Приказ Росграницы от 07.05.2009 № 66

«Об утверждении Регламента подготовки и проведения совещаний в центральном аппарате Федерального агентства по обустройству государственной границы Российской Федерации и организации контроля за выполнением поручений, содержащихся в протоколах совещаний»

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБУСТРОЙСТВУ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАНИЦЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 7 мая 2009 г. № 66

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ПО ОБУСТРОЙСТВУ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАНИЦЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕМ ПОРУЧЕНИЙ,

В соответствии с Регламентом Федерального агентства по обустройству государственной границы Российской Федерации, утвержденным Приказом Росграницы от 6 июня 2008 г. № 58 (с изменениями, внесенными Приказом Росграницы от 6 ноября 2008 г. № 117), в целях дальнейшего совершенствования организационного обеспечения, системы контроля исполнительской дисциплины по выполнению решений, принимаемых на совещаниях в центральном аппарате Федерального агентства по обустройству государственной границы Российской Федерации, приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Регламент подготовки и проведения совещаний в центральном аппарате Федерального агентства по обустройству государственной границы Российской Федерации и организации контроля за выполнением поручений, содержащихся в протоколах совещаний (далее — Регламент).

2. Заместителям, советникам и помощникам руководителя, руководителям структурных подразделений центрального аппарата, территориальных органов Росграницы обеспечить реализацию положений Регламента.

3. Подведомственной Федеральному агентству по обустройству государственной границы Российской Федерации организации установить порядок выполнения поручений, содержащихся в протоколах совещаний, с учетом положений Регламента.

4. Признать утратившим силу Приказ Росграницы от 10 ноября 2008 г. № 118 «О порядке подготовки, проведения совещаний в Федеральном агентстве по обустройству государственной границы Российской Федерации и организации контроля за выполнением поручений, содержащихся в протоколах совещаний».

5. Контроль за выполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

РЕГЛАМЕНТ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ПО ОБУСТРОЙСТВУ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАНИЦЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕМ ПОРУЧЕНИЙ, СОДЕРЖАЩИХСЯ В ПРОТОКОЛАХ СОВЕЩАНИЙ

I. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок подготовки и проведения совещаний в центральном аппарате Федерального агентства по обустройству государственной границы Российской Федерации (далее — Агентство) под председательством руководителя Агентства и его заместителей.

Совещания под руководством иных должностных лиц центрального аппарата, территориальных органов Росграницы и подведомственных организаций проводятся в соответствии с положениями Регламента Федерального агентства по обустройству государственной границы Российской Федерации, утвержденного Приказом Росграницы от 6 июня 2008 г. № 58, иными нормативными актами, а также указаниями должностного лица, созывающего совещание.

Порядок подготовки, проведения и оформления итогов работы (решений) заседаний комиссий, советов, рабочих групп и иных коллегиальных органов, председателями (руководителями) которых являются должностные лица Агентства, определяются правовыми актами о создании таких органов.

1.2. Совещания в центральном аппарате Агентства проводятся в соответствии с планами деятельности Агентства, поручениями руководителя Агентства и резолюциями заместителей руководителя Агентства.

1.3. Должностное лицо, созывающее совещание, является председателем совещания.

1.4. В целях надлежащей подготовки и проведения совещаний, оформления решений, принятых по результатам обсуждения вопросов, председатель совещания назначает секретаря.

1.5. В Агентстве проводятся оперативные и тематические совещания (Приложение № 1).

1.6. Оперативные совещания у руководителя Агентства проводятся еженедельно, как правило, по понедельникам. Оперативные совещания являются одной из форм коллективного рассмотрения текущих вопросов деятельности Агентства.

1.7. Тематические совещания проводятся по мере необходимости. Основной задачей тематических совещаний является выработка единых взглядов по наиболее важным вопросам деятельности Росграницы, требующих принятия решений руководством Агентства.

1.8. Для обсуждения вопросов деятельности территориальных органов Росграницы и подведомственных организаций, а также иных вопросов, могут проводиться выездные совещания. Необходимость проведения выездного совещания, состав участников, место и порядок проведения определяются руководителем Агентства.

1.9. Вопросы, требующие совместных решений Росграницы и других федеральных органов исполнительной власти, могут обсуждаться на межведомственных совещаниях.

1.10. Решение о вызове руководителей территориальных органов Росграницы и подведомственных организаций для участия в совещании, а также направление приглашений членам Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатам Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, членам Правительства Российской Федерации, руководителям федеральных органов исполнительной власти, другим аналогичным по статусу должностным лицам принимается руководителем Агентства.

Предложения о необходимости участия в совещании указанных должностных лиц вносит руководитель структурного подразделения, ответственного за подготовку материалов по рассматриваемому вопросу.

1.11. К каждому совещанию разрабатывается повестка дня, список участников и информационная справка <1> с изложением существа вопроса и обоснованием предложений в проект протокола совещания. Информационная справка подписывается руководителем структурного подразделения (должностным лицом), ответственным за подготовку вопроса, и согласовывается с курирующим заместителем руководителя Агентства.

---

<1> Объем справки (без приложений), как правило, не должен превышать 3 страницы текста, напечатанного через 1,0 интервал.

1.12. Ответственными за своевременность, полноту и качество подготовки материалов по вопросам, рассматриваемым на совещании, являются руководители структурных подразделений (должностные лица) центрального аппарата, территориальных органов Росграницы и подведомственных организаций, которым это поручено.

1.13. В целях оперативного решения вопросов устанавливается регламент, который, как правило, предусматривает продолжительность доклада до 10 минут, содоклада до 5 минут, выступления в прениях до 3 минут.

1.14. По результатам обсуждения каждого вопроса председателем совещания подводятся общие итоги, выделяются наиболее важные аспекты, затронутые в докладах и выступлениях, определяются направления решения проблемных вопросов и ответственные должностные лица за исполнение предложенных к выполнению мероприятий.

1.15. По итогам совещания оформляется протокол, в котором отражаются результаты обсуждения рассматриваемых вопросов, определяются меры, направленные на совершенствование деятельности Агентства, повышение эффективности реализации возложенных на Росграницу полномочий (Приложение № 2).

Поручения, содержащиеся в протоколе совещания, являются обязательными для исполнения всеми должностными лицами Агентства и подведомственных организаций.

1.16. Систематизация протоколов осуществляется по согласованию с начальником отдела делопроизводства Управления делами и делопроизводства. Как правило, их нумерация осуществляется по видам совещаний: протоколы оперативных совещаний, тематических совещаний, а также протоколы заседаний коллегиальных органов.

1.17. В ходе подготовки совещания по вопросам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, принимаются меры по выбору помещения, аттестованного для их проведения. При этом подготовка и проведение такого совещания осуществляются с учетом требований Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и других нормативных правовых актов Росграницы по этому вопросу.

1.18. Протоколы совещаний и другие документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, оформляются с соблюдением установленных порядка и правил ведения секретного делопроизводства.

1.19. Размещение информации, содержащейся в протоколах совещаний, в средствах массовой информации и общедоступных компьютерных сетях осуществляется в порядке, установленном в Росгранице.

1.20. Должностные лица, допустившие нарушения установленного в Росгранице порядка размещения информации, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

II. Порядок подготовки и проведения оперативных совещаний

2.1. Оперативные совещания проводятся под председательством руководителя Агентства. В случае отсутствия руководителя Агентства и (или) по его поручению проведение оперативного совещания возлагается на одного из заместителей.

2.2. В оперативных совещаниях принимают участие: заместители, помощники, советники руководителя Агентства, руководители структурных подразделений центрального аппарата, иные должностные лица Агентства. По решению руководителя на совещание могут быть приглашены руководители территориальных органов Росграницы и подведомственных организаций.

2.3. Оперативное совещание проводится в соответствии с перечнем вопросов, определенных руководителем Агентства. Указанный перечень в форме повестки дня доводится до сведения участников совещания.

Участники совещания, при необходимости, могут вносить предложения о включении вопросов в повестку дня для рассмотрения на очередных оперативных совещаниях.

2.4 Организационно-контрольное управление (секретарь совещания):

формирует повестку дня оперативного совещания, список участников и за три рабочих дня до проведения совещания представляет их на утверждение руководителю Агентства;

в течение одного рабочего дня после утверждения тиражирует повестку дня и рассылает ее участникам совещания;

осуществляет сбор информационных справок и анализ предложений в проект протокола;

осуществляет оповещение участников оперативного совещания о дате и времени его проведения, при необходимости направляет приглашения на оперативное совещание руководителям территориальных органов Росграницы и подведомственных организаций;

формирует комплекты документов по вопросам, рассматриваемым на совещании, для вручения руководителю Агентства и его заместителям;

обеспечивает аудиозапись проведения совещания;

оформляет проект протокола оперативного совещания, согласовывает его с заместителями руководителя Агентства и не позднее двух рабочих дней со дня проведения совещания представляет его руководителю Агентства;

передает оригинал протокола и материалы совещания, с приложением указателя рассылки, на регистрацию и хранение в отдел делопроизводства Управления делами и делопроизводства;

осуществляет оперативный контроль выполнения решений, содержащихся в протоколах оперативных совещаний, и еженедельное информирование руководителя Агентства о выполнении поручений;

ежеквартально обобщает результаты выполнения решений, содержащихся в протоколах оперативных совещаний, и при необходимости готовит предложения руководителю Агентства по повышению исполнительской дисциплины.

2.5. Структурное подразделение центрального аппарата, ответственное за подготовку материалов по рассматриваемому на совещании вопросу:

разрабатывает информационную справку и предложения в проект протокола совещания, которые согласовывает с курирующим заместителем руководителя Агентства, тиражирует документы совещания и не позднее одного рабочего дня до проведения совещания направляет их участникам совещания и в Организационно-контрольное управление;

при необходимости осуществляет приглашение на оперативное совещание специалистов структурных подразделений центрального аппарата, территориальных органов Росграницы и подведомственных организаций.

2.6 Отдел делопроизводства Управления делами и делопроизводства:

осуществляет регистрацию протоколов оперативных совещаний, в том числе с использованием системы электронного документооборота;

после подписания протокола руководителем Агентства в течение одного рабочего дня доводит его до участников совещания и других работников центрального аппарата, территориальных органов Росграницы и подведомственных организаций в соответствии с указателем рассылки;

организует хранение оригиналов протоколов и других материалов оперативных совещаний (повестки дня совещаний, информационные справки).

2.7. Руководитель (должностное лицо) структурного подразделения центрального аппарата, территориального органа Росграницы и подведомственной организации, на которого возложено выполнение поручения, содержащегося в протоколе оперативного совещания:

организует исполнение поручения и письменно докладывает руководителю Агентства о его выполнении, если в протоколе не было указано иное должностное лицо, в сроки, установленные в протоколе;

в случае невозможности выполнения поручения в установленный срок обращается в письменной форме к руководителю Агентства с мотивированным объяснением причин его неисполнения и предложением об установлении нового срока реализации;

организует представление в Организационно-контрольное управление сведений о ходе исполнения поручений, содержащихся в протоколах, а также о принятых решениях руководителя Агентства по переносу сроков их исполнения.

2.8. Материально-техническое обеспечение проведения оперативного совещания (предоставление и подготовка помещения, обеспечение работоспособности звукоусиливающей, звукозаписывающей аппаратуры и средств отображения видеоинформации и т.д.) осуществляют отдел хозяйственного обеспечения Управления делами и делопроизводства и отдел информационных технологий Управления обустройства объектов государственной границы и администрирования пунктов пропуска в соответствии с установленными полномочиями.

III. Порядок подготовки и проведения тематических совещаний

3.1. Тематическое совещание созывается руководителем Агентства или одним из его заместителей.

3.2. Председатель совещания определяет структурное подразделение Росграницы либо должностное лицо, ответственное за организацию тематического совещания.

3.3. В тематическом совещании принимают участие только те руководители структурных подразделений центрального аппарата, территориальных органов Росграницы и подведомственных организаций, в чью компетенцию входит решение рассматриваемых вопросов.

Решение о привлечении специалистов структурных подразделений к обсуждению вопросов, выносимых на совещание, принимается председателем совещания.

3.4. Структурное подразделение Росграницы (секретарь совещания), ответственное за организацию подготовки тематического совещания:

за пять рабочих дней до проведения совещания формирует повестку дня и список участников, представляет их на утверждение председателю совещания;

после утверждения председателем совещания тиражирует повестку дня и не менее чем за три рабочих дня до проведения совещания рассылает ее участникам;

осуществляет сбор информационных справок и анализ предложений в проект протокола;

формирует комплект документов для вручения председателю совещания;

осуществляет заказ помещения, в котором предполагается проведение совещания, и оформление пропусков для прохода в административное здание Росграницы (по необходимости);

обеспечивает аудиозапись проведения совещания;

оформляет проект протокола тематического совещания и не позднее двух рабочих дней со дня проведения совещания представляет его председателю совещания;

передает оригинал протокола и материалы совещания, проводимого под председательством руководителя Агентства, с приложением указателя рассылки, на регистрацию и хранение в отдел делопроизводства Управления делами и делопроизводства. Подлинники протоколов и материалы совещаний, проводимых под председательством заместителей руководителя Агентства, передаются на регистрацию и хранение в соответствующие секретариаты заместителей руководителя Агентства.

3.5. Регистрация, тиражирование и рассылка протоколов совещаний, на которых председательствовал руководитель Агентства, осуществляется отделом делопроизводства Управления делами и делопроизводства в порядке и сроки, установленные п. 2.6 настоящего регламента.

3.6. Контроль выполнения поручений, содержащихся в протоколах тематических совещаний, подписанных руководителем Агентства, возлагается на Организационно-контрольное управление.

3.7 Секретариат заместителя руководителя Агентства, председательствующего на тематическом совещании:

осуществляет регистрацию протоколов тематических совещаний, в том числе с использованием системы электронного документооборота;

после подписания протокола в течение одного рабочего дня доводит его до участников совещания, других заинтересованных работников центрального аппарата, территориальных органов Росграницы и подведомственных организаций;

организует хранение оригиналов протоколов тематических совещаний и других материалов (повестка дня совещания, информационная справка);

осуществляет оперативный контроль выполнения решений, содержащихся в протоколах тематических совещаний, и информирование председателя совещания о выполнении поручений;

ежеквартально подводит итоги, обобщает результаты выполнения решений, содержащихся в протоколах тематических совещаний, готовит предложения по повышению исполнительской дисциплины.

3.8. Руководитель (должностное лицо) структурного подразделения центрального аппарата, территориального органа Росграницы и подведомственной организации, на которого возложено выполнение поручения, содержащегося в протоколе тематического совещания:

организует исполнение поручения и письменно докладывает председателю совещания о его выполнении, если в протоколе не было указано иное должностное лицо, в сроки, установленные в протоколе;

в случае невозможности выполнения поручения в установленный срок обращается в письменной форме к председателю совещания с мотивированным объяснением причин его неисполнения и предложением об установлении нового срока реализации,

3.9. Материально-техническое обеспечение проведения тематического совещания (предоставление и подготовка помещения, обеспечение работоспособности звукоусиливающей, звукозаписывающей аппаратуры и средств отображения видеоинформации и т.д.) осуществляют отдел хозяйственного обеспечения Управления делами и делопроизводства и отдел информационных технологий Управления обустройства объектов государственной границы и администрирования пунктов пропуска в соответствии с установленными полномочиями.

IV. Особенности подготовки и проведения выездных совещаний

4.1. Тематическое совещание, проводимое вне административного здания Росграницы (далее — выездное совещание) под председательством руководителя (заместителя руководителя) Агентства, может быть организовано в плановом порядке либо в соответствии с решением руководителя Агентства, выраженным в форме протокольных поручений, резолюций на документах и т.п.

4.2 Подразделение (должностное лицо), ответственное за организацию и проведение совещания:

разрабатывает проект приказа Росграницы о проведении выездного совещания;

разрабатывает план подготовки и повестку дня совещания, утверждаемые руководителем Агентства.

4.3 Приказ Росграницы о проведении выездного совещания должен содержать следующие сведения:

срок и место проведения совещания;

структурные подразделения (должностные лица), ответственные за подготовку материалов по рассматриваемым вопросам;

порядок финансирования расходов, необходимых для проведения совещания;

порядок материально-технического обеспечения выездного совещания;

другие организационные вопросы.

4.4. Подготовка, проведение выездных совещаний и организация контроля за выполнением поручений, содержащихся в протоколах, осуществляются в соответствии с положениями раздела III настоящего Регламента.

	Понедельник	Вторник	Среда	Четверг	Пятница
10.00	10.00 — 11.00 — оперативное совещание у руководителя Росграницы			10.00 — 13.00 — заседания коллегии Росграницы <1>
11.00	11.00 — 11.20 — рабочая встреча руководителя Росграницы с заместителями руководителя	11.00 — 12.00 — тематическое совещание под председательством статссекретаря — заместителя руководителя В.И. Гончарова <2>	11.00 — 12.00 — тематическое совещание под председательством заместителя руководителя	11.00 — 12.00 — тематическое совещание под председательством заместителя руководителя
11.30	11.30 — 13.00 — рабочие встречи с руководителями структурных подразделений		В.Н. Ельцова <2>	Ю.В. Бородина <2>
12.00
13.00
14.00			14.00 — 15.00 — заседания экспертного совета Росграницы <3>
15.00
16.00		16.00 — 18.00 — заседания рабочих групп МВК (руководители — должностные лица	16.00 — 17.00 — заседания бюджетной комиссии Росграницы <4>
17.00		Росграницы)

---

<1> Заседания коллегии Росграницы проводятся ежеквартально в первой декаде последнего месяца.

<2> Совещания проводятся по мере необходимости.

<3> Заседания проводятся во вторую и четвертую недели месяца.

<4> Заседания бюджетной комиссии проводятся не реже одного раза в квартал.

ПРОТОКОЛ совещания у руководителя Федерального агентства по обустройству государственной границы Российской Федерации

«_» ___________ 200 г. N _______

---

                              Москва

Председательствовал — И.О. Фамилия Присутствовали:

Наименование должности                                         И.О. Фамилия
Наименование должности                                         И.О. Фамилия
Наименование должности                                         И.О. Фамилия
Наименование должности                                         И.О. Фамилия

I. Об итогах деятельности _______ управления за первое полугодие текущего года ________________________________________ (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

1. Принять к сведению ___________________

2. Начальнику управления ________________

II. Вопросы текущей деятельности ________________________________________ (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

1. Начальникам управлений _______________

Руководитель И.О. Фамилия

---