Статья 3Приказ Роскомнадзора от 31.03.2014 № 49
Актуально на 10.11.2026.
Как цитировать: Статья 3. Приказ Роскомнадзора от 31.03.2014 N 49. 49. 31.03.2014. https://bukva.ai/docs/prikaz-49-2014-roskomnadzor-federalnaya/statya-3
В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.
Инициалы и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.
Образец оформления законопроекта приводится в приложении № 10 к Инструкции.
3.5.4 Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.
Пояснительная записка к законопроекту печатается размером шрифта 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа — печатается заглавными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами, через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к проекту федерального закона
«О внесении изменений в статью 1 Закона Российской Федерации
„О подоходном налоге с физических лиц“»
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа пояснительной записки к законопроекту в нижней его части.
3.6.1. Подготовка проектов нормативных правовых актов (УКАЗОВ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации осуществляется в случае, если Президентом Российской Федерации, Председателем Правительства Российской Федерации, заместителем Председателя Правительства Российской Федерации дано соответствующее поручение непосредственно Роскомнадзору.
Доклад об исполнении поручения представляется одновременно Президенту Российской Федерации (Председателю Правительства, Заместителю Председателя Правительства) и федеральному министру.
Оформление проектов нормативных правовых актов (УКАЗОВ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации осуществляется в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.
3.6.2. Проекты актов Президента Российской Федерации печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 x 297 мм) размером шрифта 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле — 2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
3.6.3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок, текст и подпись.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт <2>.
<2> Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок», «Текст», «Подпись» и «Место издания» при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю», которое печатается вразрядку строчными буквами.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации.
Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициалов и фамилии Президента Российской Федерации.
Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициалы и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.
На распоряжениях место издания не печатается.
Образец оформления проектов указа и распоряжения Президента Российской Федерации приведен в приложениях № 10.1 - 10.2 к Инструкции.
3.6.4. Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.
Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Несколько приложений нумеруются.
┌────────────────────┐
│ ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 │
│ к Указу Президента │
│Российской Федерации│
│от ___________ N ___│
└────────────────────┘
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 - 3 см.
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу пишется слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Например:
┌────────────────────┐
<pre class="legal-pre"> │ УТВЕРЖДЕНО │
│ Указом Президента │</pre>
│Российской Федерации│
│от ___________ N ___│
└────────────────────┘
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается по центру. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта интервалом 70 пт, от текста приложения — интервалом 24 пт.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются по центру (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера страниц проставляются по центру верхнего поля.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на лицевой стороне последнего листа каждого приложения.
3.6.5. Требования к оформлению пояснительной записки к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации идентичны требованиям к оформлению пояснительных записок к законопроектам (пункт 3.5.4 Инструкции).
3.7.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации осуществляется в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.
3.7.2. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартных листах бумаги А4 (210 x 297 мм) размером шрифта 14. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле 2,5 см, правое — 2,5 см, нижнее — не менее 2 см. Слово «Проект» печатается от левой границы поля на первой странице. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
3.7.3 Проекты постановления Правительства и распоряжения Правительства имеют следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации.
Наименование органа, издавшего документ, — Правительство Российской Федерации.
Наименование вида акта — постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается по центру, проставляется при подписании акта.
Номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака № и порядкового номера документа, например, № 143.
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р», например, № 153-р.
Место издания отделяется от реквизитов «дата» и «номер» межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается размером шрифта 14 с интервалом 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет:», слово «постановляет» печатается полужирным шрифтом вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициалов и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через один межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициалы и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам постановлений (распоряжений) визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приложения.
3.7.4. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 3, ст. 6).
Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
Проект акта Правительства Российской Федерации об организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.
3.7.5. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования.
3.7.6. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.
3.7.7. Проекты актов вносятся в Правительство Российской Федерации с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений.
Требования к оформлению пояснительной записки к проектам актов Правительства Российской Федерации идентичны требованиям к оформлению пояснительных записок к законопроектам (пункт 3.5.4 Инструкции).
3.7.8. Образец оформления постановления Правительства Российской Федерации приведен в приложении № 11 к Инструкции.
В процессе деятельности Роскомнадзора создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления (коллегии Роскомнадзора), протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.
Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии Роскомнадзора, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.
Взаимные обязательства Роскомнадзора с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов.
В зависимости от конкретных управленческих задач в деятельности Роскомнадзора создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.
В установленных законодательством случаях в Роскомнадзоре могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).
Инструкция по делопроизводству устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.
3.8.1 Приказ
3.8.1.1. Проекты приказов готовятся управлениями Роскомнадзора (подразделениями территориального органа) на основании поручений руководителя Роскомнадзора и его заместителей (руководителя территориального органа и его заместителей) либо в инициативном порядке, готовятся в бумажном или электронном виде.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел государственной службы и кадров Управления организационной работы (соответствующее подразделение территориального органа) на основании соответствующих представлений.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов Роскомнадзора и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на начальников управлений Роскомнадзора (начальников подразделений территориального органа), которые готовят и вносят проект.
Правильность оформления проектов приказов проверяется и заверяется визой заместителя начальника АУ — начальника Отдела документооборота (начальником соответствующего подразделения территориального органа).
3.8.1.2 В Роскомнадзоре издаются следующие виды приказов:
по административно-хозяйственной деятельности;
К приказам Роскомнадзора по основной деятельности относятся документы следующих тематических групп:
- утверждение структуры Роскомнадзора и ее изменение;
- утверждение (изменение) локальных нормативных актов (инструкций, правил, положений, регламентов);
- утверждение (изменение) структуры и штатной численности, штатного расписания;
- создание коллегиальных и совещательных органов, постоянных или временных комиссий;
- проведение служебных проверок;
- планирование деятельности и контроль за деятельностью (отчетность);
- установление режима работы и внесение изменений в него;
- осуществление разрешительной, лицензионной и контрольно-надзорной деятельности;
- финансирование деятельности;
- информационное и документационное обеспечение и др.
К приказам Роскомнадзора по административно-хозяйственной деятельности относятся документы следующих тематических групп:
- эксплуатация зданий, помещений;
- размещение государственного заказа;
- материально-техническое обеспечение;
- транспортное обслуживание, внутренняя связь;
- охрана.
3.8.1.3 Подготовка и принятие Роскомнадзором приказов нормативного характера осуществляется в порядке, установленном:
Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895; 1997, № 50, ст. 5689; 1998, № 47, ст. 5771; 1999, № 8, ст. 1026; 2006, № 29, ст. 3251; 2009, № 2, ст. 240; № 12, ст. 1443; 2010, № 9, ст. 964; № 21, ст. 2602);
приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 04.05.2007 № 88 «Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 14.05.2007, регистрационный № 9449);
Положением о Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 16.03.2009 № 228, и настоящей Инструкцией.
3.8.1.4. Проекты приказов и приложения к ним перед согласованием визируются исполнителем и начальником управления (начальником соответствующего подразделения территориального органа), внесшим проект (в верхней части листа согласования), затем начальниками управлений Роскомнадзора (начальниками соответствующих подразделений территориального органа), которым в проекте предусматриваются поручения, либо по вопросам, относящимся к компетенции данных управлений (подразделений территориального органа).
В обязательном порядке приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам согласовываются с начальниками Административного и Правового управлений (начальниками соответствующих подразделений территориального органа).
Перед представлением проектов приказов по основной деятельности на подпись руководителю Роскомнадзора (руководителю территориального органа), они визируются всеми заместителями руководителя Роскомнадзора (заместителями руководителя территориального органа), или заместителями руководителя Роскомнадзора (заместителями руководителя территориального органа), включенными в лист согласования, по направлениям деятельности.
Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения, то он подлежит перепечатке, повторной проверке правильности оформления и повторному согласованию.
Срок внутреннего согласования, как правило, не должен превышать пяти рабочих дней, при этом ответственным исполнителям надлежит учитывать графики работы заместителей руководителя Роскомнадзора (заместителей руководителя территориального органа).
Данную информацию исполнителям предоставляет Отдел государственной службы и кадров Управления организационной работы Роскомнадзора (соответствующего подразделения территориального органа).
Не полностью или неправильно согласованные или оформленные проекты приказов не принимаются к регистрации и подлежат возврату ответственному исполнителю для переоформления.
3.8.1.5. Проекты приказов Роскомнадзора печатаются на бланках приказа установленной формы и представляются на подпись, при необходимости — со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект приказа и с кем согласован.
3.8.1.6. Датой регистрации приказа является дата его подписания. Даты приказов указываются в цифровом формате. Например, «05.07.2010».
3.8.1.7. Приказы Роскомнадзора по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам регистрируются в Отделе документооборота (соответствующего подразделения территориального органа) по порядку номеров в пределах календарного года, отдельно в зависимости от вида.
В центральном аппарате Роскомнадзора приказы по основной деятельности, имеющие суффикс «рчс», регистрируются уполномоченным специалистом Управления разрешительной работы в сфере связи. Уполномоченным специалистом Управления разрешительной работы в сфере связи не позднее 5 числа каждого месяца подлинники зарегистрированных приказов передаются по реестру на хранение в Отдел документооборота.
3.8.1.7.1 Приказам Роскомнадзора по основной деятельности могут быть присвоены следующие индексы:
xx-нд — приказы в сфере контрольно-надзорной деятельности;
xx-смк — приказы в сфере средств массовой коммуникации (вещательная деятельность, аудиовизуальная продукция, регистрация средств массовой информации, ведение реестра плательщиков страховых взносов, прекращение и возобновление действия лицензий и т.д.);
xx-рчс — приказы по разрешительной и лицензионной деятельности в сфере связи;
xx — приказы организационного характера и других видов основной деятельности Роскомнадзора (без добавления индекса).
3.8.1.7.2. Использование индексов при регистрации приказов по основной деятельности закрепляется в сводной номенклатуре дел Роскомнадзора (территориального органа) путем выделения в отдельные дела и присвоения отдельных индексов дел используемым видам приказов по основной деятельности.
3.8.1.7.3. Приказам Роскомнадзора по административно-хозяйственной деятельности присваивается индекс: xx-ax.
3.8.1.7.4. Приказы Роскомнадзора по личному составу регистрируются в Отделе государственной службы и кадров Управления организационной работы (соответствующего подразделения территориального органа) по порядку номеров в пределах календарного года, отдельно в зависимости от вида.
Приказам Роскомнадзора по личному составу могут быть присвоены следующие индексы:
xx — к/пр — приказы о приеме на государственную гражданскую службу;
xx — к/ув — приказы об увольнении с государственной гражданской службы;
xx — к/пер — приказы о перемещении государственных гражданских служащих;
xx — к/к — приказы о командировании;
xx — к/пв — приказы о поощрениях, об оказании материальной помощи, о награждении и взысканиях;
xx — к/о — приказы об отпусках;
xx-к/чин — приказы о присвоении классных чинов и аттестации.
3.8.1.7.5. Использование индексов при регистрации приказов по личному составу закрепляется в сводной номенклатуре дел Роскомнадзора (территориального органа) путем выделения в отдельные дела и присвоения отдельных индексов дел используемым видам приказов по личному составу.
3.8.1.8. Использование различных видов индексов при регистрации приказов, как по основной деятельности, так и по личному составу, предполагает использование отдельных валовых номеров для каждого индекса.
3.8.1.9. Приказ имеет следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; полное наименование Роскомнадзора; вид документа (ПРИКАЗ); дата (в цифровом формате); место составления (издания) приказа; регистрационный номер; наименование приказа (заголовок к тексту); подпись должностного лица; визы.
Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру, например:
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной
службе по надзору в сфере связи, информационных технологий
и массовых коммуникаций и ее территориальных органов
Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman размером 14 (в таблицах допускается использовать размер шрифта 12) через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, даты, регистрационного номера и заголовка к тексту.
Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается в продолжение строки вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения и (или) конкретные должностные лица. Например:
3. Финансовому управлению (И.О. Фамилия), Правовому управлению (И.О. Фамилия), Административному управлению (И.О. Фамилия) в срок до 30 ноября 2011 г. разработать документацию об открытом аукционе в электронной форме.
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Роскомнадзора И.О. Фамилия.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...».
3.8.1.10. Визы включают наименование структурных подразделений, личные подписи начальников структурных подразделений, расшифровку подписей и дату. Визы согласования предваряют слова «Приказ подготовлен», наименование управления (подразделения территориального органа), подготовившего проект приказа, подпись начальника управления (начальника подразделения территориального органа), подготовившего проект приказа (подпись, расшифровка подписи), дата.
Далее следует слово «СОГЛАСОВАНО», приводятся подписи должностных лиц, принявших участие в согласовании документа (с расшифровкой подписи) и даты.
Проект приказа подготовлен Управлением организационной
работы Подпись И.О. Фамилия
(начальник управления) дата
СОГЛАСОВАНО Заместитель руководителя Подпись И.О. Фамилия дата
Правовое управление Подпись И.О. Фамилия
(начальник управления) дата
Административное управление Подпись И.О. Фамилия
(начальник управления) дата
В случае временного отсутствия указанного в списке согласования визирующего допускается визирование приказа Роскомнадзора другим должностным лицом, исполняющим его обязанности на момент визирования, при этом под фамилией отсутствующего указывается фамилия визирующего.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа. Оформление листа согласования к проекту приказа на отдельном листе не допускается.
В случае если перечень согласующих лиц не представляется возможным расположить на одном листе (оборотная сторона последнего листа приказа), допускается оформление продолжения листа согласования на отдельном листе. При этом вверху листа от границы левого поля делается следующая отметка, например:
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│Продолжение листа согласования к проекту приказа "Об утверждении│
│Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере│
│связи, информационных технологий и массовых коммуникаций". │</pre>
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
При оформлении согласования допускается использовать шрифт Times New Roman размеров 10, 12 или 14.
3.8.1.11. Допускается проведение внутреннего электронного согласования проекта приказа в СЭД Роскомнадзора.
При проведении внутреннего электронного согласования непосредственный исполнитель, готовивший проект приказа, составляет маршрут согласования документа.
После завершения процедуры электронного согласования всеми участниками, обозначенными в маршруте согласования, непосредственный исполнитель из СЭД Роскомнадзора распечатывает «Лист согласования» проекта приказа и сам приказ и представляет его на подпись руководителю Роскомнадзора (руководителю территориального органа).
Распечатанный «Лист согласования» визируется начальником управления (подразделения территориального органа), заместителем руководителя Роскомнадзора (заместителем руководителя территориального органа) и прилагается к проекту приказа, направляемого на подпись руководителю Роскомнадзора (руководителю территориального органа).
3.8.1.12. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля.
Приказы, издаваемые Роскомнадзором (территориальным органом), подписывает руководитель Роскомнадзора (руководитель территориального органа), а в его отсутствие — лицо, его замещающее (на основании соответствующего приказа).
3.8.1.13. Приложения к приказу визируются начальником управления (начальником подразделения территориального органа), подготовившего проект. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа каждого приложения.
В случае электронного согласования проекта документа, отдельного электронного согласования приложения не требуется, ввиду обязательного включения приложения к проекту приказа в регистрационно-контрольную карточку (далее — РКК) документа.
Содержательная часть приложения должна заканчиваться горизонтальной чертой (линией). Линия отделяется от содержательной части приложения интервалом примерно 2 см, располагается по центру, длина линии — 3 см.
При наличии нескольких приложений, они нумеруются.
Проект приказа и все входящие в его состав приложения должны иметь сквозную (сплошную) нумерацию страниц (если приложение одно), при этом титульный лист считается первой страницей, но номер на ней не печатается.
3.8.1.14. Внесение изменений в согласованный проект документа, подготовленный как в бумажном, так и в электронном виде, а также в подписанный приказ, не допускается.
3.8.1.15. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне (в случае подписания приказа руководителями трех и более федеральных органов исполнительной власти их подписи располагают одну под другой; при этом первым пишется руководитель органа, разрабатывавшего приказ, далее — вышестоящие органы, органы одного уровня (в алфавитном порядке));
наименование вида документа (ПРИКАЗ) располагается центрированно;
дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
3.8.1.16. Электронные копии приказов направляются адресатам в соответствии с листом рассылки, указанным исполнителем в РКК документа при подготовке проекта приказа.
Рассылка копий приказа между центральным аппаратом Роскомнадзора и его территориальными органами производится только в электронном виде в СЭД Роскомнадзора.
Бумажные копии приказов рассылаются в территориальные органы Роскомнадзора в исключительных случаях по указанию руководителя Роскомнадзора и его заместителей.
3.8.1.17. Подлинники приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности Роскомнадзора хранятся в Отделе документооборота (соответствующем подразделении территориального органа).
Подлинники приказов по личному составу хранятся в Отделе государственной службы и кадров Управления организационной работы (соответствующем подразделении территориального органа).
3.8.1.18. Нормативно-правовые акты Роскомнадзора, изданные в виде приказов, а также распоряжений, правил, инструкций и положений, подлежат государственной регистрации в установленном порядке.
3.8.1.19. В случае необходимости регистрации приказа в Министерстве юстиции Российской Федерации подлинник приказа выдается исполнителю в Отделе документооборота под роспись.
Приказы Роскомнадзора направляются на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации руководителем Роскомнадзора (заместителем руководителя Роскомнадзора) в 6 экземплярах (подлинник и 5 копий, одна из которых может быть представлена на магнитном носителе).
В случае если приказ Роскомнадзора подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя Роскомнадзора, копия приказа о возложении соответствующих обязанностей прилагается к направляемому на регистрацию приказу Роскомнадзора.
Копии нормативных правовых актов должны быть заверены в установленном порядке, а также четкими для прочтения, текст должен располагаться на листе без оборота и без уменьшения масштаба.
На обороте каждого листа оригинала нормативного правового акта проставляется виза начальника Правового управления.
3.8.2 Положение, правила, инструкция
3.8.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Роскомнадзора.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности.
Положения, правила, инструкции нормативного характера утверждаются приказами Роскомнадзора (приказами руководителя территориального органа).
3.8.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
3.8.2.3. Положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?», заголовок к регламенту, содержащему должностные требования и порядок проведения работ (должностной регламент), отвечает на вопрос «Кого?» (должностной регламент главного специалиста-эксперта).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются арабскими цифрами (допускается нумерация римскими цифрами). Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Образец оформления положения приведен в приложении № 12 к Инструкции.
3.8.3 Протокол
3.8.3.1. В Роскомнадзоре составляются протоколы совещаний (заседаний) у руководителя Роскомнадзора и совещаний (заседаний) у заместителей руководителя Роскомнадзора, заседаний Коллегий, Экспертного, Научно-технического Советов и т.д. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
3.8.3.2. Протоколы по виду оформления могут быть полными (распространенными) и краткими. Текст протокола состоит из двух частей. Во вводной части указываются должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
| заместители руководителя Роскомнадзора |
|---|
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
3.8.3.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года по видам протоколов.
Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
3.8.3.4. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с разнарядкой на рассылку, которую составляет и подписывает начальник управления (начальник подразделения территориального органа), готовившего рассмотрение вопроса.
3.8.3.5 Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола, размер шрифта 14 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа (ПРОТОКОЛ) печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером 17 и выравнивается по центру;
Вид заседания (совещания) — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│ ПРОТОКОЛ │
│ │
│ совещания у руководителя Федеральной службы по надзору │
│ в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций │
│ А.А. ЖАРОВА │</pre>
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Место проведения заседания (совещания) — указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола линейкой.
Дата и номер протокола — оформляются словесно-цифровым способом и печатаются через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита и отделяются от него линейкой.
Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал.
Подпись — отделяется от текста 3-мя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
3.8.3.6. Номер протокола обозначается арабскими цифрами и порядкового номера протокола.
В Роскомнадзоре определены следующие виды протоколов, которые регистрируются и учитываются в СЭД Роскомнадзора следующим образом:
xx-ас — протоколы аппаратных совещаний у руководителя Роскомнадзора (руководителя территориального органа);
xx-кс — протоколы заседаний Координационных Советов, Коллегий, Экспертного, Научно-технического Советов и т.д.;
xx-пр — протоколы тематических совещаний у руководителя Роскомнадзора, его заместителей и начальников управлений (руководителя территориального органа и его заместителей).
Для территориальных органов к основе регистрационного номера протокола добавляется код территориального органа, например, «xx-пр/77» — протокол тематического совещания у заместителя руководителя Управления Роскомнадзора по Центральному федеральному округу.
3.8.3.7. Образцы оформления протоколов приведены в приложениях № 13 - 14 к Инструкции.
3.8.4 Служебная переписка
3.8.4.1. Служебная переписка — различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.
Виды деловой переписки и их названия — деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) — сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.
Деловое (служебное) письмо — документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.
Телеграмма — документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.
Телекс (телетайпограмма) — телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.
Факсимильное сообщение (факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам связи.
Телефонограмма — документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.
3.8.4.2 Служебные письма Роскомнадзора готовятся как:
- доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министра связи и массовых коммуникаций Российской Федерации;
- исполнение поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министра связи и массовых коммуникаций Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Роскомнадзора;
- сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министра связи и массовых коммуникаций Российской Федерации;
- ответы на запросы федеральных государственных органов, федеральных органов исполнительной власти, юридических и физических лиц, индивидуальных предпринимателей, общественных организаций и объединений;
- инициативные письма.
3.8.4.3. Территориальному органу Роскомнадзора запрещается направлять служебные письма (отчеты, запросы, информационные письма и др.) напрямую в центральные аппараты федеральных государственных органов и федеральных органов исполнительной власти.
При необходимости обращения в указанные органы территориальный орган Роскомнадзора направляет соответствующее письмо в центральный аппарат Роскомнадзора с обоснованием необходимости подобного обращения и приложением необходимых документов и материалов.
Решения о направлении служебных писем в центральные аппараты федеральных государственных органов и федеральных органов исполнительной власти принимаются руководителем или заместителями руководителя Роскомнадзора.
3.8.4.4. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативно-правовыми актами или указаниями по исполнению документов руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются заместителями руководителя Роскомнадзора (заместителями руководителя территориального органа).
Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.
3.8.4.5. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите «подпись».
Регистрационные номера проставляются под подписями.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Служебное письмо Роскомнадзора, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном управлении Роскомнадзора-адресата.
3.8.4.6. Заголовок к тексту служебного письма составляется в виде словесной конструкции с предлогом «О» («Об») и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос «О чем?». Например: «Об изменении...», «Об исполнении „О выделении...“; „О пересмотре...“ и т.п.»
На бланке письма заголовок располагается ниже реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», начиная от специальной ограничительной отметки.
Текст заголовка пишется с заглавной буквы, точка в конце текста не ставится.
В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый...!» — в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма, над подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.
3.8.4.7. Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию...», «Направляем на заключение проект...» и др.), от 3-го лица единственного числа («Роскомнадзор не считает возможным...», «Роскомнадзор предлагает рассмотреть возможность...»), на должностных бланках — от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о...», «Считаю возможным принять участие в...»).
3.8.4.8. Служебные письма в установленном Инструкцией порядке проходят процедуру визирования (электронного согласования) заинтересованными должностными лицами Роскомнадзора.
3.8.4.9. Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается в соответствии с распределением обязанностей между руководителем Роскомнадзора и его заместителями (руководителем территориального органа и его заместителями), положениями об управлениях Роскомнадзора (о структурных подразделениях территориального органа) и должностными регламентами государственных служащих Роскомнадзора (территориального органа).
3.8.4.10. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Роскомнадзора (печатью территориального органа), а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».
3.8.5 Телеграммы, телефонограммы, документы, передаваемые по каналам электронной почты и факсимильной связи
3.8.5.1 Телеграммы.
Телеграфная переписка допускается в исключительных случаях и по срочным вопросам. Посредством телеграмм запрещается передача информации ограниченного распространения.
Реквизиты телеграммы излагаются в следующем порядке:
- категория телеграммы;
- отметка о виде телеграммы;
- телеграфный адрес получателя (условный или полный);
- текст (содержание телеграммы);
- подпись;
- регистрационный делопроизводственный номер;
- дата регистрации;
- адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).
Текст телеграммы составляется ясно и кратко.
Сокращенные обозначения знаков препинания, которые могут быть использованы в тексте телеграммы:
Знаки «N», «+», «-» могут быть написаны словами: номер или НР, минус, плюс и т.д. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.
Категория телеграмм (правительственная, срочная и т.д.) указывается в верхнем левом углу перед адресатом.
Текст адреса печатается через 1 межстрочный интервал. В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации:
Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например:
Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса межстрочным интервалом 18 пт:
Администрации Агинского Бурятского автономного округа
Администрации Вологодской области.
При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:
Губернатору Ямало-Ненецкого автономного округа инициалы, фамилия
Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование следует указывать обобщенно, например:
Руководителям территориальных органов Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.
При направлении телеграммы в 4 и более адресов составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы.
Текст отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт и печатается через межстрочный интервал 18 пт.
Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов.
Телеграмма составляется и передается на отправку в 2 экземплярах.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и включает наименование должности лица, личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилии.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Регистрационный номер и дата печатаются ниже реквизита «подпись» на 24 пт и состоят из порядкового номера по единой нумерации исходящих документов с начала года, например: НР 01ЖА-8596 от 21.01.2014.
Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя наименование органа (Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций или полное наименование территориального органа), фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы.
На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя подразделения, подготовившего телеграмму, а также время сдачи телеграммы на отправку.
При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.
При оформлении международных телеграмм их адрес и текст должны быть напечатаны латинскими буквами.
Адрес международной телеграммы печатается в следующей последовательности:
- наименование адресата (в именительном падеже);
- наименование организации или местожительство адресата (улица, номер дома);
- наименование пункта назначения (город, страна).
Телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, направляемая нескольким адресатам, подготавливается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов.
Допускается подготовка исполнителями телеграмм в рамках СЭД Роскомнадзора с использованием электронного шаблона бланка «Исходящие. Телеграмма».
Образец оформления телеграммы указан в приложении № 15.
3.8.5.2 Телефонограммы.
Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Телефонограммы используются для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления.
Текст телефонограммы не должен превышать 30 слов, а также содержать трудно выговариваемые слова.
В телефонограмме должны быть указаны:
наименование организации, передавшей телефонограмму;
фамилия лица, которому адресована телефонограмма;
фамилии и номера телефонов лиц, передавших и принявших телефонограмму. Телефонограммы на имя руководителя, его заместителей и начальников управлений (руководителя территориального органа и его заместителей) принимаются и печатаются в соответствующих секретариатах.
3.8.5.3 Электронные сообщения.
Электронным сообщением (письмом) называется информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.
Электронное сообщение в адрес Роскомнадзора направляется на официальный электронный адрес Роскомнадзора, и далее пересылается адресатам в соответствующий электронный почтовый ящик.
Отдел документооборота получает изображение документа на экране компьютера и регистрирует в установленном порядке.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный электронный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти электронные почтовые ящики.
Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты писем и других материалов, содержащих информацию ограниченного распространения.
3.8.5.4 Факсограммы
Документы, полученные на официальные телефонные номера (факсы) Роскомнадзора по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке.
Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов и устанавливаются в отделах структурных подразделений, если в их функции входит постоянный обмен информацией по каналам факсимильной связи, в секретариатах руководства Роскомнадзора (соответствующим подразделением территориального органа).
Запрещается передача с использованием средств факсимильной связи писем и других материалов с пометками «Для служебного пользования».
Как правило, объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа не должен превышать 5 листов.
Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям к оформлению документа.
Неправильно оформленные документы к передаче не принимаются.
Документ, текст которого невозможно прочитать, регистрации не подлежит.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и должностное лицо Роскомнадзора (территориального органа), подписавшего данный документ.
3.8.6 Договоры (соглашения), контракты
3.8.6.1. Договоры (соглашения), контракты (далее — договоры) с зарубежными организациями, федеральными органами исполнительной власти, другими государственными органами Российской Федерации, иные публично-правовые договоры оформляются компетентными управлениями Роскомнадзора (соответствующими подразделениями территориального органа) в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров, затем визируются исполнителями, начальником Правового управления, начальниками управлений (соответствующими начальниками подразделений территориального органа), и представляются на подпись руководителю Роскомнадзора или заместителю руководителя Роскомнадзора (руководителю территориального органа или его заместителю) в соответствии с приказом о распределении обязанностей.
3.8.6.2. Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры (государственные контракты) оформляются Отделом документооборота (соответствующим подразделением территориального органа) в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров.
В центральном аппарате Роскомнадзора проекты договоров визируются исполнителем, начальником Административного управления, начальником Правового управления, начальником Финансового управления — главным бухгалтером, начальником Отдела бюджетного планирования и финансов и представляются на подпись заместителю руководителя Роскомнадзора, курирующему финансово-хозяйственную деятельность, или уполномоченному должностному лицу.
В территориальном органе проекты договоров визируются кругом лиц, определенных руководителем или его заместителем.
3.8.6.3. Служебные контракты (трудовые договоры) оформляются Отделом государственной службы и кадров (соответствующим подразделением территориального органа) в двух экземплярах по правилам и образцам, установленным Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 31, ст. 3215), Трудовым кодексом Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 1 (ч. 1), ст. 3), Указом Президента Российской Федерации от 16.02.2005 № 159 «О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 8, ст. 629) и иными нормативными правовыми актами, затем подписываются государственным служащим и представителем нанимателя: руководителем или его заместителем в соответствии с установленным распределением обязанностей, и заверяются оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Один экземпляр служебного контракта (трудового договора) передается государственному служащему, второй помещается в его личное дело в соответствии с номенклатурой дел.
3.8.6.4. Договоры оформляются на стандартных листах формата А4 (210 x 297 мм).
Договоры (соглашения), оформленные в соответствии с п. п. 3.8.6.1, 3.8.6.2 Инструкции, регистрируются в Отделе документооборота (соответствующем подразделении территориального органа).
Регистрация договоров (соглашений) осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года. При регистрации на договоре указываются номер и дата регистрации, которые вносятся в журнал регистрации. Подпись руководителя или заместителя руководителя Роскомнадзора (руководителя территориального органа или его заместителя) на договоре заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Один экземпляр договора (соглашения) помещается в номенклатурное дело Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа), остальные экземпляры направляются сторонам договора (соглашения).
Копии договора (соглашения) заверяются надписью и печатью Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа) и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Подлинник указателя рассылки помещается в номенклатурное дело вместе с соответствующим договором (соглашением).
Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры после подписания регистрируются и заверяются в Отделе документооборота (соответствующем подразделении территориального органа) оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Один экземпляр договора помещается в номенклатурное дело Финансового управления (соответствующего подразделения территориального органа).
4.1.1. Движение документов в Роскомнадзоре с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
В Роскомнадзоре существует смешанная система делопроизводства при соблюдении основного принципа — однократности регистрации документов.
4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Роскомнадзоре, определяются настоящей Инструкцией, регламентом Роскомнадзора, положениями об управлениях Роскомнадзора (территориальных органах), должностными регламентами служащих Роскомнадзора.
4.1.3 В документообороте Роскомнадзора выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая документация (входящая);
б) отправляемая документация (исходящая);
4.2.1. Доставка документов в Роскомнадзор осуществляется средствами почтовой связи, федеральной фельдъегерской связи, а также по каналам электрической связи, по системе Межведомственного электронного документооборота (далее — МЭДО), нарочными, или ФГУП «Главный центр специальной связи».
Почтовой, курьерской и фельдъегерской связью в Роскомнадзор доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
По каналам связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсимильные сообщения, электронные сообщения, в том числе электронные сообщения системы МЭДО.
4.2.2. Документы, переданные по почтовой связи, поступают в Отделение почтовой связи № 74 ФГУП «Почта России» (в соответствующее почтовое отделение территориального органа) и не позднее следующего рабочего дня передаются почтовым отделением в Отдел документооборота (соответствующее подразделение территориального органа).
Специалисты Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа) на основании доверенностей, выданных руководителем Роскомнадзора (руководителем территориального органа), расписываются в накладной и извещении с указанием своей фамилии, даты, времени получения и регистрационного номера доверенности.
Корреспонденция, ошибочно доставленная в адрес Роскомнадзора (территориального органа), возвращается работникам отделения почтовой связи № 74 ФГУП «Почта России» (соответствующего почтового отделения территориального органа), роспись о получении в накладной не проставляется.
4.2.3. Документы, поступающие по каналам Государственной фельдъегерской связи, доставляются в Отдел документооборота (соответствующее подразделение территориального органа).
4.2.4. Телеграммы (телетайпограммы) поступают в ОАО «Центральный телеграф» (соответствующее отделение почтовой связи)) и немедленно передаются в Отдел документооборота (соответствующее подразделение территориального органа).
Правительственные телеграммы и телефонограммы принимаются Отделом документооборота (соответствующим подразделением территориального органа).
Факсограммы, поступающие в приемные заместителей руководителя и начальников управлений, передаются в Отдел документооборота для регистрации.
4.2.5. Сообщения электронной почты, поступающие на электронный адрес Роскомнадзора (rkn_in@rkn.gov.ru, официальные электронные адреса территориальных органов), и электронные сообщения, размещаемые гражданами на официальном сайте Роскомнадзора в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (www.rkn.gov.ru), принимаются специалистами Отдела документооборота (соответствующим подразделением территориального органа), регистрируются и доводятся в установленном порядке до сведения руководства Роскомнадзора (территориального органа) в соответствии с направлениями деятельности.
4.2.6. Электронные сообщения, поступающие по системе МЭДО, принимаются специалистами Отдела документооборота и обрабатываются в установленном порядке.
4.2.7. В рабочее время поступающие служебные документы принимаются сотрудниками Отдела документооборота, в вечернее время по рабочим дням прием документов осуществляет ответственный дежурный Отдела документооборота.
В ночное время (после 21.00) и в выходные дни документы, поступающие по каналам федеральной фельдъегерской связи, принимаются ответственным дежурным Роскомнадзора, который передает их на следующий рабочий день в Отдел документооборота.
4.2.8. Документы и обращения, поступающие от физических и юридических лиц в ходе личного приема специалистами Отдела документооборота, принимаются ежедневно в рабочее время с понедельника по четверг с 10.00 до 17.00, в пятницу с 10.00 до 16.00, перерыв на обед с 13.00 до 14.00.
4.2.9. Документы и обращения, поступающие от физических и юридических лиц в ходе личного приема, сотрудниками территориальных органов принимаются ежедневно в рабочее время, установленное руководством территориального органа.
4.2.10. Судебные повестки, доставляемые в Роскомнадзор самостоятельно заинтересованными лицами или курьерами, принимаются сотрудниками Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа) на основании доверенности, выданной руководителем Роскомнадзора (руководителем территориального органа). Специалисты Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа) проставляют штамп Роскомнадзора (территориального органа), расписываются в получении судебной повестки и возвращают заинтересованному лицу отрывной талон повестки с отметкой о приеме.
4.2.11. Документы, полученные специалистами Роскомнадзора от должностных лиц других организаций, подлежат обязательной передаче для регистрации в Отдел документооборота (соответствующее подразделение территориального органа).
4.3.1. Прием, первичную обработку и предварительное рассмотрение поступающих в Роскомнадзор документов на бумажных носителях и в электронном виде осуществляет Отдел документооборота (соответствующее подразделение территориального органа).
4.3.2. При приеме документов специалистами Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа) проверяются правильность адресования и доставки.
При осуществлении личного приема специалистами Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа) не производится проверка комплектности пакета приложений к заявлению, подаваемому на получение государственной услуги (кол-во листов пакета приложений, наличие полного пакета необходимой документации и правильность оформления), о чем делается соответствующая отметка на копии документа (копии сопроводительного письма), которая остается у заявителя. На копии документа, которая остается у заявителя, данная отметка проставляется специальным штампом «Принято без проверки комплектности».
4.3.3. Проверка комплектности вложений осуществляется при получении специалистами Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа) заказных и ценных почтовых отправлений, а также пакетов, доставляемых федеральной фельдъегерской связью, в соответствии с приложенной описью вложений, указанием о приложениях в тексте письма или перечисления регистрационных номеров вложений на конвертах.
При обнаружении отсутствия вложений или повреждения документов специалистами Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа) в двух экземплярах составляется Акт отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях (приложение № 16). Один экземпляр Акта направляется по адресу отправителя, второй экземпляр подшивается в дело.
При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка «Документ получен в поврежденном виде». Отметка о поступлении документа в поврежденном виде также может быть проставлена в РКК документа.
4.3.4 Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.
В случае если адрес отправителя и дата отправки могут быть установлены только по конверту, в котором поступил документ, конверт прилагается к документу.
4.3.5. Если в конверте содержится несколько писем с различными регистрационными номерами, то конверт прилагается к первому зарегистрированному документу, а при регистрации остальных документов в их регистрационно-контрольных карточках проставляются соответствующие отметки о том, что оригинал конверта прилагается к документу: указывается его номер и дата регистрации.
4.3.6. Конверты и упаковки с пометкой «Лично», поступающие из государственных органов, федеральных органов исполнительной власти и высших региональных органов исполнительной власти, не вскрываются и передаются адресату.
4.3.7. При первичной обработке проводится сортировка документов на регистрируемые, учитываемые и не подлежащие регистрации.
Не учитываются и не регистрируются:
а) поздравительные письма и телеграммы, соболезнования;
б) первичные документы бухгалтерского учета;
в) плакаты, рекламные извещения, проспекты;
г) печатные издания (журналы, газеты, сборники, альманахи, бюллетени);
д) формы статистической отчетности;
е) прейскуранты (прайс-листы, расценки).
4.3.8. Документы, поступившие в Роскомнадзор в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время — на следующий рабочий день.
Документы с пометками «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно» обрабатываются и передаются на регистрацию незамедлительно.
Регистрация документов, прошедших первичную обработку, осуществляется в день поступления или на следующий рабочий день.
4.3.9. Пакеты с пометкой «Секретно» специалистами Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа) не принимаются.
4.3.10. При приеме документов для предоставления государственной услуги по регистрации СМИ (перерегистрации СМИ, внесения изменений в свидетельство о регистрации СМИ, выдаче дубликата свидетельства о регистрации СМИ) по требованию лица, сдающего пакет документов, сотрудниками Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа) выдается уведомление о приеме заявления (приложение № 17).
4.3.11. Предварительное рассмотрение документов осуществляется специалистами Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа) в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, подлежащих рассмотрению руководителем Роскомнадзора (руководителем территориального органа). Документы, поступившие в Роскомнадзор по вопросам, не требующим рассмотрения руководителем (руководителем территориального органа), после регистрации в СЭД Роскомнадзора направляются заместителям руководителя (заместителям руководителя территориального органа) и начальникам Управлений (начальникам подразделений территориального органа).
Распечатка документов, поступивших в Роскомнадзор по СЭД и МЭДО, специалистами Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа) не производится.
4.3.12. На полученный документ в СЭД Роскомнадзора специалистами Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа) заводится регистрационно-контрольная карточка (РКК). Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в СЭД, приведен в приложении № 18 к Инструкции.
4.3.13. Регистрационный штамп документа проставляется на лицевой стороне первой страницы в ее нижней правой части и содержит регистрационный номер (в случае, если документ поступил в Роскомнадзор на бумажном носителе).
4.3.14. Прием, первичную обработку и регистрацию корреспонденции, поступающей по системе МЭДО, осуществляют специалисты Отдела документооборота.
4.3.15. После регистрации документа в СЭД вся дальнейшая работа с документом осуществляется только в электронном виде в рамках СЭД Роскомнадзора.
В случае поступления документа на бумажном носителе подлинник документа, который исполняется несколькими управлениями Роскомнадзора (подразделениями территориального органа), получает ответственный исполнитель, остальные соисполнители знакомятся с содержанием документа в СЭД.
В случае если к документу прилагаются электронные носители информации (флэш-карта, компакт-диск) и другие приложения, имеющие нестандартный формат (брошюра, книга, журнал, газета, плакат и т.д.), специалистами Отдела документооборота (соответствующим подразделением территориального органа) они не тиражируются и передаются ответственному исполнителю.
4.3.16. Прием, первичную обработку и регистрацию корреспонденции на имя заместителей руководителя Роскомнадзора осуществляют специалисты Отдела документооборота.
Документы, направляемые на рассмотрение заместителям руководителя, специалисты Отдела документооборота передают в приемные заместителей руководителя в случае их поступления в Роскомнадзор в бумажном виде.
Заместители руководителя по результатам рассмотрения документа дают указание по исполнению документа. Проект указания может быть подготовлен в СЭД Роскомнадзора помощником заместителя руководителя.
В случае поступления документа на бумажном носителе подлинник документа, который исполняется несколькими управлениями Роскомнадзора, получает ответственный исполнитель, остальные соисполнители с содержанием документа знакомятся в СЭД.
4.3.17. Прием, первичную обработку, регистрацию и предварительное рассмотрение корреспонденции на имя начальников управлений осуществляют специалисты Отдела документооборота.
Документы, поступившие в Роскомнадзор на бумажном носителе и направляемые в управления Роскомнадзора, получают в Отделе документооборота специалисты, ответственные за ведение делопроизводства в управлениях Роскомнадзора.
Специалисты, ответственные за ведение делопроизводства в управлениях Роскомнадзора, обязаны не реже одного раза в день получать в Отделе документооборота имеющуюся корреспонденцию.
При передаче корреспонденции специалисты, ответственные за ведение делопроизводства в управлениях Роскомнадзора, проверяют наличие документов, указанных в реестре передаваемой корреспонденции, проставляют в реестре дату получения и подпись.
4.3.18. Прием, первичную обработку и предварительное рассмотрение нерегистрируемой корреспонденции осуществляют специалисты Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа).
4.3.19. Прием, первичную обработку, регистрацию и предварительное рассмотрение факсимильных сообщений, поступающих в Роскомнадзор, осуществляют специалисты Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа). Дальнейший порядок действий с данной корреспонденцией соответствует обработке другой входящей корреспонденции.
4.3.20. Факсимильные аппараты, имеющие официальный номер Роскомнадзора (территориального органа), устанавливаются в Отделе документооборота (соответствующем подразделении территориального органа).
4.3.21. Поступивший вслед за факсимильным сообщением подлинник документа учитывается в РКК под тем же номером, что и факсимильное сообщение, путем помещения в РКК документа сканированного образа подлинника, и направляется в подразделение, которое занимается исполнением документа.
4.3.22. Факсимильные сообщения на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
4.3.23. Электронные сообщения, поступающие в Роскомнадзор на официальный электронный адрес (rkn_in@rkn.gov.ru, официальные электронные адреса территориальных органов), проходят прием, регистрацию и предварительное рассмотрение специалистами Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа).
4.4.1. Документы, отправляемые Роскомнадзором (территориальными органами), передаются почтовой связью, федеральной фельдъегерской связью, по системе МЭДО, электрической связи, нарочным.
4.4.2. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, согласование, утверждение или подписание, регистрацию, тиражирование (при необходимости — заверение копий электронных документов), отправку.
4.4.3. Составление проекта документа, его согласование, утверждение и подписание осуществляется в соответствии с разделом 3 настоящей Инструкции в электронном виде в рамках СЭД Роскомнадзора.
Подготовка исходящих документов на бумажном носителе допускается в исключительных случаях по указанию руководителя Роскомнадзора или его заместителей (руководителя территориального органа или его заместителей).
До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз (для документов, созданных на бумажных носителях) и приложений.
Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился. Для электронных документов в РКК проекта письма исполнителем должны быть даны необходимые ссылки на другие документы, имеющие отношение к вопросу, изложенному в проекте письма (функция «Пользовательские ссылки» вкладки «Связи» СЭД Роскомнадзора).
4.4.4. Документы, адресованные в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и региональные органы исполнительной власти, отправляются Отделом документооборота федеральной фельдъегерской связью либо по каналам МЭДО, если адресат включен в Справочник абонентов МЭДО.
4.4.5. Электронные документы, подписанные должностными лицами Роскомнадзора (территориальных органов), регистрируются в СЭД Роскомнадзора автоматически. При подготовке исходящего письма на бумажном носителе исходящие регистрационные номера присваиваются сотрудниками Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа).
4.4.6. Удаление из СЭД Роскомнадзора исходящего документа, который подписан и зарегистрирован, не допускается.
4.4.7. В случае необходимости внесения изменений в подготовленный, подписанный и зарегистрированный исходящий документ по указанию начальника подразделения центрального аппарата (территориального органа), готовившего проект исходящего документа, уполномоченным сотрудником центрального аппарата Роскомнадзора (территориального органа) в СЭД Роскомнадзора вносится соответствующая отметка (с объяснением причины) о признании присвоенного исходящего регистрационного номера «испорченным».
4.4.8. Отправка исходящих документов осуществляется специалистами Отдела документооборота (сотрудниками соответствующего подразделения территориального органа) в день подписания, или не позднее следующего рабочего дня.
4.4.9. Обработка исходящих документов для отправки почтовой связью осуществляется сотрудниками Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа).
Обработка исходящих документов включает в себя следующие процедуры:
- распечатка документа (только для электронных документов),
- заверение копии документа (при необходимости и только для электронных документов),
- оформление уведомления о вручении документа,
- оформление почтового конверта для исходящего документа в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи,
- включение исходящего документа в «Реестр исходящей корреспонденции, отправляемой почтовой связью»,
- распечатка конверта исходящего документа,
- формирование почтового отправления (вложение в конверт исходящего документа и приложений к нему),
- взвешивание сформированного почтового отправления и определение типа почтового отправления в зависимости от веса, внесение данных в «Реестр исходящей корреспонденции, отправляемой почтовой связью» <3>,
- определение платы за пересылку, в соответствии с действующими тарифами ФГУП «Почта России» на день оформления почтового отправления и страны получателя корреспонденции,
- франкирование почтового отправления (либо, в случае отсутствия франкировальной машины, наклеивание почтовых марок номиналом, соответствующим стоимости пересылки почтового отправления),
- передача сформированных почтовых отправлений и Реестра исходящей корреспонденции в почтовое отделение.
<3> На разные типы почтовых отправлений (заказное письмо, бандероль, международное письмо) составляются отдельные Реестры исходящей корреспонденции.
Реестр исходящей корреспонденции, отправляемой почтовой связью, формируется на дату следующего рабочего дня.
В исключительных случаях почтовое отправление может быть передано в почтовое отделение в день обработки (после передачи Отделом документооборота общего Реестра Роскомнадзора на текущий день), но не позднее 14.00.
В территориальных органах Роскомнадзора режим передачи исходящей корреспонденции в почтовое отделение устанавливается в зависимости от режима работы закрепленных почтовых отделений.
4.4.9.1. Если исходящий электронный документ был подписан и автоматически зарегистрирован в СЭД Роскомнадзора после окончания рабочего дня (понедельник — четверг после 18.00, пятница — после 16.45), то обработка такого документа производится на следующий рабочий день, его передача в почтовое отделение — не позднее следующего рабочего дня, после обработки документа.
4.4.9.2. Изъятие оформленного для передачи в почтовое отделение почтового отправления из сформированного Реестра исходящей корреспонденции допускается только по указанию начальника структурного подразделения Роскомнадзора (структурного подразделения территориального органа), подготовившего исходящий документ.
4.4.9.3. Исходящие документы, содержащие в качестве приложения материальные носители информации (флэш-карты, CD-диски и т.д.), оформляются как почтовые отправления первого класса.
4.4.9.4. Масса почтового отправления типа «бандероль» не должна превышать двух килограммов. Бандероли, превышающие установленную массу, подлежат расформированию на несколько почтовых отправлений типа «бандероль».
4.4.10. Обработка исходящих документов для отправки федеральной фельдъегерской связью осуществляется специалистами Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа).
Обработка исходящих документов включает в себя следующие процедуры:
- распечатка документа (только для электронных документов);
- заверение копии электронного документа (при необходимости и только для электронных документов);
- оформление почтового конверта для исходящего документа;
- формирование и нумерация пакетов;
- составление в трех экземплярах территориально распределенных Реестров отправляемой корреспонденции с указанием наименования ФОИВ, адреса, грифов исходящих документов и количества пакетов;
- оформление заявки в Государственной фельдъегерской службе на отправку исходящих документов.
4.4.10.1. Для оформления конверта исходящего документа используется конверт формата А-4 или «Крафт».
В обязательном порядке на конверте указывается: наименование ФОИВ, адрес в последовательности: область, город, улица, номер дома и исходящий номер оправляемого документа.
Если федеральной фельдъегерской связью направляются несколько исходящих документов одному адресату, то на конверте перечисляются исходящие номера всех документов, вложенных в конверт.
Почтовый индекс на конверте не пишется.
4.4.10.2. После предварительного оформления конверта необходимо проставление некоторых печатей и штампов.
Для обычного исходящего документа — на лицевой стороне конверта (А-4 и Крафт) между адресом и номером документа ставится печать «Для документов», в правом нижнем углу конверта — проставляется штамп, содержащий наименование Роскомнадзора (территориального органа) и адрес; на оборотной стороне конверта на клапане проставляются две печати «Для документов».
В случае если на конверте есть склеенные линии, на таких линиях также проставляется печать «Для документов».
Для исходящего документа с грифом «Служебное» — в верхнем правом углу конверта проставляется штамп «Служебное».
Для исходящего документа с грифом «ДСП» — в правом верхнем углу конверта печатается надпись «Для служебного пользования», поверх надписи проставляется печать «Для документов».
4.4.10.3. Масса одного отправления одному адресату не должна превышать двух килограммов.
4.4.10.4. Отдельно оформляются Реестры на исходящие документы, адресованные в Генеральный штаб РФ и войсковые части.
4.4.10.5. Прием исходящих документов Государственной фельдъегерской службой производится, как правило, один раз в день до 12.00.
4.4.11. Исходящие документы на бумажном носителе регистрируются в СЭД. РКК заводятся специалистами Отдела документооборота (сотрудниками соответствующего подразделения территориального органа).
4.4.12. Документы, подписанные руководителем Роскомнадзора и заместителями руководителя Роскомнадзора (руководителем территориального органа и его заместителями) на бумажном носителе, представляются в Отдел документооборота (соответствующее подразделение территориального органа) в двух экземплярах.
После регистрации оригинал документа сканируется в РКК документа, а затем отправляется адресату, второй — возвращается исполнителю с отметкой о регистрационных данных документа (исходящий номер и дата).
4.4.13. Документы на бумажных носителях, предназначенные на отправку в другие организации, должны сдаваться лично делопроизводителями управлений Роскомнадзора (исполнителями подразделений территориального органа), ответственных за подготовку этих документов.
Специалисты, ответственные за делопроизводство в управлениях Роскомнадзора (исполнители в подразделениях территориального органа), перед сдачей корреспонденции на отправку должны проверить правильность ее оформления и адресования.
4.4.14. Отправку электронных документов осуществляет Отдел документооборота (соответствующее подразделение территориального органа).
4.4.14.1. В случае если выявляется неправильное использование исполнителями электронных шаблонов бланков документов, а также выявляются документы без внесенных программных способом регистрационных номеров и дат регистрации, специалисты Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа) программным способом возвращают исполнителям данные документы на доработку с указанием причины.
4.4.14.2. Исполнители обязаны ежедневно проверять наличие возврата электронных документов на доработку с использованием сервиса «На доработку» в личном кабинете СЭД Роскомнадзора.
После устранения выявленных недостатков исполнитель повторно направляет документ на подпись, при этом за документом сохраняется ранее присвоенный ему регистрационный номер и дата подписания документа.
4.4.14.3. В случае если при отправке исходящего документа выявляется некомплектность приложений, специалисты Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа) программным способом откладывают отправку документа с указанием причины отложенной отправки документа до устранения исполнителем некомплектности приложений.
При этом ответственность за своевременное устранение недостатков возлагается на исполнителя, подготовившего документ.
Исполнители обязаны ежедневно проверять состояние отправки электронных документов посредством использования сервиса «Отправка отложена» в разделе «Исходящие документы» СЭД Роскомнадзора и в течение одного рабочего дня после отложенной отправки устранять некомплектность приложений к исходящему документу.
4.4.15. Вся информация об изменениях, происходящих с документом, а также информация о сотрудниках Роскомнадзора (территориального органа), причастных к работе с документом, фиксируется в сервисе «История» РКК документа.
4.4.16. При самостоятельной доставке исполнителями документов, подписанных руководителем или заместителями руководителя Роскомнадзора (руководителем территориального органа и его заместителями) на визовом экземпляре документа, остающемся в Отделе документооборота (соответствующем подразделении территориального органа), проставляется отметка:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│"Документ получен на руки" │
│Должность работника, │
│осуществляющего доставку документа Подпись И.О. Фамилия│
│ дата │</pre>
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
4.4.17. Повторная отправка разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ (функция «Досыл» подсистемы «Исходящие» СЭД Роскомнадзора).
4.4.18. Документы отправляются специалистами Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа):
- через ФГУП ГЦСС — один раз в день;
- федеральной фельдъегерской связью — один раз в день;
- по почте — по мере накопления, но не реже одного раза в день;
- по системе МЭДО — по мере поступления в Отдел документооборота;
- по СЭД Роскомнадзора и электрической связи — по мере поступления, но не реже одного раза в день.
4.4.19. Передачу факсограмм осуществляют специалисты управлений Роскомнадзора (соответствующих подразделений территориального органа).
4.4.20. Оформление и отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи.
Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам. Право подписи телеграмм принадлежит руководителю, его заместителям (руководителю территориального органа) и в особых случаях (по поручению руководителя или лица, исполняющего его обязанности) — начальникам управлений, заместителям начальников управлений.
В Роскомнадзоре телеграмма на бумажном носителе печатается в 3 экземплярах и передается помощнику руководителя для отправки.
Исходящие телеграммы (телетайпограммы) регистрируются аналогично другой исходящей корреспонденции.
4.4.21. Соглашения (с государственными органами, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления и федеральными органами исполнительной власти); планы, планы-графики, утвержденные руководителем Роскомнадзора, регистрируются как исходящие документы в Отделе документооборота и рассылаются (при необходимости) в соответствии с листом рассылки, завизированным начальником управления Роскомнадзора, подготовившим документ, либо с сопроводительным письмом.
4.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.
4.5.2. Внутренняя переписка (служебные записки, докладные записки, докладные записки по результатам контрольно-надзорной деятельности) за подписью заместителей руководителя Роскомнадзора и руководства управлений (заместителей руководителя территориального органа, начальников подразделений территориального органа), создается и регистрируется только в электронном виде в СЭД Роскомнадзора.
Регистрационные номера внутренних документов формируются по следующим принципам:
xxx-сз, где «xxx» — валовый номер, «сз» суффикс для служебных записок;
xxx-дз, где «xxx» — валовый номер, «дз» суффикс для докладных записок;
xxx-дн, где «xxx» — валовый номер, «дн» суффикс для докладных записок по результатам контрольно-надзорной деятельности.
Шаблон внутреннего электронного документа представлен в приложениях № 19 - 20.
4.5.3. Служебная записка — документ, используемый для оперативного обмена информацией между структурными подразделениями Службы.
Служебные записки обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, то есть составляются специалистом или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения.
4.5.4. Докладная записка — документ, составляемый специалистом структурного подразделения, адресованный руководителю или его заместителю, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями, требующими принятия управленческих решений.
В тексте докладной записки, как правило, выделяют две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а по второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения.
Текст докладной записки также может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению автора докладной записки.
Если имеется приложение к докладной записке, то отметка о нем делается до оформления подписи.
4.5.5. Докладная записка о результатах контрольно-надзорной деятельности представляет собой доклад руководству Службы о результатах проведенных контрольно-надзорных мероприятий.
Используется исключительно как внутренний документ для формирования дел в подсистеме «Контроль и надзор» Единой информационной системы Роскомнадзора.
После регистрации докладной записки о результатах контрольно-надзорной деятельности в СЭД Роскомнадзора данные РКК, содержание документа и поручения к документу передаются в соответствующее дело подсистемы «Контроль и надзор» Единой информационной системы Роскомнадзора автоматически.
4.5.6. Внутренние документы готовятся с использованием специальных электронных шаблонов, внедренных в СЭД Роскомнадзора.
При подготовке проекта служебной или докладной записки исполнителем заполняется РКК документа, где в обязательном порядке указывается:
- номер дела по номенклатуре дел соответствующего структурного подразделения,
- краткое содержание (заголовок) документа;
- адресат;
- отметка о приватности (при необходимости);
- назначается маршрут движения документа (назначаются лица, участвующие в процессе согласования проекта документа, и лицо, подписывающее документ).
4.5.7. Регистрационный номер и дата документа проставляются в документе автоматически после его подписания лицом, указанным в маршруте движения документа.
4.5.8. Право подписи служебных и докладных записок имеют все сотрудники Роскомнадзора.
При подписании служебных и докладных записок используются внутренние электронные подписи сотрудников в СЭД Роскомнадзора.
4.5.9. При необходимости исполнитель вправе присоединить к служебной или докладной записке другие документы (входящий, исходящий, обращение гражданина, другие служебные или докладные записки), имеющие отношение к вопросу, изложенному в подготовленной служебной или докладной записке.
Присоединение имеющих отношение к рассматриваемому вопросу других документов осуществляется через функцию «Пользовательские ссылки» вкладки «Связи» РКК документа.
4.5.10. Удаление из СЭД Роскомнадзора зарегистрированных служебных и докладных записок не допускается.
4.5.11. Распечатка и передача внутренних документов между управлениями Роскомнадзора (структурными подразделениями территориального органа) на бумажных носителях запрещена.
4.6.1. Исчисление срока рассмотрения документа начинается со дня регистрации документа в Роскомнадзоре (территориальном органе).
4.6.2. Срок исполнения документа проставляется в СЭД Роскомнадзора автоматически, после определения и внесения специалистом Отдела документооборота (соответствующего структурного подразделения территориального органа) в РКК документа информации о виде документа.
4.6.3. В случае выявления исполнителем неправильного факта фиксации в РКК документа вида документа, повлекшего за собой некорректное исчисление срока исполнения документа, исполнитель информирует об этом специалиста Отдела делопроизводства (соответствующего структурного подразделения территориального органа), который обязан незамедлительно устранить имеющееся несоответствие.
4.6.4. Сроки исполнения документов в зависимости от их видов указаны в Классификаторе сроков рассмотрения поступившей корреспонденции (приложение № 21).
4.6.5. Если исполнителем выявляется факт неправильной фиксации в РКК документа срока исполнения документа, он обязан проинформировать об этом заместителя начальника Административного управления — начальника Отдела делопроизводства или заместителя начальника Отдела делопроизводства.
Заместитель начальника Административного управления — начальник Отдела делопроизводства или заместитель начальника Отдела делопроизводства предпринимают необходимые меры по устранению системной ошибки в СЭД Роскомнадзора.
4.6.6. Если последний день срока исполнения документа/поручения приходится на нерабочий день, документ/поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
4.7.1. После регистрации документа в СЭД Роскомнадзора готовится указание руководителя Роскомнадзора (руководителя территориального органа) по исполнению документа. Указание руководителя Роскомнадзора (руководителя территориального органа) по исполнению документа включает следующие сведения: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, дата поручения.
4.7.2. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
При оформлении указания по исполнению документа первыми указываются фамилии должностных лиц Роскомнадзора, далее — руководителей территориальных органов и затем — руководителей подведомственных предприятий.
4.7.3. Изменение основного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании докладной записки на имя руководителя или его заместителей (руководителя территориального органа или его заместителей) в течение 3-х дней от даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям незамедлительно.
4.7.4. Начальники управлений самостоятельно по результатам рассмотрения документа оформляют указание по исполнению документа в рамках СЭД Роскомнадзора. В состав указания входят следующие сведения: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, в необходимых случаях — срок исполнения, дата.
4.7.4.1. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право координации работы исполнителей.
4.7.5. В случае неправильного предварительного рассмотрения документа и определения лица, которому документ направлен на рассмотрение, должностные лица Роскомнадзора посредством СЭД возвращают документ в Отдел документооборота для переназначения лица, рассматривающего документ.
Возврат документа в Отдел документооборота осуществляется посредством использования функционала «Возврат» СЭД Роскомнадзора в РКК документа с указанием причины возврата.
4.7.5.1. Специалисты Отдела документооборота не реже трех раз в день проверяют содержимое подраздела «Возврат» раздела «Входящие» подсистемы «Документы» в СЭД Роскомнадзора и незамедлительно направляют содержащиеся в подразделе документы на рассмотрение соответствующему должностному лицу.
4.7.6. Рассмотрение документов должностными лицами Роскомнадзора (территориального органа) осуществляется, как правило, в день поступления документа на рассмотрение, либо на следующий рабочий день.
4.8.1. Организация работы с документами в управлениях Роскомнадзора (подразделениях территориального органа) осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя Роскомнадзора, его заместителей, начальников управлений, иных должностных лиц (руководителя территориального органа, его заместителей и начальников подразделений территориального органа).
Указания по исполнению документов СЭД Роскомнадзора помещаются в раздел «Поручения» подсистемы «Поступившие» в системе «Личный кабинет» каждого исполнителя.
4.8.2. При рассмотрении документов руководитель, заместители руководителя, начальники управлений (руководитель территориального органа, его заместители и начальники подразделений территориального органа) выделяют документы, требующие срочного и оперативного исполнения.
Документы с пометкой «весьма срочно» и «срочно» выделяются в разделе «Поручения» путем проставления отметки «Весьма срочно» и «Срочно». Такие документы отображаются у исполнителей с маркировкой графическим знаком («круг») красного или желтого цвета соответственно.
Документы, имеющие особое значение, выделяются руководителем, заместителем руководителя, начальниками управлений (руководителем территориального органа, его заместителями и начальниками подразделений территориального органа) путем проставления отметки «На контроль». Такие документы отображаются у исполнителей с маркировкой графическим знаком («стикер») бело-красного цвета.
По документам, имеющим периодичность исполнения, проставляется отметка о периодах предоставления информации (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и т.д.).
4.8.3. Ведение делопроизводства и работа с документальным фондом управлений Роскомнадзора возлагается на ответственных за ведение делопроизводства в управлениях (подразделениях территориального органа).
4.8.4. Начальники управлений Роскомнадзора (начальники подразделений территориального органа) обеспечивают оперативное рассмотрение документов, своевременное доведение их до исполнителей, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
Поступившие документы и поручения рассматриваются начальниками управлений (начальниками подразделений территориального органа) в день поступления или на следующий рабочий день.
4.8.5. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, утверждение, представление на подписание руководителю, заместителям руководителя или начальникам управлений (руководителю территориального органа или его заместителям), подготовку к пересылке адресату.
К документу, рассылаемому более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки.
4.8.6. При наличии ответственного исполнителя соисполнители обеспечивают своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа, необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
4.8.6.1. Структурные подразделения — соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют головному исполнителю предложения, подписанные руководителем структурного подразделения (его заместителем).
Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления предложений.
В случае непредставления в установленный срок головному исполнителю предложений по выполнению поручения структурными подразделениями — соисполнителями, представленный на подпись руководству Службы документ считается согласованным ими.
4.8.7. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение сроков исполнения.
4.8.8. В случае если у исполнителя отсутствуют реальные условия выполнения задания в установленные сроки, он готовит соответствующую докладную записку на имя должностного лица, давшего первое поручение по документу.
Должностное лицо или лицо, его замещающее, давший первое поручение к документу, вправе принять решение о переносе срока исполнения. В случае положительного решения новый срок исполнения фиксируется специалистами Управления организационной работы по представлению исполнителя поручения.
4.8.9. На время отсутствия ответственного исполнителя (командировка, отпуск, болезнь, увольнение или переход на другой участок работы) передача всех исполняемых им документов другому исполнителю осуществляется в рамках СЭД Роскомнадзора (функция «Передаваемые/Принимаемые») по указанию начальника (заместителя начальника) управления (заместителя руководителя территориального органа или начальника подразделения территориального органа).
4.8.10. Запрещается передача дел другому исполнителю с использованием функции «Передаваемые/Принимаемые» в целях снижения трудозатрат на подготовку указаний подчиненным сотрудникам по исполнению документа.
4.8.11. Перед предполагаемым временным отсутствием исполнителя (отпуск, командировка), исполнитель самостоятельно вносит сведения о своем отсутствии посредством изменения персональной настройки функционала «Профиль» в СЭД Роскомнадзора.
Для этого исполнитель в персональных настройках подраздела «Буду отсутствовать» раздела «Профиль» вносит информацию о периоде своего отсутствия и лице (лицах), его замещающем.
4.8.11.1. Специалист, регистрирующий входящую корреспонденцию, руководитель, дающий поручения или направляющий на согласование проект документа, информируются СЭД об отсутствии исполнителя, отметившего себя отсутствующим, и им предлагается направить документ или поручение лицу, замещающему исполнителя.
4.8.12. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов документов, полученных им при исполнении профессиональных обязанностей.
4.8.13. Документы на бумажных носителях представляются на подпись руководителю Роскомнадзора через помощников руководителя.
4.9.1. Основой построения поискового раздела системы электронного документооборота Роскомнадзора является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
4.9.2. Поиск входящих, исходящих, внутренних документов осуществляется в рамках сервиса «Фильтр» СЭД Роскомнадзора.
Сервис «Фильтр» доступен во всех подсистемах СЭД Роскомнадзора и строится на выборке документов по обязательным для заполнения графам РКК документа.
4.10.1. Учет количества документов за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год) проводится в автоматическом режиме по данным СЭД Роскомнадзора Отделом документооборота (соответствующим подразделением территориального органа).
4.10.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ. Учет количества документов проводится по Роскомнадзору в целом, отдельным управлениям или территориальным органам Роскомнадзора.
Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитываются отдельно.
4.10.3. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
4.10.4. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Роскомнадзор и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений, а также в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
4.10.5. Для получения отчетов о документопотоках используются автоматические отчеты подсистемы системы «Информационно-справочная система» ЕИС Роскомнадзора.
4.10.6. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Отделом документооборота (соответствующим подразделением территориального органа) и представляются руководству Роскомнадзора (руководителю территориального органа) в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) производственного, статистического и аналитического характера.
5.1.1. Порядок контроля исполнения и сроки исполнения документов в Роскомнадзоре определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305; № 47, ст. 4933; 2007, № 43, ст. 5202; 2008, № 9, ст. 852; № 14, ст. 1413; 2009, № 12, ст. 1429; № 25, ст. 3060; № 41, ст. 4790; № 49, ст. 5970; 2010, № 22, ст. 2776; № 40, ст. 5072), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 № 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233).
5.1.2. Все документы, поступившие на имя руководителя Роскомнадзора (руководителя территориального органа) и в адрес Роскомнадзора из высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и организаций при наличии соответствующего указания контролируются Управлением организационной работы (соответствующим подразделением территориального органа) средствами «Информационно-справочной системы» ЕИС Роскомнадзора (отчетная форма «Исполнение поручений»).
Документы, адресованные заместителям руководителя Роскомнадзора или начальникам структурных подразделений (заместителям руководителя территориального органа), контролируются аппаратом заместителей руководителя или специально уполномоченными специалистами управлений (уполномоченными служащими территориального органа) средствами СЭД Роскомнадзора.
5.1.3. Контроль исполнительской дисциплины в Роскомнадзоре обеспечивают специалисты Управления организационной работы (соответствующего подразделения территориального органа).
Он состоит из следующих этапов:
- организация сбора информации по выполнению контрольных поручений в структурных подразделениях Роскомнадзора (подразделениях территориального органа);
- подготовка справок предупредительного контроля за исполнением поручений;
- подготовка аналитических материалов о результатах контроля выполнения поручений и информирования руководства о причинах нарушения сроков исполнения;
- еженедельное информирование руководства Роскомнадзора (руководства территориального органа) о состоянии исполнения контрольных документов;
- снятие исполненных документов с контроля.
5.1.4. На сотрудников структурных подразделений Роскомнадзора (подразделений территориального органа), осуществляющих контроль за исполнением документов (ответственных за ведение делопроизводства), возлагаются функции:
информирования об исполнении документов, поступивших в структурные подразделения;
подготовки сводок об исполнении контрольных документов для руководства структурных подразделений;
контроля за вводом в систему информации о ходе и результатах исполнения контролируемых документов;
проверки исполнения сотрудниками структурных подразделений Роскомнадзора контролируемых документов.
5.1.5. Учет и контроль за выполнением поручений, поступивших непосредственно в секретариаты заместителей руководителя Роскомнадзора, осуществляют специалисты секретариата.
5.1.6. Постановка на контроль осуществляется проставлением отметки «Поставлено на контроль» специалистом Управления организационной работы (соответствующего подразделения территориального органа) в РКК документа.
При осуществлении своих контрольных функций специалисты Управления организационной работы (соответствующего подразделения территориального органа) вправе запрашивать сведения об исполнении поручений у исполнителей и руководителей структурных подразделений.
5.2.1. Снятие исполненного документа с контроля осуществляется специалистами Управления организационной работы (соответствующего подразделения территориального органа).
5.2.2. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
В РКК документа проставляется отметка об исполнении.
6.1.1 В Роскомнадзоре создаются и используются:
электронные документы, создаваемые без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
6.1.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.
6.1.3. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Роскомнадзора.
Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Службы.
6.1.4. Документы, создаваемые в Роскомнадзоре и (или) поступившие в Роскомнадзор на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов.
Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
6.1.5. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте Роскомнадзора могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что применяемые программные средства позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
6.2.1. При передаче электронных документов в другие государственные органы, юридическим и физическим лицам документы подписываются в рамках установленных полномочий электронной подписью руководителя Роскомнадзора, заместителей руководителя Роскомнадзора, начальниками управлений и их заместителями (руководителем территориального органа и его заместителями), в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».
6.2.1.1. Заверение копии электронного документа оформляется оттиском штампа (или собственноручной записью) с текстом «Копия электронного документа, подписанного электронной подписью» и реквизитами: наименование должности, личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения копии. Допускается копию электронного документа заверять печатью.
Заверение копий электронных документов производится начальником или уполномоченным специалистом Отдела документооборота (соответствующего подразделения территориального органа).
6.2.1.2. При подписании электронного документа усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица допускается размещение в документе данных о сертификате электронной подписи лица, подписавшего документ.
6.2.1.3. Документы, вносимые в установленном порядке в Правительство Российской Федерации, проекты нормативных правовых актов, направляемых на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации, а также документы, подготовленные иными федеральными органами исполнительной власти и поступившие на согласование на бумажном носителе, отправляются на бумажном носителе с собственноручной подписью (визой) лица, уполномоченного на его подписание (визирование).
6.2.2. Данные о документах, создаваемых в электронном виде, включаются в Сводную номенклатуру дел Роскомнадзора (территориального органа).
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
6.2.3. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, Отдел документооборота (соответствующее подразделение территориального органа) осуществляет проверку подлинности электронной подписи посредством СЭД Роскомнадзора.
6.2.4. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителю Роскомнадзора (руководителю территориального органа), направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
6.2.5. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
6.2.6. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем.
7.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Роскомнадзоре (территориальном органе), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Роскомнадзора (территориального органа).
Документальный фонд Роскомнадзора (территориального органа) — совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Роскомнадзора (территориального органа) составляют документы, созданные в Роскомнадзоре (территориальном органе) и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
7.1.2. Ответственность за составление номенклатуры дел в управлениях Роскомнадзора (отделах территориального органа), порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти лежит на начальниках управлений (соответствующих структурных подразделений территориального органа) и ответственных за ведение делопроизводства в управлениях (соответствующих структурных подразделениях территориального органа).
Отдел документооборота Роскомнадзора (соответствующее структурное подразделение территориального органа) обеспечивает методическую помощь и осуществляет контроль за правильным формированием и оформлением дел в структурных подразделениях, проверку наличия и состояния дел в структурных подразделениях и документального фонда Роскомнадзора (территориального органа) в целом.
7.1.3. Номенклатура дел составляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060), с учетом постановления Правительства Российской Федерации от 16.03.2009 № 228 «О Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 23, ст. 2708; № 42, ст. 4825; № 46, ст. 5337; 2009, № 3, ст. 378; № 6, ст. 738; № 33, ст. 4088; 2010, № 13 ст. 1502; № 26, ст. 3350; № 30, ст. 4099; № 31, ст. 4251), положением о территориальном органе, положениями об управлениях Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделениях территориального органа), планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел, за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в результате деятельности Роскомнадзора (территориального органа), их виды, состав и содержание.
7.1.4. В Роскомнадзоре (территориальном органе) составляются номенклатуры дел управлений Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделений территориального органа) (приложение № 22) и сводная номенклатура дел Роскомнадзора (территориального органа) (приложение № 23).
7.1.5. Номенклатура дел управления Роскомнадзора (соответствующего структурного подразделения территориального органа) составляется специалистом, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом Роскомнадзора (территориального органа) и Отделом документооборота (соответствующим структурным подразделением территориального органа), подписывается начальником управления Роскомнадзора (структурного подразделения территориального органа) и представляется в Отдел документооборота (соответствующее структурное подразделение территориального органа).
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Отдел документооборота (соответствующее структурное территориального органа).
7.1.6. Номенклатура дел Роскомнадзора (территориального органа) составляется Отделом документооборота (соответствующим структурным подразделением территориального органа) на основе номенклатур управлений Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделений территориального органа) при методической помощи архива Роскомнадзора (территориального органа) и Центральной экспертной комиссии (далее — ЦЭК) Роскомнадзора (в территориальном органе — Экспертной комиссии, далее — ЭК).
Один раз в 5 лет номенклатура дел Роскомнадзора (территориального органа) согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Роскомнадзора (территориального органа) документы Архивного фонда Российской Федерации.
7.1.7. Сводная номенклатура дел Роскомнадзора (территориального органа) подписывается сотрудником, составившим документ, начальником Отдела документооборота (соответствующего структурного подразделения территориального органа), согласовывается с ЦЭК Роскомнадзора (ЭК территориального органа), утверждается не позднее конца текущего года руководителем и вводится в действие с 1 января следующего года.
7.1.8. В случае изменения функций и структуры Роскомнадзора (территориального органа) номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК федерального государственного архива.
7.1.9. После утверждения номенклатуры дел Роскомнадзора (территориального органа) управления Роскомнадзора (соответствующего структурного подразделения территориального органа) получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
7.1.10. Номенклатура дел Роскомнадзора (территориального органа) готовится в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело Отдела документооборота (соответствующего структурного подразделения территориального органа), 2-й используется в Отделе документооборота (соответствующем структурном подразделении территориального органа) как рабочий экземпляр, 3-й применяется в архиве Роскомнадзора (территориального органа), 4-й — в федеральном государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.
Рабочий экземпляр номенклатуры дел Роскомнадзора (территориального органа) может вестись в Отделе документооборота (соответствующем структурном подразделении территориального органа) в электронном виде.
7.1.11. Номенклатура дел Роскомнадзора (территориального органа) в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
7.1.12. Названиями разделов номенклатуры дел Роскомнадзора (территориального органа) являются названия управлений Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделений территориального органа). В номенклатуре дел Роскомнадзора (территориального органа) разделы располагаются в соответствии с Правилами составления и ведения номенклатур дел и утвержденной структурой Роскомнадзора (территориального органа).
7.1.13. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Роскомнадзора (территориального органа).
В номенклатуру дел не включаются периодические печатные издания.
7.1.14 Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Роскомнадзоре (территориальном органе) цифрового обозначения руководства, управления, цифрового обозначения отдела управления (соответствующего структурного подразделения территориального органа), порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах управления (соответствующего структурного подразделения территориального органа) Роскомнадзора, например:
02-01-05, где «02» — индекс Административного управления, «01» — индекс Отдела документооборота в Административном управлении, «05» — индекс заголовка дела по номенклатуре дел в пределах Отдела документооборота.
В Роскомнадзоре (территориальном органе) при формировании индексов дел для разделения индексов запрещается использовать знаки: точка «.», запятая «,», дробь «/», звездочка «*», решетка «#» и т.д. Для разделения индексов в Роскомнадзоре (территориальном органе) используется знак тире («-»).
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных управлений Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделениях территориального органа); для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида документа (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Роскомнадзора (территориального органа) или управления Роскомнадзора (соответствующего структурного подразделения территориального органа) (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные виды документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (планы, списки, доклады, информации).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения.
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Годовые планы финансовых мероприятий;
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 08.09.2010 № 18380).
В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти.
7.1.15. Если в течение года в Роскомнадзоре (территориальном органе) возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
7.1.16. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
7.2.1. Документы, поступившие в Роскомнадзор на бумажных носителях, формируются в дела Отделом документооборота (соответствующем структурным подразделением территориального органа) и управлениями Роскомнадзора (структурными подразделениями территориального органа).
7.2.2. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны не позднее десяти дней передаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в управлениях Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделениях территориального управления), для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет начальник управления Роскомнадзора (соответствующего структурного подразделения территориального управления) или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
7.2.3. Контроль за правильным формированием дел в управлениях Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделениях территориального органа) осуществляется Отделом документооборота (соответствующим структурным подразделением территориального органа).
7.2.4 При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии, факсограммы на общих основаниях;
в дела управлений Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделений территориального органа) не должны помещаться документы, подлежащие возврату в Отдел документооборота (соответствующее структурное подразделение территориального органа), лишние экземпляры, черновики;
по объему дело не должно превышать 250 листов.
7.2.5. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
7.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Положения, инструкции, регламенты, утвержденные приказами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу.
Приказы о командировании специалистов формируются в отдельные дела.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Ведение дел гражданских служащих осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Личные дела формируются в течение всего срока работы государственного служащего в Роскомнадзоре (территориальном органе). На каждого гражданского служащего заводится отдельная папка. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Роскомнадзора (территориального органа) и все документы, касающиеся их рассмотрения и исполнения, группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается перед документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
7.2.7. Дела Роскомнадзора (территориального органа) подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками Отдела документооборота (соответствующего структурного подразделения территориального органа) и соответствующих управлений Роскомнадзора (структурных подразделений территориального органа), в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива Роскомнадзора (территориального органа).
7.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (75 лет). Полное оформление дела предусматривает:
оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 24);
нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 25);
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 26);
подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению.
7.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (75 лет) оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: полное наименование Роскомнадзора (территориального органа) (фондообразователя); наименование управления Роскомнадзора (соответствующего структурного подразделения территориального органа); номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Роскомнадзора (территориального органа) указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование управления (отдела) — записывается название управления Роскомнадзора в соответствии с утвержденной структурой; номер дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Роскомнадзора (территориального органа); заголовок дела — переносится из номенклатуры дел Роскомнадзора (территориального органа), согласованной с ЭПК федерального архива; дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи нумеруются римскими цифрами. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем за очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Роскомнадзора (территориального органа) черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Роскомнадзора (территориального органа) по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
7.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей Инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
7.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из дел удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается:
не проводить пересистематизацию документов в деле;
не составлять заверительные надписи.
7.2.12. С момента заведения и до передачи в архив Роскомнадзора (территориального органа) дела хранятся по месту их формирования.
Начальники управлений Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделений территориального органа) и специалисты, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, хранящиеся в рабочих кабинетах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Роскомнадзора (территориального органа).
7.2.13. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения начальника Отдела документооборота (соответствующего структурного подразделения территориального органа). Выдача дел специалистам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карточка-заместитель. В ней указывается управление Роскомнадзора (соответствующее структурное подразделение территориального органа), индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам управлений Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделений территориального органа) на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Рокомнадзора или его заместителей (руководителя территориального органа) по актам.
Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя (руководителя территориального органа) с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Документы на бумажных носителях и базы данных, используемых в Роскомнадзоре федеральных государственных информационных систем, являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив (архив, являющийся фондодержателем территориального органа) как часть Архивного фонда Российской Федерации.
Подготовка документов на бумажных носителях к передаче на хранение в архив Роскомнадзора (территориального органа) включает работу Отдела документооборота (соответствующего структурного подразделения территориального органа) и специалистов, ответственных в управлениях Роскомнадзора (структурных подразделениях территориального органа) за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
8.1.1. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
8.1.2. Экспертиза ценности документов в Роскомнадзоре (территориальном органе) на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Роскомнадзора (территориального органа).
8.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Роскомнадзоре (территориальном органе) создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (в территориальном органе — экспертная комиссия).
8.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем Роскомнадзора (территориального органа).
Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.
8.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в управлениях и территориальных управлениях Роскомнадзора непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством архива.
8.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Роскомнадзора (территориального органа); отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в управлениях Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделениях территориального органа); выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
8.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Роскомнадзора (территориального органа) путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Роскомнадзора (территориального органа).
8.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
8.1.9. Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
8.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
8.1.11. В Роскомнадзоре (территориальном органе) в каждом управлении (соответствующем структурном подразделении территориального органа) описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива Роскомнадзора (территориального органа). По этим описям документы сдаются в архив Роскомнадзора (территориального органа).
Описи дел, подготовленные управлениями Роскомнадзора (соответствующими структурными подразделениями территориального органа), служат основой для подготовки сводной описи дел Роскомнадзора (территориального органа), которую готовит архив Роскомнадзора (территориального органа) и по которой дела сдаются на постоянное хранение в соответствующий федеральный архив.
8.1.12. Описи дел управлений Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделений территориального органа) составляются по установленной форме (приложение № 27) и представляются в архив Роскомнадзора (территориального органа) не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
8.1.13. Описательная статья описи дел управлений Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделений территориального органа) имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
8.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи — валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим управлениям Роскомнадзора (соответствующим структурным подразделениям территориального органа) со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
8.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
8.1.16. Опись дел управления Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделений территориального органа) подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Отдела документооборота (соответствующего структурного подразделения территориального органа) и утверждается начальником управления (соответствующего структурного подразделения) Роскомнадзора.
При наличии в управлении Роскомнадзора (соответствующем структурном подразделении территориального органа) ЭК, опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.
8.1.17. Опись дел управления Роскомнадзора (соответствующего структурного подразделения территориального органа) составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Роскомнадзора (территориального органа), а второй остается в качестве контрольного экземпляра в управлении Роскомнадзора (соответствующем структурном подразделении территориального органа). При наличии в управлении Роскомнадзора (соответствующем структурном подразделении территориального органа) ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.
8.1.18. Отбор документов за соответствующий период для уничтожения и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Роскомнадзора (ЭК территориального органа) одновременно. Согласованные ЦЭК Роскомнадзора (ЭК территориального органа) акты утверждаются руководителем Роскомнадзора (руководителем территориального органа) только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) соответствующего федерального архива описей дел постоянного хранения; после этого Роскомнадзор (территориальный орган) имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
8.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению (приложение № 28) составляется, как правило, на дела всего Роскомнадзора (территориального органа). Если в акте указаны дела нескольких управлений Роскомнадзора (структурных подразделений территориального органа), то название каждого управления Роскомнадзора (структурного подразделения территориального органа) указывается перед группой заголовков дел этого управления Роскомнадзора (структурного подразделения территориального органа).
8.2.1. В архив Роскомнадзора (территориального органа) передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
8.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Роскомнадзора (территориального органа) не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
8.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Роскомнадзора не подлежат. Они хранятся в управлениях Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделениях территориального органа) и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
8.2.4. Передача дел в архив Роскомнадзора (территориального органа) осуществляется по графику, согласованному с начальниками управлений Роскомнадзора (соответствующих структурных подразделений территориального органа) и утвержденному начальником Отдела документооборота (соответствующего структурного подразделения территориального органа).
8.2.5. В период подготовки дел управлением Роскомнадзора (соответствующим структурным подразделением территориального органа) к передаче в архив Роскомнадзора (территориального органа) специалистом Отдела документооборота предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Роскомнадзора (территориального органа). Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники управления Роскомнадзора (соответствующего структурного подразделения) обязаны устранить.
8.2.6. Прием каждого дела производится ответственным специалистом Отдела документооборота (соответствующего структурного подразделения территориального управления) Роскомнадзора в присутствии специалиста управления Роскомнадзора (структурного подразделения территориального органа). При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом Роскомнадзора (территориального органа) и специалиста, передавшего дела.
Вместе с делами в архив Роскомнадзора (территориального органа) передаются базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
8.2.7. В случае ликвидации или реорганизации управления Роскомнадзора (соответствующего структурного подразделения территориального органа), специалист, ответственный за ведение делопроизводства в данном управлении Роскомнадзора (соответствующем структурном подразделении территориального органа), в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Роскомнадзора (территориального органа) независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
УТВЕРЖДАЮ
____________________________
(наименование должности)
_________ __________________
(подпись) (Ф.И.О.)
"__" _______________ 20__ г.
АКТ приема-передачи документов и дел
В соответствии с пунктом 1.14 Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций _____________________________________________________ (должность, инициалы, фамилия) передал, а _______________________________ принял дела за _______________ в (должность, инициалы, фамилия) (годы) количестве _________________________в соответствии с прилагаемыми выписками (цифрами и прописью) из номенклатур дел.
Приложение: на ___ л.
Передал (подпись) Расшифровка подписи
Принял (подпись) Расшифровка подписи
Российской Федерации
Проект
Переход между статьями: Ctrl + ← / →