Приказ Минфина СССР от 08.08.1977 № 63

(ред. от 14.12.1984)

«Об утверждении инструкции по учету работников в учреждениях и организациях системы Министерства финансов СССР»

ПРИКАЗ

Министерства финансов союзных и автономных республик, краевые, областные, окружные, городские и районные финансовые отделы, соответствующие органы государственного страхования, другие учреждения и организации системы Министерства финансов СССР провели определенную работу по упорядочению учета работников, что способствовало улучшению подбора и изучения кадров, их расстановки и воспитания.

В целях дальнейшего повышения уровня работы с кадрами, совершенствования учета работников учреждений и организаций системы Министерства финансов СССР и в соответствии с Типовыми междуведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций министерств и ведомств СССР и союзных республик, утвержденными ЦСУ СССР 14 декабря 1972 года № 816, и Основными положениями по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве, утвержденными Государственным комитетом Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы, Министерством финансов СССР и ЦСУ СССР 27 апреля 1973 года № 75-АБ/89/10-80, приказываю:

1. Министрам финансов, начальникам главных управлений Госстраха союзных республик, руководителям организаций и учреждений, подведомственных Министерству финансов СССР, постоянно уделять внимание вопросам четкого и своевременного учета кадров, имея в виду, что от этого во многом зависит правильная организация работы с кадрами.

2. Утвердить прилагаемую при этом инструкцию по учету работников в учреждениях и организациях системы Министерства финансов СССР.

Руководителям финансовых и страховых органов, других учреждений и организаций системы Министерства финансов СССР обеспечить тщательное изучение работниками по кадрам указанной инструкции по учету работников и установить необходимый контроль за ее выполнением.

3. Управлению кадров и учебных заведений Министерства финансов СССР осуществлять систематический контроль за состоянием учета кадров в финансовых органах и других учреждениях и организациях системы Министерства финансов СССР и правильным оформлением учетных документов при назначении работников на номенклатурные должности; оказывать необходимую помощь работникам по кадрам системы Министерства финансов СССР в улучшении постановки учета.

4. Главным управлениям Госстраха СССР и Гознака обеспечить систематический контроль за состоянием учета кадров в подведомственных учреждениях, организациях и предприятиях.

5. С изданием настоящего приказа считать утратившими силу приказ по Министерству финансов СССР от 27 ноября 1964 г. № 370 «О недостатках в учете кадров и утверждении инструкции об учете работников в учреждениях Министерства финансов СССР», письмо Министерства финансов СССР от 23 октября 1965 г. № 403 «Об изменении § 20 инструкции об учете работников в учреждениях Министерства финансов СССР от 27 ноября 1964 г. № 370».

I. Общие положения

1. Учет работников имеет важное значение в организации работы с кадрами, является необходимым условием для правильной их расстановки и изучения, способствует улучшению работы по повышению деловой и политической подготовки кадров, своевременному укомплектованию аппарата специалистами.

Учет кадров должен правильно отражать качественные и количественные изменения в составе кадров.

2. На персональном учете должны состоять работники (кроме технического и обслуживающего персонала), назначаемые на должности руководителем данного учреждения или по его представлению — руководителем вышестоящего учреждения.

3. При приеме работников руководители учреждений обязаны требовать от них представления трудовой книжки и предъявления паспорта в соответствии с законодательством о паспортах, а от военнообязанных, состоящих в запасе, кроме того, военного билета, изучать их деловые и политические качества. Если же данное лицо поступает на работу впервые, необходимо потребовать от него справку жилищно-эксплуатационной конторы (домоуправления) или сельского Совета о последнем занятии, а также предъявления паспорта.

Прием на работу лиц без предъявления указанных документов не допускается.

При решении вопроса о приеме работников на должности, которые в соответствии с установленной номенклатурой подлежат замещению специалистами со средним или высшим специальным образованием, работник по кадрам обязан потребовать от принимаемых работников предъявления документов об образовании и сверить с этими документами полноту записи в п. 9 заполненного личного листка по учету кадров и заверить своей подписью.

При наличии всех необходимых документов на работника, принятого на должность, составляется личное дело в порядке, указанном в п. 6 настоящей инструкции.

4. При приеме и увольнении работников руководители учреждений должны строго соблюдать трудовое законодательство.

Примечания

а) при приеме на работу нештатных страховых агентов и нештатных страховых агентов по совместительству необходимо руководствоваться настоящей инструкцией и инструкцией Министерства финансов СССР от 14 декабря 1984 г. № 182;

(в ред. Инструкции Минфина СССР от 14.12.1984 № 182)

б) прием на работу технического и обслуживающего персонала оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в п. 22 настоящей инструкции.

II. Порядок персонального учета работников

5. На работников, состоящих на персональном учете, ведутся:

• личные дела;
• личные карточки (ф. № Т-2).

6. В личном деле каждого работника, состоящего на персональном учете, должны находиться следующие документы и учетные материалы:

а) личный листок по учету кадров (приложение № 1) с фотокарточкой работника;

б) автобиография;

в) заявление о приеме (переводе) на работу и увольнении;

г) представление (письмо) учреждения о назначении или освобождении работника, если назначение и освобождение производится вышестоящей организацией;

д) копии приказов о приеме, перемещении, освобождении работника и другие документы, характеризующие его деловые и личные качества;

е) дополнение к личному листку по учету кадров (приложение № 2);

ж) опись документов, находящихся в личном деле (приложение № 3).

Все находящиеся в личном деле документы должны быть подписаны, а копии заверены в установленном порядке.

Личные дела необходимо постоянно пополнять сведениями о деятельности работников, отражающих их положительные и отрицательные качества. Не допускается хранение в личных делах документов одинаковых по содержанию, копий приказов о командировках и отпусках, актов приема и сдачи дел при перемещении и освобождении работников, а также различных справок и материалов, которые по своему содержанию не характеризуют деятельность работников.

7. Документы в личном деле располагаются в следующем порядке (последовательно):

а) дополнение к личному листку по учету кадров;

б) личный листок по учету кадров с фотокарточкой;

в) автобиография;

г) другие документы по датам их составления;

д) опись документов, имеющихся в личном деле работника.

8. На всех рабочих и служащих, принятых на постоянную и временную работу, ведется личная карточка (форма № Т-2), утвержденная ЦСУ СССР 14 декабря 1972 года (приложение № 4 — не приводится).

Личная карточка заполняется на основании паспорта, трудовой книжки, военного билета, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании учебного заведения; приказов (распоряжений) о приеме, увольнении, переводе и др. Дополнительные сведения, в случае необходимости, вносятся в карточки на основании других документов или опроса работника. Записи в личной карточке должны соответствовать записям, производимым в трудовой книжке и личном деле на работников, на которых они ведутся.

Личные карточки, как правило, комплектуются по структурным подразделениям (управлениям, отделам, инспекциям, цехам и т.д.) в алфавитном порядке по фамилиям работников, образуя картотеку личного состава.

9. Личный листок по учету кадров должен быть заполнен работником собственноручно чернилами (шариковой ручкой) с ответами на все стоящие в нем вопросы. Личная карточка (ф. № Т-2) заполняется работником по кадрам и подписывается принимаемым работником.

Раздел «Образование» заполняется в строгом соответствии с документами об образовании.

В разделе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности...» отражается вся деятельность работника без каких-либо пропусков; не должны пропускаться периоды учебы, а также все перерывы в работе по разным причинам. Если работник за период своей работы в одном и том же учреждении занимал несколько должностей, необходимо указать, сколько времени он работал в каждой должности отдельно (даты назначения и освобождения). Прохождение службы в Советской Армии должно быть также отражено с указанием занимаемых должностей, наименования подразделений и воинских частей или номера полевой почты.

Принимаемый работник заполняет личный листок и составляет подробную автобиографию. Если данный работник подлежит утверждению в должности вышестоящей организацией, то личный листок и автобиография составляются в двух экземплярах.

10. О всех изменениях в анкетно-биографических данных, происшедших после заполнения личного листка (образования, партийности, присвоении ученой степени, ученого звания, избрании в состав центральных, республиканских, краевых, областных, окружных, городских, районных партийных, советских и других выборных органов, выездах за границу, изменении фамилии и другие), работник обязан сообщить учреждению по месту работы для внесения этих сведений в его личное дело.

Об изменениях в учетных данных работника, занимающего должность номенклатуры руководителя вышестоящей организации, учреждение, в котором он работает, обязано своевременно сообщить в управление (отдел) кадров этой организации.

11. Каждому личному делу присваивается свой порядковый номер. Личные дела хранятся наравне с секретными документами и выдаются для служебного пользования под расписку. Круг работников, допускаемых к пользованию личными делами, определяется руководителем учреждения, организации, предприятия.

Личные дела не выдаются работникам, на которых они заведены.

Запрещается разглашать сведения, содержащиеся в личных делах, производить изъятие из них документов, приобщать новые материалы, а также вносить в учетные данные какие-либо изменения без ведома руководителей учреждений и организаций, начальников управлений (отделов) кадров.

12. При переходе работника из одного учреждения в другое его личное дело и личная карточка (ф. № Т-2) по прежнему месту работы сдаются в архив.

Учреждение, куда перешел работник, заводит на него новое личное дело и личную карточку (ф. № Т-2).

Все документы на выбывших работников хранятся в текущем архиве управления (отдела) кадров в течение года, после чего сдаются на хранение в центральный (ведомственный) архив учреждения в соответствии с правилами работы архивов.

Нумерация дел в текущем архиве производится в порядке их поступления.

Порядок хранения личных дел, находящихся в текущем архиве, выдача и контроль за их возвращением такой же, как и для действующих дел.

Если на должность принят работник, ранее состоявший на персональном учете в данном учреждении, и его личное дело находится в архиве учреждения, учетные материалы из этого архивного дела должны быть приобщены к новому личному делу работника.

13. В работе с личными делами в центральных и республиканских (союзных республик) учреждениях при необходимости (по усмотрению руководителя соответствующего учреждения, организации) могут также применяться вспомогательные документы — алфавитная и контрольная карточки.

Алфавитная карточка (приложение № 5) ведется на каждого работника, состоящего на персональном учете. Применяется она для того, чтобы при надобности быстрее отыскать нужное личное дело.

Контрольная карточка (приложение № 6) ведется на каждое личное дело для обеспечения контроля за своевременным его возвращением.

14. На работника, представляемого впервые для назначения на должность, входящую в номенклатуру руководителя вышестоящего учреждения, в это учреждение высылаются:

• представление (письмо) руководителя учреждения с просьбой о назначении работника, в котором дается характеристика на представляемого работника;
• личный листок по учету кадров, автобиография (заполненные собственноручно работником) и фотокарточка.

15. При назначении работника, занимающего должность, входящую в номенклатуру руководителя вышестоящего учреждения, на другую должность той же номенклатуры, в вышестоящее учреждение высылаются представление (письмо) с указанием причин перемещения и данные, характеризующие работника.

16. На работника, назначаемого на должность, входящую в учетно-контрольную номенклатуру руководителя вышестоящего учреждения, высылаются в это учреждение личный листок по учету кадров (в копии), автобиография и приказ о назначении, заверенные начальником управления (отдела) кадров.

Кандидатуры работников, назначаемые на должности учетно-контрольной номенклатуры должны предварительно согласовываться с вышестоящей организацией, в номенклатуру которой входит данный работник.

17. На работников учетно-контрольной номенклатуры министерств финансов и главных управлений Госстраха союзных республик, Главного управления Гознака и Министерства финансов СССР, кроме указанных в п. 16 документов, представляется - справка-объективка (приложение № 8).

Справка-объективка составляется на основании личного дела и трудовой книжки работника.

Ответы на вопросы, поставленные в справке, должны быть краткими, но исчерпывающими. Запись односложных ответов («да», «нет»), сокращение слов, а также прочеркивание строк не допускается.

Фамилия, имя, отчество, число, месяц и год рождения указываются строго по паспорту. Место рождения — по новому административному делению. Если работник родился в городской местности, то указывается наименование города и области, в которой этот город находится (например: г. Орша, Витебской области), если в сельской, то указывается наименование деревни (села, поселка, аула, и т.п.), района, где находится эта деревня, и области, в которую входит этот район (например: с. Красное Михайловского района Рязанской области).

Раздел «Образование» заполняется в строгом соответствии с документом об образовании, указывается полное наименование, учебного заведения, которое окончил работник, и дата (год) его окончания. В строке «Специальность по образованию и квалификация» следует указать (через точку с запятой) наименование специальности и квалификацию. Например: финансы и кредит; экономист. Если работник имеет ученую степень, то она тоже записывается в строке «образование», например: высшее, кандидат экономических наук.

В строке «Какими иностранными языками владеет» следует указывать не только какой язык знает работник, но и в какой мере он им владеет (например: немецким — читает и переводит со словарем; английским — читает и может объясняться; французским — свободно и т.п.). Если работник иностранного языка не знает, следует записать «не владеет».

В строке «был ли за границей» надо указать, в какой стране и в каком году был там работник. Если работник выезжал в какую-то страну несколько раз, то надо записать так: ГДР — 1950, 1961, 1975 гг.

Запись наименований наград производится в установленной последовательности ношения орденов и медалей СССР. Следует также указать, в каком году работник был награжден. Наименование медалей не указывается, а записывается, например: 3 медали.

Раздел «Работа в прошлом» заполняется с трудовой книжки работника. Если работник до поступления в учебное заведение не работал, то начало его трудовой деятельности следует записывать с момента обучения в данном учебном заведении. Например: студент (и название вуза), учащийся (и название техникума, школы). Нельзя объединять работу на разных предприятиях, а также рядовую работу с руководящей на одном и том же предприятии.

Если в наименование учебного заведения, предприятия, учреждения входит его местонахождение, то в дальнейшем местонахождение его не указывается, если нет, то следует указать наименование того населенного пункта, где находилось или находится предприятие, учреждение, в которых работник работал. Например:

Справка-объективка должна быть подписана руководителем организации, учреждения или начальником управления (отдела) кадров.

При освобождении работника от должности учетно-контрольной номенклатуры в вышестоящее учреждение высылается копия приказа о его освобождении.

18. При заполнении графы 9 личного листка и графы 8 личной карточки (ф. № Т-2) об образовании работника необходимо руководствоваться следующим:

• к специалистам с высшим и средним специальным образованием относятся лица, имеющие диплом или соответствующие документы об окончании высшего или среднего специального учебного заведения (дневного, вечернего, заочного);
• лица, закончившие более половины всего курса обучения в высших учебных заведениях, а также прослушавшие теоретический курс высшего учебного заведения, но не защитившие дипломной работы или не сдавшие государственных экзаменов, относятся к имеющим незаконченное высшее образование;
• к имеющим среднее общее образование относятся лица, предъявившие аттестаты, удостоверения или свидетельства об окончании средних общеобразовательных школ;
• к имеющим незаконченное среднее образование относятся лица, окончившие восьмилетние или семилетние (до преобразования их в восьмилетние) общеобразовательные школы, а также не закончившие среднюю школу, прослушавшие теоретический курс среднего специального учебного заведения, но не сдавшие государственных экзаменов.

III. Учет специалистов с высшим и средним специальным образованием и научных работников

19. В связи с установленной отчетностью, представляемой в ЦСУ СССР о численности и составе специалистов с высшим и средним образованием, а также научных работников, финансовые и страховые органы осуществляют персональный учет всех лиц, окончивших высшие и средние специальные и приравненные к ним учебные заведения, работающих в учреждениях и на предприятиях системы Министерства финансов СССР, независимо от выполняемой ими работы.

20. Специалисты учитываются по личным карточкам (ф. № Т-2), которые заполняются на основании диплома, удостоверения или свидетельства об окончании высшего или среднего специального учебного заведения.

В том случае, если специалист окончил два или более высших или средних специальных учебных заведений, в личной карточке указывается последнее учебное заведение и специальность, полученная в этом учебном заведении.

Работники со средним специальным образованием, окончившие в последующем высшие учебные заведения, учитываются как специалисты с высшим образованием.

Перемещения специалиста по работе и все изменения его анкетно-биографических данных должны своевременно отмечаться и личном деле и личной карточке (ф. № Т-2).

21. На научных работников, кроме личной карточки (ф. № Т-2), заполняется учетная карточка по форме, утвержденной постановлением Совета Министров СССР № 832 от 20 марта 1948 года (приложение № 7).

Персональный учет научных работников проводится Министерством финансов СССР, главными управлениями Госстраха СССР и Гознака, другими организациями системы Министерства финансов СССР в соответствии с инструктивными указаниями ЦСУ СССР.

IV. Учет обслуживающего и технического персонала

22. Учет обслуживающего и технического персонала ведется по личной карточке - форма № Т-2 (приложение № 4).

При приеме на работу от работников этой категории представления автобиографии и заполнения личного листка по учету кадров не требуется и личные дела на них не ведутся. От них необходимо потребовать представления трудовой книжки и предъявления паспорта. Если работник поступает на работу впервые, от него следует потребовать справку жилищно-эксплуатационной конторы (домоуправления) или сельского Совета о последнем занятии, а также предъявления паспорта.

Личная карточка (ф. № Т-2) заполняется работником по кадрам и подписывается самим работником при оформлении его на работу.

Все изменения, происшедшие у работника после его назначения (перемещения по работе, изменения в партийности, образовании и другие), необходимо своевременно отражать в личной карточке.

При увольнении работника в его личной карточке записываются дата и причина увольнения, после чего карточка сдается в архив, где хранится наравне с личными делами.

V. Отчетность по кадрам

23. Учреждения системы Министерства финансов СССР обязаны ежегодно, по состоянию на первое января, составлять годовой статистический отчет о составе кадров по форме № 1-к и письменный отчет о работе с кадрами за истекший год, которые представляются в вышестоящие учреждения в порядке подчиненности в сроки, установленные Министерством финансов СССР. В письменном отчете должны быть подробно освещены вопросы подбора, расстановки, воспитания и повышения квалификации кадров, а также вопросы подготовки работников в очных и заочных высших и средних специальных учебных заведениях.

24. Учреждения и предприятия системы Министерства финансов СССР составляют статистические отчеты о численности, составе и территориальном размещении специалистов, имеющих высшее и среднее специальное образование, по формам и в порядке, установленном ЦСУ СССР.

1. Фамилия ________________________________________________________________ имя _____________________________ отчество _____________________________

2. Пол _____________ 3. Год, число и м-ц рождения _________________________

4. Место рождения _________________________________________________________ (село, деревня, город, район, область)

5. Национальность _____________ 6. Соц. происхождение _____________________ партбилет

7. Партийность __________ партстаж ________________________ ---------- N __ (месяц и год вступления) к/карточка

8. Состоите ли членом ВЛКСМ, с какого времени и № билета

9. Образование ____________________________________________________________

10. Какими иностранными языками и языками народов СССР владеете ___________

                (читаете и переводите со словарем,

         читаете и можете объясняться, владеете свободно)

11. Ученая степень, ученое звание _________________________________________

12. Какие имеете научные труды и изобретения ______________________________

и работу по совместительству)

16. Какие имеете правительственные награды ________________________________

                     (когда и чем награждены)

17. Имеете ли партвзыскания __________________________ Когда, кем, за что и (да, нет) какое наложено взыскание __________________________________________________

18. Отношение к воинской обязанности и воинское звание ____________________

Состав ________________________________________________________________
        (командный, политический, административный, технический и т.д.)
Род войск _____________________________________________________________

19. Семейное положение в момент заполнения личного листка

          (перечислить членов семьи с указанием возраста)

20. Домашний адрес (с указанием индекса) и телефон ________________________

«» ___________________ 19 г. (дата заполнения) Личная подпись _________

(Работник, заполняющий личный листок, обязан о всех последующих изменениях (образовании, партийности, присвоении ученой степени, ученого звания, наложении и снятии партийного взыскания и т.п.) сообщать по месту работы

          для внесения этих изменений в его личное дело).

Приложение № 2

Форма № 3

Фамилия _____________ Имя _______________ Отчество _______________

I. Данные о работе после заполнения личного листка

II. Данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка

(В данном разделе производятся отметки об изменении в следующих учетных признаках: награждение орденами СССР, взыскание, партийность, образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках, участие в составе центральных, республиканских, краевых, областных, окружных, городских, районных выборных органов)

тов. ______________________________________________________________________

      (фамилия)                 (имя)                  (отчество)

Приложение № 6

Приложение № 7

основной

УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА НАУЧНОГО РАБОТНИКА

Утверждено Советом Министров СССР Постановление № 832 от 20 марта 1948 г.

совместитель

1

Фамилия, имя, отчество

2

Пол

3

Год рождения

4

Социальное положение (до поступления в вуз)

5

Национальность

6

Партийность

7

Год вступления в ВКП(б)

19__ г.

8

Какое высшее учебное заведение окончил

9

Факультет

11

Специальность (по образованию)

10

Год окончания высшего учебного заведения

Работает по этой специальности с

19__ г.

12

Окончил аспирантуру (да, нет)

Год окончания теоретического курса аспирантуры

19__ г.

13

Ученая степень и отрасль науки

14

Кем выдан документ, № документа и дата присвоения ученой степени

15

Ученое звание и название кафедры, дисциплины или общей специальности

16

Кем выдан документ, № документа и дата присвоения ученого звания

17

Узкая специальность по научно-исследовательской или педагогической работе

Работает по этой специальности с

19__ г.

18

Работа к моменту заполнения учетной карточки

Должность

Указать, основная или по совместительству

Название организации и министерства (ведомства)

19

Работа в других организациях (перечислить все)

Дата заполнения карточки ________ 19__ г.

Подпись научного работника

Подпись начальника отдела кадров

Приложение № 8

СПРАВКА