хр. N _______

Итого ______________________ листов ед. хр. цифрами и прописью

Количество листов внутренней описи _____________________ лл. цифрами, прописью

              должность, подпись, расшифровка подписи

00.00.00

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ЕД. ХР.

                 название государственного архива

В ед. хр. N ___________, опись N ___________, фонд N ________ пронумеровано с N _____ по N _______________________ листов + ________ листов цифрами и прописью внутренней описи, из них: литерные № пропущенные № пронумерованные чистые листы № графические № поврежденные № малоконтрастные и трудночитаемые № Примечание:

00.00.00

              Должность, подпись, расшифровка подписи

Отбор ед. хр. к микрофильмированию

                 что сделано и указания оператору

Отметка лаборатории обеспечения сохранности и микрофильмирования документов

___________________________________________________________________________ Должность, подпись, расшифровка подписи

                                                  Формат A4 (210 x 297)

Примечание: _______________________________________________________________

              Должность, подпись, расшифровка подписи

00.00.00.

(лицевая сторона)

Каталожная карточка НТД

Индекс в госархивах по схеме классификации

Формат A5 (148 x 210)

(оборотная сторона)

Техническая характеристика (аннотация)

Формат A5 (148 x 210)

о сдаче-приеме тематических карточек

00.00.00

Мы, нижеподписавшиеся _____________________________________________________ должность, подписи, расшифровка подписи,

название отдела исполнителя

должность, подпись, расшифровка подписи сотрудника, ответственного за

Итого просмотрено _________________________________________________ ед. хр.

3. Описание документов на тематических карточках проводилось

                  наименование способов описания

Ед. хр. N __________ требуют подокументной разработки. Указанные в п. 1 настоящего акта тематические карточки

Сдал(а) ______________________________

Приложение 17

Приложение 18 к п. 5.1.1

ФОРМА СПИСКА ОРГАНИЗАЦИЙ — ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ

Бланк государственного архива

Список учреждений, организаций                        УТВЕРЖДЕНО
и предприятий - источников                   протоколом ЦЭПК (ЭПК)
комплектования                               ______________________________
N                                            ______________________________

Итого в список внесено ____________________________________________________ прописью и цифрами организация Итоговую запись составил __________________________________________________ должность, подпись, расшифровка подписи

00.00.00 ОДОБРЕНО протокол ЭПК (ЭК) N ____________________

00.00.00

Формат A4 (210 x 297)

Название государственного архива

Карточка организации — источника комплектования государственного архива

Название организации Подведомственность Адрес организации Отрасль

Список N                                сведения об _______________________
По списку N                             изменении _________________________
фонд N                                  решений ЭПК _______________________

                         (оборотная сторона)

Формат A6 (148 x 105)

Приложение 20 к п. 5.1.2

ФОРМА ПЕРЕЧНЯ ПРОЕКТОВ, ПРОБЛЕМ (ТЕМ), НТД ПО КОТОРЫМ ПОДЛЕЖИТ ПЕРЕДАЧЕ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

                                                 УТВЕРЖДЕНО
                                      Протокол ЭПК N __________________
                                      _________________________________
                                      наименование архивного учреждения

                                      00.00.00

                      наименование ведомства<br>

проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение за __________ годы

В перечень включено ___________________________ (проектов, комплексов, тем) цифрами и прописью с N _______________ по N _______________

Председатель экспертной комиссии __________________________________________ должность, подпись, расшифровка подписи Члены экспертной комиссии _________________________________________________ должности, подписи, расшифровка подписей

СОГЛАСОВАНО

Подпись руководителя организации, расшифровка подписи

00.00.00

Формат A4 (210 x 297)

Название государственного архива                      УТВЕРЖДАЮ

АКТ N ____________________                 Директор государственного архива

о недостаче ед. хр. (документов) ________________________________ подпись, расшифровка подписи

                                       00.00.00

                                       Фонд N

Формат A4 (210 x 297)

(оборотная сторона)

Название государственного архива

почтовый адрес

АКТ № о выдаче ед. хр. (документов) во временное пользование

наименование организации

почтовый индекс, адрес

Основание _________________________________________________________________

Для какой цели выдаются документы _________________________________________

Выдаются следующие документы из фонда _____________________________________ название, N

Всего выдается __________________ ед. хр. (документов) на срок __________.

Документы выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.

Получатель обязуется не предоставлять документы, полученные во временное пользование, посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения госархива.

Получатель обязуется вернуть документы в архив в указанный в акте срок.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения выдаваемых документов.

Подпись руководителя                   Выдал - зав. архивохранилищем
государственного архива,                       (хранитель фондов) - подпись
00.00.00 расшифровка подписи                   расшифровка подписи

Печать государственного архива

Подпись руководителя учреждения,

00.00.00 расшифровка подписи Печать организации-получателя Принял — подпись, расшифровка подписи

Документы возвращены Сдал -

должность, подпись, расшифровка подписи

Принял -

должность, подпись, расшифровка подписи

00.00.00

1. Организация работы по подготовке научно-технической документации к передаче на государственное хранение

Подготовка НТД к передаче на государственное хранение проводится силами организации или специализированными отделами (группами) госархивов, оформляется договорами между организациями и государственным архивом. Перед заключением договора руководитель специализированного отдела знакомится с состоянием архива организации и на основании «Перечня проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение», определяет объем и виды работ, согласовывает с руководством организации сроки начала и окончания работ, определяет их общую стоимость, которая устанавливается в соответствии с действующими расценками. В процессе выполнения работ по взаимному соглашению сторон допускается внесение в договор тех или иных изменений и дополнений, которые фиксируются в дополнительном соглашении. Оно составляется и в том случае, если срок его действия требует продления.

Обработка и описание проводится только при наличии утвержденного ЭПК учреждения государственной архивной службы СССР «Перечня проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение». Обработка и описание НТД — это технологический процесс приведения документации в определенный порядок, обеспечивающий сохранность и возможность использования ее в научно-исторических и практических целях. В процессе обработки и описания определяется фондовая принадлежность документов (см. пп. 1.2 настоящих Правил), составляется рабочая инструкция, историческая справка, проводится систематизация НТД внутри группы, экспертиза ценности НТД внутри комплексов, формирование и описание единиц хранения, составление описи единиц хранения НТД, шифровка единиц хранения по описям.

2. Составление рабочей инструкции (плана обработки и описания НТД)

С целью определения организации работы по обработке и описанию НТД, ее методики и правильного распределения труда между сотрудниками ее выполняющих, составляется рабочая инструкция или план обработки <*>, схема систематизации документов.

<*> План обработки составляется вместо рабочей инструкции в тех случаях, когда сотрудники госархива имеют значительный опыт работы и когда обрабатываемые документы однотипны с ранее обработанными.

В рабочей инструкции излагается целевое назначение проводимых работ, определяются задачи, стоящие перед исполнителями, затем объясняется организация работы и порядок ее проведения, после чего даются методические указания по отдельным процессам работы, подкрепляемые конкретными примерами на документах. В состав рабочей инструкции входит расчетная часть, конкретизирующая организацию предстоящей работы в виде таблицы. В расчетной части приводятся виды работ, их объем, норма выработки, затраты времени на каждый вид работы в человеко-днях, исполнители по каждому виду работы.

В плане обработки и описания НТД кратко излагаются организация работы и порядок ее проведения, указываются этапы обработки НТД.

3. Составление исторической справки

Историческая справка составляется на фонд, объединенный фонд, коллекцию. Историческая справка о фондообразователе и фонде состоит из двух частей: в первой части излагается история организации, во второй — история фонда.

Из-за специфики НТД дополнительно включаются в историческую справку сведения по истории фондообразователя, об основных этапах и проблемах, стоящих перед фондообразователем за весь период его деятельности, указываются фамилии выдающихся авторов проектов, проектных, конструкторских, научно-исследовательских разработок; сведения по истории фонда, о составе и содержании НТД, ее значении для истории отрасли, науки и техники, о случаях передачи подлинников в другие организации (на предприятия), о состоянии учета научно-технических документов, наличии справочно-поискового аппарата и классификатора.

4. Составление схемы систематизации документов фонда

Схема систематизации документов фонда должна быть научно обоснованной. На каждый фонд и группу НТД составляется самостоятельная схема, которой определяется систематизация документов внутри группы НТД.

Предварительная схема систематизации рассматривается на методической комиссии.

Систематизацией документов фонда называется научная группировка и последовательное расположение их в пределах фонда.

Рекомендуется карточный способ систематизации документов, при котором каждая единица хранения описывается на отдельной карточке. При этом указываются все необходимые элементы описания и ставится рабочий (временный) номер как на карточке, так и на обложке единицы хранения. Составленные карточки группируются, расставляются и нумеруются (в соответствии с нумерацией карточек) единицы хранения фонда.

По каждой группе НТД систематизация проводится самостоятельно, а в пределах фонда — по комплексам (см. пп. 1.3 настоящих Правил).

На каждый комплекс составляется карточка, которой присваивается рабочий номер. Карточки на комплексы систематизируются по схеме систематизации. Систематизация документов по комплексам проводится по признакам, которые служат основой систематизации документов для каждой группы НТД.

Научно-исследовательская документация (НД) систематизируется в логической взаимосвязи и последовательности ее создания (для отчетов по НИР, например: промежуточный отчет, этапный, итоговый).

При систематизации научно-исследовательской документации необходимо применять единую группировку научных документов для каждой разновидности научно-исследовательской документации (например, для всех научных отчетов, диссертаций, отчетов по командировкам и тд.). Отчеты, выполненные по заказам сторонних организаций, систематизируются отдельно. Систематизация научных документов может вестись по хронологии выпуска документов, по тематике научных работ, по алфавиту наименований документов, по алфавиту фамилий авторов-разработчиков конкретных документов (ответственных исполнителей).

Отличительной чертой систематизации конструкторской документации (КД) является более строгая увязка систематизации конструкторских документов с последовательностью (стадийностью) разработки машин и механизмов и структурой самого изделия. Последовательность систематизации комплексов КД осуществляется в соответствии с хронологией завершенных работ по тому или иному изделию. Систематизация КД на любое изделие остается типовой, поскольку за основу берется процесс и этапы документирования разработки изделия:

• документы проектных стадий целесообразно располагать в логической последовательности их подготовки (техническое задание, техническое предложение, эскизный, технический проект);
• документы по испытаниям изделия — в соответствии с хронологией их выпуска;
• текстовую КД (инструкции, технические описания и т.д.) можно систематизировать по любому признаку (производственным индексам, алфавиту наименований), обеспечивающему логическую группировку и поиск документов (при небольших — текстовая КД систематизируется вместе с чертежами).

При систематизации КД на модифицированное изделие можно применять два метода: последовательную систематизацию, когда КД на модификацию располагается после документации на базовое изделие; перемежающуюся систематизацию, когда устанавливается часть базового изделия, имеющая модификацию, и документы на модификацию помещаются непосредственно за КД соответствующей части базового изделия.

При систематизации проектной документации (ПД) комплексы систематизируются по любому признаку (хронологическому, предметно-тематическому, географическому), обеспечивающему логическую группировку и поиск документов:

• документы проектных стадий целесообразно располагать в принятой последовательности проектирования: проектное задание (ПЗ), технический проект (ТП), рабочие чертежи (РЧ);
• ТП, РЧ (в зависимости от времени разработки проекта);
• ПЗ, РЧ.

Систематизация ПД на реконструкцию аналогична систематизации КД на модификацию. Типовые проекты систематизируются по номерам серий. Проектная документация систематизируется внутри стадий по частям. Проект сооружения в области капитального строительства на стадиях ПЗ и ТП, как правило, состоит из следующих частей: общая пояснительная записка, технико-экономическое обоснование, генплан и транспорт, технологическая часть, организация труда и система управления производством, строительная часть.

Проект на стадии РЧ содержит значительно больше частей за счет разделения некоторых из них. Так, технологическая часть проекта на стадии РЧ включает разделы: технологический, автоматизация технологических процессов, электроснабжение, электрооборудование, силовые сети. Строительные документы на стадии РЧ также составляют несколько разделов: архитектурно-строительная часть; отопление, вентиляция, кондиционирование воздуха; водоснабжение и канализация. Проект промышленного изделия (автомобиль, башенный кран, станок) в силу различного назначения изделий, специфических особенностей их конструкций, объема имеет зависящую от вида изделия структуру. Частями проекта изделия являются сборочные единицы (узлы), наименование которых указывается в сводной спецификации сборочных единиц (узлов) проекта.

Одновременно с систематизацией проводится экспертиза ценности внутри проекта. К уничтожению выделяются дублетные документы, документы, не имеющие практической ценности, чертежи, отсутствие которых не позволяет отнести их к какому-либо проекту.

На каждый документ или группу документов, выделенных к уничтожению, составляется карточка, на которой указывается шифр и название проекта, название чертежа или группы чертежей, их производственные номера, год окончания разработки, количество чертежей, организация-разработчик.

По завершении обработки документов карточки систематизируются и сведения вносятся в акт о выделении НТД к уничтожению (прил. 1 к Инструкции). Документы в акте группируются по проектам (темам), чтобы не вписывать отдельно каждый документ.

5. Формирование единиц хранения

В процессе систематизации проектной и конструкторской документации из документов формируются единицы хранения. В одну единицу хранения объединяются документы, относящиеся к одной стадии, к одной части проекта (узла, сборочной единицы). Документы одной стадии, одной части проекта, значительных по объему, могут составлять несколько единиц хранения. Не рекомендуется формировать в одну единицу хранения различные стадии, части одного проекта.

Специфические особенности имеет документация по изобретательству и рационализации. На каждое поданное заявление на изобретение формируется самостоятельная единица хранения, в состав которой входят: заявление, описание изобретения, формула, чертежи и др. приложения, акты испытаний, справка о творческом участии автора, справка о приоритете, копия проекта постановления по заявке, решение предварительной экспертизы, справка о получении автором патента или авторского свидетельства.

На каждое поданное рационализаторское предложение формируется самостоятельная единица хранения, в состав которой входят заявление с описанием существа рационализаторского предложения с приложением чертежей, схем, эскизов, справка заявителю о получении от него рацпредложения, решение о внедрении рацпредложения, переписка по данному вопросу.

6. Описание единиц хранения

Карточка составляется на каждую единицу хранения. На лицевой стороне карточки заполняются следующие реквизиты: номер государственной регистрации, производственный шифр, наименование комплекса, проекта (темы) НИР, этапа (части, узла), стадии, дата окончания разработки, название организации-разработчика, автор (руководитель темы), дата составления карточки, фамилия составителя карточки, номера фонда, описи, единицы хранения, количество листов. Реквизиты «Индекс», «Рубрика», «Подрубрика» при обработке и описании документов не заполняются. В реквизите «Индекс» карандашом проставляется рабочий номер единицы хранения, на обороте карточки указывается полное и сокращенное название фондообразователя и вышестоящих организаций (Главка, Министерства) за тот период, за который описываются документы. Реквизиты «Фонд N», «Опись N» заполняются в конце обработки и оформления описи. Реквизит «Ед. хр.» заполняется после систематизации и присвоения единице хранения окончательного номера по описи.

При обработке и описании НТД рекомендуется применять карточный способ описания единиц хранения на карточках, аналогичных по форме тематическим карточкам.

Карточка составляется на каждую единицу хранения и получает номер, состоящий из номера комплекса, номера проекта и номера единицы хранения, который вписывается карандашом на обложку описываемой единицы хранения и является ее временным рабочим номером до окончательного приведения в порядок документов.

Параллельно с описанием на карточках составляется список сокращенных слов.

Карточки располагаются в рабочей картотеке по схеме систематизации (независимо от рабочих номеров), а дела стоят в шкафах по порядку рабочих номеров.

7. Техническое оформление единиц хранения

При техническом оформлении единиц хранения проводится фальцовка чертежей <*>, подшивка текстовой НТД, за исключением документов, выполненных на кальках, нумерация единиц хранения, составление внутренней описи и заверительной надписи, оформление обложки. В необходимых случаях документы подвергаются реставрации, дезинфекции, дезинсекции. Имеющиеся в единице хранения отдельные фотографии помещаются в конверты. Комплект фотографий может быть дан самостоятельным приложением. Наклеенные фотографии оставляются в прежнем состоянии (нумеруется лист, на котором наклеены фотографии).

<*> В соответствии с ГОСТ 2.301-68 чертежи фальцуются к формату A4.

Если в единице хранения имеются какие-либо вложения (медали и т.п.), они помещаются в конверты, а их наличие оговаривается в листе-заверителе.

Текстовая единица хранения (кроме калек) подшивается нитками, применение металлических сшивателей категорически запрещается.

Все листы, кроме чистого, нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Сфальцованные чертежи нумеруются в правом нижнем углу лицевой стороны. Одновременно с нумерацией составляется внутренняя опись.

В единице хранения, состоящей из чертежей или текста с чертежами, помещается внутренняя опись документов, в которой перечисляются все документы с указанием их номеров (индексов, шифров), наименования и номера листов, формат листа (п. 3.2.2 настоящих Правил). Если чертеж состоит из нескольких листов, указываются название чертежа и количество листов. Если единица хранения состоит из текста и чертежей, то дается заголовок каждого текстового материала, затем расписываются чертежи. В конце листа внутренней описи цифрами и прописью проставляется количество листов единицы хранения, должность и фамилия исполнителя, дата составления внутренней описи. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов единицы хранения в правом верхнем углу.

В конце единицы хранения на отдельном листе составляется лист-заверитель (прил. 11 настоящих Правил), в котором цифрами и прописью указывается количество листов единиц хранения плюс количество листов внутренней описи, должность и фамилия сотрудника, оформляющего единицу хранения, дата составления заверительной надписи. Особенности единицы хранения оговариваются в заверительной надписи. Зачеркивания, исправления в заверительной надписи не допускаются.

После завершения технического оформления количество листов единицы хранения плюс листы внутренней описи выносятся на карточку.

Обложки (прил. 2 к Инструкции) должны быть светлыми. Их оформление производится тушью или светостойкими чернилами. Данные на обложку переносятся с карточки. Наименование вышестоящей организации, организации-разработчика пишется полностью. Ниже дается сокращенное название организации и ее местонахождение, затем название структурного подразделения (если оно имеется). Заголовок единицы хранения содержит следующие элементы для проектной и конструкторской документации: шифр объекта; наименование проекта, стадия, части, номер тома (альбома, книги и т.п.), заголовок тома, автор, год окончания разработки, количество листов единицы хранения плюс листов внутренней описи.

Обложка на научно-исследовательскую документацию (отчеты по НИР) не оформляется, если она составлена в соответствии с ГОСТом, т.к. на титульном листе имеются все необходимые сведения, указывается только штамп государственного архива и количество листов. В правом верхнем и левом нижнем углу обложки ставится штамп государственного архива. Если обложка темная, штамп архива ставится на специально приклеенные квадратики белой бумаги. На обложке пишется название организации-разработчика за тот период, к которому относятся документы, находящиеся в единице хранения. Если в единице хранения находятся примененные чертежи, на обложке пишется название организации, применившей чертежи, а в заголовке указывается разработчик. После описания и технического оформления схема систематизации утверждается и карточки шифруются.

8. Составление описей

Оформленные единицы хранения включаются в опись (прил. 8, 9). Описи составляются отдельно на каждую группу НТД.

На объединенный архивный фонд может быть составлена одна опись или несколько (на каждый, входящий в состав объединенного, архивный фонд).

На архивную коллекцию составляется одна опись. Она содержит заглавный лист, перечень переименований, оглавление, список сокращенных слов, предисловие, описательные статьи, итоговую запись, указатели, лист-заверитель.

Описательная статья описи состоит из 8 граф. Единицы хранения вносятся в опись согласно их систематизации и за своим порядковым номером, который состоит из номера единицы хранения и номера комплекса, разъединенных знаком тире (графа 1). Во второй - проставляется номер комплекса по порядку, в третьей - обозначается объект (изделие), тема НИР, которые берутся из графы карточки «Шифр объекта (темы)». Графа «Заголовок: единицы хранения» переносится с карточки без всяких изменений и сокращений. Если организация-сдатчик является одновременно организацией-разработчиком, то пятая графа не заполняется, о чем необходимо указать в предисловии, а для НД указывается автор.

В графе шестой указывается год окончания разработки документов, находящихся в единице хранения. В седьмой графе проставляется общее количество листов в единице хранения независимо от разновидности документов (текст, графика, фото) и через знак (+) количество листов внутренней описи единицы хранения. Восьмая графа остается для примечаний.

Все сокращения, применяемые в тексте данной описи, вносятся в список сокращенных слов. Сокращенные слова и полные их написания располагаются в списке в алфавитном порядке.

В предисловии к описи излагаются история проектирования объектов капитального строительства, изделий промышленного производства, разработки научной проблемы, история организации, история фонда, состав и содержание документов фонда, особенности обработки и описания документов, сведения о построении описи, о видах научно-справочного аппарата к описи и порядке пользования ими. В предисловии дается список организаций-соразработчиков. Объем предисловия зависит от сложности истории организации фондообразователя, фонда и количественного состава его документов. История организации и фонда излагается на основе исторической справки. Состав и содержание документов дается суммарно, в обобщенном виде, характеризуются наиболее типичные группы документов как по разновидностям, так и по их содержанию. Предисловие помещается в начале описи после перечня переименований, оглавления и списка сокращенных слов. В случае наличия новых данных по истории организации или по истории фонда в предисловие вносятся исправления или оно пересоставляется.

Для облегчения пользования описями к ним рекомендуется составлять указатели. Указатель к описи — это алфавитный или систематический перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в описи, с указанием поисковых данных этих документов.

Указатели могут быть разными: для научно-исследовательской документации — указатель тем (подтем), именной указатель авторов-разработчиков, хронологический; для конструкторской документации — указатель изделий, хронологический; для проектной документации — именной (организаций-соразработчиков), указатель объектов, хронологический, по мощности объектов.

После составления справочного аппарата к описи приступают к ее редактированию.

Карточные описи подвергаются редактированию в целях повышения их качества. В задачи редактирования входят проверка правильности описания документов, отнесения документов к данному фонду, систематизация документов, построения и формирования описи, составления к ней научно-справочного аппарата; устранения всех обнаруженных в описи фактических и методических ошибок и неточностей; литературная правка текста описи.

Перед перепечаткой карточные описи просматриваются руководителем хозрасчетного отдела (группы), представителем отдела ведомственных архивов, комплектования и экспертизы ценности документов (куратором), заведующим архивохранилищем фондов, а затем дорабатываются в соответствии с замечаниями. Этой стадии работы следует уделить особое внимание, чтобы исключить в последующем необходимость каких-либо переделок.

9. Оформление описи

В оформление описи входят составление заглавного листа с перечнем переименований, оглавление, итоговая запись, нумерация листов описи, лист-заверитель.

На заглавном листе описи (прил. 8) проставляются следующие данные: полное название государственного архива, название министерства (ведомства), полное и сокращенное название организации-сдатчика и ее местонахождение, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, внесенных в опись. Для объединенного фонда перед названием конкретной организации следует указать название объединенного фонда.

После заглавного листа описи помещается перечень переименований названия организации, если название организации менялось в течение периода, за который составляется опись. На заглавном листе дается последнее название организации. В перечне приводятся все названия организации в хронологической последовательности, причем после каждого названия указываются начальная и конечная дата существования организации под данным названием.

К описи составляется оглавление, в котором перечисляются все составные части описи: перечень переименований, список сокращенных слов, названия всех разделов, подразделов или других документов, включенных в опись, указателей. Против названия каждой составной части описи указываются номера листов.

В конце описи за последней описательной статьей с новой строки делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество единиц хранения, включенных в опись (при этом оговариваются литерные номера), ставится дата составления описи, должность, подпись, инициалы и фамилия составителя описи. Итоговая запись заверяется представителем ЭК организации сдатчика.

Если в опись вносится подряд несколько единиц хранения с одинаковыми заголовками, следует печатать полностью заголовок первой единицы хранения, а все остальные можно обозначить словами «то же». При этом все особенности заголовка единицы хранения и другие данные описательной части каждой единицы хранения вносится полностью. Аналогично оформляется единица хранения, если она состоит из нескольких томов.

Листы описи нумеруются в валовом порядке, листы оглавления отдельно. В конце описи на отдельном листе составляется лист-заверитель описи. В нем цифрами и прописью указывается количество листов описи, количество листов оглавления, должность, инициалы и фамилия ответственного за составление описи, дата, печать организации-сдатчика (прил. 3 к Инструкции).

10. Порядок представления описей единиц хранения и актов о выделении к уничтожению НТД на заседании ЭК организации-сдатчика и ЭПК учреждения государственной архивной службы СССР

Составленные и надлежащим образом оформленные описи единиц хранения и акты о выделении к уничтожению представляются на рассмотрение ЭК организации-сдатчика, на которой акты подписываются, а описи согласовываются и направляются в учреждения государственной архивной службы СССР.

На рассмотрение ЭПК представляются согласованные организацией-сдатчиком описи в четырех экземплярах, акты о выделении к уничтожению и заключение куратора архива о качестве обработки и описания документов, подлежащих передаче на государственное хранение. Три экземпляра утвержденной описи остаются в архиве, один экземпляр возвращается в организацию с выпиской из протокола заседания ЭПК. Согласованные акты направляются в организацию на утверждение.

В соответствии с утвержденной на ЭПК описью производится подбор единиц хранения. Одновременно единицы хранения шифруются (проставляются в угловых штампах номера единиц хранения, фонда и описи).

По завершении всех работ составляется акт обработки документов, который служит основанием для внесения необходимых изменений в учетно-отчетную документацию (прил. 4 к Инструкции).

С целью уточнения вопросов, связанных с полнотой документального фонда организации, определения готовности единиц хранения к передаче на государственное хранение, а также для проверки качества обработки документов создается специальная комиссия, в состав которой могут входить члены ЭК организации-сдатчика, заведующий архивом организации, куратор, заведующий хозрасчетным отделом. Комиссией составляется акт приема выполненных работ.

По завершении всех работ документы в соответствии с утвержденной описью передаются поединично организации-сдатчику, последняя передает документы в государственный архив. В соответствии с дополнительным соглашением к договору или новым договором с организацией-сдатчиком хозрасчетный отдел передает обработанные документы в государственный архив.

При приеме документов на государственное хранение карточки передаются в отдел ИПС государственного архива.

Наименование ведомства Наименование организации УТВЕРЖДАЮ ___________________________________

АКТ Должность руководителя организации, его инициалы и фамилия

Дата 00.00.00. N ______________         Подпись
_______________________________         Дата

   место составления

О выделении к уничтожению научно-технической документации

Основание: приказ N _______________________ от ____________________________ дата Составлен экспертной комиссией

Председатель комиссии: ____________________________________________________ должность, инициалы, фамилия Члены комиссии: ___________________________________________________________ должность, инициалы, фамилии Присутствовали: ___________________________________________________________ должность, инициалы, фамилии Комиссия, руководствуясь перечнем _________________________________________ название перечня

отобрала  к  уничтожению  как  не  имеющие  научно-исторической  ценности и
утратившие  практическое  значение  следующие документы и единицы хранения:

   (наименование организации, в деятельности которой отложилась

научно-техническая документация, не подлежащая дальнейшему хранению)

Всего ед. хр. (документов) ________________________________________________ цифрами и прописью Председатель экспертной комиссии __________________________________________________________________ инициалы, фамилия Подпись

Члены

         Подписи ______________________________________________________
                                   инициалы, фамилии

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК ______________________________________________________________

                 наименование архивного учреждения

№ дата

Документы упакованы, опечатаны и сданы для уничтожения конторе по заготовке вторичного сырья (бумаго-перерабатывающей фабрике) по приемо-сдаточной накладной от __________________ дата

Должность Подпись __________________________________________ инициалы, фамилия Дата Формат A4 (210 x 297)

Министерство тяжелого, энергетического и транспортного машиностроения СССР

           Центральный научно-исследовательский институт
          технологии машиностроения "ЦНИИТМАШ" г. Москва

                   Индекс N       147.00.00.000

                    Ультразвуковой дефектоскоп
                            типа ЦДЦ-8М

                          Рабочий проект.
                     (общий вид, схемы, ванна)
                              1970 г.

                           На 46+1 лист

Госархив N ________________ оп. ______________ ед. хр. __________

В данной описи пронумеровано 50 (пятьдесят листов) ------------------------------------------- цифрами и прописью Листов оглавления — 8 л. л. В опись внесено ___________________________________________________ ед. хр. цифрами и прописью За _________________ годы

Подпись ___________________________________________________________________ должность, инициалы, фамилия ответственного за составление описи

Дата _________________ М.П.

АКТ                                            УТВЕРЖДАЮ
N ______________________                       Директор госархива
По обработке и описанию документов             ____________________ подпись

                                           _______________________ дата

    наименование фонда

Документы: _____________________________________ переданы отделу __________ наименование организации

         наименование отдела за счет спецсредств госархива

в соответствии с договором N ________________ от _______________________ г. По состоянию на ____________ по акту приема документов и в соответствии дата с Перечнем проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение, на обработку по учетным документам передано: проектов , в них единиц хранения__, листов чертежей ________. В результате обработки и описания документов в составе фонда произошли следующие изменения: Сформировано из _________________ листов чертежей ______________ единиц хранения; выделено не подлежащих хранению ______________________ единиц хранения, ____________ листов чертежей; передано в другие фонды архива _____________; возвращено организации-сдатчику ________________; объединено с другими ед. хранения ______________ и т.д. В процессе обработки и описания документов проведены следующие виды работ:

            перечисляются все проделанные виды работы:

1. Поединичный прием единиц хранения на обработку.

2. Экспертиза ценности единиц хранения и чертежей.

3. Описание единиц хранения на карточках.

4. Систематизация карточек для описи.

5. Нумерация листов.

6. Редактирование заголовков.

7. Оформление обложек.

8. Составление акта о выделении документов к уничтожению.

9. Шифровка карточек.

10. Подбор единиц хранения по отсистематизированным карточкам.

11. Шифровка единиц хранения.

12. Составление внутренней описи.

13. Составление НСА к описи.

14. Составление исторической справки.

15. Печатание описи и НСА к описи.

16. Считка описи и НСА к описи и т.д.

В  результате  обработки  и  описания составлены: опись единиц хранения

проектной документации за годы ______________ в количестве _________ единиц хранения; Акт о выделении к уничтожению научно-технической документации за ______ годы в количестве ____________ единиц хранения, __________ листов чертежей; Акт передачи организации-сдатчику единиц хранения ______________ листов чертежей ___________________ долговременных сроков хранения; Тематические карточки в количестве ________________; Историческая справка и т.д. К описи единиц хранения составлены следующие виды научно-справочного аппарата: _________________________________________________________________ перечислить, какие именно

(перечень переименований, предисловие, оглавление, список сокращенных слов, указатель объектов (проектов), авторский и т.д.). Опись утверждена, акт о выделении к уничтожению согласован экспертно-проверочной комиссией ___________________________________________ наименование архивного учреждения протокол N _______ дата _________. Работу по обработке и описанию документов проводила бригада отдела госархива, содержащаяся за счет спецсредств.

Бригадир подпись

Работу принял

Зав. отделом (За счет спецсредств) подпись

    дата

СПИСОК МЕТОДИЧЕСКОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Постановление Совета Министров СССР «Об утверждении Положения о государственном архивном фонде СССР и Положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР». — СПП СССР, 1980, № 10 ст. 71.

2. Постановление Совета Министров СССР «Об улучшении организации архивного дела в центральных государственных архивах СССР». — Советские архивы, 1978, № 6.

3. Постановление Совета Министров СССР № 829 от 25 июля 1963 г. «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». — СПП СССР, 1963, № 5, ст. 159.

4. Постановление Совета Министров СССР № 431 от 21 мая 1964 г. «О централизации хранения научно-технической документации и организации широкого использования ее». — СПП СССР, 1964, № 9, ст. 65.

5. Основные правила работы государственных архивов СССР. М., 1984.

6. Правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях СССР. — 1977, 1984.

7. Основы отбора на государственное хранение научно-технической документации. Методические рекомендации. М., 1976.

8. Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР. М., 1969.

9. Перечень научно-технической документации по строительству, подлежащей приему в государственные архивы СССР. М., 1984.

10. Методические рекомендации по экспертизе ценности научно-технической документации по машиностроению и Перечень научно-технической документации по машиностроению, подлежащей приему в государственные архивы СССР. М., 1984.

11. Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. М., 1973.

12. Классификационный перечень работ, выполняемых в государственных архивах, хранящих научно-техническую документацию. М., 1984.

13. Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах, хранящих научно-техническую документацию. М., 1984.

14. Положение о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов в государственных архивах. М., 1980.

15. Инструкция о выявлении, учете, описании и хранении особо ценных документов. М., 1980.

16. Инструкция по заполнению и отправке карточки фонда для АСНТИ и по документам ГАФ СССР. М., 1980.

17. Инструкция по индексированию смысловой информации карточки фонда для АСНТИ по документам ГАФ СССР. М., 1982.

18. Общесоюзный классификатор. Отрасли народного хозяйства. М., 1976.

19. Выбор технических средств оснащения архивов. Методические рекомендации. М., 1982.

20. Рекомендации по проектированию и техническому оснащению лабораторий микрофотокопирования государственных архивов. М., 1973.

21. Руководство по определению и поддержанию температурно-влажностного режима в архивохранилищах. М., 1971.

22. Сохранность документов на бумажной основе. Вопросы архивной климатологии. Методическое руководство. М., 1976.

23. Вопросы сохранности и технические критерии отбора на государственное хранение научно-технической документации на бумажной основе. Методические рекомендации. М., 1977.

24. Дезинфекция. Реставрация. Консервация. (Инструктивно-методические указания). М., 1970.

25. Применение в архивах антисептиков отечественного производства (Методические рекомендации). М., 1976.