III. Создание документов в Министерстве
Статья 3. Основные понятияПриказ Минприроды России от 26.12.2012 № 456
Актуально на 07.11.2026.
Как цитировать: Статья 3. Основные понятия. Приказ Минприроды России от 26.12.2012 N 456. 456. 26.12.2012. https://bukva.ai/docs/prikaz-456-2012-minprirody-rossii/statya-3
ПРИКАЗ
от 26 декабря 2012 г. № 456
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ И ЭКОЛОГИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060; 2011, № 37, ст. 5263), и Приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (признан Минюстом не нуждающимся в регистрации от 26.04.2010 № 01/6756-ДК) приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Российской Федерации (далее — Инструкция).
2. Директорам департаментов обеспечить изучение государственными гражданскими служащими центрального аппарата Минприроды России Инструкции, утверждаемой настоящим Приказом, а также выполнение ее требований при исполнении возложенных должностных обязанностей.
3. Приказ Министерства природных ресурсов Российской Федерации от 18.04.2007 № 105 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов Российской Федерации» признать утратившим силу.
4. Контроль за выполнением настоящего Приказа оставляю за собой.
С. Е. Донской
от 26 декабря 2012 г. № 456
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ И ЭКОЛОГИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Российской Федерации (далее — Инструкция) разработана в соответствии с Положением о Министерстве природных ресурсов и экологии Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 29 мая 2008 г. № 404 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 22, ст. 2581, № 42, ст. 4825, № 46, ст. 5337; 2009, № 3, ст. 378, № 6, ст. 738, № 33, ст. 4088, № 49, ст. 5976; 2010, № 5, ст. 538, № 14, ст. 1656, № 26, ст. 3350, № 31, ст. 4251, ст. 4268, № 38, ст. 4835; 2011, № 14, ст. 1935, № 36, ст. 5149; 2012, № 7, ст. 865, № 11, ст. 1294, № 19, ст. 2440, № 28, ст. 3905, № 46, ст. 6342) (далее — Положение о Министерстве природных ресурсов и экологии Российской Федерации), с Регламентом Министерства природных ресурсов и экологии Российской Федерации, утвержденным Приказом МПР России от 9 августа 2007 г. № 205 (зарегистрирован в Минюсте России 17 сентября 2007 г., регистрационный № 10144), с изменениями, внесенными Приказами Минприроды России от 7 октября 2008 г. № 252 (зарегистрирован Минюстом России 29 октября 2008 г., регистрационный № 12539), от 30 июня 2009 г. № 184 (зарегистрирован Минюстом России 6 августа 2009 г., регистрационный № 14489), от 25 декабря 2009 г. № 423 (зарегистрирован Минюстом России 16 февраля 2010 г., регистрационный № 16430), от 15 сентября 2011 г. № 766 (зарегистрирован Минюстом России 24 ноября 2011 г., регистрационный № 22388), от 11 октября 2012 г. № 318 (зарегистрирован Минюстом России 21 ноября 2012 г., регистрационный № 25870) и от 16 августа 2012 г. № 242 (зарегистрирован Минюстом России 12 декабря 2012 г., регистрационный № 26085) (далее — Регламент Минприроды России), Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060; 2011, № 37, ст. 5263), Постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства, 2009, № 39, ст. 4614; 2011, № 32, ст. 4840), на основе федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 (признан Минюстом России не нуждающимся в государственной регистрации от 26.04.2010 № 01/6756-ДК).
1.2. Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности Министерства природных ресурсов и экологии Российской Федерации (далее — Министерство).
1.3. Министерство организует и ведет делопроизводство на основе Положения о Министерстве природных ресурсов и экологии Российской Федерации, Регламента Минприроды России, Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305, № 47, ст. 4933; 2007, № 43, ст. 5202; 2008, № 9, ст. 852, № 14, ст. 1413; 2009, № 12, ст. 1429, № 25, ст. 3060, № 41, ст. 4790, № 49, ст. 5970; 2010, № 22, ст. 2776, № 40, ст. 5072; 2011, № 34, ст. 4986, № 35, ст. 5092, № 37, ст. 4996), Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233; 2007, № 43, ст. 5202; 2008, № 9, ст. 852, № 14, ст. 1413, № 46, ст. 5337; 2009, № 12, ст. 1443, № 19, ст. 2346, № 25, ст. 3060, № 47, ст. 5675, № 49, ст. 5970; 2010, № 9, ст. 964, № 22, ст. 2776, № 40, ст. 5072; 2011, № 15, ст. 2131, № 34, ст. 4986, № 35, ст. 5092, № 37, ст. 4996), Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060; 2011, № 37, ст. 5263) (далее — Правил делопроизводства), других нормативно-методических документов и настоящей Инструкции.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Система электронного документооборота (далее — СЭД), применяемая в Министерстве, должна обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.
1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.6. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми Министром в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3451; 2009, № 48, ст. 5716, № 52, ст. 6439; 2010, № 27, ст. 3407, № 31, ст. 4173, ст. 4196, № 49, ст. 6409, № 52, ст. 6474; 2011, № 23, ст. 3263, № 31, ст. 4701), Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 10, ст. 1127; 2005, № 39, ст. 3925), Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30, ст. 3165; 2012, № 31, ст. 4368).
1.7. Порядок работы с обращениями граждан устанавливается отдельным нормативным актом Министерства.
1.8. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.9. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляет Служба делопроизводства Министерства.
1.10. Функции, задачи, права и ответственность Службы делопроизводства регламентируются положением о ней, должностные обязанности работников Службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях Министерства, устанавливаются должностными регламентами.
1.11. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений.
1.12. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.
1.13 На работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, возлагаются следующие функции:
прием и учет поступающих в структурное подразделение документов;
ввод в систему электронного документооборота резолюций руководства структурного подразделения, информации о ходе и результатах исполнения документов;
регистрация в системе электронного документооборота служебных записок за подписью руководства структурного подразделения;
контроль за прохождением документов в структурном подразделении;
выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников структурного подразделения;
контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;
контроль за возвратом в Службу делопроизводства документов, подлежащих возврату;
своевременное предоставление в Службу делопроизводства, разработанной номенклатуры дел структурного подразделения, а также изменений номенклатуры дел;
подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение.
1.14. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения Министра.
1.15. Работники структурных подразделений Министерства несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.
1.16. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, или другому работнику по указанию непосредственного начальника.
При увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи.
1.17. Изменения и дополнения, вносимые в настоящую Инструкцию, согласовываются с Росархивом и утверждаются приказом Министерства.
II. Основные понятия
В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
«документирование» — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
«делопроизводство» — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Министерстве;
«документ» — официальный документ, созданный Министерством, иным органом государственной власти Российской Федерации, органом государственной власти субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Министерства;
«документооборот» — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
«реквизит документа» — обязательный элемент оформления документа;
«подлинник документа» — первый или единственный экземпляр документа;
«копия документа» — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
«регистрация документа» — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
«номенклатура дел» — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Министерстве, с указанием сроков их хранения;
«дело» — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Министерства;
«служба делопроизводства» — структурное подразделение Министерства, на которое возложены функции по ведению делопроизводства;
«электронный документ» — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
«электронная подпись» — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
«электронное сообщение» — информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;
«электронный образ документа» — электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
«сканирование документа» — получение электронного образа документа;
«система электронного документооборота» — информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
«электронный документооборот» — документооборот с применением информационной системы.
Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
III. Создание документов в Министерстве
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы, создаваемые в Министерстве, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
3.1.2. Служба делопроизводства Министерства при разработке и изготовлении бланков документов руководствуется Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27, ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417; 2011, № 1, ст. 1) (далее — Закон о Государственном гербе Российской Федерации), Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2001, № 24, ст. 2461; 2006, № 52, ст. 5587) (далее — Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268).
В соответствии с Законом о Государственном гербе Российской Федерации на бланках Министерства помещается изображение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.
3.1.3. В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам Министерства.
3.1.4. При подготовке документов в Министерстве используются электронные шаблоны бланков документов. Образцы бланков документов и электронные шаблоны бланков документов Министерства утверждаются Министром отдельным приказом.
В Министерстве используются следующие виды бланков документов:
бланк письма заместителя Министра;
бланк письма статс-секретаря — заместителя Министра;
При необходимости могут использоваться бланки других видов документов, которые утверждаются Министром отдельным приказом.
3.1.5. Бланки документов Министерства разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном — посередине листа вдоль верхнего поля.
3.1.6 Для каждого вида бланков устанавливается состав реквизитов и вариант их расположения:
Государственный герб Российской Федерации;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
Государственный герб Российской Федерации;
справочные данные о Министерстве (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, официальный сайт Министерства, адрес электронной почты);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта;
- для бланка письма должностного лица (Министра, заместителя Министра, статс-секретаря — заместителя Министра) — угловой вариант расположения:
Государственный герб Российской Федерации;
должность лица, подписавшего документ;
справочные данные о Министерстве (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, официальный сайт Министерства, адрес электронной почты);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта;
Государственный герб Российской Федерации;
полное наименование Министерства на русском языке и на английском языке;
справочные данные о Министерстве (почтовый адрес на русском и английском языках, номера телефона, телефона-факса, официальный сайт Министерства, адрес электронной почты);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.
3.1.7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм — левое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее; 10 мм — правое.
3.2. Оформление реквизитов документов
3.2.1. Документы, создаваемые в Министерстве, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
3.2.2 Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Министерства, являются:
а) Государственный герб Российской Федерации;
в) должность лица — автора документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные о Министерстве;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование либо аннотация документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности;
щ) отметка о поступлении документа.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату», «Весьма срочно», «Незамедлительно».
3.2.3 Государственный герб Российской Федерации
Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Законом о Государственном гербе Российской Федерации.
На бланках документов Министерства Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом «наименование Министерства».
3.2.4 Наименование Министерства
Наименование Министерства — полное и сокращенное, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением о Министерстве.
Сокращенное наименование Министерства помещают в скобках под полным наименованием, в международном бланке письма указывается полное наименование Министерства.
3.2.5 Наименование должности лица — автора документа
Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма Министра, бланк письма заместителя Министра, бланк письма статс-секретаря — заместителя Министра.
Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) Министерства.
3.2.6 Справочные данные о Министерстве
Справочные данные о Министерстве включают в себя: почтовый адрес Министерства, номера телефона, телефона-факса, официальный сайт Министерства, адрес электронной почты, № телетайпа.
3.2.7 Вид документа
Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.
3.2.8 Место составления (издания) документа
Место составления или издания документа (Москва) указывается в бланках документов Министерства, за исключением бланков писем.
3.2.9 Дата документа
Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или Службой делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами государственной власти, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами, например: 11.01.2012.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. День месяца пишется двумя цифрами, месяц — буквами, год — четырьмя цифрами, например: 11 января 2012 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, — обязательно.
Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа.
Если на бланке отмечено место для даты, то она там и ставится. Если место для даты никак не отмечено, дата проставляется ниже подписи.
3.2.10 Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа является обязательным реквизитом каждого документа и проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Министерстве.
Регистрационный номер входящих в Министерство документов состоит из следующих элементов: порядковый входящий номер в пределах календарного года, через дробь — индекс дела по номенклатуре дел.
Номера исходящих писем Министерства, подписанных руководством, состоят из следующих элементов: индекс лица, подписавшего письмо, через тире — индекс подразделения-исполнителя, через тире — индекс дела по номенклатуре дел, через дробь — порядковый исходящий номер.
Номера исходящих писем, подписанных руководителями подразделений, состоят из следующих элементов: индекс подразделения, через тире — индекс дела по номенклатуре дел, через дробь — порядковый исходящий номер.
Номера приказов по основной деятельности состоят только из цифр.
Номера распоряжений имеют индекс «р».
Номера кадровых приказов имеют индекс «к».
Номера приказов по личному составу имеют индекс «лс».
Номера протоколов совещаний состоят из следующих элементов: индекс лица, подписавшего протокол, через тире — индекс дела по номенклатуре, через дробь — порядковый номер, через тире — индекс «пр».
Номера поручений руководства Министерства состоят из порядкового номера, через дробь — индекс дела по номенклатуре.
Номера договоров, государственных контрактов состоят из следующих элементов: индекс, образованный из первых букв имени и фамилии лица, подписавшего государственный контракт, через тире — индекс структурного подразделения-исполнителя, через тире — индекс дела по номенклатуре, через дробь — порядковый номер.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями — авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
3.2.11 Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.
Ссылка на номер и дату поручения вышестоящего органа, при наличии заголовка к тексту документа, дается после него под чертой, например:
Правительства Российской Федерации
Заместителя Председателя Правительства
Российской Федерации В.А. Зубкова
От 24 февраля 2012 г. № ВЗ-П11-18пр,
Российской Федерации от 16 февраля
3.2.12 Адресат
Документы адресуются в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Правительство Российской Федерации Департамент делопроизводства и архива
или:
Министерство финансов
Российской Федерации
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Руководителю Федеральной антимонопольной службы
И.О. Фамилия
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Федеральная служба по надзору в сфере природопользования
Управление экономики
и финансов
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном, например:
Федеральное агентство по недропользованию
Начальнику Управления делами
И.О. Фамилия
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Директору Федерального государственного бюджетного учреждения «Дирекция по обслуживанию служебных зданий Минприроды России и подведомственных организаций»
И.О. Фамилия
При выборе того или иного варианта написания адресата следует иметь в виду, что:
а) должность получателя и его фамилия указывается только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом;
б) не допускается указывать только должность без фамилии и инициалов лица, к которому обращаются.
При направлении документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно, например:
Директорам национальных парков и заповедников
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной действующими в Российской Федерации Правилами оказания услуг почтовой связи.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, федеральные службы и федеральные агентства, находящиеся в ведении Министерства, их территориальные органы в субъектах Российской Федерации, подведомственным организациям, постоянным корреспондентам.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение «Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД)
ул. Профсоюзная, д. 82,
Москва, 117393
При адресовании документа частному лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
ул. Дружбы, д. 15, кв. 77
г. Новокузнецк, 654066
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу — после фамилии.
Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа.
3.2.13 Наименование либо аннотация документа
Наименование документа — краткое содержание (заголовок к тексту) документа — составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 — 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласуется с наименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы:
«о чем?» («о ком?»), например: приказ «Об изменении штатного расписания»;
«чего?» («кого?»), например: правила внутреннего трудового распорядка, должностной регламент федерального государственного гражданского служащего, замещающего должность...
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 — 5 строк по 28 — 30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.
3.2.14 Текст документа
В Министерстве документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Тексты документов, направляемых зарубежным корреспондентам, могут составляться на государственном (русском) языке и английском языке (либо на языке страны адресата).
от 1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...; прошу выслать..., считаю необходимым...;
от 3-го лица единственного числа: ...Правительство Российской Федерации постановляет...; ...коллегия постановила...; министерство не считает возможным...; министерство не возражает...;
от 1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; направляем в Ваш адрес...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили...
В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
«Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;
«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти — автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
«В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 „Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации“;»
«В соответствии с Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным Приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2».
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).
Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки — с прописной буквы.
Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками с точкой на конце.
Связный текст — это последовательная, грамматически и логически согласованная информация.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, цели, основания составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать одну заключительную часть. Например: приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, служебные записки — оценку фактов, выводы.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
Таблица — это совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и заключенных в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Анкета — это перечень заранее подготовленных вопросов. Вопрос и ответ — два связанных по смыслу самостоятельных предложения. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже (Фамилия. Имя. Отчество. Год рождения.) или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились»). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.
3.2.15 Отметка о наличии приложений
Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:
При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:
Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект... на 8 л. в 3 экз.
Если приложение сброшюровано, количество листов не указывается. В этом случае указывается только количество экземпляров одним из способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:
Приложение: в 3 экз. или Приложение: Государственный доклад «О состоянии и об охране окружающей среды в Российской Федерации в 2009 году» в 10 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.
На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:
Приложение № 2 к Приказу Минприроды России от 15.03.2011 № 55
или
Приложение
к Приказу Минприроды России
от 15.04.2011 N 65
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже — гриф утверждения документа, например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Минприроды России
от 12.01.2011 N 12
Во всех случаях слово «Приложение» всегда пишется в единственном числе.
Приложения должны быть завизированы исполнителем или руководителем структурного подразделения.
3.2.16 Гриф согласования
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
Заместитель Министра природных ресурсов и экологии Российской Федерации Подпись И.О. Фамилия Дата
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минкультуры России от 26.09.2011 № 01-18/115
Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».
Согласование документа осуществляется:
с вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, налоговый, пожарный и другой);
с подведомственными организациями;
при необходимости, с общественными организациями.
3.2.17 Виза
Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами Министерства оформляется визой.
Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:
Директор Правового департамента Подпись И.О. Фамилия Дата
Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.
На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне проекта документа. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.
На документах, подлинники которых помещаются в дела Министерства, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).
В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело Министерства, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи или электронной почте без досылки подлинника по почте.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:
Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.) Директор Правового департамента Подпись И.О. Фамилия Дата
Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.
Документ визируется исполнителем, начальником отдела, руководителем структурного подразделения, где готовился проект документа, заинтересованными в документе должностными лицами финансовых, экономических и иных служб, заместителем Министра, курирующим данный вопрос, руководством Службы делопроизводства. Должностные лица Правового департамента осуществляют визирование проектов документов в порядке, установленном отдельным актом Министерства.
Документы, подготовленные за подписью Министра, в обязательном порядке визируются руководителем (заместителем руководителя) Департамента управления делами и кадров.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
В наиболее важных многостраничных документах, в том числе при направлении нормативных актов Министерства на согласование в Министерство юстиции Российской Федерации, визируется каждый лист документа руководством Правового департамента.
3.2.18 Подпись должностного лица
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). При использовании бланка письма название Министерства в наименовании должности не указывается.
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка) в соответствии с приказом, подпись оформляется следующим образом:
И.о. Министра Подпись И.О. Фамилия
или:
Исполняющий обязанности Министра Подпись И.О. Фамилия
При направлении писем в Администрацию Президента Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации за подписью и.о. Министра прилагается соответствующий приказ о возложении обязанностей Министра на должностное лицо, подписавшее письмо.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись И.О. Фамилия Члены комиссии Личная подпись И.О. Фамилия Личная подпись И.О. Фамилия Личная подпись И.О. Фамилия
Возможно расположение подписей по алфавиту фамилий.
3.2.19 Гриф утверждения
Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ Министр природных ресурсов и экологии Российской Федерации Подпись И.О. Фамилия Дата
При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО Приказом Минприроды России от 15.04.2010 № 65
3.2.20 Оттиск печати
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
3.2.21 Отметка о заверении копии
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:
Подлинник документа находится в деле Министерства N ________ за ____ г. Верно
Начальник отдела Подпись И.О. Фамилия
Дата Печать
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ___ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
3.2.22 Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения.
В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, изготовившего документ, и дату печатания документа.
3.2.23 Указания по исполнению документа
Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке указания по исполнению документа с проставлением регистрационного номера и даты документа.
Указания по исполнению включают: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату.
В случаях, когда указание по исполнению дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать указания по исполнению документа лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в указании по исполнению документа указываются исполнитель, подпись руководителя, дата.
3.2.24 Отметка о контроле документа
Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, обозначают буквой «К» или с помощью штампа «Контроль» на верхнем поле документа справа.
3.2.25 Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.
Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
3.2.26 Отметка о конфиденциальности
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30, ст. 3165; 2012, № 31, ст. 4368), на документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
3.2.27 Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа в Министерство проставляется в виде штампа и содержит дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).
3.3. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации
3.3.1. Министерство, осуществляющее функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, разрабатывает проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих поручений, а также в порядке законодательной инициативы.
3.3.2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом № 15 на стандартных листах бумаги формата А4.
На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: «Вносится Правительством Российской Федерации». Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.
На расстоянии межстрочного интервала 24 пт <1> от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».
<1> Пт — сокращенно от пункта, принятая в издательском деле единица измерения.
Высота строчной буквы измеряется в пунктах, т.е. высота буквы 12 шрифта = 12 пунктам, 14 — 14 пунктам и т.д.
Одинарный межстрочный интервал = высоте буквы соответствующего шрифта.
3.3.3 Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта — ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН — отделяется от слова «Проект» межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта № 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?», или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы — дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
О внесении изменений в законодательные акты
Российской Федерации
об административных правонарушениях
в связи с принятием Земельного кодекса
Российской Федерации
в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды
Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 — 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА
Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.
Подраздел I. Общие положения об обязательствах
Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Глава 5. Права, обязанности и ответственность
Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.
§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово «статья» и номер выделяют полужирным шрифтом.
В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.
Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.
3.3.4 Оформление пояснительной записки к законопроекту.
Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом № 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа — печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
К проекту федерального закона «О внесении изменений в статью 1 Закона Российской Федерации „О подоходном налоге с физических лиц“»
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
Образец оформления законопроекта приводится в Приложении № 1 к настоящей Инструкции.
3.4.1. Подготовка и оформление проектов актов (УКАЗОВ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации осуществляется Министерством в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации.
3.4.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297) шрифтом № 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле — 2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
3.4.3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт <2>.
<2> Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок», «Текст», «Подпись» и «Место издания» при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть — преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «п о с т а н о в л я ю», которое печатается вразрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации о награждении государственными наградами, присвоении почетных и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).
Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.
На распоряжениях место издания не печатается.
Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита «Место издания» межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.
Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита «Дата» межстрочным интервалом 18 пт.
К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы «рп».
Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются Министром или лицом, исполняющим его обязанности.
Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений, они нумеруются.
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к Указу Президента Российской Федерации от N
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 — 3 см.
При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
УТВЕРЖДЕНО Указом Президента Российской Федерации от N
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и др.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения — дополнительным интервалом 24 пт.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например: 1.2.2.1).
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
Образец оформления проекта указа и распоряжения Президента Российской Федерации приведен в Приложениях № 2 — 3 к настоящей Инструкции.
3.5.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации производится Министерством в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.
3.5.2. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом размером № 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта — постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.
Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания, например № 143.
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р», например № 153-р.
Место издания — отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.
Заголовок — печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается с интервалом 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации п о с т а н о в л я е т», последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.
3.5.3. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то в скобках делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 3, ст. 6).
Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.
3.5.4. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования.
3.5.5. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и др.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.
3.5.6. Проекты актов Правительства Российской Федерации представляются в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом, в котором указывается основание внесения проекта акта, а также содержатся сведения о содержании и согласовании проекта акта или отсутствии согласования (с указанием причин). Сопроводительное письмо подписывается Министром или лицом, исполняющим его обязанности. Проект акта визируется лицом, вносящим проект, и согласовывается в порядке, установленном Регламентом Правительства Российской Федерации.
Образцы оформления постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации приведены в Приложениях № 4 — 5 к настоящей Инструкции.
3.6.1. Нормативные правовые акты Министерства издаются на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе Министерства в пределах его компетенции.
«Нормативный правовой акт — это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме Министерством в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение».
3.6.2. В соответствии с пунктом 2 Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895, № 50, ст. 5689; 1998, № 47, ст. 5771; 1999, № 8, ст. 1026; 2002, № 40, ст. 3929; 2006, № 29, ст. 3251; 2009, № 2, ст. 240, № 12, ст. 1443; 2010, № 9, ст. 964, № 21, ст. 2602; 2011, № 9, ст. 1251, № 29, ст. 4472; 2012, № 1, ст. 148, № 19, ст. 2419, № 27, ст. 3739) (далее — Правила подготовки нормативных правовых актов), нормативные правовые акты издаются Министерством в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.
Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.
3.6.3. Нормативные правовые акты Министерства подлежат государственной регистрации, если они затрагивают права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливают правовой статус организаций, имеют межведомственный характер, независимо от срока их действия, в том числе если содержат сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.
3.6.4. Подготовка нормативных правовых актов в Министерстве осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов.
3.6.5. Нормативные правовые акты Министерства могут издаваться совместно с другими федеральными органами исполнительной власти или Министерством по согласованию с другими федеральными органами исполнительной власти. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких федеральных органов исполнительной власти и иных органов (организаций).
Нормативный правовой акт, изданный Министерством совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, должен иметь соответствующие номера и единую дату.
3.6.6. Наряду с нормативными правовыми актами, подлежащими государственной регистрации, Министерство издает акты, не подлежащие представлению на государственную регистрацию:
а) индивидуальные правовые акты,
персонального характера (о назначении или освобождении от должности, о поощрении или наложении взыскания и т.п.),
действие которых исчерпывается однократным применением,
об отмене нормативных правовых актов, срок действия которых истек,
оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);
б) акты, которыми решения вышестоящих государственных органов доводятся до сведения органов и организаций, подведомственных Министерству;
в) акты, направленные на организацию исполнения решений вышестоящих органов или собственных решений Министерства и не содержащие новых правовых норм;
г) акты рекомендательного характера.
Правовые акты, соответствующие пунктам а (за исключением актов, срок действия которых истек), б, в, г издаются в Министерстве в форме приказов и распоряжений.
Приказы и распоряжения подписывает Министр, в его отсутствие — лицо, исполняющее его обязанности, а также заместители Министра (в соответствии с распределением обязанностей).
3.7.1. Состав документов Министерства
В деятельности Министерства создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления (коллегии Министерства), протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и других органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.
Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии Министерства, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.
Взаимные обязательства Министерства с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Министерства создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.
В установленных законодательством случаях в Министерстве могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).
Настоящая Инструкция устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.
3.7.2. Приказ, распоряжение
3.7.2.1. Приказы и распоряжения, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы Министерства, рассчитанные на разовое выполнение.
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят структурные подразделения Министерства на основании поручений Министра, его заместителей либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит подразделение государственной службы и кадров на основании соответствующих представлений.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности Министерства и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.
Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет Служба делопроизводства.
3.7.2.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями структурных подразделений, которым в проекте даются поручения, а также руководителем Службы делопроизводства и юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в служебной записке (справке), которая прилагается к проекту.
При необходимости проекты приказов (распоряжений) согласовываются с руководителями федеральных служб и федеральных агентств, находящихся в ведении Министерства.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые Министру на подпись, визируются заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.
3.7.2.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланках приказа установленной формы и представляются на подпись при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.
Датой приказа является дата его подписания.
3.7.2.4. Приказы регистрируются в Службе делопроизводства по порядку номеров в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения регистрируются отдельно.
3.7.2.5. Копии приказов (распоряжений) на бумажном носителе Служба делопроизводства заверяет простой круглой печатью Министерства. Подлинники приказов и их заверенные копии сканируются в системе электронного документооборота и в электронном виде рассылаются в структурные подразделения Министерства, в федеральные службы и федеральные агентства, находящиеся в ведении Министерства. Копии приказов (распоряжений) на бумажном носителе рассылаются подведомственным учреждениям и другим адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем в двух экземплярах. Копии распорядительных документов обязательно направляются в архив и в подразделение, ответственное за работу со средствами массовой информации.
Указатель рассылки готовится одновременно с подготовкой проекта приказа (распоряжения). При определении тиража исполнитель исходит из того, чтобы документ рассылался только заинтересованным структурным подразделениям и учреждениям.
Снятие дополнительных копий приказов (распоряжений) производится только с разрешения руководителя (заместителя руководителя) Службы делопроизводства. При этом делается соответствующая отметка в указателе рассылки.
3.7.2.6 Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
вид документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ);
Дата оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «N» и порядкового номера.
Место составления (издания) документа — Москва;
наименование документа (заголовок к тексту);
Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
управления делами и кадров
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.
Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в родительном падеже, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.
Преамбула в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...».
Названия структурных подразделений и организаций, упоминаемых в приказе, должны точно соответствовать их полным наименованиям. Если организация упоминается один раз, то дается ее полное наименование. В случаях неоднократного упоминания — в первый раз дается полное наименование организации и в скобках установленное сокращенное.
В распоряжениях допускается применять принятые сокращенные наименования организаций без приведения их полных наименований.
Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования). В верхней части листа указывается наименование должности руководителя (заместителя руководителя) подразделения, подготовившего проект, в нижней части листа слева — фамилия исполнителя и номер его телефона.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля.
Приказы (распоряжения) подписывает Министр, в его отсутствие — лицо, исполняющее его обязанности. Заместители Министра подписывают приказы Министерства или иные установленные законодательством Российской Федерации виды актов в соответствии с распределением обязанностей между ними в случае предоставления им соответствующих полномочий по отдельным вопросам организации деятельности Министерства.
Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Виза ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.
При наличии нескольких приложений, приложения нумеруются.
3.7.2.7. Внесение правок, редактирование текста в подписанном приказе, распоряжении не допускается.
3.7.2.8. Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с другими органами власти, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка, с указанием названия Министерства, других органов власти.
При оформлении совместного приказа (распоряжения):
наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа — ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) — располагается по центру страницы;
дата совместного приказа (распоряжения) — единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается по центру страницы;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами власти, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом власти, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне и заверяются гербовыми печатями.
Проекты совместных приказов (распоряжений) должны готовиться в нескольких экземплярах (из расчета получения каждым федеральным органом исполнительной власти, подписавшим документ, по одному подлиннику).
Образцы оформления приказа и распоряжения Министерства приведены в Приложениях № 6 — 7 к настоящей Инструкции.
3.7.3. Положение, правила, инструкция
3.7.3.1. Министерство в пределах своей компетенции разрабатывает положения о структурных подразделениях центрального аппарата Министерства, положения о совещательных и консультативных органах, правила внутреннего распорядка, а также инструкции для должностных лиц по вопросам деятельности.
3.7.3.2 Положения, правила и инструкции — нормативные документы, устанавливающие определенный порядок, нормы работы Министерства в целом и по отдельным направлениям его деятельности. Положения, правила и инструкции утверждаются Министром и применяются как самостоятельные правовые акты. Утверждение оформляется путем издания распорядительного документа (приказа).
3.7.3.3. В положении о структурном подразделении центрального аппарата (департаменте) Министерства устанавливаются статус, структура (состав), функции, права, обязанности и ответственность, порядок организации деятельности структурных подразделений.
Положения о структурных подразделениях центрального аппарата (департаментах) Министерства должны обеспечивать наиболее рациональное разделение функций и кооперацию деятельности структурных подразделений и государственных служащих по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства.
3.7.3.4. Положение (правила) разрабатывается в Министерстве в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой нормы и требования по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
3.7.3.5. Положения (правила, инструкции) являются приложением к приказу или распоряжению Министерства, утверждение которых оформляется путем издания соответствующего документа.
3.7.3.6. В правилах излагаются процедурные нормы, относящиеся к общеобязательным, определяющие порядок осуществления какого-либо рода деятельности, например правила пожарной безопасности, правила внутреннего служебного распорядка.
3.7.3.7. В инструкции излагаются правила осуществления организационной, технологической (отраслевой), финансовой и иных специальных сфер деятельности Министерства, его структурных подразделений, должностных лиц в пределах компетенции на основании и во исполнение федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации и иных нормативных актов.
3.7.3.8. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкций) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов Министерства.
3.7.3.9. Проекты положений (правил, инструкций) оформляются в виде сплошного текста, разбитого на разделы (главы), пункты и подпункты и печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.
Заголовки к текстам положений (правил, инструкций) отвечают на вопрос «О чем?» (например, «инструкция о приеме и обработке телеграмм») или для инструкций — «по чему?» (например, «инструкция по делопроизводству»). Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция, должностной регламент), отвечает на вопрос «Кому?» (Должностная инструкция главному специалисту) или «Кого?» (Должностной регламент главного специалиста).
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Констатирующей частью положения (правил, инструкций) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, назначение акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и процедур и другие нормативные требования. В разделе «Общие положения» может также указываться подчиненность регламентируемого объекта.
Значительные по объему положения, правила и инструкции могут делиться на разделы (главы), которые нумеруются арабскими или римскими цифрами и могут иметь заголовки, пункты и подпункты. Пункты и подпункты, содержащие определенные предписания и правила, нумеруются буквами или арабскими цифрами (пункты — 1, 2, 3 и т.д., подпункты 1.1, 1.1.1, 2.1, 2.2, 2.2.1 и т.д.).
При необходимости для полноты изложения вопроса в положениях, правилах и инструкциях могут помещаться отдельные положения законодательных актов Российской Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты и на официальный источник их опубликования. Подготовленный проект положения, правил и инструкции должен быть проверен на соответствие законодательству Российской Федерации, а также правилам русского языка.
3.7.3.10. Проекты положений, правил, инструкций разрабатываются структурными подразделениями на основании поручений Министра, его заместителей либо в инициативном порядке.
Проекты положений, правил, инструкций визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями заинтересованных структурных подразделений, заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей, а также руководителями юридической службы и Службы делопроизводства, возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
При наличии у сотрудника Министерства, визирующего проект положения, правил, инструкции, особого мнения (замечаний), он делает отметку при визировании. Особое мнение (замечания) по проекту акта, как правило, излагается на отдельном листе бумаги и прилагается к проекту акта.
Если для выпуска положений, правил, инструкций требуется согласование с иными государственными органами и организациями (например: согласование Перечня — с Федеральным архивным агентством, сводной номенклатуры дел Министерства — с Государственным архивом Российской Федерации), то они направляются на согласование с сопроводительным письмом Министерства.
Если в процессе согласования в Министерстве в проект положения, правил, инструкции вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию вышеуказанными должностными лицами Министерства. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект положения, правил, инструкции внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его концепции.
3.7.3.11. Проекты положений, правил, инструкций утверждаются приказами Министерства по основной деятельности или непосредственно Министром и доводятся до исполнителей по системе электронного документооборота (далее — СЭД).
3.7.3.12. Изменения и дополнения в утвержденные Положения (правила, инструкции) вносятся в соответствии с общим порядком подготовки проектов нормативных актов Министерства.
3.7.4. Протокол заседания (совещания)
3.7.4.1. Протокол заседания (совещания) — документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
3.7.4.2. В Министерстве протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
3.7.4.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За — ..., против — ..., воздержалось — ...».
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
3.7.4.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей — их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Присутствовали: Заместитель Министра природных ресурсов
и экологии Российской Федерации И.О. Фамилия
Заместители руководителя Росприроднадзора И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
3.7.4.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).
3.7.4.6. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов, оперативных совещаний и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в Министерстве.
3.7.4.7. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Службы делопроизводства.
3.7.4.8. Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:
наименование Министерства — указываются полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования;
вид документа — ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово П Р О Т О К О Л печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру);
вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;
место проведения заседания, совещания — указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него двойной чертой и выравнивается по центру;
дата и номер протокола: дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
3.7.4.9. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. Выписка — копия части протокола. В выписке воспроизводят все реквизиты заголовочной части протокола, вводную часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как «Выписка из протокола».
Выписки из протокола оформляются на бланке протокола и заверяются печатью Службы делопроизводства.
Образцы оформления протоколов приведены в Приложениях № 8 - 9 к настоящей Инструкции.
3.7.5. Служебная переписка
3.7.5.1 Служебные письма Министерства готовятся:
как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как доклады подведомственных федеральных агентств и федеральных служб на поручения Министерства;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы организаций, предприятий и частных лиц;
К любому проекту документа, носящему инициативный характер, представленному на рассмотрение Министру, заместителю Министра и требующему их подписи, прикладывается сопроводительная служебная записка, содержащая краткую историю вопроса и обоснования необходимости подписания проекта документа.
3.7.5.2. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования органов власти — авторов документа указываются в реквизите «Подпись должностного лица».
3.7.5.3. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями Министра и его заместителей на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора указания по исполнению документа.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководством Министерства или руководителями структурных подразделений Министерства.
3.7.5.4. Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.
В служебных письмах используется реквизит «Наименование документа» (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма.
В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый...!» — в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма, перед подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.
Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию...», «Направляем на заключение проект...» и др.), от 3-го лица единственного числа («Министерство не считает возможным...», «Министерство предлагает рассмотреть возможность...»), на должностных бланках — от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о...», «Считаю возможным принять участие в...»).
3.7.5.5. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
3.7.5.6. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения.
3.7.5.7. Служебные письма в установленном порядке проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами Министерства.
3.7.5.8. Служебные письма подписываются Министром, заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Министра, а также руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией и функциями, установленными соответствующими положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами.
3.7.5.9. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются гербовой печатью Министерства.
3.7.5.10. В письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, оформляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».
3.7.5.11 Датой письма является дата его подписания.
Образец оформления служебного письма приведен в Приложении № 10 к настоящей Инструкции.
3.7.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)
3.7.6.1. К основным видам записок, создаваемых в Министерстве и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, гражданскими служащими относятся: пояснительные записки; информационные записки; докладные записки; аналитические записки; служебные записки; объяснительные записки.
3.7.6.2. Пояснительная записка — документ, выполняющий функцию внутреннего сопроводительного письма, прилагаемого к основному документу (плану, отчету, проекту и др.), представленному на рассмотрение соответствующему руководителю. Пояснительные записки содержат краткую историю вопроса и обоснования необходимости подписания проекта документа.
Информационные записки выполняют функцию краткого письменного напоминания — например, о необходимости через какое-то время произвести те или иные управленческие действия.
Докладные записки — документы, содержащие обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями, составляются для доклада о состоянии дел на конкретном участке работы или в случае необходимости доклада руководству Министерства о каких-либо фактах, сложившихся обстоятельствах с выводами и предложениями составителя. Докладная записка требует резолюции руководителя.
Аналитические записки готовятся с целью предоставления обобщенной информации по какому-либо вопросу путем анализа сведений от различных источников и с приложением своих выводов и предложений составителя.
Служебные записки являются внутренними документами, они реализуют в пределах центрального аппарата Министерства отношения субординации структурных подразделений с руководством Министерства, предназначены для координации деятельности структурных подразделений Министерства.
В служебных записках в произвольной форме излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц Министерства.
Функциональное назначение служебной записки состоит в обеспечении оперативного обмена письменной информацией между структурными подразделениями Министерства.
Объяснительная записка — документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие, составляется по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поведения отдельных лиц, служит для объяснения причины какого-либо события, факта, поступка.
Объяснительные записки могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.
В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.
3.7.6.3. Текст докладной (служебной) записки состоит из двух частей — вводной и основной. Предназначение вводной части содержания документа заключается в ознакомлении адресата с вопросом или группой вопросов деятельности, которые и предполагается осветить в служебной записке, или в пояснении причин, которые послужили поводом для подготовки документа. В основной части служебной записки, как правило, содержатся:
аргументация в пользу (против) принятия, подготовки и последующей реализации какого-либо управленческого решения — обоснование этого решения;
основные результаты изучения вопросов, непосредственно связанных с принятием, подготовкой и реализацией указанного решения;
расчеты, подкрепляющие обоснование, которые могут быть представлены в приложении к документу;
Структуру докладной (служебной) записки образуют абзацы, состоящие из двух-трех простых предложений, реже — пункты и подпункты. Изложение документа осуществляется официально-деловым стилем, свойственным для изложения служебных писем.
3.7.6.4. Реквизитами докладной (аналитической, служебной) записки являются: наименование структурного подразделения — автора документа; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту документа, если текст более 4 — 5 строк; адресат (должностное лицо Министерства); подпись.
До предоставления соответствующему должностному лицу записки (докладные, аналитические, служебные), при необходимости, визируются заинтересованными должностными лицами.
Визы на записках (докладных, аналитических, служебных) проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью ближе к нижнему полю.
Записки оформляются на стандартных листах формата А4 шрифтом № 14 без реквизитов бланка.
4.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.
4.1.2 Основными принципами организации документооборота в Министерстве являются:
централизация операций по приему и отправке документов;
распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
однократность регистрации документов;
устранение необоснованных согласований проектов документов;
регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
4.1.3 В документообороте Министерства выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая документация (входящая);
б) отправляемая документация (исходящая);
В составе входящей и исходящей документации выделяются:
документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, высших судов (Конституционный суд, Верховный суд, Высший арбитражный суд), Счетной палаты Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации и других вышестоящих организаций, и ответы на них;
документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления и ответы на них;
документы находящихся в ведении Министерства федеральных служб и федеральных агентств и их территориальных органов в субъектах Российской Федерации и ответы на них;
обращения граждан и ответы на них;
запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления и ответы на них;
документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных Министерству,и ответы на них;
документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов и ответы на них;
инициативные письма Министерства.
4.1.4. В состав внутренней документации включаются аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, другие документы, не отправляемые за пределы Министерства.
4.1.5. В Министерстве доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской, курьерской связи и электросвязи.
4.2.1. В Министерстве прием и обработка поступающих документов осуществляется централизованно Службой делопроизводства.
4.2.2. Доставка документов осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, курьерской связи и различными видами электросвязи (телеграф, факсимильная связь и электронная почта).
С помощью почтовой связи доставляется письменная документация в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
4.2.3. По каналам электросвязи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы и электронные сообщения.
4.2.4. Документы могут доставляться сотрудниками Министерства, получившими их в других организациях, и посетителями.
4.2.5. Документы, поступившие в Министерство в течение рабочего дня, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления; при поступлении в нерабочее время — на следующий рабочий день.
4.2.6. При получении корреспонденции проверяется правильность адресования поступающих документов, правильность доставки по адресу и комплектности документов. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.
Если повреждена упаковка, проверяется количество листов вложения и, в случае установленной неполноты документа, об этом незамедлительно ставится в известность отправитель, а на документе и в журнале учета поступающих документов делается соответствующая пометка.
При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах (один акт остается в Службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа).
4.2.7 Конверт, в котором поступил документ, сохраняется и прилагается к документам в следующих случаях:
если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки;
если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данного документа;
к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов;
Не вскрываются конверты с пометкой «Лично» и грифами ограничения доступа к документу («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна»). На конвертах с грифом ограничения доступа проставляется штамп о поступлении и дата поступления, после чего конверты с документами передаются руководству Службы делопроизводства.
4.2.8. Документы, поступившие с отметками «Вручить немедленно», «Срочно», «Оперативно» передаются на регистрацию незамедлительно.
Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы, регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно.
Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее структурное подразделение, о чем делается отметка в регистрационной карточке.
Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.
4.2.9. При приеме входящей корреспонденции, поступившей посредством системы межведомственного электронного документооборота (далее — МЭДО), проверяются следующие реквизиты:
идентификация подписи в электронном документе на соответствие сертификату ключа электронной подписи;
наличие фамилии, имени, отчества подписанта;
наличие регистрационного номера и даты;
Соответствие всех реквизитов вложенных файлов предусмотренным реквизитам для данного вида входящих документов.
4.2.10. В случае отсутствия одного или нескольких обязательных реквизитов, указанных в пункте 4.2.9 настоящей Инструкции, электронный документ не подлежит регистрации и возвращается отправителю посредством МЭДО с указанием причин возврата.
4.3.1. Служба делопроизводства проводит предварительное рассмотрение документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Министерства.
4.3.2. Документы, поступившие в Министерство по вопросам, не требующим рассмотрения руководством Министерства, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения Министерства.
Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.
4.3.3. Результатом предварительного рассмотрения является направление документа на вынесение указания по исполнению документа Министру или на рассмотрение заместителям Министра в соответствии с установленным в Министерстве распределением обязанностей между Министром, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа.
4.4.1. Поступающие в Министерство документы подлежат обязательной централизованной регистрации в Службе делопроизводства в системе электронного документооборота.
4.4.2. Документы регистрируются в Министерстве в день поступления или на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время). Документы с отметками «Срочно», «Оперативно», «Важно», телеграммы и факсы регистрируются незамедлительно.
4.4.3. На поступающих документах на бумажном носителе в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа.
4.4.4. Регистрационный номер поступающих документов состоит из следующих элементов: порядковый входящий номер в пределах календарного года, через дробь — индекс дела по номенклатуре дел Министерства, например: 000120/09.
4.4.5. Основные сведения о поступающих документах заносятся в электронную карточку в системе электронного документооборота Министерства.
Содержание регистрационных реквизитов является основой информационно-поисковой системы.
Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания информационно-поисковой системы устанавливаются следующие основные регистрационные реквизиты входящих документов:
способ получения документа (почтой, факсом, по e-mail);
наименование организации адресанта;
наименование документа — краткое содержание (заголовок к тексту);
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
указание по исполнению документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
При отсутствии заголовка к тексту документа обязательно составляется аннотация документа, содержащая ключевые слова и отражающая суть поступившего документа.
Основные регистрационные реквизиты учета документов могут дополняться следующими реквизитами:
гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
промежуточные сроки исполнения;
4.4.6. Все входящие документы, поступившие в Министерство на бумажном носителе, в обязательном порядке сканируются и после создания электронных образов документов включаются в систему электронного документооборота.
4.4.7. Документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения.
4.4.8. Не подлежат регистрации документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.
4.4.9. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
4.4.10. Документы регистрируются в пределах выделенных в Министерстве документопотоков.
4.4.11 В целях регистрации и учета документов в Министерстве используются классификаторы (справочники):
предметно-тематические (вопросов деятельности);
указаний по исполнению документа;
результатов исполнения документов.
4.5.1. Документы передаются на рассмотрение руководству Министерства и руководителям структурных подразделений Министерства только после регистрации.
4.5.2 После предварительного рассмотрения входящие документы направляются через Службу делопроизводства:
на доклад заместителям Министра;
на рассмотрение в структурные подразделения.
Как правило, обязательно направляются Министру федеральные конституционные законы, федеральные законы, акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, поручения Президента Российской Федерации, письма Администрации Президента Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, письма полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, парламентские и депутатские запросы, письма руководителей федеральных органов исполнительной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации, представления и письма Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, других организаций.
4.5.3. Входящие документы передаются на доклад заместителям Министра и на рассмотрение в структурные подразделения под роспись в журнале учета выдачи документов.
4.5.4. После рассмотрения руководством Министерства документы возвращаются в Службу делопроизводства для перенесения указаний по исполнению документа в регистрационно-контрольную форму.
Подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения Министерства — ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым, соисполнителям Службой делопроизводства направляются копии документа. Ответственному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа, назначать лиц, ответственных за отдельные участки работы, созывать и проводить совещания. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документа в равной мере несут все исполнители. Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя предоставлять все необходимые для исполнения документа материалы.
4.5.5. Передача документа, находящегося на исполнении, из одного структурного подразделениям в другое производится с разрешения руководителя, вынесшего указание по исполнению документа, или по договоренности между руководителями структурных подразделений. Передача документов в ходе исполнения осуществляется через Службу делопроизводства.
4.6.1. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в Министерстве правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Министерства (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение — исполнитель документа.
4.6.2. Проекты документов Министерства готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.
4.6.3. Проекты документов визируются исполнителем, начальником отдела, руководителем структурного подразделения (его заместителем), заместителем Министра, курирующим данное структурное подразделение, при необходимости должностными лицами других структурных подразделений. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования.
4.6.4. Исходящие письма готовятся в трех экземплярах: первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему — направляются адресату; второй (копия) с визами и основанием к документу остается в деле Службы делопроизводства; третий экземпляр (копия) — возвращается в структурное подразделение (исполнителю).
Инициативные исходящие письма, направляемые по списку рассылки, готовятся в двух экземплярах: первый (оригинал) остается в деле Службы делопроизводства, второй экземпляр (копия) — возвращается в структурное подразделение (исполнителю).
4.7.1. Документы, подписанные Министром, заместителями Министра, руководителями структурных подразделений, передаются на регистрацию в Службу делопроизводства.
Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
4.7.2. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день.
4.7.3. Регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками.
Сведения о регистрируемых документах вносятся в регистрационную форму системы электронного документооборота.
Основными реквизитами исходящих документов являются:
регистрационный исходящий номер;
ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который подготовлен ответ;
краткое содержание (аннотация) документа;
кем подписан исходящий документ;
4.7.4. На визовой копии письма, которая формируется в дело в Службе делопроизводства, указывается способ доставки документа адресату (нарочным, фельдсвязью, получен на руки, заказное письмо и т.п.)
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле Службы делопроизводства, и на копии, которая возвращается исполнителю.
4.7.5. Номера исходящих писем Министерства, подписанных руководством Министерства, состоят из следующих элементов: индекс лица, подписавшего письмо, через тире — индекс структурного подразделения-исполнителя, через тире — индекс дела по номенклатуре дел, через косую черту — порядковый исходящий номер, например: 01-07-46/2235.
Номера исходящих писем, подписанных руководителями структурных подразделений, состоят из следующих элементов: индекс структурного подразделения, через тире — индекс дела по номенклатуре дел, через косую черту — порядковый исходящий номер, например: 11-31/5588.
4.7.6. Копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой «Верно» (может проставляться с помощью штампа) и подписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.
4.7.7. Документы, подписанные руководством Министерства и направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Полномочным представителям Президента Российской Федерации, отправляются нарочным. Доставка документов нарочным оформляется по реестру. Копии реестров, подтверждающих отправление документов, подшиваются в дело в Службе делопроизводства. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе, в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте, принимает исполнитель.
4.8.1. Документы, отправляемые Министерством, передаются нарочно, курьерской, почтовой связью и электросвязью.
С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота.
4.8.2. Отправку исходящих документов производит экспедиция Министерства.
Экспедиция проверяет правильность оформления исходящих документов, наличия указанных в приложениях количества листов (экземпляров), соответствие количества экземпляров количеству адресатов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).
Письма, рассылаемые большому количеству адресатов (более четырех), передаются для отправки со списком на рассылку, составляемым исполнителем.
4.8.3. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурное подразделение.
4.8.4. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
4.8.5. Документы отправляются в конвертах. На конвертах указывается адресат, его почтовый индекс и адрес, проставляется стоимость почтовых услуг. Если документ пересылается заказной почтой, то на конверте указывается его исходящий номер.
Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса — в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.
Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.
4.8.6. Заказными письмами и бандеролями направляются особо важные, срочные документы, организационно-распорядительные документы, письма за подписью руководства Министерства.
На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется реестр в двух экземплярах. В нем указываются дата отправки, исходящие номера писем, почтовый адрес и адресат. Один экземпляр реестра возвращается в экспедицию с распиской работников почтового отделения связи и подшивается в дело.
4.8.7. Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в экспедицию с указанием номера телефона-факса адресата.
4.8.8 При передаче документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
документ для отправки по факсимильной связи передается в Службу делопроизводства с заявкой, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя структурного подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
документ для передачи по факсимильной связи передается зарегистрированным. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.
4.8.9. При направлении служебных писем по каналам электрической связи (факсу) обязательна досылка их бумажного оригинала адресату.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя (заместителя руководителя) Службы делопроизводства.
4.8.10. Документы, содержащие информацию ограниченного доступа, для передачи по факсимильной связи не принимаются.
4.8.11 Телеграф используется для передачи срочной информации.
Министр и его заместители имеют право подписывать телеграммы категории «правительственная».
4.8.12 Документ, отправляемый по телеграфу, оформляется следующим образом:
в верхнем правом углу указывается категория телеграммы, например: «правительственная»;
перед текстом под словом «Телеграмма» печатается телеграфный адрес с обязательным указанием почтового индекса, города, улицы, дома, названия учреждения и фамилии получателя;
текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания, печатается без переноса слов, абзацев, исправлений, заглавными буквами;
подпись должностного лица на телеграмме заверяется оттиском печати, ниже текста под чертой указываются фамилия и должность лица, подписавшего телеграмму, полный адрес Министерства, дата (день отправления) и регистрационный номер.
4.8.13. Копия телеграммы визируется исполнителем, готовившим текст, и руководителем структурного подразделения. При этом указываются фамилия исполнителя и номер его телефона.
4.8.14. Телеграммы с одним текстом, направляемые нескольким адресатам, оформляются в двух экземплярах, отдельно в каждый адрес; подписывается первый экземпляр каждой телеграммы.
4.8.15. Телеграммы, составленные в Министерстве, принимаются на регистрацию сотрудниками Службы делопроизводства завизированными, подписанными, с отметкой о категории и виде отправления. Телеграммы регистрируются в системе электронного документооборота, им присваиваются порядковые номера в пределах календарного года с буквенным индексом, например Т-125.
4.8.16. Телеграммы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием телеграфного адреса или с приложением стандартной схемы рассылки, разработанной Службой делопроизводства. Схемы рассылки, разработанные самими исполнителями, должны в обязательном порядке содержать телеграфные адреса.
4.8.17. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи. Текст телефонограммы, подлежащей передаче, печатается на бланке, подписывается, датируется и регистрируется. После передачи телефонограммы по телефону делается отметка о передаче с указанием даты, времени, подписи лица, передавшего телефонограмму, и фамилии лица, принявшего телефонограмму.
4.8.18. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Службой делопроизводства в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, а документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с действующими Правилами оказания услуг телеграфной связи.
4.9.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.
4.9.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в Службу делопроизводства для проверки правильности их оформления, включая соблюдение правил русского языка.
Оформленные документы передаются на подпись руководству Министерства в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.
4.9.3. Номера приказов по основной деятельности состоят только из цифр.
Номера приказов по личному составу имеют буквенные индексы «лс» и «к», например: 9-лс или 133-к.
Номера распоряжений имеют буквенный индекс «р», например: 99-р.
4.9.4. Номера протоколов совещаний у Министра и его заместителей состоят из следующих элементов: индекс лица, утвердившего протокол, через тире — номер дела по номенклатуре дел, через косую черту — порядковый номер, через тире — буквенный индекс «пр», например: 01-07/0052-пр.
Номера протоколов совещаний у руководителей структурных подразделений состоят из следующих элементов: индекс структурного подразделения, через тире — номер дела по номенклатуре, через косую черту — порядковый номер, через тире — буквенный индекс «пр», например: 10-11/0055-пр.
4.9.5. Копии подписанных руководством Министерства и зарегистрированных нормативных правовых актов, распорядительных документов, писем в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находились рассматриваемые вопросы.
4.9.6. Подлинники приказов (распоряжений), протоколов совещаний хранятся в Службе делопроизводства.
4.9.7. Договор — это соглашение двух или нескольких лиц (одним из которых является Министерство) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
Проекты договоров печатаются на стандартных листах бумаги формата А4, шрифт № 12 или № 14.
Проекты договоров (дополнительные соглашения к ним) визируются в соответствии с установленным в Министерстве порядке.
Визы проставляются на первом экземпляре проекта договора (дополнительного соглашения к нему) на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.
Договоры (дополнительные соглашения к ним и другие гражданско-правовые документы, необходимые к подписанию в рамках выполнения договоров) подписываются Министром, заместителями Министра (в соответствии с приказом о распределении обязанностей и на основании выданных Министром доверенностей), директорами структурных подразделений Министерства на основании выданных Министром (лицом, исполняющим его обязанности) доверенностей.
Договоры (дополнительные соглашения к ним), заключенные от имени Министерства и подписанные руководством Министерства, регистрируются в Службе делопроизводства в системе электронного документооборота в пределах календарного года. Номера договоров имеют буквенный индекс «Д», например: АЧ-07-23Д/15
Подлинники договоров хранятся в Службе делопроизводства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
4.9.8. Внутренние информационно-справочные документы (докладные, служебные, аналитические записки), справки регистрируются в секретариатах заместителей Министра и структурных подразделениях Министерства в системе электронного документооборота.
4.9.9. Передача документов между структурными подразделениями Министерства осуществляется через Службу делопроизводства.
4.10.1. В Министерстве прием иностранной корреспонденции осуществляется Службой делопроизводства.
4.10.2. Входящая иностранная корреспонденция регистрируется в Службе делопроизводства в установленном настоящей Инструкцией порядке.
4.10.3. После регистрации документы передаются на рассмотрение Министру, заместителю Министра в соответствии с распределением обязанностей или в соответствующее структурное подразделение для подготовки указания по исполнению документа.
Иностранная корреспонденция, требующая неофициального перевода и составления аннотации к ней, передается в структурное подразделение Министерства, курирующее международную деятельность.
4.10.4. Переписка Министерства с зарубежными странами, представительствами, посольствами, международными организациями ведется за подписью Министра или заместителей Министра на международном бланке письма.
Структурные подразделения осуществляют переписку с зарубежными корреспондентами по оперативным вопросам, находящимся в их компетенции.
4.10.5. Письма иностранным корреспондентам готовятся на русском или (и) иностранных языках. Решением лица, подписывающего документ, к подлиннику документа может прикладываться текст неофициального перевода на иностранном языке с подписью исполнителя документа. На тексте перевода в правом верхнем углу обязательно указывается: «Неофициальный перевод».
4.10.6. Письма печатаются в трех экземплярах: первый экземпляр — подлинник письма, оформленный на бланке установленной формы; второй экземпляр — копия письма с визами в дело Службы делопроизводства, третий экземпляр — копия письма в дело исполнителя.
4.10.7 Оформление писем иностранным корреспондентам производится с учетом следующих требований:
реквизит «Адресат» включает в себя: инициал имени и фамилию; наименование должности адресата; наименование организации, номер дома; название улицы, название населенного пункта; почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута; название страны;
если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес;
если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его имя (инициал имени), фамилия, наименование должности, наименование организации, затем почтовый адрес.
Дата письма и регистрационный номер проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов на международном бланке письма. Дата оформляется словесно-цифровым способом.
Адресат печатается слева в верхнем углу бланка через 3 межстрочных интервала ниже номера письма.
Заголовок к тексту в письмах к зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.
Текст письма принято составлять от первого лица. Местоимение «мы» не употребляется. Текст письма начинается с обращения/приветствия «Уважаемые господа» или «Уважаемый г-н/г-жа Министр» без указания фамилии. После приветствия восклицательный знак не ставится, а ставится запятая.
Обращение «Глубокоуважаемый(ая)» допускается использовать лишь в письме к русскоговорящему адресату.
Текст письма принято заканчивать фразами вежливости, которые пишутся лично подписывающим письмо, например: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш».
При наличии приложения к письму отметка делается под текстом письма и оформляется так же, как и для служебных писем.
Реквизит «Подпись» включает наименование должности лица, подписавшего письмо, личную подпись и расшифровку подписи. Реквизит «Подпись» печатается под текстом письма или под реквизитом «Отметка о наличии приложений».
Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем документа.
Реквизит «Отметка об исполнителе» на подлиннике письма не проставляется, а указывается на копии письма с визами, остающейся в деле.
4.10.8. Письма в адрес иностранных корреспондентов в обязательном порядке визируются руководителем структурного подразделения Министерства, осуществляющего международную деятельность, либо лицом, исполняющим его обязанности.
4.10.9. Подписанные исходящие письма в адрес иностранных корреспондентов регистрируются в установленном настоящей Инструкцией порядке в Службе делопроизводства.
4.10.10. Порядок отправления писем иностранным корреспондентам определяется исходя из срочности содержащейся в них информации: по почте, через Министерство иностранных дел Российской Федерации, нарочным, техническими средствами оперативной связи (факс, электронная почта).
В случае отправления документа через Министерство иностранных дел Российской Федерации структурное подразделение, курирующее международную деятельность, готовит сопроводительное письмо, которое регистрируется в установленном настоящей Инструкцией порядке.
4.10.11. При отправке писем иностранным корреспондентам заказной почтой составляется соответствующий реестр.
4.11.1. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Министерство и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
4.11.2. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Службой делопроизводства Министерства и представляются руководству Министерства в виде справок (отчетов) статистического и аналитического характера.
Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в центральный аппарат Министерства и созданных им за определенный период времени (месяц, квартал, год).
4.11.3. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного бюро и определения численности персонала.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
5.1. Контроль исполнения документов, включая поручения Министра и заместителей Министра (далее — документы), в Министерстве осуществляется в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации, Регламентом Минприроды России и настоящей Инструкцией.
Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства Министерства и руководителей структурных подразделений о состоянии исполнения документов.
5.2. Контроль исполнения документов осуществляется Службой делопроизводства.
5.3. При поступлении в Министерство поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации, протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, координационных и совещательных органов Правительства Российской Федерации, возглавляемых Председателем Правительства Российской Федерации, заместителями Председателя Правительства Российской Федерации, а также поручений Председателя Правительства Российской Федерации и заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, содержащихся в протоколах проведенных ими совещаний и резолюциях, указанные поручения незамедлительно направляются Службой делопроизводства на доклад Министру или лицу, исполняющему его обязанности.
5.4. Министр либо его заместитель определяют в своем указании по исполнению документа исполнителей и сроки исполнения документов.
Срок исполнения документа, как правило, обозначается календарной датой.
Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания документа.
Если в документе установлен срок исполнения «до» или «не позднее» конкретной даты, то сроком исполнения является указанная дата.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее последнего рабочего дня, предшествующего истечению срока исполнения.
5.6. При необходимости изменения срока исполнения поручения должностное лицо, указанное в поручении первым, не позднее чем за 5 дней до истечения срока представляет на имя Министра мотивированную просьбу о продлении этого срока, подписанную директором департамента и завизированную курирующим заместителем Министра, а также указывает причину задержки исполнения документа.
5.7. Обо всех случаях изменения сроков исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует Службу делопроизводства.
5.8. Изменение срока исполнения осуществляется на основании вновь поступивших поручений, продлевающих срок исполнения.
5.9. Срок исполнения срочных поручений не продлевается и не корректируется.
- внесения соответствующего нормативного правового акта в Правительство Российской Федерации;
- представления предложений или замечаний в соответствующий орган исполнительной власти;
- направления ответа корреспонденту, в котором даны разъяснения на все поставленные в нем вопросы или дан ответ по существу вопроса.
5.11. Документ считается исполненным, если по нему даны исчерпывающие ответы на поставленные вопросы. Основанием для снятия с контроля документа или поручения Министра является:
- копия исходящего письма и подлинник документа, по которому дано поручение;
- служебная записка, представленная на имя Министра руководителем структурного подразделения, отвечающим за выполнение контрольного поручения, и завизированная заместителем Министра, курирующим данное подразделение, с визой Министра «Согласен».
5.12. Для снятия исполненного документа с контроля исполнитель представляет в Службу делопроизводства информацию об исполнении (копию ответа, служебную записку с указанием по исполнению документа руководства Министерства), а также подлинник (основание) находящегося на контроле документа с поручением руководства Министерства.
6.1.1. Формирование документального фонда Министерства осуществляется Службой делопроизводства путем составления, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Министерства.
6.1.2. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Министерства. Документальный фонд Министерства составляют документы, созданные в Министерстве и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
Номенклатура дел составляется на основе изучения Положения о Министерстве, Регламента Министерства, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность Министерства и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и состава документов, образующихся в деятельности Министерства.
6.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение № 11 к настоящей Инструкции) и номенклатура дел Министерства (Приложение № 12 к настоящей Инструкции).
6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, согласовывается с архивом Министерства, Службой делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения и направляется в Службу делопроизводства.
6.1.5. Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в Службу делопроизводства Министерства.
6.1.6. Номенклатура дел Министерства составляется Службой делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений.
Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Министерства оказывают архив Министерства и Центральная экспертная комиссия Министерства (далее — ЦЭК).
6.1.7. Номенклатура дел Министерства один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) Государственного архива Российской Федерации, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Министерства документы Архивного фонда Российской Федерации.
6.1.8. Номенклатура дел Министерства, подписанная руководителем Службы делопроизводства, утверждается Министром после ее согласования с ЦЭК Министерства не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
6.1.9. В случае изменения функций и структуры Министерства номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК Государственного архива Российской Федерации.
6.1.10. Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело Службы делопроизводства, 2-й используется в Службе делопроизводства как рабочий экземпляр, 3-й применяется в архиве Министерства, 4-й — в Государственном архиве Российской Федерации, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел ведется в Службе делопроизводства Министерства в электронном виде.
6.1.11. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.12. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.
6.1.13. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки деятельности Министерства.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.14 Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения (кода) структурного подразделения, номера отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 07-01-08, где 07 — обозначение структурного подразделения, 01 — номер отдела, 08 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:
Приказы Министерства по основной деятельности.
Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («разные материалы», «общая переписка» и др.), а также вводные слова и сложные обороты. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений, а при их употреблении составляется список сокращенных слов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название Министерства или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки, планы, списки и др.), например:
Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с правоохранительными органами по основным вопросам деятельности Министерства.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
Переписка с организациями по награждению работников ведомственными знаками отличия.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами и передаче их в состав Архивного фонда Российской Федерации.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с главами администраций областей по основным вопросам деятельности Министерства.
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:
Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы
(г. Нижний Новгород) о подготовке кадров
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:
Годовые планы финансовых мероприятий Министерства
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.
В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2010 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
6.1.15. Если в течение года в Министерстве возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
6.1.16. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
6.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
6.2.2. Дела формируются в Министерстве, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством, подлежащие возврату документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем в Службу делопроизводства или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляет Служба делопроизводства.
6.2.5 При формировании дел в структурных подразделениях Министерства необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);
не помещать в дело документы, подлежащие возврату; лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2» и т.д.
6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в которое подшит подлинник этого документа.
Документы коллегий группируются в два дела: а) протоколы и решения коллегии; б) документы к заседаниям коллегии.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы к заседаниям группируются в отдельное дело так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.
Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.
Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, командировании в зарубежные страны сотрудников формируются отдельно от приказов о предоставлении отпусков, взыскании, командировании по территории Российской Федерации.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
6.2.7. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Министерства, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.
6.2.8. Дела со дня их заведения до передачи в архив Министерства или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
6.2.9. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
6.2.10 Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:
создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
проверка наличия и состояния документов и дел;
соблюдение порядка выдачи дел.
Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагают вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела — соответствующую папку на полке.
6.2.11. Дела документального фонда Министерства, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило перед передачей в архив Министерства, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации Министерства или его структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
6.2.12. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
6.2.13. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя Службы делопроизводства. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
6.2.14. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
6.2.15. Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Министра по актам.
6.2.16. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием — когда, кому и на какой срок выдан документ.
6.2.17. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Министра с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
6.3.1. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
6.3.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.
6.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее именуется ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее именуется ЭК) в структурных подразделениях, действующие на основании положений, утверждаемых соответственно Министром или руководителем структурного подразделения. Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.
6.3.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Министерства работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под методическим руководством архива.
6.3.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Министерства; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
6.3.6. Отбор документов для постоянного хранения производится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Министерства.
6.3.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
6.3.8. В Министерстве в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством архива Министерства. По этим описям документы сдаются в архив Министерства.
6.3.9. Опись дел — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.
6.3.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.
6.3.11. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую готовит архив Министерства и по которой он сдает дела на постоянное хранение в соответствующий федеральный архив.
6.3.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение № 13 к настоящей Инструкции) и представляются в архив Министерства при передаче дел не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
6.3.13. В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводство. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.
6.3.14 Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
количество листов в деле (томе, части);
6.3.15. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи — валовый;
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний».
В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.
Графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.
6.3.16. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
6.3.17. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем Службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении Министерства экспертной комиссии опись дел до ее утверждения должна быть согласована с экспертной комиссией.
6.3.18. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Министерства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в экспертную комиссию для рассмотрения и согласования.
6.3.19. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела Министерства подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.
Оформление дел проводится работниками Службы делопроизводства и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства, при методической помощи и под контролем архива Министерства.
6.3.20. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению.
Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение № 14 к настоящей Инструкции); нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (Приложение № 15 к настоящей Инструкции); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение № 16 к настоящей Инструкции); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
6.3.21. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (Приложение № 14 к настоящей Инструкции).
Надписи на обложках дел (томов), следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа, с тем чтобы под ним не образовывалось пустот.
6.3.22. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Министерства (фондообразователя) и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.
6.3.23 Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:
наименование Министерства — указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, Министерство было переименовано (преобразовано) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;
наименование структурного подразделения: записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;
делопроизводственный номер (индекс) дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах — номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний»;
заголовок (наименование) дела — переносится из номенклатуры дел, согласованной с экспертно-проверочной комиссией федерального архива (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;
дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за ____ год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
6.3.24. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания — дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
6.3.25. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.
6.3.26. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.
6.3.27. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания — дата самого позднего входящего или исходящего документа, независимо от места нахождения их в деле.
6.3.28. Количество пронумерованных в деле листов проставляется на основании листа-заверителя дела.
6.3.29. Реквизит «Срок хранения дела и номер статьи перечня» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Министерства, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
6.3.30. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Министерства чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).
6.3.31. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Министерства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
6.3.32. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
6.3.33. Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
6.3.34. Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.
6.3.35. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов».
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.
Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив, допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
6.3.36. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
6.3.37. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.
Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
6.3.38. Внутренняя опись документов дела составляется в обязательном порядке на дела постоянного срока хранения (поручения Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации и др.).
6.3.39. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.
При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.
6.3.40. Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона, или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
Указания по исполнению документа руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.
6.3.41. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
6.3.42. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.
6.3.43. Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке (Приложение № 17 к настоящей Инструкции).
6.3.44. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 х 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на постоянное хранение, применяется бескислотный картон.
6.3.45. Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.
6.3.46. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).
6.3.47. Документы Министерства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив, как часть Архивного фонда Российской Федерации.
6.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (Приложение № 17 к настоящей Инструкции).
6.4.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2008 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2012 г.).
6.4.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего Министерства (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).
6.4.4. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) Министерства одновременно).
Согласованные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) Министерства акты утверждаются Министром только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего федерального архива описей дел постоянного хранения.
6.4.5. После утверждения Министром актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Министерства проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от ________ N _____» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).
6.5.1. В архив Министерства передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения (в том числе дела по личному составу).
Передача документов в архив Министерства производится по утвержденным описям дел.
6.5.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Министерства не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.
6.5.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив Министерства, как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).
6.5.4. Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений и Службой делопроизводства.
6.5.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив работником архива Министерства предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
Прием дел производится работником архива Министерства в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива Министерства и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив передаются программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой базы данных включается в опись.
Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).
6.5.6. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота (далее — СЭД).
7.2. Электронный документ оформляется по общим правилам делопроизводства и имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
7.3. При передаче электронных документов в другие органы государственной власти и организации документы заверяются электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036, № 27, ст. 3880; 2012, № 29, ст. 3988).
7.4. При обработке, рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в СЭД могут применяться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Такие правила устанавливаются при условии, что программные средства, используемые в Министерстве, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.
7.5. Состав электронных документов, обращающихся в СЭД, определяется Министром на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с Перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается Министром по согласованию с Федеральным архивным агентством.
7.6. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
7.7. Прием, регистрация входящих электронных документов, адресованных Министру, заместителям Министра, Министерству, регистрация и отправка исходящих электронных документов, подписанных Министром, заместителями Министра, осуществляется Службой делопроизводства.
При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, Служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководству Министерства, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям Министерства, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
7.8. Документы, создаваемые в Министерстве и (или) поступившие в Министерство на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования, создания электронных образов документов и их сравнения с подлинниками документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его верификации (подтверждения соответствия электронного образа документа подлиннику документа). Подтверждение соответствия электронного образа документа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника Службы делопроизводства, выполняющего данную процедуру.
7.9. Порядок организации обмена электронными сообщениями между органами государственной власти Российской Федерации и Министерством с использованием системы межведомственного электронного документооборота (далее — МЭДО) определен в Регламенте обмена документами в электронном виде между органами государственной власти Российской Федерации с использованием системы МЭДО, утвержденного ФСО России.
Пользователь автоматизированного рабочего места системы МЭДО принимает решение о необходимости регистрации поступившего электронного сообщения в СЭД Министерства и доведении его до соответствующих должностных лиц в порядке, аналогичном порядку доведения корреспонденции, поступающей по почтовой или фельдъегерской связи.
7.10. Электронные сообщения, поступающие и отправляемые по системе МЭДО, регистрируются в СЭД в порядке, установленном настоящей Инструкцией для документов на бумажных носителях.
7.11. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота Министерства реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.
7.12. Для подтверждения подлинности электронных документов в Министерстве используются электронные подписи.
Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
7.13. В целях учета и поиска документов в СЭД Министерства в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с нижеприведенной таблицей:
| Наименование сведений о документе | Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку |
|---|---|
| 1 | 2 |
| 1. Адресант | Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица — отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина) |
| 2. Адресат | Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица — получателя документа (в соответствии с реквизитом «Адресат») |
| 3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ | В соответствии с реквизитом «Подпись» |
| 4. Вид документа | В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа |
| 5. Дата документа | В соответствии с датой, обозначенной в документе автором, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует |
| 6. Номер документа | В соответствии с номером, присвоенным документу автором |
| 7. Дата поступления документа | Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе) |
| 8. Входящий номер документа | Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе) |
| 9. Ссылка на исходящий номер и дату документа | В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите |
| 10. Наименование либо аннотация документа | Краткое содержание документа (заголовок к тексту документа) |
| 11. Индекс дела | Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа |
| 12. Сведения о переадресации документа | На основании указаний по исполнению документа (реквизит «Указания по исполнению») |
| 13. Количество листов основного документа | Количество листов основного документа |
| 14. Количество приложений | Количество приложений |
| 15. Общее количество листов приложений | Общее количество листов приложений |
| 16. Указания по исполнению документа | Указания по исполнению документа или поручение руководителя, определяющие характер исполнения документа и срок исполнения |
| 17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя | Наименование должности, фамилия и инициалы исполнителя |
| 18. Отметка о конфиденциальности | В соответствии с отметкой о конфиденциальности («Для служебного пользования») |
В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.
7.14. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
7.15. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется.
7.16. Исполненные электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, например:
Переписка об административно-хозяйственном обслуживании.
7.17. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.
7.18. Место хранения электронных документов до их передачи в архив Министерства, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Министерстве программно-технических средств и нормативных и методических документов Федерального архивного агентства.
7.19. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого Министром, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
7.20. Поступившие из структурных подразделений в архив Министерства электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.
7.21. Обработка документов (работа с образами и проектами документов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения или иную информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, допускается только на защищенных автоматизированных рабочих местах, прошедших в установленном порядке аттестацию на соответствие безопасности информации.
8.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляется на основании указаний по исполнению документов Министра, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц.
8.2. Структурное подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.
8.3. Документы, поступившие в структурное подразделение с указанием по исполнению документа руководства Министерства, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Министерстве;
согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;
подготовку сводки отзывов (с комментарием «Принято», «Отклонено» с указанием причин, «Принято частично» с соответствующим пояснением);
доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
в необходимых случаях — подготовку списка (указателя) рассылки документа;
представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;
определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.
8.5. Если исполнение документа руководством Министерства возложено на руководителей нескольких структурных подразделений, то ответственным за его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременного предоставления своих предложений.
8.6. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей для выработки совместного решения. Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа.
Документ, подготовленный по этому поручению, должен представляться подписанным или завизированным всеми исполнителями.
8.7. Передача документов на исполнение из одного структурного подразделения в другое производится только с разрешения того должностного лица, чья резолюция имеется на документе. Передачу документов осуществляют сотрудники подразделений, ответственные за делопроизводство, через Службу делопроизводства. При этом вводятся: соответствующая запись в электронную карточку документа; новое указание по исполнению документа; рассылка (согласно указанию по исполнению документа) электронной карточки исполнителям.
8.8. Вся информация о ходе исполнения документа, о решении вопроса и подшивке в дело вносится в электронную карточку документа работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении.
8.9. Исполнитель имеет возможность предлагать руководству изменение срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием), если отсутствуют реальные условия выполнения задания.
8.10. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель может делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.
Все пометки размещаются на свободных от текста местах.
8.11. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
9.1.1. Печать — устройство, предназначенное для нанесения оттиска на документах, служащее для удостоверения подписи должностного лица либо подлинности документа.
9.1.2. Штамп — устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.
9.1.3. Министерство в соответствии с Законом о Государственном гербе Российской Федерации применяет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации.
Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации в Министерстве используются простая круглая печать, печати структурных подразделений, отделов структурных подразделений и именные должностных лиц, печати для отдельных категорий документов («Для пакетов», «Для копий», «Для командировок»), металлические выжимные печати для опечатывания помещений, а также штампы.
Образцы печатей и штампов в Министерстве утверждаются отдельным приказом.
9.1.4. Печати и штампы для центрального аппарата Министерства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководство Министерства по согласованию с руководителем Службы делопроизводства.
9.1.5. Заявки на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в административно-хозяйственную службу, которая размещает заказ на предприятии — изготовителе печатей в установленном законом порядке.
9.1.6. В случае служебной необходимости по решению Министра допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.
9.1.7. Гербовой печатью заверяются подписи Министра, его заместителей, руководителей структурных подразделений Министерства, главного бухгалтера.
Подписи указанных лиц заверяет должностное лицо Министерства, имеющее соответствующие полномочия.
9.1.8. Обязательному учету подлежат все виды печатей, штампов и бланков Министерства.
Учет имеющихся в Министерстве печатей и штампов ведет административно-хозяйственная служба Министерства в журнале (приложение № 20 — не приводится) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются).
Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационном журнале.
9.1.9. Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов (Приложение № 18 к настоящей Инструкции).
Ответственный работник Службы делопроизводства выдает бланки, подлежащие учету в специальном журнале, работникам структурных подразделений Минприроды России, ответственным за ведение делопроизводства.
Бланки документов должны использоваться строго по назначению.
9.1.10. Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах-сейфах структурных подразделений Министерства сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства.
Список указанных сотрудников утверждается приказом Министерства.
9.1.11. Передача бланков, печатей и штампов Министерства посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Министерством, не допускается.
9.1.12. Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на Министра, ответственность за надежность хранения и законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений.
Подделка бланков, печатей и штампов Министерства, использование их не по назначению, а также передача или сбыт влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
9.1.13. Бланки, печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, в случае их износа или повреждения, переименования (реорганизации) Министерства, его структурных подразделений подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту комиссии в составе не менее трех человек с соответствующей отметкой в журнале учета.
Состав комиссии утверждается Министром отдельным приказом.
9.1.14. Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяется административно-хозяйственной службой Министерства, ответственной за учет печатей, не реже одного раза в год.
По каждому факту утраты печатей и штампов проводится проверка. Утраченные печати и штампы списываются с учета по акту.
9.2.1. Организация работы по изготовлению и учету поступления бланков Министерства возлагается на административно-хозяйственную службу Министерства, которая:
получает от Службы делопроизводства заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты);
оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;
осуществляет получение, учет поступления бланков (Приложение № 19 к настоящей Инструкции) и выдачу в Службу делопроизводства изготовленных бланков документов.
9.2.2. Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, в структурные подразделения Министерства бланки документов нумеруются типографским способом. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (Приложение № 19 к настоящей Инструкции).
9.2.3. Бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства, под роспись в журнале учета выдачи бланков.
9.2.4. В структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.
9.2.5 Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.
9.2.6. Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в Службу делопроизводства и уничтожаются по акту.
Приложение № 1
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве природных ресурсов
и экологии Российской Федерации,
утвержденной Приказом
Минприроды России
от 26 декабря 2012 г. № 456
Вносится Правительством
Российской Федерации
Проект
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
Об архивном деле в Российской Федерации
Переход между статьями: Ctrl + ← / →