Типовая инструкция по режиму сохранности на полиграфических предприятиях, выпускающих печатную документацию строгого учета

(утв. Приказом Мининформпечати РФ от 18.12.1992 № 447)

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО РЕЖИМУ СОХРАННОСТИ НА ПОЛИГРАФИЧЕСКИХ ПРЕДПРИЯТИЯХ, ВЫПУСКАЮЩИХ ПЕЧАТНУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ СТРОГОГО УЧЕТА

I. Общие положения

1.1. Инструкция предназначена для установления на полиграфических предприятиях единого режима, обеспечивающего сохранность и оперативный учет печатной продукции строгого учета, печатных форм и специальной (узорной) бумаги.

1.2. В соответствии с настоящей Типовой инструкцией, с учетом конкретных условий производства и специфики выполняемых заказов полиграфпредприятие разрабатывает свою инструкцию по режиму. Инструкция утверждается директором полиграфпредприятия.

1.3. К Инструкции прилагаются формы <*> первичной документации по оперативному учету продукции строгого учета, рекомендуемые к руководству. Указанные формы объединяются в единой книге: «Книга прохождения заказов строгого учета».

---

<*> Не приводятся.

В зависимости от специфики и структуры полиграфпредприятия, выпускающего продукцию строгого учета, допускается разработка дополнительных форм документов либо количественное сокращение предлагаемых настоящей Инструкцией.

1.4. К полиграфической продукции строгого учета относятся: билеты, талоны, абонементы, абонементные книжки и др. подобные знаки, предназначенные для расчетов населения за услуги и имеющие нарицательную стоимость, например:

• билеты, абонементы и пр. на все виды городского, междугородного, железнодорожного, автомобильного, речного, морского, воздушного транспорта, на пользование канатными дорогами, водными переправами и пр.;
• билеты, абонементы, талоны и пр. на театрально-зрелищные и спортивно-массовые мероприятия;
• билеты, абонементы, талоны на все виды коммунальных услуг, банно-прачечные и пр.;
• талоны, абонементы и пр. знаки на получение спецмолока, завтраков, обедов, ужинов, диетического питания, различных видов горюче-смазочных материалов, талоны на покупку различных продовольственных и промышленных товаров и т.п.;
• путевки и курсовки в санатории, дома отдыха, пансионаты, туристические базы и базы отдыха, пионерские лагеря и пр.

К продукции строгого учета относятся: специальная (узорная) бумага; печатные формы (в т.ч. нумераторы); полуфабрикаты при изготовлении указанной печатной продукции.

1.5. Выпуск нумерационной печатной продукции, не относящейся к продукции строгого учета (удостоверения, дипломы, формы первичного учета, товаротранспортная документация и пр.), разрешен всем типографиям. Типографиям, выпускающим такую нумерационную печатную продукцию, а также печатные материалы для служебного пользования, рекомендуется устанавливать режимные условия, предусмотренные настоящей Инструкцией.

1.6. За организацию и состояние режима в типографии несут персональную ответственность директор и лицо, ответственное за состояние режима, назначаемое (в случае необходимости) приказом по предприятию.

На лицо, ответственное за состояние режима, возлагается:

• контроль за установленным порядком изготовления продукции строгого учета;
• разработка совместно с заинтересованными подразделениями типографии Инструкции по режиму сохранности продукции на всех этапах ее производства на основе настоящей Типовой инструкции по внутриобъектовому и пропускному режиму;
• подготовка приказов по типографии по вопросам режима;
• организация и проведение инструктажа по режиму и охране;
• обеспечение ежегодной проверки режимных знаний работников типографии с регистрацией зачетов в специальном журнале;
• руководство служебными расследованиями нарушений режима;
• представление материалов служебного расследования директору типографии на лиц, виновных в нарушении режима для наложения взыскания;
• ведение всей переписки, касающейся вопросов режима и служебных расследований;
• личное участие в приеме кадров в типографию.

1.7. В цехах (участках), мастерских, отделах, складах и кладовых ответственность за соблюдение режима несут начальники соответствующих подразделений, их заместители, мастера, старшие кладовщики и кладовщики.

1.8. За организацию бухгалтерского учета бумаги, полуфабрикатов, готовых печатных и формных изделий строгого учета несет ответственность главный бухгалтер предприятия.

За своевременное и правильное ведение оперативного учета указанных изделий ответственность несут начальники производственного отдела и цехов (участков), их заместители, мастера, кладовщики и другие лица, связанные с обработкой, хранением и учетом специальной бумаги, полуфабрикатов, готовых печатных и формных изделий строгого учета.

1.9. Лица, связанные с обработкой, хранением полуфабрикатов, готовых печатных и формных изделий строгого учета, должны докладывать в письменной форме обо всех случаях нарушения режима директору предприятия либо лицу, ответственному за состояние режима, а о нарушениях бухгалтерского учета — главному бухгалтеру.

1.10. Книги, журналы и другие регистры, в которых ведется учет специальной бумаги, полуфабрикатов, готовых печатных и формных изделий строгого учета, пронумеровываются, прошнуровываются, подписываются директором и главным бухгалтером и после регистрации выдаются под расписку соответствующему исполнителю.

В книгах и других учетных документах подчистки и исправления не допускаются. Выявленная ошибка зачеркивается одной чертой и над ней делается правильная запись.

1.11. Директор типографии и лицо, ответственное за состояние режима, обязаны организовать изучение Инструкции по режиму со всеми работниками, связанными с обработкой и хранением продукции строгого учета, и не реже одного раза в год проводить проверку знаний ее с отметкой в журнале (форма № 1-ср).

Перед допуском нового работника к обработке продукции строгого учета руководители структурных подразделений типографии организуют подготовку его по вопросам режима с последующей проверкой знаний и записью в журнале.

1.12. Специализированные типографии или спецучастки, выпускающие продукцию строгого учета, обеспечиваются соответствующей охраной.

Помещение типографии или спецучастка, где производится изготовление и хранение продукции строгого учета, должно быть оборудовано спецрешетками на окнах и, как правило, автоматической системой сигнализации в соответствии с Приказом МВД СССР № 227 от 27 июля 1980 г. «Об утверждении Инструкции о порядке приема-передачи объектов народного хозяйства под вневедомственную охрану при организации внутренних дел».

1.13. Открытие перед началом работы цехов (участков), мастерских, отделов, кладовых и складов, связанных с обработкой и хранением продукции строгого учета, производится в присутствии начальников, заместителей или старших сменных мастеров соответствующих подразделений, представителя военизированной или другой охраны и материально ответственных лиц. Перед открытием дверей тщательно осматривается целостность печати, проверяется исправность замков.

После окончания работы помещения цехов (участков), мастерских, отделов, складов и кладовых проверяются в противопожарном отношении, закрываются на замок и опечатываются должностными лицами в присутствии представителя военизированной или другой охраны.

1.14. Открытие и закрытие кладовых, в которых хранится продукция строгого учета и где предусмотрена совместная работа двух материально ответственных лиц, производится в их присутствии. В случае отсутствия одного из них открытие или закрытие производится в присутствии лица, отвечающего за режим.

1.15. Вскрытие цехов (участков), мастерских, отделов, кладовых и складов в случаях аварий в отсутствие начальников цехов и материально ответственных лиц может производиться только с разрешения директора типографии, его заместителя или ответственного дежурного по типографии.

Каждый такой случай вскрытия производственных помещений и кладовых оформляется актом и на следующий день производится проверка наличия продукции строгого учета в присутствии комиссии, назначаемой директором в каждом конкретном случае.

II. Оформление заказов на печатную продукцию строгого учета

2.1. На полиграфических предприятиях изготовление продукции строгого учета производится в основном по заказам издательства «Росбланкиздат» или его региональных отделений.

2.2. Предприятия и организации всех форм собственности заявляют свою годовую потребность на печатную продукцию строгого учета в «Росбланкиздат» до 1 октября предшествующего года.

2.3. Полиграфические предприятия могут приступать к изготовлению продукции строгого учета только при наличии образцов, утвержденных в установленном порядке с обязательным указанием в них учетных номеров и серий, а также в необходимых случаях и нарицательной стоимости (цены) или количества отпускаемых товаров и услуг.

2.4. Издательство или отделение «Росбланкиздат» представляет в типографию до 1 ноября предшествующего года годовые заявки, на основании которых составляется ассортиментный план с поквартальной разбивкой, подписываемый директором типографии и заказчиком.

2.5. Изменения в ассортиментный план вносятся издательством или отделением «Росбланкиздат» по согласованию с типографией соответствующим письмом, которое предусматривает уменьшение или увеличение количества продукции строгой отчетности для тех или иных получателей, но в пределах годовой заявки и ассортимента.

2.6. Все заказы на выпуск знаков строгого учета регистрируются в книге регистрации заказов (форма № 2-ср).

III. Изготовление, прием, выдача, хранение и учет формных изделий строгого учета и нумераторов

3.1. При получении наряда-заказа от производственного отдела старший мастер (мастер) цеха (участка) заносит данный номер заказа в книгу прохождения заказов (форма № 3-ср).

3.2. После изготовления набора пробный оттиск направляется корректору. Подписанная корректура сдается старшему мастеру (мастеру) для отметки даты изготовления набора в книге прохождения заказов. Дата изготовления стереотипной формы также отмечается в книге прохождения заказов.

Наряд-заказ вместе с корректурным оттиском хранится у старшего мастера (мастера) в течение года после отгрузки готовой продукции. Уничтожение их оформляется соответствующим актом.

3.3. Хранение формных изделий (набор, матрицы, стереотипы, негативы, диапозитивы, формные пластины и т.п.) производится по видам и наименованиям в стеллажах наборного (формного) отделения (участка), где должна быть обеспечена их полная сохранность.

Нумераторы хранятся в мастерских, их изготавливающих и ремонтирующих, в кладовых, а также в печатных отделениях цехов (участков) в металлических ящиках (шкафах), закрытых на замок и опечатанных печатью мастера.

3.4. Прием готовых печатных форм (стереотипов, формных пластин и т.п.) и нумераторов производится мастером. Проверенная форма с ярлыком-спецификацией (форма № 4-ср) сдается мастеру печатного участка и в книге прохождения заказов проставляется дата передачи.

Учет нумерационных аппаратов в печатных цехах ведется по количеству в книге прохождения заказов (форма № 5-ср). Сдача их в ремонт и получение из ремонта оформляется накладной и учитывается в той же книге.

3.5. Транспортировка формных изделий строгого учета из наборного участка в печатный производится на тележках в сопровождении материально ответственного лица, у которого эти изделия находятся в подотчете.

3.6. Выдачу формных изделий печатнику производит мастер печатного участка, о чем он делает соответствующую запись в книге прохождения заказов (форма № 6-ср), а печатник при получении формы расписывается в этой же книге.

Отработанные печатные формы возвращаются старшему мастеру (мастеру) с соответствующей отметкой в книге прохождения заказов для их последующего уничтожения. Старший мастер (мастер) является ответственным лицом за сдачу на склад стереотипов и формных пластин, подлежащих уничтожению.

3.7. Ответственность за обеспечение сохранности форм, находящихся на печатных машинах, возлагается на печатника, а находящихся на неработающих машинах, — на мастеров.

3.8. Передача формных изделий, находящихся на работающих машинах, должна производиться от одной смены к другой с обязательной проверкой фактического наличия.

3.9. При уничтожении печатных форм гартовые стереотипы сплавляются или деформируются; бумажные матрицы сжигаются; негативы и диапозитивы смываются; клише забиваются; резиновые стереотипы режутся на полосы шириной не более двух сантиметров. Резка резиновых стереотипов осуществляется в присутствии представителя стереотипного участка.

3.10. Для оформления уничтожения формных изделий кладовщик составляет подробную ведомость на эти изделия. В ведомость включаются все формные изделия, подлежащие уничтожению, которые либо пришли в негодность либо в дальнейшем не будут использоваться. Ведомость представляется на согласование начальнику производственного отдела, после чего она передается на утверждение директору типографии. После утверждения директором составляется акт на уничтожение (форма № 7-ср).

IV. Прием, выдача, хранение и учет полуфабрикатов строгого учета

4.1. К полуфабрикатам своего производства относится продукция, технологический процесс производства которой закончен в одном цехе (участке), но которая подлежит дальнейшей обработке в других цехах (участках) или предприятиях.

4.2. Оперативный учет полуфабрикатов в производстве должен обеспечить контроль за количественным соответствием полуфабрикатов по всему маршруту их движения; устранить возможность сокрытия брака и недостач, приписок выработки; повысить ответственность лиц, связанных с операциями по приему, выдаче и транспортировке полуфабрикатов; установить контроль за остатком полуфабрикатов в цехах.

4.3. Количественный подсчет и оформление передачи полуфабрикатов из цеха в цех (из участка в участок) и на межцеховые склады осуществляются старшим мастером (мастером) в книге прохождения заказов (форма № 8-ср).

4.4. Образовавшиеся технические отходы производства (приправка, приводка, брак в процессе печати) оформляются актом на технические отходы (форма № 9-ср).

4.5. Технические отходы, приправочные листы, печатный брак подлежат обязательному уничтожению с составлением акта на уничтожение (форма № 7-ср).

V. Прием, выдача, хранение и учет готовой продукции строгого учета в цехах и на складах

5.1. Готовая печатная продукция — это продукция, которая полностью укомплектована, соответствует ГОСТам или установленным стандартам, принята ОТК и сдана на склад готовой продукции или заказчику при соответствующем документальном оформлении.

5.2. Передача готовой продукции на склад экспедиции производится начальником цеха, старшим мастером участка по накладной (форма № 2-П, утвержденная Приказом Госкомиздата СССР от 28.04.89 № 138).

5.3. Прием готовой продукции на склад производится путем проверки количества пачек, сохранности упаковки, в том числе качества обвязки, наличия пломб, этикеток.

Продукция, упакованная с нарушением технических условий, на склад готовой продукции не принимается. Пачки с нарушенной упаковкой возвращаются мастеру участка для проверки и переупаковки с соответствующим оформлением.

5.4. Принятая готовая продукция хранится и учитывается на складе по каждому наименованию отдельно.

5.5. Выдача готовой продукции заказчику производится по доверенности, оформляемой в установленном порядке.

На продукцию, выдаваемую заказчику, вписывается товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т, утвержденная Министерством финансов РСФСР и ЦСУ СССР в 1983 г.) и «Накладная» (форма № 12-ТН, утвержденная Приказом Госкомиздата СССР от 28.04.89 № 138).

5.6. На первое число каждого месяца комиссией, утверждаемой директором, производится снятие остатков готовой продукции на складе в соответствии с установленным порядком.

VI. Прием, хранение, учет специальной (узорной) бумаги

6.1. Поступление и учет бумаги для печати, в т.ч. специальной (узорной) на складах и в бухгалтерии, а также оформление операций, связанных с ее переработкой, осуществляются в соответствии с «Инструкцией по учету бумаги на полиграфических предприятиях», утвержденной Приказом Госкомиздата СССР от 02.12.82 № 520.

6.2. Специальная (узорная) бумага, поступившая в поврежденной таре, немедленно передается в кладовую бумажного склада для полистной ее проверки, которая происходит в присутствии представителя ОТК типографии. Полистный пересчет узорной бумаги должен быть закончен не позднее 5 дней со дня получения бумаги.

6.3. Ежемесячно кладовщик обязан сверять фактические остатки бумаги с записями в карточках складского учета и с данными бухгалтерского учета.

6.4. Резка бумаги на новый формат производится при наличии специальных указаний начальника производственного отдела типографии. При отсутствии производственного отдела указания исходят от подразделения, на которое возложены функции управления производством.

6.5. Возвратные отходы, образовавшиеся при разрезке бумаги на листы или при печати на ролевых машинах, подлежат обязательному учету, последующему облагораживанию и сортировке. Полученные после облагораживания полноценные листы (не менее 70%) используются только для изготовления основной продукции. Безвозвратные отходы, бракованные листы подлежат обязательному уничтожению.

6.6. Уничтожение безвозвратных отходов, бракованных листов и бумаги производится путем резки на полосы шириной в 20 мм с оформлением акта (форма № 7-ср).

Не менее 40% бумаги, предназначенной к уничтожению, проверяется комиссией полистным пересчетом, а остальная бумага — по надписям на ярлыках (бирках).

6.7. Печатный брак в листах, переданный на склад готовой продукции, учитывается листами с указанием количества экземпляров на листе.

Бумага, по какой-либо причине неиспользованная в цехе, возвращается на склад по накладной (форма № 2-П).

По истечении месяца начальник цеха составляет и сдает в бухгалтерию отчет о расходе бумаги (форма № 10-ср).

6.8. Комиссия, организованная приказом директора типографии, обязана ежемесячно производить выборочную проверку наличия специальной (узорной) бумаги на складе и составлять акт о результатах проверки.

VII. Инвентаризация

Инвентаризация специальной (узорной) бумаги готовой продукции и других материальных ценностей, находящихся в цехах и на складах, производится не менее одного раза в год в порядке, установленном «Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации», утвержденным Министерством финансов Российской Федерации от 20.03.92 № 10, и действующими положениями об инвентаризации основных фондов, товарно-материальных ценностей, денежных средств.

VIII. Служебное расследование недостач продукции строгого учета

8.1. Работник типографии, обнаруживший недостачу продукции строгого учета, начиная с чистой специальной (узорной) бумаги и кончая полуфабрикатами и готовой продукцией, обязан сообщить о выявлении факта своему непосредственному начальнику, который незамедлительно докладывает об этом: в дневное время — директору типографии или лицу, ответственному за состояние режима, в ночное время — ответственному дежурному по типографии.

8.2. Каждый конкретный случай недостач обязательно оформляется актом на недостачу материальных ценностей (форма № 11-ср).

8.3. Директор типографии обязан в срочном порядке организовать служебное расследование причин, вызвавших недостачу или излишки продукции строгого учета, выявление виновных лиц с принятием соответствующих мер.

---