II. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИИ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Статья 33. СертификацияПриказ ФАДН России от 23.06.2015 № 5
Актуально на 10.11.2026.
Как цитировать: Статья 33. Сертификация. Приказ ФАДН России от 23.06.2015 N 5. 5. 23.06.2015. https://bukva.ai/docs/prikaz-5-2015-fadn-rossii-federalnoe/statya-33
ПРИКАЗ
от 23 июня 2015 г. № 5
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ
ПО ДЕЛАМ НАЦИОНАЛЬНОСТЕЙ
В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» и в целях совершенствования организации работы с документами в Федеральном агентстве по делам национальностей приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Федеральном агентстве по делам национальностей (далее — Инструкция) (Прилагается).
2. Руководителям структурных подразделений Федерального агентства по делам национальностей обеспечить изучение работниками Агентства Инструкции и неукоснительное соблюдение установленного порядка работы со служебными документами.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя М.В. Ипатова.
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства по делам национальностей (далее — Инструкция) разработана во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060; 2011, № 37, ст. 5263) и в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
Правовой основой Инструкции является Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27, ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417; 2011, № 1, ст. 1; 2013, № 30, ст. 4022), Федеральные законы от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196), от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038), от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036, № 27, ст. 3880; 2012, № 29, ст. 3988; 2013, № 14, ст. 1668, № 27, ст. 3463), постановления Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30, ст. 3165; 2012, № 31, Ст. 4368), от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2001, № 24, ст. 2461; 2006, № 52 ст. 5587), от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895, № 50, ст. 5689; 1998, № 47, ст. 5771; 1999, № 8, ст. 1026; 2002, № 40, ст. 3929; 2006, № 29, ст. 3251; 2009, № 2, ст. 240, № 12, ст. 1443; 2010, № 9, ст. 964, № 21, ст. 2602; 2011, № 9, ст. 1251, № 29, ст. 4472, № 32, ст. 4834; 2012, № 1, ст. 148, № 19, ст. 2419, № 27, ст. 3739, № 38, ст. 5102, № 42, ст. 6880, № 52, ст. 7491, ст. 7507; 2013, № 13, ст. 1575, № 38, ст. 4831), от 28 июля 2005 г. № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233; 2007, № 47, ст. 4933, № 43, ст. 5202; 2008, № 9, ст. 852, № 14, ст. 1413, № 46, ст. 5337; 2009, № 12, ст. 1443, № 19, ст. 2346, № 25, ст. 3060, № 41, ст. 4790, № 47, ст. 5675, № 12, ст. 1429, № 49, ст. 5970; 2010, № 9, ст. 964, № 22, ст. 2776, № 40, ст. 5072; 2011, № 34, ст. 4986, № 35, ст. 5092; 2012, № 37, ст. 4996, № 38, ст. 5102), от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», от 26 февраля 2010 г. № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 10, ст. 1084; 2012, № 52, ст. 7507; 2013, № 13, ст. 1575), государственные стандарты Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов» (признан не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 4 апреля 2003 г. № 07/3276-ЮД), приказ Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (признан не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 26 апреля 2010 г. № 01/6756-ДК).
1.2. Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, оформлению, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности Федерального агентства по делам национальностей, совершенствования и повышения эффективности делопроизводства Федерального агентства по делам национальностей.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
1.4. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются только в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.5. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Федеральном агентстве по делам национальностей осуществляет отдел кадров и делопроизводства Управления делами.
1.6. Непосредственное ведение делопроизводства в управлениях и отделах Федерального агентства по делам национальностей возлагается на работников, ответственных за ведение делопроизводства в этих подразделениях (далее — делопроизводители) в соответствии с должностными регламентами.
II. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИИ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Общие требования
2.1.1. Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на традиционном бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).
2.1.2. Порядок подготовки и оформления Агентством нормативных правовых актов устанавливается Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895), Регламентом Агентства.
2.1.3. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12, 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1 — 2 интервала.
2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
2.2.1. При подготовке организационно-распорядительных документов реквизиты оформляются с учетом Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.
В состав реквизитов документов входят:
а) Государственный герб Российской Федерации;
б) наименование федерального органа исполнительной власти;
в) должность лица, подписавшего документ;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
к) регистрационный номер документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа; отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.
2.2.2 Государственный герб Российской Федерации
Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27 (ч. 1), ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417).
2.2.3 Наименование Агентства
Наименование Агентства должно соответствовать его наименованию, установленному в Положении об Агентстве.
Сокращенное наименование Агентства помещают в скобках ниже полного.
2.2.4 Должность лица, подписавшего документ
Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки.
Наименование должности лица указывается под наименованием Агентства.
2.2.5 Подпись должностного лица
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия через пробел).
| Заместитель Руководителя | Подпись | Расшифровка подписи |
|---|
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
| И.о. заместителя Руководителя | Подпись | Расшифровка подписи |
|---|
| Исполняющий обязанности заместителя Руководителя |
Подпись | Расшифровка подписи |
|---|
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
2.2.6 Вид документа
Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.
В письмах наименование вида документа не указывается.
2.2.7 Место составления (издания) документа
Место составления (издания) документа (Москва) указывается на бланках документов Агентства, за исключением бланков писем.
2.2.8 Справочные данные об Агентстве
Справочные данные указываются в бланках писем Агентства и включают в себя почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты.
2.2.9 Адресат
Документы адресуют в органы власти, организации, их структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.
При направлении документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже.
Министерство образования Российской Федерации или
Правительство Российской Федерации Департамент делопроизводства
При направлении документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже.
Руководителю Федеральной службы по труду и занятости
инициалы, фамилия
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.
Министерство финансов Российской Федерации Департамент международного сотрудничества Начальнику отдела
А.А.Петровой
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в состав реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556).
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.
При направлении документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при направлении частному лицу — после фамилии.
Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу документа на уровне наименования Агентства в бланке.
Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки.
Государственное учреждение «Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела» ул. Профсоюзная, д. 82, Москва, 117393
Иванову И.И. проспект Мира, д. 12, кв. 32, Москва, 117574
2.2.10 Дата документа
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма, докладные и служебные записки, акт), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или Управление делами при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 26 апреля 2015 г.
Однако в тексте конкретного документа используется один из указанных способов.
2.2.11 Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией об исполнителях и подписавшем документ.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.
2.2.12 Наименование документа
Наименование документа — краткое содержание (заголовок к тексту) документа — составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 — 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы «о чем?» («о ком?») или «чего?» («кого?»).
Приказ — О выделении средств на реставрацию памятников культуры
Письмо — О подписании Соглашения
Правила внутреннего трудового распорядка
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
Наименование документа оформляется под реквизитами бланка и занимает 4 — 5 строк по 28 — 30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы центрованным способом.
2.2.13 Текст документа
Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа: «приказываю...», «подготовить и представить на рассмотрение...», «прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...»;
3-го лица единственного числа: «Коллегия постановила...», «Агентство считает возможным...»;
1-го лица множественного числа: «просим представить данные о...», «представляем на рассмотрение и утверждение...».
В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа: «приказываем...», «решили...».
В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например: «Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных Агентством, указывается наименование вида, документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.
«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 „Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации“.»
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.
2.2.14 Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа
адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
2.2.15 Отметка о наличии приложений
Отметка о наличии приложения используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
Отметка о наличии приложения оформляется от границы левого поля.
Если приложение названо в тексте, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.
| Приложение: | 1. Заключение на проект... на 5 л. в 2 экз. |
|---|---|
| 2. Справка о доработке... на 8 л. в 3 экз. |
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
| Приложение: | письмо Росархива от 5 июня 2005 г. № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. |
|---|
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о приложении оформляется следующим образом:
| Приложение: | Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз. |
|---|
Если приложение к приказу, распоряжению не требует утверждения, в тексте приказа, распоряжения дается ссылка «согласно приложению». В этом случае на первом листе приложения в правом верхнем углу печатаются без кавычек слово «Приложение», а также слова «к приказу (распоряжению)». Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2). В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:
Приложение № 1 к приказу Федерального агентства по делам национальностей от 18 мая 2015 г. № 23
Если приложение одно, оно не нумеруется.
При наличии в тексте приказа, распоряжения формулировки «Утвердить» (положение, правила, инструкция, регламент и др.) на первом листе приложения в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже печатается без кавычек слово «УТВЕРЖДЕНО».
Приложение УТВЕРЖДЕНО к приказу Федерального агентства по делам национальностей от 18 мая 2015 г. № 23
2.2.16 Гриф согласования
Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Согласование документа осуществляется с:
- вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;
- федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
- органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, налоговый и др.);
- подведомственными организациями;
- общественными организациями.
Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом — руководителем, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
| СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра юстиции Российской Федерации Подпись Расшифровка подписи Дата |
|---|
| СОГЛАСОВАНО письмо Федерального агентства по делам национальностей от 26.04.2015 № 01-3/115 |
|---|
Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» от левого поля документа. Гриф согласования размещается на обороте последнего листа документа либо оформляется на отдельном листе, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. При этом на основном документе, на месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».
Согласование некоторых видов многостраничных документов (отчеты, инструкции и др.) оформляется на титульном листе.
Согласование оформляется подписями участников согласования, как правило, на одном экземпляре документа.
2.2.17 Гриф утверждения
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа.
УТВЕРЖДАЮ Руководитель Федерального агентства по делам национальностей Подпись Расшифровка подписи Дата
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.
2.2.18 Виза
Визой оформляется согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами Агентства.
Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.
| Наименование должности Дата |
Подпись | Расшифровка подписи (инициалы, фамилия) |
|---|
На документах, подлинники которых помещаются в дела Агентства, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).
В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело Агентства, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи или электронной почте без досылки подлинника по почте.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.
| Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.) | ||
| Начальник Юридического отдела Дата | Подпись | Расшифровка подписи (инициалы, фамилия) |
2.2.19 Печать
Агентство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати, указанные в Положении об Агентстве.
Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится на месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.
2.2.20 Отметка о заверении копии
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.
| Верно Главный специалист |
||
|---|---|---|
| Наименование подразделения Дата |
Подпись | Расшифровка подписи (инициалы, фамилия) |
Отметка о заверении копии удостоверяется печатью Управления делами, а электронных документов — электронной цифровой подписью.
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа: «Всего в копии _____ л.»). Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
2.2.21 Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется на лицевой или оборотной стороне последнего листа подлинника в левом нижнем углу.
Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя (полностью) и номер его телефона (размер шрифта № 8).
| Рубцов Петр Викторович (499) 628-50-49 |
|---|
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения.
В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, печатавшего документ, дату печатания документа.
2.2.22 Указания по исполнению документа
Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа), на бланке указания по исполнению документа или в электронном виде, заполнением поля соответствующей электронной формы, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому указание относится.
Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя, дату.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указаний по исполнению лицам, непосредственно им подчиненным.
2.2.23 Отметка о контроле документа
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают словом «Контроль» на верхнем поле документа справа.
2.2.24 Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
2.2.25 Отметка о конфиденциальности
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих конфиденциальную информацию. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30 (ч. II), ст. 3165), отметка о конфиденциальности на документах имеет вид «Для служебного пользования».
Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
2.3. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации
2.3.1. Агентство осуществляет функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, разрабатывает проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих поручений, а также в порядке законодательной инициативы.
2.3.2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом № 15 на стандартных листах бумаги формата A4.
На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».
2.3.3 Законопроект имеет следующие реквизиты:
Вид акта — ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН — отделяется от слова «Проект» межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не более № 22 и может быть выделен полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Наименование документа (заголовок) отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?», или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы — дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
О внесении изменений в пункт 2 статьи 855
Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей
в бюджет и во внебюджетные фонды
Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 — 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.
Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.
Подраздел I. Общие положения об обязательствах
Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Глава 5. Права, обязанности и ответственность
Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.
§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово «статья» и номер выделяют полужирным шрифтом.
В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.
Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.
Образец оформления законопроекта приводится в Приложении № 1.
2.3.4 Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.
Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом № 14 на формате A4 и имеет следующие реквизиты.
Вид документа печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Наименование документа (заголовок) отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце наименования документа (заголовка) не ставится.
В наименовании документа (заголовке) указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
К проекту Федерального закона «О внесении изменений
в статью 1 Закона Российской Федерации „О подоходном
налоге с физических лиц“»
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается через интервал 18 пт. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
2.4.1. Подготовка и оформление проектов актов (УКАЗОВ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации осуществляется федеральными органами исполнительной власти в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.
2.4.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на формате A4 шрифтом № 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле — 2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
2.4.3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: вид акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), наименование документа (заголовок) и текст.
Наименование документа (заголовок) печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт <1>.
<1> Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Наименование документа», «Текст», «Подпись» и «Место издания» при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть — преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю», которое печатается вразрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).
Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт, межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.
На распоряжениях место издания не печатается.
Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита «Место издания» межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.
Регистрационный номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита «Дата» межстрочным интервалом 18 пт.
К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы «рп».
Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.
Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
к Указу Президента Российской Федерации от _________ N _____
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервала. Длина черты составляет 2 — 3 см.
При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Указом Президента Российской Федерации от _________ N _____
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения — дополнительным интервалом 24 пт.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску, она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации приведен в Приложении № 2.
2.5.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации производятся Агентством в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.
2.5.2. Проект постановления (Приложение № 3) или распоряжения (Приложение № 4) Правительства Российской федерации печатается на формате A4 шрифтом размером № 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:
Вид акта — постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.
Регистрационный номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N». К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р», например, «N-р». Регистрационный номер проставляется после подписания акта.
Место издания отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.
Наименование документа (заголовок) — порядок оформления аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается шрифтом размером № 14 с интервалом 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет», последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах и визируются.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта постановления (распоряжения) в нижней его части или на отдельном листе согласования (Приложение № 5).
2.5.3. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: «(Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 4, ст. 8)».
Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.
2.5.4. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования.
2.5.5. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.
2.5.6 Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на формате A4 и имеет следующие реквизиты:
Вид документа печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Наименование документа (заголовок) отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце наименования документа (заголовка) не ставится.
В наименовании документа (заголовке) указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала.
Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.
Подписи отделяются одна от другой 1 — 2 межстрочными интервалами.
2.6.1. Документы Агентства должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных форматах A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
2.6.2 В Агентстве применяются следующие бланки:
- бланк письма (Приложение № 6);
- должностные бланки Руководителя (Приложения № 7), статс-секретаря;
- заместителя Руководителя (Приложения № 8), заместителя Руководителя;
- бланки конкретных видов документов:
- приказ (Приложение № 9);
- распоряжение (Приложение № 10);
- протокол заседания коллегиального органа (Приложение № 11).
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центровано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).
Образцы бланков, применяемых в Агентстве, утверждаются Руководителем по представлению Управления делами.
Для бланка приказа (распоряжения, постановления, протокола):
- Государственный герб Российской Федерации;
- наименование Агентства;
- вид документа;
- место составления (издания) документа;
- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа.
- Государственный герб Российской Федерации;
- наименование Агентства;
- справочные данные (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);
- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
- отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.
Для бланка письма должностного лица:
- Государственный герб Российской Федерации;
- наименование Агентства;
- наименование должности лица, подписавшего документ;
- справочные данные (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);
- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
- отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.
2.7.1. Изготовление, использование, хранение и уничтожение бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляются в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 (в редакции Постановлений Правительства Российской Федерации от 8 июня 2001 г. № 450, от 14 декабря 2006 г. № 767).
2.7.2. Бланки документов, применяемые в Агентстве, используются строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям или лицам.
2.7.3. Бланки документов выдаются работникам, назначенным руководителями структурных подразделений Агентства, для их дальнейшей выдачи работникам подразделений.
2.7.4. Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Заказ на изготовление бланков документов Агентства, а также совещательных и консультативных органов обеспечивает Управление делами.
Не разрешается изготовление в подразделениях Агентства бланков на компьютерах и копировально-множительных аппаратах.
2.7.5 Управление делами:
- оформляет заказы на изготовление печатной бланочной продукции и обеспечивает контроль за их выполнением;
- осуществляет хранение и учет выдачи изготовленных бланков документов.
2.7.6. Руководители подразделений несут ответственность за обеспечение сохранности бланков документов Агентства и правильность их использования.
2.8.1. Нормативные правовые акты издаются Агентством в пределах его компетенции в соответствии с положениями о нем в виде приказов, распоряжений, правил, инструкций.
2.8.2. Издание нормативных правовых актов в Агентстве в виде писем и телеграмм не допускается.
2.9.1 Приказы, распоряжения.
2.9.2. Приказ — нормативный правовой акт, издаваемый Агентством, замещающими его заместителями руководителя, действующими на основе единоначалия, в целях разрешения основных, нормативно-правовых и оперативных вопросов деятельности.
Распоряжение — распорядительный документ, издаваемый Агентством, заместителями Руководителя, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также в связи с организацией выполнения нормативных и правовых актов Агентства или вышестоящих органов федеральной исполнительной власти.
Приказами и распоряжениями организационно-распорядительного характера оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы аппарата.
Проекты приказов и распоряжений готовят и вносят подразделения на основании поручений Руководителя, заместителей руководителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по вопросам государственной службы и кадров, наградным вопросам готовит Отдел кадров и делопроизводства на основании представлений структурных подразделений Агентства.
Приказы подписываются Руководителем или исполняющим обязанности Руководителя.
Обеспечение качественной подготовки, правильности оформления проектов приказов, распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.
2.9.3. Проекты приказов, распоряжений визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, вносящим проект, а также руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, юридическим отделом, Управлением делами, заместителем руководителя, курирующим структурное подразделение, вносящее проект. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.
2.9.4. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по вопросам государственной службы и кадров и распоряжения нумеруются отдельно.
2.9.5. Копии приказов (распоряжений) или размноженные их экземпляры заверяют печатью Управления делами и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем и утверждается руководителем структурного подразделения.
2.9.6 Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа, например: от 15 июня 2015 г. № 21; от 03.07.2015 № 49.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в заголовке не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Заголовок, оформленный на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
2.10.1. Приказ (распоряжение) по основной деятельности нормативный правовой документ, издаваемый Агентством и содержащий обязательные требования для исполнения структурными подразделениями, организациями и отдельными должностными лицами Агентства. Приказ (распоряжение) издается в целях разрешения основных и оперативных вопросов, стоящих перед Агентством.
2.10.2. Приказы (распоряжения) по основной деятельности печатаются на бланках формата A4 с изображением Государственного герба Российской Федерации. Вторые и последующие страницы приказов (распоряжений) печатаются на чистых листах формата A4 и нумеруются.
Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа. Текст приказа по основной деятельности печатается через полтора межстрочных интервала, без оборота.
Текст приказа (распоряжения) по основной деятельности должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «О» («Об») и формируется при помощи отглагольных существительных (например: «О введении...», «Об утверждении...», «О создании...») или существительных, указывающих на предмет (например: «Об итогах...», «О мерах...»), и должен соответствовать содержанию приказа и кратко передавать его смысл. Текст заголовка выравнивается по центру.
2.10.3. Текст приказа (распоряжения) по основной деятельности состоит из двух взаимосвязанных частей — констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо вопроса и обосновывает издание приказа. В ней могут быть перечислены факты, события, дана им оценка. Для приказов по основной деятельности констатирующая часть обязательна.
Распорядительная часть приказа начинается словом «приказываю», которое печатается строчными буквами вразрядку. Затем с абзаца новой строки печатается текст распорядительной части.
Распорядительная часть распоряжения начинается, как правило, со слов «предлагаю», «обязываю», «прошу», которые печатаются строчными буквами. Затем с новой строки с абзаца следует текст распорядительной части. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме — «разработать», «подготовить», «обеспечить», «организовать», «зачислить», «возложить», «предоставить» и т.д.
Формулировки распорядительной части приказа (распоряжения) должны быть конкретными, четкими, не допускающими различных толкований, лингвистически правильными, не противоречить ранее изданным нормативным и распорядительным актам Агентства.
Если распорядительная часть приказа (распоряжения) по основной деятельности предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Подпункты имеют номера, числа которых состоят из порядкового номера пункта и порядкового номера подпункта внутри пункта. В каждом пункте указывается исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель (структурное подразделение, организация, учреждение) указывается в дательном падеже; в скобках — конкретное должностное лицо (инициалы, фамилия) в именительном падеже.
«Юридическому отделу (А.И. Иванов) в срок до... разработать...»
Исполнители могут указываться обобщенно.
«Руководителям структурных подразделений Агентства...»
Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме — «разработать», «обеспечить», «подготовить», «организовать», «зачислить», «возложить», «предоставить» и т.д.
Срок исполнения устанавливается в отдельности для каждого задания. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения.
В текст приказа (распоряжения) по основной деятельности:
- включается пункт об ответственности за исполнение, которая возлагается на конкретных должностных лиц;
- дается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению и дополнению в связи с изданием данного приказа (распоряжения);
- последним пунктом указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения приказа (распоряжения).
2.10.4. Подготовленный проект приказа (распоряжения) по основной деятельности должен быть согласован (завизирован) в следующей последовательности:
- исполнитель (должность, фамилия, имя, отчество, телефон), ответственный за подготовку проекта приказа (распоряжения);
- руководитель структурного подразделения, вносящего проект приказа (распоряжения);
- руководители структурных подразделений Агентства, которым в проекте приказа (распоряжения) даны поручения;
- начальник отдела кадров и делопроизводства;
- руководитель Управления делами;
- заместитель руководителя, курирующий соответствующие направления деятельности.
Согласование производится в форме визирования текста проекта приказа (распоряжения) на обороте последнего листа приказа (распоряжения) в последовательности, установленной выше настоящим пунктом Инструкции, начиная от нижнего поля визируемого листа с исполнителя.
Проект приказа (распоряжения) по основной деятельности, не завизированный указанными лицами, признается неподготовленным и не сможет быть передан на подпись.
Приложение к приказу визируется руководителем структурного подразделения, вносящего проект приказа (распоряжения). Приложение заканчивается чертой, расположенной под текстом на расстоянии примерно 2 см, длина черты — 2 - 3 см.
2.10.5. Приказы (распоряжения) Агентства по основной деятельности подписывает Руководитель или исполняющий обязанности Руководителя. Распоряжения могут подписывать заместители руководителя по направлениям деятельности, установленным приказом о распределении обязанностей.
Образцы оформления приказа и распоряжения приведены в Приложениях № 9 - 10.
2.11.1. Приказ по вопросам государственной службы и кадров — распорядительный документ, издаваемый по вопросам, связанным с трудовой деятельностью конкретного лица (лиц).
В виде приказов по вопросам государственной службы и кадров оформляются распорядительные действия руководства Агентства по приему на работу и увольнению работников, переводу на другие должности, установлению надбавок к должностному окладу, поощрениям и взысканиям, предоставлению отпусков, направлению работников в командировку и другим вопросам.
2.11.2. Проекты приказов по вопросам государственной службы и кадров Агентства готовит и вносит Отдел кадров и делопроизводства на основании представлений, заявлений и других документов, поступивших от заинтересованных структурных подразделений Агентства и завизированных заместителем руководителя Агентства в соответствии с распределением обязанностей.
Проекты приказов о премировании федеральных гражданских служащих Агентства по итогам работы готовятся Отделом кадров и делопроизводства.
2.11.3. Приказы по вопросам государственной службы и кадров оформляются на бланках приказов аналогично приказам по основной деятельности.
В приказах по вопросам государственной службы и кадров констатирующая часть может быть исключена при отсутствии необходимости в обосновании и разъяснении их издания. В этом случае распорядительные слова исключаются.
Распорядительная часть начинается словами «назначить...», «перевести...», «освободить...» и т.п. Фамилия, имя, отчество лица, на которое готовится приказ, указываются, как правило, полностью. Следует указывать также должность, наименование структурного подразделения, конкретные даты.
Формулировки приказов по вопросам государственной службы и кадров должны быть четкими, точными, соответствовать законодательству о государственной гражданской службе Российской Федерации, трудовому законодательству Российской Федерации, так как они отражают трудовые права работников.
2.11.4. Проекты приказов по вопросам государственной службы и кадров визируются исполнителем и начальником Отдела кадров и делопроизводства.
Проекты приказов по вопросам об увольнении работников по инициативе работодателя, применении дисциплинарных взысканий, перемещении с понижением в должности визируются начальником Юридического отдела или иным уполномоченным на то должностным лицом Юридического отдела.
2.11.5 Приказы по вопросам государственной службы и кадров подписываются:
- прием, перемещение, применение дисциплинарных взысканий, поощрение, увольнение — Руководителем;
- предоставление отпусков, командирование — Руководителем или заместителями Руководителя по направлениям деятельности.
2.11.6 Приказы по вопросам государственной службы и кадров регистрируются в самостоятельных массивах следующим образом:
в отношении работников центрального аппарата Агентства порядковыми номерами с буквенным индексом «ок»;
Приказы по вопросам государственной службы и кадров хранятся в Отделе кадров и делопроизводства до передачи их в архив.
2.11.7. Приказы о предоставлении отпуска (очередного, учебного), об отзыве из очередного отпуска, о выплате денежной компенсации за неиспользованные дни отпуска регистрируются в самостоятельном массиве порядковыми номерами с буквенным индексом «от» и хранятся в Отделе кадров и делопроизводства до истечения установленного срока хранения, а затем уничтожаются в установленном порядке.
2.11.8 Приказы о направлении работников в командировку регистрируются в самостоятельных массивах следующим образом:
- о краткосрочных внутрироссийских командировках — порядковыми номерами с буквенным индексом «км»; хранятся в Отделе кадров и делопроизводства до истечения установленного срока хранения, а затем уничтожаются в установленном порядке;
- о загранкомандировках — порядковыми номерами с буквенным индексом «кмз»; хранятся в Отделе кадров и делопроизводства до передачи в архив.
Копии приказов в оперативном порядке передаются в Отдел бухгалтерского учета.
2.12.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Агентства.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В регламенте, инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые Агентством; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Агентства.
2.12.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
2.12.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на листе формата A4. Проект положения (правил, инструкции) подлежит утверждению распорядительным документом.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Наименование документа (заголовок) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностной регламент, должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (должностной регламент главного специалиста).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
2.13.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
2.13.2. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Председатель или Председательствующий
Присутствовали (подчеркивается) — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня — перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
2.13.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
2.13.4. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Управления делами. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые заверяются печатью Управления делами.
2.13.5. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта № 14 или на общем бланке Агентства и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа — ПРОТОКОЛ — печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания — указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола линейкой.
Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Регистрационный номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Образец оформления протокола приведен в Приложении № 11.
2.14.1 Служебные письма Агентства содержат:
- доклады о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации;
- информацию о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Агентства;
- сопроводительные сведения к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектами актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
- ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
- инициативные предложения.
2.14.2. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указаниях по исполнению документа. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
2.14.3 Служебные письма печатаются на стандартных бланках.
В состав реквизитов, используемых при оформлении служебных писем, могут входить:
Государственный герб Российской Федерации;
должность лица, подписавшего документ;
регистрационный номер документа;
наименование документа (заголовок к тексту);
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите «подпись».
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Служебное письмо Агентства, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
2.14.4 Текст письма излагается:
от 3-го лица единственного числа: «Агентство считает...»;
от 1-го лица множественного числа: «Просим предоставить информацию...», «Направляем на заключение проект...»;
от 1-го лица единственного числа, если письмо оформлено на бланке должностного лица: «прошу...», «направляю...».
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
2.14.5. Дата письма — дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Агентства, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».
Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
2.15.1. Служебные записки являются внутренними документами, они реализуют в пределах центрального аппарата Агентства отношения субординации структурных подразделений с руководством, предназначены для координации деятельности структурных подразделений.
2.15.2. В служебных записках в произвольной форме излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц Агентства.
2.15.3. Служебные записки оформляются на стандартных листах формата A4 шрифтом № 14 без реквизитов бланка. В служебных записках указывается наименование структурного подразделения — автора, наименование документа (заголовок), дата, адресат, текст, подпись.
Служебные записки оформляются в соответствии со структурой текста и стилистическими особенностями служебных писем.
3.1.1. Движение документов в Агентстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Агентстве, регламентируются Инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами.
3.2.1. Доставка документов в Агентство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи в федеральный орган исполнительной власти доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
3.2.2. По каналам электрической связи поступают: электронные документы, телеграммы, факсограммы, телефонограммы.
3.3.1. Документы, поступающие в Агентство на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками Управления делами.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
Полученный документ регистрируется в электронной регистрационно-контрольной форме (далее именуется РКФ). На полученном бумажном документе проставляется регистрационный штамп, который проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименование Агентства, дату и регистрационный номер.
3.3.2. Документы, адресованные руководству Агентства, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в Управлении делами.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством Агентства и направляемые непосредственно в структурные подразделения.
Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям.
Рассмотренные руководством Агентства документы возвращаются в Управление делами для передачи исполнителям в соответствии с указаниями по исполнению документа.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, направляется головному исполнителю, соисполнителям передаются копии документа.
3.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, передаются на рассмотрение руководству Агентства, а затем на исполнение в структурное подразделение.
3.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
3.3.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата A4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;
подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно;
поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.
3.3.6. Документы в электронном виде, поступающие в Агентство, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес Агентства, осуществляются Управлением делами.
Документы, отправляемые Агентством, передаются почтовой и электронной связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Управлением делами в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указанием на рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка бумажных оригиналов документов, переданных по каналам электронной связи, осуществляется в установленном порядке.
3.5.1. Регистрация документов — запись учетных данных о документе в установленной регистрационно-контрольной форме (карточке), фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
3.5.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
3.5.3. Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения.
3.5.4. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы Агентства по основной деятельности, приказы по вопросам государственной службы и кадров, служебная переписка, обращения граждан.
3.5.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, поступающие на рассмотрение Руководителя и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руководства Агентства, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в Управлении делами в соответствии с распределением функций подразделений Управления.
Документы, создаваемые по направлениям деятельности Агентства, регистрируются в структурных подразделениях.
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи и электронной почты, регистрируются в Управлении делами или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу, в соответствии с распределением функций по решению руководства Агентства.
3.5.6. Регистрационный номер входящего документа состоит из последней цифры текущего года и порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей Агентства, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др.
3.5.7. В перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота Агентства в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, входят:
Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
Ссылка на исходящий номер и дату документа
Сведения о переадресации документа
Количество листов основного документа
Общее количество листов приложений
Указания по исполнению документа
Должность, фамилия и инициалы исполнителя
В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова, статус документа (проект, версия), вид передачи документа (электронной почтой, почтой, факсом и т.д.) и др.
3.5.8. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
3.6.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов.
3.6.2. За единицу учета принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа) независимо от количества составляющих документ листов (страниц). Учет количества документов может проводиться по Агентству в целом или по отдельным структурным подразделениям.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (Приложение № 12).
3.7.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.
3.7.2. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.
3.7.3. Растиражированные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
3.7.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении.
3.8.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству Агентства или руководителям структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
3.8.2. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
4.1.1. Для обеспечения эффективного использования информации в Агентстве используются информационно-поисковые системы по документам, формируемые на основе базы данных карточек регистрационно-контрольных форм.
4.1.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя базы данных и классификационные справочники:
классификатора вопросов деятельности Агентства;
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора указаний по исполнению документов (поручений);
классификатора результатов исполнения документов;
Помимо перечисленных, в информационно-поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей поиска документов и информации.
4.1.3. В информационных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (наименование документа (заголовок), вид документа, дата принятия, регистрационный номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.
5.1.1 Основными задачами контроля исполнения документов являются:
- обеспечение выполнения поручений Руководителя и его заместителей, данных по поступившим в Агентство документам Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, субъектов Российской Федерации, письмам организаций и граждан;
- организация и осуществление контроля за своевременным исполнением решений коллегии, приказов и распоряжений Агентства;
- обеспечение руководства Агентства оперативной информацией о ходе и результатах выполнения поручений, систематизация и анализ материалов по вопросам исполнения поручений и организации работы с документами.
5.1.2. Структурные подразделения Агентства в соответствии со своими функциями обеспечивают исполнение поручений руководства Агентства. Контроль по существу содержания и сроков исполнения документов осуществляют руководители структурных подразделений.
Ответственные за организацию контроля исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации в структурных подразделениях назначаются приказом Агентства.
Управление делами оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в организации этой работы.
Управление делами в централизованном порядке обеспечивает оперативный контроль за сроками и формой исполнения контрольных документов, а также сбор и обобщение материалов о состоянии исполнительской дисциплины в Агентстве.
Обязательному контролю исполнения Управлением делами подлежат:
- поручения и указания, содержащиеся в указах, распоряжениях, поручениях и указаниях Президента Российской Федерации; в постановлениях, распоряжениях, поручениях Правительства Российской Федерации;
- парламентские и депутатские запросы, обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
- письма Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации;
- поручения руководства Агентства, данные по поступившим в Агентство документам;
- приказы и распоряжения Агентства.
5.3.1 В поручении, как правило, устанавливается срок его исполнения.
Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях с даты подписания поручения.
5.3.2. Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в месячный срок (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца). Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
5.3.3. В случае если в тексте поручения вместо даты исполнения имеется указание «срочно», поручение подлежит исполнению в 3-дневный срок. Указание «оперативно» предусматривает 10-дневный срок его исполнения.
5.3.4. Ответ на парламентский запрос к руководству Агентства дается не позднее чем в 15-дневный срок со дня получения запроса или в срок, установленный палатой.
5.3.5. Поступившие в Агентство на согласование проекты актов (их копии) рассматриваются в 10-дневный срок.
5.3.6. Срок исполнения документа может быть изменен только лицом или органом, давшим поручение.
Срок исполнения срочных поручений не продлевается и не корректируется.
Предложения о корректировке сроков исполнения оперативных поручений могут направляться в течение 1 рабочего для со дня подписания поручения.
5.3.8. Если поручение дано нескольким структурным подразделениям Агентства, то руководитель, указанный в поручении первым или обозначенный словом «ответственный», «созыв» или «свод», является головным исполнителем поручения, несет ответственность и организует работу по его выполнению.
5.3.9. Письменное предложение с обоснованием необходимости изменения ответственного исполнителя, соисполнителей представляется руководителю Агентства, давшему поручение, руководителем структурного подразделения Агентства в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям — незамедлительно.
5.3.10. Ответственный исполнитель представляет доклад об исполнении поручения руководству Агентства не менее чем за 3 дня до истечения контрольного срока.
5.4.1. Если Агентство является головным исполнителем поручения или указания Президента Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, данного нескольким органам исполнительной власти, то оно несет ответственность за его исполнение и организует работу. Соисполнители представляют головному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения или указания Президента Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации. Головной исполнитель определяет порядок подготовки и согласования итогового проекта документа. При необходимости исполнения поручения или указания Президента Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации в сжатые сроки головной исполнитель организует исполнение поручения или указания Президента Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.
При внесении документов в Правительство Российской Федерации головной исполнитель информирует о соисполнителях, не представивших предложения в установленный срок.
5.4.2. Головной исполнитель поручения, данного Правительством Российской Федерации во исполнение поручения или указания Президента Российской Федерации, представляет Руководителю проект доклада об исполнении поручения для последующего направления его в Правительство Российской Федерации не менее чем за 8 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока, если в поручении Правительства Российской Федерации не указан иной срок, с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации.
5.4.3. Если Президентом Российской Федерации дано поручение или указание Правительству Российской Федерации и одновременно Агентству, а Правительством Российской Федерации дополнительное поручение не дано, проект доклада Правительству Российской Федерации об исполнении с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации и иных необходимых материалов представляется Руководителю не менее чем за 6 дней до истечения срока, установленного Президентом Российской Федерации.
5.4.4. В случае если Президентом Российской Федерации дано поручение или указание непосредственно Руководителю, проекты соответствующих докладов Президенту Российской Федерации и Председателю Правительства Российской Федерации об исполнении (о ходе исполнения) поручения или указания представляются на подпись Руководителю не менее чем за 5 дней до истечения установленного срока.
5.4.5. Срок исполнения поручений, содержащихся в актах Правительства, протоколах заседаний Правительства, координационных и совещательных органов Правительства, возглавляемых Председателем Правительства, поручений Председателя Правительства, содержащихся в протоколах проведенных им совещаний и в резолюциях, поручений Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) и Заместителя Председателя Правительства — Руководителя Аппарата Правительства, данных во исполнение поручений Правительству, содержащихся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, а также во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации Правительству, не продлевается.
При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению в установленный срок поручений, указанных в абзаце первом настоящего пункта, головной исполнитель не позднее чем за 5 дней до истечения половины срока представляет в Правительство Российской Федерации обоснованные предложения по корректировке срока исполнения. Если срок исполнения поручения превышает 2 месяца, предложения по его корректировке представляются в Правительство Российской Федерации не позднее 30 дней со дня подписания поручения. Решение о корректировке срока исполнения поручения доводится в установленном порядке до головного исполнителя в течение 3 дней со дня принятия этого решения.
О необходимости корректировки срока исполнения поручений на имя Президента Российской Федерации направляется доклад, который подписывается Председателем Правительства либо, по его указанию, одним из заместителей Председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) с информированием Председателя Правительства.
Срок исполнения срочных поручений не продлевается и не корректируется.
Предложения о корректировке сроков исполнения оперативных поручений могут направляться в Правительство Российской Федерации в течение 1 рабочего дня со дня подписания поручения.
5.4.5. а) При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению поручения Правительства Российской Федерации, данного во исполнение поручения Президента Российской Федерации, Агентство не позднее чем за 5 дней до истечения половины установленного Президентом Российской Федерации срока представляет в Правительство Российской Федерации обоснованные предложения по корректировке срока исполнения с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации.
В случае если в ходе исполнения поручения Правительства Российской Федерации, данного во исполнение поручения или указания Президента Российской Федерации, возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, Агентство представляет в Правительство Российской Федерации не позднее чем за 10 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока предложения о продлении срока исполнения с указанием причин, препятствующих своевременному исполнению данного поручения или указания, а также конкретных мер, принимаемых для обеспечения его исполнения, с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации.
5.4.6. В случае если поручение не выполнено в установленный срок, оно признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем (головным исполнителем) поручения.
Исполнитель (головной исполнитель) поручения в течение 3 дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет в Правительство Российской Федерации объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения.
5.5.1 Контроль исполнения поручений прекращается Управлением делами
- если по внесенным материалам выпущены акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации;
- по информации Администрации Президента Российской Федерации или Аппарата Правительства Российской Федерации о соответствующих решениях Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, которые являются основанием для снятия поручения с контроля;
- на основании решений Руководителя или его заместителя по письменному докладу руководителя структурного подразделения Агентства, ответственного за исполнение поручения (в отношении поручений руководства Агентства).
5.5.2. Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не может служить основанием для признания документа исполненным.
5.6.1. Оперативный централизованный контроль за исполнением поручений структурными подразделениями Агентства осуществляет Управление делами.
5.6.2. Контроль за исполнением поручений включает доведение документа до ответственного исполнителя, проверку хода его выполнения, предупредительный контроль, учет и обобщение результатов исполнения и информирование руководства Агентства.
5.6.3. В целях своевременного информирования структурных подразделений Агентства о контрольных поручениях, сроки исполнения которых истекают на предстоящей неделе и в предстоящем месяце, Управление делами подготавливает и рассылает в установленном порядке перечни указанных поручений (предупредительный контроль).
5.6.4. При осуществлении своих контрольных функций Управление делами запрашивает сведения о состоянии исполнения поручений у ответственных исполнителей, их руководителей, а также у работников, отвечающих за ведение делопроизводства в подразделениях.
5.6.5. Информация о результатах исполнения контрольных документов с перечнем поручений с истекшим сроком исполнения еженедельно подготавливается Управлением делами и представляется руководству Агентства для принятия необходимых мер.
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Агентства в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.
6.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Агентстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об Агентстве и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Агентства, их виды, состав и содержание.
6.1.3. В Агентстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение № 13) и сводная номенклатура дел Агентства (Приложение № 14).
6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) секретарем подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство, подписывается руководителем подразделения и представляется в Управление делами.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Управление делами.
6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется Управлением делами на основе номенклатур дел структурных подразделений.
6.1.6. Сводная номенклатура дел Агентства подписывается руководителем Управления делами, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК) Агентства, с экспертной проверочной комиссией (далее — ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) Руководителем. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Агентства.
6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Агентства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Управления делами. Второй используется в качестве рабочего. Третий — у ответственного за архивное хранение Агентства. Четвертый — в федеральном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.
6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново с федеральным архивом в случае коренных изменений функций и структуры Агентства.
6.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Агентства являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Агентства.
6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Агентства.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.13 Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Агентстве цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 4-05, где 4 — обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Агентства или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Федерального архивного агентства (планы, списки, доклады, информации)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Годовые планы финансовых мероприятий
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве срок хранения.
В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
6.1.14. Если в течение года в Агентстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
6.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
6.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
6.2.2. Дела формируются в Агентстве децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях. Документы, подписанные Руководителем и его заместителями, формируются в дела Управления делами.
6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем в Управление делами или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Управлением делами.
6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической последовательности.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по вопросам государственной службы и кадров и о награждении ведомственными наградами.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы федеральных органов исполнительной власти и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
6.2.7. Дела Агентства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками Управления делами и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива Агентства.
6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение № 15); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение № 16); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение № 17); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
6.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Агентства (фондообразователя); наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Агентства указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения — записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Агентства; заголовок дела — переносится из номенклатуры дел Агентства, согласованной с ЭПК федерального архива; дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист, в деле нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Агентства, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Агентства черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Агентства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
6.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей Инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
6.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Агентства дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Агентства.
6.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя Управления делами или его заместителя. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются по актам на основании письменных запросов с разрешения Руководителя или его заместителя, курирующего Управление делами.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Руководителя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Документы Агентства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации (далее — ГАРФ).
Хранение документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовка к передаче на постоянное хранение возлагаются на ответственного за комплектование, хранение, учет и использование архивных документов Агентства.
Подготовка документов к передаче на хранение в Агентстве осуществляется Управлением делами и лицами, ответственными в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
7.1.1. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
7.1.2. Экспертиза ценности документов в Агентстве проводится при составлении номенклатуры дел и при подготовке дел к передаче на постоянное хранение.
7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Агентстве создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее — ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее — ЭК) в структурных подразделениях.
7.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Руководителем (для ЦЭК) и руководителем структурного подразделения (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.
7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Агентства непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством отдела кадров и делопроизводства Управления делами.
7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в отдел кадров и делопроизводства Управления делами; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
7.1.7. Отбор документов на постоянное хранение проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Агентства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
7.1.9. Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
7.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
7.1.11. В Агентстве в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работников отдела кадров и делопроизводства Управления делами. По этим описям документы сдаются ответственному за архивное хранение документов Агентства.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Агентства, которую готовит отдел кадров и делопроизводства Управления делами и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.
7.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение № 18) и представляются ответственному за архивное хранение документов Агентства не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
7.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
7.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи — валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
7.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
7.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с Управлением делами и утверждается руководителем структурного подразделения.
7.1.17. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в отдел кадров и делопроизводства Управления делами, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
7.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение № 19), производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Агентства одновременно. Согласованные ЦЭК Агентства акты утверждаются Руководителем только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) ГАРФ, описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
7.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Агентства. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
7.2.1. В отдел кадров и делопроизводства Управления делами передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в отдел кадров и делопроизводства Управления делами не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в отдел кадров и делопроизводства Управления делами, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.2.4. Передача дел в отдел кадров и делопроизводства Управления делами осуществляется по графику, составленному ответственным за архивное хранение документов Агентства, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем Управления делами.
7.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в отдел кадров и делопроизводства Управления делами сотрудником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Агентства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
7.2.6. Прием каждого дела производится отделом кадров и делопроизводства Управления делами в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника отдела кадров и делопроизводства Управления делами и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архивохранилище Агентства ответственному за архивное хранение документов передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
7.2.7. При реорганизации Агентства вопросы обеспечения сохранности архивных документов решаются в установленном порядке.
Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправку электронных документов осуществляет Управление делами.
Документы, создаваемые в Агентстве и поступающие в Агентство на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и верификации электронного образа документа (подтверждения соответствия электронного образа документа подлиннику (заверенной копии) сканируемого документа).
При приеме электронных документов, заверенных электронной подписью, осуществляется проверка подлинности электронной подписи.
Электронные сообщения, подготовленные для отправки и поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, регистрируются в базе данных автоматизированной информационной системы Агентства в порядке, установленном настоящей Инструкцией по делопроизводству.
После отправки электронного сообщения по системе межведомственного электронного документооборота досылки адресату копии документа на бумажном носителе не требуется.
На обращения граждан, поступившие по информационно-телекоммуникационной сети через официальный сайт Агентства в сети Интернет, в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации», заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Агентства. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела или в графе «Примечание» включается указание «Электронные документы».
Переписка об административно-хозяйственном обслуживании.
Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.
Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Агентстве программно-технических средств, а также в соответствии с нормативными документами Министерства культуры Российской Федерации и методическими рекомендациями Федерального архивного агентства.
Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого Руководителем, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
Электронные документы передаются из структурных подразделений Агентства на архивное хранение по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.
8.2.1 Порядок передачи документов внутри организации.
8.2.2. В автоматизированной системе делопроизводства (АСД) Агентства передача документированной информации в виде электронных документов (далее — ЭлД) осуществляется в соответствии с программами маршрутизации по телекоммуникационным каналам компьютерной сети.
Часто повторяемые передачи документов подлежат регламентации со стороны службы управления документацией организации, по которым в АСД могут быть настроены типовые маршруты передачи ЭлД.
Маршрутизация передачи ЭлД может быть параллельной и последовательной. При необходимости схема маршрутов движения и передачи ЭлД может иметь сетевую (древовидную) структуру.
При маршрутизации ЭлД должна обеспечиваться возможность постоянного мониторинга (контроля) местонахождения и состояния (целостности, ненарушимости) документа на всем протяжении или в определенных точках (пунктах) маршрута.
8.3.1. Для обеспечения оперативности создания, приема-передачи и движения (транспортирования) документированной информации на основе компьютерной телекоммуникационной сети общего или специального назначения может быть реализована информационная технология, называемая электронной почтой (ЭП), являющаяся составной частью системы электронного документооборота (АСД). Электронная почта обеспечивает транспортирование документированной информации в электронно-цифровой форме (ЭлД) в пределах Агентства (между структурными подразделениями) и за его пределы с другими организациями, в том числе в системе МЭДО (межведомственного электронного документооборота).
8.3.2. Организационно-техническим ядром электронной почты является узел электронной почты (УЭП) и его подразделения, абонентские пункты электронной почты (АПЭП), под которыми понимаются автоматизированные рабочие места (АРМ), оснащенные персональными компьютерами (ПК) с универсальным и/или специальным или прикладным программным обеспечением, предназначенным для работы с документами в режиме индивидуального или коллективного пользования.
8.3.3. Абонентами УЭП являются структурные подразделения Агентства, лица, ответственные за делопроизводство, и ответственные исполнители структурных подразделений.
8.3.4. Администраторы УЭП и абонентских пунктов компьютерной сети назначаются соответствующим приказом Агентства.
8.3.5. Деятельность администраторов УЭП, должностных лиц и исполнителей регламентируется служебными регламентами и рабочими инструкциями в соответствии с их компетенцией, установленной нормативными актами и организационно-распорядительными документами.
8.4.1. Организация узла электронной почты (УЭП) — комплекс организационных и технических мероприятий, направленных на создание системы передачи и получения документов и документируемой информации по компьютерной сети с использованием коммутируемых и выделенных телекоммуникационных каналов. Организационные мероприятия проводятся Управлением делами, при участии руководителей и ответственных за делопроизводство структурных подразделений.
8.4.2 К организационным мероприятиям относятся:
- подготовка комплекса документов, регламентирующих работу УЭП;
- согласование подготовленных инструктивно-методических документов, регламентирующих работу УЭП;
- назначение и обучение ответственных лиц (администраторов и исполнителей-операторов);
- корректировка служебных регламентов работников, занятых в технологическом процессе приема-передачи документов по электронной почте;
- контроль исполнения инструктивно-методических документов, регламентирующих работу УЭП.
8.4.3. Аппаратно-программный комплекс УЭП (АПЭП) устанавливается в соответствии с техническими требованиями, планами и регламентами работы и состоит из персонального компьютера, работающего в компьютерной сети организации, оснащенного модемом, подключенным к телефонным каналам связи, и комплектного программного обеспечения.
8.5.1. Групповая и индивидуальная технологии работы с документной информацией реализуются на основе информационной технологии Интернет/Интранет (или аналогичной). Доступ к базам документов по Интернет/Интранет-технологии предполагает возможность оперативного доступа к банкам и отдельным документам (БД и ЭлД) в пределах сети. Доступ и режим работы регламентируются в соответствии с компетенцией работников регламентами и рабочими инструкциями.
8.5.2. Технологический процесс приема-передачи документной информации по электронной почте в организации должен обеспечивать:
- подготовку документов на основе стандартных (утвержденных) бланков;
- протоколирование (документирование) работы исполнителей путем записей в базы данных версий создаваемых документов;
- учет использования бланков и идентификацию создаваемых, визуализируемых на мониторе ПК и распечатываемых документов;
- действие механизма гарантированного однозначного соответствия между документом — бумажным носителем, подписанным (завизированным, утвержденным) электронной цифровой подписью (ЭЦП) руководителя, и электронной копией документа (ЭлД), хранящейся в базе данных.
8.5.3. При групповой технологии работы в сетевом варианте обеспечивается протоколирование процесса обращений в коллективных базах документов.
8.5.4. При индивидуальной технологии работы протоколирование процесса подготовки документов отдельными сотрудниками осуществляется в локальном варианте в локальных базах документов.
8.5.5. Индивидуальной и коллективной технологией предусматривается возможность обмена документной информацией (записями о документах) посредством экспорта записей в выходной блок УЭП, передачи записей файла, обмена, помещения данных во входной блок другой системы, импорта записей о документах из входного блока УЭП.
8.5.6 Формат файла обмена должен быть стандартным.
8.5.7. Передача записей (файла) обмена между территориально удаленными УЭП осуществляется в виде почтового сообщения в XML-формате.
8.5.8. Для реализации режимов технологических процедур «отправить (разослать)» документы адресатам в компьютерной сети организуется база корреспондентов, адресатов с указанием адресов электронной почты.
8.5.9. Прием (импорт) записей из файла обмена осуществляется в автоматизированном режиме путем периодической проверки поступлений записей (файлов), обмена и их ввода при необходимости. Пересылка записей сопровождается подтверждением доставки. УЭП-получатель после приема (импорта) записи должен отправить подтверждение в УЭП-отправитель. В случае не подтверждения доставки в течение определенного времени УЭП-отправитель должен повторить отправку.
8.5.10. Технологией предусматривается режим электронной рассылки уведомлений, т.е. определенных выходных форм (контрольных карт, списков предупредительного контроля и др.), средствами электронной почтовой службы. Рассылка инициируется оператором-исполнителем подразделения делопроизводства и производится в виде почтовых сообщений. Получение уведомлений адресатом может производиться почтовым агентом и должно сопровождаться подтверждением получения.
8.6.1. Исполнитель-оператор, обеспечивающий работу УЭП, в течение рабочего дня принимает документы, подписанные (завизированные, утвержденные) руководителями структурных подразделений организации.
8.6.2. В случае наличия у исполнителей документов электронного аналога документов (сообщений), предназначенных к передаче по электронной почте, исполнители обязаны предоставить их в виде файла (на дискете) оператору — исполнителю УЭП.
8.6.3. На основании принятых документов исполнитель-оператор формирует сообщения электронной почты для отправки по внешней информационной (компьютерной) сети и обеспечивает их отправление.
8.6.4. На бумажных аналогах отправленных документов исполнителем-оператором делается отметка, соответствующая записи протокола электронного обращения (сообщения).
При необходимости аналогичная отметка регистрируется в традиционном бумажном или компьютерном журнале отправляемых (исходящих) документов (сообщений).
8.6.5. До получения извещения о получении адресатом отправленных документов (сообщений) их бумажные аналоги хранятся в контрольной папке оператора-исполнителя.
8.6.6. При получении извещения о получении документа (сообщения) адресатом в журнале отправляемых (исходящих) документов (сообщений) делается отметка «доставлено», после чего документы из контрольной папки оператора-исполнителя изымаются и возвращаются исполнителю структурного подразделения либо по назначению.
8.6.7. В случае получения извещения о недоставке документа оператор — исполнитель УЭП информирует своего непосредственного руководителя (администратора) о факте и причине недоставки документа (сообщения) адресату, о чем делается соответствующая отметка (протокольная запись) в традиционном бумажном или компьютерном журнале отправляемых (исходящих) документов (сообщений).
8.6.8. Администратор УЭП или руководитель структурного подразделения решают вопрос о повторной отправке документа (сообщения) по электронной почте. При этом в журнале делается отметка «повторно» или зачеркивается отметка о недоставке.
8.7.1. Прием документов и сообщений осуществляется оператором — исполнителем УЭП.
8.7.2. На основании принятых извещений о получении документов (сообщений) оператором-исполнителем делается протокольная отметка «доставлено», а извещения удаляются из компьютерной базы данных.
8.7.3. Извещения, информирующие о недоставке сообщения адресату, сохраняются до решения вопроса о повторной отправке документа через УЭП, затем удаляются из компьютерной базы данных.
8.7.4. При необходимости оператором-исполнителем подготавливаются бумажные или электронные аналоги (съемные носители) полученных документов (сообщений), на которых делается протокольная отметка (запись) «электронная почта», после чего они передаются в службу управления документацией организации и далее по назначению.
8.7.5. Хранение файлов электронных документов (сообщений) оператором — исполнителем УЭП обеспечивается в соответствии с указаниями по исполнению документа руководителей на документах или указаниями администратора УЭП.
8.8.1. Регламент работы УЭП разрабатывается администратором, согласовывается и утверждается руководством Управления делами.
8.8.2. Доступ к пользованию электронной связью компьютерной сети организации регламентируется в соответствии с требованиями информационной безопасности и защиты информации.
8.8.3. Управление делами производит обязательное категорирование документации, подлежащей передаче через УЭП, и совместно с подразделением, ответственным за информационную безопасность, определяется состав документов (информации), запрещенных к передаче через внешние информационные (компьютерные) сети:
- сведения, отнесенные к категории ограниченного доступа (содержащие государственную тайну и конфиденциальную информацию);
- описание программно-технологических средств использования информационных ресурсов;
- информация о персоналиях;
- проекты неутвержденных нормативных документов.
8.8.4. Запрещается передача через УЭП информации без согласования с руководством.
8.9.1. Контроль работоспособности электронной почты компьютерной сети осуществляется в установленном административными и техническими регламентами порядке.
8.9.2. Контроль за работой УЭП осуществляет администратор УЭП под методическим руководством службы управления документацией организации.
8.9.3. Администратор УЭП осуществляет еженедельный контроль файловой структуры полученных и отправленных документов через УЭП, контроль за организацией формирования электронных сообщений и созданием страховых информационных баз (БД).
8.9.4. Администратор УЭП обеспечивает своевременную установку новых версий программного обеспечения УЭП, предоставляемого администратором компьютерной сети.
8.9.5. Периодически (ежегодно, ежеквартально, ежемесячно, еженедельно) под руководством службы управления документацией организации проводится создание архивов полученных и отправленных электронных документов (ЭлД) и страхового информационного фонда.
8.9.6. Управление делами контролирует своевременность внесения дополнений и изменений в должностные и служебные регламенты и рабочие инструкции лиц, в круг обязанностей которых входит обеспечение функционирования технологии электронной почты документной информации.
Приложение № 1
к п. 2.3.3
Вносится Правительством Российской Федерации
/
│ 24 пт
/
О Московском государственном университете
имени М.В. Ломоносова и Санкт-Петербургском
государственном университете
/
│ 24 пт
/
Переход между статьями: Ctrl + ← / →