Приказ Росграницы от 10.11.2008 № 118

«О порядке подготовки, проведения совещаний в Федеральном агентстве по обустройству государственной границы Российской Федерации и организации контроля за выполнением поручений, содержащихся в протоколах совещаний»

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБУСТРОЙСТВУ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАНИЦЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 10 ноября 2008 г. № 118

О ПОРЯДКЕ ПОДГОТОВКИ, ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ ПО ОБУСТРОЙСТВУ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАНИЦЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕМ ПОРУЧЕНИЙ, СОДЕРЖАЩИХСЯ В ПРОТОКОЛАХ СОВЕЩАНИЙ

В целях совершенствования организационного обеспечения, системы контроля исполнительской дисциплины по выполнению принимаемых на совещаниях в Федеральном агентстве по обустройству государственной границы Российской Федерации решений и поручений приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке подготовки, проведения совещаний в Федеральном агентстве по обустройству государственной границы Российской Федерации и организации контроля за выполнением поручений, содержащихся в протоколах совещаний (далее — Положение).

2. Заместителям руководителя, советникам руководителя, начальникам управлений обеспечивать реализацию Положения.

3. Контроль за выполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

Д. А. Безделов

от 10 ноября 2008 г. № 118

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ ПОДГОТОВКИ, ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ ПО ОБУСТРОЙСТВУ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАНИЦЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕМ ПОРУЧЕНИЙ, СОДЕРЖАЩИХСЯ В ПРОТОКОЛАХ СОВЕЩАНИЙ

1. Порядок подготовки, проведения совещаний

1.1. Совещания в Федеральном агентстве по обустройству государственной границы Российской Федерации (далее — совещания) проводятся в соответствии с организационно-информационным планом Федерального агентства по обустройству государственной границы Российской Федерации (далее — Агентство), поручениями и резолюциями руководителя Федерального агентства по обустройству государственной границы Российской Федерации (далее — руководитель Агентства), резолюциями заместителей руководителя, советников руководителя, начальников управлений.

Перечень вопросов, запланированных для рассмотрения на совещании, доводится сотрудниками структурного подразделения, ответственного за проведение совещания, до сведения (при необходимости) руководителя Агентства, заместителей руководителя, помощника руководителя, советников руководителя, начальников управлений, руководителей подведомственных организаций и территориальных органов Росграницы в целях обеспечения своевременной подготовки материалов к намеченным совещаниям.

1.2. Ответственность за организацию подготовки совещания возлагается, как правило, на руководителя структурного подразделения Агентства, ответственного за проведение совещания (далее — лицо, ответственное за подготовку совещания), а в отдельных случаях — на заместителей руководителя, помощника руководителя, советников руководителя, в соответствии с их компетенцией.

1.3. В отношении выездных совещаний, проводимых в иных организациях, лицо, ответственное за подготовку совещания, в обязательном порядке информирует о планируемом мероприятии начальника Управления делами.

1.4. Лицо, ответственное за подготовку совещания, не менее чем за два рабочих дня до проведения планового или внепланового совещания определяет состав участников совещания, о чем информирует Управление делами.

Список участников совещания по секретным вопросам согласовывается с отделом защиты государственной тайны, мобилизационной подготовки и гражданской обороны Агентства.

В совещаниях принимают участие (при необходимости): руководитель Агентства, заместители руководителя, помощник руководителя, советники руководителя, начальники управлений, сотрудник, ответственный за ведение протоколов совещаний, иные сотрудники Агентства, руководители и (или) сотрудники подведомственных организаций и (или) территориальных органов Росграницы.

Участие в совещании нескольких должностных лиц от управления, подведомственных организаций и (или) территориальных органов Росграницы допускается в случаях, связанных с необходимостью детализации обсуждаемой проблемы.

Вопрос о приглашении на совещание членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, членов Правительства Российской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной власти, других аналогичных по статусу должностных лиц согласовывается с руководителем Агентства.

1.5 Лицо, ответственное за подготовку к совещанию, обеспечивает:

1.5.1. Представление в Управление делами (при необходимости — помощнику руководителя, советникам руководителя), иным сотрудникам Агентства, участвующим в организации проведения совещания, не менее чем за два рабочих дня до даты планируемого совещания, следующих материалов:

проекта повестки совещания с указанием докладчиков (содокладчиков);

проекта протокола совещания;

списка планируемых участников совещания по установленной форме, с указанием их Ф.И.О. и занимаемых должностей (каждого), а для совещаний по секретной тематике — формы допуска к государственной тайне и номеров вопросов (согласно проекту повестки совещания), на обсуждение которых они приглашены;

сводной информации по существу рассматриваемых вопросов, при необходимости — согласованных с заинтересованными структурными подразделениями проектов актов Агентства по конкретному вопросу (со справкой по имеющимся разногласиям, при наличии таковых).

Указанные материалы подписываются или визируются лицом, ответственным за подготовку совещания.

1.5.2. Не менее чем за один рабочий день до совещания приглашение участников, а также оповещение участников при отмене совещания или его переносе.

1.6 Управление делами осуществляет (при необходимости) координацию следующих работ по подготовке совещаний:

1.6.1. Предоставление и подготовку помещений для проведения совещаний, звукоусиление, звукозаписывающее и организационно-хозяйственное обслуживание совещаний.

1.7. В оперативном порядке проход в здание Агентства и в зону проведения совещаний осуществляется по списку участников совещаний, завизированному начальником Управления делами.

1.8 Управление делами:

обеспечивает включение перечня намеченных совещаний в организационно-информационный план Агентства;

информирует руководителя Агентства о плане совещаний.

2. Порядок оформления протоколов совещаний

2.1. В соответствии с решениями, принятыми по рассмотренным на совещании вопросам, сотрудником, ответственным за составление протокола совещания, не позднее чем в 3-дневный срок с момента проведения совещания, дорабатывается проект протокола и представляется на подпись руководящему работнику Агентства, председательствовавшему на совещании. К работе над проектом протокола (при необходимости) привлекаются ответственные специалисты управлений, подведомственных организаций и (или) территориальных органов Агентства. Окончательная редакция проекта протокола, в отдельных случаях, согласовывается с соответствующими начальниками управлений Агентства.

Подготовка проектов протоколов совещаний у руководителя, заместителей руководителя Агентства осуществляется сотрудниками Управления делами, проекты протоколов иных совещаний готовятся лицами, ответственными за проведение совещаний, причем копии протоколов иных совещаний направляются в Управление делами.

Контроль выполнения протокола в целом возлагается, как правило, на лицо, ответственное за проведение совещания, или лицо, его замещающее, с учетом распределения обязанностей и характера рассматриваемого вопроса.

Лицо, ответственное за подготовку к совещанию, определяет круг лиц, которым рассылается протокол или выписка из протокола, с учетом данных на совещаниях поручений. Экземпляр протокола в обязательном порядке направляется в общий отдел Управления делами.

2.2. Протоколы совещаний подразделяются на «оперативные» (по результатам совещаний, проводимых по оперативным вопросам), «тематические» (по отдельным проблемам), а также протоколы заседаний комиссий, общественных советов и иных органов, председателями которых являются руководящие работники Агентства.

Соответствующая систематизация протоколов осуществляется по согласованию с начальником Управления делами.

В протоколах совещаний указываются: номер протокола, дата проведения, перечень присутствовавших, записываются (при необходимости) рассмотренные вопросы и фамилии выступивших по ним. Ход обсуждения не записывается, но (при необходимости) отдельно по каждому вопросу кратко излагается суть обсуждаемого вопроса. Полностью формулируется поручение с указанием должностных лиц, которым дается поручение, а также сроков его исполнения. После утверждения протокола руководящим работником Агентства, председательствовавшем на совещании, сроки исполнения поручений считаются обязательными для нижестоящих сотрудников.

2.3. При наличии в протоколе совещания сведений, составляющих государственную тайну, начальником режимно-секретного подразделения Агентства вносятся предложения руководителю Агентства по присвоению документу соответствующего грифа секретности.

Протоколы совещаний по секретным вопросам и другие относящиеся к ним документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, оформляются и регистрируются с соблюдением порядка и правил ведения секретного делопроизводства в режимно-секретном подразделении Агентства. Засекреченные материалы совещаний рассылаются по указанию руководителя Агентства, согласно утвержденному им списку рассылки. Программа проведения совещания по секретным вопросам, его протокол, список участников с отметками о присутствовавших приобщаются в номенклатурное дело режимно-секретного подразделения Агентства.

2.4. Лицо, ответственное за проведение совещания, принимает меры по предотвращению поступления информации, содержащейся в протоколах совещаний, в средства массовой информации и общедоступные компьютерные сети.

2.5. Должностные лица, допустившие факт передачи либо распространения информации, содержащейся в протоколах не по назначению, привлекаются к ответственности в соответствии с действующими должностными регламентами Росграницы.

2.6. Общий отдел Управления делами обеспечивает регистрацию, копирование и рассылку протоколов совещаний, не содержащих секретных сведений, хранение подлинников протоколов в течение двух лет, до сдачи их в Архив Агентства.

3. Организация выполнения протокольных поручений и контроль за их реализацией

3.1. В целях координации и обобщения работы по контролю за исполнением протоколов совещаний, в каждом структурном подразделении Агентства назначается сотрудник, ответственный за обеспечение взаимодействия с Управлением делами.

3.2 Сотрудник, на которого возложено выполнение поручения, содержащегося в протоколе совещания:

организует исполнение данного поручения и письменно докладывает ответственному вышестоящему руководящему работнику Агентства о его выполнении (или ходе его выполнения) в сроки, установленные в протоколе. В отдельных случаях информация, не требующая принятия по ней решения и не носящая принципиального характера, может быть представлена в виде отчета по регистрационной карточке системы электронного документооборота Агентства;

в случае невозможности выполнения в установленный срок поручений, содержащихся в протоколах совещаний, обращается в письменной форме к ответственному вышестоящему руководящему работнику Агентства с мотивированным объяснением причин их неисполнения и просьбой об установлении новых сроков их реализации.

3.3 Общий отдел Управления делами:

осуществляет с использованием системы электронного документооборота учет протоколов совещаний;

обеспечивает систематический анализ хода выполнения протоколов совещаний, рассмотрение предложений о снятии протоколов с контроля и продлении сроков их исполнения;

ежеквартально подводит итоги работы по организации контроля выполнения протоколов в ответственных структурных подразделениях Агентства и подведомственных организациях, территориальных органах, организует (при необходимости) собеседования с исполнителями и представляет руководителю Агентства обобщенную информацию о состоянии исполнительской дисциплины.

3.5. Начальник Управления делами и по его поручению — сотрудники Управления делами, в пределах своей компетенции, способствуют выполнению решений, принятых на совещаниях, в целях их своевременного и четкого исполнения:

проводят (при необходимости) совещания (собеседования) с начальниками структурных подразделений Агентства, подведомственных организаций, территориальных органов — исполнителями поручений, содержащимися в протоколах, с целью выяснения фактического состояния дел, выработки дополнительных мер по их реализации;

запрашивают (при необходимости) от заместителей руководителя, помощника руководителя, советников руководителя, начальников управлений, руководителей подведомственных организаций, территориальных органов материалы и сведения о ходе выполнения протоколов совещаний;

согласно распределению обязанностей осуществляют подготовку служебных документов для доклада руководителю Агентства по вопросам реализации поручений, содержащихся в соответствующих протоколах совещаний, обеспечивают контроль за своевременным исполнением поручений;

---