Приказ Росархива от 27.01.2022 № 34

«Об утверждении программы профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям по федеральному государственному контролю за соблюдением законодательства об архивном деле на 2022 г.»

ПРИКАЗ

В соответствии со статьей 44 Федерального закона от 31 июля 2020 г. № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации», с Правилами разработки и утверждения контрольными (надзорными) органами программы профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 июня 2021 г. № 990, а также общими требованиями к организации и осуществлению органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля мероприятий по профилактике нарушений обязательных требований, требований, установленных муниципальными правовыми актами, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2018 г. № 1680, приказываю:

1. Утвердить прилагаемую программу профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям по федеральному государственному контролю (надзору) за соблюдением законодательства об архивном деле на 2022 г.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на статс-секретаря — заместителя руководителя Росархива О.В. Наумова.

ПАСПОРТ

Наименование программы	Программа профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям по федеральному государственному контролю (надзору) за соблюдением законодательства об архивном деле на 2022 г.
Правовые основания разработки программы	Федеральный закон от 31.07.2020 № 247-ФЗ «Об обязательных требованиях в Российской Федерации»; Федеральный закон от 31.07.2020 № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации»; Федеральный закон от 11.06.2021 № 170-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона „О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации“; Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ „Об архивном деле в Российской Федерации“; Указ Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 „Вопросы Федерального архивного агентства“; постановление Правительства Российской Федерации от 30.06.2021 № 1061 „Об утверждении Положения о федеральном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле“; постановление Правительства Российской Федерации от 25 июня 2021 г. № 990 „Об утверждении Правил разработки и утверждения контрольными (надзорными) органами программы профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям“; приказ Росархива от 02.03.2020 № 24 „Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях“; приказ Росархива от 01.09.2017 № 143 „Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации“.»
Разработчик программы	Федеральное архивное агентство (Росархив).
Цели программы	стимулирование добросовестного соблюдения обязательных требований всеми контролируемыми лицами; устранение условий, причин и факторов, способных привести к нарушениям обязательных требований и (или) причинению вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям; создание условий для доведения обязательных требований до контролируемых лиц, повышение информированности о способах их соблюдения.
Задачи программы	формирование моделей социально ответственного, добросовестного, правового поведения контролируемых лиц; повышение прозрачности системы контрольно-надзорной деятельности; выявление и устранение существующих и потенциальных условий, причин и факторов, способных привести к нарушению обязательных требований законодательства об архивном деле; установление зависимости видов, форм и интенсивности профилактических мероприятий от особенностей конкретных контролируемых лиц и присвоенного им уровня риска, проведение профилактических мероприятий с учетом данных факторов; регулярная ревизия обязательных требований и принятие мер к обеспечению реального влияния на уровень качества предоставления комплекса обязательных требований, соблюдение которых составляет предмет государственного контроля (надзора); формирование единого понимания обязательных требований у всех участников контрольной надзорной деятельности; контроль качества соблюдения обязательных требований при особом режиме учета, хранения и использования уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации; повышение квалификации должностных лиц контрольно-надзорного органа; создание системы консультирования контролируемых лиц, в том числе с использованием современных информационно-телекоммуникационных технологий; создание системы электронных сервисов, обеспечивающих взаимодействие контрольно-надзорного органа с контролируемыми лицами, в том числе проведение профилактических мероприятий, предоставление необходимой информации контролируемым лицам; снижение издержек контрольно-надзорной деятельности и административной нагрузки на контролируемые лица, в том числе за счет снижения проведения выездных проверок.
Сроки и этапы реализации программы	Срок реализации: с 1 января 2022 г. по 31 декабря 2022 г.
Источники финансирования	Ассигнования в рамках бюджета Российской Федерации на проведение Росархивом контрольных (надзорных) мероприятий.
Ожидаемые конечные результаты реализации программы	снижение рисков причинения вреда охраняемым законом ценностям; увеличение доли законопослушных контролируемых лиц; развитие системы профилактических мероприятий контрольного (надзорного) органа, внедрение различных способов профилактики; минимизация ресурсных затрат всех участников контрольной (надзорной) деятельности за счет снижения административного давления; четкого дифференцирования случаев, в которых допустимо, целесообразно и максимально эффективно объявление предостережения о недопустимости нарушения обязательных требований, а не проведение внеплановой проверки; снижение количества нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле; разработка и внедрение технологий профилактической работы внутри Росархива; обеспечение единообразия понимания предмета контроля контролируемыми лицами и Росархивом; повышение прозрачности деятельности контрольного (надзорного) органа; мотивация контролируемых лиц к добросовестному поведению.
Структура программы	I. Общие положения. Аналитическая часть. II. Цели и задачи программы профилактики. III. Перечень профилактических мероприятий, сроки (периодичность) их проведения. IV. Показатели результативности и эффективности программы профилактики.

I. Общие положения. Аналитическая часть

1. Настоящая программа профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям устанавливает порядок проведения профилактических мероприятий, направленных на предупреждение нарушений обязательных требований, соблюдение которых оценивается в рамках исполнения государственной функции по осуществлению государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на 2022 г. (далее — Программа).

2. Профилактика нарушений обязательных требований проводится в рамках осуществления государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле.

3. Программа реализуется в 2022 г. и содержит описание текущего состояния подконтрольной сферы, план мероприятий на 2022 год и показатели оценки реализации Программы.

4. В соответствии с Федеральными законами от 11 июня 2021 г. № 170-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона „О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации“, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ „Об архивном деле в Российской Федерации“, Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 „Вопросы Федерального архивного агентства“ с изменениями, внесенными Указом Президента Российской Федерации от 18 декабря 2018 г. № 719, постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2021 г. № 1061 „Об утверждении Положения о федеральном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле“ Росархив уполномочен осуществлять государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле.»

5. Предметом контроля (надзора) является соблюдение архивами, музеями, библиотеками и научными организациями, включенными в перечень, утвержденный распоряжением Правительства Российской Федерации от 23 декабря 2016 г. № 2800-р (далее — научные организации), обязательных требований особого режима учета, хранения и использования уникальных документов, находящихся у них на постоянном хранении и включенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

6. Контролируемыми лицами Программы являются архивы, музеи, библиотеки, научные организации, имеющие на постоянном хранении уникальные документы, включенные в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

деятельность контролируемых лиц по соблюдению особого режима учета, хранения и использования уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации;

уникальные документы, включенные в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на постоянном хранении у контролируемых лиц.

8. Обязательные требования, оценка соблюдения которых является предметом государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле:

1. сейфовое хранение с замещением в первичных средствах хранения картами-заместителями единиц хранения, содержащих уникальные документы;

2. ежегодное (с полистным просмотром) проведение плановой (цикличной) проверки наличия уникальных документов;

3. оформление результатов проверки наличия уникальных документов;

4. при работе с уникальными документами необходимо использовать тканевые перчатки;

5. соблюдение нормативных режимов хранения уникальных документов (противопожарного, охранного, температурно-влажностного, санитарно-гигиенического);

6. выдача пользователям подлинников уникальных документов производится на основании заключения комиссии, утвержденного руководителем архива или уполномоченным им лицом;

7. обязательной полистной проверке перед выдачей и при возврате на места хранения с проставлением отметки в листе-заверителе подлежат уникальные документы;

8. Выдаваемый уникальный документ должен иметь:

нанесенный непосредственно на единицу хранения и (или) первичное средство хранения, в котором она находится, архивный шифр;

лист-заверитель дела;

лист использования;

9. уникальный документ выдается на срок не более 10 рабочих дней — пользователям в читальный зал;
10. выдача уникального документа для экспонирования, проведения физико-химической, технической и биологической обработки вне архива осуществляется на срок, определенный соответствующим договором;
11. выдаваемый уникальный документ регистрируется в книге выдачи из архивохранилища, которая ведется в каждом архивохранилище, раздельно по целям выдачи, или в информационной системе архива;
12. получение и возврат работником архива каждой единицы хранения, содержащей уникальный документ, подтверждаются в книге выдачи его личной подписью или в информационной системе архива;
13. на место хранения выдаваемого уникального документа подкладывается карта-заместитель, в которой указывается архивный шифр и дата выдачи единицы хранения, а также фамилия и инициалы работника архива;
14. контроль за соблюдением сроков выдачи уникального документа осуществляется:

путем выверки книг выдачи, проводимой не реже одного раза в квартал;

в автоматическом режиме в информационной системе архива.

При выявлении фактов нарушения сроков возврата уникального документа принимаются меры по его возвращению на место хранения; 15) при транспортировке уникального документа вне архива должны быть:

соблюдены условия, предотвращающие воздействие на него вредных факторов окружающей среды и механических повреждений посредством применения специальной тары и упаковки;

обеспечено его сопровождение работником архива при перевозке автомобильным транспортом. 16) выявление уникальных документов архив проводит в соответствии с положением о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации; 17) на случай утраты или повреждения подлинников уникальных документов архив создает самостоятельно и (или) с привлечением на договорной основе сторонней организации страховой фонд; 18) хранение страховых копий уникальных документов осуществляется территориально обособленно от их подлинников; 19) учет страховых копий уникальных документов ведется раздельно от копий фонда пользования; 20) для выведения из оборота подлинников уникальных документов архив при наличии финансовых, технических и кадровых возможностей создает фонд пользования:

одновременно с созданием страхового фонда;

в электронном виде (электронный фонд пользования). 21) страхованию на время предоставления для экспонирования в соответствии с п. 49.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 2 марта 2020 г. № 24 (зарегистрирован Минюстом России 20.05.2020, регистрационный № 58396) подлежат уникальные документы; 22) уникальные документы подлежат учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, порядок ведения которого определяется уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства; 23) обязательными учетными документами для уникальных документов являются — лист учета и описания уникального документа; внутренняя опись документов дела, в состав которого входят уникальные документы.

9. Перечень нормативных актов, содержащих обязательные требования, соблюдение которых оценивается при проведении мероприятий по контролю (надзору) за соблюдением законодательства об архивном деле:

Федеральный закон от 31.07.2020 № 247-ФЗ «Об обязательных требованиях в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 31.07.2020 № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 11.06.2021 № 170-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона „О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации“;»

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Указ Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства»;

постановление Правительства Российской Федерации от 30.06.2021 № 1061 «Об утверждении Положения о федеральном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле»;

приказ Росархива от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях»;

приказ Росархива от 01.09.2017 № 143 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации».

10. Общее количество контролируемых лиц — 36 государственных архивов, в которых хранится 823 уникальных документа, внесенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 01.10.2021, в том числе:

14 федеральных государственных архивов, в которых хранится 598 уникальных документов, внесенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;

22 государственных архива субъектов Российской Федерации, в которых хранится 225 уникальных документов, внесенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

В 2019 — 2020 гг. Росархивом проведено плановых проверок — 12; внеплановых проверок — 0; выдано предписаний — 0; обжалований — 0.

В 2019 году выявлено 3 нарушения законодательства об архивном деле, в 2020 году нарушений законодательства не выявлено. К административной ответственности контролируемые лица не привлекались.

11. Рисками причинения вреда охраняемым законом ценностям, возникающими в результате нарушения обязательных требований при осуществлении деятельности по соблюдению особого режима учета, хранения и использования уникальных документов, включенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, являются: возникновение угрозы повреждения, уничтожения, утраты, кражи, а также причиненный вред (ущерб).

В период 2019 — 2021 годов фактов причинения вреда (ущерба) уникальным документам Архивного фонда Российской Федерации Росархивом не выявлено.

12. Типичными нарушениями обязательных требований являются:

Обязательные требования	Типичные нарушения
Соблюдение нормативных режимов хранения уникальных документов (противопожарного, охранного, температурно-влажностного, санитарно-гигиенического).	Нарушен температурно-влажностный режим хранения, в сейфе вместе с уникальным документом хранятся посторонние предметы.
Для выведения из оборота подлинников уникальных документов архив при наличии финансовых, технических и кадровых возможностей создает фонд пользования.	На уникальный документ не созданы страховой фонд и фонд пользования.
Уникальный документ выдается на срок не более 10 рабочих дней — пользователям в читальный зал.	Нарушен срок, на который выдается уникальный документ пользователю в читальный зал (более 10 дней).
При работе с уникальными документами необходимо использовать тканевые перчатки.	Отсутствуют тканевые перчатки либо при наличии их не используют.
Ежегодное (с полистным просмотром) проведение плановой (цикличной) проверки наличия уникальных документов.	Не проводится ежегодная плановая проверка наличия уникальных документов с полистным просмотром. Предыдущая проверка проводилась несколько лет назад.
Контроль за соблюдением сроков выдачи уникального документа осуществляется:	Контроль за соблюдением сроков выдачи уникального документа в соответствии с обязательным требованием не осуществляется.
путем выверки книг выдачи, проводимой не реже одного раза в квартал;
в автоматическом режиме в информационной системе архива.

II. Цели и задачи реализации Программы

13. Целями Программы являются:

стимулирование добросовестного соблюдения обязательных требований всеми контролируемыми лицами;

устранение условий, причин и факторов, способных привести к нарушениям обязательных требований и (или) причинению вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям;

создание условий для доведения обязательных требований до контролируемых лиц, повышение информированности о способах их соблюдения.

14. Задачами Программы являются:

формирование одинакового понимания обязательных требований в соответствующей сфере у всех участников;

укрепление системы профилактики нарушений обязательных требований путем активизации профилактической деятельности;

выявление причин, факторов и условий, способствующих нарушению обязательных требований, определение способов устранения или снижения рисков их возникновения.

III. Перечень профилактических мероприятий, сроки (периодичность) их проведения

План мероприятий по профилактике нарушений на 2022 г.

№ п/п	Наименование вида профилактического мероприятия	Срок исполнения	Ответственные исполнители	Ожидаемые результаты	Документы
1.	Актуализация перечней нормативных правовых актов (и их частей), содержащих обязательные требования, либо перечней самих требований, оценка соблюдения которых является предметом контроля (надзора), размещенных на официальном сайте Росархива в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»	В течение года по мере издания нормативных правовых актов	Юридический отдел (С.Ю. Канищева),	Формирование единого понимания обязательных требований в деятельности контролируемых лиц	Перечни нормативных правовых актов (и их частей), содержащих обязательные требования
			отдел обеспечения сохранности и учета (Г.А. Хабибулина)
2.	Информирование контролируемых лиц по вопросам соблюдения обязательных требований посредством размещения сведений на официальном сайте Росархива в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», в средствах массовой информации, посредством видео-конференц-связи	В течение года	Отдел обеспечения сохранности и учета (Г.А. Хабибулина)	Предупреждение нарушения контролируемыми лицами обязательных требований, включая устранение причин, факторов и условий, способствующих возможному нарушению обязательных требований	Информационные письма, информация, сведения на официальном сайте Росархива в сети «Интернет», публикации в средствах массовой информации и др.
			отдел организационной работы и мониторинга (И.А. Лисицына)
3.	Обобщение практики осуществления в соответствующей сфере деятельности государственного контроля (надзора), в том числе с выделением наиболее часто встречающихся случаев нарушений обязательных требований, включая подготовку рекомендаций в отношении мер, которые должны приниматься контролируемыми лицами в целях недопущения таких нарушений. Подготовка и размещение на официальном сайте Росархива в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» доклада о правоприменительной практике	До 1 марта 2022 г.	Отдел обеспечения сохранности и учета (Г.А. Хабибулина),	Повышение прозрачности системы государственного контроля (надзора) в целях обеспечения единства практики применения обязательных требований, содержащихся в нормативных правовых актах. Формирование единого понимания обязательных требований в деятельности контролируемых лиц и обобщение правоприменительной практики	Доклад о правоприменительной практике
			отдел организационной работы и мониторинга (И.А. Лисицына)
4.	Объявление предостережений контролируемым лицам для принятия мер по обеспечению соблюдения обязательных требований	В течение года (при наличии оснований)	Отдел обеспечения сохранности и учета (Г.А. Хабибулина)	Предупреждение нарушения контролируемыми лицами обязательных требований	Письменное предостережение
5.	Консультирование. Проведение должностными лицами Росархива консультаций по вопросам: организации и осуществления контроля; предмета контроля; критериев отнесения объектов контроля к категории риска; состава и порядка осуществления профилактических мероприятий; порядка обжалования решений Федерального архивного агентства, действий (бездействия) его должностных лиц; порядка подачи возражений на предостережение о недопустимости нарушений обязательных требований в формах: по телефону, посредством видео-конференц-связи, в ходе личного приема, профилактических мероприятий, контрольных (надзорных) мероприятий	В течение года (при наличии оснований)	Юридический отдел (С.Ю. Канищева),	Формирование единого понимания обязательных требований в деятельности контролируемых лиц и Росархива	Журнал учета проведенных консультаций
			отдел обеспечения сохранности и учета (Г.А. Хабибулина)
6.	Профилактический визит в форме профилактической беседы.	Не чаще одного раза в 3 года (при наличии оснований)	Отдел обеспечения сохранности и учета (Г.А. Хабибулина)	Формирование единого понимания обязательных требований в деятельности контролируемых лиц и Росархива, сбор сведений, необходимых для отнесения объектов контроля к категориям риска	Журнал учета проведения профилактических визитов
	Проведение должностными лицами органа государственного контроля Росархива информирования контролируемых лиц об обязательных требованиях, предъявляемых к его деятельности либо к принадлежащим ему объектам государственного контроля, их соответствии критериям риска, основаниях и о рекомендуемых способах снижения категории риска, а также о видах, содержании и об интенсивности контрольных (надзорных) мероприятий, проводимых в отношении объекта государственного контроля, исходя из его отнесения к соответствующей категории риска
7.	Обязательный профилактический визит в отношении контролируемых лиц, чьи уникальные документы впервые включены в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации	Не позднее одного года с момента включения уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ	Отдел обеспечения сохранности и учета (Г.А. Хабибулина)	Формирование единого понимания обязательных требований в деятельности контролируемых лиц и Росархива, сбор сведений, необходимых для отнесения объектов контроля к категориям риска	Журнал учета проведения профилактических визитов

V. Показатели результативности и эффективности Программы

15. Оценка Программы проводится путем социологических исследований представителей контролируемых лиц по направлениям:

информированность контролируемых лиц об обязательных требованиях, о принятых и готовящихся изменениях в системе обязательных требований, о порядке проведения проверок, правах контролируемых лиц при проведении проверки;

понятность обязательных требований, обеспечивающая их однозначное толкование контролируемыми лицами и Росархивом;

количество контролируемых лиц (объектов), в отношении которых проведены профилактические мероприятия;

доля субъектов (объектов), в отношении которых проведены профилактические мероприятия (показатель устанавливается в процентах от общего количества контролируемых лиц);

количество профилактических мероприятий, проведенных с привлечением экспертных организаций и экспертов;

Отчетные показатели деятельности Росархива по достижению показателей эффективности профилактических мероприятий в 2022 г.

№ п/п	Наименование показателя	Величина
1.	Информированность контролируемых лиц об обязательных требованиях, о принятых и готовящихся изменениях в системе обязательных требований, о порядке проведения проверок, правах контролируемых лиц при проведении проверки	100%
2.	Понятность обязательных требований, обеспечивающая их однозначное толкование контролируемыми лицами и Росархивом	100%
3.	Вовлечение контролируемых лиц в регулярное взаимодействие с контрольно-надзорным органом	100% от числа обратившихся
4.	Количество проведенных профилактических мероприятий	100% от общего запланированного количества
5.	Доля субъектов (объектов), в отношении которых проведены профилактические мероприятия	100% от общего количества контролируемых лиц
6.	Количество профилактических мероприятий, проведенных с привлечением экспертных организаций и экспертов	100% от общего запланированного количества

---