Приказ АО «Почта России» от 13.05.2024 № 129-п

«Об утверждении Положения по оказанию спонсорской, благотворительной помощи и волонтерской (добровольческой) деятельности АО „Почта России“»

ПРИКАЗ

В целях формирования единого подхода и регламентирования спонсорской, благотворительной помощи и волонтерской (добровольческой) деятельности приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение по оказанию спонсорской, благотворительной помощи и волонтерской (добровольческой) деятельности АО «Почта России».

2. Признать утратившим силу приказ от 18.11.2021 № 423-п «Об утверждении Положения по оказанию спонсорской, благотворительной помощи и волонтерской (добровольческой) деятельности АО „Почта России“.»

1. Термины и определения

Для целей Положения по оказанию спонсорской, благотворительной помощи и волонтерской (добровольческой) деятельности АО «Почта России» (далее — Положение) используются следующие термины, сокращения и определения, не вошедшие в Глоссарий АО «Почта России», утвержденный приказом от 07.10.2021 № 348-п:

2. Общие положения

2.1. Положение разработано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», Федеральным законом от 11.08.1995 № 135-ФЗ «О благотворительной деятельности и добровольчестве (волонтерстве)», Федеральным законом от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе», уставом АО «Почта России», Методическими рекомендациями по разработке положения о порядке формирования и использования фондов спонсорской поддержки и благотворительности, утвержденными распоряжением Минэкономразвития России от 22.12.2015 № 400Р-АУ, Политикой корпоративной социальной ответственности акционерного общества «Почта России», утвержденной советом директоров (протокол от 31.05.2021 № 08-2021) (далее — Политика КСО), Этическим кодексом АО «Почта России», утвержденным советом директоров (протокол от 20.12.2019 № 03-2019), Антикоррупционной политикой АО «Почта России», утвержденной советом директоров (протокол от 03.08.2020 № 07-2020), действующей редакцией Положения о Комиссии АО «Почта России» по оказанию благотворительной и спонсорской помощи.

2.2. Благотворительная, Спонсорская помощь и Волонтерская (добровольческая) деятельность являются частью направлений КСО и УР Общества и регулируются Положением.

2.3. Ключевые направления и принципы Благотворительной, Спонсорской помощи и Волонтерской (добровольческой) деятельности соответствуют целям в области УР и приоритетам государства во внутренней политике, являются основой КСО Общества и закреплены в Политике КСО Общества.

2.4. Порядок передачи недвижимого имущества Общества во временное пользование регулируется внутренними документами Общества по вопросам управления недвижимым имуществом с учетом особенностей оказания Благотворительной помощи, предусмотренными Порядком оказания в АО «Почта России» безденежной благотворительной помощи в виде предоставления услуг и передачи имущества на безвозмездной основе.

3. Цели и задачи Положения

3.1. Положение разработано с целью формирования единого подхода и регламентирования Благотворительной, Спонсорской помощи и Волонтерской (добровольческой) деятельности Общества при реализации программ и проектов по основным направлениям КСО Общества.

3.2 Задачи:

3.2.1. Создание в Обществе единого нормативного, информационного пространства в области Благотворительной, Спонсорской помощи и Волонтерской (добровольческой) деятельности.

3.2.2. Определение принципов формирования ресурсов для реализации проектов Благотворительной, Спонсорской помощи и Волонтерской (добровольческой) деятельности.

3.2.3. Определение принципов управления проектами по оказанию Благотворительной, Спонсорской помощи и Волонтерской (добровольческой) деятельности.

4. Благотворительная и Спонсорская помощь

4.1. Благотворительная и Спонсорская помощь не являются обязательством Общества и осуществляются в пределах финансовых средств, предусмотренных бизнес-планом Общества (бюджетом), и иных возможностей, представляя собой один из инструментов показателей качества КСО Общества.

4.2. Данные об объеме оказанной Благотворительной и Спонсорской помощи могут отражаться в годовом отчете Общества, утверждаемом советом директоров Общества.

4.3. Благотворительная и Спонсорская помощь не должны преследовать цель воздействовать на принятие решений Публичными должностными лицами.

4.4. Общество не осуществляет Благотворительную и Спонсорскую помощь в отношении политических партий, движений, политических и избирательных кампаний, религиозных организаций, политических деятелей и должностных лиц политических партий, а также связанных с ними лиц.

4.5 Благотворительная помощь:

4.5.1. Общество вправе осуществлять Благотворительную помощь любым законным способом, в том числе через благотворительные общественные организации, фонды.

4.5.2. Благотворительная помощь может быть оказана физическим лицам, входящим в уязвимые группы населения или оказавшимся в трудной жизненной ситуации, исключительно в виде оказания логистических и (или) почтовых услуг при наличии у Общества возможности оказать подобные услуги.

4.6 Спонсорская помощь:

4.6.1. Спонсорская помощь осуществляется Обществом для взаимовыгодного сотрудничества с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, направленного на создание привлекательного имиджа, продвижение бренда Общества и повышение к нему лояльности среди широкой аудитории.

4.6.2. Спонсирование каких-либо мероприятий осуществляется только на условиях оказания в пользу Общества встречных рекламных услуг: размещение логотипа, информации об Обществе, рекламных материалов или иных возможностей интеграции информации об Обществе и оказываемых им услугах в материалы мероприятия.

5. Формы предоставления Благотворительной и Спонсорской помощи

5.1 Благотворительная помощь может оказываться в форме:

5.1.1. предоставления почтово-логистических и иных услуг Общества;

5.1.2. выделения денежных средств, ГЗПО или почтовой маркированной продукции в рамках финансовых возможностей Общества;

5.1.3. передачи во временное пользование имущества Общества, в том числе объектов интеллектуальной собственности, путем предоставления другому лицу права использования соответствующих результатов интеллектуальной деятельности, необходимого для реализации задач проекта, на которые запрашивается помощь;

5.1.4. безвозмездной передачи в собственность имущества Общества, за исключением недвижимого имущества Общества.

5.2. Форма, объем и сроки оказания Благотворительной помощи определяются в зависимости от возможностей Общества и фиксируются в письменной форме путем заключения договора с Благополучателем.

5.3 Спонсорская помощь оказывается только в денежной форме.

5.3.1. Договор на оказание Спонсорской помощи обязательно должен содержать часть с описанием встречных услуг рекламного характера.

5.4. Перечень форм оказания Благотворительной и Спонсорской помощи, указанных в п. 5.1 Положения, является исчерпывающим.

6. Корпоративное волонтерство

6.1. Корпоративное волонтерство является добровольной, безвозмездной, созидательной и социально значимой формой самореализации работников Общества.

6.2 Корпоративное волонтерство — это один из инструментов реализации КСО Общества, предназначенный для:

предоставления возможности работникам Общества и членам их семей принимать участие в благотворительных и волонтерских инициативах и проектах Общества;

укрепления корпоративной культуры, развития профессиональных и личностных компетенций работников Общества;

профилактики профессионального выгорания работников Общества и удержания ценных профессиональных кадров;

укрепления бренда и формирования позитивного общественного мнения об Обществе как социально ориентированной компании.

6.3 Корпоративное волонтерство осуществляется в следующих видах:

социальное волонтерство — оказание помощи социально незащищенным группам (дети-сироты, ветераны войн и труда, инвалиды, пенсионеры, постояльцы домов престарелых и другие социально незащищенные группы);

событийное волонтерство — помощь в организации и участие в различных мероприятиях (спортивных, культурных, образовательных, экологических, социальных и т.д.);

интеллектуальное волонтерство — это бесплатное оказание профессиональных услуг работниками Общества.

6.4. Ответственным за развитие программ Корпоративного волонтерства Общества является Департамент внутренних коммуникаций. Деятельность в области Корпоративного волонтерства регулируется внутренними документами Общества.

7. Формирование ресурсов

7.1. Благотворительная и спонсорская деятельность финансируется за счет бюджета Общества, исходя из возможностей Общества.

7.2. Размер средств, направляемых Обществом на Благотворительную и Спонсорскую помощь, отражается в ежегодном бюджете Общества, утверждаемом советом директоров Общества, исходя из возможностей Общества и общеэкономической ситуации в стране.

8. Порядок предоставления Благотворительной и Спонсорской помощи

8.1. Благотворительная и Спонсорская помощь Общества осуществляется на основании Заявки, направленной Заявителем в Общество:

8.1.1. Заявка для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей должна быть заполнена по шаблону (приложение № 1 к Положению).

8.1.2. Для физических лиц, в том числе самозанятых граждан, Заявкой является письмо, написанное в произвольной форме, с описанием ситуации, требующей предоставления помощи в виде почтово-логистических услуг.

8.1.3. Заявитель должен подробно и максимально конкретно указать в Заявке цель обращения, все необходимые виды помощи со стороны Общества, а также предоставить документы, указанные в приложении № 2 к Положению. Заявки на оказание почтово-логистических услуг дополняются брифом на благотворительную отправку по форме приложения № 3 к Положению.

8.1.4 Заявитель может направить свою Заявку в Общество:

по электронной почте: office@russianpost.ru;

письмом, направленным на почтовый адрес, размещенный на официальном сайте Общества.

Заявки, направленные иным способом, не рассматриваются.

8.1.5. Заявки от юридических лиц и ИП рассматриваются только при наличии подписи уполномоченного лица, проставления оттиска печати организации (при ее наличии) и данных контактного лица.

8.1.6. Заявки (письменные обращения) от физических лиц, в том числе самозанятых граждан, рассматриваются только при наличии подписи Заявителя и его контактных данных.

8.1.7. Общество оставляет за собой право на любом этапе рассмотрения Заявки отказать в предоставлении помощи/содействия в решении вопросов, которые не были указаны Заявителем на этапе подачи Заявки и до заключения договора.

8.1.8. Общество оставляет за собой право выделить меньший, чем указано в Заявке, объем Благотворительной или Спонсорской помощи, с соответствующим сокращением объема обязательств со стороны Заявителя (в случае спонсорства). Заявитель имеет право отказаться от меньшего объема Спонсорской или Благотворительной помощи, направив Обществу письменное уведомление. Общество имеет право отказаться от предоставления Благотворительной или Спонсорской помощи, направив Заявителю соответствующее уведомление без указания причины отказа.

8.1.9. Шаблон Заявки для общего доступа размещается на официальном сайте Общества в разделе «Социальные проекты Почты России» (www.pochta.ru/person/care). Ответственным за поддержание Заявки в актуальном состоянии на сайте Общества является ДУРиДМ.

8.2. Решение об оказании Спонсорской или Благотворительной помощи, предусмотренной п. п. 5.1.2 - 5.1.4 Положения, принимается Комиссией в рамках своих полномочий. При рассмотрении вопросов об оказании Благотворительной помощи в отношении предоставления в безвозмездное пользование недвижимого имущества к участию в заседании Комиссии приглашаются работники Блока по управлению недвижимым имуществом.

8.3. Ответственным структурным подразделением Общества в отношении Благотворительной помощи является ДУРиДМ, который осуществляет:

координацию, в том числе и в регионах, возможностей Общества по оказанию Благотворительной помощи;

взаимодействие с Заявителями и контроль за расходованием выделяемых средств и использованием имущества для реализации задач заявленного проекта;

обеспечение соблюдения порядка осуществления Обществом Благотворительной помощи;

получение отчетов от Заявителей;

представление на рассмотрение и утверждение Комиссии предложений по формированию и отчетов по использованию средств, выделяемых Обществом на благотворительность;

подготовку, согласование с соответствующими подразделениями АУО и направление на подписание проектов договоров;

подготовку, согласование и передачу в Блок по финансовым и экономическим вопросам распоряжения на перечисление денежных средств и выделение ГЗПО по договорам;

предоставление в Дирекцию бухгалтерского учета первичных и отчетных документов по исполнению договоров;

рассмотрение Заявок на Благотворительную помощь, поступающих в макрорегионы и филиалы Общества, и подготовку документов на рассмотрение Комиссии;

направление посредством ЕСЭД в Дирекцию по управлению недвижимым имуществом выписки из протокола заседания Комиссии в виде приложения к служебной записке в течение двух рабочих дней после подписания протокола Комиссии (в случае если на Комиссии рассматривался вопрос в отношении недвижимого имущества);

рассмотрение материалов профильных структурных подразделений Общества в целях формирования мнения о том, что в Заявке содержится просьба об оказании Благотворительной помощи;

подготовку и предоставление для Комиссии годового отчета по оказанию Обществом Благотворительной помощи;

иные действия в рамках оказания Благотворительной помощи в соответствии с Положением.

8.4. Ответственным структурным подразделением Общества по вопросам оказания Спонсорской помощи является Блок по маркетингу, который осуществляет:

координацию, в том числе и в регионах, возможностей Общества по оказанию Спонсорской помощи;

взаимодействие с Заявителями и контроль за расходованием выделяемых средств и использованием имущества для реализации задач заявленного проекта;

получение отчетов от Заявителей;

представление на рассмотрение и утверждение Комиссии предложений по формированию и отчетов по использованию средств, выделяемых Обществом на спонсорство;

подготовку, согласование с соответствующими подразделениями АУО и направление на подписание проектов договоров;

подготовку, согласование и передачу в Блок по финансовым и экономическим вопросам распоряжения на перечисление денежных средств по договорам;

предоставление в Дирекцию бухгалтерского учета первичных и отчетных документов по исполнению договоров;

рассмотрение Заявок на Спонсорскую помощь, поступающих в макрорегионы и филиалы Общества;

подготовку документов на рассмотрение Комиссии об оказании Обществом Спонсорской помощи;

подготовку и предоставление для Комиссии годового отчета по оказанию Спонсорской помощи;

иные действия в рамках оказания Спонсорской помощи в соответствии с Положением.

8.5. При поступлении Заявки (письменного обращения) с просьбой о Благотворительной или Спонсорской помощи ответственное подразделение проводит первичный анализ Заявки по следующим критериям:

наличие у Общества запрашиваемых средств и (или) возможности предоставления необходимых ресурсов с учетом требований внутренних документов Общества;

актуальность, новизна и (или) инновационный характер проекта, возможность широкого использования результатов реализации проекта;

перспективы дальнейшего развития проекта и др.

Заявки, не соответствующие критериям первичного анализа и набравшие в системе скоринга партнерских социальных проектов (приложение № 4 к Положению) менее семи баллов, отклоняются решением ответственного подразделения без вынесения на Комиссию.

8.6. Ответственное подразделение вправе осуществлять консультации со всеми структурными подразделениями Общества для оценки целесообразности оказания Благотворительной или Спонсорской помощи. При поступлении Заявки об оказании Благотворительной помощи в форме предоставления в безвозмездное пользование недвижимого имущества Общества ее анализ должен проводиться в обязательном порядке совместно с Блоком по имущественным вопросам путем направления служебной записки посредством ЕСЭД в адрес Дирекции по управлению недвижимым имуществом в течение двух рабочих дней с момента поступления Заявки в ДУРиДМ.

8.7. Срок проведения анализа Заявки не должен превышать 30 календарных дней с даты получения Заявки. В указанный срок не включается время ожидания получения информации и документов, перечисленных в приложении № 2 к Положению.

8.8. По результатам проведенного анализа Заявки Ответственное подразделение готовит материалы на рассмотрение Комиссии, которые должны включать в себя:

указание Заявителя, описание его деятельности;

анализ полученной информации и документов;

краткий отчет по сотрудничеству с Заявителем в прошлые периоды (если применимо);

анализ обращения на основе требований, установленных в Положении;

форму и размер Спонсорской или Благотворительной помощи исходя из обращения;

комплаенс-заключение по Заявителю;

выводы о целесообразности или нецелесообразности оказания помощи;

иные документы в соответствии с требованиями внутренних документов Общества.

8.9. Рассмотрение заявки может быть прекращено в любой момент в случае получения информации об изменении ситуации, требующей оказания Спонсорской или Благотворительной помощи.

8.10. В случае положительного решения Комиссии помощь оказывается на основании заключенного договора.

8.11. Порядок заключения, изменения и расторжения договора на осуществление Спонсорской или Благотворительной помощи определяется согласно действующей редакции Инструкции о порядке заключения договоров, организации их учета и контроля исполнения договорных обязательств.

8.12. В договоре об оказании Благотворительной помощи в обязательном порядке должна быть определена цель пожертвования и срок его использования.

Также договор должен содержать обязательство для Благополучателя вернуть Обществу имущество и (или) денежные средства, полученные от Общества, в случае их нецелевого использования, и порядок такого возврата.

8.13. В случае обращения Заявителя с просьбой о Благотворительной помощи в форме бескорыстного (безвозмездного) или на льготных условиях предоставления почтово-логистических и иных услуг решение об объемах и сроках принимает ДУРиДМ в рамках своих компетенций и с учетом возможностей Общества. Согласование оказания такой помощи осуществляется в соответствии с внутренними процедурами и документами Общества.

9. Контроль в области использования средств, выделяемых на Благотворительную и Спонсорскую помощь

9.1. Общество осуществляет учет средств, направленных на Благотворительную и Спонсорскую помощь, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и внутренними документами Общества, а также может проводить проверки целевого использования Благополучателем/Спонсируемым выделенных средств.

9.2. Контроль за спонсорской и благотворительной деятельностью осуществляется Комиссией. Департамент по комплаенсу осуществляет контроль за антикоррупционной составляющей исполнения спонсорских и благотворительных договоров в рамках реализации антикоррупционного комплаенса, а также проводит выборочные проверки целевого использования получателем выделенных средств.

9.3. Ответственные подразделения по итогам календарного года готовят и представляют на рассмотрение Комиссии отчет об объеме оказанной Благотворительной или Спонсорской помощи, проводят анализ поступающих в адрес Общества писем, отчетов от Благополучателей.

9.4. В целях предупреждения и противодействия коррупции при оказании Благотворительной или Спонсорской помощи принимаются следующие меры:

9.4.1. Не допускается оказание Благотворительной и Спонсорской помощи без решения Комиссии, за исключением случаев, определенных в п. 5.1.1 Положения.

9.4.2. Для выявления возможных комплаенс-рисков, включая коррупционные, в качестве независимого эксперта привлекается Департамент по комплаенсу.

Процедура проверки на предмет наличия признаков неблагонадежности и достоверности предоставляемой Заявителем информации осуществляется Блоком по корпоративной безопасности по запросу Ответственного подразделения. Запрос на проверку Заявителя с приложением необходимых информации и документов направляется Ответственным подразделением через ЕСЭД в установленном в Обществе порядке.

9.4.3. Работники Общества, задействованные при оказании Благотворительной или Спонсорской помощи, в установленном Этическим кодексом АО «Почта России» и Антикоррупционной политикой АО «Почта России» порядке незамедлительно информируют Общество в лице своего руководителя:

• о возникновении личной заинтересованности, которая приводит или может привести к конфликту интересов;
• о фактах обращения в целях склонения их к совершению коррупционных правонарушений;
• о получении подарка в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими своих должностных обязанностей.

Если работник Общества заметил какой-либо случай нарушения требований Положения, Этического кодекса АО «Почта России», Антикоррупционной политики АО «Почта России», то следует незамедлительно сообщить об этом на Линию доверия по комплаенсу:

• по круглосуточному телефону: (495) 739-47-12;
• по электронной почте: compliance-R00@russianpost.ru;
• через форму обратной связи, расположенную на внутреннем портале и на официальном сайте Общества.

10. Информационное обеспечение Благотворительной, Спонсорской помощи и Волонтерской (добровольческой) деятельности Общества

11. Заключительные положения

В случае если в результате изменения законодательства Российской Федерации и (или) устава Общества нормы Положения вступают с ними в противоречие, необходимо руководствоваться соответственно положениями законодательства Российской Федерации и (или) уставом Общества.

Приложение № 1 к Положению

ШАБЛОН ЗАЯВКИ НА СПОНСОРСКУЮ/БЛАГОТВОРИТЕЛЬНУЮ ПОДДЕРЖКУ

Оставляя заявку, ___________________ (полное наименование юр. лица Заявителя, в случае индивидуального предпринимателя или физического лиц указывается Ф.И.О. и паспортные данные, ИНН при наличии) принимаю, что АО «Почта России» оказывает помощь добровольно и в рамках имеющихся возможностей.

Обязуюсь предоставить все необходимые документы, перечисленные в приложении № 2 к Положению по оказанию спонсорской, благотворительной помощи и волонтерской (добровольческой) деятельности АО «Почта России», а также дополнительные сведения в случае необходимости.

Обязуюсь работать по договору, принятому в АО «Почта России».

Обязуюсь предоставить отчетные материалы в период и в форме, установленных в АО «Почта России».

При получении логистической помощи принимаю на себя обязательства по предпочтовой подготовке отправлений (упаковка, написание индекса и адреса, подготовка адресной базы) и подтверждаю, что количество отправлений, их вес и объем, а также адреса получателей указаны верно. Также беру на себя ответственность за взаимодействие с получателями.

Даю согласие на отказ от возврата неполученных отправлений.

1. Доверенность или иные документы, подтверждающие полномочия лица, подписавшего заявку.

2. Форма и объем запрашиваемой Благотворительной, Спонсорской или Волонтерской помощи.

3. Смета запрашиваемой Благотворительной/Спонсорской помощи.

4. Подробное описание ситуации, требующей оказания Благотворительной, Спонсорской или Волонтерской помощи.

5. Документы, подтверждающие обоснованность оказания Благотворительной, Спонсорской или Волонтерской помощи.

6. Информация о предлагаемых механизмах контроля за использованием средств Благотворительной или Спонсорской помощи.

7. Информация о сотрудничестве с органами государственной власти и местного самоуправления, компаниями с государственным участием, другими партнерами (при наличии).

8. Имеющиеся благодарности, рекомендательные письма.

9. Анкета Заявителя.

10. Сведения в отношении всей цепочки собственников, включая бенефициаров (в том числе конечных).

11. Информация о составе исполнительных органов с подтверждением соответствующими документами в соответствии с применимым законодательством.

12. Другая информация и документы, необходимые для проведения комплексной экспертизы заявки.

Физическим лицам, в том числе самозанятым гражданам, для получения Благотворительной помощи необходимо предоставить документальное подтверждение ситуации, требующей помощи в виде почтово-логистических услуг.

Вся информация и документы от юридических лиц и индивидуальных предпринимателей должны быть предоставлены на бланке организации (при его наличии), подписаны руководителем и (или) заверены; от физических лиц — подписаны физическим лицом с указанием контактных данных.

Формы договора и отчета высылаются Заявителю в рабочем порядке.

Отправитель: например, фонд «Помощь»

Почтовое отправление: например, 58 конвертов A4 с дипломами и благодарностями и 43 посылки с подарками (весом до 1 кг)

Даем согласие на отказ от возврата неполученных отправлений.

СИСТЕМА СКОРИНГА ПАРТНЕРСКИХ СОЦИАЛЬНЫХ ПРОЕКТОВ

(заполняется ДУРиДМ в рамках анализа заявок)

<*> Баллы из этого пункта рассматриваются отдельно, не суммируются с остальными. Чем больше баллов, тем ниже возможность реализации проекта.

<**> Ответ «нет» в данном пункте повышает вероятность реализации проекта.