Статья 33. СертификацияПриказ Ростехнадзора от 29.12.2023 № 505

ПРИКАЗ

В соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Росархива от 24 декабря 2020 г. № 199, приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 февраля 2024 г. прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору.

2. Признать утратившим силу приказ Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 30 июня 2011 г. № 340 «Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору».

Руководитель

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ И АТОМНОМУ НАДЗОРУ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее — Инструкция) разработана в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Указом Президента Российской Федерации от 19 мая 2008 г. № 815 «О мерах по противодействию коррупции»;

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;

постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативно-правовых актов и проектов нормативных правовых актов»;

постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (далее — Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти);

постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (далее — Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти);»

постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;

постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. № 401 «О Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору»;

постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. № 1264 «Об утверждении правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия»;

постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»;

Трудовым кодексом Российской Федерации;

Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях;

приказом Минюста России от 31 августа 2023 г. № 222 «Об утверждении методических указаний по юридико-техническому оформлению нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти»;

приказом Росархива от 22 мая 2019 г. № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»;

приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»;

Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Росархива от 24 декабря 2020 г. № 199;

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее — ГОСТ Р 7.0.8-2013);

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016);

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы.

1.2. Инструкция устанавливает общие требования к документационному обеспечению управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее — Служба).

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, регистрацию, хранение, контроль исполнения и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

1.4. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, кадровыми документами, оформляемыми в соответствии с Инструкцией по кадровому делопроизводству.

Требования Инструкции по делопроизводству к работе с кадровой, бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также организации текущего хранения документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

1.5. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, регулируются отдельными нормативными актами Службы.

1.6. Для целей настоящей Инструкции используются основные термины и определения в области документационного обеспечения, представленные в приложении № 1.

1.7. Настоящей Инструкцией определяется порядок работы с документами на основе применения системы электронного документооборота Службы.

Система электронного документооборота (далее — СЭД) и электронные кабинеты обеспечивают возможность работы с документами, содержащими служебную информацию, в том числе ограниченного распространения, и с документами, содержащими сведения конфиденциального характера, в том числе персональные данные.

В СЭД должна осуществляться регистрация всех поступивших в Службу и созданных в структурных подразделениях Службы документов, за исключением документов, указанных в пп. 1.4, 1.5. Регистрация в СЭД кадровых документов регулируется Инструкцией по кадровому делопроизводству.

Сопровождение программного и информационного обеспечения СЭД в процессе эксплуатации осуществляется службой информатизации.

1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в Службе, а также соблюдение требований настоящей Инструкции возлагается на руководителя Службы либо на лицо, исполняющее его обязанности.

1.9. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Службы осуществляются подразделением, на которое возложены функции по ведению делопроизводства.

1.10. Ответственность за организацию работы с документами в структурных подразделениях Службы возлагается на их начальников.

Ведение делопроизводства в структурных подразделениях Службы осуществляют работники, на которых возложены функции по ведению делопроизводства в структурном подразделении.

1.11. Территориальные органы Службы осуществляют свою деятельность по документационному обеспечению управления на основе требований настоящей Инструкции с учетом особенностей конкретного территориального органа (штатной структуры, фактической численности работников, технической базы, финансовых возможностей и других особенностей). Для этого каждый территориальный орган Службы разрабатывают собственную инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем.

1.12. Служба делопроизводства действует на основании положения о ней, утвержденного руководителем Службы. Должностные обязанности работников службы делопроизводства и делопроизводителей структурных подразделений Службы устанавливаются должностными регламентами.

При смене работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Службы, составляется акт приема-передачи документов и дел, утвержденный начальником структурного подразделения, содержащий перечень, передаваемых документов с указанием их реквизитов, ФИО и должность работников (принимающего и сдающего документы) структурного подразделения.

1.13. Для работников структурных подразделений Службы настоящей Инструкцией устанавливаются общие требования к организации работы с документами:

• работники структурных подразделений Службы несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции;
• работа с документами в Службе осуществляется только в служебных помещениях и в контуре ведомственной сети передачи данных. Работать с документами, поступившими в Службу, вне служебных помещений допускается только с разрешения руководителя Службы или иного уполномоченного лица, вносить не оговоренные исправления не разрешается;
• при работе с документами на бумажном носителе, зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в подлинник документа поправки и делать пометки;
• работники структурных подразделений Службы обязаны обеспечить сохранность, находящихся у них на исполнении или ознакомлении документов и проектов документов, а также неразглашение содержащейся в указанных документах и проектах документов служебной информации. Служебная информация, содержащаяся в документах и проектах документов, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией;
• передача служебных документов, их копий, проектов контрагентам, средствам массовой информации, иным государственным органам, органам местного самоуправления, организациям допускается только с разрешения руководителя Службы или иного уполномоченного лица;
• перед уходом в отпуск или убытием в командировку, в случае увольнения или перевода (перемещения) по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы делопроизводителю структурного подразделения или другому работнику по указанию начальника структурного подразделения (при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту, завизированному начальником структурного подразделения и содержащему перечень передаваемых документов, ФИО и должность работника, принявшего документы). Работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, оперативно вносит изменения об ответственном исполнителе в СЭД;
• работники структурных подразделений Службы несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.

1.14. При утрате документов делопроизводитель структурного подразделения информирует начальника структурного подразделения и службу делопроизводства, после чего организуется розыск документов.

Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копей документа.

II. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ АКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

2.1. Служба, осуществляя функции по нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, разрабатывает проекты федеральных законов на основе плана законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации, ежегодно утверждаемого Правительством, а также в целях выполнения международных обязательств Российской Федерации, во исполнение решений Конституционного Суда Российской Федерации, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, поручений или указаний Президента Российской Федерации, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства, поручений Председателя Правительства, а также в порядке законодательной инициативы.

2.2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, оформляются согласно образцу (приложение № 2).

2.3. Законопроект имеет следующие реквизиты: наименование, заголовок, текстовая часть, подпись, визы.

2.3.1. Наименование вида акта — ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН.

2.3.2. Заголовок пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?» издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения. Например:

В случае неоднократного изменения одной и той же нормы — дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется. Например:

2.3.3. Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.

Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами. Например:

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Например:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка. Например:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка. Например:

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статьи имеют сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка. Например:

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово «статья» и номер выделяют полужирным шрифтом.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

2.3.4. Подпись отделяется от текста и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.

2.3.5. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

2.4. Законопроект сопровождается пояснительной запиской, которая должна иметь следующие реквизиты: наименование, заголовок, текст.

2.4.1. Заголовок выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка. Например:

2.4.2. Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

Образец оформления пояснительной записки в приложении № 3.

3.1. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации осуществляется Службой в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией. Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации приведен в приложении № 4.

3.2. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок, текст, подпись, место издания, дата, номер.

3.2.1. Заголовок пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

3.2.2. Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть — преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю», которое печатается вразрядку (2 пт).

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

3.2.3. Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются без пробела у правой границы текстового поля.

3.2.4. Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

3.2.5. Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом, отделяется от реквизита «Место издания» межстрочным интервалом и печатается от левой границы текстового поля.

3.2.6. Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита «Дата» межстрочным интервалом.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы «рп».

3.2.7. Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.

Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например:

	ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к Указу Президента Российской Федерации _________ N ________

	УТВЕРЖДЕНО Указом Президента Российской Федерации _________ N ________

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

3.2.8. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК т.д.).

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта.

3.2.9. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа, по центру страницы.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

3.2.10. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

4.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации производятся Службой в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации. Образцы оформления проектов постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации приведены в приложениях № 5 - 8.

4.2. Проект акта Правительства Российской Федерации имеет следующие реквизиты: наименование, дата, номер, место издания, заголовок, текстовая часть, подпись, визы.

4.2.1. Наименование вида акта — постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

4.2.2. Дата акта оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.

4.2.3. Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера документа, присваиваемого документу после его подписания, например: № 215.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р», например: № 194-р.

4.2.4. Место издания отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом и оформляется центрованным способом.

4.2.5. Заголовок выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.

4.2.6. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет».

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

4.2.7. Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом, состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

4.2.8. Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.

Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже дается ссылка на постановление или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются в последовательном (возрастающем) порядке по мере их упоминания в тексте основного документа. Например:

	ПРИЛОЖЕНИЕ к постановлению Правительства Российской Федерации __________ N ________

4.2.9. При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Например:

	УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Российской Федерации __________ N ________

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК т.д.).

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Заголовки граф таблицы пишутся с заглавной буквы. В первой графе (слева направо) наименование позиции пишется с прописной буквы, в остальных графах — со строчной. Сокращение слов в заголовках граф не допускается. Заголовки граф пишутся в единственном числе.

Не должно быть графы со знаками «N п/п».

Текст таблицы может быть (должен быть) напечатан шрифтом № 12 через 1 межстрочный интервал.

В приложениях (нетекстовых), в том числе в перечнях, примечаниях и сносках, употребляются сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа, по центру страницы.

В приложении могут быть сноски и примечания. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой (одной, двумя и тремя) или надстрочными арабскими цифрами. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце приложения, под чертой. После знака сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

Примечания оформляются следующим образом:

Примечание. (текст следует с прописной буквы).

Примечания:

1. ......... .

2. ......... .

В таблице сноска может быть обозначена звездочкой или цифрой. Сноски даются в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

Примечание дается в конце приложения. Если есть сноски, примечание дается после сносок.

4.2.10. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

4.2.11. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

4.2.12. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: «(Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, № 14, ст. 2062)».

Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

4.2.13. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования.

4.2.14. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

4.2.15. Проекты актов Правительства Российской Федерации представляются в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом, в котором указывается основание внесения проекта акта, а также содержатся сведения о содержании и согласовании проекта акта или отсутствии согласования (с указанием причин). Сопроводительное письмо подписывается руководителем Службы или лицом, исполняющим его обязанности. Проект акта визируется лицом, вносящим проект, и согласовывается в порядке, установленном Регламентом Правительства Российской Федерации. Проекты также визируются начальниками юридической службы и службы делопроизводства.

5.1.1. Нормативные правовые акты Службы издаются в пределах ее компетенции в соответствии с положением о ней в виде приказов, правил, инструкций и положений.

5.1.2. Порядок подготовки и оформления нормативных правовых актов Службы устанавливается Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009, регламентом Службы, разрабатываемым на основании Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти и утверждаемым руководителем Службы.

5.1.3. При подготовке нормативных правовых актов, организационно-распорядительных документов, служебных писем работники Службы оформляют документы с использованием бланков, утвержденных настоящей Инструкцией и организационно-распорядительными документами Службы.

Электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, используемые при создании электронных документов, по составу реквизитов идентичны документам на бумажном носителе.

5.1.4. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор с использованием шрифтов размером № 14 (для основного текста документа), № 12 (для оформления табличных материалов), через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

5.2.1. Документы Службы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения, либо в виде электронных документов и должны иметь установленный ГОСТ Р 7.09.97-2016 состав реквизитов, их расположение и оформление.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов A4, A5. Формы бланков утверждаются приказами Службы.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

25 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения, перечень которых утверждается номенклатурой дел (сводной) Службы, должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Допускается создание документов временного (до 10 лет) срока хранения на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

5.2.2 В Службе применяются следующие бланки:

• общий бланк документа;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа (кроме письма).

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой и продольный.

Правовыми актами Службы устанавливаются виды применяемых бланков (бланк письма должностного лица, бланк письма с реквизитами на русском и одном из иностранных языков для ведения переписки с зарубежными корреспондентами, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.)

5.2.3. Реквизиты общего бланка Службы включают в себя: Государственный герб Российской Федерации, полное наименование Службы, которое соответствует наименованию, указанному в положении о Службе, и место составления или издания документа.

5.2.4. Реквизиты бланка письма Службы и должностного лица включают в себя: Государственный герб Российской Федерации, полное наименование Службы, которое соответствует наименованию, указанному в положении о Службе, код Службы, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

5.2.5. Реквизиты бланка конкретного вида документа включают в себя: Государственный герб Российской Федерации, полное наименование Службы, наименование вида документа, место составления или издания документа, дату документа, регистрационный номер документа, а при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов, заголовок к тексту, отметка о контроле.

5.2.6. Ограничительные отметки для реквизитов бланка письма в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центровано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

5.2.7. Изготовление, использование, хранение и уничтожение бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

5.2.8. Финансовая служба осуществляет в установленном порядке закупочные процедуры бланков организационно-распорядительных документов, а также образцы (макеты) других бланков, применяемых в соответствии с Федеральным законом от 04.05.2011 № 99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности», согласованные с начальником юридической службы, по заявкам структурных подразделений, осуществляет в установленном порядке их учет, выдачу и хранение.

5.2.9. Гербовые бланки документов, на которых типографским способом или нумератором проставлены порядковые номера, являются бланками строгой отчетности, подлежат учету в службе делопроизводства, выдаются ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении для подготовки проектов документов с записью в журнале учета выданных гербовых бланков Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (приложение № 9).

5.2.10. Бланки документов, применяемые в Службе, должны использоваться строго по назначению.

5.2.11. Нормативные правовые акты, организационно-распорядительные документы и письма Службы оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

5.2.12. Служба делопроизводства обеспечивает контроль за правильностью использования бланков документов (общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа).

5.2.13. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

5.2.14. Виды и формы применяемых в Службе бланков, электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны документов утверждает ее руководитель. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков организационно-распорядительных документов, бланков письма и бланков конкретного вида документа осуществляется по представлению службы делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков.

Состав реквизитов документов, создаваемых в Службе, устанавливается настоящей Инструкцией в соответствии с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016 и содержит:

5.3.1. Государственный герб Российской Федерации, который воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

Изображение герба Российской Федерации в одноцветном варианте на геральдическом щите помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами федерального органа исполнительной власти — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа, захватывая часть рабочей зоны документа.

5.3.2 Код федерального органа исполнительной власти.

Код Службы проставляют по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5.3.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Службы проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

5.3.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

5.3.5 Код формы документа.

Код формы документа проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации.

5.3.6 Наименование организации — автора документа.

Наименование Службы должно соответствовать наименованию, установленному положением о федеральном органе исполнительной власти.

При наличии сокращенного наименования федерального органа исполнительной власти его помещают в скобках ниже полного.

5.3.7 Наименование должности лица, подписавшего документ.

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя Службы, бланк письма заместителя руководителя Службы, других должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки).

Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) Службы.

5.3.8 Справочные данные об организации.

Справочные данные о Службе включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению руководства Службы (номера факсов, официальный адрес электронной почты, сетевой адрес и т.д.).

5.3.9 Наименование вида документа.

Наименование вида документа, создаваемого Службой, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

5.3.10 Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол, акт).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства при регистрации или непосредственно составителем при подготовке документа (служебная записка, заявление и др.). При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Датой документа, издаваемого Службой совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 19.01.2023. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 января 2023 г.

5.3.11 Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Если нормативный правовой акт издан совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти, то регистрационный номер должен состоять из присвоенных ими регистрационных номеров, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.

5.3.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.

5.3.13 Место составления или издания документа.

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

5.3.14 Гриф ограничения доступа к документу.

Реквизит проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа), приложений к нему при наличии в них информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также на сопроводительном письме к таким документам.

При наличии в документе служебной информации ограниченного распространения на документах оформляется пометка «Для служебного пользования», с указанием номера экземпляра документа и основанием для проставления отметки — пункта перечня конфиденциальной информации, утвержденного в Службе.

5.3.15 Адресат.

Документы адресуют федеральным органам исполнительной власти (ФОИВ), организациям, должностным или физическим лицам.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют указатель рассылки документа.

При рассылке документа не всем федеральным органам исполнительной власти, организациям или структурным подразделениям, под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)». Например:

	Руководителям федеральных органов исполнительной власти (по списку)

Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа федеральному органу исполнительной власти, организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Например:

	Правительство Российской Федерации

или

	Аппарат Правительства Российской Федерации Департамент отраслевого развития Правительства Российской Федерации

Допускается центрировать все строчки реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

	Аппарат Правительства Российской Федерации Департамент отраслевого развития Правительства Российской Федерации

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. Например:

	Министерство образования и науки Российской Федерации Департамент управления делами Ведущему специалисту
	Петрову А.И.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например:

	Генеральному директору объединения «Ростекстиль»
	Иванову В.Д.

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке: название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. Например:

	Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
	Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя в дательном падеже, затем — почтовый адрес. Например:

	Бельдовой М.В.
	Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32, Москва, 117574

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например:

	Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела mail@vniidad.ru

5.3.16 Гриф утверждения документа.

Гриф утверждения проставляется на документе, утверждаемом непосредственно должностным лицом (руководителем или иным уполномоченным им должностным лицом) или распорядительным документом (приказом, распоряжением).

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа непосредственно должностным лицом гриф утверждения включает слово «УТВЕРЖДАЮ», в именительном падеже наименование должности лица, включающее наименование Службы, собственноручную подпись должностного лица, его инициалы, фамилию и дату утверждения.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

	УТВЕРЖДАЮ Руководитель Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору
	(личная подпись)		(инициалы, фамилия)
	Дата

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

	УТВЕРЖДЕНО приказом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от _______________ N _______

5.3.17. Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чем?» (формулируется с предлогом «О» («Об») или на вопрос «чего?». Например:

• приказ (о чем?) О создании аттестационной комиссии;
• письмо (о чем?) О предоставлении информации;
• акт (чего?) приема-передачи дел;
• протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.

В деловых (служебных) письмах заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля, в нормативных правовых актах, распорядительных документах заголовок оформляется над текстом и выравнивается по центру относительно самой длинной строки. Например:

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится.

5.3.18 Текст документа.

Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, за исключением нормативных правовых актов, в которых разделы нумеруются римскими цифрами, а пункты — арабскими. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть. В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся (с пробелом) после фамилии.

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Страницы текста нумеруются, начиная со второй, арабскими цифрами по центру верхнего поля.

В организационно-распорядительных документах Службы, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов Службы текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»).

В письмах используют следующие формы изложения:

• от первого лица множественного числа («просим предоставить...», «направляем в Ваш адрес...»);
• от первого лица единственного числа («прошу выслать...», «считаю необходимым...»);
• от третьего лица единственного числа («Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору не возражает...»).

В служебных записках, заявлениях — от первого лица единственного числа («прошу...», «считаю необходимым...»);

В документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность структурных подразделений, работников (положение, инструкция, регламент), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции...», «комиссия провела проверку...»).

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

5.3.19 Отметка о приложении.

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля (без абзацного отступа). Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров. Приложения перечисляются с новой строки через 1 межстрочный интервал, например:

Приложение:	1.	Справка «О результатах инвентаризации бланков строгой отчетности, хранящихся у ответственных лиц центрального аппарата Ростехнадзора» на 3 л. в 1 экз.
	2.	Проект приказа на 8 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:	письмо Службы от 21.05.2019 № 00-03-09/24 и приложение к нему, всего на 5 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в первый адрес.

В приложении к организационно-распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования организационно-распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Если приложений несколько, они нумеруются, перед номером приложения ставится знак номера (Приложение № 1, Приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

В отметке о приложении указываются наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

	Приложение № 2 к приказу Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 21 мая 2019 г. № 15

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ N» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

	ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 21 мая 2019 г. № 15

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию ограниченного распространения, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:	Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. № 26-дсп, в 1 экз., экз. № 1, на 2 л.

Если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель:

Приложение: DVD-R в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем в байтах. Дополнительно может быть указан формат файла (docx, pdf, odt или иной).

При наличии приложений, подготовленных в форме электронных документов и пересылаемых по информационно-телекоммуникационной сети, отметку о приложении оформляют следующим образом (количество экземпляров при этом не указывается):

Приложение: Аналитическая справка о... на 3 л., Справка_195.pdf, 55 Kb.

Либо:

Приложение: 3 л. в электронном виде.

5.3.20 Гриф согласования документа.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым в установленном порядке решениям.

Представляемые на подпись руководителю Службы (заместителям руководителя Службы) документы визируются исполнителем, начальником структурного подразделения, где готовился проект документа, а также в порядке, установленном пунктом 5.4.5 и пунктом 5.8.9 настоящей Инструкции.

Согласование проводится в электронной форме в СЭД, за исключением документов ограниченного распространения.

После завершения процедуры согласования в СЭД лист согласования распечатывается из СЭД, прикладывается к проекту документа (при создании подлинника документа на бумажном носителе), который представляется на подпись руководителю (иному уполномоченному им лицу).

Проект документа, имеющего длительный срок хранения и подлежащего подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, в случае его согласования в СЭД, помещается на хранение в дело вместе с листом согласования, составляющим его неотъемлемую часть. Лист согласования, распечатанный из СЭД, должен содержать сведения о дате его формирования и наименовании системы, в которой проводилось электронное согласование.

Согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра юстиции Российской Федерации
(личная подпись)		(инициалы, фамилия)
21.05.2019
СОГЛАСОВАНО Письмо Минкультуры России от ___________ N ___________________

Гриф согласования располагается на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или на последнем листе документа под текстом ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем поле документа ближе к нижнему полю документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», являющимся неотъемлемой частью документа, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

Согласование документа осуществляется с:

• вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;
• федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
• органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
• подведомственными организациями;
• при необходимости, с общественными организациями.

5.3.21. Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

На проекте акта Президента Российской Федерации, акта Правительства Российской Федерации визы проставляются на нижней части оборотной стороны последнего листа первого экземпляра проекта документа, созданного на бумажном носителе. Нормативный правовой акт, созданный в форме электронного документа, визируют начальник юридической службы и начальник службы делопроизводства с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

В служебных письмах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.
Начальник юридического отдела	Личная подпись	А.С. Иванов	Дата

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

5.3.22 Подпись.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем Службы или, по его поручению, заместителем руководителя.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, за подписью которого подготовлен проект документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «И.о.», «Зам.»).

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

	Врио руководителя	Подпись	И.О. Фамилия

или:

	Исполняющий обязанности руководителя	Подпись	И.О. Фамилия

Если документ (деловое письмо) оформлен на бланке письма, но подписывается начальником структурного подразделения (при наличии у него таких полномочий), в подписи указывается должность лица и наименование структурного подразделения.

Электронные документы, направляемые в государственные органы и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица, порядок применения которой установлен Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

5.3.23 Отметка об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Например:

Наименование должности	ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ	Н.Н. Николаев
	Сертификат 1а111ааа000000000011 Владелец Николаев Николай Николаевич Действителен с 01.12.2023 по 01.12.2028

5.3.24. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.3.25 Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне листа внизу слева шрифтом № 12.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество (при наличии) исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя, например:

Максимова Н.С. или Максимова Наталья Сергеевна

495 334 46 47

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

В документах, имеющих ограничительную пометку «Для служебного пользования», отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя и дату печатания документа.

5.3.26 Отметка о заверении копии.

При заверении соответствия копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под подписью (при ее наличии) или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: слово «Верно», указание о месте нахождения подлинника документа, наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Верно Подлинник документа находится в деле Службы N ____ за ____ г.

    Должность         Подпись         И.О. Фамилия
    Дата                   Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя Службы или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

• наименование информационной системы, в которой хранятся документы;
• наименования документов, копии которых направляются получателю;
• названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;
• дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: «Приложение к письму от (дата) N ...».

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

5.3.27 Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в Службу содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — время поступления), количество листов основного документа и приложения. На поступивших на бумажном носителе в Службу документах отметка о поступлении проставляется в виде штампа.

Поступившие по информационно-телекоммуникационных сетям (межведомственный электронный документооборот (далее — МЭДО), электронная почта) документы регистрируются в СЭД, с указанием в РК всех необходимых реквизитов, в том числе способа доставки документа (например, «Поступило по МЭДО»).

5.3.28 Резолюция.

Резолюция на документе — указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в регистрационной карточке (далее — РК) документа в СЭД.

Резолюция должна включать: фамилию (фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировку цели рассмотрения документа), срок исполнения (при необходимости), подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, подчеркивается или обозначается словом «отв.» («ответственный»). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указаний лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора указания, дата.

5.3.29 Отметка о контроле документа.

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль» на верхнем поле документа справа.

Сведения о постановке на контроль электронного документа фиксируются в РК документа в СЭД.

5.3.30 Отметка о направлении документа в дело.

Отметка о направлении документа в дело после завершения работы с ним состоит из слов «В дело», указания индекса дела по номенклатуре, в которое помещается документ на хранение, подписи исполнителя или начальника структурного подразделения, работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, в котором исполнен документ и даты.

Отметка о направлении документа в дело может дополняться информацией об особенностях исполнения документа, ссылкой на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткими сведениями об исполнении.

Сведения о деле, в которое включен электронный документ, фиксируются в РК.

5.4.1. Приказами, распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Службы.

Проекты организационно-распорядительных документов — приказов, распоряжений (далее — ОРД, акты) готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений руководителя Службы, его заместителей либо в инициативном порядке в соответствии с Методическими указаниями по юридико-техническому оформлению нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, утвержденными приказом Минюста России от 31 августа 2023 г. № 222.

Ответственность за обеспечение качественной подготовки проектов ОРД, пояснительных записок к ним, и их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на начальников структурных подразделений, на которых возложены подготовка и представление проектов этих документов.

5.4.2. Проект приказа (далее — проект) в обязательном порядке сопровождается пояснительной запиской. Пояснительная записка должна содержать информацию:

• о причинах, необходимости и целях разработки (подготовки) ОРД;
• об основаниях включения в ОРД соответствующих положений, требований, рекомендаций и пр.;
• об отсутствии либо необходимости финансового обеспечения реализации указанных в проекте положений за счет средств федерального бюджета, включая дополнительные расходы;
• о необходимости публикации организационно-распорядительных документов Службы в информационно-правовых системах;
• иную информацию, связанную с содержанием проекта документа.

5.4.3. Контроль за правильностью оформления проектов ОРД осуществляет служба делопроизводства.

Оформление проекта ОРД в точном соответствии с установленными настоящей Инструкцией требованиями является обязанностью непосредственного исполнителя этого проекта (образец оформления ОРД - приложения № 10 - 13).

5.4.4. Лист согласования проекта ОРД Службы, подготовленного на бумажном носителе, при числе участвующих в нем лиц не более трех, оформляется на оборотной стороне последнего листа ОРД в соответствии с приложением № 14.

Согласование проекта при числе участвующих в нем лиц более трех оформляется на отдельном листе согласования, являющегося неотъемлемой частью ОРД, с указанием заголовка проекта ОРД (приложения № 15 - 17). При этом на обороте последнего листа ОРД указываются сведения об исполнителе (ФИО, должность, номер служебного телефона), ставится подпись исполнителя, в случае его отсутствия — подпись начальника структурного подразделения (либо лица, его замещающего), подготовившего проект ОРД.

При визировании проекта ОРД на бумажном носителе визы проставляются на оборотной стороне последнего листа каждого приложения в нижней его части на уровне не ниже 2 см от нижнего края листа. Визы включают личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Если проект надлежит согласовать с территориально удаленными должностными лицами или при необходимости выполнения поручения в сжатые сроки допускается сбор согласующих подписей на листах согласования, предусмотренных для каждого должностного лица, в этом случае на обороте последнего листа проекта реквизит «Проект согласован:» оформляется следующим образом: «Проект согласован. Листы согласования прилагаются», указываются фамилии и инициалы должностных лиц, согласовавших проект.

5.4.5. Проекты ОРД (за исключением приказов по кадровым вопросам) визируют нижеуказанные должностные лица в следующей последовательности:

исполнитель;

начальник структурного подразделения, подготовившего соответствующий проект;

начальники структурных подразделений, в части содержащихся в соответствующем проекте вопросов, относящихся к их компетенции, начальники структурных подразделений, которым в соответствующем проекте предусматриваются задания и поручения;

начальник финансовой службы (при необходимости финансового обеспечения реализации указанных в проекте положений);

начальник юридической службы;

заместители руководителя Службы, статс-секретарь — заместитель руководителя Службы — в части содержащихся в соответствующем проекте вопросов, относящихся к их компетенции в соответствии с распределением обязанностей; заместители руководителя Службы, статс-секретарь — заместитель руководителя Службы, которым в соответствующем проекте предусматриваются задания и поручения;

начальник службы делопроизводства.

При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка) руководителя, начальника из числа указанных в настоящем пункте, визирование проекта ОРД вправе осуществлять лицо, исполняющее его обязанности.

При визировании проекта ОРД в СЭД, визы проставляются в регистрационной карточке проекта документа (далее — РКПД), затем листы согласования распечатываются, подписываются исполнителем и передаются руководителю Службы вместе с проектом приказа и пояснительной запиской. При этом на обороте последнего листа ОРД указываются сведения об исполнителе (ФИО, должность, номер служебного телефона), ставится подпись исполнителя, в случае его отсутствия — подпись начальника структурного подразделения (либо лица, его замещающего), подготовившего проект ОРД, указывается номер РКПД и номер версии РКПД, соответствующей проекту документа, представленному на подпись на бумажном носителе.

(п. 5.4.5 в ред. Приказа Ростехнадзора от 28.07.2026 № 259)

5.4.6. Помимо документов, указанных в п. 5.4.5, обязательному визированию юридической службой подлежат проекты документов, перечень которых устанавливается организационно-распорядительными документами Службы.

5.4.7. Визирование проектов нормативных правовых и правовых актов Службы должно осуществляться после проведения правовой экспертизы и антикоррупционной экспертизы в строго определенные сроки:

• должностными лицами структурных подразделений — 1 рабочий день;
• в юридической службе:

проекты нормативных правовых актов — до 5 рабочих дней;

проекты остальных документов — до 3 рабочих дней;

• в службе делопроизводства:

срочные документы, документы объемом до 10 страниц — 1 рабочий день;

документы объемом свыше 10 страниц — до 5 рабочих дней.

Общий срок визирования документов не должен превышать 7 рабочих дней.

По окончании указанных выше сроков проект документа должен быть рассмотрен, завизирован и возвращен исполнителю.

Лица, визирующие документ, наряду с исполнителем несут ответственность за его содержание по вопросам, относящимся к сфере их деятельности.

5.4.8. Если у визирующего проект ОРД возникает возражение против содержания данного проекта, несогласие с его отдельными положениями, а также по приложениям к нему, то проект документа обязательно должен быть завизирован со ссылкой на наличие возражений (замечаний). Это возражение (несогласие) с соответствующим обоснованием должно быть изложено в отдельной справке о разногласиях в табличной форме, которая прилагается к данному проекту (приложение № 18), если проект ОРД рассматривается на бумажном носителе, либо зафиксировано в РКПД в СЭД. В случае отсутствия у визирующих лиц обоснования их позиции (конкретных замечаний и предложений по доработке проекта ОРД) исполнитель такие позиции не учитывает. Замечания, предложения и особые мнения, не реализованные в тексте проекта ОРД, представляются руководителю, подписывающему документ.

(п. 5.4.8 в ред. Приказа Ростехнадзора от 28.07.2026 № 259)

5.4.9. Служба делопроизводства рассматривает проект документа и осуществляет корректорскую правку, проверку оформления проектов ОРД в соответствии с положениями настоящей Инструкции по делопроизводству только после согласования (без замечаний) проекта документа всеми заинтересованными должностными лицами. Пояснительная записка к ОРД службой делопроизводства не рассматривается.

5.4.10 Проект документа подлежит повторному визированию (согласованию) в следующих случаях:

при внесении в него изменений принципиального характера (изменений, затрагивающих содержание и суть документа);

при наличии замечаний со стороны согласующих должностных лиц — после учета таких замечаний документ в обязательном порядке направляется на визирование лицу, представившему эти замечания.

При внесении изменений непринципиального характера (исправление опечаток, стилистическая и редакционная правка, не затрагивающая смысловые положения документа) повторное визирование (согласование) проекта документа всеми участниками визирования (согласования) не требуется.

(п. 5.4.10 в ред. Приказа Ростехнадзора от 28.07.2026 № 259)

5.4.11. При выявлении в проекте ОРД (на этапе его рассмотрения на предмет возможности визирования) редакционных и иных ошибок, не влияющих на существо проекта, он подлежит перепечатке с целью устранения этих ошибок (созданию новой версии РКПД в СЭД, в которой в примечаниях указываются сведения об учтенных правках службы делопроизводства), при этом представлять его на повторное визирование в службу делопроизводства не требуется.

5.4.12. Проекты ОРД представляются на подпись только после завершения процесса их визирования. Вместе с соответствующим проектом представляется пояснительная записка.

5.4.13. После подписания подлинник ОРД (а также файл документа в текстовом формате MS Word) незамедлительно передается в службу делопроизводства для регистрации.

Вместе с подлинником работнику службы делопроизводства, ответственному за регистрацию внутренних документов, передается указатель рассылки подписанного документа (далее — указатель рассылки), составляемый по формам, предусмотренным приложениями № 19 - 20, который в обязательном порядке исполнителем документа вносится в РКПД ОРД, а также текст подлинника с приложениями (если таковые имеются) в электронном виде или по электронной почте (кроме с пометкой «ДСП») с указанием наименования файла для внесения в СЭД.

5.4.14. Датой приказа, распоряжения, поручения Службы является дата его подписания. Приказы, распоряжения, поручения нумеруются по каждой группе документов отдельно порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Дата и номер приказа, распоряжения, поручения оформляются в реквизитах бланка рукописно и проставляются при регистрации приказа, распоряжения, поручения в установленном порядке.

После регистрации работником службы делопроизводства, отвечающим за регистрацию ОРД, осуществляется сканирование, электронная копия документа присоединяется к регистрационной карточке в системе электронного документооборота.

При автоматизированной подготовке проектов распорядительных документов и их последующей регистрации в СЭД — реквизиты документа проставляются автоматически.

5.4.15. Подлинники ОРД хранятся в течение одного года по месту их регистрации, а затем передаются на архивное хранение.

5.4.16. Электронные копии приказов, распоряжений, поручений направляются адресатам согласно указателям рассылки.

Размноженные экземпляры ОРД с пометкой «ДСП» заверяются (при необходимости) печатью службы делопроизводства или печатью Службы «Для документов» и направляются адресатам согласно указателям рассылки в бумажном виде.

В указателях рассылки во всех случаях предусматривается направление по одному экземпляру вышеуказанных документов заместителям руководителя Службы, структурному подразделению, разработавшему соответствующий документ и при необходимости руководителю Службы.

5.4.17. В случае обнаружения в ОРД опечаток (или по другим причинам) работником службы делопроизводства по указанию руководителя Службы или его заместителя, подписавшего документ, в РК ОРД заменяется электронная копия документа, а в случае если документ был разослан на бумажном носителе, замена разосланного документа производится с пометкой «ВЗАМЕН РАЗОСЛАННОГО» в правом верхнем углу первого листа документа.

5.4.18. Проект ОРД во исполнение постановления Правительства Российской Федерации должен быть подготовлен в течение 10 календарных дней, если не установлен другой срок.

5.4.19. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, распоряжения. Она может начинаться словами «в целях», «в связи», «во исполнение», «в соответствии» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, даты, регистрационного номера и заголовка к тексту. Преамбула не должная содержать сокращения (например, «далее — ...»). Слова «глава», «статья», «пункт», «подпункт», «абзац» в актах не сокращаются.

Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается строчными буквами обычным шрифтом вразрядку (2 пт) и в отдельную строку не выносится.

Преамбула в проектах совместных приказов завершается словом «приказываем», которое печатается строчными буквами обычным шрифтом вразрядку и в отдельную строку не выносится.

Преамбула распоряжения завершается двоеточием (без слов «предлагаю», «прошу» и т.п.).

Текст приказа, за исключением нормативных правовых актов, подлежащих направлению на государственную регистрацию в Минюст России, может содержать одну распорядительную часть (без констатирующей), начинающейся словом «Приказываю:», которое печатается от левой границы текстового поля (с абзацным отступом без межстрочного интервала между словом «Приказываю:» и текстом приказа).

5.4.20 Распоряжение может состоять только из распорядительной части.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. После цифровой нумерации пунктов (подпунктов) с точкой текст пишется с прописной буквы. После цифровой нумерации пунктов (подпунктов) со скобкой или буквенной нумерацией (также со скобкой) текст пишется со строчной буквы. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения (подведомственные организации) или конкретные должностные лица. Если поручение дается конкретному структурному подразделению, его наименование пишется полностью, в скобках указываются фамилия и инициалы начальника структурного подразделения в дательном падеже. Если поручение дается конкретному исполнителю, его должность и фамилия указываются без скобок в дательном падеже.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, распоряжения.

Например, «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору Фамилия И.О.».

Если не указано структурное подразделение или должностное лицо, ответственное за контроль исполнения, эту функцию исполняет структурное подразделение, на которое возложен контроль за исполнением поручений.

5.4.21. В приказ или распоряжение не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...».

Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится организационно-распорядительный документ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом документа.

5.4.22. Если при подготовке проекта ОРД усматривается необходимость корректировки какого-либо требования (положения), содержащегося в действующем приказе, распоряжении или в приложении к нему, то в готовящемся проекте должен быть предусмотрен пункт о признании утратившим силу (отмене) или изменении соответствующего требования (положения).

Если при подготовке проекта ОРД усматривается необходимость признания утратившим силу какого-либо действующего приказа, распоряжения, то в готовящемся проекте должен быть предусмотрен пункт о признании утратившим силу действующего приказа, распоряжения, начинающийся словами «Признать утратившим силу», и далее содержащий информацию о его принадлежности к федеральному органу исполнительной власти, дате, номере и полном наименовании признаваемого утратившим силу приказа, распоряжения. Например, «Признать утратившим силу приказ Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 15 сентября 2008 г. № 712 „О внесении изменений в приказ Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 1 августа 2008 г. № 560 „Об использовании полных и сокращенных наименований управлений центрального аппарата Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору“.»

Акты, изданные в виде распоряжений, признаются утратившими силу (не подлежащими применению) приказами.

Акты, изданные в виде приказов и распоряжений, могут признаваться утратившими силу (не подлежащими применению) одним актом.

В случае, если акт не вступил в силу, а необходимость в нем утрачена, применяется термин «отменить».

В части, касающейся постановлений, приказов, распоряжений, изданных Госатомнадзором России и Госгортехнадзором России, упомянутый в предыдущем абзаце пункт должен начинаться словами «Считать не подлежащим применению...» и далее содержать информацию о принадлежности постановления, приказа, распоряжения к федеральному органу исполнительной власти (Госатомнадзору России или Госгортехнадзору России), дате, номере и полном наименовании считаемого не подлежащим применению постановления, приказа, распоряжения.

5.4.24. Подпись приказов, распоряжений, поручений состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля.

5.4.25. Приказы, распоряжения подписывает руководитель Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, а в его отсутствие — лицо, исполняющее его обязанности по приказу, а также заместители руководителя в соответствии с правовыми актами Службы.

5.4.26. Приложения к проектам приказов, распоряжений оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов приказов, распоряжений.

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются на оборотной стороне последнего листа с указанием должности и расшифровкой подписи начальника структурного подразделения, внесшего проект.

Если в тексте приказа, распоряжения дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово Приложение или ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже без межстрочного интервала дается ссылка на приказ, распоряжение. Все части реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений, они нумеруются по порядку. Например:

	Приложение № 2 к приказу Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 15 апреля 2019 г. № 262

Приложения заканчиваются чертой длиной 2 — 3 см, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов.

При наличии в тексте приказа, распоряжения формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) необходимо на первой странице приложения в правом верхнем углу разместить слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН, ниже без межстрочного интервала дается ссылка на нормативный акт, его дату, номер. Все составные части реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки. Например:

	УТВЕРЖДЕНО приказом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 15 апреля 2019 г. № 262

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

5.4.27. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения), выделяется в первой строке заголовка полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку и прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Текст таблицы печатается шрифтом № 12 через 1 межстрочный интервал. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице или приводится порядковая нумерация граф.

При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Листы каждого приложения должны нумероваться отдельно, начиная со второго листа по середине верхнего поля листа арабскими цифрами. Шрифт и размер шрифта цифр должен соответствовать шрифту и размеру шрифта текста документа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску, эта сноска обозначается звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. Текст сноски печатается с прописной буквы с абзацным отступом. В конце текста сноски ставится точка.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте приказа, распоряжения. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 2.8.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.8.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 2.8.1.32.).

Внесение изменений в подписанный ОРД, а также в согласованный проект документа не допускается, за исключением, установленным в п. 5.4.17 настоящей Инструкции.

5.4.28. Совместные приказы Службы и других организаций печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

• наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;
• наименование вида документа — приказ — располагается центрованным образом;
• дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи;
• регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами власти, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом власти, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
• подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

5.5.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Службы.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как акты, утверждаемые Службой. Утверждение оформляется путем издания распорядительного документа. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Службы.

5.5.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов (образец оформления - приложения № 10 - 13).

5.5.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке Службы. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается организационно-распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата A4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова, например: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) должен отвечать на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностной регламент государственного служащего...), отвечает на вопрос «Кого?» (Должностной регламент государственного служащего старшего специалиста 2 разряда...).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит глава «Общие положения», в которой указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

5.6.1. Соглашение составляется в случае принятия руководством Службы решения о сотрудничестве (в сфере надзорной деятельности, об экономических, научных и культурных связях) между Службой и органами государственной власти, а в необходимых случаях — с иными органами, организациями (образец - приложение № 21).

5.6.2. Проект соглашения готовится в количестве экземпляров по числу сторон соглашения работниками соответствующего структурного подразделения совместно с работниками органа, организации, с которой заключается соглашение.

5.6.3. Соглашение обязательно визируется начальником структурного подразделения, подготовившего соглашение, начальниками службы делопроизводства и юридической службы или лицами, исполняющими их обязанности.

5.6.4. Соглашение подписывается руководителем Службы или лицом, его замещающим, и руководством организации, с которой заключается соглашение.

Подписи на соглашении заверяются гербовыми печатями сторон.

Соглашение сдается в службу делопроизводства для регистрации и хранения.

5.6.5. Соглашение составляется в идентичных экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, в количестве по числу сторон соглашения. Один из экземпляров передается в службу делопроизводства с передачей заверенной копии в структурное подразделение, подготовившее соглашение, другие — передаются (пересылаются) в орган, с которым заключено соглашение, второй экземпляр.

5.7.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Организация работы по подготовке совещаний, проводимых руководителем Службы и его заместителями, осуществляется уполномоченными должностными лицами или по указанию руководителя (заместителя руководителя) структурным подразделением Службы.

5.7.2. В Службе протоколы могут издаваться в полной (образец - приложение № 22) или краткой форме (образец - приложение № 23), при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

5.7.3 Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются должности, фамилии и инициалы председателя (председательствующего) и лиц, присутствовавших на совещании (заседании).

Если в совещании (заседании) принимают участие представители разных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, указывается место работы и должность каждого лица. При этом в случае большого количества участников совещания (заседания) допускается указание должности только вышестоящего лица органа (организации) с указанием иных представителей в разделе «представители иных органов (организаций)». Наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Слова «Присутствовали» и «Председательствовал» печатаются от границы левого текстового поля, подчеркиваются, после указанных слов ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, а справа от наименования должностей (на уровне верхней строки каждой должности) — фамилии и инициалы. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

	Заместитель Министра природных ресурсов и экологии Российской Федерации		Фамилия И.О.
	Заместители руководителя Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору		Фамилия И.О.
			Фамилия И.О.

Вводная часть полного протокола включает в себя повестку дня, содержащую перечень рассматриваемых вопросов (в случае, если в повестке более одного вопроса), перечисленных в порядке их рассмотрения на заседании, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Каждый вопрос в повестке нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), который печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. В случае если разделов больше одного, они нумеруются римскими цифрами. Текст каждого раздела полного протокола состоит из двух частей: «СЛУШАЛИ» и «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)».

Наименование вопроса (раздела) в основной части печатается полужирным шрифтом центровано. Наименование раздела краткого протокола подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала, под чертой указываются фамилии участников совещания (заседания), выступивших при обсуждении данного вопроса в последовательности, соответствующей последовательности их выступлений. Фамилия основного докладчика указывается первой, фамилия председательствующего — последней. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

При изложении принятого решения могут использоваться такие формулировки, как «Принять к сведению доклад (информацию) органа власти (организации, структурного подразделения Службы)...», «Согласиться с предложением...» с последующим указанием в скобках фамилии и инициалов выступившего должностного лица (работника) в родительном падеже. При этом основные положения (предмет) докладов (выступлений) могут включаться в текст протокола или прилагаться к нему в виде отдельных материалов, являющихся неотъемлемой частью протокола. В этом случае делается пометка «текст (материалы) доклада (выступления) прилагается». В случае если принятое решение предусматривает поручение конкретному структурному подразделению (подведомственной организации), его наименование пишется полностью, в скобках указываются фамилия и инициалы начальника структурного подразделения (подведомственной организации) в дательном падеже. В отношении структурных подразделений (подведомственных организаций), указываемых в поручении после слов «совместно с», фамилии и инициалы начальников не указываются. Если предусматривается поручение конкретному исполнителю, его должность, фамилия и инициалы указываются без скобок в дательном падеже. Каждое поручение должно быть оформлено отдельным пунктом (подпунктом) протокола.

При необходимости приводятся итоги голосования: «За — ..., против — ..., воздержалось — ...». Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения либо прикладывается к протоколу как его неотъемлемая часть.

5.7.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем (при его наличии). Датой протокола является дата совещания (заседания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, совещаний, протоколы технических, научных и экспертных советов, комиссий и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

К номерам протоколов могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой автоматизированной системой, принятой в Службе.

5.7.5. При регистрации протокола ответственный исполнитель вводит в электронную регистрационную карточку указатель рассылки и присоединяет электронную копию документа с текстом протокола, за исключением протоколов, содержащих сведения ограниченного доступа.

Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов.

Электронные копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Копии протоколов при необходимости оформляются без воспроизведения подписи председательствовавшего и заверяются печатью службы делопроизводства или печатью Службы «Для документов».

После отправки электронных копий протоколов адресатам подлинник протокола и указатель рассылки с проставленной на нем отметкой об отправке электронных копий протокола направляются в службу делопроизводства для формирования дела.

5.7.6. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола Службы или стандартном листе бумаги формата A4 размером шрифта № 14 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа — слово ПРОТОКОЛ — печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру;

Вид совещания (заседания) либо указание, у кого проводится совещание, отделяется от предыдущего реквизита 1 межстрочным интервалом, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола указываются на одной строке и печатаются через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется словесно-цифровым способом (например, 1 июля 2022 г.). Перед номером протокола ставится знак «N». Номер протокола печатается арабскими цифрами и может содержать знаки препинания и буквы русского алфавита.

Место проведения совещания (заседания) печатается через 1 межстрочный интервал после реквизита «Дата и номер протокола» и выравнивается по центру.

Вводная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала после реквизита «Место проведения совещания».

Подпись (подписи) отделяется от текста 2 межстрочными интервалами и состоит из слова «Председатель», если совещание (заседание) проводилось под руководством коллегиального или совещательного (координационного, методического) органа, или наименования должности лица, председательствовавшего на совещании (заседании), секретаря, личной подписи (подписей), расшифровки подписи (инициал и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. При оформлении расшифровки подписи указываются инициалы и фамилия, между инициалами и фамилией ставится пробел. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

В отдельных, установленных законодательством Российской Федерации случаях (например, протоколы аттестационных, конкурсных комиссий), протокол подписывается всеми членами комиссии.

5.8.1. Служебные письма исполняются с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, кратко и четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования. При составлении служебных писем рекомендуется пользоваться простыми предложениями и не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в смысл фразы, предложения.

Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата A4 или A5 (148 x 210 мм) и готовятся в соответствии с общими требованиями к оформлению документов (приложения № 24 - 30).

Служебные письма готовятся как:

• доклады о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации;
• ответы на письма министерств и ведомств;
• ответы на запросы депутатов Государственной Думы и сенаторов Российской Федерации, депутатов законодательных (представительных) органов субъектов Российской Федерации и депутатов представительных органов местного самоуправления;
• исполнение поручений (указаний) Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Службы;
• сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
• ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
• инициативные письма.

Взаимодействие структурных подразделений Службы посредством обмена запросами, служебными записками, материалами и другими способами осуществляется при необходимости решения вопросов, относящихся к компетенции нескольких структурных подразделений Службы, по поручению руководителя Службы или его заместителей, а также по собственной инициативе.

5.8.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются указанием руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора указания.

5.8.3. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указании руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками структурных подразделений.

В заголовке и в тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа.

5.8.4. Совместные служебные письма, подписываемые руководителем (заместителями руководителя) Службы совместно с руководителями (заместителями руководителей) федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите «подпись».

5.8.5. При оформлении письма (также, как и организационно-распорядительного документа) на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами. Шрифт и размер шрифта цифр должен соответствовать шрифту и размеру шрифта текста документа.

5.8.6. Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

5.8.8 Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например:

«Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору считает...», «Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору рассмотрела...».

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...» (приложение № 31).

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

5.8.9. При подготовке ответов на запросы Правительства Российской Федерации, органов государственной власти за подписью руководителя Службы организуется визирование и согласование проектов ответов всеми, заинтересованными должностными лицами в следующей последовательности (РКПД направляются в СЭД в порядке очередности):

исполнитель;

начальник структурного подразделения, подготовившего соответствующий проект ответа;

начальник юридической службы;

заместитель руководителя Службы, координирующий и контролирующий деятельность структурного подразделения, подготовившего соответствующий проект ответа;

начальник службы делопроизводства.

5.8.10. При подготовке ответов за подписью заместителя руководителя Службы на запросы органов государственной власти, подведомственных федеральным органам исполнительной власти организаций, поступившие в адрес Службы и на имя руководителя Службы, организуется визирование и согласование проектов ответов всеми заинтересованными должностными лицами в следующей последовательности (РКПД направляются в СЭД в порядке очередности):

исполнитель;

начальник структурного подразделения, подготовившего соответствующий проект ответа;

начальник юридической службы (в части проектов исходящих документов по поручениям с контрольными сроками исполнения);

начальник службы делопроизводства (в части проектов исходящих документов по поручениям с контрольными сроками исполнения).

Проекты документов по поручениям с контрольными сроками исполнения представляются на визирование в службу делопроизводства не позднее, чем за 3 рабочих дня до установленного контрольного срока исполнения соответствующего поручения, за исключением документов во исполнение поручений со сроком исполнения менее 10 дней.

5.8.11. Визы «Согласен с замечаниями», «Вопрос вне моей компетенции», «Согласен в пределах компетенции» проставляются в СЭД с обязательным заполнением поля для комментариев.

При заполнении исполнителем РКПД обязательным является внесение информации о связанных документах (при наличии).

При необходимости визирования документа в срочном порядке исполнитель делает отметку в РКПД «СРОЧНО».

При подписании документа РКПД из СЭД не удаляется.

5.8.12. Датой письма является дата его подписания. После подписания письма, экземпляр письма с визами заинтересованных лиц помещается в дело (при подготовке письма на бумажном носителе). При автоматизированной подготовке проектов писем и их последующей регистрации в СЭД — реквизиты документа проставляются автоматически.

5.8.13. Право подписи служебных писем устанавливается приказом Службы о распределении обязанностей между заместителями руководителя, в положениях о структурных подразделениях, в должностных регламентах и других организационно-распорядительных документах. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при временном отсутствии руководящих должностных лиц (приложение № 32).

5.8.14. Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными адресатами изложены в приложении № 33.

6.1. Служба имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и реквизитами и печать с изображением Государственного герба Российской Федерации без реквизитов (далее — гербовые печати Службы), печати без изображения государственной символики (далее — негербовые печати), штампы.

6.2. Оттиск гербовых печатей Службы ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности — предусматривающих заверение подлинной подписи должностного лица.

6.3. Гербовые печати Службы проставляются на отдельных документах Службы только за подписью руководителя Службы и его заместителей или в другом порядке, установленном организационно-распорядительным документом руководителя Службы.

6.4. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также в иных случаях, предусмотренных актами законодательства Российской Федерации.

• акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; оказания услуг, сверки расчетов, взаиморасчетов; списания; экспертизы и др.);
• доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в суде и арбитраже и др.);
• государственные контракты, дополнительные соглашения, протоколы разногласий, договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);
• задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.);
• извещения, лицензии, контракты, сертификаты, конкурсная документация;
• письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
• заключения и отзывы Службы на диссертации и авторефераты;
• образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
• представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями);
• бухгалтерские архивные справки;
• сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.); планы кассовых расходов;
• соглашения (трудовые и др.);
• справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.);
• уведомления о лимитах бюджетных обязательств;
• трудовые книжки в случае их ведения в бумажном виде;
• удостоверения;
• титульные списки;
• положения об организациях; уставы организаций;
• штатные расписания;
• служебные контракты с государственными гражданскими служащими, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.

Данный перечень не является исчерпывающим. В соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации или приказов (распоряжений) руководителя Службы гербовая печать может ставиться и на иных документах.

На номерных бланках руководителя Службы, его заместителей и Службы печать не ставится, кроме документов, названных выше.

6.6. Печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати захватывал окончание наименования должности лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Наименование должности, личная подпись и оттиск печати должны быть хорошо читаемы.

6.7. Простые круглые негербовые печати Службы ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

6.8. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и других отметок справочного характера используются мастичные (резиновые) штампы.

6.9. Изготовление гербовых печатей Службы и негербовых печатей для обеспечения потребностей структурных подразделений осуществляется на основании организационно-распорядительных документов руководителя Службы, принимаемых в соответствии с представляемыми на его имя соответствующими письменными ходатайствами начальников управлений. Ходатайства должны быть согласованы: с начальником юридической службы — в части необходимости и правомочности изготовления гербовой печати для структурного подразделения, с начальником службы делопроизводства — эскизы оттисков печатей.

6.10. Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба Российской Федерации регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

6.11. Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, их форму и размеры устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».

6.12. Изготовление требующихся штампов осуществляется по письменным заявкам начальников структурных подразделений. В заявках приводятся эскизы штампов.

6.13. Упомянутые в пунктах 6.9 и 6.12 настоящей Инструкции ходатайства (после наложения на них резолюций руководителя Службы) и заявки направляются в финансовую службу для оформления соответствующих заказов.

6.14. Служба делопроизводства имеет круглую печать (негербовую) «Для документов» с наименованием Службы. Негербовая печать ставится на размноженных экземплярах рассылаемых документов, имеющих нормативный правовой характер (приказы, распоряжения) и на других документах, не требующих гербовой печати.

6.15. Изготовленные печати и штампы учитываются в порядке, установленном соответствующими ОРД, в подразделениях, осуществляющих учет печатей и штампов в журналах учета (приложение № 34) и выдаются под расписку. Печати и штампы, используемые в секретном делопроизводстве, учитываются, хранятся и используются в порядке, предусмотренном соответствующим ОРД Службы.

6.16. Журналы для учета выданных печатей и штампов оформляются и ведутся ответственным за делопроизводство в соответствующем подразделении (приложение № 34), на них проставляется пометка «Для служебного пользования». Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

6.17. Гербовые печати Службы согласно организационно-распорядительному документу руководителя Службы передаются уполномоченным работникам центрального аппарата Службы на ответственное хранение и для использования в работе по назначению.

6.18. Печати и штампы должны храниться в запираемых столах, шкафах или сейфах.

6.19. Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов и соответствующие периодические проверки осуществляет уполномоченное структурное подразделение, ответственное за учет печатей. Об утере печати, штампа работник, ответственный за хранение, незамедлительно информирует начальника уполномоченного структурного подразделения.

6.20. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в уполномоченное структурное подразделение и уничтожаются по акту, согласованному с начальником службы делопроизводства, в котором указывается перечень подлежащих уничтожению печатей и штампов, подпись ответственных за уничтожение работников Службы. В журналах учета делаются соответствующие отметки.

В акте на уничтожение печатей, штампов в обязательном порядке указываются наименования печатей, штампов, их количество и номера экземпляров, регистрационные номера по журналу учета печатей, штампов, способ уничтожения печатей, штампов, а также воспроизводятся оттиски уничтожаемых печатей, штампов с использованием штемпельной краски. Уничтожение металлических печатей производится путем полного спиливания текста или расплавления клише печатей, а мастичных печатей, штампов — путем сожжения или измельчения клише печатей, штампов, факсимиле с последующим сожжением.

6.21. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях центрального аппарата Службы возлагаются на их начальников. Лица, ответственные за учет, хранение и использование печатей несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

6.22. При смене лиц, ответственных за хранение и использование печатей и штампов, последние передаются по акту с отметками в соответствующих журналах учета уполномоченного структурного подразделения.

7.1. Обмен электронными документами с организациями осуществляется посредством МЭДО в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

7.2. При передаче Службой электронных документов на электронный адрес другой организации, а также для обмена электронными документами посредством СЭД в Службе и ее структурных подразделениях используются усиленные квалифицированные электронные подписи.

7.3. Электронный документ в СЭД Службы, подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

7.4. Создание паролей для простой электронной подписи осуществляется в порядке, устанавливающем порядок эксплуатации СЭД и использования электронных подписей при работе с документами.

8.1.1. Движение документов в центральном аппарате Службы с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот

8.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Службе, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, настоящей Инструкцией, Регламентом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, табелем унифицированных форм документов и должностными регламентами.

8.1.3 Технологическая цепочка обработки документов состоит из следующих этапов:

• прием и первичная обработка поступающих документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация документов;
• информационно-справочная работа;
• направление на исполнение;
• контроль исполнения;
• исполнение документов;
• отправка документов адресатам;
• формирование дел в соответствии с номенклатурой;
• хранение и использование документов в текущей деятельности;
• подготовка и сдача дел в архив.

8.1.4 Все документы Службы делятся на следующие документопотоки:

• входящие, исходящие и внутренние документы;
• регистрируемые и нерегистрируемые документы;
• направляемые в вышестоящие или подведомственные организации и т.д.

Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (указы, постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т.д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т.д.); обращения граждан, организаций и другие.

Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т.д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, сторонним организациям и отдельным гражданам.

Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (приказы, распоряжения, поручения, протоколы, акты, докладные и объяснительные записки и т.д.), обеспечивающие решение задач в пределах органа управления без направления информации за его пределы.

8.2.1. Доставка документов в Службу осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, курьерской, посредством электронной почты, системы МЭДО, через сайт Службы, посредством федеральной государственной информационный системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)».

8.2.2. С помощью почтовой связи в Службу доставляются письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

8.2.3. С помощью фельдъегерской связи доставляется корреспонденция в адрес Службы из государственных учреждений: Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального собрания Российской Федерации и других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.

8.2.4. Прием поступающей служебной корреспонденции в рабочее время производится работниками службы делопроизводства.

Документы, доставляемые фельдъегерской связью из органов государственной власти в нерабочее время (ночное), в выходные и праздничные дни, принимаются ответственным дежурным Оперативно-диспетчерской службы и передаются под расписку уполномоченному работнику службы делопроизводства.

8.2.5. Документы в электронном виде поступают посредством информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», системы межведомственного электронного документооборота, по электронной почте, через сайт, на компьютерных носителях.

8.3.1. Прием и первичная обработка всех поступающих в Службу документов, полученных по почте, доставленных курьером (в том числе заказная и конфиденциальная корреспонденция), осуществляется централизованно работниками службы делопроизводства, с последующей передачей работникам, ответственным за регистрацию документов.

8.3.2. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в Службу или первый последующий рабочий день после поступления документов в нерабочее время.

8.3.3. На документах, доставленных курьером и принятых работником службы делопроизводства, должна быть проставлена на обороте первого листа в левом нижнем углу текстового поля отметка о поступлении документа в Службу, которая состоит из даты и времени получения, подписи и расшифровки подписи получателя.

8.3.4. Если корреспонденция не вскрывается, указанная отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов.

8.3.5. Корреспонденция, поступающая в Службу на бумажных носителях, проходит этапы ее первичной обработки, предварительного рассмотрения (с целью уяснения правильности адресования), регистрации в СЭД с заполнением всех требуемых полей реквизитов регистрационной карточки документа, сканирования документов, прикрепления файлов, содержащих электронные копии входящих документов, к регистрационным карточкам в СЭД, рассмотрения руководством и ввода указания руководства в РК документа. После прохождения указанных этапов в соответствии с указанием руководства исполнители получают доступ к электронному документу (электронной копии документа). Подлинник документа на бумажном носителе хранится в службе делопроизводства до полного окончания работы по нему, списания в дело, передачи при необходимости на архивное хранение.

Электронные документы, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам и подписанные усиленной квалифицированной подписью, регистрируются в СЭД после проверки электронной подписи и подтверждения ее действительности (может быть предусмотрена распечатка документов, поступивших в форме электронных документов, с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе); электронные документы, поступившие от организаций по электронной почте и подписанные усиленной неквалифицированной подписью или простой электронной подписью, регистрируются в СЭД при наличии между организацией-отправителем и организацией-получателем соглашения об обмене электронными документами, подписанными соответствующей подписью.

8.3.6. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые в СЭД и нерегистрируемые (приложение № 35).

На полученном регистрируемом документе проставляется регистрационный штамп, а при возврате зарегистрированных ошибочно присланных писем регистрационный штамп погашается перекрестием.

8.3.7 Первичная обработка поступающей корреспонденции осуществляется, в части документов:

• адресованных Службе и руководителю Службы — уполномоченными работниками службы делопроизводства;
• адресованных заместителям руководителя Службы — работниками, ответственными за ведение делопроизводства этих заместителей;
• адресованных структурным подразделениям Службы — работниками этих подразделений, ответственными за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

Первичная обработка электронных документов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи (электронная почта, МЭДО, сайт Службы) от организаций и граждан, соответствует технологии работы с входящими документами на бумажном носителе.

8.3.8 Первичная обработка поступившей корреспонденции включает в себя:

• проверку правильности направления корреспонденции (по адресу, указанному на ее упаковке) и целостности этой упаковки (здесь и далее под упаковкой следует понимать конверт, пакет, бандероль, ящик, мешок и т.п.);
• вскрытие упаковки с корреспонденцией (за исключением упаковок с пометками «Лично» и «Вручить лично», которые вскрываются самим адресатом или уполномоченным им лицом, а также конкурсной документацией);
• проверку наличия вложенных в упаковку документов, включая листы приложений, если таковые указаны в соответствующем документе;
• учет извлеченных из упаковок документов и их распределение на подлежащие регистрации в СЭД и не подлежащие такой регистрации;
• постановку на подлежащих регистрации документах соответствующего штампа (с внесением в его оттиск предусмотренных данных).

8.3.9 При первичной обработке поступившей корреспонденции необходимо руководствоваться следующим:

• в случаях неправильного адресования (ошибочной отправки) корреспонденции:
• если факт неправильного адресования (ошибочной отправки) установлен по соответствующим сведениям на упаковке, то такая упаковка не вскрывается, составляется акт об ошибочно поступившем документе, подписанный принявшим упаковку работником и еще двумя работниками структурного подразделения в двух экземплярах. Один экземпляр прилагается к возвращаемой упаковке и направляется отправителю, второй остается у работника, принявшего эту упаковку, и подшивается в дело (приложение № 36);
• если факт неправильного адресования (ошибочной отправки) установлен после вскрытия упаковки, то вложенные в нее документы вместе со вскрытой упаковкой и актом об ошибочно поступившем документе заново конвертуются и возвращаются отправителю, при этом поставленный на указанных документах регистрационный штамп погашается перекрестием;
• в случаях обнаружения отсутствия в конверте (пакете) документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствия номера, указанного на конверте номеру документа, а также при выявлении в упаковке меньшего или большего количества листов, чем это указано в сопроводительном документе, принявший упаковку работник службы делопроизводства составляет акт, подписываемый им лично и еще двумя работниками структурного подразделения, в трех экземплярах на бумажном носителе. Один экземпляр направляется в адрес отправителя, второй — подшивается в дело, третий — прилагается к упаковке и передается начальнику своего структурного подразделения для принятия решения о регистрации;
• в случаях получения от граждан письменных обращений с приложенными к ним личными документами (паспортами, военными билетами, трудовыми книжками, пенсионными и иными удостоверениями, фотографиями и т.п.) или их копиями, все эти документы, а также конверт, пакет отправителя обращения, вырезка из матерчатой или бумажной упаковки с его адресом подкалываются под большую скрепку и помещаются впереди листа с текстом обращения;
• в случаях получения упаковок с вложенными в них письмами, к которым приобщены ценные бумаги и/или деньги, принявший упаковку работник службы делопроизводства составляет об этом акт (в двух экземплярах), подписываемый им лично и еще двумя работниками структурного подразделения. Первый экземпляр акта остается у работника, принявшего эту упаковку, и подшивается в дело, второй экземпляр прилагается к подлиннику письма, которое в дальнейшем передается в архив;
• в случаях получения посылок с содержимым, не подлежащим регистрации, принявший посылку работник докладывает начальнику службы делопроизводства для принятия решения;
• в случаях извлечения из упаковок поврежденных документов или при их повреждении в процессе извлечения (надрыве или разрыве) принявший упаковку работник службы делопроизводства обязан принять меры к устранению повреждения;
• о получении подозрительного почтового отправления докладывается начальнику службы делопроизводства для принятия решения.

8.3.10. При обнаружении повреждения следует сообщить об этом отправителю и при необходимости составить акт в двух экземплярах, один из которых остается в службе делопроизводства, второй посылается отправителю.

8.3.11. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу делается надпись: «Документ получен в поврежденном виде».

8.3.12. Конверт в обязательном порядке прилагается к документу и уничтожается только после списания документа в дело.

8.3.13 Конверт от поступающей корреспонденции не уничтожается в тех случаях, когда:

• в документе нет адреса отправителя;
• дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправки и получения документа;
• дата документа имеет большое расхождение с датой получения;
• документ имеет личный характер, а на конверте не было надписи «лично»;
• конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

8.3.14. Документы, адресованные руководителю Службы (без пометки «лично»), а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно обрабатываются в службе делопроизводства и представляются уполномоченному должностному лицу Службы на предварительное рассмотрение или направляются в структурное подразделение по назначению. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа.

8.3.15. Документы, адресованные непосредственно заместителям руководителя, структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.

8.3.16. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в Службе распределения должностных обязанностей.

8.3.17. Предварительное рассмотрение документов поручается уполномоченному должностному лицу Службы, хорошо знающему структуру Службы и должностные обязанности работников Службы. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:

• примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;
• перечня должностных лиц и их обязанностей;
• технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

8.3.18. Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа непосредственно тем, должностным лицам, которые наделены полномочиями по их рассмотрению в соответствии распределением обязанностей между руководителем, заместителями и регламентами начальников структурных подразделений.

8.3.19. К руководителю и заместителям руководителя Службы поступают документы, касающиеся основных вопросов деятельности Службы, в соответствии с распределением обязанностей и далее в структурные подразделения.

8.3.20. Предварительное рассмотрение документов должно проводиться в день их поступления или в последующий первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

8.3.21. Поступающая корреспонденция на иностранных языках направляется предварительно для аннотирования или перевода уполномоченному работнику Службы.

8.3.22. Регистрация поступивших документов производится с вводом информации о них в СЭД. При регистрации в данной системе формируется РК, в которую заносятся сведения о документе, и присваивается регистрационный номер. РК содержит полный набор реквизитов, предусмотренных Государственной системой документационного обеспечения управления, сохраняемых в базе данных, осуществляется прикрепление файлов, содержащих электронные копии входящих документов, к РК в СЭД, за исключением документов с пометкой «Для служебного пользования», документов, содержащих персональные данные и иных документов, определенных руководителем.

8.3.23. При регистрации в СЭД документа с пометкой «Для служебного пользования» в РК в графе «Доступ» необходимо сделать пометку «ДСП».

8.3.24. На документе, поступившим на бумажном носителе в правой нижней части лицевой стороны первого листа ставится оттиск регистрационного штампа с указанием в его строках даты регистрации документа, его входящего номера, а также количества листов основного документа и количества листов приложения к нему.

В целях автоматизации присоединения электронной копии документа к РК, а также для обеспечения быстрого поиска электронной копии документа в СЭД Службы может использоваться штриховое кодирование.

8.3.25. При регистрации документа на бумажном носителе, с приложением к нему текста в электронной форме, приложение прикрепляется в виде электронного файла к РК СЭД.

8.3.26. Документы, полученные с доставкой нарочным под расписку, регистрируются в первую очередь.

8.3.27. Письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации в течение 3 дней с момента их поступления в Службу.

8.3.28. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и Инструкцией по работе с обращениями граждан в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору, утверждаемой приказом Службы.

8.3.29. Данные о зарегистрированных документах хранятся в электронной базе СЭД. Регулярно (не реже одного раза в месяц) осуществляется резервное копирование базы данных СЭД.

8.3.30. В СЭД регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц на бумажном носителе, создаваемые (внутренние и отправляемые), а также электронные документы с созданием в СЭД электронной копии такого документа.

8.3.31. Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления (либо на следующий день), создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

8.3.32. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа.

8.3.33. Подписанные руководителем Службы документы, отправляемые по факсимильной связи, и документы, направляемые по этому виду связи на имя руководителя Службы, регистрируются в СЭД службой делопроизводства.

8.3.34. Документы, поступающие на имя заместителей руководителя Службы и начальников структурных подразделений центрального аппарата, а также исходящие документы, подписанные вышеуказанными должностными лицами, регистрируются в СЭД в картотеках соответствующих заместителей руководителя Службы и структурных подразделений с прикреплением к РК в СЭД файлов, содержащих электронные копии документов.

8.3.35. Регистрационный номер документа состоит из исчисляемого в пределах календарного года порядкового номера, цифрового индекса структурного подразделения, номера номенклатурного дела (для исходящих документов), префикса, определяющего тип документа. Составные части регистрационного исходящего номера отделяются друг от друга дефисом, а регистрационного входящего номера отделяются косой чертой.

8.3.36. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации.

При включении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в РК вносятся следующие сведения о документе:

• наименование организации (корреспондента);
• адресат;
• наименование вида документа;
• дата поступившего документа;
• регистрационный номер поступившего документа;
• должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
• дата поступления документа;
• входящий регистрационный номер;
• заголовок к тексту (краткое содержание документа);
• количество листов основного документа;
• отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
• сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
• резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата);
• срок исполнения документа;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• сведения о переадресации документа;
• отметка о контроле;
• гриф ограничения доступа к документу;
• сведения об электронной подписи;
• результат проверки электронной подписи (включаются в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью);
• электронный адрес корреспондента;
• способ доставки документа;
• ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;
• вид передачи документа (почта, электронная почта, фельдсвязь, факс, курьер, и т.д.).

При включении в СЭД исходящих документов в РК вносятся следующие сведения о документе:

• адресат;
• должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
• наименование вида документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• заголовок к тексту (краткое содержание документа);
• сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
• количество листов основного документа;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
• гриф ограничения доступа к документу;
• структурное подразделение — ответственный исполнитель документа;
• сведения об электронной подписи.
• ссылки на файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;
• электронный адрес корреспондента;
• способ доставки документа адресату (вид передачи документа (почта, электронная почта, фельдсвязь, факс, курьер, и т.д.).

При включении в СЭД внутренних документов в РК вносятся следующие сведения о документе (состав сведений, вносимых в СЭД при регистрации внутренних документов, зависит от вида регистрируемого документа):

• наименование структурного подразделения, подготовившего проект документа;
• наименование вида документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
• сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
• заголовок к тексту (краткое содержание документа);
• отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
• индекс дела по номенклатуре дел;
• указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения);
• отметка о контроле;
• гриф ограничения доступа к документу;
• структурное подразделение (должностное лицо) — исполнитель (ответственный исполнитель) документа;
• ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

Дополнительно к указанным сведениям о входящих, исходящих и внутренних документах в РК СЭД могут вноситься иные сведения.

8.3.37. Регистрация документов-ответов осуществляется в СЭД в группе исходящих документов.

Регистрация исходящих документов осуществляется в день подписания или на следующий рабочий день, если документы были подписаны в конце рабочего дня или в нерабочее время.

Перед регистрацией исходящих документов служба делопроизводства, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях проверяют правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), а также указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.

При регистрации исходящего письма в СЭД сведения об отправляемом документе фиксируются в РК, к которой прикрепляется электронная копия отправляемого документа.

Если РК была создана в СЭД при подготовке проекта документа, то при регистрации исходящего документа в нее добавляются сведения о регистрационном номере, дате регистрации и другие сведения об исходящем документе.

При регистрации документа, предназначенного для отправки посредством МЭДО, в СЭД отправителя формируются сведения, установленные требованиями к организационно-техническому взаимодействию.

Перед отправкой документа посредством МЭДО проверяется комплектность файлов документа и действительность электронных подписей, входящих в его состав.

Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива в пределах календарного года.

8.3.38. При включении в СЭД обращений граждан, организаций и ответов на обращения в РК вносятся следующие сведения:

• фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина;
• наименование организации — адресата;
• дата обращения гражданина, организации;
• регистрационный номер обращения (для обращений организаций);
• дата сопроводительного документа (в случае переадресации обращения);
• дата поступления обращения гражданина, организации;
• входящий регистрационный номер;
• краткое содержание обращения гражданина, организации;
• количество листов основного документа;
• отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
• сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи, в том числе сведения о предыдущих обращениях в случае, если данное обращение повторное);
• резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата резолюции);
• срок исполнения документа;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• сведения о переадресации обращения гражданина, организации (дата, номер сопроводительного документа; наименование органа власти, организации;
• отметка о контроле;
• сведения об электронной подписи (в случае поступления электронного обращения гражданина, организации, подписанного электронной подписью);
• результат проверки электронной подписи (включаются в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной квалифицированной электронной подписью);
• электронный адрес корреспондента (гражданина, организации);
• почтовый адрес корреспондента (гражданина, организации);
• вопрос по тематическому классификатору;
• ссылки на файл поступившего обращения и файл ответа на обращение.

8.3.39. При регистрации поступающей корреспонденции от граждан в СЭД указываются фамилии авторов в именительном падеже и инициалы. Если автор пересылает свое письмо через второе лицо, указывая его адрес и не указывая свой, то в графе «Адрес» отмечается, кому следует дать ответ.

	Например:	Петрову для Сидорова
		ул. Садовая, д. 8, г. Прокопьевск, Кемеровская обл., 105225

Если письмо подписано двумя и более авторами, то указываются первые два автора и их общее число. Например: Сидоров, Иванов и др., всего 10 человек. Такое обращение считается коллективным, о чем делается соответствующая отметка в РК. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени администрации предприятия или общественной организации конкретного предприятия, учреждения (заведения). В таком случае в графе «Ф.И.О.» учетной карточки пишется «коллективное».

Письма, подписанные членами одной семьи, считаются коллективными. В графе «Ф.И.О. заявителя» пишется: Сидоровы; Петровы. Если указаны инициалы членов семьи, то отмечается: Сидоров(а) И.И. (М.М.).

Отмечается тип обращения (письмо, телеграмма). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило, проставляется исходящий номер и дата.

Заполняется адрес с соблюдением порядка, установленного для оформления почтовой корреспонденции.

Если адрес отсутствует и в письме, и на конверте, при определении территории заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки.

Составляется аннотация на письмо, которая вносится в графу «Содержание» соответствующей учетной карточки. Она должна быть краткой, отражать суть обращения с определенными элементами конкретики.

Если автор прислал несколько писем, но по разным вопросам, то на каждое письмо заводится отдельная РК с соответствующей аннотацией.

8.3.40. Обращения граждан, направленные в Службу из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, а также из министерств, ведомств и других организаций, регистрируются в группе документов «Обращения граждан». При этом в РК вносится информация о реквизитах сопроводительного письма.

8.3.41. Электронные копии входящих документов с указанием руководителя Службы направляются службой делопроизводства ответственным исполнителям и соисполнителям.

8.3.42. Электронные копии документов с поручениями (указаниями) Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, а также письма Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации с пометками «Вручить немедленно», «Срочно» и другие, содержащие срочные и оперативные поручения, немедленно поступают в электронный кабинет структурного подразделения СЭД после внесения резолюции.

8.3.43. Регистрируемая и нерегистрируемая корреспонденция, адресованная структурным подразделениям, передается уполномоченными работниками службы делопроизводства представителям структурных подразделений через ячейки для корреспонденции с доступом к ним на протяжении всего рабочего времени.

8.3.44. Зарегистрированные в СЭД документы, а также корреспонденция с пометкой «Вручить лично» передаются по назначению в течение рабочего времени в день их поступления. При поступлении документов в конце рабочего дня, а также во внерабочее время, они передаются адресатам в первый рабочий день, следующий за днем их поступления (до 10.00). Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, при необходимости (с отметкой в журнале передачи) передается ответственному исполнителю, соисполнители получают электронную копию документа в СЭД.

8.3.45. Документы, адресованные руководителю Службы, доставленные нарочным, а также с пометкой «Вручить немедленно», «Срочно» и другие, содержащие срочные и оперативные поручения, обрабатываются и направляются немедленно руководителю Службы, а затем исполнителям согласно резолюции (указанию).

8.3.46. Документы, адресованные руководителю Службы, поступившие в нерабочее время, в выходные или праздничные дни через ответственного дежурного Службы, с пометкой «Вручить немедленно», «Срочно» и другие, содержащие срочные и оперативные поручения, в первый рабочий день, следующий за днем их поступления, обрабатываются и вручаются немедленно руководителю Службы (до 10.00), а затем исполнителям согласно резолюции.

8.4.1. Электронная почта — один из компонентов системы электронного документооборота, средство отправки информации, ее передачи между пользователями как внутри Службы, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях с учетом наличия определенной специфики в процессе исполнения.

При регистрации электронного сообщения в СЭД реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, используются для заполнения полей регистрационно-учетной формы поступившего электронного документа.

Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем рассылки.

8.4.2 Особенности работы с электронными документами в Службе:

8.4.2.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Службы.

8.4.2.2. Для подписания электронных документов в Службе используются электронные подписи. Порядок пользования электронной подписью определен Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

8.4.2.3. При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

8.4.2.4. Досылка или замена ранее отправленного электронного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

8.4.2.5. Документы, адресованные участникам МЭДО, отправляются посредством МЭДО, в другие организации — по почтовому адресу или по адресу электронной почты.

В случае отправки документа посредством МЭДО ответственный за отправку документа исполнитель обязан удостовериться в его регистрации в организации — адресате. В случае отказа в регистрации документа исполнитель, ответственный за отправку документа, информирует ответственного исполнителя, а в его отсутствии — начальника структурного подразделения (либо лица, его замещающего), подготовившего документ к отправке.

Отправка документов посредством МЭДО или по адресу электронной почты, подписанных руководителем Службы, осуществляется службой делопроизводства, подписанных заместителями руководителя Службы — работниками, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего заместителя руководителя Службы, подписанных начальником структурного подразделения — работниками, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего структурного подразделения.

8.4.2.6. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Службы.

8.4.2.7. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

8.4.2.8. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

8.4.2.9. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем Службы, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

8.4.3. Принятые (отправленные) факсограммы регистрируются в СЭД и передаются на исполнение в установленном порядке. При поступлении вслед за факсограммой подлинника этого документа на нем ставится регистрационный штамп с указанием даты его получения и дублируется регистрационный номер, проставленный на ранее полученной факсограмме этого документа с приставкой впереди буквенного знака «к». Подлинник документа прикрепляется к данной факсограмме.

При получении подлинника документа вслед за факсограммой, которая не была зарегистрирована, подлинник документа регистрируется в обычном порядке.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.

При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

• объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата A4 черным цветом;
• факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
• запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;
• факсограммы, полученные на иностранных языках, доставляются адресату без перевода.

8.5.1. В Службе установлен единый порядок передачи документов. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. При этом документы должны передаваться с соответствующей отметкой в РК, которая должна содержать информацию о местонахождении подлинника документа и его копий.

При передаче документов необходимо учитывать, что исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководства Службы, но и в соответствии с резолюциями непосредственных начальников структурных подразделений, с учетом должностных обязанностей, квалификации и равномерной загруженности работников. Передача документов исполнителям без ведома начальников структурных подразделений не допускается.

8.5.2. Исполнители должны знакомиться с документами в день их поступления. При этом документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно (например, с пометкой «Для служебного пользования») или одновременно в копиях. Подлинник с пометкой «Для служебного пользования» передается ответственному исполнителю.

8.5.3. Необходимость тиражирования документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение.

8.5.4. Документы, поступившие в структурное подразделение с указанием руководства Службы, работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, представляет начальнику структурного подразделения и после исполнения им на этих документах указаний вводит их содержание в СЭД, направляет исполнителям, вводит отчет о ходе и результатах исполнения, по завершении исполнения передает материалы по их исполнению в службу делопроизводства.

Передача исполненных документов в службу делопроизводства должна осуществляться в 10-дневный срок, после внесения окончательного отчета, свидетельствующего о том, что работа по исполнению документа полностью завершена посредством СЭД работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, определенных головными исполнителями по документу.

8.5.5 Начальники структурных подразделений рассматривают документы в следующем порядке:

• документы, поступившие в течение рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления;
• документы, поступившие в подразделение за два часа до окончания рабочего дня, рассматриваются и направляются исполнителям до 10.00 следующего рабочего дня.

8.5.6. Поступившие в структурные подразделения федеральные законы, акты и поручения (указания) Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и с соответствующими указаниями Аппарата Правительства Российской Федерации, документы с пометками «Вручить немедленно», «Срочно» и другие, содержащие срочные и оперативные поручения, рассматриваются начальником структурного подразделения (лицом, его замещающим) и незамедлительно передаются исполнителям.

8.5.7. Начальник структурного подразделения дает непосредственным исполнителям указания по организации исполнения документов, оформляя эти указания в РК документа в СЭД. Данные об исполнителях и о сроках исполнения документов вносятся в РК документов работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении. После этого документы направляются исполнителю в соответствии с указаниями начальника структурного подразделения.

8.5.8. Доступ к электронным документам в СЭД предоставляется исполнителям после соответствующего адресования им документов.

8.5.9. Прием и первичная обработка документов, поступивших непосредственно в структурное подразделение без рассмотрения руководством Службы, производится работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении. Данный работник осуществляет регистрацию документов в СЭД, докладывает их начальнику структурного подразделения, вводит в РК резолюцию начальника, направляет документы исполнителям, создает связи данного документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений, отслеживает прохождение документов вплоть до завершения их исполнения, списывает в дело, формирует дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, готовит документы к передаче на архивное хранение в установленном порядке.

8.5.10. Ошибочно поступившая в структурное подразделение корреспонденция не позднее, чем в 3-дневный срок с даты поступления возвращается с соответствующей пометкой работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, в службу делопроизводства.

8.5.11. Передача зарегистрированных документов из одного структурного подразделения в другое производится в следующем порядке:

• передача документов, зарегистрированных службой делопроизводства, производится только через службу делопроизводства с обязательным вводом информации об этом в СЭД;
• переадресация документов с поручениями руководителя Службы или его заместителей, поступивших в структурное подразделение из службы делопроизводства руководителя Службы (его заместителей), производится с разрешения руководителя или его заместителей, давших поручение;
• переадресация документов, направленных после регистрации уполномоченными работниками службы делопроизводства в структурное подразделение, производится с разрешения руководителя (заместителя руководителя) Службы, давшего поручение, с уведомлением начальника службы делопроизводства;
• переадресация документов, зарегистрированных в структурном подразделении и содержащих вопросы, не относящиеся к компетенции данного структурного подразделения, производится по согласованию с начальником структурного подразделения, в котором зарегистрирован документ и начальником структурного подразделения, в чьей компетенции находится решение вопросов, поставленных в документе. Переадресация оформляется в СЭД, а документ передается по назначению.

8.5.12. Зарегистрированные в СЭД и поступившие в структурное подразделение документы ежедневно сверяются работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, с перечнями документов в соответствующих электронных папках структурного подразделения. При обнаружении несоответствия сообщается в службу делопроизводства.

8.5.13. Документы, поступившие в адрес Службы и на имя руководства Службы из других организаций непосредственно в структурное подразделение (незарегистрированные), в обязательном порядке направляются для учета в службе делопроизводства.

8.5.14. О поступивших в структурное подразделение документах докладывается начальнику подразделения. Работником, ответственным за ведение делопроизводства, в первую очередь обрабатываются документы с резолюциями, свидетельствующими о срочности их исполнения, или с пометками о срочности их доставки.

6.5.15. Для работы с проектами документов в электронном виде в СЭД используется РКПД, включающая перечень должностных лиц, визирующих и подписывающих проект, и маршрут визирования. При этом исполнитель проекта документа может анализировать ход визирования и подписания проекта.

8.5.16. Ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении регулярно вносят представленные исполнителями данные о ходе исполнения документов в их электронные карточки и не реже одного раза в неделю докладывают о ходе исполнения документов своим непосредственным начальникам.

8.5.17. Регистрация исходящих документов, подписанных начальником структурного подразделения, осуществляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, с вводом информации о них в СЭД.

8.5.18. Подлинник документа с пометкой «Для служебного пользования», зарегистрированного в службе делопроизводства, исполненного в структурном подразделении в соответствии с указанием руководителя Службы, возвращается вместе с копией исходящего документа в службу делопроизводства.

8.5.19. Исполненные документы в 10-дневный срок передаются исполнителями работнику, ответственному за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении, для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

8.5.20. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся у работников структурного подразделения, со сведениями, занесенными в СЭД.

8.6.1. В структурных подразделениях рассматриваются в первую очередь входящие документы, содержащие поручения и указания Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации; запросы и обращения сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; письма федеральных органов исполнительной власти по организации работы в соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации, поступившие со сроком исполнения три дня или имеющие в тексте пометку «срочно», «вручить немедленно».

8.6.2. Начальники структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

При рассмотрении документов начальник структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются по назначению немедленно на бумажном носителе или в электронной форме.

8.6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Службы или начальниками структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату, внесение в РК документа в СЭД отчета об исполнении документа.

8.6.4. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то указанный в поручении первым или обозначенный словом «созыв» («отв.») является ответственным (головным) исполнителем поручения, а остальные — соисполнителями.

8.6.5. Ответственный исполнитель организует совместную работу со соисполнителями над проектом документа.

8.6.6. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю, как правило, в срок не более половины отведенного времени на исполнение, если автором поручения или ответственным исполнителем не установлен другой порядок и срок исполнения.

8.6.7. Все соисполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение поручения и представление ответственному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок). Соисполнители не имеют права представлять проекты документов руководителю, давшему поручение, минуя ответственного исполнителя.

8.6.8. Ответственный исполнитель несет ответственность перед автором поручения за исполнение поручения в установленные ему сроки, за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

8.6.9. Результатом исполнения документа является проект документа, подготовленный исполнителем.

Проект документа со всеми необходимыми приложениями, оформленный в соответствии с положениями настоящей Инструкции, исполнитель согласовывает с заинтересованными подразделениями и лицами, при необходимости, с другими организациями.

8.6.10. Ответственный исполнитель организует согласование (визирование) проекта документа со всеми заинтересованными лицами и проводит доработку проекта по замечаниям, в соответствии с пунктами 5.3.22, 5.8.9, 5.8.10 настоящей Инструкции.

8.6.11. После доработки и повторного визирования (согласования) проект документа передается на подписание. До представления на подпись документа исполнитель поверяет правильность оформления документа, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок, листа указателя рассылки.

8.6.12. В случае если поручение выходит за пределы компетенции Службы, обеспечивается исполнение поручения в пределах установленной компетенции.

8.6.13. В случае если на поступившие в Службу запросы федеральных органов исполнительной власти о предоставлении информации запрашиваемая информация не может быть предоставлена в срок, указанный в запросе, руководитель Службы (заместитель руководителя Службы) в 5-дневный срок с даты получения запроса согласовывает с федеральным органом исполнительной власти, направившим запрос, срок предоставления информации путем направления писем в электронной форме с использованием системы межведомственного электронного документооборота или в форме документов на бумажном носителе.

8.6.14. Запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в Службе в указанный в запросе срок, а если срок не установлен — в течение 30 дней. В случае если запрашиваемая информация не может быть предоставлена в указанный в запросе срок, руководитель (заместитель руководителя) Службы направляет инициатору запроса ответ о невозможности его исполнения в срок с указанием причин, а также возможного срока исполнения запроса.

8.6.15. Обращения, поступившие в Службу по вопросам, относящимся к компетенции территориального органа Службы, направляются уполномоченными должностными лицами, установленными организационно-распорядительными документами Службы, в соответствующий территориальный орган для рассмотрения и ответа заявителю с обязательным указанием даты срока исполнения и направления копии ответов в целях обеспечения контроля соблюдения сроков рассмотрения.

Ответ заявителю направляется руководителем (заместителем руководителя) территориального органа в течение 30 дней с даты регистрации обращения в Службе.

При необходимости срок рассмотрения обращения может быть продлен руководителем территориального органа, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

8.6.16. В случае если у территориального органа недостаточно полномочий или информации для ответа на поставленные в обращении вопросы, руководитель территориального органа в течение 7 дней направляет его на рассмотрение в Службу с указанием срока регистрации. Ответ заявителю направляется руководителем (заместителем руководителя) Службы или начальником структурного подразделения Службы в течение 30 дней с даты регистрации обращения в территориальном органе.

При необходимости срок обращения может быть продлен заместителем руководителя Службы или начальником структурного подразделения центрального аппарата Службы, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

8.6.17. Датой исполнения поручения Правительства Российской Федерации является дата регистрации доклада Службы об исполнении этого поручения в Аппарате Правительства Российской Федерации.

8.6.18. Работники службы делопроизводства, работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении по устным (телефонным) запросам граждан и заинтересованных лиц могут сообщать им:

• входящий регистрационный номер документа;
• дату регистрации;
• наименование органа государственной власти или иного государственного органа, структурного подразделения Службы, в котором находится на рассмотрении документ;
• дату направления ответа.

8.7.1. Подготовка и направление ответов на парламентские запросы, запросы и обращения сенаторов Российской Федерации, депутатов Государственной Думы, а также на обращения комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации (далее — парламентские запросы, запросы и обращения соответственно) осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе сенатора Российской Федерации и статусе депутата Государственной Думы, Регламентом Правительства Российской Федерации.

8.7.2. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляются Службой в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата.

8.7.3. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.

8.7.4. Парламентский запрос, обращение сенатора Российской Федерации или депутата Государственной Думы в Правительство Российской Федерации, к Председателю Правительства Российской Федерации или заместителям Председателя Правительства Российской Федерации, поступившие в Службу из Аппарата Правительства Российской Федерации, направляются в срок не более 2-х дней с даты поступления начальникам соответствующих структурных подразделений для рассмотрения и подготовки ответа в порядке и сроки, установленные Регламентом Правительства Российской Федерации.

Копии ответов Службы на обращения комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации к Председателю Правительства Российской Федерации, заместителям Председателя Правительства Российской Федерации, поступившие в Службу из Аппарата Правительства Российской Федерации, направляются в Правительство Российской Федерации.

8.7.5. При поступлении в Службу обращения депутата о предоставлении ему в установленном порядке имеющейся информации, относящейся к компетенции Службы, связанной с его депутатской деятельностью, должностные лица Службы должны предоставить данную информацию в установленные сроки.

8.7.6. Должностное лицо, которому направлен запрос депутата, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее 30 дней со дня получения обращения или при необходимости получения дополнительных материалов в иной, согласованный с инициатором запроса, срок.

Ответ на запрос должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

В случае необходимости проведения в связи с запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору запроса в 3-дневный срок со дня его получения.

При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне».

8.7.7. Парламентский запрос к руководителю (заместителю руководителя) Службы рассматривается с учетом того, что ответ на данный запрос должен быть дан не позднее чем через 15 дней со дня получения запроса или в иной срок, установленный палатой, в устной форме (на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации) или в письменной форме за подписью должностного лица, которому направлен запрос (лица, временно исполняющего его обязанности).

8.7.8. Прием, обработка и направление исполнителям поступающих обращений и запросов депутатов в адрес Службы и его руководителя осуществляются службой делопроизводства в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.

8.7.9. В структурных подразделениях по обращениям и запросам в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям.

8.7.10. Обращения, запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.

8.8.1. Документы, отправляемые Службой, передаются почтовой связью, спецсвязью, по информационно-телекоммуникационным каналам, электронной почте. Нарочным способом работниками службы делопроизводства передаются документы, как правило, в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации с соответствующим реестром, форма которого определяется принимающей стороной.

8.8.2. Обработка документов, подписанных руководителем Службы, для отправки почтовой связью осуществляется службой делопроизводства, а подписанных заместителями руководителя Службы — работниками, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего заместителя руководителя Службы. Обработанные документы передаются работнику службы делопроизводства для отправки.

8.8.3. Обработка документов для отправки почтовой связью, подписанных начальником структурного подразделения, осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего подразделения. Обработанные документы передаются в службу делопроизводства:

• для отправки в Администрацию Президента Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, министерства, ведомства, территориальные органы Службы и подведомственные ей организации передаются в службу делопроизводства исполнителем без конвертов. Реквизит «Адресат» отправляемого документа не должен содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов исполнителем документа составляется указатель рассылки (приложение № 37);
• корреспонденция организациям и физическим лицам исполнителем документа передается в службу делопроизводства в незапечатанном конверте, с указанием на нем точного адреса и почтового индекса отделения связи адресата.

В случае отсутствия полных реквизитов адресата на письме и на конверте указываются те реквизиты, которые были указаны адресатом.

8.8.4. При необходимости доставки почты заказным видом отправки или с уведомлением исполнитель в указателе рассылки должен указать конкретный вид оформления отправки с приложением подписанного списка на отправку (приложение № 38) и уведомления о вручении.

8.8.5. При возврате почтовой корреспонденции, отправленной адресатам с неправильно оформленным почтовым адресом, или по другим причинам, данная корреспонденция возвращается работником службы делопроизводства исполнителям.

8.8.6. Документы, требующие срочной отправки нарочно в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Государственную Думу и Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации передаются исполнителем полностью оформленными в соответствии с главой II настоящей Инструкции непосредственно начальнику службы делопроизводства, а в его отсутствие (командировка, отпуск и т.п.) — лицу, его замещающему.

8.8.7. Документы на бумажном носителе, требующие срочной отправки нарочно в министерства и ведомства, доставляются адресату непосредственно исполнителями.

8.8.8. Документы, подлежащие отправке почтовой связью, должны обрабатываться работниками, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего подразделения, в день их подписания, а подписанные в конце рабочего дня — не позднее следующего рабочего дня и передаваться работнику службы делопроизводства. Полученная корреспонденция направляется из службы делопроизводства адресату в течение одного рабочего дня.

Если разница между датой регистрации документа и датой передачи исполнителем документа на отправку превышает сутки, документы на отправку принимаются со служебной запиской за подписью начальника структурного подразделения.

Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

Решение о способе доставки документа адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по электронным каналам принимает структурное подразделение — исполнитель.

Ответ на обращение направляется заявителю в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в Службу в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в письменной форме, если заявитель не указал иной способ доставки.

8.8.9. Документы для отправки нарочным способом в адрес Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации принимаются работником службы делопроизводства в рабочие дни до 11 часов.

Документы, переданные позже указанного времени, отправляются адресатам на следующий рабочий день.

8.8.10. Отправлять исходящие документы Службы без присвоенных исходящих номеров не допускается.

8.8.11. Документы с пометкой «Для служебного пользования» пересылаются сторонним организациям заказной почтой (с оформлением отправки согласно п. 8.8.3).

8.9.1. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28 мая 2022 г. № 968.

8.9.2. Проекты телеграмм, составляемых в Службе, принимаются службой делопроизводства для представления на подпись руководителю Службы завизированными и оформленными в порядке, установленном пп. 6.9.3 — 6.9.17 настоящей Инструкции, а подписанные — с приложением электронной версии, с отметкой о категории, времени и виде отправления.

8.9.3. Объем текста телеграммы не должен превышать, как правило, половины листа формата A4, но в исключительных случаях не должен содержать более 300 слов.

Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму исполнителем или по его просьбе отправителем, должны быть заверены подписью исполнителя или отправителя.

8.9.4. Адрес получателя телеграммы, текст и реквизит подписи печатаются прописными буквами на чистом листе бумаги (неправительственная) на одной стороне листа (приложение № 39).

Правительственная — на едином телеграфном бланке с указанием реквизита — ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ (приложение № 40) на одной стороне листа.

8.9.5. Адрес получателя телеграммы печатается через один межстрочный интервал и выравнивается по центру.

8.9.6. Текст печатается через один межстрочный интервал, в виде одного абзаца, с отступом первой строки на 1,25 см от левой границы текстового поля.

8.9.7. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой через два межстрочных интервала прописными буквами.

8.9.8. Адрес получателя телеграммы и ее текст печатаются без переноса слов.

8.9.9. Текст излагается предельно сжато: из одного логического элемента — заключения.

8.9.10. Текст телеграммы пишется телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания.

Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускаются, если при этом не искажается смысл телеграммы.

8.9.11. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями.

8.9.12. Цифры в телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны быть написаны отправителем (исполнителем) полными словами.

Знаки препинания пишутся строчными буквами полными словами, либо сокращенными словами: «точка» — тчк; «запятая» — зпт; «двоеточие» — двтч; кавычка» — квч; «скобка» — скб.

Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как N — номер (можно нр.); «-» — минус; «+» — плюс; «!» — восклицательный знак (можно вскл); «?» — вопросительный знак; «%» — проценты; «:» — деление и др.

Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год, между которыми разделительный знак (точка) не ставится, а отделяется пробелом, например: 21 05 2019.

8.9.13. Ниже подписи руководителя Службы или его заместителя проводится черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: наименование структурного подразделения, исполнитель и его телефон, ставятся визы, делаются отметка об отправлении, подпись и расшифровка подписи отправителя (исполнителя).

8.9.14. Телеграммы категории «ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ» подписываются только руководителем Службы, а в случае его отсутствия — лицом, исполняющим его обязанности и, при необходимости, заверяются гербовой печатью. Телеграмма регистрируется как исходящий документ.

8.9.15. Телеграмма с вызовом работников в Москву подписывается только руководителем Службы или лицом, исполняющим его обязанности.

8.9.16. Подпись на телеграмме должна соответствовать напечатанной фамилии. Подпись должна сопровождаться указанием должности лица, подписавшего телеграмму.

8.9.17. В телеграмме, направляемой нескольким адресатам, каждый адрес указывается индивидуально. В телеграмме печатается не более четырех адресатов. При большем числе адресатов в бланке телеграммы указывается первый адресат, а с нового абзаца центровано в скобках указывается: «указатель рассылки прилагается». В прикладываемом указателе рассылки, составленном и подписанным исполнителем, подготовившим текст телеграммы, указываются все адресаты, начиная с адресата, указанного на бланке телеграммы.

8.9.18. Поступившие телеграммы принимаются с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнителям.

8.9.19. Поступившие в Службу телеграммы передаются руководителю Службы только после их регистрации в службе делопроизводства. Заместителям руководителя Службы и начальникам структурных подразделений телеграммы передаются после регистрации в соответствующей приемной заместителя руководителя или структурного подразделения.

8.9.20. Проекты поздравительных телеграмм не позднее 3-х дней до знаменательного события (даты) направляются на подпись руководителю Службы или лицу, его замещающему.

8.9.21. К рассмотрению принимаются проекты поздравительных телеграмм, связанных с событиями и датами, имеющими общегосударственное значение, а также с юбилеями видных государственных и общественных деятелей.

8.9.22. По поручению руководителя Службы поздравительные телеграммы могут оглашаться заместителями руководителя Службы или начальниками структурных подразделений.

8.10.1. Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера в федеральные органы исполнительной власти, организации (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется работником службы делопроизводства устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

8.10.2. Текст телефонограммы (не более 50 слов) составляется отправителем как документ на бумажном носителе в одном экземпляре и подписывается начальником структурного подразделения или ответственным исполнителем, передается по телефону ответственным работником службы делопроизводства, делопроизводителем структурного подразделения и записывается получателем. В телефонограмме следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

8.10.3. Отправляемые телефонограммы исполняются на чистом листе бумаги с указанием следующих реквизитов: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилию, подпись лица, от имени которого передается телефонограмма.

8.10.4. Отправляемые телефонограммы записываются по следующей форме: должность, фамилия должностного лица, передавшего телефонограмму, и номер его телефона; должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время передачи; текст телефонограммы; подпись лица, принявшего телефонограмму и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

8.10.5. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложен указатель рассылки с указанием номеров телефонов, по которым она должна быть принята.

8.10.6. Поступившие телефонограммы записываются (печатаются) получателями на специальном бланке (приложение № 41) или записываются в журнале со следующими реквизитами: должность, фамилия, работника, принявшего телефонограмму, номер его телефона; должность, фамилия работника, передавшего телефонограмму, номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время приема; текст телефонограммы, должность и фамилия лица, от имени которого принята. Поступившие телефонограммы оперативно передаются руководителям, которым они адресованы.

8.10.7. Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки или с помощью звукозаписывающей аппаратуры, или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана.

8.10.8. Поступившие телефонограммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем незамедлительно передаются на рассмотрение в соответствии с установленным порядком.

8.10.9 Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

• исходящим регистрационным номером телефонограммы;
• должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
• входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

8.11.1. Внутренними документами Службы являются официальные документы, подготовленные и направляемые в пределах Службы, используемые для организации работы и обеспечивающие целенаправленное решение управленческих задач.

К внутренним документам Службы относятся служебные записки, протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы информационно-справочного характера — справки, сводки, обзоры, акты, письма, и др. Внутренние документы носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам.

8.11.2. Служебная записка — документ, адресованный руководителю (заместителю руководителя) Службы или начальнику (заместителю начальника) структурного подразделения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащей выводы и предложения составителя.

8.11.3. Служебная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства.

8.11.4. Текст служебной записки должен четко делиться на две части — первую, где излагаются имевшие место факты (возникшие ситуации), и вторую, где излагаются предложения, просьбы. Тексту служебной записки должен предшествовать заголовок.

8.11.5. Служебные записки могут составляться, рассматриваться и храниться в течение установленного срока в электронном виде в СЭД.

При подготовке служебных записок используется электронный шаблон служебной записки в СЭД.

Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (служебная записка), дата, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

Служебная записка может быть представлена руководителю Службы, его заместителям или начальникам структурных подразделений Службы на бумажном носителе.

Порядок работы с документами категории «Для служебного пользования» устанавливается организационно-распорядительными документами Службы в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233.

9.2. Выполнение копировально-множительных работ производится централизованно в службе делопроизводства, а также на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях.

9.3. В службе делопроизводства копируются и тиражируются служебные материалы и документы по заявкам работников Службы.

Заявка, оформляется на бланке установленной формы (приложение № 42) и подписывается исполнителем, начальником (его заместителем) структурного подразделения.

К документу, передаваемому на тиражирование, прилагается указатель его рассылки, подписанный исполнителем.

9.4. Документы «Для служебного пользования» принимаются для тиражирования только с письменного разрешения руководителя Службы или одного из его заместителей, или начальника службы делопроизводства.

9.5. Заказ на тиражирование документов, суммарный объем тиража которых превышает 1000 листов копий, обязательно визируется у начальника службы делопроизводства.

9.6. Многотиражные материалы (объем тиража более 100 листов копий) тиражируются, как правило, с уменьшением и использованием обеих сторон листов.

9.7. Копированию и тиражированию подлежат документы, напечатанные четко и разборчиво, оформленные согласно положениям настоящей Инструкции, подписанные или завизированные, не превышающие формата A3 и расброшюрованные.

9.8. Документы копируются с первого экземпляра подлинника, согласующие визы (если имеются) закрываются.

9.9. Документы неслужебного характера на копирование, тиражирование не принимаются.

В первоочередном порядке копируются служебные документы, подлежащие направлению в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, палаты Федерального Собрания и по поручению руководителя Службы или его заместителей.

9.11. Срочное копирование, которое определяет начальник службы делопроизводства, выполняется вне очереди. Срочность копирования служебных документов определяется соответствующей пометкой и личной подписью на бланке заказа начальниками структурных подразделений.

9.12. Документы, находящиеся на архивном хранении в центральном аппарате Службы, копируются по заказам, подписанным начальником структурного подразделения или его заместителем по согласованию с начальником службы делопроизводства.

9.13. Работники службы делопроизводства, выполняют копировально-множительные работы в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику под расписку в заказе на тиражирование.

9.14. На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях, производится копирование служебных материалов и документов необходимого объема и тиража.

10.1. Учет и анализ документооборота (входящие, исходящие и внутренние документы) за определенный период времени (год, месяц) проводятся по РК в СЭД и относятся к числу постоянных задач службы делопроизводства.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

10.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при его печатании и тиражировании.

10.3. Тиражированные экземпляры подсчитываются отдельно работником, осуществляющим копировально-множительную работу согласно заказам на копировально-множительные работы.

10.4. Учет количества документов может проводиться по центральному аппарату Службы в целом и по его отдельным структурным подразделениям.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в Службе документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 111245/958

10.6. Итоговые данные подсчета объема документооборота представляются руководству Службы в табличной форме (приложение № 43).

11.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Документы регистрируются в электронных РК СЭД.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.

Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, поступающие на рассмотрение руководителя Службы, организационно-распорядительные документы и переписка за подписью руководителя Службы регистрируются службой делопроизводства.

Документы, создаваемые по направлениям деятельности Службы, регистрируются в картотеках заместителей руководителя Службы и структурных подразделений.

Документы, передаваемые или принимаемые в электронном виде и по каналам факсимильной связи, регистрируются по тем же правилам, что и служебные письма, с учетом функционирующих в Службе технических и программных средств.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей Службы, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др.

11.1.2. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

• наименование организации (автора или корреспондента);
• наименование вида документа;
• дата и регистрационный номер документа;
• дата и индекс поступления;
• заголовок к тексту (краткое содержание документа);
• указание руководства (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
• срок исполнения документа;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

• гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
• внутренняя переадресация документов по исполнителям;
• код по тематическому классификатору;
• ключевые слова;
• количество листов документа;
• наличие приложений;
• должностное лицо, поставившее документ на контроль;
• промежуточные сроки исполнения;
• перенос сроков исполнения;
• срок хранения документа;
• статус документа (проект, версия);
• вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

1.1.3. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

11.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Службе создаются поисковые системы по документам в электронном виде. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности Службы.

Информация о документах, полученная при их регистрации в СЭД, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и справочники.

11.2.2 Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки справочников:

• справочника видов документов;
• справочника корреспондентов;
• справочника исполнителей;
• номенклатуры дел.

Помимо справочников, перечисленных в конкретной поисковой системе, могут использоваться и другие справочники в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации

11.2.3. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

12.1.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов в Службе определяются Указом Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. № 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации», Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, Регламентом Правительства Российской Федерации и Положением об Аппарате Правительства Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. № 260, Правилами подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, а также государственных корпораций, которые в соответствии с федеральным законом наделены полномочиями по предоставлению государственных услуг в установленной сфере деятельности, и их должностных лиц, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16 августа 2012 г. № 840, Положением о взаимодействии федеральных органов исполнительной власти с Евразийской экономической комиссией, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 21 октября 2015 г. № 1126, Регламентом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, утвержденным приказом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 1 июня 2011 г. № 271 и Инструкцией по работе с обращениями граждан в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору, утвержденной приказом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 20 августа 2013 г. № 366.

12.1.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения. Контроль исполнения документов включает в себя постановку документа на контроль, предварительную проверку и регулирование хода его исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, информирование руководства Службы о состоянии исполнительской дисциплины.

12.1.3. Контроль сроков исполнения поручений руководителя Службы по входящим и внутренним документам осуществляет служба контроля.

12.1.4. Контроль исполнения поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых руководителем Службы, осуществляется службой контроля, а совещаний, проводимых заместителем руководителя Службы — должностными лицами, обеспечивающими деятельность заместителя руководителя Службы.

12.1.5 Контролю подлежат зарегистрированные документы, имеющие конкретные задания Службе и требующие исполнения:

• поручения и указания Президента Российской Федерации и Администрации Президента Российской Федерации;
• поручения, содержащиеся в постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации;
• поручения Правительства Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации;
• поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации и его комиссий;
• обращения сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
• поручения, содержащиеся в приказах и распоряжениях Службы;
• поручения, содержащиеся в протоколах совещаний у руководителя или его заместителей;
• обращения граждан;
• документы по лицензионной и разрешительной деятельности;
• другие документы, по которым руководителем Службы, его заместителями даны поручения структурным подразделениям Службы.

При постановке документа на контроль на документе делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль», а в электронной карточке делается соответствующая отметка в поле «Контроль».

12.1.6. Контроль за исполнением поручений по существу вопроса осуществляет руководитель (заместители руководителя) Службы и начальники структурных подразделений.

12.1.7. Служба контроля контролирует своевременность и полноту исполнения контрольных поручений по реализации заданий, содержащихся в контролируемых документах.

Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:

• постановку документов (поручений) на контроль;
• проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);
• снятие с контроля документов (поручений);
• учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);
• информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе, поручении или в резолюции к документу.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет — не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца — каждые десять дней, за пять дней до истечения срока.

12.1.8. Документы, поставленные на контроль заместителем руководителя Службы или начальником структурного подразделения, контролируются лицами, обеспечивающими деятельность заместителя руководителя Службы или ответственными за обеспечение контроля в самом структурном подразделении соответственно.

Начальники структурных подразделений Службы обеспечивают контроль за своевременным и полным исполнением:

• поручений руководства по подготовке проектов документов во исполнение постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;
• поручений руководства по входящей корреспонденции, поступившей на исполнение в структурное подразделение;
• приказов и распоряжений Службы, подготовленных структурным подразделением;
• предложений, заявлений и жалоб граждан, поступивших на исполнение в структурное подразделение.

Контроль за своевременным получением ответов на запросы, направленные в организации, осуществляется непосредственно исполнителями.

Лица, ответственные за контроль исполнения документов в структурных подразделениях центрального аппарата Службы, выполняют основную работу по проверке исполнения, заблаговременно докладывают руководству структурных подразделений о наступлении срока исполнения, а также о документах, не исполненных в установленный срок.

12.1.9 Сроки исполнения поступивших документов исчисляются в календарных днях:

• из вышестоящих органов государственной власти — с даты подписания (утверждения) документа;
• из других организаций — с даты их поступления в Службу.

Сроки исполнения внутренних документов Службы (приказов, распоряжений) исчисляются с даты подписания (утверждения) документа.

12.1.10 Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

• без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:
• «весьма срочно» — в течение одного-двух дней;
• «срочно» — в 3-дневный срок;
• «оперативно» или «возможно короткие сроки» — в 10-дневный срок;
• остальные — в срок не более 30 дней, если иное не установлено законодательством Российской Федерации;
• с конкретной датой исполнения — в указанный срок (до 31 мая 2020 г. — предлог «до» подразумевает невключение 31-го числа в устанавливаемый срок, по 31 мая 2020 г. — предлог «по» подразумевает включение 31-го числа в устанавливаемый срок);
• по парламентским запросам — не позднее чем через 15 дней со дня регистрации в Службе;
• по поручениям Правительства Российской Федерации, данным Службе по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного ведомства-исполнителя на согласование — до 10 дней с даты их поступления на согласование, а проектам актов (их копиям), подготавливаемым в рамках реализации национальных проектов, — не более чем в 3-дневный срок с даты их поступления на согласование;
• по запросам арбитражных (временных) управляющих — 7 дней со дня регистрации запроса;
• по обращениям граждан, поступившим в Службу, сроки устанавливаются Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» — в течение 30 дней со дня регистрации; в исключительных случаях, а также в случаях, предусмотренных п. 2 ст. 12 Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с уведомлением о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение;
• по обращениям граждан, содержащим вопросы, решение которых не входит в компетенцию Службы, в течение 7 дней со дня регистрации с направлением обращения в соответствующий орган государственного управления, местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения;
• по межведомственным запросам о представлении документов и (или) информации в целях предоставления государственных и муниципальных услуг — 5 рабочих дней со дня получения запроса, если законодательством Российской Федерации не установлен иной срок;
• поручения руководителя Службы и его заместителей с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок.

Сроки рассмотрения заявлений о предоставлении государственной услуги устанавливаются соответствующими административными регламентами.

12.1.11. В срок исполнения документа входит весь цикл обработки и подготовки документа, начиная с момента поступления на регистрацию в Службу до его подписания и регистрации, отправки адресату.

В случае если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий рабочий день.

12.1.12. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя или курирующего заместителя руководителя Службы служебную записку, содержащую мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения этого срока.

Продление срока исполнения поручения (указания) Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае руководитель Службы представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее, чем по истечении половины установленного срока.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу контроля для внесения изменений в РК (новый срок, дата изменения, подпись).

12.1.13. Приостанавливать или отменять исполнение документов (поручений, указаний по ним) имеет право только их автор.

12.1.14. В случае если поручение выходит за пределы компетенции исполнителей (структурных подразделений), определенных поручением, начальники этих структурных подразделений обеспечивают его исполнение в рамках своей компетенции. При этом головной исполнитель представляет давшему поручение руководителю дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней с даты его поступления в структурное подразделение, а по срочным и оперативным поручениям — незамедлительно. Изменения в составе исполнителей документа (поручения) должны производиться с обязательным информированием службы делопроизводства.

12.1.15. В случае если поручение не исполнено в установленный срок, ответственный исполнитель не позднее, чем в течение следующего рабочего дня после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет объяснительную записку руководителю, давшему поручение. В записке должно быть указано состояние исполнения поручения, причины его неисполнения в установленный срок с указанием лиц, на которых возложено исполнение поручения, и с предложением о мерах воздействия на работников, виновных в неисполнении поручения.

В случае если документ (поручение) не исполнен в установленный срок, он признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем.

12.1.16. Перед уходом в отпуск или убытием в командировку, увольнения или перемещения работник, у которого находятся на исполнении контролируемые документы, обязан передать их другому работнику в порядке, установленном п. 1.13 настоящей Инструкции.

12.1.17. Служба контроля еженедельно составляет справку о ходе исполнения структурными подразделениями контролируемых документов для информирования руководителя о состоянии исполнительской дисциплины в центральном аппарате Службы.

12.1.18. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам. Таким образом, в случае если Служба является головным исполнителем поручения, служба контроля прекращает контроль на основании:

• исполнения поручения;
• соответствующего указания руководителя Службы или представленной исполнителями документированной информации о решении, принятом руководителем Службы (в отношении поручений руководителя Службы).

В случае если Служба является соисполнителем поручения, контроль за исполнением поручений прекращается на основании документированной информации от структурных подразделений о направлении головному исполнителю соответствующих документов (предложений, заключений, проектов актов и иных материалов) или о согласовании проектов актов.

Промежуточная информация по исполнению документа не является основанием для снятия его с контроля.

Сведения об исполнении документа (поручения), полученные от исполнителей, ответственными за обеспечение контроля в структурных подразделениях Службы фиксируются в РК СЭД в виде отчета с описанием полного хода исполнения документа (поручения), проверки наличия всех связок и прикрепления всех необходимых файлов, содержащих электронные копии документов, подтверждающих исполнение документа (поручения).

12.1.19. Снятие с контроля документов осуществляется службой контроля и оформляется отметкой на документе и в его электронной карточке СЭД об исполнении документа. Сведения о снятии с контроля вносятся в левом нижнем углу первого листа подлинника документа, после чего подлинник документа с копией ответа направляется в службу делопроизводства для списания и формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) осуществляется в автоматическом режиме посредством СЭД.

12.1.20. Служба контроля на основании отчетов исполнителей поручений не реже одного раза в месяц или в другие сроки, установленные руководителем Службы, а также по его запросам готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства Службы.

12.2.1. На контроль ставятся все поступающие документы Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, требующие исполнения.

В первую очередь рассматриваются документы с отметками «срочно» и «вручить немедленно».

12.2.2. Контроль за исполнением документов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Федерального Собрания Российской Федерации, в том числе и срочных до трех дней, осуществляется непосредственно руководителем Службы либо по его поручению одним из его заместителей (в соответствии с распределением обязанностей).

12.2.3. Если поручение (указание), содержащееся в документе Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Федерального Собрания Российской Федерации дано нескольким органам исполнительной власти или должностным лицам без указания за кем «созыв» или кто является ответственным (головным), то указанный в поручении первым является ответственным (головным) исполнителем поручения и организует работу по исполнению поручения, кроме случаев, когда исполнение с соответствующим докладом поручается каждому органу исполнительной власти.

12.2.4. Соисполнители — федеральные органы исполнительной власти в соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, если в тексте поручения или ответственным исполнителем не установлен другой порядок, представляют головному исполнителю предложения, подписанные руководителем (заместителем руководителя) Службы. При необходимости соисполнители письменно информируются начальниками структурных подразделении или заместителями руководителя Службы о необходимости своевременного представления соответствующих предложений.

12.2.5. В случае если Служба является головным исполнителем поручения, данного во исполнение поручения (указания) Президента Российской Федерации Правительству Российской Федерации, проект доклада об исполнении поручения для последующего направления его Председателю Правительства Российской Федерации или Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации представляется руководителю Службы не менее чем за 6 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока (если в поручении Председателя Правительства Российской Федерации или Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации не указан иной срок) с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации.

В случае если Президентом Российской Федерации дано поручение (указание) непосредственно руководителю Службы, проекты соответствующих докладов Президенту Российской Федерации и Председателю Правительства Российской Федерации об исполнении (о ходе исполнения) поручения представляются на подпись руководителю Службы не менее чем за 3 дня до истечения установленного срока.

12.2.6. В случае если Президентом Российской Федерации дано поручение (указание) Председателю Правительства Российской Федерации или Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации и одновременно руководителю Службы, а Правительством Российской Федерации дополнительное поручение руководителю Службы не дано, проект доклада Председателю Правительства Российской Федерации (Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации) об исполнении поручения с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации и иных необходимых материалов также представляется на подпись руководителю Службы не менее чем за 6 дней до истечения срока, установленного Президентом Российской Федерации.

12.2.7. В случае если Служба является соисполнителем поручения, соответствующие структурные подразделения подготавливают и в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, направляют головному исполнителю предложения, подписанные руководителем Службы или его заместителем (в соответствии с распределением обязанностей).

12.2.8. Об исполнении поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации, протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, протоколах совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации, заседаний, возглавляемых им, координационных и совещательных органов и в его указаниях, руководитель федерального органа исполнительной власти — головного исполнителя поручения докладывает Председателю Правительства Российской Федерации.

Об исполнении поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации, заседаний, возглавляемых им, координационных и совещательных органов и в его указаниях, руководитель федерального органа исполнительной власти — головного исполнителя поручения докладывает Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации.

12.2.9. Исполнители обязаны без задержки рассматривать поступающие на согласование документы Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Федерального Собрания Российской Федерации, в кратчайшие сроки давать по ним соответствующие заключения или сообщать свое мнение в установленном порядке.

12.2.10. Не допускается направление доклада в Правительство Российской Федерации об исполнении поручения (указания) Президента Российской Федерации в последний день истечения установленного срока.

12.2.11. Следует учитывать, что срок исполнения поручения Правительства Российской Федерации исчисляется со дня его подписания, а фактическое исполнение поручения Правительства определяется не датой подписания доклада в Правительство руководителем Службы, а датой его получения Аппаратом Правительства Российской Федерации.

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу на архивное хранение в архив центрального аппарата Службы (далее именуется — архив Службы) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры Российской Федерации и Федерального архивного агентства.

13.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Службе, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов на бумажном носителе и электронных документов в дела, систематизации и учета дел (электронных дел), определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.

Номенклатура дел включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в СЭД.

13.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. № 401 «О Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору» и положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Службы, их виды, состав и содержание.

13.1.3. В Службе составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 44) и номенклатура дел (сводная) Службы (приложение № 45).

13.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) работником, ответственным за делопроизводство структурного подразделения, согласовывается с работником службы делопроизводства, ответственным за работу архива Службы, и начальником службы делопроизводства, затем подписывается начальником структурного подразделения, и копия представляется в службу делопроизводства.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и копию представить в службу делопроизводства.

13.1.5. Номенклатура дел (сводная) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи работника службы делопроизводства, ответственного за работу архива Службы.

13.1.6. Номенклатура дел (сводная) Службы подписывается начальником службы делопроизводства, а при временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка) начальника, вправе подписать лицо, исполняющее его обязанности, согласовывается с Центральной экспертной комиссией Службы, с экспертной проверочной комиссией федерального архива (далее — ЭПК), в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Службы. Согласовывается номенклатура дел с Государственным архивом Российской Федерации (далее — ГА РФ) не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Службы.

13.1.7. После утверждения номенклатуры дел (сводной) структурные подразделения Службы получают выписки в виде копий из соответствующих ее разделов для использования в работе.

13.1.8. Номенклатура дел (сводная) включается в СЭД в качестве справочника, на основании которого осуществляется систематизация и учет документов.

Номенклатура дел (сводная) может быть напечатана в необходимом количестве экземпляров.

Первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы делопроизводства, второй используется в службе делопроизводства как рабочий экземпляр, третий — применяется в архиве Службы, четвертый — в федеральном государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в службе делопроизводства в электронном виде.

13.1.9. Номенклатура дел (сводная) в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

13.1.10. Номенклатура дел (сводная) составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Службы.

13.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Службы являются названия структурных подразделений. В номенклатуре дел (сводной) разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Службы.

13.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Службы.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания, книги, брошюры.

13.1.13 Графы номенклатур дел заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Службе цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 00-01-17, где 00 — структурное обозначение руководства Службы, 01 — руководитель Службы (соответственно 02-07 — заместители руководителя Службы), 17 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел руководителя Службы (его заместителей), или 01-03-05, где 01 — обозначение управления, 03 — обозначение отдела управления, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел управления. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например:

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например:

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например:

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например:

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например:

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.

В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе, в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2019 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе «Примечание» отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием наименования информационной системы.

13.1.14. Если в течение года в Службе возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

13.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

13.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

13.2.2. Дела формируются в Службе децентрализовано, по месту регистрации документов: в службе делопроизводства, делопроизводителями у заместителей руководителя Службы, в структурных подразделениях Службы.

13.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем в службу делопроизводства или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель или ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении в соответствии с номенклатурой дел.

13.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой делопроизводства.

13.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать приложения вместе с основными документами; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных); по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

13.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

13.2.7. Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

13.2.8. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

13.2.9. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

13.2.10. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

13.2.11. Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

13.2.12. Положения, инструкции, утвержденные организационно-распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

13.2.13. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

13.2.14. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

13.2.15. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним; планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления; планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

13.2.16. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; исходящий документ-ответ помещается за входящим документом-запросом.

13.2.17. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

13.2.18. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме. Отметка о том, что дело ведется в электронном виде, проставляется в графе «Примечание» номенклатуры дел.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД Службы в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Электронные документы независимо от их объема допускается включать в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

13.2.19. Дела Службы подлежат оформлению при их заведении и по завершении года по месту их формирования, электронных дел — в СЭД.

После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности. Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем работника службы делопроизводства, ответственного за архив Службы.

13.2.20. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 46); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 47); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 48); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов), следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: полное наименование Службы (фондообразователя); наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела, а при наличии в деле документов с пометкой «Для служебного пользования» — ограничительная пометка «Для служебного пользования».

13.2.21 Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

• наименование Службы указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
• наименование структурного подразделения — записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; делопроизводственный номер (индекс) дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Службы; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах — номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний»;
• заголовок (наименование) дела — переносится из номенклатуры дел Службы, согласованной с ЭПК уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;
• дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за...год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.

13.2.22. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания — дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом работника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания — дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

13.2.23. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.

13.2.24. Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется, как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов».

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

13.2.25. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

13.2.26. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

13.2.27. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

13.2.28. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив, допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

13.2.29. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

13.2.30. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

13.2.31. Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов, образующихся в деятельности Службы, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные).

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

13.2.32. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Службы чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК ГА РФ (до этого он проставляется карандашом).

13.2.33. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Службы по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

13.2.34. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

13.2.35. Наименования фондообразователя и структурного подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.

13.2.36. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

13.2.37. Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

13.2.38. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей Инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

13.2.39. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

13.2.40. Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона, или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и указаний на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2,5 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками, или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

13.2.41. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

Документы Службы являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив, как часть Архивного фонда Российской Федерации.

13.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Службы или на уничтожение документы и дела находятся на оперативном хранении по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах вертикально, корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Службы.

Начальники структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

13.3.2. Периодически, как правило, перед передачей в архив Службы, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене начальника структурного подразделения, начальника службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации Службы или ее структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае выявления отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, начальниками структурных подразделений принимаются меры по их розыску. Если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается начальником структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства.

Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом службой делопроизводства и начальником структурного подразделения (уполномоченным им лицом) в трех экземплярах: по одному экземпляру акта хранится в службе делопроизводства и структурном подразделении; экземпляр акта представляется в архив организации при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.

13.3.3. Выдача дел другим структурным подразделениям производится на основании служебной записки с разрешения начальника службы делопроизводства или его заместителя в соответствии с распределением обязанностей. Выдача дел работникам структурных подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела (приложение № 49). В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Службы или его заместителя, курирующего архив Службы, по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящиеся на оперативном хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием — когда, кому и на какой срок выдан документ.

13.3.4. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности Службы, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти и разрешения руководителя Службы или иного уполномоченного им лица с извещением начальника структурного подразделения, документы которого изымаются.

Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями организации и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела. Подлинник документа, изъятый из дела (дело) после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

13.3.5. Электронные документы, находящиеся на оперативном хранении в базах данных информационных систем, выдаются для использования в виде копий электронных документов в соответствии с п. 5.3.26 настоящей Инструкции.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя Службы или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

• наименование информационной системы, в которой хранятся документы;
• наименования документов, копии которых направляются получателю;
• названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;

дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: «Приложение к письму от (дата) N...».

В службе делопроизводства, структурном подразделении, выдавшем дело (документ), ведется учет выданных дел (документов) и контроль их своевременного возврата. Электронные дела (документы) возврату не подлежат.

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном п. 5.3.26 настоящей Инструкции для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

Документы Службы являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГА РФ как часть Архивного фонда Российской Федерации.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение Служба образует архив Службы.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив Службы включает работу службы делопроизводства и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

14.1.1. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

14.1.2. Экспертиза ценности документов в Службе на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Службы.

14.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Службе создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее именуется ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее именуется ЭК) в структурных подразделениях Службы.

14.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем Службы (для ЦЭК) и начальником структурного подразделения (для ЭК). Положение о ЦЭК до утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.

14.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК, под непосредственным методическим руководством работника службы делопроизводства, ответственного за архив Службы.

14.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Службы; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

14.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней архивных документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Службы путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Службы.

Отбор электронных документов для передачи в архив организации осуществляется в автоматизированном режиме путем отбора документов из баз данных информационных систем по признаку «Индекс дела» («Срок хранения»).

14.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

14.1.9. Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура.

14.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

14.1.11. В Службе в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работника службы делопроизводства, ответственного за архив Службы. По этим описям документы сдаются в архив Службы.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Службы, которую готовит архив Службы и по которой он сдает дела на государственное хранение в ГА РФ.

14.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение № 50) и представляются в архив Службы не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.

14.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

В опись электронных дел, документов включается приложение к описи — реестр электронных документов (контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

14.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи — валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «то же». Если наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома добавляется слово «последний». В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

14.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера), в описи электронных дел, документов — общий объем электронных дел в Мб.

При составлении описи электронных дел в опись включаются:

• порядковый номер электронного дела по описи;
• индекс электронного дела;
• заголовок дела;
• дата дела (тома, части);
• срок хранения дела;
• объем электронного дела в Мб;
• примечания.

14.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается ее составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником службы делопроизводства и утверждается начальником структурного подразделения.

При наличии в структурном подразделении Службы ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

14.1.17. Опись дел структурного подразделения Службы составляется в двух экземплярах на бумажном носителе, один из которых передается вместе с делами в архив Службы, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

Описи дел структурного подразделения изготавливаются в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываются начальником подразделения, согласовываются ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и начальником службы делопроизводства. Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.

В архив Службы также передается по экземпляру описей дел структурных подразделений в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).

14.1.18. Акт о выделении документов к уничтожению (приложение № 51) составляется, как правило, на дела всей Службы. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

14.1.19. На рассмотрение экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) ГА РФ руководитель Службы представляет следующие документы, подготовленные в процессе проведения экспертизы ценности:

• проекты описей дел, документов, (годовые разделы) в четырех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре в электронном виде в редактируемом формате, не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве;
• проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в двух экземплярах, одновременно с описями дел постоянного срока хранения;
• проекты перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение, в трех экземплярах (после завершения первого этапа экспертизы ценности);
• историческую справку к фонду в двух экземплярах.

На рассмотрение ЭПК ГА РФ также представляются акты о неисправимых повреждениях архивных документов, акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, подготовленные в процессе проведения работ по обеспечению сохранности документов, в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, если неисправимо поврежденными или необнаруженными являются документы Архивного фонда Российской Федерации.

14.1.20. Руководитель Службы или уполномоченное им лицо утверждает документы, указанные в п. 14.1.19 после их утверждения ЭПК ГА РФ.

14.1.21. Документы, дела, подлежащие уничтожению, передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья, после утверждения руководителем Службы или уполномоченным им лицом акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется актом, в котором указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от... N...» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

Документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку «Для служебного пользования», а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в государственном органе путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

Документ, подтверждающий факт утилизации, прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

В номенклатуре дел проставляются отметки об уничтожении документов с указанием даты и номера акта, заверяемые подписью работника службы делопроизводства.

Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий, что подтверждается структурным подразделением, обеспечивающим функционирование информационной системы.

14.2.1. В архив Службы передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

14.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Службы не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

14.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Службы, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

14.2.4. Передача дел в архив Службы осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с начальниками структурных подразделений и утвержденному начальником службы делопроизводства.

14.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Службы работником службы делопроизводства, ответственным за архив Службы, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Службы. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

14.2.6. Прием каждого дела производится работником службы делопроизводства, ответственного за архив Службы, в присутствии работника структурного подразделения, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом Службы и лица, передавшего дела.

14.2.7. Передача электронных документов в архив Службы производится на основании описей электронных дел по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве Службы информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

14.2.8. Подготовка электронных документов к передаче в архив Службы осуществляется структурным подразделением Службы — пользователем соответствующей информационной системы совместно со службой делопроизводства и службой информатизации (работником, обеспечивающим функционирование информационной системы).

14.2.9. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив Службы, выполняются следующие процедуры работы с документами:

• преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;
• формирование в информационной системе описей электронных дел, документов структурных подразделений;
• формирование в информационной системе Службы контейнеров электронных документов;
• формирование в информационной системе Службы электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;
• миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив Службы не по информационно-коммуникационным каналам;
• проверка воспроизводимости электронных документов;
• проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;
• формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).

Вместе с делами в архив Службы передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

14.2.10. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Службы лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Службы, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

14.2.11. Технические средства приема, хранения, обработки и передачи информации в целях ее защиты при ликвидации или реорганизации структурного подразделения передаются в другие структурные подразделения, в архив Службы или уничтожаются по акту в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Средства вычислительной техники, на которых обрабатывалась информация ограниченного доступа, перед передачей должны быть проверены на отсутствие в них остаточной информации с помощью специалистов службы информатизации.

Автор документа — организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

Акт — обобщенное наименование официальных документов (например, законодательный акт, правовой акт) либо документ, составленный несколькими лицами (членами комиссии) и подтверждающий установленные факты и события (например, акт ревизии, акт приема-передачи дел).

Архивохранилище (Архив Службы) — специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

Архивный документ — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

Архивное дело — деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Аутентичность (электронного документа) — свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный идентичен заявленному.

Бланк документа — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Вид документа — принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого использования.

Виза — реквизит, фиксирующий согласие или не согласие должностного лица с содержанием документа.

Внутренний документ — документ, подготовленный в структурном подразделении Службы и направленный внутренним адресатам (создается и направляется в электронной форме).

Временное хранение документов — хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

Выписка из документа — копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Дело — документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Делопроизводство — деятельность, обеспечивающая документирование, обработку, оперативное хранение и использование документов.

Делопроизводитель — работник, на которого возложены функции по ведению делопроизводства в структурном подразделении.

Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документирование — запись информации на носителе по установленным правилам.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Доверенность — документ, дающий полномочия указанному в нем лицу на выполнение определенных действий от имени доверителя.

Договор — документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

Доклад — документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и иногда предназначенный для прочтения перед аудиторией.

Документационное обеспечение (управления) — деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

Документирование управленческой деятельности — совокупность процессов по созданию и обработке всех видов документов, отражающих деятельность органа, организации, учреждения. Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документов.

Должностной регламент — документ, устанавливающий права, обязанности и ответственность работника.

Достоверность (электронного документа) — свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа.

Заключение — документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заверенная копия документа -: копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Инструкция — документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Копия документа — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Лист согласования (визирования) документа — часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.

Межведомственный электронный документооборот (МЭДО) — взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации.

Методические документы — документы, определяющие порядок выполнения работ по организации делопроизводства в Службе и разъясняющие правила их выполнения.

Миграция (электронных документов) — перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

Направление электронного документа — предоставление доступа в СЭД и электронном офисе к электронному документу и (или) электронной регистрационной карточке в режиме реального времени, а также передача его по МЭДО.

Нормативный правовой акт — письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм.

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в Службе, с указанием сроков их хранения.

Носитель (документированной) информации — материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

Объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Обращение гражданина — направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления.

Объяснительная записка — письменное сообщение должностного лица вышестоящему руководителю с пояснением какого-либо факта, действия, обстоятельств.

Оперативное хранение документов — хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

Оперативный архив — специализированный участок службы делопроизводства по обеспечению деятельности Архива Службы, предназначенный для оперативного хранения бумажных подлинников документов.

Отзыв — документ, содержащий мнение учреждения или специалиста по поводу какой-либо работы, присланной на рассмотрение.

Отчет — документ, содержащий сведения о выполнении планов, заданий, мероприятий, представляемый вышестоящей организации или должностному лицу.

Официальный документ — документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.

Перечень — систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм или требований.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, используемых для коммуникации между организациями, а также физическими лицами.

План — документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, сроки реализации, исполнителей.

Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа.

Пояснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и др.).

Положение — документ, определяющий общие правила организации и выполнения работ по конкретному направлению сферы деятельности.

Постановление — правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения.

Постоянное хранение документов — вечное хранение документов без права их уничтожения.

Пригодность для использования (электронного документа) — свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации в целях реализации ее основных и оперативных задач.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый руководителем организации или ее подразделения в целях разрешения оперативных вопросов.

Регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму.

Регистрационно-учетная форма (регистрационная карточка (РК) — электронная форма, предназначенная для внесения данных о документе в системе электронного документооборота.

РКПД — электронная регистрационная карточка проекта документа в системе электронного документооборота.

Реквизит документа — элемент оформления документа.

Решение — правовой акт, принимаемый по наиболее важным вопросам компетенции организации.

Сводка — документ, представляющий собой обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований и т.п.).

Система электронного документооборота (СЭД) — автоматизированная информационная система электронного документооборота Службы, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, и предназначенная для учета, регистрации, направления документов и контроля за их прохождением и исполнением как в электронной форме, так и на бумажном носителе.

Служебная записка — документ, используемый, как правило, для ведения в организации внутренней переписки (докладная записка, объяснительная записка, пояснительная записка).

Служба делопроизводства — структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях.

Служба информатизации — структурное подразделение, обеспечивающее функционирование информационных систем.

Служба контроля — уполномоченное структурное подразделение Службы, осуществляющее контроль сроков исполнения поручений руководителя Службы по входящим и внутренним документам.

Согласование документа (визирование) — оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.

Справка — документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Список — документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации.

Срок хранения документов — период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

Указатель рассылки документа — список адресатов, которым должен быть направлен документ.

Уничтожение документов — формуляр документа, определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

Унифицированная форма документа — совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Устав — правовой акт, определяющий наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью, а также содержащий другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Управление документами: — деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

Факсограмма (факс) — копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры), полученная на бумажном носителе.

Финансовая служба — структурное подразделение, на которое возложены функции хозяйственного обеспечения деятельности Службы.

Формирование дела — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Целостность (электронного документа) — состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

Шаблон бланка (унифицированной формы документа) — бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме.

Электронный архив — совокупность находящихся на архивном хранении электронных образов документов, электронных документов, а также электронных регистрационных карточек к ним.

Электронный документ — документ, информация которого представлена в электронной форме.

Электронная копия документа — копия документа, созданная в электронной форме.

Электронный документооборот — документооборот с использованием автоматизированной информационной системы СЭД.

Электронный кабинет — программное обеспечение, используемое на автоматизированном рабочем месте работника Службы, предназначенное для подготовки (создания) проектов электронных документов, их согласования, подписания, а также для работы с электронными документами, зарегистрированными в СЭД.

Электронная подпись — информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов.

Юридическая служба — структурное подразделение, осуществляющее правовое обеспечение деятельности Службы.

Юридическая значимость документа: — свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Юридическая сила документа — свойство официального документа вызывать правовые последствия.

Шрифт № 14 Вносится Правительством Российской Федерации /
24 пт │ /

Шрифт № 14 Проект /\

                                                   42 пт  │
                                                          \/

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН Шрифт № 22 /
38 пт │

/ О внесении изменений в статью 18 Федерального закона

     1 инт.                                                      Шрифт
        /\    "О лицензировании отдельных видов деятельности"    N 15

   Абзац    24 пт │
   1,25 см        \/
   ──────>  Статья 1.

Левое      Внести в статью 18 Федерального закона от 8 августа 2001  Правое
поле   года N 128-ФЗ "О лицензировании отдельных видов деятельности"  поле
2,5 см (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 33,  2,5 см
─────> ст.  3430;  2002,  N 11, ст. 1020; 2005,   N 27,   ст. 2719) <──────
Шрифт  следующие изменения:

№ 15

      1) <a id="p101593"></a>абзацы пятый и восьмой пункта 5 признать утратившими силу;

      2) <a id="p101594"></a>дополнить пунктом 5.1 следующего содержания:

          "5.1. С 1 июля 2006 года  прекращается  лицензирование  следующих
       указанных в пункте 1 статьи 17 настоящего Федерального закона  видов

   деятельности:

оценочная деятельность;

аудиторская деятельность».