III. Правила подготовки и оформления документов
Статья 3Приказ Роскомнадзора от 01.02.2012 № 61
Документ утратил силу 01.02.2012.
Актуально на 03.11.2026.
Как цитировать: Статья 3. Приказ Роскомнадзора от 01.02.2012 N 61. 61. 01.02.2012. https://bukva.ai/docs/prikaz-61-2012-4/statya-3
В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.
Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.
Образец оформления законопроекта приводится в Приложении № 7 к Инструкции.
3.5.4 Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.
Пояснительная записка к законопроекту печатается размером шрифта № 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа — печатается заглавными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами, через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
«О подоходном налоге с физических лиц»
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа пояснительной записки к законопроекту в нижней его части.
3.6.1. Подготовка проектов нормативных правовых актов (УКАЗОВ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации осуществляется в случае, если Президентом Российской Федерации, Председателем Правительства Российской Федерации, заместителем Председателя Правительства Российской Федерации дано соответствующее поручение непосредственно Роскомнадзору.
Доклад об исполнении поручения представляется одновременно Президенту Российской Федерации (Председателю Правительства, Заместителю Председателя Правительства) и федеральному министру.
Оформление проектов нормативных правовых актов (УКАЗОВ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации осуществляется в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.
3.6.2. Проекты актов Президента Российской Федерации печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 x 297 мм) размером шрифта № 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле — 2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
3.6.3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок, текст и подпись.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт <2>.
<2> Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок», «Текст», «Подпись» и «Место издания» при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю», которое печатается вразрядку строчными буквами.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации.
Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.
На распоряжениях место издания не печатается.
Образец оформления проектов указа и распоряжения Президента Российской Федерации приведен в Приложениях № 8.1 - 8.2 к Инструкции.
3.6.4. Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.
Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Несколько приложений нумеруются.
┌────────────────────┐
│ ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 │
│ к Указу Президента │
│Российской Федерации│
│от ___________ N ___│
└────────────────────┘
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 - 3 см.
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу пишется слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Например:
┌────────────────────┐
<pre class="legal-pre"> │ УТВЕРЖДЕНО │
│ Указом Президента │</pre>
│Российской Федерации│
│от ___________ N ___│
└────────────────────┘
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается по центру. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта интервалом 70 пт, от текста приложения — интервалом 24 пт.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются по центру (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера страниц проставляются по центру верхнего поля.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на лицевой стороне последнего листа каждого приложения.
3.6.5. Требования по оформлению пояснительной записки к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации идентичны требованиям к оформлению пояснительных записок к законопроектам (пункт 3.5.4 Инструкции).
3.7.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации проводятся в Роскомнадзоре в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.
3.7.2. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартных листах бумаги А4 (210 x 297 мм) размером шрифта № 14. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле 2,5 см, правое — 2,5 см, нижнее — не менее 2 см. Слово «Проект» печатается от левой границы поля на первой странице. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
3.7.3 Проекты постановления Правительства и распоряжения Правительства имеют следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации.
Наименование органа, издавшего документ, — Правительство Российской Федерации.
Наименование вида акта — постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается по центру, проставляется при подписании акта.
Номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака № и порядкового номера документа, например № 143.
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р», например № 153-р.
Место издания отделяется от реквизитов «дата» и «номер» межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается размером шрифта № 14 с интервалом 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет:», слово «постановляет» печатается полужирным шрифтом вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через один межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам постановлений (распоряжений) визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приложения.
3.7.4. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 3, ст. 6).
Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.
3.7.5. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования.
3.7.6. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.
3.7.7. Проекты актов вносятся в Правительство Российской Федерации с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений.
Требования по оформлению пояснительной записки к проектам актов Правительства Российской Федерации идентичны требованиям к оформлению пояснительных записок к законопроектам (пункт 3.5.4 Инструкции).
3.7.8. Образец оформления постановления Правительства Российской Федерации приведен в Приложении № 9 к Инструкции.
В деятельности Роскомнадзора создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления (коллегии Роскомнадзора), протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.
Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии Роскомнадзора, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.
Взаимные обязательства Роскомнадзора с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Роскомнадзора создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.
В установленных законодательством случаях в Роскомнадзоре могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).
Инструкция по делопроизводству устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.
3.8.1. Приказ
3.8.1.1. Проекты приказов готовятся управлениями Роскомнадзора на основании поручений Руководителя Роскомнадзора и его заместителей либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадров Управления организационной работы на основании соответствующих представлений.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов Роскомнадзора и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на начальников управлений Роскомнадзора, которые готовят и вносят проект.
Правильность оформления проектов приказов проверяется и заверяется визой заместителя начальника АУ — начальника Отдела документооборота.
3.8.1.2 В Роскомнадзоре издаются следующие виды приказов:
по административно-хозяйственной деятельности;
3.8.1.3. Порядок подготовки и принятия Роскомнадзором приказов осуществляется в порядке, установленном Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895; 1997, № 50, ст. 5689; 1998, № 47, ст. 5771; 1999, № 8, ст. 1026; 2006, № 29, ст. 3251; 2009, № 2, ст. 240; № 12, ст. 1443; 2010, № 9, ст. 964; № 21, ст. 2602); Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 4 мая 2007 г. № 88 «Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 14 мая 2007 г., регистрационный № 9449); Положением о Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2009 г. № 228, и настоящей Инструкцией.
3.8.1.4. Проекты приказов и приложения к ним перед согласованием визируются исполнителем, а также начальником Отдела документооборота (в нижней части листа согласования) и начальником управления, внесшим проект (в верхней части листа согласования); затем начальниками управлений Роскомнадзора, которым в проекте предусматриваются поручения, либо по вопросам, относящимся к компетенции данных управлений.
В обязательном порядке приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам согласовываются с начальниками Административного и Правового управлений.
Перед представлением проектов приказов по основной деятельности на подпись Руководителю Роскомнадзора они визируются всеми заместителями Руководителя Роскомнадзора или заместителями Руководителя Роскомнадзора, включенными в лист согласования, по направлениям деятельности.
Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения, то он подлежит перепечатке, повторной проверке правильности оформления и пересогласованию.
Срок внутреннего согласования, как правило, не должен превышать пяти рабочих дней, при этом ответственным исполнителям надлежит учитывать графики работы заместителей Руководителя Роскомнадзора (информацию исполнителям предоставляет Отдел государственной службы и кадров Управления организационной работы Роскомнадзора).
Недосогласованные или неправильно согласованные или оформленные проекты приказов не принимаются к регистрации и подлежат возврату ответственному исполнителю для переоформления.
3.8.1.5. Завизированные проекты приказов передаются в Отдел документооборота с разнарядкой на рассылку.
3.8.1.6. Проекты приказов Роскомнадзора печатаются на бланках приказа установленной формы и представляются на подпись, при необходимости — со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект приказа и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
3.8.1.7. Приказы Роскомнадзора по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам регистрируются в Отделе документооборота по порядку номеров в пределах календарного года, отдельно, в зависимости от вида. При этом приказы Роскомнадзора по основной деятельности регистрируются без добавления индекса: хх — приказы по основной деятельности.
Приказам Роскомнадзора по административно-хозяйственной деятельности присваивается индекс: хх-ах.
Приказы Роскомнадзора по личному составу регистрируются в Отделе государственной службы и кадров Управления организационной работы по порядку номеров в пределах календарного года, отдельно, в зависимости от вида.
Приказам Роскомнадзора по личному составу присваиваются следующие индексы:
хх-к/пр — приказы о приеме на государственную гражданскую службу;
хх-к/ув — приказы об увольнении с государственной гражданской службы;
хх-к/пер — приказы о перемещении государственных гражданских служащих;
хх-к/к — приказы о командировании;
хх-к/пв — приказы о поощрениях, об оказании материальной помощи, о награждении и взысканиях;
хх-к/чин — приказы о присвоении классных чинов и аттестации.
Даты приказов указываются в цифровом формате. Например, «05.07.2010».
3.8.1.8. Приказ имеет следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; полное наименование Роскомнадзора; вид документа (ПРИКАЗ); дата (в цифровом формате); место составления (издания) приказа; регистрационный номер; наименование приказа (заголовок к тексту); подпись должностного лица; визы.
Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1,5 межстрочный интервал и выравнивается по центру, например:
информационных технологий и массовых коммуникаций
Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman размером № 14 (в таблицах допускается использовать размер шрифта № 12) через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, даты, регистрационного номера и заголовка к тексту.
Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается в продолжение строки вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются департаменты Роскомнадзора или конкретные должностные лица. Например:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│ 3. Департаменту экономики и финансов (Фамилия И.О.), Правовому│
│департаменту (Фамилия И.О.), Административному департаменту│
│(Фамилия И.О.) в срок до 30 ноября 2011 г. разработать документацию об│
│открытом аукционе в электронной форме. │</pre>
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Например:
| 4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Роскомнадзора Федерации И.О. |
|---|
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...».
3.8.1.9. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа. Визы согласования предваряют слова «Приказ подготовлен», наименование управления, подготовившего проект приказа, подпись начальника управления, подготовившего проект приказа (подпись, расшифровка подписи), дата.
Далее следует слово «СОГЛАСОВАНО:» и приводятся подписи должностных лиц, принявших участие в согласовании документа (с указанием должности, подписи, расшифровки подписи), и даты.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│ Проект приказа подготовлен │
│ Управлением организационной │
│ работы Подпись И.О. Фамилия│
│ (начальник управления) дата │
│ СОГЛАСОВАНО │
│ Заместитель Руководителя Подпись И.О. Фамилия│
│ дата │
│ │
│ Заместитель Руководителя Подпись И.О. Фамилия│
│ дата │
│ │
│ Заместитель Руководителя Подпись И.О. Фамилия│
│ дата │
│ │
│ Правовое управление Подпись И.О. Фамилия│
│ дата │
│ │
│ Административное управление Подпись И.О. Фамилия│
│ дата │</pre>
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В случае временного отсутствия указанного в списке согласования визирующего допускается визирование приказа Роскомнадзора другим должностным лицом, исполняющим его обязанности на момент визирования, при этом под фамилией отсутствующего указывается фамилия визирующего.
При оформлении согласования допускается использовать шрифт Times New Roman Cyr размеров № 10, 12 или 14.
3.8.1.10. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля.
Приказы, издаваемые Роскомнадзором, подписывает Руководитель Роскомнадзора, а в его отсутствие — лицо, его замещающее (на основании соответствующего приказа Руководителя Роскомнадзора).
3.8.1.11. Приложения к приказу визируются начальником управления, подготовившего проект. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа каждого приложения.
Содержательная часть приложения должна заканчиваться горизонтальной чертой (линией). Линия отделяется от содержательной части приложения интервалом примерно 2 см, располагается по центру, длина линии — 3 см.
При наличии нескольких приложений, приложения нумеруются.
Проект приказа и все входящие в его состав приложения должны иметь сквозную (сплошную) нумерацию страниц (если приложение одно), при этом титульный лист считается первой страницей, но номер на ней не печатается.
3.8.1.12. Внесение изменений в согласованный проект документа, а также в подписанный приказ не допускается.
3.8.1.13. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне (в случае подписания приказа руководителями трех и более федеральных органов исполнительной власти их подписи располагают одну под другой; при этом первым пишется руководитель органа, разрабатывавшего приказ, далее — вышестоящие органы, органы одного уровня (в алфавитном порядке);
наименование вида документа (ПРИКАЗ) располагается центрированно;
дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
3.8.1.14. Копии приказов направляются адресатам в соответствии с листом рассылки, подписываемом начальником управления, в котором готовился проект приказа.
Копия приказа по основной деятельности направляется в Правовое управление. Копии приказов по основной деятельности согласно листу рассылки выдаются ответственным за ведение делопроизводства в управлениях под роспись и фиксируются в Журнале выдачи копий приказов.
Подлинники приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности Роскомнадзора хранятся в Отделе документооборота.
Подлинники приказов по личному составу в Отделе государственной службы и кадров Управления организационной работы.
3.8.1.15 Приказы Роскомнадзора подлежат государственной регистрации, если они:
- устанавливают правовой статус организаций — типовые, примерные положения (уставы) об органах (например, территориальных), организациях, подведомственных соответствующим федеральным органам исполнительной власти, а также устанавливают правовой статус организаций, выполняющих в соответствии с законодательством Российской Федерации отдельные наиболее важные государственные функции;
- имеют межведомственный характер, то есть содержат правовые нормы, обязательные для других федеральных органов исполнительной власти и (или) организаций, не входящих в систему Роскомнадзора, издавшего (двух или более федеральных органов исполнительной власти, совместно издавших) нормативный правовой акт.
3.8.1.16. В случае необходимости регистрации приказа в Министерстве юстиции Российской Федерации подлинник приказа получается исполнителем (по служебной записке начальника управления) в Отделе документооборота под роспись.
Приказы Роскомнадзора направляются на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации Руководителем Роскомнадзора (заместителем Руководителя Роскомнадзора) в 6 экземплярах (подлинник и 5 копий, одна из которых может быть представлена на магнитном носителе).
Приказы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, представляются в 2 экземплярах (подлинник и 1 копия).
В случае, если приказ Роскомнадзора подписан лицом, исполняющим обязанности Руководителя Роскомнадзора, копия приказа о возложении соответствующих обязанностей прилагается к направляемому на регистрацию приказу Роскомнадзора.
Копии нормативных правовых актов должны быть заверены в установленном порядке, а также четкими для прочтения, текст должен располагаться на листе без оборота и без уменьшения масштаба.
На обороте каждого листа оригинала нормативного правового акта проставляется виза начальника Правового управления.
3.8.2. Положение, правила, инструкция
3.8.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Роскомнадзора.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности.
Положения, правила, инструкции нормативного характера утверждаются приказами Роскомнадзора.
3.8.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
3.8.2.3. Положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?», заголовок к регламенту, содержащему должностные требования и порядок проведения работ (должностной регламент), отвечает на вопрос «Кого?» (должностной регламент главного специалиста-эксперта)!
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Образец оформления положения приведен в Приложении № 10 к Инструкции.
3.8.3. Протокол
3.8.3.1. В Роскомнадзоре составляются протоколы совещаний (заседаний) у Руководителя Роскомнадзора и совещаний (заседаний) у заместителей Руководителя Роскомнадзора, заседаний Коллегий, Экспертного, Научно-технического Советов и т.д. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
3.8.3.2. Протоколы по виду оформления могут быть полными (распространенными) и краткими. Текст протокола состоит из двух частей. Во вводной части указываются должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
| заместители руководителя Федерального агентства связи |
|---|
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
3.8.3.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года по видам протоколов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
3.8.3.4. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с разнарядкой на рассылку, которую составляет и подписывает директор департамента, готовившего рассмотрение вопроса.
3.8.3.5 Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола, размер шрифта № 14 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа (ПРОТОКОЛ) печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.
Вид заседания (совещания) — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│ Совещания у руководителя Федеральной службы по надзору │
│ в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций │
│ С.К. СИТНИКОВА │</pre>
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Место проведения заседания (совещания) — указывается (при необходимости) у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола линейкой.
Дата и номер протокола — оформляются словесно-цифровым способом и печатаются через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита и отделяются от него линейкой. Номер протокола обозначается арабскими цифрами и порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал.
Подпись — отделяется от текста 3-мя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Образцы оформления протоколов приведены в Приложениях № 11 - 12 к Инструкции.
3.8.4. Служебная переписка
3.8.4.1. Служебная переписка — различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.
Виды деловой переписки и их названия — деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) — сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.
Деловое (служебное) письмо — документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.
Телеграмма — документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.
Телекс (телетайпограмма) — телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.
Факсимильное сообщение (факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам связи.
Телефонограмма — документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.
3.8.4.2 Служебные письма Роскомнадзора готовятся как:
доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министра связи и массовых коммуникаций Российской Федерации;
исполнение поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министра связи и массовых коммуникаций Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Роскомнадзора;
сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министра связи и массовых коммуникаций Российской Федерации;
ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
3.8.4.3. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативно-правовыми актами или указаниями по исполнению документов Руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются заместителями Руководителя Роскомнадзора.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.
3.8.4.4. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4; самостоятельное изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите «подпись». Регистрационные номера проставляются под подписями.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Служебное письмо Роскомнадзора, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном департаменте Роскомнадзора-адресата.
3.8.4.5. Заголовок к тексту служебного письма составляется в виде словесной конструкции с предлогом «О» («Об») и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос «О чем?». Например: «Об изменении...», «Об исполнении „О выделении...“; „О пересмотре...“ и т.п.»
На бланке письма заголовок располагается ниже реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», начиная от специальной ограничительной отметки.
В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый..!» — в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма, над подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.
3.8.4.6. Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию...», «Направляем на заключение проект...» и др.), от 3-го лица единственного числа («Министерство не считает возможным...», «Федеральное архивное агентство предлагает рассмотреть возможность...»), на должностных бланках — от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о...», «Считаю возможным принять участие в...»).
3.8.4.7. Служебные письма в установленном Инструкцией порядке проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами Роскомнадзора.
3.8.4.8. Дата письма — датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается Положением Роскомнадзора и должностными регламентами работников Роскомнадзора.
3.8.4.9. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Роскомнадзора, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».
3.8.5. Телеграммы, телефонограммы, документы, передаваемые по каналам электронной почты и факсимильной связи
3.8.5.1 Телеграммы
Телеграфная переписка допускается только с иногородними адресатами в исключительных случаях и по срочным вопросам. Запрещается передача информации ограниченного распространения.
Текст телеграммы печатается прописными буквами шрифтом № 14 через 1,5 — 2 интервала. Реквизиты телеграммы излагаются в следующем порядке: отметка о категории телеграммы; адрес получателя; должность получателя; Ф.И.О. получателя; текст;
В нижней части под чертой указываются адрес и наименование Службы, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму, ставится печать, удостоверяющая подпись, указываются фамилия и телефон исполнителя. Телеграмма подписывается под чертой.
Категория телеграмм (правительственная, срочная и т.д.) указывается в верхнем левом углу перед адресатом.
Текст телеграммы составляется ясно и кратко. Из текста опускаются предлоги, союзы, местоимения, знаки препинания, за исключением тех случаев, когда их отсутствие может изменить смысл телеграммы.
Если телеграмма подписывается руководителями нескольких организаций, то их подписи заверяются печатями этих организаций.
Телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, направляемая нескольким адресатам, подготавливается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов, плюс «визовой» экземпляр для Отдела документооборота и экземпляр для исполнителя, подготовившего документ.
В адресе на каждом экземпляре следует указывать только тот пункт назначения, куда следует доставить телеграмму, другие пункты и адреса печатаются в начале текста телеграммы.
3.8.5.2 Телефонограммы
Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Телефонограммы используются для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления.
Текст телефонограммы не должен превышать 30 слов, а также содержать трудно выговариваемые слова.
В телефонограмме должны быть указаны:
наименование организации, передавшей телефонограмму;
фамилия лица, которому адресована телефонограмма;
фамилии и номера телефонов лиц, передавших и принявших телефонограмму. Телефонограммы на имя Руководителя, его заместителей и руководителей структурных подразделений принимаются и печатаются в соответствующих секретариатах.
3.8.5.3 Электронные сообщения
Электронным сообщением (письмом) называется информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.
Электронное сообщение в адрес Службы направляется на официальный электронный адрес Службы, и далее пересылается адресатам в соответствующий электронный почтовый ящик.
Отдел документооборота получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель, регистрирует в установленном порядке.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный электронный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти электронные почтовые ящики.
Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты писем и других материалов, содержащих информацию, составляющую служебную и коммерческую тайну.
3.8.5.4 Факсограммы
Документы, полученные на официальные телефонные номера (факсы) Службы по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке.
Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов и устанавливаются в отделах структурных подразделений, если в их функции входит постоянный обмен информацией по каналам факсимильной связи, в секретариатах руководства Службы.
Категорически запрещается передача с использованием средств факсимильной связи писем и других материалов с пометками «Для служебного пользования» и «Не для печати», а также содержащих информацию, составляющую служебную и коммерческую тайны.
Как правило, объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа не должен превышать 5 листов.
Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям к оформлению документа.
Неправильно оформленные документы к передаче не принимаются.
Документ, текст которого невозможно прочитать, регистрации не подлежит.
Документы, передаваемые по факсу, возвращаются исполнителю с отметкой о времени передачи для дальнейшей отправки документа почтой.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и начальника управления, подписавшего данный документ.
3.8.6. Договоры (соглашения), контракты
3.8.6.1. Договоры (соглашения), контракты (далее — договоры) с зарубежными организациями, федеральными органами исполнительной власти, другими государственными органами Российской Федерации, иные публично-правовые договоры оформляются компетентными управлениями Роскомнадзора в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров, затем визируются исполнителями, начальником Правового управления, начальниками управлений и представляются на подпись Руководителю Роскомнадзора или заместителю Руководителя Роскомнадзора в соответствии с приказом Роскомнадзора о распределением обязанностей.
3.8.6.2. Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры (государственные контракты) оформляются АУ Роскомнадзора в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров, затем визируются исполнителем, начальником АУ, начальником Правового управления, заместителем начальника Финансового управления — главным бухгалтером, начальником Отдела бюджетного планирования и финансов и представляются на подпись заместителю Руководителя Роскомнадзора, курирующему финансово-хозяйственную деятельность, или уполномоченному должностному лицу.
3.8.6.3. Служебные контракты (трудовые договоры) оформляются Отделом государственной службы и кадров в двух экземплярах по правилам и образцам, установленным Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 31, ст. 3215), Трудовым кодексом Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 1 (ч. 1), ст. 3), Указом Президента Российской Федерации от 16.02.2005 № 159 «О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 8, ст. 629) и иными нормативными правовыми актами, затем подписываются государственным служащим и представителем нанимателя: Руководителем или его заместителем в соответствии с установленным распределением обязанностей, и заверяются оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Один экземпляр служебного контракта (трудового договора) передается государственному служащему (работнику), второй помещается в его личное дело в соответствии с номенклатурой дел Роскомнадзора.
3.8.6.4. Договоры оформляются на стандартных листах формата А4 (210 x 297 мм).
Договоры (соглашения), оформленные в соответствии с п. п. 3.8.6.1, 3.8.6.2 Инструкции, регистрируются в АУ.
Регистрация договоров (соглашений) осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года. При регистрации на договоре указываются номер и дата регистрации, которые вносятся в журнал регистрации. Подпись Руководителя (заместителя Руководителя) на договоре заверяется оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Один экземпляр договора (соглашения) помещается в номенклатурное дело АУ, остальные экземпляры направляются сторонам договора (соглашения).
Копии договора (соглашения) заверяются надписью и печатью Отдела документооборота и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Подлинник указателя рассылки помещается в номенклатурное дело вместе с соответствующим договором (соглашением).
Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры после подписания регистрируются и заверяются в Отделе документооборота оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Один экземпляр договора помещается в номенклатурное дело Финансового управления.
4.1.1. Движение документов в Роскомнадзоре с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
В Роскомнадзоре существует смешанная система делопроизводства при соблюдении основного принципа — однократности регистрации документов.
4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Роскомнадзоре, регламентируются настоящей Инструкцией, регламентом Роскомнадзора, положениями об управлениях Роскомнадзора, должностными регламентами специалистов Роскомнадзора.
4.1.3 В документообороте Роскомнадзора выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая документация (входящая);
б) отправляемая документация (исходящая);
4.2.1. Доставка документов в Роскомнадзор осуществляется средствами почтовой, Федеральной фельдъегерской связи, а также по каналам электрической связи, нарочными, а также по системе МЭДО или ФГУП «Главный центр специальной связи» (далее — ФГУП ГЦСС).
С помощью почтовой, курьерской и фельдъегерской связи в Роскомнадзор доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
По каналам связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсимильные сообщения, электронные сообщения, в том числе электронные сообщения системы МЭДО.
4.2.2. Документы, переданные по почте, поступают в Отделение почтовой связи № 74 ФГУП «Почта России» и один раз в день (в 8.00) передаются в Отдел документооборота. Работники Отдела документооборота расписываются в накладной и извещении с указанием своей фамилии, даты и времени получения.
Корреспонденция, ошибочно доставленная в адрес Роскомнадзора, возвращается работникам Отделения почтовой связи № 74 ФГУП «Почта России», роспись о получении в накладной не проставляется.
4.2.3. Документы, поступающие по каналам фельдъегерской связи, доставляются в Отдел документооборота.
4.2.4. Телеграммы (телетайпограммы) поступают в ОАО «Центральный телеграф» и немедленно передаются в Отдел документооборота.
Правительственные телеграммы и телефонограммы принимаются Отделом документооборота.
Факсограммы, поступающие в приемные заместителей Руководителя и начальников управлений, передаются в Отдел документооборота.
4.2.5. Сообщения электронной почты, поступающие на электронный адрес Роскомнадзора (rsoc_in@rsoc.ru), и электронные сообщения, размещаемые гражданами на официальном сайте Роскомнадзора в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (www.rsoc.ru), принимаются специалистами Отдела документооборота, распечатываются, регистрируются и доводятся в установленном порядке до сведения начальников управлений в соответствии с направлениями деятельности.
4.2.6. Электронные сообщения, поступающие по системе МЭДО, принимаются специалистами Отдела документооборота и обрабатываются в установленном порядке.
4.2.7. В ночное (после 21.00) и нерабочее время документы, поступающие по каналам Федеральной фельдъегерской связи, принимаются ответственным дежурным Роскомнадзора, который передает их в дальнейшем в Отдел документооборота.
4.2.8. Документы, полученные специалистами Роскомнадзора от должностных лиц других организаций, подлежат обязательной передаче для регистрации в Отдел документооборота.
4.3.1. Прием, первичную обработку и предварительное рассмотрение документов на бумажных носителях и в электронном виде, поступающих в Роскомнадзор, осуществляет Отдел документооборота.
4.3.2. При приеме документов специалистами отдела документооборота проверяются правильность адресования, правильность доставки и комплектности документов.
Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.
При отсутствии документов (отдельных их листов) или приложений к ним проставляется соответствующая отметка в регистрационно-контрольной карточке и на документе.
При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка «Документ получен в поврежденном виде».
В случае, если адрес отправителя и дата отправки могут быть установлены только по конверту, в котором поступил документ, конверт прилагается к документу.
Конверты и упаковки с пометкой «Лично» не вскрываются и передаются адресату.
При первичной обработке проводится сортировка документов на регистрируемые, учитываемые и не подлежащие регистрации.
Не учитываются и не регистрируются:
а) поздравительные письма и телеграммы, соболезнования;
б) первичные документы бухгалтерского учета;
в) плакаты, рекламные извещения, проспекты;
г) печатные издания (журналы, газеты, сборники, альманахи, бюллетени);
д) формы статистической отчетности;
е) прейскуранты (прайс-листы, расценки).
Документы, поступившие в Роскомнадзор в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время — на следующий рабочий день.
Документы с пометками «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно» обрабатываются и передаются на регистрацию незамедлительно.
4.3.3. Предварительное рассмотрение документов осуществляется специалистами Отдела документооборота в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, подлежащих рассмотрению Руководителем Роскомнадзора. Документы, поступившие в Роскомнадзор по вопросам, не требующим рассмотрения Руководителем, направляются непосредственно в приемные заместителей Руководителя и управления.
4.3.4. На полученный документ в СЭД Роскомнадзора специалистами Отдела документооборота заводится регистрационно-контрольная карточка (далее — РКК). Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в СЭД, приведен в Приложении № 13 к Инструкции.
4.3.5. Регистрационный штамп документа печатается на лицевой стороне первой страницы в ее нижней правой части и содержит регистрационный номер.
4.3.6. Прием, первичную обработку и регистрацию корреспонденции, поступающей по системе МЭДО, осуществляют специалисты Отдела документооборота.
4.3.7. После регистрации документа готовится указание Руководителя Роскомнадзора. Указание Руководителя Роскомнадзора по исполнению документа включает следующие сведения: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, в необходимых случаях — срок исполнения, подпись, дата.
Указание по исполнению документа оформляется на отдельном листе формата А4 (210 x 297), А5 (148 x 210 мм), А6 (148 x 105 мм) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому относится указание.
Указание по исполнению документа также может быть написано руководителем от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте.
При оформлении указания на отдельном листе указываются регистрационный номер и дата документа, к которому указание относится.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым или помеченное словом «Созыв» или «Ответственный» («Отв.»). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. В случае, если первым среди нескольких исполнителей указывается заместитель Руководителя, ответственным исполнителем считается должностное лицо, помеченное словом «Созыв» или «Ответственный» («Отв.»).
При оформлении указания по исполнению документа первыми указываются фамилии должностных лиц Роскомнадзора, далее — руководителей территориальных управлений Роскомнадзора и затем — руководителей организаций и предприятий отрасли.
Изменение основного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании докладной записки на имя Руководителя или его заместителей с приложением оригинала документа и в течение 3-х дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям — незамедлительно.
На документах, не требующих поручений по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в указаниях указываются исполнитель, подпись автора указания, дата.
Оформление указания по исполнению документа исполнителям центрального аппарата Роскомнадзора может проводиться средствами системы электронного документооборота.
Подлинник документа, который исполняется несколькими управлениями Роскомнадзора, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии сопроводительного письма. С содержанием приложений соисполнители знакомятся в СЭД.
4.3.8. Прием, первичную обработку, регистрацию и предварительное рассмотрение корреспонденции на имя заместителей Руководителя Роскомнадзора осуществляют специалисты приемных заместителей Руководителя Роскомнадзора.
Документы, направляемые на рассмотрение заместителям Руководителя, получают в Отделе документооборота помощники (секретари) заместителей Руководителя.
Заместители Руководителя по результатам рассмотрения документа дают указание по исполнению документа. Проект указания может быть подготовлен помощником заместителя Руководителя. В состав указания по исполнению документа входят следующие сведения: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, в необходимых случаях — срок исполнения, подпись, дата.
Указание по исполнению документа заместителя Руководителя Роскомнадзора оформляется на соответствующем бланке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому указание по исполнению относится.
Содержание указания по исполнению документа заместителя Руководителя Роскомнадзора вносится в РКК специалистом Отдела документооборота, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими управлениями Роскомнадзора, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии сопроводительного письма. С содержанием приложения соисполнители знакомятся в СЭД.
4.3.9. Прием, первичную обработку, регистрацию и предварительное рассмотрение корреспонденции на имя начальников управлений осуществляют специалисты Отдела документооборота.
Документы, направляемые в управления Роскомнадзора, получают в Отделе документооборота работники, ответственные за ведение делопроизводства в управлениях Роскомнадзора.
Начальники управлений по результатам рассмотрения документа оформляют указание по исполнению документа. В состав указания входят следующие сведения: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, в необходимых случаях — срок исполнения, подпись, дата.
Указания по исполнению документа начальников управлений оформляются на соответствующем бланке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому указание относится.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право координации работы исполнителей.
Работники, ответственные за делопроизводство в управлениях Роскомнадзора, обеспечивают внесение в РКК документов содержание указаний по исполнению документа начальника управления, заместителей начальников управлений, начальников отделов.
4.3.10. Прием, первичную обработку и предварительное рассмотрение нерегистрируемой корреспонденции осуществляют специалисты Отдела документооборота.
Нерегистрируемую корреспонденцию получают в Отделе документооборота работники, ответственные за делопроизводство в управлениях Роскомнадзора.
4.3.11. Прием, первичную обработку, регистрацию и предварительное рассмотрение телеграмм (телетайпограмм) и факсимильных сообщений, поступающих в Роскомнадзор, осуществляют работники Отдела документооборота. Дальнейший порядок действий с данной корреспонденцией соответствует пунктам 4.3.7 - 4.3.10 настоящей Инструкции.
4.3.12. Факсимильные аппараты, имеющие официальный номер Роскомнадзора, устанавливаются в Отделе документооборота.
4.3.13. Поступивший вслед за факсимильным сообщением подлинник документа учитывается в РКК под тем же номером, что и факсимильное сообщение, направляется в подразделение, которое занимается исполнением документа.
4.3.14. Факсимильные сообщения на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
4.3.15. Электронные сообщения, поступающие в Роскомнадзор на официальный электронный адрес (rsoc_in@rsoc.ru), проходят прием, регистрацию и предварительное рассмотрение специалистами Отдела документооборота.
4.4.1. Документы, отправляемые Роскомнадзором, передаются почтовой связью, Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации, посредством сети связи специального назначения, а также по системе МЭДО, нарочными или через ФГУП ГЦСС.
4.4.2. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, согласование, утверждение, подписание, регистрацию, тиражирование и отправку.
4.4.3. Составление проекта документа, его согласование, утверждение и подписание осуществляется в соответствии с разделом 3 настоящей Инструкции. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
4.4.4. Документы, подписанные Руководителем Роскомнадзора в высшие органы государственной власти, отправляются Отделом документооборота Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации.
4.4.5. Документы, подписанные Руководителем Роскомнадзора, заместителями Руководителя Роскомнадзора регистрируются в Отделе документооборота.
Исходящие документы регистрируются в Отделе документооборота в день подписания.
4.4.6. Документы, подписанные Руководителем Роскомнадзора и заместителями Руководителя Роскомнадзора, представляются в Отдел делопроизводства в трех экземплярах. После регистрации один экземпляр отправляется адресату, второй — помещается в соответствующее дело в Отделе делопроизводства, третий — возвращается исполнителю.
Документы, исполняемые подведомственными организациями Роскомнадзора, представляются в Отдел делопроизводства для регистрации в четырех экземплярах. После регистрации один экземпляр отправляется адресату, второй — помещается в соответствующее дело в Отделе делопроизводства, третий и четвертый экземпляры возвращаются в подведомственные организации.
Документы, подписанные начальниками управлений Роскомнадзора, представляются в Отдел делопроизводства в двух экземплярах. После регистрации один экземпляр отправляется адресату специалистами Отдела документооборота, второй — помещается исполнителем в соответствующее дело.
4.4.7. В случае, если документ передается адресату по системе МЭДО, его первый экземпляр хранится в соответствующем деле Отдела делопроизводства (совместно с визовым экземпляром).
4.4.8. Исходящие документы регистрируются в РКК. РКК предварительно заводятся ответственными за ведение делопроизводства в управлениях Роскомнадзора, являющихся исполнителями по рассматриваемым вопросам. Если исполнителем документа является Руководитель Роскомнадзора, заместитель Руководителя Роскомнадзора, РКК заводится в Отделе документооборота.
4.4.9. Документы на отправку в другие организации должны сдаваться лично делопроизводителями управлений Роскомнадзора, ответственными за подготовку этих документов. Специалисты, ответственные за делопроизводство в управлениях, перед сдачей корреспонденции на отправку должны проверить правильность ее оформления, адресования.
4.4.10. Отправка документов за подписью Руководителя, заместителей Руководителя осуществляется работниками Отдела документооборота.
При самостоятельной доставке исполнителями документов Руководителя или заместителей Руководителя на визовом экземпляре документа, остающемся в отделе делопроизводства, проставляется отметка:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│"Подлинник получен на руки" │
│Должность работника, │
│осуществляющего доставку документа Подпись И.О. Фамилия│
│ дата │</pre>
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Обработка документов Руководителя Роскомнадзора, заместителей Руководителя Роскомнадзора для отправки почтовой связью осуществляется работниками Отдела документооборота в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.
Обработка документов управлений Роскомнадзора для отправки почтовой связью осуществляется специалистами, ответственными за делопроизводство в управлениях Роскомнадзора. Затем документы за подписью начальников управлений, подлежащие отправке, передаются в Отдел документооборота.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.
4.4.11 Документы отправляются работниками Отдела документооборота АУ:
- через ФГУП ГЦСС — один раз в день;
- фельдъегерской связью — один раз в день;
- по почте — по мере накопления, но не реже одного раза в день;
- нарочными ФГУП ГРЧЦ — два раза в день;
- по системе МЭДО — по мере поступления в Отдел документооборота.
4.4.12. Передачу факсограмм осуществляют специалисты управлений Роскомнадзора.
4.4.13. Оформление и отправка телеграмм осуществляется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1557; 2008, № 8, ст. 749; 2008, № 23, ст. 2715).
Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам. Право подписи телеграмм принадлежит Руководителю, его заместителям и в особых случаях (по поручению Руководителя или лица, исполняющего его обязанности) — начальникам управлений, заместителям начальников управлений.
Телеграмма печатается в 3 экземплярах и передается в Отдел документооборота для регистрации в РКК и отправки.
Исходящие телеграммы (телетайпограммы) регистрируются аналогично другой исходящей корреспонденции.
4.4.14. Соглашения (с государственными органами, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления и федеральными органами исполнительной власти); планы, планы-графики, утвержденные Руководителем Роскомнадзора, регистрируются как исходящие документы в Отделе документооборота и рассылаются в соответствии с разнарядкой, подписанной руководством управления Роскомнадзора, которое готовило соглашение.
Соглашения должны иметь собственные номера по журналам регистрации (планов, отчетов, протоколов и т.д. — внутренняя регистрация), а отправляться сопроводительным письмом, подготовленным исполнителем.
4.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.
4.5.2. Внутренняя переписка (служебные, докладные и объяснительные записки) за подписью руководства управлений создается и регистрируется в управлениях Роскомнадзора.
Внутренние документы (служебные записки, докладные записки, поручения и т.д.) за подписью Руководителя Роскомнадзора регистрируются и сканируются в Отделе документооборота.
Докладная записка — документ, составляемый работником структурного подразделения, адресованный Руководителю или его заместителю, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями, требующими принятия управленческих решений.
Служебная записка — документ, используемый для оперативного обмена информацией между структурными подразделениями Службы.
Другая внутренняя переписка регистрируется и сканируется ответственными за ведение делопроизводства в управлениях Роскомнадзора.
4.5.3. Передача документов между управлениями Роскомнадзора осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в управлениях. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКК.
4.5.4. Указания по исполнению документа Руководителя Роскомнадзора, заместителей Руководителя Роскомнадзора на отклоненных проектах исходящих документов регистрируются в Отделе документооборота как внутренние документы. При этом подлинник указания по исполнению документа и копия отклоненного проекта исходящего документа хранятся в деле Отдела документооборота, а копия указания по исполнению документа и оригинал проекта исходящего документа передаются на исполнение.
4.6.1. Учет количества документов за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год) проводится по данным РКК в Отделе документооборота и представляется начальнику АУ.
4.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета размноженных экземпляров.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в Отделе делопроизводства на основе принятой системы регистрации и учета документов.
Учет количества документов проводится по Роскомнадзору в целом или по отдельным управлениям Роскомнадзора.
Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитываются отдельно.
4.6.3. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
4.6.4. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Роскомнадзор и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений, а также в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Отделом документооборота и представляются руководству Роскомнадзора в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) производственного, статистического и аналитического характера.
4.7.1. Организация работы с документами в управлениях Роскомнадзора осуществляется на основании указаний по исполнению документов Руководителя Роскомнадзора, его заместителей, начальников управлений, иных должностных лиц.
Ведение делопроизводства и работа с документальным фондом управлений Роскомнадзора возлагается на ответственных за ведение делопроизводства в управлениях.
4.7.2. Начальники управлений Роскомнадзора обеспечивают оперативное рассмотрение документов, своевременное доведение их до исполнителей, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
4.7.3. Документы, поступившие в управление с указанием по исполнению руководства Роскомнадзора, передаются исполнителям только после их рассмотрения начальниками управлений.
При рассмотрении документов начальник управления выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Документы с пометкой «срочно» передаются исполнителям незамедлительно.
4.7.4. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, утверждение, представление на подписание Руководителю, заместителям Руководителя или начальникам управлений, подготовку к пересылке адресату.
На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки.
4.7.5. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о дате и результатах окончательного исполнения. Эти сведения отмечаются также в РКК документа.
4.7.6. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители обеспечивают своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
4.7.7. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение сроков исполнения.
4.7.8. На время отсутствия ответственного исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) передача всех исполняемых документов другому исполнителю, осуществляется по указанию начальника (заместителя начальника) управления.
В случае увольнения специалиста или перехода на другой участок работы находящиеся у него на исполнении документы передаются по акту приема-передачи начальнику управления или по его указанию вновь назначенному работнику.
4.7.9. В случае, если у исполнителя отсутствуют реальные условия выполнения задания в установленные сроки, он готовит соответствующую докладную записку на имя руководителя, давшего поручение. Руководитель Роскомнадзора (или лицо, его замещающее) вправе принять решение о переносе срока исполнения. В случае положительного решения новый срок исполнения фиксируется специалистами Отдела документооборота по представлению исполнителя поручения.
4.7.10. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов документов, полученных им при исполнении профессиональных обязанностей.
4.7.11. Документы представляются на подпись Руководителю Роскомнадзора через помощников руководителя.
4.8.1. Основой построения поискового раздела системы электронного документооборота Роскомнадзора является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
4.8.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их доставки, передачи или создания.
4.8.3. Документы регистрируются в Роскомнадзоре в системе электронного документооборота один раз.
5.1.1. Технология контроля исполнения и сроки исполнения документов в Роскомнадзоре определяется Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305; № 47, ст. 4933; 2007, № 43, ст. 5202; 2008, № 9, ст. 852; № 14, ст. 1413; 2009, № 12, ст. 1429; № 25, ст. 3060; № 41, ст. 4790; № 49, ст. 5970; 2010, № 22, ст. 2776; № 40, ст. 5072), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233).
5.1.2. Все документы, поступившие на имя Руководителя Роскомнадзора и в адрес Роскомнадзора из высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и организаций, контролируются Управлением организационной работы Роскомнадзора средствами системы электронного документооборота.
Документы, адресованные заместителям Руководителя Роскомнадзора или начальникам структурных подразделений, контролируются аппаратом заместителей руководителя или специально уполномоченными специалистами управлений средствами системы электронного документооборота.
5.1.3. Контроль за соблюдением сроков исполнения документов осуществляется уполномоченными специалистами Управления организационной работы, а в структурных подразделениях — сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, средствами системы электронного документооборота.
Контроль исполнительской дисциплины в Роскомнадзоре обеспечивают специалисты Управления организационной работы. Он состоит из следующих этапов:
- постановка поручений на контроль;
- организация сбора информации по выполнению контрольных поручений в структурных подразделениях Роскомнадзора;
- подготовка справок предупредительного контроля за исполнением поручений;
- подготовка аналитических материалов по результатам контроля выполнения поручений и информирования руководства о причинах нарушения сроков исполнения;
- еженедельное информирование руководства Роскомнадзора о состоянии исполнения контрольных документов;
- снятие исполненных документов с контроля.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
В электронной РКК проставляется отметка об исполнении.
5.1.4. На сотрудников структурных подразделений Роскомнадзора, осуществляющих контроль за исполнением документов (ответственных за ведение делопроизводства), возлагаются функции:
по справочно-информационной работе об исполнении документов, поступивших в структурные подразделения;
по подготовке сводок об исполнении контрольных документов для руководства структурных подразделений;
по контролю за вводом в систему информации о ходе и результатах исполнения контролируемых документов;
по проверке исполнения сотрудниками структурных подразделений Роскомнадзора контролируемых документов.
Учет и контроль за выполнением поручений, поступивших непосредственно в секретариаты заместителей Руководителя Роскомнадзора, осуществляют специалисты секретариата.
5.1.5 Категории документов, подлежащих постановке на контроль, определенные в соответствии с нормативными актами и спецификой работы Роскомнадзора, приведены в Приложении № 14.
На всех документах, поставленных на контроль, проставляется штамп «КОНТРОЛЬ» и указывается срок исполнения.
При осуществлении своих контрольных функций сотрудники Управления организационной работы запрашивают сведения об исполнении поручений у специалистов, ответственных за контроль, у исполнителей в структурных подразделениях и у руководителей структурных подразделений.
5.1.6. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов в управлении, обязан, по согласованию с начальником (заместителем начальника) управления, передать другому специалисту контрольные учетные документы по исполнительской дисциплине в управлении и своевременно проинформировать Управление организационной работы о смене специалиста, ответственного за контроль исполнения документов в управлении.
5.2.1. Снятие исполненного документа с контроля осуществляет Управление организационной работы.
5.2.2. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
В РКК проставляется отметка об исполнении.
6.1.1 В Роскомнадзоре создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
6.1.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
6.1.3. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Роскомнадзора, соответствующей требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Службы.
6.1.4. Документы, создаваемые в Роскомнадзоре и (или) поступившие в Роскомнадзор на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов.
Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
6.1.5. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте Роскомнадзора могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что применяемые программные средства позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
6.2.1. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью Руководителя Роскомнадзора или заместителей Руководителя Роскомнадзора в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».
6.2.2. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем федерального органа исполнительной власти на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
6.2.3. Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается Руководителем Роскомнадзора по согласованию с Федеральным архивным агентством.
6.2.4. Прием и отправка электронных документов осуществляются Отделом документооборота.
При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, Отдел документооборота осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
6.2.5. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение Руководителя Роскомнадзора, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
6.2.6. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
6.2.7. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
6.2.8. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного Руководителем.
7.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Роскомнадзоре, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Роскомнадзора.
Документальный фонд Роскомнадзора — совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Роскомнадзора составляют документы, созданные в Роскомнадзоре и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
7.1.2. Ответственность за составление номенклатуры дел в управлениях Роскомнадзора, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти лежит на начальниках управлений и ответственных за ведение делопроизводства в управлениях.
Отдел документооборота Роскомнадзора обеспечивает методическую помощь и осуществляет контроль за правильным формированием и оформлением дел в структурных подразделениях, проверки наличия и состояния дел в структурных подразделениях и документального фонда Роскомнадзора в целом.
7.1.3. Номенклатура дел составляется в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060), с учетом Постановления Правительства Российской Федерации от 2 июня 2008 г. № 418 «О Министерстве связи и массовых коммуникаций Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 23, ст. 2708; № 42, ст. 4825; № 46, ст. 5337; 2009, № 3, ст. 378; № 6, ст. 738; № 33, ст. 4088; 2010, № 13, ст. 1502; № 26, ст. 3350; № 30, ст. 4099; № 31, ст. 4251), Положением о Роскомнадзоре, положениями об управлениях Роскомнадзора, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в результате деятельности Роскомнадзора, их виды, состав и содержание.
7.1.4. В Роскомнадзоре составляются номенклатуры дел управлений Роскомнадзора (Приложение № 15 к Инструкции) и сводная номенклатура дел Роскомнадзора (Приложение № 16 к Инструкции).
7.1.5. Номенклатура дел управления Роскомнадзора составляется специалистом, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом Роскомнадзора и Отделом документооборота, подписывается начальником управления Роскомнадзора и представляется в Отдел документооборота.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Отдел документооборота.
7.1.6. Номенклатура дел Роскомнадзора составляется Отделом документооборота на основе номенклатур управлений Роскомнадзора при методической помощи архива Роскомнадзора и Центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК) Роскомнадзора.
Один раз в 5 лет номенклатура дел Роскомнадзора согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Роскомнадзора документы Архивного фонда Российской Федерации.
7.1.7. Сводная номенклатура дел Роскомнадзора подписывается сотрудником, составившим документ, начальником Отдела документооборота, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее именуется ЦЭК) Роскомнадзора, утверждается не позднее конца текущего года Руководителем и вводится в действие с 1 января следующего года.
7.1.8. В случае изменения функций и структуры Роскомнадзора номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК федерального государственного архива.
7.1.9. После утверждения номенклатуры дел Роскомнадзора управления Роскомнадзора получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
7.1.10. Номенклатура дел Роскомнадзора готовится в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело Отдела документооборота, 2-й используется в Отделе документооборота как рабочий экземпляр, 3-й применяется в архиве Роскомнадзора, 4-й — в федеральном государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.
Рабочий экземпляр номенклатуры дел Роскомнадзора может вестись в Отделе документооборота в электронном виде.
7.1.11. Номенклатура дел Роскомнадзора в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
7.1.12. Названиями разделов номенклатуры дел Роскомнадзора являются названия департаментов Роскомнадзора. В номенклатуре дел Роскомнадзора разделы располагаются в соответствии с Правилами составления и ведения номенклатур дел и утвержденной структурой Роскомнадзора.
7.1.13. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Роскомнадзора.
В номенклатуру дел не включаются периодические печатные издания.
7.1.14 Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Роскомнадзоре цифрового обозначения руководства, управления, цифрового обозначения отдела управления, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах управления Роскомнадзора.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных управлений Роскомнадзора; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида документа (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Роскомнадзора или департамента Роскомнадзора (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные виды документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (планы, списки, доклады, информации).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения.
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Годовые планы финансовых мероприятий;
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку, помещенному в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 (зарегистрирован в Роскомнадзоре юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 г. № 18380).
В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти.
7.1.15. Если в течение года в Роскомнадзоре возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
7.1.16. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
7.2.1. Дела формируются в Отделе документооборота и в управлениях Роскомнадзора.
7.2.2. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны не позднее десяти дней передаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в управлениях Роскомнадзора, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет начальник управления Роскомнадзора или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
7.2.3. Контроль за правильным формированием дел в управлениях Роскомнадзора осуществляется Отделом документооборота.
7.2.4 При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии, факсограммы на общих основаниях;
в дела управлений Роскомнадзора не должны помещаться документы, подлежащие возврату в Отдел документооборота, лишние экземпляры, черновики;
по объему дело не должно превышать 250 листов.
7.2.5. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
7.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Положения, инструкции, регламенты, утвержденные приказами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу.
Приказы по командированию специалистов формируются в отдельные дела.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Ведение дел гражданских служащих осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Личные дела формируются в течение всего срока работы государственного служащего в Роскомнадзоре. На каждого гражданского служащего заводится отдельная папка. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Роскомнадзора и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается перед документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
7.2.7. Дела Роскомнадзора подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками Отдела документооборота и соответствующих управлений Роскомнадзора, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива Роскомнадзора.
7.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (75 лет). Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение № 17 к Инструкции); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение № 18 к Инструкции); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение № 19 к Инструкции); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению.
7.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (75 лет) оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: полное наименование Роскомнадзора (фондообразователя); наименование департамента Роскомнадзора; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Роскомнадзора указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование департамента — записывается название департамента Роскомнадзора в соответствии с утвержденной структурой; номер дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Роскомнадзора; заголовок дела — переносится из номенклатуры дел Роскомнадзора, согласованной с ЭПК федерального архива; дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи нумеруются римскими цифрами. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем за очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Роскомнадзора черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Роскомнадзора по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
7.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей Инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
7.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из дел удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
7.2.12. С момента заведения и до передачи в архив Роскомнадзора дела хранятся по месту их формирования.
Начальники управлений Роскомнадзора и специалисты, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, хранящиеся в рабочих кабинетах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Роскомнадзора.
7.2.13. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения начальника Отдела документооборота. Выдача дел специалистам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карточка-заместитель. В ней указывается управление Роскомнадзора, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются на временное пользование работникам департаментов Роскомнадзора на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Руководителя или его заместителей по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Руководителя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Документы Роскомнадзора являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив Роскомнадзора включает работу Отдела документооборота и специалистов, ответственных в управлениях Роскомнадзора за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
8.1.1. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
8.1.2. Экспертиза ценности документов в Роскомнадзоре на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Роскомнадзора.
8.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Роскомнадзоре создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее — ЭК) в управлениях Роскомнадзора.
8.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Руководителем Роскомнадзора (для ЦЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.
8.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в управлениях Центрального Аппарата и территориальных управлениях Роскомнадзора непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством архива.
8.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Роскомнадзора; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в управлениях Роскомнадзора; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
8.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Роскомнадзора путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Роскомнадзора.
8.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
8.1.9. Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
8.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
8.1.11. В Роскомнадзоре в каждом управлении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива Роскомнадзора. По этим описям документы сдаются в архив Роскомнадзора.
Описи дел, подготовленные управлениями Роскомнадзора, служат основой для подготовки сводной описи дел Роскомнадзора, которую готовит архив Роскомнадзора и по которой дела сдаются на постоянное хранение в соответствующий федеральный архив.
8.1.12. Описи дел управлений Роскомнадзора составляются по установленной форме (Приложение № 20 к Инструкции) и представляются в архив Роскомнадзора не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
8.1.13. Описательная статья описи дел управлений Роскомнадзора имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
8.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи — валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим департаментам Роскомнадзора со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
8.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
8.1.16. Опись дел управления Роскомнадзора подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Отдела документооборота и утверждается начальником управления Роскомнадзора.
При наличии в управлении Роскомнадзора ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.
8.1.17. Опись дел управления Роскомнадзора составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Роскомнадзора, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в управлении Роскомнадзора. При наличии в управлении Роскомнадзора ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.
8.1.18. Отбор документов за соответствующий период для уничтожения и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение № 21 к Инструкции) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) Роскомнадзора одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) Роскомнадзора акты утверждаются Руководителем только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется ЭПК) соответствующего федерального архива описей дел постоянного хранения; после этого Роскомнадзор имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.
8.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Роскомнадзора. Если в акте указаны дела нескольких департаментов Роскомнадзора, то название каждого управления Роскомнадзора указывается перед группой заголовков дел этого департамента.
8.2.1. В архив Роскомнадзора передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
8.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Роскомнадзора не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
8.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Роскомнадзора не подлежат. Они хранятся в управлениях Роскомнадзора и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
8.2.4. Передача дел в архив Роскомнадзора осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с начальниками управлений Роскомнадзора и утвержденному начальником Отдела документооборота.
8.2.5. В период подготовки дел управлением Роскомнадзора к передаче в архив Роскомнадзора работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Роскомнадзора. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники управления Роскомнадзора обязаны устранить.
8.2.6. Прием каждого дела производится ответственным специалистом Отдела документооборота Роскомнадзора в присутствии специалиста управления Роскомнадзора. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом Роскомнадзора и работника, передавшего дела.
Вместе с делами в архив Роскомнадзора передаются базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
8.2.7. В случае ликвидации или реорганизации департамента Роскомнадзора, работник, ответственный за ведение делопроизводства в данном департаменте Роскомнадзора, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Роскомнадзора независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
27 января 2012 года
к п. 3.1.5
МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ
И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ СВЯЗИ,
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
(РОСКОМНАДЗОР)
Китайгородский проезд, д. 7, стр. 2, Москва, 109074 тел.: (495)987-68-00; факс: (495)987-68-01; www.rsoc.ru
от _________________________________ N ________________ На N _______________________________ от _______________
Приложение № 2
к п. 3.1.5
МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ
И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ СВЯЗИ,
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
(РОСКОМНАДЗОР)
РУКОВОДИТЕЛЬ
Китайгородский проезд, д. 7, стр. 2, Москва, 109074 тел./факс: (495)987-67-50; www.rsoc.ru
от ____________________________ N ________________ На N __________________________ от _______________
Приложение № 3
к п. 3.1.5
МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ
И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ СВЯЗИ,
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
(РОСКОМНАДЗОР)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
Китайгородский проезд, д. 7, стр. 2, Москва, 109074 тел./факс: (495)987-67-70; www.rsoc.ru
от ____________________________ N ________________ На N __________________________ от _______________
Приложение № 4
к п. 3.1.5
Герб России
МИНКОМСВЯЗЬ РОССИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ СВЯЗИ,
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
(РОСКОМНАДЗОР)
________________________ N _______
Москва
Приложение № 5
к п. 3.1.5
Герб России
МИНКОМСВЯЗЬ РОССИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ СВЯЗИ,
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
(РОСКОМНАДЗОР)
________________________ N _______
Москва
Приложение № 6
к п. 3.1.5
Герб России ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ СВЯЗИ, ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РУКОВОДИТЕЛЬ
к вх. N _________________
"__" ____________ 20__ г.
____________ С.К.СИТНИКОВ
Приложение № 7
к п. 3.5.3
Вносится Правительством
Российской Федерации
Проект
О Московском государственном университете
имени М.В. Ломоносова и Санкт-Петербургском
государственном университете
Статья 1. Отношения, регулируемые настоящим Федеральным законом
Настоящим Федеральным законом определяются особенности правового положения ведущих классических университетов Российской Федерации - федерального государственного образовательного учреждения высшего
профессионального образования «Московский государственный университет имени М.В. Ломоносова» (далее — Московский государственный университет имени М.В.
Ломоносова) и федерального государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования "Санкт-Петербургский государственный
университет» (далее — Санкт-Петербургский государственный университет)...
(Далее текст не приводится)
Президент
Российской Федерации
Приложение № 8.1
к п. 3.6.3
проект
ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Об утверждении Положения
об Управлении Президента Российской Федерации
по государственным наградам
1. <a id="p101028"></a>Утвердить прилагаемое Положение об Управлении Президента Российской
Федерации по государственным наградам.
2. <a id="p101029"></a>Настоящий Указ вступает в силу со дня его подписания.
Президент
Российской Федерации И.Фамилия
Москва, Кремль
Дата
N __
Приложение № 8.2
к п. 3.6.3
Проект
ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. <a id="p101033"></a>Выделить в 2009 году из Резервного Фонда Президента Российской
Федерации:
4 млн. рублей Правительству Вологодской области для Вологодского государственного историко-архитектурного и художественного музея-заповедника (г. Вологда, ул. С. Орлова, д. 15) на проведение ремонта и реставрации памятника истории и культуры - дома Самарина, расположенного
по адресу: г. Вологда, Советский проспект, д. 16б;
(Далее текст не приводится)
Президент
Российской Федерации И.Фамилия
Москва, Кремль
Дата
N __
Приложение № 9
к п. 3.7.8
Проект
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
от "__" __________ г. N ______
МОСКВА
Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных
органах исполнительной власти
В соответствии со статьей 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" Правительство Российской
Федерации постановляет:
1. <a id="p101038"></a>Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти.
(Далее текст не приводится)
Председатель Правительства Российской Федерации И.Фамилия
Приложение № 10
к п. 3.8.2.3
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федеральной
службы по надзору в сфере связи,
информационных технологий
и массовых коммуникаций
____________________ И.О.Фамилия
(дата)
О _____________________________________________
(наименование структурного подразделения)
VI. Взаимоотношения и связи с другими структурными подразделениями
Начальник управления Подпись И.О. Фамилия
Приложение № 11
к п. 3.8.3.5
Герб России
МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ СВЯЗИ,
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
(РОСКОМНАДЗОР)
П Р О Т О К О Л заседания Научно-технического Совета
«__» ______________ г. N ______
Председательствующий — И.О. Фамилия Секретарь — И.О. Фамилия Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
1. О мерах по реализации федеральной целевой программы... Доклад заместителя руководителя...
1. СЛУШАЛИ: И.О. Фамилия — текст доклада прилагается ВЫСТУПИЛИ: И.О. Фамилия — краткая запись выступления И.О. Фамилия — краткая запись выступления ПОСТАНОВИЛИ:
1.1.
1.2...
2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ:
Председательствующий Подпись И.О. Фамилия Секретарь Подпись И.О. Фамилия
Приложение № 12
к п. 3.8.3.5
Герб России
МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ СВЯЗИ,
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
(РОСКОМНАДЗОР)
П Р О Т О К О Л совещания у руководителя Службы
«__» ______________ г. N ______
Присутствовали:
Наименование должности И.О. Фамилия Наименование должности И.О. Фамилия Наименование должности И.О. Фамилия
I. О выполнении плана... _______________________________________________ (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. <a id="p101060"></a>Принять к сведению...
2. <a id="p101061"></a>Руководителям структурных подразделений...
II. О введении мер по совершенствованию... _______________________________________________ (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. <a id="p101063"></a>Принять к сведению...
Руководитель Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций И.О. Фамилия
Приложение № 13
к п. 4.3.4
ПЕРЕЧЕНЬ
ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ О ДОКУМЕНТАХ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ЦЕЛЯХ
УЧЕТА И ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ В СЭД РОСКОМНАДЗОРА
| № п/п | Наименование сведений о документе | Характеристика информации, включаемой в РКК |
|---|---|---|
| 1. | Адресант | Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица — отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина) |
| 2. | Адресат | Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица — получателя документа (в соответствии с реквизитом «Адресат») |
| 3. | Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ | В соответствии с реквизитом «Подпись» |
| 4. | Вид документа | В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа |
| 5. | Дата документа | В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует |
| 6. | Номер документа | В соответствии с номером, присвоенным документу автором |
| 7. | Дата поступления документа | Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе) |
| 8. | Входящий номер документа | Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе) |
| 9. | Ссылка на исходящий номер и дату документа | В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите |
| 10. | Наименование либо аннотация документа | Краткое содержание документа (заголовок к тексту) |
| 11. | Индекс дела | Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа |
| 12. | Сведения о переадресации документа | На основании резолюции на документе (реквизит «Указания по исполнению») |
| 13. | Количество листов основного документа | Количество листов основного документа |
| 14. | Количество приложений | Количество приложений |
| 15. | Общее количество листов приложений | Общее количество листов приложений |
| 16. | Указания по исполнению документа | Резолюция или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения |
| 17. | Должность, фамилия и инициалы исполнителя | Должность, фамилия и инициалы исполнителя |
| 18. | Отметка о конфиденциальности | В соответствии с реквизитом «Гриф ограничения доступа к документу» («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.) |
Приложение № 14
к п. 5.1.5
| № п/п | Вид документа | Сроки исполнения |
|---|---|---|
| 1. | Поручения Министра связи и массовых коммуникаций Российской Федерации | Согласно указанному в них сроку |
| 2. | Приказы Роскомнадзора | Согласно указанному в них сроку |
| 3. | Поручение «Срочно», «Незамедлительно» | В течение 3-х дней со дня подписания |
| 4. | Поручение «Оперативно» | В 10-дневный срок |
| 5. | Парламентские запросы | В 10-дневный срок или согласно указанному в них сроку |
| 6. | Запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации | Согласно указанному в них сроку или до 30 дней со дня получения запроса |
| 7. | Докладные записки по вопросам деятельности Роскомнадзора | Срок устанавливается в каждом конкретном случае |
| 8. | Иные документы, если по ним дано указание Руководителя | Согласно указанному в них сроку |
| 9. | Письма учреждений, организаций, требующие исполнения (с указанием руководства) | Согласно указанию, но не более 30 дней со дня регистрации в Роскомнадзоре |
| 10. | Обращения граждан | Не более 15 дней со дня регистрации, если указанные вопросы не требуют дополнительной проработки. Не более 30 дней со дня регистрации, если указанные вопросы требуют дополнительного изучения |
| 11. | Телеграммы | До 2 дней (требующие срочного решения) |
Приложение № 15
к п. 7.1.4
Федеральная служба по надзору УТВЕРЖДАЮ в сфере связи, информационных Руководитель Федеральной службы технологий и массовых коммуникаций по надзору в сфере связи, (РОСКОМНАДЗОР) информационных технологий
и массовых коммуникаций
Номенклатура дел __________________ И.О. Фамилия Дата ________ N ______ г. Москва
На __________ год
| Индекс дела | Заголовок дела, тома, частей | Кол-во ед. хран. (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части и № статей по перечню) | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Наименование раздела |
Начальник Отдела документооборота И.О. Фамилия
Дата
Виза заведующего архивом И.О. Фамилия **СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО** Протокол ЦЭК Протокол ЭПК ГА РФ от __________ N ______ от __________ N ______
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в Роскомнадзоре.
| По срокам хранения | Всего | В том числе: переходящих | с отметкой «ЭПК» |
|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| Итого: | |||
| Начальник отдела документооборота | И.О. Фамилия | ||
| Дата | |||
| Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности передавшего сведения | И.О. Фамилия | ||
| Дата |
Приложение N 16
к п. 7.1.4
Герб России
МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ СВЯЗИ, ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ (РОСКОМНАДЗОР)
Управление по защите прав субъектов персональных данных
___________ N ___ г. Москва
На __________ год
| Индекс дела | Заголовок дела, тома, частей | Кол-во ед. хран. (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части и № статей по перечню) | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Наименование раздела |
Начальник Управления по защите прав субъектов персональных данных И.О. Фамилия Дата
СОГЛАСОВАНО Начальник отдела документооборота И.О. Фамилия Дата
Виза заведующего архивом И.О. Фамилия Дата
Приложение № 17
к п. 7.2.8
код федерального архива __________
код Роскомнадзора ________________
┌─────────────────┐
│Ф. N ___________ │
│Оп. N __________ │
│Д. N ___________ │
└─────────────────┘
Наименование федерального архива
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ СВЯЗИ,
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
Административное управление
Приказы Руководителя Роскомнадзора по основной деятельности
Крайняя дата
На _____ листах
Хранить _______
┌─────────────────┐
│Ф. N ___________ │
│Оп. N __________ │
│Д. N ___________ │
└─────────────────┘
Приложение № 18
к п. 7.2.8
В деле подшито и пронумеровано __________________________________ лист(ов), (цифрами и прописью) в том числе литерные листы __________, пропущенные номера _________________
- листов внутренней описи _________________________________________________
| ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ И ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА | № листов |
|---|---|
| 1 | 2 |
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи Работника
Дата
Формат А-4 (210 x 297 мм)
Приложение № 19
к п. 7.2.8
| № п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого __________________________________________________________ документов (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________________________ (цифрами и прописью)
Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А-4 (210 x 297 мм)
Приложение № 20
к п. 8.1.12
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ)
ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ СВЯЗИ,
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
| № п/п | Индекс дела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Крайние даты дела (тома, части) | Кол-во листов в деле (томе, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 <3> | 7 |
| Название раздела | ||||||
В данную опись внесено ____________________________________ дел с N _______ (цифрами и прописью) по N __________, в том числе:
литерные номера: пропущенные номера:
Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <4>
Начальник Отдела документооборота Протокол ЭК структурного подразделения Подпись И.О. Фамилия от ____________ N ______
Передал _____________________________________________________________ дел и (цифрами и прописью) ____________________ регистрационно-контрольных картотек к документам <5>. (цифрами и прописью)
Наименование должности работника структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял ____________________________ дел и _________________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных картотек к документам.
Наименование должности сотрудника архива Роскомнадзора Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А-4 (210 x 297 мм)
<3> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
<4> При наличии ЭК структурного подразделения.
<5> Передаются вместе с делами Отдела документооборота.
Приложение № 21
к п. 8.1.18
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА УТВЕРЖДАЮ ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ СВЯЗИ, Руководитель Федеральной службы ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ по надзору в сфере связи, И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ информационных технологий
и массовых коммуникаций
(РОСКОМНАДЗОР)
_________________ С.К. Ситников
АКТ Дата ______________ N ________ Москва
О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
На основании __________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N _______________________. (наименование фонда)
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей (номенклатур) за годы | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи | Кол-во дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого ______________________________ дел за ___________ годы. (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _______________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _________________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от __________ N ______).
Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от _______ N ___
Документы в количестве _______________________________________________ дел, (цифрами и прописью) весом _________ кг сданы в ________________________________________________ (наименование организации) на переработку по приемно-сдаточной накладной от __________________________ N _______________.
Наименование должности работника Роскомнадзора, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника архива, внесшего изменения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А-4 (210 x 297 мм)
Переход между статьями: Ctrl + ← / →