Приказ Минобразования РФ от 29.06.2001 № 2562
Актуально на 03.11.2026.
Как цитировать: Приказ Минобразования РФ от 29.06.2001 N 2562. 2562. 29.06.2001. https://bukva.ai/docs/prikaz-2562-2001
«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования Российской Федерации»
Примечание
Инструкция, утвержденная данным документом, введена в действие со 2 июля 2001 года
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 29 июня 2001 г. № 2562
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В МИНИСТЕРСТВЕ ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В целях установления единого порядка работы с документами в аппарате Министерства приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие со 2 июля 2001 г. прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве образования Российской Федерации, согласованную с Федеральной архивной службой России (далее — Инструкция).
2. Управлению делами (В.А. Павлюкову) организовать изучение Инструкции сотрудниками центрального аппарата Министерства.
3. Руководителям структурных подразделений Министерства обеспечить строгое соблюдение Инструкции всеми работниками подразделений.
4. Приказы Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации от 23.04.1997 № 790 и от 24.12.1998 № 3225 считать утратившими силу.
5. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на Управление делами (В.А. Павлюкова).
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве образования Российской Федерации (далее — Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства в Министерстве образования Российской Федерации (далее — Министерство).
Инструкция подготовлена в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68.
1.2. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Министерства осуществляется Управлением делами.
1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, а также за их сохранность возлагается на руководителей управлений и отделов Министерства. Руководители структурных подразделений обязаны принимать меры к сокращению переписки, не требовать от подведомственных организаций отчетной документации, не предусмотренной действующими формами отчетности и соответствующими инструкциями, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.
1.4. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.5. Сотрудники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения и в Управление делами.
Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства Министерства или структурных подразделений.
1.6. При уходе сотрудника в отпуск, выбытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому сотруднику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.
При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемопередаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копия акта передается в Управление делами.
1.7. Запрещается переписка между структурными подразделениями Министерства.
Ведение переписки с подведомственными организациями и учреждениями, предприятиями и организациями министерств и ведомств по вопросам, связанным с исполнением возложенных на них обязанностей, осуществляют руководители структурных подразделений.
1.8. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники.
1.9. Выполнение Инструкции обязательно для каждого сотрудника Министерства, с ее требованиями сотрудники должны быть ознакомлены.
1.10. Порядок работы с секретными документами, с письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется соответствующими инструкциями.
II. ДОКУМЕНТАЦИЯ МИНИСТЕРСТВА ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
2.1. Деятельность Министерства обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Министерства, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между Министерством и другими органами управления и организациями.
2.2. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размерами № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15; Times DL размерами № 12, 13, 14 через 1 — 2 интервала.
III. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ПРЕДСТАВЛЕНИЮ ПРОЕКТОВ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ И НОРМАТИВНЫХ АКТОВ
3.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации
3.1.1. Разработка проектов ФЕДЕРАЛЬНЫХ ЗАКОНОВ (законопроектов) осуществляется Министерством в соответствии с принимаемыми Правительством Российской Федерации программами и планами законопроектной деятельности.
3.1.2. Законопроекты вносятся Министерством в Правительство Российской Федерации с приложением следующих сопроводительных материалов:
пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и концепции прилагаемого законопроекта;
финансово-экономическое обоснование принимаемых решений (в случае внесения законопроекта, предусмотренного частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации);
перечень актов федерального законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с данным законом;
заключение Министерства юстиции Российской Федерации о соответствии законопроекта законодательству Российской Федерации;
в случае если объем законопроекта более 5 страниц — текст законопроекта в электронной форме (текстовый редактор Win Word 6.0 или другой, совместимый с ним) на дискете 3,5 дюйма.
3.1.3. Законопроект, представляемый в Правительство Российской Федерации, должен быть завизирован Министром или одним из заместителей Министра, исполняющим его обязанности, руководителями Министерства юстиции Российской Федерации или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей, а также руководителями других заинтересованных органов и организаций. Законопроекты и сопроводительные материалы, представленные Министерством в Правительство Российской Федерации с нарушением установленных требований по их составлению, оформлению и согласованию, незамедлительно возвращаются Правительством Российской Федерации в Министерство.
3.1.4. Законопроект, подготавливаемый для внесения в Правительство Российской Федерации, печатается шрифтом размером № 14 на стандартных листах бумаги формата А4.
На расстоянии 2 межстрочных интервалов от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».
3 1.5. Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование государства — РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ — печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Наименование вида акта — ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН — отделяется от первого реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается прописными буквами размером шрифта не более № 16 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?» издан закон, или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы — дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды.
Текст отделяется от заголовка 3 — 4 межстрочными интервалами и печатается через 2 интервала.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Текст законопроекта может подразделяться на части (например, часть первая Гражданского кодекса Российской Федерации), разделы, главы, статьи.
Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаются прописными буквами, шрифтом размером № 14 и выравниваются по центру. Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Номера глав проставляются римскими цифрами.
Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово «статья» печатается с красной строки с прописной буквы вразрядку. Номер статьи проставляется арабскими цифрами.
При отсутствии заголовка слово «статья» и номер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку.
Статьи имеют единую сквозную нумерацию.
В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.
Инициалы имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта.
3.1.6 Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.
Пояснительная записка к законопроекту оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа — печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
К проекту федерального закона «О внесении изменений в статью 3 Закона Российской Федерации „О подоходном налоге с физических лиц“.»
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.
3.2. Подготовка к оформлению проектов актов Президента Российской Федерации
3.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (УКАЗОВ И РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации производится Министерством в соответствии с порядком, устанавливаемым Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации и настоящей Инструкцией.
3.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом за подписью Министра, содержащим краткое изложение существа вопроса, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании чего подготовлен проект, с кем он согласован. При необходимости к письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.
3.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.
3.2.4. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним, подготавливаемые для последующего согласования, — визовые экземпляры печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
Согласование проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, при необходимости его должность, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.
Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект акта Президента Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.
3.2.5. Проекты актов Президента Российской Федерации визируются Министром, заместителем Министра, исполняющим его обязанности, который представляет проект и которому в документе предусматривается задание или поручение, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.
Проекты актов Президента Российской Федерации, содержащие вопросы распределения зданий и помещений, находящихся в федеральной собственности, подлежат обязательному согласованию с Министерством государственного имущества Российской Федерации, а находящихся на балансе Управления делами Президента Российской Федерации — с Управлением делами Президента Российской Федерации.
Проекты актов Президента Российской Федерации, имеющие нормативный характер, подлежат обязательному согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.
3.2.6. Проекты актов Президента Российской Федерации, предусматривающие принятие актов Правительства Российской Федерации, вносятся с приложением к представляемому проекту акта Президента Российской Федерации соответствующих, связанных с ним проектов актов Правительства Российской Федерации.
3.2.7. Проекты актов Президента Российской Федерации печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом размером № 14.
Верхнее поле документа должно составлять 2,0 см. Левое поле — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см.
При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
3.2.8. Проекты указов Президента Российской Федерации и распоряжений Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Начало и конец каждой строки центрируются относительно слов «Президент Российской Федерации» В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается через интервал 18 пт (1,5 интервала).
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть — преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю», которое печатается вразрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проекта указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российская Федерация», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициалы имени и фамилии Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Место издания отделяется от подписи, как правило, 4 межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.
На распоряжениях место издания не печатается.
Дата проставляется в день подписания документа словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита «Место издания» межстрочным интервалом 18 пт, печатается от левой границы текстового поля.
Индекс (номер) проставляется после подписания документа, отделяется от реквизита «Дата» межстрочным интервалом 18 пт и печатается от левой границы текстового поля.
К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы «рп».
Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются Министром.
Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к Указу Президента Российской Федерации от _________ N _____
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты — 2 - 3 см.
При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
УТВЕРЖДЕНО Указом Президента Российской Федерации от _________ N _____
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.) Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения — 2 - 3 межстрочными интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов, их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера подраздела, разделенного точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точкой (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
3.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации
3.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (ПОСТАНОВЛЕНИЙ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Правительства Российской Федерации производится Министерством в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.
3.3.2. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся Министром образования Российской Федерации.
3.3.3. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом с приложением пояснительной записки. В сопроводительном письме указывается основание внесения проекта, существо вопроса, сведения о согласовании проекта. В пояснительной записке приводятся результаты проработки вопроса и проведения экспертизы, необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.
3.3.4. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 5, ст. 615).
Если подготовляемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготовляемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.
Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.
3.3.5. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования.
3.3.6. Постановления Правительства Российской Федерации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.
Распоряжения Правительства Российской Федерации заголовка, как правило, не имеют.
3.3.7. Проекты актов Правительства Российской Федерации подлежат согласованию, которое оформляется визами.
Проекты актов Правительства Российской Федерации в обязательном порядке должны визироваться Министром, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.
Проекты актов Правительства Российской Федерации нормативного характера подлежат согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации после их согласования с заинтересованными органами и организациями.
Проекты актов Правительства Российской Федерации, предусматривающие расходы за счет средств федерального бюджета, подлежат согласованию с Министерством финансов Российской Федерации.
При наличии у лица, визирующего проект акта Правительства Российской Федерации, особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечания) визирующего по проекту акта, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту акта.
Если в ходе проработки или согласования проекта акта Правительства Российской Федерации в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект акта Правительства Российской Федерации внесены уточнения, не меняющие его сущности (определяется руководителем подразделения-исполнителя).
3.3.8. Проект акта Правительства Российской Федерации печатается на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом размером № 13. Проект акта имеет следующие реквизиты.
Наименование вида акта — постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 межстрочными интервалами, проставляется при подписании акта.
Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера документа, например, № 143.
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р», например, № 153-р, или буква «п» — к порядковому номеру постановления.
Место издания — отделяется от реквизита «Дата» и «Номер» двумя межстрочными интервалами и оформляется центрированным способом.
Заголовок — порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала.
(Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.)
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет», последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициалы имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и подписываются.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
Визы оформляются аналогично оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
3.3.9. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа — печатается прописными буквами, 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала.
Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
Подпись включает наименование должности лиц, подписывающих справку, их личные подписи и расшифровку подписей (инициалы и фамилия).
Подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Подписи отделяются одна от другой 1,5 межстрочного интервала.
3.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов Министерства
3.4.1. Нормативные правовые акты издаются Министерством в пределах его компетенции в соответствии с положением о нем в виде приказов, правил, инструкций и положений.
3.4.2. Требования к подготовке и оформлению нормативных правовых актов Министерства установлены Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (с изменениями на 11 февраля 1999 года). (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895.)
IV. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Приказ, распоряжение
4.1.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Министерства.
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений Министра, его заместителей, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.
Приказы подписываются Министром или по его поручению заместителем Министра.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которых готовят и вносят проект.
Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) возлагается на Управление делами.
4.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложений к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем Управления делами и юридической службой Министерства. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые Министру на подпись, визируются заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.
4.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года, приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.
4.1.4. Копии приказов, распоряжений или их размноженные экземпляры заверяет печатью Управление делами и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в Управление делами.
4.1.5. Проект приказа (распоряжения) во исполнение постановления Правительства Российской Федерации должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.
4.1.6. Приказ печатается на бланке установленной формы шрифтом размером № 13.
Приказ имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа — приказ.
Дата и номер — указанные реквизиты печатаются центрованным способом.
Дата приказа оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа, например: 15 апреля 2001 г. № 71, 03.04.2001 № 44.
Регистрация приказа осуществляется в Управлении делами.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
О командировании работников Министерства в...
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля, и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однократного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Место расположения виз аналогично их расположению на указах (распоряжениях) Президента Российской Федерации.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Приказы подписывают Министр, заместители Министра в соответствии с распределением их обязанностей.
Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.
Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.
4.1.7. Распоряжение печатается на бланке установленной формы шрифтом размером № 13.
Распоряжение имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа — распоряжение.
Указанные реквизиты печатаются центрованным способом.
Распоряжение — документ, издаваемый Министерством преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам организационно-оперативного управления деятельностью Министерства (организация совещаний, конференций и т.д.). На основании распоряжений создаются комиссии Министерства для ознакомления с деятельностью подведомственных учебных заведений, организаций, их лицензирования, для проверки заявлений граждан. Распоряжения Министерства не должны содержать предписаний, носящих нормативный характер.
Текстовая часть распоряжений начинается сразу с распорядительной части.
Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия распоряжения, то в проекте приводится вступительная часть — преамбула.
Распоряжения подписываются Министром или его заместителями в пределах их компетенции.
Распоряжение визируется в установленном порядке руководителем подразделения, которое готовит его проект, исполнителем, а также руководителями подразделений, вопросы деятельности которых затрагиваются в документе.
Регистрация распоряжений осуществляется в Управлении делами.
Дата распоряжения оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака N, порядкового номера распоряжения, к нему через дефис добавляется индекс структурного подразделения, подготовившего распоряжение, например: 17 апреля 2001 г. № 450-37, 17.04.2001 № 450-37.
4.1.8. Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка (Приложение № 1).
При оформлении совместного приказа:
наименование федеральных органов исполнительной власти — располагаются на одном уровне;
наименование вида документа — приказ, располагается центрованно;
дата совместного приказа — единая, соответствующая дате более поздней подписи, располагается центрованно;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
4.2. Положение, правила, инструкция
4.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативно-правовых актов.
Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются Министром, или как акты, утверждаемые Министерством; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Министерства.
4.2.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
4.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке Министерства.
Текст излагается от третьего лица единственного или множительного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?», заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кому?» (должностная инструкция главному специалисту).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
4.3. Протокол
4.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями Министерства и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегии и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за его подготовку.
4.3.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.
Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов — по акту.
На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
4.3.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты.
Председатель или Председательствующий.
Присутствовали — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших.
Докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) — в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
4.3.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
4.3.5. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Управления делами.
4.3.6 Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа — слово «Протокол» печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте.
Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой, выравнивается по центру.
Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается центровано другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки, наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к ним.
4.4. Служебные письма
4.4.1 Служебные письма Министерства готовятся:
как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращению граждан по вопросам, относящимся к компетенции федеральных органов исполнительной власти;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
4.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
4.4.3. Дата письма — дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается в Положении о Министерстве, в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях, в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
4.4.4. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5, изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
4.4.5 Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
4.4.6. Инструктивное письмо — документ, издаваемый Министерством в целях оказания методической помощи органам управления образованием субъектов Российской Федерации, учреждениям образования, организациям по вопросам образовательной деятельности.
Инструктивные письма подписываются Министром или его заместителями в пределах их компетенции. Инструктивные письма визируются в установленном порядке руководителем подразделения, которое готовит его проект, юридической службой Министерства и Управлением делами. Информационная часть инструктивного письма начинается словами: «Объявляю», «Сообщаю».
Регистрация инструктивного письма осуществляется в Управлении делами, где оно нумеруется порядковым номером в пределах календарного года.
V. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Бланки документов
5.1.1. Документы Министерства оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (Приложения № 2 - 9).
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги и без бланка.
5.1.2 В Министерстве применяются следующие бланки:
бланки с указанием наименования Министерства;
бланки с указанием должности Министра, заместителей Министра;
бланки с наименованием структурных подразделений;
Состав видов бланков, применяемых в Министерстве, утверждается Министром по представлению Управления делами.
5.1.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими выданные Министерством Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам Министерства.
5.1.4. Бланки документов Министерства подлежат учету. Изготовление бланков без изображения Государственного герба Российской Федерации на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется только с разрешения Управляющего делами.
5.1.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
5.1.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Министра. Соответствующие предложения вносятся Управляющим делами вместе с образцами предлагаемых бланков.
5.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
При подготовке организационно-распорядительных документов работники Министерства обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенных ниже.
5.2.1 Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос «о чем?», — «о выделении...», «об изменении...» и т.д.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.
5.2.2 Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) — дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта приказа печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более органами федеральной исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.
Способ написания даты зависит от характера документа в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2001 г.), а в остальных случаях — цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2001).
5.2.3 Подпись документа.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной властей, подписываются Министром или по его поручению первым заместителем Министра.
Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются Министром, заместителями Министра или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
5.2.4 Адресование документа.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным должностным лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Московский государственный автомобильно-дорожный институт (технический университет)
Отдел аспирантуры
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.
Министерство здравоохранения Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту
А.Т.Петрову
При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата.
Ректору Санкт-Петербургского государственного университета
Л.А.Вербицкой
При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.
Ректорам (директорам) образовательных учреждений, руководителям учреждений и организаций, подведомственных Минобразованию России, органам управления образованием субъектов Российской Федерации
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевского р-на,
Тульской обл., 301264
Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие организации и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
5.2.5 Согласование документа.
Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись руководству документы визируются исполнителем (отв. исполнителем) и руководителем подразделения, где готовится проект документа.
Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правового акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Начальник отдела правового регулирования общих вопросов образования
Личная подпись З.П. Дащинская
28.05.2001
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.
Заместитель Министра образования Российской Федерации
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
30.01.2001
Письмо Росархива от 30.01.2001 № 01-15/155-К
Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами Министерства;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
5.2.6 Утверждение документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
Министр образования
Российской Федерации
________________
(личная подпись) В.М.Филиппов
16.06.2001
При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом Министерства.
УТВЕРЖДЕНО приказом Минобразования России от 15.05.2001 № 1945
5.2.7 Резолюция.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему представляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций — лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
5.2.8 Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона, например:
Сорокина Валентина Григорьевна
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
5.2.9 Оформление приложений к документу.
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект... на 8 л. в 3 экз.
Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера.
Приложение к приказу Министерства образования Российской Федерации от _________ N _____
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.
5.2.10 Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
VI. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Организация документооборота
6.1.1. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот Министерства.
6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников.
6.2. Организация доставки документов
6.2.1. Доставка документов в Министерство осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
6.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
6.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
6.3.1. Документы, поступающие в Министерство, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
6.3.2. Вся корреспонденция, поступающая в Министерство, принимается и регистрируется сотрудниками общего отдела Управления делами с 9 часов до 18 часов, а в предвыходные и предпраздничные дни — с 9 часов до 16 час. 45 мин. (Приложения № 10, 11, 12).
При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресования.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается к отправителю.
Корреспонденция, получаемая экспедицией под расписку (с нарочным, заказная и т.п.), записывается в журнале. Передача корреспонденции из вышестоящих органов, ценных бандеролей в структурные подразделения Министерства производится под расписку.
6.3.3. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню (Приложение № 13).
Перечень документов, не подлежащих регистрации в структурном подразделении, утверждается руководителем структурного подразделения по согласованию с общим отделом Управления делами
Корреспонденция, поступающая с нарочным из вышестоящих органов, в экспедиции не вскрывается, а передается в общий отдел Управления делами.
6.3.4. При вскрытии конверта (упаковки) проверяется правильность адресования и наличие вложенных документов.
При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.
Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени, если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.
6.3.5. На всех входящих документах на нижнем свободном от текста поле первой страницы поступившего документа экспедиция ставит штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа. Штамп проставляется также на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.
В структурных подразделениях Министерства регистрационные номера проставляются от руки.
6.3.6. Полученная экспедицией корреспонденция забирается работниками делопроизводства структурных подразделений два раза в день (с 9 до 11 часов и с 14 до 15 часов).
Правительственная корреспонденция, телетайпограммы, телеграммы и другие срочные документы доставляются экспедицией адресатам немедленно с указанием даты и времени действий.
6.3.7 Передача корреспонденции из одного структурного подразделения в другое производится:
поступившей из Управления делами или секретариатов заместителей Министра — только с их разрешения;
поступившей из экспедиции — по согласованию между руководителями этих подразделений.
6.3.8. Документы, адресованные руководству Министерства, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в Управлении делами, затем направляются руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, и направляемых непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в Министерстве распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в Управление делами, где в регистрационно-контрольную форму (далее именуется — РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
6.3.9. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
6.3.10. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.
6.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов
6.4.1. Документы, отправляемые Министерством, передаются почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.97 № 1239 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 40, ст. 4602).
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
6.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
6.4.3. Телеграммы, направляемые в организации, принимаются сотрудниками Управления делами завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.
Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.97 № 1108 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 37, ст. 4299).
6.4.4. Телеграммы (телетайпограммы) составляются согласно образцу, приведенному в Приложении № 14, и передаются для отправки в телетайпную. Копия телеграммы с отметкой о времени ее приема возвращается в соответствующее структурное подразделение.
6.4.5. Текст телеграммы (телетайпограммы) излагается кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов и местоимений, знаки препинания обозначаются «ЗПТ», «ТЧК», «ДВТЧ», «КВЧ», «СКБ», «НР», «ТИРЕ» и употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.
Конец текста телеграммы заканчивается точкой «ТЧК». Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.
6.4.6. Текст печатается на одной стороне листа через 2 интервала прописными буквами, без переносов, без абзацев, без исправлений, в 2 экземплярах, из которых первый передается в телетайпную, второй подшивается в дело структурного подразделения.
6.4.7. В телеграмме (телетайпограмме) под чертой указывается обратный адрес без сокращений и знаков препинания и печатается сокращенное наименование Министерства, должность лица, подписавшего телеграмму, его инициалы, фамилия и дата.
6.4.8. Исправления, внесенные при подписании телеграммы, должны быть оговорены под чертой надписью «Исправленному верить» и заверены исполнителем.
6.4.9. Правительственные телеграммы подписываются только Министром или заместителем Министра.
6.4.10. Перед адресом указывается категория телеграммы: «Правительственная», «Молния», «Срочная».
6.4.11. В телеграмме (телетайпограмме) обязательно указывается полный почтовый адрес и фамилия получателя.
6.4.12. При оформлении телетайпограмм с аналогичным текстом в разные пункты к телетайпограмме прилагается список адресатов с указанием полного почтового адреса и фамилий (должностей) получателей.
В случае оформления телеграмм через телеграф почтового отделения, их оформление производится отдельно по каждому адресу.
6.4.13. Передача местных телеграмм (телетайпограмм) запрещается, срочная информация в местные (московские) адреса должна передаваться телефонограммами (Приложение № 15).
6.4.14. Телеграмма (телетайпограмма) должна быть завизирована главным бухгалтером или его заместителем, кроме телеграмм (телетайпограмм), подписанных Министром или его заместителями.
6.4.15. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
6.5. Порядок прохождения внутренних документов
6.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе их исполнения — поступающих документов.
6.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу Министерства для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в Управление делами для осуществления контроля за правильностью их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.
6.5.3. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
6.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.
6.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
6.6.1. Электронная почта — один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри Министерства, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
6.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
6.6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
6.6.4. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку «соответствует оригиналу».
6.6.5. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявка хранится в течение одного года;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;
подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.
6.7. Учет количества документов
6.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов.
Результаты учета количества документов обобщаются Управлением делами и представляются руководству.
6.7.2. За единицу учета количества документа принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро, машинописном бюро, службе автоматизированной подготовки документов на основе принятой в Министерстве системы учета документов.
Учет количества документов может проводиться по Министерству в целом или по отдельным подразделениям.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (Приложение № 16).
По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).
6.8. Работа исполнителей с документами
6.8.1. Руководители структурных подразделений Министерства обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
6.8.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются немедленно.
При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования.
6.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Министерства или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
6.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
6.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.)
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
6.9. Работа с обращениями и запросами депутатов
6.9.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется в Минобразовании России в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата.
6.9.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.
При обращении депутата в Министерство должностные лица должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью.
При обращении (запросе) депутата должностные лица предоставляют запрашиваемые документы или сведения не позднее 30 дней со дня получения обращения (запроса). При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном Федеральным законом о государственной тайне.
Должностное лицо, которому направлен запрос депутата, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованной с инициатором запроса, срок.
6.9.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня его получения. Окончательный ответ депутату представляется не позднее 30 дней со дня поступления обращения или запроса.
6.9.4. Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации) или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной, установленной соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации, срок. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
6.9.5. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется Управлением делами в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.
6.9.6. В структурных подразделениях Министерства по обращениям и запросам в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям.
6.9.7. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.
6.9.8. Управление делами анализирует количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов и информирует об этом руководство Министерства.
VII. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ
7.1. Регистрация документов
7.1.1 Регистрация документов в Министерстве осуществляется децентрализованно:
в общем отделе Управления делами регистрируется входящая корреспонденция из вышестоящих органов, корреспонденция, адресованная на имя Министра, из министерств, ведомств, учреждений и организаций; документы, адресованные в Министерство без указания конкретного адресата, исходящая документация за подписью Министра, приказы, соглашения, указания, инструктивные письма Министерства;
в секретариате Министра — протоколы заседаний и решений коллегии, протоколы совещаний у Министра;
в секретариатах заместителей Министра — корреспонденция, поступающая на их имя. Секретарями заместителей Министра для учета корреспонденции ведутся переходящие журналы регистрации документов. Протоколы совещаний у заместителей Министра регистрируются и хранятся в соответствующих секретариатах;
в структурных подразделениях Министерства регистрируется входящая корреспонденция, адресованная руководству структурного подразделения или исполнителям, исходящая корреспонденция и внутренние документы.
7.1.2. Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние документы — в день подписания.
7.1.3. Каждому структурному подразделению Министерства и группам корреспондентов присваиваются цифровые индексы (Приложения № 17, 18).
7.1.4. Регистрационный номер ставится в правом нижнем углу документа и состоит из индексов структурного подразделения, корреспондента и порядкового номера поступления по картотеке данной группы корреспондентов. Здесь же указывается дата поступления документа.
Например: 18-51-430 20.04.2001,
где 18 — индекс структурного подразделения;
430 — порядковый номер документа по картотеке;
20.04.2001 — дата поступления документа.
7.1.5 Индекс исходящего и внутреннего документа.
Исходящим номером отправляемого документа-ответа является входящий номер документа. Кроме того, через косую дробь указывается номер дела, в котором хранится копия ответа.
В исходящем номере письма-ответа на документы, поступившие из общего отдела Управления делами Министерства или секретариатов заместителей Министра в структурное подразделение, через дробь должен быть указан индекс подразделения и через тире — индекс дела данного подразделения.
где 02 — индекс секретариата первого заместителя Министра Г.А. Балыхина, зарегистрировавшего документ;
651 — порядковый номер по группе корреспондентов;
10 — индекс структурного подразделения, подготовившего ответ;
13 — номер дела, в котором хранится копия ответа.
Если исходящий документ является инициативным, его номер составляется из индекса структурного подразделения, подготовившего документ, индекса корреспондента, порядкового номера по группе корреспондентов в картотеке инициативной корреспонденции с добавлением букв «ин», написанных через тире, и номера дела, в котором хранится копия документа, написанного через дробь.
Например, 35-36-6ин/9 означает, что документ отправлен Управлением развития материально-технической базы, социальной сферы и имущественных отношений в образовательные учреждения, порядковый номер 6, копия хранится в деле 9.
Инициативная корреспонденция, исходящая от заместителей Министра, регистрируется аналогичным образом в их секретариатах.
Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, проверяют правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера телефона и др.), заверяют копии и вносят необходимые записи в регистрационные карточки или журналы.
Исходящие телеграммы (телетайпограммы) и телефонограммы регистрируются так же, как и другая исходящая корреспонденция, в верхнем углу карточки делается пометка «телегр» (телеграмма) или «телефг» (телефонограмма).
7.1.6. Документы регистрируются в РКФ — традиционных или электронных карточках, журналах.
7.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
7.1.8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
дата и регистрационный номер документа;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Правила заполнения основных реквизитов РКФ представлены в Приложении № 19.
Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
7.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
7.2. Организация поисковой системы по документам
7.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Министерстве создаются поисковые системы по документам.
7.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.
7.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКФ, которые могут составлять следующие картотеки:
справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документа и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.
7.2.4 Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:
классификатора вопросов деятельности Министерства;
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора результатов исполнения документов;
7.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста.
7.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности Министерства, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения, работникам Министерства или государственным органам, организациям, физическим лицам.
7.2.7. Порядок получения пользователем информации определяет Министерство как собственник или владелец информационных ресурсов на основе требований законодательства.
7.2.8. Порядок защиты и доступа служебной информации ограниченного распространения определяется Министерством в пределах его компетенции либо непосредственно собственником информации в соответствии с законодательством.
VIII. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
8.1. Организация контроля исполнения
8.1.1. Контроль исполнения включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
8.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается Министром.
8.1.3. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, поручения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, приказы Министерства, решения коллегии).
8.1.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних — с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан — с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки.
с конкретной датой исполнения — в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», — исполняется в 3-дневный срок, имеющие пометку «оперативно» — в 10-дневный срок, остальные — в срок не более месяца;
по парламентским запросам — не позднее чем через 15 дней со дня получения;
по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) — не позднее чем через 30 дней со дня получения;
по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование, — до 10 дней;
по письмам Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями — в течение 15 дней, с согласованием — 30 дней;
по обращениям граждан, поступившим в Министерство и требующим дополнительного изучения и проверки, — до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям — не более 15 дней.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.
8.1.5. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя заместителя Министра, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.
Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае Министерство представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует общий отдел Управления делами для внесения изменений и РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).
8.1.6 Контроль за своевременным исполнением документов осуществляют:
общий отдел Управления делами контролирует ход исполнения указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, постановлений палат Федерального Собрания Российской Федерации, оперативных поручений Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, писем из министерств, ведомств, учреждений и организаций, приказов и распоряжений по Министерству, планов работы структурных подразделений. Общий отдел еженедельно готовит перечень находящихся на контроле поручений, сроки исполнения которых истекают на предстоящей неделе, а также представляет сведения о документах, срок исполнения которых истек, ежеквартально готовит аналитическую сводку о ходе выполнения решений и поручений вышестоящих органов, распорядительных документов Министерства;
руководящие работники Министерства, на которых возложен контроль за исполнением приказов, распоряжений и решений коллегии Министерства. Они несут личную ответственность за своевременное выполнение поручений;
секретариат Министра — за исполнением поручений, данных в протоколах совещаний у Министра;
секретарь коллегии — за исполнением поручений, внесенных в протоколы заседаний коллегии;
секретариаты заместителей Министра — за выполнением документов, поступивших в приемные заместителей Министра, и поручений, контроль за выполнением которых возложен на заместителей Министра;
ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях — за исполнение документов, поступивших в структурные подразделения.
8.1.7. Руководители структурных подразделений обязаны еженедельно рассматривать на оперативных совещаниях состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства Министерства, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения, требующие исполнения и подготовки ответа.
8.1.8. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
8.1.9. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.
8.1.10. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
8.1.11. Проверка хода исполнения документа осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет — не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца — каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируется в РКФ.
8.1.12. Снятие документа с контроля осуществляется общим отделом Управления делами. Оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении, отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
8.1.13. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представляемых по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
8.1.14. Управление делами еженедельно готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Министерстве, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства Министерства в установленные им сроки или по запросам.
8.2. Контроль исполнения документов, поступающих от Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации
8.2.1. На контроль ставятся все поступающие документы Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, требующие исполнения.
В первую очередь рассматриваются документы с отметками «срочно».
8.2.2. Контроль за исполнением документов Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, в том числе и срочных до трех дней, осуществляется непосредственно Министром либо по его поручению, одним из заместителей Министра.
Заместитель Министра, которому передан на исполнение документ вышестоящего органа, определяет исполнителей и сроки исполнения поручений в резолюции.
8.2.3. Общий отдел Управления делами делает соответствующие отметки в РКФ: вносит фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документов.
8.2.4. В Управлении делами еженедельно составляется сводка о ходе исполнения документов для последующего информирования Министра о состоянии исполнительской дисциплины по выполнению документов вышестоящих органов.
8.2.5. О ходе и результатах выполнения каждого документа руководству Министерства представляются сведения за подписью должностного лица, которому было дано поручение, или лица, исполняющего его обязанности.
Если поручение, содержащееся в документе Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, дано нескольким должностным лицам, то федеральный орган исполнительной власти, указанный в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки.
Доклад об исполнении поручения Президента Российской Федерации с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации представляется в Правительство Российской Федерации за 5 дней до истечения срока, установленного Президентом Российской Федерации.
8.2.6. Сведения о снятии с контроля вносятся в РКФ, сведения по исполненным документам проставляются в РКФ отметкой «в дело».
IX. ПЕЧАТАНИЕ И ТИРАЖИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
9.1. Печатание документов
9.1.1. Печатание документов производится с разрешения Управляющего делами, его заместителя или начальника общего отдела Управления делами.
В группу оперативной печати принимаются рукописи документов со специальным бланком-заказом (Приложение № 20).
9.1.2. Рукописи документов, написанные неразборчиво, карандашом, красными или зелеными чернилами, а также с большим количеством вклеек и неясных исправлений, к печатанию не принимаются.
9.1.3. В группе оперативной печати материалы печатаются в количестве не более 5 экз. Материалы, подлежащие тиражированию на копировально-множительных аппаратах, печатаются в 2 экз.
Печатание материалов под диктовку не допускается.
Документы печатаются через 1,5 интервала.
9.1.4. Бланки установленного образца получают специалисты группы оперативной печати, которые несут ответственность за их использование и сохранность.
Правила расположения текста приведены в Приложении № 21.
9.2. Тиражирование материалов в копировально-множительном бюро
9.2.1. При тиражировании служебной документации работники Министерства руководствуются Едиными правилами печатания несекретных изданий и другими нормативными актами по вопросам использования множительной техники.
9.2.2. Тиражирование документов, как правило, производится в копировально-множительном бюро (далее — КМБ), а также в структурных подразделениях на множительных аппаратах для оперативного копирования.
Тиражированию подлежат только документы, относящиеся к служебной деятельности Министерства. Тиражирование документов с грифом «Для служебного пользования» и «Не для печати» производится в КМБ с разрешения руководства Специального отдела.
Контроль за тиражированием документов в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.
9.2.3. Для тиражирования принимаются служебные документы, изготовленные машинным способом (пишущие машинки, принтеры и т.п.), с четким отпечатком черного цвета, со специальным бланком-заказом (Приложение № 22), который подписывается начальником структурного подразделения, его заместителем или начальником отдела, входящего в состав структурного подразделения.
Копировально-множительные работы производятся с разрешения Управляющего делами, его заместителя или начальника общего отдела Управления делами.
Растиражированные документы выдаются заказчику под расписку.
9.2.4. Тиражированные с КМБ экземпляры документов на последней странице должны иметь выходные данные: номер заказа, тираж, дата.
9.2.5. Подлинники растиражированных документов возвращаются заказчикам при получении тиража.
9.2.6. В КМБ ведется журнал учета тиражирования документов (Приложение № 23).
X. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ
10.1. Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, бланки с угловыми и продольными штампами Министерства, удостоверения личности, командировочные удостоверения, трудовые книжки.
10.2. Заказы на изготовление печатей, штампов и снабжение структурных подразделений Министерства всеми видами бланков осуществляется производственно-техническим отделом Управления делами.
10.3. Учет печатей и штампов, имеющихся в Министерстве (кроме печатей и штампов Специального отдела), ведется в журнале (Приложение № 24), а учет всех видов бланков ведется раздельно по видам бланков (Приложение № 25) Управления делами.
10.4. Выдача печатей, штампов и бланков производится под расписку в соответствующих журналах учета.
10.5. Журналы учета включаются в номенклатуру дел. Листы их нумеруются, прошиваются и опечатываются.
10.6. Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах.
10.7. Ответственность за хранение и использование печатей штампов и бланков в структурных подразделениях несут руководители и лица, ответственные за ведение делопроизводства.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватил часть слов наименования должности лица, подписавшего документ, и начало личной подписи.
10.8. Выдача бланков документов производится под расписку в соответствующих учетных формах (Приложение № 26).
10.9. Уничтожение бланков, указанных в пункте 10.1, производится по акту с отметкой в соответствующих журналах учета.
10.10 Печати и штампы уничтожаются по акту.
10.11. Проверка наличия печатей, штампов и бланков, порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства.
10.12. Отметки о проведенных проверках делаются в соответствующих журналах учета после последней записи.
10.13 Печати, штампы и бланки хранятся и применяются в соответствии со следующими правилами:
| Наименование | Хранится | Применяется |
|---|---|---|
| Гербовая печать | У секретаря Министра | На документах, подписанных или утвержденных руководством Министерства; на отдельных документах, подписанных руководителями структурных подразделений |
| Печати структурных подразделений | У лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях | На документах, подписанных или утвержденных руководством этих подразделений, а также на копиях и выписках из этих документов |
| Бланки, используемые в Министерстве | -«-» | В соответствии с пунктом 5.1 |
XI. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в центральный архив Министерства (далее именуется — архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.
11.1. Составление номенклатур дел
11.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел Министерства предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
11.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Министерстве и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.
11.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение № 27) и сводная номенклатура дел Министерства (Приложение № 28).
11.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом Министерства, подписывается руководителем подразделения и представляется в Управление делами.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Управление делами.
11.1.5. Сводная номенклатура дел Министерства составляется Управлением делами на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива Министерства.
11.1.6. Сводная номенклатура дел Министерства подписывается Управляющим делами, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее именуется — ЦЭК) Министерства, с экспертной проверочной комиссией (далее именуется — ЭПК) Госархива Российской Федерации, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается Министром. Согласовывается номенклатура дел с Госархивом Российской Федерации не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Министерстве.
11.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
11.1.8. Сводная номенклатура дел Министерства печатается в 4-х экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Управления делами. Второй используется в Управлении делами в качестве рабочего. Третий — применяется в архиве Министерства. Четвертый — в Госархиве Российской Федерации.
11.1.9. Сводная номенклатура дел Министерства в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
11.1.10. Сводная номенклатура дел Министерства составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Министерства.
11.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.
11.1.12. В номенклатуру дел Министерства включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства.
В номенклатуру дел Министерства не включаются периодические издания.
11.1.13 Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 — обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Министерства или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которому относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
«Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
«Переписка с государственными органами управления образованием субъектов Российской Федерации о награждении работников, присвоении почетных званий».
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
«Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности».
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
«Переписка с вузами по вопросам научно-методической работы».
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
«Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения».
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
«Переписка с Московским комитетом образования по вопросам стандартизации».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
«Годовые отчеты вузов о научно-исследовательской работе».
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральной архивной службой России срок хранения.
В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1998 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
11.1.14. Если в течение года в Министерстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
11.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
11.2. Формирование и оформление дел
11.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
11.2.2. Контроль за правильным формированием дел осуществляется общим отделом Управления делами.
11.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «2» и т.д.
11.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательностях или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если же на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы» от 01.06.98 № 640. (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 23, ст. 2501.)
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
11.2.5. Дела Министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, и соответствующими структурными подразделениями, в ведении которых заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива Министерства.
11.2.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение № 29), нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение № 30), составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение № 31); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
11.2.7. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Министерства; наименование структурного подразделения; индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется «Хранить постоянно». Архивный шифр дела Министерства (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в центральном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Госархива Российской Федерации (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования Госархива Российской Федерации, в который будут передаваться дела, кодов Госархива Российской Федерации и Министерства в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения, при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
11.2.8. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
11.2.9. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
11.3. Организация оперативного хранения документов
11.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив Министерства.
11.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения общего отдела Управления делами. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства Министерства по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Министерства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
XII. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
Документы Министерства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Госархив Российской Федерации как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.
Хранение документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовка к передаче на государственное хранение осуществляется архивом Министерства.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив Министерства включает работу лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел, при методической помощи центрального архива Министерства.
12.1. Экспертиза ценности документов
12.1.1. Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
12.1.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Министерства.
12.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее именуется — ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее именуется — ЭК) в структурных подразделениях.
12.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Управляющим делами.
Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральной архивной службой России.
12.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Министерства непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством архива.
12.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Министерства, отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
12.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Министерства.
12.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
12.1.9. Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
12.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
12.1.11. В каждом структурном подразделении Министерства описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива Министерства. По этим описям документы сдаются в Госархив Российской Федерации.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую готовит архив Министерства и по которой он сдает дела на государственное хранение в Госархив Российской Федерации.
12.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение № 32) и представляются в архив Министерства через два года после завершения дел в делопроизводстве.
12.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
12.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером), порядок нумерации дел в описи — валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт о наличии копий и т.п.
12.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
12.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с Управлением делами и утверждается руководителем структурного подразделения.
12.1.17. Описи дел структурных подразделений Министерства составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Министерства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
12.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение № 33) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Министерства одновременно. Согласованные ЦЭК Министерства акты утверждаются Управляющим делами только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется — ЭПК) Госархива Российской Федерации описей дел постоянного хранения, после этого Министерство имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
12.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Министерства. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
12.2. Подготовка и передача документов в архив
12.2.1. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
12.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Министерства после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
12.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Министерства, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
12.2.4. Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному Управляющим делами.
12.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Министерства сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
12.2.6. Прием каждого дела производится сотрудником архива Министерства в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом Министерства и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив Министерства передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
12.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Приложение № 1
к п. 5.1.1
Министерство образования Российский детский фонд Российской Федерации
Министерство образования Российской Федерации и Российский детский фонд в соответствии с Положением о Совете по присуждению премии имени А.А. Католикова, утвержденным совместным решением Минобразования России и Российским детским фондом от 12 апреля 1999 г. № 949/4-8,
1. Утвердить состав Совета по присуждению премии им. А.А. Католикова (Приложение).
2. Считать утратившим силу Приложение № 1 решения Минобразования России и Российского детского фонда от 12 апреля 1999 г. № 949/4-8.
Заместитель Министра образования Председатель Российского Российской Федерации детского фонда Е.Е. Чепурных А.А. Лиханов
Приложение к Приказу Минобразования России и Российского детского фонда от 20.04.2001 № 1787/3-11
Состав Совета по присуждению премии им. А.А. Католикова
Чепурных Е.Е. — председатель Совета, заместитель Министра образования Российской Федерации
Лиханов А.А. — сопредседатель Совета, председатель Российского детского фонда
Красницкая Г.С. — ответственный секретарь, научный работник НИИ детства Российского детского фонда
Боровик В.Г. — начальник отдела детских домов и школ-интернатов Министерства образования Российской Федерации
Лабор Н.И. - директор Тужинской агрошколы-интерната для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, Кировской
области
Пичугина Г.В. — ведущий научный сотрудник Института общего и среднего образования РАО
Рыбинский Е.М. - заместитель председателя Российского детского фонда Рябова Л.П. - ведущий специалист Управления социально-педагогической
поддержки и реабилитации детей Министерства образования
Российской Федерации
Сидорова И.К. — директор Карабановского детского дома Владимирской области
Солодягина И.М. — заместитель директора по учебно-экспериментальной работе школы-интерната г. Калуги
Тростанецкая Г.Н. — начальник Управления социально-педагогической поддержки и реабилитации детей Министерства образования Российской Федерации
Шилов Д.С. — начальник Управления специального образования Министерства образования Российской Федерации
Управление социально-педагогической поддержки и реабилитации детей
Г.Н. Тростанецкая
Дата
Исполнитель Л.П. Рябова Дата
Управление правового обеспечения
Е.Д. Волохова
Дата
Управление делами
В.А. Павлюков
Дата
Группа распорядительных документов
Т.Г. Пепелина
Дата
Приложение № 2
к п. 5.1.1
________________ Москва N ___________
Об отнесении библиотеки Уфимского
государственного авиационного технического
университета к группе по оплате труда руководящих
работников и специалистов
В соответствии с показателями, утвержденными Приказом Госкомвуза России от 23.11.1995 № 1587,
1. Отнести к 1 группе по оплате труда руководящих работников и специалистов библиотеку Уфимского государственного авиационного технического университета.
2. Ректору Уфимского государственного авиационного технического университета С.Т. Кусимову внести соответствующие изменения в штатное расписание вуза в пределах выделяемого фонда оплаты труда.
3. Считать утратившим силу Приказ Министерства высшего и среднего специального образования Российской Федерации от 11.08.1977 № 337-1 в части, касающейся отнесения ко II группе по оплате труда руководящих работников и специалистов библиотеки Уфимского авиационного технического университета.
Первый заместитель Министра В.М. Жураковский
Управление экономики
Ю.В. Шленов
Дата
Исполнитель: К.Н. Котлярова Дата
Управление бухгалтерского учета и финансового контроля
С.Н. Кокодеев
Дата
Управление правового обеспечения
Е.Д. Волохова
Дата
Управление делами
В.А. Павлюков
Дата
Группа распорядительных документов
М.И. Михалкина
Дата
Приложение № 3
к п. 5.1.1
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Органы управления образованием субъектов Российской Федерации
21.02.2001 № 1
О классах охраны зрения в общеобразовательных и специальных (коррекционных) образовательных учреждениях
Настоящее инструктивное письмо предлагается для руководства в организации деятельности классов охраны зрения общеобразовательных и специальных (коррекционных) образовательных учреждений (далее — классы). Данные учреждения руководствуются в своей деятельности Законом Российской Федерации «Об образовании», Типовыми положениями «Об общеобразовательном учреждении», «О специальном (коррекционном) образовательном учреждении для обучающихся, воспитанников с отклонениями в развитии», настоящими рекомендациями, договором с учредителем и уставом учреждения.
Цель организации классов — создание условий для непрерывного обучения, воспитания и охраны зрения обучающихся, воспитанников с нарушением зрения младшего и среднего школьного возраста.
Для достижения поставленной цели необходимо обеспечить психолого-медико-педагогическое сопровождение образовательного процесса:
проведение диагностических исследований и контрольных срезов по определению динамики развития зрения, коррекции и компенсации его недостатков.
Контроль за деятельностью классов охраны зрения осуществляется в порядке, предусмотренном уставом образовательного учреждения и правилами внутреннего распорядка.
Заместитель Министра Е.Е. Чепурных
Управление специального образования
Д.С. Шилов
Дата
Управление общеобразовательных учреждений и инспектирования
В.Ф. Сауткин
Дата
Управление правового обеспечения
Е.Д. Волохова
Дата
Управление делами
В.А. Павлюков
Дата
Группа распорядительных документов
Т.Г. Пепелина
Дата
Приложение № 4
к п. 5.1.1
________________ Москва N ___________
Об установлении шкалы перевода баллов
в отметки при проведении единого государственного
экзамена по географии
В соответствии с Положением о проведении единого государственного экзамена (далее — ЕГЭ), на основании данных, представленных Центром тестирования Минобразования России, и решения комиссии по установлению шкалы перевода баллов в отметки при проведении единого государственного экзамена, учитывая, что результаты единого государственного экзамена в баллах определяются как сумма верно выполненных заданий в частях «А» и «В» и баллов, начисленных за выполнение заданий в части «С»:
1. Установить следующую шкалу перевода баллов в отметки для результатов по географии:
менее 20 баллов — отметка «2»;
от 20 до 40 баллов — отметка «3»;
от 41 до 55 баллов — отметка «4»;
более 55 баллов — отметка «5».
2. Центру тестирования Минобразования России (В.А. Хлебникову) при подготовке протоколов сдачи ЕГЭ руководствоваться п. 1 настоящего распоряжения.
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на Управление развития образования (П.Е. Кондрашова).
Заместитель Министра В.А. Болотов
Управление развития образования
П.Е. Кондрашов
Дата
Группа распорядительных документов
Т.Г. Пепелина
Дата
Приложение № 5
к п. 5.1.1
________________ Москва N ___________
Заслушав и обсудив информацию заместителя Министра образования Российской Федерации Ю.В. Коврижных о проблемах и перспективах реализации государственной молодежной политики в Российской Федерации, коллегия отмечает, что в настоящее время необходимо приоритетное, системное решение социальных проблем молодежи.
В 90-ых годах проявлялась активность молодежи во многих сферах общественной жизни и прежде всего в экономической. Однако масштабные социальные процессы предопределяли распространение негативных явлений в положении российской молодежи. С учетом этих обстоятельств государственная молодежная политика характеризовалась противоречивыми тенденциями.
1. Информацию заместителя Министра образования Российской Федерации Ю.Б. Коврижных о проблемах и перспективах реализации государственной молодежной политики в Российской Федерации принять к сведению.
2. Департаменту по молодежной политике (Г.В. Куприяновой):
2.1. Доработать совместно с заинтересованными структурными подразделениями Министерства проект концепции государственной молодежной политики в Российской Федерации на среднесрочную перспективу с учетом высказанных замечаний и в двухмесячный срок внести на рассмотрение заинтересованных министерств, ведомств, молодежных общественных объединений.
Председатель коллегии В.М. Филиппов
Департамент по молодежной политике
Г.В. Куприянова
Дата тел. 237-76-40
Заместитель Министра
Ю.В. Коврижных
Дата
Заместитель Министра
В.Д. Шадриков
Дата
Начальник Управления правового обеспечения
Е.Д. Волохова
Дата
Начальник Управления дополнительного профессионального образования
Н.Н. Федотов
Дата
Начальник Управления воспитания и дополнительного образования детей и молодежи
В.А. Березина
Дата
Начальник Управления экономики
Ю.В. Шленов
Дата
Управляющий делами
В.А. Павлюков
Дата
Секретарь коллегии
Е.П. Еланская
Дата
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Правительство
(Минобразование России) Российской Федерации
ул. Люсиновская, 51, Москва, М-93, ГСП-8, 115998 Телефон 237-97-63 Факс 924-69-89 Телетайп: 114027 КОНОИД _____________________ N ________________________ На N ___________________________________________
Во исполнение поручения Правительства Российской Федерации Министерство
образования Российской Федерации сообщает, что подведомственные Министерству предприятия и учреждения не имеют государственных долей в
капитале банков, инвестиционных, фондовых и финансовых компаний.
Министр В.М. Филиппов
Шленов Юрий Викторович 237-42-44
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Правительство
(Минобразование России) Российской Федерации
ул. Люсиновская, 51, Москва, М-93, ГСП-8, 115998 Телефон 237-97-63 Факс 924-69-89 Телетайп: 114027 КОНОИД E-mail bicab@ed.gov.ru _____________________ N ________________________ На N ___________________________________________
Направляю доработанный проект постановления Правительства Российской Федерации «О детском доме семейного типа».
Проект указанного постановления не требует повторного визирования в заинтересованных министерствах, так как замечания Минюста России носят
редакционный характер.
Приложение на 14 л. (текст не приводится).
В.М. Филиппов
Боровик 925-58-23
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ Заместителю Председателя
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Комитета по безопасности
(Минобразование России) Государственной Думы
Федерального Собрания
МИНИСТР Российской Федерации ул. Люсиновская, 51, Москва, М-93, ГСП-8, 115998 П.Т. Бурдукову Телефон 237-97-63 Факс 924-69-89
Телетайп: 114027 КОНОИД
E-mail bicab@ed.gov.ru
_____________________ N ________________________ На N ___________________________________________
Уважаемый Павел Тимофеевич!
Во исполнение поручения Правительства Российской Федерации от
11.04.2001 № ИК-П7-06362 сообщаю, что Министерством образования Российской
Федерации в соответствии с поручением Правительства Российской Федерации от
12.03.2001 N ИК-П7-04145 было направлено письмо (от 09.04.2001 N 01-50-345/32-05) на имя Министра обороны Российской Федерации С.Б. Иванова
о целесообразности передачи НИИ «Росконверсвзрывцентр» в ведение Минобороны России.
Приложение: на 1 л. (текст не приводится).
В.М. Филиппов
Юдин Вадим Николаевич 237-52-93
Приложение № 9
к п. 5.1.1
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Аппарат Правительства
(Минобразование России) Российской Федерации
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА Начальнику Департамента
культуры, образования и
ул. Люсиновская, 51, Москва, М-93, ГСП-8, 115998 науки
Телефон 237-97-63 Факс 924-69-89
Телетайп: 114027 КОНОИД Н.Д. Подуфалову
_____________________ N ________________________ На N ___________________________________________
Уважаемый Николай Дмитриевич!
Во исполнение поручения № П8-69 от 12.01.2001 направляю согласованные с Администрацией Президента Российской Федерации отзывы на отклоненные проекты федеральных законов с изложением позиции Минобразования России.
Приложение на 3 л. в 1 экз. (текст не приводится).
Е.Е. Чепурных
Васильева Татьяна Вениаминовна 237-64-30
В соответствии с Семейным кодексом Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 1, ст. 6, 1997, № 46., ст. 5243, 1998, № 26, ст. 3014, 2000, № 2, ст. 153) Правительство Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить прилагаемые Правила организации детского дома семейного типа.
пункт 1 Перечня образовательных и других учреждений, предприятий и организаций и должностей, работа в которых дает право на ежегодные удлиненные оплачиваемые отпуска, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 сентября 1994 г. № 1052 «Об отпусках работников образовательных учреждений и педагогических работников других учреждений, предприятий и организаций» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 21, ст. 2397) дополнить словами «детский дом семейного типа»;
название Постановления Правительства Российской Федерации от 1 мая 1996 г. № 542 «Об утверждении Перечня заболеваний, при наличии которых лицо не может усыновить ребенка, принять его под опеку (попечительство), взять в приемную семью» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1966, № 19, ст. 2304) после слов «приемную семью» дополнить словами «детский дом семейного типа».
Председатель Правительства Российской Федерации М. Касьянов
Приложение № 10
к п. 6.3.2
| № документа | Корреспондент | Кому передан | Расписка в получении |
|---|
Приложение № 11
к п. 6.3.2
| № посылки (ценной корреспонденции) | Откуда поступила (область, город) | Корреспондент | Кому передано | Расписка в получении |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Приложение № 12
к п. 6.3.2
| № п/п | Индекс корресп. | Адресат | Исходящий номер | Дата | Краткое содержание | Кому передано |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Приложение № 13
к п. 6.3.3
1. Периодические печатные издания /книги, журналы, брошюры, бюллетени и т.п. /.
2. Рекламные извещения, плакаты, проспекты, программы совещаний, конференций и т.п.
3. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестки дня.
4. Материалы, посылаемые для сведения.
5. Формы бухгалтерской и статистической отчетности, акты на списание.
6. Пригласительные билеты, поздравительные письма, телеграммы и открытки.
7. Ответы на запросы структурных подразделений.
8. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.
10. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
11. Учебные планы, программы. Копии.
15. Месячные, квартальные, полугодовые и годовые отчеты.
Документы, перечисленные в п. 5, 10 - 15, подлежат учету в соответствующих структурных подразделениях Министерства.
Приложение № 14
к п. 6.4.4
236041 КАЛИНИНГРАД ОБЛАСТНОЙ НЕВСКОГО 14 ГОСУНИВЕРСИТЕТ РЕКТОРУ
ПРОШУ КОМАНДИРОВАТЬ ПРЕПОДАВАТЕЛЯ ЯРОСЛАВЛЬ 2 ПО 5 ФЕВРАЛЯ СГ СЕМИНАР СТАНДАРТАМ ОБРАЗОВАНИЯ ТЧК ОПЛАТА СЧЕТ МЕСТНЫХ СРЕДСТВ ТЧК
ЗАМРОСМИНОБРАЗОВАНИЯ ШАДРИКОВ
101990 МОСКВА ЧИСТОПРУДНЫЙ БУЛЬВАР 6 ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В.Д. ШАДРИКОВ
20.01.2001 ПЕЧАТЬ ИСП. ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ ПРОГРАММ И СТАНДАРТОВ ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ (НА КОПИИ ТЕЛЕГРАММЫ) ГРЕБНЕВ ТЕЛ 923-32-09
357190 КАРАЧАЕВСК ЛЕНИНА 29 КАРАЧАЕВО-ЧЕРКЕССКИЙ ГОСПЕДУНИВЕРСИТЕТ РЕКТОРУ
ПРОШУ СРОЧНО ПРЕДСТАВИТЬ ГОДОВОЙ ОТЧЕТ КАПВЛОЖЕНИЯМ ПО ПИР ОБЪЕМЕ 200 МЛН РУБ
ЗАМРОСМИНОБРАЗОВАНИЯ БОЛОТОВ
115998 МОСКВА ЛЮСИНОВСКАЯ УЛ 51 ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В.А. БОЛОТОВ ИСП. УПРАВЛЕНИЕ РАЗВИТИЯ МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ БАЗЫ СОЦИАЛЬНОЙ СФЕРЫ
**И ИМУЩЕСТВЕННЫХ ОТНОШЕНИЙ (НА КОПИИ** **СЕРГЕЕВ ТЕЛ 208-61-21 ТЕЛЕТАЙПОГРАММЫ)**
Приложение № 15
к п. 6.4.13
Передал(а): Должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму
Принял(а): Должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму
Дата, номер телефонограммы
Время передачи
Текст телефонограммы
От кого: Должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма
об объеме документооборота
за _____________ 20__ г.
(месяц)
| Документы | Количество документов | |
| подлинники | тираж | |
| поступающие | ||
| отправляемые | ||
| внутренние | ||
| Итого | ||
Управляющий делами В.А. Павлюков Минобразования России
Дата
Приложение № 17
к п. 7.1.3
Секретариат Министра В.М. Филиппова - 01 Секретариат первого заместителя Министра Г.А. Балыхина - 02 Секретариат первого заместителя Министра В.М. Жураковского - 03 Секретариат первого заместителя Министра А.Ф. Киселева - 04 Секретариат заместителя Министра В.А. Болотова - 05 Секретариат заместителя Министра Б.А. Виноградова - 06 Секретариат заместителя Министра Ю.В. Коврижных - 07 Секретариат заместителя Министра В.В. Козлова - 08 Секретариат заместителя Министра - 09 Секретариат заместителя Министра Е.Е. Чепурных - 10 Секретариат заместителя Министра В.Д. Шадрикова - 11 Департамент государственной аттестации научных - 12
и научно-педагогических работников
Департамент образовательных программ — 13 и стандартов общего образования
Департамент образовательных программ — 14 и стандартов профессионального образования
Департамент по молодежной политике - 15 Управление развития образования - 16 Управление высшего профессионального образования - 17 Управление среднего профессионального образования - 18 Управление начального профессионального образования - 19 Управление экономики - 20 Управление бухгалтерского учета и финансового контроля - 21 Управление общеобразовательных учреждений и инспектирования - 22 Управление дошкольного образования - 23 Управление лицензирования, аккредитации и аттестации - 24 Управление по работе с научно-педагогическими и руководящими кадрами - 25 Управление региональной образовательной политики - 26 Управление учебного книгоиздания, библиотек и медиатек - 27 Управление социально-педагогической поддержки - 28
и реабилитации детей
Управление специального образования - 29 Управление воспитания и дополнительного образования - 30
детей и молодежи
Управление правового обеспечения - 31 Управление делами - 32 Управление международного сотрудничества - 33 Управление международного образования - 34 Управление развития материально-технической базы, - 35
социальной сферы и имущественных отношений
Управление развития и планирования научных исследований - 36 Управление информационных технологий в образовании - 37 Управление научно-инновационной деятельности - 38 Управление дополнительного профессионального образования - 39 Отдел баз данных и документальной связи - 40 Специальный отдел - 41 Отдел военной подготовки и гражданской обороны - 42 Отдел по восстановлению системы образования Чеченской Республики - 43 Пресс-служба - 44 Высшая аттестационная комиссия - 45
Министерства образования Российской Федерации (ВАК России)
Государственная инспекция по аттестации учебных заведений России - 46 Российское объединение "Роснаучвузкомплект" - 47
Приложение № 18
к п. 7.1.3
| Индексы | Корреспонденты |
|---|---|
| 50 | Администрация Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания (Совет Федерации, Государственная Дума), Правительство Российской Федерации |
| 51 | Органы исполнительной власти республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономных образований, городов Москвы и Санкт-Петербурга |
| 52 | Министерства, государственные комитеты, другие центральные органы федеральной исполнительной власти |
| 53 | Общеобразовательные учреждения, образовательные учреждения дошкольного образования, дополнительного образования детей, специализированные (коррекционные) образовательные учреждения, специализированные учебно-воспитательные учреждения (девиантники) |
| 54 | Образовательные учреждения начального профессионального и среднего профессионального образования |
| 55 | Образовательные учреждения высшего профессионального образования |
| 56 | Образовательные учреждения дополнительного профессионального образования специалистов (повышения квалификации) |
| 57 | Российская академия наук, отраслевые академии, научно-исследовательские и проектные организации |
| 58 | Предприятия, учреждения, общественные организации, органы массовой информации |
| 59 | Зарубежные учреждения, организации, посольства |
Приложение № 19
к п. 7.1.8
| Реквизиты | Комментарий по заполнению |
|---|---|
| 1 | 2 |
| Наименование вида документа | Заполняется в соответствии с наименованием вида документа |
| Автор | При регистрации поступающих документов записывается |
| (корреспондент) | наименование организации, структурного подразделения или должностного лица — автора документа |
| При регистрации отправляемых документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - корреспондента | |
| При регистрации ответов на обращения граждан вводятся их персональные данные. Допускается применение сокращения наименования организации | |
| Дата документа | В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией - автором документа |
| Регистрационный номер документа | В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией - автором документа |
| Дата поступления | Заполняется и переносится в регистрационный штамп. При традиционной обработке переносится в РКФ из регистрационного штампа |
| Индекс поступления | Заполняется и переносится в регистрационный штамп. При традиционной обработке переносится в РКФ из регистрационного штампа |
| Заголовок к тексту | Переносится заголовок к тексту документа. При его отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые слова |
| Резолюция | В РКФ переносится с документа содержание поручения исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции |
| Срок исполнения | Проставляется индивидуальный срок, содержащийся в резолюции, при его отсутствии - типовой срок. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа |
| Отметка об исполнении документа | В РКФ переносится регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный индекс и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу |
| Дело | В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ |
Приложение N 20
к п. 9.1.1
Министерство образования
Российской Федерации
Управление делами
ГРУППА ОПЕРАТИВНОЙ ПЕЧАТИ
Управление ________________________________________________________________ Исполнитель _____________________________________ тел. ____________________ Наименование материала ____________________________________________________ Напечатать __________________ экз. с интервалом ___________________________ Срок ______________________________________________________________________ Руководитель управления __________________________ Дата ___________________ (отдела) Машинистка ________________________________________________________________ (фамилия, инициалы) Группа сложности оригинала ________________________________________________ Количество напечатанных страниц ___________________________________________ Количество учетных страниц ________________________________________________
Приложение № 21
к п. 9.1.4
1. Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1,5 — 2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее — через 1 межстрочный интервал.
2. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5 — 2 межстрочными интервалами.
3. Другие реквизиты документа отделяют друг от друга 2 — 4 межстрочными интервалами.
4. Наименование вида документа печатается прописными буквами. Инициалы и фамилия в реквизите «подпись» печатаются на уровне последней строки наименования должности.
5. Максимальная длина строки многострочных реквизитов — 28 печатных знаков.
Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точку в конце заголовка не ставят.
6. Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля.
0 — для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», заверительной надписи «Верно», а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;
5 — для начала абзаца в тексте;
40 — для реквизита «Гриф утверждения документа» и «Гриф ограничения доступа к документу»;
16, 24, 56 — для составления таблиц и трафаретных текстов;
48 — для расшифровки подписи в реквизите «подпись».
7. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова «Примечание» и «Основание» печатаются от левой границы текстового поля.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд — начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.
8. При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие нумеруются.
Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля.
9. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
Приложение № 22
к п. 9.2.3
РАЗМНОЖИТЬ
Начальник общего отдела
«__» _____________ 200_ г.
Копировально-множительное бюро
ЗАКАЗ № на копировально-множительные работы
Управление (отдел) ________________________________________________________
Ответственный исполнитель _________________________________________________ Телефон _____________________ Вид документа _____________________________________________________________
(письмо, приказ, инструкция и т.д.)
Листов оригинала __________________________ тираж _________________________
Начальник Управления (отдела) _______________ (подпись)
«__» ___________ 200_ г.
Приложение № 23
к п. 9.2.6
| № заказов по порядку | Дата поступления заказа | Наименование издания (письмо, приказ, справка и т.п.) | Издатель (заказчик) | Дата разрешения к печати | Номера разосланных контрольных экз. | Дата отправления контрольных экз. | Дата разрешения на выпуск в свет | Брак и его уничтожение | Дата выдачи тиража | Расписка в получении |
|---|
Приложение № 24
к п. 10.3
| № п/п | Оттиски печатей и штампов | Кому выдано | ||
| Наименование подразделения, где хранятся печати и штампы | Фамилия и инициалы ответственного лица | Дата и расписка в получении | ||
(наименование бланков)
| Поступление | Выдача | |||||||||||
| Дата поступления | Номер сопроводительного документа | Откуда поступили | Количество экземпляров | Серия и номера бланков | Дата выдачи | Дата и номер документа на выдачу | Кому выдано | Количество экземпляров | Серия и номера бланков | Расписка в получении | Примечание (отметка об уничтожении) | |
| Наименование подразделения | Фамилия и инциалы лица, получившего бланки | |||||||||||
(наименование документов)
| № п/п | Дата выдачи | Наименование структурного подразделения | Фамилия и инициалы получателя | № и серия документа | Расписка в получении | Примечание |
|---|
Российской Федерации
Наименование структурного подразделения
00 00 0000 N ____ г. Москва На ___________ год
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Управляющий делами В.А. Павлюков
Дата
Главный специалист архива В.А. Калашник Управления делами
Дата
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в __________ году в структурном подразделении
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО | |||
Наименование должности ответственного за делопроизводство Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в Управление делами
Наименование должности передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 28
к п. 11.1.3
Министерство образования
Российской Федерации УТВЕРЖДАЮ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Министр образования
Российской Федерации
00 00 0000 N ______ В.М. Филиппов г. Москва Дата На ________ год
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Управляющий делами В.А. Павлюков
Дата
Главный специалист архива В.А. Калашник Управления делами
Дата
**СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО** Протокол ЦЭК Протокол ЭПК ГАРФ России от _________ N __________ от ___________ N _______ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _________
году в Министерстве
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО | |||
| Управляющий делами | В.А. Павлюков | ||
| Дата | |||
| Итоговые сведения переданы в архив | |||
| Главный специалист архива Управления делами | В.А. Калашник | ||
| Дата | |||
код Госархива Российской
Федерации _____________ код Министерства _____________
┌─────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">_______________________________________ │Ф. N ___________________│
_______________________________________ │Оп. N ___________________│
_______________________________________ │Д. N ___________________│
_______________________________________ └─────────────────────────┘</pre>
(Наименование федерального архива)
(Наименование федерального органа исполнительной власти
и структурного подразделения)
ДЕЛО N _______ ТОМ N _________
(Заголовок дела)
(Дата)
На _______ листах
Хранить _________
┌───────────────────┐
│Ф. N ____________ │
│Оп. N ____________ │
│Д. N ____________ │
└───────────────────┘
Приложение № 30
к п. 11.2.6
Лист-заверитель дела N ___________
В деле прошито и пронумеровано ___________________________________ лист(ов) (цифрами и прописью) в том числе литерные листы ______________ пропущенные номера ______________
- листов внутренней описи _________________________________________________
| Особенности физического состояния и формирования дел | № листов |
|---|---|
| 1 | 2 |
___________________________________________________ (должность, подпись, расшифровка подписи, дата)
документов дела N ______
| № п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого __________________________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи ________________________________________ (цифрами и прописью)
Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 32
к п. 12.1.12
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
ПОДПИСЬ Расшифровка подписи
Дата
| № п/п | Индекс дела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 <1> | 7 |
| Название раздела | ||||||
В данную опись внесено ____________________________ дел с N _______________ (цифрами и прописью) по N ___________________, в том числе: литерные номера пропущенные номера
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи составителя описи
Дата ________________
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <2>
Управляющий делами Протокол ЭК структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи от ___________ N _______
Дата
--------------------------------
<1> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
<2> При наличии ЭК структурного подразделения.
Передал _______________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и _____________________________________ регистрационно-контрольных картотек (цифрами и прописью) к документам <3>
Наименование должности сотрудника структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял _____________________________ дел и ________________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных картотек к документам
Наименование должности работника архива Министерства Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 33
к п. 12.1.18
Министерство образования УТВЕРЖДАЮ Российской Федерации Министр образования
АКТ Российской Федерации _______ N _________ В.М. Филиппов г. Москва Дата
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
На основании ______________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ________________________ (название фонда)
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей (номенклатур) за годы | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи | Коли-во дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого __________________________ дел за _____________________ годы (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ___________________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _________________________________________ (наименование архивного учреждения)
(протокол от ____________________ N ______________________)
Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
Протокол ЦЭК (ЭК) от __________ N ___________
Документы в количестве _______________________________________ дел (цифрами и прописью) весом ____________________ кг сданы в ______________________________ (наименование организации) на переработку по приемосдаточной накладной от ________________ N _________
Наименование должности работника Министерства, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата