Приказ Росархива от 10.07.2020 № 80

(ред. от 17.09.2024)

«Об организационном обеспечении цифровой трансформации Росархива»

(вместе с «Положением об управлении проектами цифровой трансформации Росархива»)

ПРИКАЗ

В целях организации и обеспечения проведения цифровой трансформации в сферах делопроизводства и архивного дела приказываю:

1. Возложить на Управление государственной политики и нормативно-правового регулирования (далее — Управление) ответственность за проведение цифровой трансформации в установленных Росархиву сферах деятельности.

2 — 3. Утратили силу. - Приказ Росархива от 17.09.2024 № 98.

4. Создать в Управлении проектный офис для решения задач и осуществления функций в части цифровой трансформации в составе:

заместителя начальника Управления;

заместителя начальника отдела организационной работы и мониторинга;

консультанта отдела финансово-экономического отдела;

главного специалиста-эксперта финансово-экономического отдела.

5. Утвердить прилагаемое к настоящему приказу Положение об управлении проектами цифровой трансформации Росархива.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на статс-секретаря — заместителя Руководителя Росархива О.В. Наумова.

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок управления проектами цифровой трансформации, предусмотренными ведомственной программой цифровой трансформации Росархива.

Разработка, согласование и утверждение ведомственной программы цифровой трансформации, а также организация мониторинга и контроля результатов ее реализации осуществляются в соответствии с Положением о ведомственных программах цифровой трансформации, утверждаемым Правительством Российской Федерации.

1.2 Для целей настоящего Положения:

под цифровой трансформацией понимается процесс интеграции информационных технологий в деятельность Росархива, сопровождающийся качественным изменением принципов и процессов оказания государственных услуг, предоставляемых агентством в электронном виде, и исполнения государственных функций в целях повышения удовлетворенности граждан государственными услугами, снижения издержек бизнеса при взаимодействии с государством, а также издержек непосредственно государственного управления за счет использования данных;

под ведомственной программой цифровой трансформации (далее — Программа) понимается комплекс взаимосвязанных мероприятий, в совокупности направленных на реализацию этапов цифровой трансформации Росархива;

под проектом цифровой трансформации понимается мероприятие из состава программы цифровой трансформации Росархива;

под управлением проектом цифровой трансформации понимается планирование, организация и контроль трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта цифровой трансформации, направленных на достижение целей и значений показателей эффективности и результативности проекта по информатизации, определенных Программой в отношении указанного проекта цифровой трансформации.

1.3. В ходе исполнения Программы создаются и внедряются цифровые продукты, разработанные на основе продуктового и архитектурного подходов, включая цифровое проектирование сервисов, обеспечивающие снижение транзакционных издержек, сроков оказания государственных услуг, минимизацию количества ошибок, переход к принятию решений, основанный на данных.

1.4. Деятельность по цифровой трансформации осуществляется Росархивом в соответствии с Программой на очередной финансовый год и плановый период.

1.5. Управление проектами цифровой трансформации Программы осуществляется в соответствии с настоящим Положением, регламентирующим порядок организации в Росархиве проектного управления по реализации проектов цифровой трансформации, а также определяющим:

а) функциональную структуру Росархива по управлению проектами цифровой трансформации;

б) состав и содержание процессов деятельности Росархива по управлению проектами цифровой трансформации.

II. Функциональная структура управления проектами цифровой трансформации

Орган управления проектами цифровой трансформации Росархива состоит из следующих организационных элементов (участников проектов цифровой трансформации):

2.1. Руководитель цифровой трансформации — заместитель руководителя Росархива, ответственный за цифровую трансформацию.

2.1.1 Руководитель цифровой трансформации в части управления проектами цифровой трансформации:

а) координирует, управляет и отвечает за выполнение Программы, осуществляет административную поддержку проектов цифровой трансформации, обеспечивает единство и комплексность реализации Программы в целом, достижение целей и значений показателей ее эффективности и результативности;

б) обеспечивает соответствие реализуемых проектов цифровой трансформации при осуществлении деятельности по созданию, развитию, вводу в эксплуатацию, эксплуатации или выводу из эксплуатации информационных систем и компонентов информационно-коммуникационной инфраструктуры, положениям единой технической политики ведомственных программ цифровой трансформации, одобренной президиумом Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности (далее — единая техническая политика);

в) инициирует оптимизацию процессов деятельности Росархива для обеспечения задач цифровой трансформации, в том числе руководит деятельностью по реинжинирингу административных процессов исполнения государственных функций и оказания государственных услуг, осуществляемому в рамках реализации мероприятий Программы;

г) осуществляет координацию работы структурного подразделения Росархива, ответственного за цифровую трансформацию и Службы технического заказчика проектов цифровой трансформации.

2.2. Структурное подразделение Росархива, ответственное за цифровую трансформацию — подразделение Росархива, уполномоченное осуществлять функции по цифровой трансформации Росархива, в том числе по созданию и внедрению информационно-коммуникационных технологий в его деятельность (далее — проектный офис).

2.2.1 Проектный офис в части управления проектами цифровой трансформации:

а) осуществляет комплексное управление проектами цифровой трансформации (управление Программой), а также оперативную деятельность по координации реализации мероприятий Программы, включая подготовку, необходимых для этого документов и проектов управленческих решений;

б) обеспечивает коммуникацию и координацию исполнителей (подрядчиков), а также административную поддержку деятельности Руководителя цифровой трансформации, включая информационную и методическую поддержку функциональных заказчиков Росархива, их координацию в ходе проведения работ по реинжинирингу процессов выполнения государственных функций и предоставления государственных услуг, разработке необходимых проектов нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов, созданию и внедрению информационно-коммуникационных технологий и цифровых продуктов, предусмотренных мероприятиями Программы;

в) обеспечивает соблюдение соответствия реализуемых проектов цифровой трансформации при осуществлении деятельности по созданию, развитию, вводу в эксплуатацию, эксплуатации или выводу из эксплуатации информационных систем и компонентов информационно-коммуникационной инфраструктуры положениям единой технической политики;

г) осуществляет контроль хода реализации проектов цифровой трансформации и Программы в целом, а также подготовку отчетных материалов и документов, необходимых для осуществления мониторинга и контроля реализации Программ Минкомсвязи России;

д) осуществляет планирование и управление организационными изменениями в структуре, процессах, внутренней нормативной документации, системе ключевых показателей эффективности и показателей процессов выполнения государственных функций и оказания государственных услуг в рамках их цифровой трансформации и внедрения цифровых продуктов;

е) осуществляет ведение проектной документации проектов цифровой трансформации, поддержание деятельности руководителей проектов цифровой трансформации в части планирования и контроля работ, и обеспечения участников проекта, необходимой им информацией для успешного выполнения работ по проектам цифровой трансформации.

2.3. Служба технического заказчика проектов цифровой трансформации — структура, созданная решением Росархива на базе одного из подведомственных казенных учреждений в целях обеспечения организационного и методологического единства по реализации отдельных задач и функций управления проектами цифровой трансформации Программы (далее — Служба технического заказчика).

2.3.1 Служба технического заказчика осуществляет:

а) подготовку технических заданий на проекты цифровой трансформации;

б) организационно-техническое сопровождение закупок товаров, работ и услуг, необходимых для обеспечения реализации проектов цифровой трансформации, в том числе разработку технических требований к закупаемым товарам, работам и услугам;

в) методическую и техническую поддержку разработки календарных планов проектов цифровой трансформации Программы, управления рисками и других специальных функций управления проектами;

г) сбор и консолидацию отчетности исполнителей (подрядчиков) проектов цифровой трансформации для представления в проектный офис и руководителю цифровой трансформации;

д) проведение оценки качества технических решений, предлагаемых к реализации в рамках проектов цифровой трансформации, и их соответствия общей ИТ-архитектуре Росархива;

е) организационно-техническую поддержку проектов цифровой трансформации;

ж) обеспечение приемки промежуточных и окончательных результатов проекта цифровой трансформации и представление их для согласования и утверждения в проектный офис.

2.4. Функциональный заказчик — структурное подразделение Росархива, в интересах обеспечения функций и решения задач которого сформирован проект цифровой трансформации Программы.

2.4.1 Функциональный заказчик осуществляет:

а) определение основных требований в отношении технических заданий и результатов проекта цифровой трансформации, согласование результатов и ключевых показателей эффективности указанного проекта;

б) участие в приемке промежуточных и окончательных результатов проекта цифровой трансформации;

в) участие в проведении мониторинга реализации проекта цифровой трансформации, а также в проведении оценки и иных контрольных мероприятий по проекту;

г) принимает участие в планировании и управлении организационными изменениями в структуре, процессах, внутренней нормативной документации, системе ключевых показателей эффективности и показателей процессов выполнения государственных функций и оказания государственных услуг в рамках их цифровой трансформации и внедрения цифровых продуктов, в выполнении иных функций, предусмотренных настоящим положением и иными правовыми актами Росархива.

2.5. Руководитель проекта цифровой трансформации — назначенное локальным правовым актом Росархива должностное лицо, осуществляющее непосредственное оперативное управление проектом цифровой трансформации.

2.5.1 Руководитель проекта цифровой трансформации:

а) несет персональную ответственность за достижение целей, показателей и результатов проекта цифровой трансформации в установленный Программой срок и в рамках установленного финансового обеспечения;

б) обеспечивает разработку, исполнение и своевременную актуализацию плана реализации проекта цифровой трансформации;

в) осуществляет организацию и руководство работами проекта цифровой трансформации;

г) обеспечивает формирование и актуализацию документов и данных, касающихся проекта цифровой трансформации, в том числе документов по проектному управлению;

д) организует представление отчетности и внутренний мониторинг проекта цифровой трансформации.

2.6. Администратор проекта цифровой трансформации — работник Службы технического заказчика или проектного офиса, отвечающий за ведение проектной документации по конкретному проекту цифровой трансформации, поддержание деятельности руководителя указанного проекта цифровой трансформации, в части планирования и контроля работ, и обеспечение иных участников проекта цифровой трансформации необходимой им информацией для успешного выполнения работ по проекту цифровой трансформации.

2.6.1 Администратор проекта цифровой трансформации:

а) осуществляет организационно-техническую поддержку деятельности руководителя проекта цифровой трансформации, других участников проекта цифровой трансформации;

б) осуществляет методическую поддержку деятельности руководителя проекта цифровой трансформации в части формирования календарных планов, управления рисками, реализации других специальных функций управления проектами цифровой трансформации;

в) осуществляет ведение мониторинга реализации проекта цифровой трансформации и формирование отчетности по проекту цифровой трансформации, в том числе в федеральной государственной информационной системе координации информатизации (далее — ФГИС КИ);

г) обеспечивает эффективные коммуникации между участниками проекта цифровой трансформации.

2.7. Главный архитектор — должностное лицо, уполномоченное руководителем цифровой трансформации осуществлять функции формирования и развития общей ИТ-архитектуры Росархива.

2.7.1 Главный архитектор несет ответственность:

а) за соответствие ИТ-архитектуры Росархива единой технической политике;

б) за обеспечение организационной, семантической и технической совместимости информационных систем, цифровых продуктов и компонентов информационно-коммуникационной инфраструктуры;

в) за обеспечение унификации и стандартизации архитектурных и технических решений Росархива, в том числе разрабатываемых в рамках Программы.

III. Инициирование проектов цифровой трансформации

3.1. Инициирование проектов цифровой трансформации осуществляется в рамках процессов формирования и корректировки Программы.

IV. Подготовка проектов цифровой трансформации

4.1. Служба технического заказчика совместно с проектным офисом, руководствуясь сроками исполнения проекта цифровой трансформации, готовит документацию для осуществления закупки, включая техническое задание, организует проведение закупочных процедур и заключение государственных контрактов.

4.2 Для подготовки и реализации проекта цифровой трансформации:

а) руководитель цифровой трансформации вносит на рассмотрение Руководителя Росархива кандидатуру руководителя проекта цифровой трансформации и инициирует издание локального правового акта Росархива о его назначении руководителем проекта цифровой трансформации;

б) руководитель проектного офиса определяет из числа сотрудников офиса или Службы технического заказчика Администратора проекта цифровой трансформации.

4.3. Руководитель проекта цифровой трансформации и Администратор проекта цифровой трансформации совместно формируют Паспорт проекта, детализирующий и дополняющий основные параметры проекта цифровой трансформации, определенные в Программе, а также план финансового обеспечения и рабочий план проекта, определяющий сроки исполнения работ и контрольные вехи проекта цифровой трансформации.

4.4. Руководитель проекта цифровой трансформации согласовывает Паспорт проекта цифровой трансформации со Службой технического заказчика, руководителем функционального заказчика и руководителем проектного офиса, после чего Паспорт проекта цифровой трансформации утверждается руководителем цифровой трансформации. При наличии технической возможности Администратор проекта цифровой трансформации вносит в ФГИС КИ информацию о начале проекта и контрольных вехах проекта цифровой трансформации, а также размещает Паспорт проекта цифровой трансформации.

V. Реализация проектов цифровой трансформации

5.1 Разработка и экспертиза проекта цифровой трансформации.

5.1.1. Функциональные возможности цифрового продукта, его основные характеристики и требования к техническим решениям разрабатываются исполнителями (подрядчиками) проекта и согласовываются функциональным заказчиком проекта цифровой трансформации, Службой технического заказчика и проектным офисом.

5.1.2. Ключевые системообразующие технические решения подлежат обязательной экспертизе Службой технического заказчика проектов цифровой трансформации на предмет оценки качества и соответствия общей ИТ-архитектуре Росархива.

5.1.3. Оценка технических решений производится по мере их представления Службой технического заказчика с точки зрения удовлетворения требованиям Функционального заказчика проекта цифровой трансформации, а также их соответствия общей ИТ-архитектуре Росархива и единой технической политике.

5.1.4. Служба технического заказчика направляет предлагаемые технические решения Главному архитектору для получения его заключения об их соответствии общей ИТ-архитектуре Росархива и единой технической политике.

5.1.5. Служба технического заказчика направляет оценки качества и заключение Главного архитектора руководителю проекта цифровой трансформации, руководителю функционального заказчика проекта цифровой трансформации и руководителю проектного офиса.

5.2 Мониторинг проектов цифровой трансформации.

5.2.1. Мониторинг проектов цифровой трансформации проводится ежеквартально.

5.2.2. Руководитель проекта цифровой трансформации готовит и представляет в Службу технического заказчика Отчет о статусе проекта цифровой трансформации, содержащий данные о реализации работ проекта цифровой трансформации, включая информацию об отклонениях по срокам исполнения и затратам по прилагаемой к настоящему Положению форме.

5.2.3. Служба технического заказчика проводит анализ причин отклонений и прогноз дальнейшего хода реализации проекта цифровой трансформации, и передает его вместе с Отчетом о статусе проекта цифровой трансформации в проектный офис.

5.2.4. Проектный офис совместно с функциональным заказчиком проекта цифровой трансформации рассматривают Отчет о статусе проекта цифровой трансформации и принимают управленческие решения по определению, согласованию и реализации возможных корректирующих воздействий.

VI. Внесение изменений в проекты цифровой трансформации

6.1. Реализация проекта цифровой трансформации осуществляется в соответствии с рабочим планом проекта цифровой трансформации. Основаниями для внесения изменений в рабочий план проекта могут быть:

а) рекомендации и поручения президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, полученные в ходе мониторинга Программы;

б) рекомендации Минкомсвязи России, полученные в ходе мониторинга Программы;

в) заключения Главного архитектора о несоответствии технических решений проектов цифровой трансформации общей ИТ-архитектуре Росархива или единой технической политике;

г) обоснованные мнения участников проекта цифровой трансформации, в том числе проектного офиса и иных заинтересованных сторон относительно актуальности целей, задач и способов реализации проекта цифровой трансформации с учетом имеющихся рисков и возможностей по повышению выгод от реализации проекта цифровой трансформации;

д) обоснованные мнения представителей функционального заказчика проекта цифровой трансформации относительно характеристик результата проекта основанные на полученных промежуточных результатах.

6.2. Руководитель проекта цифровой трансформации и Администратор проекта цифровой трансформации совместно готовят запрос на изменения в проекте цифровой трансформации по прилагаемой к настоящему Положению форме.

6.3. Запрос на изменения в проекте цифровой трансформации подлежит согласованию с руководителем функционального заказчика проекта цифровой трансформации и руководителем проектного офиса. После утверждения руководителем цифровой трансформации запроса на изменения в проекте цифровой трансформации Администратором проекта цифровой трансформации в Паспорт проекта цифровой трансформации вносятся соответствующие изменения.

В случае если изменения затрагивают контрольные вехи проекта цифровой трансформации, Администратор проекта цифровой трансформации также при наличии технической возможности вносит соответствующую информацию в ФГИС КИ.

VII. Завершение проектов цифровой трансформации

7.1 Плановое завершение проекта цифровой трансформации.

7.1.1. Проект решения о плановом завершении проекта цифровой трансформации подготавливается руководителем проекта цифровой трансформации и Администратором проекта цифровой трансформации. К проекту решения о плановом завершении проекта цифровой трансформации прилагается Итоговый отчет о реализации проекта цифровой трансформации по прилагаемой к настоящему Положению форме.

7.1.2. Проект решения о плановом завершении проекта цифровой трансформации согласовывается функциональным заказчиком проекта цифровой трансформации и Службой технического заказчика. Далее проект решения передается на рассмотрение в проектный офис и по его представлению утверждается руководителем цифровой трансформации.

Администратор проекта по поручению руководителя проекта цифровой трансформации вносит при наличии технической возможности в ФГИС КИ информацию о завершении проекта цифровой трансформации.

7.2 Прекращение или приостановление проекта цифровой трансформации.

7.2.1. В ходе реализации проекта цифровой трансформации руководитель проекта цифровой трансформации может инициировать процедуру прекращения проекта, которая означает его досрочное завершение без возможности возобновления или, процедуру приостановления проекта цифровой трансформации, которая означает его досрочное завершение с возможностью последующего возобновления.

7.2.2 Основаниями для прекращения или приостановления проекта могут являться:

а) рекомендации и поручения президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности по результатам рассмотрения им отчета о реализации проектов цифровой трансформации Программ в случае наличия отклонений от запланированного хода реализации проекта цифровой трансформации или сводного отчета по результатам реализации ведомственных программ цифровой трансформации, представляемых Минкомсвязи России;

б) рекомендации Минкомсвязи России по результатам проведения им мониторинга достижения Росархивом значений показателей результативности цифровой трансформации или мониторинга реализации проектов цифровой трансформации;

в) иные основания для изменения Программы в связи с обстоятельствами, которые находятся вне компетенции Росархива.

7.2.3. Руководителем проекта цифровой трансформации и Администратором проекта цифровой трансформации осуществляется подготовка проекта правового акта Росархива, содержащего решение о прекращении или приостановлении проекта цифровой трансформации, к которому прилагается Итоговый отчет о реализации проекта цифровой трансформации с указанием оснований его прекращения или приостановки.

7.2.4. Проект решения о прекращении или приостановки проекта цифровой трансформации согласовывается руководителем функционального заказчика и руководителем Службы технического заказчика. Далее проект решения передается на рассмотрение в проектный офис и по его представлению утверждается руководителем цифровой трансформации.

7.2.5. Проект цифровой трансформации считается прекращенным или приостановленным с даты принятия соответствующего нормативного акта Росархива.

7.2.6. Взаимодействие с исполнителями (подрядчиками) проекта цифровой трансформации на этапе прекращения или приостановления проекта цифровой трансформации регулируется законодательством Российской Федерации.

7.2.7. Администратор проекта цифровой трансформации по представлению руководителя проекта цифровой трансформации вносит при наличии технической возможности в ФГИС КИ информацию о прекращении или приостановлении проекта цифровой трансформации.

---