Приказ Росархива от 20.01.2023 № 5

«Об утверждении программы профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям по федеральному государственному контролю за соблюдением законодательства об архивном деле на 2023 год»

ПРИКАЗ

В соответствии со статьей 44 Федерального закона от 31 июля 2020 г. № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации» и пунктом 15 Правил разработки и утверждения контрольными (надзорными) органами программы профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 25 июня 2021 г. № 990, приказываю:

1. Утвердить прилагаемую программу профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям по федеральному государственному контролю (надзору) за соблюдением законодательства об архивном деле на 2023 год (далее — Программа).

2. Управлению государственной политики и нормативно-правового регулирования (А.В. Грошев) в течение 5 рабочих дней со дня утверждения разместить Программу профилактики на официальном сайте Росархива в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Статс-секретаря — заместителя руководителя Росархива О.В. Наумова.

I. Анализ текущего состояния осуществления вида контроля, описание текущего развития профилактической деятельности контрольного (надзорного) органа, характеристика проблем, на решение которой направлена программа профилактики

1. Профилактика нарушений обязательных требований проводится в рамках осуществления государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле.

2. Программа реализуется в 2023 г. и содержит описание текущего состояния подконтрольной сферы, план мероприятий на 2023 г. и показатели оценки реализации Программы.

3. В соответствии с федеральными законами от 11 июня 2021 г. № 170-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона „О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации“ и от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ „Об архивном деле в Российской Федерации“, Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 „Вопросы Федерального архивного агентства“, постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2021 г. № 1061 „Об утверждении Положения о федеральном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле“ Росархив уполномочен осуществлять федеральный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле.»

4. Предметом федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле является соблюдение обязательных требований особого режима учета, хранения и использования уникальных документов, включенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

5. Контролируемыми лицами являются архивы, музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, утвержденный распоряжением Правительства Российской Федерации от 23 декабря 2016 г. № 2800-р (далее — научные организации), имеющие на постоянном хранении уникальные документы, включенные в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

6. Объектами федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле являются:

деятельность контролируемых лиц по соблюдению особого режима учета, хранения и использования уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;

уникальные документы, включенные в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся на постоянном хранении у контролируемых лиц.

7. Обязательные требования, оценка соблюдения которых является предметом федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле:

1. сейфовое хранение с замещением в первичных средствах хранения картами-заместителями единиц хранения, содержащих уникальные документы;

2. соблюдение нормативных режимов хранения уникальных документов (противопожарного, охранного, температурно-влажностного, санитарно-гигиенического);

3. использование при работе с уникальными документами тканевых перчаток;

4. ежегодное (с полистным просмотром) проведение проверки наличия уникальных документов;

5. оформление результатов проверки наличия уникальных документов;

6. создание на случай утраты или повреждения подлинников уникальных документов их страховых копий;

7. наличие фонда пользования уникальных документов на микроносителе;

8. наличие электронного фонда пользования уникальных документов;

9. хранение страховых копий уникальных документов территориально обособленно от их подлинников;

10. составление обязательных учетных документов для уникальных документов — листа учета и описания уникального документа; внутренней описи документов дела, в состав которого входят уникальные документы;

11. ведение учета страховых копий уникальных документов раздельно от копий фонда пользования;

12. наличие описи страхового фонда на уникальные документы;

13. исключение случаев выдачи уникальных документов без решения комиссии, утвержденного директором архива или уполномоченным им лицом;

14. проведение полистной проверки уникальных документов перед выдачей и после возврата на место хранения;

15. страхование уникальных документов на время предоставления для экспонирования в соответствии с пунктом 49.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 2 марта 2020 г. № 24.

8. Перечень законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих обязательные требования, соблюдение которых оценивается при проведении мероприятий по контролю (надзору) за соблюдением законодательства об архивном деле:

Федеральный закон от 31.07.2020 № 247-ФЗ «Об обязательных требованиях в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 31.07.2020 № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 11.06.2021 № 170-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона „О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации“;»

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Указ Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства»;

постановление Правительства Российской Федерации от 30.06.2021 № 1061 «Об утверждении Положения о федеральном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле»;

приказ Росархива от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях»;

приказ Росархива от 01.09.2017 № 143 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации».

9. Общее количество контролируемых лиц — 36 государственных архивов, в которых хранится 859 уникальных документов, внесенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 01.01.2022, в том числе:

14 федеральных государственных архивов, в которых хранится 624 уникальных документа, внесенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;

22 государственных архива субъектов Российской Федерации, в которых хранится 235 уникальных документов, внесенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

В 2022 г. в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 10.03.2022 № 336 «Об особенностях организации и осуществления государственного контроля (надзора), муниципального контроля» проверки контролируемых лиц не проводились. Реализовывалась программа профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям по федеральному государственному контролю за соблюдением законодательства об архивном деле на 2022 г., утвержденная приказом Росархива от 27.01.2022 № 34.

10. Рисками причинения вреда охраняемым законом ценностям, возникающими в результате нарушения обязательных требований при осуществлении деятельности по соблюдению особого режима учета, хранения и использования уникальных документов, включенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, являются: возникновение угрозы повреждения, уничтожения, утраты, кражи, а также причиненный вред (ущерб).

В период 2021 — 2022 гг. фактов возникновение угрозы повреждения, уничтожения, утраты, кражи, а также причинения вреда (ущерба) уникальным документам Архивного фонда Российской Федерации Росархивом не выявлено.

11. Типичными нарушениями обязательных требований являются:

Обязательные требования	Типичные нарушения
Соблюдение нормативных режимов хранения уникальных документов (противопожарного, охранного, температурно-влажностного, санитарно-гигиенического)	Нарушен температурно-влажностный режим хранения, в сейфе вместе с уникальным документом хранятся посторонние предметы
Для выведения из оборота подлинников уникальных документов архив при наличии финансовых, технических и кадровых возможностей создает фонд пользования	На уникальный документ не созданы страховой фонд и фонд пользования
Уникальный документ выдается на срок не более 10 рабочих дней — пользователям в читальный зал	Нарушен срок, на который выдается уникальный документ пользователю в читальный зал (более 10 рабочих дней)
При работе с уникальными документами необходимо использовать тканевые перчатки	Отсутствуют тканевые перчатки либо при наличии их не используют
Ежегодное (с полистным просмотром) проведение плановой (цикличной) проверки наличия уникальных документов	Не проводится ежегодная плановая проверка наличия уникальных документов с полистным просмотром. Предыдущая проверка проводилась несколько лет назад
Контроль за соблюдением сроков выдачи уникального документа осуществляется: путем выверки книг выдачи, проводимой не реже одного раза в квартал; в автоматическом режиме в информационной системе архива	Контроль за соблюдением сроков выдачи уникального документа в соответствии с обязательным требованием не осуществляется

II. Цели и задачи реализации программы профилактики

13. Задачами Программы являются:

укрепление системы профилактики нарушений обязательных требований путем активизации профилактической деятельности;

выявление причин, факторов и условий, способствующих нарушению обязательных требований, определение способов устранения или снижения рисков их возникновения.

III. Перечень профилактических мероприятий, сроки (периодичность) их проведения

План мероприятий по профилактике нарушений на 2023 г.

№ п/п	Наименование вида профилактического мероприятия	Срок исполнения	Ответственные исполнители	Ожидаемые результаты
1.	Актуализация перечней нормативных правовых актов (и их частей), содержащих обязательные требования, либо перечней самих требований, оценка соблюдения которых является предметом контроля (надзора), размещенных на официальном сайте Росархива в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»	В течение года по мере издания нормативных правовых актов	Юридический отдел (С.Ю. Канищева),	Формирование единого понимания обязательных требований в деятельности контролируемых лиц
			отдел обеспечения сохранности и учета (Г.А. Хабибулина)
2.	Информирование контролируемых лиц по вопросам соблюдения обязательных требований посредством размещения сведений на официальном сайте Росархива в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», в средствах массовой информации, через личные кабинеты контролируемых лиц в информационной системе, посредством видео-конференц-связи	В течение года	Отдел обеспечения сохранности и учета (Г.А. Хабибулина)	Предупреждение нарушения контролируемыми лицами обязательных требований, включая устранение причин, факторов и условий, способствующих возможному нарушению обязательных требований
			отдел организационной работы и мониторинга (И.А. Лисицына)
3.	Обобщение практики осуществления в соответствующей сфере деятельности государственного контроля (надзора), в том числе с выделением наиболее часто встречающихся случаев нарушений обязательных требований, включая подготовку рекомендаций в отношении мер, которые должны приниматься контролируемыми лицами в целях недопущения таких нарушений	II квартал 2023 г.	Отдел обеспечения сохранности и учета (Г.А. Хабибулина),	Повышение прозрачности системы государственного контроля (надзора) в целях обеспечения единства практики применения обязательных требований, содержащихся в нормативных правовых актах
			отдел организационной работы и мониторинга (И.А. Лисицына)
4.	Подготовка и размещение на официальном сайте Росархива в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» доклада о правоприменительной практике	до 1 марта 2023 г.	Отдел обеспечения сохранности и учета (Г.А. Хабибулина),	Формирование единого понимания обязательных требований в деятельности контролируемых лиц и обобщение правоприменительной практики
			отдел организационной работы и мониторинга (И.А. Лисицына)
5.	Объявление предостережений контролируемым лицам для принятия мер по обеспечению соблюдения обязательных требований	В течение года (при наличии оснований)	Отдел обеспечения сохранности и учета (Г.А. Хабибулина)	Предупреждение нарушения контролируемыми лицами обязательных требований
6.	Консультирование. Проведение должностными лицами Росархива консультаций по вопросам: организации и осуществления контроля; предмета контроля; критериев отнесения объектов контроля к категории риска; состава и порядка осуществления профилактических мероприятий; порядка обжалования решений Федерального архивного агентства, действий (бездействия) его должностных лиц; порядка подачи возражений на предостережение о недопустимости нарушений обязательных требований в формах: по телефону, посредством видео-конференц-связи, в ходе личного приема, профилактических мероприятий, контрольных (надзорных) мероприятий	В течение года (при наличии оснований)	Юридический отдел (С.Ю. Канищева),	Формирование единого понимания обязательных требований в деятельности контролируемых лиц и Росархива
			отдел обеспечения сохранности и учета (Г.А. Хабибулина)
7.	Профилактический визит в форме профилактической беседы.	Не чаще одного раза в 3 года (при наличии оснований): февраль, май, сентябрь, ноябрь	Отдел обеспечения сохранности и учета (Г.А. Хабибулина)	Формирование единого понимания обязательных требований в деятельности контролируемых лиц и Росархива, сбор сведений, необходимых для отнесения объектов контроля к категориям риска
	Проведение должностными лицами Росархива информирования контролируемых лиц об обязательных требованиях, предъявляемых к его деятельности либо к принадлежащим ему объектам государственного контроля, их соответствии критериям риска, основаниях и о рекомендуемых способах снижения категории риска, а также о видах, содержании и об интенсивности контрольных (надзорных) мероприятий, проводимых в отношении объекта государственного контроля, исходя из его отнесения к соответствующей категории риска
8.	Обязательный профилактический визит в отношении контролируемых лиц, чьи уникальные документы впервые включены в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации	Не позднее одного года с момента включения уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ	Отдел обеспечения сохранности и учета (Г.А. Хабибулина)	Формирование единого понимания обязательных требований в деятельности контролируемых лиц и Росархива, сбор сведений, необходимых для отнесения объектов контроля к категориям риска
9.	Проведение самообследования контролируемых лиц способом анкетирования (по списку)	Один раз в 3 года	Отдел обеспечения сохранности и учета (Г.А. Хабибулина)	Повышение прозрачности системы государственного контроля (надзора) в целях обеспечения единства практики применения обязательных требований, содержащихся в нормативных правовых актах, развитие самоконтроля, повышение качества соблюдения обязательных требований

IV. Показатели результативности и эффективности программы профилактики

14. Оценка Программы проводится путем социологических исследований представителей контролируемых лиц по направлениям:

информированность контролируемых лиц об обязательных требованиях, о принятых и готовящихся изменениях в системе обязательных требований, о порядке проведения проверок, правах контролируемых лиц при проведении проверки;

понятность обязательных требований, обеспечивающая их однозначное толкование контролируемыми лицами и Росархивом;

вовлечение контролируемых лиц в регулярное взаимодействие с Росархивом.

Наряду с результатами социологических исследований Росархив в целях оценки Программы использует следующие количественные показатели и показатели качества:

количество проведенных профилактических мероприятий;

количество контролируемых лиц (объектов), в отношении которых проведены профилактические мероприятия;

доля субъектов (объектов), в отношении которых проведены профилактические мероприятия (показатель устанавливается в процентах от общего количества контролируемых лиц);

количество профилактических мероприятий, проведенных с привлечением экспертных организаций и экспертов;

сокращение количества контрольно-надзорных мероприятий при увеличении профилактических мероприятий при одновременном сохранении (улучшении) текущего состояния подконтрольной сферы, уровня защищенности охраняемых законом ценностей;

снижение количества однотипных и повторяющихся нарушений одним и тем же контролируемым лицом (на одном и том же объекте).

Результаты самообследования уровня развития Программы подлежат размещению на официальном сайте Росархива в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Отчетные показатели деятельности Росархива по достижению показателей эффективности профилактических мероприятий в 2023 г.

№ п/п	Наименование показателя	Величина
1.	Информированность контролируемых лиц об обязательных требованиях, о принятых и готовящихся изменениях в системе обязательных требований, о порядке проведения проверок, правах контролируемых лиц при проведении проверки	100%
2.	Понятность обязательных требований, обеспечивающая их однозначное толкование контролируемыми лицами и Росархивом	100%
3.	Вовлечение контролируемых лиц в регулярное взаимодействие с контрольно-надзорным органом	100% от числа обратившихся
4.	Количество проведенных профилактических мероприятий	100% от запланированного количества
5.	Доля субъектов (объектов), в отношении которых проведены профилактические мероприятия	100% от запланированного количества
6.	Количество профилактических мероприятий, проведенных с привлечением экспертных организаций и экспертов	100% от запланированного количества

---