Инструкция по заполнению и отправке карточки фонда для АСНТИ по документам ГАФ СССР
Актуально на 09.11.2026.
Как цитировать: "Инструкция по заполнению и отправке карточки фонда для АСНТИ по документам ГАФ СССР". https://bukva.ai/docs/instruktsiya-po-zapolneniyu-i-otpravke
(утв. Главархивом СССР 31.01.1980)
Утверждено
Заместителем начальника
Главного архивного управления
при Совете Министров СССР
Ф. М. Вагановым
31 января 1980 года
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ЗАПОЛНЕНИЮ И ОТПРАВКЕ КАРТОЧКИ ФОНДА
ДЛЯ АСНТИ ПО ДОКУМЕНТАМ ГАФ СССР
| Научный руководитель темы «Создать в ввести в эксплуатацию АСНТИ по документам ГАФ СССР», к.ф.н. доцент | А.П. Курантов |
|---|---|
| Главный конструктор АСНТИ по документам ГАФ СССР, к.т.н. | О.В. Голосов |
Перечень сокращений
1. Введение
Инструкция по заполнению и отправке карточки фонда для автоматизированной системы научно-технической информации по документам Государственного архивного фонда СССР разработана в соответствии с «Техническим заданием на разработку и внедрение Автоматизированной системы научно-технической информации по документам ГАФ СССР», утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 23.01.78 и «Техническим проектом Автоматизированной системы научно-технической информации по документам ГАФ СССР», утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 29.09.78.
2. Инструкция по заполнению и отправке карточки фонда для АСНТИ по документам ГАФ СССР
2.1. Общие положения
2.1.1. Карточка фонда является основным первичным документом АСНТИ по документам ГАФ СССР и служит для образования справочно-информационного фонда (СИФ) системы.
2.1.2. Карточка фонда составляется на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивную коллекцию, хранящиеся как в государственном, так и в ведомственном архиве, рукописном отделе библиотеки и музея.
2.2. Технические требования к заполнению карточки фонда
2.2.1. Карточка фонда разработана для условий автоматизированной обработки информации и имеет форму, необходимую для подготовки данных на машинных носителях.
2.2.2. Карточка фонда изготавливается на листе бумаги формата A5 (148 x 210 мм) - ГОСТ 9327-60. Качество бумаги должно соответствовать ГОСТ 9035-73. При изготовлении карточки фонда должны использоваться типографские шрифты, предусмотренные ГОСТ 3489.2-71 и ГОСТ 3489.6-71. Форма карточки фонда дана в приложении 1.
2.2.3. Карточка фонда заполняется на пишущей машине; карточки, заполненные вручную, приему не подлежат. Допускается заполнение карточки фонда на нескольких листах карточки фонда. Примеры заполненных карточек фондов даны в приложении 3.
2.3. Порядок заполнения реквизитов карточки фонда
2.3.1. Карточка фонда содержит 27 реквизитов и заполняется в два приема: децентрализованно — в ведомственных и государственных архивах и централизованно — в соответствующих подразделениях АСНТИ по документам ГАФ СССР.
2.3.2. В ведомственных и государственных архивах заполняются реквизиты: 01 — 06, 10 — 18, 20 — 27.
2.3.3 При заполнении карточки фонда на пишущей машине необходимо соблюдать следующий порядок:
а) реквизиты 01 — 06, 10 — 17, 21 — 27 могут произвольно располагаться в разделах отведенных граф с соблюдением установленной значности — сетка внутри граф дана лишь для подсказки и контроля правильности заполнения;
б) реквизит 18 заполняется в соответствии с требованиями Инструкции по заполнению реквизита «Название фонда», приведенной в приложении 2;
в) реквизит 20 печатается во всю ширину бланка через полтора интервала.
2.3.4. Для организации машинной обработки информации на ЭВМ в карточку фонда вводятся специальные разделители и указатели информации. Те разделители и указатели, которые являются постоянными по своему местонахождению в карточке, введены в ее форму.
При заполнении реквизитов 18 в 20 разделители и указатели используются в зависимости от содержания этих реквизитов. В таблице 1 дан перечень используемых разделителей и указателей и приведено их начертание.
2.3.5 Порядок заполнения реквизитов следующий.
Реквизит «ГАУ» (01) заполняется в соответствии с «Рубрикатором архивных управлений и государственных архивов (РА)» и содержит в себе вид Главархива СССР, главных архивных управлений или архивных управлений при Советах Министров союзных республик.
Пример заполнения: Главархив СССР — 01.
Реквизит «АУ (АО)» (02) заполняется по РА и содержит в себе коды архивных управлений (отделов) при Советах Министров автономных республик, архивных отделов краевых и областных исполкомов Советов народных депутатов.
Реквизит «АУ (АО)» 3-х значный.
Пример заполнения: Архивный отдел Алтайского крайисполкома — 017.
Если значение реквизита отсутствует, то проставляются нули (000), например, в том числе, когда государственный архив подчиняется непосредственно Главному архивному управлению.
Реквизит «ГА» (03) заполняется по РА и содержит в себе коды государственных архивов, хранящих данный фонд.
Пример заполнения: Центральный государственный архив Башкирской АССР — 01.
Если значение реквизита отсутствует, то проставляются нули (00), например, когда ведомственный архив курируется не государственным архивом, а АУ или ГАУ.
Реквизит «ВА» (04) заполняется в соответствии с Рубрикаторами ведомственных архивов (РВА), составляемыми каждым архивом, архивным управлением и главным архивным управлением, курирующими ведомственные архивы.
Пример заполнения: Архив Академии наук СССР — 0003.
Если значение реквизита отсутствует, то проставляются нули (0000), например, когда карточка фонда заполняется на фонд, хранящийся в государственном архиве. Если архивный фонд хранится и в ведомственном и государственном архивах, составляются 2 КФ (одна из КФ — в ведомственном архиве).
Реквизит «НФ» (05) заполняется на основании записи в списке фондов и листе фонда и содержит номер архивного фонда, под которым данный фонд учитывается в архиве в момент составления карточки.
Пример заполнения: 00308 (незначащие нули обязательно сохраняются).
Реквизит «И» (06) заполняется на основании листа фонда и содержит обозначение исторического периода, к которому относится данный фонд.
Реквизит «К» (10) заполняется на основании списка категорийности архивных фондов и содержит код категорийности.
Реквизит «К» однозначный и может иметь одно из трех значений — 1, 2, 3.
Пример заполнения для фонда первой категории — 1.
Реквизит «Д» (11) заполняется на основании установленного порядка доступа к документам.
Реквизит «Л/С» (12) заполняется при наличии в фонде документов по личному составу, категории которых определены в Перечне документальных материалов по личному составу, образующихся в деятельности государственных, общественных и кооперативных учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков их хранения (М., 1963) и в Методических рекомендациях по отбору на государственное хранение документов по личному составу (М., 1976) и содержит отметку о наличии или отсутствии в данном архивном фонде дел по личному составу.
Реквизит «Л/С» однозначный и может иметь одно из двух значений:
0 — отсутствие дел по личному составу;
1 — наличие дел по личному составу.
Реквизит «Дата первого поступления» (13) заполняется на основании листа фонда и содержит дату поступления фонда в архив.
Реквизит 10-ти значный и имеет следующую структуру: ГГГГ ММ ЧЧ, где ГГГГ — год; ММ — месяц; ЧЧ — число.
Пример заполнения: фонд поступил в архив 7 мая 1970 года — реквизит имеет над: 19700507.
Реквизит «на 01.01...» (14) заполняется на основании записи в листе фонда и содержит в себе год, на начало которого зарегистрирован объем данного фонда. Реквизит четырехзначный.
Реквизит «Объем фонда» (15) заполняется на основании записи в листе фонда и содержит количество дел, содержащихся в данном фонде.
Реквизит может иметь значность от 1 до 7, например: 1587237.
При объеме фондов значностью меньше семи знаков в <...>е перед фактическими данными проставляются нули.
Реквизит «Объем неописанных дел» (16) заполняется на основании записи в листе фонда и содержит количество дел данного фонда, не внесенных в описи дал. В случае, когда архив комплектуется не только материалами, сформированными в дела, но и отдельными документами, например, фонды личного происхождения, необходимо применить коэффициент перевода россыпи в дела <1>. Значность и порядок заполнения этого реквизита аналогичен реквизиту 15.
<1> Коэффициент устанавливается архивом.
Реквизит «Количество МКФ» (17) заполняется на основании листов (карточек) учета смикрофильмированных по фонду дел и содержит количество смикрофильмированных дел в учетных единицах (в делах). Значность и порядок заполнения этого реквизита аналогичен реквизиту 15.
Реквизит «Название Фонда» (18) заполняется в соответствии с требованиями к названию фонда, изложенными в п. 78 (с. 31) «Основных правил работы государственных архивов». М., 1962 и на основании сведений учетных документов и других источников.
Порядок заполнения данных, входящих в реквизит «Название фонда», приведен в специальной инструкции, которая дана в приложении 2.
Реквизит «Аннотация» (20) заполняется на основании исторической справки о фондообразователе и фонде, описей дел, путеводителей, разнообразных вспомогательных справочных изданий и содержит основные сведения о документированных функциях учреждения-фондообразователя, областях деятельности лиц(а) для фондов личного происхождения и тематику документов архивной коллекции, а также крайние (фактические) даты документов.
Более подробно порядок заполнения этого реквизита дается в Инструкции по аннотированию архивных фондов в АСНТИ по документам ГАФ СССР, которая приведена в приложению 3.
Реквизит «Вид фонда» (21) заполняется на основании листа фонда и содержит сведения о виде фонда.
Реквизит «В» однозначный и может иметь одно из следующих значений:
2 — объединенный архивный фонд;
3 — архивный фонд личного происхождения;
Реквизит «Дата составления КФ» (22) содержит год, месяц, число, когда была заполнена карточка фонда.
Структура реквизита следующая:
Реквизит «Должность» (23) содержит должность сотрудника, заполнявшего карточку фонда. Заполнение реквизита произвольное.
Реквизиты «Фамилия. И.О.». «Подпись» (24, 25) содержит фамилию, инициалы и подпись сотрудника, заполнявшего карточку фонда. Заполнение реквизитов произвольное.
Реквизит «ПНЛК» (26) содержит порядковый номер листа карточки. Заполнение реквизита произвольное.
Реквизит «ВЛК» (27) содержит общее количество листов КФ, заполненных по данному фонду. Заполнение реквизита произвольное.
2.3.6. В случае, если какой-либо реквизит не умещается на одном листе карточки (например, реквизиты 18 или 20), следует взять необходимое количество листов карточки фонда, заполнить реквизиты 01 — 06, 21 — 26, а затем в графе соответствующего реквизита продолжить его заполнение.
Заполнение реквизита 27 карточки фонда, состоящей из нескольких листов, производится на последнем листе карточки фонда.
2.4. Порядок внесения исправлений в карточку фонда
Если при проверке заполненной карточки фонда обнаружены ошибки, то их следует поправлять, придерживаясь следующих правил:
неверно напечатанный символ можно исправить;
если напечатан лишний символ или слово, то его можно зачеркнуть одной чертой черными чернилами или пастой;
если необходимо вставить пропущенный символ или слово, то его можно надписать над строкой черными чернилами или пастой так, чтобы это не мешало восприятию рядом стоящих символов;
если на одной стороне карточки допущено более пяти ошибок, то ее необходимо напечатать заново.
2.5. Порядок отправки карточки фонда в центр обработки
2.5.1. Заполненные и проверенные карточки фондов комплектуются в пачки (не более 29 КФ) и на каждую пачку составляются сопроводительный листок-опись по форме, указанной в приложении 4.
2.5.2. Карточки фондов высылаются в адрес Главархива СССР заказными почтовыми отправлениями.
Список литературы
1. Основные правила работы государственных архивов. М., 1962.
2. Отчет о предпроектном обследовании информационной системы Главархива СССР. М., 1976. Гос. рег. № 77018384.
3. Техническое задание Автоматизированной системы научно-технической информации по документам ГАФ СССР. М., 1978.
4. Технический проект Автоматизированной системы научно-технической информации по документам ГАФ СССР. Т. т. 1 — 3. М., 1978.
1. Заполнение реквизита «Название фонда» должно производиться в соответствии с «Основными правилами работы государственных архивов» <1> и другими нормативно-методическими документами, дополняющими правила, а также рядом специальных требований, предъявляемых автоматизированной обработкой информации.
<1> Основные правила работы государственных архивов. Москва, 1962 (ГАУ при СМ СССР).
2. Реквизит «Название фонда» содержит сведения о всех названиях и переименованиях учреждения-фондообразователя, его местонахождении и крайних юридических датах существования под каждым названием.
3. Каждое название фонда записывается группой данных, в состав которой входят:
полное название учреждения-фондообразователя (официальное название соответствующего учреждения-фондообразователя со всеми его переименованиями в хронологической последовательности, непосредственная подчиненность <2> и местонахождение учреждения-фондообразователя (ПНФ);
<2> Подчиненность учреждения-фондообразователя типа: общественные, благотворительные организации, суды, товарищества и т.п. не указывается.
крайние юридические даты (на основании правового акта — закона, указа, декрета, положения, приказа, устава и т.д. в соответствии с требованиями п. 65 (с. 27) «Основных правил работы государственных архивов». М., 1962): начальную (НДФ) и конечную (КДФ) даты существования учреждения-фондообразователя под данным названием.
4. Запись группы данных должна производиться по следующей структуре с использованием специальных разделителей:
фонд — служебное олово, с этого слова должно начинаться каждое последующее название учреждения-фондообразователя;
= * 
% !_ специальные разделители, назначение которых указано в «Инструкции по заполнению и отправке карточки фонда» (Таблица 1).
Запись последней группы данных в реквизите «Название фонда» отличается тем, что в конце ставится удвоенный знак «!», т.е. структура последней записи будет следующая:
Эта же структура будет и при записи единственной группы данных.
Если архивный фонд комплектующийся и произошло переименование учреждения-фондообразователя, то вносится соответствующее дополнительное переименование в реквизит 18 и изменяется значение структурных скобок (в предыдущей записи названия учреждения-фондообразователя один восклицательный знак зачеркивается, а в конечной записи названия учреждения-фондообразователя ставится удвоенный восклицательный знак).
Если все названия фонда не умещаются в графе, отведенной для реквизита, необходимо взять лист КФ, заполнить реквизиты 01 — 06, 21 — 26 и продолжить заполнение реквизита 18. На последнем листе КФ заполняются реквизиты 01 — 06, 21 — 27.
5. Для объединенных архивных фондов реквизит «Название фонда» заполняется следующим образом: первая группа данных должна содержать название объединенного архивного фонда, а затем последующие названия учреждений-фондообразователей, вошедших в данный объединенный архивный фонд, в соответствии с принципами его образования (Инструкция, см. ниже).
6. Название архивного фонда личного происхождения должно быть представлено в следующей последовательности; фамилия, имя, отчество лица-фондообразователя, родственные отношения, псевдоним (который заключается в кавычки), род деятельности (профессия), служебное положение, принадлежность к политической партии, звание (Инструкция, см. ниже).
Если названием фонда является псевдоним, то его следует заключать в кавычки, а вслед за ним указывать настоящую фамилию, имя и отчество лица-фондообразователя, родственные отношения и т.д. (Инструкция, см. ниже).
Если лицо-фондообразователь женщина, сменившая фамилию при вступлении в брак, то указывается фамилия, под которой она наиболее известна, а в запятых указывается девичья фамилия или фамилия в замужестве (Инструкция, см. ниже).
Для семейных и родовых архивных фондов реквизит «Название фонда» заполняется следующим образом: первая группа данных должна содержать фамилию семьи, рода и общий титул, если он есть, а последующие группы данных — сведения о каждом члене семьи (рода), представленном в фонде (фамилия, имя, отчество, титул, род деятельности, служебное положение и т.д.).
7. При внесении в поле «Фонд» названия архивной коллекции указывается ее полное название и крайние даты входящих в нее документов (Инструкция, см. ниже).
8. При написании названия учреждения-фондообразователя в поле «Фонд» официально принятое сокращенное название (аббревиатура) пишется в запятых после названия учреждения-фондообразователя. Скобки при этом не употребляются.
Допускается использование при написании названий учреждений-фондообразователей знаков « (кавычки). (Инструкция, см. ниже).»
9. Все переименования учреждений-фондообразователей записываются в поле «Фонд» с их непосредственной подчиненностью, указанием на их местонахождение и юридическими датами.
10. В названии фонда при указании местонахождения слово «город» не пишется, все остальные административно-территориальные единицы и географические названия пишутся полностью (Инструкция, см. ниже) <1>. Для военных учреждений-фондообразователей, входящих в действующую армию, в названии фонда указывается место нахождения на уровне области, губернии, города, если же это неизвестно, то дается историко-географическое название типа: Прикарпатье, Кавказ; эти названия не повторяются в аннотации.
<1> Последовательность записи административно-территориальных единиц см. ниже данной инструкции, п. 3.6.
11. В названии фонда указываются юридические даты образования, переименований и ликвидации учреждений-фондообразователей: НДФ и КДФ.
НДФ и КДФ пишутся в виде: ГГГГ ММ ЧЧ
где: ГГГГ — год, ММ — месяц, ЧЧ — число.
Если учреждение-фондообразователь действующее, то в соответствующих позициях КДФ проставляются символы ХХХХ ХХ ХХ
Если не известна какая-либо дата полностью или частично, то в соответствующих позициях проставляется знак «?»
НДФ и КДФ проставляются для объединенного архивного фонда в соответствии с п. 43 «Методических указаний по созданию в государственных архивах объединенных архивных фондов из материалов учреждений, организаций и предприятий» (М., 1963):
«а) если объединенный фонд образован по объекту деятельности учреждений или по их подчиненности, крайними датами каждого названия такого фонда будут даты названий объекта, или соответствующего руководящего органа, так как крайние даты названий всех других учреждений не будут выходить за их хронологические пределы;»
б) если объединенный фонд образован из одноименных учреждений однородного целевого назначения, то крайними датами его названия будут дата образования самого раннего из них и дата ликвидации того учреждения, которое было упразднено последним;
в) если объединенный архивный фонд образован из материалов учреждений, последовательно сменявших друг друга, то крайними датами его названия, как правило, будут крайние даты названий каждого из учреждений (или групп учреждений), материалы которых вошли в его состав».
НДФ и КДФ для архивного фонда личного происхождения должны содержать крайние даты жизни лица-фондообразователя.
НДФ и КДФ для семейных в родовых фондов являются крайние даты жизни членов семьи или рода.
Примеры заполнения реквизита «Название фонда»
Архивный фонд
Объединенный архивный фонд
Фонд личного происхождения
Архивная коллекция
ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РЕКВИЗИТА «АННОТАЦИЯ»
Настоящая инструкция устанавливает основные принципы, которыми следует руководствоваться при составлении аннотации на архивный фонд (объединенный архивный фонд), архивный фонд личного происхождения, архивную коллекцию, хранящиеся в государственных и ведомственных архивах, рукописных отделах библиотек и музеев. <1>
<1> Далее рукописные отделы библиотек и музеев будем называть ведомственным архивом.
1. Общие положения
1.1. Предметом аннотирования служат каждый архивный фонд (объединенный архивный фонд), архивный фонд личного происхождения, архивная коллекция, вводимые в АСНТИ по документам ГАФ СССР.
1.2. Аннотация является основным реквизитом карточки фонда, содержащим семантическую (смысловую) информацию о составе и содержании архивного фонда, на основании которой составляется поисковый образ фонда и проводится отбор лексики для информационно-поискового языка.
1.3. В аннотации архивного фонда (объединенного архивного фонда) перечисляются основные документированные функции деятельности учреждения(ий)-фондообразователя(ей), т.е. основные направления деятельности учреждения(ий)-фондообразователя(ей), отраженные в документах фонда, а также крайние (фактические) даты документов (Инструкция, см. ниже).
1.4. Аннотации, в зависимости от значимости учреждения-фондообразователя, его структуры, сохранности документов в фонде — вида архивного фонда, могут строиться по следующим принципам:
1. Принцип понижения ранга (значимости) документированных функций.
2. Структурный принцип расположения документированных функций.
3. Хронологический принцип систематизации документированных функций в аннотации.
4. Номинальный принцип систематизации групп документов.
5. Предметный принцип систематизации сведений о группах документов.
Для учреждений-фондообразователей с простой структурой (узкоотраслевой фонд) и фондов личного происхождения используются принципы понижения ранга, номинальный, предметный.
Для учреждений-фондообразователей, имеющих сложную структуру, вначале дается общая характеристика документированных функций учреждения-фондообразователя с последующей детализацией документированных функций по структурным частям.
Внутри структурных частей характеристика документированных функций дается с учетом принципа понижения ранга и других принципов.
При изменении функций учреждения-фондообразователя документированные функции систематизируются в хронологической последовательности, т.е. всякое последующее изменение функций отмечается хронологическими датами.
| =' | Организация музеев. Оценка и приобретение произведений искусства в Государственный художественный фонд. С 1920 года руководство деятельностью местных музейных бюро и музеев. 1919 — 1922_' |
|---|
Если архивный фонд представлен большим числом однотипных документов, то в аннотации указывается их объем в процентах.
Акты комиссии по закупке произведений искусства (восемьдесят процентов от общего объема фонда).
При наличии в архивном фонде уникальных и особо ценных документов (о выдающихся политических и исторических деятелях, представителях науки, техники, литературы и искусства; о крупных изобретениях, открытиях и т.д.; о событиях, имеющих большую историческую и политическую значимость), не получивших отражения при перечислении документированных функций, информация об этих документах включается в аннотацию.
Характеристика таких документов архивного фонда в тексте аннотации дается, начиная с фразы: «В фонде имеется: ...» (Инструкция, см. ниже).
Копии уникальных документов, подлинники которых переданы в другие архивы, не аннотируются.
При заполнении КФ на архивный фонд, в котором не сохранились документы, отражающие основные функции учреждения-фондообразователя, в начале текста аннотации на основании справочной литературы указываются основные (недокументированные) функции этого учреждения. Последующий текст аннотации должен содержать сведения о документированных функциях учреждения-фондообразователя. Эта часть аннотации начинается с фразы: «В фонде сохранились: ...» (Инструкция, см. ниже).
При наличии в архивном фонде непрофильных документов в аннотации дается <...> характеристика по функциям учреждения-фондообразователя к которому они относятся, начиная с фразы: «В фонде отложились: ...» (Инструкция, см. ниже).
Если название фонда отражает документированные функции учреждения, то в аннотации те же сведения не должны повторяться.
В тексте аннотаций детализируется информация о документированных функциях (Инструкция, см. ниже).
1.5. Аннотация фонда личного происхождения (семейного, родового) — это краткая характеристика документированной деятельности лиц(а)-фондообразователей(я). Сведения в аннотации на фонды личного происхождения систематизируются, как правило, по номинальному принципу (Инструкция, см. ниже).
При наличии в фонде личного происхождения коллекций, не относящихся непосредственно к деятельности лица-фондообразователя, газетных подборок и т.д., они также характеризуются в аннотации аналогично непрофильным документам в архивном фонде, начиная с фразы: «В фонде отложились:...»
1.6. Аннотация архивной коллекции — это обобщенная характеристика содержания и состава основных документов, входящих в архивную коллекцию, сведения о которых систематизированы по предметному, номинальному и хронологическому принципам.
2. Источники аннотирования
2.1. Аннотация составляется на основании исторической справки о фондообразователе и фонде, предисловия к описи дел архивного фонда, объединенного архивного фонда, архивного фонда личного происхождения, архивной коллекции, описей дел соответствующих фондов и коллекций, путеводителей по фондам архивов, кратких справочников фондов, указателей архивных фондов личного происхождения, обзоров фондов, тематических обзоров, справочных изданий и научной литературы.
2.2. При отсутствии исторических справок и предисловий к описям дел, а также необходимых сведений в описях дел и в других архивных справочниках, справочных изданиях и научной литературе аннотации составляются на основе непосредственного изучения документов архивных фондов и коллекций.
3. Правила аннотирования
3.1. При составлении аннотации следует руководствоваться общеметодологическими принципами: марксистского историзма, коммунистической партийности, всесторонности и комплексности.
3.2. Аннотация архивного фонда (объединенного архивного фонда) и архивного фонда личного происхождения, архивной коллекции должна быть достаточно точной и полной, чтобы дать возможность опознать представленный архивный фонд или коллекцию.
3.3. Аннотация архивного фонда не должна ориентироваться на определенный круг потребителей информации.
3.4. В аннотации должна применяться устойчивая, наиболее употребительная, принятая в научной и технической литературе терминология, характерная для документов определенного исторического периода. Запрещается использовать жаргон, сленг, а также термины, обозначающие слишком узкие понятия. Терминологический контроль должен осуществляться на основании специальной и справочной литературы (словари, энциклопедии).
3.5. В аннотации не допускаются сокращения названий учреждений, организаций и предприятий, степеней, званий и титулов отдельных лиц, стран, провинций, губерний, областей и т.п., географических местностей, экономических и административных образований и районов. Общепринятые сокращения (аббревиатуры) даются в запятых и только после полного названия учреждений, организаций, марок машин, географической местности и т.п.
Пример: Совет Народных Комиссаров, СНК,;
Соединенные Штаты Америки, США,;
электронно-вычислительные машины, ЭВМ,.
3.6. Все географические названия, а также названия административно-территориальных единиц даются в аннотации в соответствии с историческим периодом документов.
При указании в аннотации названий мелких административно-территориальных единиц типа: уезд, волость, район, кантон, село, деревня, станция и т.д. после них необходимо дать названия более крупных единиц административно-территориального деления до уровня района, города, губернии, провинции, области, края и т.д., в которые они входили.
Принципиальные схемы последовательности записи административно-территориальных единиц в аннотации: <1>
<1> Необходимо придерживаться данных схем при заполнении реквизита «Название фонда». См. Приложение 2 п. 10.
село (деревня, аул и т.д.) -> волость -> район (уезд, кантон) -> провинция -> область (губерния, край);
город (районного, уездного и т.д. значений) -> район (уезд, кантон) -> провинция -> область (губерния, край);
станция (железнодорожная) -> область (губерния, край);
-> город (провинциального, губернского, областного, краевого значений) <-;
-> область (губерния, край) <-;
-> город (иностранного государства) -> государство (империи, республики, союзы, эмираты, царства и т.д.).
3.7. Фамилия и личное имя лица (лиц) в аннотации приводятся в следующем порядке: вначале фамилия, а затем личное имя (за исключением имен неевропейского происхождения, например, китайских, вьетнамских и т.п.).
Например: Давид Варбуртон-Браун следует писать как Варбуртон-Браун, Давид.
3.8. В аннотации отражаются наименования фронта (действующая армия) или военного округа (мирное время), если они не указаны в названии военного учреждения-фондообразователя.
3.9. При включении в аннотацию фамилий лиц необходимо указывать титул, род деятельности, родство и т.д. этих лиц (Инструкция, см. ниже).
3.11. Язык, на котором составлен документ, способ воспроизведения, подлинность и копийность документов в аннотации не указываются.
3.12. Названия рукописей, газет и т.п. в аннотации необходимо заключать в кавычки.
3.13. При составлении аннотации допускается использование только арабских цифр.
В аннотации допускается следующее написание крайних дат документов:
Если крайние даты документов можно обозначить только в веках, например, 10 — 20 век, то в аннотации даты пишутся следующим образом: 9?? — 19??
4. Элементы аннотации и размещение их в карточке фонда
4.1 Аннотация состоит из следующих элементов:
крайние даты документов архивного фонда (объединенного архивного фонда), архивного фонда личного происхождения, архивной коллекции (ДД).
4.2. Аннотация заносится в карточку фонда в специально отведенное место — реквизит 20 «Аннотация» по следующей схеме:
| ТА ТА ТА | . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |
|---|---|
| ДД ДД |
4.3. Аннотация пишется на русском языке. Текст аннотации КФ заполняется на пишущей машине через полтора интервала. В начале текста аннотации знаки разделителей не проставляются, в конце текста аннотации ставятся '_ (апостроф и подчеркивание). Если аннотация не умещается на одной карточке фонда, она продолжается на другом листе КФ, где знаки разделителей в начале зачеркиваются. Реквизиты 01 — 06, 21 — 26 проставляются на каждом листе КФ, а на последнем листе карточки фонда: 01 — 06, 21 — 27.
Примеры составления аннотаций на фонды, в которых отражены документированные функции учреждений-фондообразователей
Примеры составления аннотаций на фонды, документы которых отражают функции учреждений-фондообразователей и содержат уникальные и особо ценные документы
Примеры составления аннотаций на фонды, в которых не сохранились документы, отражающие основные функции учреждений-фондообразователей
Примеры составления аннотаций на фонды, документы которых отражают функции учреждений-фондообразователей и содержат уникальные и особо ценные документы, непрофильные документы
Примеры составления аннотаций на фонды, в названии которых отражены функции учреждений-фондообразователей
Примеры составления аннотаций на фонды личного происхождения
Сопроводительный лист-опись карточек фондов
| ГАУ | АУ | ГА | ВА |
|---|---|---|---|
| № п/п | № фонда |
|---|---|
| 1. | |
| 2. | |
| 3. | |
| 4. | |
| 5. | |
| 6. | |
| 7. | |
| ... |
Начальник (заведующий) Главного архивного управления (Архивного управления, архивного отдела) или директор (заведующий государственного (ведомственного) архива) ___________________
Дата