Приказ Минюста России от 21.01.2015 № 8

«Об утверждении Методических рекомендаций по предоставлению государственной услуги по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу»

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 21 января 2015 г. № 8

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ПРОСТАВЛЕНИЮ АПОСТИЛЯ НА ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТАХ, ПОДЛЕЖАЩИХ ВЫВОЗУ ЗА ГРАНИЦУ

В целях оказания практической помощи территориальным органам Минюста России при предоставлении государственной услуги по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу, приказываю:

Утвердить прилагаемые Методические рекомендации по предоставлению государственной услуги по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу.

Не нуждается в государственной регистрации. Письмо Минюста России от 1 апреля 2015 г. № ВП-01/6935-15.

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ПРОСТАВЛЕНИЮ АПОСТИЛЯ НА ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТАХ, ПОДЛЕЖАЩИХ ВЫВОЗУ ЗА ГРАНИЦУ

I. Общие положения

1. Методические рекомендации по предоставлению государственной услуги по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу (далее — Методические рекомендации), разработаны во исполнение пункта 33 Плана основных организационных мероприятий Министерства юстиции Российской Федерации на 2014 год, утвержденного приказом Минюста России от 30.12.2013 № 265.

2. Методические рекомендации направлены на оказание практической помощи территориальным органам Минюста России в целях совершенствования ими практики предоставления государственной услуги по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу (далее — государственная услуга).

3. Применение Методических рекомендаций в практической деятельности территориальных органов Минюста России призвано способствовать повышению качества предоставления государственной услуги.

4. При проставлении апостиля целесообразно обращаться к заключениям и рекомендациям специальных комиссий при Гаагской конференции по международному частному праву.

5. При предоставлении государственной услуги необходимо соблюдать все требования Административного регламента предоставления Министерством юстиции Российской Федерации государственной услуги по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу, утвержденного приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 03.07.2012 № 130 (зарегистрирован Минюстом России 25.07.2012, регистрационный № 25000), с изменениями, внесенными приказом Минюста России от 02.04.2014 № 58 (зарегистрирован Минюстом России 08.04.2014, регистрационный № 31845) (далее — Административный регламент), к порядку информирования заявителей о порядке ее предоставления.

6. При установлении территориальными органами Минюста России графика приема заявителей в соответствии с пунктом 15 Административного регламента рекомендуется в установленные часы приема одновременно осуществлять как прием официальных документов для предоставления государственной услуги, так и выдачу официальных документов.

7. Государственная услуга предоставляется территориальными органами в пределах полномочий, предусмотренных пунктом 20 Административного регламента.

8. Срок предоставления государственной услуги не должен превышать 3 рабочих дней, следующих за днем поступления от заявителя официальных документов в центральный аппарат Минюста России или территориальный орган Минюста России. Указанный срок может быть продлен до 33 рабочих дней по основаниям, предусмотренным Административным регламентом.

В случае установления при приеме официальных документов предпосылок для продления срока предоставления государственной услуги в расписке о приеме официальных документов рекомендуется указывать дату выдачи официальных документов, рассчитанную с учетом срока продления предоставления государственной услуги.

9. В случае если обстоятельства, послужившие основанием для продления срока предоставления государственной услуги, устранены ранее истечения срока продления, государственная услуга может быть предоставлена сразу после устранения таких обстоятельств, о чем рекомендуется информировать заявителя по указанному им контактному телефону.

10. Должностные обязанности, необходимые для исполнения административных процедур, предусмотренных Административным регламентом, рекомендуется закрепить в должностных регламентах федеральных государственных гражданских служащих территориального органа Минюста России, задействованных в предоставлении государственной услуги.

11. Согласно пункту 33 Административного регламента запрещается требовать от заявителя представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги. В частности, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179; 2011, № 15, ст. 2038, № 27, ст. 3873, ст. 3880, № 29, ст. 4291, № 30, ст. 4587, № 49, ст. 7061; 2012, № 31, ст. 4322; 2013, № 14, ст. 1651, № 27, ст. 3477, ст. 3480, № 30, ст. 4084, № 51, ст. 6679, № 52, ст. 6961, ст. 7009; 2014, № 26, ст. 3366, № 30, ст. 4264) запрещается требовать от заявителя документы и информацию, подтверждающие внесение заявителем платы за предоставление государственных услуг.

Рекомендуется принимать во внимание, что заявитель вправе представить указанные документы и информацию в органы, предоставляющие государственные услуги, и органы, предоставляющие муниципальные услуги, по собственной инициативе.

II. Особенности предоставления государственной услуги

12. Согласно пункту 40 Административного регламента максимальный срок ожидания в очереди для подачи заявителем устного запроса о предоставлении государственной услуги и документов, необходимых для ее предоставления, а также при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 15 минут.

В случае представления заявителем значительного количества официальных документов в целях соблюдения указанного срока и при отсутствии оснований для отказа в приеме официальных документов записи в графу 4 журнала учета входящих документов для проставления апостиля могут быть внесены после выдачи заявителю расписки о приеме официальных документов.

13. В соответствии с абзацем пятым пункта 20 Административного регламента территориальные органы Минюста России проставляют апостиль на копиях российских официальных документов, верность которых засвидетельствована нотариусами Российской Федерации или лицами, уполномоченными совершать нотариальные действия в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Не могут приниматься в целях предоставления государственной услуги иностранные официальные документы, исполненные в виде копий, верность которых засвидетельствована нотариусами Российской Федерации или лицами, уполномоченными совершать нотариальные действия в соответствии с законодательством Российской Федерации.

14. В соответствии с абзацем шестым пункта 20 Административного регламента территориальные органы Минюста России проставляют апостиль на российских официальных документах, выданных, удостоверенных или засвидетельствованных нотариусами Российской Федерации или лицами, уполномоченными совершать нотариальные действия в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Согласно статье 35 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, № 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, № 53, ст. 5030; 2002, № 52, ст. 5132; 2003, № 50, ст. 4855, № 52, ст. 5038; 2004, № 27, ст. 2711, № 35, ст. 3607, № 45, ст. 4377; 2005, № 27, ст. 2717; 2006, № 27, ст. 2881; 2007, № 1, ст. 21, № 27, ст. 3213, № 41, ст. 4845, № 43, ст. 5084; 2008, № 52, ст. 6236; 2009, № 1, ст. 14, ст. 20, № 29, ст. 3642; 2010, № 28, ст. 3554; 2011, № 49, ст. 7064, № 50, ст. 7347; 2012, № 27, ст. 3587; 2013, № 14, ст. 1651, № 51, ст. 6699; 2014, № 26, ст. 3371, № 30, ст. 4268) свидетельствование верности перевода документа с одного языка на другой, а равно свидетельствование подлинности подписи на документах являются видами нотариальных действий, совершаемых нотариусами Российской Федерации.

В соответствии со статьей 1 Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, подписанной в Гааге 5 октября 1961 г. (далее — Конвенция), в качестве официальных документов рассматриваются в том числе нотариальные акты.

Таким образом, апостиль на перевод российского официального документа как в случае если верность самого перевода засвидетельствована нотариусом Российской Федерации, так и в случае если нотариусом Российской Федерации свидетельствуется подлинность подписи переводчика, выполнившего перевод, может проставляться в порядке, предусмотренном Административным регламентом. При этом апостилем удостоверяются только подлинность подписи нотариуса Российской Федерации (лица, временно исполняющего обязанности нотариуса Российской Федерации) и подлинность оттиска его печати.

15. В соответствии со статьей 5 Конвенции заполненный надлежащим образом апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ. При этом апостиль не удостоверяет содержание официального документа, а также не подтверждает правильность его оформления лицами, его выдавшими.

В связи с этим при принятии решения о предоставлении государственной услуги отсутствуют правовые основания для проверки правильности совершения нотариальных действий нотариусами Российской Федерации или лицами, уполномоченными совершать нотариальные действия в соответствии с законодательством Российской Федерации.

16. Закон СССР от 24.06.1991 № 2261-1 «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу» (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, № 27, ст. 784) не содержит норм, запрещающих вывоз за границу копий документов, верность которых засвидетельствована нотариусами Российской Федерации.

Таким образом, апостиль может проставляться на копиях общегражданских российских паспортов, трудовых книжек, верность которых засвидетельствована нотариусами Российской Федерации или лицами, уполномоченными совершать нотариальные действия в соответствии с законодательством Российской Федерации.

17. В случае представления заявителем копии документа о регистрации акта гражданского состояния, выданного на территории республик бывшего СССР, верность которой засвидетельствована нотариусом Российской Федерации или лицом, уполномоченным совершать нотариальные действия в соответствии с законодательством Российской Федерации, апостиль на такой копии может быть проставлен в порядке, предусмотренном Административным регламентом, при условии, что документ о регистрации акта гражданского состояния выдан до 01.01.1992.

18. При предоставлении государственной услуги необходимо учитывать, что полномочиями по проставлению апостиля в Российской Федерации обладают также Министерство внутренних дел Российской Федерации, Генеральная прокуратура Российской Федерации, Министерство обороны Российской Федерации, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере образования, а также в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния.

В приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, отказывается в случае представления заявителями в территориальные органы Минюста России оригиналов официальных документов, проставление апостиля на которых относится к компетенции указанных органов, на основании абзаца четвертого пункта 34 Административного регламента. Вместе с тем апостиль может быть проставлен на копиях таких документов, верность которых засвидетельствована нотариусами Российской Федерации или лицами, уполномоченными совершать нотариальные действия в соответствии с законодательством Российской Федерации.

19. Согласно пункту 75 Административного регламента при отсутствии в территориальном органе Минюста России образцов подписи лица, подписавшего официальный документ, и/или оттиска печати органа (лица), от которого исходит официальный документ, специалист, уполномоченный на составление апостиля, оформляет официальный запрос на получение образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи лица, подписавшего представленный официальный документ, и/или образца оттиска печати органа (лица), от которого исходит официальный документ.

В официальном запросе также указывается, что в случае невозможности предоставления образца подписи лица, подписавшего официальный документ, и/или оттиска печати органа (лица), от которого исходит официальный документ, в ответе на запрос должна содержаться информация о подтверждении или неподтверждении соответствующим органом (лицом) факта совершения официального документа. При этом в официальном запросе указывается наименование официальных документов, представленных заявителем, их реквизиты, фамилия и инициалы лица, в отношении которого оформлены документы (пункт 75 Административного регламента).

Вместо указания наименования официальных документов, представленных заявителем, их реквизитов, фамилии и инициалов лица, в отношении которого оформлены официальные документы, в целях подтверждения или неподтверждения факта совершения официальных документов к официальному запросу могут прилагаться копии официальных документов, представленных заявителем.

В случае если ответ на официальный запрос, предусмотренный пунктом 75 Административного регламента, не поступил в сроки предоставления государственной услуги, предусмотренные Административным регламентом, в предоставлении государственной услуги заявителю отказывается на основании абзаца шестого пункта 35 Административного регламента.

20. Приложением № 3 к Административному регламенту предусмотрен перечень государств — участников Конвенции. Вместе с тем, учитывая, что имеется тенденция присоединения к Конвенции новых государств, территориальным органам в целях соблюдения требований пункта 34 Административного регламента рекомендуется отслеживать соответствующие изменения на официальном интернет-сайте Гаагской конференции по международному частному праву.

21. В соответствии со статьей 3 Конвенции проставление апостиля не может быть потребовано в случае, если законы, правила или обычаи, действующие в государстве, в котором представлен документ, либо договоренность между двумя или несколькими договаривающимися государствами отменяют или упрощают данную процедуру или освобождают документ от легализации.

В связи с этим в Административный регламент включена норма, согласно которой в предоставлении государственной услуги отказывается в случае, если официальный документ предназначен для вывоза в государство, с которым Российской Федерацией заключен договор (соглашение), отменяющий требование любого вида легализации документов (абзац третий пункта 35 Административного регламента).

Действующие на сегодняшний день международные договоры Российской Федерации, регламентирующие вопросы правовой помощи по гражданским, семейным и уголовным делам, как правило, содержат положения, согласно которым официальные документы, изготовленные на территории одного государства в соответствии с национальным законодательством и надлежащим образом засвидетельствованные, должны приниматься на территории другого государства без какого-либо дополнительного удостоверения.

Следует иметь в виду, что указанные нормы в основном подлежат применению в рамках процедур оказания правовой помощи, за исключением тех случаев, когда практика применения соответствующих договоров на территории государств — участников Конвенции свидетельствует о распространении действия таких норм на все случаи предъявления официальных документов.

В частности, проставление апостиля не требуется при предъявлении российских официальных документов компетентным органам государств — участников Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 22.01.1993.

Однако Словацкая Республика не принимает официальные документы, выданные на территории Российской Федерации, без проставленного апостиля, несмотря на наличие нормы о признании документов в статье 11 Договора между Союзом Советских Социалистических Республик и Чехословацкой Социалистической Республикой о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам (12.08.1982, г. Москва).

Поэтому при принятии решения о предоставлении государственной услуги или об отказе в предоставлении государственной услуги рекомендуется учитывать практику признания официальных документов, сложившуюся между Российской Федерацией и государством предъявления документа.

22. Согласно пункту «b» части 3 статьи 1 Конвенции она не распространяется на административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

В развитие указанного положения Конвенции абзацем седьмым пункта 35 Административного регламента предусмотрено, что в предоставлении государственной услуги отказывается в случае, если официальный документ имеет прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

Российское законодательство не содержит определений, позволяющих однозначно отнести официальные документы к документам, имеющим прямое отношение к коммерческой операции. В то же время с учетом существующей международной практики применения Конвенции в качестве таких документов рекомендуется рассматривать такие документы, как лицензии и другие разрешительные документы на экспорт и (или) импорт товаров, сертификаты соответствия, сертификаты происхождения товаров.

Также рекомендуется учитывать, что в пункте 15 заключений и рекомендаций специальной комиссии по практическому применению Конвенции при Гаагской конференции по международному частному праву, заседание которой состоялось с 06.11.2012 по 09.11.2012 в Гааге, отмечается, что исключения, содержащиеся в пунктах «a» и «b» части 3 статьи 1 Конвенции, должны истолковываться максимально ограничительно.

Для решения вопроса об отнесении официального документа к документам, имеющим прямое отношение к таможенной операции, рекомендуется руководствоваться нормами Таможенного кодекса Таможенного союза (приложение к Договору о Таможенном кодексе Таможенного союза, принятому Решением Межгосударственного Совета ЕврАзЭС на уровне глав государств от 27.11.2009 № 17, далее — ТК Таможенного союза). Согласно подпункту 29 пункта 1 статьи 4 ТК Таможенного союза под таможенными операциями понимают действия, совершаемые лицами и таможенными органами в целях обеспечения соблюдения таможенного законодательства Таможенного союза. При этом таможенными являются документы, составляемые исключительно для таможенных целей (подпункт 29 пункта 1 статьи 4 ТК Таможенного союза).

Вместе с тем Административный регламент не содержит положений, запрещающих предоставление государственной услуги в отношении указанных в настоящем пункте официальных документов, в случае если такие документы оформлены в виде копий, верность которых засвидетельствована нотариусами Российской Федерации или лицами, уполномоченными совершать нотариальные действия в соответствии с законодательством Российской Федерации.

23. Пунктом 86 Административного регламента предусмотрено, что форма апостиля должна соответствовать образцу, содержащемуся в приложении к Конвенции. Приложением к Конвенции установлено, что апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 сантиметров.

В то же время размеры апостилей, применяемых государствами — участниками Конвенции, могут отличаться от размеров, предусмотренных указанным приложением к Конвенции, что связано, в частности, с использованием многоязычных апостилей. Данное обстоятельство не рассматривается в качестве нарушения конвенционных норм и не влияет на признание официальных документов компетентными органами иностранных государств.

Вместе с тем обязательным является заполнение 10 стандартных пронумерованных полей апостиля. При этом в случае если в официальном документе не предусмотрено наличие оттиска печати, в пункте 4 апостиля указывается «не предусмотрено» (абзац пятый пункта 95 Административного регламента).

Вид официального документа после слов «настоящий официальный документ» не указывается.

24. В соответствии с пунктами 65, 98 Административного регламента допускается ведение журнала учета входящих документов для проставления апостиля и журнала регистрации апостиля в электронном виде. Согласно распоряжению Минюста России от 21.03.2014 № 512-р «О порядке и сроках ввода в промышленную эксплуатацию автоматизированной информационной системы „Легализация и апостиль“ в целях предоставления государственной услуги территориальными органами применяется автоматизированная информационная система „Легализация и апостиль“.»

---