Приказ АО «Почта России» от 18.11.2021 № 423-п

«Об утверждении Положения по оказанию спонсорской, благотворительной помощи и волонтерской (добровольческой) деятельности АО „Почта России“»

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПОЧТА РОССИИ»

ПРИКАЗ

от 18 ноября 2021 г. № 423-п

В целях формирования единого подхода и регламентирования спонсорской, благотворительной помощи и волонтерской (добровольческой) деятельности приказываю:

Утвердить прилагаемое Положение по оказанию спонсорской, благотворительной помощи и волонтерской (добровольческой) деятельности АО «Почта России».

Приложение

1. Термины и определения

2. Общие положения

2.1. Положение разработано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», Федеральным законом от 11.08.1995 № 135-ФЗ «О благотворительной деятельности и добровольчестве (волонтерстве)», Федеральным законом от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе», уставом АО «Почта России», Методическими рекомендациями по разработке положения о порядке формирования и использования фондов спонсорской поддержки и благотворительности, утвержденными распоряжением Минэкономразвития России от 22.12.2015 № 400Р-АУ, Политикой Корпоративной социальной ответственности АО «Почта России», Этическим кодексом АО «Почта России», Антикоррупционной политикой АО «Почта России», Положением о Комиссии АО «Почта России» по оказанию благотворительной и спонсорской помощи.

2.2. Благотворительная, Спонсорская помощь и Волонтерская (добровольческая) деятельность являются частью КСО Общества и регулируются Положением.

2.3. Ключевые направления и принципы Благотворительной, Спонсорской помощи и Волонтерской (добровольческой) деятельности соответствуют целям в области устойчивого развития и приоритетам государства во внутренней политике, являются основой КСО Общества и закреплены в Политике КСО Общества.

3. Цели и задачи Положения

3.1. Положение разработано с целью формирования единого подхода и регламентирования Благотворительной, Спонсорской помощи и Волонтерской (добровольческой) деятельности Общества при реализации программ и проектов по основным направлениям КСО Общества.

3.2 Задачи:

3.2.1. Создание в Обществе единого нормативного, информационного пространства в области Благотворительной, Спонсорской помощи и Волонтерской (добровольческой) деятельности.

3.2.2. Определение принципов формирования ресурсов для реализации проектов Благотворительной, Спонсорской помощи и Волонтерской (добровольческой) деятельности.

3.2.3. Определение принципов управления проектами по оказанию Благотворительной, Спонсорской помощи и Волонтерской (добровольческой) деятельности.

4. Благотворительная и Спонсорская помощь

4.1. Благотворительная, Спонсорская помощь не являются обязательством Общества и осуществляются в пределах финансовых средств, предусмотренных бизнес-планом Общества (бюджетом), представляя собой один из инструментов показателей качества КСО Общества.

4.2. Данные о финансовых затратах на Благотворительную и Спонсорскую помощь отражаются в годовом отчете Общества, утверждаемом советом директоров Общества.

4.3. Благотворительная и Спонсорская помощь не должны преследовать цель воздействовать на принятие решений Публичными должностными лицами.

4.4. Общество не осуществляет Благотворительную и Спонсорскую помощь в отношении политических партий, движений, политических и избирательных кампаний, религиозных организаций, политических деятелей и должностных лиц политических партий, а также связанных с ними лиц.

4.5 Благотворительная помощь

4.5.1. Общество вправе осуществлять Благотворительную помощь любым законным способом, в том числе через благотворительные, общественные организации, фонды.

4.5.2. Благотворительная помощь может быть оказана физическим лицам, входящим в уязвимые группы населения или оказавшимся в трудной жизненной ситуации, исключительно в виде оказания логистических и/или почтовых услуг при наличии у Общества возможности оказать подобные услуги.

4.6 Спонсорская помощь

4.6.1. Спонсорская помощь осуществляется Обществом для взаимовыгодного сотрудничества с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, направленного на создание привлекательного имиджа Общества, продвижение бренда АО «Почта России» и повышение к нему лояльности среди широкой аудитории, что достигается участием в реализации социально значимых проектов и программ, соответствующих основным направлениям КСО Общества.

4.6.2. Спонсирование каких-либо мероприятий осуществляется только на условиях оказания в пользу Общества встречных рекламных услуг: размещение логотипа АО «Почта России», информации об Обществе, рекламных материалов или иных возможностей интеграции информации об АО «Почта России» и услугах Общества в материалы мероприятия.

5. Формы предоставления Благотворительной и Спонсорской помощи

5.1 Благотворительная и Спонсорская помощь может оказываться в форме:

5.1.1. выделения денежных средств или ГЗПО, в рамках финансовых возможностей Общества;

5.1.2. предоставления почтово-логистических и иных услуг;

5.1.3. передачи во временное пользование имущества Общества (в том числе объектов интеллектуальной собственности, путем предоставления другому лицу права использования соответствующих результатов интеллектуальной деятельности), необходимого для реализации задач проекта, на которые запрашивается помощь. Обязательное условие — заключение соглашения или договора с Благополучателем/Спонсируемым, в котором прописываются сроки и объем передаваемого имущества.

5.2. Форма и объем предоставления Благотворительной и Спонсорской помощи определяется в зависимости от возможностей Общества и фиксируется с Благополучателем/Спонсируемым в письменной форме в виде договора или соглашения.

5.3. Договор на оказание Спонсорской помощи юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю обязательно должен содержать часть с описанием встречных услуг рекламного характера.

5.4. Перечень форм оказания Благотворительной помощи, указанный в п. 5.1 Положения является исчерпывающим.

6. Корпоративное волонтерство

6.1. Корпоративное волонтерство является добровольной, безвозмездной, созидательной и социально значимой формой самореализации работников Общества.

6.2 Корпоративное волонтерство — это один из инструментов реализации КСО Общества, предназначенный для:

• предоставления возможности работникам Общества и членам их семей принимать участие в благотворительных и волонтерских инициативах и проектах Общества;
• укрепления корпоративной культуры, развития профессиональных и личностных компетенций работников АО «Почта России»;
• профилактики профессионального выгорания работников Общества и удержания ценных профессиональных кадров;
• укрепление бренда и формирования позитивного общественного мнения об Обществе как социально ориентированной компании.

6.3 Корпоративное волонтерство осуществляется в следующих видах:

• социальное волонтерство — оказание помощи социально незащищенным группам (дети-сироты, ветераны войн и труда, инвалиды, пенсионеры, постояльцы домов престарелых и другие социально незащищенные группы);
• событийное волонтерство — помощь в организации и участие в различных мероприятиях (спортивных, культурных, образовательных, экологических, социальных и т.д.);
• интеллектуальное волонтерство — это бесплатное оказание профессиональных услуг работниками Общества.

6.4. Ответственными за развитие программ Корпоративного волонтерства Общества являются Департамент внутренних коммуникаций и Молодежный совет Общества. Деятельность в области Корпоративного волонтерства регулируется внутренними документами Общества.

7. Формирование ресурсов

7.1. Благотворительная и Спонсорская деятельность финансируется за счет бюджета Общества, исходя из возможностей Общества.

7.2. Размер средств, направляемых Обществом на Благотворительную и Спонсорскую помощь, отражается в ежегодном бюджете Общества в рамках затрат на маркетинг и коммуникации, утверждаемом советом директоров Общества, исходя из возможностей Общества и общеэкономической ситуации в стране.

7.3. Средства, выделенные на Благотворительность и Спонсорскую помощь, используются Обществом с учетом решения Комиссии на основании Заявок, поступающих в Общество, с просьбами о помощи.

8. Порядок предоставления Благотворительной, Спонсорской и Волонтерской (добровольческой) помощи

8.1. Благотворительная, Спонсорская и Волонтерская (добровольческая) помощь Общества осуществляется на основании Заявки, направленной Заявителем в Общество:

8.1.1. Заявка для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей должна быть заполнена по шаблону (приложение № 1 к Положению).

8.1.2. Для физических лиц, в том числе самозанятых граждан, Заявкой является письмо, написанное в произвольной форме, с описанием ситуации, требующей предоставления помощи в виде почтово-логистических услуг.

8.1.3. Заявитель должен подробно и максимально конкретно указать в Заявке цель обращения, все необходимые виды помощи со стороны Общества, а также предоставить документы, указанные в приложении № 2 к Положению. Заявки на оказание почтово-логистических услуг, дополняются брифом на благотворительную отправку по форме приложения № 3 к Положению.

8.1.4 Заявитель может направить свою Заявку в Общество:

• по электронной почте: office@russianpost.ru;
• письмом, направленным на почтовый адрес АО «Почта России», размещенный на официальном сайте Общества.

Заявки, направленные иным способом, не рассматриваются.

8.1.5. Заявки от юридических лиц рассматриваются только при наличии подписи уполномоченного лица, проставления оттиска печати организации (при ее наличии) и данных контактного лица.

8.1.6. Заявки (письменные обращения) от физических лиц, в том числе самозанятых граждан, рассматриваются только при наличии подписи Заявителя и его контактных данных.

8.1.7. Общество оставляет за собой право на любом этапе рассмотрения Заявки отказать в предоставлении помощи/содействия в решении вопросов, которые не были указаны Заявителем на этапе подачи Заявки и до заключения соглашения или договора.

8.1.8. Общество оставляет за собой право выделить меньший объем Благотворительной или Спонсорской помощи, чем указано в Заявке, с соответствующим сокращением объема обязательств со стороны Заявителя. Заявитель имеет право отказаться от меньшего объема Спонсорской или Благотворительной помощи, направив Обществу письменное уведомление. Общество имеет право отказаться от предоставления Благотворительной или Спонсорской помощи, направив Заявителю соответствующее уведомление без указания причины отказа.

8.2. Решение об оказании Благотворительной или Спонсорской помощи в денежной форме или выделении ГЗПО на безвозмездной основе принимает Комиссия в рамках своих полномочий.

8.3. Ответственным структурным подразделением Общества в отношении Благотворительной и Спонсорской помощи является ДКСО, который осуществляет:

• координацию Благотворительной и Спонсорской помощи;
• взаимодействие с Заявителями и контроль за расходованием выделяемых средств и использованием имущества для реализации задач заявленного проекта;
• обеспечивает соблюдение порядка осуществления Обществом Благотворительной и Спонсорской помощи;
• получение отчетов от Заявителей;
• представляет на рассмотрение и утверждение Комиссии предложения по формированию и отчеты по использованию средств, выделяемых Обществом на Благотворительную и Спонсорскую помощь;
• подготавливает, согласовывает с соответствующими подразделениями Аппарата управления АО «Почта России» и направляет на подписание проекты договоров;
• подготавливает, согласовывает и передает в Блок по финансовым и экономическим вопросам Общества распоряжение на перечисление денежных средств и выделение ГЗПО по договорам;
• предоставляет в Департамент бухгалтерского учета Общества первичные и отчетные документы по исполнению договоров;
• рассматривает Заявки на Благотворительную и Спонсорскую помощь, поступающую в макрорегионы и филиалы Общества и подготавливает документы на рассмотрение Комиссии;
• осуществляет иные действия в рамках Спонсорской/Благотворительной деятельности в соответствии с Положением.

8.4. При поступлении Заявки (письменного обращения) с просьбой о Благотворительной или Спонсорской помощи ДКСО проводит первичный анализ Заявки по следующим критериям:

• наличие у Общества запрашиваемых средств и/или необходимых ресурсов;
• актуальность, новизна и/или инновационный характер проекта, возможность широкого использования результатов реализации проекта;
• перспективы дальнейшего развития проекта и др.

Заявки, не соответствующие критериям первичного анализа и набравшие в системе Скоринга партнерских социальных проектов (приложение № 4 к Положению) менее 7 баллов, отклоняются решением ДКСО без вынесения на Комиссию.

8.5. ДКСО вправе осуществлять консультации со всеми структурными подразделениями Общества и привлекать внешних экспертов для оценки целесообразности оказания Благотворительной или Спонсорской помощи.

8.6. Срок проведения анализа Заявки не должен превышать 30 календарных дней с даты получения Заявки. В указанный срок не включается время ожидания получения информации и документов, перечисленных в приложении № 2 к Положению.

8.7. По результатам проведенного анализа Заявки ДКСО готовит материалы на рассмотрение Комиссии, которые должны включать в себя:

• указание потенциального Заявителя, описание его деятельности;
• анализ полученной информации и документов;
• краткий отчет по сотрудничеству с потенциальным Заявителем в прошлые периоды (если применимо);
• анализ обращения на основе требований, установленных в Положении;
• форму и размер Спонсорской или Благотворительной помощи, исходя из обращения;
• комплаенс-заключение по потенциальному Заявителю;
• выводы о целесообразности или нецелесообразности оказания помощи.

8.8. Рассмотрение заявки может быть прекращено в любой момент в случае получения информации об изменении ситуации, требующей оказания Спонсорской или Благотворительной помощи.

8.9. В случае положительного решения Комиссии, помощь оказывается на основании заключенного договора.

8.10. Порядок заключения, изменения и расторжения договора, на осуществление Спонсорской или Благотворительной помощи определяется согласно Инструкции о порядке заключения договоров, организации их учета и контроля исполнения договорных обязательств Общества.

8.11. В договоре об оказании Благотворительной помощи в обязательном порядке должна быть определена цель пожертвования и порядок его расходования.

Также договор должен содержать обязательство для Благополучателя вернуть Обществу имущество и/или денежные средства, полученные от Общества, в случае их нецелевого использования, и порядок этого возврата.

8.12. В случае обращения Заявителя с просьбой о Благотворительной помощи в форме бескорыстного (безвозмездного) или на льготных условиях предоставления почтово-логистических и иных услуг решение об объемах и сроках принимает ДКСО в рамках своих компетенций и с учетом возможностей Блока логистики, Блока почтового бизнеса и социальных услуг и Блока по операционному управлению и розничной торговле или иных структурных подразделений Общества, чьи ресурсы могут понадобиться для оказания Благотворительной помощи.

8.13. В случае обращения Заявителя об оказании Волонтерской (добровольческой) помощи решение принимает Департамент внутренних коммуникаций в соответствии с внутренними документами Общества.

9. Контроль в области использования средств, выделяемых на Благотворительную и Спонсорскую помощь

9.1. Общество осуществляет учет средств, направленных на Благотворительную и Спонсорскую помощь, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и внутренними документами Общества, а также может проводить проверки целевого использования Благополучателем/Спонсируемым выделенных средств.

9.2. Контроль за Спонсорской и Благотворительной деятельностью осуществляется Комиссией. Департамент по комплаенсу осуществляет контроль за антикоррупционной составляющей исполнения спонсорских и благотворительных договоров в рамках реализации антикоррупционного комплаенса, а также проводит выборочные проверки целевого использования получателем выделенных средств.

9.3. ДКСО по итогам календарного года готовит и представляет на рассмотрение Комиссии отчет об объеме оказанной Благотворительной и Спонсорской помощи, проводит анализ поступающих в адрес Общества писем, отчетов от Благополучателей.

9.4. В целях предупреждения и противодействия коррупции при оказании Благотворительной или Спонсорской помощи деятельности принимаются следующие меры:

9.4.1. Не допускается оказание Благотворительной и Спонсорской помощи без решения Комиссии, за исключением случаев, определенных в пп. 5.1.2 и 5.1.3 Положения.

9.4.2. Не допускается оказание Благотворительной и Спонсорской помощи в объеме большем, чем запрошен в Заявке с просьбой об оказании Благотворительной или Спонсорской помощи.

9.4.3. Для выявления возможных комплаенс-рисков, включая коррупционные, в качестве независимого эксперта привлекается Департамент по комплаенсу.

Процедура проверки на предмет наличия признаков неблагонадежности и достоверности предоставляемой информации осуществляется Блоком по корпоративной безопасности Общества. Запрос на проверку Заявителя с приложением необходимых информации и документов направляется ДКСО через ЕСЭД в установленном в Обществе порядке;

9.4.4. Работники Общества, задействованные при оказании Благотворительной или Спонсорской помощи, в установленном Этическим кодексом АО «Почта России» и Антикоррупционной политикой АО «Почта России» порядке незамедлительно информируют Общество в лице своего руководителя: о возникновении личной заинтересованности, которая приводит или может привести к конфликту интересов; о фактах обращения в целях склонения их к совершению коррупционных правонарушений; о получении подарка в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими своих должностных обязанностей. Если работник Общества заметил какой-либо случай нарушения требований Положения, Этического кодекса АО «Почта России», Антикоррупционной политики АО «Почта России», то следует незамедлительно сообщить об этом на «Линию доверия»:

• автоответчик с номером: (495) 739-47-12;
• электронный ящик: compliance-R00@russianpost.ru.

10. Информационное обеспечение Благотворительной, Спонсорской помощи и Волонтерской (добровольческой) деятельности АО «Почта России»

10.1. Информация об оказании Благотворительной Спонсорской помощи и Волонтерской (добровольческой) деятельности отражается в годовом отчете Общества, на официальном сайте Общества в информационно-телекоммуникационной сети Интернет и/или иных информационно-коммуникационных средах.

10.2. В целях эффективной реализации деятельности Общества в области Благотворительной, Спонсорской помощи и Волонтерской (добровольческой) деятельности на электронных ресурсах Общества создается специальный раздел и/или площадка, где размещается информация о целях и задачах, отчеты о реализации Благотворительной, Спонсорской помощи и Волонтерской (добровольческой) деятельности.

11. Заключительные положения

11.1. В случае если в результате изменения законодательства Российской Федерации и/или устава нормы Положения вступают с ними в противоречие, необходимо руководствоваться соответственно положениями законодательства Российской Федерации и/или уставом.

11.2. Решения о внесении изменений/дополнений в Положение, утверждении Положения в новой редакции либо о признании Положения утратившим силу принимаются генеральным директором Общества.

Оставляя заявку, _________ (полное наименование юр. лица Заявителя, в случае физического лиц указывается Ф.И.О. и паспортные данные) принимаем, что АО «Почта России» оказывает помощь добровольно и в рамках имеющихся возможностей.

Обязуемся предоставить все необходимые документы, перечисленные в приложении № 2, а также дополнительные сведения, в случае необходимости.

Обязуемся работать по договору, принятому в Почте России.

Обязуемся предоставить отчетные материалы, в период и в форме, установленных в Почте России.

При получении логистической помощи, принимаем на себя обязательства по предпочтовой подготовке отправлений (упаковка, написание индекса и адреса, подготовка адресной базы) и подтверждаем, что количество отправлений, их вес и объем, а также адреса получателей указаны верно. Также берем на себя ответственность за взаимодействие с получателями.

Даем согласие на отказ от возврата неполученных отправлений.

_____________ (подпись, расшифровка)

_____________ (дата)

М.П. (при наличии)

1. Доверенность или иные документы, подтверждающие полномочия лица, подписавшего заявку.

2. Форма и объем запрашиваемой Благотворительной, Спонсорской или Волонтерской помощи.

3. Смета запрашиваемой Благотворительной/Спонсорской помощи.

4. Подробное описание ситуации, требующей оказания Благотворительной, Спонсорской или Волонтерской помощи.

5. Документы, подтверждающие обоснованность оказания Благотворительной, Спонсорской или Волонтерской помощи.

6. Информация о предлагаемых механизмах контроля за использованием средств Благотворительной или Спонсорской помощи.

7. Информация о сотрудничестве с органами государственной власти и местного самоуправления, компаниями с государственным участием, другими партнерами (при наличии).

8. Имеющиеся благодарности, рекомендательные письма.

9. Анкета Заявителя.

10. Сведения в отношении всей цепочки собственников, включая бенефициаров (в том числе конечных).

11. Информация о составе исполнительных органов, с подтверждением соответствующими документами в соответствии с применимым законодательством.

12. Другая информация и документы, необходимые для проведения комплексной экспертизы заявки.

Физическим лицам и самозанятым гражданам для получения Благотворительной помощи необходимо предоставить документальное подтверждение ситуации, требующей помощи в виде почтово-логистических услуг.

Вся информация и документы от юридических лиц и индивидуальных предпринимателей должны быть предоставлены на бланке организации (если есть), подписаны руководителем и/или заверены; от физических лиц — подписаны физическим лицом, с указанием контактных данных.

Форма договора и отчета высылается Заявителю в рабочем порядке.

Даем согласие на отказ от возврата неполученных отправлений.

(заполняется ДКСО в рамках анализа заявок)

Минимально 7 баллов для вынесения проекта на рассмотрение профильных департаментов Общества. Чем больше баллов набирает проект, тем выше его значимость для АО «Почта России»

<*> Баллы из этого пункта рассматриваются отдельно, не суммируются с остальными. Чем больше баллов, тем ниже возможность реализации проекта.

<**> Ответ «нет» в данном пункте повышает вероятность реализации проекта.