Приказ Минобразования РФ от 23.04.1997 № 790
Редакция от 24.12.1998, актуально на 03.11.2026.
Как цитировать: Приказ Минобразования РФ от 23.04.1997 N 790. 790. 23.04.1997. редакция от 24.12.1998. https://bukva.ai/docs/prikaz-790-1997
(ред. от 24.12.1998)
«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве общего и профессионального образования Российской Федерации»
Внимание
Документ утратил силу в связи с изданием Приказа Минобразования РФ от 29.06.2001 № 2562.
МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ от 23 апреля 1997 г. № 790
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В целях установления единого порядка работы с документами в аппарате министерства приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с 20 мая 1997 года Инструкцию по делопроизводству в Министерстве общего и профессионального образования Российской Федерации, согласованную с Федеральной архивной службой России, согласно Приложению.
2. Управлению делами (Павлюкову В.А.) организовать изучение Инструкции сотрудниками центрального аппарата министерства.
3. Руководителям структурных подразделений министерства обеспечить строгое соблюдение Инструкции всеми работниками подразделений.
4. Приказы Государственного комитета Российской Федерации по высшему образованию от 27 июля 1993 г. № 108 и Министерства образования Российской Федерации от 21 января 1994 г. № 23 считать утратившими силу.
5. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на Управление делами (Павлюкова В.А.).
Утверждена
Приказом Минобразования РФ
от 23 апреля 1997 г. № 790
Согласовано
Заместитель Руководителя
Федеральной архивной
службы России
В. А. Еремченко
4 апреля 1997 года
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ОБЩЕГО
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в Министерстве общего и профессионального образования Российской Федерации (далее — Министерство).
Инструкция подготовлена в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и министерствах и ведомствах Российской Федерации.
1.2. Методическое руководство и контроль за ведением делопроизводства в аппарате Министерства осуществляет Управление делами.
Управление делами дает указания по вопросам ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями Министерства, проверяет состояние делопроизводства в аппарате Министерства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.
1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, а также за их сохранность возлагается на руководителей управлений и отделов Министерства. Руководители структурных подразделений обязаны принимать меры к сокращению переписки, не требовать от подведомственных организаций отчетной документации, не предусмотренной действующими формами отчетности и соответствующими инструкциями, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.
1.4. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.5. Сотрудники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения и в Управление делами.
Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства Министерства или структурных подразделений.
1.6. При уходе сотрудника в отпуск, выбытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому сотруднику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.
При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-передаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копия акта передается в Управление делами.
1.7. Запрещается переписка между структурными подразделениями Министерства.
Ведение переписки с подведомственными организациями и учреждениями, предприятиями и организациями министерств и ведомств по вопросам, связанным с выполнением возложенных на них обязанностей, осуществляют руководители структурных подразделений.
1.8. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники.
1.9. Выполнение Инструкции обязательно для каждого сотрудника Министерства, с ее требованиями сотрудники должны быть ознакомлены.
1.10. Порядок работы с секретными документами, с письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется соответствующими инструкциями.
2.1. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией Министерства издаются следующие распорядительные документы: инструктивные письма, приказы, указания.
2.2. В целях эффективного использования средств вычислительной техники в Министерстве устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами.
2.3 Документирование управленческой деятельности.
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации — автора, название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок), заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись.
2.4 Бланки документов.
Документы оформляются на бланках и имеют установленный комплекс реквизитов и порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).
В министерстве применяются следующие виды бланков:
служебного письма министерства или его подразделения.
Устанавливаются два основных формата бланков документов — А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм); допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.
Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Документы, создаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на чистых листах.
Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Изготовление бланков производится после согласования с Управлением делами формы бланка и наличия на нем реквизитов. Образцы бланков и порядок расположения на них реквизитов приведены в приложениях № 1 — 7 <*>.
(пп. 2.4 в ред. Приказа Минобразования РФ от 24.12.1998 № 3225)
2.5 Оформление реквизитов документов.
2.5.1 Изображение Государственного герба Российской Федерации.
Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на верхнем поле распорядительных документов (приказ, инструктивное письмо, указание и письмо).
2.5.2 Наименование организации — автора документа.
Наименование Министерства указывается в точном соответствии с Положением о нем. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным наименованием.
2.5.3 Название документа.
Название документа должно соответствовать компетенции Министерства, содержанию документируемого управленческого действия, а также Табелю унифицированных форм документов.
Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, инструктивные письма), и решения коллегии издаются с соответствующим названием (приказ, инструктивное письмо, решение коллегии). Совместные распорядительные документы организаций, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, выпускающей этот документ (приложение № 8).
2.5.4 Дата документа.
Датой документа является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом, — дата его принятия, для утверждения документа — дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 05.01.97. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 10 января 1997 года.
2.5.5 Подпись документа.
Документы, направляемые Министерством в вышестоящие органы власти и управления, сторонним организациям, подписываются министром или его заместителями по поручению министра.
Документы, направляемые подведомственным организациям и учреждениям, предприятиям и организациям министерств и ведомств, подписываются министром, его заместителями, руководителями структурных подразделений Министерства в соответствии с их компетенцией.
В состав реквизита подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.
Первый заместитель Министра подпись А. Н. Тихонов
Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления «и.о.», «зам.» вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или при проставлении косой черты перед наименованием должности.
2.5.6 Согласование документа.
С целью оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.
Согласование может проводиться как внутри Министерства (подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и неподчиненными организациями).
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностными лицами. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования, должность визирующего.
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка «Замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.
Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в Министерстве, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, указаний, решений коллегиальных органов визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа и включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.
____________________________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:
(наименование коллегиального органа)
15.01.97 № 2
14.01.97 № 02-15/1247-Т
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:
с подведомственными Министерству и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы;
с общественными организациями — в случае необходимости или в соответствии с положениями об этих организациях;
с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.
2.5.7 Утверждение документа.
Документы утверждаются руководителями Министерства, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.
Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).
Грифы утверждения оформляются следующим образом:
Министр общего и профессионального
образования Российской Федерации
____________________________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
2.5.8. Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.
2.5.9. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.
2.5.10 Адресование документа.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.
При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже.
автомобильно-дорожный институт
При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном.
При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата.
При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.
Ректорам (директорам) образовательных
учреждений, руководителям учреждений и
Минобразованию России, органам управления
образованием субъектов Российской Федерации
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.
Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие организации и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
2.5.11 Резолюция.
В резолюции даются указания по исполнению документа.
В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
2.5.12 Оформление приложений к документу.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Приложения: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.
2. <a id="p100168"></a>Смета расходов... на 2 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.д.).
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.
и профессионального образования
2.6 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.
2.6.1. Проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации разрабатываются и представляются Министерством в соответствии с поручениями и в инициативном порядке.
Проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации вносятся письмом с пояснительной запиской, содержащей краткое изложение существа проекта, необходимые обоснования, справочные и аналитические материалы (приложение № 9).
Подготовка проектов документов осуществляется структурными подразделениями Министерства, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос. Первый экземпляр проекта документа визируется министром, второй экземпляр — заместителем министра, руководителями структурных подразделений, с которыми согласовывается проект, а также руководителями юридической службы и Управления делами. К проекту документа прилагается лист согласования его с заинтересованными организациями.
Проект документа направляется в органы государственной власти и управления с сопроводительным письмом, в котором обосновывается необходимость принятия решения и его содержание.
На оборотной стороне последнего листа сопроводительного письма указывается наименование структурного подразделения Министерства, фамилии и номера телефонов начальника и исполнителя, подготовивших проект документа.
Проекты документов излагаются на листах формата A4 через полтора межстрочных интервала в трех экземплярах, первый экземпляр направляется адресату, второй — остается в общем отделе Управления делами, третий — в структурном подразделении.
При наличии разногласий по проекту руководитель структурного подразделения, ответственного за подготовку вопроса, перед внесением проекта в Правительство Российской Федерации должен обеспечить обсуждение его с заинтересованными органами и организациями с целью поиска взаимоприемлемого решения. Если такое решение не найдено, письмо в Правительство Российской Федерации подписывается лицом, возглавляющим федеральный орган исполнительной власти, вносящий проект, к письму прилагается протокол совещания, перечень разногласий с их мотивировками и подлинники замечаний, подписанные руководителями соответствующих органов и организаций.
Доклады о ходе и результатах исполнения поручений Президента Российской Федерации подписываются руководителями, которым даны поручения, или лицами, исполняющими их обязанности.
2.6.2 Приказ.
Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями Министерства по поручению руководства или в инициативном порядке.
Решения нормативного характера в пределах компетенции Министерства, решения вопросов деятельности Министерства, а также вопросов, относящихся ко всем или нескольким подведомственным учебным заведениям, предприятиям, учреждениям, организациям, излагаются в приказах.
Приказы Министерства, содержащие положения нормативного характера, подлежат регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, то в констатирующей части указывается его название, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается Министерства.
Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ».
В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.
Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте преамбулы, например: «В дополнение к приказу (во изменение приказа) Министерства от 08.10.96 № 201...».
Проект приказа во исполнение распорядительного документа вышестоящего органа должен быть подготовлен в течение 10 дней, если руководство Министерства не установило иной срок.
В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.
Проекты приказов представляются на визу Управлению делами, которое проверяет правильность их оформления. Ответственность за качество подготовки документов как по содержанию, так и по оформлению возлагается на руководителей структурных подразделений, готовивших эти документы.
Приказ подписывает министр или по его поручению заместитель министра.
Приказ регистрируется в Управлении делами, нумеруется порядковым номером в пределах календарного года.
Приказы по личному составу регистрируются в Управлении по работе с научно-педагогическими и руководящими кадрами, имеют самостоятельную нумерацию.
2.6.3 Распоряжение.
Распоряжение — документ, издаваемый министерством преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам организационно-оперативного управления деятельностью министерства (организация совещаний, конференций и т.д.). На основании распоряжений создаются комиссии министерства для ознакомления с деятельностью подведомственных учебных заведений, организаций, их лицензирования, для проверки заявлений граждан. Распоряжения министерства не должны содержать предписаний, носящих нормативный характер.
Текстовая часть распоряжения начинается сразу с распорядительной части.
Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия распоряжения, то в проекте приводится вступительная часть — преамбула.
Распоряжения подписываются Министром или его заместителями в пределах их компетенции.
Распоряжение визируется в установленном порядке руководителем подразделения, которое готовит его проект, исполнителем, а также руководителями подразделений, вопросы деятельности которых затрагиваются в документе.
Регистрация распоряжения осуществляется в Управлении делами.
Распоряжение нумеруется порядковым номером в пределах календарного года. Регистрационный номер состоит из порядкового номера распоряжения и индекса подразделения — исполнителя, например: № 16-24, где 16 — порядковый номер распоряжения, 24 — индекс подразделения.
(пп. 2.6.3 в ред. Приказа Минобразования РФ от 24.12.1998 № 3225)
2.6.4 Инструктивное письмо.
Инструктивное письмо — документ, издаваемый Министерством в целях оказания методической помощи органам управления образованием субъектов Российской Федерации, учреждениям образования, организациям, по вопросам образовательной деятельности.
Инструктивные письма подписываются министром или его заместителями в пределах их компетенции. Инструктивные письма визируются в установленном порядке руководителем подразделения, которое готовит его проект, юридической службой и Управлением делами. Информационная часть инструктивного письма начинается словом «Объявляю», «Сообщаю».
Регистрация инструктивного письма осуществляется в Управлении делами, где оно нумеруется порядковым номером в пределах календарного года.
2.6.5 Протокол.
Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В водной части заполняются следующие реквизиты: «председатель», «секретарь», «присутствовали», «повестка дня». На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, постановление (решение) печатается полностью.
Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.
Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем (см. пп. 2.5.5).
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.
2.7 Телеграммы, телефонограммы и факсимильная связь.
2.7.1. Телеграммы (телетайпограммы) составляются согласно образцу, приведенному в приложении № 10, и передаются для отправки в телетайпную. Копия телеграммы с отметкой о времени ее приема возвращается в соответствующее структурное подразделение.
2.7.2. Текст телеграмм (телетайпограмм) излагается кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов и местоимений, знаки препинания обозначаются «зпт.», «тчк.», «двтч.», «квч.», «тире» и употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами.
2.7.3. Текст печатается на одной стороне листа через 2 интервала прописными буквами, без переносов, без абзацев, без исправлений, в 2 экземплярах, из которых первый передается в телетайпную, второй подшивается в дело структурного подразделения.
2.7.4. В телеграмме (телетайпограмме) под чертой указывается обратный адрес без сокращений и знаков препинания и печатается сокращенное наименование Министерства, должность лица, подписавшего телеграмму, его инициалы, фамилия и дата.
2.7.5. Исправления, внесенные при подписании телеграммы, должны быть оговорены под чертой надписью «Исправленному верить» и заверены исполнителем.
2.7.6. Правительственные телеграммы подписываются только министром или заместителем министра.
2.7.7. Перед адресом указывается категория телеграммы: «Правительственная», «Молния», «Срочная».
2.7.8. В телеграмме (телетайпограмме) обязательно указывается полный почтовый адрес и фамилия получателя.
2.7.9. При оформлении телетайпограмм с аналогичным текстом в разные пункты к телетайпограмме прилагается список адресатов с указанием полного почтового адреса и фамилий (должностей) получателей.
В случае оформления телеграмм через телеграф почтового отделения, их оформление производится отдельно по каждому адресу.
2.7.10. Передача местных телеграмм (телетайпограмм) запрещается, срочная информация в местные (московские) адреса должна передаваться телефонограммами (приложение № 11).
2.7.11. Телеграмма (телетайпограмма) должна быть завизирована главным бухгалтером или его заместителем, кроме телеграмм (телетайпограмм), подписанных министром или его заместителями.
2.7.12. Передача корреспонденции по факсимильной связи осуществляется только по указанию или с разрешения руководящих работников Министерства.
2.7.13. Оригиналы документов, переданных по факсимильной связи, подшиваются в дело, хранящееся у сотрудника, ответственного за факсимильную связь, с указанием времени и даты передачи, а копии возвращаются в соответствующие структурные подразделения с пометкой «FAX (дата и время)».
2.7.14. Регистрация в структурных подразделениях корреспонденции, передаваемой и получаемой по факсимильной связи, производится в общем порядке, указанном в п. п. 5, 6.
2.8 Подготовка и оформление материалов коллегии.
2.8.1. Заседания коллегии проводятся в соответствии с планами ее работы.
Предложения к плану работы коллегии представляются структурными подразделениями в двух экземплярах секретарю коллегии после предварительного обсуждения в подразделениях и у соответствующих заместителей министра не позднее чем за 15 дней до рассмотрения плана коллегией.
Проект плана работы коллегии составляется секретарем коллегии на основании предложений структурных подразделений, решений коллегии и указаний руководства Министерства.
Проект плана утверждается на заседании коллегии не позднее чем за 15 дней до начала планируемого периода.
Повестка очередного заседания коллегии утверждается на предыдущем заседании. В проект повестки включаются вопросы, полностью подготовленные к рассмотрению на заседании коллегии.
Документы к очередному заседанию коллегии представляются секретарю коллегии не позднее чем за 30 дней до заседания и состоят:
из справки (в необходимых случаях с приложениями), содержащей краткое изложение существа вопроса и обоснование предложений, включенных в проекты решения коллегии или приказа;
проекта решения коллегии или приказа с указанием исполнителей, сроков исполнения и лиц, на которых возлагается контроль за их выполнением;
списка лиц, приглашенных на заседание коллегии, с указанием фамилии, имени, отчества (полностью), должности и места работы.
В заседании коллегии участвуют лица, имеющие непосредственное отношение к рассматриваемым вопросам, приглашение которых осуществляется соответствующими структурными подразделениями по списку, утвержденному руководством Министерства.
2.8.2. Документы к заседанию коллегии готовятся структурными подразделениями и передаются секретарю коллегии в двух экземплярах объемом не более 10 — 15 страниц машинописного текста.
2.8.3. В тех случаях, когда документы не могут быть представлены в указанные сроки или необходимость в обсуждении вопроса отпала, руководитель подразделения с ведома соответствующего заместителя министра докладывает об этом министру или первому заместителю министра и об их решении ставит в известность секретаря коллегии.
2.8.4. Документы, представленные с нарушением установленных сроков, включаются в очередную повестку заседания коллегии только с разрешения министра или его первого заместителя.
2.8.5. Документы к заседаниям коллегии тиражируются Управлением делами и рассылаются секретарем коллегии по утвержденному руководством Министерства списку не позднее чем за 7 дней до проведения заседания.
2.8.6. На заседании коллегии ведется протокол, оформление которого осуществляется секретарем коллегии в десятидневный срок со дня заседания.
Решения коллегии в окончательной редакции готовятся соответствующими подразделениями не более чем в десятидневный срок, если коллегией не установлены другие сроки, после чего передаются на подпись министру через секретаря коллегии.
2.8.7. Секретарь коллегии осуществляет систематический контроль за выполнением протокольных поручений коллегии, доработкой и представлением в установленные сроки на подпись руководству решений коллегии.
Оперативный контроль за выполнением решений коллегии (приказов во исполнение решений коллегии) осуществляют руководящие работники Министерства, на которых возлагается контроль.
2.8.8. Снятие с контроля исполненных отдельных поручений, содержащихся в документах коллегии, производится лицом, ответственным за общий контроль за исполнением документа, а документов в целом — министром по докладным запискам лиц, ответственных за общий контроль.
2.9 Порядок снятия и выдачи копий с документов.
2.9.1. Копии с документов выдаются с разрешения руководителей структурных подразделений и только с тех документов, которые были изданы в Министерстве и которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения.
2.9.2. При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк Министерства, номер, дата, содержание и т.д.).
В правом верхнем углу копии пишется слово «Копия».
При выдаче копии с копии следует писать «Копия с копии».
2.9.3. При заверении копии документа внизу, после полного воспроизведения текста пишется «Верно», указывается должность лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, ставится подпись, дата заверения, гербовая печать.
2.9.4. На обороте подлинника документа делается отметка, когда и кому выдана копия.
2.10 Тиражирование документов.
При определении тиража для рассылки документов необходимо исходить из необходимости обеспечить своевременное доведение их до подразделений Министерства и организаций, которых касаются эти документы.
Тираж определяется ответственным исполнителем.
2.11 Автоматизация документирования.
Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются следующие базы данных: корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок, машинные редакторские программы и др.
Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяется стандартами в области автоматизированных информационных технологий.
Машинограмма — документ, изготовленный при помощи средств вычислительной техники, оформляется на основании единых правил, изложенных в настоящей Инструкции, и используется на равных основаниях с машинописными документами.
3.1 Организация контроля.
3.1.1. Все поступающие на имя руководства Министерства и в адрес Министерства документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю.
3.1.2. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительной дисциплины и осуществляется с помощью автоматизированной системы контроля на базе ЭВМ.
3.1.3. Автоматизированному контролю подлежат приказы, указания, решения коллегии, а также поступающие на имя руководства Министерства и в адрес Министерства документы, взятые на контроль.
3.1.4. Поручения с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок.
Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «Срочно», исполняются в 3-дневный, остальные в месячный срок.
Этот срок исчисляется в календарных днях с даты их подписания.
Если по объективным причинам возникла необходимость продления срока исполнения указа, распоряжения или поручения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения или поручения Правительства Российской Федерации, руководители соответствующих подразделений не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока должны подготовить на имя Президента Российской Федерации и в адрес Правительства Российской Федерации мотивированную просьбу по этому вопросу и предложение о новом сроке за подписью министра.
3.1.5 Контроль за своевременным исполнением документов осуществляют:
Инспекция при министре, обеспечивающая организацию системы контроля по поручению руководства Министерства, — за исполнением указов и распоряжений Президента Российской Федерации. Инспекция делает анализ и обобщение поступающих на имя министра докладов о ходе выполнения указов и распоряжений Президента Российской Федерации; осуществляет контроль за ходом выполнения плана мероприятий Министерства, контроль за исполнением решений коллегии, контроль за исполнением постановлений палат Федеративного Собрания Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, приказов по Министерству; осуществляет анализ решений органов государственной власти Российской Федерации по вопросам развития образования и контроль за ходом их реализации; готовит аналитическую сводку о ходе выполнения в подразделениях центрального аппарата Министерства решений и поручений вышестоящих органов, приказов и указаний министра, решений коллегии;
общий отдел Управления делами — за своевременностью исполнения оперативных поручений Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, писем из министерств, ведомств, организаций и учреждений. Общий отдел готовит еженедельно перечень находящихся на контроле поручений, сроки исполнения которых истекают на предстоящей неделе, а также представляет сведения о документах, сроки исполнения которых истек;
руководящие работники Министерства, на которых возложен контроль за исполнением приказов, указаний и решений коллегии Министерства. Они несут личную ответственность за своевременное выполнение поручений;
секретариат министра — за исполнением поручений, данных в протоколах совещаний у министра;
секретарь коллегии — за исполнением поручений, внесенных в протоколы заседаний коллегии;
секретариаты заместителей министра — за выполнением документов, поступивших в приемные заместителей министра, и поручений, контроль за выполнением которых возложен на заместителей министра;
ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях — за исполнение документов, поступивших в структурные подразделения.
3.1.6. Руководители структурных подразделений обязаны еженедельно рассматривать на оперативных совещаниях состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства Министерства, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения, требующие исполнения и подготовки ответа.
3.1.7. На документах межведомственной корреспонденции, взятых на контроль общим отделом Управления делами, ставится штамп «Контроль».
При исполнении документа ответственный за делопроизводство в структурном подразделении сообщает об этом в Управление делами.
В том случае, когда контрольные документы не исполнены в установленный срок, они включаются в перечень документов, взятых на контроль и просроченных по исполнению, который представляется руководству.
3.1.8. О ходе выполнения поручений ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях докладывают руководству управлений и отделов в порядке, установленном начальником подразделения.
3.1.9. Документ считается исполненным, когда решены окончательно все подготовленные в нем вопросы, о проведении необходимых мероприятий поставлены в известность заинтересованные учреждения, подразделения и должностные лица, подготовлены необходимые распорядительные и информационные документы.
3.1.10. Если документ исполнен в оперативном порядке, то кроме записи «В дело N», подписи и даты, исполнитель вносит краткую запись об исполнении.
Например: «В дело № 24-15. По сообщению Минфина России (Иванова) вопрос решен положительно». Личная подпись (расшифровка подписи), дата.
3.2 Порядок снятия документов с контроля.
3.2.1. Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу.
Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное выполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным.
3.2.2. Снять документ с контроля могут только должностные лица или контрольная служба, которая поставила его на контроль.
3.2.3. Основанием для снятия с контроля документов с поручениями руководства Министерства является документ — ответ, подписанный руководством Министерства или структурного подразделения, либо справка об исполнении документа за подписью руководителя структурного подразделения.
4.1. Вся корреспонденция, поступающая в Министерство, принимается и регистрируется сотрудниками общего Управления делами с 9 до 18 часов, а в предвыходные и предпраздничные дни — с 9 часов до 16 часов 45 минут (приложения № 12, 13, 14).
При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресования.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается к отправителю.
Корреспонденция, получаемая экспедицией под расписку (с нарочным, заказная и т.п.), записывается в журнале. Передача корреспонденции из вышестоящих органов, ценных бандеролей в структурные подразделения Министерства производится под расписку.
Корреспонденция «ДСП» передается во все структурные подразделения под расписку и учитывается в отдельном журнале.
4.2. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню (приложение № 15).
Перечень документов, не подлежащих регистрации в структурном подразделении, утверждается руководителем структурного подразделения по согласованию с общим отделом Управления делами.
Корреспонденция, поступающая с нарочным из вышестоящих органов, в экспедиции не вскрывается, а передается в общий отдел Управления делами.
4.3. При вскрытии конверта (упаковки) проверяются правильность адресования и наличие вложенных документов.
При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.
Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки, согласно почтовому штемпелю, имеют большие расхождения во времени, если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.
4.4. На всех входящих документах на верхнем свободном от текста поле первой страницы поступившего документа экспедиция ставит штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа. Штамп проставляется также на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.
В структурных подразделениях Министерства регистрационные номера проставляются от руки.
4.5. Полученная экспедицией корреспонденция забирается работниками делопроизводства структурных подразделений два раза в день (с 9 до 11 часов и с 14 до 15 часов).
Правительственная корреспонденция, телетайпограммы, телеграммы и другие срочные документы доставляются экспедицией адресатам немедленно с указанием даты и времени действий.
4.6 Передача корреспонденции из одного структурного подразделения в другое производится:
поступившей из Управления делами или секретариатов заместителей министра — только с их разрешения;
поступившей из экспедиции — по согласованию между руководителями этих подразделений.
4.7. Подготовка к докладу документов, адресованных руководству Министерства и в Министерство без указания конкретного адресата, осуществляется секретариатом министра и общим отделом Управления делами.
Документы, не требующие доклада руководству Министерства, направляются общим отделом Управления делами для исполнения в структурные подразделения.
Подготовка материалов к докладу руководителям структурных подразделений осуществляется сотрудниками, ответственными за делопроизводство.
Все поступившие документы должны докладываться руководству в день их поступления.
4.8. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях руководства Министерства и его структурных подразделений.
4.9. Рассмотренные руководством документы должны передаваться исполнителям только после записи резолюций в журналах (карточках) регистрации документов ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.
4.10. Получив документы на исполнение, сотрудник Министерства должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения.
Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.
В отдельных случаях такие документы могут тиражироваться и передаваться в соответствующие структурные подразделения.
4.11. Передача документов от одного исполнителя другому может производиться только через ответственного за делопроизводство в структурном подразделении.
4.12. Документы, направляемые в структурные подразделения для ознакомления, должны быть рассмотрены без задержки и возвращены в тот же день.
4.13. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
5.1. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, согласование, подписание (утверждение), тиражирование и отправку.
5.2. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
5.3. Документы, подписанные министром, и документы, подписанные заместителями министра, адресованные в вышестоящие органы, регистрируются в общем отделе Управления делами и доставляются адресатам в пределах г. Москвы нарочным.
Документы, подписанные заместителями министра и руководителями структурных подразделений, регистрируются в структурных подразделениях и направляются в экспедицию для отправки через органы почтовой связи.
Копии отправленных документов с проставлением даты отправки возвращаются в соответствующее структурное подразделение.
5.4. Внутренние документы, докладные записки, справки, сводки и другие оформляются и исполняются (используются) в пределах аппарата Министерства. Они рассматриваются должностными лицами, которым направлены.
5.5. Документы на отправку в другие организации должны сдаваться лично сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, в экспедицию.
Документы на отправку принимаются в течение рабочего дня, но не позднее 14 часов.
Сотрудники, ответственные за делопроизводство, перед сдачей корреспонденции на отправку должны обязательно проверить правильность ее оформления и адресования.
5.6. Вся корреспонденция из Министерства отправляется как из основного, так и из других зданий Министерства только через экспедицию, расположенную в основном здании (ул. Люсиновская, 51).
5.7. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
6.1 Регистрация документов.
6.1.1 Регистрация документов в Министерстве осуществляется децентрализованно:
в общем отделе Управления делами регистрируется входящая корреспонденция из вышестоящих органов, корреспонденция, адресованная на имя министра, из министерств, ведомств, учреждений и организаций; документы, адресованные в Министерство без указания конкретного адресата, исходящая документация за подписью министра, приказы, соглашения, указания, инструктивные письма Министерства;
в секретариате министра — протоколы заседаний и решений коллегии, протоколы совещаний у министра;
в секретариатах заместителей министра — корреспонденция, поступающая на их имя. Секретарями заместителей министра для учета корреспонденции ведутся переходящие журналы регистрации документов. Протоколы совещаний у заместителей министра регистрируются и хранятся в соответствующих секретариатах;
в структурных подразделениях Министерства регистрируется входящая корреспонденция, адресованная руководству структурного подразделения или исполнителям, исходящая корреспонденция и внутренние документы.
6.1.2. Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние документы — в день подписания.
6.2 Индексация документов.
6.2.1. Каждому структурному подразделению Министерства и группам корреспондентов присваиваются цифровые индексы (приложения № 16, 17).
6.2.2. Регистрационный номер ставится в правом нижнем углу документа и состоит из индексов структурного подразделения, корреспондента и порядкового номера поступления по картотеке данной группы корреспондентов. Здесь же указывается дата поступления документа.
где 18 — индекс структурного подразделения,
430 — порядковый номер документа по картотеке,
20.01.97 — дата поступления документа.
6.2.3 Индекс исходящего и внутреннего документа.
Исходящим номером отправляемого документа — ответа является входящий номер документа. Кроме того, через косую дробь указывается номер дела, в котором хранится копия ответа.
В исходящем номере письма — ответа на документы, поступившие из общего отдела Управления делами Министерства или секретариатов заместителей министра в структурное подразделение, через дробь должен быть указан индекс подразделения и через дефис — индекс дела данного подразделения.
где 02 — индекс секретариата первого заместителя
министра А.Н. Тихонова, зарегистрировавшего
651 — порядковый номер по группе корреспондентов,
10 — индекс структурного подразделения,
13 — номер дела, в котором хранится копия ответа.
Если исходящий документ является инициативным, его номер составляется из индекса структурного подразделения, подготовившего документ, индекса корреспондента, порядкового номера по группе корреспондентов в картотеке инициативной корреспонденции с добавлением буквы «и», написанных через дефис, и номера дела, в котором хранится копия документа, написанного через дробь.
Например: 29-36-6и/9 означает, что документ отправлен Управлением социального развития и материально-технического обеспечения в образовательные учреждения, порядковый номер 6, копия хранится в деле 9.
Инициативная корреспонденция, исходящая от заместителей министра, регистрируется аналогичным образом в их секретариатах.
Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, проверяют правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера телефона и др.), заверяют копии и вносят необходимые записи в регистрационные карточки или журналы.
Исходящие телеграммы (телетайпограммы) и телефонограммы регистрируются так же, как и другая исходящая корреспонденция.
В верхнем углу карточки делается пометка «телегр.» (телеграмма) или «телефг.» (телефонограмма).
7.1. В общем отделе Управления делами справочным аппаратом являются журналы регистрации корреспонденции, картотеки или учет ведется автоматизированно на персональных ЭВМ.
Справочные картотеки и журналы ведутся на документы, поступившие на имя руководства Министерства и в адрес Министерства из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, министерств, ведомств, предприятий и организаций.
Справочным аппаратом для исходящих документов являются журналы регистрации этих документов или учет ведется на персональных ЭВМ.
7.2. Справочные картотеки ведутся по каждому виду документов и строятся по корреспондентскому признаку.
7.3. В структурных подразделениях Министерства справочным аппаратом являются журналы регистрации входящих и исходящих документов или картотеки, состоящие из регистрационных карточек на входящие документы, или учет ведется автоматизированно на персональных ЭВМ.
8.1. Руководители структурных подразделений Министерства обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.
8.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, требующие согласования, рассматриваются в день их поступления.
Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией руководителя структурного подразделения.
Срочные документы передаются немедленно.
8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление или подписание (утверждение) руководством Министерства или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.
8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в Министерство и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители также ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
8.6. В ходе оформления документов исполнитель использует стандарты на документы, номенклатуры дел структурных подразделений, средства вычислительной и организационной техники.
8.7. Исполнитель для удобства работы заводит следующие папки для исполнения документов: «Срочно», «На доклад (подпись)», «На отправку».
Исполнитель несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за правильное использование действующих нормативных актов по подготовке, оформлению, представлению и срокам исполнения документов.
8.8. Исполнитель имеет право пользоваться автоматизированными банками данных Министерства, справочно-информационными фондами и библиотеками для получения необходимой информации.
9.1 Печатание документов.
9.1.1. В бюро принимаются рукописи документов со специальным бланком-заказом (приложение № 18), который подписывается начальником структурного подразделения, его заместителем или начальником отдела, входящего в состав структурного подразделения.
Рукописи документов со специальным бланком-заказом, подписанным другими должностными лицами, в бюро оперативной печати не принимаются и не печатаются.
9.1.2. Рукописи документов, написанные неразборчиво, карандашом, красными или зелеными чернилами, а также с большим количеством вклеек и неясных исправлений, к печатанию не принимаются.
9.1.3. В бюро материалы печатаются в количестве не более 5 экз. Материалы, подлежащие тиражированию на копировально-множительных аппаратах, печатаются в 2 экз.
Печатание материалов в бюро под диктовку не допускается.
Документы печатаются через полтора интервала.
9.1.4. На обороте последнего листа напечатанного документа машинистка проставляет количество напечатанных экземпляров, свои инициалы, дату, а также инициалы, фамилию и номер телефона исполнителя.
9.1.5. Бланки установленного образца для бюро получает заведующая бюро, которая несет ответственность за их использование и сохранность.
В бюро оперативной печати ведется журнал учета отпечатанных документов (приложение № 19). Правила расположения текста приведены в приложении № 20.
9.2 Тиражирование материалов в копировально-множительном бюро.
9.2.1. При тиражировании служебной документации работники Министерства руководствуются Едиными правилами печатания несекретных изданий и другими нормативными актами по вопросам использования множительной техники.
9.2.2. Тиражирование документов, как правило, производится в копировально-множительном бюро (далее — КМБ), а также в структурных подразделениях на множительных аппаратах для оперативного копирования.
Тиражированию подлежат только документы, относящиеся к служебной деятельности Министерства. Тиражирование документов с грифом «Для служебного пользования» и «Не для печати» производится в КМБ с разрешения руководства Специального отдела.
Контроль за тиражированием документов в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.
9.2.3. Для тиражирования принимаются служебные документы, изготовленные машинным способом (пишущие машинки, принтеры и т.п.) с четким отпечатком черного цвета, со специальным бланком-заказом (приложение № 21), который подписывается начальником структурного подразделения, его заместителем или начальником отдела, входящего в состав структурного подразделения.
Копировально-множительные работы производятся с разрешения начальника Управления делами или его заместителя, или начальника общего отдела Управления делами.
Растиражированные документы выдаются заказчику под расписку.
9.2.4. Тиражированные в КМБ экземпляры документов на последней странице должны иметь выходные данные: номер заказа, тираж, дата.
9.2.5. Подлинники растиражированных документов возвращаются заказчикам при получении тиража.
9.2.6. В КМБ ведется журнал учета тиражирования документов (приложение № 22).
10.1. Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, бланки с угловыми и продольными штампами Министерства, удостоверения личности, командировочные и отпускные удостоверения, трудовые книжки.
10.2. Заказы на изготовление печатей, штампов и снабжение структурных подразделений Министерства всеми видами бланков осуществляются производственно-техническим отделом Управления делами.
10.3. Учет печатей и штампов, имеющих в Министерстве (кроме печатей и штампов Специального отдела), ведется в журнале (приложение № 23), а учет всех видов бланков ведется раздельно по видам бланков (приложение № 24) Управлением делами.
10.4. Выдача печатей, штампов и бланков производится под расписку в соответствующих журналах учета.
10.5. Журналы учета включаются в номенклатуру дел. Листы их нумеруются, прошиваются и опечатываются.
10.6. Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах.
10.7. Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков в структурных подразделениях несут руководители и лица, ответственные за ведение делопроизводства.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватил часть слов наименования должностного лица, подписывающего документ, и начало личной подписи.
10.8. Выдача бланков документов производится под расписку в соответствующих учетных формах (приложение № 25).
10.9. Уничтожение бланков, указанных в подпункте 10.1, производится по акту с отметкой в соответствующих журналах учета.
10.10 Печати и штампы уничтожаются по акту.
10.11. Проверка наличия печатей, штампов и бланков, порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства.
10.12. Отметки о проведенных проверках делаются в соответствующих журналах учета после последней записи.
10.13 Печати, штампы и бланки хранятся и применяются в соответствии со следующими правилами:
| Наименование | Хранится | Применяется |
|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 |
| Гербовая печать Министерства Печати структурных подразделений Бланки, используемые в Министерстве | У секретаря министра У лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях -«-» | На документах, подписанных или утвержденных руководством Министерства; на отдельных документах, подписанных руководителями структурных подразделений На документах, подписанных или утвержденных руководством этих подразделений, а также на копиях и выписках этих документов В соответствии с подпунктом 2.4 |
11.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, составляется в Министерстве с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
11.2. Номенклатура дел Министерства составляется общим отделом Управления делами на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи центрального архива (приложения № 26, 27).
Номенклатура дел Министерства, предварительно согласованная с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) Министерства, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации и утверждается Министерством.
11.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Министерстве и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения.
11.4. В номенклатуру дел Министерства включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства, различного рода картотеки и т.д.
11.5. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.
11.6. Графы номенклатуры дел Министерства, его структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
где 12 — обозначение структурного подразделения,
05 — порядковый номер заголовка дела по
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделений номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.).
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
При составлении заголовков дел используются формулировки статей ведомственного или типового перечня документов.
Графа 3 заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — согласованный с Федеральной архивной службой России срок хранения.
В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
12.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в Министерстве осуществляется общим отделом Управления делами и центральным архивом.
12.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по одному вопросу; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики, дело не должно превышать 250 листов.
12.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре. На документе проставляются: отметка «В дело N», дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.
12.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам деятельности Министерства и документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ — ответ помещается за документом — запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
13.1. Экспертиза ценности документов — определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.
13.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве проводится: при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.
13.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее — ЦЭК).
Функции и права ЦЭК Министерства, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается министром.
Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях Министерства с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК Министерства.
13.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются только отметки в номенклатуре дел «до минования надобности» и т.п.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение № 28).
14.1. Дела Министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем центрального архива.
14.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела (приложение № 29);
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение № 30), внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.
14.3. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (приложение № 31).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).
15.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи (приложение № 32). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу, дела со специальной документацией.
15.2. В Министерстве в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно при методическом руководстве центрального архива. По этим описям документы передаются в центральный архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для составления единой описи Министерства.
15.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи — валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих документы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
15.4. Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.
16.1. С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре.
Машинограммы, используемые в структурных подразделениях, формируются в дела и хранятся на общих основаниях.
16.2. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта — заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
17.1. В своей практической деятельности центральный архив Министерства руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и указаниями Министерства, нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России, положением и центральном архиве Министерства.
17.2. Центральный архив Министерства хранит документы центрального аппарата, организаций — предшественников Министерства и, при необходимости, других организаций и учреждений Министерства.
17.3. В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится по описям.
17.4. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в центральный архив только в исключительных случаях по решению руководителя структурного подразделения. Передача их может осуществляться по усмотрению архива по описи или номенклатуре дел.
17.5. Передача дел в центральный архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником Управления делами.
Прием каждого дела производится заведующим центральным архивом в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приемки-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.
Дела в центральный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений увязанными в связки.
Вместе с делами в центральный архив передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.
18.1. Общий отдел Управления делами Министерства осуществляет периодическую (не реже 1 раза в год) проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Министерства.
18.2. Для проверки состояния делопроизводства приказом по Министерству создаются комиссии, в состав которых включаются специалисты и ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.
18.3. Итоги проверки отражаются в акте, который представляется на утверждение руководству Министерства.
18.4. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, должны ежемесячно проводить проверку у исполнителей наличия, порядка хранения документов, обращения с ними в процессе работы и о результатах проверки докладывать руководителям структурных подразделений.