Приказ Росграницы от 20.05.2008 № 41

«Об утверждении Инструкции о порядке организации и осуществления контроля за исполнительской дисциплиной в аппарате Федерального агентства по обустройству государственной границы Российской Федерации»

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБУСТРОЙСТВУ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАНИЦЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 20 мая 2008 г. № 41

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ И ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНОЙ В АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ПО ОБУСТРОЙСТВУ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАНИЦЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В целях повышения эффективности управленческой деятельности и улучшения исполнительской дисциплины в аппарате Федерального агентства по обустройству государственной границы Российской Федерации, приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке организации и осуществления контроля за исполнительской дисциплиной в аппарате Федерального агентства по обустройству государственной границы Российской Федерации (далее — Инструкция).

2. Заместителям руководителя Агентства, руководителям структурных подразделений организовывать ознакомление государственных гражданских служащих Федерального агентства по обустройству государственной границы Российской Федерации с Инструкцией и обеспечивать неукоснительное выполнение ее положений при исполнении служебных обязанностей.

3. Контроль за исполнением Приказа возлагается на статс-секретаря — заместителя руководителя Агентства И.Н. Корнеева.

Руководитель А. В. Засыпкин

Приложение к Приказу Росграницы от 20 мая 2008 г. № 41

ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ И ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНОЙ В АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ПО ОБУСТРОЙСТВУ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАНИЦЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок организации и осуществления в аппарате Федерального агентства по обустройству государственной границы Российской Федерации (далее — Агентство) контроля за своевременным и полным выполнением документов, подлежащих обязательному исполнению в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации (далее — документы), а также контроля формирования и исполнения ежемесячных планов работы структурных подразделений Агентства.

1.2. Контроль исполнения документов представляет собой совокупность процедур, осуществляемых государственными гражданскими служащими Агентства (далее — гражданские служащие), связанных с учетом и анализом сроков, порядка и полноты исполнения документов с целью укрепления исполнительской дисциплины, повышения ответственности должностных лиц и эффективности деятельности Агентства.

1.3. Порядок контроля исполнения документов и планов в Агентстве осуществляется в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, иными нормативными правовыми актами.

2. ПОРЯДОК ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ КОНТРОЛЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Общие принципы контроля исполнения документов

2.1.1 Контроль исполнения документов включает в себя:

постановку на контроль; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; снятие с контроля; направление исполненного документа в дело; учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов; информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

2.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

2.1.3. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных системы электронного документооборота (далее — СЭДО).

2.1.4 Контролю подлежит исполнение:

указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации; постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации; поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации и заседаний координационных и совещательных органов Правительства Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации; депутатских и парламентских запросов, запросов, поступивших из Аппарата Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, контрольных, правоохранительных и судебных органов, федеральных органов государственной власти; документов, предусмотренных планами и протоколами совещаний в Агентстве, приказами и поручениями руководителя Агентства (далее — Руководитель); письменных обращений граждан, юридических, должностных и иных лиц.

2.1.5 Контроль исполнения документов в Агентстве осуществляют:

общий отдел Управления делами (далее — Общий отдел) — поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, депутатских и парламентских запросов, обращений граждан, приказов, планов и поручений Руководителя; помощник (советники) Руководителя, гражданские служащие секретариатов (аппаратов) заместителей Руководителя — за подготовкой материалов к заседаниям и совещаниям, которые проводит или в которых участвует руководство Агентства; поручений, данных руководством Агентства по рассмотренным им документам; поручений, проведенных по инициативе руководства Агентства; за подготовкой материалов к совещаниям в федеральных органах исполнительной власти. Оперативный контроль исполнения данных поручений осуществляет Общий отдел; руководители структурных подразделений Агентства — контроль исполнения документов, находящихся на исполнении структурного подразделения; гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства и контроль в структурных подразделениях Агентства, — документов и поручений, поступивших непосредственно в адрес этих структурных подразделений; поручений, данных на совещаниях у руководства Агентства, проводимых по инициативе структурных подразделений Агентства. В случае, когда в резолюции Руководителя первым указывается один из заместителей Руководителя и указанный заместитель вносит в данное поручение Руководителя дополнения и уточнения, Общий отдел контролирует непосредственно поручение Руководителя, гражданские служащие секретариатов (аппаратов) заместителей Руководителя контролируют уточняющие поручения, данные заместителями Руководителя.

2.1.6. Поручения, данные в протоколах проводимых руководством Агентства совещаниях, контролируются по каждому пункту. Контроль за выполнением решения, как правило, возлагается на руководителя структурного подразделения, ответственного за его исполнение. Оперативный контроль за исполнением протокольных поручений осуществляется Общим отделом.

2.1.7. Контроль за соответствием законодательству разрабатываемых нормативных правовых актов, касающихся основной деятельности Агентства, осуществляется Управлением правового обеспечения.

2.1.8. Контроль за ходом реализации результатов контрольных и иных проверок осуществляется Контрольным управлением.

2.1.9. Методическое руководство по организации и осуществлению контроля за своевременным и полным выполнением Агентством документов обеспечивается Общим отделом.

2.2. Сроки исполнения документов

2.2.1 Документы подлежат исполнению, как правило, в следующие сроки:

а) с конкретной датой исполнения: из вышестоящих организаций — в указанный срок; по остальным документам, зарегистрированным в Общем отделе, — срок исполнения устанавливается руководством Агентства по предложению Общего отдела;

б) без указания конкретной даты исполнения: имеющие в тексте пометку «срочно» — исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» — в 10-дневный срок; остальные — в срок до 1 месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний рабочий день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день; по депутатским и парламентским запросам, запросам Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, контрольных, правоохранительных и судебных органов — не позднее чем через 30 дней со дня получения; по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке и согласованию проектов правовых актов, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам правовых, поступившим от головного исполнителя на согласование, — до 10 дней; поступившие из вышестоящих органов государственной власти и внутренних — до 30 дней с даты подписания (утверждения) документа; поступившие из других федеральных органов исполнительной власти, письменных обращений граждан, юридических, должностных и других лиц, — не более 30 дней со дня их регистрации, а по требующим дополнительного изучения и проверки — до 60 дней со дня их регистрации с уведомлением лица (организации), направившего обращение.

2.2.2. В поручениях, данных руководством Агентства по рассмотренным документам, а также в поручениях, данных по инициативе руководства Агентства, как правило, устанавливается срок (календарная дата) их исполнения. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата резолюции.

2.2.3. Проекты протоколов Агентства оформляются в 2-дневный срок после заседания, имеют порядковые номера в пределах календарного года. Секретарь заседания обеспечивает доработку проекта протокола в течение 2 дней после заседания. В протоколах Агентства указываются конкретные сроки выполнения решений и исполнители. Датой принятия решения является дата его принятия на заседании.

2.2.4. В целях сокращения сроков исполнения документы направляются для одновременного рассмотрения в заинтересованные структурные подразделения Агентства. Ответственность за организацию их исполнения возлагается на должностное лицо, указанное в резолюции первым. Головному исполнителю направляется подлинник документа, остальные исполнители получают копии документа или его электронную версию. Соисполнители при рассмотрении документов обязаны представить материалы головному исполнителю в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа. Проекты документов, подготовленные во исполнение поручения со сроком исполнения до 10 дней, а также проекты правовых актов должны согласовываться соисполнителями в течение двух дней. Соисполнители в равной мере несут ответственность за качественное и своевременное выполнение поручения. С целью улучшения качества подготовки документов и поручений головной исполнитель обязан обеспечить созыв соисполнителей, коллегиальное рассмотрение и выработку согласованного решения.

2.2.5. Управление правового обеспечения обязано рассматривать проекты правовых нормативных актов, поступивших на согласование, в срок не более 3 дней.

2.2.6 Дата исполнения указывается в резолюции и фиксируется в СЭДО.

2.2.7 Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

2.3. Постановка документов на контроль

2.3.1. Документы, поступившие в Агентство, рассматриваются и регистрируются в установленном порядке Общим отделом, передаются для доклада Руководителю или иным должностным лицам.

2.3.2. В случаях, предусмотренных соответствующими нормативными правовыми актами, при предварительном рассмотрении поступивших документов начальник Общего отдела принимает решение об их постановке на контроль.

2.3.3. Поручения, проведенные по инициативе руководства Агентства, а также поручения, данные руководством Агентства по рассмотренным им документам оформляются в установленном порядке и ставятся на контроль помощником (советниками) Руководителя, гражданскими служащими секретариатов (аппаратов) заместителей Руководителя. Оперативный контроль исполнения данных поручений осуществляет Общий отдел.

2.3.4. Все документы, поставленные на контроль, передаются для исполнения и контроля в соответствующие структурные подразделения. Организация своевременного доведения контрольных документов до руководителей структурных подразделений возлагается на Общий отдел, документы и поручения со сроком исполнения до 10 дней должны доводиться с резолюцией руководства Агентства до исполнителя в день поступления. При невозможности получения резолюции руководства Агентства в день поступления документа в соответствующее структурное подразделение направляется копия документа. Принятые на заседаниях решения доводятся до исполнителей в виде протоколов. Рассылка осуществляется на основании специализированного списка, который составляется секретарем заседания и подписывается председательствующим на заседании.

2.3.5. Общим отделом данные о контролируемых документах вносятся в СЭДО.

2.3.6. Сотрудники секретариатов Руководителя и заместителей Руководителя обеспечивают внесение резолюций соответствующих руководителей в СЭДО.

2.3.7. Сотрудники структурных подразделений, ответственные за организацию контроля исполнения и ведение делопроизводства, обеспечивают внесение в СЭДО принятые руководителями этих структурных подразделений решения.

2.3.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, отсутствии по болезни, увольнении или перемещении гражданский служащий, на исполнении у которого находится контрольный документ, обязан передать другому гражданскому служащему по согласованию с непосредственным руководителем и Общим отделом все контролируемые документы.

2.4. Порядок внесения изменений в сроки исполнения и в резолюции

2.4.1. Срок исполнения, указанный в резолюции или определенный содержанием документа, может быть изменен только должностным лицом, утвердившим резолюцию. Изменение срока, определенного Общим отделом, осуществляется Общим отделом в установленном порядке. Снять с контроля или продлить срок исполнения решения, указанного в протоколе Агентства, имеет право председательствующий на совещании. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя должностного лица, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока. Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, депутатского и парламентского запроса допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае Руководитель представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует Общий отдел. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или федеральный орган (организация) — автор документа.

2.4.2. Для изменения головного исполнителя или состава исполнителей по документам, направленным на исполнение руководством Агентства, руководитель заинтересованного структурного подразделения в течение трех дней (а по срочным и оперативным поручениям — незамедлительно) представляет руководству Агентства письменное предложение с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя или соисполнителей.

2.4.3. Изменение головного исполнителя и соисполнителей и передача контрольных документов для исполнения из одного подразделения в другое осуществляется только Общим отделом на основании соответствующей резолюции руководства Агентства.

2.5. Контроль исполнения документов

2.5.1. Общий отдел анализирует состояние исполнительской дисциплины в Агентстве и еженедельно представляет руководству Агентства справку об исполнительской дисциплине для сведения и принятия решений.

2.5.2. Общий отдел ежемесячно направляет в структурные подразделения Агентства перечни контрольных документов, подлежащих исполнению этими структурными подразделениями. В целях более полного информирования о проводимой структурными подразделениями работе над документами в перечень документов и поручений, подлежащих исполнению, могут включаться документы, срок исполнения которых еще не наступил.

2.5.3. Ответственные исполнители и соисполнители в структурных подразделениях обязаны регулярно вносить информацию о ходе исполнения контрольных документов в СЭДО.

2.5.4. Общий отдел организует проведение проверок фактического исполнения документов.

2.5.5. Ход исполнения особо важных документов может рассматриваться на совещаниях у Руководства Агентства с заслушиванием руководителей структурных подразделений — головных исполнителей.

2.5.6. Документ считается исполненным, когда приняты решения по поставленным в нем вопросам, полностью исполнена резолюция должностного лица, давшего поручение, и, если требуется, направлен доклад об исполнении в соответствующие организации или дан ответ по существу заинтересованным лицам, в случаях, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Если по исполнению поручения нет необходимости доклада руководству хода исполнения поручения или его результата, об этом соответствующий помощник (советник) Руководителя или гражданский служащий секретариата (аппарата) заместителя Руководителя делает запись на документе. Исполнитель поручения несет ответственность за исполнение документа до тех пор, пока документ не снят с контроля. Поручения, не снятые с контроля и не продленные в установленные сроки, считаются невыполненными.

3. ПОРЯДОК ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ КОНТРОЛЯ ПЛАНОВ

3.1. Общие принципы контроля исполнения планов

3.1.1 Контроль исполнения планов включает в себя:

получение Управлением делами ежемесячных планов работы структурных подразделений; формирование сводного ежемесячного плана работы структурных подразделений Агентства; сверку сводного ежемесячного плана работы структурных подразделений Агентства со стратегическим планом работы Агентства; утверждение сводного ежемесячного плана работы структурных подразделений Агентства статс-секретарем — заместителем Руководителя Агентства; получение еженедельных корректировочных планов-отчетов о ходе выполнения плана со структурных подразделений Агентства; корректировку Сводного ежемесячного плана работы структурных подразделений Агентства; учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения сводного ежемесячного плана работы структурных подразделений Агентства; информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в сводном ежемесячном плане работы структурных подразделений Агентства.

3.2. Порядок формирования Сводного ежемесячного плана работы структурных подразделений Агентства

3.2.1. Структурные подразделения Агентства ежемесячно не позднее 25-го числа месяца, предшествующего месяцу, на который составляется план, предоставляют в Управление делами утвержденные руководителями структурных подразделений планы работы на месяц, а также направляют электронную версию планов в формате Excel на электронный адрес Управления делами.

3.2.2. Управление делами ежемесячно не позднее 27-го числа месяца, предшествующего месяцу, на который составляется план, осуществляет формирование Сводного ежемесячного плана работы структурных подразделений Агентства и его сверку со Стратегическим планом работы Агентства.

3.2.3. Сводный ежемесячный план работы структурных подразделений Агентства не позднее 28-го числа месяца, предшествующего месяцу, на который составляется план, в электронном виде направляется руководителям структурных подразделений Агентства для сверки.

3.2.4. Руководители структурных подразделений Агентства в течение одного рабочего дня предоставляют в Управление делами сведения о наличии замечаний к Сводному ежемесячному плану работы структурных подразделений Агентства.

3.2.5. Управление делами не позднее 30-го числа месяца, предшествующего месяцу, на который составляется план, обеспечивает утверждение Сводного ежемесячного плана работы структурных подразделений Агентства статс-секретарем — заместителем Руководителя и его рассылку Руководителю, заместителям Руководителя, руководителям структурных подразделений Агентства.

3.3. Порядок еженедельной корректировки Сводного ежемесячного плана работы структурных подразделений Агентства

3.3.1. Структурные подразделения Агентства еженедельно до 12.00 пятницы направляют в Управление делами утвержденные руководителями структурных подразделений корректировочные планы работы структурных подразделений на следующую неделю. В корректировочных планах должна быть отражена информация о ходе выполнения пунктов ежемесячного плана, а также добавленные в оперативном порядке в течение недели пункты плана работы структурных подразделений. Электронная версия корректировочных планов направляется в формате Excel на электронный адрес Управления делами.

3.3.2. Управление делами до 14.00 понедельника осуществляет корректировку электронной версии сводного ежемесячного плана работы структурных подразделений Агентства и его рассылку Руководителю, заместителям Руководителя, руководителям структурных подразделений Агентства.

3.3.3. Начальник Управления делами еженедельно докладывает о ходе исполнения сводного ежемесячного плана работы структурных подразделений Агентства Руководителю, статс-секретарю — заместителю Руководителя.

3.4. Порядок формирования и корректировки Стратегического плана работы Агентства

3.4.1. Формирование и корректировку Стратегического плана работы Агентства осуществляет помощник Руководителя.

3.4.2 Формирование и корректировка Стратегического плана работы Агентства осуществляется на основании:

указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации; постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации; поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации и заседаний координационных и совещательных органов Правительства Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации; депутатских и парламентских запросов, запросов, поступивших из Аппарата Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, контрольных, правоохранительных и судебных органов, федеральных органов государственной власти; документов, предусмотренных планами и протоколами совещаний в Агентстве, приказами и поручениями Руководителя Агентства; письменных обращений граждан, юридических, должностных и иных лиц.

3.4.3. Стратегический план работы Агентства ежемесячно направляется заместителям Руководителя для согласования.

3.4.4. Согласованный с заместителями Руководителя Стратегический план работы Агентства предоставляется Руководителю для акцептации.

3.4.5. Акцептованный Руководителем Стратегический план работы Агентства направляется руководителям структурных подразделений Агентства и в Управление делами для осуществления сверки с ним Сводного ежемесячного плана работы структурных подразделений Агентства.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

4.1. В случае неисполнения поручения в установленный срок Общий отдел информирует об этом начальника Управления делами, который докладывает статс-секретарю — заместителю Руководителя с указанием причин невыполнения, конкретных виновников и соответствующими предложениями.

4.2. Руководители структурных подразделений обязаны систематически проводить совещания по исполнительской дисциплине и мерам по ее укреплению. Заместители Руководителя должны регулярно рассматривать состояние исполнительской дисциплины по курируемым вопросам в соответствии с распределением обязанностей между руководством Агентства.

4.3. Состояние исполнительской дисциплины в Агентстве может рассматриваться на оперативных совещаниях у статс-секретаря — заместителя Руководителя.

4.4. В случае выявления систематического нарушения исполнительской дисциплины к виновным лицам могут быть применены меры дисциплинарной ответственности.

---