Приказ Минкультуры России от 19.07.2012 № 786

«Об утверждении Положения об Административном департаменте Министерства культуры Российской Федерации»

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 19 июля 2012 г. № 786

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АДМИНИСТРАТИВНОМ ДЕПАРТАМЕНТЕ МИНИСТЕРСТВА КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В соответствии с Положением о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 20 июля 2011 г. № 590 «О Министерстве культуры Российской Федерации», Приказами Министерства культуры Российской Федерации от 18 июня 2012 г. № 169-ок, от 25 июня 2012 г. № 221-ок «О внесении изменений в структуру и штатное расписание центрального аппарата Министерства культуры Российской Федерации» приказываю:

1. Утвердить Положение об Административном департаменте Министерства культуры Российской Федерации (Приложение).

2. Признать утратившим силу Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 7 сентября 2011 г. № 915 «Об утверждении положения о Департаменте Генерального секретариата Министерства культуры Российской Федерации».

3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Министра П.В. Хорошилова.

ПОЛОЖЕНИЕ

1. Общие положения

1.1. Административный департамент (далее — Департамент) является самостоятельным структурным подразделением Министерства культуры Российской Федерации (далее — Министерство).

1.2. Департамент в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Положением о Министерстве, правовыми актами Министерства и других федеральных органов исполнительной власти, а также настоящим Положением.

1.3. Департамент осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями Министерства, федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, учреждениями, подведомственными Министерству, общественными объединениями, творческими союзами, иными организациями.

1.4. Структура Департамента и штатная численность устанавливаются в соответствии со штатным расписанием Министерства.

1.5. Положение о Департаменте утверждается приказом Министра культуры Российской Федерации.

1.6. Деятельность Департамента координирует и контролирует заместитель Министра в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Министра.

2. Основные задачи Департамента

Основными задачами Департамента являются:

2.1. Ведение документооборота (на бумажных носителях и с применением систем электронного документооборота) Министерства и его коллегии;

2.2. Методическое руководство в области организации документационного обеспечения в структурных подразделениях Министерства;

2.3. Обеспечение функционирования секретариатов Министра и его заместителей.

3. Основные функции Департамента

В соответствии с возложенными задачами Департамент выполняет следующие функции.

3.1 Документационное обеспечение деятельности руководства Министерства и структурных подразделений:

3.1.1. Организует ведение документооборота в Министерстве на бумажных и электронных носителях (прием, экспедиционная обработка, регистрация, подготовка проектов резолюций, передача входящих документов руководству Министерства, передача документов в структурные подразделения, регистрация исходящих документов за подписью руководства Министерства, своевременная доставка исходящей корреспонденции Министерства адресатам), координирует работы по выдаче ЭЦП и разграничение доступа к электронным документам сотрудников структурных подразделений центрального аппарата Министерства;

3.1.2 Осуществляет контроль над своевременным исполнением документов;

3.1.3. Взаимодействует с соответствующими подразделениями Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации по вопросам своевременного выполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации и поручений Правительства Российской Федерации;

3.1.4 Ведет учет и регистрацию приказов и распоряжений, договоров, контрактов и соглашений Министерства;

3.1.5 Организует выполнение копировально-множительных работ и сканирования документов;

3.1.6. Реализует мероприятия по информационному взаимодействию в рамках межведомственного электронного документооборота (МЭДО);

3.1.7 Обеспечивает проведение статистического анализа документооборота;

3.1.8. Организует работу с письменными обращениями граждан и организаций (учет, контроль над своевременным рассмотрением и системный анализ);

3.1.9. Разрабатывает и согласовывает с Российским государственным архивом литературы и искусства сводную номенклатуру дел Министерства;

3.1.10 Обеспечивает комплектование, хранение, учет и использование архивных документов Министерства;

3.1.11. Принимает участие в разработке и осуществлении мероприятий по совершенствованию организации, форм и методов ведения делопроизводства в Министерстве, в том числе в условиях функционирования системы автоматизированного документооборота;

3.1.12. Обеспечивает соблюдение порядка использования и хранения гербовой печати Министерства, печати и штампов Департамента.

3.2 По вопросам организации работы коллегии:

3.2.1. Организует планирование работы коллегии Министерства; взаимодействует со структурными подразделениями Министерства, подведомственными Министерству федеральными агентствами по вопросам обеспечения деятельности коллегии, выполнения ее планов;

3.2.2. Взаимодействует с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, подведомственными Министерству учреждениями по вопросам деятельности коллегии;

3.2.3. Готовит документы по составу коллегии Минкультуры России, его согласованию и утверждению руководством Министерства, контролирует соблюдение графика проведения заседаний коллегии;

3.2.4 Обеспечивает:

• документационную подготовку и проведение заседаний коллегии Министерства, участвует в подготовке материалов и оформлении принимаемых решений;
• обобщение и подготовку информационно-справочных материалов к заседанию коллегии Минкультуры России по итогам года;

3.2.5. Контролирует соблюдение установленных сроков и качество выполнения решений и протокольных поручений коллегии Министерства;

3.2.6. Формирует полугодовые планы работы коллегии и готовит полугодовые и годовые отчеты о работе коллегии Министерства. Оказывает методическую и консультационную помощь структурным подразделениям Министерства, учреждениям культуры субъектов Российской Федерации, подведомственным Министерству учреждениям и организациям по вопросам организационно-документационного обеспечения проводимых заседаний коллегии.

3.3. В области методического руководства документационным обеспечением в структурных подразделениях Министерства осуществляет:

3.3.1. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленных требований Регламента Министерства и Инструкции по делопроизводству в Министерстве;

3.3.2. Консультирование сотрудников в области работы с документами, проведение занятий и инструктивных совещаний о порядке работы с документами и организации контроля за исполнением поручений.

3.4 Обеспечение деятельности руководства:

3.4.1. Готовит и вносит предложения по вопросам организационного и документационного обеспечения деятельности секретариатов Министра и заместителей Министра;

3.4.2. Обеспечивает организационно-документационную подготовку и ведение протоколов оперативных совещаний у Министра.

3.5. Участвует в организации, планировании и проведении мероприятий по мобилизационной подготовке центрального аппарата Министерства в соответствии с требованиями Федерального закона от 26 февраля 1997 г. № 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке в Российской Федерации» и Федерального закона от 12 февраля 1998 г. № 28-ФЗ «О гражданской обороне».

4. Организация деятельности Департамента

4.1 Департамент для решения своих основных задач имеет право:

запрашивать и получать от структурных подразделений аппарата Министерства необходимые материалы по вопросам, отнесенным к компетенции Департамента;

направлять предложения в Департамент информационной политики и международных связей по совершенствованию работы СЭД, архивированию данных СЭД, а также предложения о проведении с участием разработчиков СЭД семинаров для сотрудников Министерства;

пользоваться в работе банками данных в Министерстве;

создавать собственные банки данных;

привлекать в установленном порядке для осуществления отдельных работ ученых и специалистов, в том числе на договорной основе;

взаимодействовать в установленном порядке и вести служебную переписку с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями по вопросам, отнесенным к компетенции Департамента;

проводить оперативные совещания по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Департамента;

иметь иные права в соответствии с нормативными правовыми актами, необходимые для решения задач и выполнения функций Департамента.

4.2. Департамент в своей работе использует гербовую печать Министерства для заверения документов, номенклатура которых определена в Порядке применения гербовой печати.

5. Руководство Департамента

5.1. Департамент возглавляет директор, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Министром в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе.

5.2. Заместитель директора, начальники отделов и другие государственные гражданские служащие Департамента назначаются на должность и освобождаются от должности Министром по представлению директора Департамента и по согласованию с курирующим заместителем Министра.

5.3 Директор Департамента:

---