Приказ Госнаркоконтроля РФ от 28.08.2003 № 78

Государственный комитет Российской Федерации по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ · № 78 от 28.08.2003Утратил силу 10.12.2004

Редакция от 10.12.2004, актуально на 07.11.2026.

Как цитировать: Приказ Госнаркоконтроля РФ от 28.08.2003 N 78. 78. 28.08.2003. редакция от 10.12.2004. https://bukva.ai/docs/prikaz-78-2003-gosnarkokontrol-rossii

(ред. от 10.12.2004)

«Об утверждении Инструкции по организации и ведению делопроизводства в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ»

Внимание

Документ утратил силу в связи с изданием Приказа ФСКН России от 08.02.2008 № 44, утвердившего новую Инструкцию.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО КОНТРОЛЮ ЗА ОБОРОТОМ НАРКОТИЧЕСКИХ СРЕДСТВ И ПСИХОТРОПНЫХ ВЕЩЕСТВ

ПРИКАЗ

от 28 августа 2003 г. № 78

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ПО КОНТРОЛЮ ЗА ОБОРОТОМ НАРКОТИЧЕСКИХ СРЕДСТВ

И ПСИХОТРОПНЫХ ВЕЩЕСТВ

В целях установления порядка организации и ведения делопроизводства в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по организации и ведению делопроизводства в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ (далее — Инструкция).

2. Руководителям департаментов, начальникам территориальных органов и организаций ФСКН России организовать изучение Инструкции сотрудниками, федеральными государственными служащими и работниками органов наркоконтроля, работающими со служебными документами, и принять меры по приведению делопроизводства в соответствие с ее требованиями.

3. Ответственность за состояние делопроизводства возложить на руководителей департаментов, начальников территориальных органов и организаций ФСКН России.

4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на Управление делами Административного департамента ФСКН России.

Председатель
В. В. Черкесов

Приложение
к Приказу
Госнаркоконтроля России

от 28 августа 2003 г. № 78

ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ПО КОНТРОЛЮ ЗА ОБОРОТОМ НАРКОТИЧЕСКИХ СРЕДСТВ

И ПСИХОТРОПНЫХ ВЕЩЕСТВ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также положениями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68, и устанавливает порядок документационного обеспечения органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, учет и обеспечение сохранности документов <*>, правила работы с ними в департаментах ФСКН России, территориальных органах и организациях ФСКН России (далее — органы наркоконтроля).

<*> Документ — зафиксированная на материальном носителе информация, оформленная на бланке с установленным комплексом обязательных реквизитов и порядком их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

1.2. Под делопроизводством понимается деятельность органов наркоконтроля, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р 51141-1998). Делопроизводство может вестись как с использованием бумажных носителей, так и на основе применения автоматизированных (компьютерных) технологий <**> для подготовки документов, их регистрации, учета, контроля исполнения и доведения до адресатов. Особенности ведения делопроизводства, основанного на применении средств автоматизированных (компьютерных) технологий, регламентируются отдельными нормативными правовыми актами Госнаркоконтроля России и ФСКН России.

<**> Делопроизводство, основанное на применении средств автоматизированных (компьютерных) технологий, далее по тексту будет именоваться автоматизированным делопроизводством.

1.3. Основные правила подготовки, оформления, учета документов и порядок работы с ними, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на все служебные документы.

Организация и ведение секретного делопроизводства регламентируются Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. № 3-1 (далее — Инструкция по режиму секретности), и нормативными правовыми актами ФСКН России.

1.4. В зависимости от объема документооборота и территориального размещения органа наркоконтроля и его подразделений делопроизводство организуется централизованно или частично централизованно.

1.5. Сотрудники, федеральные государственные служащие и работники (далее — сотрудники) органов наркоконтроля обязаны знать и выполнять требования настоящей Инструкции.

Сотрудники, назначаемые на должности в органы наркоконтроля, допускаются к работе со служебными документами после изучения требований нормативных правовых актов Российской Федерации и ФСКН России, регламентирующих вопросы делопроизводства.

Сотрудники, федеральные государственные служащие и работники органов наркоконтроля, назначаемые на должности, связанные с ведением делопроизводства (далее — сотрудники делопроизводства), допускаются к самостоятельной работе только после проверки знания ими требований настоящей Инструкции, других нормативных правовых актов, регламентирующих работу с документами. Основанием для допуска является составленная начальником секретариата в произвольной форме справка, которая приобщается к личному делу сотрудника делопроизводства.

2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

2.1. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях органов наркоконтроля возлагается на руководителей этих подразделений.

2.2. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в органах наркоконтроля единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение сотрудников органов наркоконтроля основам делопроизводства возлагаются на Управление делами Административного департамента ФСКН России и секретариаты (делопроизводства) органов наркоконтроля.

2.3. Ведение делопроизводства в ФСКН России возлагается на Управление делами Административного департамента ФСКН России и секретариаты (делопроизводства) органов наркоконтроля, а там, где они штатами не предусмотрены, — на специально назначенных сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства.

Права, обязанности и ответственность сотрудников делопроизводства органов наркоконтроля закрепляются в их должностных инструкциях.

На сотрудников секретариатов (делопроизводств) запрещается возлагать обязанности, не связанные с ведением делопроизводства и не предусмотренные должностными инструкциями.

При разработке, в соответствии с Приказом Госнаркоконтроля России от 31.12.2003 № 306 «Об утверждении Типовых правил внутреннего распорядка органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ», внутреннего распорядка органа наркоконтроля в секретариатах (делопроизводствах) должно быть предусмотрено время для выполнения внутренних работ, не связанных с приемом и выдачей документов исполнителям.

2.4. Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства в органах наркоконтроля возлагается на Управление делами Административного департамента ФСКН России и секретариаты соответствующих органов наркоконтроля.

2.5. При смене начальника органа наркоконтроля в акте приема и сдачи дел и должности отражается наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве.

2.6. При уходе сотрудника органа наркоконтроля в отпуск, выезде в командировку или длительном его отсутствии по другим причинам все не исполненные им документы передаются по указанию начальника подразделения через секретариат (делопроизводство) замещающему его сотруднику с соответствующей отметкой в учетных формах.

2.7. При уходе сотрудника делопроизводства в отпуск, выезде в командировку или длительном его отсутствии по другим причинам начальник подразделения в установленном нормативными правовыми актами Госнаркоконтроля России, Федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и ФСКН России порядке возлагает обязанности по ведению делопроизводства на другого сотрудника органа наркоконтроля.

2.8. При увольнении или переводе на другую работу сотрудника делопроизводства составляется акт о сдаче и приеме дел и документов, который утверждается начальником подразделения.

2.9. Сотрудники органов наркоконтроля несут персональную ответственность за сохранность документов, а также сведений, доверенных им в связи с выполнением служебных обязанностей. Сотрудникам органов наркоконтроля запрещается:

выносить без служебной необходимости и разрешения непосредственного начальника служебные документы из зданий органов наркоконтроля;
знакомиться с служебными документами по вопросам, не имеющим прямого отношения к выполняемым служебным обязанностям;
составлять служебные документы вне служебных помещений;

передавать и принимать документы без росписи и соответствующей отметки в регистрационно-контрольных формах (РКФ);
уничтожать служебные документы без оформления акта на уничтожение и отметки в РКФ.

2.10. Прием и передача документов на всех этапах их прохождения в органах наркоконтроля осуществляется только под роспись с соответствующей отметкой в РКФ. Прием и передача документов, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», на постоянное хранение производится через секретариаты (делопроизводства), а во временное пользование от одного сотрудника другому — внутри органа по реестру (форма 25нс) <*>.

<*> Здесь и далее по тексту даются ссылки на формы учетной документации, которые даны в Приложении 1 к настоящей Инструкции.

2.11. Передача служебных документов, нормативных правовых актов, их копий из органов наркоконтроля в федеральные органы государственной власти Российской Федерации, органы местного самоуправления и сторонние организации допускается только с письменного разрешения руководства этого органа, а по документам ФСКН России — директора ФСКН России или лица, исполняющего его обязанности.

О передаче документов делаются отметки в соответствующих РКФ с указанием должностного лица, разрешившего передачу.

2.12. Передача служебных документов в другие органы наркоконтроля, а также внутри органа между подразделениями, имеющими самостоятельное делопроизводство, производится только через секретариаты (делопроизводства) соответствующих органов (подразделений). Роспись сотрудника, получившего документы, заверяется печатью «Для пакетов» подразделения, получившего документы.

2.13. Принимая отправляемые документы, сотрудник делопроизводства органа наркоконтроля обязан убедиться в правильности их оформления, сверить регистрационные номера, номера экземпляров, количество листов основного документа и приложений к нему с записями в РКФ и в присутствии передающего лица разборчиво расписаться в них за каждый документ с проставлением даты, а при необходимости и времени получения. Подпись заверяется печатью «Для пакетов».

В случае неправильного оформления документов или расхождения записей в РКФ прием и передача их производится только после устранения допущенных нарушений.

2.14. При приеме поступающих документов сотрудник делопроизводства органа наркоконтроля обязан проверить правильность адресования пакетов, сверить номера на пакетах с номерами, указанными в реестре, разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения. Подпись заверяется печатью «Для пакетов».

3. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Общие требования к оформлению документов

3.1.1. Все документы, подготовленные в органах наркоконтроля, являются служебными. Для обеспечения юридической силы подготовленных документов, их оперативного исполнения и последующего использования, а также возможности их обработки с использованием электронно-вычислительной техники необходимо соблюдать установленные правила оформления документов.

3.1.2. Документы оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют строго определенный набор реквизитов и стабильный порядок их расположения. Документы печатаются на одной стороне листа.

Установлены два основных формата бланков документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм), которые применяются в зависимости от объема текста документа.

Основными реквизитами документов являются: наименование органа наркоконтроля и его структурного подразделения; наименование вида документа <>; дата и регистрационный номер <> документа; номер экземпляра <>; адресат; место составления (для отдельных видов документов); ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф секретности (со ссылкой на соответствующий пункт развернутого перечня сведений, подлежащих засекречиванию в органах наркоконтроля, ссылкой на дату или условие рассекречивания сведений либо на событие, после наступления которого сведения будут рассекречены); грифы утверждения, согласования; отметки о наличии приложения, постановки на контроль, заверении копий, исполнении документа, приобщении его в дело, срочности и способе доставки, ограничительные, визы согласования документа.

<*> Наименование вида документа: приказ, распоряжение, указание, положение, инструкция, акт, справка, отчет, заключение, обзор, рапорт и т.п.

<**> Под регистрационным номером в настоящей Инструкции имеется в виду номер, присваиваемый документу при его регистрации (после создания либо получения документа).

<***> На несекретных документах, за исключением имеющих пометку «Для служебного пользования», номер экземпляра разрешается не проставлять.

3.1.3 В органах наркоконтроля применяются следующие виды бланков (Приложение 1):

бланки с указанием наименования Федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков;

бланки с указанием должности руководителя Федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков;

бланки с наименованием органов наркоконтроля, имеющих право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку с другими организациями.

3.1.4. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой или продольный.

Документы, издаваемые в органах наркоконтроля совместно с другими органами исполнительной власти Российской Федерации, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

3.1.5. Составление и оформление документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну или информацию ограниченного распространения, производится только в служебных помещениях органов наркоконтроля в строго ограниченном количестве экземпляров.

Абзац исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367.

Сопроводительные письма составляются только к документам, требующим дополнительных указаний или пояснений.

3.1.6. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1 — 2 интервала.

Текст документа на бумаге формата А5 может печататься через один интервал. Текст документа, подготавливаемого к изданию типографским способом, печатается через два межстрочных интервала.

Другие реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал.

При подготовке документа на пишущей машинке текст печатается через полтора межстрочных интервала.

Отдельные документы допускается писать от руки (заявление, рапорт, объяснительная записка и т.п.).

3.2. Требования к составлению и расположению реквизитов документа

3.2.1. Каждый вид документа должен иметь установленные реквизиты, расположенные в определенном порядке.

3.2.2 Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках органов наркоконтроля.

3.2.3. Наименование Федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков указывается в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28 июля 2004 г. № 976 «Вопросы Федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков».

Наименование департамента, территориального органа указывается в соответствии с приказом о его создании (с учетом переименований, произведенных Указом Президента Российской Федерации от 28 июля 2004 г. № 976) и располагается ниже наименования Федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков. Наименование организации наркоконтроля указывается в соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах.

3.2.4 Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на каждом документе (кроме служебных писем) и должно соответствовать компетенции органов наркоконтроля и содержанию документируемого действия.

3.2.5 Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма), утверждения (план, отчет, инструкция, положение) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Документы, издаваемые совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Способ написания даты зависит от характера документа: в распорядительных документах и документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (15 июля 2003 г.), а в остальных случаях — цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (15.07.2003 или 15.07.03).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Если документ готовится на бланке, дата указывается в специально отведенном месте или соответствующей графе. Дата документа, оформленного не на бланке, проставляется ниже текста рядом с подписью.

Все отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, подписываются и датируются.

3.2.6 Адресование документов

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретным лицам.

При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.

Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Управление ФСКН России по Московской области

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже, например:

Управление ФСКН России по Московской области Начальнику оперативной службы полковнику полиции

                                 Е.Г. Балину

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. При адресовании документов в структуры и органы, в которых по штату предусмотрены специальные или воинские звания, указываются должность и специальное или воинское звание лица, которому адресован документ, например:

Начальнику Управления ФСКН России по Московской области полковнику полиции

                                 А.Ю. Сафонову

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их наименования указываются обобщенно, например:

Начальникам территориальных органов ФСКН России

Документы с ограничительной пометкой «Лично» направляются с указанием должности, фамилии и инициалов адресата.

В состав реквизита «Адресат» входит почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.

При большем количестве адресатов составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

Расчет рассылки документа адресатам составляется на обороте последнего листа экземпляра, остающегося в деле, или на отдельном листе. Список на рассылку подписывается руководством органа наркоконтроля или его структурного подразделения, в котором подготовлен документ.

3.2.7 Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей органа наркоконтроля, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

3.2.8 Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте ответа.

3.2.9 Пометка «Для служебного пользования»

Абзац исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367.

Документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, присваивается пометка «Для служебного пользования».

К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности органов наркоконтроля, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. Документы с пометкой «Для служебного пользования» учитываются совместно с несекретными документами. Пометка «Для служебного пользования» определяется исполнителем и руководителем, подписывающим или утверждающим документ.

Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

акты законодательства Российской Федерации, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
описание структуры органа наркоконтроля, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
порядок рассмотрения и разрешения заявлений, предложений и жалоб граждан и юридических лиц;
решения по заявлениям, предложениям и жалобам граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;
документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения. Право снятия пометки «Для служебного пользования» или право на разглашение (распространение) имеет должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

Если приложение к документу имеет пометку «Для служебного пользования», то сопроводительному письму присваивается пометка «Для служебного пользования» и под ней указывается сноска — «без приложения несекретно».

3.2.10 Гриф утверждения

Утверждение документа — особый способ введения документа в действие.

Документы утверждаются начальниками (их заместителями) органов наркоконтроля в соответствии с их компетенцией или специально издаваемым распорядительным документом.

При утверждении документов начальниками (их заместителями) органов наркоконтроля гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица утверждающего.

При утверждении документов, направляемых в структуры и органы, в которых по штату предусмотрены специальные или воинские звания, в грифе утверждения указываются должность и специальное или воинское звание лица, утверждающего документ. Например:

УТВЕРЖДАЮ

                                        Начальник Управления
                                        ФСКН России
                                        по Ростовской области
                                        генерал-майор полиции

                                                   О.Л. Лавров

                                        15.07.2003

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.

При утверждении документа приказом, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕНО Приказом ФСКН России от 15.07.2003 № 88

                                        или

УТВЕРЖДЕН Приказом Управления ФСКН России по Тульской области от 15.07.2003 № 54

Гриф утверждения документа располагается в верхнем правом углу документа.

В утвержденные документы запрещается вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения лица, утвердившего документ.

3.2.11 Согласование документа

Для оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия нормативным правовым актам Российской Федерации и ФСКН России проводится согласование.

Согласование проводится до утверждения документа.

Согласование может проводиться как внутри органа наркоконтроля (внутреннее согласование), так и вне него (внешнее согласование).

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителем, заинтересованными в документе должностными лицами, ответственными лицами органов наркоконтроля, вопросы деятельности которых затронуты в документе. Виза включает подпись и должность лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату визирования, например:

Руководитель Международно-правового

департамента ФСКН России

(подпись) И.Н. Башмаков

15.07.2003

При наличии замечаний и дополнений к проекту документа виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Руководитель Международно-правового

департамента ФСКН России

(подпись) И.Н. Башмаков

15.07.2003

Замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Визы проставляются:

на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа (приказа, указания, распоряжения и др.);
на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита «подпись») второго экземпляра документа (письма), остающегося в органе наркоконтроля.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Внешнее согласование документов оформляется соответствующим грифом, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, согласовывающего документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования или названия документа, подтверждающего согласование, его даты и номера.

Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа ниже реквизита «подпись» в левом нижнем углу документа или на отдельном листе, если содержание документа затрагивает интересы нескольких органов (организаций). В этом случае в документе перед подписью делается отметка «Лист согласования прилагается».

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве их размещают двумя вертикальными рядами.

Согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей последовательности:

с организациями, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (пожарный, санитарный, экологический и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством Российской Федерации предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

3.2.12 Заголовок к тексту

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл документа. Заголовок формулируется составителем документа и размещается ниже штампа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа и отвечать на вопрос «о чем?», — «о выделении...», «об изменении...».

Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах, извещениях, а также других документах, текст которых печатается на бланке формата А5. Заголовок также не проставляется на документах, объем которых составляет не более одного абзаца.

3.2.13 Текст документа

Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию и быть кратким, точным, не допускающим двоякого толкования.

Содержание не должно дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, но при необходимости иметь ссылки на них. Содержание документа может быть представлено в форме сплошного связного текста, а также текста в сочетании с цифровой информацией (анкеты, таблицы).

Анкета — это форма представления унифицированного текста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и др. документах.

Таблица — форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень).

Графы, строки таблицы должны иметь заголовки и подзаголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственного числа. Подзаголовки граф и строк должны согласовываться с заголовками. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки — со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. В заголовках, подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются причины, основания, цели составления документа. Во второй (заключительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д.

При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров, контрактов, актов, сопроводительных и гарантийных писем, претензий, заявок, заключений и т.д.), используются унифицированные формы с трафаретным текстом.

В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили, решили). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений органов наркоконтроля со статусом юридического лица (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).

При составлении текста документа следует использовать прямой порядок слов, устойчивые словосочетания, соответствующие нормам русского языка.

3.2.14 Отметка о наличии приложений

При наличии к документу приложений в реквизите «приложение» указываются наименование <*> каждого из них, их подписные номера <**>, номера экземпляров, количество листов и грифы секретности. Когда приложение сброшюровано, количество листов допускается не указывать.

<*> Под наименованием документа в настоящей Инструкции понимается вид и краткое содержание документа.

<**> Под подписным номером в настоящей Инструкции имеется в виду номер, присваиваемый документу при его создании.

Если наименование приложения упоминается в тексте документа, то в реквизите «приложение» оно не повторяется, а указывается лишь его номер, номер экземпляра, количество листов и гриф секретности.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе указывается: «Приложение: согласно описи рег. N __ на ____ л.».

Если прилагаемый документ имеет свое приложение, то после основной записи дополнительно указывается: «...и приложение к нему, всего на ____ л.».

При направлении документа нескольким адресатам, а приложения к нему — отдельным из них в реквизите «приложение» указывается, кому оно направляется. Например: «Приложение:..., только в первый адрес».

Приложения подписываются (визируются) руководством структурного подразделения, подготовившего приложение.

3.2.15 Отметка о взятии на контроль

Отметка о контроле проставляется на документах, подлежащих контролю, в виде пометки буквой «К» или штампа «Контроль».

3.2.16 Подпись

Подпись — обязательный реквизит каждого документа.

В состав реквизита «Подпись документа» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке органа, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), специальное звание, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении документа на бланке должностного лица органа наркоконтроля должность этого лица в подписи не указывается. Так, в состав реквизита «подпись документа» документов, оформленных на бланке заместителя директора ФСКН России, входит: звание, личная подпись и ее расшифровка.

Например:

Генерал-майор (подпись) В.А. Павлов

В состав реквизита «подпись документа» документов, оформленных на бланке структурного подразделения, входит: сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, звание, личная подпись и ее расшифровка.

Например:

Начальник Управления генерал-майор (подпись) В.А. Иванов

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности начальника органа, реквизит «подпись» должен содержать слова:

И.о. начальника Управления (подпись) Ю.В. Сидоров

В случае подписи служебных писем начальником управления, входящего в департамент, служебное письмо оформляется на бланке департамента, в реквизите «подпись» указывается полное наименование должности и специальное звание лица, подписавшего документ.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, временно отсутствует, то документ подписывает заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления «и.о.» и «зам.» вносятся машинописным способом или от руки). Подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности запрещается.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, подписанных комиссией, подписи проставляют с учетом распределения обязанностей в составе комиссии и располагают вертикально.

3.2.17 Отметка об исполнителе документа

Реквизит «Отметка об исполнителе» включает фамилию (или фамилию и инициалы) исполнителя документа и номер его служебного телефона. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем левом углу, например:

Балин Е.Г.

921-53-88

3.2.18 Печать

Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в органах наркоконтроля используются гербовые и иные печати.

Гербовая печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, а также заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными правовыми актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть подписи должностного лица, подписавшего документ, и часть наименования должности.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

3.2.19 Отметка о заверении копии

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Копия документа выдается с разрешения руководства органа наркоконтроля.

Копия с документа воспроизводится машинописным способом или средствами оперативной полиграфии.

При изготовлении копии машинописным способом текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка.

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.

Машинописная копия и копия, изготовленная с помощью средств оперативной полиграфии, должны быть заверены лицом, удостоверяющим их полное соответствие подлинникам. При заверении соответствия копии документа (копии письма, остающейся в органе наркоконтроля) отправляемому подлиннику «Отметка о заверении копии» оформляется следующим образом: ниже реквизита «Подпись» проставляются заверительная надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения.

Например:

Верно

Ведущий инспектор (подпись) Л.Г. Николаева

23.07.03

При пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки частным лицам заверительная подпись должна удостоверяться печатью подразделения, хранящего документ.

Орган наркоконтроля, а также его структурные подразделения могут заверить копии только тех документов, которые создаются в них.

При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка о том, кому и когда она выдана, а на самой копии — отметка о том, что подлинник хранится в данной организации.

3.2.20 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело свидетельствует о том, что работа над документом завершена. Документ считается исполненным, если изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ставится на нижнем поле первого листа документа и включает следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись лица, направившего документ в дело.

Например:

Отправлена факсограмма от 26.10.03 № 03-15/131. В дело. (подпись)

27.10.03

или

Издан приказ от 28.10.03 № 120 «О создании экспертной комиссии». В дело № 01-46. (подпись)

29.10.03

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Документы, не имеющие отметок об исполнении, считаются неисполненными и в дело не подшиваются.

3.2.21 Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в орган наркоконтроля содержит порядковый регистрационный номер и дату (при необходимости часы и минуты).

3.2.22 Отметка для автоматизированного поиска документа

Отметка для автоматизированного поиска документа проставляется в случае ввода текста документа на бумажном носителе или его электронного образа в автоматизированную базу данных и включает имя файла, фамилию и инициалы исполнителя, сотрудника, осуществившего ввод информации, и другие поисковые данные.

3.2.23 Ограничительная пометка

На документах, с содержанием которых необходимо ознакомить строго ограниченный круг лиц, и документах, подлежащих направлению (передаче) лично адресатам, проставляется ограничительная пометка «Лично» или специально установленные литеры и серии.

При необходимости в документе указывается, кто из должностных лиц должен (может) быть ознакомлен с ним.

3.2.24. Ответственность за содержание, правильную подготовку и оформление документов в органах наркоконтроля возлагается на сотрудников, подготовивших, завизировавших и подписавших документ.

3.2.25. В подписанные (утвержденные) документы вносить какие-либо изменения и дополнения без разрешения лица, подписавшего (утвердившего) их, запрещается.

Внесенные изменения заверяются подписью лица, подписавшего (утвердившего) документ.

4. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ, ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ И ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО НИМ

4.1 Распорядительные документы <*>

<*> Под распорядительными документами в настоящей Инструкции имеются в виду: указы, федеральные законы, постановления, приказы, указания, распоряжения, поступившие в органы наркоконтроля, а также подготовленные ими приказы и иные правовые акты.

4.1.1. Порядок подготовки, согласования, представления на подпись проектов нормативных правовых актов в органах наркоконтроля и их государственной регистрации определяется отдельной инструкцией, утверждаемой приказом ФСКН России.

4.1.2. Учет и хранение нормативных актов централизованно ведется на обособленном участке, как правило, в секретариате (делопроизводстве) органа наркоконтроля. Их регистрация осуществляется в журнале учета распорядительных документов (форма 42).

Хранение, систематизация и выдача для использования в оперативно-служебной деятельности органов наркоконтроля нормативных правовых и иных актов Российской Федерации, нормативных правовых и иных актов субъектов Российской Федерации после регистрации и доклада руководству ФСКН России, а также копий ведомственных и межведомственных нормативных правовых, правовых и иных актов ФСКН России в контрольном состоянии, в том числе соглашений (договоров, протоколов) долговременного действия, осуществляется фондом Договорно-правового управления Международно-правового департамента ФСКН России в порядке, установленном нормативными правовыми актами ФСКН России.

4.1.3. Распорядительные документы выдаются сотрудникам органов наркоконтроля во временное пользование. Выдача производится под расписку в карточке формы 24нс. При необходимости дополнительно на каждого исполнителя может заводиться лицевая карточка формы 34нс.

Распорядительные документы, имеющие гриф секретности «Совершенно секретно», в конце рабочего дня возвращаются в места постоянного хранения. В отдельных случаях постоянно требующиеся в работе распорядительные документы, имеющие гриф «Совершенно секретно», с письменного разрешения начальника органа наркоконтроля и при соблюдении режима хранения документов могут храниться у исполнителей. Разрешение оформляется в карточке выдачи формы 36.

Ознакомление с правовыми актами производится под расписку на специальном листе ознакомления по письменному указанию начальника органа наркоконтроля или сотрудника, которому они были адресованы. Листы ознакомления хранятся с нормативными правовыми актами.

4.1.4. Абзац исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367.

Абзац исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367.

Объявление приказов Госнаркоконтроля России, Федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, ФСКН России приказами органов наркоконтроля запрещается.

Для обеспечения оперативного поиска распорядительных документов и эффективного использования при принятии решений информации, содержащейся в них, создаются и ведутся, в т.ч. с использованием ПЭВМ, картотеки или классификационные справочники.

4.1.5. В органе наркоконтроля в обязательном порядке должен быть один экземпляр каждого нормативного правового акта с внесенными изменениями и дополнениями и с указанием реквизитов нормативных правовых актов, которыми они внесены.

4.1.6. Подлинные экземпляры распорядительных документов систематизируются в отдельных делах в порядке их номеров по годам и разделам регистрации в регистрационно-контрольных формах.

Остальные экземпляры или копии изданных и полученных распорядительных документов систематизируются в папках-регистраторах (скоросшивателях) в порядке их номеров по годам и разделам регистрации в регистрационно-контрольных формах.

4.1.7. Сдача подлинных экземпляров распорядительных документов в архив органа наркоконтроля, осуществляющего их хранение, производится секретариатом этого органа.

Направлению на хранение в архивы в сроки, установленные Перечнем документов ФСКН России и сроков их хранения, утверждаемым приказом ФСКН России, подлежат подлинные экземпляры всех распорядительных документов, издаваемых органом наркоконтроля.

Утратившие силу (отмененные) распорядительные документы, если они могут понадобиться в дальнейшем для справочной работы, направляются в архив.

Подлинные экземпляры распорядительных документов, подлежащие сдаче в архив, брошюруются в дела, которые оформляются и учитываются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Из сдаточных описей формируется номенклатурное дело.

4.1.8. Утратившие силу (отмененные) распорядительные документы, если они не требуются в дальнейшей работе, копии приказов по личному составу (по ознакомлении с ними), а также лишние экземпляры действующих распорядительных документов (после оставления необходимого их количества в запасе) периодически, но не реже одного раза в год, сверяются с формами учетной документации и уничтожаются на местах в установленном настоящей Инструкцией порядке.

4.1.9. В случаях износа журналов регистрации распорядительных документов, а также когда большинство зарегистрированных в них распорядительных документов направлено по предназначению, определено в дела или уничтожено, с разрешения начальника органа наркоконтроля может производиться их перерегистрация в новые журналы.

Перерегистрация производится лицом, ответственным за учет и хранение распорядительных документов. При этом в новый журнал переносятся записи в отношении всех экземпляров перерегистрируемого распорядительного документа, в том числе разосланных, определенных в дела или уничтоженных. В старом журнале делается отметка со ссылкой на новый регистрационный номер. На распорядительных документах прежний регистрационный номер зачеркивается и пишется новый с указанием даты перерегистрации.

Проверка правильности перерегистрации распорядительных документов производится комиссией, состав которой определяется начальником органа наркоконтроля. При этом проверяются: наличие всех числящихся по учетам распорядительных документов, а также материалы, подтверждающие их рассылку, возврат, уничтожение, и сверяются все записи в старых и новых журналах. Правильность перерегистрации члены комиссии подтверждают записью в новом журнале учета распорядительных документов.

4.2 Издания <*>

<*> Под изданиями в настоящей Инструкции имеются в виду: учебники, учебные пособия, лекции, сборники, бюллетени, брошюры, справочники, словари; ориентировки, списки и фотоальбомы лиц, объявленных в розыск; топографические карты, а также другие издания (литература как отечественная, так и иностранная), независимо от источников поступления и способов их изготовления, которые используются в оперативных или учебно-методических целях.

4.2.1. Издания изготовляются в ограниченном количестве экземпляров и направляются в те органы наркоконтроля, которым они необходимы.

4.2.2. Учет и хранение изданий осуществляется оперативной библиотекой, а там, где ее нет, — секретариатом (делопроизводством) или специально назначенным сотрудником органа наркоконтроля.

Учет и хранение изданий, относящихся к работе какого-либо одного подразделения, может осуществляться в этом подразделении.

4.2.3. Проекты изданий готовятся и регистрируются в установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными актами ФСКН России порядке.

После окончательной отработки и утверждения издания регистрируются в журнале формы 54 (журнал ведется как переходящий). В регистрационных формах, где был зарегистрирован проект издания, производится отметка со ссылкой на присвоенный ему номер по журналу формы 54.

Все экземпляры издания, как отпечатанные первоначально, так и размноженные дополнительно, регистрируются за одним номером.

Нумерация дополнительно изготовленных экземпляров производится с учетом количества ранее изготовленных экземпляров данного издания.

Нумерация издания, отпечатанного в типографии, начинается с первого экземпляра.

На обложке и титульном листе каждого экземпляра издания проставляется пометка «Для служебного пользования», регистрационный номер и номер экземпляра. Страницы (листы) издания нумеруются. На обороте титульного листа указывается общее количество страниц (листов) издания и количество листов пронумерованных вставок.

4.2.4. Тираж и список рассылки (разверстки) издания подписываются исполнителем и утверждаются руководством органа наркоконтроля.

При необходимости рассылка изданий производится с сопроводительными письмами.

Об отправке и возвращении изданий в журнале формы 54 делаются отметки со ссылкой на номера и даты сопроводительных писем или реестров, при которых издания направлены или возвращены.

При направлении в один и тот же адрес нескольких экземпляров изданий, не подлежащих возврату, в регистрационных формах против этих экземпляров разрешается делать одну общую запись об их направлении.

При направлении изданий, подлежащих возврату, в сопроводительном письме или на самом издании производится запись: «Подлежит возврату».

4.2.5. Сопроводительные письма к поступившим изданиям учитываются в регистрационных формах входящих документов с производством в графе «Вид и краткое содержание документа» записи «Сопроводительное письмо к изданиям», которые затем передаются под расписку сотруднику, осуществляющему регистрацию изданий.

Если поступившие издания при одном сопроводительном письме будут передаваться на регистрацию в разные подразделения, то каждое из них в регистрационной форме входящих документов записывается отдельной строкой и под расписку передается соответствующим сотрудникам. Сопроводительное письмо в этом случае передается с первым приложением.

Поступившие без сопроводительных писем издания передаются сотруднику, осуществляющему их учет, под роспись в журнале формы 40 (в реестре формы 67, с которым поступило издание).

Издания регистрируются в журнале формы 54. Все экземпляры полученного издания (в том числе и дополнительно поступившие) регистрируются за одним номером с перечислением при необходимости каждого номера экземпляра в отдельности в графе 8 формы 54.

Регистрационный номер по журналу формы 54 проставляется на обложке и титульном листе издания и переносится в РКФ учета поступивших документов или в журнале формы 40 (реестре формы 67).

Сопроводительные письма к изданиям и другие документы по их рассылке систематизируются в отдельных номенклатурных делах. После ежегодной проверки, в ходе которой будет подтверждено, что все сопроводительные письма в наличии, а поступившие при них издания взяты на учет, эти дела уничтожаются.

4.2.6. Передача изданий на доклад и в пользование производится только после их регистрации в журнале формы 54 под роспись в карточке формы 24нс.

4.2.7. Все издания периодически пересматриваются комиссией, назначаемой руководителем органа наркоконтроля, при этом выявляются не требующиеся в работе и не имеющие практической и исторической ценности.

Издания, не подлежащие возврату и не требующиеся в работе, уничтожаются в установленном порядке на месте.

4.2.8. Перерегистрация изданий в новых журналах может производиться при условиях и по правилам, указанным в п. 4.1.9 настоящей Инструкции.

4.2.9. Для обеспечения оперативного поиска изданий и эффективного использования при принятии решений информации, содержащейся в них, создаются и ведутся, в т.ч. с использованием ПЭВМ, картотеки или классификационные справочники.

4.3. Шифртелеграммы

4.3.1. Шифртелеграммами или шифринформацией называется документальная информация, передаваемая (получаемая) по каналам шифрованной связи.

4.3.2. Пользоваться шифрованной связью разрешается для передачи сообщений по совершенно секретным и секретным вопросам, а также по несекретным вопросам, запрещенным к открытой передаче по техническим средствам, когда направление или передача этих сообщений другими способами связи невозможна или представляется нецелесообразной.

4.3.3. Подготовка и обращение с шифртелеграммами в органах наркоконтроля определяется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. № 3-1, и нормативными правовыми актами ФСКН России.

4.4. Подготовка, оформление и передача телеграмм, телетайпограмм, факсимильных сообщений и других документов по незащищенным каналам связи

4.4.1. По незащищенным техническим средствам связи передача информации с документов, имеющих грифы секретности или пометки «Для служебного пользования», а также служебной информации ограниченного распространения запрещается.

4.4.2. Служебные телеграммы <*> применяются только для передачи кратких сообщений и указаний срочного характера.

<*> Здесь и далее по тексту под телеграммой имеются в виду и телетайпограммы, если не оговорено особо.

Отправителями телеграфной корреспонденции являются должностные лица, которым предоставлено право переписки по служебным вопросам.

Поступившие телеграммы принимаются под роспись с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Поздравительные телеграммы принимаются только за подписью директора ФСКН России, его заместителей, а также начальников территориальных органов и организаций ФСКН России.

4.4.3. Составление и оформление телеграмм производится с соблюдением требований настоящей Инструкции и правил предоставления услуг телеграфной связи.

4.4.4. Телеграмма печатается прописными буквами с двумя интервалами между строк или пишется от руки разборчивым почерком на одной стороне чистого листа бумаги или специального бланка. Начало текста телеграммы и подпись пишутся с красной строки, остальной текст — без абзацев. Перенос слов и исправления в телеграмме не допускаются.

Реквизиты телеграммы располагаются в определенной последовательности. Кроме текста, телеграмма должна включать: обозначение категории и вида (если это необходимо), индекс почтового отделения, адрес и наименование получателя, ссылку на номер документа (если телеграмма — ответ), исходящий номер, фамилию лица, подписавшего телеграмму. Все эти реквизиты помещаются над чертой (при направлении телеграммы в органы наркоконтроля через подразделения специальной связи органов наркоконтроля номер индекса почтового отделения адресата допускается не указывать).

Адрес и наименование адресата должны содержать все необходимые сведения, обеспечивающие доставку телеграммы адресату. Ответственность за полноту и точность написания адреса возлагается на исполнителя телеграммы.

Категория (внеочередная, правительственная, срочная, обыкновенная) и вид телеграммы (серия «П», с заверенным фактом, доверенность, с уведомлением о вручении, с пометкой «Вручить лично» и др.) пишутся в одной строке перед адресом получателя.

В нижней части бланка телеграммы (под чертой) указываются: адрес органа — отправителя телеграммы (в телеграммах, направляемых через подразделения специальной связи органов наркоконтроля, адрес отправителя допускается не указывать), должность, специальное или воинское звание, фамилия лица, подписавшего телеграмму, его подпись и дата подписания.

При направлении телеграммы с одинаковым текстом не более четырем адресатам они пишутся в адресной части, в других случаях к ней прилагается расчет рассылки, который подписывается руководством подразделения — исполнителя телеграммы.

Телеграммы, составленные в органе наркоконтроля, принимаются сотрудником, осуществляющим их отправку, завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 августа 1997 г. № 1108.

Приему к отправке подлежат телеграммы, в которых содержится не более 300 слов. За одно слово в телеграмме считается:

каждое слово, написанное в соответствии с правилами грамматики и имеющее самостоятельный смысл, включая частицы и предлоги;
каждый отдельно стоящий знак, цифра или буква;
знак, написанный полным или сокращенным словом;
цифра, написанная полным словом;
не разделенная символьным знаком «-» группа знаков, состоящая из цифр, букв, или смешанная группа.

Слова, группы цифр и букв, разделенные символьным знаком «-», считаются за отдельные слова.

Не принимаются для передачи телеграммы в виде форм, таблиц, ведомостей, графиков.

Пример оформления телеграммы:

ТЕЛЕГРАММА

Срочная вручить лично

КАЛУГА НАЧАЛЬНИКУ УПРАВЛЕНИЯ ФСКН РОССИИ ИВАНОВУ МАГАДАН НАЧАЛЬНИКУ УПРАВЛЕНИЯ ФСКН РОССИИ КОЛПАКОВУ 115273 ПЕРМСКАЯ ОБЛАСТЬ АЛЕКСАНДРОВСК УЛИЦА ПЕРВОМАЙСКАЯ 3 ГЛАВЕ АДМИНИСТРАЦИИ АЛЕКСАНДРОВСКА НИКОЛАЕВУ

                     Текст телеграммы

НР 11/1111                                           (Фамилия)

Директор ФСКН России (подпись) (Ф.И.О.)

01.08.2003

4.4.5. Составление и оформление документов, передаваемых по каналам факсимильной связи, производится с соблюдением требований настоящей Инструкции.

Кроме обязательных реквизитов на документе, подлежащем передаче по каналам факсимильной связи, дополнительно проставляется номер телефона факсимильной связи адресата и производится запись о необходимости передачи информации по каналу факсимильной связи, заверенная лицом, подписавшим документ, или руководством подразделения-исполнителя.

4.4.6. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной начальником подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и начальника соответствующего подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

подлежащий передаче документ учитывается в журнале формы 10нс. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы учитываются в журнале формы 10нс без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

4.4.7. Средства факсимильной связи, предназначенные для оперативной передачи и приема текстов служебных документов, устанавливаются в подразделениях связи, секретариатах, дежурных частях, приемных начальников органов наркоконтроля.

Контроль за использованием средств факсимильной связи возлагается на начальников подразделений, в которых они установлены.

4.4.8. После передачи информации по каналу факсимильной связи на обороте последнего листа документа производится запись (проставляется и заполняется штамп) следующего содержания: «Передано по факсу» (заверяется подписью передавшего с проставлением даты, времени передачи и регистрационного номера по журналу учета факсимильных сообщений).

4.4.9. В необходимых случаях передаваемые по факсимильной связи документы могут быть продублированы путем отправки их почтой.

4.5. Служебные письма

4.5.1. Служебные письма в органах наркоконтроля оформляются в соответствии с требованиями, изложенными в пунктах 3.1 и 3.2 настоящей Инструкции.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы и т.д.

4.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией начальника органа наркоконтроля на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции начальника органа наркоконтроля.

Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

4.5.3 Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

«Следственный департамент ФСКН России считает...», «Федеральная служба Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков рассмотрела...».

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».

4.5.4 В ФСКН России служебные письма подписываются:

а) Директором ФСКН России для направления:

Президенту Российской Федерации, Руководителю и заместителям Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, Секретарю и заместителям Секретаря Совета Безопасности Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах;
Председателю и заместителям Председателя Правительства Российской Федерации;
в Правительство Российской Федерации с представлением проектов федеральных законов, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;
Председателю Конституционного Суда Российской Федерации, Председателю Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, Председателю Верховного Суда Российской Федерации, Генеральному прокурору Российской Федерации, Председателю Центрального банка Российской Федерации, Председателю Счетной палаты Российской Федерации;
руководителям федеральных органов исполнительной власти и главам субъектов Российской Федерации;

- Председателю Совета Федерации и Председателю Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

другие документы, подписание которых директором ФСКН России вызывается служебной необходимостью.

Указанные выше письма в исключительных случаях допускается направлять за подписью лица, исполняющего обязанности директора ФСКН России;

б) заместителями директора ФСКН России в пределах предоставленных директором ФСКН России полномочий в соответствии с распределением обязанностей между руководством ФСКН России для направления:

в Администрацию Президента Российской Федерации, заместителям Секретаря и в Аппарат Совета Безопасности Российской Федерации, заместителям полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;
в Правительство Российской Федерации, Генеральную прокуратуру Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, Конституционный Суд Российской Федерации, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации, Центральный банк Российской Федерации;
в федеральные органы исполнительной власти и органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации;
депутатам, в комитеты и комиссии Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

- организациям и гражданам на запросы, поступившие в адрес ФСКН России;

в) руководителями департаментов ФСКН России и их заместителями только от имени своих подразделений в пределах установленных полномочий для направления:

в территориальные органы ФСКН России, в подразделения федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

- организациям и гражданам в ответ на запросы, поступившие в адрес ФСКН России.

Служебные письма, подготовленные в соответствии с подпунктами «а» и «б» настоящего пункта, до представления на подпись руководству ФСКН России проходят редакторско-корректорскую проработку в Управлении делами и визируются в Договорно-правовом управлении Международно-правового департамента ФСКН России.

4.5.5 В территориальных органах и организациях ФСКН России:

обращения, направляемые руководству ФСКН России и в адрес ФСКН России, в органы исполнительной власти соответствующих субъектов Российской Федерации, подписываются начальником. В исключительных случаях допускается направлять эти обращения за подписью лица, исполняющего обязанности начальника;

обращения, направляемые руководству подразделений ФСКН России, допускается подписывать заместителю начальника, курирующему соответствующее направление деятельности.

документы, направляемые в другие органы наркоконтроля и сторонние организации, подписываются начальниками или, по их поручению, заместителями.

4.5.6. Обращения, поступающие в адрес ФСКН России, направляются в зависимости от содержащихся в них вопросов по компетенции в департаменты ФСКН России. В случае если такие обращения поступили в подразделения ФСКН России без учета их компетенции, они направляются в подразделения ФСКН России, к ведению которых относятся содержащиеся в обращениях вопросы, для подготовки ответа по существу.

4.5.7 Передача служебных писем на подпись.

Подготовленные к подписи служебные письма должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы. К ним прикладываются материалы, на основании которых готовился документ.

Передача подготовленных на подпись служебных писем, как правило, производится:

директору ФСКН России через Административный департамент ФСКН России;

заместителям директора ФСКН России — через их помощников (референтов);

руководителям органов наркоконтроля — через соответствующие секретариаты (делопроизводства).

4.5.8 Датой письма является дата его подписания.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

5.1. Общие положения

5.1.1. Под документооборотом понимается движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

5.1.2. Управление делами Административного департамента ФСКН России организует и совместно с секретариатами (делопроизводствами) органов наркоконтроля осуществляет управление документооборотом на основе настоящей Инструкции с учетом внедрения автоматизированных (компьютерных) технологий работы с документами.

5.1.3. Организация документооборота в ФСКН России осуществляется с использованием системы автоматизации делопроизводства (САД). Технология работы в САД регламентируется Инструкцией, утверждаемой приказом ФСКН России.

5.1.4. В органах наркоконтроля до внедрения системы автоматизации делопроизводства (САД) организация документооборота осуществляется с использованием РКФ.

5.1.5. Документооборот органа наркоконтроля охватывает поступающие, отправляемые и внутренние документы.

5.1.6. С целью совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности, в том числе упорядочения процессов создания и прохождения документов, ведется учет и анализ объема документооборота.

Количественный учет ведется отдельно для поступающих, отправляемых и внутренних документов. Также отдельно учитываются поступающие предложения, заявления и жалобы граждан и сотрудников органов наркоконтроля.

5.1.7. Мероприятия по учету и анализу объема документооборота организуют и проводят Управление делами Административного департамента ФСКН России и секретариаты (делопроизводства) органов наркоконтроля.

Секретариаты (делопроизводства) органов наркоконтроля отчет об объеме документооборота составляют по формам, рекомендованным Управлением делами Административного департамента ФСКН России. Начальники органов наркоконтроля обязаны принимать меры по устранению и исключению возможности излишней переписки.

5.1.8. Управление делами Административного департамента ФСКН России и секретариаты органов наркоконтроля докладывают результаты анализа документооборота руководству ФСКН России вместе с предложениями по совершенствованию работы с документами.

5.2. Порядок приема, обработки и распределения поступивших документов

Прием и первичная обработка корреспонденции

5.2.1. Доставка документов в органы наркоконтроля осуществляется через государственные организации связи: почтовую связь общего пользования (отправка несекретной корреспонденции), специальную связь федерального органа исполнительной власти, осуществляющего управление деятельностью в области связи (спецсвязь), и федеральную фельдъегерскую связь (фельдсвязь), а также сотрудниками органов наркоконтроля.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. Фельдъегерская и специальная связь осуществляет доставку служебной корреспонденции. По каналам электронной связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

5.2.2. Для получения и отправления корреспонденции органами наркоконтроля по месту расположения в установленном порядке заключаются договоры (соглашения) с учреждениями фельдъегерской и специальной связи.

Донесения об учреждениях фельдъегерской и специальной связи, с которыми заключены договоры (соглашения), начальники территориальных органов и организаций ФСКН России представляют в ФСКН России с указанием точного адреса этих учреждений (наименование, индекс, местоположение с указанием улицы и номера дома, служебные телефоны начальника и дежурного).

При изменении места дислокации или наименования органа наркоконтроля его начальник обязан проинформировать об этом учреждения фельдъегерской и специальной связи, с которыми были заключены договоры (соглашения), и в месячный срок:

- расторгнуть договор (соглашение) с учреждениями фельдъегерской и специальной связи по старому наименованию или месту дислокации и заключить по новому наименованию или месту дислокации;

информировать о происшедших изменениях Управление делами Административного департамента ФСКН России.

5.2.3. Прием и первичная обработка документов в органах наркоконтроля осуществляется секретариатом (делопроизводством).

Поступающая в рабочее время корреспонденция принимается секретариатом органа наркоконтроля (в ФСКН России — Управлением делами Административного департамента ФСКН России), откуда она передается в секретариаты (делопроизводства) структурных подразделений под роспись в журнале формы 40 или в реестрах формы 67.

В нерабочее время корреспонденция принимается дежурным по органу наркоконтроля (в ФСКН России Дежурной службой ФСКН России Организационно-инспекторского управления Департамента организационно-региональной деятельности ФСКН России), откуда она передается в секретариат под роспись в журнале формы 39.

При получении пакетов с пометками «Вручить немедленно», «Весьма срочно», не имеющих пометок «Лично», адресованных начальнику органа наркоконтроля, дежурный вскрывает пакет и знакомится с содержанием полученного документа. Если из текста поручения следует, что решение по его выполнению следует принимать незамедлительно, до начала рабочего дня, то о получении документа информируется начальник секретариата (в ФСКН России — начальник Управления делами Административного департамента ФСКН России). Дальнейшее информирование начальника органа наркоконтроля, его заместителей, начальников структурных подразделений осуществляется по указанию начальника секретариата.

Если полученное поручение для органов наркоконтроля не требует немедленного исполнения, то данные пакеты необходимо утром очередного рабочего дня передать незамедлительно в секретариат.

О получении пакета с пометками «Лично», «Вручить немедленно», адресованного начальнику органа наркоконтроля, дежурный информирует начальника органа наркоконтроля, и дальнейшие действия с пакетом осуществляются по его указанию.

5.2.4. Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке целостности упаковки, вскрытии конвертов, проверке наличия вложенных документов, правильности направления.

5.2.5. Сотрудник, принимающий корреспонденцию, обязан тщательно проверить правильность адресата, целостность упаковки и оттисков печатей, соответствие их наименованию отправителя, сверить номера пакетов с номерами, указанными в реестре (журнале, расписке) и расписаться с расшифровкой подписи в сопроводительных документах за их получение, указав прописью общее количество принятых пакетов, дату и время получения. Подпись заверяется печатью или штампом, содержащим наименование органа наркоконтроля.

В случае повреждения упаковки или несоответствия печатей, которыми опечатан пакет, наименованию отправителя пакет принимается с составлением акта, который подписывается лицом, доставившим пакет, и сотрудником, принимающим его, о чем в реестре (журнале, расписке) делается соответствующая запись.

Один экземпляр акта и упаковка направляются в орган связи, доставивший пакет, или отправителю корреспонденции для выяснения обстоятельств нарушения и принятия соответствующих мер.

Абзац исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367.

5.2.6. Поступившая в секретариат корреспонденция вскрывается незамедлительно, за исключением пакетов, имеющих пометки «Лично». В первую очередь вскрываются пакеты с пометкой «Срочно» и «Шифртелеграмма».

Корреспонденция для шифроргана передается ему без вскрытия пакета, под роспись в журнале формы 40 или в реестрах формы 67.

5.2.7. Сотрудник, вскрывающий пакет, разрезает его с трех сторон, развертывает и изымает из него все вложения. Тщательно проверяет наличие вложенных документов и приложений к ним, сверяет номера документов с номерами, указанными на пакете.

В случаях, когда адрес отправителя или другие необходимые данные можно установить только по конверту, последний подкладывается к документу.

Абзац исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367.

5.2.8. При приеме пакета с внутренним полиэтиленовым покрытием дополнительно проверяются целостность рельефного тиснения и наружной сплошной кромки сварных швов, а также наличие соответствующих контрольных знаков.

Вскрывая пакет с трех сторон, необходимо убедиться в том, что прерывистость сварных швов с внутренней стороны соответствует точечной структуре рисунка шва.

Уничтожение такой упаковки производится в установленном порядке.

5.2.9. При обнаружении недостачи, лишних документов или расхождения их учетных данных сотрудник, вскрывший пакет, докладывает об этом непосредственному начальнику и составляет акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта направляется отправителю для выяснения причин, а второй остается в секретариате (делопроизводстве). При недостаче документов или отдельных листов упаковка сохраняется до выяснения причин недостачи.

Лишние или присланные не по назначению документы регистрируются и вместе с упаковкой возвращаются отправителю или, по согласованию с отправителем, пересылаются адресату.

5.2.10. Пакеты с ограничительной пометкой «Лично» вскрываются лично адресатом.

Руководители органов наркоконтроля для вскрытия и конвертования таких пакетов могут назначать уполномоченных в лице начальников (заместителей начальников) секретариатов, помощников руководителей. Уполномоченных для этих целей лиц разрешается иметь начальникам подразделений регистрации и архивных фондов органов наркоконтроля.

Срочный пакет с пометкой «Лично» при отсутствии адресата и сотрудника, им уполномоченного, может быть вскрыт другим должностным лицом с разрешения адресата или отправителя пакета.

Дальнейшая передача документов с ограничительной пометкой осуществляется в порядке, исключающем неоправданное с ними ознакомление.

5.3. Регистрация документов

Общие положения

5.3.1. Регистрация документов — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Она производится с целью обеспечения учета, контроля и оперативного поиска документов.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документы регистрируются в РКФ и в САД, при ее наличии.

5.3.2. Регистрация секретных и несекретных документов в органах наркоконтроля ведется раздельно.

5.3.3 Все поступающие документы сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые. Регистрации не подлежат:

поздравительные открытки, письма, телеграммы, пригласительные билеты;
периодические печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени, справочники);
рекламные материалы, плакаты.

Не подлежат регистрации бланки оперативных документов, которые в соответствии с требованиями Инструкции об оперативно-розыскной деятельности являются обязательными при оформлении заводимых дел оперативного учета, личных и рабочих дел агентурного аппарата. Указанным бланкам при их выдаче подразделениями регистрации и архивных фондов присваиваются номера соответствующих дел. Не регистрируются также подписка завербованного, копии автобиографии и других официальных документов, полученных в ходе проверки и изучения кандидата на вербовку. Эти документы после составления включаются во внутреннюю опись и подшиваются в дело.

Разрешается не регистрировать расписки агентов, резидентов, содержателей конспиративных и явочных квартир и других лиц о получении денежного вознаграждения (подарков, пособий, путевок), справки о расходовании денежных средств по статье 9 сметы расходов Государственного комитета Российской Федерации по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, а также требования (списки) на проверку лиц по оперативным учетам при отсутствии сведений на проверенных лиц, в том числе с информацией органов внутренних дел о судимости.

При учете документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в РКФ после регистрационного номера ставятся буквы «ДСП».

5.3.4. Основным принципом регистрации является однократность. При передаче документа из одного подразделения в другое, имеющих общий секретариат (делопроизводство), он повторно не регистрируется. Передача на доклад, рассмотрение, подпись, ознакомление и исполнение документов до их регистрации запрещается.

Поступившие документы регистрируются в день их получения, подготовленные — сразу после их подписания или утверждения. При этом на документах проставляются регистрационные номера и дата регистрации.

Проекты документов, подготовленные во исполнение поручений, а также рапорты или проекты записок на продление сроков исполнения поручений передаются на доклад только в зарегистрированном виде.

Полностью перепечатанные документы регистрируются за новыми номерами.

Подготовленные сопроводительные письма и приложения к ним регистрируются за разными номерами.

5.3.5. При регистрации поступившего документа на первой странице (с правой стороны нижнего поля) проставляется штамп, в оттиске которого указывается наименование органа наркоконтроля, входящий номер <*>, дата регистрации документа, а при необходимости и индекс (цифровой, буквенный), присвоенный корреспонденту.

<*> Под входящим номером в настоящей Инструкции имеется в виду регистрационный номер, присвоенный поступившему (полученному) документу.

На приложении к поступившему документу проставляется штамп «Приложение к вх. N ___ от „_“ ______ 20 г.», в оттиске которого проставляется входящий номер и дата регистрации документа, при котором оно поступило. На поступивших при сопроводительных письмах приказах, изданиях и других документах, регистрируемых в отдельных учетных формах, указанный штамп не ставится.

5.3.6. На отправляемых документах регистрационный номер и дата подписи проставляются в угловом штампе, а при отсутствии углового штампа и на внутренних документах — ниже реквизита «подпись».

Абзац исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367.

Абзац исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367.

5.3.7. Поступившие документы с ограничительной пометкой «Лично» или специально установленными литерами и сериями регистрируются без вскрытия пакетов. Входящие номера проставляются на пакетах. При наличии в пакете нескольких документов, номера которых вынесены на пакет, каждому из них присваивается самостоятельный входящий номер. В регистрационных формах в графе «Краткое содержание документа» указывается: «Пакет „Лично“ и т.д. Запись других необходимых сведений, в том числе краткое содержание, производится со слов лица, вскрывшего пакет, с соблюдением требований конспирации.»

Лицо, вскрывшее пакет, обязано перенести входящий номер и дату регистрации с пакета на документ.

Подготовленные документы, с ограничительной пометкой «Лично», специальными литерами и сериями регистрируются со слов исполнителей и передаются ими в секретариат для направления адресатам в законвертованном виде с указанием должности и фамилии адресата.

5.3.8. Указывать в регистрационных формах сведения, составляющие государственную тайну, запрещается.

5.3.9. В регистрационных формах отражаются полные данные о движении документа с момента его поступления (подготовки) до приобщения к делу, направления адресату, уничтожения или перерегистрации.

Отметки о местонахождении документа должны содержать ссылки:

а) при приобщении в дело — на номер дела (с кратким указанием его вида), тома и листов;

б) при направлении — на номер сопроводительного письма или реестра и дату. В случае передачи документа в другое подразделение без реестра и сопроводительного письма — на расписку лица, получившего документ, заверенную печатью (штампом), с расшифровкой фамилии и даты получения документа;

в) при уничтожении — на номер и дату акта об уничтожении;

г) при перерегистрации — на номер учетной формы и новый регистрационный номер.

Указанные отметки в регистрационных формах должны производиться только после того, как документ будет подшит в дело, направлен адресату, передан в другое подразделение, уничтожен или перерегистрирован. Делать в регистрационных формах подчистки и исправления с использованием корректирующей ленты и жидкости запрещается. Допущенные неточные записи перечеркиваются одной чертой, а внесенные исправления заверяются подписью сотрудника, ведущего учет.

Формы и правила регистрации документов

5.3.10. В органах наркоконтроля регистрация документов может осуществляться в журналах учета входящих и подготовленных документов (форма 27) и в ведомостях (форма 66), а также с использованием системы автоматизации делопроизводства (САД). При журнальной форме учета для каждого вида документов заводится отдельный журнал (форма 27).

5.3.11. Исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367.

5.3.12. Исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367.

5.3.13. При ведомостной форме подготовленные (отпечатанные) документы регистрируются исполнителями или сотрудниками машинописного бюро самостоятельно в ведомостях формы 66.

Бланки ведомостей, предварительно пронумерованные по листам, с проставленными регистрационными номерами, выдаются секретариатом (делопроизводством) под роспись в журнале формы 37.

Выдача отпечатанных документов и возврат черновиков из машинописного бюро, а также передача документов от одного сотрудника другому производится под роспись в ведомости.

Отработанные ведомости сдаются в секретариат (делопроизводство), где они подбираются по номерам, брошюруются, ставятся на инвентарный учет и хранятся, как журналы формы 27.

5.3.14. Копии, выписки, а также переводы регистрируются за теми же номерами, что и документы, с которых они изготовлены.

Копии отправляемых и внутренних документов нумеруются в нарастающем порядке с учетом количества ранее изготовленных экземпляров, в данном случае слово «Копия» на них не пишется.

Копии с поступивших документов нумеруются с первого номера с сохранением номера экземпляра оригинала и написанием ниже него слова «Копия».

Например: получен документ, экз. № 4. Копии этого документа будут иметь нумерацию:

    экз. N 4      экз. N 4
    копия N 1;    копия N 2 и т.д.

В РКФ указывается, когда и сколько изготовлено копий и выписок и их местонахождение.

Копии и выписки, изготовленные с документов, зарегистрированных в РКФ, законченных производством, регистрируются в формах текущего делопроизводства за новыми номерами как документы, подготовленные в органе наркоконтроля. В случае возврата документов, направленных каким-либо адресатам в истекшем году, они также регистрируются за новыми номерами.

5.3.15. При журнальной и ведомостной формах регистрации могут использоваться специальные бланки с указанием на них регистрационного номера, даты и номера экземпляра документа, которые вместе с документом передаются исполнителю. После исполнения и приобщения документа к делу исполнитель делает на бланке отметку с указанием вида и номера дела, тома, листов дела, в которое приобщен документ. Заполненный бланк передается в секретариат (делопроизводство) для перенесения этих данных в РКФ.

5.3.16. С целью оперативного поиска информации о прохождении, исполнении и местонахождении документов могут вестись картотеки и классификационные сборники.

5.4. Подготовка документов к докладу

5.4.1. Порядок доклада и рассмотрения документов устанавливается начальниками органов наркоконтроля в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц с учетом характера и важности документов.

Поступившие документы после регистрации предварительно рассматриваются начальником или другим сотрудником секретариата (делопроизводства) с целью определения, подлежит ли документ докладу руководству органа наркоконтроля или может быть передан на решение начальнику структурного подразделения либо непосредственно исполнителю.

В отдельных случаях документы могут передаваться начальникам соответствующих структурных подразделений для внесения предложений по затрагиваемым в них вопросам и последующего доклада руководству органа наркоконтроля.

Непосредственным исполнителям могут передаваться документы, не требующие поручения руководства органа наркоконтроля, а также документы, решения по которым могут быть приняты руководством только после предварительного изучения вопроса исполнителем.

5.4.2. В процессе подготовки документов к докладу наводятся необходимые справки и уточняются неясные вопросы. В случаях, когда в документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются на доклад руководству вместе с поступившим документом, а при их отсутствии на основе учетных данных составляется справка или эта информация докладывается устно.

Отправляемые документы в вышестоящие органы наркоконтроля, а также в федеральные органы исполнительной власти и органы власти субъектов Российской Федерации, до их представления на подпись и отправку, просматриваются в секретариате (делопроизводстве), где проверяется правильность их составления и оформления. Неправильно составленные и оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

5.4.3. За оставленные у себя на докладе документы руководитель расписывается в реестре формы 25нс. По возвращении документов сотрудник, их получивший, также расписывается в том же реестре формы 25нс.

5.4.4. Контроль за прохождением документов с момента их регистрации до завершения исполнения (направления адресатам, подшивки в дело или уничтожения) осуществляется сотрудниками делопроизводства путем периодической сверки их наличия с учетными данными.

5.4.5 Предварительное рассмотрение документов

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей и функций.

Предварительное рассмотрение документов осуществляет секретариат (делопроизводство).

5.4.6 Передача документов исполнителям

Первичная обработка, доклад руководителям и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в секретариат (делопроизводство) или в первый рабочий день, если документ поступил в конце предыдущего рабочего дня или в нерабочее время. Правительственная и служебная корреспонденция с пометкой «Вручить немедленно», «Срочно», «Весьма срочно» обрабатывается немедленно.

Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается, как правило, ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Целесообразность тиражирования документов и количество копий определяются сотрудниками делопроизводства и лицом, организующим исполнение, в соответствии с содержанием резолюции, исходя из сроков исполнения и служебной необходимости. При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством.

5.4.7 Резолюция

В резолюции руководителя дается указание по исполнению документа, определяется порядок, характер и срок исполнения документа, а также ответственный исполнитель и должностные лица, участвующие в работе с ним. Резолюция подписывается с указанием даты исполнения.

Резолюция проставляется на специальном бланке или непосредственно на документе на свободном от текста месте, но не на поле, предназначенном для подшивки документа в дело.

Исполнитель, указанный в резолюции первым, является ответственным исполнителем с правом созыва соисполнителей.

Изменить резолюцию имеет право только автор резолюции или вышестоящее должностное лицо.

Резолюция вводится в электронную карточку в системе САД.

5.4.8. Передача документов на исполнение без регистрации и резолюции руководителя не допускается.

Документы с резолюциями директора ФСКН России, его заместителей передаются исполнителям только через Управление делами Административного департамента ФСКН России, с резолюциями руководителей органов наркоконтроля через секретариаты (делопроизводства).

5.4.9. Все документы со штампом «Подлежит возврату в Управление делами Административного департамента ФСКН России», направленные для исполнения или ознакомления, подлежат обязательному возврату в Управление делами Административного департамента ФСКН России.

5.4.10. Зарегистрированная поступившая корреспонденция периодически в течение рабочего дня из секретариата (делопроизводства) передается в структурные подразделения или исполнителям под роспись в соответствующих РКФ с указанием даты и времени передачи документов.

5.5. Порядок регистрации и передачи отправляемых документов

5.5.1. Пересылка документов производится через секретариаты (делопроизводства) с отражением в РКФ. Ответственность за правильное оформление и адресование документов возлагается на исполнителей документов, должностных лиц, подписавших документы, и лиц, осуществляющих их отправку.

Отправка незарегистрированных документов запрещается.

Возврат поступившего документа осуществляется только за его подписным номером с пометкой «Возврат». При необходимости в скобках указывается его входящий номер. Например: «N 2/175 (вх. 1735) — возврат».

Ошибочно направленные документы возвращаются отправителю или, по согласованию с ним, пересылаются по назначению в новых пакетах (упаковках) за регистрационными номерами отправителя (без взятия на основной учет в секретариате) с приложением части пакета отправителя, содержащей все надлежащие пометки. В пакетно-контрольном журнале (формы 40) в этом случае проставляются номер и дата реестра отправки документов.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. № 725.

Абзац исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367.

5.5.2. На лицевой стороне конверта должны быть разборчиво указаны: пункт назначения (край, область, город); адресат; регистрационный (подписной) номер документа; номера экземпляров, если направляется несколько экземпляров документа (номер приложения, указанного в основном документе, на конверт не выносится); ниже, под чертой — пункт отправления и наименование отправителя. В написании наименований адресатов допускаются только общепринятые сокращения.

Пересылка документов осуществляется в запечатанных конвертах. При отправке несекретной корреспонденции на пакете в местах склейки проставляется оттиск мастичной печати «Для пакетов» с таким расчетом, чтобы были захвачены все клапаны конверта.

Оформление пакетов с секретной корреспонденцией

5.5.3 Оформление пакетов с корреспонденцией.

В правом верхнем углу конверта проставляется пометка «Служебное», а при наличии в пакете документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, пометка «Для служебного пользования», под ними также указывается литер или серия.

При необходимости в центре пакета вверху делаются пометки «Срочно», «Вручить немедленно», «Двойной пакет», а ниже наименования адресата — ограничительная пометка «Лично».

Правильность указанных на пакете адреса, пометки «Для служебного пользования», номеров вложенных документов, а также пометки о срочности доставки заверяются подписью конвертовавшего и оттиском каучуковой печати «Для пакетов», проставляемых ниже пометки «Для служебного пользования» и пометки о срочности доставки.

5.5.4. Доставка корреспонденции адресатам осуществляется через государственные организации связи: почтовую связь общего пользования (отправка несекретной корреспонденции), специальную связь федерального органа исполнительной власти, осуществляющего управление деятельностью в области связи (спецсвязь), и федеральную фельдъегерскую связь (фельдсвязь), а также фельдъегерями и курьерами органов наркоконтроля.

Пересылка корреспонденции с пометкой «Для служебного пользования» может осуществляться через почтовую связь общего пользования заказными или ценными почтовыми отправлениями.

Абзац исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367.

В исключительных случаях, с разрешения начальника органа наркоконтроля, срочная корреспонденция в иногородний адрес может быть отправлена с нарочным при условии соблюдения мер, обеспечивающих ее сохранность.

Абзац исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367.

5.5.5. Исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367.

5.5.6. На корреспонденцию, пересылаемую через фельдсвязь и спецсвязь, составляется реестр формы 67 в 2 — 3 экземплярах.

Сдача корреспонденции непосредственно адресатам производится под роспись в реестре формы 67, составляемом в двух экземплярах, в журнале формы 40 и — в исключительных случаях — по отдельным распискам, в которых также производятся записи о реквизитах корреспонденции, аналогичные вносимым в реестры формы 67 или журналы формы 40.

Реестры на сдачу корреспонденции нумеруются, подписываются составителем с проставлением даты, заверяются печатью «Для пакетов».

Реестры (расписки) на корреспонденцию, сданную непосредственно адресатам, а также копии реестров на корреспонденцию, направленную через фельдсвязь или спецсвязь, с росписями в получении, заверенные печатью или штампом, возвращаются в секретариат для приобщения к делу.

Выдача корреспонденции лицу, доставляющему ее адресатам или в фельдсвязь (спецсвязь), производится под роспись на копии реестра (расписки), которая после представления этим лицом в секретариат (делопроизводство) документа (реестра, расписки), подтверждающего сдачу корреспонденции, уничтожается.

5.5.7. Лица, получающие корреспонденцию для доставки, должны проверить ее попакетно, убедиться в целостности упаковки, правильности оформления и опечатывания пакетов, сличить адрес и номер каждого пакета с записями в реестре (журнале формы 40, расписке).

Лица, доставляющие корреспонденцию в адрес местных учреждений, должны хорошо знать их местонахождение и порядок вручения документов.

Общее количество выдаваемой корреспонденции на каждое лицо не должно превышать одного места (портфеля, чемодана, мешка).

Эти лица обеспечиваются прочными, запирающимися портфелями, соответствующими удостоверениями и при необходимости служебным автотранспортом.

5.5.8. Лица, доставляющие корреспонденцию, несут ответственность за ее сохранность и своевременную доставку по назначению.

Они обязаны:

а) твердо знать и точно выполнять требования настоящего раздела Инструкции;

б) бережно обращаться с корреспонденцией, не допускать повреждения упаковки, печатей и в любых условиях обеспечивать ее сохранность;

в) в чрезвычайных обстоятельствах, создавшихся при доставке корреспонденции, принимать все необходимые меры по ее сохранности, а в случаях угрозы ее захвата — к уничтожению.

5.5.9 Лицам, доставляющим корреспонденцию, запрещается:

а) делать какие-либо личные записи об органах наркоконтроля, воинских частях, режимных объектах, в которые доставляется корреспонденция, и сообщать о них кому-либо;

б) при случайном повреждении оболочки пакета (упаковки) знакомиться с содержанием вложенных в него документов;

в) доставлять корреспонденцию открыто, в сумках, карманах, завернутой в бумагу;

г) заходить куда-либо по другим делам, не связанным с доставкой корреспонденции;

д) принимать от кого бы то ни было частные поручения и перевозить на служебном транспорте предметы и вещи, а также посторонних лиц, не имеющих отношения к выполнению задания;

е) находиться с корреспонденцией, имеющей пометку «Для служебного пользования», в местах скопления людей.

5.5.10. Корреспонденция сдается в секретариаты (делопроизводства). За корреспонденцию получатель должен расписаться с расшифровкой подписи в сопроводительных документах (реестре, журнале, расписке), указать прописью количество принятых пакетов, дату, время приема и заверить свою подпись печатью «Для пакетов» или штампом подразделения.

Получив обратно реестр или другой сопроводительный документ, лицо, доставившее корреспонденцию, обязано проверить правильность их оформления, а также убедиться в том, что на месте сдачи не остались случайно какие-либо пакеты или сопроводительные документы.

5.5.11. Сотрудники делопроизводств органов наркоконтроля обязаны строго следить за своевременной доставкой документов по назначению, проверять правильность оформления сопроводительных документов.

5.6. Порядок печатания и тиражирования документов

5.6.1. Печатание документов производится непосредственно в служебных помещениях подразделений органов наркоконтроля с использованием компьютерной и машинописной техники.

Абзац исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367.

Передаваемые для печати материалы должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей (чернил, пасты) синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно, правленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие источники материалов. При необходимости применяются только общепринятые сокращения слов.

Вход в помещения машинописных бюро лицам, не имеющим отношения к печатанию документов, запрещается.

Машинисткам запрещается знакомить с содержанием печатаемых документов других машинисток и лиц, не имеющих отношения к этим документам. Для выяснения непонятного текста машинистки должны обращаться к исполнителям документов, а в их отсутствие — к их начальникам.

Испорченные листы, пришедшие в негодность ленты пишущих машин, листы, использованные в качестве прокладок, и копировальная бумага хранятся в специальном ящике (мешке) в разорванном виде и по мере их накопления уничтожаются в установленном порядке.

По окончании работы все документы, черновые материалы, бланки и формы регистрации хранятся в запертом и опечатанном металлическом шкафу в машинописном бюро.

Абзац исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367.

5.6.2. Исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367.

5.6.3. Исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367.

5.6.4. Абзац исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367.

Если при перепечатывании отдельных листов меняется их общее количество в документе, необходимо внести изменения в РФК.

На документах, с которых производилось снятие копий или изготовление выписок, сотрудник секретариата (делопроизводства) обязан указать количество и номера дополнительно изготовленных копий и выписок, свою фамилию и дату.

На документах, из которых произведены выписки, кроме того, указывается, какой текст (пункт, подпункт, абзац) содержат выписки.

На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа внизу слева проставляется фамилия и инициалы исполнителя, его телефон. На обороте экземпляра, остающегося в деле, наряду с другими необходимыми данными указывается количество отпечатанных экземпляров, куда они адресуются, фамилия печатавшего документ и дата печатания.

Например:

Отп. 4 экз.

Экз. № 1 — ГОУ

Экз. № 2 — ПУ

Экз. № 3 — УРИБ

Экз. № 4 — в дело

Исп. Балин Е.Г. (22-053)

Отп. Смирнова Е.Н.

14.07.03

Порядок печатания и оформления документов с пометкой «Для служебного пользования» аналогичен порядку печатания и оформления документов с грифом «Секретно». Печатание документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется на неучтенных листах. Документы с пометкой «Для служебного пользования» хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

5.6.5. Исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367.

5.6.6. Копировально-множительные работы осуществляются централизованно в копировально-множительных бюро (КМБ) <> органов наркоконтроля или непосредственно в подразделениях, имеющих множительную технику. На размножение в КМБ документы передаются только зарегистрированными и оформленными в установленном порядке. Наряды на размножение (далее — наряды) выполняются в порядке очередности их поступления.*

<*> Под КМБ в настоящей Инструкции имеются в виду структурные подразделения органов наркоконтроля, предусмотренные по штату для осуществления множительных работ, а также секретариаты (делопроизводства) органов наркоконтроля.

На размножение сдаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов, отвечающие необходимым техническим требованиям.

Абзац исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367.

Размножение документов, в которых имеются вписанные от руки данные, производится в присутствии исполнителя. В случаях, если это невозможно, исполнитель указанные данные затушевывает или заклеивает.

На документ, подлежащий размножению, оформляется наряд формы 45, который подписывается руководством соответствующего самостоятельного подразделения органа наркоконтроля и визируется начальником секретариата (делопроизводства) этого органа (при размножении через УД Административного департамента ФСКН России наряд подписывается руководством департамента ФСКН России или структурного подразделения в его составе (не ниже заместителя начальника управления, центра, инспекции, начальника самостоятельного отдела) и визируется начальником отдела копировально-множительных работ) и вместе с документами сдается в КМБ под роспись в журнале формы 40 или реестре формы 25нс. Наряды регистрируются в секретариате (делопроизводстве) в журнале учета нарядов (форма 50). В КМБ наряд и документы, подлежащие размножению, регистрируются в журнале учета выполнения работ по нарядам (форма 51).

Документы, добытые оперативным путем, сдают в КМБ и получают с выполненной работой лично исполнители. Они же затем регистрируют изготовленные копии или выписки в секретариате (делопроизводстве).

5.6.7. Размножение документов с пометкой «Для служебного пользования» на копировально-множительных аппаратах, установленных непосредственно в подразделениях, запрещается. Порядок размножения таких документов аналогичен порядку размножения документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

5.6.8. Передача нарядов и документов между сотрудниками, выполняющими работы по размножению, производится под расписку в графе 5 журнала формы 51.

5.6.9. Размноженные документы должны быть подобраны сотрудником, выполнившим работы по размножению, по листам, скреплены или сшиты и пронумерованы поэкземплярно. На обороте последнего листа документа, с которого производилось снятие копий, ставится штамп (за исключением документов, полученных оперативным путем с последующим возвратом, а также документов, подлежащих легализации), в оттиске которого указывается количество изготовленных копий или выписок. Отметка заверяется подписью сотрудника, выполнившего работы по размножению, с указанием даты.

Изготовленные копии или выписки вместе с подлинником передаются в секретариат (делопроизводство) или исполнителю под роспись в журнале формы 51. Регистрация копий и выписок осуществляется по правилам, предусмотренным п. 5.3.14, а уничтожение бракованных листов — в соответствии с требованиями, изложенными в п. 5.9 настоящей Инструкции.

5.6.10. Организация работы и обеспечение режима секретности в КМБ при необходимости определяется отдельной инструкцией, разработанной с учетом требований настоящей Инструкции, согласованной с секретариатом и утверждаемой руководством органа наркоконтроля.

5.7 Контроль за исполнением поручений <*>

<> Организация контроля за исполнением поручений в ФСКН России осуществляется в соответствии с Инструкцией об организации и осуществлении контроля за исполнением поручений в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, утвержденной Приказом Госнаркоконтроля России от 1 августа 2003 г. № 46.*

5.7.1. Контроль за исполнением поручений в органах наркоконтроля осуществляется в целях обеспечения их реализации в установленные сроки, в указанных формах и по существу.

Контроль за исполнением поручений должен носить упреждающий характер, быть постоянным, объективным и сочетаться с оказанием исполнителям методической и практической помощи.

Организация контроля за исполнением поручений и персональная ответственность за его осуществление возлагаются на руководство органов наркоконтроля, которое обязано систематически рассматривать информацию о состоянии исполнения решений и принимать меры по устранению недостатков и совершенствованию контроля.

5.7.2 Основными формами контроля являются:

а) запрос в устной или письменной форме о ходе и состоянии исполнения поручений;

б) непосредственное ознакомление с ходом исполнения поручений.

5.7.3. Периодичность проверок хода исполнения поручения определяется контролером в зависимости от важности и срочности поручения, исходя из необходимости его своевременного и качественного исполнения.

Исполнение решений, взятых на контроль, как правило, проверяется: по срочным решениям и по решениям со сроками исполнения в несколько дней — ежедневно; по решениям со сроками исполнения более двух недель — не реже одного раза в неделю. По решениям, требующим длительного срока исполнения (несколько месяцев), — не реже одного раза в месяц, а со сроками, исчисляемыми годами, — не реже одного раза в полгода.

5.7.4. На каждое поручение контролером заполняются контрольные карточки в трех экземплярах. Первый и второй экземпляры контрольной карточки вместе с документом направляются (передаются) основному подразделению — исполнителю, третий — остается у контролера (соисполнителям направляются дополнительные экземпляры контрольной карточки). На самом документе (листах с резолюцией) и в регистрационных формах проставляется пометка «К» или штампы: «На контроле», «Особый контроль», «На контроле директора ФСКН России». О постановке на контроль производятся записи в РКФ.

5.7.7. В случаях, когда поручение дано нескольким исполнителям, основным исполнителем является подразделение (лицо), указанное в поручении первым, если иное не оговорено особо.

5.7.8 Сроки исполнения решений, как правило, указываются в поручении.

Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца), считая от даты подписания поручения (решения). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Поручения, содержащие в тексте или резолюции указание «Срочно», исполняются в 3-дневный срок, а «Оперативно» — в 10-дневный срок, считая от даты его подписания.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с момента его поступления в подразделение или с даты подписания документа.

В срок исполнения решений включается время рассмотрения вопроса по существу, подготовки и печатания документа, согласования его с заинтересованными лицами, а также время для доклада руководству органа наркоконтроля.

5.7.9. Если исполнение решения задерживается, основной исполнитель обязан обратиться к начальнику, давшему поручение, с рапортом о разрешении на продление ранее установленного срока не позднее чем за три дня до его истечения. Срок исполнения может быть продлен руководителем, установившим его. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

О полученном разрешении на продление срока исполнитель обязан сообщить лицу, осуществляющему контроль. О продлении срока исполнения делается отметка в контрольной карточке.

5.7.10. Снятие с контроля исполнения решения производится должностным лицом, поставившим его на контроль. Основанием для этого является исполнение решения в полном объеме, утрата им силы (отмена) или принятие нового решения взамен контролируемого.

На исполненном документе начальник, которому документ адресован, или исполнитель делают отметку, которая должна содержать краткую справку об исполнении: номер документа (в том случае, когда по поручению готовился документ), дату исполнения, номер дела (в которое документ должен быть приобщен), подпись.

Первые экземпляры контрольных карточек с отметкой об исполнении поручения возвращаются (передаются) направившим их контролерам и хранятся в картотеке в течение одного года, а затем уничтожаются в установленном порядке. Сведения из контрольных карточек переносятся в основные РКФ.

5.7.11. По результатам проверок исполнения поручений в подразделениях органов наркоконтроля контролеры регулярно готовят соответствующие информационные справки (ежедневно, ежемесячно), которые докладываются начальнику подразделения.

5.7.12. Контроль за исполнением поручений может производиться с использованием САД.

5.8. Составление номенклатур, формирование и оформление дел, журналов и картотек

Составление номенклатуры дел, журналов и картотек <*>

<*> Номенклатура дел, журналов и картотек в дальнейшем будет именоваться номенклатурой.

5.8.1. В целях обеспечения оперативного поиска документов по их содержанию и видам производится классификация документов в делопроизводстве. Классификация документов закрепляется в номенклатуре.

Номенклатура — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, журналов и картотек, заводимых в секретариатах (делопроизводствах) органов наркоконтроля, с указанием сроков их хранения <**>, оформленный в установленном порядке (форма 38).

<**> Сроки хранения определяются в соответствии с Перечнем документов ФСКН России и сроков их хранения, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, перечнями документов иных федеральных органов исполнительной власти, утвержденными в установленном порядке.

В органах наркоконтроля составляется единая номенклатура дел, журналов и картотек для секретных и несекретных документов.

5.8.2. Номенклатура составляется на каждый календарный год до первого декабря предыдущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру.

Номенклатура должна охватывать все дела, журналы и картотеки органа наркоконтроля или его структурного подразделения, обслуживаемого одним секретариатом, за исключением дел, журналов и картотек, которые регистрируются в отдельных журналах формы 28 или ставятся на учет в подразделениях регистрации и архивных фондов органов наркоконтроля.

Номенклатура подразделений ФСКН России составляется и подписывается начальником секретариата (делопроизводства), согласовывается с Отделом регистрации и архивных фондов Департамента организационно-региональной деятельности ФСКН России (ОРАФ), Центральной экспертной комиссией ФСКН России (ЦЭК) и утверждается начальником подразделения.

Номенклатура территориального органа или организации ФСКН России составляется и подписывается начальником секретариата (делопроизводства), согласовывается с подразделением регистрации и архивных фондов (РАФ), экспертной комиссией (ЭК) и утверждается начальником соответствующего органа или организации.

Изменения и дополнения в номенклатуру вносятся с разрешения лица, ее утвердившего. Внесенные изменения в конце года, перед закрытием номенклатуры, согласовываются с ЭК и подразделением РАФ (для подразделений ФСКН России — соответственно с ЦЭК и ОРАФ).

5.8.3. Номенклатура состоит из двух разделов. В первый раздел включаются дела, во второй — журналы и картотеки. Внутри разделов дела, журналы и картотеки систематизируются по степени важности и взаимосвязанности включенных в них документов.

В номенклатуре применяется цифровая порядковая нумерация дел, журналов и картотек, которая в каждом разделе начинается с первого номера. При необходимости к номерам разрешается добавлять через дробную черту индекс (буквенный или цифровой), присвоенный структурному подразделению для осуществления переписки.

Если в течение года в органе наркоконтроля возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, журналы и картотеки, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел, журналов и картотек в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

5.8.4. В номенклатуру включаются все вновь заводимые и переходящие дела, журналы и картотеки, а также поступившие из других органов наркоконтроля для продолжения их ведения.

Переходящие дела, журналы и картотеки включаются в номенклатуру каждого года в течение всего периода, необходимого для их полного завершения, за номерами, которые были им присвоены при заведении. По каждому из них под заголовком в скобках указывается: «Переходящее(щий, щая), ведется с 20__ г.».

Если в текущем году переходящее дело состояло из двух и более томов, то в номенклатуру следующего года последовательно включаются все тома. При этом каждый из них записывается отдельной строкой.

Вторые и последующие тома дел и журналов включаются в номенклатуру по мере окончания ведения предыдущих. Для этого в номенклатуре предусматриваются свободные места. Одновременно заведение нескольких томов номенклатурных дел или журналов запрещается.

Дела комиссий (экспертных, пожарно-технических и др.) включаются в номенклатуру органа наркоконтроля, при которых они созданы.

По делам, журналам и картотекам, которые по каким-либо причинам в течение года не велись, в номенклатуре делаются соответствующие записи, например: «Документы в дело не поступали», которые удостоверяются подписями лица, ответственного за ведение делопроизводства, и сотрудника, за которым числились обложка дела, журнал, картотека.

Ведение дел, журналов и картотек, не предусмотренных номенклатурой или не учтенных в установленном порядке, запрещается.

5.8.5. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко и четко отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, справки, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы о проведении служебных проверок

(планы, справки, доклады, заключения)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

Например:

Переписка с правоохранительными органами

по вопросам оперативно-розыскной деятельности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с ГУВД Московской области

по вопросам оперативно-розыскной деятельности

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые отчеты Управления ФСКН России по Московской области по организации и ведению оперативно-розыскной деятельности

Заголовки дел типа «Оперативная (общая) переписка», «Переписка по общим вопросам», «Руководящие материалы» и т.п. не допускаются.

В наименованиях дел, журналов и картотек не должно содержаться секретных сведений.

Сроки хранения дел, журналов и картотек определяются в соответствии с перечнями документов и сроков их хранения, если же материалы не подпадают под перечни, — решением ЦЭК ФСКН России, объявленным нормативно-распорядительным актом ФСКН России.

5.8.6. По окончании года в номенклатуре делаются отметки о постановке дел, журналов и картотек на инвентарный учет по журналу формы 28 или перенесении их в номенклатуру следующего года и итоговая запись, заверенная подписью лица, ответственного за ведение номенклатуры.

5.8.7. Дела по подготовке и проведению оперативно-технических мероприятий — дела наружного наблюдения, контрольно-наблюдательные дела за работой по делам оперативного учета, другие дела, не подлежащие постановке на учет в подразделениях регистрации и архивных фондов, а также журналы и картотеки, ведущиеся в подразделениях на протяжении ряда лет, заведение которых предусмотрено соответствующими приказами ФСКН России, регистрируются в специальном журнале формы 28. Для каждого вида таких дел должен заводиться отдельный журнал.

Формирование дел

5.8.8. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

5.8.9. Дела формируются в структурных подразделениях органов наркоконтроля.

5.8.10. Контроль за правильным формированием дел осуществляется секретариатами (делопроизводствами).

5.8.11 Номенклатурные дела формируются по следующим признакам:

а) тематическому — по содержанию документов (теме, вопросу);

б) номинальному — по видам документов (акты, приказы и т.п.);

в) корреспондентскому — группируется переписка с одним или несколькими органами наркоконтроля, ведомствами.

Указанные признаки могут быть дополнены и сочетаться между собой.

Абзац исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367.

5.8.12. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

5.8.13. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

При необходимости документ с ограничительной пометкой «Лично» может быть приобщен в дело в опечатанном пакете, на котором указывается наименование и номер документа, в скобках входящий номер, пометка «Для служебного пользования», номер экземпляра, количество листов, фамилия лица, конвертовавшего документ, и делается запись, с чьего разрешения можно знакомиться с этим документом. Документ вносится в опись дела, а номера страниц выносятся на пакет.

Листы согласования документов, а также листы с резолюциями заносятся во внутреннюю опись (форма 43) отдельной строкой, нумеруются и подшиваются в дело вместе с документами.

5.8.14. Ведение и хранение дел с наиболее важными документами (планы и отчеты о работе, сообщения в органы власти и управления, планы агентурно-оперативных мероприятий, материалы с информацией на доверенных лиц и агентов и т.д.) поручается сотрудникам, имеющим к ним непосредственное отношение.

5.8.15. В дела подшиваются только исполненные, содержащие необходимые отметки (в соответствии с п. 3.2.20 настоящей Инструкции) и правильно оформленные документы.

5.8.16. Хранить в одних делах несекретные документы с секретными разрешается только по взаимосвязанным вопросам.

Гриф секретности дела должен соответствовать наивысшему грифу секретности содержащихся в нем документов.

Оформление дел, журналов, картотек

5.8.17. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению, которая включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи (форма 44а). Оформление дел проводится при методической помощи и под контролем подразделения РАФ органа наркоконтроля.

5.8.18. Оформление обложек номенклатурных дел (форма 68) и журналов осуществляют сотрудники делопроизводства.

Оформленные обложки дел и журналы после регистрации выдаются исполнителям к началу календарного года под расписку в номенклатуре дел. В таком же порядке выдаются оформленные обложки и журналы для ведения последующих томов. В обложку помещается внутренняя опись документов формы 43.

5.8.19. При заведении журнала на оборотной стороне последнего пронумерованного листа делается запись о количестве пронумерованных в нем листов, заверенная сотрудником делопроизводства и скрепленная печатью «Для пакетов».

5.8.20. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 2 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

5.8.21. Обложка дела постоянного, временного (свыше 2 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа наркоконтроля; наименование структурного подразделения органа наркоконтроля; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование органа наркоконтроля указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения органа наркоконтроля — записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела — проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре; заголовок дела — переносится из номенклатуры; дата дела — указываются год заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Лист внутренней описи нумеруется отдельно.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Лист любого формата, пришитый за один край, нумеруется как один лист; сложенный и пришитый за середину изгиба — как два.

Если при нумерации листов были допущены пропуски, нумерация листов не исправляется. При этом на непронумерованных листах ставится номер предыдущего пронумерованного листа с прибавлением индекса «а», «б», «в» и т.д. Если на очередном листе был проставлен внеочередной номер, то исправления в нумерацию также не вносятся.

Если при объединении или разъединении дела меняется нумерация листов, то старые номера не затушевываются, а перечеркиваются и проставляется новый номер.

О всех ошибках, допущенных при нумерации листов дела (тома), производятся записи во внутренней описи, в итоговой заверительной надписи в конце дела, а также в формах регистрации документов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе, в журнале — на чистом листе после окончания записей с указанием количества использованных листов и регистрационных номеров, а в картотеке — на отдельной чистой карточке, с проставлением печати «Для пакетов».

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Если в деле (журнале, картотеке) содержатся листы (карточки) с прибавлением к номеру индекса или имеются некоторые особенности в физическом состоянии отдельных документов (листов, карточек), это оговаривается в заверительной надписи.

5.8.22. Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне документов органов наркоконтроля и сроков их хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в подразделениях РАФ.

5.8.23. По окончании года в надписи на обложках дел, журналов, картотек вносятся необходимые уточнения, проверяется соответствие грифа секретности, указанного на обложке, степени секретности документов, находящихся в деле, и сведениям, изложенным в журнале, картотеке, и при несоответствии проставляется новый гриф секретности. Если название органа наркоконтроля или его структурного подразделения изменилось, на обложке дописывается новое название. При наличии в деле документов за более ранние годы, чем год ведения дела, под датой делается запись: «Имеются документы за _____ год».

5.8.24. Для учета документов составляется внутренняя опись документов дела, которая составляется на отдельном листе и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

5.8.25. Безвозвратное изъятие документов из дела допускается только с разрешения начальника подразделения, в котором ведется это дело, с обязательным оставлением в деле копии изъятого документа или справки-заместителя формы 44.

На обороте копии, помещенной в дело вместо изъятого документа, указывается: кто дал разрешение об изъятии документа, с какой целью он изъят, когда и куда направлен или как учтен и где находится.

При разобщении дела справки-заместители не составляются, а отметки о местонахождении изъятых документов производятся в описи разобщенного дела.

При изъятии документов из контрольно-наблюдательных дел справки-заместители также не составляются. При этом изъятые документы перерегистрируются (за исключением случаев изъятия ненужных документов для уничтожения). Во внутренней описи контрольно-наблюдательного дела по каждому изъятому документу производится отметка с указанием его нового регистрационного номера и даты, а также даты и номера акта об уничтожении. Отметка заверяется подписью сотрудника, изъявшего документ.

При изъятии документов из дела исправление общего количества листов не производится.

При объединении нескольких дел или разобщении материалов дела в журналах учета производятся отметки о новом местонахождении документов, приобщенных в эти дела.

5.8.26. Для выдачи дел заводится карточка формы 24нс, которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки, и сдается в архив вместе с делом. При сдаче в архив она подшивается, вносится во внутреннюю опись дела ниже итоговой записи, но не нумеруется и листом дела не считается.

Абзац исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367.

Выданное для работы дело подлежит возврату в тот же день. Сотрудник, выдавший дело, обязан проследить за своевременным его возвратом и, принимая дело, в присутствии сдающего проверить наличие подшитых в нем документов.

Дела, ведущиеся с использованием папок-регистраторов, в пользование не выдаются, при необходимости исполнителям могут выдаваться только отдельные документы по карточке формы 24нс.

В тех случаях, когда сотруднику необходимо ознакомиться только с отдельными документами дела, ознакомление с ними производится в присутствии сотрудника, который ведет или хранит это дело, под роспись в карточке формы 24нс.

5.8.27. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Документы формируемого дела (со сроком хранения свыше 2 лет) в течение года допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. В таких делах оформляется обложка дела и ведется внутренняя опись документов, находящихся в деле. По завершении года проводится полное оформление дел. Исключение составляют переходящие дела (дела, в которых объединяются документы по вопросам, требующим решения в течение нескольких лет или обобщения и использования в комплексе).

5.8.28. При передаче дела (тома) для ведения другому сотруднику в конце внутренней описи делается соответствующая заверительная надпись.

При возобновлении ведения дела (тома) нумерация его листов продолжается в нарастающем порядке.

5.8.29. Изъятие внутренних описей из дел, их пересоставление и перенумерация листов дела запрещается. При объединении нескольких дел или разобщении <*> материалов дела могут составляться новые описи, в которые вносятся все документы, подшитые в дела. При этом старые описи с отметками о новом местонахождении документов вносятся в новые и подшиваются в объединенное дело.

<*> При разобщении материалов дела они помещаются в имеющиеся или вновь заводимые дела, а дело ликвидируется, о чем производится соответствующая отметка в регистрационных формах.

5.8.30. В делах с реестрами на отправленную (поступившую) корреспонденцию описи разрешается не вести. По окончании ведения этих дел на специально подшитом листе или на внутренней стороне обложки дела указывается количество находящихся в деле документов и листов. Заверительная надпись подписывается и датируется сотрудником, который вел дело. При поступлении в дело дополнительных материалов производится новая итоговая запись.

Инвентарный учет дел, журналов и картотек.

Экспертиза и отбор документов

5.8.31. По окончании года все номенклатурные дела, журналы и картотеки, законченные производством (кроме переходящих), оформляются в порядке, установленном в п. 5.8.23 настоящей Инструкции, и регистрируются в переходящем инвентарном журнале регистрации законченных производством дел, журналов и картотек (форма 28).

Эта работа должна быть завершена не позднее первого квартала года, следующего за годом окончания ведения дел, журналов и картотек.

Инвентарные номера по годам не подразделяются, а продолжаются в нарастающем порядке. Каждый том дела или журнала регистрируется за отдельным номером. На учет берутся одновременно все тома законченного производством дела, журнала (после окончания ведения последнего тома).

Дела, журналы и картотеки, которые заканчиваются производством или направляются в другой орган наркоконтроля до окончания календарного года, ставятся на инвентарный учет сразу же при их закрытии.

При большом количестве дел их инвентарный учет может вестись отдельно от учета журналов и картотек. В этом случае заводятся и включаются в номенклатуру дел два журнала.

Законченные производством дела, журналы и картотеки, которые при заведении были зарегистрированы в отдельных журналах формы 28, на инвентарный учет не берутся.

О постановке дел, журналов и картотек на инвентарный учет в номенклатуре дел производится отметка со ссылкой на присвоенные им инвентарные номера, которые проставляются также на обложке дел, журналов и титульных листах картотек.

5.8.32. Законченные производством дела, журналы и картотеки составляют архивный фонд и в течение установленного срока (до сдачи в подразделения РАФ или уничтожения) хранятся непосредственно у исполнителей в подразделениях, если иной порядок не определен руководством органа наркоконтроля.

5.8.33. Экспертиза ценности документов в органах наркоконтроля на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры, в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к передаче в оперативный архив органа наркоконтроля.

Ответственность за правильность формирования дел возлагается на лиц, ответственных за их ведение, и начальников подразделений, по направлениям деятельности которых ведутся эти дела.

Сотрудники делопроизводства проверяют правильность оформления дел при подготовке их к сдаче в архив.

При необходимости ЭК <*> и подразделения РАФ органов наркоконтроля оказывают методическую помощь в экспертизе ценности документов на стадии делопроизводства.

<> Функции и права ЦЭК ФСКН России и ЭК органов наркоконтроля, а также организация их работы определяются положениями, утверждаемыми соответственно директором ФСКН России и начальниками соответствующих органов наркоконтроля.*

5.8.34. В оперативный архив дела, журналы и картотеки сдаются по графику, составленному подразделениями РАФ и согласованному с подразделениями-сдатчиками. При сдаче материалов в архив по требованию подразделений регистрации и архивных фондов представляется номенклатура дел и журнал инвентарного учета.

Сроки хранения дел, журналов и картотек исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их производством.

5.8.35. Составление описей и сдача дел, журналов и картотек в архив, а также пользование архивными материалами производится в соответствии с требованиями специальной инструкции, регламентирующей порядок приема, учета, систематизации, хранения и использования архивных документов в оперативных архивах системы ФСКН России. Сдаточные описи приобщаются в дело со сдаточными описями на приказы.

5.8.36. О сданных в оперативный архив или уничтоженных делах, журналах и картотеках в инвентарном журнале делаются отметки с указанием номера сдаточной описи, архивного шифра или номера и даты акта об уничтожении материалов.

5.8.37. Дела, журналы и картотеки, не подлежащие сдаче в архив, по истечении срока их хранения уничтожаются по акту. Запрещается уничтожать неправильно оформленные дела, журналы и картотеки, в которых отсутствуют отметки о местонахождении зарегистрированных в них документов.

5.9. Порядок уничтожения документов

5.9.1. Документы с истекшими сроками хранения, утратившие практическое значение и не имеющие исторической и иной ценности, подлежат уничтожению.

5.9.2. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК (ЦЭК) одновременно. Согласованные ЭК (ЦЭК) акты утверждаются начальником органа наркоконтроля только после утверждения описей дел постоянного хранения экспертно-проверочной комиссией соответствующего федерального архива, после этого орган наркоконтроля имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным настоящим пунктом Инструкции порядком.

5.9.3. Архивные и законченные производством номенклатурные дела, журналы и картотеки, кроме дел с реестрами, подтверждающими отправку корреспонденции адресатам, дел с сопроводительными письмами к приказам и изданиям, картотек с карточками, отражающими ход осуществления контроля за исполнением поручений, тематических картотек на приказы и издания, вспомогательных журналов учета передачи документов, уничтожаются после заключения ЭК и получения разрешения руководства органа наркоконтроля.

Другие документы уничтожаются после получения разрешения руководства структурного подразделения органа наркоконтроля.

Отобранные к уничтожению по акту документы и дела хранятся отдельно от других документов, разрывать их до уничтожения запрещается. Производить уничтожение отобранных документов разрешается только после утверждения соответствующих актов.

5.9.4. Уничтожение номенклатурных дел, а также документов с пометкой «Для служебного пользования» производится комиссией в составе не менее трех человек из числа лиц, допущенных к работе с соответствующей категорией уничтожаемых документов, и оформляется актом (формы 35). Непосредственно перед уничтожением комиссия проверяет наличие всех документов, включенных в акт, сверяет их наименования, регистрационные номера и даты, номера экземпляров, количество листов с записями в акте. Уничтожение печатей и штампов с действительным наименованием органа наркоконтроля производится по акту формы 35а.

Уничтожение производится в присутствии всех членов комиссии. При выбытии одного из них в состав комиссии назначается новое лицо. Члены комиссии имеют одинаковые права и несут равную ответственность за правильное составление акта, проверку и полное уничтожение документов, включенных в акт.

Уничтожение документов, изготовленных на бумаге, производится в расположении органа наркоконтроля путем переработки на бумагоперерабатывающих машинах.

При отсутствии бумагоперерабатывающих машин уничтожение производится путем сожжения в специально оборудованных печах, дымоходы которых должны быть перекрыты металлическими сетками.

Абзац исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367.

В помещении, где производится уничтожение, могут находиться только члены комиссии и лицо, обслуживающее бумагоперерабатывающую машину или печь.

По окончании уничтожения члены комиссии должны тщательно осмотреть машину (печь) и лично убедиться, что все документы уничтожены полностью.

Уничтожение удостоверяется отметкой в акте с указанием, когда и каким путем произведено уничтожение, и подписями всех членов комиссии.

В актах на уничтожение документов запрещаются исправления, а также дописки и вычеркивания. В исключительных случаях, при необходимости внесения изменений в акты, прежняя запись зачеркивается одной чертой и производится новая, которая заверяется подписями всех членов комиссии.

В РКФ сотрудником, осуществляющим учет документов, производятся отметки об их уничтожении со ссылкой на номер акта и дату.

5.9.5. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями. Наличие документов в деле перед уничтожением сверяется с внутренней описью.

В случае изъятия из уничтожаемого дела отдельных документов в акте указывается, какие документы изъяты, их регистрационные номера, даты, номера экземпляров, количество листов. Изъятые документы регистрируются в регистрационных формах текущего делопроизводства, о чем указывается в акте.

5.9.6. Акты об уничтожении документов приобщаются в отдельное дело (дела).

5.9.7 Без оформления актом разрешается уничтожать:

а) запросы к информационным ресурсам;

б) исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367;

в) исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367;

г) корешки блокнотов, использованных для подготовки документов, бланков шифртелеграмм и заданий на проведение оперативно-технических мероприятий (ОТМ), а также испорченные бланки шифртелеграмм и заданий на проведение ОТМ;

д) исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367;

е) исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367;

ж) исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367;

з) испорченные бланки строгой отчетности;

и) несекретные документы и несекретные приложения к секретным документам.

Уничтожение перечисленных в настоящем пункте документов и отметки об этом в соответствующих РКФ или корешках производятся двумя сотрудниками. В отметке указываются количество экземпляров (прописью), их номера, дата уничтожения, при необходимости и другие данные. Отметка заверяется подписями сотрудников, уничтоживших документы.

После производства отметок, если документы сразу не уничтожены, они разрываются на части, хранятся отдельно от других документов и по мере накопления уничтожаются с использованием бумагорезательной машины.

5.9.8 Исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367;

6. ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ
ДОКУМЕНТОВ И ИХ ЭВАКУАЦИИ ПРИ ВОЗНИКНОВЕНИИ ПОЖАРА, АВАРИИ,

СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ И ДРУГИХ ЧРЕЗВЫЧАЙНЫХ ОБСТОЯТЕЛЬСТВ

Исключен. - Приказ ФСКН РФ от 10.12.2004 № 367.

7. ПРОВЕРКА СОСТОЯНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И НАЛИЧИЯ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Проверка состояния делопроизводства осуществляется в целях изучения и оценки организации и состояния работы с документами, выявления недостатков и нарушений, установления их причин и выработки предложений, направленных на их устранение и предупреждение, а также оказания необходимой методической помощи.

Проверки подразделяются на комплексные (охватывают все делопроизводство и все участки работы с документами), тематические (изучается состояние одного или нескольких направлений делопроизводства, проверяется наличие документов и т.д.) и контрольные (выясняется действенность принятых мер по устранению недостатков, отмеченных при предыдущей проверке).

7.2 Проверки состояния делопроизводства осуществляют:

а) Управление делами Административного департамента ФСКН России — во всех органах наркоконтроля в плановом порядке или по поручениям руководства ФСКН России;

б) руководители органов наркоконтроля и их секретариаты — в структурных подразделениях органа наркоконтроля не реже одного раза в три года.

7.3. Проверка состояния делопроизводства проводится комиссией или одним лицом, назначенными начальником органа наркоконтроля, в присутствии начальника секретариата (делопроизводства) проверяемого органа (структурного подразделения) наркоконтроля, или его заместителя, или, по их поручению, других лиц из числа сотрудников делопроизводства.

Проверку осуществляют квалифицированные сотрудники органов наркоконтроля, имеющие непосредственное отношение к проверяемым вопросам.

7.4. Лица, осуществляющие проверку, имеют право знакомиться с документами (за исключением материалов, содержащих установочные данные на сотрудников органов наркоконтроля, внедренных в криминальные структуры), регистрационными формами и требовать представления справок, разъяснений по всем вопросам, входящим в их компетенцию.

О выявленных в ходе проверки нарушениях в делопроизводстве информируется начальник проверяемого органа наркоконтроля (подразделения) для принятия мер.

По результатам проверки составляется акт (справка), в котором дается аргументированная оценка состояния делопроизводства, отмечаются вскрытые недостатки, их причины, излагаются выводы и вносятся предложения по совершенствованию делопроизводства.

Первый экземпляр акта (справки) направляется в орган (подразделение), где проводилась проверка, а второй остается в органе, осуществлявшем проверку.

7.5. Проверка наличия документов с пометкой «Для служебного пользования» в каждом органе наркоконтроля (подразделении) проводится ежегодно в течение первого квартала. Для этого приказом начальника органа наркоконтроля создается комиссия. В целях ускорения проверки в каждом структурном подразделении органа наркоконтроля может создаваться самостоятельная комиссия.

Наличие законченных производством дел, регистрационных форм (кроме находящихся в архивах на хранении), а также приказов, изданий, технических документов, блокнотов, тетрадей, магнитных носителей информации и бланков строгой отчетности проверяется за все годы, а остальных документов — за истекший год.

Проверке подлежат также документы, не приобщенные к делам на момент предыдущей проверки.

Проверка проводится путем сверки записей в регистрационных формах с фактическим наличием документов.

7.6. Результаты ежегодной проверки наличия документов оформляются актом, в котором отражается перечень категорий документов, подвергшихся проверке, и их фактическое наличие. Кроме того, указываются вскрытые нарушения и недостатки в делопроизводстве и вносятся предложения по их устранению. К акту прилагаются списки не приобщенных в дела и, возможно, непредъявленных документов. Акт докладывается руководству органа наркоконтроля.

7.7. Руководители органов (подразделений) наркоконтроля и оперативные работники при проверке состояния оперативно-служебной деятельности обязаны уделять внимание вопросам организации и состояния работы с документами, проверять соблюдение правил конспирации, порядок подготовки, рассмотрения, хранения документов и принимать меры к устранению недостатков.

СОГЛАСОВАНО
Статс-секретарь, Первый заместитель
Руководителя Федеральной
архивной службы России
А. Н. Артизов

5 августа 2003 года

Приложение 1
к Инструкции, утвержденной
Приказом Госнаркоконтроля России

от 28 августа 2003 г. № 78

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ,
ПРИМЕНЯЮЩИХСЯ В ОРГАНАХ НАРКОКОНТРОЛЯ, ИХ ИЗГОТОВЛЕНИЕ,
УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ

1. Расположение текстов на бланках с действительным наименованием органов наркоконтроля

1.1 Образцы бланков угловым и продольным штампом ФСКН России

Герб РФ

     Федеральная служба
    Российской Федерации
  по контролю за оборотом
         наркотиков

Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, факса, телефона, электронной почты, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП

   ________ N __________
   на N _____ от _______

Герб РФ

         ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
            ПО КОНТРОЛЮ ЗА ОБОРОТОМ НАРКОТИКОВ

 Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес,
   номер телетайпа, факса, телефона, электронной почты,
                   ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП

__________ N ___________ на N _______ от ________

1.2. Образцы бланков с угловым и продольным штампом для департаментов, территориальных и местных органов ФСКН России

Герб РФ

     Федеральная служба
    Российской Федерации
   по контролю за оборотом
          наркотиков

    Действительное штатное
        наименование

   ________ N __________
   на N _____ от _______

Герб РФ

         ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
            ПО КОНТРОЛЮ ЗА ОБОРОТОМ НАРКОТИКОВ

            Действительное штатное расписание

 Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес,
   номер телетайпа, факса, телефона, электронной почты,
                   ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП

__________ N ___________ на N _______ от ________

1.3 Примеры расположения угловых штампов на бланках

Герб РФ

      Федеральная служба
     Российской Федерации
    по контролю за оборотом
          наркотиков

     ОПЕРАТИВНО-РОЗЫСКНОЙ
         ДЕПАРТАМЕНТ

101990, г. Москва, ул. Маросейка, 12 тел. 925-29-03 факс: 206-97-59 телетайп: ............. @ www._________.ru ОКПО..., ОГРН..., ИНН/КПП...

01.10.2004      2/123
__________ N ____________
     4/118    30.09.2004
на N _____ от ___________

Руководитель Департамента

генерал-майор полиции             ____________ ___________________
                                    (подпись)  (инициалы, фамилия)

Герб РФ

      Федеральная служба
     Российской Федерации
    по контролю за оборотом
          наркотиков

     ДЕПАРТАМЕНТ КАДРОВОГО
          ОБЕСПЕЧЕНИЯ

101990, г. Москва, ул. Маросейка, 12 тел. 925-29-03 факс: 206-97-59 телетайп: ............. @ www._________.ru ОКПО..., ОГРН..., ИНН/КПП...

01.10.2004      8/112
__________ N ____________
     6/108    30.09.2004
на N _____ от ___________

Заместитель руководителя Департамента

генерал-майор полиции             ____________ ___________________
                                    (подпись)  (инициалы, фамилия)

Герб РФ

      Федеральная служба
     Российской Федерации
    по контролю за оборотом
          наркотиков

        УПРАВЛЕНИЕ ПО
     МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

125319, г. Москва, ул. Коккинаки, 5 тел. 213-19-34 факс: 213-07-70 телетайп: @ www.___________.ru ОКПО..., ОГРН..., ИНН/КПП...

01.10.2004      1/101
__________ N ___________
     3/114    30.09.2004
на N _____ от __________

Начальник Управления

генерал-майор полиции          _____________ _____________________
                                 (подпись)    (инициалы, фамилия)

2. Изготовление, учет, хранение, использование и уничтожение бланков

2.1. Бланки с угловыми и продольными штампами с действительным и условным наименованиями органа наркоконтроля, содержащие изображение Государственного герба Российской Федерации (далее — бланки), изготавливаются в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003.

2.2. Для департаментов ФСКН России бланки изготавливаются Административным департаментом ФСКН России.

Для территориальных органов ФСКН России бланки могут изготавливаться полиграфическими предприятиями, имеющими выданные в установленном порядке лицензии на этот вид деятельности и сертификаты, удостоверяющие возможность изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

2.3 Для изготовления бланков оформляется заказ. Основаниями для оформления заказа являются:

а) приказы ФСКН России о создании органов наркоконтроля и присвоении им наименований;

б) необходимость в пополнении имеющегося запаса бланков.

2.4. Право подписи писем (заказов) на изготовление печатей и штампов для органов наркоконтроля предоставляется начальникам этих органов и их заместителям.

2.5. Бланки заказываются строго по наименованиям органов наркоконтроля, присвоенным им в установленном порядке, в необходимом количестве экземпляров.

К заказам прилагаются эскизы бланков с образцами расположения соответствующих текстов.

2.6. Поступившие бланки подлежат учету. Учет ведется раздельно по видам бланков в журнале формы 37 настоящей Инструкции.

2.7. Вся документация по вопросам изготовления, использования и уничтожения бланков приобщается к номенклатурному делу.

2.8. При ликвидации или реорганизации органа наркоконтроля бланки подлежат уничтожению.

Если бланки уничтожаются ликвидационной комиссией, акт об уничтожении (форма 35) приобщается к материалам ликвидационной комиссии.

Бланки уничтожаются путем сожжения или измельчения в бумагоуничтожающей машине.

ФОРМЫ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Форма 10нс

ЖУРНАЛ

регистрации документов, передаваемых по факсимильной связи

Порядковый регистрационный номер	Дата и время поступления документа	Номер поступившего документа	Кол-во листов	Откуда документ поступил: город, позывной, наименование органа, организации, номер телефакса	Кому документ адресован: город, страна, наименование органа, организации, номер телефакса	Дата и время передачи и кто передал документ	Кто принял документ	Кому передан документ на хранение	Расписка в получении и дата	Вид, номер дела, тома	Номера листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

Пояснение: Передача документов, содержащих сведения секретного характера или ограниченного распространения (пометка «Для служебного пользования»), по каналам факсимильной связи запрещена.

Форма 24нс

КАРТОЧКА ВЫДАЧИ _____________________________________________________ _____________________________________________________ (наименование дела, журнала, приказа, издания и др.)

                       N ___________       Том N _______
 "__" _______ 20__ г.                      Экз. N ______

                    На ________ листах

Дата выдачи	Кому выдан (фамилия, инициалы)	Расписка в получении	Дата возврата	Расписка в обратном приеме

Пояснение: Карточка выдачи приказа (издания) уничтожается вместе с документом или при сдаче документа в архив.

Форма 25нс

РЕЕСТР N ____

для временной передачи документов

Порядковый номер	Номер документа	Вид и краткое содержание документа	Номера экземпляров	Кол-во листов в экземпляре	Кому передан. Расписка в приеме и дата	Расписка в обратном приеме и дата
1	2	3	4	5	6	7

Пояснение: Исполнителям реестры выдаются, как правило, в сброшюрованном виде.

Форма 27

ЖУРНАЛ
учета входящих, отпечатанных, исходящих
и внутренних документов

(наименование органа наркоконтроля)

Порядковый номер	Дата регистрации	Номер, дата поступившего документа и гриф секретности	Откуда (от кого) поступил или кому направлен документ	Наименование или краткое содержание документа	Фамилия исполнителя и подразделение	Количество
						экземпляров и их номера	листов в экземпляре	листов основного документа	листов приложения
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Номера блокнота и листов черновика	Номера перепечатанных листов	Отметка об уничтожении черновиков	Кому выдан документ	Расписка в получении документа и дата	Расписка принявшего документ от исполнителя и дата	Номер реестра и дата	Местонахождение документа (номер дела и листа, номер акта на уничтожение и дата)	Примечание
11	12	13	14	15	16	17	18	19

Пояснения:

1. Дата регистрации документов проставляется в начале каждого дня.

2. Если приложение берется на инвентарный учет, то его инвентарный номер проставляется в графе 18.

3. Если в органе наркоконтроля всего один сотрудник делопроизводства, то в графе 18 об уничтожении документа подписывается этот сотрудник и исполнитель.

4. Данная форма применяется для учета входящих и исходящих документов независимо от грифа секретности. Для каждого вида документов заводится отдельный журнал, секретные и несекретные документы учитываются в разных журналах.

Форма 28

ЖУРНАЛ

учета журналов, картотек и законченных производством дел

Порядковый номер и гриф секретности	Наименование журнала, картотеки или дела	Номер по номенклатуре	Номер тома журнала или дела	Количество листов, карточек	Дата заведения	Дата окончания	Ответственный за ведение или хранение журнала, картотеки, дела, расписка и дата	Срок хранения	Отметка о движении журнала, картотеки или дела				Примечание
									номер и дата сдаточной описи	архивный № или порядковый № по описи	куда, когда и за каким номером отправлен	номер и дата акта об уничтожении
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

Пояснение: Журнал переходящий.

Форма 34нс

ЛИЦЕВАЯ КАРТОЧКА
учета выдачи распорядительных документов
____________________________________
(фамилия, имя, отчество)

(подразделение)

Дата выдачи	Наименование, номер и дата документа	№ экземпляра	Расписка в получении	Расписка в обратном приеме и дата
1	2	3	4	5

Форма 35

                                           УТВЕРЖДАЮ
                                    __________________________
                                    __________________________
                                       "__" __________ 20__ г.

АКТ N _________ об уничтожении документов и дел

Комиссия в составе ______________________________________________, (должности, фамилии и инициалы председателя и членов комиссии)

руководствуясь  перечнем  документальных  материалов  и сроками их
хранения,  отобрала к уничтожению утратившие практическое значение

и не имеющие научной и исторической ценности следующие документы и дела:

Порядковый номер	Регистрационный номер и дата документа или дела	Гриф секретности	Наименование документа или дела	Количество экземпляров или томов	Номера экземпляров, томов	Количество листов в экземпляре, томе	Всего листов
1	2	3	4	5	6	7	8

Всего подлежит уничтожению __________________________ наименований (прописью) документов в ______________ экземплярах, дел в ____________ томах. (прописью) (прописью) Записи акта с учетными данными сверены: Председатель комиссии ____________________________________ (подпись) Члены комиссии: ____________________________________ (подпись) ____________________________________ (подпись)

    После утверждения акта перечисленные документы  и  дела  перед
уничтожением сверили с записями  в  акте  и  полностью  уничтожили
путем ___________________.                   "__" ________ 20__ г.

Председатель комиссии ____________________________________ (подпись) Члены комиссии: ____________________________________ (подпись) ____________________________________ (подпись) Отметки в журналах (карточках) учета об уничтожении документов и дел произвел ___________________________________ (Ф.И.О., подпись) «» __________ 20 г.

(Пояснения к форме 35)

1. В графе 2 перед регистрационным номером соответственно ставится: вх., исх., инв. и т.д.

2. Если из уничтожаемых материалов изымаются отдельные документы, то об этом в настоящем акте перед словами «Всего подлежит уничтожению» делается соответствующая отметка с указанием номеров дел и листов, в которые они вновь подшиты.

Форма 35а

УТВЕРЖДАЮ __________________________ __________________________ «__» __________ 2004 г.

АКТ N ____ об уничтожении печатей и штампов

Комиссия в составе:   _______________________________________,

руководствуясь Приказом Госнаркоконтроля России от 27.10.03 № 189,

отобрала  к уничтожению утратившие практическое значение в связи с
ликвидацией  или  реорганизацией  органа наркоконтроля (износа или

повреждения) следующие печати и штампы:

№ п/п	Наименование печатей и штампов	Номера печатей	Кол-во печатей	Оттиски печатей и штампов
1	2	3	4	5

Всего подлежит уничтожению _______ печатей и штампов.

Записи акта с учетными данными сверены: Председатель комиссии ________________________ (Фамилия, инициалы) (подпись) Члены комиссии: ________________________ (Фамилия, инициалы) (подпись) ________________________ (Фамилия, инициалы) (подпись)

    После  утверждения  акта  перечисленные  печати и штампы перед
уничтожением  сверили  с  записями  в  акте и полностью уничтожили
путем _________.                             "__" ________ 2004 г.

Председатель комиссии ________________________ (Фамилия, инициалы) (подпись) Члены комиссии: ________________________ (Фамилия, инициалы) (подпись) ________________________ (Фамилия, инициалы) (подпись) Отметки в журналах (карточках) учета об уничтожении печатей и штампов ___________________________________ (Ф.И.О., подпись) «» __________ 20 г.

Форма 36

                                        ______________________
                                          (гриф секретности)

КАРТОЧКА учета выдачи носителей сведений, составляющих государственную тайну

(вид носителя сведений, его краткое содержание, реквизиты -

  регистрационный номер и дата, гриф секретности, номер

   экземпляра (тома), количество листов, метров и т.д.)

Дата выдачи	Кому выдан (подразделение, фамилия исполнителя)	Номера листов документа (дела), с которыми ознакомился исполнитель	Расписка в получении или ознакомлении, дата	Расписка в обратном приеме, дата
1	2	3	4	5

Форма 37

ЖУРНАЛ

учета рабочих тетрадей

Порядковый номер	Дата регистрации	Наименование производимых записей	Гриф секретности	Количество листов	Кому выдана	Расписка исполнителя в получении и дата	Расписка в обратном приеме и дата	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Пояснения:

1. Журнал переходящий.

2. В графе «Примечание» делаются отметки о движении или уничтожении материалов.

Форма 38

                                                    УТВЕРЖДАЮ
                                             __________________________
                                             __________________________
                                             "__" __________ 20__ г.

НОМЕНКЛАТУРА дел, журналов и картотек учета ___________________________________ (наименование организации) на 20__ год

Порядковый номер	Индекс подразделения	Наименование (заголовок) дела	Гриф секретности	Фамилия исполнителя, которому предоставлено право пользоваться делом	Номер тома	Дата		Количество листов	Срок хранения и статья по перечню	Отметка о движении		Расписка лица, оформившего закрытые дела	Инвентарный номер по журналу (форма 28)	Примечание
						заведения	окончания			где хранится, фамилия ответственного за хранение	расписка и дата
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15

Начальник секретариата _________ ___________________  СОГЛАСОВАНО ____________________ _________
                       (подпись) (инициалы, фамилия)  (должность, подпись руководителя
"__" _______ 20__ г.                                       подразделения РАФ, дата;    _________
N _________                                            протокол ЦЭК (ЭК) от___ N _____
                                                       заинтересованных подразделений  _________

                                                               и дата)

Пояснение: По истечении года в номенклатуре делается итоговая запись о количестве дел, заведенных в течение года.

    Всего  велось  дел _______, журналов _______, картотек ________, из них
взято  на  учет  в  инвентарном  журнале  законченных делопроизводством дел

_______, журналов _______, картотек ________.

Включено в номенклатуру 20__ года переходящих дел _________, журналов ________, картотек ________.

По срокам хранения	Всего	В том числе:
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 1 года)
Временного (до 1 года включительно)
ИТОГО:

Начальник секретариата _____________ ______________________ (подпись) (инициалы, фамилия)

«» __________ 20 г.

Форма 39

ЖУРНАЛ

учета пакетов

Номер и дата реестра (расписки, разносной книги), количество пакетов	Номера пакетов по порядку и их гриф секретности	Номера документов, указанные на пакете	Расписка фельдъегеря (курьера), доставившего корреспонденцию, с указанием даты и времени	Расписка работника режимно-секретного подразделения с указанием даты и времени получения пакетов
1	2	3	4	5

Форма 40

ПАКЕТНО-КОНТРОЛЬНЫЙ

ЖУРНАЛ

Наименование и номер сдаточного документа	Количество пакетов	Расписка фельдъегеря (курьера)	Порядковый номер пакета	Номера документов, указанные на пакете	Откуда поступил документ	Количество листов в документе	Входящий номер документа	Инвентарный номер документа	Расписка работника режимносекретного подразделения в получении документа	Отметка о возврате ошибочно засланных документов	Отметка о проверках наличия документа
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Пояснения:

1. Дата регистрации пакетов проставляется в начале каждого дня.

2. В графе 4 нумеруются по порядку полученные пакеты, а не документы. Число их ежедневно должно соответствовать итогу в графе 2.

3. В графе 11 делается отметка о возврате документа за его входящим номером.

Форма 42

ЖУРНАЛ

учета ______ распорядительных документов

Порядковый номер	Номер и дата документа	Краткое содержание	Кем издан, номер и дата сопроводительного письма	Количество полученных или размноженных экземпляров (выписок)	Номера экземпляров	Количество листов в экземпляре	Данные о рассылке				Отметка о возвращении, номер и дата сопроводительного письма	Номер дела, куда подшит документ, и номера листов	Расписка о проверке наличия документа и дата	Номер и дата акта об уничтожении документа	Примечание
							Куда отправлен	Номер и дата сопроводительного письма	Количество экземпляров	Номера экземпляров
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16

Пояснение: В этом журнале учитываются указы, постановления, распоряжения, приказы, указания, инструкции, решения коллегий и т.п. документы.

Форма 43

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов, находящихся в деле N _______ том N ___ за 20__ год

Порядковый номер	Номер документа и дата		Номер экземпляра	Вид и краткое содержание документа, откуда поступил, кто подготовил	Номера листов дела	Отметка об изъятии документа из дела и его местонахождение
	входящего	подготовленного (исходящего)
1	2	3	4	5	6	7

Всего в опись внесено ___________ документов, на _________ листах, (прописью) ____ листов из дела изъято, взамен их подшито ____________________ (прописью и цифрами) справок-заместителей. Опись составил:

(должность, Ф.И.О. работника режимно-секретного подразделения,

    составившего опись, его подпись с указанием даты)

Форма 44

СПРАВКА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Подшитый в дело N _______ том N ________ на ___________ листах

_________________________________________________________, (наименование документа: справка, доклад, письмо и т.д. и гриф его секретности) учтенный за __________________ N ________ «» ___________ 20 г. на ______ листах, и приложение к нему, учтенное за _____ N _______ «» _________ 20 г., имеющий гриф секретности ________________, из данного дела изъят и:

а) подшит в дело N ______ том N __________ листы _____________

за 20__ г.;

б) направлен ____________ "__" _________ 20__ г.
                (кому)

при исх. N , копия которого подшита в дело N _____________ том N _________ лист_______;

в) выдан во временное пользование ____________________________

_________________________________________________________________; (кому и по какому учетному документу)

г) уничтожен_________________________________________________.
                         (номер акта и дата)
Основание: ___________________________________________________
                   (кто разрешил изъятие документа,
                  фамилия, должность и его подпись)
Документ из дела изъял:

_________________      _____________
     (Ф.И.О.)            (подпись)

«» ________ 20 г.

Документ принял на ___________________________________________
                       (отправку, подшивку в другое дело,
                               передачу исполнителю)

_________________      _____________
     (Ф.И.О.)            (подпись)

«» ________ 20 г.

Форма 44а

ОБРАЗЕЦ
итоговой заверительной надписи,

которая производится в конце дела

На отдельном листе, помещаемом в конце дела, делается заверительная надпись следующего содержания:

Всего в настоящем деле (томе) пронумеровано, прошнуровано и опечатано (опломбировано) печатью N __ ___________________ листов. (цифрами, прописью) Внутренняя опись документов на _______________________ листах. (цифрами, прописью)

 (должность, Ф.И.О. сотрудника, формировавшего дело, его
                подпись с указанием даты)

В этой надписи указываются номера листов, повторенные или пропущенные при нумерации, склеенные, с наклеенными фотоотпечатками и т.д.

Форма 45

НАРЯД N _____ на размножение документов

Подразделение _______________________________________________ Наименование работы _________________________________________ (печатание, размножение, переплет и т.п.)

Регистрационный номер подлинника (оригинала) и дата	Гриф секретности	Количество листов оригинала	Количество требующихся экземпляров	Выполнение работ			Отметка об уничтожении брака (номер и дата акта об уничтожении брака документов особой важности), подписи лиц, сделавших отметку, дата
				Количество изготовленных экземпляров	Количество листов в экземпляре	Количество бракованных листов
1	2	3	4	5	6	7	8

Начальник подразделения-заказчика ___________ «» ______ 20 г. (подпись)

«Разрешаю»: начальник режимно-секретного подразделения ___________ «» ______ 20 г. (подпись) Отметки в форме учета о дополнительно изготовленных экземплярах (листах) произвел: Ответственный за учет _______________ «» _________ 20 г. (подпись)

Форма 50

ЖУРНАЛ

учета нарядов

Порядковый номер	Регистрационный номер подлинника (оригинала)	Гриф секретности	Подразделениезаказчик	Наименование работы	Подразделение — исполнитель заказа	Количество требующихся экземпляров (тираж)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Форма 51

ЖУРНАЛ учета выполнения ___________ работ по нарядам в _____________________________________________ (наименование множительного подразделения)

Порядковый номер	Номер наряда и дата	Номер документа и дата	Количество листов оригинала	Расписка исполнителя работ за принятый для размножения документ и наряд	Требуется изготовить экземпляров или листов	Изготовлено экземпляров или листов	Количество листов брака	Дата выполнения работы	Дата и расписка работника в получении выполненной работы, оригинала и наряда	Дата и расписка в уничтожении печатных форм и листов брака	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Форма 54

ЖУРНАЛ

учета _______________ изданий

Порядковый

Наименование издания

Номер издания

Гриф секретности

Издано или поступило

Распределение

Возврат

Уничтожение

Примечание

номер

откуда поступило или кем издано

вх. № сопроводительного письма (номер наряда) и дата

количество экземпляров

номера экземпляров

куда и кому направлено

номер исходящего письма и дата (N дела, в котором подшит указатель рассылки)

количество и номера экземпляров

входящий номер сопроводительного письма и дата

номера экземпляров

номер и дата акта

Форма 65

ЖУРНАЛ

записей о вскрытии сейфов, металлических шкафов и хранилищ

Порядковый номер	Номер сейфа (шкафа, хранилища)	Подразделение и фамилия сотрудника, пользующегося сейфом (шкафом, хранилищем)	Дата вскрытия	Номер печати, которой был опечатан сейф (шкаф, хранилище)	Кто произвел вскрытие	С чьего разрешения производилось вскрытие и с какой целью	Номера изъятых документов и кому они переданы	Номера печатей, которыми опечатаны		Подписи лиц, проводивших вскрытие
								сейф (шкаф, хранилище)	ключи от сейфа (шкафа, хранилища)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Форма 66

                                               Лист N ________

ВЕДОМОСТЬ регистрации документов «» ________ 20 года

Порядковый регистрационный номер, гриф секретности и дата подписи	Вид и краткое содержание документа	Кем подготовлен (подразделение, фамилия), номер блокнота, спецтетради, кол-во, номера листов черновика	Количество экземпляров, листов, отметки о движении документов						Местонахождение документов. Отметка об уничтожении		Дата проверки наличия
			количество экземпляров	номера экземпляров	Всего листов в экз.		Кому передан, резолюция, кому направлен, отметка о взятии на контроль, исполнении	Расписка в получении, номер реестра и дата или номер журнала сдачи пакетов (док-тов)
					основного документа	приложения			вид и номер тома	номера листов
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Пояснения:

1. В графе 1 под регистрационным номером проставляется обозначение грифа: ДСП, С, СС, ОВ.

2. Дата в графе 1 проставляется после подписи документа.

3. По окончании года ведомости подбираются по листам, подшиваются и хранятся как журналы формы 27.

Форма 67

РЕЕСТР N ______ на корреспонденцию, направляемую через спецсвязь или фельдъегерскую службу

                                         "__" ________ 20__ г.

           Отправитель _______________________
                  Договор N ___________

Порядковый номер	Куда адресован пакет (город, область)	Кому адресован пакет (подробное наименование адресата)	Номер пакета (документов)	Гриф секретности	Заполняет приемщик
					вес пакетов	сумма сбора за доставку
						руб.	коп.

Итого ______________ пакетов (прописью)

Отправитель ______________________________________________________ (должность и подпись, заверенная печатью) Принято _____________________________ пакетов «» _______ 20 г. Экспедитор-приемщик СС (ФС) ______________________ (подпись)

Форма 68

         ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
            ПО КОНТРОЛЮ ЗА ОБОРОТОМ НАРКОТИКОВ

    (действительное наименование органа наркоконтроля)

                                          ____________________
                                           (гриф секретности)

ДЕЛО N ___

             (наименование (заголовок) дела)

Инв. N _____                                 Том N ____

Срок хранения                Начат "__" ___________ 20__ г.
_____________________        Окончен "__" ___________ 20__ г.
(по перечню п. _____)        На ____________ листах

                         Дело в ________ томах

Форма 69

                                          ____________________

                                          Утверждаю
                                ______________________________
                                         (должность)
                                ______________________________
                                  (подпись, инициалы, фамилия)
                                "__" __________ 20__ г.

АКТ N ___ приема-передачи документов ______________________________________________ (основание приема-передачи, _______________________________________________ должность, специальное звание, _______________________________________________ фамилия и инициалы сдающего и принимающего) __________________________ следующие документы:

№ п/п	Регистрационный номер, дата документа или дела	Гриф секретности	Наименование документа или дела	Количество экземпляров	Номера экземпляров	Количество листов в экземпляре
1	2	3	4	5	6	7

Всего ____________________________________________________________ наименований документальных материалов в ____________ экземплярах. Сдал: _____________________________ (инициалы, фамилия) Принял: _____________________________ (инициалы, фамилия) «» __________ 20 г.

Пояснение: В графе 2 перед регистрационным номером документа соответственно ставится: вх., исх., инв. и т.д.

Образец оформления обложки журналов

Форма 10нс

Инв. N ___________ ____________________ (гриф секретности) Срок хранения

ЖУРНАЛ N _____ регистрации документов, передаваемых по факсимильной связи ______________________________________ (наименование органа наркоконтроля, ______________________________________ подразделения)

                                          Том N _____
                                 Начат "__" __________ 20__ г.
                               Окончен "__" __________ 20__ г.
                                          На ______ листах
                                          Журнал в _____ томах